1. No category

Rigsarkivet
Referat
Indsamling og Bevaring
Møde: Fagligt forum for § 7-arkivernes
medarbejdere
Dato og tidspunkt: 25. august 2015 kl. 10-15
Sted: Rigsarkivet
Deltagere fra Rigsarkivet: vicedirektør
Kirsten Villadsen, arkivar Christian Larsen,
arkivar Birgitte Vedel-Troelsen, under pkt. 1-2
arkivar Jette H. Kjellberg, under pkt. 5-8
specialkonsulent René Mittå, specialkonsulent
Tommy Balle og systemudvikler Ann-Kristin
Egeland
Deltagere fra § 7-arkiverne: 47 personer fra
26 arkiver og KL, jf. liste over tilmeldte sidst i
referatet
Fraværende: områdelederne Mette HallAndersen og Jan Dalsten Sørensen
Dato: 1. september 2015
Journalnr: 2013-007592
Referent: Christian Larsen
1. Velkomst
Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen og fortalte, at dagens program var opdelt i to dele, dels
formiddagens tema om kvalitetssikring i it-systemer med dokumenter, dels eftermiddagen med
standarddagsordenen.
2. Arkivfagligt tema: Kvalitetssikring/kvalitetskontrol i ESDH-systemer
Jette H. Kjellberg indledte formiddagens tema og fortalte, hvordan en god registreringspraksis giver
god kvalitet i sagsbehandlingen, sikrer borgernes retssikkerhed og giver gode arkivalier. Hun
introducerede derpå de tre oplægsholdere:



Projektleder Søren Lomholdt, Hørsholm Kommune
Afdelingsleder Uffe Thyssen, Vejle Kommune
Arkivar Lars Vangen Christensen, Københavns Kommune
Deres oplæg er vedlagt referatet.
1
Rigsarkivet
Efterfølgende blev deltagerne inddelt i grupper, der skulle finde eksempler på, hvordan man kan sikre
god kvalitet i it-systemer før, under og efter systemets ibrugtagning. Gruppernes tilbagemeldinger var
følgende:
1. Før systemet tages i brug
 Behov for forankring i ledelsen/ledelsesmæssig opbakning og placering
 Forankring et sted i organisationen, hvor der er interesse for driftsopgaven
 Behov for projektgruppe/organisationsstruktur bag ESDH
 Administrator/superbruger - der skal afsættes tid og penge til opgaven
 Arkivering tages med ind ved kravsspecifikation og kontraktindgåelse
 Arkivering skal indgå i business case for it-anskaffelser
 Pres på leverandøren for at gennemføre ændringer i systemet, hvis det viser sig nødvendigt
2. Undervejs mens systemet er i drift
 For lange ESDH-instrukser, som ingen læser - der er behov for nemmere systemer
 Pixi-vejledninger i stedet for lange ESDH-instrukser
 Undervisning i brug af ESDH
 Autogenering af sager/skabeloner/prædefinerede sager, så det er nemt at oprette sager i
systemet
 Automatisk generede afrapporteringer om brugen af systemet
 Løbende opfølgning på brugen af systemet
 Rydde op i brugerne, så inaktive brugere lukkes
 Spærring for udvalgte filtyper
 Virker begrænsning af filformater?
 Lukning af fællesdrev
 Blød magt og teknokratisk magt
 Bruge erfaringer fra de 1-2 første perioder med ESDH i næste periode, så man ikke skal
begynde forfra
 Arkivernes rolle i driftsopgaven
 Hvad er kvalitet?
3. Efter drift – ved aflevering
 God dokumentation af arkiveringsversionen og den praksis, som den rummer
2
Rigsarkivet
3. Tilsyn med kommuner og regioner 2015 - status
Birgitte Vedel-Troelsen sagde, at Rigsarkivet i løbet af forår og forsommer 2015 har gennemført tilsyn
med kommunerne. Tilsynet har både fokuseret på papir og it. Da fristen udløb, var der kun to
kommuner, der ikke havde svaret. De fik et brev fra Rigsarkivaren, og efterfølgende har den ene
kommune svaret.
Vi har brugt sommeren på at gennemgå de indkomne svar, og I vil snart få en tilbagemelding.
På papirsiden er det især institutioner, der mangler. Vi har ikke fået indberettet arkivalier fra ret mange
skoler, daginstitutioner og især ikke plejehjem. Vedr. it-delen er der tre områder, hvortil der er
kommentarer: 1) manglende sletningsfrister, 2) tilfælde af overskredne slettefrister eller meget gamle
systemer, hvor der ikke er beskrevet en plan for sikring/arkivering af data, og 3) systemer, som er
anmeldt ved tidligere tilsyn, men ikke er taget med her.
