Devoteam A/S
Lyngbyvej 2
DK-2100 Copenhagen
Denmark
Tel +45 20 45 07 00
E-mail [email protected]
www.devoteam.dk
18. februar 2015
Uddrag af udkast til:
Masterplan for Digitalisering af Social- og
Sundhedsområdet i Ballerup Kommune
Baggrund og formål
Ballerup kommune ønsker at sætte en række initiativer i gang under overskriften
”digitalisering og arbejdsgange på social – og sundhedsområdet”. Der er et stort potentiale
ved, at digitaliseringen og arbejdsprocesserne på social- og sundhedsområdet i højere grad
ses i en sammenhæng og planlægges og udføres efter en samlet plan. Samtidig er der i
Ballerup Kommunens omverden en række ”skal-initiativer”, som får betydning for
indsatsen i de kommende år - fx det fælles medicinkort, voksenudredningsmetode på
socialområdet, Socialtilsyn, Fælles Sprog III, Sundhedsjournal, telemedicin,
velfærdsteknologi mv.
Rammerne for digitaliseringsindsatsen er beskrevet i følgende nationale strategier:
 Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2010 – 2015
 Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011 – 2015
 Strategi for digital velfærd 2013 – 2020
 National Strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet 2013 – 2017
 Kommunernes strategi for telesundhed, 2013
Ballerup Kommune har desuden i ”Rammepapir Sundheds-IT og digitalisering på Socialog Sundhedsområdet i Ballerup Kommune” beskrevet følgende målsætninger for arbejdet
med Sundheds-IT og digitalisering:


Borger som ressource: Hvor digitalisering skal medvirke til borgerens egne digitale
kompetencer inddrages eller styrkes, således at borgeren bliver en mere aktiv
medspiller og bedre kan udnytte egne funktionsevner i den praktiske hverdag.
Borgeroplevet kvalitet: Hvor digitalisering skal fremme sammenhængende velfærd
og forbedre den borgeroplevede kvalitet i opgaveløsningen.
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
#47785-v2-[Note Dansk]
VAT N° DK78068213 PBS: 02394154
Bank: Danske Bank, Branch N° 4260, Account N° 4260 1335 27
IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N° 78068213
2/8


Faglig kvalitet: Hvor digitalisering skal understøtte medarbejdernes opgaver og
funktioner, så den faglige kvalitet forbedres og medarbejderne oplever forbedret
arbejdsmiljø og meningsfulde arbejdsgange.
Effektiv ressourceanvendelse: Hvor digitalisering skal sikre en effektiv anvendelse
af ressourcerne i opgaveløsningen og realisering af potentielle
effektiviseringsgevinster.
For at realisere dels de nationale strategier og dels Rammepapir for Sundheds-IT og
digitalisering ønsker Ballerup Kommune en samlet plan – en såkaldt ”Masterplan” – som
beskriver, hvilke prioriterede projekter, som skal udføres i de kommende fire år og i
hvilken rækkefølge, for at understøtte den ønskede udvikling.
Proces for Masterplan
Masterplanen er fremkommet via en proces, på social- og sundhedsområdet i Ballerup
Kommune, som har involveret 50-70 medarbejdere og ledere, der har repræsenteret alle
dele af organisationen og hermed har dækket forskellige oplevelser, behov og ønsker til
digitalisering. Processen er illustreret i nedenstående figur 1.
Figur 1: Proces for udvikling af Masterplan i Ballerup Kommune
Indledningsvis er der gennemført en større dataindsamling i form af ca. 20 interview med
fra 2-3 og op til 6-7 personer. Der er ligeledes gennemført observationer på udvalgte
processer i hjemmepleje og på socialområdet. Herudover er der gennemført to workshops,
som hver har samlet ca. 50 personer bredt fra social- og sundhedsområdet. En stor del
deltog i begge workshops.
På den første workshop blev resultatet af interviewrunde og observationer fremlagt og
valideret, mens der på den anden workshop blev arbejdet med Masterplanens konkrete
projektforslag og deres placering i Masterplanen. Endelig er der gennemført møder med
ledergruppen på social- og sundhedsområdet for at drøfte prioriteringer og Masterplanens
endelige udformning.
I marts 2015 præsenteres Masterplanen og dens mange digitaliseringsspor som en slags
kick-off for indbudte ledere og medarbejdere i social- og sundhedsområdet.
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
3/8
Udpegning af Masterplanens indsatsområder
Resultatet af interviewrunde og observationer er problemtemaerne, som er listet nedenfor.
Bemærk, at der i forbindelse med interview og observationer har været fokus på at opsamle
problemer og ikke på at opsamle de forhold, som fungerer godt.
Problemtemaer, som indgår i Masterplanens projekter og prioriteringer

KMD Care (EOJ) opleves tungt og stort og er ikke implementeret i bund.
Konsekvensen er, at det ikke anvendes ens og at kommunen ikke opnår fordelene
ved ens og effektive arbejdsgange og dokumentationspraksis. Den mest modne
praksis for Care anvendelse har man i visitationen, mens der er et betydeligt
potentiale for et løft i udfører enhederne.

