PROTOKOL
til bestyrelsesmøde i KARA/NOVEREN
Fredag den 18. september 2015, kl. 16.00
Comwell Roskilde, Vestre Kirkevej 12, Roskilde
1.
Formanden orienterer
2.
Formandskabet orienterer
3.
Administrationen orienterer
4.
J.nr. 670
Q2
5.
J.nr. 740
Ejerstrategi for KARA/NOVEREN
6.
J.nr. 18
Forretningsorden for KARA/NOVEREN
7.
J.nr. 40
Køb af aktier i Biovækst A/S (Lukket dagsorden i separat dokument)
8.
J.nr. 637
Anlægsregnskab for Energitårnet
9.
J.nr. 72
Forslag til forsikringspolitik
10.
J.nr. 438
KARA/NOVERENs deltagelse i netværket, kaldet IQ
11.
J.nr. 720
Møde- og aktivitetsplan 2015/ 2016
12.
Eventuelt
Fraværende: Morten Egeskov (afbud)
Mødet hævet kl.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 1 af 12
PROTOKOL
til bestyrelsesmøde i KARA/NOVEREN
Mødetid
:
Fredag den 18. september 2015 kl. 16.00
Mødested
:
Comwell Roskilde, Vestre Kirkevej 12, Roskilde
1.
Formanden orienterer
Intet at bemærke
2.
Formandskabet orienterer
Intet at bemærke
3.
Administrationen orienterer





4.
Ad 3. Administrationen orienterer:
Bilag – kort beskrivelse af orienteringspunkter
Biocover
(Notat, j.nr. 755)
Ophør af kontrakter med eksterne anlæg til energiudnyttelse
(Notat, j.nr. 541)
Shredderaffald
(Notat, j.nr. 619)
Hedeland deponi – orientering om stævning fra ejeren af Tokhøjvej 20
(Notat, j.nr. 88)
Debitoroversigt
(Økonomibilag)
J.nr. 670
Q2
Resume:
Bestyrelsen skal tage stilling til Q2 (kvartalsregnskab), 2015.
Driftsregnskabet Q2 viser et resultat på 91,3 mio. kr. før finansiering, afskrivninger og henlæggelser (EBITDA) mod et revideret budget på 162,1 mio. kr.
for hele året.
Efter finansieringsomkostninger på 24,2 mio. kr., afskrivninger på 57,4 mio.
kr. samt henlæggelser på 1,5 mio. kr. udgør det samlede resultat for Q2 8,2
mio. kr. mod budgettet på 1,0 mio. kr. for hele 2015.
En fortsat stabil drift på Energitårnet i 2. kvartal har medvirket til, at RKVV
har opnået et tilfredsstillende resultat, som ligger tæt på budgettet.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 2 af 12
Revideret budget for året 2015 og realiseret pr. 30/6 2015
DRIFTSRAPPORT I MIO. KR.
2015
Rev. Budget Realiseret
Omsætning
Direkte prod. Omkostninger
Indirekte prod. Omkostninger
Kapacitetsomkostninger
Resultat for finansiering og afskrivninger
Finansieringsomkostninger
Resultat før afskrivninger
Afskrivninger
Henlæggelser / Ekstraordinære udgifter
Resultat
586
365
31
27
163
43
120
116
3
1
339
224
12
12
91
24
67
57
2
8
Balancen udgør 1.832,1 mio. kr. Likvide beholdninger udgør 88,3 mio. kr.
hvortil kommer værdipapirer på 117,2 mio. kr. Egenkapitalen udgør 159,0
mio. kr.
Indstilling:
Det indstilles,
 at Q2 driftsregnskab pr. 30. juni 2015 godkendes.
Beslutning:
Godkendt.
Sagsfremstilling:
Resultatet af den primære drift er en rettesnor for, hvorledes de enkelte behandlingsanlæg økonomisk har klaret sig. Resultatet er opgjort før omkostninger til afskrivning og renter.
