Beslutninger og materiale
BESLUTNINGER IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MØDETIDSPUNKT 08-09-2015 14:30 MØDESTED Mødelokale H7/H8 på regionsgården MEDLEMMER Pia Illum Erik Sejersten Vagn Majland Özkan Kocak Charlotte Fischer Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik Deltog Deltog Deltog Deltog Afbud Deltog Deltog Deltog Deltog Side 1 af 19 INDHOLDSLISTE 1. Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde 2. Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) 3. Godkendelse: Studietur 4. Eventuelt Side 2 af 19 1. TEMADRØFTELSE: DET FÆLLESOFFENTLIGE OG TVÆRREGIONALE SUNDHEDS-IT SAMARBEJDE BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE På It- og afbureaukratiseringsudvalgets møde d. 24. juni 2015 deltog Direktør for Sundhed.dk Morten Elbæk Petersen med en præsentation af Sundhed.dk. Det var planlagt, at der samtidig skulle gives en præsentation af det samlede landkort over det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it-samarbejde, men grundet tidspres blev denne del af punktet udskudt til dette møde. INDSTILLING Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget: 1. tager præsentationen til efterretning og drøfter Region Hovedstadens portefølje på it-området. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Drøftet. Charlotte Fischer (B) deltog ikke i sagens behandling. SAGSFREMSTILLING Region Hovedstaden indgår i et omfattende samarbejde om it-løsninger på tværs af stat, regioner, kommuner og praksissektor. På dette møde vil CIMT's direktør Mikael Skov Mikkelsen give en præsentation af dette landskab og et overblik over regionens bidrag til de hertil hørende projekter og udviklingsaktiviteter. Dette vil endvidere blive sat i perspektiv til regionens samlede projektportefølje og pipeline med henblik på at give udvalget forudsætninger for at drøfte Region Hovedstadens overordnede portefølje på it-område. Det nationale sundheds-it-samarbejde Digitalisering af sundhedsvæsenet er et komplekst setup, med mange bidragsydere og mange såvel politiske som klinisk faglige interesser. Regionernes daglige samarbejdspartnere vedrørende sundheds-it er i overordnede termer: Nationalt Sundheds-it under Sundhedsministeriet Praksissektoren Kommunerne De øvrige regioner Den overordnede retning for it-aktiviteter i sundhedsvæsenet lægges af Digitaliseringsstyrelsen og Sundhedsministeriet i dialog med regionerne (via Danske Regioner) og kommunerne (via KL). De fælles rammer og retning tager generelt udgangspunkt i den gældende nationale strategi for digitalisering af den offentlige sektor. En strategi for perioden 2016-2020 er under udarbejdelse, og forventes vedtaget af folketinget til foråret. En del af denne strategi bygger på den nationale strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet for årene 2013-17. Regionernes bidrag til sidstnævnte, er udformet i den fællesregionale digitaliseringsstrategi for årene 2013-19. Regionerne er enige om, at der fremover skal ske en styrkelse af det tværoffentlige styrings-setup så der kommer fokus på øget gennemsigtighed og inddragelse af alle parter i beslutningsprocesserne for de nationale samarbejder. Videreudvikling af den fællesoffentlige styring af sundheds-it-initiativer er dermed et centralt emne i dialogen med såvel stat og kommuner. I den sammenhæng er det også afgørende for Side 3 af 19 regionerne, at indfrielse af de store ambitioner, der er for digitalisering af sundhedsvæsenet i disse år, sikres gennem både tildeling af ressourcer og gennem realistiske tidsplaner. I dialogen med sundhedsvæsenets øvrige parter, herunder i udarbejdelsen af den nye strategi for digitalisering af den offentlige sektor, er det derfor vigtigt for regionerne at understrege, at ambitionerne om udvikling af nye it-løsninger skal tage hensyn til de store igangværende digitaliseringsprojekter på sundhedsområdet. Regionernes sundheds-it-samarbejde - RSI Region Hovedstadens primære indgang til det nationale samarbejde om it-løsninger for sundhedsvæsenet er den regionale sundheds-it-organisation RSI, som blev etableret i 2010 ud fra et ønske om at synliggøre og styrke regionernes it-samarbejde. Samarbejdet bygger på viljen til at opstille fælles mål for digitalisering af hospitalerne og sundhedsvæsenet i det hele taget, og derudfra sikre fokuseret og prioriteret udvikling af nye digitale sundhed-it løsninger på tværs af landet. Ud fra et princip om, at alle regioner, på en række væsentlige områder, følger samme mål og planer, skabes en frivilligt vedtaget forpligtelse, som er stærkt motiverende for såvel samarbejde som resultatopnåelse på tværs af regionsgrænser og klinisk faglige interesser. Hertil kommer fordelen ved fælles anskaffelser hvor det er relevant. Som eksempler herpå kan nævnes den kommende fællesoffentlige sygesikringsløsning (Praksys) og den præhospitale patientjournel (PPJ). Med gennemførelse af foreløbig 32 ud af de 51 fælles projekter (pejlemærker), som er besluttet for perioden 2010 til og med foreløbig 2016, har regionerne allerede demonstreret gevinsterne ved det tætte samarbejde. To eksempler på gennemførte pejlemærker med fælles udgangspunkt er konsolideringen af de elektroniske patientjournaler (EPJ) så der nu kun findes én EPJ i hver region (mod før 14 forskellige i alt). EPJ giver bl.a. adgang til væsentlige journal informationer, og at alle regioner stiller de patientadministrative og øvrige EPJ-data til rådighed for sundhedspersoner og borgere i den landsdækkende Sundhedsjournal på sundhed.dk. Aktuelt arbejder regionerne i fællesskab med nye digitaliseringstiltag som: FMK (hvor der til stadighed kontinuerligt arbejdes på at forbedre anvendelsesgraden på hospitalerne) Digitale indkaldelser og breve Telemedicin, så som Telesår og etablering af teknisk infrastruktur for telemedicin Nyt praksissystem (Praksys) Opdateret apotekersystem Opdatering af Sundhedsjournal (version 2.0) I de kommende år vil regionerne rette øget fokus mod emner som: Informationssikkerhed Telemedicin Dataledelse og synliggørelse af effekter ved digitalisering Adgang for praksissektoren til digital booking af hospitalsydelse Patientrapporterede oplysninger (PRO) Region Hovedstadens aktiviteter i det nationale og tværregionale samarbejde Region Hovedstaden har i 2014 og 2015 bl.a. gennemført følgende digitaliseringstiltag i relation til de fællesregionale RSI pejlemærker: Reimplementering af FMK Implementering af en række MedCom standarder Digitalisering af indkaldelser og breve Projekter til støtte for tele- og internetpsykiatri Implementering af Sundhedsjournal 1.0 Udarbejdelse af fællesregional benchmark af it Implementering af SMS-påmindelser Derudover er der gennemført en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.: Side 4 af 19 Etablering af struktur for erstatnings-CPR Sikring af kvalitet i EDI-forsendelser Telemedicinske projekter, så som e-gastro, e-graviditet og NetKOL Region Hovedstaden har i 2015 budgetteret med gennemførelse af bl.a. følgende fællesregionale itaktiviteter: Telesår-løsning Præhospital Patientjournal (PPJ) Telemedicinsk platform Praksys.dk Sundhedsjournal 2.0 Digital selvbooking NemID Derudover arbejdes på en række projekter med ophæng i nationale og fællesregionale samarbejder. Bl.a.: Fællesregional Informationssikkerhed Regionernes opkobling til billedindeks It-udbud til anskaffelse af fælles løsning til de kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP-samarbejdet) I de kommende år vil det – udover de nationale og regionale forpligtelser - særligt være Sundhedsplatformen, som på Sundheds-it-området bliver omdrejningspunktet for Region Hovedstaden. Sundhedsplatformen lægger således både på investerings- og ressourcesiden beslag på en stor del af regionens kapacitet. Det gælder både i forhold til arbejdet med etablering og implementering af Sundhedsplatformen og i forhold til de mange forudsætningsaktiviteter, som skal sikre regionen en god overgang til Sundhedsplatformen. Dette massive ressourcetræk bevirker dog også en naturlig tilbageholdenhed i forhold til mængden af nye aktiviteter, der kan igangsættes i regionen, herunder ift. de fællesoffentlige samarbejder, hvilket også er kommunikeret til regionens aftalepartnere. Sundhedsplatformen indeholder dog en mængde ny funktionalitet (fx i forhold til bedre muligheder for inddragelse af borgerne i sundhedsarbejdet), der også er efterspurgt i nationalt- og tværregionalt regi - og som de øvrige regioner derfor også planlægger at anskaffe. På den baggrund forventes udviklingen med bedre og mere ensartet funktionalitet samt forøgede digitale samarbejdsmuligheder på tværs af regioner at fortsætte i de kommende år. Hvor Sundhedsplatformen dækker behovet for Region Hovedstaden bliver det blot ikke nødvendigvis med fokus på fælles systemløsninger med de øvrige regioner, men Sundhedsplatformen er dog et fælles projekt mellem Region Sjælland og Region Hovedstaden. Formålet med det fællesregionale samarbejde er dog heller ikke nødvendigvis anskaffelse af fælles systemløsninger, men netop etableringen af en mere ensartet funktionalitet, som giver sundhedspersoner bedre og flere digitale (samarbejds-) muligheder på tværs af landet, herunder i forhold til fx datadeling på tværs af hospitaler, hvor det er relevant. Region Hovedstadens øvrige projektportefølje- og –pipeline Region Hovedstadens projektportefølje består af 23 aktive projekter og programmer. Foruden fællesregionale og nationale samarbejdsaktiviteter indeholder porteføljen en del lokale Region H projekter. Der er stor diversitet i porteføljen hvori der både indgår IT system-, medico- og infrastrukturprojekter. Aktuelt er porteføljen i høj grad præget af komplekse projekter med stærke bindinger til kritiske forretningsaktiviteter i regionen, herunder Sundhedsplatformen og Hospitalssammenlægningerne. Kørende projekter: Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet Telefonistabilisering Netværksprogrammet RHEL indfusionering og understøttelse Sundhedsplatform Egenleveranceprogrammet Datacenternet ibrugtagning Side 5 af 19 Kvalitetsfondsbyggerierne Citrix Driftsstabilisering (under afslutning) Exchange Genopretning (under afslutning) Windows OS Opgradering fase 2 EKG regional digital løsning Mars (medicoteknisk apparatur registrerings system) Mobile Enheder Nødweb Præhospitale Patientjournal (PPJ) Sundhedsjournalen 2.0 Apoline Foranalyse Captia/Workzone (journaliseringssystem) RIS/PACS (røntgenbookingsystem og billedarkiv Hospitalssammenlægningerne 2015 Sundhedsplatformen Sygesikringssystemudbud (Praksys) Kommunikationsplatform (CMS) (under afslutning De største og mest komplekse lokale projekter er: Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet, Netværksprogrammet, RIS/PACS og Hospitalssammenlægningerne (Sundhedsplatformen ikke inkluderet). Windows 7- & IT arbejdspladsprogrammet opgraderer regionens pc’ere til Windows 7, og derved etableres et tidsvarende desktop system som sikrer fremadrettet understøttelse af regionens forretningsområder. Projektet har høj kompleksitet da opgraderingen berører hele regionen samt skal ske i hensyn til de mange applikationer som der findes i regionen. Netværksprogrammets formål er at sikre øget driftsstabilitet og tilgængelighed på regionens netværk. Dette gøres igennem en tidssvarende og homogen standardarkitektur på Regionens kablede og trådløse netværk. RIS/PACS skal sikre understøttelse af relevante billedproducerende specialer i forhold til eksempelvis diagnostik, konference og forskning for deltagende specialer samt give adgang til billeder og tilhørende rapportering for alle regionens kliniske brugere. Hospitalssammenlægningerne 2015 skal sikre, at de it-systemmæssige problemstillinger og fordele vedr. hospitalssammenlægningerne håndteres, så sammenlægningerne kan foretages på de fastlagte datoer. Pipeline: Projektpipelinen indeholder en liste af aktiviteter som alle er mulige fremtidige projekter. Pipelinen skal sikre kontinuitet, optimal planlægning samt muliggøre prioritering i forhold til hvilke aktiviteter der skal igangsættes samt hvornår. Prioriteringen foretages blandt andet ud fra kritikalitet samt et ressourcemæssigt aspekt. Af forventede kommende projekter kan blandt andet nævnes: Digital Patologi Arkivering til statens arkiver Windows OS opgradering fase 3. Stabilisering af brugerstyring It-system til forskningsdata ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. KOMMUNIKATION Der er ikke planlagt yderligere