Brugervejledning til Elektronisk fakturering NS70

Side 1 af 104
Navision Stat 7.0
ØKO/KKP
29.04.2015
v.1.
Elektronisk fakturering
Vejledningen er gældende for elektronisk købs- og salgsfakturering i NS 7.0 med
OIO dokumenter sendt eller modtaget via Nemhandelsinfrastrukturen.
Overblik
Dokumentet beskriver de nødvendige opsætninger for anvendelse af henholdsvis
elektroniske købsdokumenter og elektroniske salgsdokumenter i Navision Stat
7.0. Derudover beskriver dokumentet håndtering af modtagne OIOUBL
købsdokumenter, rykkere og kontoudtog, samt forsendelse af OIOUBL
salgsdokumenter, rykkere og kontoudtog via Nemhandelsinfrastrukturen.
Opsætning af transportlag er ikke behandlet. Her henvises til de relevante
manualer frigivet for samme version af Navision Stat.
Navision Stat 7.0 understøtter endvidere modtagelse af konteringsdokumenter fra
IndFak2.
Formål
Vejledningen skal give dig en forståelse for de opsætninger der er nødvendige i
NS 7.0 samt for de processer du skal gennemføre for at anvende Elektronisk
fakturering ifbm. købs- og salgsdokumenter.
Indholdsfortegnelse
Overblik .............................................................................................................................. 1
Formål ............................................................................................................................ 1
Hvorfor er det vigtigt? ................................................................................................. 6
Copyright ....................................................................................................................... 6
Seneste ændring ............................................................................................................. 6
Generelt .............................................................................................................................. 6
Beskrivelse ..................................................................................................................... 7
Rettigheder ................................................................................................................ 7
Begreber .............................................................................................................................. 8
Programopsætning ............................................................................................................ 9
Regnskabsopsætning .................................................................................................... 9
Virksomhedsoplysninger ........................................................................................... 10
Navn, adresse, CVR nummer mv i salgsdokumenter ....................................... 11
Betalingsoplysninger .............................................................................................. 12
Ansvarscenter.......................................................................................................... 12
Generel integration ......................................................................................................... 12
NS TS Integrations opsætning .................................................................................. 12
NS TS Dokumenttype og NS TS Profiler ............................................................... 13
IndFak: Efteropsætning af valideringer i NSTS Dokumenttype tabellen .......... 14
E-Bilag afsenderopsætning ........................................................................................ 14
Opsætning af Ebilag Afsenderopsætning i nye regnskaber.............................. 15
NS TS Udvekslingstabel ............................................................................................ 16
Endpoint Keytype Opsætning .................................................................................. 16
E-Bilag styringsopsætning ......................................................................................... 17
Automatisk åbning af indbakken .............................................................................. 21
OIO Betalingsmetode ................................................................................................ 22
Direct Debit ............................................................................................................ 25
Direct Debit i OIO Betalingsmetode ............................................................. 25
Direct Debit i Betalingsformer tabellen ......................................................... 25
Automatisk opdatering af kreditor ...................................................................... 26
Indgående Gebyr og konto .............................................................................. 27
XML-bro oversigt ....................................................................................................... 27
XML-bro Mapning ................................................................................................. 28
Enheder ................................................................................................................... 28
Kodelister ................................................................................................................ 28
Kodelistemapning .................................................................................................. 29
Genopsætning af egne enheder i NSTS Kodelistemapning............................. 30
Periodiske aktiviteter .................................................................................................. 31
Importer eksempelskabelon.................................................................................. 31
Indlæs og udlæs E-bilag endpoint Key Type opsætning .................................. 31
Indlæs og udlæs OIO Betalingsmetode .............................................................. 31
Indlæs og udlæs Profilopsætning ......................................................................... 31
Indlæs og udlæs XML Bro opsætning ................................................................. 31
Integration m. IndFak2 .................................................................................................. 32
Stamdata ....................................................................................................................... 32
Transaktionsdata ......................................................................................................... 32
Alias i Navision og IndFak2 ...................................................................................... 32
Køb Opsætning ............................................................................................................... 32
Købsopsætning ........................................................................................................... 32
Nummerering.......................................................................................................... 32
Kreditor opsætning ..................................................................................................... 33
IndFak2 og CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor ....................... 33
CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor............................................. 33
E-bilag panelet ........................................................................................................ 35
Valutakoblinger .................................................................................................. 38
Anvendelse af ”Anden ID attribut” og ”Anden ID” ....................................... 38
Kreditor skabelon ................................................................................................... 41
Side 2 af 104
Side 3 af 104
Opret Kreditor E-Bilag partnere (kørsel) ........................................................... 41
Salg opsætning ................................................................................................................. 42
Debitoropsætning ....................................................................................................... 42
Indenlansk/Udenlandsk debitor .......................................................................... 44
Betalingsoplysninger .............................................................................................. 44
Rykker og rentebetingelser .................................................................................... 45
Undersøg Debitors Ebilag Endpoint på NemHandelsRegisteret ................... 45
Debitor E-bilags partner opsætning ......................................................................... 45
Masseopret Debitor E-Bilag partnere ...................................................................... 47
Køb, Elektroniske OIO købsbilag................................................................................ 47
Indgående dokumenter .............................................................................................. 47
Arbejdet med indgående købsdokumenter ............................................................. 48
Indgående købsdokumenter oversigt ....................................................................... 48
Indgående Købsdokumenter oversigt Felter...................................................... 48
Indgående Købsdokumenter oversigt Handlinger ............................................ 50
Handlingsfanen Start ......................................................................................... 50
Forny ................................................................................................................ 50
Hent nye bilag til behandling .............................................................................. 50
Vis original bilag ............................................................................................... 50
Vis originalbilag + UTS .................................................................................. 51
Dokumenter med UTS ...................................................................................... 51
Søg supplerende dokumenter ............................................................................... 51
Masseaccept/-afvis – ordinær ............................................................................. 52
Masseaccepter m afvigende moms ........................................................................ 53
Accepter og automatisk bogføring........................................................................ 54
Visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen ................ 55
Indgående købsdokument ......................................................................................... 56
Indgående købsdokument paneler og felter ....................................................... 56
Generelt panelet ................................................................................................ 56
Fakturer panelet ................................................................................................. 59
E-bilag panelet.................................................................................................... 60
Betaling panelet .................................................................................................. 61
OIO panelet........................................................................................................ 63
Følsomme persondata .................................................................................. 66
Afvis Årsagsbeskrivelse ................................................................................ 67
Original bilag inkl. følsomme persondata .................................................. 67
Indgående købsdokument handlinger ................................................................. 67
Handlingsbåndet, Fanebladet Start .................................................................. 67
Accepter m. afvigende moms ............................................................................... 67
Accepter............................................................................................................. 67
Afvis ................................................................................................................. 67
Opdel Konteringsoplysninger ............................................................................... 67
Dimensioner ...................................................................................................... 67
Dimensionskontstreng ........................................................................................ 67
Handlingsbåndet, Fanebladet Handlinger ........................................................ 68
Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger ............................................................. 68
Side 4 af 104
Bemærkning ...................................................................................................... 68
Søg supplerende dokumenter ............................................................................... 68
Momsspecifikation. ............................................................................................ 68
Gebyr ................................................................................................................ 68
OIO Betalingsmetode ......................................................................................... 69
Adresse.............................................................................................................. 69
Køberkontakt .................................................................................................... 69
Kreditoridentifikation ......................................................................................... 69
Betalingsmåder................................................................................................... 70
Applikationsmeddelelse ...................................................................................... 70
Indbakkelog ...................................................................................................... 70
Indgående købsdokument linjepanelet ............................................................... 71
Indgående købsdokumentlinje panelets felter ............................................... 71
Indgående købsdokumentlinje panelets handlinger...................................... 71
Indgående købsdokumentlinjer ....................................................................... 72
Mange linjer.................................................................................................... 72
IndFak2 dimensionskontostreng ..................................................................... 72
Værdibogføring.............................................................................................. 74
Anlæg .............................................................................................................. 74
Gebyr .............................................................................................................. 75
Håndtering af indgående købsdokumenter ........................................................ 75
Dokumenter ....................................................................................................... 75
Købsfaktura ................................................................................................... 75
Købskreditnota .............................................................................................. 75
UTS forsyningsspecifikation........................................................................ 75
Accept.................................................................................................................. 75
Accept (ordinær) ............................................................................................ 76
Accept m afvigende moms .......................................................................... 76
Tjek af Dokumenttotal ................................................................................. 76
Identifikation af entydig kreditor ................................................................ 77
Identifikation af entydig Faktureringsleverandør ..................................... 77
Accept og automatisk bogføring ................................................................. 78
Afvisning ............................................................................................................. 78
Efter Accept ....................................................................................................... 78
Periodiske aktiviteter ......................................................................................... 79
Oprydning i Forsyningsspecifikationer (UTS dokumenter) ................... 79
Indgående elektroniske rykkere ................................................................................ 80
Indgående Rykkere oversigt.................................................................................. 80
Indgående Rykkere oversigt Felter .................................................................. 80
Indgående Rykkere oversigt Handlinger ........................................................ 81
Handlingsfanen Start ......................................................................................... 81
Dokumenthandlinger.................................................................................... 81
Indgående Rykker dokument Felter og Paneler ................................................ 81
Indgående Rykker dokument OIO panelet ................................................... 82
Indgående Rykker dokument Handlingsbånd.................................................... 82
Handlingsfanen ”Start” ..................................................................................... 82
Side 5 af 104
Modtag ............................................................................................................ 83
Modtag og Accepter ..................................................................................... 83
Afvis ................................................................................................................ 83
Indgående Rykkerdokument linjepanelet ........................................................... 83
Indgående Rykker Linjepanelets felter ........................................................... 83
Indgående Rykker linjepaneltets handlinger .................................................. 83
Linjemenuen Linje, Handlingen ’Dimensioner’ ............................................ 83
Indgående elektroniske kontoudtog......................................................................... 84
Indgående Kontoudtog Oversigt ......................................................................... 84
Indgående Kontoudtog oversigt, Felter ......................................................... 84
Indgående Kontoudtog oversigt, Handlinger ................................................ 85
Indgående kontoudtog .......................................................................................... 85
Elektroniske OIO salgsbilag .......................................................................................... 86
Opret et salgsdokument ............................................................................................. 86
Salgsdokument ........................................................................................................ 86
Salgsdokument Paneler og Felter ......................................................................... 87
Salgsdokument Panelet Generelt ..................................................................... 87
Salgsdokument Panelet Fakturering ................................................................ 88
Salgsdokument Handlinger ................................................................................... 89
Handlingsbåndet, fanebladet Start ................................................................... 89
Handlingen Noter ........................................................................................... 89
Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger ............................................................. 89
Handlingen Bilag ............................................................................................ 89
Handlingen Bemærkning................................................................................. 90
Salgsdokument linjer .............................................................................................. 90
Salgsdokument Panelet Linjer .......................................................................... 90
Salgsdokument Linje Handlinger .................................................................... 91
Linjemenuen Linje handlingen ’Bemærkning’ ........................................... 91
Udvidede tekster............................................................................................ 92
Bogfør og send elektronisk salgsfaktura ............................................................. 92
Send Usendte Ebilag ......................................................................................... 93
Send Afventende Ebilag ................................................................................... 94
Tjek forsendelseskanal for elektronisk dokument ........................................ 95
Tjek forsendelsesstatus for elektronisk dokument ....................................... 98
Tjek Udgående dokumentoversigt ................................................................ 101
Gensend elektronisk salgsdokument ............................................................ 102
Send som E-mail .............................................................................................. 102
Bogfør elektronisk salgsfaktura fra salgsordre ................................................. 103
Elektronisk salgskreditnota ..................................................................................... 103
Elektronisk Rykker ................................................................................................... 103
Elektronisk kontoudtog ........................................................................................... 103
QR-kode ..................................................................................................................... 104
Brugervejledninger .................................................................................................... 104
Hjælpetekster ............................................................................................................. 104
Side 6 af 104
Målgruppe
Vejledningen henvender sig til dig der er medarbejdere i institutionen eller bogholder i regnskabscenter, som arbejder med elektroniske købs- og salgsdokumenter i Navision Stat 7.0, samt de medarbejdere i IT-driftsorganisationen, der
skal foretage opsætninger for anvendelse af Elektronisk fakturering.
Hvorfor er det vigtigt?
Området for Elektronisk fakturering via Nemhandels infrastrukturen er komplekst. Håndtering af elektroniske købsdokumenter og elektroniske konteringsdokumenter fra IndFak2 har mange fælles træk. Men det er vigtigt at vide, at
konteringsdokumenterne fra IndFak2 har linjepriser angivet inklusive moms,
hvorfor disse dokumenter altid skal behandles med en acceptfunktion beregnet
for håndtering af dokumenter med afvigende momsberegning.
Samtidig styres den faktisk anvendte forsendelses-/opkrævningsform ved salg (via
Nets opkrævning, Nemhandel E-Bilag, DigitalPost, Email eller Manuelt) i en række
opsætninger. Det er derfor vigtigt, at du har forståelse for, hvorledes du med de
forskellige opsætninger styrer valg af den aktuelle opkrævningsform..
Copyright
En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft
Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen.
© 2014 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.
Seneste ændring
Publiceret første gang: 29.04.2015 v.1
Nærværende version: 29.04.2015
Generelt
For at dit regnskab kan modtage eller afsende elektroniske salgsfakturaer, skal du
foretage en række opsætninger i Navision Stat; E-bilagsstyringsopsætning,
Integrationsopsætningen, Afsenderopsætningen, på kreditorer og debitorer, samt
sikre at der er installeret og opsat det nødvendige komponenter på de servere,
hvor hhv. din Navision service og det tilhørende transportlag ligger. Yderligere
skal dit regnskab være registreret i NemHandelsRegisteret.
Relevante manualer finder du og din IT / Hostingpartner via Moderniseringsstyrelsens release- og supportsite.
Side 7 af 104
Beskrivelse
Rettigheder
For at foretage opsætning af Elektronisk fakturering, har du brug for nogle
rettigheder der ligger udover rettighederne til gennemførelse af dit almindelige
arbejde som eksempelvis bogholder.
Rettighedssæt
NS_OPS_INTEGRATION
Beskrivelse
Rollen giver rettigheder til at foretage opsætninger i
forbindelse med elektronisk fakturering, ØDUP,
NAS og XML broer m.m.
NS_OPS_KOEB
Opsætning af Køb (EHandel)
Rollen giver rettigheder til at foretage opsætninger i
købsmodulet.
NS_OPS_SALG
Opsætning af Salg
Rollen giver rettigheder til at foretage opsætninger i
salgsmodulet.
Med disse rettighedssæt har du rettigheder til de nødvendige opsætninger for selve
elektronisk faktura funktionen. De giver ikke rettigheder til opsætning ifb. med
eksempelvis PBS eller PM.
Rollerne skal som minimum anvendes sammen med NS_BASIS og NS_OPS_FIN.
Hvis du er bogholder i en institution, som ikke anvender ØSC, har du brug for de
ovennævnte rettighedssæt for at kunne foretage de nødvendige opsætninger for
elektronisk fakturering.
Hvis du er regnskabsmedarbejder i ØSC har du sandsynligvis allerede de to
rettighedssæt og har derfor ”kun” yderligere brug for
NS_OPS_INTEGRATION.
Se yderligere Brugervejledning til Brugeradministration for den relevante
version af Navision Stat, for en mere specifik beskrivelse af ovenstående roller.
Side 8 af 104
Begreber
Nedenfor finder du nogle begreber som benyttes i forbindelse med elektronisk
fakturering og elektroniske handelsdokumenter.
Begreb
Nemhandelsinfrastrukt
uren
E-bilag EndpointID
E-dokument
Nøgletype
GLN/EAN
Lokationsnr.
Indbakke
Udbakke
E-bilagPartner
Indgående E-bilag
Udgående E-bilag
OIOUBL2
Beskrivelse
Her brugt som samlebegreb for den infrastruktur, de
dokumentformater og Nemhandelsregistret, som
Digitaliseringsstyrelsen stiller til rådighed.
Den nøgleværdi som sammen med en type, bruges af Navision Stat og
transportlaget til at finde den webservice-adresse, hvortil du skal sende et
elektronisk handelsdokument. E-bilag EndpointID kan eksempelvis
være et GLN- eller EAN nummer eller et CVR nummer. E-bilag
EndpointID bruges i Navision sammen med en E-dokument
Nøgletype.
Angiver typen for E-bilag EndpointID’et.
E-dokument Nøgletype bruges i Navision sammen med en E-bilag
EndpointID.
E-dokument nøgletype kan eksempelvis være EAN, GLN, CVR, Pnr
mfl.
Bruges af Navision Stat sammen med Ebilag EndpointID til at
foretage opslag i NemHandelsRegisteret for at finde den
webserviceadresse, hvortil et elektronisk handelsdokument skal sendes.
Er én af de identifikatorer der kan bruges som opslagsværdi i
NemHandelsRegisteret. Tidligere kunne Navision kun bruge denne
type værdi.
Identifikatoren for et Navision Stat regnskabs er altid et GLN/EAN
nummer.
De sæt af tabeller i Navision Stat, hvor data fra indkomne dokumenter
opbevares. Synonymt m. Indgående dokumentkladder for faktura,
kreditnota, ordre, rykkere og kontoudtog.
De sæt tabeller i Navision Stat, hvor data til udgående dokumenter
opbevares. Der findes Udgående dokumentkladder for faktura,
kreditnota, rykkere og kontoudtog.
E-Bilagpartner opsætning feltet findes på debitor- og kreditorkort og
skal markeres Ja, på de kreditor- debitorkort, som skal sende eller
modtage E-bilag via Nemhandelsinfrastrukturen.
Et elektronisk modtaget dokument, som findes i en af de Indgående
købsdokumentkladder.
Et elektronisk afsendt dokument, som findes i en af de udgående
salgsdokumentkladder.
NavisionStat 7.0 understøtter OIOUBL2 der er den gældende standard
for elektroniske handelsdokumenter sendt via Nemhandelsinfrastrukturen. Navision Stat understøtter kun et udvalg af dokumenter
indenfor standarden.
OIOXML-0.7
NemHandelsRegisteret
Side 9 af 104
OIOXML07 blev udfaset i 2011. Understøttes ikke i NS7.
I Navision Stat regnskaber, der har været i drift siden elektronisk fakturering blev indført første gang, kan du stadig se dokumenter af denne
type. Se eventuelt i manualen for elektronisk fakturering i Navision 5.2.
Digitaliseringsstyrelsens register over EndpointID der kan modtage
OIOUBL2 E-bilag via Nemhandelsinfrastrukturen. Her skal regnskabets EndpointID og webserviceadresse være registreret. Navision Stat
regnskaber skal altid registreres gennem Moderingsstyrelsens webbaserede værktøj. Når Navision Stat afsender elektronisk handelsdokument foretager transportlaget opslag på NemHandelsRegisteret, for at
få webserviceadresse, der skal sendes til og de profiler der kan
anvendes.
Programopsætning
For at dit regnskab kan modtage eller afsende elektroniske salgsfakturaer, skal du
foretage opsætninger i Navision Stat, samt på kreditorer hhv. debitorer.
Herudover skal transportlaget være opsat, regnskabet være registreret i
NemHandelsRegisteret. Se nærmere herom i Moderniseringsstyrelsens gældende
vejledning for transportlaget og NemHandels Registeringsvejledning for Navision
Stat institutioner.
Navision Stat kan afsende og modtage elektroniske faktura, kreditnota, rykker og
kontoudtog i OIOUBL-2.0 format Endvidere kan Navision stat modtage
forsyningsvirksomhedernes OIOUBL-2 specifikationsdokument (UTS).
Regnskabsopsætning
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed/Regnskabsopsætning
Side 10 af 104
”Regnskabsvalutakode” skal opsættes med den valuta der som standard faktureres
i, hvis du ikke har opsat en anden valutakode på debitoren.
Angiv enten ”DKK” eller blankt når du fakturerer i danske kroner.
Hvis dit regnskab fakturerer i en anden valuta, skal du angive ISO koden for
valutaen.
Virksomhedsoplysninger
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed/Virksomhedsoplysninger
Side 11 af 104
Navn, adresse, CVR nummer mv i salgsdokumenter
Udfyld felterne: ’CVR Nummer’, ’Navn’, ’Adresse’, ’Postnr’, ’By’ og ’Landekode’.
De bruges som sælgers oplysninger på salgsbilag, uanset forsendelsesformen. For
E-bilag vil manglende oplysninger resultere i fejl ved forsendelse.
Udfyld også Kommunikation og Betalinger.
Side 12 af 104
Betalingsoplysninger
De betalingsoplysninger som du skal anvende i forbindelse med salgsfakturering
opsættes her. Der er intet specielt i forhold til fakturering på papir.
Ansvarscenter
Hvis du benytter ”Ansvarscenter” på manuelle printede salgsdokumenter skal du
være opmærksom på at ”Ansvarscenter” pt. ikke understøttes ved elektronisk
salgsfakturering. Derfor slår det ikke igennem hvis du har angivet et ansvarscenter
på salgsdokumentet.
Benytter du Ansvarscenter skal du have udfyldt Ansvarscenterets oplysninger for
Generelt, Kommunikation og Betalinger, da det er dem der angives på ”manuelle”
printede salgsbilag. Du kommer til Ansvarscentre oversigten fra Virksomhedsoplysninger-vinduets handlingsbånd, Fanen ”Naviger”. Der gælder samme krav til
udfyldelse af Ansvarscenter som til Virksomhedsoplysninger.
Generel integration
NS TS Integrations opsætning
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/NS TS Integrationsopsætning
Side 13 af 104
I tabellen opsættes mindst en række for hvert regnskab i databasen, som skal
udveksle E-bilag. Tabellen opsættes typisk af Hostingpartneren, jf. vejledningen
Transportlag 7.x Installationsvejledning.
De EAN numre der angives i kolonnen ”REGNSKABSEAN” er de numre som
man kan benytte for at ”ramme” databasens transportlag. I tabellen bruges de til
at styre data ind i det Regnskabsnavn, som er angivet på linjen.
Der leveres ikke nogen standardopsætning.
