16. juni 2015 Bestyrelsesmøde REFERAT Møde den 26. marts 2015 kl. 18.00 - 21.00 Sted: Hegnshusene 9A – 2700 Brønshøj Indkaldte: Mette, Frimestervej - Maria, FH - Søren, særligt udpeget - Vege, BH - Morten, BH - Christina, FH - Preben, FH - Karina, Klub - Ole, Tina, TR – Palle, leder Afbud: Fraværende: Gæst: Referent: 1. Ole Silberg Godkendelse af dagsorden Indstilling til beslutning: Nærværende dagsorden danner grundlag for dette møde. Beslutning: GODKENDT 2. Godkendelse af referat fra sidste ordinære møde (Bilag 1) Beskrivelse: Referat vedhæftet som bilag Indstilling: At bestyrelsen godkender referatet Det blev nævnt der er tavshedspligt i bestyrelsen. Beslutning: GODKENDT 3. Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer samt konstituering. Beskrivelse: Efter et valg skal bestyrelsen konstituere sig ved førstkommende møde. Louise har trukket sig, og Christina er inde i bestyrelsen. Nu sidder der 5 forældrerepræsentanter i bestyrelsen som der skal, og der er 2 medarbejderrepræsentanter, som vedtægterne også foreskriver. Indstilling til beslutning: At bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Beslutning: Vi udpegede Søren Buss til særligt medlem af bestyrelsen. Mette Hviid blev valgt til formand, og Søren Buss til næstformand. 4. Personalestatus a. b. c. d. Opsigelser Nyansættelser Sygefraværsstatistik Omsorgssamtaler Beskrivelse: Der gives en mundlig status på pkt. a-d Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 16-06-2015 1 Ole orienterede om de nye sygepolitikker der er indført i Kbh. kommune, som går ind og ændrer på vores sygeprocenter. Vi forventer at kunne vise en sygefraværsstatistik efter ny optællingssystem senest på næste bestyrelsesmøde. Man er usikker på om det er nødvendigt at fremvise budgetopfølgninger og lønsimuleringer med navne på alle ansatte, hvor man kan se hvad den enkelte får i løn. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Budgetopfølgning 2015 Beskrivelse: Mette/Ole fremlagde de fremsendte økonomioversigter fra Børneringen. (Bilag 2+3) Ole omdelte papirer og gav status på hvor langt vi er med vores interne budgetter, som mangler en del grundtal endnu (sociale kompensationsmidler, gårdmandstimer mv). Der blev spurgt ind til enkelte poster, men det er svært at stole på tallene på så tidligt et tidspunkt af året og medlemsskabet af BR. Vi har en god mavefornemmelse af BRs administration generelt, og ser fortrøstningsfuldt frem til at få regnskaber og budgetter kan give et godt overblik efterhånden som det bliver tilrettet vores samlede og afdelingernes behov. Indstilling: At bestyrelsen tager budgetopfølgningen til efterretning Beslutning: Bestyrelsen ønsker sig periode budget fremover. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Meddelelser fra lederen: a. Fritidsreformen (Bilag 4-6) b. TR c. Valg af AMR d. Trivselsundersøgelse Beskrivelse: a. Fritidshjemmene bliver gjort selvejede under Præstekær. Fritidsklubben bliver en del af et større Fritidscenter, som skal være under én leder og dække et stort område. Ungdomsklubberne er endnu ikke tænkt ind i den ny struktur, men vi forventer de lægges sammen med fritidsklubbernes organisering. b. c. d. TR – Tina er ny tr og har haft nok at se til på den front siden hun tiltrådte Valg af AMR var sat på dagsordenen på sidste fælles personalemøde, men ingen meldte sig denne gang. Kun 8 ud af 26 havde udfyldt spørgeskemaundersøgelsen. Undersøgelsen pegede på udfordringer i ledelsesniveauet. Vi kigger på undersøgelsen, og vil også vægte psykisk arbejdsmiljø i den kommende tid. Tina fortalte om det nyligt overståede glimrende AMR2 kursus, hvor der blev lavet APV for vores institution. Det er planen at der arbejdes med de psykiske arbejdsmiljø på næste fælles personalemøde. Indstilling: De afgivne meddelelser tages til efterretning Beslutning: Det blev kommenteret at det er rigtigt vigtigt at arbejde videre med APV og Trivselsundersøgelser i institutionen. Orienteringen blev taget til efterretning. 16-06-2015 2 8. Udløb af lejekontrakten på Holstrupgård Beskrivelse: Jf. beslutning fra sidste møde har der været afholdt informationsmøde med Gårdens forældre. Der har været kontakt til forvaltningen, som har skudt en udmelding vedr. køb af ejendommen til ultimo marts. Der har været fremvisning af ejendommen til Børneringens direktør, som i udgangspunktet syntes at det var et spændende projekt at involvere sig i som paraplyorganisation. Dog er de store vedligeholdelsesudgifter en barriere for et køb fra deres side. Sagen er dog ikke lukket helt i denne sammenhæng. Da ophørsdatoen snart oprinder skal der tages stilling til den videre proces. Bestyrelsen mener det er urimeligt for børn, forældre og personale, at man ikke ved der skal ske om 2½ måned, og ønsker en snarlig afklaring, eventuelt endnu en midlertidig forlængelse af lejekontrakten. Indstilling: Lederen indstiller at bestyrelsen drøfter og beslutter hvem der kontaktes ifm. afklaring på Holstrupgårds fremtid, herunder Naturstyrelsen samt Københavns Kommune. Beslutning: Bestyrelsen har hårdt brug for en afklaring. Palle tager kontakt til Skov- og Naturstyrelsen mhp at presse på for en afklaring så hurtigt som muligt. Palle og/eller Jesper opfordres til en snarlig udmelding, om ikke andet, så bare at der ikke er noget nyt. 9. Institutionslederens udfordringer a. b. c. Struktur Ledelse Styring Beskrivelse: Punktet blev drøftet på side møde med udgangspunkt i udfordringer omkring krav og forventninger til ledelsespersoner, generelt i institutionen. Efterfølgende har leder, med de enkelte afdelingsledere, drøftet hvilke udfordringer der, i deres respektive afdelinger har været observeret. Dette har medført et ønske fra mindst én afdelingsleder om at få udarbejdet en funktionsbeskrivelse. De konfrontationer enkelte drøftelser har medført, har fra et institutionsleders perspektiv, tydeliggjort et udtalt behov fra leders side, om at stramme op på den kontrol der burde have været med mellemlederniveauet. Bestyrelsen anmodes derfor om, at lægge nogle minimumsrammer, som institutionslederen kan agere efter. Eksempelvis kunne et element i rammen være at leder bør indføre skemalagte arbejdstider for mellemlederne. (Blot ét eksempel). a. b. c. Palle har opdaget han har brug for nogle kontrolparametre for at fange og være obs på afdelingernes virke. Der er behov for at der laves funktionsbeskrivelser på afdelingslederne, noget som også medarbejderne har efterspurgt i MED Det blev også drøftet afdelingsledernes egen arbejdstidstilrettelæggelse, om det skal være helt frit eller det skal skemalægges af Palle, eller man skal bede dem lave egne vagtskemaer som så skal overholdes. Bestyrelsen stillede spørgsmål til om afdelingslederne overholder de forpligtelser de har til nyhedsbreve mv. Lang debat om afdelingslederes arbejdsopgaver, fleksibilitet og albuerum. Men enighed om at funktionsbeskrivelser er nødvendige. Indstilling: 16-06-2015 3 At lederens indstilling drøftes og tages til efterretning Beslutning: Der skal laves funktionsbeskrivelser og drøftes arbejdsvilkår, som de selv er med til at forme. Palle udarbejder et udkast til disse. 10. Strukturændring på ledelsesniveau (Bilag 7) Beskrivelse: Vi har været ekstremt hårdt ramt af sygdom i den forgangne periode. Dette har desværre også været tilfældet på ledelsesniveau. Sammen med andre udfordringer har det været nødvendigt, at se på om en ny ledelsesstruktur kunne imødekomme en tydeligere og bedre kompetenceudnyttelse til fordel for alle afdelinger. Forslaget (læs bilag 7) har været drøftet på et netop afholdt lederteammøde, og alle tilstedeværende har godkendt forslaget til strukturændringen. Ligeledes har institutionens tillidsrepræsentant været taget med i dialog omkring udfordringerne. Der blev spurgt ind til om Jespers fravær dækkes ind, og det gør det af Debbie, og ligeledes for Charlotte på Frimestervej i den udstrækning Jesper ikke kan være der. Indstilling: At strukturændringen på ledelsesniveau tages til efterretning. Beslutning: Det foreslåede skriv om strukturændring, hvor Jesper skal være afdelingsleder for både Gråden og Frimestervej og Charlotte for frit og fritidsklub – blev godkendt, og man ser frem til de bliver kørt i stilling og pædagogikken og stabiliteten kommer i højsædet. 11. Eventuelt Beskrivelse: Maria: Nye forældre spørger hvad der skal ske 4. maj – hvordan tages de imod. Der bør sendes program ud til de nye… Er der åben 1. maj… osv – en masse info skal ud. Indstilling: Beslutning: Der skal information ud til de kommende forældre, både hvordan de tages imod, plan og program for den første tid, info om åbningstider ifm forestående særlige dage, fx 1. maj, Kr. Himmelfart og Grundlovsdag. 12. Beskrivelse: 13. 14. 16-06-2015 4