Budget
Roskilde Kraftvarmeværk
Drift
Vurdering: Tilfredsstillende
Realiseret
i%
143.888
81.211
Ekstern Forbrænding
Drift
Vurdering: Mindre tilfredsstillende, afsluttet
-2.815
-943
Genbrugspladser
Drift
Vurdering: Neutral
10.554
4.452
42
1.875
868
46
Genbrug pap og papir
Drift
Vurdering: Neutral
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 3 af 12
56
Audebo Miljøcenter
Drift
Henlæggelse
Vurdering: Tilfredsstillende
7.157
2.513
3.625
1336
51
53
Olie- Benzinudskillerordning
Drift
Vurdering: Neutral
240
238
99
Bio gasning af KOD
Drift
Vurdering: Tilfredsstillende
263
266
101
Have- og Parkoverskud
Drift
Vurdering: Tilfredsstillende
935
1.559
167
116.268
57.396
49
Administration
Drift
Vurdering: Neutral
23.106
8.481
37
Finansiering
Omkostninger
Vurdering: Neutral
42.759
24.198
57
Afskrivninger
Vurdering: Neutral
Der henvises i øvrigt til Q2 driftsregnskab, hvor hvert enkelt behandlingsområde er beskrevet.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen.
Økonomiske konsekvenser:
Ingen økonomiske konsekvenser i sig selv.
Bilag 1: Q2 driftsregnskab 2015.
5.
J.nr. 740
Ejerstrategi for KARA/NOVEREN
Resume:
I forlængelse af Holbæk Kommunes manglende godkendelse af vedtægtsændringerne for KARA/NOVEREN i 2014, og de efterfølgende drøftelser af et muligt strategisk samarbejde med Vestforbrænding og VEKS, tilkendegav borgmestrene på
et borgmestermøde den 17. marts 2015, at der skulle udarbejdes en ejerstrategi.
Resultatet foreligger nu til bestyrelsens godkendelse.
Ejerstrategien beskriver vision og mål for den fælleskommunale virksomhed, hvilke opgaver virksomheden har og forventes at kunne få, samt endelig hvordan
samarbejdet mellem KARA/NOVEREN og kommunerne skal tilrettelægges.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 4 af 12
Når bestyrelsen for KARA/NOVEREN har godkendt ejerstrategien, skal ejerstrategien forelægges på et borgmestermøde, - jf. ejerstrategien, - hvorefter strategien
endeligt skal godkendes i kommunalbestyrelserne i de 9 ejerkommuner.
Indstilling:
Det indstilles,
 at bestyrelsen godkender udkastet til fælles ejerstrategi, jf. bilag 1),
 at bestyrelsen anbefaler ejerstrategien overfor borgmestrene, som indkaldes til borgmestermøde, og
 at ejerstrategien efter borgmestermødet fremsendes til de 9 kommunalbestyrelser med anbefaling fra borgmestermødet.
Beslutning:
Godkendt, med den bemærkning at borgmestermøde afventer status for
VKV-analysen.
Sagsfremstilling:
I forbindelse med drøftelse af KARA/NOVERENs vedtægter samt drøftelser om
strategiske samarbejder, tilkendegav borgmestrene i henholdsvis Holbæk, Lejre
og Roskilde kommuner i en mail af 19. januar 2015, jf. bilag 1, at der forud for
eventuelle vedtægtsændringer var behov for at udarbejde en ejerstrategi. Dette
blev der udtrykt enighed omkring på et fælles møde mellem alle 9 kommuners
borgmestre og KARA/NOVERENs bestyrelse den 17. marts 2015.
På borgmestermødet blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående
af kommunaldirektørerne for henholdsvis Kalundborg, Roskilde og Stevns kommuner samt bestyrelsesformand, direktør og vicedirektør for KARA/NOVEREN. Arbejdsgruppen har udarbejdet vedlagte udkast til ejerstrategi, jf. bilag 2.
Formålet med ejerstrategien er at sikre fælles fodslag i de 9 ejerkommuner, således at ejerkommunerne er enige om, i hvilken retning KARA/NOVEREN skal udvikle sig. Endvidere skal ejerstrategien beskrive rammerne for samspillet mellem
ejerkommunerne og fællesskabet.
Ejerstrategien består af 3 elementer. I det første afsnit beskrives vision og mål for
KARA/NOVEREN. Formålet er at varetage fællesskabets forpligtelser til behandling
og afsætning af affald samt andre beslægtede driftsopgaver. Dette skal gøres effektivt, miljømæssigt og økonomisk bæredygtigt, og med et højt serviceniveau.
Målet er en løbende forøgelse af fællesskabets værdiskabelse og serviceniveau –
også hvis dette skal ske gennem strategiske samarbejder mv.
I andet afsnit beskrives fællesskabets opgaver, som i vedtægterne er opdelt i
grund- og tilvalgsydelser. Det kan på grund af regulering, markedsforhold eller
nye teknologiske muligheder blive nødvendigt at ændre i opgavesammensætningen, hvilket altid skal ske i dialog med ejerkommunerne.
Endelig beskrives samarbejdet mellem ejerkommunerne og fællesskabet i det
tredje afsnit.
