Økonomistyringsmanual - Dansk Ungdoms Fællesråd
Dansk Ungdoms Fællesråd Scherfigsvej 5 2100 København Ø Tlf.: 39 29 88 88 www.duf.dk Økonomistyringsmanual for Projektpuljen og MENA Puljen Økonomistyringsmanual for Projektpuljen og MENA Puljen En manual med gode råd og krav til økonomistyring af bevillinger fra Projektpuljen og MENA Puljen Om DUF ■ Hvad er DUF? DUF – Dansk Ungdoms Fællesråd er en service- og interesseorganisation, som arbejder for at fremme børn og unges deltagelse i foreningslivet og demokratiet. Siden sin oprettelse i 1940 har DUF arbejdet for at styrke unges vilkår og medbestemmelse og for, at unge gennem et aktivt foreningsliv tilegner sig demokratiske værdier som respekt for andre, samtale og dialog samt ansvar for hinanden. ■ DUFs medlemmer DUF repræsenterer 71 landsdækkende danske børne- og ungdomsorganisationer og har omkring 600.000 medlemmer, knap 5000 lokalforeninger og over 100.000 frivillige. Knap halvdelen af den danske befolkning er eller har været medlem af en ungdomsorganisation, som DUF repræsenterer. DUFs medlemmer laver samfundsengagerende aktiviteter for børn og unge og beskæftiger sig med blandt andet ungdomspolitik, spejderarbejde, religion, miljø, ungdomsklubber, teater, udveksling og internationale projekter. ■ Det gør DUF DUFs sekretariat har omkring 35 ansatte og ligger i København. Sekretariatet laver kurser for foreningsaktive, tilbyder rådgivning til medlemsorganisationerne, arbejder for børn og unges gode rammer i foreningslivet, støtter foreningernes internationale arbejde og varetager foreningslivets interesser over for politikere og myndigheder. Derudover uddeler DUF omkring 120 millioner kroner om året til sine medlemmer. Pengene kommer blandt andet fra danskernes tips- og lottospil, EU og ministerier, herunder Udenrigsministeriet. Ansvarlig: Henriette Laursen, Dansk Ungdoms Fællesråd Redaktion: Manualen blev udarbejdet af Kristoffer Anhøj som konsulent for Dansk Ungdoms Fællesråd i 2008. Redigeret i 2015 af Sidsel Koordt Vognsen og Vibeke Møller Thomsen, Dansk Ungdoms Fællesråd. Foto: Mikal Schlosser og Sanne Vils Axelsen Layout: grafiliokus.dk Tryk: Christensen Grafisk Indhold sådan bruger i manualen ......................................................................................... 5 1.budgetlægning........................................................................................................6 Sådan lægger I budget ........................................................................................................... 6 Budgettets opbygning............................................................................................................. 7 Projektstøtte ............................................................................................................................. 7 Revision ................................................................................................................................... 8 Budgetmargin ........................................................................................................................... 8 Administration......................................................................................................................... 10 Løn ....................................................................................................................................... 11 2. økonomistyring i projektet ............................................................................ 12 Kom godt fra start................................................................................................................. 13 Lav en samarbejdskontrakt....................................................................................................... 13 Kontakt revisor, når projektet er bevilget .................................................................................... 13 Separat bankkonto og udbetaling .............................................................................................. 13 Overførsel af penge til jeres partnerorganisation ......................................................................... 14 Valutakurser – vægtet gennemsnitskurs ..................................................................................... 14 Statusrapport til DUF ........................................................................................................... 15 Økonomistyring i projektet ................................................................................................. 15 Budgetlægning og ændring af budgetter .................................................................................... 15 God bogføringspraksis.............................................................................................................. 15 Bogføring af ungdomslederes udgifter........................................................................................ 17 Intern kontrol.......................................................................................................................... 18 Regler for benyttelse af indkøbt inventar eller udstyr................................................................... 19 Ændringer i budgettet ......................................................................................................... 20 Omfordeling af penge mellem budgetposter................................................................................ 20 Brug af budgetmargin .............................................................................................................. 20 3. Regnskab og afrapportering........................................................................... 24 Rapportering og regnskabsaflæggelse til DUF .............................................................. 24 Revision af regnskaber ........................................................................................................ 25 Krav til det reviderede regnskabs indhold...................................................................... 