OBS! Samme EAN nummer må ALDRIG pege på to forskellige regnkaber.
Tabellen er fælles for alle regnskaber på samme Navision Stat database.
Nærmere om opsætning af tabellen er beskrevet i dokumentet
opsætningsvejledningen ”OES Transportlag 7 Installationsvejledning”.
Opsætning skal ske af en bruger med nødvendige opsætningsrettigheder eller
superbruger, typisk den person der administrerer serveren.
NS TS Dokumenttype og NS TS Profiler
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/ Dokumenttype
Side 14 af 104
I NS TS Dokumenttype tabellen (øverste delvindue) finder du opsætningen for de
E-bilag dokumenter og datastrømme som Navision Stat sender/modtager via
Nemhandelsinfrastrukturen.
I nederste delvindue ser du et filtreret udvalg af NS TS Profiltabellen, der viser
de profiler som NS kan benytte for den dokumenttype, som du har markeret i
øverste vindue.
Moderniseringsstyrelsen udsender de datafiler som du skal bruge for at
vedligeholde opsætningen. Når du indlæser en ny fil bliver alle valideringer slået
til.
IndFak: Efteropsætning af valideringer i NSTS Dokumenttype tabellen
Bruger du IndFak 1 eller 2 skal du slå følgende skematronvalideringer fra, hver
gang ny indlæsning af filerne sker.
Indadgående Skematronvalidering sættes = ”Nej” for UBL20 dokumenterne:
CreditNote, Invoice, Reminder, Statement og UtilityStatement
Udadgående Skematronvalidering sættes = ”Nej” for UBL20 dokumentet
ApplicationResponse.
Bemærk: Den ovenstøende efteropsætning for IndFak skal ske fordi IndFak og
Navision kommunikerer på ”private” profiler, som ikke er indeholdt i den
officielle skematronvalidering fra ITST og derfor vil medfører valideringsfejl.
Du må ikke foretage nogen anden rettelse i tabellen. Denne justering skal du sikre
hver gang du indlæser opsætningen.
E-Bilag afsenderopsætning
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/E-Bilag
Denne tabel benyttes til at styre forskellige funktioner i forbindelse med
Integration til IndFak2 vedr. afløftning af dimensionskontostrengen, speciel
Side 15 af 104
behandling af dimensionskontostrengens element for IndFak2ID, spærring for at
acceptere tidligere afviste dokumenter, og angivelse af Afsendernavn i klar tekst
på modtagne E-bilag.
Bemærk: Da tabellen er styrende for, at et dokument ikke samtidig må være
åbent i IndFak2 og Navision Stat, er det vigtigt at den er korrekt opsat for
regnskaber der benytter IndFak2
Der gælder for E-bilag modtaget fra IndFak2, at dimensionskontostrengen altid
skal afløftes.
Det gælder for E-bilag modtaget fra IndFak2, at, hvis man i Navision afviser
dokumentet, så returneres en applikationsmeddelelse til IndFak2 med besked
herom. Den indebærer at dokumentet genåbnes i IndFak2 og kan sættes i proces,
og sendes til Navision Stat med en ny kontering. Derfor må det første – og afviste
dokument i Navision Stat, ikke kunne accepteres, når det én gang er afvist.
Det gælder for E-bilag modtaget fra IndFak2, at elementet ”IndFak2ID” i
dimensionskontostrengen på faktura-, kreditnota-, rykker-dokumenthovedet
SKAL returneres til IndFak2 i de Applikationsmeddelelser der returneres til
IndFak2.
Opsætning af Ebilag Afsenderopsætning i nye regnskaber
Bemærk: Opsætningen skal opsættes, hvis regnskabet benytter IndFak2.
Tabellen er ikke udfyldt for nye regnskaber og du skal derfor opsætte den. For
regnskaber der er konverteret fra NS 5.4.02 er tabellen udfyldt med den
standardopsætning der blev leveret i NS.5.4.02.
Standardopsætningen i NS7 skal for IndFak2 derfor som minimum være som vist:






”AfsenderID” skal være = 5790002242175, som er IndFak2s afsenderID.
”Afsender ID Type” skal være EAN
”Afsendernavn” kan være = ”IndFak2 Prod” der i klartekst viser afsenderen.
”Forbyd accept af afvist dokument” skal være = Ja
”IndFak2ID på applikationsmeddelelse” skal være = JA
”Afløft Dimensionskontostreng” skal være = JA
Anvender institutionen ikke IndFak2, kan man stadig vælge at opsætte
eksempelvis egne linjer med AfsenderID, AfsenderID type og et Navn, svarende
til identifikatorværdi, type og navn for de partnere eller portaler jeres regnskab
modtager dokument fra. For sådanne lokale opsætninger skal de tre resterende
opsætnigsfelter sættes til tom eller Nej.
Side 16 af 104
NS TS Udvekslingstabel
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/NS TS Udvekslingstabel
Indholdet i denne tabel er dynamisk. Her mellemlagres overordnet information
om de xml-dokumenter der er på vej ind eller ud fra regnskabet, via Nemhandelsinfrastrukturen. Dataene beskriver hvorfra og hvortil filen er på vej, og indeholder
en reference til transportlagets LogginDatabser samt andre oplysninger om
eventuelle transport eller behandlingsfejl.
Når et dokument er succesfult behandlet ind eller ud af Navision Stat, slettes den
tilhørende linje fra tabellen. Du må normalt ikke redigere i tabellens indhold.
Brugere der i givet fald skal slette eller redigere i tabellen skal have tilknyttet rollen
NS_OPS_INTEGRATION.
Du kan bruge rapporten ”NS TS Udvekslingsstatus” for at kontrollere om der evt.
ligger noget i tabellen som er fejlet.
Bemærk: Hvis du ser en linje med et meget lavere løbenummer end de aktuelle
linjer i transport, betyder det, at dette dokument er ”strandet” – uanset status. Du
finder en beskrivelse af problemet i feltet ”Fejlbeskrivelse” og feltet ”Navision
Fejl”.
Får du brug for support i forbindelse med et strandet dokument, og hvis
rapportens informationer ikke er tilstrækkelige, skal du kopiere indholdet af
tabellen til et regneark, som sendes til supporten sammen med din beskrivelse af
problemet.
Endpoint Keytype Opsætning
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration
Er også tilgængelig for opslag fra debitorkort, hvorfra du vælger typen, der svaret
til det endepunkt, hvor debitoren ønsker at modtage Nemhandelsdokumenter.
Side 17 af 104
Tabellen indeholder listen over de typer af Endepunkts identifikatorer, som Navision
Stat understøtter. Moderniseringsstyrelsen udsender den datafil, som du skal bruge til
opsætningen. Du skal normalt ikke ændre i indholdet.
E-Bilag styringsopsætning
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration
Denne tabel SKAL opsættes når man anvender Nemhandelsintegrationen.
Når du anvender IndFak2 skal afsnittet om ”Dimensionskontostreng” også
opsættes.
Afsnittet ”Automatisering” kan du opsætte svarende til hvilke processer du ønsker
at anvende.
Side 18 af 104
Felt
Generelt
Put på lager
Afstem beløb
Afstemningspræcision
Brug digital signatur
Klarmeld dokumenter
Kladdetype rykker
Kladdenavn rykker
Beskrivelse
Udgået.
Sæt normalt feltet til “Ja”. Navision Stat foretager ved accept af
købs-faktura/kreditnota kontrol af totalen i forhold til den
medsendte fakturatotal.
Angiv den afvigelse du vil tolerere mellem fakturaudsteders
totalbeløb og Navisions beregnede total inkl. moms. Navision
bogfører og betaler det beløb Navision Stat udregner, med
mindre du indsætter en øredifference på det oprettede
købsdokument.
Normalt = Nej. Sæt til “Ja”, hvis du har en aftale med
leverandørerne om, at data til Navision skal være forsynet med
informationer om digital signatur.
Hvis du markerer feltet, markeres accepterede dokumenter
som klarmeldte.
Ved accept af indgående rykkere overføres rykkergebyret til en
kladde. Angiv kladdetypen her.
Ved accept af indgående rykkere overføres rykkergebyret til en
kladde. Angiv kladdenavnet her.
Side 19 af 104
Felt
Beskrivelse
Sæt Brug Dimensions-kontostreng
Skal være ”Ja” når du benytter IndFak og E-Bilagspartnere
derfor skal oprettes med dimensionskontostreng som standard.
Ellers Nej.
I feltet angiver du stien til det elektroniske arkiv for
ankommende og afsendte e-handelsdokumenter. Opsættes iht.
Transportlagsvejledningen.
Sti til XML
Dokument
Dimensionskontostreng
Finanskonto ID kode Udgået. “01” blev anvendt v ældre indkøbssystem
Budget ID kode
Opsæt “02”, hvis du benytter ”IndFak1 eller IndFak2”.
Benyttes ved afkodning af Budget i
“dimensionskontostrengen”.
Dimension ID kode
“03” skal opsættes, hvis man benytter ”IndFak”. Benyttes ved
afkodning af dimensioner fra “dimensionskontostrengen”.
Anlæg ID kode
Udgået. ”04” blev anvendt ved et ældre indkøbssystem.
Artskonto ID kode
”05” blev anvendt ved IndFak1 til afkodning af
Finanskontonr., Anlægsnr. eller Leverandørs varenummer.
Artskonto ID kode
”15” skal opsættes, når man benytter Indfak2. Benyttes ved
IndFak2
afkodning af artskontotyperne Finans kto nr, Anlægs nr og
Internt Varenummer i en dimensionskontostreng
Sagsnr. ID kode
”06” skal opsættes, når man benytter IndFak2. Koden benyttes
ved afkodning af ”Sag” i en dimensionskontostreng
Sagsopgavenr. ID
”07” skal opsættes, når man benytter IndFak2. Koden benyttes
kode
ved afkodning af ”Sagopgavenummer” i en
dimensionskontostreng
IndFak2 ID kode
”90” skal opsættes når man benytter IndFak2. Koden
benyttes ved afkodning af ”IndFak2 ID” i
dimensionskontostrengen som skal returneres til IndFak2
med Applikationsmeddelelser og de bogførte poster.
Omposterings ID
“99” Blev benytter ”Indfak1” benyttes i forbindelse med
udligningsdokumenter konteret i IndFak1.
Brug kun
Udgået
købshoveddimension Blev anvendt med tidligere indkøbssystem
Medtag indbakkeUdgået
hoved-dimension
Blev anvendt med tidligere indkøbssystem.
Automatisering
Tillad Købsdokument accept m
afvigende moms
Samtidig accept og
bogføring af Faktura
Automatisk accept af
Ordre og
Hvis det er tilladt i institutionen at anvende funktionen
skal du markere ”Ja”, eller ”Nej”. Anvendes typisk ved
IndFak2 institutioner. Metoden beregner den afløftede
moms på grundlag af summen af medsendt grundbeløb,
momsbeløb og momsbogføringsopsætningen.
Må kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet
må markeres ”Ja” når der foreligger en aftale mellem
Institutionen og bogholderi (ØSC) om at fakturadokumenter
der er konteret i Indfak, må accepteres og bogføres i én
proces.
Udgået. Kunne anvendes af institutioner der benytter
ordremodulet i IndFak1. ”Ja” når der forelå aftale mellem
Side 20 af 104
Felt
Ordreændring
Samtidig accept og
bogføring af
kreditnota
Send E-Bilag ved
bogføring
Automatisk
opdatering af
Kreditor
Kontroller E-bilag
afrunding
Beskrivelse
Institutionen og bogholderi (ØSC) om at Ordrer og
Ordreændringer der er konteret i Indfak1, må medtages i
kørslen for Samtidig Accept og bogføring af Faktura.
Må kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet
må markeres ”Ja” når der foreligger en aftale mellem Institutionen og bogholderi (ØSC) om at kreditnotadokumenter
der er konteret i Indfak, må accepteres og bogføres i én
proces.
Feltet angiver om salgs E-Bilag skal sendes automatisk.
Feltet har fire mulige værdier:
o Nej
o Spørg
o Ja
o Afventer afsendelse
Sæt til ”Ja” for afsendelse af salgsdokumenter i umiddelbar
forlængelse af bogføring.
Sæt til ”Nej” eller ”Spørg” hvis I primært massebogfører og
ønsker at afsende ved at bruge funktionen til at sende
usendte bilag.
Sæt til ”Afventer afsendelse”, hvis du vil sende dokumenterne
batchvist. I så fald skal du have opsat Codeunit 6007537
Send Pending Edocument, til afvikling i en Opgavekø der
kører i baggrunden.
Anvendes ved accept af indgående E-bilag fakturaer
Ved ”Ja” bliver betalingsoplysninger på kreditorkortet
opdateret med dem fra det modtagne dokument. Der
oprettes evt. også nyt kreditorbank-kort.
Funktionen virker sammen med opsætning af ”Handling”
for den aktuelle betalingsmetode i ”OIO betalingsmetode”tabellen.
Værdien i ”Handling” for den pågældende metode skal være
”Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument”.
Navision Stat vil først søge at oprette komplette betalingsoplysninger. Hvis det ikke kan ske med de medsendte data,
oprettes betalingsmetode for en ukomplet betaling.
”Nej” betyder, at opsætningen af ”Handling” i OIO
Betalingsmetode-tabellen har sædvanlig betydning for
dokumentet.
Se nedenfor for yderligere forklaring på anvendelsen af feltet
kombineret med opsætning i OIO Betalingsmetode tabellem
Den normale opsætning er ”Nej” (blank).
Anvendes normalt ikke, da det er designet til det tidligere
OIOXML format.
Marker feltet til ”Ja” hvis Navision Stat skal kontrollere, om
der er mere end to decimaler på linjeantal og enhedspriser
ved elektronisk salgsfakturering.
Hvis en fakturamodtager kun ønsker at modtage med to
decimaler, må du kreditere og bogføre ny faktura, hvor du
Side 21 af 104
Felt
Åbn Indgående
Købsdokumenter
Åbn Indgående
Rykkere
Åbn Indgående
Kontoudtog
Åbn Indgående
indgående NKS
Retursvar
Beskrivelse
højst har to decimaler på enhedspriser og antal.
Optionsfelt med to muligheder.
”Kun åbning”. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye
dokumenter hentes eller behandles. Nye dokumenter skal
manuelt hentes fra Indbakken
”Åbning og behandling”. Normal åbning med hentning af nye
og efterbehandling af dokumenter som ikke har opnået
”Klar til accept”
Optionsfelt med to muligheder.
”Kun åbning”1. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye
rykkere hentes eller behandles. Nye dokumenter skal
manuelt hentes fra Indbakken
”Åbning og behandling”. Normal åbning med hentning af nye
og efterbehandling af rykkere som ikke har opnået ”Klar til
accept”
Optionsfelt med to muligheder.
”Kun åbning”. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye
kontoudtog hentes eller behandles. Nye dokumenter skal
manuelt hentes fra Indbakken
”Åbning og behandling”. Traditionel åbning med hentning af
nye og efterbehandling af kontoudtog som ikke har opnået
”Klar til accept”
Optionsfelt med to muligheder.
”Kun åbning”. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye
retursvar hentes eller behandles. Nye retursvar skal manuelt
hentes fra Indbakken
”Åbning og behandling”. Normal åbning med hentning af nye
og efterbehandling af retursvar.
Automatisk åbning af indbakken
Vi anbefaler, at du opsætter automatiseret åbning af indbakkerne, eksempelvis en
gang i døgnet for at sikre, at de modtagne dokumenter bliver synlige for dig i Indgående købsdokument kladderne og de tilhørende Køindikatorer i dit Rollecenter.
Når den automatiske åbning er opsat, vil du opleve en hurtigere åbning af
Indgående købsdokumentkladden.
Du opsætter det ved at oprette en Opgavekøpost for afvikling af Codeunit 6006950
eDoc Refresh Inbound, og indmelde posten i en Opgavekø, der kører med passende
interval.
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøpost
Anvender du indstillingen ”Kun åbning” på E-bilagsstyringsopsætningen, anbefales det, at du
opsætter en NAS og en Opgavekø, der mindst en gang i døgnet sørger for at åbne, hente og
behandle alle indgående dokumenter, således, at man altid har sine indbakker opdateret.
1
Side 22 af 104
Du opsætter en Opgavekø, og angiver hvor ofte den skal køre. Forudsætningen
er, at der findes en NAS instans, som kan afvikle køen. Med Opgavekøkategorifiltret bestemmer du hvilke Opgavekøposter, der skal medtages i afviklingen af
Opgavekøen.
Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøer
OIO Betalingsmetode
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/E-Bilag
Side 23 af 104
Tabellen bruges af Navision Stat til at omsætte de betalingsinformationer, der er
medsendt i indgående OIOUBL2 faktura og omsætte dem til interne betalingsmetoder.
Felt
Betalingsmåde
Konto Type
Kort Art
OIO Document
Type
Ukomplet
Betalingstype
Betalings Form
PM
Beskrivelse
Feltet indeholder en betalingsmåde eksempelvis
INDENLANDSK KONTOOVERFØRSEL (42) eller,
FÆLLES INDBETALINGSKORT (93) .
Feltet indeholder en konto type eksempelvis FIK, Giro, Bank
eller IBAN.
Feltet indeholder kortart eksempelvis 01, 04, 71 eller NULL
(i tilfælde af at der ikke anvendes indbetalingskort).
Feltet indeholder typenagivelsen for de OIO dokumenttyper (versioner), som understøtter. Aktuelt er værdien 2.0 i
alle rækker.
Feltet indeholder en af de fire attributtyper som afsenderen
af en OIOUBL faktura, benytter til at angive sin ønskede
Nemkontobetalingstype. Feltet må kun udfyldes i de
rækker, hvor ”Betalingsmåde kode” = ”DK:NEMKONTO”
Værdien benyttes til sammen med de øvrige identifikatorer,
at udpege den Nemkonto betalingstype der skal anvendes.
Feltet indeholder den PMbetalingsmetode som Navision
Stat vil anvende internt for den pågældende linjes
kombination af Betalingsmådekode, Kontotype kode, Kort type og
Ukomplet betalingstype. Du skal sikre dig at det er den rigtige
betalingsform der er opsat, pr. kombination.
Side 24 af 104
Handling
Feltet kan indeholde følgende handlinger,
 Spærring med fejl (Handlingen medfører, at der ved forsøg
på ”Accept” af dokumentet udløses en fejlmeddelelse.)
 Brug Kreditor Standard (Ingen opdatering) Handlingen
medfører, at betalingsoplysninger fra kreditor stamkortet
anvendes på det aktuelle dokument. Der foretages ikke
nogen opdatering af betalingsoplysninger på
kreditorstamkortet.
 Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument (Handlingen
medfører, at betalingsoplysninger fra det modtagne
dokument anvendes afhængig af Opsætningen i
Styringsopsætningens felt ”Automatisk opdatering af
kreditor: JA/Nej.)
For Ja anvendes dokumentets betalingsdata ved
oprettelsen, og kreditoren opdateres samtidig.
For Nej valideres dokumentets betalingsdata mod
de opsatte betalingsoplysninger på Kreditorkortet.
Maske
Meddelelse
 Vis meddelelse (Handlingen medfører, at der vises en
meddelelse angivet i feltet Meddelelse.)
Her vælger du hvorledes betalingsoplysningerne fra
dokumentet skal overføres til den oprettede købsfaktura i
Navision.
 Bank: Oplysninger om bankkonto mv. overføres til det
oprettede dokument
 FIK/Giro: Oplysninger om indbetalingskort overføres til
det oprettede dokument
 DirectDebit: Det oprettede dokument forsynes med en
betalingsform, som i ”Betalingsformer” tabellen er
opsat med OIOBetalingstype = Direct Debit.
 IBAN: Anvendes ikke i standardopsætning
 Ukomplet: Det oprettede dokument forsynes med en af
de fire Nemkonto betalingsmetoder.
Her kan opsættes tekst for en skærmmeddelelse, som vises,
hvis der for den fundne betalingsmetode er opsat ”Vis
meddelelse” i feltet ”Handling”.
Bemærk: Hvis du selv ændrer i opsætningen i ”OIO betalingsmetode” tabellen,
skal du opsætte feltet ”Betalingsmetode PM” med en værdi, der reelt er dækkende
for den aktuelle kombination af Betalingsmåde kode, Kontotypekode, Kort Type,
OIO Dokument type og Ukomplet betalingstype.
I de fleste tilfælde betyder det, at der kun skal opsættes komplette betalingsmetoder.
Ved accept af et købsdokument undersøger Navision Stat om dokumentets data
matcher en linje med en af de opsatte betalingsmetoder. Hvis ja, anvendes den, og
fakturaen accepteres.
Hvis der ikke findes data, som matcher en opsætningslinje for en opsat
betalingsmetode kan det skyldes flg.:
 manglende opsætning eller
 fakturaafsender har angivet ”mystiske” informationer om
Betalingsmetode, Konto Type eller Kort Type, eller
 afsender netop IKKE har lagt data til identifikation af en specifik (Fin.
GIK, Bank, Nemkonto eller Direct Debit)
I de to første tilfælde kan du vælge, at udbedre med en tilføjelse i opsætningen.
I tredje tilfælde vil Navision spørge, om du ønsker at oprette med en ukomplet
betalingsmetode (CPR, CVR, SE-nr. eller P-nr. betaling).
Finder systemet information til identifikation af en specifik betalingsmetode,
oprettes dokumentet med den, afhængig af opsætningen for ”Automatisk
opdatering af kreditor”.
Direct Debit
I OIOUBL kan afsenderen angive, at fakturaen allerede er betalt ad en anden vej.
Det betyder at den modtagne faktura ikke skal udløse yderligere betaling til kreditoren. Du skal derfor sikre dig at sådanne fakturaer, der accepteres, bliver oprettet
med betalingsmetoden, ”Manuel”, og helt optimalt også får angivet modkonto,
således at kreditorposten bliver lukket samtidig med bogføringen af dokumentet.
Direct Debit i OIO Betalingsmetode
Fakturaer honoreret ved Direct Debit har ”Betalings Måde Kode” =
”BETALINGS- ELLER LEVERANDØRSERVICE (49)” og
”KontoType Kode” = ”INTERNATIONAL DIRECT DEBIT”, ”NATIONAL
DIRECT DEBIT” eller ”PBS”.
