EVENTVEJLEDNING
FOLKEMØDET
2015
EVENTVEJLEDNING
OPDATERET 30.04.15
TILMELDING AF EVENTS TIL FOLKEMØDET 2015
Alle events skal overholde Folkemødets principper og skal derfor godkendes af Folkemødets
sekretariat, hvilket sker via tilmeldingen i Folkemødets programsystem via folkemødet.dk
For at tilmelde en event skal du være oprettet som arrangør.
I denne vejledning kan du læse om:
1. Sådan opretter du dig som arrangør
2. Sådan opretter du en event
3. Principper for events
4. Folkemødeavis, hjemmeside og app
5. Stadebeskrivelser
6. Deadlines for tilmelding af events
1. SÅDAN OPRETTER DU DIG SOM ARRANGØR
For at kunne tilmelde en event skal du være oprettet som arrangør og logget ind i Folkemødets
elektroniske programsystem, som du finder på https://kalender.brk.dk/
• Opret dig som arrangør ved at klikke på ’Ny arrangørkonto’
• Hvis du allerede har en konto fra sidste år, kan du genbruge dit brugernavn og password.
På www.folkemødet.dk vil der blive offentliggjort en liste over arrangører til Folkemødet. Skal din
organisation stå på arrangørlisten helt fra starten, skal du blot oprette en arrangørprofil med det
samme.
2. SÅDAN OPRETTER DU EN EVENT
Når du har oprettet en arrangørprofil kan du oprette events. Log dig på og klik på ’Opret events’. Vil
du redigere allerede oprettede events klikker du på ’Mine events’.
I formularen for oprettelse af events er der et
ud for de enkelte felter. Hold musen over ikonet
og du får en vejledningstekst.
I forbindelse med din ansøgning vil du blive bedt om at indtaste både et kortfattet resumé, der vil
blive vist i Folkemødets programavis, samt en længere beskrivelse, der kan læses i app’en og i det
elektroniske program.
Events, der ikke foregår i et bestemt telt eller mødelokale markeres som ‘Mobil event’ under ‘Sted’
– se mere om dem nedenfor.
Sted
NYT I 2015
Når du tilmelder en event skal du samtidig angive jeres stadeplads eller stedet du har booket via
Team Bornholm eller anden udlejer.
Du kan søge i listen i programsystemet over stader og steder, som er registreret som mødesteder til
Folkemødet 2015. Når du har fundet det stade/sted du har booket, klikker du på det, så det markeres med blåt. Du har nu valgt dit sted.
Hvis det sted du har booket til din event IKKE fremgår af listen, er det sandsynligvis fordi stedet ikke
er oprettet. Læs mere her http://www.brk.dk/folkemoedet/info/sider/privat-m%C3%B8dested-.
aspx
Deltagere
Husk at skrive dine deltageres fulde navn, og tjek stavningen, da app’en lister alle deltagere, men
kun viser info om hvilke events de deltager i, hvis navnet er stavet ens.
Tags
Du har mulighed for at tilføje tags til beskrivelsen af din event. Taggene giver brugerne endnu flere
muligheder for at søge netop din event frem. Folkemødet har defineret nogle tags på forhånd, men
du er velkommen til at tilføje forslag til tags i din eventbeskrivelse. Folkemødets sekretariat tager
stilling til, om de bliver optaget på listen over tags.
Godkendelse af events
Alle events skal godkendes af Folkemødets sekretariat. Godkendelsesprocessen starter automatisk,
når du indsender en event i programsystemet.
Folkemødets sekretariat forbeholder sig ret til at ændre i det indsendte materiale. Du vil som arrangør altid få besked, hvis det sker.
Vi bestræber os på at godkende alle events hurtigst muligt, men det kan tage op til tre arbejdsdage
at få en event godkendt.
Efter godkendelse af en event kan du redigere dine events og
indsende til fornyet godkendelse. Sørg derfor for at oprette
dine events inden 10. maj, så de kommer med i programavisen og suppler derefter med mere detaljerede oplysninger
frem til Folkemødets afholdelse.
EVENTKRAV
På arealer over 50 m2 skal afholdes mindst seks events
fordelt på de fire eventdage, mens der på mindre arealer skal
afholdes mindst fire events fordelt på de fire dage. Stadeholder behøver ikke være afsender af samtlige events, men
må gerne lade fx samarbejdspartnere afholde events på det
lejede areal. ‘For sjov’-events tæller ikke her.
