Funktionalitetsbeskrivelse 2015
HR Manager Talent Solutions
Fortroligt – må ikke videresendes
Dette dokument beskriver de funktionaliteter, der er tilgængelige i rekrutteringssystemet, Talent Recruiter.
Funktionaliteterne er inddelt efter «Karriereportal», «Projektoversigt», «Opret rekrutteringsprojekter og annoncer», «Kandidatlisten»,
«Kandidatdatabase», «Moduler kan tilføjes» og «Frontløber på konstant udvikling»
Eventuelle spørgsmål eller kommentarer kan rettes til «[email protected]».
Fortroligt
Indholdsfortegnelse
1. Karriereportal ________________________________________________________________ 4
1.1 Siden med ledige stillinger ___________________________________________________________ 4
1.2 Egne tekster ______________________________________________________________________ 4
1.3 Filtrering _________________________________________________________________________ 4
1.4 Sikkerhed - Login __________________________________________________________________ 4
1.5 Ansøgningsskemaer ________________________________________________________________ 4
1.6 Søg jobbet via telefon eller iPad _______________________________________________________ 5
1.7 Ansøg via LinkedIn _________________________________________________________________ 5
1.8 Mobiltilpasset design/responsiv jobportal _______________________________________________ 5
1.9 Google Analytics kode ______________________________________________________________ 5
1.10 Afdelingernes specifikke logoer på jobportal ____________________________________________ 5
2. Projektoversigt _______________________________________________________________ 5
2.1 Afdelingsstruktur __________________________________________________________________ 5
2.2 Filarkiv___________________________________________________________________________ 6
2.3 Kalender _________________________________________________________________________ 6
2.4 Rapporter og statistik _______________________________________________________________ 6
2.5 Gem dine søgninger ________________________________________________________________ 6
2.6 Projekt dokumenter ________________________________________________________________ 6
2.7 Projektnotat ______________________________________________________________________ 6
2.8 Brugerroller ______________________________________________________________________ 6
3. Opret rekrutteringsprojekter og annoncer__________________________________________ 7
3.1 Indstillinger for projekter/applikationer ________________________________________________ 7
3.2 Mobile App _______________________________________________________________________ 7
3.3 Opret projekt _____________________________________________________________________ 7
3.4 Inviter deltagere/tilføj ny bruger ______________________________________________________ 7
3.5 Vælg sprog _______________________________________________________________________ 7
3.6 Tidsplan__________________________________________________________________________ 7
3.7 Ansættelsesudvalg _________________________________________________________________ 8
3.8 Bedømmelsesudvalg________________________________________________________________ 8
3.9 Ansøgningsskema __________________________________________________________________ 8
3.10 Udvidet ansøgningsskema/Questionnaire ______________________________________________ 8
3.11 Udvalgsspørgsmål/screeningsspørgsmål _______________________________________________ 9
3.12 Annoncer _______________________________________________________________________ 9
Side 1 af 18
Fortroligt
3.13 Simpel annonceeditor _____________________________________________________________ 9
3.14 Annoncering uden ”Ansøg”-knappen __________________________________________________ 9
3.15 Rekvisitions/godkendelsesmodul _____________________________________________________ 9
3.16 En annonce, flere stillinger (omdirigering af ansøgning) __________________________________ 10
3.17 Planlæg publicering ______________________________________________________________ 10
3.18 Medier til publicering _____________________________________________________________ 10
3.19 Media Tracking __________________________________________________________________ 10
3.20 Google indeksering i annoncer ______________________________________________________ 10
3.21 Jobagent (E-mail/SMS) ____________________________________________________________ 10
3.22 Projekt Invitation ________________________________________________________________ 10
3.23 Projektevaluering ________________________________________________________________ 11
3.24 Notifikationscenter _______________________________________________________________ 11
3.25 Deaktiver projekter_______________________________________________________________ 11
4. Kandidatlisten _______________________________________________________________ 11
4.1 Drag & Drop i kandidatlisten ________________________________________________________ 11
4.2 Rekrutteringsproces/workflows steps _________________________________________________ 11
4.3 Screening _______________________________________________________________________ 12
4.4 Spørgeskema/Questionnaire ________________________________________________________ 12
4.5 Automatisk afslag (stop-spørgsmål) ___________________________________________________ 12
4.6 Skelne mellem interne og eksterne ansøgere ___________________________________________ 12
4.7 Tilbagevendende kandidat __________________________________________________________ 12
4.8 Hvilket medie søger kandidaten fra ___________________________________________________ 12
4.9 Nummerering (kø nummer) af kandidater ______________________________________________ 12
4.10 E-mail og SMS-skabeloner _________________________________________________________ 12
4.11 Rangering ______________________________________________________________________ 12
4.12 Flere rangeringer/ansættelsesudvalg_________________________________________________ 13
4.13 Bemærkninger/notat _____________________________________________________________ 13
4.14 Ikoner _________________________________________________________________________ 13
4.15 CV/ansøgning som ikoner__________________________________________________________ 13
4.16 Video CV som ikon _______________________________________________________________ 13
4.17 Autosvar _______________________________________________________________________ 13
4.18 Interview Invitation ______________________________________________________________ 13