Seks kommuner er blevet indstillet til et fysisk tilsynsbesøg. Disse kommuner vil få besked snart.
4. Bevarings- og kassationsbestemmelser og vejledningsmateriale papir og it
Christian Larsen fortalte, at Rigsarkivet vil drøfte med K-udvalget, hvordan revisionen af de
kommunale og regionale bk-bestemmelsen i 2016 skal foregå. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at der
kommer en dialog med de kommunale arkiver, men det er ikke endnu fastlagt hvordan. Christian
Larsen sagde, at har man allerede nu ønsker eller forslag til ændringer i de nuværende bestemmelser,
modtager Rigsarkivet dem gerne skriftligt i et særligt skema, som vil blive lagt på Rigsarkivets
hjemmeside.
5. Bevaring (fysisk) og aflevering af it-arkivalier
René Mittå gav en kort status for den fysiske bevaring i Rigsarkivet, herunder om overgang LTO og
Blu-ray – se powerpoint vedlagt referatet.
En invitation til temadag 7. december 2015 om fysisk bevaring af it-arkivalier vil snart blive udsendt.
6. Afleveringsregler og erfaringsudveksling mht. bekendtgørelse 1007
Tommy Balle sagde, at en ny udgave af ”Kort og godt om test” er under udarbejdelse, og at
vejledningen vil blive sendt i høring hos § 7-arkiverne, hvis det har interesse. De største fejlkilder ved
aflevering er ubeskrevne koder (som skal beskrives), manglende beskrivelser af tabeller og felter og
endelig uoverensstemmelser mellem afleveringsbestemmelsen og arkiveringsversionen.
Rigsarkivet er i gang med at tilpasse 1007, idet forskningsdata også skal aflevere efter reglerne i bek.
1007, og derfor er der behov for ændring, bl.a. i kontekstdokumentationsindeks og
arkivbeskrivelsesfilen. Desuden skal der også ske en tilpasning, hvad angår 1) gml, idet den version,
3
Rigsarkivet
som er nævnt i bekendtgørelsen, ikke anvendes længere, 2) bit-dybder, 3) datatyper og 4) præcisering
af, at nøgler med blanktegn ikke må afleveres. Der er tale om små ændringer og ikke en stor revision.
Rigsarkivet hører gerne fra arkivet om ønsker til ændringer i bek. 1007.
René Mittå fortalte om bitdybder – se powerpoint.
Under dette punkt udspandt der sig en drøftelse af, hvorfor Rigsarkivet ikke vil godkende PDF-A som
arkivformat. Også tiffning af regneark blev bragt op. Kirsten Villadsen Kristmar afsluttede drøftelsen
med at foreslå, at valg og fravalg af bevaringsformat for dokumenter kunne være et tema på et af de
kommende møder i fagligt forum. I den forbindelse kunne Rigsarkivet også præsentere den nye
dokumentvejledning, der er under udarbejdelse.
7. Tilgængeliggørelse, hvad og hvordan
Ann-Kristin Egeland sagde, at Rigsarkivet er meget interesse i dialog med § 7-arkiverne om
tilgængeliggørelse, og at man er ved at få møde i stand med København og Aalborg for at høre deres
erfaringer. Bl.a. skal man se på Aalborgs SIGA2 og på Københavns Minea, som har en mere
brugervenlig præsentationsflade end Rigsarkivets SOFIA. Disse erfaringer med brugervenlighed i
tilgængeliggørelsesløsninger er særligt interessante i forhold til E-ark-projektet om en fælles
bevaringsstandard og tilgængeliggørelsesløsning.
Har § 7-arkiverne forslag til nye tests ved aflevering af arkiveringsversion, hører Rigsarkivet gerne fra
arkiverne. Hun fortalte, at Rigsarkivets testværksted ikke kun anvender ADA, men også nu foretager
mange visuelle test. Endelig pointerede hun, at koder er vigtige. For en kode uden kodeforklaring er
kun et tal uden betydning og kan ikke bruges til noget.
8. Hjælpeværktøjer (inkl. ADA)
Tommy Balle fortalte, at Rigsarkivets direktion har bevilget udviklertimer til, at ADA fremover også
skal kunne teste for gml. Desuden vil der ske rettelser af en række fejl.
