1. No category

REFERAT
Dato
Sagsnr.
Sagsbeh
10-11-2015
S-2015-1662
rsrs
Møde nr. 5 - interimbestyrelsen for FORS A/S
Dato:
Tid:
Sted:
10.11.2015
18.00 - 20.00
Holbæk Forsyning A/S, Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk (Varmerummet)
Fra bestyrelsen deltager:
Asger Kej
Søren Jensen
Julie Hermind (afbud)
John Harpøth
Ole Brockdorff
Erik Falkenberg
Peter Madsen
Torben Jørgensen (afbud)
Leif Ordrup Pedersen
Kaper Nørbjerg
Mogens Nørskov Madsen
Fra projektet deltager:
Susan Münster, projektleder
Gæster:
Lynge Skovgaard, Deloitte, pkt. 4
Mogens Henriksen, Deloitte, pkt. 4
Referent:
Rikke Saltoft, projektassistent
Dagsorden
(O – orienteringspunkt, B = beslutningspunkt)
1.
Godkendelse og underskrift af referat fra møde i interimbestyrelsen (B)
2.
Orientering om status på overenskomst (O)
3.
Beslutning om lanceringsplan (B)
4.
Fusionsplan og –redegørelse (O)
5.
Redegørelse fra projektlederen om væsentlige forhold i forberedelsen af fusion mellem Holbæk Forsyning,
Lejre Forsyning og Roskilde Forsyning (O)
6.
Kommunikation fra mødet i interim-bestyrelsen, herunder kommunikation til medarbejderne (B)
7.
Fastlæggelse af næste møde (O)
1/4
8.
1.
Eventuelt (O)
Godkendelse og underskrift af referat fra møde i interimbestyrelsen (B)
Det indstilles at:
Beslutning:

Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. Der
var afbud til dagens møde fra Torben Jørgensen og
Julie Hermind.
Bestyrelsen godkender og underskriver referatet
fra mødet i interimbestyrelsen nr. 4. den 20.
oktober 2015.
Michael
Brandt
interimbestyrelsen.
blev
præsenteret
for
Bilag 1.1: Referat af møde i interimbestyrelsen nr. 4
2.
Orientering om status på overenskomst (O)
Tillidsrepræsentanterne i Lejre og Roskilde Forsyninger har rettet henvendelse til nogle
bestyrelsesmedlemmer og byrådsmedlemmer i hhv. Lejre og Roskilde om deres bekymringer i forhold til valg
af overenskomst. Der er sendt svar fra interimbestyrelsen 3. november 2015. I svaret inviteres TR til
dialogmøde.
Det indstilles at:
Beslutning:

Orienteringen blev taget til efterretning.
Orienteringen tages til efterretning
Der har været afholdt møde mellem formanden og
de to borgmestre fra henholdsvis Roskilde og Lejre
Kommuner. Samtidig har der været telefonisk
kontakt med borgmesteren fra Holbæk Kommune.
Det er formandens indtryk, at vi med disse
konsultationer sikrer, at de nødvendige forhandlinger
kan ske på normal vis i et tillidsfuldt samarbejde
mellem ledelse og medarbejdere, uden en politisk
intervention. En afgørende faktor i denne forbindelse
er, at byrådene ikke har instruktionsbeføjelser i
relation til aktieselskaber. Der er stadig utryghed
blandt tillidsrepræsentanterne i forhold til processen,
og derfor vil der blive afholdt et dialogmøde
forventeligt inden den 31.12.2015, således at der
skabes tryghed om processen om overgangen til DIoverenskomst.
Bilag 2.1: Brev fra TR i Lejre og Roskilde om overenskomst
Bilag 2.2: Svar på henvendelse fra TR i Lejre og Roskilde om overenskomst
3.
Beslutning om lanceringsplan (B)
På mødet i interimbestyrelsen den 13. oktober 2015 vedtog interimbestyrelsen logo og designretning for Fors.
2/4
Efterfølgende blev en overordnet lanceringsplan med tilhørende budget efterspurgt.
Denne overordnede lanceringsplan tjener to formål: Internt skal den bidrage til skabelsen af en fælles
identitet. Eksternt skal lanceringen dels sikre at kunderne ved, at de har fået nyt forsyningsselskab og dels
markere Fors som en attraktiv samarbejdspartner for ejerkommuner, regionalt erhvervsliv og
uddannelsesinstitutioner.
Det indstilles at:
Beslutning:

Interimbestyrelsen godkendte lanceringsplanens
kategori prioritet 1 og prioritet 2. I beslutningen blev
det samtidig pointeret, at brev til kunderne, print af
foldere, brochurer mv. udskiftes med annoncering i
lokalaviserne fremfor annonceringsfremstød via
busstoppestederne.
Skriftlig
orientering
af
enkeltkunder udsendes ved førstkommende lejlighed
i forbindelse med anden kommunikation til kunderne
og ad de samme kanaler. Lanceringen forventes fra
interimbestyrelsen
gennemført
med
omkostningsbevidsthed i forhold til den øvrige
forretning.
Interimbestyrelsen godkender lanceringsplanens
kategori 1 prioriteter og overvejer kategori 2.
Arbejdet med events vil blive igangsat på varmens
dag og vandets dag mv.
Bilag 3.1: Lanceringsplan
4.
Fusionsplan og –redegørelse (O)
Horten og Deloitte har udarbejdet en endelig dokumentpakke, som formelt skal udarbejdes, førend fusionen
bliver juridisk bindende pr. 1/1-2016.
Dokumentpakken har alene teknisk karakter (formalia) og indeholder ikke elementer af politisk karakter.
Første del af dokumentpakken (fusionsplan og -redegørelse, herunder vurderingsberetninger) er blevet sendt
til underskrift i uge (45) hos bestyrelsesmedlemmerne i de eksisterende holding- og serviceselskaber.
Den resterende del af dokumentpakken vil blive underskrevet elektronisk (på samme vis) i december måned.
De påtænkte generalforsamlinger afholdes som såkaldt "skrivebordsgeneralforsamlinger" (dvs. uden fysisk
fremmøde), hvor referatet er udarbejdet på forhånd og alene indeholder de nødvendige formelle
beslutninger. Disse referater er dateret den 1. januar 2016, hvor fusionen således får sin virkning fra.
Lejre Kommune gav ikke forvaltningen mandat til "at foretage de nødvendige skridt", hvorfor Lejre
Kommunes kommunalbestyrelse mødes fysisk (den 17. december) og underskriver de relevante
generalforsamlingsprotokollater – der er udarbejdet på forhånd og alene indeholder de nødvendige formelle
beslutninger.
Det indstilles at:
Beslutning:

Den underskrevne fusionsplan og –redegørelse blev
taget til efterretning. Der blev givet en kort
gennemgang af baggrunden for opgørelsen af
ejerandele fra de tre kommuner på 18 % til Lejre
Den underskrevne fusionsplan og –redegørelse
tages til efterretning
3/4
Kommune, 38 % til Holbæk Kommune og 44 % til
Roskilde Kommune. Fordelingen er sket på en fair og
forsvarlig måde. Regnskabsmæssigt sker det med
virkning fra 1. januar 2015 og skattemæssigt sker
fusionen med virkning fra 1. januar 2016.
Bilag 4.1: Fusionsplan og –redegørelse, Holdingselskaber
Bilag 4.2: Fusionsplan og –redegørelse, Serviceselskaber
Bilag 4.3: Tidsplan for den selskabsretlige proces
Bilag 4.4: Vejledning om fusionsdokumenter
5.
Redegørelse fra projektlederen om væsentlige forhold i forberedelsen af fusion mellem selskaberne (O)
Interim-bestyrelsen modtager status på processen med forsyningssamarbejde på hvert møde.
Det indstilles at:
Beslutning:

Der
blev
fremlagt
en
præsentation
af
projektorganiseringen og de delopgaver, der aktuelt
arbejdes med. Herunder blev der givet en status på
arbejdet med de enkelte delprojekter.
Orienteringen om forsyningssamarbejdet tages
til efterretning
Kort information om medarbejderarrangementet den
17. november blev gennemgået.
Bilag 5.1: Projektorganiseringen
6.
Kommunikation fra mødet i interim-bestyrelsen, herunder kommunikation til medarbejderne (B)
Interim-bestyrelsen beslutter, hvilke emner til kommunikation, der offentliggøres via den fælles hjemmeside,
og hvilke emner, der anvendes internt i de tre selskaber.
Beslutning:
Kommunikation fra mødet blev gennemgået og der
var ingen emner, der ville være fortrolig information.
7.
Fastlæggelse af næste møde (O)
Næste møde er torsdag den 26. november 2015, kl. 18.00 – 20.00.
8.
Eventuelt (O)
4/4