Økonomiudvalget Dagsorden

KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
2015no
Dato: 13. august 2015
Forside
Økonomiudvalget
Økonomiudvalget
Dagsorden
Torsdag den 13. august 2015 kl. 13.00
Medlemmer
Asii Chemnitz Narup (IA)
Malene Lynge (IA)
Mille Søvndahl Pedersen (IA)
Justus Hansen (D)
Martha Abelsen (S)
Ane Egede Mathæussen (S)
Per Berthelsen (S)
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 2
Økonomiudvalget
Dagsorden
1. Godkendelse af dagsorden .............................................................................................. 3
2. Meddelelser ..................................................................................................................... 3
3. Orienteringer .................................................................................................................... 4
03A Organisationsændringer i Borgmestersekretariatet ...................................................... 4
4. Forespørgsler .................................................................................................................. 9
Ingen. ................................................................................................................................... 9
5. Beslutninger ................................................................................................................... 10
05A Høringssvar vedr. kongelig anordning om persondataloven ....................................... 10
05B Indkøbspolitik for Kommuneqarfik Sermersooq .......................................................... 14
05C ERP Projekt Pisariillisaaneq ....................................................................................... 17
05D Ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A til Nuuk Oil aps, Nuuk ................... 19
6. Sager til Kommunalbestyrelsen ..................................................................................... 21
06A Halvårsregnskab inklusiv status på mulighedskataloget 2015 .................................... 21
06B Tillægsbevilling – og omrokeringsindstilling 2. kvartal 2015 ....................................... 22
7. Lukkede punkter ............................................................................................................ 23
07A Leje af 24 boliger – ”Brøndum Hus”, B-4036, Kujallerpaat 24, 3900 Nuuk ................. 23
8. Eventuelt ........................................................................................................................ 24
9. Godkendelse af referat .................................................................................................. 24
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Økonomiudvalget
1. Godkendelse af dagsorden
2. Meddelelser
Side | 3
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 4
Økonomiudvalget
3. Orienteringer
03A Organisationsændringer i Borgmestersekretariatet
Harmonisering af struktur i og uden for Nuuk
Til orientering
J.nr.: 02.01.00
Adm. direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL - Fælles Service – direktør Marie Fleischer / MFLE
Sagsresumé
Direktionen besluttede i juni 2015, at borgerforvaltningslederne/afdelingslederne pr. 1. august 2015
flytter reference fra stabschefen i Borgmestersekretariatet til Borgerservicechefen, hvortil, at
lederne får det faglige ansvar for den leverede service på kysten, i stedet for som før, hvor
afdelingslederne kun havde det ledelsesmæssige lokalt, og hvor hele det faglige ansvar var
placeret hos borgerservicechefen. Hertil, at der nedlægges en borgerservicemedarbejder i Nuuk
og oprettes en borgerservice afdelingsleder stilling i Nuuk.
I forbindelse med, at der ultimo juli ikke længere er ansat en stabschef i Borgmestersekretariatet,
har direktionen pr. 29. juli 2015 besluttet, at der sker en yderligere organisationsændring, der
stemmer godt i tråd med strukturen ude på kysten – nemlig, at Borgerservice og
Borgmestersekretariatet varetages og ledes af samme enhed under Fælles Service. Herved, at
Borgmestersekretariatet flytter ressort fra den administrerende direktør til direktøren for Fælles
Service, der i forvejen har Borgerservice som ansvarsområde. Både Borgmestersekretariatet og
Borgerservice refererer til Økonomiudvalget. Borgerservicechef skifter i den anledning titel til
Sekretariatschef med fortsat reference til direktør for Fælles Service. Herved nedlægges en
stabschef stilling i Borgmestersekretariatet.
Indstilling
Fælles Service indstiller overfor Økonomiudvalget:
- at tage orienteringen til efterretning
Sagsfremstilling
Direktionen besluttede i juni 2015, at borgerforvaltningslederne/afdelingslederne pr. 1. august 2015
flytter reference fra stabschefen i Borgmestersekretariatet til Borgerservicechefen, hvortil, at
lederne får det faglige ansvar for den leverede service på kysten, i stedet for som før, hvor
afdelingslederne kun havde det ledelsesmæssige lokalt, og hvor hele det faglige ansvar var
placeret hos borgerservicechefen. Hertil, at der nedlægges en borgerservicemedarbejder i Nuuk
og oprettes en borgerservice afdelingsleder stilling i Nuuk.
I forbindelse med, at der ultimo juli ikke længere er ansat en stabschef i Borgmestersekretariatet,
har direktionen pr. 29. juli 2015 besluttet, at der sker en yderligere organisationsændring, der
stemmer godt i tråd med strukturen ude på kysten – nemlig, at Borgerservice og
Borgmestersekretariatet varetages og ledes af samme enhed under Fælles Service. Herved, at
Borgmestersekretariatet flytter ressort fra den administrerende direktør til direktøren for Fælles
Service, der i forvejen har Borgerservice som ansvarsområde. Både Borgmestersekretariatet og
Borgerservice refererer til Økonomiudvalget. Borgerservicechef skifter i den anledning titel til
Sekretariatschef med fortsat reference til direktør for Fælles Service. Herved nedlægges en
stabschef stilling i Borgmestersekretariatet.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 5
Økonomiudvalget
Løsningsforslag – faglig vurdering
Organisationsændringen forventes at foregå i 2 faser:
1. Første august flytter borgerforvaltningslederne/afdelingslederne i Ittortoqqortoormiit,
Tasiilaq og Paamiut reference til Sekretariatschef og opbygger kompetencer i forhold til det
faglige ansvar de får ift. Borgerservice.
