1. No category

Domea Vejle-Børkop
Referat af organisationsbestyrelsesmøde
Onsdag den 24. juni 2015 kl. 16.30
På Børkop Vandmølle, Vandmøllevej 4, 7080 Børkop
Dagsorden:
1
2
3
Godkendelse af dagsorden ................................................................... 2
Godkendelse af referat ......................................................................... 2
Boligorganisationen ............................................................................. 2
3.1
Lukket punkt .................................................................................... 2
3.2
Orientering om landsretssag med boet efter Holger Jacobsen Nyborg og,
Lejemålet Englystparken 11, 7080 Børkop ..................................................... 2
3.3
Orientering fra Domeas bestyrelse ...................................................... 2
3.4
Udlejningsforhold .............................................................................. 3
3.5
Personaleforhold – Generel orientering ................................................ 4
3.6
Godkendelse af omkostninger til bil ..................................................... 4
3.7
Det nye logo..................................................................................... 5
3.8
Orientering om driftsforhold ............................................................... 5
3.9
Årets sommerfest.............................................................................. 6
3.10 Dialogpunkter med kommunen ........................................................... 6
4 Mødeplanlægning ................................................................................. 6
5 Eventuelt .............................................................................................. 7
Deltagere fra bestyrelsen:
Jens-Anker Gjelstrup (JAG), formand
Birthe Holst, næstformand
Jonna Ipsen
Peter Brandt
Svend Gjesager
Ann Pia Brunbjerg
Svend Erik Johansen
Øvrige deltagere:
Kundechef Jørgen Guldmann Nielsen (JGN), Administrationen
Servicekoordinator Mia L. Coordt, Administrationen
Udsendt den 29. juni 2015
1 Godkendelse af dagsorden
Referat: Godkendt.
2 Godkendelse af referat
Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af
møde den 17. marts 2015.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: Birthe Holst informerede om, at der var lavet en tilføjelse i referatet ift. Brochurerne. Bestyrelsen godkendte tilføjelsen og tog referatet til
efterretning.
3 Boligorganisationen
3.1
Lukket punkt
3.2
Orientering om landsretssag med boet efter Holger Jacobsen Nyborg og, Lejemålet Englystparken 11, 7080 Børkop
Orientering gives på mødet.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: JGN informerede om, at boet frafaldt sagen kort før retsmødet,
hvorfor Domea Vejle-Børkop uden yderlige vandt sagen.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.3
Orientering fra Domeas bestyrelse
Orientering gives på mødet.
Referat: Svend Erik informerede om, at der i Nyborg havde været formandsvalg og Jens-Anker Gjelstrup blev valgt som formand for Domea
med overvældende flertal.
JAG udtrykte tilfredshed med, at vedtægterne blev godkendt med stort
flertal.
Bestyrelsen udtrykte generel tilfredshed med det nye elektroniske afstemningssystem.
Svend Erik informerede om der er planlagt et bestyrelsesmøde i september, hvor der bliver snakket strategi.
Side 2 af 7
3.4
Udlejningsforhold
Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 2907 personer. Heraf har 1981
personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige
boliger.
For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor.
Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Listen er gældende for familieboligerne
Afdeling
8703 Bøgeparken m.fl.
8705 Enggårdstoften
8706 Vårfluevej
8711 Kirsebærvej m.fl.
8712 Mølholm Landevej
8713 Åkæret
8725 Buen
8753 Amaliegade m.fl.
8754 Elbækparken m.fl.
8756 Tønnesgade/Vedelsgade
8757 Ved Sønderåen
8758 Brundalen
Rum
Antal Aktive
boliger
på
liste
I bero
på
liste
I alt
på
liste
Aktive
pr.
