Download Report

DAGSORDEN
IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager
IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET
MØDETIDSPUNKT
08-09-2015 14:30
MØDESTED
Mødelokale H7/H8 på regionsgården
MEDLEMMER
Pia Illum
Erik Sejersten
Vagn Majland
Özkan Kocak
Charlotte Fischer
Karsten Skawbo-Jensen
Lise Müller
Randi Mondorf
Marianne Frederik
Side 1 af 19
INDHOLDSLISTE
1. Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde
2. Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen
(sundhed.dk)
3. Godkendelse: Studietur
4. Eventuelt
Side 2 af 19
1. TEMADRØFTELSE: DET FÆLLESOFFENTLIGE OG
TVÆRREGIONALE SUNDHEDS-IT SAMARBEJDE
BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE
På It- og afbureaukratiseringsudvalgets møde d. 24. juni 2015 deltog Direktør for Sundhed.dk Morten
Elbæk Petersen med en præsentation af Sundhed.dk.
Det var planlagt, at der samtidig skulle gives en præsentation af det samlede landkort over
det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it-samarbejde, men grundet tidspres blev denne del af
punktet udskudt til dette møde.
INDSTILLING
Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget:
1. tager præsentationen til efterretning og drøfter Region Hovedstadens portefølje på it-området.
POLITISK BEHANDLING
Udvalgets beslutning:
SAGSFREMSTILLING
Region Hovedstaden indgår i et omfattende samarbejde om it-løsninger på tværs af stat, regioner,
kommuner og praksissektor. På dette møde vil CIMT's direktør Mikael Skov Mikkelsen give en
præsentation af dette landskab og et overblik over regionens bidrag til de hertil hørende projekter og
udviklingsaktiviteter. Dette vil endvidere blive sat i perspektiv til regionens samlede projektportefølje og
pipeline med henblik på at give udvalget forudsætninger for at drøfte Region Hovedstadens overordnede
portefølje på it-område.
Det nationale sundheds-it-samarbejde
Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, med mange bidragsydere og mange såvel
politiske som klinisk faglige interesser.
Regionernes daglige samarbejdspartnere vedrørende sundheds-it er i overordnede termer:

Nationalt Sundheds-it under Sundhedsministeriet
Praksissektoren
Kommunerne
De øvrige regioner
Den overordnede retning for it-aktiviteter i sundhedsvæsenet lægges af Digitaliseringsstyrelsen og
Sundhedsministeriet i dialog med regionerne (via Danske Regioner) og kommunerne (via KL). De fælles
rammer og retning tager generelt udgangspunkt i den gældende nationale strategi for digitalisering af den
offentlige sektor. En strategi for perioden 2016-2020 er under udarbejdelse, og forventes vedtaget af
folketinget til foråret. En del af denne strategi bygger på den nationale strategi for digitalisering af
sundhedsvæsenet for årene 2013-17. Regionernes bidrag til sidstnævnte, er udformet i den
fællesregionale digitaliseringsstrategi for årene 2013-19.
Regionerne er enige om, at der fremover skal ske en styrkelse af det tværoffentlige styrings-setup så der
kommer fokus på øget gennemsigtighed og inddragelse af alle parter i beslutningsprocesserne for de
nationale samarbejder. Videreudvikling af den fællesoffentlige styring af sundheds-it-initiativer er dermed
et centralt emne i dialogen med såvel stat og kommuner. I den sammenhæng er det også afgørende for
regionerne, at indfrielse af de store ambitioner, der er for digitalisering af sundhedsvæsenet i disse år,
sikres gennem både tildeling af ressourcer og gennem realistiske tidsplaner. I dialogen med
sundhedsvæsenets øvrige parter, herunder i udarbejdelsen af den nye strategi for digitalisering af den
Side 3 af 19
offentlige sektor, er det derfor vigtigt for regionerne at understrege, at ambitionerne om udvikling af nye
it-løsninger skal tage hensyn til de store igangværende digitaliseringsprojekter på sundhedsområdet.
Regionernes sundheds-it-samarbejde - RSI
Region Hovedstadens primære indgang til det nationale samarbejde om it-løsninger for sundhedsvæsenet
er den regionale sundheds-it-organisation RSI, som blev etableret i 2010 ud fra et ønske om at synliggøre
og styrke regionernes it-samarbejde. Samarbejdet bygger på viljen til at opstille fælles mål for
digitalisering af hospitalerne og sundhedsvæsenet i det hele taget, og derudfra sikre fokuseret og
prioriteret udvikling af nye digitale sundhed-it løsninger på tværs af landet. Ud fra et princip om, at alle
regioner, på en række væsentlige områder, følger samme mål og planer, skabes en frivilligt vedtaget
forpligtelse, som er stærkt motiverende for såvel samarbejde som resultatopnåelse på tværs af
regionsgrænser og klinisk faglige interesser. Hertil kommer fordelen ved fælles anskaffelser hvor det er
relevant. Som eksempler herpå kan nævnes den kommende fællesoffentlige sygesikringsløsning
(Praksys) og den præhospitale patientjournel (PPJ).
Med gennemførelse af foreløbig 32 ud af de 51 fælles projekter (pejlemærker), som er besluttet for
perioden 2010 til og med foreløbig 2016, har regionerne allerede demonstreret gevinsterne ved det tætte
samarbejde. To eksempler på gennemførte pejlemærker med fælles udgangspunkt er konsolideringen af
de elektroniske patientjournaler (EPJ) så der nu kun findes én EPJ i hver region (mod før 14 forskellige i
alt). EPJ giver bl.a. adgang til væsentlige journal informationer, og at alle regioner stiller de
patientadministrative og øvrige EPJ-data til rådighed for sundhedspersoner og borgere i den
landsdækkende Sundhedsjournal på sundhed.dk.
Aktuelt arbejder regionerne i fællesskab med nye digitaliseringstiltag som:

FMK (hvor der til stadighed kontinuerligt arbejdes på at forbedre anvendelsesgraden på
hospitalerne)
Digitale indkaldelser og breve
Telemedicin, så som Telesår og etablering af teknisk infrastruktur for telemedicin
Nyt praksissystem (Praksys)
Opdateret apotekersystem
Opdatering af Sundhedsjournal (version 2.0)
I de kommende år vil regionerne rette øget fokus mod emner som:

Informationssikkerhed
Telemedicin
Dataledelse og synliggørelse af effekter ved digitalisering
Adgang for praksissektoren til digital booking af hospitalsydelse
Patientrapporterede oplysninger (PRO)
Region Hovedstadens aktiviteter i det nationale og tværregionale samarbejde
Region Hovedstaden har i 2014 og 2015 bl.a. gennemført følgende digitaliseringstiltag i relation til de fællesregionale RSI pejlemærker:

Reimplementering af FMK
Implementering af en række MedCom standarder
Digitalisering af indkaldelser og breve
Projekter til støtte for tele- og internetpsykiatri
Implementering af Sundhedsjournal 1.0
Udarbejdelse af fællesregional benchmark af it
Implementering af SMS-påmindelser
Derudover er der gennemført en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder.
Bl.a.:

Etablering af struktur for erstatnings-CPR
Sikring af kvalitet i EDI-forsendelser
Side 4 af 19

Telemedicinske projekter, så som e-gastro, e-graviditet og NetKOL
Region Hovedstaden har i 2015 budgetteret med gennemførelse af bl.a. følgende fællesregionale itaktiviteter:

Telesår-løsning
Præhospital Patientjournal (PPJ)
Telemedicinsk platform
Praksys.dk
Sundhedsjournal 2.0
Digital selvbooking
NemID
Derudover arbejdes på en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.:

Fællesregional Informationssikkerhed
Regionernes opkobling til billedindeks
It-udbud til anskaffelse af fælles løsning til de kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP-samarbejdet)
I de kommende år vil det – udover de nationale og regionale forpligtelser - særligt være
Sundhedsplatformen, som på Sundheds-it-området bliver omdrejningspunktet for Region Hovedstaden.
Sundhedsplatformen lægger således både på investerings- og ressourcesiden beslag på en stor del af
regionens kapacitet. Det gælder både i forhold til arbejdet med etablering og implementering af
Sundhedsplatformen og i forhold til de mange forudsætningsaktiviteter, som skal sikre regionen en god
overgang til Sundhedsplatformen. Dette massive ressourcetræk bevirker dog også en naturlig
tilbageholdenhed i forhold til mængden af nye aktiviteter, der kan igangsættes i regionen, herunder ift. de
fællesoffentlige samarbejder, hvilket også er kommunikeret til regionens aftalepartnere.
Sundhedsplatformen indeholder dog en mængde ny funktionalitet (fx i forhold til bedre muligheder for
inddragelse af borgerne i sundhedsarbejdet), der også er efterspurgt i nationalt- og tværregionalt regi - og
som de øvrige regioner derfor også planlægger at anskaffe. På den baggrund forventes udviklingen med
bedre og mere ensartet funktionalitet samt forøgede digitale samarbejdsmuligheder på tværs af regioner at
fortsætte i de kommende år. Hvor Sundhedsplatformen dækker behovet for Region Hovedstaden bliver
det blot ikke nødvendigvis med fokus på fælles systemløsninger med de øvrige regioner, men
Sundhedsplatformen er dog et fælles projekt mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden. Formålet
med det fællesregionale samarbejde er dog heller ikke nødvendigvis anskaffelse af fælles
systemløsninger, men netop etableringen af en mere ensartet funktionalitet, som giver sundhedspersoner
bedre og flere digitale (samarbejds-) muligheder på tværs af landet, herunder i forhold til fx datadeling på
tværs af hospitaler, hvor det er relevant.
Region Hovedstadens øvrige projektportefølje- og –pipeline
Region Hovedstadens projektportefølje består af 23 aktive projekter og programmer. Foruden
fællesregionale og nationale samarbejdsaktiviteter indeholder porteføljen en del lokale Region H projekter.
Der er stor diversitet i porteføljen hvori der både indgår IT system-, medico- og infrastrukturprojekter.
Aktuelt er porteføljen i høj grad præget af komplekse projekter med stærke bindinger til kritiske
forretningsaktiviteter i regionen, herunder Sundhedsplatformen og Hospitalssammenlægningerne.
Kørende projekter:

Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet
Telefonistabilisering
Netværksprogrammet
RHEL indfusionering og understøttelse
Sundhedsplatform Egenleveranceprogrammet
Datacenternet ibrugtagning
Kvalitetsfondsbyggerierne
Citrix Driftsstabilisering (under afslutning)
Exchange Genopretning (under afslutning)
Side 5 af 19

