Ny lov om erhvervsdrivende fonde
Ny lov om erhvervsdrivende fonde Med virkning pr. 1. januar 2015 Indhold Den nye lov Hvornår finder den nye lov anvendelse? Hvad indebærer den nye lov overordnet? En modernisering af lovgrundlaget for erhvervsdrivende fonde på linje med selskabslovgivningen Øgede krav til ledelsen i erhvervsdrivende fonde Anbefalinger og redegørelse for god fondsledelse Øgede krav til oplysninger om uddelinger i årsrapporten Øgede krav til oplysninger om ledelsesvederlag m.v. i årsregnskabet Regnskabspligt for erhvervsdrivende fonde uændret Revisionspligt for erhvervsdrivende fonde uændret Øgede krav til revisors rolle Erhvervsstyrelsen bliver fondsmyndighed for alle erhvervsdrivende fonde Bekendtgørelser til den nye lov Vejledninger til den nye lov Overgangsbestemmelser m.v. Bilag – anbefalinger for god fondsledelse 3 4 5 5 6 10 11 13 15 15 16 17 17 18 18 21 Den nye lov Folketinget har i juni 2014 vedtaget en ny lov om erhvervsdrivende fonde. Den nye lov er for hovedpartens vedkommende trådt i kraft d. 1. januar 2015. Der er også vedtaget enkelte ændringer af bl.a. årsregnskabsloven, for så vidt angår erhvervsdrivende fonde. Den nye lov kan findes ved link på adressen: www.retsinformation.dk. Den nye lov består af følgende kapitler: 1.Lovens anvendelsesområde m.v. (§§ 1-7) 2.Kommunikation (§§ 8-10) 3.Anmeldelse, registrering og frister (§§ 11-23) 4.Fondsmyndighed (§§ 24 og 25) 5.Stiftelse (§§ 26-30) 6.Kapital (§§ 31-36) 7.Ledelse m.v. (§§ 37-68) 8.Revision m.v. (§§ 69-75) 9.Uddelinger og anden kapitalafgang m.v. (§§ 76-88) 10.Vedtægtsændring (§§ 89 og 90) 11.Fusion (§§ 91-106) 12.Opløsning (§§ 107-123) 13.Overgang mellem erhvervsdrivende og ikke erhvervsdrivende fonde m.v. (§§ 124 og 125) 14.Erstatning (§§ 126-129) 15.Klageadgang (§§ 130) 16.Straffebestemmelser m.v. (§§ 131 og 132) 17.Ikrafttræden og overgangsbestemmelser (§ 133) 18.Ændringer i anden lovgivning (§§ 134 og 135) 19.Territorialbestemmelser (§ 136). Hvis du har spørgsmål vedr. den nye lov eller erhvervsdrivende fonde generelt, er du naturligvis velkommen til at rette henvendelse til os. 3 Hvornår finder den nye lov anvendelse? Den nye lov finder anvendelse på fonde, legater, stiftelser og andre selvejende institutioner, der anses for at være erhvervsdrivende – tilsammen kaldet erhvervsdrivende fonde. Den nye lov definerer som noget nyt en erhvervsdrivende fond på følgende måde: Ved en erhvervsdrivende fond forstås en juridisk person, som besidder en formue, der er uigenkaldeligt udskilt fra stifterens formue til varetagelse 4 af et eller flere i vedtægten bestemte formål, som skal kunne efterleves i en længere årrække, hvor rådighedsbeføjelserne over fonden tilkommer en i forhold til stifter selvstændig ledelse, hvor der udøves erhvervsaktivitet, og hvor ingen fysisk eller juridisk person uden for fonden har ejendomsretten til fondens formue. Ligeledes som noget nyt sidestilles fondens væsentlige gavegivere, bidragsydere eller lignende i alle henseender med fondens stifter. En fond anses for erhvervsdrivende, hvis den: - Overdrager varer eller immaterielle rettigheder, erlægger tjenesteydelser eller lignende, for hvilke den normalt modtager vederlag - Udøver virksomhed med salg eller udlejning af fast ejendom eller - Har bestemmende indflydelse over et aktie- eller anpartsselskab eller en anden virksomhed. En fond anses dog ikke for erhvervsdrivende, hvis den virksomhed, som fonden udøver eller har bestemmende indflydelse over, er af begrænset omfang eller kun omfatter en uvæsentlig del af fondens samlede formue. Dette er tilfældet, hvis fonden opfylder en af følgende betingelser: - Fondens erhvervsmæssige bruttoindtægter udgør mindre end DKK 250.000 - Fondens erhvervsmæssige bruttoindtægter udgør mindre end 10% af fondens samlede årlige indtægter eller - Fondens erhvervsmæssige aktiver udgør mindre end 10% af fondens samlede aktiver. En erhvervsdrivende fond skal have en grundkapital på mindst DKK 300.000. Ikke erhvervsdrivende fonde er omfattet af lov om fonde og visse foreninger – også kaldet den ”almindelige” fondslov. Ikke erhvervsdrivende fonde omtales ikke nærmere. Hvad indebærer den nye lov overordnet? Overordnet indebærer den nye lov følgende: - En modernisering af lovgrundlaget for erhvervsdrivende fonde på linje med selskabslovgivningen - Øgede krav til ledelsen i erhvervsdrivende fonde - Anbefalinger og redegørelse for god fondsledelse - Øgede krav til oplysninger om uddelinger i årsrapporten - Øgede krav til oplysninger om ledelsesvederlag m.v. i årsregnskabet - Øgede krav til revisors rolle - Erhvervsstyrelsen bliver fondsmyndighed for alle erhvervsdrivende fonde. En modernisering af lovgrundlaget for erhvervsdrivende fonde på linje med selskabslovgivningen I 2009 vedtog Folketinget en grundlæggende reform af selskabslovgivningen, så der for bl.a. aktie- og anpartsselskaber er en ny og moderniseret selskabslovgivning. Det overordnede formål med den nye lov om erhvervsdrivende fonde er at gennemføre en tilsvarende reform af reguleringen for de erhvervsdrivende fonde, så der opretholdes ”neutralitet” mellem de regler, der gælder for forskellige virksomhedsformer i Danmark. Dette sker under iagttagelse af de særlige kendetegn, der gælder for de forskellige virksomhedsformer, herunder fondsformen. 