1. No category

Prækvalifikationsbetingelser
Begrænset EU-udbud af merchandise,
profilbeklædning og julegaver til University
College Nordjylland (UCN)
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 1 af 9
1
Indledning
Nærværende prækvalifikation og efterfølgende udbud vedrører anskaffelse af merchandise,
profilbeklædning og julegaver til University College Nordjylland (herefter benævnt Ordregiver).
Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.
2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige
vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter
(Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige
vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S 210380900, der kan findes på http://ted.europa.eu.
2
Ordregiver
Den ordregivende myndighed er:
University College Nordjylland
Selma Lagerløfs Vej 2
9220 Aalborg Øst
Tlf. 72 69 00 00
[email protected]
www.ucn.dk
Spørgsmål mv., skal rettes til Ordregivers rådgiver på udbuddet:
Tolstrup & Hvilsted
Att.: Mathias Grøn
Myntevej 3
8920 Randers NV
E-mail: [email protected]
3
Prækvalifikationsmateriale
Prækvalifikationsmaterialet består af følgende dokumenter:

Nærværende prækvalifikationsbetingelser

Bilag 1 – Tro og love erklæring
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 2 af 9
4

Bilag 2 – Udvælgelseskriterier

Bilag 3 – Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer

Bilag 4 – Konsortieerklæring
Kort beskrivelse af udbuddet
Udbuddet omfatter Ordregivers løbende indkøb af merchandise, profilbeklædning og julegaver. Med
merchandise forstås (ikke udtømmende oplistning):







Konfekture med logo
Vand med logo
Tasker med logo
Skriveredskaber med logo
Gadget med logo
Krus/beholdere med logo
Keyhangers med logo
Med profilbeklædning forstås (ikke udtømmende oplistning):









Jakker med logo
Softshells med logo
Hættetrøjer med logo
Løbejakker med logo
Løbeveste med logo
Løbetights med logo
T-shirt med logo
Polo t-shirts med logo
Dunveste med logo
Med julegaver forstås (ikke udtømmende oplistning):


Oplevelsesgaver, eks. weekendophold, gastronomiske oplevelser mv.
Fysiske gaver, eks. interiør, personlige gaver, elektronik, køkken/food mv.
Ordregiver agter at indgå rammeaftale med én leverandør om levering af merchandise, profilbeklædning og
julegaver. Rammeaftalen forudsættes indgået for en periode på 2 år fra 01.04.2016 med mulighed for
forlængelse i 2 x 12 måneder. Det skal bemærkes, at rammeaftalen ikke omfatter julegaver for 2015.
Bestillingerne på rammeaftalerne forventes både at blive afgivet som små og større ordrer.
Det årlige estimerede forbrug forventes i rammeaftaleperioden at udgøre DKK. 1.200.000, der skønnes til at
fordele sig med DKK. 800.000 på merchandise og profilbeklædning samt DKK. 400.000 på julegaver.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 3 af 9
Forbruget er opgjort på baggrund af historiske data samt forventninger til fremtidigt forbrug, og er som
følge heraf ikke forpligtende for Ordregiver.
4.1
Bestillingsportal
Der vil i udbuddet blive stillet et ufravigeligt krav om, at leverandøren kan stille en kundetilpasset
elektronisk bestillingsportal til rådighed, hvorfor ansøgere der ikke mener at kunne opfylde et sådan krav
opfordres til ikke at ansøge om prækvalifikation.
4.2
Lagerføring
Der vil i udbuddet blive stillet ufravigeligt krav om, at leverandøren forestår lagerføring indenfor et
standard sortiment med baggrund i nedenstående præproducerede artikler, hvorfor ansøgere der ikke
mener at kunne opfylde et sådan krav opfordres til ikke at ansøge om prækvalifikation.
4.3

