Dagsorden
Møde i MED-Hovedudvalget
Tirsdag den 20. januar 2015 kl. 13:00 – 16:00
Rådssalen
Deltagere:
Jens Andersen (formand), Lars Onsberg Henriksen, Henrik Villadsen, Michael
Werchmeister, Michael Nørgaard, Marianne Evers, Tue Bak
AC: Nikolaj Bolsing Bak, Jan Woollhead,
FTF: Jenny Heinrichs, Helle Dirksen, Margrethe Boel, Lisbet Jensen, Ninna
Friis
LO: Vivi Henningsen, Jes Hansen, Jesper Svanberg, Gunhild Krogager
Carlsson, Karina Felling Petersen
Arbejdsmiljørepræsentanter: Hanne Kirsten Bach, Anette Sztuk, Margit Siig
Mortensen,
Selvejende institutioner: Jens-Otto Skovgaard Jeppesen
(ledelsesrepræsentant), Lykke Nielsen (medarbejderrepræsentant), Mie
Demant (arbejdsmiljørepræsentant)
Sekretariat: Karin Winther
Afbud: Per Bennetsen, Morten Koch
Formøde for medarbejderrepræsentanter den 20. januar 2015 kl. 9.30 – 12.30,
Mødelokale 10, Regionshuset.
Indholdsfortegnelse
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra mødet den 15. december
2014
3. Konstituering af MED-Hovedudvalget
4. MED-Hovedudvalgets seminar den 3. og 4. marts
2015
5. Budget 2015
6. Status på sygefraværet i Region Sjælland
7. Orientering om serviceassistentprojektet
8. Deltagerkredsen i Husudvalg
9. Godkendelse af nye Afdelings-MED for Klinisk
Fysiologisk Nuklearmedicinsk afdeling samt Plasticog brystkirurgisk afdeling
10. Gensidig orientering
11. Eventuelt
-2-
3
4
5
7
8
9
11
13
15
17
18
1. Godkendelse af dagsorden
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454167
-3-
2. Godkendelse af referat fra mødet den 15.
december 2014
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454183
-4-
3. Konstituering af MED-Hovedudvalget
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454664
Resume
MED-Hovedudvalget skal konstatere at MED Hovedudvalgets
sammensætning er i overensstemmelse med MED-aftalen samt godkende
forretningsorden.
Mødeplan for MED-Hovedudvalget i 2015 skal endelig godkendes, og der
skal udpeges sekretær.
Rammerne for sammensætning af underudvalgene (Personalepolitisk
underudvalg og Underudvalg – sygehuseområdet) skal desuden drøftes.
Sagsfremstilling
Der er foretaget nyvalg til MED-Hovedudvalget pr. 1. januar 2015. I den
forbindelse skal der ske konstatering af udvalgets sammensætning, herunder
valgt næstformand, forretningsordenenog mødeplan for 2015 skal godkendes,
og der skal udpeges sekretær.
Medlemmerne af MED-Hovedudvalget fremgår af bilag 1.
Udkast til forretningsorden fremgår af bilag 2.
Mødeplan for MED-Hovedudvalget 2015:
På møde i MED-Hovedudvalget den 7. oktober 2014 forhåndsgodkendte MEDHovedudvalget nedenstående mødeplan:







Den 20. januar 2015 kl. 13.00 – 16.0o
Den 3. - 4. marts 2015 (kl. 12 - 12) - Seminar for MED-Hovedudvalget
Den 15. april 2015 kl. 13.00 - 16.00
Den 22. juni 2015 kl. 13.00 – 16.00 - inklusiv møde med den politiske
ledelse
Den 14. august 2015 kl. 12.00 – 15.00
Den 6. oktober 2015 kl. 13.00 – 16.00
Den 14. december 2015 kl. 13.00 – 16.00 - inklusiv møde med den
politiske ledelse
Sekretær for MED-Hovedudvalget
Jfr. § 1 i Forretningsorden for MED-Hovedudvalget udpeger ledelses- og
medarbejderrepræsentanter i fællesskab en sekretær, som ikke behøver, at
være medlem af udvalget.