5 Øgede krav til ledelsen i erhvervs drivende fonde En erhvervsdrivende fond skal ledes af en bestyrelse, der skal bestå af mindst 3 medlemmer. Hertil kommer evt. medarbejdervalgte medlemmer. Hvis der er medarbejdervalgte medlemmer af bestyrelsen, skal bestyrelsen således bestå af mere end 3 medlemmer. Bestyrelsen kan ansætte en direktion, der kan bestå af en eller flere direktører. Der er således ikke krav om, at en erhvervsdrivende fond skal have en direktion. Bestyrelsen og den evt. direktion udgør tilsammen ledelsen. Flertallet af bestyrelsens medlemmer må ikke være ansat som direktører i fonden, og en direktør kan ikke være formand eller som noget nyt næstformand for bestyrelsen. Ledelsen og medlemmer af ledelsen i fondens evt. dattervirksomheder og associerede virksomheder, dvs. virksomheder, hvor fonden og dennes evt. dattervirksomheder har bestemmende eller betydelig indflydelse, må som noget nyt ikke udpege medlemmer til fondens bestyrelse. Formanden eller en næstformand for bestyrelsen må ligeledes som noget nyt ikke være direktør i en dattervirksomhed eller en associeret virksomhed, medmindre fondsmyndigheden, dvs. Erhvervsstyrelsen, undtagelsesvist tillader dette. 6 Følgende personer kan ikke uden fondsmyndighedens samtykke udgøre bestyrelsens flertal: - Stifteren - Stifterens ægtefælle eller faste samlever - Personer, der er knyttet til stifteren, dennes ægtefælle eller faste samlever ved slægts- eller svogerskab i ret opeller nedstigende linje eller sidelinjen så nært som søskende. Som tidligere nævnt sidestilles fondens væsentlige gavegivere, bidragsydere eller lignende som noget nyt i alle henseender med fondens stifter. Hvis en erhvervsdrivende fond stiftes af en virksomhed, kan følgende personer ligeledes som noget nyt ikke uden fondsmyndighedens samtykke udgøre bestyrelsens flertal: - En person, der direkte eller indirekte ejer mere end halvdelen af kapitalandelene eller stemmerettighederne i virksomheden - Personer, der er knyttet til vedkommende ved slægts- eller svogerskab i ret op- eller nedstigende linje eller sidelinjen så nært som søskende - Medlemmer af stiftervirksomhedens ledelse. Det præciseres, at bestyrelsen alene skal varetage fondens formål og interesser. Det præciseres desuden, at bestyrelsen skal: - Varetage den overordnede og strategiske ledelse - Sikre en forsvarlig organisation af fondens virksomhed og - Påse, at - Bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter fondens forhold er tilfredsstillende - Der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller - Bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om fondens finansielle forhold - Den evt. direktion udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer - Kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde fondens nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder. Bestyrelsen er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske stilling og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt. I erhvervsdrivende fonde, hvor bestyrelsen ikke har ansat en direktion, skal bestyrelsen – ud over den overordnede og strategiske ledelse – også varetage den daglige ledelse. Det præciseres, at i erhvervsdrivende fonde, hvor der er ansat en direktion, skal direktionen varetage den daglige 7 ledelse. Direktionen skal som led heri varetage fondens formål og interesser. Direktionen skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Direktionen skal desuden sikre, at: - Bogføringen sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom - Formueforvaltningen foregår på betryggende måde - Kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde fondens nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder. Direktionen er således – ligesom bestyrelsen – til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske stilling og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt. Det præciseres, at bestyrelsen kan træffe aftale med en administrator om udførelse af visse konkrete driftsopgaver. Ledelsen har dog under alle omstændigheder ansvaret for fondens daglige drift. Det er således vigtigt at være opmærksom på, at en administrator ikke er en direktør. En administrator skal således – i modsætning til en direktør – ikke anmeldes til Erhvervsstyrelsen. En administrator kan f.eks. være en ekstern tredjepart, fondens advokat, en af fondens evt. dattervirksomheder eller et af fondens bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen skal som noget nyt udarbejde en forretningsorden. Bestyrelsen skal i den forbindelse tage udgangspunkt i fondens virksomhed og behov. Besty- 8 relsen bør herunder særligt overveje, om forretningsordenen skal indeholde bestemmelser om følgende: - Konstitution - Arbejdsdeling - Tilsyn med direktionen - Føring af bøger, protokoller m.v. - Skriftlige og elektroniske møder - Tavshedspligt - Suppleanter - Regnskabskontrol - Underskrivelse af revisionsprotokollen og sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision. Bestyrelsesformanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt. Bestyrelsesformanden må som noget nyt ikke udføre hverv for fonden, der ikke er en del af hvervet som