De kombinationer i tabellen der retter sig mod ”Direct Debit” fakturaer
SKAL være opsat med:
Betalingsform PM = Manuel betalingsmetode,
Handling = Brug betalingsmetode fra dokumentet,
Maske = Direct Debit
Meddelelse = Direct debit faktura, automatisk trukket i Banken
Direct Debit i Betalingsformer tabellen
For at du bedst sikrer at fakturaer som ankommer med DirectDebit betalingsform
IKKE bliver søgt ud i udbetalingskladden og betalt endnu en gang, skal du også
foretage en opsætning i Betalingsformer tabellen.
Betalingsformer tabellen
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Opsætning.
Side 25 af 104
Side 26 af 104
I betalingsformer tabellen oprettes en Betalingsform med OIOBetalingstypen =
”Direct Debit” og en modkonto. Modkontoen SKAL være en mellemregningskonto. Kreditorposten lukkes derved straks med modposten, der dannes på
mellemregningskontoen. Derved kommer fakturaen ikke til betaling endnu en
gang.
Den post der dannes på modkontoen skal senere lukkes med en modsvarende
modpost til det træk på Banken, som er foranlediget af DirectDebit aftalen. Den
post skal dannes, evt. v opsatte afstemningsregler ved indlæsning af Bankkontoafstemning.
Automatisk opdatering af kreditor
Når ”Automatisk opdatering af kreditor” på Styringsopsætningen er ”Ja”:
Denne indstilling anbefales.
Der søges på det modtagne dokument for oplysninger til en komplet betaling.
Hvis det findes, accepteres fakturaen med en komplet betaling baseret på
oplysningerne i dokumentet.
Hvis dokumentets betalingsoplysning ikke findes på kreditoren, oprettes den.
Hvis eksempelvis kortart eller betalingsadresse er anderledes så ændres den.
Hvis der anvendes en anden bankkonto så oprettes nyt bankkort.
Findes der i bilaget ikke tilstrækkelige data til at foretage en komplet betaling,
søger Navision Stat om der findes P, CVR, SE, CPR-nummer på det modtagne
bilag. Navision opretter herefter NKS betalingsdata til en ukomplet
betalingsmetode og anvender disse på dokumentet.
Når ”Automatisk opdatering af kreditor” på Styringsopsætningen er ”Nej”:
Ved accept valideres at betalingsoplysningerne på det indgående dokument (se
Panelet Betaling) er i overensstemmelse med betalingsmetode og oplysning, opsat
på kreditors opsætning.
Ved afvigelse standses accept med meddelelse og du må justere opsætningen.
Når betalingsoplysningerne matcher:
Funktionen afhænger af feltet ”Handling” i OIO betalingsmetode tabellen.
A) Når Handling = ”Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument”, OG der findes
en mapning i OIO betalingsmetodetabellen:
Så undersøger Navision Stat efterfølgende om data i det ankomne dokument
stemmer med opsætningen på kreditor.
Er det tilfældet, fortsættes oprettelsen.
Hvis data til betalingsmetoden findes OG afviger fra kreditorkortets, så standses
med meddelelse om at kreditor oplysninger skal rettes.
Hvis data til den fundne betalingsmetode mangler, får du en dialogboks, om du
ønsker at Navision Stat forsøger at oprette en ukomplet betaling. Svar Ja, hvis du
ønsker det, ellers Nej – og accepten standses.
B) Når Handling = ”Brug betalingsmetode fra Kreditorkort”, OG der findes en
mapning i OIO betalingsmetodetabellen: Dokumentet accepteres og oprettes med
betalingsdata fra opsætningen. De anvendte betalingsdata kan i så fald afvige fra
de medsendte og kræve en forklaring i forbindelse med frigivelse.
P nummer og CVR nummer er tidligere i processen anvendt til at identificere det
relevante kreditorkort. Hvis der svares ’Ja’ til anvendelse af ukomplette
betalingsmetoder, anvendes disse oplysninger igen. Det undersøges, hvilke værdier
af P-nummer, CVR-nummer, SE-nummer og CPR-nummer der skal anvendes.
Der anvendes fortrinsvist P-nummer betaling ellers CVR nummer. CVR nummer
er obligatorisk på OIOUBL-2.0 faktura, og denne værdi anvendes hvis P-nummer
ikke findes.
Indgående Gebyr og konto
Bemærk: Anvendelse af Gebyropsætningstabellen er udgået.
Opsætningen er IKKE relevant for IndFak og OIOUBL2 købsdokumenter.
Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag
/Gebyropsætning
XML-bro oversigt
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/E-Bilag
Side 27 af 104
XML-broerne styrer hvorledes data fra Navision Stat mappes til hhv. fra, de
XML-dokumenter som Navision Stat sender hhv. modtager via
Nemhandelsinfrastrukturen.
Moderniseringsstyrelsen levere og vedligeholder standardopsætning til XML Bro
Mapninger og Kodelister.
XML-bro Mapning
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/E-Bilag /XML Bro oversigt/XML Bro mapninger
Her finder du de dokumentspecifikke opsætninger for Navision Stats mapning af
indad- og udadgående Nemhandelsdokumenter. Opsætningerne indeholder
mapning på feltniveau mellem Navision Stats ind/udbakketabeller og elementerne
hhv. attributterne i de respektive Nemhandels xml-dokumenter.
Hvert dokumenttype som håndteres, har sit eget xmlns (Namespace). Der findes
et XML Bro mapningskort for hver dokumenttype som håndteres.
Det vil være udsædvanligt, hvis du i en Navision Stat institution selv skal foretage
nogen som helst rettelser i disse opsætninger! Ændrer du/Institutionen i
opsætningen er I selv ansvarlig for konsekvenserne.
Anvend kun opsætningsfil som svarer til din aktuelle version af Navision Stat.
Har du behov for ændringer eller tilføjelser i XML bro mapningerne, skal du sikre
dig dokumentation for din opsætning. Det kan ske ved at du udlæser opsætningen
– helt eller delvist. Moderniseringsstyrelsen opsætningsfil overskriver dine lokale
rettelser i alle de XML-bro kort som Moderniseringsstyrelsen understøtter.
Enheder
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration / Opsætning / E-bilag/ Enheder.
Her finder du tabellen med de enhedskoder for køb og salg der er sat op i dit
regnskab
Kodelister
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration / Opsætning / E-bilag/ NSTS Kodeliste.
Her opsætter du lister for værdier som skal ”skiftes” ud ved mapningen,
eksempelvis enhedskoder.
Side 28 af 104
Side 29 af 104
Kodelistemapning
Fra kodeliste vinduet finder du på Handlingsfanenerne Start og Naviger
handlingerne Indadgående Map hhv. Udadgående Map.
Hvis standardopsætningen dækker alle dine ”private” enhedskoder skal du ikke
gøre noget.
Der er for OIOUBL-2.0 dokumenter defineret en fast liste af gyldige enhedskoder. Enhedskoder fra den liste SKAL anvendes i OIOUBL-2.0 dokumentet.
Der må IKKE mangle enhedsværdier i dokumentet eller anvendes værdier som er
ukendt på listen. Værdierne skal kunne findes i urn:un:unece:uncefact:codelist:specification:66411:2001, som eksempelvis kan ses her: http://docs.oasisopen.org/ubl/os-UBL-2.0/cl/gc/cefact/UnitOfMeasureCode-2.0.gc
Kodelistemapningen anvendes i XML-Bro mapningen til at sikre dette.
Med Navision Stats XML bro levers den autoriserede liste med enhedskoder som
skal anvendes i OIOUBL-2.0, samt en standard kodelistemapning mellem et antal
typiske enhedskoder i Navision og tilsvarende værdier i OIOUBL-2.0.
De findes under kodelisten benævnt ”UNITCODE”.
Enhedskodemapningerne kan ikke leveres komplet fra Moderniseringsstyrelsen,
da de enkelte Institutioner og regnskaber har frihed til at vælge egne enhedskoder.
Du skal derfor selv, inden du afsender eller modtager OIOUBL-2.0
handelsdokumenter (faktura, kreditnota, ordre mv.), hvor du sælger eller køber i
enheder (stk. styks, kasse, palle, time timer, liter, ton, skovrummeter, mv.) sikre
dig, at alle nødvendige mapninger mellem dine lokale værdier i Navision Stat i
tabellen ”Enheder” og OIOUBL’s enhedskoder (EA, BX, PF, HUR mfl.) er
opsat.
Bemærk: Hvis du har enhedskoder, som ikke findes mappet i standard
kodelistemapningen, skal du selv oprette dem i hhv udadgående og indadgående
kodelistemapning.
I XML bro mapningerne er det de steder hvor det er relevant, opsat at
UNITCODE kodelistemapningen skal anvendes.
Side 30 af 104
På ovenstående billede ses NS TS kodelistetabellen, sammen med de Indadgående
og Udadgående kodelistemapninger, der følger med standardopsætningstabellen.
Den underliggende tabel ’NS TS Kodelisteværdi der indeholder Uncefact
kodelisten udfyldes automatisk ved indlæsning af datafil med alle gyldige
enhedskodeværdier. Du får du adgang til den via opslag i kolonnen ”Fra” i
Indadgående mapning hhv. ”Til” i Udadgående mapning.
Bemærk: Du skal tjekke at de nødvendige mapninger for dine egne værdier i
tabellen ”Enheder” er dækket ind af denne standardopsætning.
Hvis du har værdier i tabellen Enheder, som ikke figurerer i NSTS kodeliste
mapningen, skal du selv opsætte de nødvendige mapninger.
Genopsætning af egne enheder i NSTS Kodelistemapning
Bemærk: Har du behov for ændringer eller tilføjelser, skal du sikre dig
dokumentation for din opsætning. Når du indlæser XML-bro mapningen
overskrives din lokale kodelisteopsætning. Du skal derfor genopsætte dine egne
kodelistemapninger efter indlæsning af ny XML-bro opsætning.
Side 31 af 104
Det sker således:
I NS TS Kodeliste vinduet vælger du Indadgående eller Udadgående mapning.
Du opretter i det Indadgående eller udadgående mapningsvindue en ny linje og
angiver det sammenhørende sæt af din lokale enhedskode og den tilhørende
UNCEFACT kode. Der skal typisk opsættes mapninger for både indagående og
udadgående mapning.
Du kan godt have flere lokale enheder som skal oversættes til samme OIOUBL
kode og omvendt, kan flere OIOUBL koder mappes til samme lokale NS enhed.
Periodiske aktiviteter
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/Periodiske aktiviteter
Normalt vi det fremgå af Systeminfoen, hvilke filer der skal indlæses ved en
opgradering. Hvis du opretter et nyt regnskab, skal du finde de nyeste versioner af
de forskellige filer og indlæse dem.
Importer eksempelskabelon
Dette punkt benytter du kun, hvis du har brug for at oprette mapningsbro for en
ny dokumenttype. Det er ikke sandsynligt, og er derfor ikke beskrevet yderligere
her.
Indlæs og udlæs E-bilag endpoint Key Type opsætning
Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af Endpoint Key
Type opsætningsfilen.
Indlæs og udlæs OIO Betalingsmetode
Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af OIO
Betalingsmetode opsætningsfilen.
Indlæs og udlæs Profilopsætning
Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af Profil
opsætningsfilen(til Dokumenttype og Profiler tabellerne).
Indlæs og udlæs XML Bro opsætning
Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af XML Bro
opsætningsfilen (Inkl. enhedskodemapning og UNCEFACT liste). Se ovenfor om
genetablering af egne kodelistermapninger.
Side 32 af 104
Integration m. IndFak2
Stamdata
Der findes ikke en Stamdata tjek rapport ifht IndFak2 da systemet selv udtrækker
stamdata via en GIS webservice datastrøm. Udtrækket defineres af IndFak2 og
kan tilpasse efter behov. Derfor findes der ikke fastdefinere en checkrapport.
Hvis der opstår problemer med eksporten af stamdata, skal du indledningsvist
undersøge det som et GIS problem, eller som et problem i IndFak2, hvis data er
eksporteret korrekt.
Transaktionsdata
IndFak2 henter transaktionsdata fra Navision Stat 7 via en GIS webservice datastrøm. Udtrækket defineres af IndFak2 i en GIS forespørgselsfil, med hvilken
IndFak2 henter transaktionsinformationer om, hvilke fakturaer der er betalt (helt
eller delvist).
Alias i Navision og IndFak2
Alias inkl. dets underliggende opsætning, overføres fra Navision Stat til IndFak2
sammen med Stamdata udtrækket. I IndFak2 kan brugeren anvende Alias som
konteringshjælp. Resultatet af hjælpen er, at dokumentet forsynes med de konto-,
dimensioner-, moms- og sagsoplysninger mfl., som Aliaset specificere. Det er
informationerne2 om selve den udfoldede kontering, der overføres til Navision
Stat i dimensionskontostrengene fra IndFak2 – ikke Aliaset.
Køb Opsætning
Købsopsætning
Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Opsætning
Nummerering
De fakturaer og kreditnotaer, som du opretter ved accept af dokumenter fra
”Indgående Købsdokumenter” tildeles løbenummer fra købsnummeropsætningen. Der skal være opsat nummerserier for disse dokumenter. Der skal ikke
opsættes Nummerserie for Kontoudtog eller modtagne Købsrykkere.
Dette udgør en væsentlig forskel ifht. tidligere versioner af IndFak, hvor Aliasværdien blve
overført til ”udfoldelse” i Navision stat. Med Indfak2 overføres de de faktiske konteringer som
brugeren har påført og godkendt i IndFak2.
2
Side 33 af 104
Kreditor opsætning
Sti: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/Leverandører
En række felter på kreditorkortet skal være udfyldt korrekt, for at Navision Stat
kan identificere det(de) kreditorkort, der svarer til kreditorens informationer i de
indadgående dokumenter.
Udfyld altid kreditorens ’Navn’, ’Adresse’, ’Postnummer’ og ’Landekode’
oplysninger med korrekte, dækkende oplysninger, som gør dig i stand til at
meningsfuldt at forstå hvem kreditorkortet dækker.
IndFak2 og CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor
For kreditorer der skal anvendes i forbindelse med IndFak (Eksportér Stamdata)
skal du som minimum også udfylde følgende af kreditorkortets felter på
”Betalinger panelet”:
CVR Nummer Attribut og
CVR Nummer eller
CPR Nummer.
Disse felter skal udfyldes svarende til nedenstående:
CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor
Type af
’CVR
’CVR Nummer’
kreditor
Nummer
Attribut’
Dansk
DK:CVR Cvr nummeret
virksomhed
bestående af det rigtige
med CVR
8 cifrede heltal; hverken
nummer
længere eller kortere.
Ingen andre tegn.
Dansk person
DK:CPR Ikke relevant
’CPR Nummer’
Ikke relevant
Personnummeret
Side 34 af 104
Udenlandsk
enhed
ZZZ
bestående af det 10 cifrede
heltal svarende til det der
er opgivet i fakturaen;
hverken længere eller
kortere. Ingen andre
tegn.
Ikke relevant
Den værdi som er opgivet
på fakturaen, eller den
bedste værdi, der entydigt
identificerer kreditoren eller
betalingsstedet. Der kan
indgå tal og bogstaver.
De ovennævnte værdier i felterne er gyldige i OIOUBL2
Nemhandelsdokumenterne, og vil være dem som kreditoren skal bruge for at
angive sin juridiske enhed. Derfor er reglen om opsætning ens i Navision Stat
uanset om du benytter IndFak2 eller dit regnskab modtager Nemhandelsbilag
direkte fra leverandøren-
Navision Stat benytter angivelsen af den juridiske enhed det indadgående
dokument, med det opsatte værdier i disse felter til at udsøge det/de relevante
kreditorkort.
For fakturaer fra individuelle personer med danske personnummer bruges værdien i
feltet ”CPR nummer” sammen med værdien ”DK:CPR” i feltet ”CVR Nummer
attribut” til at identificere kreditorkortet, når fakturaudstederen har angivet sit
danske personnummer korrekt i fakturaen. e
Bemærk: Værdien ”ZZZ” i feltet ”CVR Nummer attribut” angiver ikke noget
virksomhedsregister Derfor vil Navision Stat ikke automatisk foretage en entydig
identifikation med denne værdi, selvom der kun findes én kreditor med det
pågældende datasæt.
Du skal derfor altid foretage manuelt valg af ”Entydig kreditor” på Indgående
købsdokument, for udenlandske kreditorer, der kun er angivet med CVRnr
Attribut = ”ZZZ”, samt en værdi i feltet ’CVR Nummer’.
Du må kun angive de rigtige oplysninger i felterne, svarende til kreditorens
oplysninger. Hvis du udfylder med ”skod-data”, kommer der forkerte oplysninger
i IndFak og ultimativt risikerer du at sende Nemkontoudbetalinger til en
uvedkommende modtager.
Side 35 af 104
E-bilag panelet
For kreditorer du vil bruge i forbindelse med IndFak2 skal du markere feltet ”EBilag Partner Opsætning” = ”Ja”. Det sker direkte på Kreditorkortets ”E-Bilag
panel”.
Når du sætter ”E-Bilag Partner Opsætning” til ”Ja”, autoudfylder Navision Stat en
række felter med standardværdier, der benyttes ifbm. IndFak.
Feltet ”Eksporter Kreditor Stamdata” sættes automatisk til ”Ja”. Hvis det
pågældende kreditorkort ikke ønskes udtrukket i stamdataudtrækket, så skal du
fjerne markeringen i feltet.
Feltet ”Brug dimensionskontostreng” skal være ”Ja”, når kreditoren benyttes med
IndFak2. Værdien sættes automatisk, svarende til opsætningen på
Ebilagsstyringsopsætningen.
De øvrige felter på ”E-Bilag panelet” skal stå således som de blev sat ved
markeringen af ”E-Bilag Partner Opsætning”. Se yderligere beskrivelse nedenfor.
Side 36 af 104
Felt
E-Bilags
Partner
Opsætning
Eksportér
kreditor
stamdata
Købsfaktura
Beskrivelse
Marker feltet, hvis kreditoren skal benyttes til Elektronisk
handel
Sæt = “Ja” hvis den pågældende kreditor skal indgå i
stamdata til IndFak. ”Ja” er standard værdien.
OBS! Hvis du har flere kreditorer med samme CVR
nummer og tilhørende attributværdi, og eksporterer
stamdata for dem, skal brugeren i IndFak vælge blandt
disse. Og når dokumentet kommer til Navision Stat skal du
gentage valget. Vær opmærksom på at IndFak IKKE sender
det lokale kreditornummer til Navision Stat. Men at man
både i IndFak og i Navision skal finde kreditoren på
grundlag af de medsendte oplysninger i dokumenterne.
Feltet kan antage flg. værdier,
 Opret ny
 Opdater reference
”Opdater reference” er forslagsværdien og den foretrukne
værdi. Hvis der ikke eksisterer en korresponderende ordre,
spørges om der skal oprettes faktura.
Side 37 af 104
Fakt. samlet
beløb/kostp/rabat
Købsvarenummertype
Brug dimensionsstreng
Overfør tekstlinjer
”Opret ny” bevirker, at der spørges om opdatering, hvis der
findes en ordre.
Ikke relevant med IndFak2, da Ordre ikke overføres og
opdateres i Navision Stat. Lad standardværdien stå.
Skal være “Leverandørs varenummer”, idet denne værdi
forventes medsendt som fakturaudsteders eget
varenummer. Værdien er ikke knyttet til linjens kontering da
Navision Stats eget varenummer er angivet i IndFak2s
dimensionskontostreng på de linjer der skal konteres på
vare.
Feltet kan antage flg. værdier,
 ’Internt varenr.’ (jvf. efterflg. afsnit om
Købsvarenummertype).
 ’Leverandørs varenr.’ (jvf. efterflg. afsnit om
Købsvarenummertype) Denne værdi var relevant
for IndFak1.
 ’Fælles varenr.’ (jvf. efterflg. afsnit om
Købsvarenummertype.) Fælles varenummer kan
opsættes på kreditorkortet i feltet af samme navn.
“Ja” er den obligatoriske værdi, hvis man benytter
”IndFak”. Ellers “Nej”. Forslaget styres fra Ebilag styrings
opsætningens felt ”Sæt brug dimensionskontostreng”.
Hvis du ikke benytter IndFak, og fakturaafsender lægger
data i det samme XML-element og opsætningen er ”Ja”, vil
data blive opfattet som en ugyldig dimensionskontostreng.
Sæt i det tilfælde værdien til ”Nej”.
“Ja” er standard. Betyder at man overfører fakturas/kreditnotas eventuelle beskrivende linjer uden antal og beløb fra
indbakken.
“Nej” hvis du ikke ønsker det.
Uanset valg stilles der ikke yderligeres spørgsmål til denne
type linjer v accept fra indbakken.
Beskrivelseslinjerne kan altid ses via “vis originalbilag”, men
bør ikke forekomme i OIOUBL-2.0 dokumenter.
Side 38 af 104
Overfør
beløbslinjer
Håndtering af linjer med beløb, hvis du evt. ønsker ikke at
kontere alle linjer i en faktura med mange linjer.
Der er tre muligheder:
 ”Advarsel om manglende kontering” er standard.
Advarsel for hver linje med beløb og uden
kontering.
Linjer du ønsker at kontere, skal konteres i
indbakken med ”Brug Type” og ”Brug Kontonr”.
Hvis du ignorerer advarslen og vælger at kontere
linjen efter accept, skal du både genindtaste konto,
beskrivelse pris og antal.
Du kan afbryde accepten ved advarsel og kontere i
indbakken.
 ”Ignorer og overfør som tekst”
For alle linjer m. beløb og uden kontering overføres
kun beskrivelsen til købsfakturalinjen. Du får ikke
yderligere advarsel.
 ”Ignorer og undlad overførsel”
Alle linjer med beløb og uden kontering ignoreres.
Der oprettes dokument uden informationer fra
disse linjer. Kan benyttes, hvis man får fakturaer
med mange linjer, som man kun ønsker konteret
med én eller få linjer, som man så må taste manuelt.
Du får ikke yderligere advarsel.
