1. No category

DANSKE FUNKTIONÆRERS BOLIGSELSKAB
AFDELING 93-99 KLOSTERGÅRDEN II
AFDELINGSBESTYRELSEN
REFERAT AF MØDE I AFDELINGSBESTYRELSEN
MØDE NR.: 01-2015
TIDSPUNKT: 19-02-2015 kl. 16.30-18.00
MØDESTED: Fælleshuset, Klostergården 106, 3550 Slangerup
MØDEDELTAGERE: Henry E. Jensen (Formand), Kirsten Cederholm, Jens Koch, Carsten
Pedersen (Kundechef), Tanja Hornehøj (Ejendomsmester).
1. Orientering
A. Kollektiv indsigelsen mod varmeregnskabet 2013/2014
Med skrivelse af 25-09-2014 fra Domea modtog beboerne i afdelingen forbrugsregnskab for varme
for regnskabsperioden 01.06.2013-31.05.2014 udarbejdet af Brunata.
Adskillige lejere tilkendegav over for afdelingsbestyrelsen, at det modtagne regnskab måtte være
fejlagtig, da forbruget og betalingen afveg markant fra tidligere år.
På den baggrund udarbejdede afdelingsbestyrelsen et udkast til kollektiv indsigelse mod
varmeregnskabet, som blev underskrevet af samtlige lejere. Afdelingsbestyrelsen indsendte herefter
den kollektive indsigelse, der er dateret 13-10-2014, til Domea, som i skrivelse af 17-10-2014
bekræftede modtagelsen af afdelingens kollektive indsigelse mod varmeregnskabet.
Afdelingsbestyrelsen modtog i skrivelse af 19-12-2014 fra Domea oplysning om, at der var fundet
fejl i varmeregnskabet, at man, når man havde gennemgået et fra Brunata modtaget prøveregnskab,
vil vende tilbage med et svar på indsigelsen, og at man har anmodet beboerklagenævnet i kommunen
om at træffe endelig afgørelse i sagen.
På en telefonisk henvendelse til Domea 05-02-2015 fik afdelingsformanden oplyst, at Domea fra
Brunata havde modtaget en fornyet udgave af et prøveregnskab, hvori der imidlertid også var fundet
fejl, hvorfor det var returneret til Brunata, som ville se på sagen den følgende uge.
Det blev i telefonsamtalen aftalt, at sagen fremsendes til afdelingsbestyrelsen, når Domea har
færdigbehandlet sagen, og den er klar til fremsendelse til Beboerklagenævnet.
B. Udskiftning af varmtvandsledning
I løbet af december måned 2013 blev der konstateret et brud på varmtvandsledningen, der ligger
under hovedstien igennem Klostergården. Der blev straks foretaget en nødtørftig reparation. Hele
ledningen er blevet udskiftet i løbet af sommeren 2014. Udskiftning af ledningen er en forsikringssag,
som derfor ikke forventes at medføre udgifter for afdelingen.
C. Dispensation for dispositionsfondens dækning af lejetab ved ledighed
Domea har på vegne af DFB ansøgt om dispensation for dispositionsfondens dækning af lejetab ved
ledighed. Københavns Kommune har bevilget den ønskede dispensation frem til 30-09-2016. Det
betyder at alle afdelinger i boligorganisationen selv vil skulle bære eventuelle lejetab indtil 30-092016.
1
D. Servicecenter
Domea afholdt den 28. januar 2015 et orienteringsmøde i Slangerup, hvortil samtlige
afdelingsbestyrelser for DFBs afdelinger i Slangerup var indbudt. På mødet redegjorde
regionsdirektør Lars Gruby for status i sagen vedrørende oprettelse af servicecentre.
Den planlagte tilslutning til Servicecenter Frederikssund, hvortil forberedelserne var langt fremme,
har af forskellige grunde måtte opgives. Den derefter planlagte etablering og tilslutning til et
Servicecenter Farum-Ballerup har ligeledes måttet opgives, da Boligselskabet Farumsødal ikke
ønskede at indgå i et sådant center.
Tanken om oprettelse af et servicecenter, hvori DFBs afdelinger i Slangerup kan indgå er dog ikke
opgivet, men indtil videre vil afdelingerne i Slangerup blive betjent af en i Domea ansat ny kundechef
placeret i Taastrup. Ved denne løsning skabes, som det blev udtrykt af Lars Gruby, et rum til at modne
den politiske beslutningsproces.
E. Kundechef
Efter at tilslutning til Servicecenter Frederikssund er opgivet har kundechef Carsten Pedersen
midlertidigt igen overtaget betjeningen af afdelinger i Slangerup efter Kim Brokmann. På
orienteringsmødet den 28. januar 2015 i Slangerup oplyste regionsdirektør Lars Gruby, at
afdelingerne i Slangerup fremover vil blive betjent af en nyansat kundechef, Jacob Seiling Olsen, der
tiltræder stillingen i Domea den 1. marts 2015. Carsten Pedersen vil gradvist overdrage opgaverne
til den nye kundechef i løbet af de kommende par måneder.
2. Regnskab 2013/2014
Kundechef Carsten Pedersen forelagde det af Domea udarbejdede regnskab for 2013/2014.
