Implementering af Bookplan i Region Nordjylland
Susanne Skeem
Projektleder RN
Lena H. Malmberg Implementeringsansvarlig projektleder RN
Capgemini Sogeti - Århus 21.maj 2015
Agenda
•
•
•
•
•
•
Nyt bookingsystem i Region Nordjylland
Organisering
Standardisering
Implementering
• Strategien for implementering
• Implementeringsmodel
• Planlægning af implementering
• Support
• Løbende forbedringer
Dybde og breddeimplementering
Opsamling og erfaringer
Region Nordjylland - januar 2015
12.766 fuldtids medarbejdere
1744 sengepladser
120.000 indlæggelser og udskrivninger årligt
120.000 operationer årligt
850.000 ambulante besøg årligt
Forventede gevinster
•
•
•
•
Fremme samarbejde samt udnytte kapacitet og ressourcer – også på
tværs af hospitaler/sygehuse, afsnit og klinikker.
Minimere ventetider for patienter og sundhedsfagligt personale.
Patient empowerment:
• EAR med visning af ventetider i ambulatoriet.
• Patienterne kan via webbooking se sine aftaler med regionens
sygehuse, selv booke eller ændre udvalgte tider.
Nyt klinisk bookingsystem til RN
Klargøring
Udbudsproces
valg af
system
Udarbejde
kravspecifikation
og usecases
Afklaring
Implementering
Standardisering
2009
Okt.
2012
April
2013
Okt.
2013
Aug.
2014
Juni 2015
Overordnet tidsplan for leverance og implementering af Bookplan
2013
K2
2014
K3
K4
K1
K2
2015
K3
K4
K1
Implementeringsfase
Teknik spor
Aalborg Sygehus
Test+Uddanelse
Produktion
Afklaring funktionalitet
Pakkeforløb
Integrationsspor
Test
Sygehus Vendsyssel
Test - kvalitetssikring
Kvalitetssikring
Sygehus Himmerland
Systemtilpasning - integrationer
Impl
Organisatorisk/implementering
Sygehus Thy-Mors
Undervisning
Psykiatrien
OP 1
DP1
OP 2
DP 2
K2
Beslutningsproces - standardisering og implementering
Organ
Strategi for
standarder
Standardiserings
områder
Standarder
Strategi for
implementering
UD
Beslutter
strategi
KITA
styregruppe
Godkender
oplæg
Beslutter
Godkender
strategi
Klinikforum
Vurderer oplæg
Vurderer oplæg
Vurderer oplæg
Operationel
styregruppe
Vurderer oplæg
Vurderer oplæg
Projektledelse
Udarbejder
oplæg
Beslutter
strategi
Beslutter
Godkender
oplæg
Vurderer oplæg
Udarbejder
oplæg
Referencegruppe
Høres
Høres
Delreferencegruppe
Udarbejder
oplæg
Udarbejder
oplæg
Bookplan med integrationer
Digital post
Lokal
netværksprint
Fjern print
Breve / bilag
Booking
Aftaler og
fremmøde
CAVE
Booking
overføres til
Booking
overføres til
ressourcens
kalender
Henvisninger / kontakter
CPR
Roller/rettigheder
SMS
Standardisering
Region Nordjylland har 4 sygehusenheder
- booking fungerer som ét sygehus
Aalborg
Universitetshospital
Sygehus Vendsyssel
Vendsyssel
Aalborg
Sygehus Thy-Mors
Psykiatri
Thy-Mors
Psykiatri
Standardisering - princip
•
At gøre alle ting
•
•
•
på den samme måde
på alle sygehusene
i alle klinikker
•
At gøre fælles ting
•
•
•
på den samme måde
på alle sygehusene
i de fleste klinikker
%
Implementering
Strategien for implementering af Bookplan
Implementering skal gennemføres fra august 2014 til juni 2015
Implementeringen gælder alle hospitaler i regionen – herunder alle
operationsafsnit, specialeafsnit (herunder Røntgen) og ambulatorier inklusiv
webbooking
Implementeringen skal ske parallelt ud fra en overordnet implementeringsplan
Implementeringen tager udgangspunkt i tværgående standardisering
Organisationsdiagram for Bookplan implementering
Udvidet Direktion
Styregruppe for den Kliniske IT arbejdsplads
Den Operationelle Styregruppe
Koncern IT Projektleder
Koncern IT delprojektleder
+
Sygehus IT projektledere 4
STM 4 fra klinikken
Alb 13 fra klinikken
SVE 8 fra klinikken
Implementeringsansvarlig fra
leverandør
PSYK ingen fra klinikken
Implementeringsorganisation
Klinikledelse/
afsnit
Bruger- og Impl. org. 1
Bruger- og Impl. org. 7
Impl.
gruppe
OP
Impl.
gruppe
OP
Impl.
gruppe
KIR
Impl.
gruppe
KIR
Bruger- og Impl. org. 1
Bruger- og Impl. org. 5
Oprettede brugere i RN - 11.600
Forventede aktive brugere i Bookplan 5500
Samtidige brugere 817 indtil nu.