MED-Hovedudvalget betjenes af Koncern HR.
-5-
Det indstilles, at Karin Winther, Koncern HR udpeges til sekretær for MEDHovedudvalget.
Sammensætning af underudvalg
Med baggrund i nyudpegning skal der aftales rammer for sammensætning af
Personalepolitisk underudvalg og Underudvalg - sygehusområdet.
Udklip fra MED-aftalens bilag 6 om underudvalg:
I relation til den etablerede MED-struktur kan der nedsættes underudvalg
- herunder også permanente underudvalg til kvalificering af bestemte
sager.
Ved MED-aftalens underskrivelse er der aftalt to underudvalg:
 Underudvalg - sygehusområdet
 Underudvalg - personalepolitik
Underudvalgene kan sammensættes af medlemmer af MED-udvalget eller
suppleres med eller sammensættes af andre medarbejderrepræsentanter
0g ledere i Region Sjælland. Ved behandling af specielle spørgsmål kan
underudvalget ligesom MED-udvalget tilkalde særligt sagkyndige.
Bilag 1:
Bilag 2:
Oversigt over medlemmer af MED-Hovedudvalget 2015
Udkast til forretningsorden for MED-Hovedudvalget
Indstilling
At
MED-Hovedudvalget konstaterer at MED-Hovedudvalgets
sammensætning er i overensstemmelse med MED-aftalen
at
MED-Hovedudvalget tager valg af næstformand til efterretning
at
MED-Hovedudvalget vedtager forretningsorden
at
MED-Hovedudvalget godkender mødeplan for MEDHovedudvalget i 2015
at
MED-Hovedudvalget udpeger Karin Winther, Koncern HR som
Sekretær
at
MED-Hovedudvalget drøfter rammer for sammensætning af
underudvalgene Personalepolitisk underudvalg og underudvalg sygehusområdet.
-6-
4. MED-Hovedudvalgets seminar den 3. og 4.
marts 2015
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454288
Resume
Det er tidligere aftalt, at MED-Hovedudvalget afholder seminar den 3. og 4.
marts 2015.
På mødet den 20. januar 2015 drøftes det overordnede indhold på seminaret
mhp. videre planlægning af seminaret.
Sagsfremstilling
MED-Hovedudvalget afholder seminar den 3. og 4. marts 2015 (kl. 12 - 12).
Sted for afvikling af seminaret afventer.
Sekretariatet forslår, at følgende 2 hovedtemaer behandles på seminaret:

Forankre samarbejdet i det nye MED-Hovedudvalg
o Planlægning af arbejdet i perioden
 Årshjul
 drøftelse af emner og indsatsområder, der er væsentlige
at fokusere på og arbejde med, jf. MED-aftalens § 9
o Arbejdsform
 Ramme for drøftelser i underudvalgene
o Udlevering af IPads og introduktion til E-dagsorden

Drøfte plan og proces for indarbejdelse af værdien tillid i i Region
Sjællands personalepolitiske ramme.
o Oplæg vedr. tillid
o Drøfte konkret (e) formulering(er) vedr. tillid, der kan indgå i
Region Sjællands personalepolitikker.
Det foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe med to til tre
medarbejderrepræsentanter fra MED-Hovedudvalget og sekretariatet for
MED-Hovedudvalget. Arbejdsgruppens opgave vil være at udarbejde program
for seminaret.
Indstilling
At
MED-Hovedudvalget drøfter forslag til det overordnede indhold
på seminaret
At
MED-Hovedudvalget vedtager, at nedsætte en arbejdsgruppe til
planlægning af seminaret
-7-
5. Budget 2015
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454153
Resume
Ledelsen orienterer i mødet om status på budget 2015.