kommunikationstiltag. Side 6 af 19 TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Der er ikke planlagt en videre proces. Eventuel opfølgning aftales med udvalget. DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen JOURNALNUMMER 14002072 BILAGSFORTEGNELSE 1. Præsentation fremlagt på mødet Side 7 af 19 2. ORIENTERING: ÆNDRING AF FORSINKELSE I BORGERENS ADGANG TIL EGNE SUNDHEDSDATA I SUNDHEDSJOURNALEN (SUNDHED.DK) BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Danske Regioners bestyrelse har på deres møde den 20. august 2015 vedtaget at ændre forsinkelsen på borgerns adgang til egne data, således at prøvesvar og journalnotater fremover vil være tilgængelige via sundhed.dk efter 3-5 dage, mod i dag 2 til 3 uger. It- og afbureaukratiseringsudvalget orienteres derfor om regionernes arbejde for at sikre en god overgang til den ny praksis for patienter og medarbejdere. INDSTILLING Administrationen indstiller: at It- og afbureaukratiseringsudvalget tager orienteringen til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Taget til efterretning. Charlotte Fischer (B) deltog ikke i sagens behandling. SAGSFREMSTILLING Bestyrelsen for Danske Regioner har på deres møde den 20. august 2015 besluttet, at ændre den eksisterende forsinkelse på borgernes adgang til egne data i Sundhedsjournalen (sundhed.dk). Det betyder, at alle elektroniske sundhedsdata der leveres til Sundhedsjournalen kan ses efter 3-5 dage (se evt. detaljerede oplysninger i bilag 1). Ændringen sker pr. 9/9 2015. Forberedelsen af dette har foregået siden foråret 2015, hvor Danske Regioner også havde sagen på deres dagsorden. Som det er nu, kan alle borgere med NemID over 15 år tilgå deres egen sundhedsjournal via sundhed.dk., men aktuelt er der en forsinkelse på henholdsvis 2 og 3 uger på at få forevist journalnotater og prøvesvar. Ændringen af forsinkelsen til mellem 3 og 5 dage på borgernes adgang til egne data er i tråd med det generelle regionale og fællesregionale politiske ønske om større åbenhed, øget inddragelse og samarbejde med patienterne. Ændringen er således også en del af den fællesregionale indsats ”Borgernes sundhedsvæsen – vores sundhedsvæsen”. Ændringen får indflydelse på patienternes mulighed for at orientere sig under aktuelle sygdomsforløb og kan potentielt nedsætte bekymrende ventetid på prøvesvar for patienterne. Ændringen medfører samtidig, at patienterne potentielt set kan se deres prøvesvar før disse har været drøftet med en læge, hvis der går mere end tre dage fra prøvesvaret er klar, til den aftalte dialog om svaret med en læge. Denne udfordring imødegås på to måder: 1. Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata. Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen, når patienten aktivt tilvælger at se dem. 2. Lægen er ekstra opmærksom på vigtigheden af sædvanlig praksis med at sikre god dialog med patienten om undersøgelser og prøvesvar. Fx om hvilke prøver og undersøgelser, der foretages, hvorfor prøver og undersøgelser foretages, hvilken type svar, der er mulige (overordnet set – f.eks. kræft ja eller nej), hvordan svar kan tolkes (fx at et ”negativt” svar kan være godt) og hvem svarene skal drøftes med og hvornår. For at understøtte en god overgang til den nye mulighed for adgang til sundhedsdata har Danske Side 8 af 19 Regioner nedsat en arbejdsgruppe, der siden maj 2015 har arbejdet med at forberede lanceringen af ændringen d. 9/9 2015. Arbejdsgruppen koordinerer på tværs af regionerne, og det overordnede princip for forberedelsesstrategien er intern før ekstern, hvilket vil sige at det prioriteres at klæde de sundhedsprofessionelle medarbejdere godt på til ændringen inden der kommunikeres eksternt til borgerne. Onsdag d. 26/8 2015 blev der således sendt informationsmateriale til alle hospitalerne til brug for intern videndeling og dialog (se Bilag 1 med materiale). De praktiserende læger er informerede og der har været samarbejde med div. faglige interesseorganisationer, patientforeninger og Kommunernes Landsforening i regi af Danske Regioner. Det forventes at der bliver en borger/patientrettet informationsindsats primo 2016, når det sundhedsprofessionelle personale er klar. Der er desuden lagt op til at forsinkelsen på tre dage på sigt skal ophæves fuldstændigt. Adgangen til egne sundhedsdata efter 3-5 dage er en forløber for hvad der kommer til at ske når My Chart under Sundhedsplatformen lanceres i Region H og Sjælland. My Chart har mulighed for at give patienterne adgang til stort set tidstro data, omend der her er udvidede funktionalitetsmuligheder, såsom kommentarfelt fra klinikere om f.eks. prøvesvar. Til gengæld kan MyChart-notater ikke ses tværregionalt i hele Danmark, hvilket er en af fordelene ved Sundhedsjournalen. MyChart ansvarlige i regi af Sundhedsplatformen er i dialog med arbejdsgruppen for ændringen pr. 9/9 - 2015, således at der kan ske erfaringsdeling i forhold til eventuelle både positive og negative afledte effekter af hurtigere patientadgang til egne sundhedsdata. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Indtil videre ingen. Der forhandles muligvis senere med regionerne om finansiering af ekstern kommunikationsindsats overfor patienter og borgere. KOMMUNIKATION Der planlægges yderligere national kommunikationsindsats til patienter og borgere primo 2016. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Se sagsfremstilling DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Christian Worm JOURNALNUMMER 14002072 BILAGSFORTEGNELSE 1. Den_vigtigste_viden Side 9 af 19 3. GODKENDELSE: STUDIETUR BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Der er afsat midler til at de stående udvalg kan komme på studietur i valgperioden. Studieture afholdes med henblik på at finde inspiration og viden om emner som hører ind under udvalgenes område. INDSTILLING Administrationen indstiller at It- og afbureaukratiseringsudvalget: 1. beslutter om konkret forslag til studietur skal udarbejdes I givet fald, indstilles ligeledes: 2. tiltræder forslag til tidsrum og tema POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tiltrådte forslag til datoer men udbad sig et program før der tages endelig stilling om der skal afholdes en studietur. Charlotte Fischer (B) deltog ikke i sagens behandling. SAGSFREMSTILLING Udvalget kan selv tilrettelægge sit arbejde, herunder evt. planlægning af studietur. Såfremt udvalget ønsker at planlægge en studietur, skal dette forelægges regionsrådet, som træffer beslutning herom. Forelæggelsen skal indeholde forslag til program for turen, et specificeret budgetforslag, forslag til embedsmandsdeltagelse og en begrundelse for, hvordan studieturen kan bidrage til udviklingen af Region Hovedstadens opgaveløsning. Administrationen beder på den baggrund It- og afbureaukratiseringsudvalgets tage stilling til om, administrationen skal igangsætte arbejdet med planlægning af en studietur med henblik på mulig forelæggelse for Regionsrådet. Skulle udvalget ønske at tage på studietur, skal der endvidere tages stilling til hvilke datoer samt hvilket tema, som skal være fokus for studieturen. I det følgende fremlægges forslag til tidsrum og muligt tema skitseres. Tidsrum Af hensyn til udvalgets planlægning og Regionsrådets mulighed for godkendelse kan en studietur tidligst afholdes i foråret 2016. Erfaringerne tilsiger, at en varighed på 2-4 dage giver mulighed for at gå i dybden med det valgte tema samtidig med at det ikke er længere end, at det kan passes ind i udvalgsmedlemmernes kalendere, og kan holdes indenfor den afsatte økonomiske ramme på 15.000 kr. per udvalgsmedlem. Administrationen foreslår på den baggrund, at en studietur afholdes i løbet af tidsrummet 27-30 april 2016. Tema Region Hovedstaden ”går live” med den nye Sundhedsplatform på første hospital – Herlev – i foråret 2016. Det vil derfor være oplagt for udvalget at besøge en destination, hvor man kan høste erfaringer fra hospitaler som allerde har implementeret EPIC's Sundhedsplatform samt få et indtryk af effekten af Sundhedsplatformen på afbureaukratisering af de kliniske arbejdsgange. Det være sig muligheder og begrænsninger i forhold til bedre deling af data, mere strukturerede data samt mere optimerede Side 10 af 19 workflows o.l. Samtidig er en studietur en oplagt mulighed for udvalget til at rette blikket lidt ud i tid og søge inspiration og perspektiver på hvad fremtiden bringer af muligheder indenfor udvalgets ressortområde. Hvilke funktioner kunne være interessant at se på i næste bølge af Sundhedsplatformen? Hvad er det sidste nye indenfor it og sundhedsteknologi og hvad forventes at komme til at fylde om 5 år? Er der inspiration at hente fra andre sektorer i relation til fx optimering af arbejdsgange og afbureaukratisering? Med et fokus på Fremtidens muligheder indenfor it- og afbureaukratisering, vil en studietur kunne understøtte udvalget i dets politikformulerende rolle. I denne sammenhæng kunne en oplagt rejsedestination være fx Holland, som er et højteknologisk samfund og hvor flere hospitaler allerede har implementeret EPICs Sundhedsplatform. ØKONOMISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke i sig selv økonomiske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Tiltrædes indstillingerne forelægges udvalget sag om studietur i januar 2016. DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen / Christian Worm JOURNALNUMMER 14002072 Side 11 af 19 4. EVENTUELT EVENTUELT Ingen emner behandlet. Side 12 af 19 BESLUTNINGER IT- og afbureaukratiseringsudvalget - meddelelser MØDETIDSPUNKT 08-09-2015 14:30 MØDESTED Mødelokale H7/H8 på regionsgården MEDLEMMER Pia Illum Erik Sejersten Vagn Majland Özkan Kocak Charlotte Fischer Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik Deltog Deltog Deltog Deltog Afbud Deltog Deltog Deltog Deltog Side 13 af 19 INDHOLDSLISTE 1. 2. 4. 5. Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget Side 14 af 19 1. MEDDELELSER - STATUS PÅ SUNDHEDSPLATFORMEN MEDDELELSER Centerdirektør Mikael Skov Mikkelsen giver en mundtlig status på arbejdet med Sundhedsplatformen, herunder præsentation af økonomi og finansieringsforhold. JOURNALNUMMER 14002072 BILAGSFORTEGNELSE 1. Præsentation fremlagt på mødet Side 15 af 19 2. MEDDELELSER - ORIENTERING OM SVAR TIL DATATILSYNET PÅ HENVENDELSE VEDRØRENDE ADGANG TIL DATA MEDDELELSER Regionrådet blev den 16. september 2014 orienteret om at Datatilsynet havde været på inspektion på Rigshospitalet som følge af en sag i pressen, hvor det blev hævdet at Se & Hør havde fået oplysninger om kendte personers graviditet via ansatte på Rigshospitalet. Inspektionen havde fokus på hospitalets anvendelse af bookingsystem for nakkefold scanninger. Som opfølgning på inspektionen stillede Datatilsynet i december 2014 en række uddybende spørgsmål. Spørgsmålene blev besvaret i brev af 14. januar, hvoraf det bl.a. fremgik, at regionen havde konstateret, at der var 52.389 åbne brugere i den elektroniske patientjournal (GS!Åben/OPUS). På denne baggrund igangsatte Center for It, Medico og Telefoni en afdækning af situationen samt en oprydning i antallet af brugere. Det har vist sig, at man ikke i tilstrækkelig effektiv grad har fået slettet brugeradgange i takt med ansættelsesophør. Der er derfor igangsat lukning af 40 % af de åbne brugere i GS!