bestyrelsesformand. Hvis der er særligt behov herfor, kan bestyrelsesformanden dog udføre opgaver, som vedkommende bliver anmodet om at udføre af og for bestyrelsen. Bestyrelsen må kun med fondsmyndighedens samtykke foretage eller medvirke til ekstraordinære dispositioner, der kan medføre risiko for, at vedtægten ikke kan overholdes, eller at fonden ikke fortsat vil kunne eksistere. Aftaler mellem fonden og et eller flere medlemmer af ledelsen er som udgangspunkt kun gyldige, hvis de affattes på en måde, der senere kan dokumenteres, hvilket i praksis vil sige, at aftalerne som udgangspunkt skal affattes skriftligt. Dette gælder dog ikke, hvis der er tale om aftaler på sædvanlige vilkår som led i et løbende mellemværende. mødet indsende en protokoludskrift, dvs. et referat, fra bestyrelsesmødet med en redegørelse for fondens økonomiske stilling til fondsmyndigheden. Bestyrelsen skal sikre, at der afholdes bestyrelsesmøde senest 3 måneder efter, at det konstateres, at fonden befinder sig i en kapitaltabssituation, hvilket vil sige, at egenkapitalen udgør mindre end halvdelen af grundkapitalen. På det pågældende bestyrelsesmøde skal bestyrelsen stille forslag om foranstaltninger, der fører til fuld dækning af grundkapitalen, eller stille forslag om opløsning af fonden. Bestyrelsen kan i den forbindelse beslutte at nedsætte grundkapitalen, hvis grundkapitalen udgør mere end minimumskapitalen på DKK 300.000. Bestyrelsen skal senest 2 uger efter afholdelsen af bestyrelses- Erhvervsstyrelsen har bl.a. udsendt følgende vejledninger: - Vejledning om ledelsen i de erhvervsdrivende fonde - Vejledning om bestyrelsens forretningsorden - Vejledning om kapitaltab i en erhvervsdrivende fond - Vejledning om de nye regler om ledelsen i de erhvervsdrivende fonde (overgang til 2014-loven). 9 Anbefalinger og redegørelse for god fondsledelse Komitéen for god fondsledelse Der er nedsat en Komité for god fondsledelse, der skal arbejde for at fremme udviklingen af god ledelse i erhvervsdrivende fonde. samt bidrage til at højne ledelsen af erhvervsdrivende fonde. Anbefalingerne for god fondsledelse består af i alt 16 anbefalinger fordelt på følgende afsnit: 1. Åbenhed og kommunikation Anbefalinger for god fondsledelse Komitéen for god fondsledelse har udarbejdet anbefalinger for god fondsledelse. Det overordnede formål med anbefalingerne for god fondsledelse er at bidrage til, at ledelsen varetager fondens formål og interesser samt forvalter fonden i overensstemmelse med god skik (best practice) for ledelsen af erhvervsdrivende fonde. Anbefalingerne for god fondsledelse skal således medvirke til at sikre grundlaget for god ledelse af erhvervsdrivende fonde, gennemsigtighed og åbenhed om bestyrelsens arbejde 10 2. Bestyrelsens opgaver og ansvar: a) Overordnede opgaver og ansvar b) Formanden og næstformanden for bestyrelsen c) Bestyrelsens sammensætning og organisering d) Uafhængighed e) Udpegningsperiode f) Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og direktionen 3. Ledelsens vederlag. Bilaget bagerst i publikationen indeholder en oversigt over de enkelte anbefalinger. Der henvises i øvrigt til www.godfondsledelse.dk. Redegørelse for god fondsledelse Bestyrelsen skal som noget nyt redegøre for, hvorledes den forholder sig til anbefalingerne for god fondsledelse. Bestyrelsen skal i sin redegørelse oplyse, om fonden følger de enkelte anbefalinger, eller den fraviger en eller flere anbefalinger og i givet fald hvilke. Hvis bestyrelsen fraviger en anbefaling, skal den redegøre for grundene hertil og for, hvordan man i stedet har indrettet sig. Bestyrelsen skal således forholde sig til anbefalingerne for god fondsledelse ud fra det såkaldte ”følg eller forklar”princip. Bestyrelsens redegørelse for god fondsledelse skal medtages i årsrapporten. Hvis årsrapporten indeholder en ledelsesberetning, kan redegørelsen for god fondsledelse placeres i ledelsesberetningen i stedet for i noterne. Vi anbefaler, at redegørelsen for god fondsledelse placeres i ledelsesberetningen. Erhvervsstyrelsen kan bestemme, at redegørelsen for god fondsledelse ikke skal medtages i ledelsesberetningen eller i noterne, hvis ledelsesberetningen eller noterne indeholder en specifik henvisning til fondens hjemmeside, hvor redegørelsen er offentligg jort. Erhvervsstyrelsen har valgt at udnytte denne mulighed. Der er ikke krav om, at erhvervsdrivende fonde skal have en hjemmeside. Til brug for rapporteringen om god fondsledelse har Komitéen for god fondsledelse udarbejdet et skema, som de erhvervsdrivende fonde kan vælge at anvende. Erhvervsdrivende fonde skal første gang forholde sig til anbefalingerne for god fondsledelse i årsrapporten for regnskabsår, der begynder d. 1. januar 2015 eller senere, hvilket for erhvervsdrivende fonde med kalenderåret som regnskabsår vil sige regnskabsåret 2015. Der er således ikke krav om, at erhvervsdrivende fonde med kalenderåret som regnskabsår skal forholde sig til anbefalingerne for god fondsledelse allerede i årsrapporten for 2014. Øgede krav til oplysninger om uddelinger i årsrapporten Generelt om uddelinger og anden kapitalafgang Afgang af en erhvervsdrivende fonds midler kan kun finde sted som: - Uddeling eller - Kapitalnedsættelse. Bestyrelsen er under alle omstændigheder ansvarlig for, at kapitalafgangen ikke overstiger, hvad der er forsvarligt under hensyntagen til fondens og en evt. koncerns økonomiske stilling, og at kapitalafgangen ikke sker til skade for fonden eller dens kreditorer. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for, at der efter kapitalafgangen er dækning for grundkapitalen og evt. bundne reserver. 11 Det påhviler bestyrelsen at foretage uddeling til de formål, der er fastsat i vedtægten. Bestyrelsen skal dog foretage rimelige henlæggelser til konsolidering af den erhvervsdrivende fond. En uddeling er en hvilken som helst økonomisk begunstigelse. En uddeling behøver således ikke at bestå i udbetaling af penge. Erhvervsstyrelsen giver bl.a. følgende eksempler herpå: Eksempel 1 Bestyrelsen yder lån på favorable vilkår, f.eks. hvor den aftalte rente på lånet er mindre end markedsrenten. I sådanne tilfælde vil den opståede renteforskel udgøre en uddeling. Eksempel 2 Bestyrelsen udlejer en lejlighed til under markedslejen. I denne situation vil forskellen mellem markedslejen og den leje, som lejeren betaler, udgøre en uddeling. Eksempel 3 Der vil også være tale om en uddeling, hvis bestyrelsen sælger fondens aktiver til under markedsprisen eller køber aktiver til fonden til over markedsprisen. Der kan foretages uddeling på grundlag af en godkendt årsrapport eller som noget nyt i løbet af regnskabsåret. Der kan dog ikke foretages uddeling i løbet af første regnskabsår. Hvis der foretages uddeling i løbet af regnskabsåret, skal der – hvis beslutningen om 12 uddeling træffes mere end 6 måneder efter balancedagen i fondens seneste godkendte årsrapport – udarbejdes en mellembalance, der viser, at der er tilstrækkelige midler til rådighed for uddelingen. Mellembalancen skal forsynes med en erklæring fra en godkendt, f.eks. en statsautoriseret, revisor. Hvis der foretages uddeling i andre værdier end kontanter, skal der som udgangspunkt udarbejdes en vurderingsberetning af en godkendt revisor. Under visse betingelser skal der desuden udarbejdes en overdragelsesbalance, der skal forsynes med en erklæring fra en godkendt revisor. Bestyrelsens beslutning om uddeling skal som noget nyt optages i bestyrelsesprotokollen. En evt. mellembalance skal indgå som bilag til den trufne beslutning. Hvis uddelingen står i klart misforhold til fondens midler, kan fondsmyndigheden, dvs. Erhvervsstyrelsen, henstille til bestyrelsen at overveje at søge uddelingen nedsat eller forøget. Hvis uddelingens størrelse må anses for at indebære fare for en krænkelse af vedtægten, kan fondsmyndigheden efter forhandling med bestyrelsen desuden påbyde bestyrelsen at foretage de fornødne dispositioner med henblik på en nedsættelse eller forøgelse af uddelingen. Bestyrelsen skal som noget nyt indsende en fortegnelse over modtagere af uddelinger fra fonden i regnskabsåret – en såkaldt legatarfortegnelse – til fondsmyndigheden senest samtidig med indsendelse af fondens årsrapport til Erhvervsstyrelsen. Hvis legatarfortegnelsen indsendes som et selvstændigt dokument, er den undtaget fra aktindsigt. Erhvervsstyrelsen har bl.a. udsendt følgende vejledninger: - Vejledning om uddeling - Vejledning om kapitalnedsættelse i en erhvervsdrivende fond. Oplysninger om uddelinger i årsrapporten Erhvervsdrivende fonde skal som noget nyt medtage en redegørelse for fondens uddelingspolitik i årsrapporten. Fonden skal som en del af redegørelsen oplyse, hvilke hovedkategorier bestyrelsen i regnskabsåret har foretaget uddelinger til, og størrelsen af uddelingerne til de enkelte hovedkategorier, medmindre bestyrelsen har indarbejdet legatarfortegnelsen i årsrapporten. Hvis årsrapporten indeholder en ledelsesberetning, kan redegørelsen for fondens uddelingspolitik placeres i ledelsesberetningen i stedet for i noterne. Vi anbefaler, at redegørelsen for fondens uddelingspolitik placeres i ledelsesberetningen. Erhvervsstyrelsen kan bestemme, at redegørelsen for fondens uddelingspolitik ikke skal medtages i ledelsesberetningen eller i noterne, hvis ledelsesberetningen eller noterne indeholder en specifik henvisning til fondens hjemmeside, hvor redegørelsen er offentligg jort. Erhvervsstyrelsen har valgt at udnytte denne mulighed. Der er som tidligere nævnt ikke krav om, at erhvervsdrivende fonde skal have en hjemmeside. Erhvervsdrivende fonde skal første gang forholde sig til de nye oplysningskrav vedrørende uddelinger i årsrapporten for regnskabsår, der begynder d. 1. januar 2015 eller senere, hvilket for erhvervsdrivende fonde med kalenderåret som regnskabsår vil sige regnskabsåret 2015. Øgede krav til oplysninger om ledelsesvederlag m.v. i årsregnskabet Generelt om ledelsesvederlag m.v. Der kan ikke tillægges stiftere, medlemmer af ledelsen eller personer, der indtager en ledende stilling i fonden, andre ydelser end et vederlag, der ikke må overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang. Det samme gælder for den, der er knyttet til en af de nævnte personer ved ægteskab eller fast samlivsforhold, og de nævnte personers mindreårige børn. Vederlag til medlemmer af ledelsen må således ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang. Vederlaget må desuden ikke overstige, hvad der må