I forlængelse af ovenstående er der et særligt tema omkring faglig dokumentation
på sundhedsområdet. Ser man på udførende hjemmepleje og hjemmesygepleje er
praksis i dag forskellig for så vidt angår, om man dokumenterer i indsatsområder, i
journalen eller i advis. Konsekvenser er dels at man mangler overblik og oplever, at
man ikke får læst al dokumentationen, og dels at det tager længere tid end
nødvendigt at skaffe sig overblik.

KMD EKJ kan ikke håndtere ledelsesinformation og effekt-opfølgninger og
fungerer utilstrækkeligt som fagligt dokumentationssystem på socialområdet.

Medicinprocessen, på både social- og sundhedsområdet, understøttes af et miks af
digitaliserede og manuelle arbejdsgange, dvs. systemet er ikke enstrenget, som
embedslægetilsynet kræver.

It-tilgængelighed er en barriere for effektivitet og medfører risiko for fejl. Der er
her tale om, at der opleves lange svartider og driftsustabilitet på fagsystemer og at
man ikke oplever, at der er tilstrækkelig dækning af it-udstyr, således at man nogen
gange må stå i kø for at lave sine opslag og registreringer. IT-udstyr er forskelligt
fordelt i kommunen, således at nogle enheder har tilstrækkeligt udstyr, mens andre
mangler.

Der er potentiale for mere borgerinvolvering og dokumentation hos borger, især
hvis dette kan understøttes af it-udstyr på borgerens stue i boliger på
sundhedsområdet og bosteder på socialområdet.

Arbejdsdeling mellem it-systemer er uklar og der mangler overblik over
systemernes rolle. Her er der et særligt forhold vedrørende V-drevet, som anvendes
til dokumentation, som ikke er CPR relateret. V-drevet opleves vanskeligt at
navigere i, og der sættes spørgsmålstegn ved det hensigtsmæssige i, at V-drevet er
helt åbent, og at man kan komme til at flytte andre enheders mapper og data.
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
4/8

For myndighedsfunktioner opleves uhensigtsmæssigt dobbeltarbejde ved sagsoprettelse i forbindelse med anvendelse af både SBSYS og fagsystemer (EOJ/EKJ).
Visse steder opleves også trippel registreringer. Ligeledes er Voksen Udrednings
Metoden (VUM) ikke en integreret del af visitationens arbejdsmåde og
dokumentation på socialområdet.