Der blev efterlyst det dokument, som beskriver, hvad ADA tester for i henhold til bek. 1007. Tommy
Balle sagde, at dokumentet snart var færdigt.
Lars Vangen Christensen bad om, at Rigsarkivet afsætter nok ressourcer til den fortsatte ADAudvikling. Han spurgte også, hvorfor test med den eksterne udgave af ADA giver andre (og færre)
fejlmeldinger end med Rigsarkivets interne udgave. Han spurgte også, hvorfor Rigsarkivet ikke
inddrager de erfaringer, som § 7-arkiver gør sig ved brug af ADA. Kirsten Villadsen Kristmar svarede,
at ADA fungerer bedre end tidligere, og at en række børnesygdomme er løst, men at der er stadig ting,
som kan rettes og gøres bedre. Der er forskel på den eksterne og interne udgave, hvilket skyldes, at
4
Rigsarkivet
ADA først og fremmest er beregnet til intern brug, men at Rigsarkivet også stiller en ekstern version til
rådighed for myndigheder og leverandører. Hun sagde endvidere, at der sker en prioritering af de
udviklerressourcer, som Rigsarkivet har til rådighed. Hun vil viderebringe arkivernes ønske om mere
ADA-udvikling til Rigsarkivets direktion. Hvad angår brugerinddragelse, bør man lave en ADAbrugergruppe.
9. Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager
Christian orienterede om status på igangværende paradigmesager i Rigsarkivet:
KMD
 KMD Sag: Status på pilotafleveringerne af KMD Sag Basis og Journal (Viborg) og KMD Sag
EDH (Kalundborg) er, at Viborg er genafleveret maj 2015, mens Kalundborg ifølge KMD vil
blive genafleveret i oktober 2015.
 KMD EKJ: Der er sket ikke noget siden efteråret 2014. Seneste nye er, at KMD vil udfase EKJ
og Care til fordel for et nyt system.
 KMD Elev: Rigsarkivet har i maj 2015 sendt opdateret udkast til afleveringsbestemmelse efter
møde med fagsystemet om SQL’er. Rigsarkivet afventer den sidste kontekstdokumentation
 KMD Opus Økonomi: Udkast til afleveringsbestemmelse har været drøftet med KMD i løbet af
foråret og sommeren, og vi er ved at være i mål.
 KMD Valgopgørelse: KL har fået kommunernes accept af, at KL indgår aftale med KMD om
aflevering af de kommunale valgdata 2005, 2009 og 2013. Der vil blive afholdt startmøde med
KL og KMD i løbet af efteråret.
 KMD ØS: Afleveringsbestemmelse er udstedt.
Aveleo (nu KMD)
 Uniq Liv: En paradigmesag vil blive opstartet i løbet af efteråret 2015.
Geokon
 GeoEnviron: I samarbejde med NEA og KOMDA arbejdes der på en paradigmesag, hvor der
stadig er få udeståender, inden afleveringsbestemmelsen er helt på plads. Der er dog afholdt
startmøder med et par kommuner.
Dansk Scanning
 WebLager: Guldborgsund Kommune og NEA har – med Rigsarkivet på sidelinjen – udarbejdet
forslag til afleveringsbestemmelse, og der udestår få ting nu, bl.a. komprimering af filerne.
5
Rigsarkivet
Data Scanning
 FilArkiv: Der har været afholdt møder med pilotkommunen (Allerød) og leverandør, og der
foreligger en opdateret afleveringsbestemmelse, som skal drøftes på et møde 11. september
2015.
Lars Vangen Christensen fortalte:
Team Online
 Bostedsystemet: København er i gang med den første aflevering af systemet, hvor man har
samlet de enkelte institutioners baser i én arkiveringsversion
Simon Stidsing Hansen fortalte:
PP-data
 Aalborg har hjulpet firmaet med at med at normalisere data
10. Orientering fra
K-udvalget
Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at udvalget som opfølgning på spørgeskemaundersøgelsen har
drøftet, hvilke kompetenceudviklingstiltag der er brug for. Man er enedes om 1) temadag 16.
november 2015 om bevaring og sikring af papirarkivalier, 2) temadag om bevaring af digitalt skabte
arkivalier, hvor program er ved at være klart, og 3) temadag om test af arkiveringsversioner, hvor
udspillet ligger hos ODA. Endvidere har man drøftet vilkårene for tilbageførelse af kommunale
arkivalier til § 7-arkiverne.