Åben/OPUS. Fremadrettet igangsættes endvidere et initiativ med henblik på at sikre proces for systematisk revision/gennemgang af åbne brugere én gang årligt. På baggrund af regionens svar fra januar har Datatilsynet den 18. juni 2015 stillet supplerende spørgsmål om adgang til oplysninger om nakkefold scanninger mv., herunder om hvilke brugere, der har adgang til hvilke data i regionens EPJ-systemer, og med hvilken hjemmel. Til orientering vedlægges Datatilsynets seneste spørgsmål (bilag 1) og Region Hovedstaden svar (uden bilag), som blev fremsendt til Datatilsynet den 28. august (bilag 2). Det bemærkes endvidere, at regionen i svaret til Datatilsynet har gjort opmærksom på, at Region Hovedstaden i samarbejde med Region Sjælland er ved at udvikle en ny elektronisk patientjournal, kaldet Sundhedsplatformen, og at de to regioner vil rette henvendelse til Datatilsynet med henblik på at sikre implementering af sikkerhedsbestemmelserne i forhold til Sundhedsplatformen. JOURNALNUMMER 14002072 BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1 - Datatilsynets skrivelse 2. Bilag 2 - Svar til datatilsynet 150828 (uden bilag) Side 16 af 19 4. MEDDELELSER - OVERORDNET STATUS PÅ DRIFT OG UDVIKLING - ORIENTERING FRA CIMT MEDDELELSER Forretningsudvalget har siden 1. januar 2013 modtaget rapporten "Overordnet status på drift og udvikling - orientering fra CIMT" med kvartalsvis kadence. I forbindelse med godkendelsen af arbejdsplanen for It- og afbureaukratisering (ITA) er det besluttet at denne rapport ligeledes skal forelægges ITA til orientering forud for at den forelægges Forretningsudvalget. Konklusioner fra rapporten Sagshåndtering I maj var der høje gennemsnitlige ventetider ved telefoniske henvendelser. Dette skyldes en kombination af at hospitalssammenlægningen affødte perioder med mange henvendelser samtidig med, at bemandingen i servicedesken var lav pga. sygdom. Årest bedste svartider ved tefonerne blev til gengæld målt i juli. Systemdrift Der kan generelt måles en positiv udvikling i systemernes drift. Der kunne i juli måles et fald i det webbaserede mail/kalender system. Performance er genoprettet i august. Større aktiviteter Sundhedsplatformen følger planen. Exchange-projektet er gennemført og under afslutning Windows 7-projektet har på nuværende tidspunkt opgraderet 34.600 pc’er og følger ligeledes planen. Rapportens opbygning Rapporten består af følgende afsnit: 1. CIMT Servicedesk I dette afsnit præsenteres data for håndtering af henvendelser i CIMT Servicedesk.SS 2. Systemdrift og support I dette afsnit præsenteres driftsmålinger for vore kritiske systemer, samt data for håndtering af henvendelser til Klinisk programhjælp, er hjælper i forhold til de mere specialiserede systemer og programmer. 3. Større aktiviteter Her gives status på en række større projekter, der er med til at løfte driftsniveauet og understøtter god service og høj kvalitet i regionens teknologiske miljø. 4. Baggrund I baggrundafsnittet gives en grundigere teknisk forklaring af det data, der præsenteres i afsnit 1-3. I del 1-3 er udviklingen på områderne illustreret via enten grafer eller tabeller. Dertil er tilknyttet en kort skriftlig kommentar, der beskriver årsager og forklaringer på den aktuelle udvikling. Formålet med denne opdeling er at give modtageren en så kortfattet præsentation af rapporten som muligt. Ønskes en grundigere forklaring af grafer, henvises der til afsnit 4, hvor der gives en mere teknisk og grundig redegørelse af de foregående afsnit. JOURNALNUMMER 14002072 Side 17 af 19 BILAGSFORTEGNELSE 1. Rapport Side 18 af 19 5. MEDDELELSER - ARBEJDSPLAN FOR IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MEDDELELSER Vedlagt er arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget for 2015. Arbejdsplanen er et dynamisk dokument og der vil derfor løbende kunne kommer ændringer i forhold til aktuelle sager, herunder vil der være sager, der forventeligt ikke kan afsluttes på ét møde. En opdateret version af arbejdsplanen forelægges udvalget under meddelelser på hvert møde. JOURNALNUMMER 14002072 BILAGSFORTEGNELSE 1. ITA Arbejdsplan Side 19 af 19 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -1 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni - CIMT Nationalt samarbejde om sundheds-it Oplæg på møde i It- og afbureaukratiseringsudvalget Mikael Skov Mikkelsen, 24. juni 2015 1 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -2 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni - CIMT Opsamling fra sidst… • Hvad er Sundhed.dk og hvorfor? • 120 datakilder • ”Det offentlige sundhedsvæsen på nettet” • ”Lim mellem sektorerne” • Aktuelle sager • Sundhed.dk vs. Mychart (SP) • Find behandler • Tillid til behandling af data Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 2 Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011-2015 (Regeringen/KL/DR) National strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet 2013-2017 Praksissektoren Den fællesoffentlige Strategi for digital velfærd 2013-2020 (Regeringen/KL/DR) DR-bestyrelsen DR sundhedsudvalg DR Psykiatri- og Socialudvalg mfl. KL Økonomiaftaler Strategi for Sundhed.dk Sundhed.dk’s bestyrelse Finansministeriet/ Digitaliseringsstyrelsen Sundhed.dk’s styregruppe Sundhed.dk MedCom styregruppen MedCom Sundhedsstrategi: Jo før – jo bedre SUM (Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse)/ NSI Sundheds- og forebyggelsesudvalget (National Sundheds-it) Region Hovedstaden DR (Danske Regioner) Regionsrådet ITA Forum for it- og sundhedsteknologi Forum for Sundhedsplatformen Regionsdirektørkreds Sundhedsdirektørkreds Psykiatri- og Socialdirektørkreds mfl. Regionernes politiske linje for informationssikkerhed Regionernes fælles strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet – 2013-2019 RSI Regionernes fælles pejlemærker (Regional Sundheds-it) for digitalisering af sundhedsvæsenet – 2014-2016 Den nationale bestyrelse for sundheds-it Rådgivende udvalg vedr. standarder og arkitektur Styregruppen for Fælles Medicinkort (FMK) Den fællesoffentlige porteføljestyregruppe for Sundheds-it RSI-direktørkreds SYS (Styregruppen for systemforvaltning) IT5 (It-direktører) RITA (It-arkitektur) Politiske udvalg Administrative udvalg Strategier Mikael Skov Mikkelsen 3 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -3 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni - CIMT 4 Navn (Sidehoved/fod) Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -4 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Kobling mellem strategier og udvalgte aktiviteter 2013-2017: Telemedicin • Projekter til støtte for tele- og internetpsykiatri • e-gastro • e-graviditet • NetKOL • Telesår • Telemedicinsk platform Informations- og datasikkerhed • Pejlemærke: Fællesregional informationssikkerhed Digital kommunikation og adgang til data • Implementering af en række MedCom standarder • Pejlemærke: Mobile enheder • Digitalisering af udgående post • Implementering af SMS-påmindelser • Digital selvbooking • Sikring af kvalitet i EDI-forsendelser • Opbevaring af data • G-GOP (Genoptræningsplaner) Sundhedsjournal 1.0 og 2.0 Re-implementering af FMK Blandt andet: • Digitalisering af udgående post • Fuldt digitale kliniske arbejdspladser • Samlet overblik over patientens sundhedsoplysninger • Sikker og sammenhængende digital kommunikation • Handlingsplan for udbredelse af telemedicin • Fjernbehandling af kronikere i eget hjem Eksempler på fælles initiativer: • National model for telemedicinsk hjemmemonitorering • Telemedicin: Modne nye områder til national udbredelse • Analyse vedr. sikkerhedsstandarder og – løsninger i sundhedsvæsenet Blandt andet: • National handlingsplan for telemedicin • Modning af telemedicinsk infrastruktur • Sundhedsjournalen • Fuld udbredelse og anvendelse af FMK • Fuld udbredelse og anvendelse af beskedbaseret kommunikation • Etablering af Mobil NemID • Juridiske rammer for deling af og adgang til sundhedsdata. Mikael Skov Mikkelsen 5 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -5 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni - CIMT Generelle løsninger: • Etablering af struktur for erstatnings-CPR • Udarbejdelse af fælles referencearkitektur for sporbarhed og emneidentifikation • Udarbejdelse af fællesregional benchmark af it • Udarbejdelse af fælles målsætninger og indikatorer for sundheds-it • Kvalitetsfondsbyggerier • Præhospital Patientjournal (PPJ) • Praksys.dk • Regionernes opkobling til billedindeks • P-VIT trin 3 • Apotekersystem • Klinisk logistik • It-udbud til anskaffelse af fælles løsning til de kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP) Blandt andet: • Digitalisering af udgående post • Fuldt digitale kliniske arbejdspladser • Samlet overblik over patientens sundhedsoplysninger • Sikker og sammenhængende digital kommunikation • Handlingsplan for udbredelse af telemedicin • Fjernbehandling af kronikere i eget hjem Eksempler på fælles initiativer: • National model for telemedicinsk hjemmemonitorering • Telemedicin: Modne nye områder til national udbredelse • Analyse vedr. sikkerhedsstandarder og – løsninger i sundhedsvæsenet Blandt andet: • National handlingsplan for telemedicin • Modning af telemedicinsk infrastruktur • Sundhedsjournalen • Fuld udbredelse og anvendelse af FMK • Fuld udbredelse og anvendelse af beskedbaseret kommunikation • Etablering af Mobil NemID • Juridiske rammer for deling af og adgang til sundhedsdata. Mikael Skov Mikkelsen 6 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -6 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni - CIMT Bestyrelse for Sundhed.dk Finansministeriet/ Digitaliseringsstyrelsen Styregruppen for Sundhed.dk • • • • Styregruppen for MedCom FMK MedCom standarder National Serviceplatform Klinisk Integreret Hjemmemonitorering (KIH) (Telemedicin) • Sundhedsjournalen Governance SUM / NSI (under SSI) Danske Regioner (DR) Den nationale bestyrelse for sundheds-it RSI Direktørkredsen National koordineringsgruppe for telemedicin Kommunernes Landsforening (KL) It-direktørerne (IT5) Porteføljestyregruppe for sundheds-it Styregruppen for systemforvaltning (SYS) Rådgivende udvalg om standarder og itarkitektur Regional It-arkitektur (RITA) 10 systemer i drift: • E-journal • Sundhedsjournal • Det interregionale billedindeks (IBI) • P-VIT • Den landsdækkende akut-hjælp app • Invitations og Administrations Modul (IAM) (Tarmkræftscreening) • Laboratoriesvarportalen • FMK • Henvisningshotellet Mikael Skov Mikkelsen 11 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -7 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni Bestyrelse for Sundhed.dk Finansministeriet/ Digitaliseringsstyrelsen Styregruppen for Sundhed.dk • • • • Styregruppen for MedCom FMK MedCom standarder National Serviceplatform Klinisk Integreret Hjemmemonitorering (KIH) (Telemedicin) • Sundhedsjournalen Governance SUM / NSI (Sundhedsdatastyrelsen) Den nationale bestyrelse for sundheds-it National koordineringsgruppe for telemedicin Danske Regioner (DR) Kommunernes Landsforening (KL) RSI Direktørkredsen It-direktørerne (IT5) Fællesoffentlig systemforvaltningsgruppe for drift af sundheds-it Styregruppen for systemforvaltning (SYS) Rådgivende udvalg om standarder og itarkitektur Regional It-arkitektur (RITA) 10 systemer i drift: • E-journal • Sundhedsjournal • Det interregionale billedindeks (IBI) • P-VIT • Den landsdækkende akut-hjælp app • Invitations og Administrations Modul (IAM) (Tarmkræftscreening) • Laboratoriesvarportalen • FMK • Henvisningshotellet Mikael Skov Mikkelsen 12 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -8 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni … og Sundhedsplatformen! Platformen Kernen • Overblik • Patientadministration • Integrationer • Notat og skema (parakliniske systemer mv.) • Medicin • Datagenbrug • Planlægning, logistik og booking • Dataoutput • Rekvisition og svar • Specialespecifik understøttelse • Standardisering • Kvalitetsunderstøttelse • Beslutningsstøtte • Øget mobilitet Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Omverdenen Nationale snitflader (fx NPI, FMK, LPR, esundhedsjournal, NIP, SEI osv.) • Praksislæge-system • Adgang for primærsektor • Adgang for hospitaler i andre regioner • Adgang for patienten (Patientempowerment) Navn (Sidehoved/fod) Mikael Skov Mikkelsen 13 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -9 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -10 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Hovedstaden RSIRegion pejlemærker Sundhedsplatform Center for It, Medico og Telefoni - CIMT IBI (Interregional Billedindeks) Integreres til SP Tele- og internetpsykiatri N/A Apotekersystem Apovision integreres til SP Opbevaring af data N/A Telesår N/A Sundhedsjournal 2.0 Sundhedsjournalen erstattes ikke af SP, men integreres via knapløsning i SP. Mobile enheder Mobil adgang gives via SP Telemedicinsk platform Kan på sigt dækkes af funktionalitet i SP Klinisk Logistik Udgøres af et modul i SP, som implementeres sammen med SP i løbet af 2016-17 Digital selvbooking MyChart kan opfylde funktionen Præhospital patientjournal Region Hovedstaden står uden for PPJ fase 2, da dette dækkes af SP Sygesikringssystem FMK beslutningsstøtte Integreres i SPs beslutningsstøtte og implementeres i løbet af 2016-17 IT-udbud af kliniske Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) kvalitetsdatabaser Den funktionalitet der vedrører registrering af Navn (Sidehoved/fod) kvalitetsdata dækkes af SP 14 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -11 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Nationale initiativer Sundhedsplatform Center for It, Medico og