Bolcher

Kaffechokolade

Pastiller

Kuglepenne

Blyanter

Pennesæt

Shoppingbags

Tasker

USB-stick

Keyhangers
Lagerstyring af vand med logo
Der vil i udbuddet blive stillet ufravigeligt krav om, at leverandøren forestår lagerstyring af vand med logo
placeret på Ordregivers egne lagerfaciliteter.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 4 af 9
5
Proces
5.1
Vejledende tidsplan
Prækvalifikation og efterfølgende udbud gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:
Tidspunkt
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED
26.10.2015
Fase
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til 12.11.2015, kl. 12.00
prækvalifikation
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål
20.11.2015
Ansøgningsfrist
26.11.2015, kl. 12.00
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til 19.01.2016, kl. 12.00
udbudsbetingelserne
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål
27.01.2016
Tilbudsfrist
02.02.2016, kl. 12.00
Forventet udsendelse af underretning og Uge 8, 2016
standstill-periode
Forventet indgåelse af rammeaftale
Uge 10, 2016
Indledende implementering
Uge 10 – 12, 2016
Rammeaftalestart
01.04.2016
5.1.1
2. Udbudsforløb for de prækvalificerede ansøgere
Fremsendelse af underretning angående 11.12.2015
prækvalifikation, herunder fremsendelse
af udbudsbetingelser til de udvalgte
ansøgere
1. Prækvalifikation
Aktivitet
Spørgsmål til prækvalifikationen
Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til
prækvalifikationsbetingelserne.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsbetingelserne bedes stillet skriftligt og skal
rettes pr. e-mail til [email protected], med emnet: "Spørgsmål – Prækvalifikation på udbud af merchandise,
profilbeklædning og julegaver til UCN” senest den 12.11.2015, kl. 12.00.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 5 af 9
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af
ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets
karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden
ansøgningsfristen udløb.
Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret.
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på
Ordregivers hjemmeside på adressen http://www.ucn.dk/udbud.
Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.
5.1.2
Underretning
Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive
underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen.
6
6.1
Ansøgning om prækvalifikation
Indhold
Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt ansøgningen. Ansøgere som helt eller delvist undlader
at vedlægge den angivne dokumentation risikerer at blive afvist.
Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående dokumentation kan blive ændret i forbindelse
med spørgsmål & svar, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer.
A. Ansøgers personlige forhold:
 Oplysninger om ansøgers identitet (ansøgers fulde navn og CVR-nummer) samt anført
kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. (Udfyldes i Bilag 2).
 Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang ansøger har ubetalt,
forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj
1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. (Fortrykt formular er vedlagt som Bilag
1.)
B. Økonomisk og finansiel formåen:
 I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin
virksomhed, oplysninger om ansøgers
1.
2.
samlede omsætning og
egenkapital
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 6 af 9
i de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
Ansøger indsætter selv de pågældende regnskabsår. (Oplysningerne udfyldes i Bilag 2).
C. Teknisk og/eller faglig formåen:
 Referenceliste over de 5 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de
sidste tre (3) år. På denne liste bedes anført
1. kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne,
2. beskrivelse af referencen og
3. referencens værdi
(Oplysningerne udfyldes i Bilag 2).
Der bør udvælges referencer, der er relevante for den udbudte opgave. Referencerne bedes
være beskrevet uddybende. Med sammenlignelige opgaver forstår Ordregiver levering af
merchandise, profilbeklædning og julegaver til offentlige/private kunder, herunder både fra
små bestillinger til større leverancer samt løbende information til kunden om nye
produkter/trends i markedet.
Bemærk! Såfremt der afleveres flere end 5 referencer vil alene de første 5 referencer blive
vurderet. Mangler en eller flere af referencerne det udbedte indhold, vil dette kunne komme
ansøgeren til skade ved vurderingen.

6.1.1
En beskrivelse af de foranstaltninger, som ansøgeren (leverandøren) har truffet til sikring af
kvaliteten af de leverede varer. Herved forstås ansøgers egen/interne kvalitetskontrol og
styring af egne processer samt ansøgers procedurer for sikring af kvaliteten af de bestilte varer.
(Udfyldes i Bilag 2)
Underleverandører
Såfremt ansøger vil basere sig på eventuelle underleverandørers formåen, skal der til ansøgningen,
vedlægges en underskrevet erklæring, som er juridisk bindende for ansøger og underleverandør. (Ansøger
bedes anvende erklæringsskabelonen i Bilag 3).
Endvidere bedes afsnit 5.1, pkt. A (Ansøgers personlige forhold) besvares af både ansøger og
underleverandør, ligesom afsnit 5.1 pkt. B (Økonomisk og finansiel formåen) og pkt. C (Teknisk og/eller
faglig formåen) bedes besvaret af underleverandøren for så vidt angår de forhold, hvor ansøger baserer sig
på dennes formåen. Der må maksimalt afleveres 5 referencer samlet for ansøger og underleverandør –
eksempelvis 3 fra ansøger og 2 fra underleverandør.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 7 af 9
6.1.2
Konsortier
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afsnit 5.1 pkt. A (Ansøgers personlige
forhold), pkt. B (Økonomisk og finansiel formåen) og pkt. C (Teknisk og/eller faglig formåen) gives for hver
deltager i konsortiet. I henseende til afsnit 5.1 pkt. B (Økonomisk og finansiel formåen) og pkt. C (Teknisk
og/eller faglig formåen) vil det være konsortiets samlede egnethed, der vurderes, hvorfor der alene må
afleveres 5 referencer for hele konsortiet. Endvidere skal det af ansøgningen fremgå, med hvilken
virksomhed Ordregiver kan føre afklarende drøftelser (primær kontaktperson). (Benyt venligst
konsortieerklæringen i Bilag 4).
7
Valg mellem flere kvalificerede ansøgere
Blandt de prækvalifikationsansøgere som opfylder ovenstående dokumentationskrav i afsnit 6, udvælges på
et objektivt og sagligt grundlag minimum 5 og op til maksimalt 10 ansøgere, som får mulighed for at afgive
tilbud, såfremt der modtages minimum det anførte antal konditionsmæssige ansøgninger.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på
baggrund af de adspurgte informationer i afsnit 6.1, pkt. B og C, ud fra den følgende prioriterede
rækkefølge:
1. pkt. C (referencer)
2. pkt. C (beskrivelse af foranstaltninger)
3. pkt. B (Økonomisk og finansiel formåen)
8
8.1
Ansøgnings- og formkrav
Ansøgning
Ansøgning bedes mærket med emnet: "Ansøgning – Begrænset EU-udbud af merchandise,
profilbeklædning og julegaver til UCN”.
Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest d. 26.11.2015, kl. 12.00 på følgende adresse:
University College Nordjylland
Selma Lagerløfs Vej 2
9220 Aalborg Øst
Att. Servicecenter
Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar
(vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 8 af 9
eksemplar vil det skriftlige eksemplar danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det
skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som ”uoverensstemmende oplysninger”.
Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgning når rettidigt frem.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i
overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige
vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf.
dennes § 12.
8.2
Sprog
Ansøgningen skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller
engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal ansøger sørge for oversættelse af bilagsmateriale til
dansk. Oversættelsen sker i så fald for ansøgers regning.
8.3
Ejendomsret
Ansøgningsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgningsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen.
8.4
Åbning af indkomne ansøgninger
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne.
Myntevej 3, 8920 Randers NV ● H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg
Tolstrup & Hvilsted ApS ● www.tolstruphvilsted.dk
Side 9 af 9