26 Inventarliste og overdragelsesdokument........................................................................ 28 4. Mistanke om korruption eller uregelmæssigheder .................................. 30 Hvad forstår DUF ved korruption? .................................................................................... 30 Definition af mistanke og beviseligt bedrageri .......…………………………………………... 31 Forebyggelse af korruption og uredelig praksis .....…………………………………………. 32 Håndtering af ansvar og beviseligt bedrageri ................................................................ 32 5. Ordliste ............................................................................................................. 34 6. Indeks ................................................................................................................. 38 ’’ Når unge samarbejder med unge i andre lande, er det præget af enormt meget engagement og motivation. Man er på bølgelængde med hinanden, og det giver en enorm følelse af ansvar. Hvis der skal ske grundlæggende forandringer, skal det komme fra unge.” Ida Kirkegaard Mikkelsen, Det Danske Spejderkorps sådan bruger i manualen Denne manual er en hjælp til at styre økonomien i pro- hovedparten af skabelonerne er obligatoriske for jer at jekter under DUFs Projektpulje og MENA Pulje. anvende i forbindelse med ansøgning og afrapportering Manualen beskriver DUFs retningslinjer og krav, lige fra på projekter fra Projektpuljen og MENA Puljen. Eksem- I lægger budgettet, til regnskabet udarbejdes. Det er pelvis er det obligatorisk at anvende DUFs budgetska- vigtigt, at I igennem hele projektforløbet er opmærk- belon og regnskabsskabeloner. somme på at efterleve DUFs retningslinjer og krav. På Vær opmærksom på, at skabelonerne indimellem bliver den måde sikrer I en ansvarlig styring af økonomien, revideret. Brug derfor altid de opdaterede skabeloner og at I indsender de korrekte informationer til DUF om på DUFs hjemmeside. økonomien i jeres projekt. I er altid velkomne til at kontakte DUFs konsulenter, Når I får en bevilling, følger der et stort ansvar med. der kan svare på spørgsmål og rådgive jer via mail, tele- I skal håndtere et stort pengebeløb korrekt og sørge fon eller til et møde hos jer eller DUF. for, at både den danske organisation og partnerorganisationen kender DUFs krav og retningslinjer for forvalt- DUF kan blandt andet hjælpe jer med at: ning af midlerne. Det er derfor vigtigt, at I i fællesskab • Læse budgetter igennem inden ansøgning og give tager ansvar for at styre økonomien. faglige indspark • Rådgive om forventningsafstemning mellem partnere Manualen er opbygget, så den følger den økonomicyk- • Rådgive om praktisk økonomistyring lus, der normalt er i et projekt. • Rådgive om afrapportering og regnskabsaflæggelse • Rådgive om, hvad I kan gøre for at forebygge mis- Kapitel 1. Budgetlægning tager udgangspunkt i forbe- brug af midler og magt redelserne til et nyt projekt og beskriver, hvordan I lægger et godt budget. Kapitel 2. Økonomistyring i projektet beskriver, hvordan I styrer økonomien under projektforløbet. Kapitel 3. Regnskab og afrapportering beskriver, hvordan I udarbejder et regnskab, og hvordan I afrapporterer på projektet. Kapitel 4. Mistanke om uregelmæssigheder eller korruption forklarer, hvordan I skal forholde jer til økonomiske uregelmæssigheder og mistanke om misbrug af midler. Bagerst i manualen findes en ordliste og et indeks. I tillæg til manualen er der udarbejdet en række budget- og regnskabsskabeloner. Vær opmærksom på, at Kontakt DUF Ring til DUF på tlf. 39 29 88 88 Find DUFs internationale konsulenter på duf.dk ➜ Værktøjskassen og manualer DUF har udarbejdet en række budget- og regnskabsskabeloner, som kan hjælpe jer i jeres projekt. Alle DUFs manualer og skabeloner findes på engelsk, så de kan bruges i samarbejde med jeres partnerorganisation. De kan bestilles og downloades fra DUFs hjemmeside. DUFs retningslinjer er jeres vigtigste redskab til at udvikle jeres projekt. Samtidig er DUFs værktøjskasse fuld af gode råd, som vi anbefaler jer at bruge, når I skal i gang med at udarbejde jeres projekt. DUFs guide til ungdomslederudveksling er et særligt redskab til jer, der overvejer at tilknytte ungdomsledere til jeres projekt. 5 1 ➜ budgetlægning Tjekliste Når I laver jeres budget, skal I huske at: ■ Bruge DUFs budgetskabelon, som I finder på duf.dk ■ Indhente priser i Danmark og i partnerlandet ■ Uddybe alle mellemregningerne i budgettet ■ Indhente tilbud hos revisor og informere revisoren om krav fra DUF og Udenrigsministeriet ■ Indregne budgetmargin ■ Indregne administrationsbidrag Dette kapitel handler om forberedelserne til et nyt pro- For at lægge et realistisk budget, hvor I får alle udgif- jekt og beskriver, hvordan I lægger et realistisk budget. terne med, er det nødvendigt at have gennemtænkt projektet fra start til slut. Sådan lægger I budget Sørg for, at både den danske organisation og partner- Når I forbereder jeres projekt, skal I lægge et budget for organisationen deltager aktivt i projektplanlægning og at skabe et overblik over, hvor mange penge der er behov budgetlægningen. Det skaber fælles ejerskab for projek- for til at gennemføre projektet. Budgettet beskriver jeres tet fra start, og I opnår enighed og en fælles forståelse forventninger til, hvad et projekts aktiviteter koster. for, hvad pengene skal bruges til. Et eksempel på et budget Hvis I skal afholde en træning for en gruppe unge frivillige, er det vigtigt, at I på forhånd får et overblik over, hvad det vil koste at afholde workshoppen, så I er sikre på, at alle udgifter er dækket. Tænk over, hvor lang tid workshoppen varer, om der skal indgå mad og drikke, og om I skal leje et lokale eller hyre en underviser. • Leje af lokale (2 dage á 400 kr.) = • Underviser (2 dage á 600 kr.) = • Mad & drikke (20 deltagere x 50 kr. x 2 dage) = Samlede udgifter for træning = 800 kr. 1200 kr. 2000 kr. 4000 kr. Teknisk set er det ikke så svært at lægge et budget. Kunsten består i at få alle udgifter i projektet med. 6 derbudgettere med udgifterne. Vær