Telefoni - CIMT FMK opgradering Udvikles i SP og implementeres i 2016-17 LPR (LandsPatientRegistret) Integreres med SP og implementeres i løbet af 2017 MedCom standarder Reviderede og nye MedCom standarder implementeres i SP 2016-17 G-GOP (Genoptræningsplaner) Afhængigt af om standarden specificeres inden september 2015, kan G-GOP muligvis implementeres i SP inden Go Live. P-VIT (Vagtcentral it) Version 2 udgøres i Region Hovedstaden af et modul i Sundhedsplatformen Mikael Skov Mikkelsen 15 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -12 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Center for It, Medico & Telefoni - CIMT Nye fællesregionale og tværoffentlige projekter Nye regionsinterne projekter Løses det i Sundhedsplatformen? Hvis ja Ikke behov for yderligere fælles løsninger Hvis nej Har vi og hospitalerne ressourcer og midler? Udviklingsstop Mikael Skov Mikkelsen 16 MARS Projektporteføljen Sygesikringssyst emudbud (PRAKSYS) Exchange genopretning RHEL Telefonistabilisering Mobile enheder EKG regional digital løsning Captia Workzone Nødweb Netværksprogrammet Datacenternet Præhospital Patientjournal (PPJ) Sundhedsplatformen Sundhedsplatform - Egenleverancer Windows OS opgradering fase 2 Sundhedsjournalen 2.0 Kvalitetsfonds -byggerierne Windows 7 RIS / PACS Hospitalssammen -lægninger 2015 Apoline foranalyse Citrix driftsstabilise ring 17 Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -13 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Punkt nr. 1 - Temadrøftelse: Det fællesoffentlige og tværregionale sundheds-it samarbejde Bilag 1 - Side -14 af 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Region Hovedstaden Tidsplan Sundhedsplatformen Sundhedsplatformen Egenleverancer Kvalitetsfondsbyggerierne Netværksprogrammet Sundhedsjournalen 2.0 Sygesikringssystemudbud Windows 7 Exchange Win OS Opgradering Fase 2 EKG MARS Mobile Enheder Citrix Nødweb Telefonistabilisering RHEL CMS Apoline Foranalyse PPJ Captia RIS/PACS Hospitalssammenlægninger 2015 Datacenternet Ibrugtagning Q3 2015 Udsnit af projekter i pipeline: - 2016 Digital Patologi Statens Arkiver IDM nedlukning It-system til forskningsdata Win OS Opgradering fase 3 Telemedicinsk platform Mfl. 2017 18 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -1 af 6 VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015 DEN VIGTIGSTE VIDEN OM BORGERNES HURTIGERE ADGANG TIL EGNE SUNDHEDSDATA FRA D. 9. SEPTEMBER 2015 Materiale til intern information, videndeling og dialog blandt sundhedsprofessionelle Udarbejdet af arbejdsgruppe om borgernes hurtige adgang fra 9. september 2015 til egne data i Sundhedsjournalen (Vores sundhedsvæsen – dine data) i regi af Danske Regioner, august 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -2 af 6 Baggrund Regionerne har i fællesskab besluttet at arbejde for at understøtte øget inddragelse af patienten i eget behandlingsforløb1. Et konkret tiltag er at åbne for patientens adgang til egne sundhedsdata med kun 3 dages forsinkelse i Sundhedsjournalen pr. 9. september 20152. Det er en ændring i forhold til nu, hvor der er henholdsvis 14 dage og tre ugers forsinkelse på visningen af notater og prøvesvar3. Der er lagt op til at forsinkelsen på sigt skal ophæves fuldstændigt. Hurtigere adgang til egne sundhedsdata skaber mere gennemsigtighed for patienten og bedre muligheder for samarbejde på tværs mellem patienten og dig som sundhedsprofessionel. Den mulighed efterlyser mange patienter. Ændringen understøtter dermed visionen om et sundhedsvæsen, der i højere grad giver mulighed for samarbejde med og inddragelse af patienten. Fordelen for jer som sundhedsprofessionelle kan være mere vidende patienter, at dialogen med patienten kan starte et andet sted, mindre bekymrende ventetid for patienterne og at patienterne får mulighed for selv at tilegne sig større helbredsindsigt. Patienterne kan tilgå deres sundhedsdata om eget behandlingsforløb i Sundhedsjournalen via sundhed.dk. I 2014 var der 718.000 borgere, der lavede et opslag i deres sundhedsjournal via sundhed.dk, hvilket svarer til 18 % af den danske befolkning. Hele 52 % af den danske befolkning har anvendt sundhed.dk4. Alle sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet skal informeres om, at borgerne får mulighed for hurtigere adgang til deres sundhedsdata i deres sundhedsjournal på sundhed.dk fra den 9. september 2015. Tilgængeligt materiale til understøttelse af information og dialog Formålet med materialet er, at I som sundhedsprofessionelle medarbejdere i sundhedsvæsenet får information om borgernes hurtigere adgangsmulighed til deres sundhedsdata i Sundhedsjournalen. Ændringen kan få betydning for jeres interne arbejdsgange og dialogen mellem borgerne og jer som sundhedsprofessionelle. 1 Jævnfør Borgernes sundhedsvæsen- vores sundhedsvæsen Beslutning truffet af Danske Regioners bestyrelse den 19. marts 2015 samt beslutning den 20. august 2015 3 Dvs. 3 uger fra prøvetagningstidspunktet 4 Jens Rahbek Nørgaard, MedCom, log-databasen, årsstatistikken 2014 2 1 │ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -3 af 6 Materialet er udarbejdet for at gøre det nemt at formidle viden om ændringen internt på hospitalerne og for at give basis for en dialog om, hvad den betyder lokalt for jer. Materialet er udarbejdet5 til anvendelse i alle regioner6. Der er blandt andet følgende materiale til rådighed: Den vigtigste viden om patienternes adgang til egne sundhedsdata (nærværende dokument) Patientrettet information og videre opfølgning Materialer til understøttelse af yderligere videndeling og dialog: o PowerPoint præsentation o Dialogspørgsmål o Test din viden – tip en 13’er Svar til tip en 13ér o Få svar på dine spørgsmål – Frequently Asked Questions (FAQ) Se alle de udarbejdede materialer i netværket ”Vores sundhedsvæsen – dine data” på VIS.dk7 Materialerne ligger i såvel pdf- som word-dokumenter, så I har mulighed for at tilpasse dokumenterne til jeres kontekst. Man kan samme sted komme med forslag til forbedringer eller dele gode erfaringer. Hvad indebærer borgerens hurtigere adgang til egne sundhedsdata? Præcisering af ændringen Med ændringen pr. 9. september 2015 ændres den hidtidige forsinkelse på visningen af prøvesvar, notater og epikriser. Fra denne dag kan patienterne se deres journalnotater og epikriser mellem 3 og 5 dage efter, at de er tilgængelige i diverse elektroniske systemer, der leverer sundhedsdata til Sundhedsjournalen. De 3 dage er den ”kunstigt” indlagte forsinkelse, de 0-2 dage skyldes opdateringstekniske forhold8. Når journalindhold foreligger i elektronisk form, går der således maksimalt fem dage, førend data er tilgængelige for patienten i Sundhedsjournalen. For prøvesvar derimod tæller de 3 dage fra prøvetagningen, og herefter tæller de 0-2 dage, fra svaret er tilgængeligt i de elektroniske systemer. OBS! Det er udelukkende tidsrammen for patientens adgang til data, der ændres. Dataindholdet i Sundhedsjournalen ændres ikke. Det vil sige, at det er nøjagtig de samme oplysninger som hidtil, der leveres til Sundhedsjournalen. Det vil blandt andet sige: FMK – det fælles medicinkort (har hele tiden kunnet ses uden forsinkelse) Sygehusenes journalnotater fra hele Danmark Prøvesvar fra Patologiafdelingen Prøvesvar fra Klinisk Biokemisk Afdeling Prøvesvar fra Klinisk Mikrobiologisk Afdeling 5 Alle dele af det dialogunderstøttende materiale er udarbejdet af bl.a. repræsentanter fra alle fem regioner, herunder klinikere og patientrepræsentanter. Liste over arbejdsgruppens medlemmer kan ses på VIS.dk 6 Materialet står i øvrigt til rådighed for også andre relevante aktører, herunder for eksempel med KL. 7 http://vis.dk/node/7694/overblik 8 Hver aften indlæses data fra diverse elektroniske systemer, der leverer data til Sundhedsjournalen. I tilfælde af mange data kan der opstå kø under denne proces. Det vil sige, at det kan ske, at data må vente med at blive leveret til Sundhedsjournalen, indtil at næste dags opdatering foregår. 2 │ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -4 af 6 Prøvesvar fra Klinisk Immunologisk Afdeling Prøvesvar fra Billeddiagnostisk Afdeling (ikke alle regioner) Der er lidt forskel fra region til region og fra sygehus til sygehus i forhold til, hvilke data der leveres til Sundhedsjournalen og hvornår. Der arbejdes aktuelt på at skabe en fælles standard for de fem regioner. Hvem gælder ændringen for? Ændringen gælder for alle patienter9, dvs. både somatiske og psykiatriske specialer. Der er dog enkelte afdelinger, der ikke leverer data til Sundhedsjournalen. Det er som hidtil muligt at se data i Sundhedsjournalen fra hele Danmark, på tværs af regionale skel. Hvilke data kan ikke ses i Sundhedsjournalen? Journalmateriale i papirform eller scannet materiale Foreløbige prøvesvar Notater fra privatpraktiserende læger, speciallæger og private sygehuse Prøvesvar fra praktiserende læge og speciallæge uploades til Sundhedsjournalen, hvis prøvestedet leverer data til Sundhedsjournalen. Er du fortsat i tvivl om indholdet i Sundhedsjournalen? Hvis du fortsat er i tvivl om, hvad der konkret er tilgængeligt for patienten fra din afdeling/enhed/din region, så spørg din nærmeste leder eller alternativt den ansvarlige for Sundhedsjournalen i din region. Regionens systemadministration, der er ansvarlig for Sundhedsjournalen i din region, kan kontaktes på følgende mailadresse: Region Hovedstaden: Send mail til [email protected] Region Midtjylland: Send mail til [email protected] Region Nordjylland: Send mail til [email protected] Region Sjælland: Send mail til [email protected] Region Syddanmark: Send mail til [email protected] Patientens selvvalgte adgang til egne sundhedsdata Patienten får som noget nyt mulighed for selv at til- eller fravælge at se prøvesvar og andre data i Sundhedsjournalen. Dette sikres ved, at sider med data kun vises i Sundhedsjournalen, når patienten aktivt tilvælger at se dem. 9 Dog alene borgere med NemID, hvilket reelt betyder, at det er borgere, der er fyldt 15 år og har et dansk CPR-nummer, der kan tilgå deres egen sundhedsjournal elektronisk via sundhed.dk. 3 │ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -5 af 6 Afgivelse af prøvesvar på en hensynsfuld måde Patienten har krav på at få prøvesvar på en hensynsfuld måde10. Patientens hurtigere mulighed for adgang til egne sundhedsdata kan stille større krav til dig som sundhedsprofessionel, når du kommunikerer skriftligt og mundtligt om for eksempel prøvetagning. I princippet skal lægen gøre det samme som hidtil - nemlig have en god dialog med patienten om undersøgelser og prøver. I praksis skal patienterne nu også forberedes på, at de har adgang til eventuelt kritiske prøvesvar, før de måske har fået overbragt svaret mundtligt af en læge. Det kræver tydelig kommunikation om: Hvilke prøver og undersøgelser, der foretages Hvorfor prøver og undersøgelser foretages Hvilke prøver og undersøgelser der ikke foretages (overordnet set) Hvilken type svar, der er mulige (overordnet set) Hvordan svar kan tolkes (fx at et ”negativt” svar kan være godt) Hvornår svaret kan forventes at være tilgængeligt i Sundhedsjournalen Hvem svarene skal drøftes med og hvornår, hvis der er behov for det Hvor, hvordan og hvornår patienten skal henvende sig ved spørgsmål til prøvesvar eller øvrige data Ansvar for drøftelse af svar med patienten Ansvaret for at afgive, tolke og handle på prøvesvar er det samme for jer som sundhedsprofessionelle som hidtil. Ansvaret for afgivelse og drøftelse af svar med patienten er således fortsat placeret hos den behandlende læge, alternativt personalet på den behandlingsansvarlige afdeling/enhed11. Det er ikke en opgave, der skal løses i akutsystemet (akuttelefoner og vagtlægeordninger). I dialogen med patienten er det vigtigt at være opmærksom på: At patienten kan have læst svaret i Sundhedsjournalen på forhånd At patienten ikke nødvendigvis har adgang til samme informationer som dig som sundhedsprofessionel (fx midlertidige prøvesvar eller svar, der lige er leveret til Sundhedsjournalen, hvor systemet endnu ikke er opdateret) At patienten kan have læst, men ikke forstået – eller endda misforstået – et prøvesvar. Det er som hidtil dit ansvar som sundhedsprofessionel at sikre en dialog med patienten, der medfører, at prøvesvar formidles, så patienten kan forstå det. I Sundhedslovens § 16, stk. 3 står der således: Informationen skal gives løbende og give en forståelig fremstilling af sygdommen, undersøgelsen og den påtænkte behandling. Informationen skal gives på en hensynsfuld måde og være tilpasset modtagerens individuelle forudsætninger med hensyn til alder, modenhed, erfaring m.v12. Ændringens betydning for organiseringen af arbejdet 10 11 12 4 Sundhedslovens §16, stk. 3 Se vejledningen om håndtering af parakliniske undersøgelser Vejledning om håndtering af parakliniske undersøgelser Se evt. mere om juridiske forhold i Frequently asked questions (FAQ) │ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Orientering: Ændring af forsinkelse i borgerens adgang til egne sundhedsdata i Sundhedsjournalen (sundhed.dk) Bilag 1 - Side -6 af 6 Det skal drøftes lokalt i regi af sygehusledelsen og/eller afdelingsledelsen, hvordan de nye muligheder kan eller skal påvirke jeres nuværende arbejdsgange. Ændringen kan for eksempel betyde: 5 At der kan være behov for dialog om patientens nye mulighed for at se sundhedsdata under den enkelte konsultation/stuegang. At nogle patienter ikke vil behøve samme antal besøg i ambulatoriet som hidtil, da de selv kan se deres prøvesvar. At der kan være behov for en mere fleksibel tilgang til ambulatorietider inkl. tilpasset mulighed for telefonisk adgang. At det ikke længere er nødvendigt i samme omfang at printe journal og prøvesvar til patienterne. At personalet kan advisere patienten om, at de eventuelt selv kan se data i deres sundhedsjournal i stedet for at få en printet journal med hjem. At der kan være behov for at sikre, at der ikke er forsinkelse på skrivning af journalnotater. │ VORES SUNDHEDSVÆSEN – VERSION DEN 26/8 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 1 - Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -1 af 4 Sundhedsplatformens økonomi ITA, Juni 2015 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 OPRINDELIGE BUDGET JF. KONTRAKTINDGÅELSE Punkt nr. 1 - Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -2 af 4 MED EPIC Regionsrådet godkendte den 17. december 2013 indgåelse af kontrakt med Epic om anskaffelse af en sundhedsplatform, herunder afsættelse af en investeringsbevilling på i alt 629 mio. kr. og en driftsbevilling på i alt 232 mio. kr. over projektperioden. I alt 861 mio. kr. svarende til Region Hovedstadens andel af de direkte udgifter til anskaffelse og implementering af sundhedsplatformen. Mio. kr., drift og anlæg Administration Implementering Klinisk PMO Programmet Teknik Tværsektoriel Klinisk Hovedtotal Samlet 2014 Samlet 2015 Samlet 2016 Samlet 2017 0,2 0,2 0,1 0,1 0,8 6,1 0,0 0,0 0,3 0,3 0,1 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 90,5 201,9 297,2 181,9 16,2 56,3 5,7 2,9 0,1 0,1 0,1 0,0 108,1 264,8 303,1 185,0 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Total 0,4 7,0 0,8 0,1 771,4 80,9 0,4 861,1 MERBEVILLING Punkt nr. 1 - Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -3 af 4 • • • • Programmet har efter valideringsfasen på nogle punkter konstateret, at der er behov for at supplere indsatsen for at kunne realisere projektets tidsplan og ambitionsniveau. Dette var baggrunden for fremsættelse af ansøgning om merbevilling til Sundhedsplatformen jf. RR sag 21. april 2015. Region Hovedstadens andel af merbevillingen kan sammenfattes i nedenstående tabel. Reserverne på hhv. drift og anlæg placeres hos CIMT. Mio. kr. Anlæg ekskl reserver Drift ekskl reserver I alt Reserve anlæg Reserve drift I alt 2015 35,8 22,2 58 2016 3,4 32 35,4 2017 18,4 19,2 37,6 Total 57,6 73,4 131 3,8 3,8 7,6 9 7,5 16,5 6,8 10,5 17,3 19,6 21,8 41,4 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 NYT SAMLET BUDGET Punkt nr. 1 - Meddelelser - Status på Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -4 af 4 Samlet set kan Region Hovedstadens budgetandel af Sundhedsplatformen - efter merbevillingen er blevet godkendt - opsummeres til nedenstående. Mio. kr., drift og anlæg Administration Implementering Klinisk PMO Programmet Teknik Tværsektoriel Klinisk Hovedtotal u reserver Reserver, Reg H Hovedtotal Regnskab 2014 Samlet 2015 Samlet 2016 Samlet 2017 0,3 1,3 0,1 0,1 0,0 3,3 4,7 1,5 0,0 2,4 1,1 1,1 0,0 0,1 0,0 0,0 54,1 226,3 305,7 182,5 8,5 117,6 50,7 29,1 0,1 0,6 0,3 0,1 63,1 351,6 362,7 214,4 7,6 16,5 17,3 63,1 359,2 379,2 231,7 Total 1,9 9,5 4,6 0,1 768,6 205,9 1,1 991,8 41,4 1033,2 Projektets budget finansieres af nedenstående bevilling opdelt på drift, anlæg og anskaffelser som leasingfinansieres. Mio. kr. R 2014 B 2015 BO 2016 Budget Anlæg ekskl. Leasing 34,7 53,3 3,4 Drift 20,2 78 105 I alt 54,9 131,3 108,4 Anskaffelser som leasingfinansieres (forudsat træk 8,2 på leasingaftalen) 220,5 254,3 Hovedtotal u reserver 63,1 351,8 362,7 Reserver, Reg H 7,6 16,5 Hovedtotal 63,1 359,4 379,2 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 BO 2017 I alt 18,4 102,2 120,6 93,8 214,4 17,3 231,7 109,8 305,4 415,2 576,8 991,8 41,4 1033,2 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 1 - Side -1 af 3 Region Hovedstaden Kongens Vænge 2 3400 Hillerød Sendt til: [email protected] med kopi til: [email protected] 18. juni 2015 Datatilsynet Borgergade 28, 5. 1300 København K CVR-nr. 11-88-37-29 Telefon 3319 3200 Fax 3319 3218 E-mail [email protected] www.datatilsynet.dk J.nr. 2015-632-0124 og 2014-622-0011 Sagsbehandler Victoria Maria Ljunggren Direkte 3319 3214 Vedrørende adgang til patientoplysninger i regionens elektroniske systemer 1. Datatilsynet afholdt den 20. august 2014 inspektion på Rigshospitalet på baggrund af tilsynets egen drift-sag om muligt læk af patientoplysninger til Se og Hør. Region Hovedstaden har i forbindelse med sagen oplyst nærmere om medarbejdernes adgang til oplysninger i visse elektroniske systemer. Regionens svar rejser problemstillinger, som Datatilsynet finder det mest hensigtsmæssigt at behandle separat fra den oprindelige sag om muligt læk af patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag. Med dette brev skal tilsynet således anmode regionen om en udtalelse særligt vedrørende medarbejderes brugeradgange til personoplysninger på regionens hospitaler. Regionens svar vil dog også kunne indgå i Datatilsynets sag om muligt læk af patientoplysninger, herunder tilsynets inspektionssag (tilsynets j.nr. 2014-6320095 og j.nr. 2014-622-0011). 2. Datatilsynet har som led i inspektionssagen spurgt nærmere ind til adgangen til personoplysninger i systemerne Nakkefold Booking og GsÅben. Region Hovedstadens har hertil i sit brev af 15. januar 2015 til Datatilsynet bl.a. oplyst følgende vedrørende systemet Nakkefold Booking: ”Ja, udover Rigshospitalet så benyttes systemet på Hvidovre, Herlev og Hillerød. […] Ja medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på Hvidovre og vice versa.” Regionen har endvidere vedrørende systemet GsÅben (herunder Opus) oplyst: ”Der er p.t. 52389 åbne brugere i GS/OPUS. De har alle som minimum en læseadgang, hvilket vil sige, at man kan læse journalen på hele sygehuset, og man kan tilgå informationer på de andre sygehuse i regionen via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks. For at kunne logge ind i GS/OPUS kræver det, at brugeren først er logget ind via Windows login. Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 1 - Side -2 af 3 2 […] De manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt det er GS/OPUS det tastes ind i, så kan de også ses af alle der har adgang, med mindre der er tale om data på en beskyttet afdeling” 2.1. Datatilsynet skal i den forbindelse vedrørende Nakkefold Booking anmode Region Hovedstaden om at oplyse: om det er rigtigt forstået, at medarbejdere fra Rigshospitalet kan se oplysninger om bookinger på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hillerød, og at medarbejdere på hospitalerne i Hvidovre, Herlev og Hillerød ligeledes kan se oplysninger om bookinger på Rigshospitalet, hvilke – herunder hvor mange – medarbejdere på andre hospitaler end Rigshospitalet, der i Nakkefold Booking har adgang til oplysninger om bookinger på Rigshospitalet, hvilket sagligt formål medarbejdere på et hospital i regionen har til oplysninger om bookinger på andre hospitaler i regionen. 2.2. Datatilsynet skal vedrørende GsÅben (herunder Opus) anmode Region Hovedstaden om at oplyse: om det er rigtig forstået, at alle medarbejdere i regionen som minimum har læseadgang til alle patientjournaler (og eventuelt øvrige oplysninger i GsÅben om patienterne) på det sygehus, hvor medarbejderen arbejder, og i så fald om denne læseadgang omfatter alle oplysninger i patientjournalerne, herunder om der er forskelle i de forskellige medarbejdergruppers adgange, hvilke medarbejdere der ikke kun har læseadgang til oplysningerne, samt hvad disse medarbejdere har adgang til at foretage sig med oplysningerne. Regionen bedes derudover præcisere, hvad der skal forstås ved det anførte om, at medarbejdere på de andre sygehuse kan tilgå informationer via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks. Det bedes bl.a. oplyst: hvilke oplysninger, der gives adgang til via ’sygehusbuddies’ og Patientindeks, herunder om der gives adgang til oplysninger om alle patienter på de pågældende sygehuse, hvilke personalegrupper der har adgang til disse oplysninger, herunder om der er forskelle i de forskellige personalegruppers adgange, hvilket sagligt formål medarbejderne har til adgangen. Datatilsynet skal i den forbindelse også henvise til det i referatet af 18. december 2014 fra tilsynets inspektion anførte om, at alle sundhedsfaglige medarbejdere i regionen i GsÅben som udgangspunkt har adgang til oplysninger om alle regionens patienter. Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 1 - Side -3 af 3 3 Endvidere bedes regionen præcisere, hvad der menes med det anførte om, at de manuelt indtastede skanningsoplysninger fra Nakkefold Booking, såfremt det er GS/OPUS, det tastes ind i, kan ses af alle der har adgang, medmindre der er tale om data på en beskyttet afdeling. Det bedes bl.a. oplyst: om oplysninger fra Nakkefold Booking indtastes i andre systemer end GsÅben, og hvad der menes med ”data på en beskyttet afdeling”. 2.3. Regionen bedes desuden redegøre for, med hvilken hjemmel/hvilke hjemler de forskellige personalegrupper har adgang til de forskellige oplysninger på regionens hospitaler. Det bedes herunder oplyst, om adgangen for nogle medarbejdere er teknisk begrænset til oplysninger om patienter, der er i behandling på samme behandlingsenhed, som den pågældende medarbejder er tilknyttet, jf. sundhedslovens § 42 a, stk. 2, og stk. 11. 3. Region Hovedstaden har i brevet af 15. januar 2015 oplyst, at der ikke er opsat nogen arkiveringsfunktion på oplysninger i Nakkefold Booking, og at det er forskelligt fra hospital til hospital, hvor lang tid oplysningerne gemmes. Ældst er de på Rigshospitalet, hvor de første oplysninger er fra 2004. Det følger af persondatalovens § 5, stk. 5, at indsamlede oplysninger ikke må opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Datatilsynet skal anmode Region Hovedstaden om at oplyse, hvad regionen gør for at sikre, at patientoplysninger slettes i overensstemmelse med persondatalovens § 5, stk. 5, herunder om der er fastsat interne slettefrister. Datatilsynet forudsætter i øvrigt, at sletning af oplysninger sker i overensstemmelse med sletningsfristen i regionens anmeldelse af ”Patientbehandling i regionalt regi”. Såfremt sletningsfristen ønskes ændret, skal anmodning herom indgives til Datatilsynet. Svar bedes være Datatilsynet i hænde senest den 14. august 2015. Med venlig hilsen Maiken Christensen Chefkonsulent Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -1 af 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -2 af 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -3 af 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -4 af 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -5 af 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 2 - Meddelelser - Orientering om svar til Datatilsynet på henvendelse vedrørende adgang til data Bilag 2 - Side -6 af 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Region Hovedstaden Bilag 1 - Side -1 af 16 Center for It, Medico og Telefoni Overordnet status på drift og udvikling – orientering fra CIMT August 2015 Center for It, Medico og Telefoni Region Hovedstaden Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra Indholdsfortegnelse CIMT Bilag 1 - Side -2 af 16 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 4 CIMT SERVICEDESK ...................................................................................... 