4.19 Vedhæft kandidatens CV/filer i kalenderinvitation ______________________________________ 14
4.20 Intern kandidat __________________________________________________________________ 14
Side 2 af 18
Fortroligt
4.21 Allerede læste kandidater _________________________________________________________ 14
4.22 Udvælgelse af lignende kandidater __________________________________________________ 14
4.23 Scan dokumenter ________________________________________________________________ 14
4.24 Udskrivning via PDF ______________________________________________________________ 14
4.25 Export af kandidatlisten til ZIP fil (offline) _____________________________________________ 14
4.26 Toolbox ________________________________________________________________________ 14
4.26.1 Send direkte e-mail/SMS til kandidat _______________________________________________________ 15
4.26.2 Udskriv kandidatinformation _____________________________________________________________ 15
4.26.3 E-mail kandidatinformation ______________________________________________________________ 15
4.26.4 Eksport _______________________________________________________________________________ 15
4.26.5 Eksporter kandidatliste __________________________________________________________________ 15
4.26.6 Tilføj aftale ____________________________________________________________________________ 15
5. Kandidatdatabase ____________________________________________________________ 15
5.1 Søg ____________________________________________________________________________ 15
5.2 Automatisk sletning af kandidater ____________________________________________________ 15
6. Moduler kan tilføjes __________________________________________________________ 16
6.1 Video CV ________________________________________________________________________ 16
6.2 SMS modul ______________________________________________________________________ 16
6.3 Integration til jobdatabaser _________________________________________________________ 16
6.4 Interview- og referenceskema _______________________________________________________ 16
6.5 Ansættelseskontrakter _____________________________________________________________ 16
6.6 Ansættelseskontrakter til e-Boks _____________________________________________________ 17
6.7 Eksport _________________________________________________________________________ 17
6.8 Vurdering/test af kandidater ________________________________________________________ 17
6.9 Kompetencebaseret rekruttering _____________________________________________________ 17
6.10 Jobprofil _______________________________________________________________________ 17
6.11 Talent Management ______________________________________________________________ 17
6.12 HR Integrationer _________________________________________________________________ 17
6.13 ”Property Bags” _________________________________________________________________ 18
6.14 Sags- og dokumenthåndtering ______________________________________________________ 18
6.15 Intern Jobagent__________________________________________________________________ 18
7. Frontløber på konstant udvikling ________________________________________________ 18
Side 3 af 18
Fortroligt
HR Manager er Skandinaviens førende leverandør af rekrutterings- og HR løsninger.
Rekrutteringssystemet Talent Recruiter er et innovativt, dynamisk og fleksibelt rekrutteringssystem i
konstant udvikling med udgangspunkt i brugervenlighed. Systemet er tilpasset til at opfylde kravene til
mobile platforme samt sociale medier. Desuden er HR Manager frontløber inden for mobile applikationer,
som er væsentlige for brugere af systemet, der har behov for at få adgang til rekrutteringer på farten.
HR Manager Talent Recruiter er et webbaseret værktøj, der tilpasses efter den måde, du arbejder på.
1. Karriereportal
1.1 Siden med ledige stillinger
Du vælger, hvordan du ønsker at oprette links på din karriere site. Du kan vælge at oprette siden for ledige
stillinger via iFrame eller API. Du får en komplet karriereportal med funktioner:
Ledige stillinger
Uopfordret ansøgning
Abonnementsservice (jobagent via e-mail og/eller SMS)
Ansøgerlogin
1.2 Egne tekster
Du kan vælge at tilpasse tekster og instruktioner, der vises på kandidatsiderne. Denne funktion findes
under ’Administration’  ’Kundetilpassede tekster’.
1.3 Filtrering
Du kan tilføje forskellige typer af filtrering på hjemmesiden såsom kategori, afdeling, lokationer osv.
Filtrering kan være på siden med ledige stillinger og/eller abonnementsservice.
1.4 Sikkerhed - Login
Brugere logger ind med e-mail og en unik adgangskode, og hver bruger kan ændre deres adgangskode. Du
vælger selv om nye brugere skal skifte til den nye adgangskode direkte ved første login, samt hvor mange
tegn, der bør kræves for adgangskoder. Systemet leveres med en standardindstilling, der kræver 3 tegn.
Du kan også tilføje bestemte IP-adresser for adgang til Talent Recruiter for brugeren, og antallet af tegn i
adgangskoden. Derudover tilbydes der også Single Sign On.
1.5 Ansøgningsskemaer
Der er to layouts til ansøgningsskemaer:
Ensidigt side formular: Enhver information vises på én side som tilpasser sig efter skærmstørrelse
pr. mobil enhed (mobil tilpasset/responsiv mobilløsning)
Side 4 af 18
Fortroligt
Flere sider: Siderne er inddelt i faneblad heraf f.eks. ’Personstamdata’, ’Vedhæftede bilag’,
’Screeningsspørgsmål’ og ’Send din ansøgning’
1.6 Søg jobbet via telefon eller iPad
En dialogboks til upload af ansøgningsskemaet giver kandidater mulighed for at vælge og uploade CV samt
andre dokumenter direkte fra Dropbox, Google Drev, Microsoft OneDrive og andre medielagringer
online. Denne indstilling aktiveres automatisk, når ansøgeren søger fra mobile enheder. På grund af
begrænsninger fra forhandleren for fildialog upload, er det kun på engelsk. Kunder der ikke ønsker at lade
kandidater søge via et engelsk ansøgningsskema, kan deaktivere denne indstilling.
1.7 Ansøg via LinkedIn
Kandidaten kan logge ind via sin LinkedIn profil, hvor stamdata automatisk bliver udfyldt i
ansøgningsskemaet. Kandidatens LinkedIn CV vil blive vedhæftet under ’CV og andre bilag’ direkte i
ansøgningsskemaet. Det er efterfølgende muligt for brugeren i Talent Recruiter at gå direkte til kandidatens
LinkedIn profil, hvis brugeren er oprettet med sin LinkedIn profil i systemet.
1.8 Mobiltilpasset design/responsiv jobportal
Alle kandidatsider er udviklet med et mobiltilpasset design/responsivt, hvilket betyder, at kandidatsiderne
er tilpasset ansøgerens computer/tablet/mobil.