opmærksom på, at I DUFs puljer giver ikke støtte til diæter, generel drift og køb af jord og fast ejendom. Se, hvilke udgifter puljerne dækker på side 40-43 i retningslinjerne for Projektpuljen og MENA Puljen. ikke behøver at søge om det maksimale beløb inden for Kontakt DUFs konsulenter, hvis I har spørgsmål til budgetlægning eller er i tvivl om prisniveauet i det land, hvor I ønsker at lave et projekt. Budgettets opbygning en bestemt projekttype. Det er vigtigt, at budgettet udarbejdes så overskueligt som muligt. Tænk på, at budgettet skal læses og kunne forstås af andre end dem, der har udarbejdet det. Det er en fordel at bruge partnerorganisationens viden DUFs budgetskabelon er opdelt i et hovedbudget og om prisniveauet i hjemlandet. Det er samtidig vigtigt, at et detaljeret budget. Hovedbudgettet opsummerer de I undersøger priser. I kan for eksempel indhente tilbud samlede hovedposter i budgettet, mens det detaljerede fra mulige undervisere, butikker og udlejere, når I læg- budget forklarer udgifterne til projektets aktiviteter i de- ger budgettet. taljer. På den måde skaber I overblik over økonomien, samtidig med at I får de detaljerede udregninger med. Hvis I har lavet et lignende projekt før, kan I bruge erfaringerne fra tidligere. Det kan give jer en idé om, hvilke Hovedbudgettet er inddelt i fire hovedposter: Projekt- udgifter der er forbundet med projektets aktiviteter. I støtte, revision, budgetmargin og administration. Det kan også spørge andre til råds, der arbejder med lig- detaljerede budget refererer til hovedposten Projektstøt- nende projektaktiviteter. te og indeholder kun udgifter til projektets aktiviteter. Brug DUFs budgetskabelon Alle ansøgninger til Projektpuljen og MENA Puljen skal indeholde et budget. Det er obligatorisk at bruge DUFs budgetskabelon. I DUFs budgetskabelon har hver enkelt budgetpost et unikt nummer. Det gør budgettet lettere at overskue, og når budgettet skal diskuteres med andre, er det let at henvise til en given budgetpost i enten hovedbudgettet eller det detaljerede budget. Sørg for, at der er god sammenhæng mellem projektansøgningen og budgettet, og at de udgiftsposter, der indgår i budgettet, er omtalt i projektansøgningen. Få mellemregningerne med Husk at inkludere jeres mellemregninger i jeres detaljerede budget til DUF. Så kan Projektpuljeudvalget og MENA-udvalget bedre forstå, hvad I søger penge til. Derudover giver det jer også en fælles forståelse i partnerskabet om, hvad I har søgt penge til. Læg et realistisk budget Det er vigtigt at være realistisk omkring udgifterne i budgettet. Pas derfor på med hverken at over- eller un- Projektstøtte I hovedbudgetposten Projektstøtte indregnes alle de aktivitetsudgifter, der er direkte forbundet med projektet. Den danske organisations udgifter til projektbesøg er også en del af denne post. Søger I penge til indkøb af inventar eller udstyr som en computer eller lignende, er det vigtigt, at I grundigt forklarer, hvorfor udstyret er nødvendigt, og hvem der efter projektets afslutning skal overtage den indkøbte genstand. 7 budgettet udarbejdes. Tal gerne med den økonomian- I beslutter selv, hvordan I navngiver budget- svarlige i jeres organisation om, hvordan revisionen skal poster under ”Projektstøtte”. Aktiviteterne varierer fra projekt til projekt, og de budgetposter, som er angivet i budgetskabelonen, er eksempler på de oftest anvendte budgetposter. foregå, og om organisationens egen revisor skal benyttes. Afhængig af størrelsen på jeres bevilling gælder der forskellige regler for revision: For at budgettet bliver overskueligt, accepterer DUF kun, at projektstøtten inddeles i maksimalt 10 budget- • For DUF-støttede projekter med bevillinger på under poster. 50.000 kr. er der ikke krav om ekstern revision. Det er tilstrækkeligt at få en intern revisor til at revidere I bør uddybe mellemregningerne i de enkelte budget- regnskabet. Den interne revisor kan både være orga- poster i det detaljerede budget. Der er intet maksimum nisationens valgte interne revisor eller ansatte økono- for, hvor mange underposter I må have under hver bud- miansvarlige, hvis denne person ikke står for bog- getpost i det detaljerede budget. føringen af projektets udgifter. Det er ikke muligt at I kan ikke inkludere udgifter til aktiviteter, der ikke er aflønne jeres interne revisor, medmindre aflønning beskrevet i ansøgningen. I kan for eksempel ikke lave en sker med midler fra administrationsposten. budgetpost til ”diverse aktiviteter” i budgettet. Det forventes, at I har gennemtænkt projektet og undersøgt, • For DUF-støttede projekter med bevillinger på over hvilke udgifter der er forbundet med jeres projektaktivi- 50.000 kr. skal regnskabet revideres af en stats- teter, når I ansøger. autoriseret eller en registreret revisor. Når pengene bevilges, er de bevilget efter det budget, I begge tilfælde skal I underrette revisor om de krav, I har indsendt med ansøgningen. I kan derfor ikke ind- som DUF og Udenrigsministeriet stiller i forbindelse sætte nye budgetposter, efter at pengene til jeres projekt med økonomistyring og regnskabsaflæggelse for projek- er bevilget. ter støttet af Projektpuljen og MENA Puljen. Revision Alle projektregnskaber skal revideres, og I skal derfor huske at indhente et tilbud på revision af projektet, når Der er forskellige tilgange til revision af regnskaber, og det afhænger af jeres projekt og partnerskab, hvad der fungerer bedst for jer. I kan læse mere om krav og tilgange til revision i kapitel 3. Et projekt forløber ikke altid som planlagt, og der kan opstå uforudsete udgifter, der gør, at budgettet må justeres undervejs. I kapitlet om økonomistyring kan I læse, hvordan I flytter beløb mellem de enkelte budgetposter. DUF anbefaler også, at I budgetterer med en budgetmargin til at dække uforudsete udgifter inden for rammen af projektansøgningen. 