Valutakoblinger
I tabellen ‘E-Bilag-partner – val.kobling’ oprettes data til brug for ”oversættelse”
af dokumentets valutakoder, til de valutakoder som bruges i Navision. Data
opsættes automatisk samtidig med E-bilagspartneren. Du kan komme til
valutakoblingerne fra Kreditorkortets Handlingsbånd, fanen ”Naviger”,
handlingsgruppen ”Køb”.
Bemærk: Normalt skal der ikke redigeres i indholdet, idet valutakoder i Navision
Stat skal være oprettet med værdier svarende til de officielle valutakoder iht.
ISO4217 og UNCEFACT, og ikke med ”private valutakoder”
Anvendelse af ”Anden ID attribut” og ”Anden ID”
Hvis du har flere leverandører, som fakturerer fra samme CVRnummer, men
repræsenterer forskellige enheder (produktionsenheder) OG hvis du samtidig
ønsker at adskille deres poster på hvert sit kreditorkort, understøtter Navision at
det kan ske automatisk.
Men, det forudsætter, at du på leverandørernes elektroniske fakturaer finder de
nødvendige yderligere informationer, som identificerer og udskiller de forskellige
enheder fra hinanden OG at du opsætter disse værdier på kreditorkortet.
Denne mulighed kan også benyttes for kreditorer hvor feltet ”CVR Nr Attribut”
= ”ZZZ”, forudsat altså, at du på leverandørens elektroniske faktura kan finde de
nødvendige yderligere oplysninger.
Hvis du kan findes de nødvendige yderligere oplysninger på de elektroniske
fakturaer og du vælger at opsætter de tilsvarende værdier i det/de relevante af
felterne: “SE Nummer”, “P Nummer” eller ”Anden ID Attribut” og ”Anden ID”
på det ønskede kreditorkort, så bruger Navision Stat dem til at foretage entydig
udsøgning af et kreditorkort, blandt flere med samme juridiske identifikator.
Felterne ”Anden ID” og ”Anden ID Attribut” ses under ét og skal i givet fald
udfyldes samlet.
Se nærmere herom under behandling af Indgående købsdokuments handlingsfane
Naviger, handlingen Kreditoridentifikation under handlingsgruppen Kreditor.
Felt
CVR Nummer
Attribut
Beskrivelse
Skal opsættes med attributten der hører til den juridiske
identifikator som den fakturerende virksomhed angiver i sine
fakturaer.
For danske virksomheder er typen ”DK:CVR”
For danske enkeltpersoner er typen ”DK:CPR”
For international handel i OIOUBL skal anvendes ”ZZZ”
Side 39 af 104
Side 40 af 104
CVR Nummer
CPR nummer
SE Nummer
P Nummer
Anden ID
Skal opsættes for virksomheder. Feltet opsættes med værdien for
den juridiske identifikator, som den fakturerende virksomhed
angiver i sine fakturaer.
Danske firmaer skal angive CVR nummer på deres fakturaer.
Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på
kreditors CVR Nummer.
Hvis kreditoren er international handel / udenlandsk, kan du
angive en kombineret bogstav og tal værdi.
Skal opsættes for danske privatpersoner. Opsæt det 10cifrede
personnummers heltal.
Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på
kreditors CPR Nummer.
Kan angives hvis du har det. Opsæt med den korrekte 8 cifrede
heltalsværdi for fakturaudsteders SEnummer. Hvis
fakturaudsteder angiver værdien og DK:SE attributten, benytter
Navision Stat værdien til, at finde det kreditorkort med samme
CVR nummer, som fakturaen skal høre til.
Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på
kreditors SE Nummer.
Kan angives hvis du har det. Opsæt med den korrekte 10 cifrede
heltalsværdi for fakturaudsteders Pnummer. Hvis
fakturaudsteder angiver værdien og DK:P attributten, benytter
Navision Stat værdien til, at finde det kreditorkort med samme
CVR nummer, som fakturaen skal høre til.
Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på
kreditors SE Nummer.
Anvend dette felt, hvis du ønsker at Navision Stat skal finde ét
blandt flere kreditorkort med samme ”CVR nr” og ”CVR nr
Attribut” OG det ikke kan ske vhja. de ovenfor nævnte SE- eller
P-numre. Det kan være, at leverandøren angiver et
afdelingsspecifikt Telefonnummer.
Feltet SKAL anvendes sammen med ”Anden ID Attribut”.
Det giver kun mening at opsætte, hvis data til en udspecificering
findes i fakturaen. Du skal i givet fald opsætte den værdi for Id,
som fakturaudsteder angiver som ”ID” i sin faktura her:
Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cb
c:ID
Anden ID
Attribut
Hvis disse data er medsendt kan du finde dem i Navision i det
indgående købsdokument via menuknappen Dokument,
menupunktet Kreditoridentifikation
Anvendes sammen med ”Anden ID”. Angiver typen af data i
feltet. Anvendes ”Anden ID” skal dette udfyldes svarende til
den attribut du kan finde angivet i XML dokumentet. Du skal i
givet fald opsætte præcis den værdi som fakturaudsteder angiver
i fakturaen for attributten ”SchemeID” her:
Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cb
Side 41 af 104
c:ID
EAN Lokation
Kreditorens EAN Nummer indtastes, hvis det haves. Kan
benyttes til, at identificere hvilket kreditorkort fakturaen hører
til.
Kreditor skabelon
Du kan anvende Navisions funktion med standardskabeloner til at få udfyldt
obligatoriske standardværdier på kreditorkortet.
Sti:/Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer
masterskabeloner
Du opretter de skabeloner som er relevante, eksempelvis pr. land.
Angiv ”Kode” og ”Beskrivelse” i skabelonhovedet og vælg den tabel-id som
skabelonen skal anvendes på. For kreditorer er det tabel 23.
I kolonne-formen indvælges de felter der skal udfyldes af skabelonen. I feltet
”Standardværdi” angiver du den værdi der skal bruges.
Fra et kreditorkort benyttes Kreditorskabelonen via Handlingsbåndets Fane
”Handlinger”, handlingsgruppen ”Funktion”.
Vinduet ”Konfig. Skabelonoversigt” viser de mulige skabeloner. Vælg én og tryk
OK. Det pågældende kreditorkort bliver nu opdateret med informationer fra
skabelonen.
OBS! Eksisterende værdier overskives m. standardværdier opsat i skabelonen.
Felter som ikke er opsat i skabelonen berøres ikke.
Opret Kreditor E-Bilag partnere (kørsel)
Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration/E-Bilag – Opret Kreditor Ebilag Partner
Side 42 af 104
Du kan anvende kørslen til at opsætte Ebilagspartner på flere kreditorer ad
gangen. Opsæt det nødvendige filter for at udsøge de relevante kreditorer.
Salg opsætning
Virksomhedsoplysninger skal være opsat med alle adresse og betalingsoplysninger,
ligesom NS TS Integrationstabellen og transportlaget skal være på plads før du
kan sende E-bilag via Nemhandelsinfrastrukturen.
Debitoropsætning
Du skal sikre at debitorer til elektronisk fakturering, er korrekt og fyldestgørende
opsat
Sti: /Afdelinger/Salg & marketing/Salg/Debitorer
Rediger eller opret nyt debitorkort.
Side 43 af 104
For debitorer til elektronisk fakturering skal du udfylde: ”Navn”, ”Adresse”,
”Postnr.”, ”By” og ”Landekode”. Landekode skal også udfyldes for danske
debitorer.
Debitorkort
Beskrivelse
Felt
Navn
Skal udfyldes med retvisende navn
Adresse
Skal udfyldes med den rigtige adresse, samt eventuelt
husnr og etage.
Postnr
Postnummer skal udfyldes
By
Bynavn skal udfyldes
LandeLandekode skal udfyldes.
/områdekode
Attention
Udfyld den med Initialer eller Navn på den
referenceperson som din kunde specificerer.
Det er obligatorisk at angive de informationer i
fakturaen som køberen ønsker.
Værdien fra debitorkortet overføres til ”Faktureres
attention” på en salgsfaktura og medsendes i OIOUBL
filen.
E-Bilag Partner
Skal markeres for at bogførte dokumenter til denne
Opsætning
debitor tages med til forsendelse som Nemhandels Ebilag.
Side 44 af 104
E-Bilag Endpoint
Nøgletype
Skal angives. Vælg fra listen den type, som svarer til det
din debitor angiver. Værdien er ofte EAN eller GLN,
men kan også antage andre værdier.
E-Bilag Endpoint.
Skal angives. Skriv en værdi der svarer til den type du har
angivet i ”E-Bilag Endpoint Nøgletype”, eksempelvis
EAN nummer eller CVR nummer. Bemærk at der er
Moduluskontrol på værdien, hvis Nøgletypen er EAN,
GLN eller CVR
Salgsfaktura
Skal markeres hvis salgsfaktura skal sendes som E-bilag
Salgskreditnota
Skal markeres hvis salgskreditnota skal sendes som Ebilag
Rykker
Skal markeres hvis salgsrykker skal sendes som E-bilag
Kontoudtog
Skal markeres hvis salgskontoudtog skal sendes som Ebilag
Betalingsformskode Tomt. Bør som udgangspunkt være tomt. Udfyld det
kun, hvis du for den enkelte debitor ønsker en anden
betalingsmåde end den der er opsat som standard i
virksomhedsoplysninger. Den kode du vælger skal have
tilknyttet den relevante OIO-betalingstypekode. Der må
ikke vælges en uden OIOBetalingstypekode.
Bemærk: Betalingsformer som har angivet et
Opkrævningssystem må ikke anvendes til elektronisk
fakturering. Se yderligere herom i manual vedrørende
Navision Stats integration til opkrævningssystemer.
Bemærk: Hvis der mangler data, vil dokumentet fejle i valideringen ved
afsendelsen, eller debitoren kan nægte modtagelse, hvis obligatoriske
oplysninger om debitors Attention person, mangler på fakturaen.
Indenlansk/Udenlandsk debitor
Værdien i Debitors landekode sammenholdes med ”Lande/områdekode” på
dit regnskabs Virksomhedsoplysninger og bruges til at afgøre om en debitor er
udenlandsk eller indenlandsk (dansk).
Bemærk: Hvis debitors landekode er tom, vil den være forskellig fra den værdi
er opsat for regnskabet under virksomhedsoplysninger – og dermed blive set
som udenlandsk og forsynet med udenlandske betalignsmetode.
Betalingsoplysninger
Debitorer, der skal faktureres elektronisk, bliver som udgangspunkt faktureret
med den OIO betalingstype, der er anvendt under regnskabets virksomhedsoplysninger, hvis der ikke er opsat en særlig betalingsformskode på selve
debitoren. Hvis der hverken i virksomhedsopsætningen eller på debitorkortet
er en betalingsform med OIO Betalingstype, standses bogføringen.
Side 45 af 104
Rykker og rentebetingelser
Du skal opsætte Rykkerbetingelseskode på debitor, som du ønsker at rykke,
også, hvis du skal sende elektronisk rykker.
Rentebetingelseskode skal du opsætte på debitorer, hvis du ønsker at tilskrive
renter og gebyr på Rykkere, også for elektroniske rykker.
Undersøg Debitors Ebilag Endpoint på NemHandelsRegisteret
Når du har opsat de to felter ”E-Bilag Endpoint Nøgletype” og ”E-Bilag
Endpoint”, skal du undersøge om debitoren findes på Nemhandelsregistret.
Det gør du fra Debitorkortet via Handlingsbåndets fane ”Handlinger”,
handlingsgruppen ”Funktion” handlingen ”NHR opslag”
Du kan nå handlingsknappen med windowsgenvejen Alt, A, U.
Du får spørgsmål om du vil lave NHR opslag for debitorens EAN nummer.
Svar Ja, og vælg den dokumenttype du vil kontrollere for.
Du får herefter et svar som indikerer om der er en webservice der passer til det
pågældende Endpoint og dokumenttype.
Svaret viser at der på Nemhandelsregistret findes en Webserviceadresse, der
svarer til den kombination af Endpoint og dokumenttype, du har spurgt på.
Svaret viser at Nemhandelsregistret IKKE har registreret en webserviceadresse, som svarer til Endpoint og dokumenttypen på debitoren.
Debitor E-bilags partner opsætning
Debitors E-Bilag Partner opsættes direkte på hver enkelt debitors kort, på
panelet E-bilag. Opsæt ”E-bilags Partner opsætning” på hver debitor, som
Navision Stat skal sende elektroniske handelsdokumenter til.
Side 46 af 104
Felt
E-Bilag Partner
Opsætning
E-Bilag Endpoint
Nøgletype
E-Bilag Endpoint
Salgsfaktura
Salgskreditnota
Beskrivelse (Fælles)
Markér feltet (Ja) for debitorer som skal modtage Ebilag.
Angiv typen for den Endpoint identifikatorværdi som
kunden har angivet, eksempelvis Ean, GLN eller CVR.
Angiv værdien for den Endpoint identifikator, som
kunden har angivet, eksempelvis et EAN nummer eller
et CVR nummer. Skal angives som heltal; ingen
mellemrum eller skilletegn.
”Ja” når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja,
skal modtage fakturaer elektronisk, ellers ”Nej”.
Ved ”Ja”: Dokumentet overføres til udbakken ved
bogføring og sendes, afhængig af opsætning på
Ebilagsstyringsopsætningens felt ”Send E-bilag v
bogføring”.
Fakturaen udskrives, som udgangspunkt ikke.
”Ja” når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja,
skal modtage fakturaer elektronisk, ellers ”Nej”.
Kreditnotaen udskrives, som udgangspunkt ikke.).
Bemærk: I tilfælde af at en intern omkontering sker via
Rykker
Kontoudtog
kreditnota bør (eksempelvis fordi fakturaen ikke kunne
sendes elektronisk) feltet ”Suspender E-bilag” på
kreditntoaen sættes = Ja, inden bogføringen.
”Ja” når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja,
skal modtage fakturaer elektronisk, ellers ”Nej”.
Rykkeren udskrives som udgangspunkt ikke.
”Ja” når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja,
Side 47 af 104
Felt
Beskrivelse (Fælles)
skal modtage fakturaer elektronisk, ellers ”Nej”.
Kontoudtoget udskrives som udgangspunkt ikke.
Masseopret Debitor E-Bilag partnere
Sti:/Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS
Integration / Opgaver/E-Bilag/Opret Debitor Ebilag partner
Hvis du har behov for at sætte Ebilagspartner opsætningen på flere debitorer kan
du anvende denne kørsel.
Du skal sætte filtre for at udsøge de debitorer du vil give Ebilagspartner. Bemærk
indstillingerpanelet; her markerer du hvilke dokumenttyper der skal opsættes på de
dannede Ebilagspartnere.
Køb, Elektroniske OIO købsbilag
Indgående dokumenter
Sti: Afdelinger/ Køb/ Ordrebehandling/Ebilag
Her finder du indbakker til købsdokumenter (faktura, kreditnota,
forsyningsspecifikation (UTS)), Rykkere, Kontoudtog, NKS Betalingsordre og
NKS Retursvar.
I denne manual behandles ikke indbakkerne vedrørende NKS kommunikationen.
Alt om betalingsordre og retursvar behandles i manual for betalinger.
Side 48 af 104
Arbejdet med indgående købsdokumenter
Denne manual foreskriver ikke bestemte arbejdsgange.
Ansvaret for at tilrettelægge, beskrive og anvende hensigtsmæssige arbejdsgange ligger i din institution. For institutioner som benytter Økonomi Service
Center hos Statens administration, er det Institutionens og ØSC’s opgave,
samlet at fastlægge opgavesplit og arbejdsgange.
De processer der skal følges, afhænger bl.a. af om godkendte dokumenter
ankommer direkte fra IndFak2 i Navision Stat eller om I modtager
dokumenter direkte fra leverandøren og godkendelsen skal ske i Navision Stat.
Denne manual tager udgangspunkt i at jeres institution benytter IndFak.
Hvis dokumenterne ankommer direkte i NS uden et foranliggende godkendelsessystem, kan du bruge nedenstående liste som udgangspunkt for din
arbejdsgangsbeskrivelse.
 ”Ventende” dokumenter undersøges inden de godkendes. Anfør initialer
for en person der er ansvarlig for dokumentet på dette stade.
 Når de ansvarlige har godkendt og angivet kontering skal dokumenterne
Finanskonteres og herefter Accepteres. (Dokumenter der ikke skal
godkendes – afvises m årsagsangivelse)
 Det oprettede købsdokument færdigkonteres m. dimensioner og bogføres.
 Fakturaen udsøges til betaling.
 Betaling overføres og bogføres.
Indgående købsdokumenter oversigt
Sti: Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/ Indgående købsdokumenter
Tjek dagligt for nye fakturaer, kreditnotaer, ordrer og forsyningsspecifikationer.
Når du åbner Indbakken indlæses først de dokumenter som findes i NS TS
Udvekslingstabellen. Derefter behandles de, og tidligere indlæste dokumenter som
ikke har kunnet behandles til ”Klar til accept”.
Bemærk: Hvis ”Ebilag styringsopsætningens” felt ”Åbn Indgående Købsdokumenter” er opsat til ”Kun åbning”, så åbner kladdevinduet umiddelbart uden at
hente eller behandle dokumenter.
Når ”Indgåede købsdokumenter” vinduet åbner ligger de nyeste øverst. Tjek
oversigten uden at der er sat filtet.
Indgående Købsdokumenter oversigt Felter
Du kan filtrere oversigten på alle felter i tabellen.
Side 49 af 104
Oftest har du nok brug for at filtrere på kolonnerne ”Status” og ”Dokumenttype”,
men du kan også filtrer på ”Modtaget dato” eller andre felter som er relevant.
Felt
Status
Beskrivelse
”Ventende”
Afventer din behandling. Du skal enten Acceptere eller
Afvise dem med en af handlingerne ”Accepter m afvigende
moms”, ”Accepter”, eller ”Afvis”, fra dokumentets
handlingsbånd, fanen ”Start”.
Dokumenter fra IndFak2, som skal accepteres, skal altid
behandles med ”Accepter m afvigende moms”.
”Accepteret” Dokumentet er ført videre til købsfaktura
eller købskreditnota. For forsyningsspecifikationer er der
alene tale om at status er skiftet.
”Afvist” Dokumentet er afvist ved brugerhandling eller
automatisk. I sidste tilfælde kan det ikke håndteres
yderligere. Afviste dokumenter fra IndFak2 må og kan
ikke senere accepteres.
”Behandler” Denne status er midlertidig og du vil i praksis
næppe opleve den.
”Accepteret + Automatisk bogført” Sættes på fakturaer og
kreditnotaer, når de har været behandlet af massekørslen
”Accept og automatisk bogføring”
Side 50 af 104
E-Bilag dokument








<Ingen valgt> Viser alle dokumenttyper.
Tilbud Ikke relevant type
Ordrebekræftelse Ikke aktuel. Gammel dokumenttype
Faktura
Leverance Ikke aktuel. Gammel dokumenttype
Kreditnota
Ordreændring Ikke aktuel. Gammel dokumenttype
Forsyningsspecifikation
Dokumenttyperne: Tilbud, Ordrebekræftelse, Leverance og Ordreændring er ikke relevante
som aktuelle dokumenter. Men i regnskaber, som har modtaget dokumenter fra de tidligere
indkøbssystemer, vil der findes dokumenter af disse typer.
Når du har åbnet Indgående købsdokumentkladdevinduet og fundet det dokument du vil behandle, marker du linjen. Benyt Handlingsknappen ”Vis” fra Handlingsbåndets fane ”Start”, handlingsgruppen ”Administrer”.
Bemærk: Hvis feltet ”Leverandørnr.” står tomt i kladdens oversigtsvindue eller
på dokumentets oversigtspanel ”Generelt”, er det tegn på at Kreditoren ikke er
identificeres i kreditorkartoteket. Det dokument kræver et nærmere eftersyn.
Indgående Købsdokumenter oversigt Handlinger
Her gennemgås de handlinger som afviger fra standardapplikationen.
Handlingsfanen Start
Handlingsgruppen Naviger
Forny
Denne handling svarer til at åbne Indgående købsdokumenter vinduet på ny. Dvs. at
der hentes nye bilag i Udvekslingstabellen og dokumenterne behandles.
Hent nye bilag til behandling
Handling åbner en kørselsanfordring, hvor du kan angive datoen for hvilke
dokumenter der skal hentes til behandling fra Udvekslingstabellen.
Standarddatoen er sat til gårs dato, ud fra en forventning om at kørslen til åbning
af Indbakken er opsat til automatisk afvikling en gang i døgnet. Denne handling
må derfor normalt kun anvendes hvis den opsætning er aktiv. Handlingen giver en
hurtigere respons end ”Forny” handlingen, men efterbehandler tilgengæld ikke
tidligere hentede dokumenter.
Vis original bilag
Handlingen åbner et browservindue og viser stylesheetformateringen af
dokumentet.
Side 51 af 104
Vis originalbilag + UTS
Åbner et browservindue til visning af stylesheetformaterignen af dokumentet OG
åbner yderligere en fane i browseren til visning af hvert af det
forsyningsspecifikationer der hører til dokumentet.
I browservinduet ser du en formateret visning af xml-dokumentet. I den farvede
bjælke over selve fakturaen ser du menupunkterne ”Vis bilag” og ”Vis original
xml”.
”Vis bilag” Hvis der er indlejrede dokumenter kan punktet foldes ud m.
”+”tegnet og du ser en liste over link til dokumenter der er indlejret i xml-filen.
Der kan være indlejret dokumenter af forskellig type: Billedfiler af typen Tif, Png,
Jpg, samt PDF og xml/txt dokumenter.
”Original XML” åbner selve xml-filen i en browser. Herfra kan du gemme selve
xml-filen ved at ”Højreklikke” på linket ”Original Xml” og vælge ”Gem
destination”. Gem som xml eller tekst. Brug denne metode, hvis du skal sende
filen til Moderniseringsstyrelsens regnskabssupport eller skal gennemføre en
manuel bogføring hvis du ikke kan acceptere dokumentet.
Dokumenter med UTS
Handlingen igangsætter en kørsel uden yderligere brugergrænseflade. Når du
vælger dette filter, starter en kørsel, som sammenholder de referenceinformationer, der findes i fakturaer, kreditnotaer og forsyningsspecifikationer. Resultatet
er, at kladden kun viser de fakturaer hhv. kreditnotaer, hvor der er fungerende
reference til en Forsyningsspecifikation i tabellen. Filteret nulstilles når du lukker
og genåbner. Du kan også ophæve filtret ved at markere handlingen igen.