Ved større strategiske tiltag skal der altid indkaldes til borgmestermøder, forinden
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 5 af 12
disse iværksættes. Herved sikrer de 9 ejerkommuner størst mulig indflydelse på
fællesskabets anliggender.
Udkastet til Ejerstrategien forelægges til bestyrelsens godkendelse. Strategien vil
gælde for den indeværende valgperiode.
Da ejerstrategien sammen med vedtægter er rammerne for kommunernes kompetenceoverdragelse til KARA/NOVEREN skal der ske byrådsbehandling i de 9
ejerkommuner. Dette sikrer samtidig et aktivt ejerskab. Der vil forud for denne
proces i de 9 kommunalbestyrelser, blive indkaldt til et borgmestermøde.
Såfremt ejerstrategien godkendes, vil dette betyde et behov for konsekvensændringer i forretningsorden for KARA/NOVEREN. Da en stor del af disse ændringer
vedrører rammerne for det daglige samarbejde, anses det for hensigtsmæssigt allerede nu at foretage justeringer af forretningsordenen (sag nr. 6). Såfremt ejerstrategien ændres i forhold til det nu foreliggende udkast, kan det efterfølgende
blive nødvendigt at justere forretningsordenen.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen.
Økonomiske konsekvenser:
Ingen.
Bilag 1: Mail af 19. januar 2015 fra borgmestrene i Holbæk, Lejre og
Roskilde kommuner.
Bilag 2: Udkast til ejerstrategi, september 2015.
6.
J.nr. 18
Forretningsorden for KARA/NOVEREN
Resume:
Bestyrelsen for KARA/NOVEREN vedtager Fællesskabets forretningsorden. Såfremt
bestyrelsen vedtager ny Ejerstrategi for KARA/NOVEREN I/S, jf. sag. nr. 5 på
nærværende bestyrelsesmøde, er der umiddelbart behov for en række konsekvensrettelser i forretningsordenen.
De væsentligste ændringer er indføjelse af en procedure for afholdelse af borgmestermøder, en nedlæggelse af Teknikudvalget samt endelig en række præciseringer af rammerne om Ejerudvalgets arbejde.
Såfremt der i godkendelsesprocessen af Ejerstrategien sker ændringer, vil der ske
konsekvensrettelser i forretningsordenen til fornyet godkendelse i bestyrelsen.
Indstilling:
Det indstilles,
 at bestyrelsen godkender vedlagte forslag til en opdateret forretningsorden, september 2015, jf. bilag 1.
Beslutning:
Godkendt, med pkt. 12.1 som afsluttes med ”et borgmestermøde for alle interessentkommuner”
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 6 af 12
Sagsfremstilling:
Der henvises til sag nr. 5 om godkendelse af Ejerstrategi for KARA/NOVEREN.
Som en konsekvens af forslag til Ejerstrategi, skal forretningsordenen for KARA/NOVEREN godkendes af bestyrelsen, således at der er overensstemmelse mellem styringsredskaberne. Nuværende forretningsorden blev godkendt af bestyrelsen den 11. marts 2014, punkt nr. 3, efter ny bestyrelse var tiltrådt.
Bestyrelsen for KARA/NOVEREN vedtager endeligt forretningsordenen. Såfremt
bestyrelsen anbefaler Ejerstrategien til godkendelse, - sag nr. 5 – foreslås det at
forslag til revideret forretningsorden godkendes, således at de foreslåede nye processer realiseres.
Ejerstrategien beskriver vision og mission for KARA/NOVEREN. Herudover beskriver den fællesskabets opgaver, samt at det efter omstændighederne kan blive
nødvendigt/ønskeligt at ændre i opgaveporteføljen.
Et af hovedformålene med ejerstrategien er desuden at sikre et godt og tillidsfuldt
arbejde mellem de 9 ejerkommuner og KARA/NOVEREN. Dette indebærer, at det
skal sikres, at kommunalbestyrelserne skal have en rimelig indflydelse på det
kommunale selskabs anliggender. Der skal derfor indkaldes til borgmestermøder
forud for iværksættelse af større strategiske deltag. Rammerne for disse borgmestermøder præciseres i forretningsordenen.
Samarbejdet på det administrative niveau reduceres fra 3 til 2 udvalg. På ledelsesniveau nedlægges Teknikudvalget. Til gengæld udvides antallet af møder i
Ejerudvalget, således at de afholdes møde forud for hvert bestyrelsesmøde. Ejerudvalgets bemærkninger til dagsordenen skal videreformidles til bestyrelsen.