bolig
1
2
3
4
5
1
2
3
4
2
3
15
21
51
6
11
2
8
8
2
14
10
1
5
10
7
5
0
4
12
11
9
19
17
44
68
32
17
0
66
95
59
70
101
18
49
78
39
22
0
70
107
70
79
120
0
0,23
0,19
1,16
0,45
0
0,50
1,50
5,5
0,64
1,90
3
4
5
6
3
1
2
5
1
66
32
54
50
36
101
149
108
72
52
181
181
162
122
88
282
32
27
10
36
1,53
1
2
3
1
1
2
3
4
1
2
3
4
5
6
1
2
3
1
2
3
4
2
12
24
24
48
28
149
58
21
16
68
15
14
9
1
2
42
3
11
16
28
3
6
15
126
206
0
5
26
44
21
0
7
17
17
8
4
8
12
24
0
43
150
68
0
35
126
177
0
22
103
151
69
19
67
115
46
21
15
27
94
124
0
133
237
121
0
50
252
383
0
27
129
195
90
19
84
132
63
29
19
35
106
148
0
176
387
189
0
1,25
5,25
8,58
0
0,18
0,17
0,76
1,00
0
0,10
1,13
0,07
0,88
4,0
4,0
0,29
8,0
0
2,69
5,36
22,67
0
Side 3 af 7
8759 Egely Alle/Vindinggårdparken
1
2
3
4
5
24
90
33
18
9
1
34
65
44
27
0
142
225
125
70
1
176
290
169
97
0,04
0,38
1,97
2,44
3,0
Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: JGN informerede om, at der sidste måned var 17 boliger i tomgang, i denne måned er der 10,5. Der er kun 3 tomme boliger tilbage i Bøgeparken.
Annoncering på Boligportalen og i ugeaviser, samt åbent hus med møbleret boliger på Buen har været med til at sænke tomgangen.
JAG informerede om, at Domea arbejder på en løsning med en ny digital
udlejningsplatform, som er mere brugervenlig.
Bestyrelsen godkendte, at huslejen på ledige boliger på Irisvej på 92 m2,
samt Kragelundvej 72 og 74 bliver nedsat med kr. 1.000.- pr. måned i 18
måneder.
Bestyrelsen vil på et senere møde drøfte, om huslejenedsættelsen for Soltoften, Irisvej og Kragelund skal være permanent, samt drøfte om huslejen for de øvrige beboere burde sættes tilsvarende ned.
Der blev nedsat en arbejdsgruppe, bestående af Birthe Holst, Peter Brandt
samt Jørgen Guldmann Nielsen, som skal se på, om annonceringen af tomgangsboliger kan forbedres. JGN indkalder gruppen til møde.
3.5
Personaleforhold – Generel orientering
Orientering om relevante personaleforhold.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning
Referat: Benny Kold hjælper til med græsslåning i sommerperioden med
16 timer om ugen.
Ejendomspersonalet inkl. Administrationen, der er tilknyttet Domea Boligservice, var til et personalearrangement på Vandel Gokart bane. Det hjælper til i det daglige samarbejde at mødes på anden vis ud over det faglige.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.6
Godkendelse af omkostninger til bil
Leasingsaftalen på Fiat Fiorino 1,3 udløb den 31. maj 2015. Bilen er frikøbt for
45.000,- + moms i alt 56.250,- hertil kommer omkostninger.
Side 4 af 7
Det indstilles, at omkostninger til bil afholdes af dispositionsfonden/ arbejdskapitalen, idet bilen bliver brugt til servicering af boliger i alle afdelinger, og vedligeholdelsesomkostningerne dermed minimeres for alle afdelinger.
Det indstilles at bestyrelsen godkender omkostninger til bil afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen.
Referat: Bestyrelsen godkendte, at omkostningerne til Fiat Fiorino afholdes af dispositionsfonden/arbejdskapitalen.
JGN orienterede om, at Jakob Obel har indkøbt en Toyota og græsklipper
og trailer, samt Gert Bendiktsen har købt en peugeot.
Det blev vedtaget at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Birthe Holst,
Svend Gjesager, Jørgen Guldmann samt Per Hjort, som skal arbejde med
reklamer på bilerne.