Det kan være hensigtsmæssigt at udsøge de dokumenter, som har tilknyttet
forsyningsspecifikationer, da det måske skal gennemgå et andet godkendelsesflow.
Søg supplerende dokumenter
Handlingen åbner en filtreret visning af Indgående købsdokumenter tabellen, der
viser de Forsyningsspecifikationsdokumenter, som hører til dokumentet.
Side 52 af 104
Herfra kan du markere og få vist de enkelte tilhørende forsyningsspedifikationer.
Du kan også få vist det originale dokument vhja. menupunktet ”Vis original bilag”
Når du behandler et hoveddokument (faktura eller kreditnota) ved at acceptere
eller afvise det, får det/de tilhørende Forsyningsspecifikationer samme status.
Handlingsgruppen Handlinger
Masseaccept/-afvis – ordinær
Handlingen åbner et anfordringsvindue. Her filtrerer du dig til de dokumenter
som du ønsker at behandle.
’
Bemærk: Denne kørsel må IKKE anvendes for IndFak2 dokumenter. Kørslen
kan ikke anvendes for dokumenter som vedrører hotel eller
repræsentationsmoms.
Standardhandlingen er ”Accepter”.
Du skal angive en værdi for ”Import Status”.
Side 53 af 104
Hvis du vælger Afvis, skal du udfylde feltet ”Angiv årsagsbeskrivelsen for alle
bilag” med en forklarende tekst som er dækkende for afvisningsårsagen.
Denne kørsel foretager en ”fremadgående” momsberegning på grundlag af
dokumentlinjernes grundbeløb. Forudsætningen for at anvende den er, at
linjebeløbene er angivet eksklusive moms, og at der skal tillægges enten 0% eller
25%. IndFak2 dokumenter ankommer med momsbeløbet indregnet.
Masseaccepter m afvigende moms
Handlingen åbner et anfordringsvindue. Her filtrerer du dig til de dokumenter
som du ønsker at behandle.
Standardhandlingen er ”Accepter”.
Du skal angive en værdi i feltet ”Import Status”.
Bemærk: Denne kørsel skal anvendes for Institutioner der anvender IndFak2,
fordi konteringsdokumenternes linjebeløb er inklusive moms.
Kørslen foretager en ”tilbagegående” momsberegning på grundlag af dokumentlinjernes beløb inklusive den moms som IndFak2 / udstederen har medsendt.
Forudsætningen for at anvende den er, at linjebeløbene er angivet inklusive moms
eller at afsenderen har oplyst moms på linjerne.
Denne kørsel skal anvendes for IndFak2 dokumenter. Kørslen skal anvendes for
dokumenter som vedrører hotel eller repræsentationsmoms, også hvis man ikke
anvender IndFak2.
Kørslens option ”Afvis” kan ikke benyttes. Brug i stedet den førnævnte
massekørsel.
Bemærk: For at kørslen må afvikles skal du have givet tilladelse til det i
”Ebilagsstyringsopsætning” tabellen.
Side 54 af 104
Hvis der i kørslerne er medtaget dokumenter, som ikke kan behandles af en eller
anden årsag, afslutter den med at angive hvor mange dokumenter, der ikke kunne
behandles.
Hvis du vælger ”Ja” får du en visning af årsagen pr. dokument.
Accepter og automatisk bogføring
Handlingen bearbejder de dokumenter som er vist i indgående købsdokumentkladden. Du skal derfor filtrere selve vinduet ”Indgående Købsdokumenter”
således, at du får vist præcis de dokumenter du ønsker behandlet med kørslen –
og ikke flere. Du kan ikke sætte yderligere filtre i kørselsanfordringen.
Du skal vælge mellem de to optioner som vedrører ”Accept og samtidig
bogføring” med hhv. ”Standard” eller ”Afvigende momsberegning”.
Side 55 af 104
Bemærk: For at kørslen må afvikles skal du have givet tilladelse til det i
”Ebilagsstyringsopsætningstabellen”. Det sker pr. dokumenttype, som du vil
tillade behandlet af denne kørsel.
Hvis kørslen medtage dokumenter, som ikke kan behandles af en eller anden
årsag, afslutter den med at angive hvor mange dokumenter, der ikke kunne
behandles.
Du kan få vist rapporten ved at vælge ”Ja”.
Visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen
Det sker at dokumenter går galt i behandlingen. Årsagen kan være flere. På ”Indgående købsdokument kladden” finder du, feltet ”Udvekslingstabel: Mislykkede
købsdokumenter”. Det findes under Filterpanelet. Feltet skal normalt vise nul ”0”,
som indikation af at der ikke er strandet mislykkede dokumenter i NSTS
udvekslingstabellen, som hører til i denne indbakke.
Du kan lave opslag i feltet og få vist det aktuelle indhold af tabellen – uanset
status og dokumenttype. Du kan ikke redigere i tabellen fra denne oversigt.
Side 56 af 104
Indgående købsdokument
Kontroller de forskellige oversigtspaneler, Generelt, Fakturering, Betaling, samt
linjerne i Linjer-panelet, og få evt. dokumentet vist i browseren, til støtte for din
behandling af dokumentet.
Indgående købsdokument paneler og felter
Generelt panelet
Felt
Indgående
dokument nr.
Beskrivelse
Fortløbende nummer i Købsdokumentindbakken, tildelt af
Navision Stat.
Side 57 af 104
Bogføringsdato
Ordredato
Bilagsdato
Kreditors ordre
nr.
Kreditors faktura
nr.
Kreditors kre.nota
nr.
Leverandørnr
Leverandør navn,
adresse mv.
Nummerserie
Ansvarlig status
Ansvarlig
medarbejder
Forslag til bogføringsdato, er udfyldt hvis det er medsendt i
det elektroniske dokuments element for DeliveryDate. Kan
overføres fra IndFak.
For regnskaber som abonnerer på ØDUP datatrømmen
”SKSperioder”, vil denne dato blive benyttet, i en åben
periode. Bogføringsdato justeres til ”arbejdsdato”, hvis den
medsendte dato ligger i en lukket SKS periode. For
regnskaber der ikke benytter ”SKS perioder” justeres den
medsendte dato ikke.
Datoen for en eventuelt forudgående e-ordre.
Dokumentudsteders bilagsdato
Indeholder kreditorens ordrenummer eller evt. kreditorens
fakturanummer.
Indeholder kreditorens fakturanummer når dokumentet er
en faktura, ellers tomt.
Indeholder kreditorens kreditnotanummer når dokumentet
er en kreditnota, ellers tomt.
Udfyldes af Navision, med nummeret for det kreditorkort
der entydigt kan identificeres på grundlag af det CVR eller
CPR-nummer som kreditoren har angivet som juridisk partID.
Kan der ikke automatisk identificeres et kreditorkort er
feltet tomt. Kontrollér da Indbakkeloggen (Handlingsbånd,
Fanen ”Naviger”.
Udfyldes af Navision, hvis kreditor ikke selv har sendt data
til disse felter og når NS kan identificere et kreditorkort.
Vælg en nummerserie, hvis du ønsker at dokumentet skal
oprettes i en anden nummerserier end standard. Du skal
have opsat relationer på den aktuelle nummerserie, for at du
kan bruge denne funktion.
Standardværdien er “Ej behandlet”. Du kan angive værdierne ”Godkendelse”, ”Kontering” eller ”Bemærkning”.
Bemærkning kan ses, redigeres og tilføjes via
Handlingsbåndets fane ”Naviger”, handlingen
”Bemærkning”.
Her kan du skrive initialer eller navn for den person/afdeling, som skal håndtere dokumentet. Bruges som hjælp hvis
man ikke anvender et fakturahåndterings- og godkendelsessystem. Det kræver særlige rettigheder at slå op i den underliggende tabel.
Side 58 af 104
Entydig Kreditor
Nr.
Entydig Betalings
Kreditor Nr.
Hvis flere kreditorkort matcher, kan Navision ikke selv
vælge et. Lav opslag i feltet og vælg det ønskede interne
kreditornummer.
Finder du ingen kreditorkort, skyldes det at de CVRdata der
er medsendt i dokumentet ikke kan genfindes på noget kreditorkort. Du skal færdiggøre eller oprette et kreditorkort,
med værdier i ”CVR nr.” og ”CVR nr attribut” felterne, der
svarer til data i dokumentet. Hent disse data via OIO
Fanens felter ”Kreditor CVR Nr” og ”Kreditor CVR Nr
Attribut”.
Hvis du fremover ønsker at Navision skal kunne udpege et
bestemt kreditorkort skal du søge efter yderligere
informationer på det indgående købsdokument via
menuknappen Dokument, menupunktet
Kreditoridentifikation.
Du anvende feltet når betalingskreditor er en anden end
sælger, hvilket er tilfældet, når der i fakturaen er angivet en
anden betalingsmodtager end sælgeren. Du anvender feltet
på samme måde som Entydig Kreditor.
Hvis Navision ikke entydigt kan identificere et faktureringskreditorkort, skal du vælge/oprette det ønskede kreditorkort. Lav opslag i feltet og vælg det ønskede interne
fakturerings-kreditornummer. Findes der ingen kreditorkort
i oversigten skyldes det at de data der er medsendt i
dokumentet ikke kan genfindes på noget kreditorkort.
Du skal færdiggøre eller oprette et kort m. CVR nr. og CVR
Nr Attribut, som svarer til data i dokumentet. Hent disse
data ved at lave Zoom (Ctrl+Alt+F1) på dokumentet, find
felterne ”BetLegalFirmaID” og ”BetLegalFirmaID
Attribut”. Kopier værdierne og sæt dem ind på
kreditorkortet for faktureringsleverandøren.
Findes der flere kreditorkort med samme CVR-nummer og
attribut, skal du vælge det rigtige. Hvis du fremover ønsker
at Navision selv skal kunne udpege et kreditorkort, skal du
søge efter yderligere informationer på det indgående
købsdokument via menuknappen Dokument,
menupunktet Kreditoridentifikation.
DisponentID
Rekvirent ID
Hvis opslaget viser en ufiltreret kreditoroversigt, betyder
det, at der ikke er medsendt PayeeParty informationer til en
Faktureringskreditor. Du må derfor ikke vælge nogen.
Feltet udfyldes med data fra IndFak.
Feltet udfyldes med data fra IndFak.
Side 59 af 104
Indkøber ID
Feltet udfyldes med data fra IndFak.
Fakturer panelet
Oplysninger om faktureringskreditor ses på fanebladet fakturering. Den part der
skal modtage betaling. Svare til sælger hvis der i E-bilaget ikke er angivet en
særskilt betalingsmodtager.
Faktureringsleveran
dørnr
Forfaldsdato
Kontantrabatpct.
Kont.rabatdato
Hvis der er data til en betalingsmodtagerpart i E-bilaget,
udfyldes feltet af Navision Stat, med nummeret for det
kreditorkort, der entydigt kan identificeres på grundlag af
det CVR eller CPR-nummer m. tilhørende attribut, som
fakturaudstederen har angivet for betalingsmodtagerpart.
Identifikationen sker på grundlag af værdien i felterne
”BetLegalFirmaID” og ”BetLegalFirmaID Attribut”.
Værdi fra E-bilaget, hvis angivet ellers tom.
Værdi fra E-Bilag, hvis angivet ellers tom.
Værdi fra E-Bilag, hvis angivet ellers tom.
Side 60 af 104
E-bilag panelet
Felt
Bilag modtaget den
Modtagelsestidspunkt
Kreditortilbudsnr.
Referencetilbudsnr.
Referenceordrenr.
HoveddokumentID
Hoveddokument SchemeAgencyID
Hoveddokument Udstedelsesdato
Hoveddokument type
Hoveddokument typekode
Beskrivelse
Dato for modtagelsen af E-bilaget
Tidspunktet for modtagelsen af E-Bilaget.
Tomt, da der ikke opsamles data hertil.
Tomt, da der ikke opsamles data hertil
Referencen fra E-bilaget til en eventuel
købsordre.
Udfyldes kun når E-bilaget er en
Forsyningsspecifikation. Værdien angiver
nummer på den faktura eller kreditnota som
forsyningsspecifikationen hører til.
Udfyldes kun når E-bilaget er en
Forsyningsspecifikation. Værdien angiver
navnet på afsenderen af den faktura eller
kreditnota som forsyningsspecifikationen
hører til.
Udfyldes kun når E-bilaget er en
Forsyningsspecifikation. Værdien angiver
udstedelsesdatoen for den faktura eller
kreditnota som forsyningsspecifikationen
hører til.
Udfyldes kun når E-bilaget er en
Forsyningsspecifikation. Kan være tomt.
Udfyldes kun når E-bilaget er en
Forsyningsspecifikation. Værdien angiver
Side 61 af 104
typekoden (faktura eller kreditnota) for det
dokument som forsyningsspecifikationen
hører til.
Betaling panelet
Felt
Kort Type
Betalings ID
PBS/FIK Kreditor Nr.
Bank Reg. Nr.
Betalingskonto Nr.
BIC (SWIFT Address)
Kreditor IBAN
Beskrivelse
Kan antage værdierne NULL, 01, 04, 71,
73, 75 (gyldige kortarter).
Værdien indgår i identifikation af
betalingsmetode i OIO betalingsmetode
tabellen.
BetalingsId som angivet af fakturaudsteder.
Anvendes typisk for betalinger med
indbetalingskort 04 og 71 og v.
kontooverførsel.
Feltet indeholder FIK/GIK-nummeret
(betalingsstedet) for indbetalingskort.
Feltet indeholder danske bankers reg. nr.,
når betalingsmåden er kontooverførsel og
kontotypen er Bank.
Feltet indeholder kreditorens danske
bankkontonr., når betalingsmåden er en
kontooverførsel og kontotypen er Bank.
BIC fra dokumentet Swifts bank
identification code.
Der skal være data her, hvis feltet
”Kreditor IBAN” er udfyldt.
IBAN-nummer fra dokumentet.
International bank account number.
Side 62 af 104
Kreditorbank Banknummer
Kreditorbank
Bankregistreringsnummer
Konto Type Kode
Betalings Måde Kode
Udfyldes hvis der i E-bilaget er angivet
betaling til en udenlandsk bank som ikke er
en Iban/Swift betaling OG der er tale om
en bank i USA, Canada, Australien eller
New Zealand.
Udfyldes hvis der i E-bilaget er angivet
betaling til en udenlandsk bank som ikke er
en Iban/Swift betaling OG der er tale om
en bank i USA, Canada, Australien eller
New Zealand.
Feltet indeholder en kontotype
eksempelvis FIK, GIRO, BANK, IBAN,
ZZZ, 97, mfl. Værdien indgår i
identifikation betalingsmetode i OIO
betalingsmetode tabellen.
Feltet indeholder en betalingsmåde
eksempelvis:
”FÆLLES INDBETALINGSKORT (93)”,
”INDENLANDSK KONTOOVERFØRSEL (42)”,
”INTERNATIONAL KONTOTVERFØRSEL(31)”,
”DK:NEMKONTO” m.fl.
Værdien indgår i identifikation i OIO
betalingsmetode tabellen.
Side 63 af 104
OIO panelet
Felt
Trunkeret
Ændret af bruger
Annulleret
XMLValideringsfejl
Profil fejl
Beskrivelse
Er markeret, hvis transportlaget har afkortet data ved
indsættelse i et eller flere felter.
Markeres automatisk, hvis der foretages ændringer i det
indkomne dokument i indbakken.
Anvendelse udgået.
Markeres automatisk, hvis den indadgående XML-valideringen finder en fejl i forhold Skema eller Skematron. Når
feltet er markeret er der kun mappet et begrænsede data,
som viser at dokumenet er forsøgt sendt til dig. Der er
IKKE tilstrækkelige data til bogføring. Hvis du vil bogføre
dokumentet skal du håndtere det manuelt.
Markeres automatisk, hvis der i dokumentet står en profil
der ikke understøttes af Navision Stat. Der forsøges
afsendt en applikationsmeddelse til afsenderen hvis
profilen understøtter det.
Side 64 af 104
Importstatus
Applikationsmeddelelse Sendt
Sporings ID
E-Bilag-dokument
OIO Dokument
Type
Feltet kan antage tre værdier.
 ’Indlæst’: Dokumentet er ankommet og valideret; renset
for evt. personfølsomme data.
 ’Behandlet’: Adresser, Betalingsoplysninger, Gebyrer og
Forudbetalt beløb er behandlet, men er ikke klar til
accept. Noget mangler eller er gået galt. Se Handlingen
”IndbakkeLog” via Handlingsbåndets fane ”Naviger”.
 ’Klar til Accept’: Dokumentet er færdigbehandlet, ingen
fejl er fundet.
Ja eller Nej. Du kan se mere om applikationsmeddelelsen
ved at slå op via punktets statusværdi, eller via handlingen
Applikationsmeddelelse på fanebladet Naviger.
Det interne sporings-id som er referencen mellem det
originale XML-dokument i LoggingDB og Navision Stat.
Nøglen er tildelt af transportlaget. Den bruges til at hente
det originale XML-dokument til Vis original bilag.
Dette felt angiver dokumentets type. De relevante typer
er:
 Faktura
 Kreditnota
 Forsyningsspecifikation
Udgåede typer er
 Ordrebekræftelse (købsordre) eller Ordreændring
 Forsyningsspecifikation
Feltet udfyldes automatisk, svarende til den dokumenttype
som er angivet i den originale OIOfil.
Feltet kan antage flg. værdier,
 2.0 angiver at dokumentet er et OIOUBL2.0x dokument
For faktura indgår værdien i Navision Stats identifikation
af betalingsmetode, jvf. opsætningen i OIO betalingsmetodetabellen.
Udgåede typer: PIE, PCM, PIP og PCP.
Side 65 af 104
ProfileID
Sælger ID
Sælger ID Attribut
Kreditor CVR Nr.
Kreditor CVR Nr.
Attribut
Angiver den OIOUBL profil som afsender har angivet i
dokumentet. Afsender skal angive en profil som Navision
Stat understøtter jf. jeres NemHandelsRegistering. I NSTS
profiler og NSTS DokumenttypeProfiler tabellerne findes
opsætning, der svarer til Nemhandelsregistreringen. Hvis
udstederen angiver en anden værdi i dokumentet,
returnerer Navision automatisk en applikationsmeddelses
med typen ”TechnicalReject” og ”Profil fejl” til
afsenderen og dokumentet får status ”Afvist”.
Dokumenter fra IndFak har angivet de specielle NSprofiler. For dokumenter afsendt direkte fra kreditor til
Navision, skal afsenderen anvende de almindelige profiler.
NS-profilerne understøttes ikke i ITSTs
skematronvalidering. Derfor skal brugere af IndFak slå
skematronvalideringerne fra i NSTS dokumenttype
tabellen for de dokumenter der modtages fra indFak.
Identifikation af Sælger. Typisk sælgers CVR nummer
Feltet indeholder attributten til værdien i SælgerID.
Typisk ”DK:CVR”.
Feltet indeholder værdien for den identifikator der hører
til leverandørens juridiske enhed, som angivet i E-bilaget.
For danske virksomheder er det CVR nummeret. For
udenlandske virksomheder forventes der tilsvarende en
værdi der udpeger virksomhedens juridiske enhed i et
officielt register.
I Danmark kan der også være tale om personnummer,
hvis regningen er fra en person.
Værdien benyttes sammen med værdien i attributfeltet til
at identificere de kreditorkort der kan være relevante. Hvis
der i Navision Stat findes flere ”ens” kreditorkort får du
en meddelelse v. accept og du må foretage et valg i feltet
”Entydig kreditor nr.”.
Værdien benyttes også hvis der skal oprettes en
Nemkonto kompletterings betaling på grundlag af
kreditorkortets opsætning. Der kan i så fald oprettes en
Nemkonto betaling, hvis værdien i Kreditor CVR Nr. og
den tilhørende værdi i feltet ”Kreditor CVR-Nr.Attribut”
kan genfindes på kreditorkortet.
Feltet kan for danske fakturaer indeholde attributværdien
DK:CVR eller DK:CPR og angiver typen for identifikato
værdien ovenover.
For fakturaer fra udenlandske kreditorer, kan attributten
være ”ZZZ”, som ikke angiver noget register. Værdien kan
også indeholde attributten for et af de udenlandske
registre der er anerkendt i OIOUBL2.
Side 66 af 104
AfsenderID
Identifikation af dokumentafsender – typisk et
EAN/GLN nummer. Nummeret peger på den part som
har forestået afsendelsen og som skal modtage eventuelle
applicationresponses. For institutioner der benytter
IndFak vil dette nummer repræsenterer IndFaks afsenderenhed. Kun hvor du modtager dokumenter direkte fra
kreditor kan nummeret være det samme som kreditors
identifikation.
AfsenderID Type
Attributten (typen) for Afsender ID, Ofte er værdien
EAN eller GLN, men også CVR, P, DUNS og andre.
Identifikation af dokumentmodtager – typisk et EAN
nummer for Navision Stat institutioner
Attributten (Typen) for den ID som kreditoren har brugt
da den sendte dokumentet til dit regnskab. Det vil være
EAN eller GLN for Navision Stat institutioner.
Udgået af anvendelse. Udfyldt hvis der i dokumentet er
angivet værdier for digital signatur.
Udgået af anvendelse. Udfyldt hvis der i dokumentet er
angivet værdier for digital signatur.
Udfyldt hvis dokumentet er angivet med værdier for
digital signatur.
ModtagerID
ModtagerID Type
Valideringsdato/tid
Signatur ID
ValideringsID
Ekstern
FakturaTotal
Forudbetalt beløb
Feltet indeholder fakturatotalen inkl. moms, som den er
angivet af fakturaudstederen.
Er udfyldt når fakturaudsteder i en OIOUBL-2 faktura
har angivet et forudbetalt beløb. Ved accept overføres
beløbet til en købsfakturalinje. Inden bogføring skal du
slette eller kontere den oprettede linje på det oprettede
købsdokument, afhængig af din egen registrering af om
der er sket en forudbetaling.