På medarbejderniveau fortsættes samarbejdet i Affaldsforum.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen.
Økonomiske konsekvenser:
Ingen.
Bilag 1: 2 udkast til opdateret forretningsorden, september 2015 - et udkast inklusiv korrekturer og 1 udkast uden korrekturer.
7.
J.nr. 40
Køb af aktier i Biovækst A/S.
Sagsdokumentet er sendt som separat dokument, idet dagsordenen er lukket.
8.
J.nr. 637
Anlægsregnskab for Energitårnet
Resume:
Bestyrelsen skal godkende byggeregnskabet for Energitårnet.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 7 af 12
Der er et mindreforbrug ved opførelse af Energitårnet på 8 mio. kr. i forhold
til det samlede budget inkl. byggerenter.
Indstilling:
Det indstilles,
 at byggeregnskabet godkendes.
Beslutning:
Godkendt. Bestyrelsen ønsker at sende en tak til alle medarbejdere. Endvidere
udsendes en pressemeddelelse, hvor det fremhæves at tid og økonomi er overholdt.
Sagsfremstilling:
Byggeregnskabet for opførelse af Energitårnet er nu opgjort.
Det oprindelige budget udgjorde 1.293 mio. kr. Til byggefinansiering var der
fastsat et budget på 45 mio. kr., og efterfølgende er der meddelt et tillægsbeløb på 8 mio. kr. til landskabsarkitekt. Det vil sige et samlet budget for opførelse af Energitårnet mm. på 1.346 mio. kr.
Forbruget er nu opgjort, hvorefter byggeomkostninger udgør 1.284 mio. kr.
samt byggefinansiering udgør 37 mio. kr. Forbrug i alt er 1.321 mio. kr.
Det i budgettet afsatte beløb på 17 mio. kr. til værksted er ikke forbrugt.
Budget for opførelse af værksted vil blive fremlagt for bestyrelsen senere på
året.
Mindreforbruget ved opførelse af Energitårnet er herefter samlet 8 mio. kr.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen.
Økonomiske konsekvenser:
Ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.
Bilag 1: Byggeregnskab for Energitårnet.
9.
J.nr. 72
Forslag til forsikringspolitik
Resume:
Administration forelægger forslag til forsikringspolitik for KARA/NOVEREN. Formålet med forsikringspolitikken er at synliggøre efter hvilke principper KARA/NOVEREN har tegnet forsikringer, og hvordan administrationen håndterer forsikringsområdet i praksis.
Indstilling:
Det indstilles,
 at bestyrelsen godkender forsikringspolitikken for KARA/NOVEREN.
Beslutning:
Godkendt.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 8 af 12
Sagsfremstilling:
Den overordnede forsikringspolitik fremgår af vedlagte bilag 1 ”Forsikringspolitik”.
Som det fremgår, er der tegnet følgende forsikringer:
Forsikringstype
All Risk
Erhvervsansvar og produktansvar
Motorkøretøj
Rejseforsikring
Kunstforsikring
Arbejdsskade
Det primære
dækningsomfang
Samtlige bygninger, løsøre og
driftstab.
Selvrisiko
Præmie 2015
Bemærkning
1, 5 mio. kr.
Forløb på 45 dage
før driftstab kan
kræves.
Ca. 6,1 mio.
kr.
I 2014 var
præmien ca.
7 mio. kr.
Efter forhandling
blev præmien nedsat.
Dækker KNs professionelle erhvervs- og produktansvar
Lovpligtigt ansvar + brand
eller ansvar +
kasko
10.000 kr.
1 % ved forurenings-skader
Ca. 180.000
kr.
Lastbiler: 10.000
kr.
Øvrige køretøjer:
5.000 kr.
Ca. 280.000
kr.
Størrelsen af
selvrisici og
omfanget af
brand
og/eller kasko vurderes 1 gang
årligt.
Erhvervsrejser
for bestyrelse og
ansatte
Dækker lånte
kunstgenstande
udstillet i adm.bygningen
Ingen
Ca. 6.000 kr.
1 % af værdien
eller min. 1000
kr.
Ca. 1000 kr.
Reguleres
iht. Antal
rejsedage.
Max 5.000
pr. genstand. Max i
alt 50.000
kr.
Lovpligtig arbejdsskade for
alle ansatte.
Ingen
402.000 kr.
Reguleres
iht. antal
ansatte.
Der henvises til bilag 1 hvor de forskellige forsikringer er yderligere beskrevet.