1.9 Google Analytics kode
Det er muligt at tilføje Google Analytics koder på et script ’bag’ annoncer, der er offentliggjort på
hjemmesiden samt andre kandidatsider. Gennem dette får du dine egne statistikker over besøgende på de
forskellige sider på kandidatportalen.
1.10 Afdelingernes specifikke logoer på jobportal
Talent Recruiter bruges af flere forskellige virksomheder og ved alle ledige stillinger, der vises samme sted,
er det muligt at indsætte virksomhedens logo foran den ledige stilling, så du tydeligt kan se, hvilket firma
stillingen tilhører.
2. Projektoversigt
2.1 Afdelingsstruktur
Systemet gør det muligt at indsætte en organisationsstruktur med ubegrænsede niveauer (lodret og
vandret). Alle tilladelser vil derefter blive forbundet via denne struktur. Du kan tilpasse funktioner og
skabeloner, så de er specifikke for hver af de angivne afdelinger. Brugere tilkobles hver afdeling som kun
ser egne projekter.
Side 5 af 18
Fortroligt
2.2 Filarkiv
Du kan tilføje dine egne dokumenter, der er relateret til dit arbejde med rekruttering. Der kan du gemme
reklamer for trykte medier, billeder, manualer osv.
2.3 Kalender
I kalenderen kan du både lave aftaler og sende mødeindkaldelser. Du modtager automatisk en bekræftelse,
når kandidater og kolleger bekræfter din invitation. Du vælger selv om mødeindkaldelsen skal være
offentlig, projektspecifik eller privat i din kalender. Det er også muligt at CV og andre dokumenter gemmes
direkte i kalenderbekræftelsen.
Det er muligt at sende "Invitation til samtale" til flere kandidater samtidig, hvor de kan vælge den passende
tid (først til mølle) – også med muligheden for, at de kan foreslå deres egen tid, hvis ingen dato eller tid
passer. Reserverede tider fjernes automatisk.
2.4 Rapporter og statistik
Systemet indeholder et nyt indrettet modul bygget på Excel, hvilket giver stor fleksibilitet for dine kunder. I
dag er der et stort antal færdige rapporter, som systemet kan generere, og vi kan også oprette
kundetilpassede rapporter. Du kan få en omfattende rapport, og du kan også vælge andre specifikke
rapporter.
2.5 Gem dine søgninger
Seneste søgninger gemmes og du kan nemt gå tilbage til en tidligere søgning.
2.6 Projekt dokumenter
Gem vigtige dokumenter for den aktuelle rekruttering ved at uploade dokumentet direkte på projektet, så
alle kan se de relevante dokumenter. Med "mouse-over" kan du se alle de vedlagte dokumenter, og derved
vælge at åbne dem.
2.7 Projektnotat
Der kan oprettes notater på projektet, hvor det er muligt at skrive en kommentar, så alle kan se dette.
2.8 Brugerroller
Vær med til at tilpasse dine egne brugerroller med brugerdefinerede tilladelser. Roller kan tilpasses, og
sammen med dig ser vi på, hvilken adgang de forskellige brugere skal have. Som standard findes følgende 3
roller i systemet fra start, hvilke også kan skræddersys:
Administrator: Administrator kan få et samlet overblik i alle rekrutteringer, der enten er aktive eller
deaktive. De har adgang til administrationsmodulet
Projektleder: Kan oprette egne projekter samt se alle de relaterede kandidater
Side 6 af 18
Fortroligt
Projektdeltagere: Kan ikke oprette/ændre projekter. Projektdeltagerne ser kun kandidater som er
en del af de projekter, de deltager i
3. Opret rekrutteringsprojekter og annoncer
3.1 Indstillinger for projekter/applikationer
Der findes flere små ekstra funktioner, som er egnet til forskellige typer af virksomheder. Du vælger selv,
hvad der skal udfyldes, når du opretter nye projekter, og dem der vil være forudfyldt (standard).
Automatisk afpublicering: Annoncen afpubliceres automatisk ved den givne ansøgningsfrist
Blokér nye ansøgninger: En kandidat kan ikke søge stillingen efter ansøgningsfrist
Blokér redigering: Du kan blokere for, at kandidaten kan redigere sin ansøgning til stillingen efter
ansøgningsfristen
Påmindelse om ansøgningsfrist: Der kan sendes en e-mail til brugeren, når ansøgningsfristen
udløber om X antal dage
Besked om nye ansøgninger: Der kan sendes en e-mail, når der er nye ansøgere til stillingen
Der er også tekster og overskrifter, der fuldt ud kan tilpasses.
3.2 Mobile App
HR Manager har udviklet en app, som er til rådighed for alle brugere af Talent Recruiter. Her kan brugeren
nemt og hurtigt få et overblik over projekter samt kandidater. Brugeren kan læse kandidatens dokumenter,
rangere samt kommunikere direkte via app’en. App’en er en udvidet funktion til Talent Recruiter og er
gratis for brugerne. HR Managers app er kun tilgængelig på engelsk, og den er beregnet til mobiltelefoner.
3.3 Opret projekt
For at oprette et ansættelsesprojekt skal du udfylde felterne markeret med * og klik på ’Gem’. Når du
klikker på ’Gem’, gemmes dit projekt, og du vil derefter se det på projektlisten. Der er forskellige felter i
projektoprettelsen, der kan fjernes, hvis du ikke ønsker at bruge dem.
3.4 Inviter deltagere/tilføj ny bruger
Du kan tilføje en ny bruger til systemet, når du opretter et nyt projekt. Her inviterer du også allerede
eksisterende brugere som projektdeltagere.