Med eventkravene ønsker vi at sikre, at aktiviteterne er nogenlunde jævnt fordelt over dagene samt at der ikke er telte,
der udelukkende fungerer som udstillingsstande eller som
står tomme.
NÅR I ER FLERE
ARRANGØRER OM EN EVENT
Én af arrangørerne opretter
den konkrete event i programsystemet. Ved oprettelsen kan der
tilføjes (med)arrangører ud fra
listen over arrangørprofiler.
Der kan kun tilføjes arrangører,
som i forvejen har en arrangørprofil
i systemet.
Hvis arrangøren der skal tilføjes
ikke findes i systemet i forvejen,
kan arrangøren tilføjes senere –
når der er oprettet en profil.
Der er en indbygget begrænsning
på fem arrangører pr. event eller
150 anslag i alt.
3. PRINCIPPER FOR EVENTS
Alle lovlige danske organisationer, foreninger, virksomheder, partier samt private kan deltage med
en eller flere events.
Alle events skal leve op til følgende principper for at blive godkendt af Folkemødets
sekretariat:
• Events skal være åbne for alle
• Events skal være gratis
• Events skal omhandle et emne af samfundsrelevans
• Events skal afholdes inden for en radius af 500 m fra Allinge Havn
Events under Folkemødet:
• Må ikke være af kommerciel karakter eller virke anstødelige
• Må ikke være i konflikt med demokratiske principper, som beskrevet i Grundloven eller anden
dansk lovgivning – dette gælder også for hjemmesider, der henvises til i programmet
Supplerende retningslinjer
Ud over de overordnede principper er der en række retningslinjer, der skal overholdes for at sikre, at
alle arrangører – uanset økonomisk formåen – som udgangspunkt har lige adgang til publikum:
• I omtalen af eventen må I ikke annoncere med uddeling af gaver, præmier eller med underholdning, der ikke har direkte relevans for eventens emne
• Omtalen af eventen må ikke kunne opfattes som reklame for bestemte virksomheder eller
bestemte produkter
• Servering af mad og/eller drikkevarer må ikke omtales i overskrift eller beskrivelse af eventen,
men vil blive vist med ikoner i programavisen og i det elektroniske program, hvis I sætter flueben ud
for ’Mad’ og/eller ’Drikkevarer’ i den elektroniske tilmeldingsansøgning
• Gentagne enslydende events skal ikke optages i programmet men optages i beskrivelsen af jeres
stade (se nedenfor om ’Stadebeskrivelser’)
• Virksomheder må ikke være ene-deltagere på events.
• ”Prøv selv/hands-on”-events skal indeholde et samfundsrelevant aspekt, f.eks en efterfølgende
debat.
‘For sjov’-events
NYT I 2015
Som noget nyt vil det i programmet for Folkemødet 2015 være muligt at få events optaget, som kun
indeholder ”ren” kultur eller motion, og som tidligere er blevet afvist pga. manglende samfundsrelevans. Det kan være koncerter, gymnastikopvisninger og lign. Ændringen skyldes ønsket om at give
Folkemødets gæster et bedre overblik over det, der foregår i Allinge under Folkemødet.
Du tilmelder en sådan event til programmet under ‘Type af arrangement’ ved at vælge ‘For sjov’
Der er følgende krav til disse For sjov-events:
• De må ikke have kommerciel karakter
• De skal være gratis at deltage i
• De skal være åbne for alle
• De følger samme krav om tid som øvrige events
• De følger samme krav ift. tilmelding og godkendelse af events som øvrige events
• De godkendes kun, hvis arrangøren også har øvrige events i Folkemødets program
Mobile events
Arrangører, der ikke råder over et telt eller et mødelokale, har mulighed for at deltage i Folkemødet
med en ’mobil event’. Med dette forstås et simpelt set up i festivalområdet – eksempelvis bestående
af roll-ups, banner eller et mindre bord – hvorfra arrangøren går i dialog med de øvrige deltagere.