Følsomme
Udfyldt hvis dokumentet indeholder følsomme personpersondata Sikker- oplysninger. Værdien er 1, 2 eller 3. Andre værdier kan
hedsniveau
optræde, men det indikerer IKKE noget om følsomhed.
Følsomme person- Udfyldt med værdien ”Personal Secure”, hvis dokumentet
data Dokument
indeholder følsomme personoplysninger. Andre værdier
Type
kan optræde, men det indikerer ikke noget om følsomhed.
Momsgrundlag
Anvendelse udgået. Indeholder summen af
Sum
grundlagsbeløbene for OIOXML07 dokumenter.
Momsbeløb Sum
Anvendelse udgået: OIOXML07 momsoplysninger.
Momstotalbeløb
Her ser du sum af moms og afgifter og kan lave opslag til
OIOUBL2 moms og afgiftsoplysningerne.
Side 67 af 104
Afvis Årsagsbeskrivelse
Original bilag inkl.
følsomme
persondata
Her angiver du en sigende afvisningsbesked til dokumentafsenderen, når du afviser et dokument i indbakken.
Teksten sendes med applikationsmeddelelse.
Feltet er ikke i standardvisningen. Markeret, hvis det i det
originale dokument er angivet, at dokumentet indeholder
følsomme persondata. Når feltet er markeret, er der
begrænsning i adgangen til at se originaldokumentet og
der sker logning ved forsøg på at se originalbilaget.
Samtidig er følsomme personoplysninger slettet i Navision
og erstattet med forklarende tekst om sletningen.
Indgående købsdokument handlinger
Her gennemgås kun de handlinger som er specielle for elektronisk faktura og som
ikke har været gennemgået tidligere i manualen. Standard-handlinger er forklaret i
vejledningen til brugergrænsefladen.
Handlingsbåndet, Fanebladet Start
Handlingsgruppen Handlinger
Accepter m. afvigende moms.
Handlingen igangsætter den acceptrutine som fordeler linjens totalbeløb inklusive
det medsendte beløb, på den andel der må afløftes til moms ”1, ½, ¼ moms og
resten fordeles til forbrugskontoen.
Accepter.
Handlingen igangsætter den ”almindelige” acceptrutine, hvor momsberegningen
sker ”fremadskridende” hvor momsbeløbet beregnes af linjens grundlag.
Afvis.
Handlingen igangsætter afvisning af dokumentet. Du blvier promptet for en
afvisningsårsag, hvis du ikke allerede har angivet den i det tilsvarende felt.
Opdel Konteringsoplysninger.
Anvendes, hvis dokumentet af en eller anden grund ikke har fået afløftet
dimensionskontostrenge. Hvis det skyldes en manglende opsætning, kan denne
funktion efterfølgende vise resultatet, når opsætningen er bragt på plads.
Handlingsgruppen Naviger
Dimensioner.
Åbner vinduet Indgående Dokument Dimension. Her ser du de opdelte
konteringsoplysninger fra dokumenthovedets dimensionskontostreng. Se mere
herom senere.
Dimensionskontstreng.
Åbner vinduet Indgående Dokument Dimensionskonteringsstreng. Her ser du
den dimensionskontostrengen mappet ind fra xml-dokumentet.
OIO Betalingsmetode
Åbner tabellen Indgående Betalingsmetoder tabellen.
Vis Original bilag.
Åbner en browservisning af dokumentet
Vis original bilag + UTS.
Åbner browservisning af dokumentet ig tilhørende forsyningsspecifikationer.
Indgående betalingsmetoder.
Åbner listen med de betalingsmetoder som fakturaudsteder har angivet. Hvis der
er mere end én SKAL du vælge.
Handlingsbåndet, Fanebladet Handlinger
Indeholder ingen nye handlinger, se ovenfor.
Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger
Handlingsgruppen Information
Bemærkning
Åbner tabellen Ekstern bemærkningslinie tabellen. Her ser du hvis der er en note
på dokumenthovedet.. Teksten er mappet til denne tabel.
Handlingsgruppen Dokument
Søg supplerende dokumenter
Handlingen åbner en filtreret listevisning af Indgående købsdokumenter tabellen,
der viser de Forsyningsspecifikationsdokumenter, som hører til dokumentet.
Handlingsgruppen Specifikation
Momsspecifikation.
Opslag i momsspecifikationen for OIOXML07 faktura. Udgået af anvendelse.
Gebyr Opslag til Inbound Document Charges tabellen som indeholder de
RabatGebyrlinjer (AllowanceCharge) der er på XML-dokumenthovedet.
Felt
Dokument Nr.
Rekord type
Beskrivelse
Feltet indeholder nummeret på det indgående dokument.
Feltet kan antage værdierne Header eller Line. (Der
angives her om gebyret er tilknyttet dokument-hovedet
eller den enkelte dokumentlinie.)
Side 68 af 104
Side 69 af 104
Line Nr.
Gebyr Kode
Gebyr moms
type
Gebyr
Årsagskode
Gebyr Antal
Gebyr Beløb
Købers Finans
Konto Nr.
Feltet indeholder linjenummeret på den købslinje, som
gebyret er tilknyttet. Er værdien 0, refereres der til
indbakkehovedet.
For OIOUBL2
Identifikator eller løbenummer uden anden betydning.
For OIOXML07. Anvendelse udgår.
For OIOXML07. Anvendelse udgår.
Feltet indeholder en opgørelse af gebyret i den enhed
kreditor har valgt. Det kan f.eks. være x-antal ‰ af
beregningsgrundlaget.
Feltet indeholder det totale beløb, der opkræves for den
anvendte gebyrkategori.
Feltet kan være udfyldt.
OIO Betalingsmetode
Åbner tabellen Indgående Betalingsmetoder tabellen.
Handlingsgruppen Kreditor
Her finder du oplysninger kreditoren har angivet om sig i dokumentet.
Adresse
Adresseinformationer for leverandøren i OIOXML-0.7 (Udgået)
Køberkontakt
Viser den information som kreditoren har angivet om hvem der er
kontaktpersonen hos køberen (din institution).
Kreditoridentifikation
Opslag i ”Inbound Party Identifikation” tabellen. Her ser du de sekundære
informationer som du kan bruge for udspecificering på flere kreditorkort under
samme kreditor CVR nummer. Tabellen indeholder værdier for ”Accounting
supplierparty” og for faktureringsleverandør ”PayeeParty”, hvis de er med i
OIOUBL dokumentet. Hvis du opsætter værdier fra tabellen ”Indgående Part
Identifikation” på de respektive kreditorkorts felter ”Anden ID” og ”AndenID
attribut”, benytter programmet dem til at foretage entydig identifikation af et
kreditorkort, hvis der findes flere med samme sæt af ”CVR nummer” og ”CVR
nummer attribut”.
Side 70 af 104
På Leverandør-kreditorkortet skal du i givet fald bruge værdierne fra felterne
”SælgerID” og SælgerID attribut” fra rækken hvor Sælgertype er
”AccountingSupplier”.
På Fakturerings-kreditorkortet(Betalingsmodtager) skal du i givet fald bruge
værdierne fra felterne ”SælgerID” og SælgerID attribut” fra rækken hvor
Sælgertype er ”PayeeParty”.
Betalingsmåder
Opslag til Indgående Betalingsmetode tabellen. Tabellen viser den/de betalingsmåder der findes på dokumentet. Normalt er der én betalingsmåde, men der kan
være flere. Hvis der er flere betalingsmåder SKAL du vælge én før Navision kan
gøre dokumentet klar til accept. Marker feltet ”Brug” for den linje du vil anvende
For den valgte betalingsmåde søges dens kombination af Betalingsmåde,
Kontotype, OIO dokumenttype og Kortart i OIO-betalingsmetode tabellen,
hvorved den ”oversættes” til den opsatte PaymentManagement Betalingsform i
Navision Stat. Dokumentets behandles herefter i henhold til den angivne
opsætning, se Ebilagsstyringsopsætning og OIO Betalingsmetodeopsætning.
Handlingsgruppen OIO
Applikationsmeddelelse
Opslag til listen af applikationsmeddelelser der er dannet for dokumentet.
Applikationsmeddelelse sendes mellem forretningssystemerne for at angive status.
En teknisk applikationsmeddelelse sendes i forbindelse med dokumenttransport
når det gik galt (TechncalReject). Forretningsmæssig meddelelse (BusinessAccept
eller BusinessReject) sendes i forbindelse med din forretningsmæssige accept eller
afvisning.
Handlingsgruppen Proces
Indbakkelog
Viser eventuelle problemer, som har forhindret Navision Stats kode i at gøre
dokumentet klar. Derfor har Importstatus IKKE opnået ”Klar til accept”. Hvis
dokumentet har været behandlet med kørslen ”Accept og automatisk bogføring”
vises endvidere, hvis en fejl har forhindret accept eller bogføring. I kolonnen
”CODE” vises hvilken behandlingsproces der har rapporteret problemet. Så
længe problemet består dannes en linje i loggen, hver gang dokumentet forsøges
behandlet. Derfor kan den samme fejl stå flere gange. Benyt loggen til at spore
eventuelle fejl i dokument eller opsætning.
Indgående købsdokument linjepanelet
Giver adgang til de sædvanlige oplysninger om den linje du står på.
Indgående købsdokumentlinje panelets felter
Her beskrives de felter, som har funktion, som afviger fra almindelige felter på et
købsdokument linjepanel
Beskrivelse
Felt
Til brug for artskonteringen findes to felter som du skal
Manuel Kontering
bruge til at angive kontotype og kontonummer, hvis
Type
dokumentet ikke er modtaget og konteret fra IndFak.
Hvis du ikke anvender Indfak, skal du angive en kontotype
for linjer der skal konteres (Finans, Vare, Anlæg).
Manuel Kontering
Udfyld med Finanskonto, Varenummer, Anlægsnummer
Nr.
hvis du angiver ”Manuel kontering Type”.
Afgift totalbeløb
Feltet viser summen af moms og afgifter for linjen. I de
fleste tilfælde er der kun moms på linjen. I nogle tilfælde er
der også specificeret andre afgifter for linjen. Du kan lave
opslag i feltet og se hvilke afgifter der indgår i beløbet.
Totalen indgår i linjetotalen når du bruger kørslen til
”Accept m afvigende moms”. Hvis der er linjer med andre
afgifter end moms, så vil denne kørsel ikke køre, men giver
en meddelelse.
RejsUdID
Feltet indeholder en specifik værdi for de kreditkorttransaktioner i fakturaerne fra den bank, som har Statens aftale
for kreditkort. Værdien skal benyttes til at matche den
enkelte fakturalinje post med den post som kreditkortet
har dannet via RejsUd.
Indgående købsdokumentlinje panelets handlinger
Her beskrives de handlinger som er specielle for Navision Stat.
På linjen kan du lave opslag til forskellige undertabeller med data af relevans for
den oprettede linje.
Linjemenuen Linje, handlingen ’Dimensioner’
Opslag til Linjens konteringselementer afledt fra en eventuel
dimensionskontostreng.
Linjemenuen Linje, handlingen ’Dimensionskontostreng’
Side 71 af 104
Opslag til Indgående dokument dimensionstreng tabellen, viser en eventuel
dimensionskontostrengen for linjen
Linjemenuen Linje, handlingen ’Bemærkning’.
Opslag til External Comment Line tabellen. Viser en eventuel bemærkning til
linjen.
Indgående købsdokumentlinjer
Hvis du modtager dokumenter via Indfak, skal fakturaens hoved og linjer være
fuldt konterede med beløb, artskontering og dimensioner, samt evt. med sag,
sagsopgave og momsproduktbogføringsgruppe.
Hvis du modtager dokumenter direkte fra leverandøren, skal du selv kontere
dokumentet. Linjerne skal konteres i Indgående købsdokumentlinjerne.
Dimensionerne skal konteres på det oprettede dokument efter accept – både på
hoved og linjer.
Mange linjer
Hvis fakturaen har mange linjer, og du kun ønsker at overføre nogle af dem, eller
ingen og ønsker selv at oprette de nødvendige linjer, kan du eksempelvis vælge at
angive artskonto for nogle linjer og efterfølgende justere beløbene på det
accepterede dokument, så det passer med totalbeløbet og moms. Se mere under
beskrivelsen af Kreditorkortets ”Ebilagspartner opsætning”.
IndFak2 dimensionskontostreng
I integrationsløsningen med Indfak2 gælder, at dimensionskontostrenge skal være
til stede alle steder i konteringsdokumentet, hvor der findes beløb, som skal
konteres. Dvs. på hoved, alle linjer og gebyrer på hovedet.
Dokumentet der modtages fra IndFak2 skal betragtes som et konteringsdokument
– som blot har form som en OIOUBL2 Faktura eller Kreditnota. Det betyder, at
man i snitfladen fra Indfak2 til Navision har taget sig et par ”friheder” i forhold til
hvorledes et normalt OIOUBL handelsdokument ser ud.
Forskellen på et IndFak2 konteringsdokumentet og et OIOUBL handelsdokument er, at på konteringsdokumentet er alle linjebeløb angivet inklusive moms.
Det betyder at man skal få vist det underliggende originaldokument i browservisningen, hvis man har behov for at vide noget om det til grund liggende
dokuments momsforhold.
Det betyder også at dokumenter fra Indfak2 altid skal accepteres med en af de
dokumenthandlinger, som håndterer den ”Afvigende momsberegning”, idet de
tager udgangspunkt i linjetotalerne inklusive moms.
Side 72 af 104
Med dokumentets Handling Dimensioner, eller linjehandlingen Dimensioner, får du
opslag til tabellen Indgående Dokument Dimension, for hhv. hovedet eller linjen.
Dimensionskontostrengen er opbygget af sektioner, der hver består af tre dele.
Hver del er adskilt med et komma. Ved behandling af dimensionskontostrengen
sættes de ind i tabellen Inbound Document Dimension.
Felt
TabelID
Beskrivelse
Feltet angiver nummeret på den tabel som den indlæste
dimensionskontstreng tilhører. Dvs. om der er tale om
Indgående købsdokumenthoved eller linje, Indgående
Rykker eller linje. Du skal normalt ikke benytte det til noget.
Men NavisionStat benytter det til at filtrere din visning, så
den passer til det dokument hoved/linje du laver opslaget
fra.
Indgående
Dokumentets løbenummer i den pågældende indbakke.
dokumentnummer (Benyttes som filter)
Linjenummer
Linjens nummer. For dokumenthoved er linjenummeret = 0
Type
Typekoden fra første del i et konteringselement. Værdierne
kan antage: 02, 03, 15, 06, 07, 08, 90
Kode
Budget, Dimensionsnavne, Finans, Vare, Anlæg, Sag,
Sagsopgave, Momsproduktbogfg, Indfak2ID
Værdikode
Budgetnavn, Finanskontonr, Varenr, Anlægsnr,
Sagsnummer, Sagsopgavenummer,
Momsproduktbogføringsgruppe kode., Dokumentnumre til
udligning
Værditekst
Indeholder værdien for IndFak2ID fra dokumentets hoved.
Side 73 af 104
Side 74 af 104
Alias
Udgået for IndFak2
For konteringsdokumentets hoved er kun angivelse af dimensionen Delregnskab og
IndFak2ID fra Indfak2, relevant.
Al kontering skal være i dimensionskontostrengene fra IndFak. Der afledes ikke
noget fra Navision Stats opsætninger. Mangler der en værdi, konto eller en
dimension, i det indgående dokuments kontering vil den ej heller være på det
dokument der oprettes ved accept, og heller ikke optræde på det bogførte
dokument.
Her forklares dimensionskontstrengens elementer.

“02”,”BUDGET”,”Budgetnavn” betyder type budget med det valgte
budgetnavn

“03”,Formål”,”5”, betyder type Dimension, dimensionen Formål,
Formålsdimension 5.

”15”,”Finans”,”211000”, betyder finanskonto 211000

”15”,” Anlæg”,”100”, betyder anlæg nr. 100

”15”,”Vare”,”1001” betyder internt varenummer 1001

”06”,”SAG”,”Udv1” betyder sagsnummer = UDV1

” SAGSOPGAVE”,”Primærenhed” betyder sagsopgavenummer
=Primærenhed

“90”,”IndFak2ID”,”lang unik nøgle, som IndFak2 danner”
Hvor type værdien ”15” er fælles for artskonteringerne: Finans, vare og anlæg.
Typen ”15” må kun optræde én gang i en streng, med enten Finans, Anlæg eller
Vare.
Typeværdierne 02, 03, 15, 06, 07, 08 og 90 skal du opsætte i E-Bilag
Styringsopsætnings tabellen. Hvis opsætningerne ikke er på plads, afkodes
dimensionskontostrengen ikke.
I Ebilagsstyringsopsætning for IndFak2 kan sameksistere med opsætningen for
IndFak1. Alle typekoder kan med fordel være opsat. Navision Stat kan selv
håndterer forskel i dimensionskonteringen mellem IndFak1 hhv. IndFak2.
Værdibogføring
Er der opsat værdibogføring på en konto, som gennemtvinger særlig dimensionskontering forventes det at IndFak2 tage højde herfor. Du vil få en fejl ved bogføringen hvis der alligevel er konflikt mellem konterings strengen og værdibogføringen i Navision Stat.
Anlæg
For kontering på Anlæg, skal du være opmærksom på, at dimensioner i konteringsstrengen, kan afvige fra Anlæggets forslagsdimensioner. Det er dimensionskontostrengens værdier der benyttes når købsdokumentet oprettes bogføres. Du
får fejlmeddelelse, hvis der er værdibogføring som forhindrer den aktuelle
konteringskombination. På denne måde kan du få bogført indkøbet på ét sæt
dimensioner styret af IndFak og afskrivningerne bogført på et andet sæt dimensioner styret af anlægskortet.
Gebyr
Dokumenter fra IndFak skal have en dimensionskontostreng for hvert gebyr. Når
du åbner dokumentet ser du hovedets gebyrer og rabatter som konterede
købslinjer i det oprettede indbakkedokument.
Håndtering af indgående købsdokumenter
Dokumenter
Købsfaktura
Når du accepterer dokumenter enketvist mødes du med beskeden om at fakturaen
ikke referer til en eksisterende ordre.
Du skal svare Ja,
Herefter oprettes et købsdokument på grundlag af de indgående købsdokument
forudsat at de nødvendige oplysninger, kreditor, konteringer mv. kan valideres.
Købskreditnota
For kreditnotaer opretter accepthandlingen, umiddelbart en kreditnota, forudsat at
de nødvendige oplysninger, Kreditor, konteringer mv. kan valideres.
UTS forsyningsspecifikation
Forsyningsspecifikationer skal normalt ikke accepteres selvstændigt. Forsyningsspecifikationers status skifter sammen med hoveddokumentet.
Hvis en Forsyningsspecifikation forbliver ”Ventende” skyldes det, at der ikke
findes en fungerende reference mellem forsyningsspecifikationen og
hoveddokumentet. De skal senere efterbehandles med den periodiske aktivitet
”Accepter/Afvis UTS” som du finde på stien: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling
Opgaver, E-Bilag
Accept
De grundlæggende funktioner for identificering af kreditorer, anvendelse af
dimensionkontostreng, betalingsoplysninger osv. er de samme som for de to
acceptrutiner.
Side 75 af 104
Side 76 af 104
Accept (ordinær)
Du anvender typisk denne metode, når dit regnskab modtager dokumenter direkte
fra Leverandøren. Her er linjebeløbene angivet uden moms. Navision Stats
traditionelle momsberegning tillægger momsbeløb (0 eller 25%). Det vil virke
korrekt når leverandørens tillæg af moms, modsvares præcist af din institutions
regler for afløftning af moms (0 eller 25%). Derfor går denne metode galt når der
er tale om repræsentations og hotelmoms.
Accept m afvigende moms
Skal altid anvendes for IndFak2 dokumenter, og for dokumenter, hvor der skal
foretages afvigende momsberegning, på grund af hotel- eller repræsentationsmoms (½ og ¼ moms, dvs.”afvigende moms”).
Kørslen ”Accepter m. afvigende moms”, udnytter Navisions standardfunktionalitet til at oprette købsfakturaer/kreditnotaer med ”Priser inkl. moms” = JA.
Løsningen forudsætter, at afsenderen har angivet momsbeløbet på de enkelte
linjer i xmldokumentet. For IndFak2 konteringsdokumenter er linjebeløbet
angivet inkl. moms. Ved accept fordeler Navisions kode linjens totale beløb i en
andel der ”afløftes” til momskontoen, og en andel til forbrugskontoen.
Kørslen har ekstra tjek for om der mangler momsbogføringsgrupper på den oprettede linje, samt tjek for om der er specificeret andre afgifter end moms.
Du skal afslutningsvist, inden bogføring kontrollere det oprettede og justerede
dokument vhja. Handlingen ”Statistik”, for at sikre at der bogføres de rigtige
beløb.
Bemærk: Hvis den aktuelle momsbogføringsopsætning er forkert for en linje,
bliver beregningen af moms og fordelingen mellem moms og forbrug også
forkert, selv om totalen er rigtig.
Tjek af Dokumenttotal
Navision kan kontrollere dokumenttotalen for det oprettede købsdokument, i
forhold til den medsendte total. Det forudsætter at opsætningen på Ebilagsstyringsopsætningens feltet ”Afstem Beløb” er sat til ”Ja” og feltet ”Afstem
præcision” er opsat med et beløb.
Det tilrådes at du har en opsætning der giver meddelelse ved en forholdsvis lille
afvigelse, eksempelvis 1 til 25 øres tolerance. Funktionen virker for begge typer af
Acceptrutine.
Hvis du får besked om beløbsafvigelse skal du undersøge årsagen. Mangler der at
blive overført fakturalinjer, er der forskel i momsberegninger, eller mangler der at
blive overført data fra eksempelvis en energiafgift?
Du får en advarsel i stil med denne, hvis du har opsat afstemning
Side 77 af 104
Du vælger selv om du vil fortsætte med ”Ja” og undersøge senere, eller ”Nej” og
undersøge nu, inden du accepterer.
Forhold omkring moms kan være drilske, specielt ved ”kvart” og ”halv” moms.
For dokumenter, hvor du ved at der indgår linjer, hvor der kun må afløftes den
halve eller kvarte moms, skal du benytte kørslen ”Accepter m afvigende moms”,
hvorved du undgår at korrigere de pågældende linjer i den oprettede faktura.
Beregningen kan også være nået til et ”forkert” resultat, hvis du har valgt
”ordinær” accept for dokumenter fra IndFak2, idet der så er beregnet og tillagt
moms en ekstra gang.
Identifikation af entydig kreditor
For at Navision kan finde et kreditorkort skal der findes et, der som minimum har
samme CVR nummer og attribut, som i fakturaen. Eller får du en besked i stil
med denne:
Navision kan identificere det rigtige kreditorkort, hvis der kun findes ét som har
det samme kombination i felterne ”CVR nummer” og ”CVR Nummer Attribut” som
angivet i fakturaen. Hvis der findes flere kreditorkort med samme kombination,
skal du selv vælge den rigtige.
Hvis du ønsker at Navision selv skal kunne identificere ét specifikt, blandt flere
kreditorkort med samme kombination i felterne ”CVR nummer” og ”CVR Nummer
Attribut” skal du opsætte yderligere informationer på kreditorkortet, svarende til
de data som de forskellige ”underkreditorer” angiver i deres fakturaer. Se tidligere
i manualen.
Identifikation af entydig Faktureringsleverandør
I OIOUBL2 fakturaer og IndFak2 konteringsdokumenter kan der udover kreditor
(leverandøren) være angivet yderligere en betalingskreditor (faktureringsparten).
Dvs. du køber hos én part og modtager vareleverancerne fra leverandøren. Men
en anden part (faktureringsparten) skal have betalingen.
Side 78 af 104
I det tilfælde er der i fakturaen angivet både sælger/leverandørpart (SupplierParty)
og en betalingsmodtagerpart (PayeeParty). Navision Stat benytter i det tilfælde
PayeeParty i fakturaen, til at identificere et kreditorkort for faktureringsleverandøren/parten. Hvis der kun er angivet en sælger/leverandørpart benyttes denne
også som betalingsmodtagerpart, på samme måde som ved almindelig manuel
oprettelse af en faktura.
Entydig identifikation sker på samme måde for leverandør og
Faktureringsleverandør.
Accept og automatisk bogføring
Kørslen må kun anvendes af institutioner, som benytter IndFak, idet det er en
forudsætning for at kunne bogføre dokumenterne ”ubeset”, at de er modtaget fra
IndFak og er fuldt konteret, momskonteret og godkendt ved modtagelse i NS
Indgående købsdokumentkladden.
Funktionen kan kun anvendes som massekørsel.
For at kørslen kan anvendes skal der i E-bilag styringsopsætningen været markeret
”JA” i mindst et af felterne for ”Samtidig accept og bogføring af… (faktura eller
kreditnota)” felterne.
Hvis kørslen støder på et dokument, som ikke kan accepteres eller bogføres vil
den skippe til næste og afslutte med en besked, som beskrevet tidligere. Du kan få
udskrevet rapporten, vælg ”Ja”.
Afvisning
Får du behov for at afvise dokumentet, kan du gøre det enten enkeltvist fra
dokumentet, eller vhja. Handlingen ”Masse Accept/afvis Ordinær” på Vinduet
”Indgående købsdokument kladde”.
Uanset om du afviser med massekørsel eller via det enkelte dokument skal du altid
angive en forklaring i feltet ”Afvisningsårsag”.
Efter Accept
Når dokumentet er accepteret overføres data til købsmodulet, hvor der oprettes
en købsfaktura eller en købskreditnota. Du skal gå til det oprettede købsdokument
(Faktura, Kreditnota), kontrollere det og evt. færdiggøre kontering i overensstemmelse med din instruks, hvorefter det skal bogføres.
Når du har benyttet kørslen ”Accept og automatisk bogføring” kan du kontrollere
bogføringen på de bogførte dokumenter.
Side 79 af 104
Periodiske aktiviteter
Under køb elektroniske dokumenter, findes en enkelt periodisk aktivitet.
Oprydning i Forsyningsspecifikationer (UTS dokumenter)
Sti: Afdelinger/Køb/Ordrebehandling – E-bilag/Periodiske aktiviteter/
AccepterAfvis UTS.
Kørslen kan du bruge til skifte status på de ventende forsyningsspecifikationer
som ikke har tilknytning til en faktura/kreditnota.
En forsyningsspecifikation hører altid til en OIOUBL2 faktura eller kreditnota.
Når du accepterer eller afviser en faktura/kreditnota, sætter Navision automatisk
samme status på tilhørende forsyningsspecifikation.
Det sker at leverandørerne ikke kan finde ud af at angive korrekte referenceinformationer. I de tilfælde kan Navision Stat ikke koble Forsyningsspecifikation og
faktura/kreditnota sammen. Derfor vil de vedblive at stå som ”Ventende”.
Du skal vælge hvilken handling kørslen skal udføre, og du kan derudover filtrere
for at afgrænse de dokumenter kørslen skal virke på.
Vi foreslår at du sætter datofiltret ”Bilag modtaget den” til de åbne interval frem
til : ”.. Datoen for en uge siden”.
Med denne opsætning behandler du ikke de allernyeste forsyningsspecifikationer.
Det er hensigtsmæssigt fordi faktura/kreditnota og forsyningsspecifikationsdokumenter ikke nødvendigvis kommer samtidig. Hvis forsyningsspecifikationen
kommer først, betyder det, at den kan ligge en uge før det medtages.
Du kører kørslen efter behov.
Side 80 af 104
Indgående elektroniske rykkere
Sti: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/Indgående Rykkere
Rykkere kan have økonomisk betydning i regnskabet i form af påløbne renter eller
gebyrer. Derfor skal du forholde dig til dem på samme måde som til fakturaer.
Du kan enten ”afvise”, ”modtage” eller ”acceptere” en rykker. Du skal vælge den
behandling dokumenterne skal have, iht. din institutions instruks. I alle tilfælde
sender Navision Stat en forretnings (applikationsmeddelelse) til IndFak2 hhv.
afsenderens system, der på den måde kan opdateres til samme status som dokumentet har i dit regnskab. Hvis du får dokumenterne fra IndFak2 er det IndFak2
der opdateres.
Indgående Rykkere oversigt
Her ser du de modtagne dokumenter. Dokumenter med Status = ”Ventende”
afventer din håndtering. Som standard vises dokumentoversigten uden filtre.
I feltet ”Udvekslingstabel: Mislykkede rykkere”, over selve listevinduet, kan du se
om der ligger mislykkede rykkerdokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Fra feltet
kan du lave opslag til udvekslingstabellen, hvor du ser dens aktuelle indhold
uanset dokumenttype.
Indgående Rykkere oversigt Felter
Felterne har grundlæggende samme betydning, som felterne i Indgående
Købsdokumenter oversigten. Se dette punkt. Nedenfor forklares de væsentligste
felter.
Felt
Beskrivelse
Status
Viser status for linjens dokument. Feltet har fem statusværdier:
Side 81 af 104
”Ventende” Nye dokumenter har status.
”Modtaget” Dokumentet er modtaget, men et eventuelt gebyr eller
rentepåkrav på rykkeren, er ikke accepteret. Der er sendt en
forretningsmeddelelse (applikationsmeddelelse til afsenderen)
”Accepteret” Dokumentet er modtaget og accepteret. Et eventuelt
gebyr eller rentepåkrav på rykkeren, er overført til den kladde som
er angivet i E-Bilag styringsopsætning tabellen.
”Afvist” Dokumentet er afvist, ligeså eventuelle gebyr eller
rentepåkrav.
”Behandler” En midlertidig status som du ikke bør observere, evt.
kun midlertidigt.
Du ændrer status for dokumentet med en af handlingerne på det
enkelte dokument eller med massehandlingen
”Dokumenthandlinger”.
Indgående Rykkere oversigt Handlinger
De mulige handlinger i Indgående Rykkere oversigten er grundlæggende de samme
som i Indgående købsdokumenter oversigten. Her forklares kun de væsentligste.
Handlingsfanen Start
Dokumenthandlinger
Kørslen giver mulighed for at massebehandle flere dokumenter, som skal have
samme behandling.
Du skal vælge hvilken handling der skal gennemføres ”Modtag”, ”Accepter” eller
”Afvis”.
Hvis du vælger ”Afvis” skal du udfylde feltet ”Angiv afvisningsårsagsbeskrivelse for alle
bilag” der behandles i denne kørsel.
Indgående Rykker dokument Felter og Paneler
Felter og handlinger har umiddelbart samme betydning, som for Indgående
købsdokument (faktura/kreditnota). Rykkerdokumentet har oversigtspanelerne
”Generelt”, ”Betaling” og ”OIO”.
Her gennemgås de felter og handlinger som er mest relevante for Rykkere.
Side 82 af 104
Indgående Rykker dokument OIO panelet
Felt
”Kreditor CVR
nr”
”Kreditor CVR Nr
Attribut”
”Betalingskreditor
ID”
”Betalingskreditor
ID Attribut”
Beskrivelse
Viser data fra dokumentet vedrørende leverandør.
Viser data fra dokumentet vedrørende leverandør.
Viser data fra dokumentet vedrørende faktureringsleverandør.
Viser data fra dokumentet vedrørende faktureringsleverandør.
Navision Stat kan for købsrykker kun operere med betalingskreditor. Hvis der
kun er angivet informationer om Kreditor, benyttes denne som betalingskreditor.
Hvis der både er informationer om leverandør og betalingskreditor så anvendes
oplysningerne om betalingskreditor. Begge sæt anvendes altså ikke ved
bogføringen.
Indgående Rykker dokument Handlingsbånd
Handlingsfanen ”Start”
Side 83 af 104
Modtag
Handlingen sætter status for det ventende Rykkerdokument til ”Modtaget”.
Modtag og Accepter
Handlingen overfører data fra eventuelle linjer med typen ”Finanskonto” i Panelet
”Linjer”, til den kladde/Kladdenavn der er opsat i ”E-Bilag styringsopsætning” og
sætter status til ”Accepteret”, hvis der var data at overføre, ellers sættes status blot til
”Modtaget”.
Afvis
Handlingen afviser dokumentet. Når du vælger ”Afvis”, skal du udfylde feltet
”Angiv afvisningsårsagsbeskrivelse.
For alle handlinger dannes og sendes der Applikationsmeddelelse til dokumentafsenderen, hvis det ønskes jf. de anvendte profiler. Hvis dokumentet kommer fra
IndFak, er det IndFak som modtager meddelelsen.
Indgående Rykkerdokument linjepanelet
Indgående Rykker Linjepanelets felter
Felt
Manuel kontering
nr
Type
Nummer
Bemærkning
Hvis du ikke anvender IndFak, men har behov for kontere
en rente- eller gebyrlinje, angiver du her, den aktuelle finanskonto hvorpå beløbet skal bogføres. Du ska ikke angive
type, da den eneste relevante type er ”Finanskonto”
Kolonnens værdi udfyldes ved modtagelse af dokumentet.
Feltet kan angive to typer: ”Debitorpost” eller ”Finanspost”,
”Debitorpost” angives for de linjer i rykkeren som angiver / er
referencer til de fakturaer som kreditoren rykker for – altså
er det referencer til debitorposter der allerede eksisterer i dit
regnskab.
”Finanspost” angiver at de pågældende linjer er nye beløb
som leverandøren mener du skylder som gebyr eller renter.
Hvis du vælger handlingen ”Modtag og Accepter” vil de
overføres som kladdelinjer af typen finans, hvorfra de
bogføres som nye debitorposter i dit regnskab.
Kolonnen er udfyldt med et finanskontonummer, hvis
dokumentet kommer fra IndFak og typen er ”Finans”, ellers
er det blankt.
Indgående Rykker linjepaneltets handlinger
Linjemenuen Linje, Handlingen ’Dimensioner’
Giver adgang til oplysninger om Dimensioner, Dimensionskontostreng og
bemærkning for dokumentets enkelte linjer, som for Linjehandlingen Linje på
Indgående købsdokument.
Side 84 af 104
Indgående elektroniske kontoudtog
Sti: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/Indgående Kontoudtog
Elektroniske kontoudtog har ikke nogen selvstændig økonomisk betydning i
regnskabet. Du kan enten afvise eller modtage et kontoudtog. Du skal vælge den
behandling dokumenterne skal have, iht. din institutions instruks. I alle tilfælde
sender Navision Stat en forretningsmeddelelse (applikationsmeddelelse) til
afsenderens system, der på den måde kan opdateres med den status dokumentet
har i dit regnskab. Hvis du får dokumenterne fra IndFak2 er det IndFak2 der
opdateres.
Indgående Kontoudtog Oversigt
Kontoudtog udstedes af kreditor og viser en tidsmæssigt afgrænset oversigt over
de dokumenter (fakturaer, kontoudtog, rykkere med gebyr og rentenotaer)
kreditoren har udstedt til dit regnskab.
Du kan benytte kontoudtoget til at afstemme om du har modtaget de dokumenter
som kreditor anfører.
Når du åbner får du vist ”Indgående kontoudtogskladde” vinduet.
I feltet ”Udvekslingstabel: Mislykkede rykkere” kan du se om der ligger
mislykkede kontoudtogsdokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Fra feltet kan du
lave opslag til udvekslingstabellen, hvor du ser dens aktuelle indhold uanset
dokumenttype. Du kan ikke redigere i Udvekslingstabellen via dette opslag.
Indgående Kontoudtog oversigt, Felter
Kolonnerne i oversigten over indgående kontoudtog har grundlæggende samme
betydning som i Indgående Købsdokumenter oversigt eller Indgående Kontoudtog oversigt.
Side 85 af 104
Indgående Kontoudtog oversigt, Handlinger
De tilgængelige handlinger svarer til dem du finder under Indgående Købsdokumenter
oversigt hhv. Indgående Kontoudtog oversigt.
Der gennemgås derfor ikke yderligere om handlinger her.
Indgående kontoudtog
Visningen af kontoudtoget svarer til Indgående handelsdokument og Indgående Rykker
Side 86 af 104
Elektroniske OIO salgsbilag
Du kan sende bogførte salgsdokumenter som OIOUBL2 xmlfiler
via Nemhandelsinfrastrukturen.
Det forudsætter at dine debitorkort er opsat til det, og at debitoren har oprettet
sig i Nemhandelsregistret. Derudover skal alle nødvendige opsætninger hhv. på
serveren, i Navision Stat’s E-bilag styringsopsætning og salgsopsætningen være på
plads, og du skal have registreret dit regnskab på Nemhandelsregistret.
Du og din Hostingpartner/IT-afdeling skal orientere dig i de nødvendige
manualer vedr. opsætning af server, transportlag, registrering i NemHandelsRegisteret og i nærværende vejledning.
En elektronisk salgsfaktura oprettes på samme måde som en “normal” salgsfaktura. Krav til fakturagrundlag og godkendelse inden bogføring er de samme
uanset, hvilken forsendelseskanal du benytter til at sende dokumentet til din
debitor.
Det er normalt ikke nødvendigt at gemme kopier af de dannede fakturaer. Den
afsendte OIO faktura er pr. definition originaldokumentet. Kopi heraf er gemt
som XML fil i fakturadatabasen. Du kan navigere fra det bogførte salgsdokument
til xml-fakturaen, som du kan se og udskrive via din browser.
Du kan på det bogførte/udstedte salgsdokument se, med hvilken forsendelsesform dokumentet forventes sendt og hvis der er tale om OIOUBL-dokument, så
kan du på E-bilagsfanen se, om den er modtaget eller om forsendelsen er
mislykket.
Opret et salgsdokument
Du opretter et salgsdokument på normal vis. Det vil være regnskabets og
debitorkortets opsætning der styrer, hvilken forsendelseskanal der anvendes.
Salgsdokument
Nogle af de elementer, som er obligatorisk i den dannede OIOUBL dokument,
hidrører fra felter du ikke kan se og redigere på salgsdokumentet. De bliver
udfyldt fra Debitorkortet. Derfor er de vigtigt at du altid sikrer at debitorkortet er
komplet opsat. Se nærmere herom i afsnittet om opsætning af debitorkort.
Mangler der sådanne data, fejler dokumentet pga. mangler i de bogførte data. Du
kan ikke rette i bogførte data og gensende, derfor må du tilbageføre det bogførte,
rette debitorkort, oprette og bogføre ny faktura.
Nedenfor nævnes de væsentlige felter som er enten obligatoriske, eller som din
leverandør kan forlange du leverer informationer i.
Du skal selv sørge for at de nødvendige data findes i dokumentet inden bogføring.
Salgsdokument Paneler og Felter
Salgsdokument Panelet Generelt
Felt
Nummer
(Fakturanummer)
Kunde nummer
Kundenavn
Kundeadresse
Kundepostnr.
Kundelandekode
Debitor
ordrenummer
Beskrivelse
Obligatorisk i xml – udfyldes automatisk hvis der er
opsat nummerserie.
Bemærk: Bogføringsnummerseriens numres SKAL være
heltal – Ingen bogstaver eller tegn, når du benytter
betalingskort (FIK eller GIRO)
Den kunde som der sælges til.
Obligatoriske i xml – udfyldes fra debitorstamkort.
Debitorstamkortet skal derfor være korrekt oprettet. Tjek
opdatér stamkort med nødvendige oplysninger.
Obligatorisk i xml. Hvis kunden ønsker angivet et
bestemt referenceordrenummer, skal du angive det her.
Angiver du ikke noget, udfylder Navision Stat den tilsvarende værdi i OIO fakturaen med eget fakturanummer,
men det vil give fejl i modtagers system, hvis du ikke har
overholdt hans krav om angivelse af det referenceordrenummer som han kræver.
Side 87 af 104
Side 88 af 104
Sælgerkode
Du skal udfylde den, hvis du ønsker at kunden skal have
oplyst din sælgers kode og navn. Hvis der på sælgerkortet
er angivet kontakttelefon og mail, OG der i sælgeroversigten er angivet ”Eksporter til OIO-xml” = JA, sendes
sælgerens kontaktoplysninger med OIO-xml fakturaen.
Hvis der ikke angives oplysninger om sælgeren, sendes
oplysninger fra Virksomhedsoplysninger opsætningen.
Salgsdokument Panelet Fakturering
Felt
Faktureres til
Kundenr.
Faktureres til
Kontakt
Beskrivelse
Det er den debitor som er angivet her, der angives som
”AccountingCustomer” i OIOUBL dokumentet og som
dokumentet sendes til. Hvis din kunde har angivet at
fakturaen skal sendes til en anden faktureringspart, skal du
angive faktureringspartens debitornummer her. Det svarer
til almindelig standard.
Bemærk: Faktureringsdebitorens debitorkort skal være
korrekt opsat til elektronisk fakturering.
Obligatorisk i xml. Her skal du indskrive information,
Initialer eller Navn for den person/enhed hos
fakturamodtageren, som kunden ønsker angivet på
fakturaen. Du skal angive præcis den værdi som
fakturamodtageren/leverandøren har specificeret. Værdien
i Debitorkortetes Attention felt overføres til salgshovedet,
hvor du kan rette, hvis nødvendigt.
Side 89 af 104
Kontokode
Obligatorisk at udfylde, hvis debitor ønsker, at du angiver
hans konteringsinformationer på fakturaen (30 karakterer).
Hvis der ikke er plads, kan du oprette en bemærkning vhja.
Dokumenthandlingen ”Bemærkning”, på Handlingsfanen
”Naviger” . Opret ikke fakturalinjer til formålet.
Salgsdokument Handlinger
De fleste handlinger på salgsdokumentet er standard. Her beskrives de handlinger
der er specielle for Navision Stat.
Handlingsbåndet, fanebladet Start
Handlingen Noter
Du skal benytte denne funktion, hvis du ønsker at knytte en intern bemærkning til
fakturaen, som du ønsker IKKE skal sendes ud med elektronisk
handelsdokument.
Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger
Handlingen Bilag
Laver du opslag til tabellen ”Bilags log”. Du benytter denne tabel, hvis du vil
vedhæfte et dokument som skal indlejres i det sendte OIOUBL dokument.
Når du har åbnet vinduet ”Bilags log” skal du anvende handlingen ”Indlæs fil” på
Handlingsfanen ”Start”. Her kan du tilføje en beskrivelse. Du skal markere feltet
”Eksport til OIOXML” for linjen med det dokument du ønsker, at få indlejret i det
afsendte OIOUBL dokument. Du kan lægge flere dokumenter i loggen, men du
kan kun markere én linje for ”Eksport til OIOXML”.
Du kan markere bilag at typen TIF, PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF og XML til
Eksport til OIOXML. Du må ikke vedhæfte andre dokumenttyper. Du skal have
foretaget alle nødvendige markeringer for ”Eksport til OIOxml” og ”Send m Email” mv. inden bogføringen. Du kan ikke ændre indstillinger i tabellen efter
bogføring.
Side 90 af 104
Handlingen Bemærkning
Her skriver du, hvis du ønsker at angive en bemærkning på dokumentet, som skal
sendes med i et Notelement på den dannede og sendte OIOUBL handelsdokument.
Bemærk: Alle bemærkningslinjer sendes.
Hvis du ønsker at anføre en intern information på fakturaen – som ikke skal
sendes ud, skal du benytte Navision Stat 7’s Notefunktion via Handlingsfanen
”Start”, handlingen ”Noter”.
Salgsdokument linjer
Salgsdokument Panelet Linjer
På en salgsdokumentlinje skal du udfylde de almindelige felter Type, Nummer,
Beskrivelse, Antal og Salgspris. De er grundlag for elementer i en OIO fakturalinje.
Din interne dimensionskontering for salget overføres ikke til OIO. Momsbogføringen på linjen viser sig i OIOUBL dokumentet i form af den udregnede
moms på hoved og linjer, indsat i de nødvendige OIOUBL Tax-klasser.
Felt
Type
Beskrivelse
Obligatorisk Artskontotype (Finans, Anlæg, Vare,
Ressource) er obligatorisk og skal udfyldes sammen med det
tilsvarende kontonummer
Side 91 af 104
Nummer
Beskrivelse
Bemærkning
Antal
Enhedskode
Stykpris,
Linjebeløb,
Linjerabat og
Fakturarabat
Kontokode
Obligatorisk Kontonummer for den pågældende type. Type
og Nummer er obligatoriske i sammenhæng, da Nummer
bruges i det elektroniske salgsdokument som vores – dvs.
sælgers varenummer.
Obligatorisk. Der skal iht. momsloven foreligge beskrivelse,
som specificerer, hvilken vare ydelse der er solgt. Beskrivelsen
lægges på de enkelte fakturalinjer. 40 karakterer overføres til
obligatorisk ItemName. Hele beskrivelsen overføres til
OIOlinjens beskrivelsesfelt.
Obligatorisk maks 40 karakterer overføres til obligiatorisk
ItemName. Hele beskrivelsen overføres til OIOlinjens
beskrivelsesfelt.
Obligatorisk i OIO. En linje uden antal har ikke relevans og
betragtes som ulovlig.
Obligatorisk ”Enhedskode” er obligatorisk i OIO, men ikke
i Navision. I OIOUBL skal værdierne kendes i en
UNCEFACT liste.
Hvis feltet er blankt i Navision danner NS XMLbroen en
standardværdi.
Obligatorisk Stykpris skal udfyldes m varens pris, men den
kan være 0,00.
Linjebeløbet udfyldes automatisk på grundlag af antal, stykpris
og evt. rabat.
Hvis du anvender Linje- og eller Fakturarabat kan beløbene
ses i de tilhørende ”rabatbeløb” felter på linjen.
Til brug for OIOUBL udregner Navision Stat en enhedspris
fratrukket alle rabatter. Den svarer til linjepris divideret med
antal. Rabatterne ses i xml-filen på linjen og kan betragtes som
hjælpeoplysning til modtageren, som kan bruge dem til at
beregne varens ”værdi”. Rabatterne på linjen indgår ikke i
fakturahovedets AllowanceCharge.
Obligatorisk, hvis køberen ønsker at du angiver hans
konteringsreference på linjen.
Salgsdokument Linje Handlinger
Linjemenuen Linje handlingen ’Bemærkning’
Her skriver du, hvis du ønsker at angive en bemærkning på linjen, som skal sendes
med i et Notelement på linjen i det dannede og sendte OIOUBL handelsdokument.
Bemærk: Alle linjens bemærkningslinjer sendes.
Hvis du ønsker at skrive en intern bemærkning til linjen, som ikke skal sendes
med fakturaen, skal du angive den vhja. dokumenthandlingen ”Noter” på
dokumentet og skrive hvilken linje det vedrører.
Side 92 af 104
Du må ikke bruge fakturalinjer i Navision til at forklare forhold om fakturaen eller
om andre linjer, når du skal sende fakturaen elektronisk. Hvis du alligevel gør det
så vil de pågældende bemærkninger blive samlet som én note på det elektroniske
dokuments hoved, uanset på hvilken linje du har skrevet dem. Dvs. at sådanne
linjer IKKE kan bruges af modtageren som forklaring på den enkelte
faktureringslinje.
Udvidede tekster
Hvis du anvender udvidede tekster på en konto (Finans, Vare, Anlæg), vil de
dannede linjer blive overført til OIOUBL dokumentet på samme måde som
linjebemærkninger.
Hvis du på ”Salgsopsætning” har opsat en Kode for ”Fast tekst” indføjes der bemærkningslinjer på fakturaen. Disse linjer overføres som en Note der hører til den
elektroniske fakturas hoved.
Bogfør og send elektronisk salgsfaktura
Når du er færdig med at oprette fakturaen, har kontrolleret og godkendt og evt.
forsynet med bemærkninger og vedhæftninger, skal du bogføre den på normal vis.
På salgsdokumentet vælger du Handlingen ”Bogfør” på Handlingsfanen ”Start” og
bogfører dokumentet.
Eller du kan oprette en række dokumenter, som du senere massebogføre fra
salgsdokumentoversigten.
Sti: Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/Salgsfakturaer
Brug Handlingen ”Bogfør” fra Handlingsfanen ”Start”.
Dokumentation for faktureringsgrundlaget, konteringen, attestationer mv. arkiverer du på sædvanligvis med notering af det bogførte salgsfaktura- hhv. kreditnotanummer.
Side 93 af 104
Når selve bogføringen er gennemført, udleder Navision Stats kode på grundlag af
opsætningen på Debitoren (Betalingsoplysninger, Opkrævningsmetode,
Ebilagspartner, DigitalPost-opsætning, E-mail opsætninger) om, og ad hvilken
elektronisk kanal dokumentet kan sendes og sender det.
Afhængig af din opsætning på E Bilagsstyringsopsætningen er de dokumenter som
skal sendes elektronisk enten blevet:
 sendt successivt,
 ikke sendt, eller
 sat til Afventer
For dokumenter der ikke er sendt, eller Afventer, skal du sørge for at de bliver
afsendt.
Send Usendte Ebilag
Du sender usendte bilag vhja. handlingen ”Send usendte E-bilag” fra et bogført eller
udstedt dokument. Afviklingen sker inden for den pågældende type bogførte
dokumenter.
Kørslen afsender alle dokumenter inden for filtret, som ikke tidligere er sendt.
Den foretager ikke ”dobbelt” afsendelse af allerede afsendte dokumenter.
Du skal være opmærksom på at sætte filter så du kun medtager de dokumenter
der skal sendes. Du kan sætte filter/interval for Debitor eller for felter på
dokumenthoved. Og vær opmærksom på at du IKKE springer nogen dokumenter
over. De vil i så fald mangle at blive afsendt.
Side 94 af 104
Bemærk: Hvis du har et dokument, som står som usendt, og som du ønsker skal
forblive usendt, er det op til dig at sørge for, at det ikke kommer med i filtret for
dokumenter der bliver afsendt.
Bemærk: Hvis fakturaen oprindeligt er bogført som Manuel eller alene er sendt
som E-Mail, så vil denne kørsel medtage og sende den som OIOUBL dokument,
hvis betingelserne på et senere tidspunkt er opfyldt – eksempelvis ved at debitoren
senere bliver opsat til E-Bilag. Det er derfor vigtigt at du overvejer din filtrering,
og evt. sætter Udskrevet = Nej, et dato-, eller bilagsnummerfilter.
Du kan ikke sende en faktura/kreditnota/rykker som E-bilag, hvis fakturaen er
bogført til opkrævning via PBS eller Digital Post.
Send Afventende Ebilag
Hvis din Ebilagsstyringsopsætning har feltet ”Send E-bilag ved bogføring” =
Afventer afsendelse, skal du opsætte en jobkø, som periodisk afvikler Codeunit
6007537, Send Pending Edocument . Du har ikke mulighed for at afvikle kørslen
manuelt.
Udskriv kun manuelle dokumenter
Navision Stat giver mulighed for at sende bogførte salgsdokumenter ad flere elektroniske kanaler. Bogførte salgsdokumentet undersøges for om de kan afsendes ad
en elektronisk kanal. Nedenfor ser du prioriteringen. Dokumentet sendes ad den
første kanal som er mulig for det bogførte eller udstedte dokument.:
1. Opkrævning, via PBS/Nets
2. OIOUBL E-bilag, via Nemhandelsintegrationen
3. Digital Post, via Strålfors Connect løsningen og E-boks.
4. Almindelig E-Mail, hvis der er opsat SMTP mailserver.
Hvis der for et dokument ikke kan findes opsætninger til afsendelse ad en af disse
kanaler, får dokumentet angivet ”Dokumentafsendelsesmetode” = Manuel.
Der er ikke grund til at udskrive dokumenter, som er sendt ad en af de elektroniske kanaler. Derfor er Navision Stats standard salgsfakturarapport opsat således,
at den kun udskriver de dokumenter, som ikke skal sendes ad en af de elektroniske kanaler.
Man kan strømline processen yderligere ved, i stedet for successivt at anvende
”Bogfør og udskriv”, generelt bogfører uden udskrift. Når dagens dokumenter er
bogført, og de dokumenter som skal sendes ad elektroniske kanaler er sendt, går
du til bogførte dokumenter, eksempelvis:
Sti: /Bogførte dokumenter/Bogf. Salgsfakturaer.
Side 95 af 104
Her fremfiltrerer du dagens bogførte dokumenter og udskriver dem med
handingen ”Udskriv” på handlingsfanen ”Start”.
Det åbner den opsatte fakturarapport, som i standard er ”Salgsfaktura NS”
Rapport(6007023).
Med standard opsætningen vælger du udskriv. Standardindstillingen: ”Udskriv
ikke-manuelle” = Nej, sørger for, at kun de manuelle dokumenter udskrives – dvs.
de dokumenter som skal håndteres og kuverteres manuelt, fordi de ikke er afsendt
ad en af de elektronisks kanaler. Benyt denne metode og spar papir og tid.
Tjek forsendelseskanal for elektronisk dokument
Når Navision Stat giver besked om at dokumentet er sendt, har Navision Stat
afleveret dokumentet til transportlaget for forsendelse. ”E-Bilag Status” vil nu
være ”Afventer svar”; eller evt. ”Afventer afsendelse”, hvis du har opsat ”Ebilag
styringsopsætningens” felt ”Send E-bilag ved bogføring” = Afventer afsendelse.
Du skal selv tjekke, enten på oversigten over de bogførte dokumenter, eller på
Udgående dokument listen for den pågældende dokumenttype og evt. foretage
opdatering, for se det faktiske resultat af forsendelsen i feltet ”E-bilag status”.
Side 96 af 104
Du kan sammenholde værdierne i disse tre kolonner for at få et overblik over
forsendelse af dine E-Bilag.
 Dokumentafsendelsesmetode
 E-Bilag Status
 Afvist
Gå til det bogførte dokument for at se yderligere oplysninger.
Sti: Bogførte dokumenter/ Bogførte fakturaer (Bogførte kreditnotaer, Udstedte
Rykkere, udstedte kontoudtog).
Find det aktuelle dokument og åbn det.
Her ser du på panelet ”Fakturering” i feltet ”Dokumentafsendelsesmetode”, at
der er tale om et E-bilag (andre kanaler er PBS, E-bilag, E-mail eller Manuel).
På panelet ”E-Bilag” ser du i feltet ”E-bilag Status” at dokumentet er Modtaget.
Side 97 af 104
Det er muligt at afsende dokumenter som E-mail (hvis opsat) til debitor, selvom
dokumentet allerede er afsendt ad en af kanalerne: PBS, E-Bilag eller Digital Post.
Derfor ser du at Dokumentafsendelsesform også kan antage værdierne:
PBS+Email, E-Bilag+E-mail og DigitalPost+E-mail.
E-Mail forsendelsesmetoden må kombineres med de tre øvrige elektroniske forsendelsesformer. Derimod må de tre forsendelsesformer PBS, E-Bilag eller Digital
Post, ikke kombineres med hinanden! Disse forsendelsesmetoder betragtes som
systemintegrerede med kundens systemer, hvorfor det samme dokument ikke må
sendes ad to systemintegrerende kanaler. E-mail betragtes ikke som en systemintegrerende kanal.
Side 98 af 104
Tjek forsendelsesstatus for elektronisk dokument
Når dokumentet er et OIOUBL E-bilag, ser du forsendelsens status i feltet ”EBilag Status”. Værdien sættes indledningssvist til: Afventer svar. Systemet opdaterer,
når udgående E-bilags oversigterne åbnes. Værdien opdateres ikke periodisk. Du
kan opdatere selv vhja. handlingen Opdatér E-Bilag på Handlingsfanen Handlinger.
Statusfeltets værdi opdateres derved til nyeste aktuelle værdi. Hvis du har sendt
dokumentet flere gange, gælder værdien for den seneste afsendelse af dokumentet.
Felt
Bilag sendt den
Beskrivelse
Angiver datoen for hvornår dokumentet (den seneste
afsendelse) er sent
Afsendelsestidspunkt Angiver tidspunktet for hvornår dokumentet (den seneste
afsendelse) er sent
Debitorordrenr,
Den værdi der er angivet som Debitors
referenceordrenummer
E-Bilag Status
Status for E-Bilagets forsendelse
Feltværdi
Afventer svar
Modtaget
Mislykket
Beskrivelse
Er en midlertidig status, du skal opdaterer
dokumentet for at se den aktuelle status.
Er den ønskede og forventede status ved
forsendelse af E-bilag. Når denne status er nået
er din salgsfakturering gennemført m succes og
dokumentet er nået frem til modtagerens
system.
Denne status vil du se ved validerings- eller
forsendelsesfejl – se senere om fejl ved
forsendelse.
Side 99 af 104
Usendt
Annulleret
E-Bilag Antal
Modtaget
Afvist
Responskode
Responsbeskrivelse
Denne værdi tildeles de dokumenter der ikke er
forsøgt sendt som E-bilag. Det gælder også
dokumenter som skal sendes manuelt.
Intern værdi, i forbindelse med tilbageføring af
bogføringen. Denne status har intet at gøre med
status for dokumentforsendelserne, og du finder
den ikke i oversigten over afsendte dokumenter.
Angiver det antal gange dokumentet er nået frem til
modtagerens system
Sættes til Ja, når det modtagende system afviser dokumentet, med en ”Responskode” TechnicalReject eller
BusinessReject.
Kan antage værdierne BusinessAccept, TechnicalReject eller
BusinessReject.
En beskrivelse afsendt af debitorens system. Det er
obligatorisk at angive en årsagsbeskrivelse ved afvisning.
Betydningen af ”Responskode og ”Responsbeskrivelse” i
kombination med ”E-Bilag Status”:
Når ingen af de to felter har data, i kombination med, at
”E-Bilag Status” er Modtaget, betyder det at dokumentet
er nået frem uden at være mødt af valideringsfejl. Ej
heller er der modtaget noget retursvar. Værdierne i
”Responskode” og ”Responsbeskrivelse” kan blive
opdateret senere, med data fra modtagerens system.
Når feltet ”Responskode” har værdien ”TechnicalReject”,
og feltet ”E-Bilag Status” er Mislykket, skyldes det en
valideringsfejl, sandsynligvis hos modtageren. Nærmere
beskrivelse i feltet ”Responsbeskrivelse”, hvor
modtagerens system har sendt en teknisk forklaring.
Det kan skyldes, at modtagerens system validerer
skrappere end dit system, eller at du ved en fejl har slået
den udadgående skema- eller skematronvalidering fra.
Når feltet ”E-Bilag Status” er Modtaget, kan feltet
”Responskode” senere blive opdateret med værdien
BusinessAccept eller BusinessReject, samt med en forklaring
i ”Responsebeskrivelse”.
BusinessReject modtager du hvis din debitor vælger at
afvise dokumentet af en forretningsmæssig årsag.
”Responsbeskrivelse” vil så give en udfyldt med en
forklaring.
BusinessAccept modtager du kun hvis den
Nemhandelsprofil du angav ved afsendelsen tilsiger det.
For dokumenter, som er gået galt i afsendelsen og har ”E-Bilag Status” =
Mislykket, skal du undersøge nærmere om årsagen. Det kan eksempelvis være en
fejl internt i transportlaget eller en afvisning fra modtageren. Du foretager en
undersøgelse ved, fra det bogførte dokument, at slå op til browservisningen af det
dannede E-Bilag.
På det bogførte dokument anvender du handlingen Udgående dokumenter på
handlingsfanen Naviger, som åbner en oversigt over de dokumenter, der er
afsendt, for det pågældende bogførte/udstedte dokument.
I oversigten over udgående salgsdokumenter, markerer du den relevante afsendelse og vælger handlingen Vis.
Det åbner kortet for det aktuelt afsende dokument.
Side 100 af 104
Side 101 af 104
På det valgte udgående dokument kommer du til browservisningen via handlingen
Vis Bilag på handlingsfanen Start.
Fejlbeskeden er teknisk genereret. Det er ofte muligt at forstå essensen, hvis man
prøver. Men de kan også være så komplicerede, at du må sende dem til din IT
afdeling eller Moderniseringsstyrelsens support for hjælp. Kopier da teksten i
boksen ”Error Message” over i en tekstbehandler og send den til din IT hhv.
Moderniseringsstyrelsen, sammen med øvrig dokumentation og en beskrivelse af
den proces du er i gang med, bogført/udstedt dokumenttype og nummer.
Tjek Udgående dokumentoversigt
Sti: /Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/E-Bilag/Udgående Salgsdokumenter (hhv. Udgåender Rykkere eller Udgående Kontoudtog)
Her kan du gå direkte til oversigten for de udgående dokumenter, der er sendt.
Hvis et bogført/udstedt dokument er sendt flere gange vil det findes flere gange i
tabellen.
Oversigten er som standard filtreret således, at historiske dokumenter ikke vises.
Et afsendt dokument er historisk når der findes en senere afsendelse for samme
bogførte/udstedte dokument. Feltet ”Historisk” = Ja.
Feltet ”Statustidspunkt” angiver tidspunktet for den seneste hændelse, der har opdateret
dokumentet. Eksempelvis vil tidspunktet for en mislykket forsendelse stå her. Ved
en senere succesfuld afsendelse vil statustidspunktet blive opdateret og vise
tidspunktet, hvor modtageren har modtaget dokumentet.
Gensend elektronisk salgsdokument
Hvis en enkelt forsendelse aldrig skifter status væk fra Afventer svar, eller er gået i
Mislykket pga. en midlertidig fejl i transporten, må du prøve at gensende dokumentet. Det gør du fra det bogførte salgsdokument via handlingen Send E-Bilag, på
Handlingsfanen Handlinger.
Du bliver spurgt om der skal sendes og får ekstra spørgsmål, hvis fakturaen tidligere er udskrevet på papir eller tidligere er sendt og modtaget hos debitors
system.
Send som E-mail
Hvis du efter at have sendt fakturaen som OIOUBL2 bilag, har anledning til også
at sende den som E-mail, kan du gøre det, hvis Salgsopsætningen og debitoren tillader det.
Side 102 af 104
Side 103 af 104
Du gør det fra det bogførte dokument fra handlingsbåndets handling Send som Email. Forsendelse som E-mail beskrives ikke yderligere her.
Bogfør elektronisk salgsfaktura fra salgsordre
Du kan vælge at bogføre fra salgsordre, hvis din arbejdsgang indebærer at du bruger salgsordre og delfakturere. Betingelserne for at afsende salgsfaktura som EBilag ved bogføring fra salgsordre, er de samme som salgsfaktura. På den
resulterende OIO-faktura vil du kun se information om de linjer der er blevet
faktureret på.
Elektronisk salgskreditnota
Anvendelse af salgskreditnota er fuldstændig parallel til salgsfaktura for så vidt
angår betingelser og forsendelse af OIOUBL bilag for salgskreditnota. Kravene til
opsætning på debitor er parallelle.
For OIOUBL kreditnotadokumentet findes dog visse elementer, der ikke
betragtes som relevante for dokumenttypen, eksempelvis data om leverance, og
som derfor ikke findes i OIOUBL dokumentet.
Elektronisk Rykker
Udstedelse af elektronisk rykker sker som udstedelse af almindelige rykker.
Kravene til opsætning på debitor for at du kan sende elektronisk OIOUBL rykker,
er parallelle til dem for faktura og kreditnota.
Hvis du er i tvivl om debitoren kan modtage OIOUBL elektronisk rykker, kan du
tjekke det ved at foretage NemHandelsRegisteret-opslag fra Debitorkortet.
En elektronisk rykker indeholder rykkerlinjer inden for en periode, for hver af de
ikke-udlignede fakturaer, kreditnotaer, samt eventuelle rykkergebyr og renter.
(Rykkergebyr og renter der pålignes fordi debitoren ikke har betalt, placeres som
AllowanceCharge elementer på OIOUBL dokumenthovedet). En elektronisk
rykker kan kun fakturere for de beløb der er pålignet for selve rykkeren.
Når du har udstedt rykkere og afsendt de elektroniske rykker Ebilag kan du finde
oversigt over dokumenterne her:
Sti: /Bogførte dokumenter/Udstedte rykkere, hhv.
Sti: /Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/E-Bilag
Fra den udstedte rykker kan du gå til det udgående E-bilag via handlingen
Udgående E-bilag på handlingsfanen Naviger. Her kommer du til oversigten over de
forsøg der er gjort på afsendelse af den aktuelle rykker. Du kan navigere videre og
se det aktuelt afsendte dokument.
Elektronisk kontoudtog
Udstedelse af elektronisk kontoudtog sker som udstedelse af almindeligt kontoudtog. Kravene til opsætning på debitor for at du kan sende elektronisk OIOUBL
kontoudtog, er parallelle til dem for faktura og kreditnota.
Side 104 af 104
Hvis du er i tvivl om debitoren kan modtage OIOUBL elektronisk kontoudtog,
kan du tjekke det ved at foretage NemHandelsRegisteret-opslag fra Debitorkortet.
Et elektronisk kontoudtog indeholder linjer for hvert af de mellemværender din
institution har med kunden inden for kontoudtogets periode. Et elektronisk
kontoudtog fra Navision Stat er IKKE en faktura og er ikke et selvstændigt
betalbart dokument.
Når du har udstedt kontoudtog og afsendt de elektroniske kontoudtogs Ebilag,
kan du finde oversigt over dokumenterne her:
Sti:/Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/Arkiver/Udstedt Rykkere,
hhv.
Sti:/Afdelinger/Salg & marketing/Ordrebehandling/E-Bilag/Udgående Rykkere
Fra den udstedte kontoudtog kan du gå til det udgående E-bilag via handlingen
Udgående Bilag på handlingsfanen Naviger, hvor du kommer til oversigten over de
forsøg der er gjort på afsendelse af det aktuelle kontoudtog. Du kan navigere
videre og se det aktuelt afsendte dokument.
ter du relevante links
QR-kode
Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site
på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan
navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide.
http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat
Du kan scanne koden med en smartphone eller tablet, hvor der er installeret en
QR-kodescanner.
Brugervejledninger
Du finder øvrige Navision Stat vejledninger via dette link:
http://www.modst.dk/Systemer/Navision-Stat/Vejledninger
Hjælpetekster
Du finder den generelle hjælp til NS7 via dette link:
http://navhelp.modst.dk/main.aspx?lang=daDK&content=conGettingStarted.htm
De specifikke hjælpetekster til tabeller, felter og pages finder du ved at anvende
F1 de pågældende sted i din Navision Stat 7 applikation.