Planlægning af implementering
Projektgruppen (pl sygehusene, pl Koncern IT, Capgemini Sogeti ad
hoc)
• Fælles implementeringsdrejebog
• Implementeringsplan for hvert sygehus (Fokus på tværgående
afhængigheder og parallel implementering)
• Planlægning af Capgemini Sogetis deltagelse i implementeringen lokalt
Koncern IT og Capgemini Sogeti
• Grundopsætning af Bookplan med udgangspunkt i standardisering
• Uddannelsesprogram for implementeringskonsulenterne
• Metodekatalog (Undervisnings- og implementeringsmateriale)
Koncern IT og implementeringskonsulenter sygehusene
• Fælles uddannelsesmateriale baseret på Herskins metode
Generisk implementeringsdrejebog
Aktiviteter i 8-11 ugers implementering
Tid
Formøde med afsnits-/klinikledelse
Aftaler og plan bringes på plads. Drejebog gennemgås
2-4 timer
Dataindsamling til 1 opsætning samt kortlægning af nuværende arbejdsgange
1 dag
Superbrugerkursus – implementeringsgruppen deltager og kommende
arbejdsgange drøftes
2 dage
Møde vedr. beslutning af kommende arbejdsgange
1 dag
1. Workshop - opsætning
1 dag ….Opfølgning i
eget afsnit
2. Workshop – opsætning
(3-4 Workshop afhængig af størrelse på implementering)
1 dag ….Opfølgning i
eget afsnit
Afprøvning af systemopsætning og opfølgning
2 dage
Slutbrugerundervisning
4-6 timer
Inddatering af fremtidige aftaler fra nuværende bookingsystem
Antal besøg X 1-1½
minut
Driftsstart og support
Anvendelsessupport i
afdelingen 2-3 dage
Opfølgningsmøde
2-4 timer
Grundopsætning med afsæt i standardisering for RN
Excel ark pr spor til indlæsning af grunddata + dokument
vedrørende grundlæggende opsætning i Bookplan
Navngivning:
Opgaver
Afdelinger
Ressourcer
Opgavetyper
Henvisnings kriterier
Opgavetyper samt kobling til Artskode
i PAS
Breve
Chat
Andet:
Søgeprioriteter på opgaver
Administrativ og klinisk bemærk.
Farver til afviklingsstatusser
Afviklingsstatusser
Lister
Programindstillinger
Retningslinjer for SMS med
Grundskabelon og nød SMS
Standard brevskabelon
Uddannelsesprogram for implementeringskonsulenterne
8 dages uddannelsesprogram april – august 2014
3 dage v/ Capgemini Sogeti Anvendelse og opsætning af Bookplan
2 dage v/ Herskin
IT-Pædagogik med udgangspunkt i Bookplan
undervisningsmaterialet – lektionsplaner ne
1 dag v/ Koncern IT
Integrationer - PAS, RIS, Cave, Canon,
NemSMS, brugeroprettelse
1 dag v/ Koncern IT,
eksterne i RN, Capgemini
Sogeti
Gennemgang af metodekatalog
Redskab til arbejdsgangsanalyse
Gennemgang af grundopsætning
1 dag v/ Koncern IT,
Capgemini Sogeti
Opsamling samt resterende Bookplan
funktionalitet
Løbende forbedringer under implementeringen
•
•
•
Fokus: Forbedring af implementering undervejs
Enkel elektronisk spørgeskemaundersøgelse til superbrugere og
slutbrugere umiddelbart efter implementeringsforløb i 3 rul
Anbefalinger/justeringer
• Det er vigtigt at afdelingsledelserne involveres i god tid om
forestående implementering
• Studiebesøg på tværs af specialer og sygehuse anbefales
• Differentiering i undervisning således at indhold og opgaver relateres
til hver faggruppe hvis ikke faggrupper opdeles
• Indsats for implementering af huskesedler og on-line hjælp i Bookplan
•
Opjustering af Koncern IT support
Dybde og bredde implementering opfølgning
Overordnede strategiske gevinster ved nyt bookingsystem
Kapacitet
• Tværgående booking giver bedre
ressourceudnyttelse på tværs af sygehusene,
hvilket medfører øget produktivitet og færre
udgifter til patientbehandling i øvrige regioner og
på privathospitaler.
Patientsikkerhed
• Tværgående booking giver bedre mulighed for
indfrielse af behandlingsgaranti til gavn for
patientsikkerheden.
Patient
Empowerment
• Patienters mulighed for selv at booke udvalgte
tider vil øge ’patient empowerment’ – patienters
ejerskab. Det forventes, at selvbooking vil give
færre udeblivelser.
Dybde og bredde implementering – pilotprojekterne
RSI webbooking
• Åben røntgen ambulatorium i Hjørring og Frederikshavn. (Marts – maj
2015)
• Booker udvalgte røntgenundersøgelser, henvist fra egen læge
Webbooking
• Jordmodercentret i Aalborg. (Juni – december 2015)
• Gravide i normalgruppe kan ændre tider (enkelte kan booke)
Booking på tværs
• Gynækologi Thisted, Hjørring, Frederikshavn og Aalborg (Juni –
december 2015)
• Udvalgte standardiserede aktiviteter udbydes på tværs
Opsamling og erfaringer
•
•
•
•
•
•
•
•
Tidsplan – Når vi implementeringen?
Implementeringsstrategi herunder organisering af
implementeringskonsulenterne
Operationel styregruppe
Standardisering
Referencegruppe
Evaluering
Transition og forankring
Udvikling af Bookplan – klinikkens behov
Resume
•
•
•
•
•
•
Nyt bookingsystem i Region Nordjylland
Organisering
Standardisering
Implementering
• Strategien for implementering
• Implementeringsmodel
• Planlægning af implementering
• Support
• Løbende forbedringer
Dybde og breddeimplementering
Opsamling og erfaringer
Spørgsmål