KMD-gruppen (behandlet under pkt. 9)
I forlængelse af status på paradigmesager for KMD-systemer og en drøftelse af status på aflevering af
KMD-systemer sagde Kirsten Villadsen Kristmar, at Rigsarkivet har ønsket en anden repræsentation i
KMD-gruppen for at sikre, at det er Rigsarkivet, som bestemmer, hvornår afleveringer og
genafleveringer til Rigsarkivet sker. Derfor vil områdelederne Mette Hall-Andersen og Jan Dalsten
Sørensen samt Flemming Nielsen fra KL deltage i den del af møderne, som omhandler
afleveringsplanerne. Dette er meddelt KMD.
Der udspandt sig derpå en drøftelse af, hvordan og med hvilke midler arkiverne kan sikre, at der sker
afleveringer, og at de sker til det oprindeligt aftalte tidspunkt. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at for
de enkeltkommunale afleveringer har vi en aftale med kommune, som vi følger op på. Flere mente, at
KL som repræsentant for kommunerne, som betaler for afleveringerne, bør følge mere op på de
fælleskommunale systemer.
6
Rigsarkivet
Fælleskommunale Arkiveringsservice
KL oplyste på sidste møde i K-udvalget, at den arbejdsgruppe, som skulle se på en business case for den
fremadrettede arkivering af it-systemer, ikke er kommet i gang, og at der sandsynligvis ikke sker mere i
den sag, idet kommunerne har mange opgaver i forbindelse med monopolbruddet.
11. Næste møde – forslag til dagsordenspunkter
Christian Larsen henstillede til deltagerne, at man husker at tilmelde sig. Det letter Rigsarkivets
arbejde med madbestilling m.v. betydeligt.
12. Eventuelt
Christian Frederiksen spurgte til status på børnesagerne. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at
Rigsarkivet stadig afventer tilbagemelding fra Kulturministeriet.
13. Tak for i dag
Christian Larsen takkede for et godt møde.
7
Rigsarkivet
Liste over tilmeldte deltagere
Navn
Andreas Bille Brahe
Anette Eriksen
Maria Løvenstrøm
Toke Jensen
Marianne Rimmen Raasted
Caspar Christiansen
Karen M. Olesen
Ann-Sofie Wiil
Jesper Handberg
Martin Christensen
Vanessa Venn
Camilla Müller Berg Christensen
Christian Frederiksen
Anders Orris
Trine Skovlund Jørgensen
Jesper Helbo
Lone Venderby
Michael Johansen
Rikke Byrdal Nielsen
Flemming Nielsen
Anders Hell Hansen
Lars Vangen Christensen
Lise Qwist Nielsen
Heidi Pfeffer
Lise Skjøt-Pedersen
Emilie Eskelund Larsen
Martha Haarløv
Morten Richardt
Lis Thavlov
Peter Mouritsen
Anne Lei
Frank Bache Andersen
Uffe Barsballe Thyssen
Mie Rise Jönsson
Rasmus Falk
Malene Bjørnskov Schmidt
Arbejdsplads
Bornholms Ø-arkiv
Bornholms Ø-arkiv
Bornholms Ø-arkiv
Esbjerg Byhistoriske Arkiv
Faxe Kommune
Frederiksberg Kommune
Frederikshavn Stadsarkiv
Frederikssund Kommune
Frederikssund Kommune
Lokalhistorisk Arkiv & Gentofte E-Arkiv
Lokalhistorisk Arkiv & Gentofte E-Arkiv
Greve Kommune
Guldborgsund Stadsarkiv
Historisk Arkiv for Haderslev Kommune
Historisk Arkiv for Haderslev Kommune
Hjørring Kommunearkiv
Hjørring Kommunearkiv
Hjørring Kommunearkiv
Hjørring Kommunearkiv
KL
Kolding Kommune
Københavns Stadsarkiv
Københavns Stadsarkiv
Lolland Stadsarkiv
Lyngby-Taarbæk Kommune
Næstved Arkiverne
Roskilde Bibliotekerne
Rudersdal Kommune
Silkeborg Arkiv
Silkeborg Arkiv
Thisted Kommune
Vejle Stadsarkiv
Vejle Stadsarkiv
Aalborg Stadsarkiv
Aalborg Stadsarkiv
KOMDA / Aalborg Stadsarkiv
8
Rigsarkivet
Simon Stidsing Hansen
Claus Juhl Knudsen
KOMDA / Aalborg Stadsarkiv
Aarhus Stadsarkiv
9