It-kompetenceopbygning sker ikke tilstrækkeligt systematisk og efterspørges i
betydelig grad af medarbejderne
Ovenstående problemtemaer danner sammen med de nationale strategier udgangspunkt for
Masterplanens prioriteringer inden for følgende fem hovedområder:
 Fagsystemer EOJ/EKJ (herunder arbejdsgange og dokumentationspraksis)
 IT-kompetenceopbygning
 Borgerinvolvering og velfærd
 Sammenhæng mellem It-systemer (fagsystemer, SBSYS, V-drev, etc.)
 Drift og IT-udstyr
Masterplanen
Masterplanen er afbildet i figur 2 med en illustration, som også kaldes et
transformationsdiagram og illustrerer, hvordan Ballerup Kommune via projekter inden for
de fem nævnte hovedområder i løbet af 4-6 år realiserer visionen for digitalisering og
arbejdsgange på social- og sundhedsområdet. Den afbildede tidsramme er 2015 – 2017,
men det forventes, at nogle projekter vil realiseres senere. Tidsrammen skal løbende
tilpasses nationale krav og kommunens projektkapacitet.
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
5/8
Figur 2: Masterplan for digitalisering af social- og sundhedsområdet i Ballerup Kommune
Masterplanen skal læses således, at man fra venstre mod højre og også nedefra og op kan
følge et projekt hovedområde hen over tidsperioden 2015 – 2017. Man kan ligeledes følge
en tidsperiode ved at følge et cirkeludsnit og her se, hvilke projekter, fordelt på alle
hovedområder, som ligger inden for denne periode.
Projekterne har en farvemarkering, hvor gule cirkler er defineret som quick-win projekter,
dvs. projekter, hvor man med en begrænset indsats forventer at kunne få en gevinst med
betydning for forretningen, inden for en kortere tidshorisont. De røde er obligatoriske
projekter, fx defineret i økonomiaftale med staten, og de blå er alle andre projekter. De
små stiplede cirkler, som ses i borgerinvolvering og velfærd, markerer, at der er tale om
afprøvningsprojekter, som endnu ikke er navngivet. Herudover er der en større stiplet
cirkel markering rundt om de projekter, som vurderes at være de største målt i
ressourceindsats for Ballerup Kommune.
I det efterfølgende beskrives Masterplanens udviklingsprojekter.
Fagsystemer EOJ/EKJ
Hovedstrømmen af projekter ligger i den midterste bane ”Fagsystemer EOJ/EKJ”. Her
ligger der en række projekter hen over de næste 3-4 år. Der indledes i det efterfølgende
med EOJ og sundhedsområdet, og herefter EKJ og socialområdet.
En væsentlig trædesten på sundhedsområdet er, at det obligatoriske Fælles Medicinkort
(FMK) (projekt 1.3) skal implementeres medio 2015. Det ligeledes obligatoriske Fælles
Sprog III (FS III) er annonceret til 2017 og herefter følger kommunernes realisering af
borgernes adgang til Sundhedsjournal. Denne række projekter bliver styrende for
implementering af den samlede vision på sundhedsområdet, idet FMK implementeringen
skal gennemføres i det nuværende Care EOJ system, mens det vil være hensigtsmæssigt, at
dette har været konkurrenceudsat inden FS III skal implementeres, dvs. det nye EOJ
system (som også kan være en FS III version af det nuværende Care) vil være et system,
som anvender Fælles Sprog III.
Erfaringsmæssigt skal konkurrenceudsættelsen af EOJ systemet (projekt 1.5) gå i gang
minimum et år inden, at man ønsker at systemet skal være ibrugtaget, dvs. kommunen bør
igangsætte anskaffelse senest slut 2016 og har måske behov for at lave kravopgørelse og se
de eksisterende systemer på markedet, inden dette tidspunkt. Tidspunktet for
konkurrenceudsættelse af EOJ system skal vurderes igen flere gange hen imod 2016/2017
og ses i lyset af tidsplan for Fælles Sprog III, for EOJ markedets udvikling og for
kommunens behov for EOJ funktionalitet.
Inden konkurrenceudsættelse af EOJ systemet og parallelt med implementeringen af Fælles
Medicinkort kan kommunen forbedre anvendelsen af det nuværende system. Der er peget
på to projekter, hhv. 1.1 ”Quick-win” projekt om begrænsning og præcisering af advis
anvendelse i hjemmepleje og hjemmesygepleje samt 1.4 Fælles dokumentationspraksis på
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
6/8
sundhedsområdet. Det skal defineres, hvad der medtages under dette projekt, dvs. hvor
hhv. bredt det går ud og dækker alle faggrupper og hvor dybt det anviser meget specifikke
måder at dokumentere. Der skal her også tænkes på, hvad det giver mening, at definere i
det nuværende system og før Fælles Sprog III. Det anbefales, at der er en kerne i dette
dokumentationsprojekt, som vedrører anvendelse af indsatsområder og journaloptegnelser,
idet dette i dag giver anledning til manglende overblik, som igen har tids- og
kvalitetsmæssige konsekvenser. I sammenhæng med advis-projektet 1.1 vil dette samlet set
give et godt grundlag for en grundlæggende praksis, som kan anvendes de kommende år
og også kan anvendes i et nyt EOJ system.
Mens EOJ systemet grundlæggende er formålstjenligt og kan bruges i arbejdsgangene på