anses for forsvarligt i forhold til fondens og en evt. koncerns økonomiske stilling. Fondsmyndigheden, dvs. Erhvervsstyrelsen, kan nedsætte et vederlag til bestyrelsen, der findes for højt. 13 En erhvervsdrivende fond må som udgangspunkt ikke yde lån eller stille sikkerhed for stiftere, medlemmer af ledelsen eller personer, der indtager en ledende stilling i fonden. Det samme gælder for den, der er knyttet til en af de nævnte personer ved ægteskab eller fast samlivsforhold, og de nævnte personers mindreårige børn. Som tidligere nævnt sidestilles fondens væsentlige gavegivere, bidragsydere eller lignende som noget nyt i alle henseender med fondens stifter. Oplysninger om ledelsesvederlag m.v. i årsregnskabet Ligeledes som noget nyt skal erhvervsdrivende fonde i årsregnskabet angive det samlede vederlag m.v. for regnskabsåret til nuværende og forhenværende medlemmer af ledelsen for deres funktion fordelt på hvert ledelsesorgan, dvs. 14 bestyrelse og en evt. direktion. Fonden skal desuden angive de samlede forpligtelser til at yde pension til nuværende og forhenværende medlemmer af ledelsen. Hvis der er fastsat særlige incitamentsprogrammer for medlemmer af ledelsen, skal det oplyses, hvilken kategori af ledelsesmedlemmer programmet gælder for, og hvad der i øvrigt er nødvendigt for at kunne vurdere værdien heraf. Hvis fonden er modervirksomhed i en koncern, der undlader at udarbejde koncernregnskab, skal der i årsregnskabet tillige gives oplysning om det samlede vederlag m.v., som medlemmer af ledelsen modtager som ledelsesmedlem i andre virksomheder i koncernen. Hvis bestyrelsen har truffet aftale med en administrator om udførelse af visse konkrete driftsopgaver, skal årsregnskabet angive det samlede vederlag m.v. til administrator. Hvis administrator har krav på pensionsbetaling, skal årsregnskabet desuden angive de samlede pensionsforpligtelser. Hvis der er fastsæt særlige bonusordninger for administrator, skal det oplyses, hvilke ordninger bonussen omfatter, og hvad der i øvrigt er nødvendigt for at kunne vurdere værdien af bonusordningerne. Hvis fonden er modervirksomhed i en koncern, skal der i årsregnskabet tillige gives oplysninger om det samlede vederlag m.v., som administrator modtager i andre virksomheder i koncernen. Hvis der er sket transaktioner mellem fonden og dens nærtstående parter, skal erhvervsdrivende fonde som noget nyt desuden oplyse om arten af forholdet mellem fonden og de nærtstående parter samt give informationer om transaktioner og mellemværender, der er nødvendige for en forståelse af forholdets mulige påvirkning af årsregnskabet. Det er uden betydning, om der er tale om transaktioner på markedsmæssige vilkår eller ej. Alle transaktioner med nærtstående parter skal således oplyses, og det skal ikke oplyses, om de enkelte transaktioner er på markedsmæssige vilkår eller ej. Nærtstående parter defineres i overensstemmelse med definitionen i de internationale regnskabsstandarder (IAS 24). Der kan f.eks. være tale om et bestyrelsesmedlem, der er advokat, og som af bestyrelsen får til opdrag at udføre en konkret opgave for fonden, f.eks. udarbejdelse af en kontrakt. Erhvervsdrivende fonde skal første gang forholde sig til de nye oplysningskrav vedrørende ledelsesvederlag og transaktioner med nærtstående parter i årsrapporten for regnskabsår, der begynder d. 1. januar 2015 eller senere, hvilket for erhvervsdrivende fonde med kalenderåret som regnskabsår vil sige regnskabsåret 2015. Regnskabspligt for erhvervsdrivende fonde uændret Alle erhvervsdrivende fonde skal fortsat hvert år indsende en årsrapport til Erhvervsstyrelsen. Årsrapporten skal udarbejdes efter årsregnskabsloven (eller undtagelsesvist de internationale regnskabsstandarder, IFRS). Årsrapporten skal indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets udløb og er offentligt tilgængelig. Revisionspligt for erhvervsdrivende fonde uændret Alle erhvervsdrivende fonde har fortsat pligt til at lade årsregnskabet revidere af en godkendt, f.eks. en statsautoriseret, revisor. Revisionspåtegningen skal indsendes til Erhvervsstyrelsen sammen med årsrapporten. Selskaber omfattet af selskabsloven, f.eks. aktie- og anpartsselskaber, har under visse betingelser mulighed for at fravælge revision eller tilvælge udvidet gennemgang af årsregnskabet som et alternativ til revision. Erhvervsdri- 15 vende fonde har hverken mulighed for at fravælge revision eller tilvælge udvidet gennemgang af årsregnskabet. Revisor udpeges af bestyrelsen eller i henhold til vedtægten. Hvis revisor udpeges af bestyrelsen, udpeges revisor – medmindre vedtægten bestemmer andet – for 1 år ad gangen på årsregnskabsmødet. Hvis revisor udpeges i henhold til vedtægten, må en sådan udpegningsret alene gælde op til 7 år fra fondens stiftelse. Fondsmyndigheden, dvs. Erhvervsstyrelsen, har som noget nyt mulighed for at udpege en såkaldt medrevisor, dvs. en yderligere revisor, der skal deltage i revisionen sammen med den anden revisor frem til næste årsregnskabsmøde. Øgede krav til revisors rolle Revisor har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af årsregnskaber m.v., der påtegnes af revisor. Revisor har desuden pligt til at deltage i bestyrelsesmøder, hvis et medlem af