Sagsfremstilling
Der gives en status på budget 2015 på mødet.
Indstilling
At
Ledelsen orienterer om status på budget 2015
-8-
6. Status på sygefraværet i Region Sjælland
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454883
Resume
Regionsrådet valgte i forbindelse med budgetaftalen for 2013, at regionens
sygefravær skulle sænkes med 10 % inden udgangen af 2013. Måltallet blev
defineret ved at trække 10 % fra det gennemsnitlige fravær for første halvår
2012 og blev således beregnet til 4,56 %.
Målsætningen er ikke nået, selvom der kan konstateres et lille gennemsnitligt
fald i sygefraværet fra 2013 til 2014.
Fra 2012 til 2013 reducerede Region Sjælland sit fravær med knap 3 %.
Sagsfremstilling
Det samlede fravær for regionen var i 2014 4,88 % (2013 4,90 %). Det betyder,
at virksomheden har reduceret sit fravær med 0,41 %. Dermed er regionen
stadig et stykke fra målsætningen fra 2012 på et gennemsnitligt fravær på 4,56
%.
Indenfor de forskellige virksomhedsområder og tværgående centre er der –
som det fremgår af tabel 1 nedenfor – variationer. Nogle områder har oplevet
et fald i sygefraværet, andre en stigning. F.eks. formår Koncernservice og
Nykøbing Falster Sygehus fald i sygefraværet på omkring 6 %.
Indsatsen for at nedbringe sygefraværet fastholdes i 2015. Det sker blandt
andet via følgende indsatser:

MED-Hovedudvalget har valgt at forlænge projekt ”Mening og
Sundhed" til 30. april 2016, hvor de enkelte virksomhedsområder kan
rekvirere støtte og hjælp til arbejde med nærværksfaktorer og et styrket
arbejdsmiljø.

På baggrund af resultaterne af undersøgelsen "Langtidsfrisk i Region
Sjælland" er der udviklet et uddannelsesforløb i langtidsfriske
arbejdspladser til trioen. Der gennemføres i alt 3 forløb af
"langtidsfriske arbejdspladser".

Trivselsmålingen gennemføres i foråret 2015 og vil sammen med APV
og Ledelsesevalueringen for 2014 være et vigtigt afsæt for at præcisere
indsatsen for at reducere sygefraværet.
De seneste 2 års fokus på sygefravær har skabt opmærksomhed på
udfordringen. Det er også blevet klart - gennem de mange forskellige tiltag – at
fravær ikke blot handler om de syge, om tal og fraværsfaktorer, men i ligeså
stor grad om nærværsfaktorer som arbejdsglæde, trivsel og ledelse.
-9-
Fremadrettet vil Koncern HR fortsat arbejde med at udbrede den fremmende
tilgang til arbejdsmiljøarbejdet. Den ”fremmende tilgang” handler om at
fokusere målrettet på at skabe den bedste arbejdsplads og dermed reducerer
behovet for en mere reaktiv og forebyggende arbejdsmiljøindsats.
Tabel 1: Sygefravær i procent af nærværstimer
Anm til tabel:
Opgørelsen af sygefraværet er baseret på udtræk fra Den administrative portal og består af sygdom, delvis
sygdom, nedsat tjeneste, sygdom med § 56 og arbejdsskade.
Beregningsforudsætninger:
Fraværet er opgjort for månedslønnede i 2014. Timelønnede er således udeladt. Fraværsprocenten er
beregnet på baggrund af registrerede fraværstimer i forhold til nærværstimer ekskl. helligdage.
Nærværstimerne udgør som udgangspunkt 1.931,4 timer i perioden og inkluderer også perioder med barsel
og ferie uden løn mv. For deltidsansatte eller ansatte, som ikke har været ansat i hele perioden, er
nærværstimerne dog nedbragt forholdsmæssigt.