3.5 Vælg sprog
Hvis systemet indeholder flere sprog, kan du vælge, hvilke sprog kandidaten skal se ansøgningsskemaet på.
3.6 Tidsplan
Indstil den planlagte tidsplan for den aktuelle rekruttering. Senere når rekrutteringen starter, kan du
indstille den aktuelle tidsplan. Baseret på disse data kan du få vist effektivitetsstatistikker i statistikmodulet,
Side 7 af 18
Fortroligt
og samtidigt få vist ansøgeren, hvor de er i processen. De kan derefter se dit skema, når de logger på deres
profil.
3.7 Ansættelsesudvalg
Ønsker du, at flere skal rangere en kandidat, kan du invitere dem til en ansættelsesudvalg, så de kan
indtaste en score med en kommentar. Efter ansættelsesmedlemmerne har afgivet deres score, generes der
en gennemsnitslige score. Projektlederen kan se, hvad alle har skrevet, og hvad den gennemsnitlige score
er. Øvrige deltagere i projektet ser kun sin egen rangering eller score. Dette gøres under fanebladet
’Ansættelsesudvalg’ ved oprettelse af nyt projekt. Der er mulighed for både at oprette åbne samt lukkede
ansættelsesudvalg.
3.8 Bedømmelsesudvalg
Formålet med bedømmelsesudvalget er at bedømme ansøgere til opslåede videnskabelige stillinger.
Ansøgerne skal vurderes ud fra de krav, der er opstillet i stillingsopslaget og ud fra de generelle krav
vedrørende de enkelte videnskabelige stillingstyper.
Udvalget har til opgave at sikre en uvildig, kvalificeret, ikke prioriteret bedømmelse af ansøgerens faglige
kvalifikationer i forhold til stillingen med en beskrivelse af ansøgerens faglige kvalifikationer indenfor
forskning, undervisning, formidling m.v. Benyttes af universiteterne, regionerne samt andre steder hvor der
er videnskabelige stillinger til besættelse.
3.9 Ansøgningsskema
Systemet har standardskemaer, der kan redigeres, og du kan oprette dit egen ansøgningsskema under
’Administration’  ’Ansøgningsskema.’ Hvis du kun har et ansøgningsskema, vil det ikke være muligt at
vælge formen ved projektoprettelse. Drop-down menuerne på ansøgningsskemaet kan også redigeres.
3.10 Udvidet ansøgningsskema/Questionnaire
Ansøgningsskemaet
kan
nu
udvides
med
et
spørgeskema/questionnaire.
Udvidet
spørgeskema/questionnaire findes med både foruddefinerede og brugerdefinerede spørgsmål til
kandidaten. Dette modul giver mulighed for at:
Opret forskellige ansøgningsskemaer med forskellige typer af spørgsmål og underliggende
spørgsmål
Spørgsmålene og svarerne kan vægtes med procent eller point
Spørgsmålene kan vises som enkeltstående rubrikker i kandidatlisten, hvor kandidatens svar også
vil fremgå
Automatisk afslag (STOP spørgsmål) – Opret spørgsmål som kan generere et automatisk afslag til
kandidater, der ikke opfylder kravene til det ønskede resultat på spørgsmålene
Side 8 af 18
Fortroligt
Kombinationsspørgsmål, hvor du vælger et tillægsspørgsmål, der skal vises afhængigt af de svar,
som kandidaten besvarer
3.11 Udvalgsspørgsmål/screeningsspørgsmål
Opret udvalgsspørgsmål, som du enten kobler på ansøgningsskemaet eller som du sender ud senere i
processen til kandidaterne via e-mail. Du kan også vælge, at det skal være obligatorisk at svare, før det er
muligt at gå videre med ansøgningen. Derudover kan du uploade låste screeningsskemaer, som dine
brugere kan hente.
3.12 Annoncer
Afhængigt af, hvordan du vil arbejde med annoncer, er der i øjeblikket to forskellige annonceeditorer at
vælge imellem:
HTML Editor – Annonceskabelonen er baseret på HTML og kan tilpasses efter ønskede mål
Forenklet editor – Annoncens layout er mere begrænset, men har fine muligheder med låste
rubrikker eller tekster på annonceskabelonen. Administrationen kan selv oprette egne skabeloner
Eksempler på information udover logo, billeder og annoncetekst, som kan vises i annoncen:
Google maps – Præcise Google koordinator for den enkelte arbejdsplads beliggenhed
Kontaktperson – Billede på personen med tilhørende oplysninger som telefonnummer/e-mail
Video – eller anden form for præsentationer
Links til sociale medier – Facebook, LinkedIn mfl.
Deling og print
3.13 Simpel annonceeditor
Det er muligt for f.eks. decentral projektoprettelse og publicering at anvende en simpel annonceeditor.
Denne editor kan opsættes med prædefinerede tekstbokse.
3.14 Annoncering uden ”Ansøg”-knappen
Det er muligt at fjerne ”Ansøg”-knappen på annoncer på hjemmesiden, hvor kandidaten ikke har mulighed
for at sende sin ansøgning til Talent Recruiter.
3.15 Rekvisitions/godkendelsesmodul
Dette modul kan tilføjes for at få godkendelse til f.eks. at publicere en annonce. Når annoncen er gemt,
sendes en meddelelse til rekvisitionslederen, der skal godkende eller afvise annoncen før publicering. For at
publicere annoncen, skal annoncen godkendes først.
Det er også muligt at få rekvisition før projektstart, hvor en evt. leder eller direktion skal godkende en ny
stilling, før stillingen kan oprettes.