3 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk .....................3 Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk ..................4 Antal indkomne og lukkede sager ....................................................................5 SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT ...................................................................... 6 Systemsvartider ................................................................................................7 Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk....................8 STØRRE AKTIVITETER ................................................................................. 9 Tværregionale projekter ...................................................................................9 Projekter i CIMT og Region Hovedstaden ....................................................10 BAGGRUND ................................................................................................... 16 Dette er 12. afrapportering vedrørende udviklingen i systemdriften, sagshåndteringen, væsentligste aktiviteter samt driftsforbedrende tiltag og udviklingstiltag for Center for It, Medico og Telefoni i Region Hovedstaden. Vores vigtigste opgave er at sikre sammenhængende og stabile itsystemer, medicoteknisk udstyr og telefonisystemer til Region Hovedstadens ansatte og derved sikre gode forudsætninger for en højere kvalitet og effektivitet i patientbehandlingen. Direktionen i CIMT Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 2 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -3 af 16 1 CIMT SERVICEDESK CIMT Servicedesk er den centrale indgang for brugerhenvendelser og det er via denne, at størstedelen af sagerne håndteres. Den fælles CIMT Servicedesk sikrer en forbedret og ensartet service af brugerne i regionen. Via den fælles CIMT Servicedesk kan brugerne trykke sig videre og blive stillet om til enten Servicedesk, som håndterer generelle it-problemer, eller Klinisk Servicedesk, der håndterer spørgsmål vedrørende brugen af de kliniske it-systemer (OPUS/GS, EPM, ORBIT og MIRSK) (se afsnit 2.2.). Hver gang en bruger kontakter CIMT, oprettes en sag, uanset om sagen løses øjeblikkeligt eller kræver yderligere sagsbehandling. En sag kan være et incident, hvor brugeren oplever fejlende eller manglende itservice, eller service requests, hvor brugerne anmoder om ex. opsætning af en computer eller installation af et program. En sag bliver først betragtet som lukket, når den er løst tilfredsstillende for brugeren, da der tages højde for en periode på 7 dage, hvori brugeren kan klage, såfremt de ikke er tilfredse med sagens afslutning. 1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk Henvendelser til Servicedesken kan ske enten telefonisk eller gennem vores selvbetjeningsportal, CIMT Service. Størstedelen af henvendelserne til CIMT Servicedesk sker telefonisk. I juli udgjorde de telefoniske henvendelser således ca. 86 % af alle henvendelserne. Grafen nedenfor viser antallet af henvendelser til CIMT Servicedesk (blå), den gennemsnitlige ventetid (rød) samt hvor mange afbrudte opkald der er (lilla). Håndtering af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk 2014-2015 35.000 31733 28.038 30.000 26.173 25.525 05:02 31426 30243 30169 28483 26.647 26145 04:19 04:24 25.000 03:36 Aksetitel 21.064 20852 03:24 20.000 02:45 15.000 10.000 02:44 02:23 02:10 02:17 01:58 01:52 01:43 01:26 01:16 5.000 0 02:53 03:02 2.092 aug 1.742 Sep 2.553 Okt 3.399 3.755 4261 Nov Dec Jan præsenterede opkald 4752 4127 Mar Apr 2865 Feb Antal afbrudte opkald 00:56 5579 3056 Maj Jun 1012 Jul 00:43 00:00 Gennemsnitlig ventetid I maj og juni har efterspørgslen ligget konstant på ca. 30.000 henvendelser, men falder betydeligt ved sommerferiens start. Udsvingene på denne graf følger dermed sæsonbetonede udsving. Den gennemsnitlige ventetid var høj i maj på grund af sygdom og følgende underbemanding i servicedesken. Samtidig var der en række projekter, herunder sammenlægningen af Herlev og Gentofte hospital, samt periodiske udfordringer 3 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -4 af 16 med netværk. Dette har medført enkelte dage i maj med usædvanlig mange henvendelser til servicedesken og deraf meget længere svartid på de dage. Det er årsagen til, at den gennemsnitlige ventetid var højere i maj end juni på trods af, at der set over de to måneder var samme antal henvendelser. Udviklingen i antallet af afbrudte opkald svinger med nogenlunde samme frekvens som de to andre kurver, hvilket indikerer, at man endnu ikke er helt nede på det ”naturlige leje”1 for antal afbrudte opkald. 1.2 Straksafklaringer og svartid inden for 5 min i CIMT Servicedesk Tabellen viser i hvilken grad CIMT Servicedesk overholder servicemål for svartider (blå) og straksafklaringer (rød). Begge mål stammer fra serviceaftalen, der beskriver det aftalte serviceniveau. En straksafklaring betyder, at brugeren får løst sin sag over telefonen ved første kontakt. Det er en målsætning for CIMT, at minimum 60 % af alle henvendelser straksafklares (rød stiplet linje). Der er ligeledes et servicemål for svartider, hvor målsætningen er, at 80 % af brugerne maksimalt må vente i fem minutter, før de kommer igennem til en medarbejder (blå stiplet linje). Straksafklaringer og antal besvaret inden for 5 min 100% 95% 95% 90% 85% 80% 75% 84% 82% 80% 81% 83% 84% 82% 83% 81% SLA for svartid 81% 82% 85% 80% Besvaret inden for 5 min. 78% 70% 72% SLA for straksafklarede 73% 65% straksafklarede 67% 60% 55% 50% november december januar februar marts april maj juni juli Siden sidste rapport, har SLA-opfyldelsen på opkald besvaret inden for 5 minutter været varierende. I maj har man ikke levet op til SLA-målene på 80 %.jf. ovenstående. Andelen af besvarede opkald har været over SLA i både juni og juli og ligger på det højeste niveau vi har målt i år. Straksafklaringer har siden november ligget stabilt over SLA. Således får mere end 80 % af alle brugere løst deres sag ved første telefoniske kontakt. 1 Det ”naturlige leje” for antal afbrudte opkald er det niveau, hvor det ikke længere er muligt at reducere antallet ved at forbedre service eller øge ressourcerne. Når det ikke er muligt at komme helt ned på 0 % uafbrudte opkald så skyldes det, at der altid vil være nogle brugere som enten bliver nødt til at lægge på før de når igennem eller som får løst deres sag på anden vis mens de sidder med røret. Det kan fx være ved at de selv husker løsningen eller at en kollega hjælper dem. 4 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -5 af 16 1.3 Antal indkomne og lukkede sager Den røde og grønne graf nedenfor viser omfang og tendens i mængden af hhv. indkomne og lukkede sager. Den giver dermed et indtryk af det flow af sager, der er igennem CIMT og dækker både sager, der modtages telefonisk, samt sager som oprettes igennem selvbetjeningsløsningen. Den blå graf viser hvor stor en procentdel af de sager, som ikke løses ved første telefoniske kontakt, der løses inden for de aftalte serviceniveauer (SLA). Hvis sagen ikke kan løses ved første henvendelse, bliver sagens kritikalitet vurderet og den sendes til en sagsbehandler med den nødvendige faglighed. Der gælder forskellige servicemål for kritikalitetsniveauerne. Sager med høj kritikalitet skal selvsagt håndteres hurtigere (inden for tre dage) end sager med medium eller normal kritikalitet (hhv. fem og ti dage). Antal indkomne og lukkede sager 2014-2015 40000 95% 92% 91% 35661 37316 35000 34357 89% 87% 31265 31102 34304 30742 87% 30000 30473 30550 86% 28327 30746 34129 87% 31233 34386 85% 30255 31089 85% 30980 29502 81% 27383 80% 90% 34753 25153 25000 25776 80% 78% 20000 75% 15000 70% sep-14 okt-14 nov-14 dec-14 antal indkomne jan-15 feb-15 antal lukkede mar-15 apr-15 maj-15 jun-15 jul-15 Sager løst inden for SLA Siden den sidste rapportering i april, har der været store udsving i både antal indkomne og lukkede sager. Den varierende sagsmængde kan i høj grad tilskrives sommerferien. Sagsløsningsgraden var , lav i maj på baggrund af både sygdom samt øget belastning fra bl.a. hospitalssammenlægningerne, men har siden bevæget sig i positiv retning. Tendensen er, at mængden af lukkede sager tilsvarer antallet af indkomne sager. Sagsløsningsgraden ligger dog under det fastsatte SLA-niveau der definerer, at 90 % af de ikkestraksafklarede sager skal løses jævnfør kritikalitet og relaterede servicemål. For at sikre en løbende forbedring og udvikling af de brugerrettede services, og bibeholde det høje niveau, har CIMT bl.a. implementeret driftmålstyring, hvor alle organisatoriske enheder løbende følger op på den aktuelle driftssituation. Dette sikrer et konstant fokus på antallet af både indkomne og lukkede sager. 5 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -6 af 16 2 SYSTEMDRIFT OG -SUPPORT Systemdriften er en samlebetegnelse for drift og support af de kritiske systemer. På nuværende tidspunkt drifter og supporterer CIMT en stor systemportefølje. Af disse er 12 af dem kategoriseret som kritiske. Dette indebærer bl.a., at de indgår i Serviceaftalen, hvori der er fastlagt konkrete aftaler om supportniveau og systemernes tilgængelighed. CIMT arbejder løbende for at udvide og forbedre målingerne på systemerne med henblik på at sikre den bedst mulige brugeroplevelse. Der er pt. systematiske målinger på nedenstående kritiske systemer: System Beskrivelse Regionens operationsplanlægningssystem til booking, aflysninger, afvikling, ressourcestyring m.m. Labka II Laboratorieinformationssystemer, der anvendes af klinisk-biokemiske afdelinger samt til rekvisition af og søgning på laboratoriesvar i regionen. Blodinfo II System til bestilling af blodprodukter til brug i behandling af patienter – ex. plasma. Patologi Laboratorieinformationssystem til rekvisition og svar på histologiske og cytologiske analyser. Web 1000 Anvendes til at se billeder i røntgensystemet RIS/PACS. GS (grønt Patientadministrativt system, der sammen med OPUS anvendes til registrering af patientens system) forløb fra henvisning til afslutning. WWBakt Webbaseret overbygning til det mikrobiologiske laboratoriesystem ADBakt, der giver rekvirenten adgang til at søge på prøvesvar, printe prøvesvar m.m. EPM3 Elektronisk Patient Medicinering, et it-værktøj, der anvendes på alle regionens hospitaler til dokumentation og aflæsning af patienters medicineringsstatus Opus notat Et modul i Opus arbejdsplads, der bruges til at skrive notat til patientkontakter Mail/kalender System til at sende og modtage e-mails samt organisere kalender og kontaktpersoner Orbit 6 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -7 af 16 2.1 Systemsvartider Nedenstående tal fra CIMT’s monitoreringssystem viser, hvor godt de kritiske systemer håndterer efterspørgsler fra brugerne. Tallene er aggregerede tal, der udtrykker et gennemsnit af den procentvise overholdelse af de tidsgrænser, der er sat for forskellige typer handlinger på tværs af hospitalerne i Region Hovedstaden. Herunder er det eksempelvis defineret, at et login på et system maksimalt må tage 15 sekunder. En søgning derimod, må ikke tage mere end 3 sekunder. En værdi på 100 udtrykker, at systemet i alle tilfælde på tværs af alle lokationerne håndterede en given handling indenfor den fastsatte tærskelværdi (for uddybende information – se kapitel 4). Orbit SLA Labka II Blod-info 2 Patologi via Opus Web GS WWBakt EPM3 Opus Notat Mail/ Kalender 1000 99,80% 99,80% 99,40% 99,00% 99,00% 99,40% 98,50% 99,80% 99,40% 99,40% Januar 94,30% 99,80% 99,40% 99,70% 98,70% 100,00% 100,00% 99,10% 99,00% 76,40% Februar 94,00% 99,80% 99,70% 100,00% 97,80% 100,00% 100,00% 98,80% 97,30% 82,90% Marts 93,00% 99,95% 98,62% 100,00% 98,14% 100,00% 100,00% 98,24% 99,49% 85,44% April 92,28% 99,91% 95,08% 100,00% 98,91% 99,99% 100,00% 97,21% 99,63% 88,29% Maj 99,99% 99,79% 95,77% 100,00% 99,02% 100,00% 99,95% 98,18% 99,66% 98,09% Juni 100,00% 99,92% 95,61% 100,00% 99,01% 99,17% 100,00% 98,54% 99,50% 97,39% 95,01% 99,99% 99,25% 99,99% 100,00% 99,06% 99,64% 91,03% Juli 100,00% ingen data 2 Der kan overordnet måles en positiv tendens. Dog viser målingen på den webbaserede mail/kalender et fald i performance. Det skal påpeges, at denne måling dækker den webbaserede mail/kalender, men ikke de outlook-klienter, der anvendes hyppigst og hvor CIMT netop har afsluttet en omfattende opgradering (se kapital 3). Der pågår et arbejde med at udvide overvågningen, så hele exchange-miljøet dækkes. Det kan allerede nu konstateres, at en tilfredsstillende performance er genoprettet i august. På Blodinfo 2 har performance været faldende i maj, juni og juli, hvilket skyldes problemer med en lokalitet, Frederikssund. På de øvrige lokaliteter har svartiderne været over SLA. På RIS/PACS-området anvendes en række forskellige systemer, hvoraf det kun er web1000, der anvendes på de klinisk rekvirerende afdelinger, som indgår i svartidsrapporten ovenfor. De øvrige systemer anvendes primært af de billedproducerende afdelinger. Flere af disse, herunder WEB 1000, er forældede og giver derfor nogle udfordringer. Dette er en af de væsentligste årsager til at der gennemføres et projekt i Region Hovedstaden med implementering af nyt RIS/PACS-system på tværs af alle regionens hospitaler. Status for dette fremgår af kapitel 3. 