Indstilling
At
Ledelsen orienterer om status for sygefraværet i Region Sjælland.
- 10 -
7. Orientering om serviceassistentprojektet
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454893
Resume
Design Manualen er behandlet i styregruppen og der er taget beslutning om
at servicemedarbejdere med overvejende logistikarbejde ikke indgår i
pilotfasen.
Sagsfremstilling
MED-processen om designmanualen og udrulningsplanen
Styregruppen gennemgik på mødet 17/12-2014 de mange tilbagemeldinger fra
Område-MED og HovedMED, og med udgangspunkt i disse blev det besluttet
at Designmanualen vil blive justeret, og der til manualen vil blive vedlagt en
række opmærksomhedspunkter til brug for implementeringsgruppernes
arbejde.
Designmanualen og opmærksomhedspunkterne skal give de lokale
implementeringsgrupper mulighed for at afvikle pilotprojekterne (Holbæk og
Nykøbing F), med så stor en frihedsgrad som muligt indenfor den fælles
ramme for projektets udrulning.
Den opdaterede Designmanual med tilføjede opmærksomhedspunkter er
vedhæftet som bilag.
Snitflader mellem serviceassistent-projektet og VALASJ-projektet.
Af Designmanualen fremgår følgende: ”Der pågår pt. et projekt om etablering
af central lagerfunktion med tilhørende logistik i regionen. (VALASJ) Derfor
omfatter serviceassistentprojektet for nuværende ikke opgaver og funktioner
knyttet til dette projekt. (Lager og logistik.) Disse opgaver bliver uændret
forankret i Koncern Service. Når VALASJ er gennemført revurderes
opgavevaretagelsen i forhold til serviceassistentprojektet.” I høringsfasen har
der været en almen accept heraf.
Udviklingen af Business Case i VALASJ projektet er nu så langt, at det
fremstår sikkert, at projektet, som led i innovationssporet, vil indeholde
mulighed for konceptudvikling ift. intern logistik på sygehusene. Dette
vedrører de funktioner, der i dag udføres af en bestemt portør gruppe/
servicemedarbejder gruppe. Det drejer sig om servicemedarbejdere/portører
der overvejende har logistikfunktioner, som bl.a. omfatter følgende:
Transporter: intern transport af: Mad, Linned (ren/urent),
medicin/returmedicin, affald, depotvarer, post og pakker, frankering, prøver
og blod, trykflasker, Transport af rene/urene senge og vask af disse og
Transport af sterilvarer og mindre flytteopgaver, samt piccolinetjeneste.
Herudover kan Kapelportøropgaver også omfattes af denne kategori.
- 11 -
Disse funktioner håndteres primært af portører/servicemedarbejdere, der ikke
har andre typer opgaver. På enkelte sygehuse er der dog p.t. en
opgavevaretagelse, hvor andet servicepersonale udfører logistikopgaver, f.eks.
i forhold til at få arbejdsplaner til at hænge sammen.
Styregruppen besluttede, at servicepersonale beskæftiget overvejende med
logistikopgaver ikke indgår i serviceassistentprojektet, da disse
logistikfunktioner, vil blive en del af VALASJ projektet. Det er
implementeringsgrupperne, der vurderer, om der konkret kan være
funktioner, det giver værdi at lade indgå i serviceassistentprojektet.
Bilag 3:
Bilag 4:
Nyhedsbrev – serviceassistentprojektet, januar 2015
Designmanual - justeret efter pilot, januar 2015
Indstilling
At
Ledelsen orienterer om status på serviceassistentprojektet
- 12 -
8. Deltagerkredsen i Husudvalg
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454202
Resume
Der har vist sig behov for at MED-Hovedudvalget fortolker den ny MEDaftale for så vidt angår deltagerkredsen i Husudvalg.
Der er tale om et udsat punkt fra mødet i MED-Hovedudvalget den 15.
december 2014.