Administration følger forsikringsmarkedet tæt, og foretager løbende markedsprøvninger for at sikre, at KARA/NOVEREN ud fra den vedtagne forsikringspolitik, opnår de mest fordelagtige vilkår.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen.
Økonomiske konsekvenser:
Se skema ovenfor.
Bilag 1: Forsikringspolitik for KARA/NOVEREN I/S – 2015.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 9 af 12
10.
J.nr. 438
KARA/NOVERENs deltagelse i netværket, kaldet IQ
Resume:
Roskilde Kommune har oprettet et netværk, kaldet IQ. Roskilde Kommune ved
borgmester, Joy Mogensen har spurgt KARA/NOVEREN, om adm. direktør Thorkil
Jørgensen vil deltage i netværket.
IQ er Roskilde Kommunes fælles vision, som skal skabe rammerne for et professionelt og virksomhedsrelevant vidensnetværk, hvor erhvervslivet møder vidensinstitutioner for sammen at udvikle konkrete vækstprojekter.
Indstilling:
Det indstilles,
 at KARA/NOVEREN takker for indbydelsen fra Roskilde Kommune og
repræsenteres af direktør Thorkil Jørgensen.
Beslutning:
Godkendt. Der rapporteres tilbage, når der kan evalueres efter et par år.
Sagsfremstilling:
Roskilde Kommune har oprettet netværket, kaldet IQ. IQ skal være nytænkende
samarbejdsform mellem virksomheder, vidensinstitutioner og kommunen.
Netværket har afholdt sit 1. møde i juni 2015. Efterfølgende har KARA/NOVEREN
modtaget en invitation til at deltage i netværket.
Da netværket fortsat er meget nyt er medlemskontingentet pt. ikke fastlagt. Sekretariatet for netværket har oplyst, at f.eks. Foreningen Vidensby LyngbyTaarbæk har følgende kategorier for kontingent: 26-150 ansatte koster 25.000 kr.
pr. år. Heraf ville KARA/NOVEREN være omfattet. F.eks. 151-300 ansatte forventes at koste 50.000 kr. pr. år.
Til orientering om netværket vedlægges bilag om: ”IQ som nytænkende samarbejdsform mellem virksomheder, vidensinstitutioner og kommunen.”
KARA/NOVEREN deltager også i netværket Kalundborg Symbiosis. Faktaark om
netværket, herunder om medlemmer og hvilke faglige områder medlemmerne
dækker, vedlægges, jf. bilag 2.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen.
Økonomiske konsekvenser:
Forventet estimat til medlemshonorar på 25.000 kr. pr. år.
Bilag 1: IQ som nytænkende samarbejdsform mellem virksomheder,
vidensinstitutioner og kommunen.
Bilag 2: Faktaark om Kalundborg Symbiosis.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 10 af 12
11.
J.nr. 720
Møde- og aktivitetsplan 2015/ 2016
Resume:
Bestyrelsen skal tage stilling til møde- og aktivitetsplan 2015/2016.
Indstilling:
Det indstilles,
 at bestyrelsen godkender vedlagte udkast til møde- og aktivitetsplan
2016, dateret d. 28-08-2015 samt drøfter muligheden for et besøg
hos AFATEK tirsdag den 20. oktober 2015.
Beslutning:
Godkendt. Der findes en ny dato for besøg hos AFATEK.
Sagsfremstilling:
Udkast til møde- og aktivitetsplan for 2016 er vedlagt til drøftelse, herunder stillingtagen til et besøg hos AFATEK tirsdag den 20. oktober 2015. Mødet er erstatning for det tidligere planlagte møde i april, hvor bestyrelsen skulle have besøgt
AFATEK.
Miljømæssige konsekvenser:
Ingen
Økonomiske konsekvenser:
Ingen
Bilag: Udkast til møde-/aktivitetsplan 2016
12.
Eventuelt
BP ønsker undersøgt muligheder for skoletjeneste. TJ informerede om nuværende
tilbud om besøg på Energitårnet. Der forelægges et forslag ved novembermødet
2015.
Det forventes, at oktobermødet kan aflyses, men der udsendes i givet fald særskilt besked herom.
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 11 af 12
Kommende bestyrelsesmøde:
Tirsdag den 20-10-2015 kl. 8.30
Roskilde, den 18-09-2014
Niels Hörup
John Harpøth
Johnny Lihme
Mette Jorsø
Birger Prahl
Morten Egeskov
Lars Berg Olsen
Flemming Petersen
Henrik Stuckert
Bestyrelsesmødet den 18-09-2015
Side 12 af 12