Side 9 af 18
Fortroligt
3.16 En annonce, flere stillinger (omdirigering af ansøgning)
Det er her muligt at tilføje flere stillinger på én annonce, og tilslut flere rekrutteringsprojekter for denne
annonce. Når kandidaten klikker på "Søg stillingen", kan hun/han vælge hvilken stilling, der skal
søges. Dette virker kun, hvis du publicerer til hjemmesiden/intranet.
3.17 Planlæg publicering
Ønsker du at planlægge publicering af annoncerne? Du kan vælge publiceringsdato af hvert medie, du har
valgt.
3.18 Medier til publicering
Når du opretter din annonce, kan du vælge, hvor den skal publiceres, hvordan den skal se ud samt hvilke
funktioner, der skal tilkobles. Direkte publicering er muligt både til intranettet og hjemmesiden samt til
mere end 70 forskellige medier som f.eks. Jobindex, Jobzonen, Jobnet, Monster og Stepstone. Der findes
også direkte integration til virksomhedens LinkedIn Company Profile samt til virksomhedens Facebook
profil. Vi er også i stand til at oprette e-mail integrationer.
3.19 Media Tracking
Indtast det medie, du ønsker at publicere din annonce på samt hvad det koster. Ved publicering af
annoncen ses samtlige af de valgte medier under Media Tracking. Her ses også et samlet overblik med
oplysninger om antallet af ansøgere pr. medie, de samlede omkostninger, udgifter pr. kandidat, pris pr.
medie osv. Det er yderligere en mulighed at tracke medier uden om systemet, da kandidaten kan vælge
mediet i drop-down listen: ”Hvor har du hørt/læst om stillingen?” i ansøgningsskemaet.
3.20 Google indeksering i annoncer
Google kan få tilladelse til at indeksere annoncer, som er publiceret til hjemmesiden. Når kandidater søger
på nøgleord som fremgår i projektet, kan Google fremvise annoncerne i søgeresultatet. Google benytter
nøgleord for at fastslå annonces relevans.
3.21 Jobagent (E-mail/SMS)
Vælg om der skal sendes besked ud til kandidaterne om den nyoprettet stilling ved oprettelse af nyt
projekt. Vælg mellem automatisk og/eller manuel e-mail. Meddelelsen kan også sendes via SMS, hvis dette
modul er tilkøbt.
3.22 Projekt Invitation
En invitation kan sendes til udvalgte projektdeltagere med information om, at de er projektdeltagere i et
nyt projekt, som nu er publiceret. Denne e-mail skabelon kan tilpasses/redigeres under ’Administration’ 
’Kommunikation’.
Side 10 af 18
Fortroligt
3.23 Projektevaluering
Efter afslutningen af rekrutteringen kan du sende en projektevaluering til de valgte projektdeltagere. De
angiver på en skala, hvor godt de mener, at rekrutteringen er gået, og de kan også skrive en note, som kun
projektlederen kan se.
3.24 Notifikationscenter
I ’Administrationsmodulet’ findes der et notifikationscenter, hvor det er muligt at modtage forskellige
beskeder ved f.eks. et nyt projekt, der er oprettet, når der er en ny ansøgning registreret, når
ansøgningsfristen nærmer sig eller er overskrevet m.fl.
3.25 Deaktiver projekter
Efter rekrutteringens afslutning skal du gøre projektet inaktivt, så det ikke længere kan ses på projektlisten.
Du kan dog altid vælge at se både de aktive og/eller de inaktive projekter i dine sideindstillinger i
projektlisten.
4. Kandidatlisten
Listen over kandidaterne kan vise de rubrikker, du ønsker og kan sorteres efter rubrikkerne for den givne
bruger. Du kan bl.a. hurtigt få svar på screeningsspørgsmål, kommentarer samt rangering uden, at du
behøver at klikke på hver kandidat. Du kan altid se via et ’øje ikon’, når en anden bruger kigger på samme
kandidat samt hvem brugeren er.
4.1 Drag & Drop i kandidatlisten
Hver bruger kan vælge, hvilke rubrikker der skal vises på kandidatlisten samt oprette forskellige visninger
fra projekt til projekt. Den individuelle brugervisning øger brugervenligheden for den enkelte, da nogle
finder det relevant med mobilnummer og postnummer direkte på listen, hvor andre finder det mere
relevant med uddannelsesniveau, titel på uddannelse og registreringsdato. Alle rubrikker kan sorteres og er
søgbare.
4.2 Rekrutteringsproces/workflows steps
Rekrutteringsprocessen bliver foretaget via workflows steps med tilhørende statusser. Dette vil sige, at alle
kommunikationsskabeloner er knyttet til en bestemt status, hvoraf kandidaten automatisk vil blive tilføjet
til næste workflow step. Det er altid nemt og hurtigt at få et overblik over, hvor kandidaterne er i din
rekrutteringsproces, hvor du også kan filtrere i det, så du f.eks. kan ser de fem kandidater, du har indkaldt
til samtale.
Side 11 af 18
Fortroligt
4.3 Screening
Når du holder musen over screeningen, kan du se en samlet score ud fra dine ønskede svar. Sortér dem ved
at klikke på rubrikken, så du kan se de højeste resultater øverst på listen.
4.4 Spørgeskema/Questionnaire
Med vores udvidet spørgeskema/questionnaire kan du vælge, hvilke spørgsmål, der er relevante at få på
kandidatlisten, hvor det så er muligt at sortere efter. Disse typer af spørgsmål kan du også udarbejde med
forskellige former for vægtning.
4.5 Automatisk afslag (stop-spørgsmål)
Med vores udvidet spørgeskema/questionnaire, kan du oprette stop-spørgsmål, hvor systemet automatisk
sender en e-mail med afvisning til de ansøgere, som ikke opfylder de ønskede krav. Efter at kandidaten har
besvaret spørgsmålet og sendt sin ansøgning, vil systemet automatisk registrere om, kandidaten ikke
opfylder de ønskede krav. Herefter sendes der automatisk en e-mail med afvisning efter et ønsket
tidspunkt.
4.6 Skelne mellem interne og eksterne ansøgere
Hvis du publicerer annoncen på hjemmesiden og/eller intranettet registrerer systemet alle kandidater, der
søger stillingen. De interne ansøgere, der søger via intranettet vil få tildelt et ikon, der er et lille hus.
4.7 Tilbagevendende kandidat
Når du holder musen henover ikonet med to pile mod hinanden, kan du se, hvilke samt hvor mange
stillinger kandidaten tidligere har søgt samt oplysninger om kandidaten i de/det pågældende projekter.
4.8 Hvilket medie søger kandidaten fra
Som rubrik i kandidatlisten kan du se, hvilket medie kandidaten søger fra.
4.9 Nummerering (kø nummer) af kandidater
Du kan få et overblik over nummereringen af kandidater, dvs. hvilke kandidater, der har sendt ansøgning
først og sidst.
4.10 E-mail og SMS-skabeloner
Systemet har flere standardmails og SMS-skabeloner, som du kan tilpasse med din egen
tekst. Skabelonerne kan være knyttet til en bestemt status, og kandidatens status rettes automatisk, når du
sender e-mails/sms. Når du f.eks. sender "Afslag på ansøgning" skiftes kandidatens status automatisk til
"Afvist", hvor kandidaten efterfølgende befinder sig i workflow step ”Afslag”. Det er selvfølgelig også muligt
at ændre kandidatens status manuelt, hvis du f.eks. tager en samtale med kandidaten over telefon.
4.11 Rangering
Når du rangerer en kandidat, vises dette i din kandidatliste. Du kan vælge, om du vil anvende 1-5 eller A-C
eller standarden, som er "særdeles god”, ”meget god”, ”neutral” og ”anbefales ikke".
Side 12 af 18
Fortroligt
4.12 Flere rangeringer/ansættelsesudvalg
Det er muligt at ansættelsesmedlemmer kan tildele en rangering, som kan være fra 1-5, A-G eller som
standarden fra 1-10. Ansættelsesmedlemmet kan nemt tildele en score sammen med en kommentar. Efter
ansættelsesudvalget har afgivet deres score, genereres der en gennemsnitslig score, som kun
projektlederen kan se. Der er mulighed for både at oprette åbne samt lukkede ansættelsesudvalg.
4.13 Bemærkninger/notat
Du tilføjer nemt en kommentar eller et notat på en kandidat direkte fra kandidatlisten, hvor der tages
stilling til, om notatet skal enten skal ses af alle eller kun dig selv. Notatet vises derefter ved at holde musen
over ikonet.
4.14 Ikoner
Du vælger selv hvilke ikoner, du vil anvende til at ”huske” hvilken betydning, kandidaten har for dig. Det
kan f.eks. være din virksomheds logo eller andre anmærkninger. Et ikon kan også gøres globalt på en
kandidat, og vises derved i alle projekter, som kandidaten ligger i/søger. Det er meget populært blandt
vores kunder at tildele ikoner på de talentfulde kandidater, da det specifikke ikon senere i processen kan
søges frem via kandidatdatabasen.
4.15 CV/ansøgning som ikoner
Hvis kandidaten har vedhæftet CV og/eller en ansøgning som en vedhæftet fil, vises dette med et klikbart
ikon direkte på kandidatlisten. Dette vil medføre færre klik – og øger tilgængeligheden for data om
kandidaten. Det er muligt selv at bestemme, om CV og/eller ansøgning skal være obligatorisk for
kandidaten i ansøgningsprocessen.
4.16 Video CV som ikon
Hvis kandidaten har optaget en video af sig selv, vil videoen fremgå som et ikon på kandidatlisten, som
indikerer en play-knap.
4.17 Autosvar
Systemet sender en automatisk e-mail "Tak for din ansøgning", når kandidaten har indgivet sin
ansøgning. Du kan nemt tilpasse denne skabelon efter dine ønsker. Der er to valgmuligheder, når e-mailen
skal sendes ud direkte; det kan enten være, når kandidaten søger stillingen eller den første arbejdsdag efter
modtagelsen af ansøgningen.
4.18 Interview Invitation
Du kan planlægge interviews og invitere kandidater/kollegaer samtidigt. Det er her muligt at
masseindkalde, hvilket vil sige, at du kan vælge flere tidspunkter til samme kandidat eller flere tidspunkter
til flere kandidater. Dette er efter først-til-mølle princippet, hvor kandidaterne selv booker sig ind på de
tidspunkter, der passer dem bedst, ud fra dine valgte datoer. Efter at kandidaten har accepteret, modtager
Side 13 af 18
Fortroligt
du en aftale direkte i f.eks. Outlook. Aftalen kan selvfølgelig gøres privat. Bruger du e-mailskabelonen, der
er knyttet til kalenderen, er mødet automatisk i kalenderen.
4.19 Vedhæft kandidatens CV/filer i kalenderinvitation
I kalenderinvitationen, kan du vælge, om kandidatens vedhæftede dokumenter skal være tilgængelige
direkte i din og dine kollegaers kalenderindkaldelse.
4.20 Intern kandidat
Der vises automatisk et ikon for de interne kandidater, som vil være indikeret med et lille hus.
4.21 Allerede læste kandidater
Kandidaterne du lige har klikket dig ind på får en orange markør til venstre, så du ikke behøver at åbne den
samme kandidat flere gange. Dette øger brugervenligheden og medfører overskuelighed.