Sagsfremstilling
På møde i Personalepolitisk underudvalg den 21. november 2014 blev
implementering af Husudvalg drøftet, og der viste sig behov for fortolkning af
ny MED-aftale for så vidt angår deltagerkredsen i Husudvalg.
Udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 21. november
2014:
Personalepolitisk underudvalg drøftede deltagerkredsen i Husudvalg.
Medarbejdersiden vurderede behov for, at alle enheder, der hører under
andre koncernenheder, skal have en repræsentant i Husudvalget, hvor
også medarbejderrepræsentanterne i Område-MED sidder. Dermed er der
mulighed for, at repræsentanter fra alle enheder, der arbejder på
geografien, kan mødes, således at Husudvalget også medvirker til at
samle og ”kitte” de enheder, der arbejder på geografien.
Ledelsessiden anførte, at Husudvalg, der jf. MED-aftalen er et supplement
til MED-strukturen, primært har til formål at drøfte fælles
bygningsmæssige forhold og forhold vedrørende det fysiske arbejdsmiljø.
Husudvalget har ikke til formål at løfte relationer og samarbejde mellem
enhederne. Ledelsen vurderer, at en ledelsesrepræsentant og en
medarbejderrepræsentant udpeget fra hvert Område-MED vil være
tilstrækkelig til at løfte denne opgave, jf. også MED-aftalens bilag 8.
Udklip fra MED-aftalen om Husudvalg (bilag 8 i MED-aftalen)
Formål med Husudvalg
Husudvalg har medindflydelse på bygningsejerens beslutninger om
bygningsmæssige ændringer, der har betydning for
arbejdsmiljøforhold (primært fysisk arbejdsmiljø).
Husudvalg drøfter fælles praktiske forhold, der berører flere eller alle
enheder, der arbejder på lokationen.
I Husudvalg drøftes desuden fælles begivenheder på lokationen.
- 13 -
Opgaverne i arbejdsmiljøgrupperne og MED-udvalg fastholdes.
Husudvalg kan inddrages, hvis løsning af en udfordring (primært på
arbejdsmiljøområdet) kræver koordinering mellem flere
koncernenheder på lokationen.
Husudvalg kan beskæftige sig med følgende emner:
 Brug af fællesarealer såvel indenfor som udenfor, samt
arealernes indretning
 Adgang til og fra lokationen (i forhold til offentlig transport og Pforhold)
 Beredskab – f.eks. i forhold til brandøvelser og sikring af
brandveje
 Aktiviteter, der er fælles eller som må tolereres af andre
 Fælles service i forhold til ansatte – kantineforhold, kaffe- og
drikkevandsautomater med videre
 Fælles information og modtagelse af gæster, patienter m.fl.
 Fælles begivenheder
 Ombygninger eller renovering af bygninger eller udearealer
 Fysiske rokader på lokationen, som involverer flere
koncernenheder
 Andre arbejdsmiljøforhold – for eksempel i forhold til
omgangsform, vedligehold, indretning, rengøring, støj mv.
Deltagere i et Husudvalg
Husudvalg består af en ledelses- og en medarbejderrepræsentant
udpeget af hver af de Område-MED, der har enheder, der arbejder på
lokationen. Repræsentanter skal have deres daglige arbejdsgang på
lokationen, og skal så vidt muligt være tillidsvalgte
(arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter eller medlemmer af
MED).
Af bilag 5 fremgår et mødegrundlag fra NSR om Husudvalg. Dette
mødegrundlag er tilføjet beregning af Husudvalgets størrelse ud fra ledelsens
henholdsvis medarbejdersidens synspunkt om deltagerkredsen i Husudvalg.
Bilag 5:
Mødegrundlag om Husudvalg fra Næstved, Slagelse og Ringsted
Sygehuse tilføjet beregning af Husudvalgenes størrelse ud fra
ledelsens og medarbejdersidens synspunkt.