ledelsen anmoder herom. Revisionsprotokollen skal forelægges på ethvert bestyrelsesmøde, og enhver protokoltilførsel skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Revisor kan som noget nyt forlange, at der skal indkaldes til bestyrelsesmøde. Der skal hvert år afholdes et årsregnskabsmøde, hvor bestyrelsen skal træffe beslutning om godkendelse af årsrapporten og anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til årsrapporten. Revisor har som noget nyt pligt til at deltage i dette møde, medmindre der er enighed blandt samtlige medlemmer af bestyrelsen om, at revisors deltagelse ikke er påkrævet, og revisor er enig i dette. En evt. beslutning om, at revisor ikke skal deltage i årsregnskabsmødet, skal hvert år fremgå af bestyrelsesprotokollen. Revisor skal påse, om bestyrelsen overholder sine pligter til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, f.eks. en forretningsorden, samt om reglerne om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. Hvis revisor konstater, at disse krav ikke er opfyldt, skal revisor afgive en særskilt erklæring herom, der skal indsendes til fondsmyndigheden, dvs. Erhvervsstyrelsen. Revisor skal desuden omtale forholdet i revisionspåtegningen på årsrapporten. Revisor skal som noget nyt straks give meddelelse til Erhvervsstyrelsen, hvis: 16 - Loven eller vedtægten m.v. ikke er overholdt, og den pågældende overtrædelse ikke er uvæsentlig eller straks berigtiges - Ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar eller - Revisor i øvrigt får oplysninger eller har bemærkninger, der giver anledning til at påtale fondens forhold. Revisor skal under visse betingelser desuden omtale forholdet i revisionspåtegningen på årsrapporten. Fondsmyndigheden kan i øvrigt påbyde revisor at give oplysninger om fondens forhold. Erhvervsstyrelsen har udsendt en vejledning om revisors funktion og særlige rolle i erhvervsdrivende fonde. Erhvervsstyrelsen bliver fondsmyndig hed for alle erhvervsdrivende fonde Erhvervsdrivende fonde har hidtil haft Erhvervsstyrelsen eller Civilstyrelsen som fondsmyndighed. Fremadrettet bliver Erhvervsstyrelsen imidlertid fonds myndighed for alle erhvervsdrivende fonde, herunder også erhvervsdrivende fonde, der hidtil har haft Civilstyrelsen som fondsmyndighed. Dette er sket med virkning pr. 1. december 2014. Erhvervsstyrelsen skal dog indhente Civilstyrelsens samtykke ved ændring af vedtægtsbestemmelser om formål eller uddelinger og ved likvidation af fonden, før Erhvervsstyrelsen kan give tilladelse hertil. Afgørelser truffet af Erhvervsstyrelsen som registrerings- eller som noget nyt fondsmyndighed kan indbringes for Erhvervsankenævnet. Afgørelserne kan desuden indbringes for domstolene uden først at være indbragt for Erhvervsankenævnet. Bekendtgørelser til den nye lov Erhvervsstyrelsen har udstedt en række bekendtgørelser til den nye lov. Der er især tale om følgende bekendtgørelser: -Ikrafttrædelsesbekendtgørelse -Bekendtgørelse om begrænset erhvervsdrift -Bekendtgørelse om redegørelse for god fondsledelse og redegørelse for fondens uddelingspolitik på fondens hjemmeside m.v. -Bekendtgørelse om oplysninger vedr. vederlag m.v., som administrator modtager fra en erhvervsdrivende fond -Bekendtgørelse om ophævelse af den tidligere bekendtgørelse om nedsættelse af grundkapitalen i erhvervsdrivende fonde. 17 Vejledninger til den nye lov Erhvervsstyrelsen har desuden udarbejdet en række vejledninger til den nye lov. Der er tale om følgende vejledninger: -Vejledning om stiftelse af en erhvervsdrivende fond -Vejledning om grundkapitalen og kapitalforhøjelse i erhvervsdrivende fonde -Vejledning om kapitalnedsættelse i en erhvervsdrivende fond -Vejledning om ledelsen i de erhvervsdrivende fonde -Vejledning om bestyrelsens forretningsorden -Vejledning om kapitaltab i en erhvervsdrivende fond -Vejledning om vedtægtsændringer i erhvervsdrivende fonde -Vejledning om uddelinger -Vejledning om revisors funktion og særlige rolle i erhvervsdrivende fonde -Vejledning om overgang mellem erhvervsdrivende og ikke erhvervsdrivende fonde -Vejledning om likvidation -Vejledning om de nye regler om ledelsen i de erhvervsdrivende fonde (overgang til 2014-loven) -Erhvervsstyrelsens udkast til vedtægt for en erhvervsdrivende fond – med kommentarer. Overgangsbestemmelser m.v. Den nye lov er som tidligere nævnt for hovedpartens vedkommende trådt i kraft d. 1. januar 2015. Den nye lov inde- 18 holder dog en lang række overgangsbestemmelser m.v. Erhvervsdrivende fonde, der er stiftet d. 1. januar 1985 eller senere, skal overholde den nye lov i sin helhed. Erhvervsdrivende fonde, der er stiftet før d. 1. januar 1985, er derimod uden tidsbegrænsning undtaget fra enkelte bestemmelser i den nye lov. Det drejer sig bl.a. om følgende bestemmelser: - Bestemmelsen om, at erhvervsdrivende fonde i deres navn skal benytte ordet ”fond” - Bestemmelsen om, at bestemmelser i en vedtægt, der tillægger medlemmer af en bestemt familie eller visse familier fortrinsret til uddeling, ikke har retsvirkning, hvis fortrinsretten rækker videre end til personer, der lever på stiftelsestidspunktet, og en i forhold til disse personer ufødt generation. Det samme gælder bestemmelser i en vedtægt, der tillægger medlemmer