JGN informerede endvidere om, at Koordinationsudvalget har besluttet, at
det nye logo ikke skal være på arbejdstøjet. Navnet på boligselskabet skal
stå på forsiden af jakker, trøjer, t-shirts m.v., og på bagsiden skal der stå
Domea Boligservice.
3.7
Det nye logo
Status på det nye logo ift. Markedsføringsmateriale som fx krus.
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: MLC informerede om, at krus igen kan købes fra ca. uge 29, MLC
skriver ud til samtlige bestyrelsesformænd og informerer dem.
Birthe Holst bad om, at man hurtigst muligt får ændret de skilte, som står
ved afdelingerne, da bl.a. telefonnummeret er forkert. Domea Boligservice
arbejder videre med sagen.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.8
Orientering om driftsforhold
Fastholdelse af ejendomsmester løn på nuværende niveau (drøftelse af ledelsestillæg).
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: Besparelser på kto. 114 i forbindelser med omlægning ifm. 2015
og ejendomsmesternes lønniveau blev drøftet.
Bestyrelsen var enig om at fastholde tidligere beslutning om, at lønnen for
en ejendomsmester ikke skal nedsættes.
Jakob Obel blev rost for at gøre et godt stykke arbejde.
Side 5 af 7
Servicecentret har fået udviklet et godt team med et godt samarbejde, de
fleste beboere er tilfredse, men der er stadigvæk mulighed for forbedringer.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
3.9
Årets sommerfest
Årets sommerfest holdes i år 28. august i Københavnsområdet. Lige som sidste år
bliver det et brag af en fest med aktiviteter og tema. I år forlænges festen til kl.
24.
De af jer, der har medarbejdere, som er ansat i boligorganisationerne, bedes derfor allerede nu overveje, om der er råd til at disse medarbejdere deltager.
På den måde kan I orientere jeres medarbejdere om muligheden for at deltage før
eller samtidig med, at datoen meldes ud.
Prisen bliver på niveau med sidste år svarende til ca. 1.700 kr. per deltager inkl.
moms.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender prisen per deltager til årets sommerfest.
Referat: Godkendt.
3.10 Dialogpunkter med kommunen

Affaldsordningen – foreslået af JAG 17. marts 2015
Det indstilles, at bestyrelsen godkender dialogpunktet.
Referat: Godkendt
4 Mødeplanlægning
Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært
repræsentantskabsmøde i 2015.
02-12-2015 – Bestyrelsesmøde kl. 14.30, Hotel Munkebjerg
02-12-2015 – Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 17.30, Hotel Munkebjerg
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Referat: Bestyrelsen var enig om, at der skulle afholdes et møde omkring
oktober, der indkaldes i slutningen af august/primo september.
Taget til efterretning.
Side 6 af 7
5 Eventuelt
Referat: JGN informerede om, at brochuren næsten er fuldt betalt, der
mangler kr. 8.000, alt andet er betalt af sponsorater. Bestyrelsen var enig
om, at kr. 8.000 dækkes af dispositionsfonden.
JGN fortalte, at hans søn er kommet i tømmerlære i Vinding Tømmerforretning.
Vejle kommune har tidligere garanteret for lån i råderetssager. Ministeret
har overfor Vejle kommune påpeget, at det ikke er lovligt.
Hamburg-turen blev aflyst grundet for få deltagere.
JAG fortalte om muligheden for, at Domea Vejle-Børkop indgår i et sponsorat med Erhvervsklubben tilknyttet Vejle Fodboldklub. Det er et fantastisk sted at networke med kommunen, håndværkere samt andre interessenter. Det koster kr. 25.000 årligt for adgang med 1 person og kr. 30.000
årligt for adgang med 2 personer. Bestyrelsen var enig om, at sætte et
forslag til godkendelse på næste dagsorden.
Referatet godkendt den _______________
________________________
Formandens underskrift
Side 7 af 7