sundhedsområdet, men har problemer i relation til ensartet anvendelse, er problemerne
med EKJ systemet større. EKJ systemet er ikke bygget til at varetage dokumentationen på
socialområdet og kan ikke håndtere opfølgning på indsatser. Herudover er der ikke en
ensartet praksis for dokumentation og der dokumenteres kun begrænset eller slet ikke efter
Voksen Udrednings Metoden (VUM). På socialområdet er der derfor et andet ønske om
hast i relation til udskiftning af systemet. Samtidig skal EKJ systemet
konkurrenceudsættes, således at der er indgået en aftale om nyt it system til socialområdet i
2015.
Anskaffelse af nyt it-system til socialområdet indledes med en behovsafdækning på
socialområdet, herunder behovet i relation til henholdsvis afregning, socialfaglig
dokumentation, opfølgning og ledelsesinformation. I forlængelse af behovsafklaringen vil
det være naturligt at gennemføre en teknisk afklaring, hvor markedet undersøges. Herefter
gennemføres en anskaffelse af nyt it-system på socialområdet og en efterfølgende
implementering af systemet. Dette er beskrevet i projekt 1.2a.
Parallelt med anskaffelse af ny it-understøttelse på socialområdet bør man arbejde med
faglig optimering af socialfaglig dokumentationspraksis, således, at man har dette på plads
til implementeringen af nyt it-system (projekt 1.2b) og herefter vil det indgå i den
organisatoriske implementering af det nye it-system.
Borgerinvolvering og velfærd
”Fagsystemer EOJ/EKJ” suppleres tæt af ”Borgerinvolvering og velfærd”. Digitale
initiativer til borgerinvolvering samt anvendelse af velfærdsteknologi samt telemedicinske
løsninger er præget af afprøvninger og vil i de kommende år skulle integreres og ses i
sammenhæng med EOJ/EKJ løsninger. Det er derfor helt centralt at sætte afprøvning af
disse løsninger i system og evaluere systematisk på udbytte samt vurdere om løsningerne
skal sættes bredere i drift i kommunen.
Initiativ 2.1 handler om at sætte velfærdsinitiativer og borgerinvolvering i system,
herunder at definere processen for at sætte initiativer i gang, organisering, trin i
afprøvningen og proces for evaluering. Herefter følger en række konkrete afprøvninger,
markeret med cirkler med stiplede linjer i figur 2, ligesom det med stiplede pile er
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
7/8
markeret, at de forskellige afprøvninger i forbindelse med evalueringen skal ses i
sammenhæng med EOJ/EKJ løsningerne.
It-kompetenceudvikling
”Fagsystemer EOJ/EKJ” suppleres også tæt af ”it-kompetenceudvikling”, som både
vedrører basis it-kompetencer samt kompetencer inden for fagsystemerne. For
fagsystemerne er der især et behov i relation til Care EOJ systemet, ligesom koblingen
imellem systemet, arbejdsgange og dokumentationspraksis er et tema, som skal rummes af
kompetenceudviklingen. For socialområdet er det et tema, at der ikke dokumenteres efter
VUM, og det skal vurderes, hvad der vedrører utilstrækkelig it-understøttelse, hvad der
vedrører arbejdsgange og hvad der evt. vedrører kompetencer. Der er behov for at
kortlægge kompetencebehovet, jf. initiativ 3.1, mens kompetenceløftet sker i initiativ 3.2 i
løbet af et par år og i sammenhæng med nye EOJ/EKJ løsninger og fælles
dokumentationspraksis.
Sammenhæng imellem it-systemer
Initiativ 4.1 Quick Win: V-drev skal afgrænses, således at det kan håndteres som et Quick
Win. Initiativ 4.2 er en analyse, som tager fat i sammenhængen mellem de forskellige itsystemer, herunder SBSYS, V-drev og fagsystemer EOJ/EKJ, især med fokus på
visitationens arbejdsgange.
Driftsstabilitet og it-udstyr
Afslutningsvis omkranses de beskrevne initiativer af et aktivitetsspor vedrørende
driftsstabilitet og it-udstyr. Initiativer 5.1 Quick win: Print og 5.2 Analyse af svartider og
driftsstabilitet er opgaver, som skal udføres af IT-forsyningen, med Support og Udvikling
som rekvirent og sparringspartner.
Igangværende projekter
Nedenstående figur 3 indeholder en række projekter afbildet med grøn farve. Illustrationen
følger Masterplanens rammer og indeholder igangværende projekter, som skal koordineres
og ses i sammenhæng med Masterplanens nye projekter. I projektbeskrivelserne er dette
angivet som afhængigheder. Det forventes i praksis, at nogle igangværende projekter vil
foregå uafhængigt af Masterplanens projekter, mens andre igangværende projekter vil
blive lagt sammen med projekter i Masterplanen. I figuren har alle de igangværende
projekter samme størrelsesmarkering, men i praksis er de af forskellig størrelse. Alle
projekter er placeret i første og andet kvartal i 2015 og pilene signalere, at projekterne kan
have en længere tidshorisont.
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
8/8
Figur 3: Igangværende projekter (ikke udtømmende) i Ballerup Kommune, med relation
Masterplanens projekter om digitalisering og arbejdsgange på social- og sundhedsområdet
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY