Bestyrelsesmøde Møde -referat Sted Start 20. november 2014 Mariebo-Møllen Kl. 14:00 Deltagere Niels Kruse, Karl Jørgensen, Lotte Pluzek, Lars Olsen, Kjeld Kjeldsen, Per Carstens og Palle Rasmussen. Endvidere deltog suppleant Teddy Hansen og Direktør Per Dalhammer Deltog ikke Referent Per Dalhammer Dirigent Niels Kruse Pu nkt e r 111/14 Godkendelse referat .......................................................................... 2 112/14 Nyt fra formanden ............................................................................ 2 113/14 Nyt fra direktøren ............................................................................. 3 114/14 Nyt fra udvalgene ............................................................................. 3 115/14 Status på tomme boliger ................................................................... 4 116/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Margrethevænget ............... 4 117/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 .................................... 4 118/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2 ............................................ 5 119/14 Status på byggesager ........................................................................ 5 120/14 Orientering om boligforeningens fremtidige tilskud til Østre Park ............ 6 121/14 Anvendelse af den kommunale dispensation for dispositionsfonden. ........ 6 122/14 Status på forvaltningsrevision ............................................................ 7 123/14 Kvartalsbalancer ............................................................................... 7 124/14 Strategi ........................................................................................... 7 125/14 Delegering af kompetence til Formand og næstformand ......................... 8 126/14 Regulering af indskud ........................................................................ 8 127/14 Reklame / PR. .................................................................................. 8 128/14 Eventuelt ......................................................................................... 9 2014-11-20 Org bst ref., Side 1 / 10 Bestyrelsesmøde 111/14 Godkendelse referat Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 23. oktober 2014. Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Underskriftblad for de seneste referater vil snarest blive rundsendt. ------------------------------------------------------------------ 112/14 Nyt fra formanden Niels Kruse orienterer bl.a. om:     Afslutning på FL Bo likvidation Afholdte møde med Borgmester: Holger Schou Rasmussen Kort referat fra arbejdsweekend i Bl’s 11. kreds Kort referat fra fællesmøde for organisationer i Lolland Kommune. Der arbejdes videre i det nedsatte kampagneudvalg, med udarbejdelse af et fælles kampagneoplæg. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning Beslutning: Niels kruse supplerede med oplysninger om, at han nu, pr. 14. november d.å., har fungeret som formand i 10 år. Der har derfor været afholdt morgenkaffe med de ansatte og bestyrelsen vil fejre Niels ved et arrangement den 9. januar 2015. Orienteringen blev taget til efterretning. ------------------------------------------------------------------ 2014-11-20 Org bst ref., Side 2 / 10 Bestyrelsesmøde 113/14 Nyt fra direktøren Per Dalhammer orienterer om:          Personalesager – intet at berette Guldborgsund Kommune har godkendt det på afdelingsmødet, i afdelingen Rådhusvænget, forkastede budget. Dette er ensbetydende med en lejestigning på godt 8 %. Lolland Kommune har meddelt dispensation for individuel måling af vand, i plejehjemsbyggeriet: Sandby Ældrecenter. Plejehjemvaskerierne på Horslunde Ældrecenter og Bøgelunden er gjort betalingsfrie. Der drøftes forsat etablering af bofællesskab for elite-kajakroerne i Maribo. Der vil snarest blive holdt møde om eventuel etablering af bofællesskab for psykisk svage borgere. Der vil snarest blive afholdt møde med Lolland Kommune om eventuel erhvervelse af et af børnehusene i Østre Park, til beboerhus. Som den 4. afdeling i år, har Præstevænget besluttet at nedlægge deres fællesantenneanlæg. Der er afholdt kursus for nyvalgte i afdelingsbestyrelser og i forståelse af budget og regnskab. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. ------------------------------------------------------------------ 114/14 Nyt fra udvalgene Der orienteres fra følgende udvalgsarbejder:     Tænketanken – Udvalget holder pause til primo 2015 Bladudvalget – bladet svalen forventes udsendt for 2. gang i år, inden bestyrelsesmødet. Sammenlægningsudvalget – har senest holdt møde den 28. oktober. Der er aftalt plan for teoretisk sammenlægningsforsøg, for en række afdelinger i Maribo. Investeringsudvalget – der er pt. intet nyt Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. -----------------------------------------------------------------2014-11-20 Org bst ref., Side 3 / 10 Bestyrelsesmøde 115/14 Status på tomme boliger Per Dalhammer orienterer om antallet af boliger der ikke har været mulige at udleje. Den 19. november d.å. var der 20 boliger i tomgang (eks. Nørregade 14 og Gallevej) Det er 1 mindre end i oktober d.å. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. Det blev endvidere besluttet, at fremtidige opgørelser over ledige boliger skal suppleres med alle boligforeningens øvrige boliger. -----------------------------------------------------------------116/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Margrethevænget Der afventes godkendelse af planen, på kommunens byrådsmøde dm. Indstilling: Det indstilles at orienteringen godkendes. Beslutning: Betinget af byrådets godkendelse, forventes planen igangsat pr. 1. december d.å., hvor Annika Jensen ansættes som projektkoordinator, Lillian Olsen og Bjørn Leig Jørgensen ansættes. Lars Olsen kunne oplyse at der havde været afholdt et beboerarrangement i projektlejligheden, hvor ca. 25 beboere havde deltaget. ------------------------------------------------------------------ 117/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 Fase 1 omfatter følgende sager: 22-53 Holmeager. 22-61 Horslunde inkl. Torrig Boligselskab og 22-63 Sandby-Provstelunden. Der arbejdes forsat på at få godkendt ansøgninger i Landsbyggefonden og Lolland Kommune i indeværende år. 22-91 Vestenskov, Langøparken og J.C. Pedersensvej. Sagen afventer forsat behandling i Landsbyggefonden før den kan fremsendes til kommunal godkendelse. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Da processen med de enkelte afdelingers støttesager er ved at være endeligt på plads og omfanget af forslag til boligreduktioner nu er kendt, besluttede bestyrelsen at beboerne i de enkelte afdelinger, snarest skal indkaldes til orienterende og godkendende afdelingsmøder. -----------------------------------------------------------------2014-11-20 Org bst ref., Side 4 / 10 Bestyrelsesmøde 118/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2 Som tidligere bemærket, har Guldborgsund Kommune nu meddelt godkendelse af budgettet for Rådhusvænget. I denne forbindelse har kommunen bemærket at afdelingens situation skal drøftes på det kommende styringsdialogmøde. Boligforeningen vil samtidig gentage overvejelserne om Præsteparkens fremtid. Vedrørende Torvevænget i Rødby, så afventes der forsat svar fra Lolland Kommune, vedrørende eventuel fremtidige kommunale visitationer til bebyggelsen. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. ------------------------------------------------------------------ 119/14 Status på byggesager 22-04 Østre Park. Det ser forsat ud til at boligerne bliver færdige omkring årsskiftet. Der har været afholdt åbent hus, hvor nogle af de nye boliger blev vist frem for ca. 100 personer. 22-23 Svanehøjcentret og Horslunde Ældrecenter Boligforeningen afventer forsat svar fra Lolland Kommune vedrørende indsigelser fremsendt den 29. august til referatet fra mødet den 25. august d.å. Boligforeningen har meddelt Lolland Kommune. Boligforeningen foretager sig ikke yderligere i sagen, før kommunens svar er modtaget. 22-34 Nørregade 14. Vi afventer forsat endelig godkendelse af nedrivning fra ministeriet, som nu har fået yderligere dokumentation fremsendt. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning efter en orientering om, at boligerne i Østre Park først vil kunne udlejes pr. 1. februar 2015. ------------------------------------------------------------------ 2014-11-20 Org bst ref., Side 5 / 10 Bestyrelsesmøde 120/14 Orientering om boligforeningens fremtidige tilskud til Østre Park Det har gennem drøftelserne i byggeudvalget for renoveringssagen i Østre Park, vist sig at bestyrelsen ikke har været fuldt og helt orienteret om størrelsen af de tilskud der er forventet til den fremtidige drift af Østre Park. Derfor vil der blive orienteret om det årlige driftstilskud, rentesikringstilskud og om fritagelsen for indbetalinger af udamortiserede lån. Der skal på mødet træffes beslutning om nedtrapning af tilskud og om tidspunktet for bortfald af fritagelsen af betalingen til dispositionsfonden. Indstilling: Beslutning: Per Dalhammer fortalte at det årlige driftstilskud ikke havde været nedtrappet, som det kunne, i takt med nedtrapningen af tilskuddet fra Landsbyggefonden. Endvidere orienterede Per Dalhammer om omfanget af dispositionsfondens indirekte tilskud, i form af afdelingens fritagelse for betalinger, i forbindelse med udamortiserede lån. Emnet bliver drøftet med boligforeningens revisor pt. og det vil blive nærmere undersøgt, hvad der tidligere er aftalt om fritagelse for betaling til boligforeningens dispositionsfond. ------------------------------------------------------------------ 121/14 Anvendelse af den kommunale dispensation for dispositionsfonden. Lolland- og Guldborgsund Kommune har meddelt boligforeningens dispensation for dispositionsfondens dækning af lejetab, ved manglende udlejning. Dispensationen er meddelt som en forlængelse af tidligere meddelte dispensationer og er således gældende pt. Der er dog ikke budgetteret ud fra denne dispensation i afdelingerne i indeværende år, hvorfor bestyrelsen bedes tage stilling til om den skal benyttes. Indstilling: Beslutning: Bestyrelsen besluttede at dispensationen generelt skal benyttes. Dette er ensbetydende med, at afdelingerne ikke vil kunne få dækket tab i forbindelse med manglende udlejning. Dispositionsfondens midler vil i stedet skulle benyttes til at dække afdelingernes eventuelle tab i forbindelse med lejerskifter. Bestyrelsen skal snarest muligt præsenteres for konsekvenserne i de enkelte afdelinger. ------------------------------------------------------------------ 2014-11-20 Org bst ref., Side 6 / 10 Bestyrelsesmøde 122/14 Status på forvaltningsrevision På mødet vil politik, målsætning og forretningsgang for følgende arbejdsområder blive fremlagt til godkendelse:    Køb af varer og tjenesteydelser Fraflytningssager Udlejning Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender de fremlagte forretningsgange. Beslutning: Der blev på mødet kun fremlagt et eksempel på revision af emnet ”Køb af varer og tjenesteydelser” Revisionen af dette område blev godkendt og skal danne grundlag for efterfølgende forvaltningsrevision, såfremt boligforeningens revisor er enig her i. ------------------------------------------------------------------ 123/14 Kvartalsbalancer På mødet vil kvartalsbalancerne for 3. kvartal, for henholdsvis boligforeningen og afdelingerne uden afdelingsbestyrelse, blive gennemgået. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager balancerne til efterretning. Beslutning: Balancerne af afdelingerne uden afdelingsbestyrelser er udleveret til formanden. Der er pt. ingen overskridelser af disse budgetter, med undtagelse af lejetab i de tidligere nævnt ”Fase 1 og 2 afdelinger.” Per Dalhammer gennemgik kvartalsbalancen for boligforeningens driftsregnskab, som ser ud til at resultere i et mindre overskud. ------------------------------------------------------------------ 124/14 Strategi Grundet prioritering af andre og mere presserende sager, stilles der forslag om, at de resterende strategiske tiltag, bliver behandlet i udvalget: Tænketanken, som genoptager arbejdet primo 2015. Dog forventes endelig orientering om indholdet i den kommende velkomst-folder til nye beboere, præsenteret på mødet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender overførelsen af resterende opgaver til tænketanken og oplægget til velkomst-folder. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. 2014-11-20 Org bst ref., Side 7 / 10 Bestyrelsesmøde ------------------------------------------------------------------ 125/14 Delegering af kompetence til Formand og næstformand Boligforeningen har gang i mange sager og der kan opstå situationer, hvor der skal træffes beslutninger inden for forholdsvis korte tidshorisonter. Derfor skal der i lyset af bestyrelsens ”juleferien” træffes beslutning om, eventuel delegering af kompetence. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsens kompetencer delegeres til et midlertidigt forretningsudvalg, bestående af formanden, et bestyrelsesmedlem og direktøren. Beslutning: Delegeringen blev godkendt. ------------------------------------------------------------------ 126/14 Regulering af indskud Det har tidligere været planlagt et beregne forslag til reguleringer af indskud i afdelingerne. Der er ikke nået i indeværende år og det forslås derfor, at der på bestyrelsens møde i januar fremlægges forslag for reguleringer i afdelingerne: Avenaparken, Aaparken, Moseparken, Blæsenborgparken, Dampmølleparken afd. 17, Dampmølleparken afd. 18 og Mariebo-Møllen. Reguleringsforslag for de øvrige afdelinger vil blive fremlagt på bestyrelsesmødet ultimo april 2015. Indstilling: Det indstilles at udskydelsen af den nævnte sagsbehandling godkendes. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. ------------------------------------------------------------------ 127/14 Reklame / PR. Bestyrelsen har tidligere drøftet forskellige tiltag til markedsføring/ reklame for boligforeningen. På mødet vil forskellige forslag/ tiltag, som reklamekuglepenne, indflytningsgaver, reklamesøjle, reklameveste m.v. blive fremlagt til drøftelse, med tilhørende økonomiske beregninger. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om hvilke tiltag, der eventuelt skal fremmes. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at indkøbe 3000 stk. kuglepenne med reklametryk og 300 stk. termometre, som skal gives i indflytningsgaver, til nye beboere. Prisindhentning på reklamesøjle afventes på næste møde. 2014-11-20 Org bst ref., Side 8 / 10 Bestyrelsesmøde ------------------------------------------------------------------ 128/14 Eventuelt Per Dalhammer orienterede om, at der er kommet nye regler om vandmålere. Der skal etableres individuelle vandmålere i boligerne i år 2016, med mindre det kan dokumenteres at dette ikke vil være rentabelt. Det blev oplyst at det på ny har været forsøgt at finde kandidater til en afdelingsbestyrelse i Moseparken, men desværre uden held. Der forhandles forsat med Ravnsborg Ældreboligselskab om administration af deres boliger. 2014-11-20 Org bst ref., Side 9 / 10 Bestyrelsesmøde Orientering om kommende møder og arrangementer: 25. november Lolland Kommune Fællespolitisk dialogmøde kantinen Jernbanegade 7 Niels Kruse Karl Jørgensen Kjeld Kjeldsen kl: 17:00 Lars Olsen Per Dalhammer 26. november Mariebo-Møllen SVAR Kl: 8:30 Niels Kruse Karl Jørgensen Kjeld Kjeldsen Per Dalhammer 27. november Ringsted BL Kreds-Repræsentantskabsmøde Kl. 16:30 9. januar København . Bernstorffsgade Per Dalhammer BL Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Kl: 10:00 16. december Mariebo-Møllen Kl. 13:00 18. december Mariebo-Møllen Niels Kruse Niels Kruse Per Dalhammer Kampagneudvalget for organisationer Niels Kruse i Lolland Kommune Per Dalhammer JULEAFSLUTNING Org. Bestyrelsen Kl. 12:00 2014-11-20 Org bst ref., Side 10 / 10