proactive contracting: a practical ap - PURE
PROACTIVE CONTRACTING: A PRACTICAL AP- PROACH TO TACKLE COMPLEXITY Billede1 Abdinasir Said Abdille, Cand.merc.jur Studie nr.: AA87269 Vejleder: René Franz Henschel School of Business and Social Sciences Juridisk Institut Aarhus Universitet februar 2015 PROAKTIV KONTRAHERING: EN PRAKTISK TILGANG TIL TAKLINGEN AF KOMPLEKSITET 1 Billedet er fra http://www.selectica.com/resources/guide/the-evolution-of-contract-manage- ment#.VM3ySS7AqZB INDHOLDSFORTEGNELSE 2. 3. 4. 5. INTRODUKTION .......................................................................................................... 3 1.1 INDLEDNING ................................................................................................................ 3 1.2 PROBLEMFORMULERING .............................................................................................. 4 1.3 STRUKTUR .................................................................................................................... 4 1.4 TEORI OG METODE....................................................................................................... 4 ØKONOMISK KONTRAKTTEORI ............................................................................... 7 2.1 INTRODUKTION ........................................................................................................... 7 2.2 ANTAGELSER ................................................................................................................. 7 2.3 DIMENSIONER .............................................................................................................. 8 2.4 KONTRAKTTEORIER ..................................................................................................... 9 2.5 EFFEKTIVITETEN AF KONTRAKTTYPERNE ................................................................... 11 2.6 EMPIRISKE UNDERSØGELSER ...................................................................................... 13 2.7 DELKONKLUSION ....................................................................................................... 14 RELATIONELLE KONTRAKTTEORIER .................................................................... 16 3.1 ESSENTIEL KONTRAKTTEORI ...................................................................................... 16 3.2 OMFATTENDE KONTRAKTTEORI ................................................................................ 20 3.3 EMPIRISKE UNDERSØGELSER ...................................................................................... 21 3.4 DELKONKLUSION ....................................................................................................... 25 DET REAKTIVE PARADIGME .................................................................................... 27 4.1 INTRODUKTION ......................................................................................................... 27 4.2 RETSSIKKERHED ......................................................................................................... 28 4.3 DELKONKLUSION ....................................................................................................... 29 PRÆVENTIV JURA ...................................................................................................... 30 5.1 6. 7. 8. ii MINIMERING AF JURIDISKE RISICI............................................................................... 33 PROAKTIV JURA.......................................................................................................... 36 6.1 OPRINDELSE OG FORMÅL ........................................................................................... 36 6.2 FORSKELLEN IMELLEM PROAKTIV JURA OG PRÆVENTIV JURA ................................... 40 EN PRAKTISK TILGANG TIL PROAKTIV KONTRAHERING .................................. 42 7.1 KONTRAKTER OG PROAKTIVT KONTRAHERING ......................................................... 42 7.2 LEDERES JURIDISKE PLAN ........................................................................................... 45 7.3 KONTRAKT VISUALISERING ........................................................................................ 64 7.4 KONKURRENCEFORDEL.............................................................................................. 66 KONKLUSION ............................................................................................................. 68 Word Template by Friedman & Morgan 2014 1. Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 1. INTRODUKTION 1.1 Indledning Et flertal af jurister og andre, der arbejder med kontrakter, mener at de står over for en voksende kompleksitet, hvilket også er de brede synspunkter der er tilkendegivet af fællesskabet hos IACCM.2 En meningsmåling, European Legal Pulse Survey af Equaterra, viser at der også er sket en løbende stigning i outsourcing kontrakters kompleksitet, parallelt med væksten i outsourcing.3 En meningsmåling baseret på interview med mere end 1.500 administrerende direktører af IBM, viste at 79% af dem ser øget global kompleksitet som den største udfordring i de kommende år. Da den stigende kompleksitet er uundgåelig, består valget i, hvordan virksomhederne reagerer. Meningsmålingen viser, at de mest succesfulde drager fordel af kompleksiteten med kreative metoder.4 Det skyldes til dels at virksomhederne i stigende grad handler over fysiske, religiøse, kulturelle og etiske grænser. Og da man hverken på forhånd kan tage enhver situation, der måtte opstå, i betragtning og heller ikke kan blive enige, anbefaler IACMM et paradigmeskift, hvor virksomhederne benytter den proaktive tilgang til kontraheringen. Med den proaktive tilgang erkendes, at den økonomiske værdi, cyklustider og innovation – er i nu dagens konkurrenceprægede globale økonomi direkte påvirket af kontrakten. Virksomhederne er så at sige i 2 Tim Cummins - http://commitmentmatters.com/2010/05/07/contracting-complexity/ 3 EquaTerra's Legal Pulse Survey Findings Announced, side 2, Business Wire 20 Jan. 2011. Business Insights: Essentials. Web. 1 Feb. 2015. : http://www.equaterra.com/_filelib/FileCabinet/Research/EquaTerra_Whitepaper_2010_Global_Legal_Pulse_Jan2011_3149.pdf?FileName=EquaTerra_Whitepaper_2010_Global_Legal_Pulse_Jan2011_3149.pdf 4 Capitalizing on Complexity: Insights from the Global Chief ExecutiveOfficer Study, side 8-9, IBM Institute for Business Value. May, 2010, http://www-01.ibm.com/common/ssi/cgi-bin/ssialias?infotype=PM&subtype=XB&appname=GBSE_GB_SC_USEN&htmlfid=GBE03297USEN&attachment=GBE03297USEN.PDF Introduktion 3 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet skyttegravene, da de bliver bombarderet med markedsvolatilitet, retsusikkerhed og komplekse internationale relationer. Den proaktive tilgang kan få virksomhederne op af skyttegravene og give dem væsentligt bedre muligheder for at konkurrere og vinde, gennem innovative og fleksible tilgange. Derved kan virksomhederne nå deres mål, og sikre succes samtidig med at sandsynligheden for problemer og konflikter reduceres.5 1.2 Problemformulering Da virksomhederne oplever en kompleksitet, der oven i købet spås til at tiltage i fremtiden, er det spændende at undersøge, hvad virksomhederne kan gøre for at nedbringe kompleksiteten, og dermed drage fordel af den. Jeg vil derfor undersøge hvordan man med Proaktiv Kontrahering kan reducere denne kompleksitet, og dermed opnå en konkurrencefordel, der giver virksomheden øget værdi. Med følgende underspørgsmål: Hvad er reaktiv jura? Hvad er præventiv jura? Hvad er proaktiv jura? 1.3 Struktur Afhandlingen behandler først i del 2 økonomisk kontraktteori, dernæst behandles de relationelle kontraktteorier i del 3. I del 4 behandles den reaktive jura efterfulgt af præventiv jura i del 5 og proaktiv jura i del 6. I del 7 behandles en praktisk tilgang til proaktiv kontrahering og der konkluderes i del 8. 1.4 Teori og metode I det følgende afsnit vil teorierne og metoderne for den juridiske og økonomiske del af opgaven blive gennemgået. Derudover vil der være en beskrivelse af essentiel kontrakt teori, som er en relationel kontraktteori, af Ian Macneil, en juridisk lærd inden for kontraktret, der 5 George Siedel og Helena Haapio – Proactive law for managers : a hidden source of competitive advantage, side xv forord. 4 Teori og metode Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet sammen med Stewart Macaulay anses som opfinderen af relationel kontrakt teori. Og om- fattende kontraktteori, som også er en relationel kontraktteori, af Richard Austen-Baker. 1.4.1 Juridisk teori og metode Afhandlingen anvender den retsdogmatiske metode, som har til formål at beskrive, analysere og systematisere gældende ret.6 Virksomhederne har en kontraktfrihed, hvorefter parterne kan aftale, hvad der er gældende ret mellem dem.7 Kontrakten er en retlig institut, der fastlægger retsfølgerne af konsekvensregler, og regler om – hvordan kontrakten bortfalder.8 Derved er der tale om regulering, hvilket vil sige lovgivning i vid forstand, som er blandt de opregnede retskilder af Ross: regule- ring, retspraksis, sædvane og forholdets natur. Og selvom regulering ikke har mere forrang, end de andre retskilder, er den mere objektiveret end de andre.9 Da afhandlingen omhandler selve tilgangen til kontraheringen, vil den juridiske del hovedsagelig beskrive teorierne om reaktiv jura, præventiv jura og proaktiv jura. Den præventive jura tages med, da denne har lagt fundamentet for proaktiv jura. Da det juridiske felt jeg skriver om er ret nyt, vil jeg forsøge at benytte de nyeste og meste relevante forskning på området. 1.4.2 Økonomisk teori og metode Retsøkonomi, law and economics, er en økonomisk disciplin, der kan hjælpe med at beregne nytte og efficiens af regler. Da retsøkonomi ikke indgår i retsvidenskabelige analyser, og idet der benyttes økonomiske metoder og analyseværktøjer, hører den ikke under jura. 10 Retsøkonomi anvendes, da afhandlingens problemformulering indeholder en stillingtagen til hvordan en reducering i kompleksitet med proaktiv kontrahering, kan medfører en konkurrencefordel og øget værdi. Teorier under nyere institutionel teori, er også omfattet af retsøkonomi. 6 Christina D. Tvarnø og Ruth Nielsen – Retskilder & Retsteorier, side 56, 4. udg. 2014 7 Ibid., side 104 8 Ibid., side 68 9 Ibid., side 81 10 Ibid. 484 Introduktion 5 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Da analyseniveauet i afhandlingen, for det økonomiske, er på kontraktniveau, falder man derved inden for kontraktøkonomien.11 Idet specialet handler om kontrakter, og dermed transaktioner, anvendes den ny-institutionelle teori om transaktionsomkostninger (Transaction Cost Economics (TCE)) af Oliver Eaton Williamson12. Williamson har med inspiration fra Ian Macneils givet grundlæggende økonomiske fortolkninger af kontrakter. Der vil efterfølgende blive introduceret empiriske undersøgelser. 11 Ibid., side 488 12 Oliver E. Willamson - Transaction-Cost Economics: The Governance of Contractual Relations 6 Teori og metode Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 2. ØKONOMISK KONTRAKTTEORI I den følgende del behandles økonomisk kontraktteori. 2.1 Introduktion Den nyinstitutionelle økonomiske teori hidrøre fra den nyinstitutionelle teori, der er er et samlende begreb om en række forskellige institutionelle teorier, hvor institutionerne er i højsædet. Institutionerne har tre forskellige overordnede karakteristikker, der er med til at understøtte institutionerne: formelle regler, normer eller kognition.13 Transaktionsomkostninger er en del af den nyinstitutionelle økonomiske teori.14 Ifølge Williamson skal en transaktion forstås på følgende måde: A transaction occurs when a good or service is transferred across a technologically separable interface. One stage of activity terminates and another begins.15 Det vil sige at der vil være tale om en transaktion, når en vare eller tjenesteydelse overføres på tværs af en teknologisk adskilt grænseflade, hvorved en fase af aktivitet ophører, og en anden begynder. 2.2 Antagelser Williamson foretager to adfærdsmæssige antagelser. For det første er det gjort gældende, at mennesker besidder begrænset rationalitet, da mennesket har en begrænset forstand. Det skyldes at vi ikke er i stand til være i besiddelse af al information, og derfor er vores rationalitet begrænset.16 13 Klaus Nielsen – Institutionel teori, side 19 14 Willamson – The Economic Institutions of Capitalism. Firms, Markets, Relational Contracting, side 16 15 Ibid., side 1 16 Ibid., side 46 Økonomisk kontraktteori 7 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet For det andet antages der opportunisme, hvor mennesker til tider ikke vil håndhæve egne løfter pålideligt, og i stedet går efter egne interesser. Dette omfatter men er næppe begrænset til mere åbenlyse former, såsom at lyve, stjæle, og snyd. Opportunismen indebærer ofte subtile former for bedrag, hvor aktive og passive former og både ex ante og ex post typer er inkluderet.17 2.3 Dimensioner For at adskille måden hvorpå transaktioner reguleres, er det afgørende at identificere forskellige typer af transaktioner, hvorefter man ud fra de forskellige typer kan vælge den mest efficiente styringsmåde. De dimensioner transaktionerne adskiller sig fra hinanden ved er: aktiv specificitet, usikkerhed og frekvens.18 2.3.1 Aktiv Specificitet Aktiv specificitet referer til varige investeringer, der er foretaget til støtte for bestemte transaktioner. Aktiv specificitet beskriver således den værdi et aktiv har for den pågældende transaktion, hvor specificeret det er til den pågældende køber, og om aktivet kan afsættes til andre købere på markedet. Hvor der er tale om aktiver der ikke let kan afsættes til andre køber, får den specifikke identitet af parterne betydning, da begge parter ser en værdi i kontinuiteten af forholdet. Herfra opstår der kontraktlige og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til støtte for transaktionen, da man vil undgå opportunisme. Der skelnes imellem fire forskellige typer af aktiv specificitet: sted specificitet; fysisk aktiv specificitet; menneskelig aktiv specifi- citet og dedikerede aktiver. 19 2.3.2 Usikkerhed Afhængig af transaktionen, er den grundlæggende antagelse, at styringsstrukturer er forskellige i deres evne til at reagere effektivt på forstyrrelser: To be sure, those issues would vanish 17 Ibid., side 47 18 Ibid., side 52 19 Ibid., side 55 8 Dimensioner Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet were it not for bounded rationality, since then it would be feasible to develop a detailed strategy for crossing all possible bridges in advance. Primær usikkerhed er tilstandsbetinget, hvorimod sekundær usikkerhed opstår som følge af mangel på kommunikation.20 2.3.3 Hyppighed Hyppigheden af transaktioner har en betydning valget af styringsstruktur. Det skyldes at specialiserede ledelsesstrukturer er mere tilpasset til styringen af ikke-standardiserede transaktioner. Den specialiserede ledelsesstruktur er dog forbundet med store omkostninger. Derfor er fordelene ved specialiserede ledelsesstrukturer størst for transaktioner hvor der er foretaget investeringer i transaktion-specifikke aktiver - der medfører store transaktioner af en tilbagevende art.21 2.4 Kontraktteorier Den mekaniske modpart til friktion er transaktionsomkostninger, hvor man ser på om parterne ved udvekslingen fungerer harmonisk, eller om der er hyppige misforståelser og konflikter, der fører til forsinkelser, nedbrud og andre fejl.22 Williamson har med udgangspunkt i det organisatoriske lavet en teori, hvor organisationer skal organiser transaktioner for at økonomisere på begrænset rationalitet, mens de samtidig beskytter dem mod farer opportunisme.23 Der er enighed om, at den diskrete transaktions paradigme der indebære sharp in by clear agreement; sharp out by clear performance, har tjent både jura og økonomi godt. Men det har vist sig, at det er nødvendigt at erstatte den diskrete tilgang med en, hvor man fokusere på de mål man vil opnå med kontrakten. Williamson har med inspiration fra Macneil behandlet styringen af kontraktlige forbindelser med afsæt i tre kontraktteorier: Klassisk kont- raktlov, Neoklassisk kontraklov og relationel kontrahering.24 20 Ibid., side 56 21 Ibid., side 60 22 Ibid., side 2 23 Ibid., side 32 24 Ibid., side 68-71 Økonomisk kontraktteori 9 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 2.4.1 Klassisk kontraktlov Klassisk kontraktlov er karakteriseret ved, at det forsøger at øge diskrethed og intensivere præsentation. Præsensation skal forstås således at man får gengivet hele indholdet af transaktionen, hvorved alle relevante fremtidige eventualiteter vedrørende levering af en vare eller tjenesteydelse er beskrevet samt tilbagediskonteret i forhold til sandsynligheden og fremtidighed.25 Det indebære for det første at parternes identiteter behandles som irrelevant. For det andet er aftalen afgrænset, således at de mere formelle funktioner er gældende, når vilkår anfægtes. Derved udelukkes de uformelle (mundtlige aftaler). For det tredje er konsekvenserne ved manglende opfyldelse af kontrakten klart defineret, og således relativ forudsigelige fra starten. 2.4.2 Neoklassisk kontraktlov Neoklassisk kontraktlov omfatter især længerevarende kontraktforhold, hvor det på grund af usikkerhed er omkostningsfuldt og umuligt at tage alle fremtidige eventualiteter, som vil kræve tilpasning, i betragtning. Og den rette tilpasning vil heller ikke være indlysende, før omstændigheden indtræffer. Derudover kan hård kontrahering mellem uafhængige parter medfører sandfærdige tvister, undtagen de ændringer i verdens tilstande, der er utvetydige. Det kan være problematisk at vide hvem der taler sandt i en verden, hvor nogle parter er tilbøjelige til at være opportunistiske.26 Den neoklassiske kontraktlov er karakteriseret ved en erkendelse af at verden er kompleks, og at kontrakter er ufuldstændige. Forudsætningen for indgåelsen af aftaler er tillid til voldgift eller retten, hvor der ved brug af voldgift formodes kontinuitet i kontraktforholdet, er denne svagere, når retssager benyttes.27 25 Ibid., side 69 26 Ibid., side 70 27 Ibid., side 71 10 Kontraktteorier Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 2.4.3 Relationel kontrahering Det pres der er for at opretholde igangværende relationer: har ført til spin-off af mange fagområder fra den klassiske, og senere den neoklassiske, aftaleret systemet, fx meget af selskabsret og kollektive forhandlinger28 Den gradvise forøgelse af både varigheden og kompleksiteten af kontrakter, har medvirket til en justering af processerne i et mere grundigt, transaktionsspecifikt og igangværende administrativ type, hvor forholdet får egenskaber af et minisamfund med en bred vifte af normer - der går ud over dem transaktionen og dets umiddelbare processer omfatter. Når der skal foretages ændringer i den oprindelige aftale, omfatter det hele forholdet som det har udviklet sig gennem tiden, modsat det neoklassiske kontraktlov, hvor det alene er kontrakten.29 2.5 Effektiviteten af kontrakttyperne Valget af en kontrakttype, og dermed styringsform, afhænger af transaktionen. De 4 styringsformer Williamson gør brug af er: Marked regulering, Trilateral regulering, Bilateral regule- ring og forenet regulering. I det følgende beskrives de kort undtaget forenet regulering, da det indebære en vertikal integration af den anden transaktionspartner. Markedsreguleringen er den primære styringsform for hyppige og lejlighedsvise transaktioner med ikke-specifikke aktiver, og da der er tale om standardvarer, er det let at finde alternative købe og leverandøre. Derved fungere markedet som beskyttelse mod opportunisme, da forholdet i sig selv ikke er værdsat. Derfor defineres det materielle indhold ud fra formelle vilkår i kontrakten og de pågældende love. Følgelig er beskrivelsen af markedsreguleringen tilsvarende med den klassiske kontraktlov, hvorfor den klassiske kontraklov er det mest efficiente valg for ikke-specifikke aktiver.30 Trilateral regulering er relevant for lejlighedsvise transaktioner med både blandet specifikke aktiver og fuldkommen specifikke aktiver. Kontraktparterne ser efter aftaleindgåelsen frem 28 Ibid., side 71 29 Ibid., side 70-71 30 Ibid., side 73-74 Økonomisk kontraktteori 11 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet til opfyldelsen af kontrakten, for der er foretaget særlige investeringer, hvis værdi er mindre ved alternativ brug. Da det er forbundet med store omkostninger, at overfører disse investeringer til andre leverandører, er der interesse i opretholdelsen af relationen, og derfor er en markedsaflastning utilfredsstillende. Især for fuldkommen specifikke aktiver.31 På baggrund af begrænsninger i klassisk kontraktlov i at fastholde transaktioner af denne type, er den neoklassiske kontraktlov det mest efficiente valg for lejlighedsvise transaktioner med både blandet specifikke aktiver og fuldkommen specifikke aktiver. Det indebære at parterne, i stedet for straks at fører retssag, gør brug af voldgift, hvor man kam løse en tvist med hjælp fra uafhængige eksperter.32 Bilateral regulering er relevant for hyppige transaktioner, hvor der er foretaget investering i aktiver i form af blandet specificitet og fuldkommen specificitet. Der skelnes imellem to typer bilateral regulering: 1) En struktur hvor parterne forbliver uafhængige 2) Og en hvor de bliver forenet (vertikal integration) Da opgaven ikke omhandler vertikal integration, tages der alene udgangspunkt i den første, hvor parterne er uafhængige.33 Da transaktioner af de ovenstående typer af aktiver er af tilbagevendende karakter, medfører det at omkostningerne ved en specialiseret regulering kan indhentes, hvorfor parterne værdsætter kontinuitet i forholdet. Men skulle der opstå hændelser der kræver tilpasninger, kan det ikke forventes at en part vil påtage sig ethvert forslag på sig, da hvert part tilegner sig separat overskud. Det kræver derfor at der opstilles acceptable rammer for tilpasninger, som begge parter har tiltro til, for derigennem at kunne opnå den nødvendige fleksibilitet. Det kan til dels ske ved: 1) Indse, at risikomomenter ved opportunisme afhænger af den forslåede tilpasning 2) At indskrænke tilpasninger til dem med mindst risikomomenter 31 Ibid., side 74 32 Ibid., side 75 33 Ibid., side 75-76 12 Effektiviteten af kontrakttyperne Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Men den ånd, hvori tilpasningerne bliver gennemført er også af afgørende betydning. Relationel kontrahering er grundet begrænsninger i den neoklassiske kontraktlov i at fastholde transaktioner af denne type, er relationel kontrahering det mest efficiente valg for hyppige transaktioner med blandet specificitet og fuldkommen specificitet.34 Figur 4: Williamson: Effektiv regulering35 Den ovenstående figur opsummerer det ovenstående. Usikkerhed, som den tredje dimension, antages at være til stede i tilstrækkelig grad til at udgøre en adaptiv, fortløbende problem for beslutningstagningen.36 2.6 Empiriske undersøgelser I det følgende vil jeg gennemgå en række empiriske undersøgelser. 2.6.1 Validiteten af Williamsons model om transaktionsomkostninger, ledelsesstrukturer og kontraktlige relationer Maria E. Maher har foretaget en empirisk undersøgelse af virksomheders kontraktuelle relationer i fire forskellige industrier, for at afdække hvorvidt Williamsons ovenstående teori holder stik.37 Hun fandt ud af, at transaktioner med ikke-specifikke investeringer, blev reguleret 34 Ibid., side 76-77 35 Ibid., side 79 36 Ibid. 37 Maria E. Maher – Transaction cost economics and contractual relations, Cambridge journal of economics, Bind 21, Hæfte 2, Side 147 - 170 Økonomisk kontraktteori 13 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet ud fra klassisk kontrahering og markedet. For mere specificerede aktiver, fandt hun i overensstemmelse med Williamsons model, at transaktionen blev reguleret efter den neoklassiske kontrahering og den trilaterale regulering. Og tredjeparts deltagelse blev fremmet, gennem specifikationen af voldgift i tilfælde af en tvist. For transaktioner af tilbagevendende karakter, kan mere omfattende ledelsesstrukturer understøttes, i form af meget specifikke bilaterale reguleringer. Derved kommer den relationelle kontrahering i spil, som afbildet af Williamson i figur 4.38 2.6.2 Effektiviteten af ukomplette kontrakter Keith J. Crocker og Kenneth J. Reynolds har lavet en empirisk analyse af effektiviteten af ukomplette kontrakter.39 De har i deres analyse fokuseret på parternes valg af graden af kontraktlig komplethed. Det står klart at parterne på den ene side står over for en afvejning mellem omkostningerne ved at forsøge at udarbejde en komplet kontrakt, og de tab, der kan være forbundet med ukomplette kontrakter. De konkluderer, at graden af kontraktlig komplethed afspejler størrelsen af disse omkostninger. Og at graden af kontraktlig komplethed er et vigtigt valg i kontrakt design, som afspejler parternes ønske om at minimere de økonomiske transaktionsomkostninger ved udvekslingen.40 Ifølge Ilya Segal, er det dog ikke alene kontraktens skrivningsomkostninger, der kan forklare hvorfor ukomplette kontrakter opstår. Men han understreger at et komplekst miljø kan forklarer den ukomplette kontrakt, hvor der som følge heraf opstår transaktionsomkostninger i form af håndhævelse, uforudset begivenheder, genforhandlinger, skrivningsomkostninger.41 2.7 Delkonklusion Gennemgangen af de ovenstående kontraktteorier, viser at den relationelle kontrahering, er mest effektiv, når der er tale om kontrakter, der er af tilbagevendende karakter med øget 38 Ibid., side 168 39 Keith J. Crocker og Kenneth J. Reynolds – The efficiency of incomplete contracts, The Rand journal of economics, Bind 24, Hæfte 1, Side 126 - 146 40 Ibid., side 145 41 Ilya Segal – Complexity and Renegotiation: a Foundation for Incomplete Contracts, side 74 , The review of economic studies, Bind 66, Hæfte 1, Side 57 - 82 14 Delkonklusion Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet varighed og kompleksitet. Maria E. Maher har i hendes empiriske undersøgelse påvist, at den relationelle kontrahering tages i brug, for at modsvarer denne stigning i varighed og kompleksitet. Derudover viser undersøgelser af Crocker og Reynolds, at graden af kontraktlig komplethed afspejler størrelsen af omkostningen ved at udarbejde en komplet kontrakt, og på den anden side de tab, der kan være forbundet med ukomplette kontrakter. Segal mener, at det ikke er muligt at skrive en komplet kontrakt på grundt af et komplekst miljø i form af: håndhævelse, uforudset begivenheder, genforhandlinger, skrivningsomkostninger. Derfor understøtter disse undersøgelser den relationelle tilgang, da det under alle omstændigheder ikke kan svarer sig, at skrive en komplet kontrakt, der dækker alle tilfældigheder. Økonomisk kontraktteori 15 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 3. RELATIONELLE KONTRAKTTEORIER 3.1 Essentiel kontraktteori Ian R. Macneil ændrede, i et forsøg på at adskille sin egen relationelle kontrakt teori fra de andre relationelle kontraktteorier, sin teori i 2000 til essentiel kontrakt teori.42 Essentiel kontraktteori er en alternativ til den økonomiske tilgang med udgangspunkt i transaktionsomkostninger. Det skyldes, at teorien ikke deler det billede af mennesket der bliver tegnet af økonomer, hvor det er forudsat at mennesket i sagens natur er egoistisk anlagt og som rationelt forsøger at øge deres formue.43 Macneil har foruden den store indflydelse på kontrahering, også nydt betydelig anerkendelse på mange andre felter med sine udgivelser siden 1969 om relationel kontrakt teori. Dette er påvist gennem bibliometrisk data.44 As students of man in society, we are faced with an illogicality. Man is both an entirely selfish creature and an entirely social creature, in that man puts the interests of his fellows ahead of his own interests at the same time that he puts his own interests first…45 Ifølge det ovenstående citat af Macneil, er mennesket både et fuldt ud egoistisk og fuldt ud socialt væsen, idet mennesket sætter sine medmenneskers interesser forud for sine egne samtidig med at mennesket sætter sine egne interesser først. Derfor står vi over for en mangel på logik. Overlevelsen af et sådan væsen afhænger ifølge Macneil således af to grundlæggende adfærd: solidaritet og gensidighed. De to adfærd løser problemet, da gensidighed indebære at 42 Ian Macneil – Contracting Worlds and Essential Contract Theory, side 432, Social & Legal Studies, Bind 9, Hæfte 3, Side 431 - 438 43 Paul J. Gudel – Relational Contract Theory and the Concept of Exchange, side 776, Buffalo Law Review, Bind 46, Hæfte 3, Side 763 44 Josetta McLaughlin - Ian Macneil and Relational Contract Theory: Evidence of Impact 45 Ian R. Macneil – Values in Contract: Internal and External, side 348 16 Essentiel kontraktteori Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet få noget tilbage for noget givet og derved med til at udløse den anspændthed i et væsen, der både ønsker at være egoistisk og socialt på samme tid. Og solidaritet giver troen på at kunne stole på en anden og derved skabes en projektering af gensidigheden gennem tid. 46 Ifølge Macneil, udgør verdens samfundsøkonomi en monstrøs og kompleks igangværende relationel kontrakt. En kontrakt indebære således, i den sammenhæng, altid en relation mellem mennesker der har foretaget en transaktion, har en igangværende transaktion, eller har en forventning om en fremtidig udveksling. Macneil mener at en kontraktteori derfor skal være brugbar til at undersøge relationen imellem parterne. Han mener at hans teori, der er benævnt essentiel kontrakt teori, opfanger de essentielle bestanddele af relationen i en transaktion. 47 Macneil skelner imellem tre klasser af kontrakt normer: almindelig forkomne kontrakt normer, diskrete normer og relationelle normer.48 3.1.1 Almindelig forkomne normer i kontrakter Ifølge teorien er der 10 almindelig forkomne normer i enhver kontrakt, uanset størrelsen:49 1. Rolle integritet (kræver konsistens, der inddrager intern konflikt og gennemgående kompleksitet) 2. Gensidighed (blot angivet som princippet om at få noget tilbage for noget givet) 3. Implementering af planlægning 4. Iværksættelse af samtykke 5. Fleksibilitet 6. Kontraktlig solidaritet 7. Kompensation, tillid, og forventnings interesser (de sammenkoblende normer) 8. Skabelse og tilbageholdenhed af magt (magt normen) 9. anstændighed af midler (den måde relationer er båret videre til forskel fra mere afgørende forhold, herunder ikke blot formelle og uformelle procedurer, men også ting som sædvanlig adfærd, oftest af de mest subtile typer.) 46 Ibid., side 348-349 47 Ian R. Macneil – Contracting Worlds and Essential Contract Theory, side 432 48 Ian R. Macneil – Values in Contract: Internal and External, side 346 49 Ian R. Macneil – Contracting Worlds and Essential Contract Theory, side 432 Relationelle kontraktteorier 17 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 10. Harmonisering med den sociale matrix 3.1.2 Diskret norm Den diskrete norm er et resultat af en intensivering af to af de almindelig forkomne normer i kontrakter samt to andre: Implementering af planlægning Iværksættelse af samtykke Diskrethed Præsentation Derved vil en sådan diskret kontrakt udelukke al relation mellem parterne, ud over udveksling af goder. Og denne diskrethed er i overensstemmelse med konceptet om effektivitet der er udviklet i den neoklassiske mikroøkonomiske model. Præsentation vil sige, at man forsøger at gengive fremtiden til nutiden, hvilket for både diskrethed og præsentation indebære 100% planlægning af fremtiden. 50 Hvis parterne vælger at regulere sig selv og optræde i overensstemmelse med den diskrete norm, er de tilbøjelige til at vælge en fuldstændig bindende planlægning, hvorved fremtiden bringes ind i nutiden så meget som overhovedet muligt.51 3.1.3 Relationelle normer I modsætning til de diskrete normer, sætter de relationelle normer forholdet i centrum, og sigter efter at bevare denne relation. Derudover påvirker den relationelle kontekst karakteren af andre almindelig forkomne normer. De relationelle normer er:52 Rolle integritet Bevarelse af relationen Harmonisering af relationelle konflikter Anstændighed af midler 50 Ian R. Macneil – Values in Contract: Internal and External, side 349 51 Ibid., side 349-350 52 Ibid., side 350 18 Essentiel kontraktteori Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Andre supra-kontrakt normer (som relationen ekspandere vil det påtage sig flere og flere normer) De ovenstående normer er essentielle for relationel kontrakt adfærd, og deres forsvinden fra et kontraktforhold kan måske ende eller ikke ende alle kontraktmæssige adfærd mellem parterne. Det vil kun ende hvis de relationelle normer er så nedbrudte, at de underliggende fælles normer er uopfyldte.53 Rolle integritet indebærer en indviklet sammenkobling af vane, skik, interne principper og regler, social udveksling og andre sociale principper, afhængighed, forventninger og meget mere. Derved er rolle integritet med til at give en meget kompleks værdi i kontraktforholdet. Normen bevarelse af relationen er en intensivering af den almindelig forkomne norm kon- traktlig solidaritet, og det indebærer bevarelsen af relationen af bestemte medlemmer – individuel bevarelse, samt bevarelsen af en større relation – kollektiv bevarelse. Normen harmonisering af relationelle konflikter, indeholder en fredelig værdi, der næsten kan skelnes fra dens underliggende rolle om at bevare relationer. Det skyldes at freden er værdsat i sin egen ret, da kontrakter i den moderne verden indeholder konflikter mellem behovet for måling og specificitet, præcision og fokus, og for overholdelse af planlægning, og behovet for fleksibilitet til at imødegå utallige typer af ændringer i omstændighederne. Anstændighed af midler, en af de almindelig forkomne normer, vedrør de midler man tage i brug for nå sine mål. Hver kontraktuel relation genererer normer, der er med til at definere hvilke midler der kan tages i brug og hvilke der kan ikke tages i brug, hvorfor normen bliver mere kompleks jo mere kompliceret den sociale relation er. Andre supra-kontrakt normer er ubegrænsede, og det er vigtigt at fremhæve deres betydning i at holde essentiel kontrakt teori fra at være et lukket system.54 Certain kinds of costs are inherent in the shift from less formal to more formal means - costs in reduction of trust and in flexibility, for example. Not everyone in a protected group would necessarily choose to incur those costs in order to secure the often uncertain benefits of "due process."55 53 Ibid., side 361 54 Ibid., side 362-363 55 Ibid., side 379 Relationelle kontraktteorier 19 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Ifølge Macneil er der forbundet omkostninger ved skiftet fra mindre formelle midler til mere formelle – ved en reduktion af tillid og fleksibilitet. Det er ikke alle der vil pådrage sig disse omkostninger for at sikre de ofte usikre fordele ved ”retssikkerhed”. 3.2 Omfattende kontraktteori Richard Austen-Baker har med sin relationelle kontraktteori, Comprehensive Contract Theory (Omfattende kontraktteori), udviklet en model bestående af fire normer, ved at sammenlægge nogle af Macneils normer og erstatte dem med fire universelle normer. To af normerne deler navn med Macneils normer; ”harmonisering med den sociale matrix” og ”bevarelse af relationen”, men de er ifølge Austen-Baker ikke identiske med Macneils normer:56 1. Bevarelse af relationen 2. Harmonisering med den sociale matrix 3. Opfyldelse af forventninger til resultat 4. Væsentlig retfærdighed Austen-Baker er enig i at Macneils normer giver et rigt og afslørende analyseredskab, men mener at den er for talrig og alt for fokuseret, hvorfor han argumentere for at en model baseret på fire normer ville være tilstrækkelig, og i sagens natur mere attraktiv.57 Derudover mener Austen-Baker at fleksibilitet ikke skal betragtes som en særskilt norm, men en forudsætning for de andre normer: [Flexibility] can be considered not so much a norm in itself as a necessary means to effectuating the norms themselves58 Ny Norm Macneil´s Normer, hovedsagelig indbefattet Kontraktlig solidaritet Bevarelse af relationen Bevarelse af relationen Harmonisering af relationel konflikt [Fleksibilitet] 56 Richard Austen-Baker – Comprehensive Contract Theory: a four-norm model of contract relations, side 221- 222 57 Ibid., side 219 58 Ibid., side 241 20 Omfattende kontraktteori Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Harmonisering med den sociale matrix Harmonisering med den sociale matrix Andre supra-kontrakt normer [Fleksibilitet] Implementering af planlægning Iværksættelse af samtykke Opfyldelse af forventninger til resultat Skabelse [og tilbageholdenhed] af magt Rolle integritet [Fleksibilitet] Anstændighed af midler [Skabelse og] tilbageholdenhed af magt Væsentlig retfærdighed Gensidighed [Fleksibilitet] Figur 8: Bakers 4 normer59 (egen oversættelse) Selvom de nye normer er forankret i Macneil´s terminologi, er pasformen ifølge AustenBaker ikke eksakt. Og han mener ikke at hans model er mindre fyldestgørende, da den indbefatter Macneil´s normer, men den er mindre kompleks og dermed mere praktisk. 60 3.3 Empiriske undersøgelser I det følgende vil empiriske undersøgelser der belyser betydningen af normerne, tillid og fleksibilitet for relationer blive fremlagt. 3.3.1 Betydningen af normerne Michael Diathesopoulos har forsket i brugen af relationsnormerne til kontrakter, hvor en virksomhed tildeler administrationen af sin virksomhed til en anden virksomhed. I hans konklusion skelner han imellem to kategorier, en hvis indhold henviser til visse foruddefinerede handlinger, og en anden hvis indhold primært henviser til en specifik - og mere almen – generel opførsel.61 59 Ibid., side 242 60 Ibid., side 242-243 61 Michael Diathesopoulos – Relational Contract Theory and Management Contracts: a paradigm for the ap- plication of the theory of the norms, side 102 Relationelle kontraktteorier 21 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Diathesopoulos bekræfter at 4 af 5 relationelle normer, der er foreslået af Macneil, er faktisk signifikante: rolle integritet, bevarelse af relationen, anstændighed af midler og andre supra- kontrakt normer.62 Han har været i stand til at bruge Austen-Bakers model til at nå samme resultat som Macneil, uden at komplicere det så meget. Derved har han sparet hyppige gentagelser med Austen-Bakers model, og har indset at Macneils normer er stærkt knyttet til hinanden, og den konklusion støtter bestræbelserne for en enklere og mere omfattende model.63 Figur 8: Diathesopoulos – Normer i Management kontrakter64 (egen oversættelse) Som det kan ses af ovenstående figur med både Macneils normer og Austen-Bakers fire-norm model, har normerne en stor betydning i disse relationelle kontrakter. Det kan ses i summen for Austen-Bakers model i bunden, at Bevarelse af relationen, med normerne kontraktlig solidaritet, bevarelse af relationen og harmonisering af relationelle konflikter, scorer højst. Det giver også god mening, da parterne har interesse i at forholdet ikke bryder sammen, men fortsætter. 62 Ibid., side 108 63 Ibid., side 109 64 Ibid., side 124 22 Empiriske undersøgelser Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 3.3.2 Værdien af tillid Jeffrey H. Dyer og Wujin Chu undersøgte sammenhængen imellem tillid mellem leverandør og køber og transaktionsomkostninger, informationsdeling, og relationsspecifikke investeringer i en prøve af 453 leverandør-bilproducent transaktions forhold i USA., Japan og Korea.65 Undersøgelsen validerer empirisk at tillid skaber værdi i den økonomiske udvekslingsrelation, hvilket svare til de teoretiske argumenter og anekdotiske data. Resultaterne viser især at tillid nedbringer transaktionsomkostninger og øger informationsdeling (hvilket til gengæld øger købers tekniske bistand) i leverandør-køber relationer. Den opnåede økonomiske værdi ved besparelsen på transaktionsomkostninger, kan være en kilde til konkurrencemæssige fordele i bilindustrien da:66 Der er en høj værdi forbundet med informationsudvekslingen (information er i særdeleshed en værdifuld ressource på grund af produktets kompleksitet og industri usikkerhed) Transaktionsomkostninger forventes at være høje på grund af forhold, der skaber transaktionelle problemer (f.eks., miljømæssig usikkerhed og høj aktiv specificitet mellem virksomhederne) På den anden side viser en undersøgelse af Frank L. Jeffries og Richard Reed, der har undersøgt forhandlernes motivation til at løse et problem med tilpasning i relationelle kontrakter, at for meget tillid er ligeså slemt som for lidt. Det mest optimale resultat fås ved en tillid midt imellem: Trust, which occurs at the organizational and interpersonal levels, is generally believed to be important for the success of interfirm relationships. We explore the effects of interaction between the two types of trust on negotiators' motivation to solve problems of adaptation in relational contracting. What we find is that too much trust is as bad as too little. Solutions are furthest from optimal when both organizational and interpersonal trust are high or both are low.67 65 Jeffrey H. Dyer og Wujin Chu – The Economic Value of Trust in Supplier-Buyer Relations, se abstract https://dspace.mit.edu/bitstream/handle/1721.1/1439/145a.pdf?sequence=2 66 Ibid., side 27 67 Frank L. Jeffries og Richard Reed – Trust and Adaptation in Relational Contracting, side 873 – Academy of Management Review 2000, bind. 25, udg. 4, 873-882 Relationelle kontraktteorier 23 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 3.3.3 Værdien af fleksibilitet Anjana Susarla har foretaget en empirisk undersøgelse af 141 outsourcing kontrakter, med henblik på at afdække den økonomiske værdi af kontraktlig fleksibilitet. 68 Hun opstiller følgende hypotese: Flexibility provisions are associated with greater likelihood of Pareto im- proving amendments.69 Altså at fleksibilitetsklausuler forbindes med større sandsynlighed for pareto forbedrende ændringer. Hendes resultat viser, at der er forbundet væsentligt pareto forbedrende ændringer med fleksibilitetsbestemmelser, der muliggør tilpasninger. Derved er bestemmelserne med til at afglatte postkontraktuelle gnidninger i genforhandlinger, og forbedre velfærden for parterne, hvilket understøtter den ovenstående hypotese.70 Undersøgelsen viser især, at de pareto forbedrende ændringer er mere sandsynlige, hvor der er større bredde i tjenesteydelser, langsigtede kontrakter og kompleksitet. Og mindre sandsynlige med specifikke investeringer, når aktiverne har begrænset værdi uden for forholdet. Hvilket fremgår af nedenstående figur, y aksen viser sandsynligheden for pareto forbedring og x viser stigning i enten kompleksitet (Complexity), kontraktens længde (Contract length) eller bredden af tjenesteydelser (Breadth of service):71 Figur 9: Sandsynligheden for pareto forbedrende ændringer 68 Anjana Susarla – Contractual flexibility, rent seeking, and renegotiation design : an empirical analysis of information technology outsourcing contracts, Management science, Bind 58, Hæfte 7, Side 1388 - 1407 69 Ibid., side 1392 70 Ibid., side 1400 71 Ibid. 24 Empiriske undersøgelser Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet På den anden side har, Anandasivam Gopal og Balaji R. Koka, lavet en empirisk undersøgelse af fordelene ved relationel fleksibilitet. Med udgangspunkt i outsourcing af opgaver inden for udviklingen af software, har de undersøgt 105 software projekter som en leverandør leverede til forskellige klienter. Der er to typer af kontrakter, der bruges i software branchen, den ene er fixed prices (FP), altså fast pris for udviklingen af et software, og den anden er time and materials (T&M), hvor køberen betaler tjenesteydelser for tiden og materiale ud fra en specificeret faktureringssats.72 FP kontrakter er således mere risikable for sælgeren, da denne bære overskridelser af omkostninger og tidsplan. Derimod er T&M mere risikable for klienten, da denne skal betale en aftalt timesats, og derved bære denne overskridelsen af omkostninger og tidsplan. 73 De har fundet en stærk støtte til deres hypotese, om asymmetriske fordele ved relationel fleksibilitet til forskellige kontraheringsparter i en outsourcing relation, hvor relationel fleksibilitet gavner den part med den højeste risiko.74 Dog påpeger forskerne begrænsningen i undersøgelsen, da de har brugt data fra en leverandør, hvilket indskrænker mulighederne for en generalisering.75 3.4 Delkonklusion Michael Diathesopoulos har i sin empiriske undersøgelse påvist, at 4 af Macneils relationelle normer som værende signifikante: rolle integritet, bevarelse af relationen, anstændighed af midler og andre supra-kontrakt normer. Jeffrey H. Dyer og Wujin Chu har i deres empiriske undersøgelse påvist, at tillid nedbringer transaktionsomkostninger og øger informationsdeling i leverandør-køber relationer. Informationsdeling var en værdifuld ressource på grund af produktets kompleksitet og industri usikkerhed. Den opnåede økonomiske værdi ved besparelsen på transaktionsomkostninger, kan være en kilde til konkurrencemæssige fordele. Anjana Susarla har undersøgt betydning af fleksible klausuler. Hendes undersøgelse viser især, at de pareto forbedrende ændringer er 72 Anandasivam Gopal og Balaji R. Koka – The asymmetric benefits of relational flexibility : evidence from software development outsourcing, Management information systems, Bind 36, Hæfte 2, Side 553 – 576, 2012 73 Ibid., side 554 74 Ibid., side 571 75 Ibid., 572 Relationelle kontraktteorier 25 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet mere sandsynlige, hvor der er større bredde i tjenesteydelser, langsigtede kontrakter og kompleksitet. Og mindre sandsynlige med specifikke investeringer, når aktiverne har begrænset værdi uden for forholdet. Dermed viser ovenstående undersøgelser, at tillid og fleksibilitet, har en stor betydning for at nedbringe kontrakten kompleksitet. Hvilket stemmer overens med Macneil holdning om at: der er forbundet omkostninger ved skiftet fra formelle midler til mere formelle – en reduktion af tillid og fleksibilitet. 26 Delkonklusion Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 4. DET REAKTIVE PARADIGME 4.1 Introduktion Det underliggende juridiske paradigme er fortsat overvejende reaktiv henset til advokaters præstation og juristers generelle holdning.76 Det vil sige at man har opbygget et juridisk system, der hovedsageligt har sit sigte på en bagud orienteret virkning, et såkaldt ex post fokus. Den traditionelle forskning inden for juridiske emner og praksis har beskæftiget sig med at beskrive rettigheder, pligter, brudte relationer og konsekvenserne af manglende overholdelse af privatlig og statslig regulering. Det har medført at virksomheder har sat en for stor fokus på problemer og især retssager.77 Derved er den reaktive tilgang med til at øge antallet af søgsmål, mængden af tab, brudte forhold, omkostninger, og ikke mindst tab af muligheder. Det forudsættes nærmest at noget vil gå galt ved at inkorporere krav om bøder eller skadeerstatning og tvisteløsende klausuler i kontrakterne, og det er mildest talt ikke fremmende for en god relation.78 Virksomheder har derfor i almindelighed en opfattelse af juraen som en fodlænke, der er med til at mindske deres muligheder for at skabe værdi, og som noget man skal rette sig efter. Det skyldes den nuværende rutine, som er et resultat af den generelle reaktive opfattelse, hvor det anses at man kun har behov for juraen når et juridisk problem er opstået, i stedet for at bruge den løbende for at forebygge fremtidige problemer.79 For en del ledere er selve ordet ”lov” ensbetydende med juridiske problemer, og de har det med kun at tænke på jura, når de har 76 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 128 77 Gerlinde Berger-Walliser & Kim Østergaard – Proactive Law in a Business Environment, side 9 78 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 115 79 Gerlinde Berger-Walliser & Kim Østergaard – Proactive Law in a Business Environment, side 9 Det Reaktive Paradigme 27 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet et problem der skal løses eller de trues af advokater. Ledernes reaktive tilgang, hvor de foretager en adskillelse af den juridiske del fra de strategiske og operationelle aspekter af virksomheden, er fejlbehæftet da de derved overser hvorledes den juridiske del påvirker de forretningsmæssige mål.80 Advokater er generelt set vigtige og har en står påvirkning på menneskers liv, men de har ikke modtaget den nødvendige træning for at kunne forudse problemer gennem deres uddannelse. De er skolet til at finde den bedste løsning med udgangspunkt i den reaktive opfattelse, hvilket ikke nødvendigvis er den bedste løsning imellem parterne.81 Det skyldes at advokater er uddannede i kontraktret og ikke kontrakter i generel forstand, for foruden aftaleretten er færdigheder i tekniske, finansielle og operationelle aspekter en forudsætning for succes. 82 4.2 Retssikkerhed Retssamfundene i vesten har med udstedelsen af stadig stigende antal af love og reguleringer skabt en tilstand af anspændthed, hvad angår beskyttelse af rettigheder og anvendelse af retsregler gennem lov og advokater.83 Vi lever i en verden der er fyldt med juridiske risici og derfor er det essentielt at tage stilling til de mulige risici, der er sammenflettede med kontrakten.84 Ifølge det nedenstående citat af Helena Haapio er retssikkerheden en forudsætning for en succesfuld forretning, men undersøgelser viser at forretningsfolk bliver beordret til at lokaliserer juridiske miner, hvilket de ikke har kvalifikationerne til. Legal certainty is one of the basic preconditions of successful business. Sometimes when we look at recent legislation, court cases or regulators’ investigations it seems that business people are ordered to trudge in unknown regions to find out where the safe routes run. It is too late when they hit a mine; it is not in 80 George Siedel and Helena Haapio – Proactive Law for Managers: a hidden source of competitive advantage, side 4-5 81 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 138 82 Helena Haapio, George J. Siedel – A short guide to Contract Risk, side 1 83 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 132 84 Petri Keskitalo – Contracts+Risks+Management = Contractual Risk Management – side 2 – i Nordic Journal om Commercial Law Issue 2006 #2 28 Retssikkerhed Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet businesses’ interest to develop case law around disputes, which should have been avoided.85 Kontrakter er et redskab, der kan benyttes til styringen af de altid tilstedeværende risici ved forretningsaktiviteter. Men i virksomhederne ivrighed for at komme risici til livs, bliver muligheden for at mindske risici oftest tabt, da dem der skriver og forhandler kontrakter har for vane at sætte fokus på allokering af risiko eller undgåelse af risiko. Derved skabes en unødvendig stivhed som er med til at true en eventuel succesrig relation imellem parterne. Derfor har flere og flere virksomheder ændret fokus ved at støtte bæredygtige relationer ved hjælp af vilkår og ledelsesprincipper, der fremmer forebyggelse og samarbejde i administrationen af risici.86 Advokater kan gøre mere nytte for samfundet end de gør i øjeblikket ved at skifte den reaktive tankegang med den proaktive tilgang. De kan forhindre juridiske ”sygedomme” fra at få fodfæste ved at se på den overordnede sammenhæng ”det kliniske billede – og finde roden til de juridiske sygdomme – i stedet for blot at udskære dem. Den proaktive juridiske tilgang, der er baseret på et synspunkt om at juridisk viden er bedst når det bliver taget i brug inden et problem opstår, er en fremtidsorienteret tilgang til juraen.87 4.3 Delkonklusion Den reaktive tilgang bære præg af en tilgang, hvor man går med livrem og seler, idet man har sat al fokus på problemer og især retssager. Man forudsætter at noget vil gå galt, og forbereder sig allerede med kontrakten til at stå over for en dommer. Det er problematisk, da undersøgelserne i del 2 og 3 viser, at det først og fremmest ikke kan svarer sig økonomisk at skrive en komplet kontrakt ved komplekse kontrakter med lang varighed. Derudover taber man på tillid og fleksibilitet, hvilket øger kompleksiteten og omkostningerne. 85 Helena Haapio – Introduction to Proactive Law: A business lawyer´s View , side 21 86 Helena Haapio, George J. Siedel – A short guide to Contract Risk – forord XIX 87 Ibid. Det Reaktive Paradigme 29 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 5. PRÆVENTIV JURA Jurisprudensen for den præventive jura har sin oprindelse i stipendier af Louis M. Brown og Edward A. Dauer. Brown var en pioner inden for præventiv jura, idet han var den første der skrev om det i sin bog Manual of Preventive Law af 1950.88 Dauer begyndte at skrive om emnet i 1970´erne, og anerkendte i 1999 Brown som værende faderen af præventiv Jura.89 Præventiv jura er en juridisk tilgang, hvor advokaten proaktivt er involveret i administrationen af en klients juridiske forhold. De praktiske færdigheder af den præventive jura er ifølge Brown og Dauer til gavn for både klienten og advokaten, idet klienten derved får maksimeret mulighederne for at opnå mål og sætte strategier for de juridiske risici, og idet advokaten arbejder sammen med klienten om at identificerer fremtidige juridiske risici.90 Luis M. Brown skrev i bogen Manual of Preventive Law af 1950 om den præventive jura, som med fokusset på den præventive side giver en helt anden tilgang til juraen. Han starter bogen med at skrive:91 IT USUALLY COSTS LESS TO AVOID GETTING INTO TROUBLE THAN TO PAY FOR GETTING OUT OF TROUBLE Ensbetydende med at det normalt koster mindre at undgå at komme i problemer end at skulle betale for at komme ud af dem. Det vil sige en ex ante opfattelse, hvor man ser fremad 88 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 119 & http://www.preventivelawyer.org/main/default.asp?pid=brown_program.htm 89 Edward A. Dauer, Preventive Law Before and After Therapeutic Jurisprudence: A Forward to the Special Theme 5. Udg. (1999) PSYCHOL. PUB. POL’Y & L. – side 801 fodnote 2 - http://search.proquest.com.ez.statsbiblioteket.dk:2048/docview/614347053/fulltextPDF?accountid=14468 90 Z. Jill Barclift – Preventive Law: Strategy for internal corporate lawyers to advice managers of their ethical obligations. – side 31-32 91 Luis M. Brown – Manual Of Preventive Law – side 3 30 Delkonklusion Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet og på forhånd har taget stilling til undgåelsen af eventuelle juridiske problemstillinger, således at man mindsker risikoen for at blive sagsøgt. Det er dog ikke nyt og det er et motto mange advokater og virksomhedsjurister længe har arbejdet i overensstemmelse med. Det har været kendt i årevis, at jo tidligere man tager hånd om en tvist, jo bedre er mulighederne for en retfærdig og hurtig løsning. Brown var således ikke opfinderen af den præventive jura, men Brown især og de andre lærde inden for området, har bidraget enormt ved at organisere tankegangen, opbygge koncepter, identificere feltet med eget navn og ikke mindst ved at have udviklet en omfattende teori om præventiv jura.92 Det koster mindre at undgå retssager, end at betale for at komme ud af dem. Men de fleste ved ikke hvordan de skal bære sig ad for at undgå retssager. Det kan eksempelvis være mindre omkostningsfuldt at nægte at underskrive et dokument, når man ikke forstår dets indhold, end at underskrive det og efterfølgende finde ud af, at man derved har givet afkald på ens legitime krav. Ligesom det i forbindelse med opstart af virksomhed er mindre omkostningsfuldt at undersøge de juridiske krav, end at starte og efterfølgende finde ud af at man ikke fulgte reglerne.93 De fejltagelser der kunne være undgået, er ifølge Brown mere omkostningsfulde end undgåelsen ville have været i mindst to måder. For det første, er der den aktuelle omkostning ved at rette op på fejlen/ene. For det andet, kan rettelsen af eventuelle fejl involverer individuelle omkostninger, da de kan skabe problemer i henhold til en tidsplan.94 Derved ikke sagt at det er omkostningsfrit at forhindre juridiske problemstillinger fra at opstå, idet det naturligvis kræver både tid og penge, at tage de nødvendige præventive forholdsregler. Det kræver eksempelvis tid at læse og forstå en kontrakt inden man med sikkerhed kan underskrive den, og det kræver tid at sætte sig ind i restriktionerne i byplanen for byggeri.95 Men det koster mindre at tage de præventive forholdsregler, end at skulle rette fejlene efterfølgende. Der er ifølge Brown en vigtig forskel mellem på den ene side omkostningen 92 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 119 93 Luis M. Brown – Manual Of Preventive Law – side 3 94 Ibid. 95 Ibid., side 5 Præventiv jura 31 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet ved prævention og på den anden side omkostningen ved rettelse af fejlen/ene. Man kan med rimelige præcise grænser forudsige omkostningen ved prævention, hvorimod det ikke er til at forudsige omkostningen for rettelsen af fejl.96 Et af problemerne ved at gå i gang, uden at have de juridiske krav for øje, er at man ikke kan forudsige under de omstændigheder man vil blive bedt om at rette op på fejlene. En kommunalbestyrelse kan eksempelvis påbyde nedrivning af en ny bygning, hvis man ikke har en byggetilladelse eller hvis bygningen ikke stemmer overens med den givne tilladelse. Det er svært at forudsige hvornår man vil blive bedt om at udbedre fejlene, hvorfor det kan være omkostningsfuldt at finde ud af det i slutningen af projektet.97 Det er straks noget alvorligere ikke at indse at de juridiske problemstillinger kan opstå, end ikke at kunne forudsige tidspunktet og under de omstændigheder man vil skulle udbedre fejlene. Forskellen ligger i at man i det ene tilfælde kunne have henlagt et beløb til en mulig forpligtelse, hvorimod man i det andet tilfælde slet ikke er klar over at der foreligger en mulig forpligtelse.98 Det er naturligvis ikke muligt at undgå søgsmål 100 %, men med god juridisk planlægning kan man (1) reducere sandsynligheden for at blive sagsøgt og (2) og have rimelige sikkerhed for et kraftigt forsvar når man bliver sagsøgt. Eksempelvis reducere man risikoen for søgsmål, hvis man betaler sine regninger til tiden, men modparten kan stadig sagsøge når denne mener at have penge til gode. Der er en anden fordel ved god juridisk planlægning, da man derved (1) bevarer ens juridiske rettigheder og (2) at man kan tage de relevante skridt til at håndhæve dem.99 96 Ibid., side 6 97 Ibid., side 6-7 98 Ibid., side 7 99 Ibid., side 7 32 Delkonklusion Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 5.1 Minimering af juridiske risici De juridiske risici er med relativ stor sikkerhed og stabilitet forudsigelige, og derfor er forebyggelse af juridiske problemstillinger oftest mulige. Det kræver at man først og fremmest har fastlagt de mulige risici og dernæst er i stand til at vælge den fremgangsmåder, blandt adskillige, der indeholder mindst risiko. Anvendelsen af præventive foranstaltninger forudsætter imidlertid at man i god tid er i stand til at identificere mulige advarselssignaler. 100 Man behøver ikke at være advokat for at kunne genkende nogle af advarselssignalerne, da der er i virkeligheden er tale om fakta, som loven pålægger juridiske resultater. Hvis fakta vedrør penge (låntagning,långivning, krav mm.), ejendom status (eje ejendom, materielle og imma- terielle), skade (fysisk eller psykisk), eller usædvanlige fakta (krig, oversvømmelser = force majeure), er det muligvis et advarselssignal. Disse fakta kan enten skabe et nyt retskrav eller ændrer en igangværende, hvis modparten eksempelvis kan påkalde sig force majeure og dermed ikke kan leverer i overensstemmelse med den indgåede aftale. Det er ikke ensbetydende med at man skal kunne identificere alle advarselssignaler, da advarselssignalerne kan varierer fra relativt indlysende til svært genkendelige. Det er derfor ikke muligt at identificere alle advarselssignaler, men det er under alle omstændigheder bedre at minimere nogle juridiske risici, end at minimere ingen.101 Edward A. Dauer har i sin, Four Principles for a Theory of Preventive Law, introduceret de fire nedenstående principper for en teori om præventiv jura102: Forudsige menneskelig adfærd Komponenterne af konflikthåndtering Omfavne risici Gør præventive juridiske tjenesteydelser tilgængelig for klienter 100 Ibid., side 18 og 19 101 Ibid., side 20-21 102 Edward A. Dauer – Four Principles for a theory of preventive law, side 13-35, udgivet i: Haapio, H.: A Proactive Approach to contracting and Law. (2008). Præventiv jura 33 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet At Forudsige menneskelig adfærd vil sige at advokaten ikke forsøger at forudse hvilken afgørelse en domstol træffe, men derimod komme med løsninger, der er baseret på en forudsagt menneskelig adfærd. Deri ligger forskellen på den traditionelle brug af jura og den præventive juridiske tilgang, da man derved ikke har fokus på en eventuel afgørelse fra en domstol, men på det der kan gavne virksomheden i at opnå de fastsatte mål. 103 Komponenterne af konflikthåndtering er en fremgangsmåde, der er baseret på den medicinske antagelse om at prævention er den mest succesfulde behandling. Denne antagelse er således overført til den juridiske kontekst. Den kan af nedenstående figur viser hvorledes man ifølge Dauer ud fra et tretrins strategi kan få styr på juridisk risici. Den præventive jura har sin virkning på det sekundære og tredje trin. På det andet trin skal man afbryde årsag og virkning, og på det tredje trin skal man begrænse omfanget skaderne.104 Figur 1: Dauer tretrins strategi105 At omfavne risici vil sige, at man forsøger at reducere den samlede risiko ved bevidst at omfavne en vis risiko, i stedet for at sigte efter en nul-risiko.106 Man gør præventive juridiske tjenesteydelser tilgængelig for klienter, når man i god tid oplyser klienterne om deres muligheder for at blive rådgivet undervejs, så de ikke alene henvender sig når det er for sent at benytte sig af præventive foranstaltninger. Derved kan advokaten i 103 Kaisa Sorsa - Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 119 104 Ibid. 105 Ibid. 106 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 120 34 Minimering af juridiske risici Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet samarbejde med virksomheden opdage de mulige juridiske risici i god tid og derved forhindre tab fra at opstå.107 107 Ibid. Præventiv jura 35 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 6. PROAKTIV JURA 6.1 Oprindelse og formål Proaktiv jura er stadig et koncept under udvikling, hvor der ikke er en enstemmig forståelse af dets indhold og mening blandt forskere og praktikere. Derfor vil indholdet af proaktiv jura være forskelligt ud fra den enkeltes synspunkt og den sammenhæng man anskuer en problemstilling fra. Da denne afhandling fremhæver hvordan praktikere inden for kontrahering og andre professionelle hos en virksomhed kan benytte juraen til at skabe konkurrencemæssige fordele, er der således tale om en proaktiv tilgang til juraen.108 Proaktiv jura bygger videre på den præventive jura bevægelse, idet forfatterne af proaktiv jura gør brug af de grundlæggende principper i den præventive jura; at forhindre det ikke ønskelige, og at forbygge problemer og risici. Derfor skriver ”The Nordic School of Proactive Law” også på deres side at den proaktive jura udspringer af den præventive jura. 109 Den første udgivelse vedrørende den proaktive tilgang skete i 1998 af Helena Haapio og havde titlen ”Quality improvement through proactive contracting: Contracts are too important to be left to lawyers! ”. Herefter fulgte andre udgivelser inden for feltet, og i 2003 blev den første konference om proaktiv jura holdt i Helsinki.110 En ny bevægelse af jura, benævnt “COMPREHENSIVE LAW MOVEMENT” og ensbetydende med Den omfattende juridiske bevægelse, som en helende erhverv opstod i starten af det sidste årti af det 20. århundrede, som følge af en utilfredshed med utilstrækkeligheden af retssystemet med den traditionelle reaktive tilgang og advokater. Man har som modsvar hertil reageret ved at tilføjet andre vektorer til juraen, for derved at gribe den an på en mere omfat- 108 Ibid., side 17 109 Helena Haapio – Introduction to Proactive Law: A Business Lawyer´s View , side 22 & Nordic School of Proactive Law: http://www.proactivelaw.org/ under “The Background” I bunden af siden. 110 Gerlinde Berger-Walliser & Kim Østergaard – Proactive Law in a Business Environment, side 14 36 Oprindelse og formål Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet tende, integreret, humanistisk, tværfaglig og genoprettende måde. De primært konvergerende vektorer af bevægelsen er: kollaborativ jura, kreativ problemløsning, holistisk retfær- dighed, præventiv jura, problemløsende domstole, proceduremæssige retfærdighed, genoprettende retfærdighed, terapeutisk jurisprudense og transformative mediation.111 All of the vectors seek to resolve the legal dispute or matter in a way that prevents harm to, preserves, or enhances individuals’ interpersonal relationships, psychological wellbeing, opportunities for personal growth, mental health, or satisfaction with the process and outcome of the matter.112 Ifølge ovenstående citat, af Susan Daicoff, er den første fællesnævner for de ovenstående vektorer at de søger at løse de juridiske tvister på en måde der forhindrer skade og som samtidig bevarer eller forbedre den enkeltes interpersonelle relationer, psykisk velbefindendehed, mulighederne for personlig vækst, mental sundhed eller tilfredsheden med processen og resultatet sagen. Den anden fællesnævner er at vektorerne modsat den almindelige undervisning i jura, tager hensyn til mere end udelukkende juridiske rettigheder, gæld, forpligtelser, og modtagne berettigelser ved vurdering eller løsning af juridiske problemer. Den omfattende juridiske bevægelse går således ud over og hinsides loven ved at indarbejde ekstralegale faktorer såsom: de sociale, psykologiske og følelsesmæssige konsekvenser af forskellige handlemuligheder, de samfund hvori de involverede parter befinder sig, parternes følelser, behov, ressourcer, mål, psykisk sundhed, relationer, værdier, moral og finansielle bekymringer. En af grundlæggerne af den kollaborative jura bevægelse, Pauline Tesler, kalder disse ekstralegale hensyn for ”Plus rettigheder”.113 111 Susan Daicoff – Law as a healing Profession: The “Comprehensive Law Movement” – side 1 : http://law.be- press.com/cgi/viewcontent.cgi?article=3238&context=expresso 112 Susan Daicoff – Law as a healing Profession: The “Comprehensive Law Movement” , side 7-8 : http://law.be- press.com/cgi/viewcontent.cgi?article=3238&context=expresso 113 Ibid., side 9 Proaktiv jura 37 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Den proaktive jura indeholder nogle af de ovenstående vektorer i form af: kollaborativ jura, kreativ problemløsning, holistisk retfærdighed, proceduremæssige retfærdighed, genoprettende retfærdighed, terapeutisk jurisprudens og transformativ mægling.114 Den proaktive jura indeholder således, foruden den præventive jura dimension som jo forhindrer dårligt juridisk helbred og som forebygger problemer, en anden fremmende dimension, der er med til at fremme det der er ønskeligt gennem tilskyndelse af god opførsel. Derved er den proaktive tilgang fremmende for en virksomheds juridiske velvære. Proaktiv jura fremhæver betydningen af samarbejde mellem jurister og de andre discipliner, modsat præventiv jura som alene var tilegnet advokater.115 Klienten har i den anledning en aktiv rolle at spille i den proaktive jura, da der kræves samarbejde imellem advokat og virksomhed, for at kunne forankre juridisk viden og færdighed i klientens strategi og dagligdags aktiviteter, der på en aktiv måde kan være med til at fremme virksomhedens succes gennem sikring af ønskede resultater og en balancering af risici med fordele.116 6.1.1 Principperne i Proaktiv Jura I det følgende vil der blive redegjort for de principper der er identificeret i den proaktive jura. 1. Juridisk sikkerhed, færdighed, og tværfaglig analyse: Ifølge Helena Haapio handler proaktiv jura om ” about providing legal certainty. It is about localizing and recognizing the “mines” and preventing them from exploding”.117 Det vil sige at proaktiv jura gør det muligt, at lokalisere mulige juridiske miner og forhindre dem i at eksplodere. Advokaterne skal have kendskab til virksomhedens forretningsprocesser og mål. Det er afgørende at informere ledelse og medarbejder om loven, således at de kan være opmærksomme på 114 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 121 115 Ibid. 116 Haapio, Helena – Introduction to Proactive Law: A Business Lawyer´s View, side 24, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 117 Ibid., side 21 38 Oprindelse og formål Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet de juridiske miner, på grund af retssystemets hastige udvikling med en vedvarende stigning af krav til virksomhedernes overholdelse af regulering, miljømæssige og sikkerhedsmæssige standarder og regulering af informationssamfundet. Og derfor er der behov for en grundlæggende juridisk færdighed eller en juridisk snuhed, der ifølge Bagley indeholder følgende fire komponenter: (1) et sæt værdiladede holdninger, (2) en proaktiv til- gang, (3) evnen til at tage en informeret beslutning, og (4) kontekstspecifik viden om den relevante lovgivning og den passende anvendelse af retlige værktøjer.118 Og på den måde kan en virksomhed gennem brugen af proaktiv jura undgå både de omkostninger, der er forbundet med retssager og regeringens retsforfølgning119, for derved at bruge juraen til at få en konkurrencedygtig fordel i forhold til eventuelle konkurrenter.120 2. Advokater og jurister skal medvirke til skabelsen af økonomisk værdi, og derfor er det afgørende, at de er i stand til at overbevise virksomhederne om fordelene ved at benytte proaktiv jura. De skal være i stand til at spotte de muligheder, der er effektive, forandringsorienterede, og fokuserer på gennemførelse med reel gennemslagskraft, at bygge et solidt forretningsmæssig fundament, køreplan for arbejdsindsats, tillid og bedre bæredygtige forretningsforbindelser.121 3. Formålet med proaktiv jura er at undgå at havne i en tvist fase som efterfølgende kan udvikle sig til en retssag, der skyldes misforståelser og bristede forventninger, igennem konflikt forebyggelse, juridisk risikostyring, omhyggelig opmærksomhed på juridisk klarhed, tidlig varslingsmekanisme samt øgte samarbejde mellem forretningspartnere.122 118 Constance E. Bagley – Winning Legally: The value of Legal Astuteness, side 379, Academy of Management Review 2008, bind 33, udg. 2, 378-390 119 Larry A. Dimatteo – Strategic Contracting: Contract Law as a Source of Competitive Advantage, side 728, American Business Law Journal 2010, bind 47, udg. 4, 727-794 120 George J. Siedel & Helena Haapio – Using Proactive Law for Competitive Advantage, side 667-668, Amer- ican Business Law Journal 2010, bind 47, udg. 4, 641-686. 121 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side 123 122 Ibid. Proaktiv jura 39 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 4. For at nå de fælles mål samt undgå retstvister og problemer, er det afgørende at der tidligt skabes et tværfagligt samarbejde mellem advokater, ledere og andre eksperter såsom en ingeniør, idet de til daglig står for udførelsen af opgaven. Kommunikationen har også en stor betydning, og for at bringe klienten ombord kræves benyttelsen af ikke-traditionelle kommunikationsværktøjer såsom visualisering.123 5. Kreativ tænkning: En udvikling af nye ideer og koncepter forlanges af alle de involverede aktører, da proaktiv jura har en resultatorienteret tilgang, for at dække fremtidig behov og derved løse problemer eller udfordringer ved hjælp af en original og hidtil ikke-eksisterende udfald.124 Den proaktive jura tilgang er i henhold til ovenstående principper ensbetydende med en fremtidsorienteret tilgang, der indeholder en juridisk tænkemåde som sammen med et sæt færdigheder, praksis og procedurer, gør det muligt at drage fordel af muligheder ved at lokalisere dem i god tid, og derved spotte potentielle problemer mens forbyggende indsats er stadig mulig. Og ud over undgåelsen af tvister, retssager, og andre faremomenter, søger proaktiv jura at skabe værdi, styrke relationer og håndtere risici. Proaktiv jura lægger således vægt på anvendelsen af juridisk viden inden det går galt.125 6.2 Forskellen imellem Proaktiv Jura og Præventiv Jura Forskellen mellem proaktiv jura og præventiv jura er i det ovenstående kun nævnt overfladisk. Det er afgørende at have kendskab til hvori forskellen imellem de to består. Af den nedstående figur fremgår hvad præventiv jura og proaktiv jura fokuserer på.126 Præventiv Jura Proaktiv Jura, Fokuserer på sammen med venstre side, fokuserer på Managing Conflict & handling problems Eliminating causes of problems 123 Ibid., side 124 124 Ibid. 125 Nordic School of Proactive Law - http://www.proactivelaw.org/ , under “idea” 126 Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook , side, side 122 40 Forskellen imellem Proaktiv Jura og Præventiv Jura Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Avoiding litigation Achieving desired outcomes Managing risks Balancing risk and reward Minimizing costs and losses Creating value Professional legal care Shared care and team approach, lawyers supporting client´s self-care Figur 2 Forskellen mellem den præventive og den proaktive tilgang127 Det kan ses at proaktiv jura, ud over det som præventiv jura fokuserer, også fokuserer på følgende: Eliminering af årsager til problemer, opnåelse af ønskede resultater, Balancering af risiko og profit, værdiskabelse samt delt juridisk pleje og kollaborativ tilgang, hvor advokater understøtter klientens egen pleje. Hvis der ses tilbage på den tidligere figur 1 af Dauer omtalt i Del 5, der beskrev et tretrins strategi for juridisk risici bestående af primær prævention (holde årsagen til problemet fra at opstå), sekundær prævention (afbryde årsagen og virkningen) og tertiær prævention (besmykke eller minimere skaden). Den præventive jura har hidtil hovedsageligt fungeret på det sekundære og tertiære trin, hvorimod den proaktive jura har fokuseret på det primære og sekundære trin. Den proaktive jura har især tilføjet et trin under det primære trin, der er benævnt egen pleje, hvilket er essentielt på alle tre trin.128 Den proaktive juridiske tilgang forudsætter således en god relation imellem parterne. 127 Ibid. 128 Haapio, Helena – Introduction to Proactive Law: A Business Lawyer´s View, side 25, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 Proaktiv jura 41 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 7. EN PRAKTISK TILGANG TIL PROAKTIV KONTRAHERING Der vil i det følgende blive redegjort for en praktisk tilgang til proaktiv kontrahering. 7.1 Kontrakter og proaktivt kontrahering Kontrakter er kernen i forretningsaktiviteter, som nævnt i en førende bog om ledelsesansvar: ”Obtaining a contract is the primary goal of a business entity.”129 Og administrerende direktør af IACCM udtaler i det følgende citat, at gode kontrakter er vigtige for virksomheder, da centrale aspekter af økonomiske resultater afhænger af dem, hvorfor gode kontrakter og relationer anerkendes universelt som en kerneværdi. Contracts lie at the heart of most business relationships, certainly within Western cultures and economies, and increasingly among all companies or entities that seek to operate in an international market. “Good” contracts and relationships are universally recognized to represent core business value, since they determine key aspects of financial performance130 Kontrakter er med det proaktive perspektiv et redskab til virkeliggørelsen af forskellige typer af transaktioner:131 129 O. Lee Reed – The Role of Contracts in the Introductory and Only Law Course that most Business Students will ever take, side 14 - bind. 9 udg. 1 Journal of legal studies Education (1990) (citat fra: American Corporate Counsel Association – Legal Responsibilities of Corporate Managers 45 (1985) 130 Tim Cummins – Best Practices in Commercial Contracting, side 132, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 131 Kaisa Sorsa (ed) – Proactive Management and Proactive Business Law , A Handbook , side 179 42 Kontrakter og proaktivt kontrahering Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet forbruger til forbruger transaktioner virksomhed til forbruger transaktioner virksomhed til forretningstransaktioner virksomhed til offentlige transaktioner regeringen til offentlige transaktioner Da friheden til kontrahering er størst i kontrakter mellem virksomheder og virksomheder og de offentlige, er det dem, der kan få mest gavn af tilgangen.132 Med kontrahering menes ikke alene forberedelse og indgåelse af aftalen, men også styring og implementering, hvilket sker efter underskrivelsen (se nedenstående figur efter den stiplede hvide linje).133 Figur 5: Kontrahering og forretningsprocesser. 134 Den proaktive tilgang indeholder som nævnt to dimensioner, den præventive jura dimension og den fremmende dimension, i proaktiv kontrahering kommer den fremmende dimension først, hvor det der er ønskeligt fremmes, gennem tilskyndelse af god opførsel. Og den præventive dimension kommer i anden række, hvor man forebygger juridiske problemer og minimerer juridiske risici. 132 Ibid. 133 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 105-106 134 Ibid., side 105 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 43 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Den proaktive tilgang indebære også brugen af kontrakten som et redskab til at styre virksomhedens risici i de forskellige transaktioner. Risikostyring er en vigtig bestanddel af selskabsledelse. Derfor er der behov for udviklingen af virksomhedsspecifikke foranstaltninger, der er i stand styre fremtidige risici, inden det bliver en trussel for virksomheden. Man kan med risikostyringen nå virksomhedens mål, forbedre planlægningen, skabe tilfredshed, skabe beskyttelse mod ikke forsikringsegnede risici og bringe profitten i balance.135 Proaktiv kontrahering handler hovedsagelig ikke om jura eller det arbejde advokater udfører, men det handler først og fremmest om at bruge kontrakten og kontraktprocesser på en bevidst måde som et ledelsesværktøj, for at lede og understøtte virksomhedernes succes. Og derved give virksomhederne den sikkerhed, der skal til for at få fremgang.136 Proaktiv kontrahering har en målsætning, med udgangspunkt i virksomhedernes daglige praksis, om at skabe rammerne for integration af juridisk forudseenhed og at fusionere god kontrakt, lov, projekt, kvalitet og risikostyring med en proaktiv tilgang til loven.137 Henset til vigtigheden af kontrakter, har dagens ledere behov for at vide hvordan kontrakter virker og hvordan de kan bruge kontrakter til at opnå en konkurrencefordel. En leder kan således ikke påstå at have styr på sin virksomhed, hvis han/hun ikke har kendskab til indholdet af ens kontrakter, og dermed rettigheder, risici og forpligtelser. 138 Kontraktlig læsefærdighed er i det hele taget en evne, der er nødvendig for de involverede i kontraheringsprocessen at tilegner sig, da det er en værdifuld virksomheds kapabilitet. Derved kan virksomhedens arbejdsstyrke, med kontraktlig læsefærdighed, tage kvalificerede beslutninger og opveje risici med fordele. Og således vil de være mere påpasselige med de indgåede kontrakter og undgå 135 Kaisa Sorsa (ed) – Proactive Management and Proactive Business Law , A Handbook , side 180 136 Haapio, Helena – Business Success and Problem Prevention trough Proactive Contracting, side 152-153, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 137 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 106 138 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 104 44 Kontrakter og proaktivt kontrahering Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet unødvendige problemer.139 Derfor har dagens ledere og virksomheder brug for kontraktlige læsefærdigheder.140 7.2 Lederes Juridiske Plan George Siedel og Helena Haapio har i Proactive Law for Managers udviklet en – Managers Legal Plan – ensbetydende med ”Lederes Juridiske plan” som de anvender til kontrahering. Planen indeholder fire trin; (1) forstå loven, (2) Håndtering af juridiske problemer (3) Udvikle forretningsstrategier og løsninger (4) En holistisk tilgang og at blive mere proaktiv. 141 De er anerkendt af IACCM, The International Association for Contract and Commercial Management, for deres arbejde som eksperter, for brugen af den proaktive tilgang, og derved skabe værdi for virksomhederne.142 7.2.1 (1) Forstå Loven Det er vigtigt for en leder og andre, der arbejder med virksomhedens kontrakter, at have en kendskab til hvordan kontrakter indgås under de retssystemer, hvor virksomheden har sit virke. Man skal have for øje, at der er krav til dannelsen af en kontrakt, og gyldigheden af denne og dets vilkår, for at kunne håndhæve den. Der kan eksempelvis opstå tvivl om hvis standardvilkår og ansvarsbegrænsninger, der skal have forrang, og derved finde anvendelse, når begge parter i deres skrivelser har vidt forskellige vilkår. Derudover kan virksomhedens virke indebærer aktiviteter i flere lande, hvilket gør det nødvendigt at have kendskab til disse landes love, for at kunne træffe en informeret beslutning. Man skal være klar over at:143 139 I mange lande kræves der ikke en formel skriftligt kontrakt e-mail beskeder og uformelle verbale samtaler kan (skabe) eller ændre kontrakten Haapio, Helena – Business Success and Problem Prevention trough Proactive Contracting, side 172, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 140 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 112 141 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 107-126 142 IACCM – Ask The Expert – Proactive Law for Managers: A Hidden Source of Competitive Advantage: https://www.iaccm.com/resources/?id=3855&cb=1421940976 143 Ibid., side 107 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 45 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet I nogle lande er pristilbud i form af tilbud og bud bindende (medmindre andet angi- ves udtrykkeligt), og i andre er det modsatte gældende I nogle lande kan tilbud opsiges eller tilbagekaldes indtil det er accepteret; og i andre kan de ikke Ligesom man ikke kan gå uden at se sig for, hvor man træder, er det afgørende at have kendskab til lovene, for at undgå tab, uønskede og ineffektive kontrakter. 7.2.1.1 Love Love kan enten være præceptive eller deklaratoriske. En præceptiv lov forpligter, da den er ufravigelig. Modsat er deklaratoriske, der er fravigelige. Eksempelvis gælder købeloven for løsørekøb undtaget fast ejendom og tjenesteydelser, og loven er deklaratorisk og dermed fravigelig, når det gælder handelskøb, jf. Købelovens § 4. Købeloven regulerer forholdet mellem køber og sælger ved navnlig: købesum, leveringssted, leveringstid, risikoovergang, forsinkelse, mangler og mangelsbeføjelser og betydningen af visse salgsklausuler. CISG gælder derimod i internationale grænseoverskridende løsørekøb, undtaget forbrugerkøb, køb på auktion, og andre, jf. Art. 2. Men de nordiske lande har taget et forbehold mod anvendelsen af CISG mellem de nordiske lande, som det fremgår af § 2 i Bekendtgørelsen af international købelov, hvorfor CISG ikke finder anvendelse for handel imellem nordiske lande.144 Man skal ligeledes være opmærksom på, at den danske version af CISG ikke betragtes som autentisk, for der er seks lige autentiske versioner i form af; arabisk, kinesisk, engelsk, fransk, russisk og spansk, Men desværre fører, en ordlydsfortolkning af disse lige autentiske versioner, ikke altid til præcist det samme. Og derfor er det vigtigt, at man inkorporere en klausul i 144 Bekendtgørelse af international købelov – https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=164745 46 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet kontrakten, der udpeger eksempelvis den engelske version som den gældende CISG tekst for kontrakten.145 Parterne kan, selvom CISG finder anvendelse, ved deres aftale udelukke anvendelsen af CISG, ligesom de kan fravige eller ændre virkningen af en hvilken som helst af dens bestemmelser, afhængig af artikel 12, jf. Art. 6. Har man ikke udelukket anvendelsen af CISG, skal man sætte sig ind i bestemmelserne, for at vide hvad man falder tilbage på. Incoterms, der udarbejdes af det internationale handelskammer (ICC), er et sæt handelsklausuler, der ofte tages i brug inden for international handel. Den nugældende version er Incoterms 2010. Eksempelvis betyder Incoterms EXW levering på sælgers plads, hvorefter risikoen for varens undergang overgår til køberen.146 Da vilkårene har en påvirkning for virksomhedens risici, er det vigtigt at have kendskab til dem. Derudover skal man være klar over, når aftalen har tilknytning til flere lande, vil der i mangel af aftale mellem parterne om lovvalg og værneting, skulle anvendes Lov om gennemførelse af kontraktlovvalgskonventionen 147 , kontraktlovvalgskonventionen 148 (Romkonventionen), Løsørekøblovvalgsloven 149 (Haagerkonventionen), EU-domsforordningen 150 , en parallelaftale i form af Lugano-konventionen151. Hvorfor det er afgørende at have kendskab til deres 145 Joseph M. Lookosky – Understanding the CISG: a compact guide to the 1980 United Nations Convention on Contracts for International Sale of Goods, side 30 146 Incoterms 2010 – http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/the- incoterms-rules/ 147 Lov om gennemførelse af kontraktlovvalgskonventionen – https://www.retsinforma- tion.dk/Forms/R0710.aspx?id=142910 148 Romkonventionen – http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CE- LEX:41998A0126%2802%29:DA:HTML 149 Haagerkonventionen – https://www.retsinformation.dk/FORMS/R0710.aspx?id=59269 150 Parallelaftale om EU-Domsfordningen – http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUri- Serv.do?uri=OJ:L:2005:299:0062:0070:DA:PDF 151 Luganokonventionen – http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUri- Serv.do?uri=OJ:L:2009:147:0005:0043:DA:PDF En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 47 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet indhold og rangfølge. Eksempelvis har Haagerkonventionen forrang for Romkonventionen, jf. Art. 25 i Romkonventionen. 7.2.1.2 Kontekstuelle aspekter En kontrakts indhold og type er afhængig af virksomhedens, industri og aktiviteter; karakteren af dine relationer; deres rolle og forhandlingsstyrke; uanset om du handler med virksomheder, regeringer eller forbruger; og så videre. Derudover har virksomhederne egne standarder og praksis, herunder for standardkontrakter og vilkår, hvilket varierer efter branche og aktivitet. Og virksomhederne overfor forskellige typer af gældende ret, marked og regulatoriske krav. Det er disse kontekstspecifikke love, der bestemmer, hvilke løfter en domstol vil håndhæve.152 Derfor er det afgørende at man sætter sig ind i de love, der er gældende i den branche virksomheden opererer i, og de kontrakter der indgås inden for branchen. Derved vil man kunne opnå - en juridisk kløgtighed – der vil sætte en til at tage informerede beslutninger, hvilket kan være en fordel især i virksomhed – til – virksomhed relationer. 7.2.1.3 Usynlige vilkår Det kan eksempelvis være svært at fastlægge ens rettigheder og forpligtelser, i en kontrakt om salg og køb af varer, når der ud over kontrakten, også er bilag med tekniske specifikationer, garantier, tidsplaner, købsordren, standardvilkår og bestemmelser eller andre dokumenter, der skabte kontrakten. Derudover indeholder, langsigtede forsyningsaftaler og andre ramme eller paraply aftaler, vilkår der kan påvirke individuelle salgskontrakter. Det er afgørende at man er i stand til at bestemme deres rangfølge, når indholdet af disse dokumenter ikke stemmer overens.153 152 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Ad- vantage, side 107 153 Ibid., side 108 48 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Det er ligeså afgørende, at man er i stand til at se de vilkår der ikke er aftalt, men som alligevel bliver en del af aftalen.154 Der kan eksempelvis være tale om deklaratorisk lovgivning såsom købeloven eller CISG, når parterne ikke har udelukket lovene i deres aftale. 7.2.2 (2) Håndtering af juridiske problemer I en iver for at fastholde relationen, kan man under en forhandling fristes til at undgå at tage stilling til de love og risici, der er forbundet med aftalen, fordi man har tillid til at man vil kunne løse det på et senere tidspunkt. Men det er ikke den rette tilgang, for det kan indebære unødvendig økonomisk risiko, og det er bedre at bruge loven til at forbygge eventuelle tvister. De mange valg, der tages inden underskrivelsen af kontrakten, kan måske afgøre hvorvidt du vinder eller taber en tvist. Derfor kan det være en god ide, at være afklaret omkring de kontraktlige valg, så man fra starten af kan træffe informerede valg.155 Da man kan ikke bagefter ensidigt kan ændre på en indgået kontrakt, er det vigtigt at vise rettidig omhu. Eksempelvis skal man fra starten af være afklaret med, hvordan man vil løse eventuelle tvister imellem de kontraherende parter, der måtte opstå. Hvis man foretrækker en metode, frem for en anden, er det en fordel at få det nedfældet i kontrakten, så der ikke kan opstå en tvist om netop det spørgsmål. Især da man ikke på forhånd kan gisne om, hvorvidt den anden part i en tvist vil foretrække retssag, voldgift eller mægling, og det kan være svært at aftale mægling eller voldgift under en strid.156 For når der er strid, kan parterne have vidt forskellige interesser, hvorefter det kan være svært at blive enig om selv det mest optimale forum for tvisteløsning. En part kan eksempelvis ønske en hurtig tvisteløsning, mens den anden helst vil udskyde tvisteløsningen til et senere tidspunkt. En part kan have et ønske om, at tvisten ikke kommer i pressen, hvorimod den anden part foretrækker en dækning af tvisten i pressen. Det kan således være forbundet med store omkostninger, at lade sådan et spørgsmål stå åbent, for så er den eneste løsning en retssag. Disse omkostninger kan undgås ved på forhånd, at tage stilling til det, og indsætte et godt gennemtænkt klausul i kontrakten.157 154 Ibid. 155 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 109 156 Ibid. 157 Ibid., side 110 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 49 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Der skal altid foretages en afvejning mellem de kortsigtede fordele ved at kræve en stringent overholdelse af kontraktens vilkår og kompensation, og de omkostninger og risici ved en retssag og en udskiftning af leverandør, når leverandøren eksempelvis leverer for sent. Man skal også være klar over ens rettigheder og position, for afviser man eksempelvis betaling som følge af sen levering, kan man blive sagsøgt. Derefter har man valget mellem et forlig og en retssag, men uanset hvilken løsning man vælger, er det vigtigt at kigge tilbage og finde ud af hvad der gik galt, for at lære af de fejl, der er begået. Man kan også lærer fra alle de andre sager om kontrakter, som kan findes ved en søgning på domstol.dk. Det er ikke i virksomhedens interesse at ende i retten, for det kan være med til at ødelægge virksomhedens omdømme, arbejdspladsen og evnen til at fortsætte og have succes. Det er en afgørende succes faktor, at ledelsen tager del i de beslutninger om hvordan tvister bør løses og i selve løsningen af tvisten.158 7.2.3 (3) Udvikle forretningsstrategier og løsninger Der findes proaktive kontraheringsteknikker og tvistløsnings processer, der kan forebygge problemer fra at opstå og kontrollere problemer og meningsforskelle, således at de ikke eskalere til konflikter og retssager. Disse værktøjer kan også være med til at forbedre parternes arbejdsindsats, ved at skabe en god relation, gennem en øget kommunikation. Man skal ikke alene have opmærksomheden på kontraktens dokumenter og processer, men også hvordan kontrakten er styret, planlagt, udformet, forhandlet, underskrevet, videreleveret til projekt og leveringsteam, og gennemført.159 7.2.1.4 Forebyggelse og håndtering af konflikter Der bliver global set lagt mere vægt på en fremadrettet planlægning, undgåelse af konflikter, og konfliktstyring gennem alternative konfliktløsning, Alternative Dispute Resolution (ADR).160 EU har til illustration vedtaget direktiv 2008/52/EC, der regulerer visse aspekter af mægling på det civil- og handelsretlige område i alle medlemsstaterne, pånær Danmark, jf. 158 Ibid. 159 Ibid. 160 Ibid. 50 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet betragtning nr. 30 i præamblen. Medlemsstaterne skulle implementer direktivet i den nationale lovgivning inden den 21. maj 2011, jf. Artikel 12. Direktivet finder anvendelse for grænseoverskridende tvister, og det sker på en frivillig basis. Formålet med direktivet følger af Artikel 1: formålet med dette direktiv er at lette adgangen til alternativ tvistbilæggelse og fremme mindelig løsning af tvister ved at tilskynde til anvendelse af mægling og sikre et afbalanceret forhold mellem mægling og retssag.161 Australien har, gennem lovgivningsmæssige reformer, haft en markant kulturel skift til fordel for alternativ konfliktløsning, herunder mægling. Retterne har magten til at henvise parterne til mægling, med eller uden samtykke fra parterne. En undersøgelse af henviste sager til mægling af højesteret i New South Wales viste, at der over en tre-årsperiode i blev indgået forlig i 46% af sagerne.162 Og i England har kontoret for regeringens handel, Office of Government Commerce (OGC), udgivet en vejledning til konflikthåndtering. Tvister er, ifølge OGC, tidskrævende, omkostningsfulde og ubehagelige. De kan ødelægge relationer, man har opbygget gennem en periode og derved påvirke logistikkæden. De kan udvide kontraktens omkostninger, eller ophæve dens fordele, og dermed gå ud over værdiskabelsen. Derfor er det i alles interesse, at undgå konflikter, hvorfor regeringen har lagt vægt på forbedring af relationerne imellem parterne. Da tvister ikke altid kan undgås, er det vigtigt at have en hurtig, efficient, og omkostningseffektiv tvistbilæggelsesprocedure. Og det er regeringens politik, at sagsanlæg bør bruges som den sidste metode til løsning af konflikten.163 161 Direktiv 2008/52/EC, Artikel 1 : http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CE- LEX:32008L0052&from=EN 162 Linklaters – Commercial mediation – a global comparative review, side 7, http://www.linklaters.com/pdfs/mkt/london/mediation_2013_7053.pdf 163 OGC – Dispute Resolution Guide 2002, side 1, Maj 2012, http://www.govopps.co.uk/guid- ance_db_files/guidances/Guidance19_03.rtf En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 51 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Derudover viser en undersøgelse af det engelske mæglingsfirma center for effektiv konfliktløsning, Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR), at der sammenlagt var forlig i 90% af sagerne, hvoraf 70% blev løst på dagen, og de 20% kort tid derefter.164 Derfor bør virksomhedens kontrakter indeholde klausuler der omhandler en metode for løsning af konflikter.165 Således kan man med fordel benytte sig af de bedste metoder til at løse konflikter på en proaktiv måde. En måde at undgå konflikter på, er ved at fordele risici rationelt til den part, der er i stand til at bære den. I modsat fald kan en urealistisk forskydning af risici medfører, at omkostninger øges, hvilket kan være en grobund for konflikt, skabe mistillid, og skabe fjendtlige forhold – der kan forstyrre virksomhedens succes. Derfor er det vigtigt, at virksomhedens ledelse, og de involverede i kontraheringen sørger for en passende behandling af kontraktlige forhold, så der ikke skabes fjendtligheder.166 Der er to grundlæggende kategorier af kontraktbestemmelser, der kan reducere overskud, øge risikoen for tab, og føre til tvister. Den første er klausuler, der bliver accepteret bevidst, som et resultat af en berettiget byttehandel for at opnå en aftale eller starte relationen med gensidigt acceptable vilkår. Den anden er klausuler, der bliver accepteret, uden at være klar over de risici de indeholder. De involverede i kontraheringen skal sætte sig ind i alle klausuler, da det er nødvendigt for virksomheden, at have kenskab til de risici der er forbundet med en kontrakt.167 7.2.1.5 Kontraktlig Læsefærdighed En læsefærdighed i kontrakter handler ifølge Haapio ikke blot om læsning, men også om forståelse. Det indebære således to væsentlige sider: for det første, at være villig og i stand til at læse og forstå, hvad der specifikt er aftalt, selv det med småt – ofte en mere krævende 164 CEDR – The Fifth Mediation Audit, side 7, http://www.cedr.com/docslib/TheMediatorAudit2012.pdf 165 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 111 166 ibid. 167 Ibid. 52 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet opgave, især for ikke-jurister. For det andet, at være villig og i stand til at genkende og forstå, hvad der ikke specifikt er aftalt, men stadig bliver en del af eller påvirker handlen – og at handle derefter.168 Figur 6: Kontraktlig læsefærdighed (egen oversættelse)169 For det første er det i kontraktlig læsefærdighed, som det fremgår af ovenstående figur 6, vigtigt at kunne genkende, hvornår man står over for en kontrakt. Det ligger ikke altid lige til højrebenet, da aftaler ikke nødvendigvis indgås på et stykke papir, hvor der er en overskrift benævnt ”KONTRAKT”. For der kan også være andre prækontraktuelle ansvar såsom bud, købsordre eller bekræftelse – eller projekt planer, tidsplaner, arbejdsafgrænsninger, tekniske specifikationer, tegninger, notater, mødereferater m.m.170 Et andet eksempel er elektroniske kontrakter, hvor man ikke længere ”underskriver på den stiplede linje”, og hvor det som følge heraf er blevet markant sværere at genkende hvorvidt der er indgået en kontrakt. For det er ikke alle der ville forbinde en e-mail eller museklik med indgåelse af kontrakt.171 Virksomheden og dets ledelse skal benytte håndteringsmetoder, der gør det muligt at genkende alle forpligtelser og kontrakter, for at få succes. Og der kræves især en hensigtsmæssig opmærksomhed på begæringer om forslag, bud, købsordre, samt ændringer i eksisterende kontrakter og deres bilag, uanset deres form og medie.172 168 Ibid., side 112 169 Ibid., side 112 170 Ibid., side 113 171 Ibid. 172 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 113 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 53 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Det er afgørende at medarbejderne, der til dagligt står for korrespondancer og andre dokumenter, handler i tide. Medarbejdere kan med en proaktiv og systemisk tilgang rette eventuelle fejl og skaffe manglende informationer, og på den måde maksimere muligheder og minimere risici. Derved kan ledelse og medarbejder håndtere problemer i tide, der ellers kunne udvikle sig til dyre og tidskrævende stridigheder.173 For det andet skal man både før og efter være i stand til at forstå indholdet af den indgåede kontrakt ud fra de to grene af kontraktlig læsefærdighed, som det fremgår af figur 6. Det kræver eksempelvis gode sproglige evner, for at kunne forstå hvad der er aftalt – de udtrykkelige ”synlige” vilkår. Men det er ikke ensbetydende med at enhver, der kan sproget, vil være i stand til at læse og forstå indholdet af en kontrakt eller de love den indeholder, for mange mennesker har problemer med den juridiske terminologi og begreber såsom erstatning, skadeerstatning, og retsmidler. Man kommer ikke udenom at en kontrakt, udover national lovgivning, også i stigende grad indeholder internationale love såsom CISG. Det kræver derfor at man sætter sig ind i de love kontrakten omtaler, for at vide hvad der er aftalt.174 For at kunne forstå hvad der ikke er aftalt, men som alligevel inkluderes i aftalen som ”usynlige” vilkår, kræves en grundlæggende kendskab til gældende deklaratoriske og præceptive love. Det kan også ske at CISG finder anvendelse uden parternes kundskab, og ligeledes kan handelskutymer og praksis også blive en del af kontrakten.175 Som omtalt foroven, er det vigtigt at kunne erkende hvornår man står over for en kontrakt, som man enten kan vælge at indgå eller ikke indgå. 173 Haapio, Helena – Business Success and Problem Prevention trough Proactive Contracting, side 171, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 174 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 112 175 Ibid. 54 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 7.2.1.6 En holdindsats For at undgå kontraktlige problemer og fiasko, er det ikke tilstrækkeligt med juridiske kompetencer, idet der tillige kræves tekniske, finansielle, og operative kompetencer. Og derfor kræves der samarbejde mellem de forskellige afdelinger i virksomheden, for at identificere problemerne i tide og foretage evalueringer og behandlinger. Det er ligeledes afgørende, for at forebygge problemerne, at foretage en planlægning af udførelse og risici, inden kontrakten er klar til underskrivelse.176 Da der er behov for at skabe klarhed om parternes roller, ansvar, leveringsomfang, tjenesteydelser og løsninger, implementering og prissætning, er det nødvendigt at følgende detaljer fremgår af kontrakten: hvad, hvor, hvornår, hvordan, og hvis en af parterne ikke kan levere eller ikke præstere: hvad hvis / hvad hvis ikke. Det er vigtigt at de forskellige afdelinger i virksomheden er fokuserede på besvarelsen af disse spørgsmål, for at undgå at falde i de problemer, som virksomheder ifølge forskning og erfaring bliver ved med at gentage. Det er også den eneste måde man kan være sikker på, at der er sket et samtykke.177 Figur 7: Håndværktøj – (egen oversættelse)178 Håndværktøjet er tiltænkt som løsning på at undgå at komme i unødvendige problemer, og den har vist sig at fungere i praksis for både leverandør og køber, så længe parterne husker at forholde sig til spørgsmålene, når de skaber, ændre, og videregiver kontraktuelle forpligtelser. Den er praktisk at huske og nem at tage med.179 176 Ibid., side 114 177 Ibid. 178 Ibid. 179 Ibid. En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 55 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Kontrakten skal være brugervenlig, så den er til at forstå, for dem der skal implementere dets indhold. Da det er forretningsfolk, og ikke dommere og advokater, der bruger kontrakten mest, skal den ikke være indviklet. Kontrakten indeholder mange valg, der er af forretningsmæssige karakter og ikke juridiske. Eksempelvis er detaljegraden i kontrakten ikke lovbestemt, men op til de forretningsfolk, der er beslutningstager i deres afdeling. Derfor er det vigtigt, at de forskellige afdelinger bruger hinandens styrker til at udvikle forretningsstrategier og løsninger for at undgå problemer. Og hvis der skulle opstå et problem, må man gennemgå virksomhedens kontraherings proces, for at evaluere og forbedre den. Ligeledes er det afgørende at sende medarbejderne på kurser, der kan forbedre deres evne til at tage informerede beslutninger.180 Hvis der findes risici man ikke kan kontrollere eller der ikke kan elimineres, er det afgørende at bygge trin gennem kontraktlige klausuler, der kan løse eller minimere tabene, og derved bevare forretningsforbindelsen.181 7.2.1.7 Mest forhandlede vilkår IAACM har undersøgt de mest forhandlede vilkår i 2013/2014: Figur 8: Mest forhandlede vilkår 2013/2014182 180 Ibid., side 115 181 Ibid. 182 IACCM – 2013/2014 Top Terms, side 6 - https://www.iaccm.com/resources/?id=7619 56 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Som det fremgår af ovenstående figur dominere klausuler om risiko fordeling, og finansielle spørgsmål blandt de mest forhandlede vilkår. Men de er et stykke fra de klausuler, som forhandlerne selv mener bidrager til en win-win tilgang – de vigtigste vilkår. Der er dog sket en ændring i forhandlernes opfattelse af de klausuler, der kan medføre et succesfuldt udfald, idet kun 5 af de mest forhandlede vilkår overlevede som de vigtigste vilkår. Og 80% af deltagerne indrømmer, at forhandlingernes fokus ikke resultere i det bedste udfald for nogen af parterne.183 Der er ved at ske en ændring, til en mere positiv tilgang til kontraktforhandlinger, hvor virksomhedernes ledelse skubber for en mere samarbejdsorienteret tilgang til deres relationer med leverandører. Derved er der ved a ske en ændring i tendensen til at praktiserer forhandlingerne som et nulsumspil, hvor succes for den ene part sker på den andens bekostning. Det skyldes at der sættes fokus på udførelse og ledelseskriterier, der driver positive resultater og udfald, og derved skabes et potentiale til at bliver mere effektive til at håndtere risici og skabe større økonomiske resultater.184 De negative incitamenter i kontrakten skal afbalanceres med positive incitamenter, der skaber muligheder for innovation, løbende forbedringer og fælles fordele, gennem en tilskyndelse af fælles ansvar og samarbejde. Man ville således være i stand til at stifte principper for en forbedret styring, der anerkender behovet for større fleksibilitet, hvilket frigiver potentiale til at opdage skjulte værdier, som gik tabt i tidligere forhandlinger.185 7.2.4 (4) En holistisk tilgang og at blive mere proaktiv En holistisk tilgang gør det muligt at se din rolle i relation til kontrakter i et nyt perspektiv, hvor hovedformålet er at skabe og opretholde succesfulde forretningsaftaler og relationer. Det vil sige at målet er en succesfuld implementering, og ikke underskrivelsen af et dokument kaldet ”kontrakt”. Det er en forudsætning for at opnå denne succes, at parterne formår at afstemme forventninger, at angive ønskede udfald, og at fordele opgaver. Ved at anvende 183 Ibid. 184 Ibid., side 2 185 Ibid., side 4 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 57 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet principperne i den proaktive tilgang, kan man bruge kontrakten til at forbedre forretningen og forebygge problemer.186 En tiltagende antal mennesker indrømmer, at kontrakten spiller en rolle, og ikke kun i sagsanlæg eller når vejene skilles. I virksomhed til virksomhed handel indeholder kontrakter, ud over den juridiske dimension, i gennemsnit næsten 80% forretningsmæssige og finansielle vilkår. Professor Leslie P. Willcocks og Andrew S. Craig fra London School of Economics har udpeget kontrahering, blandt fire grundlæggende faktorer, der driver et samarbejde til at innovere. Den rigtige type af kontrakt understøtter samarbejde og er derved et incitament til den rette adfærd.187 I en rapport af IACCM navngives Lous Gerstner, der er tidligere bestyrelsesformand og administrerende direktør, som en af meget få topledere der har set at kontrakter og mærkets omdømme er fundamentalt knyttet, og at god kontrahering kan give en konkurrencefordel. Det handler ifølge Gerstner, om at tilpasse aftalevilkår og strukturer med udvalgte markedssegmenter og muligheder. Og om at udvikle standarder, der understøtter og muliggør de ønskede resultater.188 Med den holistisk tilgang og med kontraktlæsefærdighed, kan man benytte virksomhedens kontrakter til at øge værdiskabelsen. Det er således ikke længere acceptabelt at tro, at det alene er den juridiske afdeling der beskæftige sig med kontrakten, da kontrakter i stigende grad bliver komplicerede og afgørende for virksomhedens succes. Den juridiske afdeling kan være medvirkende til at give ledere og medarbejdere de juridiske værktøjer, for at danne, udføre, drive, opsige, ændre og ellers arbejde med kontrakter. Gode kvalitetskontrakter, der etablere et stærkt fundament for virksomhedens succes, kan skabes gennem et samarbejde som et hold.189 186 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 116 187 Ibid., side 116 - 117 188 Ibid., side 117 189 Ibid. 58 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Figur 9: Gode kvalitetskontrakter190 Gode kvalitetskontrakter beskriver krav, og allokere roller, ansvar, og risici klart. Hvilket er med til at minimere misforståelser, give beskyttelse, lægge fundamentet for langsigtet loyalitet og tillid. Og hvis der skulle opstå en tvist, giver kontrakten retningslinjer for løsning af tvisten. Kontrakten er ikke kun drivkraften for kollaborativ innovation, men er også et redskab for en fleksibel koordinering, kontrol, planlægning, formalisering og meningsskabelse. 191 Det er især i de tidligere stadier af kontraheringen vigtigt, at formulere en forretningsplan, gennemtænke mulige uforudsete begivenheder, som kan påvirke den, og opnåelsen af forretningsmæssige mål. Kontrakten kan på den måde afstemme forventninger, opmuntre innovation, forbedre logistikkædens præstationsniveau, yde tilstrækkelig beskyttelse, og balancere risici mod fordele. Men hvis kontrakten eller relaterede dokumenter er for komplekse og svære at følge, eller deres fokus er på kontrol og allokering af risici, kan det medfører at holdet, der skal implementere dem, undgår dem eller finder veje uden om dem. Derved kan de skabe andre risici såsom unødvendige konfrontationer, uautoriserede forpligtelser eller tabte muligheder, i stedet for at styre risici.192 7.2.4.1 Lean kontrahering Teknologiske fremskridt af værktøjer letter skabelsen og håndteringen af kontrakter, men en automatisering af eksisterende processer og dokumenter, er ikke altid nok til at dække de 190 Ibid. 191 Ibid., side 118 192 Ibid., side 119 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 59 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet stigende forretningsmæssige behov. Det er afgørende at sådanne værktøjer er sat sammen på en sådan måde, at de ikke er for komplekse, da det kan medfører at de tilknyttede procedurer og kontrakter er for langsomme og bureaukratiske. Dermed ofres innovation, kreativitet og hastighed til fordel for kontrol og overholdelse.193 Den enklere kontrahering findes i lean kontrahering, hvor der anvendes forenklede principper af lean produktion, lean administration til kontrahering, eller i anvendelsen af seks sigma til at forbedre præstationsniveau – eksempelvis til at nedbringe forhandlingstiden. Tilgangen har et potentiale til at revolutionere måden, hvorpå forretningsaftaler og samarbejdsprojekter dannes og styres.194 The true benefits of lean will not have been achieved until the entire value stream has been addressed….contracting actions are part of the value stream195 Ifølge ovenstående citat, af James P. Womack, opnås den sande fordel af lean ikke, førend hele værdikæden er blevet adresseret. Ifølge Dr. Rose M. Smith er kontraherings handlinger en del af værdikæden. De interne advokater hos tidligere bryggeri Scottish & Newcastle plc, der nu er overtaget af Heineken og Carlsberg, giver et eksempel på lean kontrahering. Deres daværende leder af den juridiske afdeling Graeme Colquhoun stod over for en overvældende mængde af papirarbejde, der gjorde det svært at spotte de store juridiske spørgsmål, og det hændte at en kontrakt var ved at blive færdigbehandlet, selvom projektet var færdiggjort. De indså derfor behovet for en bedre tilgang og de udviklede noget de kaldte ”pathclearer”, ensbetydende med overskuelig sti, og det Siedel og Haapio kalder lean kontrahering.196 193 Ibid. 194 Ibid., side 119-120 195 Dr. Rose M. Smith – Applying Lean Thinking to Government Contracting , side 8, http://goo.gl/f8toKM Dr. Smith citere James P. Womack – Lean Thinking: Banish waste and create wealth in your corporation, 1996, 196 Ibid., side 120 60 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Advokaterne konkluderede, at visse vilkår såsom pris og specifikationer, altid bør indgås skriftligt, og at visse typer af kontrakter kræver en detaljeret skriftlig kontrakt. Men i de langsigtede forhold mellem en kunde og leverandør, kræves en ”meget lettere juridisk anstrøg”, da det er vanskeligt at påtvinge en handelspartner til at forsætte det langsigtede forhold, hvis det ikke længere kan betale sig for partneren. I en sådan situation, hvor man har at gøre med en uvillig partner, kan kontrakten alligevel ikke tilbyde nogen reel løsning. De eneste muligheder er genforhandling eller at finde sig en anden partner.197 De identificerede kommercielt samhørighed, som et immateriel, der ikke desto mindre er en stærk faktor i succesrige løbende forretningsmæssige forhold. Det fremkommer som et resultat af begge parters ønske om at fortsætte med at gøre forretninger med den anden, da det er økonomisk fornuftigt. Ifølge Steven Weatherley, tidligere chef den juridiske afdeling af S&N, har man som kunde adgang til en stor nuklear knap, hvor man kan afslutte relationen, og derved fratage leverandøren fremtidige forretninger. Derfor har man ikke behov for et utal af taktiske rettigheder og forpligtelser i en kontrakt.198 Weatherley har også bemærket at advokater, i en ivrighed efter at vise deres redaktionelle færdigheder, forsøger at forudsige og sørge for enhver tænkelig scenarie. Hvilket medfører meget komplekse og omfattende kontrakter, som alene kan afkodes af advokater, og derved vinder advokatfirmaet dobbelt. Men en så detaljeret kontrakt kan også fjerne fokus fra det det i virkeligheden handler om, til værst tænkelige scenarier, hvilket kan medfører en forsuring af relationen.199 Den opfattelse man har om, at en detaljeret skriftligt kontrakt giver mere sikkerhed er ofte illusorisk. Deres erfaring viser, at sandsynligheden for tvetydighed eller intern inkonsistens er større, jo mere detaljeret kontrakten er. Og uden en detaljeret kontrakt, diskutere parterne i en tvist problemet, og de når frem til en fornuftig måde at løse tvisten. Det ville sandsynligvis ikke falde dem ind, at der er tale om en ”juridisk tvist”, og derfor kunne det ikke falde dem 197 Ibid. 198 Ibid. 199 Graeme Coquhoun – A clearer way to deal.(Scottish & Newcastle plc's "Pathclearer" approach to commer- cial agreements), side 42, The Journal: The Member Magazine for the Law Society of Scotland, Bind 52, Hæfte 1, Side 45 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 61 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet ind, at inddrage deres advokater. Mens parterne modsat føler sig forpligtede til at konsultere deres advokater, når kontrakten er detaljeret. Det skyldes deres overbevisning om, at kontrakten indeholder svaret på enhver tænkelig hændelse, idet den jo er omfattende. Og da de ofte er nervøse for at de ikke fuld ud forestår kontrakten, konsultere de med deres advokater, da de er bange for at tabe rettigheder eller at stå mål for beskyldninger om uagtsomhed. Parternes respektive advokater har en naturlig tendens til at støtte deres klient, ved at fremhæve de pointer der er til fordel for ens klient, og derved rykkes parternes forventninger længere og længere fra hinanden.200 De har indgået langsigtede kontrakter på flere hundrede sider, der har været så komplekse, at begge parter har brugt millioner af pund over flere år, for at finde en klar fortolkning af deres rettigheder og pligter. Selvom begge parter ville afslutte kontrakten, for at lave en mindre kompliceret en, kunne de ikke, da deres respektive advokater ikke kunne fortælle dem hvad kontrakterne aktuelt sagde om rettigheder og pligter. Derfor har parterne ikke været i stand til at forhandle om nye og mere fleksible vilkår, fordi de ikke ved hvad de taber eller tjener på en eventuel ændring, og derfor var de fanget i en besværlig og uklar kontrakt.201 Klienten føler mindre og mindre ejerskab, når aftalen udvikler sig fra et håndtryk og udveksling af korrespondancer, til et mere omfattende juridisk dokument. Med det omfattende dokument, der er navngivet ”kontrakt”, antager klienten at advokaterne ved hvad de laver, og klienten er derfor mindre tilbøjelig og i stand til at kontrollere om tilføjelser til kontrakten stemmer overens med de vigtigste kommercielle vilkår. Og man kan hurtigt miste overblikket, hvorefter virksomheden kan ende med at indgå kontrakter, der ikke er forstået ordentligt af ledelsen.202 200 Graeme Coquhoun – A clearer way to deal.(Scottish & Newcastle plc's "Pathclearer" approach to commer- cial agreements), side 42, The Journal: The Member Magazine for the Law Society of Scotland, Bind 52, Hæfte 1, Side 45 201 Ibid., side 42-43 202 Ibid. 43 62 Lederes Juridiske Plan Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Hvor der ikke er nedfældet en detaljeret skriftligt kontrakt, vil generelle deklaratoriske regler behandle parterne som om der er indgået en kontrakt, når der eksempelvis betales penge for varer. Hvilket medfører at disse deklaratoriske juridiske vilkår bliver inkorporeret i forholdet. De generelle deklaratoriske regler har en tendens til at give en fair mellemgrunds løsning, og reglerne dækker også de fleste af erhvervslivets spørgsmål. Man behøver således ikke at forhandle om de ikke-centrale vilkår, hvilket er fordelen ved at sætte sin lid til de deklaratoriske regler.203 Det kan til tider være afgørende for forretningen, at fortsætte hurtigt, uden en detaljeret skriftlig kontrakt. De eksterne advokater kan gøre processen langsommere, da de ikke altid fuldt ud forstår terminologien og praksis i dele af erhvervslivet, hvilket medfører skabelsen af adskillige udkast. En anden bagside af en detaljeret kontrakt, er at parterne har en tendens til at forsøge at snige ekstra fordele eller beskyttelse ind til deres fordel, som kan indebære en langvarig tovtrækkeri, der ofte omhandler ikke væsentlige vilkår. Og advokaterne har det med at forværre denne konfronterende tilgang. Virksomheden kan tabe en del forretningsmæssige muligheder, hvis detaljerede skriftlige kontrakter forsinker dem. Den detaljerede kontrakt er med involveringen af advokater og ledelsen forbundet med store omkostninger, og når den ikke er nødvendig for at nå de forretningsmæssige mål, er det en uacceptabel omkostning og afledning af ledelsen.204 Eksempelvis stod advokaterne over for en tjenesteudbyder med en fast kontrakt på 10 år, der fyldte 200 sider. De var utilfredse med tjenesteydelsen, men tjenesteudbyderen insisterede på at de opfyldte kontraktens vilkår. Det medførte fjendtlighed, tab af tillid og respekt krøb sig ind i forholdet. Der opstod en mulighed for at genforhandle, og de overbeviste tjenesteudbyderen om, at de burde indføre ”pathclearer” tilgang eller lean kontrahering, og det centrale var sikringen af at kunne opsige kontrakten med et rimeligt varsel på 12 måneder. Ved at give sig selv muligheden for at ophæve til enhver tid, har de undgået behovet for at forhandle de nærmere vilkår i kontrakten, hvorefter de sætter deres lid til deres nuklear knap.205 203 Ibid. 204 Ibid., side 44 205 Ibid., side 41 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 63 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 7.2.4.2 Kontrahering som et puslespil Det kræver en forståelse af forretningsmæssige muligheder, fordele og risici, for at kunne træffe informerede beslutninger, idet nutidens virksomheder står over for en tiltagende antal af kontrakter og en forøgelse af kontrakternes kompleksitet Virksomhederne har i stigende grad indset kontraktens betydning, og de har investeret i teknologiske værktøjer, der kan effektiviserer kontrakten og kontraheringen. Men mange virksomheder er bagud og kontrakterne kunne blive brugt mere effektivt end i dag. Med den holistiske tilgang kan man se, at kontraheringen ikke alene angår juridisk og risiko håndtering, men tillige tekniske og kontekstuelle, forretningsmæssige og finansielle samt udførelse og levering:206 Figur 10: Kontrahering som et puslespil207 Når kontrakten er rigtigt sat sammen, indeholder den en stillingtagen til de overstående dele. 7.3 Kontrakt Visualisering Aalto Universitet i Finland og IACMM samarbejdede om en undersøgelse, der skulle afdække om anvendelsen af visualiseringer i kontrakten ville have en påvirkning på forståelsen. Fra IACMM deltog 124 medlemmer fra 24 lande. Efterspørgslen af kontrakt visualisering er i fremdrift, da virksomhederne efterspørger en større klarhed, for at styrke deres mærker, øge 206 George Siedel og Helena Haapio – Proactive Law for Managers , A hidden Source of Competitive Advantage, side 122 207 Ibid. 64 Kontrakt Visualisering Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet effektivitet og gennemsigtighed. Kontrakt visualisering er således ved at ændre den kontraherende verden.208 Se nedenstående eksempel, hvor nemmere det kan se ud med visualisering: Figur 11209 Undersøgelsen viser at der er forbundet med forbedret nøjagtighed og hastighed: Figur 12: Forskellen på tekst og visuelle kontrakter 210 Det venstre søjlediagram viser 72% af korrekte svar for visuelle kontrakter mod 51% for kontrakter bestående udelukkende af tekst. Den anden søjlediagram viser svartiden, og her fører visuelle 208 IACMM – Contract Visualization: boost your brand and bridge the language barrier, side 4-5, Contracting Excellence December 2014, https://www.iaccm.com/resources/download.php?f=8309_contracting-excellencenov-dec-2014.pdf 209 Ibid., side 6 210 Ibid. 7 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 65 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet kontrakter med 153 sekunder i gennemsnit mod 180 sekunder for kontrakter bestående udelukkende af tekst. Derved kan man mindske kontraktlig kompleksitet, som et stigende antal af mennesker arbejder med til daglig.211 7.4 Konkurrencefordel LAW IS THE LAST GREAT UNTAPPED SOURCE OF COMPETITIVE ADVANTAGE 212 Ifølge Larry Downes citat, er loven den sidste utappede kilde til konkurrencemæssige fordele. Efter Jay Barney har et firma en konkurrencemæssig fordel, hvis det gør brug af en værdiskabende strategi, der ikke samtidig kan gennemføres af alle nuværende eller potentielle konkurrenter. Og et firma siges at have en vedvarende konkurrencefordel når andre virksomheder ikke er i stand til at kopiere fordelene ved denne strategi.213 For at fastslå om en ressource kan være kilde til en vedvarende konkurrencefordel kræves opfyldelsen af fire karaktertræk: (a) Det skal være værdifuldt, i den henseende, at den profiterer på muligheder og/eller ophæver trusler i en virksomhedens miljø, (b) Det skal være sjældent forekommende blandt virksomhedens nuværende og potentielle konkurrenter, (c) Det skal være ufuldkomment efterlignelig, og (d) Der kan ikke være strategisk tilsvarende substitutter til denne værdifulde ressource, der hverken er sjældne eller ufuldkomment efterlignelige.214 Professor Robert Bird har brugt Barneys 4 attributter, for at fastslå om jura kan være en kilde til en vedvarende konkurrencefordel. Han har fundet ud af at virksomhederne drager fordel af stadig større strategiske fordele, når de i de stigende grad inkorporere deres juridiske miljø i deres strategiske plan. Der er flere eksempler på virksomheder der har været i stand til at få 211 Helena Haapio og Stefania Passera – User-Centered Contract Design: new directions in the quest for simpler contracting, se abstrakt, http://www.iaccm.com/userfiles/docs/HH_Paper.pdf 212 Larry Downes – First empower all the lawyers, side 19, Harvard Business Review Dec. 2004, bind 82, udg. 12, 19-19 213 Jay Barney – Firm Resources and Sustained Competitive Advantage , side 102 214 Ibid., side 105-106 66 Konkurrencefordel Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet succes gennem brugen af loven til at opnå konkurrencefordele, som giver alt fra en forbedring af finansielle kontrolsystemer til bedre relationer mellem medarbejder og arbejdsgiver. 215 Den proaktive tilgang vægter relationen meget højt, da det kræver en god relation, for at have succes med tilgangen. De empiriske undersøgelser har i del 2 og 3 vist, at tillid og fleksibilitet kan nedbringe kontrakters kompleksitet og nedbringe transaktionsomkostningerne, for derved at give virksomheden en konkurrencefordel. 7.4.1 Kontrakt kompleksitet Enrico Pennings har undersøgt, hvorvidt kontrakt kompleksitet begrænser virksomhedens vækstmuligheder. Hans undersøgelser har vist, at kontrakt kompleksitet, har en negativ virkning på virksomhedens muligheder for en fast vækst, når vertikal integration er umulig. Hvor vækstpotentialet udgør 56% i gennemsnit af virksomhedens markedsværdi, er procentdelen mellem 50% og 53% for virksomheder i sektorer, hvor kontrakter er komplekse. Denne forskel udgjorde en markedsværdi mellem € 12 mia. og € 24 mia. ved undersøgelsestidspunktet i 2010.216 215 Robert C. Bird – Pathways of Legal Strategy, side 41 – Stanford Journal of Law, Business & Finance, bind. 14, udg. 1, 1-44 216 Pennings, H.P.G. (2010, September 17). Does Contract Complexity Limit Opportunities? Vertical Organ- ization and Flexibility, side 5. ERIM report series research in management Erasmus Research Institute of Man- agement. Erasmus Research Institute of Management (ERIM). Retrieved from http://hdl.handle.net/1765/20457 En praktisk tilgang til proaktiv kontrahering 67 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet 8. KONKLUSION Der har været forskellige bud på en løsning af kontraktlig kompleksitet fra økonomisk og relationel teori. De to teoriers bud er dog ikke så forskellige og de understøtte hinanden. Det skyldes at Williamson var inspireret af Macneils relationelle teori og hans inddeling af kontrakter i de tre kategorier klassisk, neoklassisk og relational. Begge teorier anbefaler således relationel kontrahering, når man har at gøre med komplekse længerevarende kontrakter, hvor produktet er specificeret til køberen. Eksistensen af Macneils relationelle normer er bekræftet af Diathesopoulos, der har fundet 4 af 5 signifikante; rolle integritet, bevarelse af relationen, anstændighed af midler og andre supra-kontrakt normer. Det er ikke tilfældigt, da disse normer er forudsætningen for et godt samarbejde, hvilket har potentialet til at frembringe tillid. Proaktiv kontrahering vægter også relationen meget højt. De empiriske undersøgelser viste også at tillid kan være med til at nedbringe kompleksiteten, og det amerikanske forsvar brugte i 2013 71 milliarder dollar i transaktionsomkostning, da de insisterede på unødvendig opsyn af leverandørendes arbejde. Eksperter mener, at de kunne spare en stor del af denne omkostning, ved en omstilling til den relationelle tilgang. Der er også forbundet besparelser ved inkorporering af fleksible klausuler i kontrakten, ifølge Susarlas empiriske undersøgelse. Des større bredde i tjenesteydelserne, større kompleksitet og længerevarende kontrakten, jo flere besparelser kan der hentes. Dermed kan man undgå at indgå alt for detaljerede kontraktlige vilkår, der alligevel ikke er i stand til at forudsige, hvordan tingene udvikler sig. Derudover kan man med lean kontrahering mindske kompleksiteten ved eksempelvis at inkorporerer en gensidig opsigelsesklausul, og derved kan i undgå at sidde fast i detaljer. Da begge har en interesse i at fortsætte relationen, så længe det kan betale sig. Det skyldes at man under alle omstændigheder ikke kan holde på en leverandør, der er utilfreds. Og det kan være mere omkostningsfuldt, at skulle i retten for at forcere et vis serviceniveau. Man kan også 68 Konkurrencefordel Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet benytte sig af kontrakt visualisering, for at mindske kompleksiteten af virksomheden kontrakter, så det er nemmer at implementer for ikke jurister. Pennings har i sin undersøgelse fundet ud af, af omkostningen ved kontrakt kompleksitet er mellem € 12 mia. og € 24 mia., for børsnoterede virksomheder i Holland. Det betyder at virksomhederne kan indhente denne tabte værdi og opnå konkurrencefordele ved at benytte proaktiv kontrahering, og dermed den relationelle tilgang, der indebære samarbejde, winwin, effektivitet, lean kontrahering, kontrakt visualisering, tillid og fleksibilitet. Konklusion 69 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Litteraturliste Bøger - George Siedel og Helena Haapio – Proactive law for managers : a hidden source of competitive advantage. - Christina D. Tvarnø og Ruth Nielsen – Retskilder & Retsteorier - Klaus Nielsen – Institutionel teori - Oliver E. Willamson – The Economic Institutions of Capitalism. Firms, Markets, Relational Contracting - Gerlinde Berger-Walliser & Kim Østergaard – Proactive Law in a Business Environment - Kaisa Sorsa – Proactive Management and Proactive Business Law – A Handbook - Helena Haapio, George J. Siedel – A short guide to Contract Risk - Luis M. Brown – Manual Of Preventive Law - Joseph M. Lookosky – Understanding the CISG: a compact guide to the 1980 United Nations Convention on Contracts for International Sale of Goods, Artikler - EquaTerra's Legal Pulse Survey Findings Announced, Business Wire 20 Jan. 2011. Busi- ness Insights: Essentials. Web. 1 Feb. 2015. : http://www.equaterra.com/_filelib/FileCabinet/Research/EquaTerra_Whitepaper_2010_Global_Legal_Pulse_Jan2011_3149.pdf?FileName=EquaTerra_Whitepaper_2010_Global_Legal_Pulse_Jan2011_3149.pdf - Capitalizing on Complexity: Insights from the Global Chief ExecutiveOfficer Study, IBM Institute for Business Value. May, 2010, http://www-01.ibm.com/common/ssi/cgi-bin/ssialias?infotype=PM&subtype=XB&appname=GBSE_GB_SC_USEN&htmlfid=GBE03297USEN&attachment=GBE03297USEN.PDF - Oliver E. Willamson - Transaction-Cost Economics: The Governance of Contractual Relations , Maria E. Maher – Transaction cost economics and contractual relations, Cambridge journal of economics, Bind 21, Hæfte 2, Side 147 – 170 - Keith J. Crocker og Kenneth J. Reynolds – The efficiency of incomplete contracts, The Rand journal of economics, Bind 24, Hæfte 1, Side 126 – 146 - Ilya Segal – Complexity and Renegotiation: a Foundation for Incomplete Contracts , The review of economic studies, Bind 66, Hæfte 1, Side 57 – 82 70 Konkurrencefordel Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet - Ian Macneil – Contracting Worlds and Essential Contract Theory, Social & Legal Studies, Bind 9, Hæfte 3, Side 431 – 438 - Josetta McLaughlin - Ian Macneil and Relational Contract Theory: Evidence of Impact, Journal of management history, Bind 20, Hæfte 1, Side 44 - 61 - Paul J. Gudel – Relational Contract Theory and the Concept of Exchange, side 776, Buffalo Law Review, Bind 46, Hæfte 3, Side 763 - Ian R. Macneil – Values in Contract: Internal and External, Northwestern University Law Review, Bind 78, Hæfte 2, Side 340 - Ian R. Macneil – Contracting Worlds and Essential Contract Theory, Social & Legal Studies, Bind 9, Hæfte 3, Side 431 - 438 - Richard Austen-Baker – Comprehensive Contract Theory: a four-norm model of contract relations, Journal of Contract Law, 25 (3). pp. 216-243. - Michael Diathesopoulos – Relational Contract Theory and Management Contracts: a paradigm for the application of the theory of the norms - Jeffrey H. Dyer og Wujin Chu – The Economic Value of Trust in Supplier-Buyer Relations, https://dspace.mit.edu/bitstream/handle/1721.1/1439/145a.pdf?sequence=2 - Frank L. Jeffries og Richard Reed – Trust and Adaptation in Relational Contracting, side 873 – Academy of Management Review 2000, bind. 25, udg. 4, 873-882 - Anjana Susarla – Contractual flexibility, rent seeking, and renegotiation design : an empirical analysis of information technology outsourcing contracts, Management science, Bind 58, Hæfte 7, Side 1388 – 1407 - Anandasivam Gopal og Balaji R. Koka – The asymmetric benefits of relational flexibility : evidence from software development outsourcing, Management information systems, Bind 36, Hæfte 2, Side 553 – 576, 2012 - Petri Keskitalo – Contracts+Risks+Management = Contractual Risk Management – side 2 – i Nordic Journal om Commercial Law Issue 2006 #2 - Helena Haapio – Introduction to Proactive Law: A business lawyer´s View - Edward A. Dauer, Preventive Law Before and After Therapeutic Jurisprudence: A Forward to the Special Theme, Psychology, Public Policy, and Law, Bind 5, Hæfte 4, Side 800 - 810 - Z. Jill Barclift – Preventive Law: Strategy for internal corporate lawyers to advice managers of their ethical obligations, Journal of Legal Profession 33 J. Legal Prof. 31 , 2008 - Edward A. Dauer – Four Principles for a theory of preventive law, side 13-35, udgivet i: Haapio, H.: A Proactive Approach to contracting and Law. (2008). - Haapio, Helena – Introduction to Proactive Law: A Business Lawyer´s View, side 24, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 Konklusion 71 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet - Constance E. Bagley – Winning Legally: The value of Legal Astuteness, side 379, Academy of Management Review 2008, bind 33, udg. 2, 378-390 - Susan Daicoff – Law as a healing Profession: The “Comprehensive Law Movement”, Pepperdine Dispute Resolution Law Journal, Bind 6, Hæfte 1, Side 1 - Larry A. Dimatteo – Strategic Contracting: Contract Law as a Source of Competitive Advantage, side 728, American Business Law Journal 2010, bind 47, udg. 4, 727-794 - George J. Siedel & Helena Haapio – Using Proactive Law for Competitive Advantage, side 667-668, American Business Law Journal 2010, bind 47, udg. 4, 641-686. - Haapio, Helena – Business Success and Problem Prevention trough Proactive Contracting, , I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 - O. Lee Reed – The Role of Contracts in the Introductory and Only Law Course that most Business Students will ever take, side 14 - bind. 9 udg. 1 Journal of legal studies Education (1990) (citat fra: American Corporate Counsel Association – Legal Responsibilities of Corporate Managers 45 (1985) - Tim Cummins – Best Practices in Commercial Contracting, side 132, I: Wahlgren, Peter (ed.) (2006), A Proactive Approach. Scandinavian Studies in Law, Vol. 49 - Dr. Rose M. Smith – Applying Lean Thinking to Government Contracting , side 8, http://goo.gl/f8toKM Dr. Smith citere James P. Womack – Lean Thinking: Banish waste and create wealth in your corporation, 1996, - Pennings, H.P.G. (2010, September 17). Does Contract Complexity Limit Opportunities? Vertical Organization and Flexibility, side 5. ERIM report series research in management Erasmus Research Institute of Management. Erasmus Research Institute of Management (ERIM). Retrieved from http://hdl.handle.net/1765/20457 - Graeme Coquhoun – A clearer way to deal.(Scottish & Newcastle plc's "Pathclearer" approach to commercial agreements), side 42, The Journal: The Member Magazine for the Law Society of Scotland, Bind 52, Hæfte 1, Side 45 - Helena Haapio og Stefania Passera – User-Centered Contract Design: new directions in the quest for simpler contracting, se abstrakt, http://www.iaccm.com/userfiles/docs/HH_Paper.pdf - IACMM – Contract Visualization: boost your brand and bridge the language barrier, side 45, Contracting Excellence December 2014, https://www.iaccm.com/resources/download.php?f=8309_contracting-excellence-nov-dec-2014.pdf - Larry Downes – First empower all the lawyers, side 19, Harvard Business Review Dec. 2004, bind 82, udg. 12, 19-19 72 Konkurrencefordel Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet - Jay Barney – Firm Resources and Sustained Competitive Advantage, Journal of Management, Bind 17, Hæfte 1, Side 99 - 120 - Robert C. Bird – Pathways of Legal Strategy, side 41 – Stanford Journal of Law, Business & Finance, bind. 14, udg. 1, 1-44 - CEDR – The Fifth Mediation Audit, side 7, http://www.cedr.com/docslib/TheMediatorAudit2012.pdf - IACCM – 2013/2014 Top Terms, side 6 - https://www.iaccm.com/resources/?id=7619 OGC – Dispute Resolution Guide 2002, side 1, Maj 2012, http://www.govopps.co.uk/guidance_db_files/guidances/Guidance19_03.rtf - IACCM – Ask The Expert – Proactive Law for Managers: A Hidden Source of Competitive Advantage: https://www.iaccm.com/resources/?id=3855&cb=1421940976 - Tim Cummins - http://commitmentmatters.com/2010/05/07/contracting-complexity/ - Linklaters – Commercial mediation – a global comparative review, side 7, http://www.linklaters.com/pdfs/mkt/london/mediation_2013_7053.pdf Love og praksis - Bekendtgørelse af international købelov – https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=164745 - Incoterms 2010 – http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/ - Lov om gennemførelse af kontraktlovvalgskonventionen – https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=142910 - Romkonventionen – http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:41998A0126%2802%29:DA:HTML - Haagerkonventionen – https://www.retsinformation.dk/FORMS/R0710.aspx?id=59269 - Parallelaftale om EU-Domsfordningen – http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2005:299:0062:0070:DA:PDF - Luganokonventionen – http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2009:147:0005:0043:DA:PDF - Frivillig mæglig Direktiv 2008/52/EC, Artikel 1 : http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CELEX:32008L0052&from=EN - CISG: http://www.uncitral.org/pdf/english/texts/sales/cisg/V1056997-CISG-e-book.pdf - Købeloven: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=142961 Konklusion 73 Proaktiv kontrahering: en praktisk tilgang til taklingen af kompleksitet Hjemmesider og billeder - Billedet på forsiden er fra http://www.selectica.com/resources/guide/the-evolution-of-contract-management#.VM3ySS7AqZB - 74 Nordic School of Proactive Law: http://www.proactivelaw.org/ Konkurrencefordel
© Copyright 2024