Windows OS Opgradering fase 2
EKG regional digital løsning
Mars (medicoteknisk apparatur registrerings system)
Mobile Enheder
Nødweb
Præhospitale Patientjournal (PPJ)
Sundhedsjournalen 2.0
Apoline Foranalyse
Captia/Workzone (journaliseringssystem)
RIS/PACS (røntgenbookingsystem og billedarkiv
Hospitalssammenlægningerne 2015
Sundhedsplatformen
Sygesikringssystemudbud (Praksys)
Kommunikationsplatform (CMS) (under afslutning
De største og mest komplekse lokale projekter er: Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet,
Netværksprogrammet, RIS/PACS og Hospitalssammenlægningerne (Sundhedsplatformen ikke
inkluderet).
Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet opgraderer regionens pc’ere til Windows 7, og derved
etableres et tidsvarende desktop system som sikrer fremadrettet understøttelse af regionens
forretningsområder. Projektet har høj kompleksitet da opgraderingen berører hele regionen samt skal ske
i hensyn til de mange applikationer som der findes i regionen.
Netværksprogrammets formål er at sikre øget driftsstabilitet og tilgængelighed på regionens netværk.
Dette gøres igennem en tidssvarende og homogen standardarkitektur på Regionens kablede og trådløse
netværk.
RIS/PACS skal sikre understøttelse af relevante billedproducerende specialer i forhold til eksempelvis
diagnostik, konference og forskning for deltagende specialer samt give adgang til billeder og tilhørende
rapportering for alle regionens kliniske brugere.
Hospitalssammenlægningerne 2015 skal sikre, at de it-systemmæssige problemstillinger og fordele vedr.
hospitalssammenlægningerne håndteres, så sammenlægningerne kan foretages på de fastlagte datoer.
Pipeline:
Projektpipelinen indeholder en liste af aktiviteter som alle er mulige fremtidige projekter.
Pipelinen skal sikre kontinuitet, optimal planlægning samt muliggøre prioritering i forhold til hvilke
aktiviteter der skal igangsættes samt hvornår. Prioriteringen foretages blandt andet ud fra kritikalitet samt
et ressourcemæssigt aspekt.
Af forventede kommende projekter kan blandt andet nævnes:

Digital Patologi
Arkivering til statens arkiver
Windows OS opgradering fase 3.
Stabilisering af brugerstyring
It-system til forskningsdata
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.
KOMMUNIKATION
Der er ikke planlagt yderligere kommunikationstiltag.
TIDSPLAN OG VIDERE PROCES
Der er ikke planlagt en videre proces. Eventuel opfølgning aftales med udvalget.
Side 6 af 19
DIREKTØRPÅTEGNING
Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen
JOURNALNUMMER
14002072
Side 7 af 19
2. ORIENTERING: ÆNDRING AF FORSINKELSE I BORGERENS
ADGANG TIL EGNE SUNDHEDSDATA I SUNDHEDSJOURNALEN
(SUNDHED.DK)
BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE
Danske Regioners bestyrelse har på deres møde den 20. august 2015 vedtaget at ændre forsinkelsen på
borgerns adgang til egne data, således at prøvesvar og journalnotater fremover vil være tilgængelige via
sundhed.dk efter 3-5 dage, mod i dag 2 til 3 uger. It- og afbureaukratiseringsudvalget orienteres derfor
om regionernes arbejde for at sikre en god overgang til den ny praksis for patienter og medarbejdere.
INDSTILLING
Administrationen indstiller:
at It- og afbureaukratiseringsudvalget tager orienteringen til efterretning.
POLITISK BEHANDLING
Udvalgets beslutning:
SAGSFREMSTILLING
Bestyrelsen for Danske Regioner har på deres møde den 20. august 2015 besluttet, at ændre den
eksisterende forsinkelse på borgernes adgang til egne data i Sundhedsjournalen (sundhed.dk). Det
betyder, at alle elektroniske sundhedsdata der leveres til Sundhedsjournalen kan ses efter 3-5 dage (se
evt. detaljerede oplysninger i bilag 1). Ændringen sker pr. 9/9 2015. Forberedelsen af dette har foregået
siden foråret 2015, hvor Danske Regioner også havde sagen på deres dagsorden.
Som det er nu, kan alle borgere med NemID over 15 år tilgå deres egen sundhedsjournal via
sundhed.dk., men aktuelt er der en forsinkelse på henholdsvis 2 og 3 uger på at få forevist journalnotater
og prøvesvar.
Ændringen af forsinkelsen til mellem 3 og 5 dage på borgernes adgang til egne data er i tråd med det
generelle regionale og fællesregionale politiske ønske om større åbenhed, øget inddragelse og samarbejde
med patienterne. Ændringen er således også en del af den fællesregionale indsats ”Borgernes
sundhedsvæsen – vores sundhedsvæsen”.
Ændringen får indflydelse på patienternes mulighed for at orientere sig under aktuelle sygdomsforløb og
kan potentielt nedsætte bekymrende ventetid på prøvesvar for patienterne. Ændringen medfører samtidig,
at patienterne potentielt set kan se deres prøvesvar før disse har været drøftet med en læge, hvis der går
mere end tre dage fra prøvesvaret er klar, til den aftalte dialog om svaret med en læge. Denne udfordring
imødegås på to måder:
1. Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata. Patienten får som noget nyt mulighed for selv at
til- eller fravælge at se prøvesvar og andre data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med
data kun vises i Sundhedsjournalen, når patienten aktivt tilvælger at se dem.
2. Lægen er ekstra opmærksom på vigtigheden af sædvanlig praksis med at sikre god dialog med
patienten om undersøgelser og prøvesvar. Fx om hvilke prøver og undersøgelser, der foretages,
hvorfor prøver og undersøgelser foretages, hvilken type svar, der er mulige (overordnet set – f.eks.
kræft ja eller nej), hvordan svar kan tolkes (fx at et ”negativt” svar kan være godt) og hvem svarene
skal drøftes med og hvornår.
For at understøtte en god overgang til den nye mulighed for adgang til sundhedsdata har Danske
Regioner nedsat en arbejdsgruppe, der siden maj 2015 har arbejdet med at forberede lanceringen af
ændringen d. 9/9 2015.
Arbejdsgruppen koordinerer på tværs af regionerne, og det overordnede princip for
Side 8 af 19
forberedelsesstrategien er intern før ekstern, hvilket vil sige at det prioriteres at klæde de
sundhedsprofessionelle medarbejdere godt på til ændringen inden der kommunikeres eksternt til
borgerne. Onsdag d. 26/8 2015 blev der således sendt informationsmateriale til alle hospitalerne til brug
for intern videndeling og dialog (se Bilag 1 med materiale). De praktiserende læger er informerede og der
har været samarbejde med div. faglige interesseorganisationer, patientforeninger og Kommunernes
Landsforening i regi af Danske Regioner.
Det forventes at der bliver en borger/patientrettet informationsindsats primo 2016, når det
sundhedsprofessionelle personale er klar. Der er desuden lagt op til at forsinkelsen på tre dage på sigt
skal ophæves fuldstændigt.
Adgangen til egne sundhedsdata efter 3-5 dage er en forløber for hvad der kommer til at ske når My
Chart under Sundhedsplatformen lanceres i Region H og Sjælland. My Chart har mulighed for at give
patienterne adgang til stort set tidstro data, omend der her er udvidede funktionalitetsmuligheder, såsom
kommentarfelt fra klinikere om f.eks. prøvesvar. Til gengæld kan MyChart-notater ikke ses tværregionalt
i hele Danmark, hvilket er en af fordelene ved Sundhedsjournalen. MyChart ansvarlige i regi af
Sundhedsplatformen er i dialog med arbejdsgruppen for ændringen pr. 9/9 - 2015, således at der kan ske
erfaringsdeling i forhold til eventuelle både positive og negative afledte effekter af hurtigere patientadgang
til egne sundhedsdata.
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
Indtil videre ingen. Der forhandles muligvis senere med regionerne om finansiering af ekstern
kommunikationsindsats overfor patienter og borgere.
KOMMUNIKATION
Der planlægges yderligere national kommunikationsindsats til patienter og borgere primo 2016.
TIDSPLAN OG VIDERE PROCES
Se sagsfremstilling
DIREKTØRPÅTEGNING
Jens Gordon Clausen / Christian Worm
JOURNALNUMMER
14002072
BILAGSFORTEGNELSE
1. Den_vigtigste_viden
Side 9 af 19
3. GODKENDELSE: STUDIETUR
BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE
Der er afsat midler til at de stående udvalg kan komme på studietur i valgperioden. Studieture afholdes
med henblik på at finde inspiration og viden om emner som hører ind under udvalgenes område.
INDSTILLING
Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget:
1. beslutter om konkret forslag til studietur skal udarbejdes
I givet fald, indstilles ligeledes:
2. tiltræder forslag til tidsrum og tema
POLITISK BEHANDLING
Udvalgets beslutning:
SAGSFREMSTILLING
Udvalget kan selv tilrettelægge sit arbejde, herunder evt. planlægning af studietur. Såfremt udvalget
ønsker at planlægge en studietur, skal dette forelægges regionsrådet, som træffer beslutning herom.
Forelæggelsen skal indeholde forslag til program for turen, et specificeret budgetforslag, forslag til
embedsmandsdeltagelse og en begrundelse for, hvordan studieturen kan bidrage til udviklingen af Region
Hovedstadens opgaveløsning.
Administrationen beder på den baggrund It- og afbureaukratiseringsudvalgets tage stilling til om,
administrationen skal igangsætte arbejdet med planlægning af en studietur med henblik på mulig
forelæggelse for Regionsrådet.
Skulle udvalget ønske at tage på studietur, skal der endvidere tages stilling til hvilke datoer samt hvilket
tema, som skal være fokus for studieturen. I det følgende fremlægges forslag til tidsrum og muligt tema
skitseres.
Tidsrum
Af hensyn til udvalgets planlægning og Regionsrådets mulighed for godkendelse kan en studietur tidligst
afholdes i foråret 2016.
Erfaringerne tilsiger, at en varighed på 2-4 dage giver mulighed for at gå i dybden med det valgte tema
samtidig med at det ikke er længere end, at det kan passes ind i udvalgsmedlemmernes kalendere, og kan
holdes indenfor den afsatte økonomiske ramme på 15.000 kr. per udvalgsmedlem.
Administrationen foreslår på den baggrund, at en studietur afholdes i løbet af tidsrummet 27-30 april
2016.
Tema
Region Hovedstaden ”går live” med den nye Sundhedsplatform på første hospital – Herlev – i foråret
2016. Det vil derfor være oplagt for udvalget at besøge en destination, hvor man kan høste erfaringer fra
hospitaler som allerde har implementeret EPIC's Sundhedsplatform samt få et indtryk af effekten af
Sundhedsplatformen på afbureaukratisering af de kliniske arbejdsgange. Det være sig muligheder og
begrænsninger i forhold til bedre deling af data, mere strukturerede data samt mere optimerede
workflows o.l.
Samtidig er en studietur en oplagt mulighed for udvalget til at rette blikket lidt ud i tid og søge inspiration
og perspektiver på hvad fremtiden bringer af muligheder indenfor udvalgets ressortområde. Hvilke
Side 10 af 19
funktioner kunne være interessant at se på i næste bølge af Sundhedsplatformen? Hvad er det sidste nye
indenfor it og sundhedsteknologi og hvad forventes at komme til at fylde om 5 år? Er der inspiration at
hente fra andre sektorer i relation til fx optimering af arbejdsgange og afbureaukratisering?
Med et fokus på Fremtidens muligheder indenfor it- og afbureaukratisering, vil en studietur kunne
understøtte udvalget i dets politikformulerende rolle. I denne sammenhæng kunne en oplagt
rejsedestination være fx Holland, som er et højteknologisk samfund og hvor flere hospitaler allerede har
implementeret EPICs Sundhedsplatform.
ØKONOMISKE KONSEKVENSER
En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.
KOMMUNIKATION
Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt.
TIDSPLAN OG VIDERE PROCES
Tiltrædes indstillingerne forelægges udvalget sag om studietur i januar 2016.
DIREKTØRPÅTEGNING
Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen / Christian Worm
JOURNALNUMMER
14002072
Side 11 af 19
4. EVENTUELT
EVENTUELT
Tomt indhold
Side 12 af 19
DAGSORDEN
IT- og afbureaukratiseringsudvalget - meddelelser
MØDETIDSPUNKT
08-09-2015 14:30
MØDESTED
Mødelokale H7/H8 på regionsgården
MEDLEMMER
Pia Illum
Erik Sejersten
Vagn Majland
Özkan Kocak
Charlotte Fischer
Karsten Skawbo-Jensen
Lise Müller
Randi Mondorf
Marianne Frederik
Side 13 af 19
INDHOLDSLISTE
1.
2.
4.
5.
Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen
Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data
Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT
Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget
Side 14 af 19
1. MEDDELELSER - STATUS PÅ SUNDHEDSPLATFORMEN
MEDDELELSER
Centerdirektør Mikael Skov Mikkelsen giver en mundtlig status på arbejdet med Sundhedsplatformen,
herunder præsentation af økonomi og finansieringsforhold.
JOURNALNUMMER
14002072
Side 15 af 19
2. MEDDELELSER - ORIENTERING OM SVAR TIL DATATILSYNET
PÅ HENVENDELSE VEDRØRENDE ADGANG TIL DATA
MEDDELELSER
Regionrådet blev den 16. september 2014 orienteret om at Datatilsynet havde været på inspektion på
Rigshospitalet som følge af en sag i pressen, hvor det blev hævdet at Se & Hør havde fået oplysninger
om kendte personers graviditet via ansatte på Rigshospitalet. Inspektionen havde fokus på hospitalets
anvendelse af bookingsystem for nakkefold scanninger.
Som opfølgning på inspektionen stillede Datatilsynet i december 2014 en række uddybende spørgsmål.
Spørgsmålene blev besvaret i brev af 14. januar, hvoraf det bl.a. fremgik, at regionen havde konstateret,
at der var 52.389 åbne brugere i den elektroniske patientjournal (GS!Åben/OPUS). På denne baggrund
igangsatte Center for It, Medico og Telefoni en afdækning af situationen samt en oprydning i antallet af
brugere. Det har vist sig, at man ikke i tilstrækkelig effektiv grad har fået slettet brugeradgange i takt med
ansættelsesophør. Der er derfor igangsat lukning af 40 % af de åbne brugere i GS!Åben/OPUS.
Fremadrettet igangsættes endvidere et initiativ med henblik på at sikre proces for systematisk
revision/gennemgang af åbne brugere én gang årligt.
På baggrund af regionens svar fra januar har Datatilsynet den 18. juni 2015 stillet supplerende spørgsmål
om adgang til oplysninger om nakkefold scanninger mv., herunder om hvilke brugere, der har adgang til
hvilke data i regionens EPJ-systemer, og med hvilken hjemmel.
Til orientering vedlægges Datatilsynets seneste spørgsmål (bilag 1) og Region Hovedstaden svar (uden
bilag), som blev fremsendt til Datatilsynet den 28. august (bilag 2).
Det bemærkes endvidere, at regionen i svaret til Datatilsynet har gjort opmærksom på, at Region
Hovedstaden i samarbejde med Region Sjælland er ved at udvikle en ny elektronisk patientjournal, kaldet
Sundhedsplatformen, og at de to regioner vil rette henvendelse til Datatilsynet med henblik på at sikre
implementering af sikkerhedsbestemmelserne i forhold til Sundhedsplatformen.
JOURNALNUMMER
14002072
BILAGSFORTEGNELSE
1. Bilag 1 - Datatilsynets skrivelse
2. Bilag 2 - Svar til datatilsynet 150828 (uden bilag)
Side 16 af 19
4. MEDDELELSER - OVERORDNET STATUS PÅ DRIFT OG
UDVIKLING - ORIENTERING FRA CIMT
MEDDELELSER
Forretningsudvalget har siden 1. januar 2013 modtaget rapporten "Overordnet status på drift og udvikling
- orientering fra CIMT" med kvartalsvis kadence. I forbindelse med godkendelsen af arbejdsplanen for
It- og afbureaukratisering (ITA) er det besluttet at denne rapport ligeledes skal forelægges ITA til
orientering forud for at den forelægges Forretningsudvalget.
Konklusioner fra rapporten
Sagshåndtering

I maj var der høje gennemsnitlige ventetider ved telefoniske henvendelser. Dette skyldes en
kombination af at hospitalssammenlægningen affødte perioder med mange henvendelser samtidig
med, at bemandingen i servicedesken var lav pga. sygdom.
Årest bedste svartider ved tefonerne blev til gengæld målt i juli.
Systemdrift

Der kan generelt måles en positiv udvikling i systemernes drift.
Der kunne i juli måles et fald i det webbaserede mail/kalender system. Performance er genoprettet i
august.
Større aktiviteter

Sundhedsplatformen følger planen.
Exchange-projektet er gennemført og under afslutning
Windows 7-projektet har på nuværende tidspunkt opgraderet 34.600 pc’er og følger ligeledes
planen.
Rapportens opbygning
Rapporten består af følgende afsnit:
1. CIMT Servicedesk
I dette afsnit præsenteres data for håndtering af henvendelser i CIMT Servicedesk.SS
2. Systemdrift og support
I dette afsnit præsenteres driftsmålinger for vore kritiske systemer, samt data for håndtering af
henvendelser til Klinisk programhjælp, er hjælper i forhold til de mere specialiserede systemer og
programmer.
3. Større aktiviteter
Her gives status på en række større projekter, der er med til at løfte driftsniveauet og understøtter
god service og høj kvalitet i regionens teknologiske miljø.
4. Baggrund
I baggrundafsnittet gives en grundigere teknisk forklaring af det data, der præsenteres i afsnit 1-3. I
del 1-3 er udviklingen på områderne illustreret via enten grafer eller tabeller. Dertil er tilknyttet en
kort skriftlig kommentar, der beskriver årsager og forklaringer på den aktuelle udvikling. Formålet
med denne opdeling er at give modtageren en så kortfattet præsentation af rapporten som muligt.
Ønskes en grundigere forklaring af grafer, henvises der til afsnit 4, hvor der gives en mere teknisk
og grundig redegørelse af de foregående afsnit.
JOURNALNUMMER
14002072
Side 17 af 19
BILAGSFORTEGNELSE
1. Rapport
Side 18 af 19
5. MEDDELELSER - ARBEJDSPLAN FOR IT- OG
AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET
MEDDELELSER
Vedlagt er arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget for 2015. Arbejdsplanen er et dynamisk
dokument og der vil derfor løbende kunne kommer ændringer i forhold til aktuelle sager, herunder vil der
være sager, der forventeligt ikke kan afsluttes på ét møde.
En opdateret version af arbejdsplanen forelægges udvalget under meddelelser på hvert møde.
JOURNALNUMMER
14002072
BILAGSFORTEGNELSE
1. ITA Arbejdsplan
Side 19 af 19
Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne
sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)
Bilag 1 - Side -1 af 6
VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015
DEN VIGTIGSTE VIDEN OM
BORGERNES HURTIGERE
ADGANG TIL EGNE
SUNDHEDSDATA FRA
D. 9. SEPTEMBER 2015
Materiale til intern information, videndeling og
dialog blandt sundhedsprofessionelle
Udarbejdet af arbejdsgruppe om borgernes hurtige adgang fra 9. september 2015
til egne data i Sundhedsjournalen (Vores sundhedsvæsen – dine data)
i regi af Danske Regioner, august 2015
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne
sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)
Bilag 1 - Side -2 af 6
Baggrund
Regionerne har i fællesskab besluttet at arbejde for at understøtte øget inddragelse af patienten i eget behandlingsforløb1. Et konkret tiltag er at åbne for patientens adgang til egne sundhedsdata med kun 3 dages forsinkelse i Sundhedsjournalen pr. 9. september 20152. Det er en
ændring i forhold til nu, hvor der er henholdsvis 14 dage og tre ugers forsinkelse på visningen
af notater og prøvesvar3. Der er lagt op til at forsinkelsen på sigt skal ophæves fuldstændigt.
Hurtigere adgang til egne sundhedsdata skaber mere gennemsigtighed for patienten og bedre
muligheder for samarbejde på tværs mellem patienten og dig som sundhedsprofessionel. Den
mulighed efterlyser mange patienter. Ændringen understøtter dermed visionen om et sundhedsvæsen, der i højere grad giver mulighed for samarbejde med og inddragelse af patienten.
Fordelen for jer som sundhedsprofessionelle kan være mere vidende patienter, at dialogen
med patienten kan starte et andet sted, mindre bekymrende ventetid for patienterne og at patienterne får mulighed for selv at tilegne sig større helbredsindsigt.
Patienterne kan tilgå deres sundhedsdata om eget behandlingsforløb i Sundhedsjournalen via
sundhed.dk. I 2014 var der 718.000 borgere, der lavede et opslag i deres sundhedsjournal via
sundhed.dk, hvilket svarer til 18 % af den danske befolkning. Hele 52 % af den danske befolkning har anvendt sundhed.dk4.
Alle sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet skal informeres om, at borgerne får mulighed for hurtigere adgang til deres sundhedsdata i deres sundhedsjournal på sundhed.dk fra den 9. september 2015.
Tilgængeligt materiale til understøttelse af information
og dialog
Formålet med materialet er, at I som sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet får information om borgernes hurtigere adgangsmulighed til deres sundhedsdata i Sundhedsjournalen. Ændringen kan få betydning for jeres interne arbejdsgange og dialogen mellem borgerne og jer som sundhedsprofessionelle.
1
Jævnfør Borgernes sundhedsvæsen- vores sundhedsvæsen
Beslutning truffet af Danske Regioners bestyrelse den 19. marts 2015 samt beslutning den 20. august 2015
3
Dvs. 3 uger fra prøvetagningstidspunktet
4
Jens Rahbek Nørgaard, MedCom, log-databasen, årsstatistikken 2014
2
1
│ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne
sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)
Bilag 1 - Side -3 af 6
Materialet er udarbejdet for at gøre det nemt at formidle viden om ændringen internt på hospitalerne og for at give basis for en dialog om, hvad den betyder lokalt for jer. Materialet er udarbejdet5 til anvendelse i alle regioner6. Der er blandt andet følgende materiale til rådighed:



Den vigtigste viden om patienternes adgang til egne sundhedsdata (nærværende dokument)
Patientrettet information og videre opfølgning
Materialer til understøttelse af yderligere videndeling og dialog:
o
PowerPoint præsentation
o
Dialogspørgsmål
o
Test din viden – tip en 13’er Svar til tip en 13ér
o
Få svar på dine spørgsmål – Frequently Asked Questions (FAQ)
Se alle de udarbejdede materialer i netværket ”Vores sundhedsvæsen – dine data” på VIS.dk7
Materialerne ligger i såvel pdf- som word-dokumenter, så I har mulighed for at tilpasse dokumenterne til jeres kontekst. Man kan samme sted komme med forslag til forbedringer eller
dele gode erfaringer.
Hvad indebærer borgerens hurtigere adgang til egne sundhedsdata?
Præcisering af ændringen
Med ændringen pr. 9. september 2015 ændres den hidtidige forsinkelse på visningen af prøvesvar, notater og epikriser. Fra denne dag kan patienterne se deres journalnotater og epikriser mellem 3 og 5 dage efter, at de er tilgængelige i diverse elektroniske systemer, der leverer
sundhedsdata til Sundhedsjournalen. De 3 dage er den ”kunstigt” indlagte forsinkelse, de 0-2
dage skyldes opdateringstekniske forhold8. Når journalindhold foreligger i elektronisk form, går
der således maksimalt fem dage, førend data er tilgængelige for patienten i Sundhedsjournalen. For prøvesvar derimod tæller de 3 dage fra prøvetagningen, og herefter tæller de 0-2 dage, fra svaret er tilgængeligt i de elektroniske systemer.
OBS! Det er udelukkende tidsrammen for patientens adgang til data, der ændres. Dataindholdet i Sundhedsjournalen ændres ikke. Det vil sige, at det er nøjagtig de samme oplysninger
som hidtil, der leveres til Sundhedsjournalen. Det vil blandt andet sige:





FMK – det fælles medicinkort (har hele tiden kunnet ses uden forsinkelse)
Sygehusenes journalnotater fra hele Danmark
Prøvesvar fra Patologiafdelingen
Prøvesvar fra Klinisk Biokemisk Afdeling
Prøvesvar fra Klinisk Mikrobiologisk Afdeling
5
Alle dele af det dialogunderstøttende materiale er udarbejdet af bl.a. repræsentanter fra alle fem regioner, herunder klinikere og patientrepræsentanter. Liste over arbejdsgruppens medlemmer kan ses på VIS.dk
6
Materialet står i øvrigt til rådighed for også andre relevante aktører, herunder for eksempel med KL.
7
http://vis.dk/node/7694/overblik
8
Hver aften indlæses data fra diverse elektroniske systemer, der leverer data til Sundhedsjournalen. I tilfælde af mange
data kan der opstå kø under denne proces. Det vil sige, at det kan ske, at data må vente med at blive leveret til Sundhedsjournalen, indtil at næste dags opdatering foregår.
2
│ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne
sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)
Bilag 1 - Side -4 af 6


Prøvesvar fra Klinisk Immunologisk Afdeling
Prøvesvar fra Billeddiagnostisk Afdeling (ikke alle regioner)
Der er lidt forskel fra region til region og fra sygehus til sygehus i forhold til, hvilke data der
leveres til Sundhedsjournalen og hvornår. Der arbejdes aktuelt på at skabe en fælles standard
for de fem regioner.
Hvem gælder ændringen for?
Ændringen gælder for alle patienter9, dvs. både somatiske og psykiatriske specialer. Der er
dog enkelte afdelinger, der ikke leverer data til Sundhedsjournalen. Det er som hidtil muligt at
se data i Sundhedsjournalen fra hele Danmark, på tværs af regionale skel.
Hvilke data kan ikke ses i Sundhedsjournalen?




Journalmateriale i papirform eller scannet materiale
Foreløbige prøvesvar
Notater fra privatpraktiserende læger, speciallæger og private sygehuse
Prøvesvar fra praktiserende læge og speciallæge uploades til Sundhedsjournalen, hvis
prøvestedet leverer data til Sundhedsjournalen.
Er du fortsat i tvivl om indholdet i Sundhedsjournalen?
Hvis du fortsat er i tvivl om, hvad der konkret er tilgængeligt for patienten fra din afdeling/enhed/din region, så spørg din nærmeste leder eller alternativt den ansvarlige for Sundhedsjournalen i din region.
Regionens systemadministration, der er ansvarlig for Sundhedsjournalen i din region, kan
kontaktes på følgende mailadresse:
Region Hovedstaden: Send mail til [email protected]
Region Midtjylland: Send mail til [email protected]
Region Nordjylland: Send mail til [email protected]
Region Sjælland: Send mail til [email protected]
Region Syddanmark: Send mail til [email protected]
Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata
Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre
data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen,
når patienten aktivt tilvælger at se dem.
9
Dog alene borgere med NemID, hvilket reelt betyder, at det er borgere, der er fyldt 15 år og har et dansk CPR-nummer,
der kan tilgå deres egen sundhedsjournal elektronisk via sundhed.dk.
3
│ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne
sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)
Bilag 1 - Side -5 af 6
Afgivelse af prøvesvar på en hensynsfuld måde
Patienten har krav på at få prøvesvar på en hensynsfuld måde10. Patientens hurtigere mulighed for adgang til egne sundhedsdata kan stille større krav til dig som sundhedsprofessionel,
når du kommunikerer skriftligt og mundtligt om for eksempel prøvetagning. I princippet skal
lægen gøre det samme som hidtil - nemlig have en god dialog med patienten om undersøgelser og prøver. I praksis skal patienterne nu også forberedes på, at de har adgang til eventuelt
kritiske prøvesvar, før de måske har fået overbragt svaret mundtligt af en læge.
Det kræver tydelig kommunikation om:








Hvilke prøver og undersøgelser, der foretages
Hvorfor prøver og undersøgelser foretages
Hvilke prøver og undersøgelser der ikke foretages (overordnet set)
Hvilken type svar, der er mulige (overordnet set)
Hvordan svar kan tolkes (fx at et ”negativt” svar kan være godt)
Hvornår svaret kan forventes at være tilgængeligt i Sundhedsjournalen
Hvem svarene skal drøftes med og hvornår, hvis der er behov for det
Hvor, hvordan og hvornår patienten skal henvende sig ved spørgsmål til prøvesvar eller
øvrige data
Ansvar for drøftelse af svar med patienten
Ansvaret for at afgive, tolke og handle på prøvesvar er det samme for jer som sundhedsprofessionelle som hidtil. Ansvaret for afgivelse og drøftelse af svar med patienten er således
fortsat placeret hos den behandlende læge, alternativt personalet på den behandlingsansvarlige afdeling/enhed11. Det er ikke en opgave, der skal løses i akutsystemet (akuttelefoner og
vagtlægeordninger). I dialogen med patienten er det vigtigt at være opmærksom på:



At patienten kan have læst svaret i Sundhedsjournalen på forhånd
At patienten ikke nødvendigvis har adgang til samme informationer som dig som sundhedsprofessionel (fx midlertidige prøvesvar eller svar, der lige er leveret til Sundhedsjournalen, hvor systemet endnu ikke er opdateret)
At patienten kan have læst, men ikke forstået – eller endda misforstået – et prøvesvar.
Det er som hidtil dit ansvar som sundhedsprofessionel at sikre en dialog med patienten, der
medfører, at prøvesvar formidles, så patienten kan forstå det.
I Sundhedslovens § 16, stk. 3 står der således: Informationen skal gives løbende og give en
forståelig fremstilling af sygdommen, undersøgelsen og den påtænkte behandling. Informationen skal gives på en hensynsfuld måde og være tilpasset modtagerens individuelle forudsætninger med hensyn til alder, modenhed, erfaring m.v12.
Ændringens betydning for organiseringen af arbejdet
10
11
12
4
Sundhedslovens §16, stk. 3
Se vejledningen om håndtering af parakliniske undersøgelser Vejledning om håndtering af parakliniske undersøgelser
Se evt. mere om juridiske forhold i Frequently asked questions (FAQ)
│ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne
sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk)
Bilag 1 - Side -6 af 6
Det skal drøftes lokalt i regi af sygehusledelsen og/eller afdelingsledelsen, hvordan de nye
muligheder kan eller skal påvirke jeres nuværende arbejdsgange.
Ændringen kan for eksempel betyde:






5
At der kan være behov for dialog om patientens nye mulighed for at se sundhedsdata
under den enkelte konsultation/stuegang.
At nogle patienter ikke vil behøve samme antal besøg i ambulatoriet som hidtil, da de
selv kan se deres prøvesvar.
At der kan være behov for en mere fleksibel tilgang til ambulatorietider inkl. tilpasset
mulighed for telefonisk adgang.
At det ikke længere er nødvendigt i samme omfang at printe journal og prøvesvar til
patienterne.
At personalet kan advisere patienten om, at de eventuelt selv kan se data i deres
sundhedsjournal i stedet for at få en printet journal med hjem.
At der kan være behov for at sikre, at der ikke er forsinkelse på skrivning af journalnotater.
│ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 1 - Side -1 af 3
Region Hovedstaden
Kongens Vænge 2
3400 Hillerød
Sendt til: [email protected]
med kopi til: [email protected]
18. juni 2015
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
CVR-nr. 11-88-37-29
Telefon 3319 3200
Fax 3319 3218
E-mail
[email protected]
www.datatilsynet.dk
J.nr. 2015-632-0124
og 2014-622-0011
Sagsbehandler
Victoria Maria Ljunggren
Direkte 3319 3214
Vedrørende adgang til patientoplysninger i regionens elektroniske systemer
1. Datatilsynet afholdt den 20. august 2014 inspektion på Rigshospitalet på
baggrund af tilsynets egen drift-sag om muligt læk af patientoplysninger til Se
og Hør.
Region Hovedstaden har i forbindelse med sagen oplyst nærmere om medarbejdernes adgang til oplysninger i visse elektroniske systemer.
Regionens svar rejser problemstillinger, som Datatilsynet finder det mest hensigtsmæssigt at behandle separat fra den oprindelige sag om muligt læk af
patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag. Med dette brev skal
tilsynet således anmode regionen om en udtalelse særligt vedrørende medarbejderes brugeradgange til personoplysninger på regionens hospitaler. Regionens svar vil dog også kunne indgå i Datatilsynets sag om muligt læk af patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag (tilsynets j.nr. 2014-6320095 og j.nr. 2014-622-0011).
2. Datatilsynet har som led i inspektionssagen spurgt nærmere ind til adgangen til personoplysninger i systemerne Nakkefold Booking og GsÅben.
Region Hovedstadens har hertil i sit brev af 15. januar 2015 til Datatilsynet
bl.a. oplyst følgende vedrørende systemet Nakkefold Booking:
”Ja, udover Rigshospitalet så benyttes systemet på Hvidovre, Herlev og Hillerød.
[…]
Ja medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på Hvidovre og
vice versa.”
Regionen har endvidere vedrørende systemet GsÅben (herunder Opus) oplyst:
”Der er p.t. 52389 åbne brugere i GS/OPUS. De har alle som minimum en læseadgang, hvilket vil sige, at man kan læse journalen på hele sygehuset, og man kan tilgå
informationer på de andre sygehuse i regionen via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks.
For at kunne logge ind i GS/OPUS kræver det, at brugeren først er logget ind via Windows login.
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 1 - Side -2 af 3
2
[…]
De manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt det er
GS/OPUS det tastes ind i, så kan de også ses af alle der har adgang, med mindre der er
tale om data på en beskyttet afdeling”
2.1. Datatilsynet skal i den forbindelse vedrørende Nakkefold Booking anmode Region Hovedstaden om at oplyse:



om det er rigtigt forstået, at medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hillerød, og at medarbejdere på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hillerød ligeledes kan se oplysninger om bookinger på Rigshospitalet,
hvilke – herunder hvor mange – medarbejdere på andre hospitaler end
Rigshospitalet, der i Nakkefold Booking har adgang til oplysninger
om bookinger på Rigshospitalet,
hvilket sagligt formål medarbejdere på et hospital i regionen har til oplysninger om bookinger på andre hospitaler i regionen.
2.2. Datatilsynet skal vedrørende GsÅben (herunder Opus) anmode Region
Hovedstaden om at oplyse:



om det er rigtig forstået, at alle medarbejdere i regionen som minimum
har læseadgang til alle patientjournaler (og eventuelt øvrige oplysninger i GsÅben om patienterne) på det sygehus, hvor medarbejderen arbejder, og i så fald
om denne læseadgang omfatter alle oplysninger i patientjournalerne,
herunder om der er forskelle i de forskellige medarbejdergruppers adgange,
hvilke medarbejdere der ikke kun har læseadgang til oplysningerne,
samt hvad disse medarbejdere har adgang til at foretage sig med oplysningerne.
Regionen bedes derudover præcisere, hvad der skal forstås ved det anførte
om, at medarbejdere på de andre sygehuse kan tilgå informationer via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks. Det bedes bl.a. oplyst:



hvilke oplysninger, der gives adgang til via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks, herunder om der gives adgang til oplysninger om alle patienter på de pågældende sygehuse,
hvilke personalegrupper der har adgang til disse oplysninger, herunder
om der er forskelle i de forskellige personalegruppers adgange,
hvilket sagligt formål medarbejderne har til adgangen.
Datatilsynet skal i den forbindelse også henvise til det i referatet af 18. december 2014 fra tilsynets inspektion anførte om, at alle sundhedsfaglige medarbejdere i regionen i GsÅben som udgangspunkt har adgang til oplysninger
om alle regionens patienter.
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 1 - Side -3 af 3
3
Endvidere bedes regionen præcisere, hvad der menes med det anførte om, at
de manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt
det er GS/OPUS, det tastes ind i, kan ses af alle der har adgang, medmindre
der er tale om data på en beskyttet afdeling. Det bedes bl.a. oplyst:


om oplysninger fra Nakkefold Booking indtastes i andre systemer end
GsÅben, og
hvad der menes med ”data på en beskyttet afdeling”.
2.3. Regionen bedes desuden redegøre for, med hvilken hjemmel/hvilke hjemler de forskellige personalegrupper har adgang til de forskellige oplysninger
på regionens hospitaler. Det bedes herunder oplyst, om adgangen for nogle
medarbejdere er teknisk begrænset til oplysninger om patienter, der er i behandling på samme behandlingsenhed, som den pågældende medarbejder er
tilknyttet, jf. sundhedslovens § 42 a, stk. 2, og stk. 11.
3. Region Hovedstaden har i brevet af 15. januar 2015 oplyst, at der ikke er
opsat nogen arkiveringsfunktion på oplysninger i Nakkefold Booking, og at
det er forskelligt fra hospital til hospital, hvor lang tid oplysningerne gemmes.
Ældst er de på Rigshospitalet, hvor de første oplysninger er fra 2004.
Det følger af persondatalovens § 5, stk. 5, at indsamlede oplysninger ikke må
opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i
et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil
oplysningerne behandles.
Datatilsynet skal anmode Region Hovedstaden om at oplyse, hvad regionen
gør for at sikre, at patientoplysninger slettes i overensstemmelse med persondatalovens § 5, stk. 5, herunder om der er fastsat interne slettefrister.
Datatilsynet forudsætter i øvrigt, at sletning af oplysninger sker i overensstemmelse med sletningsfristen i regionens anmeldelse af ”Patientbehandling
i regionalt regi”. Såfremt sletningsfristen ønskes ændret, skal anmodning herom indgives til Datatilsynet.
Svar bedes være Datatilsynet i hænde senest den 14. august 2015.
Med venlig hilsen
Maiken Christensen
Chefkonsulent
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 2 - Side -1 af 6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 2 - Side -2 af 6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 2 - Side -3 af 6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 2 - Side -4 af 6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 2 - Side -5 af 6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse
vedrørende adgang til data
Bilag 2 - Side -6 af 6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Region Hovedstaden
Bilag 1 - Side -1 af 16
Center for It, Medico og Telefoni
Overordnet status på
drift og udvikling –
orientering fra CIMT
August 2015
Center for It, Medico og Telefoni Region Hovedstaden
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
Indholdsfortegnelse
CIMT
Bilag 1 - Side -2 af 16
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
4
CIMT SERVICEDESK ...................................................................................... 3
Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk .....................3
Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk ..................4
Antal indkomne og lukkede sager ....................................................................5
SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT ...................................................................... 6
Systemsvartider ................................................................................................7
Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk....................8
STØRRE AKTIVITETER ................................................................................. 9
Tværregionale projekter ...................................................................................9
Projekter i CIMT og Region Hovedstaden ....................................................10
BAGGRUND ................................................................................................... 16
Dette er 12. afrapportering vedrørende udviklingen i systemdriften,
sagshåndteringen, væsentligste aktiviteter samt driftsforbedrende tiltag
og udviklingstiltag for Center for It, Medico og Telefoni i Region
Hovedstaden.
Vores vigtigste opgave er at sikre sammenhængende og stabile itsystemer, medicoteknisk udstyr og telefonisystemer til Region
Hovedstadens ansatte og derved sikre gode forudsætninger for en
højere kvalitet og effektivitet i patientbehandlingen.
Direktionen i CIMT
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
2
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -3 af 16
1 CIMT SERVICEDESK
CIMT Servicedesk er den centrale indgang for brugerhenvendelser og det er via denne, at størstedelen af
sagerne håndteres. Den fælles CIMT Servicedesk sikrer en forbedret og ensartet service af brugerne i
regionen. Via den fælles CIMT Servicedesk kan brugerne trykke sig videre og blive stillet om til enten
Servicedesk, som håndterer generelle it-problemer, eller Klinisk Servicedesk, der håndterer spørgsmål
vedrørende brugen af de kliniske it-systemer (OPUS/GS, EPM, ORBIT og MIRSK) (se afsnit 2.2.).
Hver gang en bruger kontakter CIMT, oprettes en sag, uanset om sagen løses øjeblikkeligt eller kræver
yderligere sagsbehandling. En sag kan være et incident, hvor brugeren oplever fejlende eller manglende itservice, eller service requests, hvor brugerne anmoder om ex. opsætning af en computer eller installation af
et program. En sag bliver først betragtet som lukket, når den er løst tilfredsstillende for brugeren, da der tages
højde for en periode på 7 dage, hvori brugeren kan klage, såfremt de ikke er tilfredse med sagens afslutning.
1.1
Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk
Henvendelser til Servicedesken kan ske enten telefonisk eller gennem vores selvbetjeningsportal, CIMT
Service. Størstedelen af henvendelserne til CIMT Servicedesk sker telefonisk. I juli udgjorde de telefoniske
henvendelser således ca. 86 % af alle henvendelserne.
Grafen nedenfor viser antallet af henvendelser til CIMT Servicedesk (blå), den gennemsnitlige ventetid (rød)
samt hvor mange afbrudte opkald der er (lilla).
Håndtering af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk 2014-2015
35.000
31733
28.038
30.000
26.173
25.525
05:02
31426
30243
30169
28483
26.647
26145
04:19
04:24
25.000
03:36
Aksetitel
21.064
20852
03:24
20.000
02:45
15.000
10.000
02:44
02:23
02:10
02:17
01:58
01:52
01:43
01:26
01:16
5.000
0
02:53
03:02
2.092
aug
1.742
Sep
2.553
Okt
3.399
3.755
4261
Nov
Dec
Jan
præsenterede opkald
4752
4127
Mar
Apr
2865
Feb
Antal afbrudte opkald
00:56
5579
3056
Maj
Jun
1012
Jul
00:43
00:00
Gennemsnitlig ventetid
I maj og juni har efterspørgslen ligget konstant på ca. 30.000 henvendelser, men falder betydeligt ved
sommerferiens start. Udsvingene på denne graf følger dermed sæsonbetonede udsving. Den gennemsnitlige
ventetid var høj i maj på grund af sygdom og følgende underbemanding i servicedesken. Samtidig var der en
række projekter, herunder sammenlægningen af Herlev og Gentofte hospital, samt periodiske udfordringer
3
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -4 af 16
med netværk. Dette har medført enkelte dage i maj med usædvanlig mange henvendelser til servicedesken og
deraf meget længere svartid på de dage. Det er årsagen til, at den gennemsnitlige ventetid var højere i maj
end juni på trods af, at der set over de to måneder var samme antal henvendelser.
Udviklingen i antallet af afbrudte opkald svinger med nogenlunde samme frekvens som de to andre kurver,
hvilket indikerer, at man endnu ikke er helt nede på det ”naturlige leje”1 for antal afbrudte opkald.
1.2
Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk
Tabellen viser i hvilken grad CIMT Servicedesk overholder servicemål for svartider (blå) og
straksafklaringer (rød). Begge mål stammer fra serviceaftalen, der beskriver det aftalte serviceniveau. En
straksafklaring betyder, at brugeren får løst sin sag over telefonen ved første kontakt. Det er en målsætning
for CIMT, at minimum 60 % af alle henvendelser straksafklares (rød stiplet linje). Der er ligeledes et
servicemål for svartider, hvor målsætningen er, at 80 % af brugerne maksimalt må vente i fem minutter, før
de kommer igennem til en medarbejder (blå stiplet linje).
Straksafklaringer og antal besvaret inden for 5 min
100%
95%
95%
90%
85%
80%
75%
84%
82%
80%
81%
83%
84%
82%
83%
81%
SLA for svartid
81%
82%
85%
80%
Besvaret inden for 5 min.
78%
70%
72%
SLA for straksafklarede
73%
65%
straksafklarede
67%
60%
55%
50%
november december januar
februar
marts
april
maj
juni
juli
Siden sidste rapport, har SLA-opfyldelsen på opkald besvaret inden for 5 minutter været varierende. I maj
har man ikke levet op til SLA-målene på 80 %.jf. ovenstående. Andelen af besvarede opkald har været over
SLA i både juni og juli og ligger på det højeste niveau vi har målt i år.
Straksafklaringer har siden november ligget stabilt over SLA. Således får mere end 80 % af alle brugere løst
deres sag ved første telefoniske kontakt.
1
Det ”naturlige leje” for antal afbrudte opkald er det niveau, hvor det ikke længere er muligt at reducere antallet ved at
forbedre service eller øge ressourcerne. Når det ikke er muligt at komme helt ned på 0 % uafbrudte opkald så skyldes
det, at der altid vil være nogle brugere som enten bliver nødt til at lægge på før de når igennem eller som får løst deres
sag på anden vis mens de sidder med røret. Det kan fx være ved at de selv husker løsningen eller at en kollega hjælper
dem.
4
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -5 af 16
1.3
Antal indkomne og lukkede sager
Den røde og grønne graf nedenfor viser omfang og tendens i mængden af hhv. indkomne og lukkede sager.
Den giver dermed et indtryk af det flow af sager, der er igennem CIMT og dækker både sager, der modtages
telefonisk, samt sager som oprettes igennem selvbetjeningsløsningen.
Den blå graf viser hvor stor en procentdel af de sager, som ikke løses ved første telefoniske kontakt, der løses
inden for de aftalte serviceniveauer (SLA). Hvis sagen ikke kan løses ved første henvendelse, bliver sagens
kritikalitet vurderet og den sendes til en sagsbehandler med den nødvendige faglighed. Der gælder
forskellige servicemål for kritikalitetsniveauerne. Sager med høj kritikalitet skal selvsagt håndteres hurtigere
(inden for tre dage) end sager med medium eller normal kritikalitet (hhv. fem og ti dage).
Antal indkomne og lukkede sager 2014-2015
40000
95%
92%
91%
35661
37316
35000
34357
89%
87%
31265
31102
34304
30742
87%
30000
30473
30550
86%
28327
30746
34129
87%
31233
34386
85%
30255
31089
85%
30980
29502
81%
27383
80%
90%
34753
25153
25000
25776
80%
78%
20000
75%
15000
70%
sep-14
okt-14
nov-14
dec-14
antal indkomne
jan-15
feb-15
antal lukkede
mar-15
apr-15
maj-15
jun-15
jul-15
Sager løst inden for SLA
Siden den sidste rapportering i april, har der været store udsving i både antal indkomne og lukkede sager.
Den varierende sagsmængde kan i høj grad tilskrives sommerferien. Sagsløsningsgraden var , lav i maj på
baggrund af både sygdom samt øget belastning fra bl.a. hospitalssammenlægningerne, men har siden
bevæget sig i positiv retning. Tendensen er, at mængden af lukkede sager tilsvarer antallet af indkomne
sager.
Sagsløsningsgraden ligger dog under det fastsatte SLA-niveau der definerer, at 90 % af de ikkestraksafklarede sager skal løses jævnfør kritikalitet og relaterede servicemål.
For at sikre en løbende forbedring og udvikling af de brugerrettede services, og bibeholde det høje niveau,
har CIMT bl.a. implementeret driftmålstyring, hvor alle organisatoriske enheder løbende følger op på den
aktuelle driftssituation. Dette sikrer et konstant fokus på antallet af både indkomne og lukkede sager.
5
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -6 af 16
2 SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT
Systemdriften er en samlebetegnelse for drift og support af de kritiske systemer. På nuværende tidspunkt
drifter og supporterer CIMT en stor systemportefølje. Af disse er 12 af dem kategoriseret som kritiske. Dette
indebærer bl.a., at de indgår i Serviceaftalen, hvori der er fastlagt konkrete aftaler om supportniveau og
systemernes tilgængelighed. CIMT arbejder løbende for at udvide og forbedre målingerne på systemerne
med henblik på at sikre den bedst mulige brugeroplevelse. Der er pt. systematiske målinger på nedenstående
kritiske systemer:
System
Beskrivelse
Regionens operationsplanlægningssystem til booking, aflysninger, afvikling,
ressourcestyring m.m.
Labka II
Laboratorieinformationssystemer, der anvendes af klinisk-biokemiske afdelinger samt til
rekvisition af og søgning på laboratoriesvar i regionen.
Blodinfo II
System til bestilling af blodprodukter til brug i behandling af patienter – ex. plasma.
Patologi
Laboratorieinformationssystem til rekvisition og svar på histologiske og cytologiske
analyser.
Web 1000
Anvendes til at se billeder i røntgensystemet RIS/PACS.
GS (grønt
Patientadministrativt system, der sammen med OPUS anvendes til registrering af patientens
system)
forløb fra henvisning til afslutning.
WWBakt
Webbaseret overbygning til det mikrobiologiske laboratoriesystem ADBakt, der giver
rekvirenten adgang til at søge på prøvesvar, printe prøvesvar m.m.
EPM3
Elektronisk Patient Medicinering, et it-værktøj, der anvendes på alle regionens hospitaler til
dokumentation og aflæsning af patienters medicineringsstatus
Opus notat
Et modul i Opus arbejdsplads, der bruges til at skrive notat til patientkontakter
Mail/kalender System til at sende og modtage e-mails samt organisere kalender og kontaktpersoner
Orbit
6
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -7 af 16
2.1
Systemsvartider
Nedenstående tal fra CIMT’s monitoreringssystem viser, hvor godt de kritiske systemer håndterer
efterspørgsler fra brugerne. Tallene er aggregerede tal, der udtrykker et gennemsnit af den procentvise
overholdelse af de tidsgrænser, der er sat for forskellige typer handlinger på tværs af hospitalerne i Region
Hovedstaden. Herunder er det eksempelvis defineret, at et login på et system maksimalt må tage 15
sekunder. En søgning derimod, må ikke tage mere end 3 sekunder. En værdi på 100 udtrykker, at systemet i
alle tilfælde på tværs af alle lokationerne håndterede en given handling indenfor den fastsatte tærskelværdi
(for uddybende information – se kapitel 4).
Orbit
SLA
Labka II
Blod-info
2
Patologi
via Opus
Web
GS
WWBakt
EPM3
Opus
Notat
Mail/
Kalender
1000
99,80%
99,80%
99,40%
99,00%
99,00%
99,40%
98,50%
99,80%
99,40%
99,40%
Januar
94,30%
99,80%
99,40%
99,70%
98,70%
100,00%
100,00%
99,10%
99,00%
76,40%
Februar
94,00%
99,80%
99,70%
100,00%
97,80%
100,00%
100,00%
98,80%
97,30%
82,90%
Marts
93,00%
99,95%
98,62%
100,00%
98,14%
100,00%
100,00%
98,24%
99,49%
85,44%
April
92,28%
99,91%
95,08%
100,00%
98,91%
99,99%
100,00%
97,21%
99,63%
88,29%
Maj
99,99%
99,79%
95,77%
100,00%
99,02%
100,00%
99,95%
98,18%
99,66%
98,09%
Juni
100,00%
99,92%
95,61%
100,00%
99,01%
99,17%
100,00%
98,54%
99,50%
97,39%
95,01%
99,99%
99,25%
99,99%
100,00%
99,06%
99,64%
91,03%
Juli
100,00%
ingen data
2
Der kan overordnet måles en positiv tendens.
Dog viser målingen på den webbaserede mail/kalender et fald i performance. Det skal påpeges, at denne
måling dækker den webbaserede mail/kalender, men ikke de outlook-klienter, der anvendes hyppigst og hvor
CIMT netop har afsluttet en omfattende opgradering (se kapital 3). Der pågår et arbejde med at udvide
overvågningen, så hele exchange-miljøet dækkes. Det kan allerede nu konstateres, at en tilfredsstillende
performance er genoprettet i august.
På Blodinfo 2 har performance været faldende i maj, juni og juli, hvilket skyldes problemer med en lokalitet,
Frederikssund. På de øvrige lokaliteter har svartiderne været over SLA.
På RIS/PACS-området anvendes en række forskellige systemer, hvoraf det kun er web1000, der anvendes på
de klinisk rekvirerende afdelinger, som indgår i svartidsrapporten ovenfor. De øvrige systemer anvendes
primært af de billedproducerende afdelinger. Flere af disse, herunder WEB 1000, er forældede og giver
derfor nogle udfordringer. Dette er en af de væsentligste årsager til at der gennemføres et projekt i Region
Hovedstaden med implementering af nyt RIS/PACS-system på tværs af alle regionens hospitaler. Status for
dette fremgår af kapitel 3.
2
Målingen på LabkaII er blevet sat i bero på midlertidig basis, da målingen påvirkede systemdriften negativt. En
løsning forventes at være på plads i løbet af efteråret.
7
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -8 af 16
2.2
Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk
Figurerne nedenfor viser udviklingen i de telefoniske henvendelser til Klinisk Servicedesk, der har åbent i
hverdage mellem 8-16 (fredag 8-15) og håndterer henvendelser vedrørende de kliniske systemer: GS
Åben/OPUS, EPM3, Orbit og Mirsk. Graferne viser antallet af indkomne opkald (blå) og antallet af afbrudte
opkald (lilla).
Håndtering af opkald i Klinisk Programhjælp 2014-2015
5.000
4304
4.500
4137
4102
3822
4.000
3.500
4417
4262
3902
3749
3513
3.003
3.000
3247
3132
2.802
2.500
2.000
1.500
1.000
500
383
269
jul
aug
445
467
sep
okt
380
315
367
410
307
259
316
nov
dec
jan
feb
mar
apr
maj
460
208
0
præsenterede opkald
jun
jul
Antal afbrudte opkald
Mængden af opkald til klinisk Servicedesk i 2015 udviser en betydelig variation, hvor der i juni var det
højeste antal henvendelser i næsten to år. Den kliniske Servicedesk virker i mindre grad til at være påvirket
af sæsonudsving end CIMT Servicedesk. Dette afspejler sig også i den høje SLA-overholdelse (rød linje)
nedenfor.
SLA-overholdelse i Klinisk Servicedesk
93%
95%
91%
90%
90%
89%
90%
87%
85%
85%
86%
85%
80%
75%
70%
nov
dec
jan
feb
SLA - 80 % inden for 5 min
mar
apr
maj
jun
jul
Andel besvaret inden for 5 min
8
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -9 af 16
3 STØRRE AKTIVITETER
3.1 Tværregionale projekter
SUNDHEDSPLATFORMEN
Hovedformålet er at samle oplysninger om
patienten i én elektronisk journal. Det
skaber overblik og høj sikkerhed for
patienter og sundhedspersonale i
Østdanmarks hospitalsvæsen.
Dette giver mere sikre og
sammenhængende behandlingsforløb.
Samtidig bliver det lettere for patienten at
følge med i og spille en aktiv rolle i egen
behandling. Derudover erstatter
Sundhedsplatformen mere end 30 itsystemer og giver sundhedspersonalet
mere tid til at fokusere på patienten og den
høje faglige kvalitet. Endelig understøtter
Sundhedsplatformen den papirløse
arbejdsgang på hospitalerne og giver
større sammenhæng og bedre planlægning
af patientens behandlingsforløb
Arbejdet med at implementere en ny fælles Sundhedsplatform for
Region Hovedstaden og Region Sjælland startede i maj 2014 og
forventes afsluttet ultimo 2017 med udrulning af
Sundhedsplatformen på alle hospitaler og sygehuse i hele
Østdanmark.
Sundhedsplatformen er på plan i forhold til Go-live i 2016. Der
sker løbende justeringer af de mere detaljerede tidsplaner for de
enkelte projekter frem mod denne dato.
Sundhedsplatformen er i fase 3, som er ’Build-fasen’, hvilket
blandt andet betyder at det kliniske indhold og de nye
arbejdsgange opsættes i systemet. Omfanget af dette arbejdet har
betydet mindre justeringer i tidsplanen som dog ikke har betydning
for Go-live tidpunktet som fortsat afholdes på Herlev og Gentofte
hospital i maj 2016. I fase 3 er arbejdet vedrørende klargøring af
Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet tillige påbegyndt
som planlagt.
Programmet for Sundhedsplatformen er i gang med at planlægge
overgangen til fase 4 som forventes medio september. Fase 4
forløber frem til Go-live i maj 2016 og aktiviteterne i denne fase
består hovedsagligt af færdiggørelse af systemopsætning, test,
uddannelse og planlægning af Go-live.
EGENLEVERANCEPROGRAMMET Der er etableret 11 egenleveranceprojekter/opgaver. De er
organiseret i et samlet program (Egenleveranceprogrammet), og
Programmet skal sikre, at en række
der er klarhed over det linjemæssige ansvar.
forudsætninger for Sundhedsplatformen
(SP) er etableret forud for go live i maj
2016.
På nuværende tidspunkt er projekterne i kontrol og har fornuftig
fremdrift.
Der er 7 af egenleverancerne der er i planlægnings- og
scopingsfasen. For at sikre den fortsatte fremdrift, er der allokeret
betydelige interne og eksterne ressourcer til opgaven. Endelig er
der 2 af de 7 projekter hvor behovene er under uddybning i
Sundhedsplatformen.
PRÆHOSPITAL
PATIENTJOURNAL (PPJ)
Hovedformålet er at erstatte den
nuværende præhospitale papirjournal med
Egenleverancerne skal være endeligt i drift maj 2016 med intern
deadline til SP test 17. januar 2016.
Projektet følger tidsplanen.
Projektet er opdelt i to faser. I fase 1 skal den elektroniske journal
implementeres i alle ambulancer, akutlægebiler og sygetransporter.
I fase 2 skal den elektroniske journal integreres med
9
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -10 af 16
en elektronisk journal, herunder at
installere det nødvendige udstyr i
ambulancer og akutlægebiler.
regionsspecifikke kliniske systemer - herunder
Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden.
Projektet er et samarbejde mellem de fem
regioner og CSC ScandiHealth, der er
hovedleverandør.
Region Hovedstaden, der var udpeget til pilotmyndighed, gik i fuld
drift d. 9 marts 2015. Anvendelse af PPJ i sygetransporter er dog
på grund af systemmæssige udfordringer udskudt indtil videre.
PRAKSYS
Projektet skal, i samarbejde med CSC
Scandihealth, levere en fælles it-platform,
der skal understøtte arbejdsgangene og
administrationen af praksissektoren i
samtlige regioner og kommuner.
Systemforvaltningen af systemet er besluttet placeret i Region
Nordjylland, og overdragelse fra projekt til systemforvaltning er i
gang. Sideløbende hermed implementeres i projektregi en række
optimeringer.
Projektet er i gang med konstruktionsfasen, og implementering er
planlagt til at påbegynde i den første region den 1. januar 2016.
Imidlertid kan der forventes en forsinkelse på tre måneder i
konstruktionsfasen, som kan påvirke implementeringsdatoen. Pt. er
det ikke muligt at vurdere den potentielle samlede forsinkelse som
følge af dette.
Der arbejdes med flere metoder for at minimere konsekvenserne af
forsinkelserne. Der er fortsat et konstruktivt samarbejde med
leverandøren omkring en revideret tidsplan med henblik på at
minimere forsinkelse samt at undgå væsentlige merudgifter i
forhold til det oprindelige budget.
3.2
Projekter i CIMT og Region Hovedstaden
EKG
Projektet skal konsolidere det eksisterende
sortiment af systemer til at måle EKG ved
at etablere en fællesregional digital
løsning, der i højere grad end de
eksisterende løsninger understøtter
kommunikation af data på tværs.
Projektet er tidligere blevet ca. 14 uger forsinket på grund af
afklaring af datacenter løsning.
Projektet har, på trods af forsinkelsen, kunnet gennemføre
hovedleverancerne for 1. halvår af 2015. Dette indebærer
migrering af data, igangsættelse af integration mod EPIC
(Sundhedsplatformen) samt planlægning af evaluering
Derudover er der i forberedelsen af pilot samt idriftsættelse
afsendt implementeringsaftaler til hospitalerne og samarbejdet
mellem medarbejdere hos hhv. CIMT og hospitalerne er startet.
Projektet forventes fortsat at være færdigt december 2015.
MARS
Projektet følger tidsplanen
Systemet skal sikre mulighed for en effektiv
og ensartet registrering af medicoteknisk
apparatur og tilhørende aktiviteter.
Den 1. august blev ansøgnings - og anskaffelsesmodulet idriftsat i
hele regionen. Det vil sige, at alle 2016-ansøgninger angående
10
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -11 af 16
Fokus for MARS-projektet er at få
implementeret
ansøgnings/anskaffelsesmodulet Medusa på
samtlige hospitaler i regionen. Formålet
med modulet er at håndtere ansøgninger
om medicoteknisk udstyr fra hospitalerne
medicoteknisk udstyr vil blive indført og behandlet i Medusa på
samtlige virksomheder.
Ansøgningerne behandles i forbindelse med
apparaturudvalgsmøderne og behandles regionalt fra september til
december 2015.
Systemet skal overordnet give mulighed for
opfølgning på alt medicoteknisk udstyr og Projektet forventes at være færdigt december 2015.
dermed danne basis for den daglige
support i forbindelse med vedligeholdelse
og rekvirering af reservedele. Endvidere
skal projektet sikre en systematiseret
arbejdsgang for håndtering af ansøgninger
og anskaffelse af medicoteknisk udstyr..
NETVÆRKSPROGRAMMET
Netværksprogrammet følger tidsplanen.
Opgradering af LAN og WLAN
gennemføres over en årrække på alle
regionens adresser. Opgraderingen sker
gennem omfattende udskiftning af
hardware.
Endvidere vil programmet på det trådløse
netværk opgradere, udvide og renovere
dækningen og kapaciteten.
De eksisterende projekter, Konsolidering af det trådede netværk
(LAN) og opgradering af trådløst netværk (WLAN), er blevet slået
sammen i netværksprogrammet. Dette er med til at sikre en mere
effektiv udnyttelse af ressourcer ift. til de opgraderingsopgaver, der
før lå i de enkelte projekter.
På baggrund af skærpede budgetmæssige krav, er udrulningen af
Programmets leverancer skal planlægges i LAN-konsolidering blevet tilrettelagt med henblik på at sikre den
forhold til Sundhedsplatformens
bedst mulige platform for implementeringen af
udrulningsplan på de forskellige lokationer Sundhedsplatformen.
i regionen.
Scope for netværksprogrammet i 2015 er i juni blev udvidet med
WLAN stabiliseringsleverancer for Bispebjerg Hospital,
Rigshospitalet, Hvidovre Hospital samt fremrykke idriftsætning af
det nye WLAN på Herlev hospital for bygningerne Sengetårnet og
Behandlingsbygningen. Udvidelsen af scope for 2015 sker for at
imødekomme Sundhedsplatformens udrulningsplan.
Programmet forventer at have WLAN 75 % færdigt på Herlev
Hospital ved udgangen af 2015. Ligeledes forventes 50 % af
WLAN på hhv. Rigshospitalet og Bispebjerg Hospital at være
færdigt.
Projektet forventer ligeledes ultimo 2015, at blive færdig med LAN
på Glostrup hospital, samt at have nået størstedelen af
opgraderingen på hhv. Herlev Hospitalet, Bispebjerg Hospital,
Psykiatrien og Den Sociale Virksomhed.
11
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -12 af 16
NETVÆRKSPROGRAMMET –
TELEFONISTABILISERING
Projektet skal skabe øget stabilitet i et
telefonisystem, der håndterer ca. 15.000
telefoner, via konsolidering og
modernisering af komponenter.
Forudsætning for at der kan opgraderes
er, at omstillingerne på Gentofte Hospital,
Herlev Hospital, Glostrup Hospital og
Hvidovre Hospital flyttes til en fælles
omstillingsløsning.
Projektet er gennemført og afsluttet den 30. juni 2015.
Det nye telefon-omstillingssystem, CMG-NOW, er idriftsat på
CIMT, Herlev Hospital, Glostrup Hospital, Hvidovre Hospital og
Gentofte Hospital, Regionsgården og senest på Nordsjællands
Hospital. Der er idriftsat 7 nye omstillinger bestående af 37
omstillingsborde – alt gennemført i løbet af 1. halvår 2015.
Idriftsættelse af telefonisystemet blev gennemført den 25. april
2015. Der er udtrykt stor ros til CIMT for kommunikation og
information.
Der føres en tæt dialog med de berørte hospitaler og virksomheder,
med henblik på at sikre en hurtig håndtering af eventuelle fejl.
CAPTIA
Hovedformålet med projektet er
forenkling, modernisering, bedre drift og
forberedelse til fremtidigt samlet ESDH
udbud. Dette gøres ved at samle de
eksisterende Captia-løsninger, samt en
delmængede af de resterende EDSH
systemer i et nyt og moderne ESDH
system, Workzone.
Workzone bruges til arkivering og styring
af sagsdokumenter, blandt andet i
forbindelse med borgehenvendelser,
aktindsigter, klager, miljøsager og generel
lovpligtig dokument arkivering.
Projektet har fået godkendt ny tidsplan der i forhold til sidstestatus
forsinker projektet med to måneder. Projektet forventes afsluttet
medio december.
Grunden til forsinkelsen skyldes tekniske udfordringer med
etablering af servermiljøerne samt fejl i overførelsen af data i
forbindelsen med hjemtagning af data fra den eksterne leverandør.
Projektet er nu i implementeringsfase og har netop succesfuldt
overført det første dataload fra Regionsgårdens Captia database.
Yderligere er alle servere oppe at køre og klar til at blive testet og
driftssat inde for den kommende periode.
Implementeringsaftaler er fremsendt til direktionerne.
I den kommende periode vil fokus ligge på planlægning af
undervisning, test samt konfigurering af Workzone.
Med den nye løsning forventes bedre
økonomi, simplere drift og øget kapacitet.
EXCHANGE
Mail og kalender er et af de systemer, der
medfører flest supportsager. Det er
estimeret at ca. 35 % af disse, skyldes
lange svartider for brugerne og
manglende driftsstabilitet.
Løsningen består bl.a. af en migreringen
af brugerne i Region Hovedstaden til en
ny platform, der skal sikre bedre
systemsvartider og den fornødne
driftsstabilitet.
Projektet er gennemført og er under afslutning
CIMT har pr. august 2015 opgraderet regionens mail og kalender
system til nyeste version (Exchange 2013).
Det betyder, at brugerne vil opleve at deres mail - og
kalenderfunktionalitet er blevet stabil og at applikationen fungerer
hurtigere end tidligere.
Selve Outlook-applikationen er den samme som før, mens den
webbaserede (webmail) version er opgraderet fra v. 2010 til v.
2013.
Regionen har med projektet etableret sin mail- og
kalenderfunktionalitet på nyeste version, baseret på en
12
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -13 af 16
understøttende IT-infrastruktur, der sikrer området et
kapacitetsmæssigt overskud og dermed et tidssvarende mail- og
kalendersystem nogle år frem.
Således er der overført 80.000 postkasser fra 2010-platformen til
den ny 2013-platform. Der er etableret en ”up to date” infrastruktur
under systemet, hvorfor der nu er tilstrækkelig kapacitet til at sikre
en stabil og sikker mail- og kalenderservice for regionens brugere.
Projektet er blevet gennemført uden større gene for brugerne.
WINDOWS 7
Projektet følger planen
Windows 7 projektet opgraderer alle
nuværende pc’er fra Windows XP til
Windows 7 og sikrer dermed en øget
sikkerhed og stabilitet for IT systemerne.
It- og Afbureaukratiseringsudvalget fik den 24. februar forelagt en
plan for den resterende del af opgraderingerne.
Region Hovedstaden er ved at opgradere
alle regionens pc’ere til Windows 7. Der
er tale om et omfattende projekt, som også
realiserer regionens desktopstrategi og
delvist printstrategien. Efter projektet er
tilendebragt, vil der være et langt bedre
overblik over regionens pc’ere, printere
og applikationer. Hertil kommer, at der vil
være højere it-sikkerhed, bedre kontrol
over applikationsporteføljen og større
brugervenlighed.
OMLÆGNING AF REGION
HOVEDSTADEN ELEKTIVE
LABORATORIUM (RHEL)
Projektet udspringer af budgetaftalen for
2015 og blev besluttet af Regionsrådet 23.
september 2014. Hovedformålet er at
samordne den klinisk biokemiske
laboratoriebetjening af praksisområdet
både organisatorisk og fysisk.
Beslutningen indebærer bl.a., at Region
Hovedstadens Elektive Laboratorium
nedlægges, og laboratorie- og
analysefunktionen fremover varetages af
hospitalernes laboratorier og fordeles
svarende til de medicinske
optageområder.
RHEL anvender laboratoriesystemet
Planen indebærer, at alle de ”almindelige” pc’ere vil være
opgraderet med udgangen af september måned 2015, mens kritiske
og specielle pc’ere vil være afsluttet i januar måned 2016
Der er medio august måned opgraderet i alt ca. 34.600 pc’ere.
Projektet følger tidsplanen.
Projektet kræver en række IT-tilpasninger til bl.a.
laboratoriesystemet Labka, som anvendes af hospitalerne. Det
betyder, at en række systemer skal omlægges til Region
Hovedstaden, hvilket betyder at både data og servere skal flyttes.
RHEL’s ni blodprøvetagningssteder skal have omlagt deres IT til
Region Hovedstadens netværk og systemer. Medicoudstyr skal
flyttes, og det skal sikres, at udstyret virker på de nye lokationer,
og endelig skal flytningen af alle RHEL’s medarbejdere
understøttes på de nye lokationer.
Styregruppen for RHEL-omlægningen godkendte den 23. juni ITprogrammets forslag til løsningsbeskrivelse for IT-omlægningen af
RHEL. Herefter har projektet igangsat udarbejdelsen af
specifikationer og krav samt bestilling af løsninger hos diverse
leverandører af bl.a. flytning af infrastruktur som netværk, telefoni
mv. samt udvikling af forskellige systemer herunder
13
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -14 af 16
NetLab samt en række andre systemer med
integrationer hertil, mens regionens
øvrige laboratorier anvender LABKAII.
Omlægningen indebærer, at der fremover
skal anvendes ét laboratoriesystem i
regionen
laboratoriesystemet Labka, rekvireringssystemet Webreq, EKGløsning, logistik og kvalitetssystemer mv.
Projektet forventes færdigt, så hospitalernes laboratoriebetjening af
praksissektoren kan træde i kraft per 1. januar 2016.
Omlægningen skal ske med virkning fra 1.
januar 2016.
HOSPITALSSAMMENLÆGNINGER
2015
Baggrunden for sammenlægningen er krav
til opdaterede organisationsstrukturer før
opsætning af Sundhedsplatformen.
Dette har indvirkning på hospitalets itbrugere og alle it-systemerne. Herudover
bliver patientdata og indlagte patienter
flyttet til den ny samlet hospitalsstruktur
Hospitalerne vurderer, at
sammenlægningerne vil skabe en mere
entydig hospitalsstruktur i Region
Hovedstaden, bedre fordeling af patienter
og bedre patientforløb samt bedre
forskningsmiljø og endelig: Fokus og
Forenkling i en stærk og effektiv
organisation.
RIS/PACS
Projektet skal skabe et hurtigere og mere
stabilt billeddiagnosticeringssystem via en
konsolidering af Region Hovedstadens
eksisterende RIS/PACS-miljøer til et fælles
system.
RIS/PACS anvendes til lagring og visning
af billeddiagnostisk materiale – bl.a.
røntgenundersøgelser.
Projektet overholder tidsplanen, og den 1. sammenlægning af
Herlev og Gentofte Hospital er gennemført efter planen og til
tiden.
De nye hospitalsnavne og datoer for sammenlægningerne er:
1. Herlev og Gentofte Hospital blev sammenlagt d. 8.-10. maj
2015
2. Rigshospitalet, d. 4.-6. september 2015 (kaldenavnet bliver
Rigshospitalet Blegdamsvej og Rigshospitalet Glostrup)
3. Glostrup Medicinsk afdeling under HVH, d. 4.-6.
september 2015
4. Amager og Hvidovre Hospital, d. 4.-6. december 2015
Projektet forventes afsluttet i 2015.
Projektet holder sig inden for de økonomiske rammer, men er
udfordret på fremdriften på grund af udfordringer med den
tekniske løsning.
Der er derfor over sommeren arbejdet intensivt på at forbedre
driftsstabiliteten af systemet med fokus på at sikre stabil drift på
Amager Hospital. Endvidere har både CIMT, leverandør samt
hospitalerne prioriteret flere ressourcer til projektet med henblik på
at sikre den fornødne driftsstabilitet inden systemet idriftsættes på
øvrige hospitaler.
En vigtig aktivitet i den forbindelse er, at der er blevet arbejdet
med opsætning af automatiserede målinger af svartider og oppetid,
så systemets ydelse kan monitoreres løbende.
Forberedelserne af implementeringen på Amager og Hvidovre
14
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -15 af 16
Hospital går som planlagt og der tilbydes løbende undervisning i
systemets funktioner. RIS/PACS forventes idriftsat på Amager og
Hvidovre Hospital medio september.
15
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra
CIMT
Bilag 1 - Side -16 af 16
4 BAGGRUND
@ 1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk
Servicedesken er CIMT’s primære kontaktflade til brugerne og modtager hver uge flere tusinde opkald.
Figuren viser udviklingen i nøgletal for CIMT Servicedesk.
@ 1.2 Straksafklaringer og svartider
Målet for hvor stor en andel af opkaldene som skal besvares inden for fem minutter er blevet hævet til 80 % i
det nye servicekatalog. Da det er en meget stor del af alle henvendelser, som foregår telefonisk, er dette et
centralt mål for brugernes oplevede service.
Straksafklaringerne er ligeledes af stor betydning. En straksafklaring betyder, at en sag løses ved første
kontakt. Dette er en vigtig forudsætning for, at brugerne hurtigst muligt kan komme videre i deres daglige
virke. Målsætningen er i det nye servicekatalog ændret til, at minimum 60 % af alle sager løses ved første
kontakt.
@1.3 Antal indkomne og lukkede sager
Figuren viser det samlede antal registrerede sager (rød graf), der håndteres af CIMT og eksterne
leverandører. I forbindelse med en henvendelse, både telefoniske og via serviceportalen på intranettet,
registreres en sag i overensstemmelse med sagens kritikalitet. Henvendelsen prioriteres ud fra bl.a.
henvendelsens art/emne, antal berørte brugere og risikoen for fx patientsikkerhed eller produktionsstop.
Henvendelsen kategoriseres derefter som Kritisk, Høj, Medium eller Normal.
Udover antal registrerede sager, så viser figuren også antallet af sager som er lukket (dvs. løst) i den givne
periode, samt hvor stor en andel af de sager, som ikke løses ved første kontakt, der løses indenfor de aftalte
tidsrum. SLA står for Service-level-agreement. Hvis sagen ikke kan løses ved første henvendelse, bliver
sagens kritikalitet vurderet og den sendes til en sagsbehandler med den nødvendige faglighed. Der gælder
forskellige servicemål for kritikalitetsniveauerne. Sager med høj kritikalitet skal selvsagt håndteres hurtigere
(inden for tre dage) end sager med medium eller normal kritikalitet (hhv. fem og ti dage).
@2.1 Systemsvartider
Systemsvartiderne på de kritiske systemer udgør pt. den mest direkte måling af brugernes oplevelse af
systemernes performance. På nuværende tidspunkt er der målinger på samtlige kritiske systemer undtagen
Mirsk. Målingerne foretages i et krydsfelt på de enkelte virksomheder og vil derfor være afhængige af en
række lokale forhold (kabling, netværksudstyr, gamle pc’er mv.).
Målingerne er udtryk for, hvor lang tid diverse handlinger tager – ex. tiden fra en søgning påbegyndes til
resultaterne præsenteres. Der er opsat tærskelværdier for de forskellige typer handlinger, hvor der skelnes
mellem datatunge handlinger (15 sek.) og standardhandlinger (3 sek.).
@2.2 Håndtering af telefoniske henvendelser i Klinisk servicedesk
Figuren viser antallet af opkald til klinisk servicedesk (lilla), hvor mange opkald, der afbrydes før tid (blå)
samt den procentvise besvarelse (rød). Klinisk servicedesk tager sig af de henvendelser, der omhandler de
kliniske systemer (GS Åben/OPUS, EPM3, Orbit og Mirsk).
16
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
Punkt nr. 5 - Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget
Bilag 1 - Side -1 af 1
Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget 2015
- Opdateret 3. september 2015
6. OKTOBER 2015
Sundhedsplatformen - Mychart og
dialogmuligheder
Brugerfladen for patienter, herunder muligheder for dialog med hospitalet og de
fordele/udfordringer dette giver, samt brugervenlighed ift. handikappede borgere.
Meddelelse: Kvartårlig status på
driftsmålsstyring
Status på driftsmål forelægges ITA til orientering 4 gange årligt.
ITA arbejdsplan
Drøftelse af indhold på ITA-arbejdsplan forår 2016, herunder eventuelle ønsker fra
udvalget.
3. NOVEMBER 2015
Sundhedsplatformen - Scope og gevinster
Præsentation af, scope og gevinster forbundet med implementering af
Sundhedsplatformen ved Business Change Manager Torben Stentoft. Udvalget har
efterspurgt et pædagogisk økonomioverblik.
Afbureaukratisering - Pilotprojekt
Orienteringssag om projektbeskrivelse
Afbureaukratisering - Status på indsats for
reduktion af regionale vejledninger
Opfølgning på afbureaukratiseringsindsatsen vedrørende reduktion af regionale
vejledninger
Opdatering af driftsmål og
ambitionsniveauer
Udvalget forelægges sag med forslag til opdatering af driftsmål og
ambitionsniveauer
1. DECEMBER 2015
It- og medicoteknologi i
kvalitetsfondsbyggerierne
Præsentation af arbejdet med it- og medicoteknologi i kvalitetsfondsbyggerierne.
Informationssikkerhed
Status på informationssikkerheden, herunder indsatser, sikkerhedsniveau mv.
Telemedicin
Præsentation af erfaringer fra storskalaprojektet KIH og drøftelse af proces for
udarbejdelse af regional målbillede for telemedicin, set i forhold til de nationale
målsætninger på området, jf ØA16.
Overordnet status på drift og udvikling
(CIMT)
Meddelelse - Kvartalsvis orientering fra CIMT vedr. status på drift og udvikling
Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015