Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær
Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Fravær vedr. barn Alvorligt sygt barn/barns Hospitalsindlæggelse Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Anvendes ved pasning af alvorligt syge børn under 18 år efter barselslovens § 26. Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på Fraværet er refusionsberettiget. KMD BPO håndterer manuelt anmodning og hjemtagelse af refusion. DP480. Anvendes ikke ved 10 dage til barns hospitalsindlæggelse. I det tilfælde anvendes tjenestefri med løn, årsag ’op til 10 dages indl. for børn’. For MTM og MKB/BA håndteres refusionen af de centrale afdelinger. Fraværsårsagen ’tjenestefri med løn’ giver ikke refusion. Hjemmeboende barn syg Anvendes ved hjemmeboende barns 1. og 2. sygedag. Omsorgsdage Anvendes til indberetning af omsorgsdage. Gælder for børn til og med det kalenderår, hvor barnet er fyldt 7 år, inkl. fødselsåret. Vælg hvilket barn omsorgsdagen vedrører. Det er kun børn der opfylder betingelserne, der Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Fraværstimer til og med en halv arbejdsdag = ½ omsorgsdag. F.eks. planlagt tjeneste fra kl. 8.00-15.00, omsorgsdag fra kl. 8.00-11.30 = ½ omsorgsdag. Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis: - barnet er under 18 år, og - har ophold hos den ansatte, og - fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og - det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Omsorgsdage følger kalenderåret. Omsorgsdage kan i visse tilfælde (f.eks. i barnets første leveår) overføres til kommende år. Se E-learning vedr. overfør- Side 1 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Beskrivelse/ anvendelse Årsagskoder vises. Fravær vedr. graviditet/barsel Graviditetsgener Anvendes ved fravær pga. graviditetsgener. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, anvendes fraværskoden ’Nedsat tjeneste graviditetsgener’. Nedsat tjeneste graviditetsgener Anvendes ved nedsat tjeneste som følge af graviditetsgener. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på Omsorgsdage kan kun indberettes en dag ad gangen, ikke som en periode. sel og tilhørende huskeseddel om i hvilke tilfælde der kan overføres. Overførsel foretages i RI Fravær/nær under ‘Overfør og udbetal tid’ Saldo for omsorgsdage kan trækkes i rapporter under RI Fravær/Nærvær. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under ‘Barsel’ Side 2 af 21 KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Ligger ’Barsel’ i umiddelbar forlængelse af ‘Graviditetsgener’, skal perioden med ‘Graviditetsgener’ afsluttes 4 uger før terminsdatoen og ‘Barsel’ indberettes med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang i RI Fravær/Nærvær. Barsel – fædre/ reg. partner Anvendes ved fars eller registreret partners 14 dages sammenhængende periode. ‘Barsel – fædre/reg. partner’ skal udelukkende anvendes ved afholdelse af de 2 ugers fædreorlov, der ligger indenfor de første 14 uger barselsforløbet. Efterfølgende barselsorlov med løn (7+ 6 uger) skal indberettes som ’Barsel’. Forældreorlov uden løn for fædre eller registrerede partnere skal indberettes som ’Barsel uden løn over en måned” eller ’barsel uden løn under en måned’. Barsel Anvendes ved almindelig barselsorlov med løn. ’Barsel’ anvendes også til faderens (og registreret partners) 7 + 6 uger med løn. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Fraværet kan indberettes vha. ’Gentagelse’ i RI Fravær/Nærvær. Se evt. e-learning om indberetning af nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato. Kan kun indberettes fremad. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Faktisk fødselsdato registreres Side 3 af 21 Betydning for dagpengerefusion Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Vær opmærksom på lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Der indhentes automatisk dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Ligger ’Barsel’ i umiddelbar forlængelse af ‘Graviditetsge- Moders ret til barsel opnås 8 uger før dato for forventet fødsel. Eksempel: Forventet fødsel: 12.12.12 (onsdag) Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Ved fædreorlov (første 14 dage) anvendes koden ‘Barsel – fædre/reg. Partner’. ”Barsel” skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. ”Barsel” skal anvendes, ved delvis genoptagelse af arbejde, hvor der skal udbetales løn for fraværstimer. Kan indberettes ved hjælp af ”gentagelse” ved faste aftaler. Rollebaseret Indgang automatisk via Cpr-registret i RI Fravær/Nærvær. RI Lønservice: Hvis medarbejderen får cykelog/eller beklædningsgodtgørelse skal dette stoppes, da det ikke udbetales under barselsorlov uanset om det er med eller uden løn. Tillægget stoppes under Ændringer – Faste tillæg/fradrag. I sjældne tilfælde med delvis genoptagelse af arbejdet med max. 80 % af tidligere arbejdstid anvendes fraværsarten ‘Barsel’. Dette forudsætter at der er tale om udskydelse af ret til løn under orloven. Barsel uden løn Er udgået. Se årsagskoder ’BU over en md. med dp’ eller ’BU over en md. uden dp’ Barn indlagt efter fødsel Anvendes hvis barnet indlægges indenfor 46 uger efter fødslen og barselsorloven skal forlænges. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på ner’, skal perioden med ‘Graviditetsgener’ afsluttes 4 uger før terminsdatoen og ‘Barsel’ indberettes med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Første dag med ‘Barsel’: 18.10.12 (torsdag) Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes slutdato for ‘Barsel’. Et samlet overblik over barselsforløb til hvert barn findes i RI under menupunktet Barsel. Allerede indberettet fravær fortsætter som ’Barsel uden løn’ og skal ikke ændres. RI Fravær/Nærvær: Barns indlæggelse indberettes samtidig med enten barsel med løn eller barsel uden løn. Bliver barnet indlagt i perioden med løn, forlænges ’barsel’ med Side 4 af 21 Medarbejderen skal give besked til Udbetaling Danmark om barns indlæggelse med dokumentation for indlæggelse, således at Udbetaling Danmark forlænger dagpengeretten. Dokumentation for indlæggelse fra hospital eller læge skal afleveres. Fravær med løn kan højest forlænges med 3 måneder. Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på indlæggelsesperioden. Sker indlæggelsen i perioden uden løn, forlænges perioden ’barsel uden løn’ med indlæggelsesperioden. Barsel – delvis genoptagelse af arbejde Er udgået. Se årsagskoder ’BU under en md. med dp’ eller ’BU under en md. uden dp’. ”BU over en md. med dp” Barsel uden løn over en måned og med dagpenge. (fuldt fravær i 30 dage eller mere) Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn med dagpenge i umiddelbar forlængelse af ’Barsel’ samt ved forlænget orlov med nedsatte dagpenge og reduceret pensionsindbetaling (8 eller 14 uger). Ferie må dog gerne indberettes ind imellem barsel med løn og barsel uden løn. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og med dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registre- Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Allerede indberettet fravær fortsætter som ’Barse – delvis genoptagelse af arbejde’ og skal ikke ændres. RI Fravær/nærvær: Fravær indberettes i RI Fravær/nærvær. Forlænges orloven med dagpenge (8 eller 14 uger) skal slutdato for ’BU over en md. med dp’ være den sidste dag i den forlængede orlov og der skal ske indberetning til KMD BPO via RI Lønservice for at pensionsbidrag bliver fordelt over orlovsperioden med forlængelse Ved ’BU over en md. med dp’ fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra mødetidsplan eller gennemsnitlig Side 5 af 21 Ved ophør af periode med ‘Barsel’ tager Udbetaling Danmark kontakt til medarbejderen for information om forældreorlovens tilrettelæggelse. Indberettes orlov uden løn i forlængelse af barsel med løn, efter at barsel med lønperioden er afsluttet, får Udbetaling Danmark ikke automatisk besked om afholdelse af orlov uden løn, og dermed får medarbejderen ikke barselsdagpenge. Hvis orlov uden løn i forlængelse af barsel med løn indberettes efter ’Barsel’ er afsluttet, skal KMD BPO have besked om at der skal dannes DP400a. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kon- Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Husk at indberette ’BU over en md. med dp’ i god tid inden ’barsel’ afsluttes! Det anbefales, at ’BU over en md. med dp’ indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen for at sikre udbetaling af dagpenge til medarbejderen. Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse rede partners barsel uden løn over en måned med dagpenge. ”Barsel” skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. ”BU over en md. uden dp” Barsel uden løn over en måned og uden dagpenge. (fuldt fravær i 30 dage eller mere) Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn uden dagpenge i umiddelbar forlængelse af ’Barsel’. Ferie må gerne indberettes ind imellem. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og uden dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Rollebaseret Indgang arbejdstid, hvis der ikke er en mødetidsplan. I RI Fravær/nærvær under menupunktet ’orlov uden løn’ kan timer for delvise periode afviges, hvis de ikke stemmer overens med faktiske arbejdstimer i perioden. RI Fravær/nærvær: Fravær indberettes i RI Fravær/nærvær. Ved ’BU over en md. uden dp’ fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra mødetidsplan eller gennemsnitlig arbejdstid, hvis der ikke er en mødetidsplan. I RI Fravær/nærvær under menupunktet ’orlov uden løn’ kan timer for delvise periode afviges, hvis de ikke stemmer overens med faktiske arbejdstimer i perioden. Side 6 af 21 Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på taktes. Ved indberetning af barsel uden løn (udskudt barsel), der ligger mere end 7 dage efter tidligere fravær på grund af barsel, dannes dagpengeskema DP400A. Skattefradraget reduceres. Udbetaling Danmark anvender hovedkort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. KMD BPO/MTM/MKB anmelder fraværet og medarbejderen kontaktes af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af barselsdagpenge. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn over en måned uden dagpenge. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn. Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på en måned uden dagpenge. ”Barsel” skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. ’BU under en md. med dp.’ Barsel uden løn under en måned og med dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov med dagpengeret (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler med dagpengeret, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær RI Fravær/nærvær: Indberettes i RI fravær/nærvær. Afholdelse af delvis genoptagelse af arbejde efter orlov eller udskudt orlov med aftale om fravær i perioder med faste tidspunkter kan indberettes ved hjælp af ”gentagelse Afholdes udskudt barsel som en del af en dag, indberettes ’BU under en md. med dp’ pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes udskudt barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Side 7 af 21 Medarbejderen kontaktes automatisk af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af dagpenge. Indberettes fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Ved ’BU under en md. med dp’ dannes dagpengeanmodning til Udbetaling Danmark. Dagpengeanmodning dannes ved hver indberetning, hvis der er 7 dage uden fravær på grund af udskudt barsel mellem indberetningerne. Eller hvis fraværet er mindre end 4 timer pr. uge. Ved faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, oprettes dagpengeanmodningen kun ved første indberetning. Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i Fravær/nærvær. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Vigtigt. Hvis løntræk ved fravær på hele dage ikke svarer til gennemsnitlig arbejdstid, skal der laves mødetidsplan. Skattefradraget reduceres ikke. Udbetaling Danmark anvender bikort. Der afregnes sædvanligt Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på pensionsbidrag. ’BU under en md. uden dp.’ Barsel uden løn under en måned og uden dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. RI Fravær/nærvær: Indberettes i RI fravær/nærvær. Afholdelse af delvis genoptagelse af arbejde efter orlov eller udskudt orlov med aftale om fravær i perioder med faste tidspunkter kan indberettes ved hjælp af ”gentagelse Afholdes udskudt barsel som en del af en dag, indberettes ’BU under en md. med dp’ pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes udskudt barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under ‘Barsel’ i RI Fravær/Nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn under en måned uden dagpenge. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i Fravær/nærvær. Vigtigt. Hvis løntræk ved fravær på hele dage ikke svarer til gennemsnitlig arbejdstid, skal der laves mødetidsplan. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 8 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Fravær vedr. sygdom Delvis syg Beskrivelse/ anvendelse Anvendes hvis en medarbejder går syg hjem i løbet af arbejdsdagen. Fraværet indberettes med det tidsrum medarbejderen er fraværende på dagen og med slutdato samme dag. Rollebaseret Indgang RI Fravær/nærvær: Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på Fraværet er ikke refusionsberettiget og tæller ikke med som en del af arbejdsgiverperioden. Delvis syg må ikke forveksles med Nedsat Tjeneste. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. Vær opmærksom på at sygdom skal indberette som løbende fravær (ikke enkeltdag) for at sikre korrekt refusion. Er medarbejderen fortsat syg den følgende dag startes alm. Sygefravær op jf. beskrivelse ovenfor. Sygdom – Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af ’Nedsat tjeneste’. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. ’Sygdom’ anvendes når medarbejderen er fraværende hele dage pga. sygdom. Startdato for fraværsperiode indberettes straks ved sygemelding. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. For MTM og MKB/BA håndteres dagpengerefusion i de centrale afdelinger. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. sygdom, anvendes fraværsårsagen ’Nedsat tjeneste’. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvis slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. ’Sygdom’ anvendes ikke når medarbejder går syg hjem. Her anvendes ‘delvis syg’. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 9 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Nedsat tjeneste – Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af ’Sygdom’. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Anvendes ved medarbejders delvise raskmelding eller sygemelding. Fraværet kan med fordel indberettes vha. funktionen ‘Gentagelse’. Se elearning. Betydning for dagpengerefusion Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato og kan kun indberettes fremad. Er det indberettede fravær under 4 timer pr. uge, afsluttes refusionssagen! En eventuel ny refusionssag starter først op, når det efterfølgende fravær igen overstiger 30 dage (arbejdsgiverperioden) med minimum 4 timer pr. uge. Anvendes også ved sygdom på en dag, hvor der er andet fravær, f.eks. drypvis barsel et par timer om eftermiddagen. Sygefraværet først på dagen indberettes med nedsat tjeneste. Vær derfor opmærksom på, at få registreret fraværet på minimum 4 timer pr. uge på arbejdsdage – også i uger med helligdage, barn syg, feriedage, seniordage, omsorgsdage mv. Hvis der er fuldt fravær i en hel uge (fravær indberettet på alle dage fra mandag til fredag) som følge af afholdelse af ferie fortsætter den sammenhængende refusionsperiode med nedsat tjeneste (altså også selv om der i disse uger ikke er registreret mindst 4 timers fravær). Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 10 af 21 Vær opmærksom på OBS: Starter NS-fraværet indenfor de første 31 fraværsdage, skal aftalen om nedsat tjeneste indberettes senest på 30. fraværsdag med slutdato tidligst på 31. fraværsdag og med de aftalte fraværstimer. Formålet er at sikre, at fraværet anmeldes rettidigt til bopælskommunen. OBS: Hvis der ikke registreres NS-fravær på datoer indenfor 14 dage efter sidste fraværsdag lukkes den eksisterende sag, og der starter en ny arbejdsgiverperiode op, hvis der indberettes efterfølgende NS-fravær. Der kan med fordel indgås fast aftale med medarbejderen om tidspunkter for fravær vedr. nedsat tjeneste, således at fraværet kan indberettes fremadrettet i RI Fravær/nærvær. Derved minimeres risikoen for mistet dagpengerefusion. Opus Fravær lukker refusionssager efter ca. 3 uger uden registrering af nedsat Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion KMD BPO håndterer anmodning og hjemtagelse af dagpengerefusion. For MTM og MKB/BA håndteres dagpengerefusion i de centrale afdelinger. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Sygdom §56-aftale Anvendes ved kronisk sygdom hvor der er indgået §56-aftale. Fraværsarten anvendes både ved hele fraværsdage, samt ved fravær på timebasis på enkelte dage. Af hensyn til dagpengerefusion indberettes nedsat tjeneste på grund af §56-aftale som nedsat tjeneste ved sygdom. Kan kun benyttes i forlængelse af fuldtids sygemelding på grund §56-aftale. Se beskrivelsen ved nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste på grund af §56aftale uden forudgående fuldtids Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Indberettes ingen slutdato indsættes §56-bevillingens udløbsdato automatisk som slutdato i fraværet. Fraværsperioden kan indberettes med slutdato, som skal ligge inden for den periode, hvortil der er bevilliget og oprettet §56fravær. Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes, hvis ikke der er tale om fuldt fravær. RI Lønservice: Aftale om oprettelse af §56-aftale Side 11 af 21 KMD BPO håndterer anmodning og hjemtagelse af dagpengerefusion. For MTM og MKB/BA håndteres dagpengerefusion i de centrale afdelinger. Vær opmærksom på tjeneste, og nogle gange nægter bopælskommunen at genåbne disse refusionssager. Meningen med fraværsarten ’nedsat tjeneste’ er ikke at registrere faktisk arbejdstid, men derimod faste, fremadrettede aftaler om reduceret arbejdstid. Der kan ikke indberettes §56-fravær før der er indberettet en §56-aftale. Der kan ikke indberettes §56 fravær uden slutdato, der ligger indenfor bevillingsdatoen. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes der ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse sygemelding skal indberettes som enkelte dage. Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på indberettes i via RI Lønservice under ‘ændringer’ / §56 Der kan ikke indberettes §56-fravær hvis ikke der er indberettet en §56aftale. Arbejdsskade – Der oprettes refusionssag hos Bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Nedsat tjeneste arbejdsskade Virksomhedspraktik (nærvær) Både arbejdsgiver og medarbejderen får besked fra bopælskommunen, når aftalen er ved at udløbe. Anvendes vedr. fravær som følge af arbejdsskade. Arbejdsskade indberettes med startdato ved sygemelding. Arbejdsskade skal anmeldes i Arbejdsskadesystemet. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. Anvendes vedr. fravær på nedsat tid som følge af arbejdsskade. Samme som nedsat tid på grund af sygdom Anvendes når en sygemeldt medarbejder får tilbudt praktik på egen arbejdsplads i forbindelse med afklaring om beskæftigelse. Indberettes som ’virksomhedspraktik’ i de perioder/timer, hvor medarbejderen er på arbejdspladsen. Der oprettes refusionssag hos Bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Der skal oprettes en arbejdsskadesag i OPUS på PA30 - arbejdsskade. Ved spørgsmål i den forbindelse kan Forsikringsservice i Borgmesterens Afdeling kontaktes. Samme som nedsat tid på grund af sygdom Samme som nedsat tid på grund af sygdom. Beregning af dagpengerefusion sker også i perioder med virksomhedspraktik. Vær opmærksom på, at ’Nedsat tjeneste arbejdsskade’ kan kun anvendes. Når der er oprettet en arbejdsskade. Registrering af virksomhedspraktik kan give et overblik over praktiktimer og kan have værdi til statistikformål. Kan indberettes samtidig med Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 12 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på fravær på grund af sygdom, nedsat tid og arbejdsskade. Fravær vedr. ferie 6. ferieuge timer 6. ferieuge godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelse af 6. ferieuge. Anvendes ved afholdelses af 6. ferieuge, som er godkendt af ydelses/dagpengekontoret under sygdom. Hele tjenesten eller en del af tjenesten angivet ved starttid og sluttid. Ved afholdelse af 6.ferieuge i en sygdomsperiode indberettes ’6. ferieuge godkendt under sygdom’ samtidig med fravær. Der skal være fravær både før og efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. 6. ferieuge godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes. Efterfølgende indberettes 6. ferieuge godkendt under sygdom. Efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom, skal Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 13 af 21 Anvendes kun til 6. Ferieuge i afviklingsåret. 6. ferieuge, der er overført fra tidligere år, står som ferietimer. Denne afvikles derfor som almindelig ferie (Ferietimer, FE). Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Indberetning af 6. ferieuge godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. 6. ferieuge kan overføres under RI Fravær/Nærvær. Anvendes kun til 6. Ferieuge i afviklingsåret. 6. ferieuge, der er overført fra tidligere år, står som ferietimer. Denne afvikles derfor som almindelig ferie (Ferietimer, FE). 6. ferieuge kan overføres under RI Fravær/Nærvær Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på fravær med nedsat tid ved sygdom eller arbejdsskade indberettes igen. Ferietimer Anvendes ved afholdelse af ferie Følger afholdelsesrækkefølgen, som er: Overført ferie Ferie med løn Ferie uden løn Ferie godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af ferie, som er godkendt af ydelses/dagpengekontoret under sygdom. Ved afholdelse af ferie i en sygdomsperiode indberettes ’ferie godkendt under sygdom’ samtidig med fravær. Der skal være fravær både før og efter perioden med ferie godkendt under sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. Ferie godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes. Efterfølgende indberettes ferie godkendt under sygdom. Efter perioden med ferie godkendt under sygdom, skal nedsat tid ved sygdom eller arbejdsskade indberettes igen. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 14 af 21 Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Indberetning af ferie godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Sygdomsramt ferie karens. Anvendes ved de 5 første sygedage (arbejdsdage) under ferie i ferieåret. ’Sygdomsramt ferie karens’ indberettes samtidig med ferie. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Medregnes som afholdt ferie. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes ’Sygdomsramt ferie erstatning’ Sygdomsramt ferie erstatning. Anvendes til optælling af ferietimer, der skal erstattes. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Ferietimer til erstatning kan ses RI under tidssaldi. Timerne er vejledende og vil ikke blive nedskrevet ved senere ferieafholdelse. Saldoen kan bruges som hjælp til at finde medarbejdere, som evt. skal have overført ferie. Saldoen bliver nulstillet ved afviklingsårets slut. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes ’Sygdomsramt ferie erstatning’ samtidig med ’Sygdom’ Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på I forbindelse med karensdage/erstatningsferie ved sygdom skal der afleveres lægelig dokumentation. En medarbejder, der har optjent 25 dages ferie, har ved sygdom ret til erstatningsferie efter 5 sygedage under ferie i ferieåret. Arbejdsgiverperioden starter fra indberetning ’Sygdom’ og ’Sygdomsramt ferie erstatning’ Ved mindre end 25 dages optjent ferie er retten til erstatningsferie forholdsvis mindre. Det er vigtigt, at få afsluttet ferien efter karensdagene og startet sygdom direkte efter. Ferien afsluttes efter karensperioden og feriesaldoen opskrives med restferien. Sygdom indberettes umiddelbart efter ferien, samtidig indberettes ’Sygdomsramt ferie erstatning’ i perioden for restferie. Eksempel. Planlagt ferie fra 7.7.201427.7.2014. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 15 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på Syg fra 14.7.2014. ’Sygdomsramt ferie karens’ indberettes fra 14.7.2014-18.7.2014. Ferien afsluttes 18.7.2014. Sygdom indberettes fra 19.7.2014 og samtidig indberettes ’Sygdomsramt ferie erstatning’ fra 19.7.2014-27.7.2014. Overarbejde og Afspadsering Afspadsering timer Anvendes ved afvikling af optjent afspadsering. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses i ‘Tidssaldi’ under RI Fravær/Nærvær. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses under ‘Tidssaldi’ i RI Fravær/Nærvær. Anvendes ikke for brugere der Saldo kan ses under ‘Tids- Afspadsering optjenes med nærværsart som hensættes (f.eks. ‘timer hensættes 1:1) Anvendes af grupper der kører afspadseringsregnskab i lønsystemet. Der er særlige koder til dagplejere Timer hensættes 1:1 Anvendes ved optjening af afspadseringstimer. (nærvær) Anvendes af grupper der kører afspadseringsregnskab i lønsystemet. Saldo reduceres ved brug af fraværsart ‘ Afspadsering timer’ Overarb. 50% hen- Anvendes ved optjening af afspadse- Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 16 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang sættes ringstimer jf. overenskomst. (nærvær) Saldo reduceres ved brug af fraværsart ‘ Afspadsering timer’ Overarb. 100% hensættes Anvendes ved optjening af afspadseringstimer jf. overenskomst. (nærvær) Saldo reduceres ved brug af fraværsart ‘ Afspadsering timer’ Overarb. 50% alt udbet. (nærvær) Anvendes jf. overenskomst. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Overarb.100% alt udbet. (nærvær) Anvendes jf. overenskomst. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Overarb. 50%, tillæg udbetales (nærvær) Overarb. 100%, tillæg udbetales (nærvær) Afspadsering dage Anvendes jf. overenskomst. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Aftenmøde 1 dags afspads Aftenmøde 0,5 dags afspads Anvendes jf. overenskomst. Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. saldi’ i RI Fravær/Nærvær. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses under ‘Tidssaldi’ i RI Fravær/Nærvær. Afvikling af afspadseringsdage for dagplejere. Anvendes for dagplejere Kun til dagplejere. Anvendes for dagplejere Kun til dagplejere. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Kun til dagplejere. Side 17 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Overarbejde 50% dagplejere (nærvær) Tillidshverv Organisationsmøde (nærvær) Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Anvendes af dagplejere Kun til dagplejere. Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i møde, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning oploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning oploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjenestefri med løn med årsag ”tillidsarbejde uden refusion” Tillidsmandskursus (nærvær) Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i kursus, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjenestefri med løn med årsag ”tillidsarbejde uden refusion” Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Vær opmærksom på Side 18 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på det antal timer, som fremgår på blanketten. Udøvelse af hverv (nærvær) Anvendes hvis oplyst af faglig organisation. Må kun benyttes når den faglige organisation har indkaldt og der gives AKUT refusion. Resulterer i AKUT-refusion Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjenestefri med løn med årsag ”tillidsarbejde uden refusion” Tjenestefrihed og Orlov Tj.fri uden løn, red. Anvendes blandt andet til tabt arpens. bejdsfortjeneste. Tjenestefri uden løn, med reduktion af pensionsindbetaling. Registreringen indebærer løntræk via lønart 0881. Tjenestefri uden løn under en måned. Orlov med løn Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning oploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Anvendes f.eks. ifm uddannelsesorlov. Anvendes ikke i forbindelse med barsel Tjenestefri Anvendes til tjenestefri med løn: Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 19 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Beskrivelse/ anvendelse Årsagskoder Tjenestefri uden løn Seniordage mv. Seniordage Rollebaseret Indgang Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på Fridage i henhold til Aarhus Kommunes Tjenestefrihedsregulativ. Tillidsarbejde uden refusion. Plejeorlov. Op til 10 dages indlæggelse for børn. Behandling for kronisk sygdom. Efter særlig aftale med leder. Tjenestefri uden løn under en måned. Pensionsafregning påvirkes ikke af løntrækket. Anvendes ved afvikling af seniordage, herunder Seniordage ift. central aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage. Seniordage timeafvikling Seniordage afvikling i timer - iht. central aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage Fritvalgsdage Anvendes ved afvikling af fritvalgsdage. Gælder for medarbejdere, som optjener fritvalgsdage efter deres overenskomst. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Registreringen medfører løntræk via lønart 0879. Der sker ikke reduktion af det pensionsbidrag der skal afregnes til pensionskassen. Oplysninger om lokalt aftalte seniordage indberettes i RI Lønservice under Ændring – Senior-/Fritvalgsordning (findes kun i MBU). Side 20 af 21 Redigeret oktober 2015 Oversigter over fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær oktober 2015 Ikke Vagtplanbrugere OBS ændringer er noteret med rødt Årsagskoder Øvrigt fravær Frihed i henhold til overenskomst Beskrivelse/ anvendelse Rollebaseret Indgang Systemet lægger årsagen ind i kalenderen. Skal ikke indberettes Betydning for dagpengerefusion Vær opmærksom på FO-dage. Kun til grupper omfattet af arbejdstidsaftalerne 79.01 og 79.03, ansatte i kommunernes ældre- og sundheds- og handicapområde (FO-dage) Frihed i h.t. overenskomst indgår som fraværsårsag i rapporter i RI Fravær/Nærvær. Søgne-helligdag Specialdag Skal ikke indberettes. Dannes automatisk i henhold til overenskomst. Hvis der f.eks er registreret ferie uden løn i en uge, hvor der også er registreret en søgne/helligdag, reduceres løntræk for ferieperioden med det antal arbejdstimer der ligger på dagen med søgne/helligdag. Skal ikke indberettes. KMD BPO har i april 2015 oprettet specialdage på allerede ansatte AC’er. I december 2015 opretter KMD BPO specialdage for AC’er, der bliver ansat den 1.5.2015 eller senere. Anvendes for Grupper, der har halve og hele fridage, f.eks. 1. Maj, grundlovsdag, 24/12 og 31/12 Systemet lægger årsagen ind i henhold til overenskomst. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 21 af 21 Redigeret oktober 2015
© Copyright 2024