Indstilling
At
MED-Hovedudvalget fortolker Region Sjællands MED-aftale
fsva. deltagerkredsen i et Husudvalg.
- 14 -
9. Godkendelse af nye Afdelings-MED for
Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk
afdeling samt Plastic- og brystkirurgisk
afdeling
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454604
Resume
Sagsfremstilling angår godkendelse af 2 nye Afdelings-MED ved Roskilde og
Køge Sygehuse:
 Afdelings MED, Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk afdeling
 Afdelings MED, Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk afdeling
Der er tale om et udsat punkt fra mødet i MED-Hovedudvalget den 15.
december 2014.
Sagsfremstilling
Oprettelse af nye Afdelings-MED skal ifølge MED aftalens §9 godkendes af
MED Hovedudvalget.
Forslag til etablering af de to nye Afdelings-MED udvalg er godkendt af
formandskabet for det midlertidige MED udvalg for Roskilde og Køge
sygehuse.
På møde i MED-Hovedudvalget den 15. december 2014 blev godkendelsen af
de 2 nye Afdelings-MED udsat, idet medarbejdersiden bad om orientering om
MED-udvalgenes sammensætning.
Afdelings -MED, Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk Afdeling
Direktionen ved Region Sjælland har besluttet at samle de Klinisk Fysiologiske
Nuklearmedicinske afdelinger i Region Sjælland med en fælles
afdelingsledelse på Køge Sygehus pr. 1. januar 2015.
I den forbindelse oprettes et nyt fælles Afdelings-MED, som dækker
matriklerne i Køge, Holbæk og Næstved.
Afdelings- MED, Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk Afdeling
Direktionen ved Region Sjælland har besluttet at sammenlægge
Mammakirurgisk Afdeling, Ringsted sygehus med Plastikkirurgisk Afdeling,
Roskilde sygehus. Det vil være afdelingsledelsen på Plastikkirurgisk Afdeling,
Roskilde Sygehus, der pr. 1. januar 2015 vil varetage ledelsen af
Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk Afdeling i Region Sjælland.
I den forbindelse oprettes et nyt Afdelings-MED udvalg, som dækker
matriklerne i Roskilde og Ringsted.
- 15 -
De to nye Afdelings-MED er begge i overensstemmelse med afdelingsledelsesstrukturen ved Roskilde og Køge sygehuse.
Bilag 6:
Henvendelse fra Roskilde Køge Sygehuse om MEDHovedudvalgets godkendelse af etablering af 2 nye AfdelingsMED
Bilag 7:
Notat om sammensætningen i de 2 nye MED-udvalg
Indstilling
At
MED-Hovedudvalget godkender oprettelse af Afdelings-MED,
Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk Afdeling ved Roskilde
Køge Sygehuse
at
MED-Hovedudvalget godkender oprettelse af Afdelings- MED,
Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk Afdeling ved Roskilde Køge
Sygehuse.
- 16 -
10. Gensidig orientering
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454916
Sagsfremstilling
På mødet den 15. december 2014 blev der spurgt til, hvorfor varer anskaffet via
Indkøb kan forekomme dyrere, end hvis de anskaffes uden om indkøb.
Svar:
Aftaler, der indgås fælles for hele regionen vil erfaringsvist samlet set
indebære besparelser for regionen. Det udelukker ikke, at enkelte varer på en
konkret aftale isoleret set kan være dyrere i forhold til rekvirenters erfaringer
med tidligere lokalt handlede varer. I årene 2010-2014 er der således næsten
sparet 120 mio. kr. på udbud af varer og tjenesteydelser. De resultater skal vi
fortsætte med at levere ved flere udbud, og ved en forøget brug af regionens
indkøbssystem og efterlevelse af de fælles vedtagne regionale retningslinjer for
indkøb af varer.
- 17 -
11. Eventuelt
MED-Hovedudvalget
Brevid: 2454924
Kommende punkter:
 Årlig arbejdsmiljødrøftelse
- 18 -