2 Målingen på LabkaII er blevet sat i bero på midlertidig basis, da målingen påvirkede systemdriften negativt. En løsning forventes at være på plads i løbet af efteråret. 7 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -8 af 16 2.2 Håndteringen af telefoniske henvendelser i Klinisk Servicedesk Figurerne nedenfor viser udviklingen i de telefoniske henvendelser til Klinisk Servicedesk, der har åbent i hverdage mellem 8-16 (fredag 8-15) og håndterer henvendelser vedrørende de kliniske systemer: GS Åben/OPUS, EPM3, Orbit og Mirsk. Graferne viser antallet af indkomne opkald (blå) og antallet af afbrudte opkald (lilla). Håndtering af opkald i Klinisk Programhjælp 2014-2015 5.000 4304 4.500 4137 4102 3822 4.000 3.500 4417 4262 3902 3749 3513 3.003 3.000 3247 3132 2.802 2.500 2.000 1.500 1.000 500 383 269 jul aug 445 467 sep okt 380 315 367 410 307 259 316 nov dec jan feb mar apr maj 460 208 0 præsenterede opkald jun jul Antal afbrudte opkald Mængden af opkald til klinisk Servicedesk i 2015 udviser en betydelig variation, hvor der i juni var det højeste antal henvendelser i næsten to år. Den kliniske Servicedesk virker i mindre grad til at være påvirket af sæsonudsving end CIMT Servicedesk. Dette afspejler sig også i den høje SLA-overholdelse (rød linje) nedenfor. SLA-overholdelse i Klinisk Servicedesk 93% 95% 91% 90% 90% 89% 90% 87% 85% 85% 86% 85% 80% 75% 70% nov dec jan feb SLA - 80 % inden for 5 min mar apr maj jun jul Andel besvaret inden for 5 min 8 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -9 af 16 3 STØRRE AKTIVITETER 3.1 Tværregionale projekter SUNDHEDSPLATFORMEN Hovedformålet er at samle oplysninger om patienten i én elektronisk journal. Det skaber overblik og høj sikkerhed for patienter og sundhedspersonale i Østdanmarks hospitalsvæsen. Dette giver mere sikre og sammenhængende behandlingsforløb. Samtidig bliver det lettere for patienten at følge med i og spille en aktiv rolle i egen behandling. Derudover erstatter Sundhedsplatformen mere end 30 itsystemer og giver sundhedspersonalet mere tid til at fokusere på patienten og den høje faglige kvalitet. Endelig understøtter Sundhedsplatformen den papirløse arbejdsgang på hospitalerne og giver større sammenhæng og bedre planlægning af patientens behandlingsforløb Arbejdet med at implementere en ny fælles Sundhedsplatform for Region Hovedstaden og Region Sjælland startede i maj 2014 og forventes afsluttet ultimo 2017 med udrulning af Sundhedsplatformen på alle hospitaler og sygehuse i hele Østdanmark. Sundhedsplatformen er på plan i forhold til Go-live i 2016. Der sker løbende justeringer af de mere detaljerede tidsplaner for de enkelte projekter frem mod denne dato. Sundhedsplatformen er i fase 3, som er ’Build-fasen’, hvilket blandt andet betyder at det kliniske indhold og de nye arbejdsgange opsættes i systemet. Omfanget af dette arbejdet har betydet mindre justeringer i tidsplanen som dog ikke har betydning for Go-live tidpunktet som fortsat afholdes på Herlev og Gentofte hospital i maj 2016. I fase 3 er arbejdet vedrørende klargøring af Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet tillige påbegyndt som planlagt. Programmet for Sundhedsplatformen er i gang med at planlægge overgangen til fase 4 som forventes medio september. Fase 4 forløber frem til Go-live i maj 2016 og aktiviteterne i denne fase består hovedsagligt af færdiggørelse af systemopsætning, test, uddannelse og planlægning af Go-live. EGENLEVERANCEPROGRAMMET Der er etableret 11 egenleveranceprojekter/opgaver. De er organiseret i et samlet program (Egenleveranceprogrammet), og Programmet skal sikre, at en række der er klarhed over det linjemæssige ansvar. forudsætninger for Sundhedsplatformen (SP) er etableret forud for go live i maj 2016. På nuværende tidspunkt er projekterne i kontrol og har fornuftig fremdrift. Der er 7 af egenleverancerne der er i planlægnings- og scopingsfasen. For at sikre den fortsatte fremdrift, er der allokeret betydelige interne og eksterne ressourcer til opgaven. Endelig er der 2 af de 7 projekter hvor behovene er under uddybning i Sundhedsplatformen. PRÆHOSPITAL PATIENTJOURNAL (PPJ) Hovedformålet er at erstatte den nuværende præhospitale papirjournal med Egenleverancerne skal være endeligt i drift maj 2016 med intern deadline til SP test 17. januar 2016. Projektet følger tidsplanen. Projektet er opdelt i to faser. I fase 1 skal den elektroniske journal implementeres i alle ambulancer, akutlægebiler og sygetransporter. I fase 2 skal den elektroniske journal integreres med 9 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -10 af 16 en elektronisk journal, herunder at installere det nødvendige udstyr i ambulancer og akutlægebiler. regionsspecifikke kliniske systemer - herunder Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden. Projektet er et samarbejde mellem de fem regioner og CSC ScandiHealth, der er hovedleverandør. Region Hovedstaden, der var udpeget til pilotmyndighed, gik i fuld drift d. 9 marts 2015. Anvendelse af PPJ i sygetransporter er dog på grund af systemmæssige udfordringer udskudt indtil videre. PRAKSYS Projektet skal, i samarbejde med CSC Scandihealth, levere en fælles it-platform, der skal understøtte arbejdsgangene og administrationen af praksissektoren i samtlige regioner og kommuner. Systemforvaltningen af systemet er besluttet placeret i Region Nordjylland, og overdragelse fra projekt til systemforvaltning er i gang. Sideløbende hermed implementeres i projektregi en række optimeringer. Projektet er i gang med konstruktionsfasen, og implementering er planlagt til at påbegynde i den første region den 1. januar 2016. Imidlertid kan der forventes en forsinkelse på tre måneder i konstruktionsfasen, som kan påvirke implementeringsdatoen. Pt. er det ikke muligt at vurdere den potentielle samlede forsinkelse som følge af dette. Der arbejdes med flere metoder for at minimere konsekvenserne af forsinkelserne. Der er fortsat et konstruktivt samarbejde med leverandøren omkring en revideret tidsplan med henblik på at minimere forsinkelse samt at undgå væsentlige merudgifter i forhold til det oprindelige budget. 3.2 Projekter i CIMT og Region Hovedstaden EKG Projektet skal konsolidere det eksisterende sortiment af systemer til at måle EKG ved at etablere en fællesregional digital løsning, der i højere grad end de eksisterende løsninger understøtter kommunikation af data på tværs. Projektet er tidligere blevet ca. 14 uger forsinket på grund af afklaring af datacenter løsning. Projektet har, på trods af forsinkelsen, kunnet gennemføre hovedleverancerne for 1. halvår af 2015. Dette indebærer migrering af data, igangsættelse af integration mod EPIC (Sundhedsplatformen) samt planlægning af evaluering Derudover er der i forberedelsen af pilot samt idriftsættelse afsendt implementeringsaftaler til hospitalerne og samarbejdet mellem medarbejdere hos hhv. CIMT og hospitalerne er startet. Projektet forventes fortsat at være færdigt december 2015. MARS Projektet følger tidsplanen Systemet skal sikre mulighed for en effektiv og ensartet registrering af medicoteknisk apparatur og tilhørende aktiviteter. Den 1. august blev ansøgnings - og anskaffelsesmodulet idriftsat i hele regionen. Det vil sige, at alle 2016-ansøgninger angående 10 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -11 af 16 Fokus for MARS-projektet er at få implementeret ansøgnings/anskaffelsesmodulet Medusa på samtlige hospitaler i regionen. Formålet med modulet er at håndtere ansøgninger om medicoteknisk udstyr fra hospitalerne medicoteknisk udstyr vil blive indført og behandlet i Medusa på samtlige virksomheder. Ansøgningerne behandles i forbindelse med apparaturudvalgsmøderne og behandles regionalt fra september til december 2015. Systemet skal overordnet give mulighed for opfølgning på alt medicoteknisk udstyr og Projektet forventes at være færdigt december 2015. dermed danne basis for den daglige support i forbindelse med vedligeholdelse og rekvirering af reservedele. Endvidere skal projektet sikre en systematiseret arbejdsgang for håndtering af ansøgninger og anskaffelse af medicoteknisk udstyr.. NETVÆRKSPROGRAMMET Netværksprogrammet følger tidsplanen. Opgradering af LAN og WLAN gennemføres over en årrække på alle regionens adresser. Opgraderingen sker gennem omfattende udskiftning af hardware. Endvidere vil programmet på det trådløse netværk opgradere, udvide og renovere dækningen og kapaciteten. De eksisterende projekter, Konsolidering af det trådede netværk (LAN) og opgradering af trådløst netværk (WLAN), er blevet slået sammen i netværksprogrammet. Dette er med til at sikre en mere effektiv udnyttelse af ressourcer ift. til de opgraderingsopgaver, der før lå i de enkelte projekter. På baggrund af skærpede budgetmæssige krav, er udrulningen af Programmets leverancer skal planlægges i LAN-konsolidering blevet tilrettelagt med henblik på at sikre den forhold til Sundhedsplatformens bedst mulige platform for implementeringen af udrulningsplan på de forskellige lokationer Sundhedsplatformen. i regionen. Scope for netværksprogrammet i 2015 er i juni blev udvidet med WLAN stabiliseringsleverancer for Bispebjerg Hospital, Rigshospitalet, Hvidovre Hospital samt fremrykke idriftsætning af det nye WLAN på Herlev hospital for bygningerne Sengetårnet og Behandlingsbygningen. Udvidelsen af scope for 2015 sker for at imødekomme Sundhedsplatformens udrulningsplan. Programmet forventer at have WLAN 75 % færdigt på Herlev Hospital ved udgangen af 2015. Ligeledes forventes 50 % af WLAN på hhv. Rigshospitalet og Bispebjerg Hospital at være færdigt. Projektet forventer ligeledes ultimo 2015, at blive færdig med LAN på Glostrup hospital, samt at have nået størstedelen af opgraderingen på hhv. Herlev Hospitalet, Bispebjerg Hospital, Psykiatrien og Den Sociale Virksomhed. 11 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -12 af 16 NETVÆRKSPROGRAMMET – TELEFONISTABILISERING Projektet skal skabe øget stabilitet i et telefonisystem, der håndterer ca. 15.000 telefoner, via konsolidering og modernisering af komponenter. Forudsætning for at der kan opgraderes er, at omstillingerne på Gentofte Hospital, Herlev Hospital, Glostrup Hospital og Hvidovre Hospital flyttes til en fælles omstillingsløsning. Projektet er gennemført og afsluttet den 30. juni 2015. Det nye telefon-omstillingssystem, CMG-NOW, er idriftsat på CIMT, Herlev Hospital, Glostrup Hospital, Hvidovre Hospital og Gentofte Hospital, Regionsgården og senest på Nordsjællands Hospital. Der er idriftsat 7 nye omstillinger bestående af 37 omstillingsborde – alt gennemført i løbet af 1. halvår 2015. Idriftsættelse af telefonisystemet blev gennemført den 25. april 2015. Der er udtrykt stor ros til CIMT for kommunikation og information. Der føres en tæt dialog med de berørte hospitaler og virksomheder, med henblik på at sikre en hurtig håndtering af eventuelle fejl. CAPTIA Hovedformålet med projektet er forenkling, modernisering, bedre drift og forberedelse til fremtidigt samlet ESDH udbud. Dette gøres ved at samle de eksisterende Captia-løsninger, samt en delmængede af de resterende EDSH systemer i et nyt og moderne ESDH system, Workzone. Workzone bruges til arkivering og styring af sagsdokumenter, blandt andet i forbindelse med borgehenvendelser, aktindsigter, klager, miljøsager og generel lovpligtig dokument arkivering. Projektet har fået godkendt ny tidsplan der i forhold til sidstestatus forsinker projektet med to måneder. Projektet forventes afsluttet medio december. Grunden til forsinkelsen skyldes tekniske udfordringer med etablering af servermiljøerne samt fejl i overførelsen af data i forbindelsen med hjemtagning af data fra den eksterne leverandør. Projektet er nu i implementeringsfase og har netop succesfuldt overført det første dataload fra Regionsgårdens Captia database. Yderligere er alle servere oppe at køre og klar til at blive testet og driftssat inde for den kommende periode. Implementeringsaftaler er fremsendt til direktionerne. I den kommende periode vil fokus ligge på planlægning af undervisning, test samt konfigurering af Workzone. Med den nye løsning forventes bedre økonomi, simplere drift og øget kapacitet. EXCHANGE Mail og kalender er et af de systemer, der medfører flest supportsager. Det er estimeret at ca. 35 % af disse, skyldes lange svartider for brugerne og manglende driftsstabilitet. Løsningen består bl.a. af en migreringen af brugerne i Region Hovedstaden til en ny platform, der skal sikre bedre systemsvartider og den fornødne driftsstabilitet. Projektet er gennemført og er under afslutning CIMT har pr. august 2015 opgraderet regionens mail og kalender system til nyeste version (Exchange 2013). Det betyder, at brugerne vil opleve at deres mail - og kalenderfunktionalitet er blevet stabil og at applikationen fungerer hurtigere end tidligere. Selve Outlook-applikationen er den samme som før, mens den webbaserede (webmail) version er opgraderet fra v. 2010 til v. 2013. Regionen har med projektet etableret sin mail- og kalenderfunktionalitet på nyeste version, baseret på en 12 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -13 af 16 understøttende IT-infrastruktur, der sikrer området et kapacitetsmæssigt overskud og dermed et tidssvarende mail- og kalendersystem nogle år frem. Således er der overført 80.000 postkasser fra 2010-platformen til den ny 2013-platform. Der er etableret en ”up to date” infrastruktur under systemet, hvorfor der nu er tilstrækkelig kapacitet til at sikre en stabil og sikker mail- og kalenderservice for regionens brugere. Projektet er blevet gennemført uden større gene for brugerne. WINDOWS 7 Projektet følger planen Windows 7 projektet opgraderer alle nuværende pc’er fra Windows XP til Windows 7 og sikrer dermed en øget sikkerhed og stabilitet for IT systemerne. It- og Afbureaukratiseringsudvalget fik den 24. februar forelagt en plan for den resterende del af opgraderingerne. Region Hovedstaden er ved at opgradere alle regionens pc’ere til Windows 7. Der er tale om et omfattende projekt, som også realiserer regionens desktopstrategi og delvist printstrategien. Efter projektet er tilendebragt, vil der være et langt bedre overblik over regionens pc’ere, printere og applikationer. Hertil kommer, at der vil være højere it-sikkerhed, bedre kontrol over applikationsporteføljen og større brugervenlighed. OMLÆGNING AF REGION HOVEDSTADEN ELEKTIVE LABORATORIUM (RHEL) Projektet udspringer af budgetaftalen for 2015 og blev besluttet af Regionsrådet 23. september 2014. Hovedformålet er at samordne den klinisk biokemiske laboratoriebetjening af praksisområdet både organisatorisk og fysisk. Beslutningen indebærer bl.a., at Region Hovedstadens Elektive Laboratorium nedlægges, og laboratorie- og analysefunktionen fremover varetages af hospitalernes laboratorier og fordeles svarende til de medicinske optageområder. RHEL anvender laboratoriesystemet Planen indebærer, at alle de ”almindelige” pc’ere vil være opgraderet med udgangen af september måned 2015, mens kritiske og specielle pc’ere vil være afsluttet i januar måned 2016 Der er medio august måned opgraderet i alt ca. 34.600 pc’ere. Projektet følger tidsplanen. Projektet kræver en række IT-tilpasninger til bl.a. laboratoriesystemet Labka, som anvendes af hospitalerne. Det betyder, at en række systemer skal omlægges til Region Hovedstaden, hvilket betyder at både data og servere skal flyttes. RHEL’s ni blodprøvetagningssteder skal have omlagt deres IT til Region Hovedstadens netværk og systemer. Medicoudstyr skal flyttes, og det skal sikres, at udstyret virker på de nye lokationer, og endelig skal flytningen af alle RHEL’s medarbejdere understøttes på de nye lokationer. Styregruppen for RHEL-omlægningen godkendte den 23. juni ITprogrammets forslag til løsningsbeskrivelse for IT-omlægningen af RHEL. Herefter har projektet igangsat udarbejdelsen af specifikationer og krav samt bestilling af løsninger hos diverse leverandører af bl.a. flytning af infrastruktur som netværk, telefoni mv. samt udvikling af forskellige systemer herunder 13 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -14 af 16 NetLab samt en række andre systemer med integrationer hertil, mens regionens øvrige laboratorier anvender LABKAII. Omlægningen indebærer, at der fremover skal anvendes ét laboratoriesystem i regionen laboratoriesystemet Labka, rekvireringssystemet Webreq, EKGløsning, logistik og kvalitetssystemer mv. Projektet forventes færdigt, så hospitalernes laboratoriebetjening af praksissektoren kan træde i kraft per 1. januar 2016. Omlægningen skal ske med virkning fra 1. januar 2016. HOSPITALSSAMMENLÆGNINGER 2015 Baggrunden for sammenlægningen er krav til opdaterede organisationsstrukturer før opsætning af Sundhedsplatformen. Dette har indvirkning på hospitalets itbrugere og alle it-systemerne. Herudover bliver patientdata og indlagte patienter flyttet til den ny samlet hospitalsstruktur Hospitalerne vurderer, at sammenlægningerne vil skabe en mere entydig hospitalsstruktur i Region Hovedstaden, bedre fordeling af patienter og bedre patientforløb samt bedre forskningsmiljø og endelig: Fokus og Forenkling i en stærk og effektiv organisation. RIS/PACS Projektet skal skabe et hurtigere og mere stabilt billeddiagnosticeringssystem via en konsolidering af Region Hovedstadens eksisterende RIS/PACS-miljøer til et fælles system. RIS/PACS anvendes til lagring og visning af billeddiagnostisk materiale – bl.a. røntgenundersøgelser. Projektet overholder tidsplanen, og den 1. sammenlægning af Herlev og Gentofte Hospital er gennemført efter planen og til tiden. De nye hospitalsnavne og datoer for sammenlægningerne er: 1. Herlev og Gentofte Hospital blev sammenlagt d. 8.-10. maj 2015 2. Rigshospitalet, d. 4.-6. september 2015 (kaldenavnet bliver Rigshospitalet Blegdamsvej og Rigshospitalet Glostrup) 3. Glostrup Medicinsk afdeling under HVH, d. 4.-6. september 2015 4. Amager og Hvidovre Hospital, d. 4.-6. december 2015 Projektet forventes afsluttet i 2015. Projektet holder sig inden for de økonomiske rammer, men er udfordret på fremdriften på grund af udfordringer med den tekniske løsning. Der er derfor over sommeren arbejdet intensivt på at forbedre driftsstabiliteten af systemet med fokus på at sikre stabil drift på Amager Hospital. Endvidere har både CIMT, leverandør samt hospitalerne prioriteret flere ressourcer til projektet med henblik på at sikre den fornødne driftsstabilitet inden systemet idriftsættes på øvrige hospitaler. En vigtig aktivitet i den forbindelse er, at der er blevet arbejdet med opsætning af automatiserede målinger af svartider og oppetid, så systemets ydelse kan monitoreres løbende. Forberedelserne af implementeringen på Amager og Hvidovre 14 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -15 af 16 Hospital går som planlagt og der tilbydes løbende undervisning i systemets funktioner. RIS/PACS forventes idriftsat på Amager og Hvidovre Hospital medio september. 15 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 4 - Meddelelser - Overordnet status på drift og udvikling - Orientering fra CIMT Bilag 1 - Side -16 af 16 4 BAGGRUND @ 1.1 Håndteringen af telefoniske henvendelser i CIMT Servicedesk Servicedesken er CIMT’s primære kontaktflade til brugerne og modtager hver uge flere tusinde opkald. Figuren viser udviklingen i nøgletal for CIMT Servicedesk. @ 1.2 Straksafklaringer og svartider Målet for hvor stor en andel af opkaldene som skal besvares inden for fem minutter er blevet hævet til 80 % i det nye servicekatalog. Da det er en meget stor del af alle henvendelser, som foregår telefonisk, er dette et centralt mål for brugernes oplevede service. Straksafklaringerne er ligeledes af stor betydning. En straksafklaring betyder, at en sag løses ved første kontakt. Dette er en vigtig forudsætning for, at brugerne hurtigst muligt kan komme videre i deres daglige virke. Målsætningen er i det nye servicekatalog ændret til, at minimum 60 % af alle sager løses ved første kontakt. @1.3 Antal indkomne og lukkede sager Figuren viser det samlede antal registrerede sager (rød graf), der håndteres af CIMT og eksterne leverandører. I forbindelse med en henvendelse, både telefoniske og via serviceportalen på intranettet, registreres en sag i overensstemmelse med sagens kritikalitet. Henvendelsen prioriteres ud fra bl.a. henvendelsens art/emne, antal berørte brugere og risikoen for fx patientsikkerhed eller produktionsstop. Henvendelsen kategoriseres derefter som Kritisk, Høj, Medium eller Normal. Udover antal registrerede sager, så viser figuren også antallet af sager som er lukket (dvs. løst) i den givne periode, samt hvor stor en andel af de sager, som ikke løses ved første kontakt, der løses indenfor de aftalte tidsrum. SLA står for Service-level-agreement. Hvis sagen ikke kan løses ved første henvendelse, bliver sagens kritikalitet vurderet og den sendes til en sagsbehandler med den nødvendige faglighed. Der gælder forskellige servicemål for kritikalitetsniveauerne. Sager med høj kritikalitet skal selvsagt håndteres hurtigere (inden for tre dage) end sager med medium eller normal kritikalitet (hhv. fem og ti dage). @2.1 Systemsvartider Systemsvartiderne på de kritiske systemer udgør pt. den mest direkte måling af brugernes oplevelse af systemernes performance. På nuværende tidspunkt er der målinger på samtlige kritiske systemer undtagen Mirsk. Målingerne foretages i et krydsfelt på de enkelte virksomheder og vil derfor være afhængige af en række lokale forhold (kabling, netværksudstyr, gamle pc’er mv.). Målingerne er udtryk for, hvor lang tid diverse handlinger tager – ex. tiden fra en søgning påbegyndes til resultaterne præsenteres. Der er opsat tærskelværdier for de forskellige typer handlinger, hvor der skelnes mellem datatunge handlinger (15 sek.) og standardhandlinger (3 sek.). @2.2 Håndtering af telefoniske henvendelser i Klinisk servicedesk Figuren viser antallet af opkald til klinisk servicedesk (lilla), hvor mange opkald, der afbrydes før tid (blå) samt den procentvise besvarelse (rød). Klinisk servicedesk tager sig af de henvendelser, der omhandler de kliniske systemer (GS Åben/OPUS, EPM3, Orbit og Mirsk). 16 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015 Punkt nr. 5 - Meddelelser - Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget Bilag 1 - Side -1 af 1 Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget 2015 - Opdateret 3. september 2015 6. OKTOBER 2015 Sundhedsplatformen - Mychart og dialogmuligheder Brugerfladen for patienter, herunder muligheder for dialog med hospitalet og de fordele/udfordringer dette giver, samt brugervenlighed ift. handikappede borgere. Meddelelse: Kvartårlig status på driftsmålsstyring Status på driftsmål forelægges ITA til orientering 4 gange årligt. ITA arbejdsplan Drøftelse af indhold på ITA-arbejdsplan forår 2016, herunder eventuelle ønsker fra udvalget. 3. NOVEMBER 2015 Sundhedsplatformen - Scope og gevinster Præsentation af, scope og gevinster forbundet med implementering af Sundhedsplatformen ved Business Change Manager Torben Stentoft. Udvalget har efterspurgt et pædagogisk økonomioverblik. Afbureaukratisering - Pilotprojekt Orienteringssag om projektbeskrivelse Afbureaukratisering - Status på indsats for reduktion af regionale vejledninger Opfølgning på afbureaukratiseringsindsatsen vedrørende reduktion af regionale vejledninger Opdatering af driftsmål og ambitionsniveauer Udvalget forelægges sag med forslag til opdatering af driftsmål og ambitionsniveauer 1. DECEMBER 2015 It- og medicoteknologi i kvalitetsfondsbyggerierne Præsentation af arbejdet med it- og medicoteknologi i kvalitetsfondsbyggerierne. Informationssikkerhed Status på informationssikkerheden, herunder indsatser, sikkerhedsniveau mv. Telemedicin Præsentation af erfaringer fra storskalaprojektet KIH og drøftelse af proces for udarbejdelse af regional målbillede for telemedicin, set i forhold til de nationale målsætninger på området, jf ØA16. Overordnet status på drift og udvikling (CIMT) Meddelelse - Kvartalsvis orientering fra CIMT vedr. status på drift og udvikling Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 08-09-2015
© Copyright 2024