8 Budgetmargin Et projekt forløber ikke altid som planlagt, og der kan ske uforudsete ting, der gør, at budgettet må justeres undervejs. DUF opfordrer derfor til, at I søger om budgetposten ”Budgetmargin” på op til 5 procent af projektstøtten. Budgetmargin kan efter aftale med DUF anvendes under de enkelte hovedposter, hvis der er opstået uforudsete udgifter, prisstigninger eller kurssvingninger. Budgeteksempel – Hovedbudget for forundersøgelse i Malawi Budgeteksempel – Detaljeret budget for forundersøgelse i Malawi Detailed Budget 10 Preparation - meetings in DK 11 Transport (63 kr. x 4 pers.) 12 Food and drinks (55 kr. x 6 pers.) Sub total 20 International and local transport 21 Train: Viborg <--> Cph. (855 kr. x 2 pers.) 22 Fligth: Cph. <--> Lilongwe (6.493 kr. x 2 pers.) 23 Local transportation Sub total 30 Lodging 31 Lodge (140 kr. x 7 nights x 2 pers.) Sub total 40 Food and drinks 41 Dinner (45 kr. x 7 days x 2 pers.) 42 Lunch (30 kr. x 3 days x 2 pers.) 43 Water (15 kr. x 7 days x 2 pers.) Sub total 50 Visa 51 Visa (175kr. x 2 pers.) Sub total 60 Vaccination and insurance 61 Insurance (221 kr. x 2. pers.) 62 Malaria profylaxe (2 pers.) 63 Yellow fever vaccine (114 kr. x 2. pers.) 64 Diphteria vaccine (71 kr. x 2 pers.) Sub total 70 Meetings and activities 71 Rent of meeting hall 72 Snacks (5 kr. x 4 days x 12 pers.) 73 Drinks (8 kr. x 4 days x 12 pers.) 74 Lunch (30 kr. x 4 days x 12 pers.) Sub total 80 Materials 81 Note pads, pens 82 Local sim card Sub total 90 Information activities 91 Presentation to Danish local group (train ticket 158 kr. x 2 pers.) Sub total 100 101 Budget in MWK Foreign Currency 16.980 22.236 39.216 Foreign Currency 115.225 875.035 33.692 1.023.952 Foreign Currency 132.071 132.071 Foreign Currency 42.451 12.128 14.150 68.729 Foreign Currency 23.384 23.384 Foreign Currency 29.783 16.846 15.363 9.568 71.560 Foreign Currency 42.114 16.172 25.875 97.031 181.192 Foreign Currency 21.899 4.919 26.818 Foreign Currency 21.293 21.293 Foreign Currency Budget in DKK DKK 252 330 582 DKK 1.710 12.986 500 15.196 DKK 1.960 1.960 DKK 630 180 210 1.020 DKK 350 350 DKK 442 250 228 142 1.062 DKK 625 240 384 1.440 2.689 DKK 325 73 398 DKK 316 316 DKK 9 Bemærk, at budgetmargin ikke kan anvendes til at Det er ikke et krav, at I skal redegøre for eller dokumen- igangsætte projektaktiviteter, som ikke er en del af den tere, hvordan administrationsbidraget tænkes anvendt, godkendte projektansøgning. hverken i budget- eller regnskabsfasen. Husk dog, at det forbrugte beløb skal fremgå i det afsluttende regnskab Husk, at I skal ansøge om at bruge budgetmargin hos såvel som i organisationens årsregnskab. DUFs konsulenter, inden projektperioden udløber. Ansøgningsskemaet findes på DUFs hjemmeside. I kan også indregne administrative udgifter, der knytter sig direkte til projektaktiviteterne under hovedbudget- Administration Når I søger om penge hos DUF, er det muligt at søge om et administrationsbidrag. Administrationsbidraget skal dække de administrative merudgifter, som I har i løbet af projektperioden, og som ikke dækkes af projektets andre budgetposter. posten ”Projektstøtte”. Det kan for eksempel være udgifter hos partnerorganisationen til forberedelsesmøder, løbende planlægningsmøder, styregruppemøder og projektspecifik monitorering. Det kan også være større telefon- og internetudgifter eller større bankgebyrer i forbindelse med I kan søge om op til 7 procent af subtotalen i hovedbud- overførsler af projektmidler. gettet til administrationsomkostninger. Når I aflægger regnskab, må administrationsudgiften ikke overstige 7 Når I indregner administrative udgifter som en del af procent af den forbrugte subtotal. Samtidig må beløbet projektstøtten, skal disse udgifter altid dokumenteres ikke overstige det administrationsbeløb, som er bevilget med bilag i modsætning til administrationsbidraget. i ansøgningen. • I budgetfasen beregnes administrationsbidraget af subtotalen • I regnskabsfasen beregnes bidraget af det faktiske subtotalforbrug Administrationsbidraget skal dække generelle administrationsudgifter i den danske medlemsorganisation og i Løn Generelt støtter DUFs puljer hellere mennesker end mursten. Der kan i særlige tilfælde gives støtte til at dække lønudgifter i partnerorganisationen i udviklingslandene eller MENA-regionen, hvis arbejdsbyrden er større end det, man kan forlange af frivillige. I den slags tilfælde kan der bevilges løn til koordinering af projektets aktiviteter. partnerorganisationen i forbindelse med bevillingen. Det er op til organisationerne selv at beslutte, hvordan midlerne skal fordeles imellem de to organisationer. Projektregnskaber kan være en stor arbejdsbyrde at lægge på mindre organisationers økonomimedarbejdere og interne revisorer. I kan derfor altid ansøge om midler til at få en ekstern revisor til at revidere regnskabet. 10 Administrationsbidraget kan for eksempel dække kontorholdsudgifter, transport og møder for projektfrivillige, kontakt til DUF, budget- og regnskabsopgaver, rapportering, bankgebyrer og vekselgebyrer. Nogle organisationer vælger også at anvende en del af administrationsbidraget på at udvikle nye projekter eller sørge for, at ansatte og frivillige kender retningslinjerne for Projektpuljen og MENA Puljen. Eksempel på udregning af administrationsbidrag: I budgetfasen: I regnskabsfasen: Hvis I søger støtte til at dække lønudgifter i jeres part- I kan også søge om støtte til at aflønne en træner, hvis I nerorganisation, er det et krav, at I laver en grundig vil afholde en workshop eller en træning, som de frivil- jobbeskrivelse, som tydeliggør den ansattes rolle og an- lige ikke selv kan stå for. svarsområder. Eventuelle lønkroner i Danmark skal altid trækkes fra administrationsbidraget. Frivilligt arbejde udføres uden løn, og I kan ikke kompensere for tabt arbejdsfortjeneste. I kan dække de frivilliges transportudgifter, overnatning og mad i forbin- DUF finansierer rimelige og nødvendige udgifter i forbindelse med jeres projektaktiviteter. Det er for eksempel et krav, at I skal rejse på økonomiklasse, og i forbindelse med projektbesøg må indkvartering ikke overstige prisen for et almindeligt turistklassehotel. delse med projektaktiviteterne. 