Følgende krav skal overholdes:
• En mobil event skal overholde de samme principper som alle øvrige events
• Eventen, personer og medbragt materiale må ikke optage et areal større end maksimalt 2 m2
• I skal registrere jer som arrangør samt tilmelde jeres mobile event til det officielle program. Vælg
‘Mobil event’ som ‘Sted’ og angiv herefter ønsket område til placering. Ved godkendelse af den mobile event vurderer vi, hvor mange der er plads til i samme område på samme tid ift. faste stader og
andres allerede indmeldte mobile events
• Den mobile event placeres på selvvalgt sted i det område, der tildeles ved godkendelsen. Dog skal
I naturligvis udvise hensyntagen til øvrige arrangører, hvorfor I bør placere eventen i behørig afstand til de nærmeste teltholdere. Af pladshensyn kan der ikke holdes mobile events i Kampeløkke
Havn, ved Allinge Havn eller ved Allinge Røgeri/biblioteket.
• Den mobile event må højst optage den samme plads i tre timer. Derefter kan den evt. gentages et
nyt sted. Der må dog max afholdes en mobil event pr. dag. pr. organisation.
• Den første mobile event der tilmeldes er gratis. Events herefter koster 500 kr. pr. event i administrationsgebyr.
Tidsperioder hvor der ikke kan afholdes events
Der kan afholdes events under hele Folkemødet fra torsdag kl. 15.00 til søndag kl. 14.00. Dog er der
lukket for events, når partierne har ordet på hovedscenen og under den officielle åbning og afslutning. Det betyder, at der ikke kan tilmeldes events på følgende tidspunkter:
Torsdag 11. juni: kl. 14.00-15.00 og kl. 17.00-17.30
Fredag 12. juni: kl. 11.00-11.30, kl. 14.00-14.30 og kl. 17.00 -17.30
Lørdag 13. juni: kl. 11.00-11.30, kl. 14.00-14.30 og kl. 17.00-17.30
Søndag 14. juni: kl. 11.00-11.30 og kl. 14.00-15.00
4. FOLKEMØDEAVISEN, HJEMMESIDE OG APP
Programmet for Folkemødet vil blive distribueret via følgende kanaler: Folkemødets programavis,
app’en og folkemødets programsystem.
Folkemødets programavis. Udkommer primo juni måned i 50.000 eksemplarer. Den husstandsomdeles på Bornholm og vil herefter være tilgængelig flere steder på øen og omdeles selvfølgelig
på Folkemødet. Mere information om oplag, annoncering, deadlines for programavisen kan findes
her
For mere information omkring annoncering i programavisen ring til Jørgen Scheel på
telefon 2392 4401. Herunder kan du se, hvordan en event vil blive vist i programavisen.
App’en. Kan downloades i løbet af maj måned – og opdateres løbende.
Folkemødets programsystem - https://kalender.brk.dk/ opdateres løbende, som events bliver
oprettet og godkendt.
5. STADEBESKRIVELSER
Alle arrangører, som har en fast stadeplads på festivalarealerne, kan oprette en stadebeskrivelse,
der kort beskriver stadets indhold, og hvem der står bag.
Stadebeskrivelserne kan benyttes til at beskrive løbende eller gentagende aktiviteter, som ikke
medtages i programmet, men som alligevel har interesse for publikum.
Stadebeskrivelserne vil blive trykt i Folkemødets programavis.
Fra ultimo marts kan der oprettes stadebeskrivelser. Arrangører vil modtage besked via nyhedsbrev
og hjemmeside, når der er åbnet for stadebeskrivelser. Deadline for indsendelse er 29. april 2015.
6. DEADLINES
Der kan oprettes nye events og redigeres i eksisterende events frem til Folkemødets afslutning.
Bemærk, at godkendelsen af events kan tage op til tre arbejdsdage. Under Folkemødet
godkendes og opdateres programmet løbende i programsystemet og i app’en.
Derudover er der følgende deadlines:
1. maj kl. 12.
• Sidste frist for stadebeskrivelser
10. maj kl. 12
• Sidste frist for oprettelse af events, der skal med i den trykte programavis. Oprettelse af events
er gratis
• Sidste frist for gratis oprettelse af events, der optages i app og på hjemmeside
• Oprettelse af nye events pålægges et administrationsgebyr på 1.000 kr. frem til 1. juni
1. juni
• Oprettelse af nye events herefter pålægges et administrationsgebyr på 2.000 kr.
4. juni
• Sidste frist for oprettelse af mobile events
14. juni
• Absolut sidste frist for oprettelse af øvrige nye events