af en bestemt familie eller visse familier fortrinsret til at indtage en bestemt stilling eller på anden måde, herunder i form af arbejdsvederlag, at oppebære økonomiske ydelser fra fonden eller en dattervirksomhed. Dette gælder dog ikke hverv som medlem af bestyrelsen - Bestemmelsen om, at følgende personer ikke uden fondsmyndighedens, dvs. Erhvervsstyrelsens, samtykke kan udgøre bestyrelsens flertal: - Stifteren - Stifterens ægtefælle eller faste samlever - Personer, der er knyttet til stifteren, dennes ægtefælle eller faste samlever ved slægts- eller svogerskab i ret op- eller nedstigende linje eller sidelinjen så nært som søskende - Bestemmelsen om, at hvis en erhvervsdrivende fond stiftes af en virksomhed, kan følgende personer ikke uden fondsmyndighedens samtykke udgøre bestyrelsens flertal: - En person, der direkte eller indirekte ejer mere end halvdelen af kapitalandelene eller stemmerettighederne i virksomheden - Personer, der er knyttet til vedkommende ved slægts- eller svogerskab i ret op- eller nedstigende linje eller sidelinjen så nært som søskende - Medlemmer af stiftervirksomhedens ledelse. Herudover indeholder den nye lov bl.a. følgende overgangsbestemmelser: - Overordnet skal bestyrelsen ved førstkommende bestyrelsesmøde efter d. 1. januar 2015 bringe vedtægten m.v. i overensstemmelse med den nye lov - Bestyrelsen skal ved førstkommende bestyrelsesmøde efter d. 1. januar 2015 bringe bestyrelsens sammensætning i overensstemmelse med den nye lov, herunder følgende bestemmelser: - Bestemmelsen om, at flertallet af bestyrelsens medlemmer ikke må være ansat som direktører i fonden, og at en direktør ikke kan være formand eller næstformand for bestyrelsen -B estemmelsen om, at formanden eller en næstformand for bestyrelsen ikke må være direktør i en dattervirksomhed eller en associeret virksomhed, dvs. en virksomhed, der ikke er en dattervirksomhed, men som fonden og dennes evt. dattervirksomheder har betydelig indflydelse på, medmindre fondsmyndigheden undtagelsesvist tillader dette. Igangværende udpegningsperioder skal som udgangspunkt respekteres. Bestyrelsens sammensætning skal dog bringes i overensstemmelse med de nævnte bestemmelser senest d. 1. januar 2019 - For erhvervsdrivende fonde, der er stiftet før d. 1. januar 2015, er der ikke noget til hinder for, at ledelsen og medlemmer af ledelsen i fondens evt. dattervirksomheder og associerede virksomheder udpeger et mindretal af medlemmerne til bestyrelsen. For erhvervsdrivende fonde, der er stiftet før denne dato, og hvor ledelsen og medlemmer af ledelsen i fondens evt. dattervirksomheder og associerede virksomheder udpeger mere end et mindretal af medlemmerne til bestyrelsen, skal bestyrelsens sammensætning derimod ændres således, at de pågældende alene udpeger et mindretal af medlemmerne til bestyrelsen. Igangværende udpegningsperioder skal som udgangspunkt respekteres. Bestyrelsens sammensætning skal dog bringes i overensstemmelse med ovennævnte senest d. 1. januar 2017 19 - Hvis flertallet af bestyrelsens medlemmer udgøres af ledelsesmedlemmer i fondens stiftervirksomhed, skal sammensætningen af bestyrelsen bringes i overensstemmelse med bestemmelsen om, at medlemmer af stiftervirksomhedens ledelse ikke uden fondsmyndighedens samtykke kan udgøre bestyrelsens flertal. Igangværende udpegningsperioder skal som udgangspunkt respekteres. Bestyrelsens sammensætning skal dog bringes i overensstemmelse med den nævnte bestemmelse senest d. 1. januar 2017 20 - Hvis bestyrelsen har truffet aftale med en administrator, skal aftalen bringes i overensstemmelse med den nye lov senest d. 1. januar 2016 - Bestyrelsen skal senest d. 1. januar 2016 udarbejde en forretningsorden i overensstemmelse med den nye lov - Reglerne om udpegning af revisor eller nødvendige vedtægtsændringer i forbindelse hermed skal opfyldes senest ved førstkommende årsregnskabsmøde efter d. 1. januar 2015. Bilag – anbefalinger for god fondsledelse Anbefalingerne for god fondsledelse består af følgende anbefalinger: 1. Åbenhed og kommunikation: a) B estyrelsens opgaver og ansvar: Det anbefales, at bestyrelsen vedtager retningslinjer for ekstern kommunikation, herunder hvem, der kan, og skal udtale sig til offentligheden på den erhvervsdrivende fonds vegne, og om hvilke forhold. Retningslinjerne skal imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold. bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet. Det anbefales, at hvis bestyrelsen – ud over formandshvervet – undtagelsesvis anmoder bestyrelsesformanden om at udføre særlige driftsopgaver for den erhvervsdrivende fond, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næstformanden, den øvrige bestyrelse og en eventuel direktion. d) Bestyrelsens sammensætning og organisering: b) O verordnede opgaver og ansvar: Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten. c) Formanden og næstformanden for bestyrelsen: Det anbefales, at bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for Det anbefales, at bestyrelsen løbende vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen. Det anbefales, at bestyrelsen med respekt af en eventuel udpegningsret i vedtægten sikrer en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen. Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer udpeges på baggrund af deres personlige egenskaber og kompetencer under hensyn til bestyrelsens samlede kompetencer, 21 samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tages hensyn til behovet for fornyelse – sammenholdt med behovet for kontinuitet – og til behovet for mangfoldighed i relation til bl.a. erhvervs- og uddelingserfaring, alder og køn. Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds evt. hjemmeside, redegøres for sammensætningen af bestyrelsen, herunder for mangfoldighed, samt at der gives følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer: - Den pågældendes navn og stilling - Den pågældendes alder og køn - Dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode - M edlemmets evt. særlige kompetencer - Den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inkl. ledelsesudvalg, i danske og udenlandske fonde, virksomheder, institutioner samt krævende organisationsopgaver - Hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder/tilskudsyder m.v. - Om medlemmet anses for uafhængigt. Det anbefales, at flertallet af bestyrelsesmedlemmerne i den erhvervsdrivende fond ikke sam- 22 tidig er medlemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens dattervirksomhed(-er), medmindre der er tale om et helejet egentligt holdingselskab. e) U afhængighed: Det anbefales, at en passende del af bestyrelsens medlemmer er uafhængige. Består bestyrelsen (ekskl. medarbejdervalgte medlemmer) af op til 4 medlemmer, bør mindst ét medlem være uafhængigt. Består bestyrelsen af mellem 5 til 8 medlemmer, bør mindst 2 medlemmer være uafhængige. Består bestyrelsen af 9 til 11 medlemmer, bør mindst 3 medlemmer være uafhængige og så fremdeles. Et bestyrelsesmedlem anses i denne sammenhæng ikke for uafhængig, hvis den pågældende: -E r, eller inden for de seneste 3 år har været, medlem af direktionen eller ledende medarbejder i fonden eller en væsentlig dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden - Inden for de seneste 5 år har modtaget større vederlag, herunder uddelinger eller andre ydelser, fra fonden/ koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden i anden egenskab end som medlem af fondens bestyrelse eller direktion - Inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personlig eller indirekte som partner eller ansat, aktionær, kunde, leverandør eller ledelsesmedlem i selskaber med tilsvarende forbindelse) med fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden - Er, eller inden for de seneste 3 år har været, ansat eller partner hos ekstern revisor - Har været medlem af fondens bestyrelse eller direktion i mere end 12 år - Er i nær familie med eller på anden måde står personer, som ikke betragtes som uafhængige, særligt nær - Er stifter eller væsentlig gavegiver, hvis fonden har til formål at yde støtte til disses familie eller andre, som står disse særligt nær, eller - Er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der modtager eller gentagne gange inden for de seneste 5 år har modtaget væsentlige donationer fra fonden. duelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres, og at resultatet drøftes i bestyrelsen. Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators arbejde og resultater efter forud fastsatte klare kriterier. h) Ledelsens vederlag: Det anbefales, at medlemmer af bestyrelsen i erhvervsdrivende fonde aflønnes med et fast vederlag, samt at medlemmer af en eventuel direktion aflønnes med et fast vederlag, evt. kombineret med bonus, der ikke bør være afhængig af regnskabsmæssige resultater. Vederlaget bør afspejle det arbejde og ansvar, der følger af hvervet. f) Udpegningsperiode: Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på 2 år, og maksimalt for en periode på 4 år. Det anbefales, at der for medlemmerne af bestyrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentliggøres i ledelsesberetningen eller på fondens hjemmeside. g) Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og direktionen: Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og de indivi- Det anbefales, at der i årsregnskabet gives oplysning om det samlede vederlag, hvert medlem af bestyrelsen og en eventuel direktion modtager fra den erhvervsdrivende fond og fra andre virksomheder i koncernen. Endvidere bør der oplyses om eventuelle andre vederlag som bestyrelsesmedlemmer, bortset fra medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen, modtager for varetagelsen af opgaver for fonden, dattervirksomheder af fonden eller tilknyttede virksomheder til fonden. Der henvises i øvrigt til www.godfondsledelse.dk. 23 Skagen Tel. 98 44 13 99 Aars Tel. 98 62 60 44 Aarhus Tel. 87 32 57 00 Haslev Tel. 56 31 27 90 Hjørring Tel. 98 92 18 11 Farsø Tel. 98 63 14 44 Kolding Tel. 75 53 74 00 Næstved Tel. 55 77 08 77 Frederikshavn Tel. 98 42 22 66 Hobro Tel. 98 52 09 99 Haderslev Tel. 74 52 18 12 Slagelse Tel. 55 77 08 77 Dronninglund Tel. 98 84 12 33 Hadsund Tel. 98 57 24 44 Vojens Tel. 74 54 04 00 Nykøbing Falster Tel. 54 88 25 00 Aalborg Tel. 98 18 72 00 Viborg Tel. 86 61 18 11 København Tel. 39 16 76 00 www.beierholm.dk - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer og virksomhedsrådgivere
© Copyright 2024