11 2 ➜ økonomistyring i projektet Tjekliste Når projektet går i gang, skal I huske at: ■ ■ ■ Oprette en separat bankkonto i Danmark og i partnerlandet til projektmidlerne Informere revisor om, at bevillingen er godkendt Afklare, hvilke forventninger revisor og den danske organisations økonomiansvarlige har til den løbende bogføring i Danmark og i partnerlandet ■ Afklare, hvem der er ansvarlig for at styre projektets økonomi i den danske organisation og i partner- organisationen ■ ■ Aftale retningslinjer for økonomistyring i overensstemmelse med DUFs krav Udarbejde og underskrive en samarbejdskontrakt (pilotprojekter og partnerskabsprojekter) og sende den til DUF ■ Underskrive kontrakten med DUF og sende den til DUF ■ Holde styr på økonomien undervejs i projektet og være opmærksom på, om I får brug for at justere budgettet ■ Indsende en midtvejsstatus til DUF og deltage i et møde med DUFs konsulenter, hvis jeres partnerskabsprojekt varer længere end 1½ år Det er dejligt at få positivt svar på en ansøgning, så I krav til administration og implementering af projektet, kan komme i gang med jeres projekt. Når I får en bevil- som I er forpligtet til at opfylde overfor DUF – og i sidste ling, følger der også et stort ansvar med. I skal sørge for, ende Udenrigsministeriet. at både den danske organisation og partnerorganisationen kender DUFs retningslinjer og krav til forvaltning Vær opmærksom på, at det er den danske organisa- af midlerne. tion, der som medlem af DUF påtager sig det fulde juridiske og økonomiske ansvar for projektmidlerne, Dette kapitel giver overblik over DUFs krav til forvalt- og for at de bliver anvendt korrekt. ning af midler og forslag til, hvordan I afstemmer forventninger til økonomistyring i partnerskabet og i fæl- Den danske organisation har derfor både ansvaret for de lesskab tager ansvar for at styre økonomien. penge, der sendes videre til partnerorganisationen, og for de penge, der bruges i Danmark. Hvem har ansvaret? Når pengene til jeres projekt er bevilget af DUF, skal I underskrive en kontrakt med DUF og sætte jer ind i de 12 t Når I underskriver kontrakten, forpligter I jer på: DUF anbefaler, at I snakker samarbejdskon- • At implementere projektet i overensstemmelse med trakten grundigt igennem i partnerskabet. På den måde sørger I for at forventningsafstemme om ansvar og forpligtelser fra start. den bevilgede ansøgning og at leve op til DUFs ret ningslinjer og antikorruptionskodeks, Udenrigsmini steriets revisionsinstruks og de krav, der optræder i denne økonomistyringsmanual • Løbende at holde jer orienteret om eventuelle æn- skrivelse og et kontraktudkast, hvis det er relevant for dringer af retningslinjerne på DUFs hjemmeside den projekttype, I har fået bevilget penge til. • At sørge for, at partnerorganisationen er bekendt Samarbejdskontrakten skal udfyldes og sendes til DUF, med og lever op til de samme krav og retningslinjer inden jeres bevilling kan komme til udbetaling. Det er derfor vigtigt, at ledelsen i den danske organi- Kontakt revisor, når projektet er bevilget Når pengene til jeres projekt er bevilget, skal I huske at kontakte den revisor, som I har brugt i forbindelse med udarbejdelsen af budgettet, og fortælle, at I har modtaget bevillingen fra Projektpuljen eller MENA Puljen. Det er revisors opgave at sikre, at bevillingen bliver forvaltet forsvarligt af den danske organisation. sation er klar over, at organisationen er ansvarlig for de bevilgede projektmidler. Kontakt DUFs konsulenter for at høre mere om ansvar. Kom godt fra start Lav en samarbejdskontrakt Hvis jeres partnerorganisation skal være ansvarlig for dele af bevillingen, er I forpligtet til at udarbejde en samarbejdskontrakt, som beskriver den danske organisations og partnerorganisationens finansielle ansvarsområder og forpligtelser. Det er et krav, at I udarbejder en samarbejdskontrakt i forbindelse med pilotprojekter og partnerskabsprojekter, hvor der overføres midler til partnerorganisationen. DUF har udarbejdet et format for en samarbejdskontrakt, som I vil få tilsendt sammen med en bevillings- Separat bankkonto og udbetaling Når I har underskrevet kontrakten med DUF og samarbejdskontrakten med jeres partner, hvis det er relevant, skal I sende den til DUF. Herefter udbetaler DUF bevillingen til den danske organisation. Den danske organisation får 80 procent af bevillingen udbetalt fra DUF ved projektets start. De resterende forbrugte midler af bevillingen bliver først udbetalt, når det endelige projektregnskab er afleveret og godkendt hos DUF. ➜ Udenrigsministeriets revisionsinstruks Som dansk organisation er I ansvarlige for, at revisoren og jeres partner er bekendt med revisionsinstruksen, som Udenrigsministeriet har fastsat, og som jeres bevilling er underlagt. Instruksen har titlen ”Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer” og er tilgængelig på dansk, engelsk, fransk og spansk på DUFs hjemmeside. 13 Det er ikke altid let at åbne en ny bankkonto, og der kan være regler og gebyrer i hvert enkelt land, som I skal være opmærksomme på. Afsæt derfor god tid til at få dette i stand og kontakt DUF, hvis der er store udfordringer med at åbne en separat bankkonto. selsbureauer som Western Union og Moneygram, der har mange agenter rundt omkring i verden. Det er ofte markant dyrere end bankoverførsler. Hvis I vælger at bruge pengeoverførselsbureauer, skal I være sikre på, at der er klare procedurer i partnerskabet om, hvem der modtager pengene, og hvordan I sikrer intern kontrol. Pengeoverførselsbureauer kan bruges ved For bevillinger på 50.000 kr. og derunder bliver den mindre beløb, men DUF anbefaler, at I kun bruger store fulde bevilling udbetalt, når DUF har modtaget den un- anerkendte pengeinstitutter, når det gælder større beløb. derskrevne kontrakt. I nogle projekter medbringer repræsentanter fra den DUF kræver, at I opretter en separat bankkonto kun til danske organisation kontanter, når projektets aktivite- projektets midler. På den måde sikrer I, at der ikke sker ter skal gennemføres. Vær opmærksom på, at de fleste en sammenblanding af organisationens og projektets lande har regler for, hvor store kontantbeløb det er til- midler. Der skal oprettes en separat bankkonto både i ladt at indføre og udføre. Når I rejser med store kon- Danmark og i samarbejdslandet. tantbeløb, risikerer I også at blive udsat for tyveri. Det vil typisk være den rejsendes egen forsikring, som kan Overførsel af penge til jeres partnerorganisation Der er flere måder at overføre projektmidler til partnerorganisationen. DUF anbefaler, at I overfører penge mellem to pengeinstitutter. Vær opmærksom på, at der kan være betydelige gebyrer for pengeoverførsler, og i nogle lande kan det være forbundet med skatter eller afgifter at modtage valuta fra udlandet. Husk at regne de udgifter med, når I lægger jeres budget. Skal der overføres mindre beløb hurtigt, kan en alternativ løsning være at overføre penge via pengeoverfør- dække eventuelt tyveri. Der er dog mange forsikringer, som ikke dækker tyveri af kontanter. Det er vigtigt at huske på, at det kan være en voldsom oplevelse at blive udsat for tyveri. I skal derfor tænke jer godt om, inden I beslutter jer for at medbringe kontante pengebeløb. Valutakurser – vægtet gennemsnitskurs Når DUF udbetaler penge til et projekt, udbetales pengene altid i danske kroner. Pengene skal derfor veksles til en anden valuta, når I overfører penge til partnerorganisationen. Kursen på valuta vil højst sandsynligt Sådan udregner I en vægtet gennemsnitskurs Eksemplet antager, at I har overført midler til en partnerorganisation i Malawi tre gange i løbet af et projekt: • Den 15/11 2013 overførte I 10.000 kr. til kurs 71,68, som omvekslet i malawiske kwacha blev til 716.800 MWK • Den 15/4 2014 overførte I 50.000 kr. til kurs 70,00, som omvekslet i lokal valuta blev til 350.000 MWK • Den 23/1 2014 overførte I 10.000 kr. til kurs 68,79, som omvekslet i lokal valuta blev til 687.900 MWK Alt i alt har I altså overført 70.000 kr., som omvekslet i lokal valuta er blevet til 4.904.700 MWK. Den vægtede gennemsnitskurs er derfor: 4.904.700 / 70.000 = 70,07. Det vil sige, at 1 DKK svarer til 70,07 MWK. 14 ændre sig i løbet af projektperioden. Der vil ofte være sationer og det konkrete projekt, men husk, at I skal forskel på det beløb, I har budgetteret med, og det forholde jer til DUFs krav og anbefalinger på følgende reelle forbrug, efterhånden som der overføres penge til områder: forskellige kurser. Derudover kan det også være svært at sige, hvilken kurs der gælder for hvert enkelt vare- • Budgetlægning og ændring af budgetter køb. • Bogføring og regnskab • Interne kontroller Når I laver jeres regnskab, skal I tage højde for de sving- • Økonomistyring og løbende statusrapporter ninger i valutakurs, der har været i løbet af projektet. • Regler for benyttelse af udstyr Det gør I ved at benytte en vægtet gennemsnitskurs, der • Korruptionshåndtering udregnes ved afslutningen af projektperioden. • Regnskabsaflæggelse Det er en god ide at holde øje med kursudsving i løbet Budgetlægning og ændring af budgetter Projektets budget og større budgetrevisioner bør godkendes af organisationernes ledelse og bestyrelse. DUF anbefaler, at I aftaler, hvor store ændringer den daglige ledelse selv kan træffe beslutninger om, og hvornår og hvordan organisationens bestyrelse skal inddrages. af projektperioden. Hvis der er store kursudsving, kan det være nødvendigt at vurdere, om budgettet holder og eventuelt lave budgetomlægninger. Statusrapport til DUF Partnerskabsprojekter, der varer længere end 1½ år, skal indsende en midtvejsstatus til DUF og deltage i et møde med DUFs konsulenter. Skemaer til midtvejsstatus findes på DUFs hjemmeside. Økonomistyring i projektet God bogføringspraksis I bør aftale og nedskrive, hvem der er ansvarlig for den praktiske bogføring i projektet. I skal sørge for, at der er klare retningslinjer for, hvordan bilag bogføres i overensstemmelse med god bogførings- og regnskabsskik. Aftal også, hvor ofte bogføringen opdateres, og hvornår regnskabet afstemmes med kontoudtog fra banken. DUF anbefaler, at I ved projektets start afstemmer forventninger i partnerskabet og aftaler, hvordan I styrer økonomien i projektet. Det vil være en fordel, hvis I sammen orienterer jer i de finansielle retningslinjer og procedurer i jeres organisationer. I skal samtidig sørge for, at I lever op til Udenrigsministeriets revisionsinstruks, DUFs antikorruptionskodeks, DUFs økonomistyringsmanual og retningslinjerne for Projektpuljen og MENA Puljen. De Husk kvitteringen! I henhold til god bogførings- og regnskabskik skal I kunne dokumentere, hvordan alle pengene i projektet er blevet brugt. Derfor skal der være bilag på alle de udgifter, I har haft. Hver gang I køber noget, skal kvitteringen gemmes. Hver gang I tager toget, skal billetten gemmes, og hver gang I udbetaler et honorar, skal personen, som har fået honoraret, udarbejde en faktura til jer. nævnte dokumenter findes på DUFs hjemmeside. I flere lande er det svært at få en kvittering. Hvis I handDUF anbefaler, at I sammen med jeres partner aftaler ler på en markedsplads eller tager lokale transportmid- et sæt finansielle retningslinjer for økonomistyringen. ler, vil I typisk ikke få en kvittering. DUF anbefaler, at Retningslinjerne bør tilpasses jeres enkelte organi- I bruger kvitteringsblokke eller tro og love-erklæringer. 15 Kvitteringsblok Hvis det ikke er muligt at få en kvittering på en købt vare eller tjeneste, kan I anvende en fortrykt kvittering eller udarbejde en kvittering på stedet. Af kvitteringen skal det fremgå: • Hvilken vare I har købt • Varens pris • Dato • En underskrift fra den person, som har solgt jer varen I kan købe kvitteringsblokke hos boghandlere i Danmark og i udlandet. Alternativt kan I selv lave en skabelon og medbringe en stak kopier. Tro og love-erklæring Hvis I mister en kvittering eller glemmer at få en kvittering for en vare, kan I udarbejde en tro og loveerklæring (solemn declaration). Erklæringen skal indeholde information om, hvilken vare I har købt, til hvilken pris og dato. Derudover skal der være underskrifter både fra den person, som har haft udgiften, og en økonomiansvarlig fra organisationen. Hvis I tager på projektbesøg, kan det være en idé at printe nogle tro og love- erklæringer, som let kan udfyldes undervejs på rejsen. En tro og love-erklæring er en nødløsning. Forhør jer inden projektets start hos organisationens revisor, om tro og love-erklæringer kan godkendes, og om der er en grænse for, hvor store beløb det må dreje sig om. Solemn Declaration (Tro og love-erklæring) Name of organisation: Address: City: Date:______________ Expense FOR: AMOUNT: Total We hereby solemnly declare that the expense noted above, has been spent according to the budget approved by DUF in relation to project id: ___________ Name: ________________________ Position:_______________________ Signature:____________________________________________________ Name: ________________________ Position:_______________________ Signature:____________________________________________________ En tro og love-erklæring kan se sådan ud: 16 Husk at aftale med jeres revisor ved projektets start, hvilke former for kvitteringer og tro og love-erklæringer der kan godkendes i regnskabet. Registrering af bilag De enkelte bilag skal registreres i overensstemmelse med projektets budgetposter. Bilag, der hører til projektets forberedelse under budgetpost 10: Forberedelse, skal derfor registreres under regnskabspost 10: Forberedelse. ➜ Regnskabsskabeloner DUF har udviklet regnskabsskabeloner i Excel baseret på DUFs budgetskabelon. I kan bruge skabelonerne til at registrere bilag og holde styr på økonomien under projektforløbet. I kan finde de senest opdaterede regnskabsskabeloner og en vejledning i at bruge dem på DUFs hjemmeside. Registreringen af de enkelte bilag gøres nemmest i et Ungdomsledernes madpenge og lommepenge er ikke Excel-regnskabsark på computeren eller i et regnskabs- løn, men betragtes som diæter og er således skattefrie program. I de længerevarende projekter skal I være op- i Danmark. Diæter kan dog være skattepligtige i Dan- mærksomme på, at I nemt kan ende med flere tusinde mark, hvis bopæl og arbejdssted er tæt på hinanden. I bilag. Det er derfor vigtigt, at I fra projektets start hus- skal selv være opmærksomme på at undersøge skatte- ker at notere hvert enkelt bilag kronologisk med unikke forhold i og uden for Danmark. numre og sørger for, at de er dateret. Desuden bør I have klare nedskrevne aftaler om, hvem der samler, re- Madpenge og lommepenge udregnes i forhold til Mo- gistrerer og godkender alle bilagene. derniseringsstyrelsens satser for diæter. Læs om satserne for lommepenge og madpenge i dokumentet ”Satser Bogføring af ungdomslederes udgifter For ungdomsledere gælder der særlige forhold omkring indsamling af bilag. Det er ikke nødvendigt for ungdomslederne at indsamle bilag for lommepenge og madpenge, når de danske og udenlandske ungdomsledere er hos partnerorganisationen i udlandet. Ungdomslederne kan i stedet kvittere for, at de har modtaget et samlet beløb til at dække udgifterne til mad og lommepenge. for ungdomslederophold” på DUFs hjemmeside, som opdateres løbende. Økonomistyring og løbende økonomirapporter Det er vigtigt, at I i fællesskab styrer økonomien og holder overblik over forbruget i jeres projekt. Det er en god idé, at I udarbejder og følger en aktivitetskalender, hvor de forskellige deadlines for de økonomiske aspekter omkring projektet fremgår. I kan registrere bilag i en kassebog eller i et registreringsark, der svarer til dette. Husk at give hvert bilag et unikt nummer og en selvforklarende tekst. 17 Når projektplanen rammer virkeligheden, bliver I ofte nødt til at justere jeres planer. Derfor er det vigtigt at have gode systemer til at styre økonomien og håndtere ændringer undervejs. DUF anbefaler, at I ved projektets start aftaler en plan for projektets økonomistyring. Aftal datoer for løbende rapportering, økonomistyringsmøder og afsluttende rapportering og regnskab. DUF anbefaler, at den danske organisation overfører penge til partnerorganisationen i mindre portioner, og at I sammen følger op på, hvordan pengene er brugt. årsager hertil og eventuelle tiltag i den forbindelse. Intern kontrol Den danske organisation er ansvarlig for de projektmidler, der er udbetalt fra DUF. Derfor skal I sikre jer, at de økonomiske forretningsgange i partnerskabet er betryggende, og at der er et velfungerende internt kontrolsystem. Det handler også om at beskytte jeres økonomiansvarlige, så de ikke mistænkes for at misbruge midler eller fristes til at være uærlige. Regelmæssige økonomirapporter kan hjælpe jer med DUF anbefaler, at der er nedskrevne regler om fordeling at følge udviklingen i projektet og forbruget af penge. af ansvar, beslutningskompetence og arbejdsbeskrivel- DUF anbefaler, at I afstemmer indtægter og udgifter ser for ansatte og frivillige, så der er gennemsigtighed på månedsbasis og rapporterer på forbruget kvartals- i økonomistyringen. Sørg for, at værdier håndteres sik- vist. Partnerorganisationen skal desuden løbende sende kert, at bogføring kontrolleres og afstemmes jævnligt, at projektets udgiftsbilag til den danske medlemsorgani- regnskaberne er opdaterede og fejlfrie, og at der er et sation. Det kan enten være i form af scannede kopier forsvarligt internt kontrolsystem, der kan fange fejl og eller i papirversion. Aftal ved projektets start med den forebygge misbrug af midler. Det sikrer gennemsigtighed og en fælles forståelse. For at I har et fælles grundlag at styre økonomien ud fra, er det vigtigt, at partnerorganisationen løbende sender økonomirapporter, der giver overblik over forbruget. Det er vigtigt, at der følger kommentarer med til det løbende regnskab, og at I snakker om budgetafvigelser, danske organisations revisor, om I skal have de originale bilag til regnskabet, eller om en scannet version Der skal være mindst to personer tilknyttet økonomisty- er tilstrækkelig. ringen for at sikre, at projektmidlerne bliver brugt korrekt. Den person, der autoriserer og godkender udgifter, DUF anbefaler, at partnerorganisationen forud for nye må ikke være den samme, som står for bogføring og overførsler laver et budgetoverslag for, hvor mange pen- regnskab. DUF anbefaler, at I har en nedskrevet politik ge der skal overføres i næste omgang, og redegør for, om, hvem der kan autorisere og godkende udgifter af hvilke aktiviteter pengene skal bruges til. forskellig art og størrelse. I mange organisationer vil en projektleder selv kunne autorisere betaling af mindre udgifter, men skal have ledelsens godkendelse til større udgifter. Brug økonomirapporterne til at vurdere, om det vil blive nødvendigt at ændre i budgettet eller projektplanen. Husk, at DUF skal godkende eventuelle budgetændringer. Husk at udføre bankafstemning og kasseafstemning jævnligt, så I sikrer jer, at bogføringen sker korrekt. En bankafstemning udføres ved at sammenligne kontoudtoget fra banken med kassebogen i bogføringssystemet. 