2. Første september overtager Sekretariatschefen Borgmestersekretariatet. Fra første august
til første september varetager direktøren for Fælles Service den midlertidige ledelse af
Borgmestersekretariatet i Nuuk.
Herved fås følgende organisationsstruktur, hvor Sekretariatschefen har ansvaret for 5
afdelingsledere/borgerforvaltningsledere, der hver især har ansvaret for udførelsen af områdets
opgaver:
Simigaq
Broberg
Sekretariatschef
Mads
Byrialsen
Afd. leder i
Borgmestersekretariatet
Heidi
Jerimiassen
Paamiut
Karen
Mølgaard
Tasiilaq
Karoline
Lorentzen
Ittoqqortoormiit
Vakant
Nuuk
Borgmestersekretariatet
Sekretariatschefen har ansvaret for, at afdelingslederen sikrer den løbende sekretariatsbetjening af
borgmester, kommunalbestyrelse, økonomiudvalg og bygdebestyrelse.
Sekretariatschefen har ansvaret for, at afdelingslederen i borgmestersekretariatet skaber en
sammenhængskraft og et solidt og fagligt stærkt fundament for borgmesteren og administrerende
direktør.
Sekretariatschefen har ansvaret for, at:




Sikre kvalificerede beslutningsgrundlag for borgmester, kommunalbestyrelse,
administrerende direktør, økonomiudvalg, politikere, bygdebestyrelser og direktion
Sikre at borgmestersekretariatet har et politisk fokus og udvikler tværgående politisk og
administrativt rekvirerede implementeringsstrategier i samarbejde med direktion
Sikre rette prioritering af opgaver i borgmestersekretariatet
Sikre en høj faglig servicering og rådgivning af borgmesteren, herunder fortsat
implementering af borgmesterplanen
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 6
Økonomiudvalget





Sikre klare samarbejdsrelationer og snitflader mellem relevante/centrale fagchefer
Sikre, at Borgmestersekretariatet kan bistå de enkelte forvaltningsområder i udvalgte
projekter
Sikre koordinering og afvikling af politiske møder herunder styrke samarbejdet mellem
udvalgene
Sekretariatschefen deltager efter direktionens anmodning i direktionens møder
Sikre afholdelse af kommunal, landstings- og folketingsvalg
Borgerservice
Den lokale afdelingsleder/Borgerforvaltningsleder for Borgerservice i henholdsvis Nuuk, Tasiilaq,
Ittoqqortoormiit og Paamiut vil have ansvaret for borgerservice i pågældende by samt bygder og vil
kunne vejlede mv. omkring lovgivning og regler inden for sagsområder der løftes i Borgerservice.
Der er i dag en god kontakt mellem hovedby og tilhørende bygder som dette forslag vil
underbygge.
Konkrete ansvarsområder i Borgerservice er bl.a.:
- Erhvervsfanger og fritidsjæger bevis samt årlig genvurdering om fornyelse
- Udstedelse af licenser og ansøgninger til kvoter samt tilbagemeldinger til Selvstyret om
fangst i samarbejde med erhvervskonsulenter i Velfærds stab.
- Administration af borgerlige vielser og tilhørende navneændringer
- Offentlige arrangementer/Alkoholbevilling
- Blanketter og venteliste oplysninger for institutionsområdet
- Administration af børnetilskud/månedsbasis
- Folkeregister: Registreringer/indberetninger, flytteanmeldelser, registreringer fra anstalten /
Skibe, bestilling af CPR numre, administration ”uden fast adresse”, indvandring/udvandring,
bopælsattest og historisk bopælsattest
- Valg: Valglister og brevstemmer
- Udstedelse af NemID
- Ansøgning til Hunde og Kattehold
- Adresse forespørgsler
- Hyrevognstilladelser
- Blanketter inden for skoleområdet
- Ansøgning til boligsikring og barsel
- Udstedelse af ferieattest
- Betalinger/Kassen samt rekvisitioner
- Ansøgninger til A-bidrag
- Registrering og fordeling af indgående post
- Modtagelse af alle blanketter (9) inden for Anlægs og Miljøforvaltningen.
Arbejdsopgaver i bygderne er noget anderledes. Da bygdemedarbejdere i Borgerservice også
sagsbehandlinger indenfor det sociale område, såsom udbetaling af offentlighjælp, beregning af
rådighedsbeløb mv. Det betyder så også, at bygdemedarbejdere ikke sagsbehandler i børnetilskud
eller flytteanmeldelser. De modtager henvendelser og videresender til sagsbehandlere til
Borgerservice i byerne. Stort set alle bygder og Ittoqqortoormiit har opgaver fra Iserit A/S og Ini
A/S.
Organisering pr. 1. august 2015:
Sekretariatschef
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 7
Økonomiudvalget
1 Afdelingsleder
Borgmestersekretari
at
1 Afdelingsleder 1 Afdelingsleder
Ittoqqortoormiit
Tasiilaq
1
Afdelingslede
r
Nuuk
1 Afdelingsleder
Paamiut
2 BS i ITT
1
Pedel/Rengøring
2 BS i Tasiilaq
5 BS i bygderne
2
Pedel/Rengøring
5 BS i Nuuk
2
telefonomstillin
g
2 BS i
bygderne
2 BS i Paamiut
1 BS i Arsuk
2
Pedel/Rengøring
Høj faglig servicering
og rådgivning af
borgmester, herunder
fortsat
implementering af
borgmesterplanen
Sikre kvalificerede
beslutningsgrundlag
for borgmester,
kommunalbestyrelse,
administrerende
direktør,
økonomiudvalg,
politikere,
bygdebestyrelser og
direktion
Afholdelse af valg
Forskelligt fra
Borgerservice
Nuuk
Forskelligt fra
Borgerservice
Nuuk
Forskelligt fra
Borgerservice
Nuuk
Sagsbehandling
af Iserit området,
AMF og
boligsikring
Sagsbehandling
af institutions
området og
boligsikring
Sagsbehandling
af A-bidrag
Afholdelse af
valg
Afholdelse af
valg
Borgmesterbesøg –
officielle besøg.
Borgmesterbesø
g – officielle
besøg.
Borgmesterbesø
g – officielle
besøg.
Politikerservicering
Politikerserviceri
ng
Pedel funktion
Kommunens
hovedbygning
Politikerserviceri
ng
Pedel funktion
Kommunens
hovedbygning
1 Jurist
3 AC fuldmægtige
1 Fuldmægtig/Post
3 Sekretærer
Koordinering og
afvikling af politiske
møder
Valg
begrænset til:
Valglister og
brevstemmer
Registrering
og fordeling af
indgående
post,
Nuukborger@
og
borgerservice
fællesmail
Afholdelse af
valg
Borgmesterbesø
g – officielle
besøg.
Politikerserviceri
ng
Pedel funktion
Kommunens
hovedbygning
Direktionsassistent er ikke medregnet i ovenstående organisationsændring, da denne refererer til
den adm. direktør. Betjentene er ikke medregnet, da disse lægges over til afdelingsleder i Staben i
Fælles Service, der allerede varetager ledelsen af tolkene. Pedellerne flyttes over til den
strategiske indkøber, eftersom der er fælles snitfladeri forhold til indkøb af inventar og
kontorartikler.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 8
Økonomiudvalget
Økonomisk og ressourcemæssig vurdering
Det forventes en mindre besparelse ved ovenstående løsning i form af en stabschefstilling. Der vil
være nogle mindre lønjusteringer til gengæld for Sekretariatschef og afdelingsleder i staben.
Lovgrundlag og rammesættende dokumenter
Den kommunale styrelseslov.
Det videre forløb
Ultimo juli oplyses medarbejderne i Borgmestersekretariatet, ligesom betjentene og viceværterne
vil oplyses flytning.
Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat
Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til sagen, udover at det giver god mening.
Bilag
Ingen.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Økonomiudvalget
4. Forespørgsler
Ingen.
Side | 9
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 10
Økonomiudvalget
5. Beslutninger
05A Høringssvar vedr. kongelig anordning om persondataloven
Til beslutning
J.nr.: 02.02.09
Borgmestersekretariatet – administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL
Sagsresumé
Digitaliseringsstyrelsen har fremsendt hørringsbrev om, at sætte persondataloven i kraft for
Grønland ved kongelig anordning. Forslaget betyder en opdatering af lovområdet og ophævelse af
de nugældende registerforskrifter. Tilsynsmyndigheden vil fortsat være Datatilsynet.
Borgmestersekretariatet søgte om udsættelse af høringsfristen men fik afslag herpå.
Anvendelsesområde:
Persondataloven finder anvendelse ved elektronisk behandling af personoplysninger og
personoplysninger, som behandles manuelt med henblik på at blive indeholdt i et register.
Indstilling
Borgmestersekretariatet indstiller overfor Økonomiudvalget:
- at Økonomiudvalget tager orienteringen om det administrative høringssvar til efterretning
- at Økonomiudvalget træffer beslutning om 1. Ikrafttrædelse,
- at Økonomiudvalget træffer beslutning om 2. Kongelig anordning
- at Økonomiudvalget træffer beslutning om 3. Anmeldelse til Datatilsynet
Sagsfremstilling
Ved en kongelig anordning, er det den danske persondatalov, som træder i kræft for Grønland
med enkelte afvigelser, som skyldes at der i Danmark er andre love, som har indvirkning på
persondatalovens anvendelsesområde.
Lovudkastets § 2 medfører, at anden lovgivning, som giver borgeren en bedre retsstilling går forud
for reglerne i persondataloven.
Selvom Den Europæiske Menneskerettigheds Konvention ikke gælder for Grønland, finder
persondatalovens bestemmelser ikke anvendelse, hvis den er i strid med beskyttelsen af
informations og ytringsfriheden i EMRK’s artikel 10.
Hensigten er et opdateret lovgrundlag, der balancere hensynene til både borgernes retssikkerhed i
forhold til privatlivets fred og en effektiv udnyttelse af sagligt indsamlede data ved hjælp af
moderne teknologi.
Hvis persondataloven træder i kraft for Grønland skal Kommuneqarfik Sermersooq indarbejde
følgende nye arbejdsgange i forhold til følgende områder:
- Hvordan skal medarbejderne instrueres i datasikkerhed/ sikkerheds instruks
- Hvornår og hvordan skal samtykke fra borgerne indhentes
- Hvilke data indsamles der på borgerne og hvordan bruges dataene
- Hvordan skal it systemerne indrettes og hvem har adgang til de enkelte datakilder
- Procedure for internkontrol og Datatilsynets kontrol
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 11
Økonomiudvalget
Lovudkastets § 5 betyder, at selvom der ikke foretages lovændring vil måden, hvorpå loven skal
fortolkes udvikler sig kontinuerligt i takt med kutymen for god databehandlingsskik.
Administrativt høringssvar afsendt den 2. juli 2015
Denne høring vil blive forlagt Økonomiudvalget til en politisk besvarelse på Kommuneqarfik
Sermersooqs vegne. Imidlertid bliver Kommuneqarfik Sermersooq grundet den korte høringsfrist
nødsaget til at anmode om udsættelse af høringsfristen indtil efter næste Økonomiudvalgsmøde
den 15. august 2015.
Digitaliseringsstyrelsen har ved brev af 22. maj 2015, sags nummer 2015-784 fremsendt høring
om udkast til kongelig anordning om ikrafttræden for Grønland af lov om behandling af
personoplysninger. På opfordring af KANUKOKA har digitaliseringsstyrelsen udarbejdet
supplerende høringsmateriale som blev fremsendt den 5. juni 2015.
Kommuneqarfik Sermersooq har gennemgået udkastet fra Digitaliseringsstyrelsen og I forhold til
det fremsendte lovudkast har Kommuneqarfik Sermersooq følgende administrative bemærkninger:
-
at Digitaliseringsstyrelsen bør tilvejebringe det juridiske grundlag for at persondataloven
kan implementeres ved kongelig anordning.
-
at indførslen af persondataloven i Grønland vil medfører udgifter til uddannelsesmæssig
opkvalificering af medarbejdere og etablering af nye arbejdsrutiner, der sikre den
nødvendige datasikkerhed i kommunerne. Derfor bør kommunerne modtage en økonomisk
kompensation for de uddannelsesudgifter, der er nødvendige for at sikre at medarbejderne
bliver fortrolige med kravene i persondataloven.
-
at der sker en tilpasning af de nuværende it systemer, der sikre beskyttelsen af
personfølsomme oplysninger.
-
at den nuværende registerlov fra 1978 ophæves, hvilket medfører at kommunens pligt til at
udarbejde en registerforskrift erstattes af en anmeldelsespligt til Datatilsynet.
-
at det vil være påkrævet, at selvstyret forholder sig til afgrænsningen af persondataloven i
forhold til sagsbehandlingsloven og arkivloven.
-
at indførslen af persondataloven vil sikre en bedre retssikkerhed for borgerne i Grønland og
en harmonisering med de grønlandske regler og EU reglerne på det globaliserede it
område må anses som et positivt tiltag.
-
at indførslen af persondataloven vil på længere sigt sikre en smidigere udveksling af
relevante personoplysninger imellem myndighederne både internt i Grønland og med
eksterne myndigheder udenfor Grønland.
På kortere sigt vil implementeringen af persondataloven medføre øgede udgifter til uddannelse af
personalet, oprettelse af nye kontrolforanstaltninger for at sikre beskyttelsen af personfølsomme
oplysninger og nye procedure i forhold til at informere borgerne omkring indhentelse af
personfølsomme oplysninger.
Såfremt persondataloven Implementeres over en længere overgangsfase og selvstyret supplere
med kompensation for de øgede omkostninger til uddannelse og oprettelse af
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 12
Økonomiudvalget
kontrolforanstaltninger vil indførslen af persondataloven være et positivt tiltag for alle involverede
parter.
Idet der er tale om administrative bemærkninger henledes opmærksomheden på at kommunen
tager forbehold for, at disse bemærkninger ikke nødvendigvis fuldt ud repræsentere
Økonomiudvalgets holdning til emnet og derfor ikke kan tages til indtægt for kommunens officielle
holdning.
Forslag til Økonomiudvalgets indstilling:
- at orienteringen til efterretning
- at komme med en kort indstilling
1. Ikrafttrædelse
Ifølge høringsmaterialet forventes persondataloven at træde i kraft pr. 1. januar 2016. Imidlertid er
der behov for en implementeringsfase, ligesom der var i Danmark.
Administrativ bemærkning
En længere implementeringsperiode vil afbøde både de økonomiske og ressourcemæssige
konsekvenser ved indførslen af persondataloven i Grønland.
Forslag til Økonomiudvalgets indstilling:
- at tiltræde forslaget
- at forkaste forslaget med forslag om en implementeringsperiode på 6 måneder fra
årsskiftet
- at komme med en kort indstilling
2. Kongelig anordning
Digitaliseringsstyrelsen påtænker, at indfører den danske persondatalov i Grønland ved kongelig
anordning. Dette begrænser mulighederne for, at foretage ændringer i lovforslaget sammenlignet
med lovgivning vedtaget som særlovgivning.
Administrativ bemærkning
En ensartet retstilstand med Europa betyder at Grønland hurtigt vil kunne anerkendes, som et
sikkert 3. land for udveksling af personoplysninger og drage nytte af erfaringerne fra Danmarks
implementering af lovgivningen.
Ulempen er at der ikke kan stilles ændringsforslag til lovteksten og Grønland bliver underlagt en
EU retlig fortolkning af lovgivningen.
Forslag til Økonomiudvalgets indstilling:
- at tiltræde forslaget
- at indstille til Digitaliseringsstyrelsen, at der udarbejdes en landstingslov for Grønland om
beskyttelse af personfølsomme oplysninger.
- at komme med en kort indstilling
3. Anmeldelse til Datatilsynet
I persondatalovens kapitel 12 pålægges offentlige myndigheder en anmeldelsespligt. Det betyder
at kommunen før den kan begynde at indsamle data til brug for en bestemt
sagsbehandlingsprocedure, skal indgive en anmeldelse til Datatilsynet omkring, hvilke oplysninger
den ønsker at indsamle og hvordan de indsamlede data skal behandles i forbindelse med
sagsbehandlingsproceduren.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 13
Økonomiudvalget
Administrativ bemærkning
Administrativt vil det være em fordel, at overlade anmeldelsespligten til en samlet enhed for hele
Grønland, hvis der kan oprettes en enhed med indsigten til at løfte denne opgave.
Forslag til Økonomiudvalgets indstilling:
- at Kommuneqarfik Sermersooq selvstændigt varetager anmeldelsespligten i
persondataloven
- at Kommuneqarfik Sermersooq indstiller til Datatilsynet, at Selvstyret opretter en enhed for
fællesanmeldelse for alle offentlige myndigheder i Grønland
- at komme med en kort indstilling
Løsningsforslag – faglig vurdering
Implementeringen af persondataloven medfører øgede udgifter til uddannelse af personalet,
oprettelse af nye kontrolforanstaltninger og nye procedure i forhold til at informere borgerne
omkring indhentelse af personoplysninger.
De ressourcemæssige konsekvenser kan minimeres ved at lovgivningen implementeres over en
længere periode og forvaltningerne gives en passende omstillingsperiode.
Persondataloven smidiggør udveksling af personoplysninger imellem myndighederne både internt i
Grønland og med eksterne myndigheder udenfor Grønland.
Økonomiske og ressourcemæssig vurdering
Kommuneqarfik Sermersooq vil i indkøringsfasen skulle investere ressourcer i uddannelse af
personalet, tilpasninger af it systemerne efter lovens forskrifter og procedure for indhentelse af
samtykke.
Modsat registerlovene er persondataloven bundet op på udviklingen indenfor god
databehandlingsskik og persondataloven skal fortolkes i lyset af dette.
I Europa har det i praksis vist sig vanskeligst, at efterleve reglerne omkring indhentelse af
samtykke og videregivelse af oplysninger til andre myndigheder. Manglende overholdelse af disse
regler kan medfører klagesager ved Datatilsynet og erstatningssager ved domstolene.
Lov grundlaget
Lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre (med senere ændringer)
Lov nr. 293 af 8. juni 1978 Lov om private registre m.v. (med senere ændringer)
Det videreforløb
Borgmestersekretariatet videreformidler høringssvaret til Digitaliseringsstyrelsen og offentliggør
høringssvaret inde på kommunens høringsportal under kommunens hjemmeside.
Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat
Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger.
Bilag
1. Høringsbrev
2. Udkast til anordning om ikrafttræden for Grønland om behandling af personoplysninger
3. Selvstyrets bemærkninger til lovforslaget
4. E-mail med afslag på forlængelse af høringsprocessen
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 14
Økonomiudvalget
05B Indkøbspolitik for Kommuneqarfik Sermersooq
Sermersooq’s grundtanke er indkøb med omtanke
Til beslutning
J.nr.: 06-04-01
Forvaltning – Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMS
Sagsresumé
I forbindelse med oprettelsen af Den Centrale Indkøbsfunktion, er den eksisterende Indkøbspolitik i
Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring, blevet gennemgået og tilpasset. Dette er gjort med
mindst mulig administration for øje. Herudover er Indkøbspolitikken blevet operationaliseret med
henblik på en egentlig ibrugtagelse i HELE kommunen.
Det er således formålet, at Indkøb af varer og tjenesteydelser til såvel drift som anlæg, skal foregå
så effektivt som muligt, ved at HELE kommunen skal ses som én kunde hos leverandørerne. Det
er samtidig formålet, at indkøb som udgangspunkt – og ud fra en helhedsbetragtning – skal
placeres lokalt.
Videreudviklingen af Indkøbspolitikken i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring, sker ved en
operationalisering og efterfølgende implementering. Der er blevet ansat en Strategisk Indkøber,
der er sket en tilpasning af indkøbspolitikken, der er udfærdiget en Strategi vedrørende indkøb for
Kommuneqarfik Sermersooq, ligesom der er udfærdiget Retningslinjer for Indkøb i Kommuneqarfik
Sermersooq.
Indstilling
Forvaltningen for Økonomi og Personale indstiller over for Økonomiudvalget:
- at Økonomiudvalget godkender bilag 11 i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring
- at Økonomiudvalget tager Strategi vedrørende Indkøb (bilag 2) til efterretning
- at Økonomiudvalget tager Retningslinjer for Indkøb (bilag 3) til efterretning
Sagsfremstilling
I forbindelse med oprettelsen af Den Centrale Indkøbsfunktion, er den eksisterende Indkøbspolitik i
Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring blevet gennemgået og tilpasset til den nuværende
organisering af funktionen. Dette er gjort med mindst mulig administration for øje. Herudover er
Indkøbspolitikken blevet operationaliseret med henblik på en egentlig ibrugtagelse i HELE
kommunen.
Det er således formålet, at indkøb af varer og tjenesteydelser til såvel drift som anlæg, skal foregå
så effektivt som muligt, ved at HELE kommunen skal ses som én kunde hos leverandørerne. Det
er samtidig formålet, at indkøb som udgangspunkt – og ud fra en helhedsbetragtning – skal
placeres lokalt. Dette skal ske ud fra forretningsmæssige kriterier såsom eksempelvis pris, kvalitet,
leveringsforhold og leveringsbetingelser.
Videreudviklingen af Indkøbspolitikken sker ved en operationalisering og efterfølgende
implementering. Der er blevet ansat en Strategisk Indkøber, der er udfærdiget en Strategi
vedrørende indkøb for Kommuneqarfik Sermersooq, ligesom der er udfærdiget Retningslinjer for
Indkøb i Kommuneqarfik Sermersooq.
Indkøbspolitikken er derved klar til fuldt ud at blive implementeret i HELE Kommuneqarfik
Sermersooq. Der skal nu foretages undersøgelser og analyser, med henblik på indgåelse af
centrale indkøbsaftaler, Servicekontrakter samt Rammeaftaler vedrørende indkøb og
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 15
Økonomiudvalget
serviceydelser, og herunder muligheden for øget konkurrenceudsættelser, gældende for HELE
kommunen.
Besparelsespotentialet ved øget konkurrenceudsættelser samt ved stordriftsfordele, vurderes på
baggrund af de indledende analyser, at ligge på 8-10 % på indkøb og udbud.
Den ledelsesmæssige opbakning er vital for opnåelse af succes på området. I
implementeringsfasen er det således vigtigt, at ledelsen fuldt ud bakker den Strategiske Indkøber
op, for derved at kunne opnå den kultur- og adfærdsændring der må ske i forsøget på at indhøste
besparelserne.
Implementeringsfasen skal derfor nødvendigvis ses som en investering, hvor der skal bruges tid og
ressourcer, på en ordentlig og kvalitativ indføring i politik, strategi og retningslinjer. Som følge heraf
vil der fra den Strategiske Indkøber ske løbende kontrol af de foretagne dispositioner på
indkøbs/udbuds-området.
Herefter skal der minimum ske en årlig opfølgning af politik, strategi og retningslinjer, med
tilpasninger, såfremt dette findes nødvendigt.
Som en del af implementeringen skal der udpeges et antal Brugergrupper, henholdsvis for
Illoqqortoormiut, Tasiilaq, Paamiut og Nuuk.
Samtidig skal der på baggrund af en konkret vurdering udpeges et antal ”decentrale indkøbere”,
der som udgangspunkt skal være de budgetansvarlige eller udpeget af disse.
Løsningsforslag – faglig vurdering
Alle service- og indkøbsområder i Kommuneqarfik Sermersooq skal gennemgås. Derfor anbefales
det, at 2015 for Nuuk, og 2016 for Paamiut, Tasiilaq og Illoqqortoormiut, bruges på at
implementere indkøbspolitikken og herunder gennemgå og videreudvikle indkøbs- og
udbudsområdet, med henblik på at indhøste besparingspotentialet ved konkurrenceudsættelse og
stordriftsfordele.
Økonomisk og ressourcemæssig vurdering
I løbet af efteråret 2015 forventes foretaget en inspirationsrejse til Danmark. Denne lægges
sammen med en i forvejen planlagt seminardeltagelse vedrørende kommunens forsikringer.
Derudover forventes Paamiut, Tasiilaq og Illoqqortoormiut besøgt primo 2016 og igen medio 2016
med henblik på implementering og efterfølgende opfølgning af implementeringen af tiltagende på
Indkøbs-/udbudsområdet.
Det vurderede besparelsespotentiale på 8-10 % vil kunne indhøstes efter fuld implementering fra
2017.
Lovgrundlag og rammesættende dokumenter
Kommunalbestyrelsesbeslutning af 29. august 2014.
Det videre forløb
Efter godkendelse af sagen, vil Den Centrale Indkøbsfunktion påbegynde arbejdet med etablering
af Brugergrupper, først i Nuuk og efterfølgende i Paamiut, Tasiilaq og Illoqqortoormiut.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Økonomiudvalget
Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat
Økonomisk sekretariat anbefaler indstillingen.
Bilag
1. Indkøbspolitik, Bilag 11 i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring
2. Strategi vedrørende indkøb, Kommuneqarfik Sermersooq
3. Retningslinjer for Indkøb i Kommuneqarfik Sermersooq
Side | 16
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 17
Økonomiudvalget
05C ERP Projekt Pisariillisaaneq
Til beslutning
J.nr.: 06.04.01
Økonomi og Personaleservice – direktør Lars Møller-Sørensen / LMS
Sagsresumé
Kommuneqarfik Sermersooq har deltaget i ERP Projektet, der netop har afsluttet en analysefase,
og skal fortsætte med en decideret anskaffelsesfase. Der henstilles i denne sagsfremstilling til at
godkende den videre deltagelse i projektet, med dertilhørende interne ressourcer og deres
prioritering af arbejdet med et nyt ERP system til Kommuneqarfik Sermersooq, i samarbejde med
Digitaliseringsstyrelsen, Selvstyret og de andre kommuner i Grønland.
Indstilling
Økonomi og Personaleservice indstiller overfor Økonomiudvalget:
- at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning
Sagsfremstilling
Baggrund:
Projektet har sit udspring i ambitionerne fra Strukturreformen, der i 2005 anbefalede:
•
En fælles platform for alle offentlige systemer
•
Fælles standarder og rammer for kommende offentlige IT projekter
•
Et sammenhængende administrativt system for hele den offentlige sektor
•
Fælles standarder for programmer
Projektet er initieret i et samarbejde mellem kommunerne, KANUKOKA og Grønlands Selvstyre i
forsøget på at samle de offentlige kræfter om rammerne for fælles økonomistyring og fælles
ledelsesinformation. Pisariillisaaneq er meget mere end et it-projekt, idet konsekvenserne af
implementeringen vil kræve meget af de enkelte organisationer særligt i forhold til ledelsesmæssig
vedholdenhed og opbakning. Pisariillisaaneq-projektet skal derfor ses mere som et
organisationsprojekt end et it-projekt.
Baggrunden for projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre af, at der med
de nuværende systemer er en række udfordringer jf. projektkommissoriet.
• Svært at få tilstrækkelig og relevant ledelsesinformation,
• Data- og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende,
• Mange af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning,
• Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde,
• Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og
dokumentationsniveau,
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 18
Økonomiudvalget
• Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over
sammenhænge dvs. mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og
anskaffelser af nye separate systemer
Siden sin opstart i 2011 har projektet været i et konstant og fremadrettet forløb under behørig
hensynstagen til de mange interessenter. Projektet har gennemført en detaljeret og omfattende
idé- og analysefase, og står overfor en anskaffelsesfase, hvor ét fælles standardsystem er valgt.
Status Q2 2015
Status
Ide
Analyse
Anskaffelse
Gennemførelse
Realisering
Ved at afslutte Analysefase med en beslutning om at arbejde videre med Microsoft Dynamics
AX2012, følger naturligt igangsættelse af Anskaffelsesfasen, der har som mål at 1) at udarbejde
udbudsmaterialet, og 2) at gennemføre udbuddet.
Styregruppen har i efteråret 2014 gennemført en prækvalifikation og udbud efter gældende
lovgivning med bistand fra Den Centrale Indkøbsafdeling i Selvstyret.
Den 5. december 2014 indgik ERP-styregruppen i Grønland og EG A/S en aftale om at
gennemføre en Afklaringsfase. Aftalen udløb den 12. juni 2015.
Nu forestår en opsamling/dokumentationsfase, hvorefter anskaffelsesfasen skal iværksættes, med
et endelig mål for færdig implementering i udgangen af 2016/start 2017.
Det Videre forløb
De næste faser i arbejdet er et endeligt valg af leverandør af det valgte system, AX 2012, i en
decideret udbudsrunde.
Der skal i den forbindelse også arbejdes med kortlægning af de sidste økonomiske workflows på
tværs af kommuner og selvstyret. Herefter skal løsningen gennemføres (implementeres, med en
forventning om at kunne realisere de mange økonomiske og tidsmæssige gevinster allerede fra
2017 (Si bilag vedr. Business Case for ERP projektet).
Det forventes at Kommuneqarfik Sermersooq skal stille med de samme ressourcer der har
deltaget i analysefasen henover efteråret, med en involvering af kommunens IT funktion. når
løsningen skal gennemføres, i kommunens eget regi.
Anmodning
Økonomi og personale service henstiller til at Økonomi udvalget godkender den videre deltagelse i
projektet.
Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat
Økonomisk sekretariat anbefaler at Kommuneqarfik Sermersooq træffer endelig beslutning om at
overgå til nyt fælles-offentlig ERP-system i samarbejde med Grønlands Selvstyre og de øvrige
kommuner som ønsker at gå med.
Bilag
1. ERP Business Case
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 19
Økonomiudvalget
05D Ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A til Nuuk Oil aps,
Nuuk
Til beslutning
J.nr.:70.06.00
Borgmestersekretariatet - administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL
Sagsresumé
Nuuk Oil har ansøgt om type A alkoholbevilling. Bevillingen ønskes ved udstedt til Nuuk Oil aps
ved Bodil Høegh. Den nye bevilling gælder fra 1. september 2015 til 1. september 2018.
Indstilling
Borgmestersekretariatet indstiller overfor Økonomiudvalget:
- at Økonomiudvalget tildeler følgende alkoholbevilling til Nuuk Oil aps. ved administrerende
direktør Bodil Høegh:
-
Type A bevilling til salg af stærke og svage drikke
Sagsfremstilling
Kommuneqarfik Sermersooq har den 11. juli 2015 modtaget en førstegangs ansøgning om tildeling
af alkoholbevilling type A bevilling til salg af stærke og svage drikke ved Nuuk Oil aps, Nuuk.
Der er tale om en førstegangs ansøger.
Løsningsforslag – faglig vurdering
Brandmyndighederne har besigtiget stedet og har ingen bemærkninger. Politiet har ikke modtaget
klager eller bemærkninger på det nævnte sted, idet de ikke tidligere har haft en alkoholbevilling.
Borgmestersekretariatet vurderer derfor, at Nuuk Oil aps ved Bodil Høegh lever op til kravene for
fornyelse af alkoholbevilling.
Borgmestersekretariatet udarbejder 2 gange om året en oversigt over samtlige bevillinger. Den
seneste oversigt viste, at der var 91 alkoholbevillinger i Kommuneqarfik Sermersooq, hvoraf de 65
er tildelt i Nuuk. Dermed vil en udstedelse af denne alkoholbevilling føre til en forøgelse af den
samlede mængde bevillinger.
Ved tildelingen af alkoholbevillinger i forbindelse med udskænkning har kommunalbestyrelsen vide
rammer, jf. orientering til kommunalbestyrelsen d. 25. oktober 2011:
Lovens forarbejder beskriver, hvornår kommunalbestyrelsen som udgangspunkt skal meddele
afslag:
- Kantiner på arbejdspladser skal være alkoholfrie
- Medborgerhuse skal være alkoholfrie
- Cafeterier, kaffe- og grillbarer og lignende udskænkningssteder bør ikke kunne sælge
stærke drikke. Men kommunalbestyrelsen kan beslutte at give disse
udskænkningssteder mulighed for at udskænke svage drikke.
Lovens forarbejder beskriver også, hvornår kommunalbestyrelsen på legal vis kan fravige den
forvaltningsretlige lighedsgrundsætning:
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 20
Økonomiudvalget
-
Kommunalbestyrelsen kan ud fra byplanmæssige betragtninger meddele afslag til nye
udskænkningssteder i egentlige beboelsesområder
I områder med mange udskænkningssteder kan kommunalbestyrelsen meddele afslag,
hvis det f.eks. kan frygtes, at et nyt udskænkningssted vil øge konkurrencen mellem
bevillingshaverne og føre til hård udskænkning
I andre situationer skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning på grundlag af
sammenhængende samfundsmæssige betragtninger, som er egnede til at fremme
ædrueligheden:
- Kommunalbestyrelsen kan f.eks. meddele afslag ud fra sociale betragtninger, når der er
tale om et udskænkningssted, som er beliggende tæt ved sportshaller og lignende
steder, som søges af unge mennesker
Økonomisk og ressourcemæssig vurdering
Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige omkostninger for Kommuneqarfik Sermersooq
Lovgrundlag og rammesættende dokumenter
Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og
udskænkning af alkoholiske drikke
Bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller
servicering af stærke drikke
Bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger
Det videre forløb
Ved økonomiudvalgets godkendelse Nuuk Oil aps og Bodil Høegh alkoholbevillingen i henhold til
gældende regler og procedurer. Borgmestersekretariatet står for administrationen af
alkoholbevillinger.
Ved økonomiudvalgets afslag meddeler Borgmestersekretariatet den politiske beslutning til
ansøger.
Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat
Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger.
Bilag
Ingen.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 21
Økonomiudvalget
6. Sager til Kommunalbestyrelsen
06A Halvårsregnskab inklusiv status på mulighedskataloget 2015
Til beslutning
J.nr. 06.03.01
Økonomi og Personaleservice – direktør Lars Møller Sørensen / LMS
Borgmestersekretariatet – adm. Steffen Ulrich-Lynge / STUL
Børn, Familie og skole – direktør Søren Valbak / SVAL
Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv – direktør Grethe Nielsen / GRNI
Anlæg og Miljø – direktør Mike Kristiansen / MJKR
Fællesservice – direktør Marie Fleischer / MFLE
Eftersendes.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 22
Økonomiudvalget
06B Tillægsbevilling – og omrokeringsindstilling 2. kvartal 2015
Til beslutning
J.nr. 06.03.01
Økonomi og Personaleservice – direktør Lars Møller Sørensen / LMS
Borgmestersekretariatet – adm. Steffen Ulrich-Lynge / STUL
Børn, Familie og skole – direktør Søren Valbak / SVAL
Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv – direktør Grethe Nielsen / GRNI
Anlæg og Miljø – direktør Mike Kristiansen / MJKR
Fællesservice – direktør Marie Fleischer / MFLE
Eftersendes.
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Side | 23
Økonomiudvalget
7. Lukkede punkter
07A Leje af 24 boliger – ”Brøndum Hus”, B-4036, Kujallerpaat 24, 3900
Nuuk
Leje med forkøbsret
Til beslutning
J.nr.: 32.01.01
Borgmestersekretariatet - administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL
Forvaltning – Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMS
Dato: 13. august 2015
KOMMUNEQARFIK SERMERSOOQ
Økonomiudvalget
8. Eventuelt
9. Godkendelse af referat
Side | 24