Velkommen til Indkøb & Udbud Indkøbscenteret i Aarhus Kommune Med fokus på: Contract Management Den politiske dagsorden 1 Bidrag til kommunens omdømme • • • • • Udbytte for borgerne Lovgivning Byrådets beslutninger inklusive Indkøbspolitik Miljø, Energi, Arbejdsmiljø Samfundsansvar (CSR) 2 Bidrag til den samlede økonomi • • • Indkøb og levering Anvendelse, vedligeholdelse og oplæring Bortskaffelse, genbrug og opbrug (upcycling) Indkøb & Udbud i tal og grafik 326.676 Borgere er slutbrugere af vores aftaler 28.281 Medarbejdere er med til at sikre, at der købes ind med omtanke 300 Indkøbsansvarlige sikrer, at der købes ind med omtanke i dagligdagen 7,8 milliarder Kroner om året Medarbejdere i Indkøb & Udbud sikrer, at det hænger sammen 650.000 Fakturaer om året 738 Indkøbsaftaler 709 Leveringsadresser 22 SKI aftaler Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb Indkøb & Udbud aftaler KomUdbud aftaler Byrådet Aftaler lavet af andre i Aarhus Kommune The animation automatically begins. Styring af indkøbsoplevelser Strategiske indkøb Udbudsplan Gennemførelse af udbud Contract Management Gode kundeoplevelser Hvornår er godt godt i Contract Management? Implementering Aftale Hvordan skal vi modtage det for kunne gøre det godt? Jeg vil gerne give dig det, du ønsker dig. Hvad ønsker du dig egentlig? Drift Hvordan skal vi modtage det for kunne gøre det godt? Udfasning Hvordan skal vi modtage det for kunne gøre det godt? Jeg ved, hvad jeg ønsker mig, når jeg ser det! Udfordringer i udfasning og drift Drift Udfasning • Hvordan får vi en effektiv drift? • Hurtig respons • Leverandøren skal være problemløser • Kvalitetssikring – reducerer tidsspilde på begge sider af bordet • Udviklingsvillighed – hvordan kan vi sammen blive bedre/endnu bedre? • • • • • • Ens service i hele kontraktperioden, fra start til slut Hvordan får vi mere af det der virker, og mindre af det der ikke virker? Hvordan får vi reduceret vores bøvl? Samarbejdsvillighed i forhold til det kommende udbud Udviklingsparathed i forhold til det kommende udbud (nu er der høstet rigtig mange erfaringer hos leverandøren, kan vi omsætte noget af dette, og høste gevinst i forbindelse med det nye udbud)? Bidrage med viden – hvordan får vi en god ny aftalestart? Hvad skal der til? Godt i gang er halvt fuldendt Godt fra start • Hvordan kommer vi bedst fra start (aftalestart)? • Hvad skal leverandøren levere? Konverteringslister, sortimentslister • Opstartsmøde – dialog forud for implementering Den løbende styring - Statusmøder med opfølgning på leverancer, kvalitet, lev.tid, log funktioner - Genforhandling I god tid - Kommunikationsplan & Implementeringsplan for nye kontrakter - intern opfølgning - Udarbejde strategier og procesvejledninger Samarbejdsrelationer mellem Udbud og CM - Roller og ansvar - Opsamling og forretningsgang - Fælles platform for værktøjer og standarder Controlling - Standardværktøjer på indkøbsdata - KPIer på de enkelte kontrakter: Compliance, e-handelsgrad Kontrakter - Ensartethed og brugervenlighed - Automatiske notifikationer for frister, dataopsamling og udløb - Standardmateriale, kontraktskabeloner Udvikling af modenhed i Indkøb og Udbud Ad hoc Professionel organisering Centralt Decentralt Koordinering Teknisk understøttelse Indkøbssystem Målrettet kommunikation Markedsføring Systematisk opfølgning Målstyring Indkøbsproces Ledelsesinformation Adfærdsstyring Kontraktstyring Leverandørstyring Udgiftsstyring Operationsstyring Genbrug Standardisering Løbende forbedringer Systematisk udvikling Dagorden Trin i organisatorisk procesmodenhed Statistik Udvidet statistik Strukturer og systemer Effektive processer Roadmap for opbygning af modenhed Roadmap for integration af mål og visioner Mål og visioner i politikker og strategier Det er så yndigt at følges ad Fase 4 Gensidig forretningsudvikling Fase 3 Systematisk udvikling Fase 1: Standardisering hos os Fase 2 Løbende forbedring og systemudvikling Systematisk udvikling hos leverandører Løbende forbedringer og systemudvikling hos leverandører Standardisering hos leverandører Fra gensidig kontrol til gensidig forretningsudvikling VÆRKTØJER DER BINDER PROCESSERNE SAMMEN Vi skal være modne!..... og Leverandørene skal være modne! Udvidet forretningsmodel Kortlægning af udbudsforretninger Implementeringsmodellen Fastlæg de ønskede resultater i forretningssprog Design hele oplevelsen Ny kontrakt Introducer direkte anvendelige, ideer, værktøjer og arbejdsmetoder Lancering af kontrakt Led opbygning af kompetence og kapacitet Dokumenter resultaterne løbende Sørg for løbende feedback og justering Sørg for træning med adgang til support Generel opfølgning Generel opfølgning Individuel opfølgning Tak fordi I lyttede Spørgsmål?