Afdelingsbestyrelsen konstaterede, at Domea på samme måde som i forrige årsregnskab har foretaget
en ekstraordinær henlæggelse kr. 85.000,00 til eventuelle følgeudgifter i forbindelse med renovering
af varmeanlægget, hvorefter årets resultat udviser et overskud på kr. 1.125,00, der er henført til
resultatkontoen. Saldoen for ekstraordinære henlæggelser er herefter kr. 180.000,00.
Endvidere konstaterede afdelingsbestyrelsen, at udgifter vedrørende byggeskadesag (kr. 598.925,00
i 2013/2014) er overført til varmeanlæg tillige med ingeniørrapporter og rådgivning, og at udgiften
pr. 30. september 2014 herefter i alt udgør kr. 1.091.997,00, som indtil videre er selvfinansieret og
bogført under anlægsaktiver. Endelig konstaterede afdelingsbestyrelsen, at det endelige ansvar for
byggeskaderne samt finansieringen af de afholdte udgifter angiveligt forventes afgjort i 2015.
Herefter underskrev afdelingsbestyrelsens medlemmer afdelingens regnskab for 2013/2014.
Regnskabet fremlægges herefter til orientering på det ordinære afdelingsmøde 2015.
3. Budget for 2015/2016
Kundechef Carsten Pedersen forelagde de af Domea udarbejdede udkast til budget 2015/2016 med
tilhørende drifts- og vedligeholdelsesplan. De enkelte poster i udkastet til budget og i drifts- og
vedligeholdelsesplan blev nøje gennemgået.
På forslag af afdelingsbestyrelsen blev en række poster i det forelagte budgetudkast justeret, hvorefter
budgettet balancerede med kr. 2.040.000,00, således at huslejen i afdelingen holdes uændret.
Det er afdelingsbestyrelsens vurdering, at budgettet efter de foretagne justeringer indeholder passende
henlæggelser til styrkelse af afdelingens økonomi, og budgetterede ressourcer til sikring af en
tilfredsstillende drift og vedligeholdelse i afdelingen, samtidig med at huslejen holdes uændret.
2
Budget med tilhørende drifts- og vedligeholdelsesplan for 2015/2016 blev herefter godkendt af
afdelingsbestyrelsen. Budgettet med tilhørende drifts og vedligeholdelsesplan forelægges herefter til
godkendelse på det ordinære afdelingsmøde 2015.
4. Ordinært afdelingsmøde 2015
Afdelingsbestyrelsen besluttede at ordinært afdelingsmøde 2015 afholdes den 16. april 2015 kl. 19.00
i Fælleshuset. Indkaldelse med dagsorden skal udsendes mindst 4 uger forinden mødets afholdelse.
5. Renovering af varmeanlæg – ansøgning til organisationsbestyrelse
Fra kundechef Carsten Pedersen modtog afdelingsbestyrelsen den 14. november 2014 en foreløbig
orientering vedrørende udgifterne ved den foretagne renovering. Udgiftsfordelingen indebærer, at
afdelingen pålægges en vis egenbetaling.
Det har fra første færd været afdelingsbestyrelsens opfattelse, at afdelingen skal holdes skadesløs, og
at afdelingsbestyrelsen i givet fald ville ansøge organisationsbestyrelsen om bevilling til fuld og hel
dækning af en pålagt egenbetaling.
Afdelingsbestyrelsen vil finde det helt urimeligt, såfremt afdelingen selv skal udrede en egenbetaling.
Det oprindelige varmeanlæg har helt tilbage fra afdelingens oprettelse ikke fungeret tilfredsstillende,
og afdelingen har i gennem årene måttet ofre betydelige beløb på reparation og service på anlægget
for at holde anlægget blot nogenlunde kørende.
Der har desuagtet igennem årene været utallige nedbrud og utallige perioder med manglende eller
utilstrækkelig varmeforsyning, hvilket har været til stor gene for beboerne i afdelingen. Det er
afdelingsbestyrelsen klare opfattelse, at ansvaret for etablering af det oprindelig varmeanlæg, som
helt åbenbart har været fejlagtigt konstrueret, er afdelingen uvedkommende.
Det er derfor også afdelingsbestyrelsens klare opfattelse, at omkostninger ved renoveringen er
afdelingen uvedkommende. Opmærksomheden henledes endvidere på det forhold, at huslejen i
afdelingen ligger på et meget højt niveau.
På denne baggrund har afdelingsbestyrelsen tidligere besluttet, at anmode kundechef Carsten
Pedersen om at udarbejde og fremsende en ansøgning til organisationsbestyrelsen om et støttebeløb
til fuld og hel dækning af pålignet egenbetaling, således af afdelingen holdes fuldstændig skadesløs.
Afdelingsbestyrelsen ønsker en sådan ansøgning fremsendt til organisationsbestyrelsen hurtigst
muligt. Kundechef Carsten Pedersen tilkendegav, at en ansøgningen ville kunne foreligge klar til
fremsendelse inden for ganske kort tid.
6. Eventuelt
Formanden for afdelingsbestyrelsen udtrykte et ønske om, at Carsten Pedersen fortsat betjener
afdelingsbestyrelsen til efter at det ordinære afdelingsmøde 2015 er afholdt, hvilket Carsten Pedersen
fandt ganske naturligt.
Henry E. Jensen
Afdelingsformand
20-02-2015
3