4.22 Udvælgelse af lignende kandidater
En kandidat med forskellige e-mailadresser eller kandidater, der har lignende oplysninger kan vises ved at
aktivere en separat kolonne på kandidatlisten. Systemet finder en lignende kandidat markeret med et
bestemt ikon.
4.23 Scan dokumenter
Du kan scanne/gemme dokumenter og uploade dem direkte til kandidatens profil. Du gør dette under
"CV/andre bilag" på den ønskede kandidat profil.
4.24 Udskrivning via PDF
Hvis du vil udskrive kandidatoplysninger inkl. vedhæftede dokumenter uden at åbne eventuelle
dokumenter og udskrive dem individuelt, er dette en funktion, du vil sætte pris på. Du kan også udskrive
flere kandidaters information og vedhæftede bilag på samme tid. Der vil her åbnes en PDF fil, som du nemt
kan udskrive, gemme på din PC eller sende videre pr. e-mail.
4.25 Export af kandidatlisten til ZIP fil (offline)
Det er muligt at exportere kandidatlisten i Excel med kandidater samt dokumenter, så
ansøgningshåndteringen kan foregå offline.
4.26 Toolbox
I vores værktøjskasse ”toolbox”, har vi samlet alle funktioner til håndtering af kandidaterne. Her kan du
f.eks. overføre kandidatinformation til kollegaer. Du kan også flytte/kopiere eller slette kandidater.
Ansættelseskontrakter kan generes på kandidaten, hvor felter automatisk bliver flettet ind i den ønskede
ansættelseskontrakt. Du kan også exportere kandidaten til andre integrerede HR- eller lønsystemer.
Side 14 af 18
Fortroligt
4.26.1 Send direkte e-mail/SMS til kandidat
Vælg at sende en direkte e-mail/SMS til kandidaten. Du kan endda skrive til flere kandidater
samtidigt uden at kandidaten kan se dette. Med vores SMS-funktion, har du mulighed for at
kommunikere med kandidaterne via SMS ved f.eks. en ’reminder’ på jeres samtale dagen før.
4.26.2 Udskriv kandidatinformation
Ved udskrivning kan du vælge, hvilke oplysninger der skal udskrives for udvalgte kandidater.
4.26.3 E-mail kandidatinformation
Det er muligt at e-maile kandidatoplysninger samt dokumenter til en kollega eller en anden person.
4.26.4 Eksport
Ved integration med andre HR- og lønsystemer såsom SAP HR, Microsoft Dynamics, PeopleSoft, etc.
forekommer eksporten af udvalgte kandidater denne vej. Systemet understøtter import og eksport af
data via de velkendte grænseflader og XML web services.
4.26.5 Eksporter kandidatliste
Vælg kandidatens oplysninger som du ønsker at eksportere til Excel eller PDF. Her kan du også få
kandidatens svar på udvælgelsesspørgsmål.
4.26.6 Tilføj aftale
Send invitation til kandidater og eksporter mødet til din egen kalender.
5. Kandidatdatabase
5.1 Søg
Din kandidatdatabase er søgbar med mange forskellige muligheder. Her kan du f.eks. fritekst søge på
vedhæftede dokument, spørgeskema spørgsmål, kandidatinformation, deres skriftlige bemærkninger,
status, ikoner, rangeringer og meget andet. Du kan kontrollere adgangen til dette for hvilke brugere, der
skal kunne søge i databasen.
5.2 Automatisk sletning af kandidater
Systemet vil automatisk slette kandidater efter en valgt periode (undtagen dem markeret som
ansatte). Dette kan f.eks. være 6, 12 eller 24 måneder afhængigt af jeres tilladelse hos Datatilsynet.
Kandidaterne kan automatisk modtage en e-mail f.eks. 7 eller 14 dage før de bliver slettet, hvor de aktivt
skal klikke på et link for fortsat at blive liggende i databasen.
Side 15 af 18
Fortroligt
6. Moduler kan tilføjes
Her er de funktioner, du kan vælge at tilføje og tilpasse dit system, når behovet opstår. Følgende funktioner
blev iværksat i løbet af vores udgivelser, og vi vil være glade for at gennemgå dem med dig, hvis du er
interesseret.
6.1 Video CV
Dette giver mulighed for, at kandidaten kan uploade/optage en kort video, hvor du f.eks. kan stille
kandidaten et par spørgsmål. Dette kan være relevant til nogle specifikke stillinger – og kan være med til at
lette screeningsprocessen. Funktionen er gratis at få slået til, men modtager du mere end 100 minutter pr.
måned vil det være en ekstra månedlig omkostning.
6.2 SMS modul
Modulet er gratis at få slået til, men du betaler pr. SMS, der sendes fra systemet.
6.3 Integration til jobdatabaser
I standardpakken integreres Talent Recruiter med jeres hjemmeside samt intranettet. Yderligere som en del
af standardpakken, vil der som minimum altid leveres 3 valgfrie direkte integrationer. Det er muligt med
direkte integrationer til bl.a. Jobindex, Jobzonen, Jobnet, Stepstone, Monster, CareerBuilder og mange
flere. Hvis du ønsker mere end 5 integrationer, vil dette være en engangsomkostning fra gang til gang. Det
vil også være muligt med e-mail integrationer, hvor der automatisk bliver indtaster de oplysninger, du
ønsker.
6.4 Interview- og referenceskema
Vi kan tilføje og tilpasse dine egne interview- og referenceskabeloner i systemet. Du kan endda have flere
skabeloner, der passer til forskellige stillinger, og du kan have forskellige skabeloner til forskellige
afdelinger. Det koster ikke noget at få slået dette til, men hvis HR Manager skal oprette disse interviewog/eller referenceskemaer, koster det udviklingstimer for dette – det varierer efter omfanget af opgaven.
6.5 Ansættelseskontrakter
Dette er et yderst fleksibelt modul, hvor du kan oprette og gemme ansættelseskontrakter for hver ansatte
kandidat direkte i systemet. Dokumenter kan automatisk eksporteres til et andet system eller ekspederes
via e-mail. Funktionen har enkle menuvalg til hurtigt at få vist og downloadet de oprettede dokumenter.
Dokumenterne gemmes i et arkiv og/eller direkte under kandidaten. Modulet har både versionering af
dokumenter og en godkendelsesfunktion, som giver mulighed for sikker drift. Det koster ikke noget at få
slået dette til, men hvis HR Manager skal oprette disse ansættelseskontrakter, koster det udviklingstimer
for dette – det varierer efter omfanget af opgaven.
Side 16 af 18
Fortroligt
6.6 Ansættelseskontrakter til e-Boks
Ansættelseskontrakten kan sendes direkte til kandidatens e-Boks, hvor kandidaten underskriver med sit
NemID. Efter underskriften, sendes kontrakten direkte tilbage til Talent Recruiter, hvor hele processen
bliver logget i systemet under den enkelte kandidat. Denne integration koster udviklingstimer – det varierer
efter omfanget af opgaven.
6.7 Eksport
Du kan vælge at eksportere alle oplysninger fra systemet. For eksempel kan du eksportere oplysningerne
for den udvalgte kandidat direkte ind i dit lønsystem. Vi giver gerne yderligere oplysninger om dette.
6.8 Vurdering/test af kandidater
Det er muligt at styre hele vurderings/test processen direkte i systemet. Systemet kan håndtere
integrerede screeningstest fra cut-e, Assessio og SHL. Vi integrerer efter konkrete ønsker, hvor prisen
afhænger af det specifikke behov.
6.9 Kompetencebaseret rekruttering
Vælg hvilke kompetencer der er vigtigst for stillingen, og opret din interviewguide for hver stilling. Ved at
vælge forskellige områder, finder du automatisk frem til relaterede spørgsmål, som du kan gøre brug af.
6.10 Jobprofil
Det er muligt at opsætte specifikke jobprofiler i systemet; som kan understøtte rekrutteringsprocessen,
tydeliggøre hvilke opgaver der ligger i stillingen på kort og lang sigt samt hvilke kompetencer, der skal være
til stede for at bestride stillingen.
6.11 Talent Management
Talent Management er et brugervenligt kompetencesystem med mulighed for struktur samt konkrete
oversigter for både medarbejdere, ledere og HR. Systemet passer dig, der har brug for et simpelt overblik,
og at oplysninger om dine medarbejdere opdateres nemt. Med få klik kan du få en komplet oversigt over
din organisation og dybdegående information om den enkelte medarbejder. MUS samtaler kan anvendes
digitalt med dette Talent Management modul.
6.12 HR Integrationer
Systemet har i dag HR integrationer med følgende ERP-systemer:
Visma af Visma (http://www.visma.no)
Agresso af Evry (http://www.evry.no)
Cubes HR af Cubes Software (http://www.cubes-software.dk)
Oracle af PeopleSoft (http://www.oracle.com)
SAP HR af SAP (http://www.sap.com)
Side 17 af 18
Fortroligt
Gennem disse integrationer kan kunderne eksportere oplysninger om kandidater direkte til de respektive
HR systemer, hvor medarbejderen bliver oprettet automatisk. HR Manager leverer API dokumentation,
hvor dette kan benyttes til integration af forskellige andre systemer.
6.13 ”Property Bags”
Det er muligt at lagre informationer omkring f.eks. lønniveau, stillingsnummer, kontonummer osv. i HR
Managers API. Dette medfører fleksibilitet ved eksterne integrationer som f.eks. til HR- eller lønsystemer.
6.14 Sags- og dokumenthåndtering
Vi kan nu tilbyde integration til sags- og dokumenthåndteringssystem af følgende ERP-systemer:
Offentlig 360 af Software Innovation (http://www.software-innovation.dk)
WebSak af Acos (http://www.acos.no)
Gennem disse integrationer er det muligt at arkivere projektet og de oplysninger, der kommer med, er:
Projektdetaljer
Ansøgere, herunder alle vedhæftede filer
Kandidatlisten
Hvis integrationen skal være særlig eller anderledes i forhold til standard, skal der betales for dette.
6.15 Intern Jobagent
Systemet leveres med en automatisk ekstern Jobagent. Det er også muligt at have en Jobagent for interne
ansøgere – hvor dette styres af et internt domæne adresse.
7. Frontløber på konstant udvikling
Med mere end 500 kunder er HR Manager den mest succesfulde og førende e-rekrutteringsløsning i
Danmark og Norden. Talent Recruiter har brugere i over 50 lande i alle verdensdele. I Norden har vi både
lokale og internationale kunder i både den private og offentlige sektor. Rekrutteringssystemet består i dag
af mere end 700 funktionaliteter, som kan konfigureres efter den enkelte virksomhed.
HR Manager lægger stor vægt på innovation og nytænkning i overensstemmelse med en konstant udvikling
i systemet, sociale medier, mobilteknologi og nye produkter. Vi vil være først til at opfylde vores kunders
behov med en innovativ tilgang i vores hverdag. Vi arbejder med nye tendenser, videreudvikler os som en
innovativ og nyskabende virksomhed, hvor vi har fokus på kvalitet, professionalisme og kundeforståelse.
HR Manager Talent Solutions ApS | Nørregade 26, 2. sal | 1165 København K | Danmark
Telefon: +45 72 44 06 44 | [email protected] | www.hr-manager.dk
Side 18 af 18