18 ➜ Gode råd til håndtering af kontantbeløb DUF anbefaler, at I har klare aftaler for, hvordan kontante penge skal håndteres, så I undgår fejl i bogføringen, og at penge går tabt eller bliver stjålet. • Hold projektets midler adskilt fra organisationens øvrige midler. Når I håndterer kontanter i projektet, er det en god idé at holde dem adskilt fra organisationens øvrige kontante midler, så der ikke opstår forvirring. • Husk kvitteringen! Sørg altid for at få en kvittering for penge, der er givet ud. Hold styr på bogføringen af indtægter og udgifter i en kassebog eller i et Excel-ark. • Aftal regler for udlæg og for afregning. Når I giver udlæg til, at ansatte eller frivillige kan købe ting på orga nisationens vegne, skal der kvitteres for udlægget og aftales, hvornår og hvordan udlægget skal afregnes. • Begræns adgangen til kontantbeholdningen. Sørg for, at kun den økonomiansvarlige har nøgler til en penge kasse, et pengeskab eller det kontor, hvor I opbevarer kontanter til projektets aktiviteter. • Sæt kontantbeløb i banken. Hvis I har store pengebeløb liggende, kan I være et oplagt mål for tyveri. Samtidig kan det friste folk til at låne af pengene. Hvis der er behov for det, kan I lave aftaler for, hvornår organisationen må modtage større kontantbeløb. Det kan for eksempel være svært at nå i banken fredag eftermiddag. • Aftal regler for hævning af penge i banken. I samarbejde med jeres bank kan I aftale, hvem der har adgang til at kunne hæve på projektets konto og hvordan. I kan for eksempel aftale, at der skal foreligge en under skrift fra en tegningsberettiget person og fra den person, som hæver beløbet i banken. Nogle banker har en sms-ordning, hvor der sendes en sms-besked til en ansvarlig person fra organisationen, hver gang der bliver hævet et beløb på projektets bankkonto. I skal sikre jer, at alle indtægter og udgifter er gengivet I 2015 er beløbet 12.800 kr. pr. småanskaffelse. Læs begge steder med samme beløb og samme sum. En kas- mere herom i kapitel 3. seafstemning for kontantbeholdning udføres på samme vis. DUF anbefaler, at det sker en gang om måneden, og at kasseafstemningen kontrolleres af en person, der ikke har lavet afstemningen. Regler for benyttelse af indkøbt inventar eller udstyr I kan i nogle tilfælde indkøbe udstyr og inventar til projektet. Det er en god idé at nedskrive, om og i så fald hvordan disse ting må benyttes privat. Ved projektets afslutning skal I lave en inventarliste og et overdragelsesdokument for indkøbt udstyr og inventar, hvis beløbet overstiger statens grænse for ”småanskaffelser”. DUF har udarbejdet en Excel-skabelon, som gør det nemt at holde regnskab på rejser. Skabelonen kan håndtere, at op til fire personer rejser sammen og betaler undervejs i danske kroner, dollars, euro og tre valgfrie valutaer. Skabelonen er opbygget således, at man altid kan se, hvor meget der er brugt i danske kroner. Find skabelonen på DUFs hjemmeside. 19 Inden I tager på projektbesøg eller bliver I kan lade jer inspirere af den britiske NGO udsendt som ungdomsledere, er det en god idé at kontakte den regnskabsansvarlige fra organisationen. Aftal, hvordan I håndterer projektets penge og registrerer udgifterne, mens I er afsted. Det er også vigtigt at have et godt kendskab til budgettet inden afrejse. Mango, der har lavet en omfattende håndbog i økonomistyring og et sundhedscheck, der fungerer som et godt dialogredskab om økonomistyring. Find håndbogen på DUFs hjemmeside. Ændringer i budgettet Ønsker I at flytte større beløb end 2500 kr. fra en Jeres projekt skal gennemføres inden for rammerne af budgetpost, skal det godkendes af DUF på forhånd. det bevilgede budget. Hvis I løbende udarbejder økono- I skal sende en mail til DUF med et revideret bud- mirapporter og holder godt styr på økonomien i projek- get. Husk at angive ændringerne klart i det revide- tet, kan I undervejs se, om der er risiko for overforbrug derede budget og giv en begrundelse for de ønskede på enkelte budgetposter. På den måde sikrer I, at I ikke ændringer. Find skabelonen for et revideret budget bruger flere penge, end der er bevilget. på DUFs hjemmeside. Et projekt forløber ikke altid som planlagt, og der kan Brug af budgetmargin Hvis I får behov for at dække uforudsete udgifter, kan I benytte jer af posten ”Budgetmargin”. Budgetmargin opstå uforudsete ting, så projektplanen og budgettet må justeres undervejs. Det kan for eksempel være nødvendigt at justere eller udvide en aktivitet og flytte penge fra en budgetpost til en anden. Kontakt DUFs konsulenter for hjælp og vejledning og husk at få en godkendelse fra DUF, før I ændrer budgettet. Use of the item Budget Margin Omfordeling af penge mellem budgetposter I kan omfordele penge under hovedbudgetposten ”Projektstøtte”. File number: Organisation: Contact Person: Date: We hereby request the use of DKK ____________ from the item “budget margin”. This is to cover the following expenses due to: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ • I må flytte op til 2500 kr. fra hver budgetpost indenfor Projektstøtte i hovedbudgettet uden at få godkendelse fra DUF. Vær opmærksom på, at én budgetpost maksimalt må modtage 2500 kr. Når I aflægger regnskab, skal I lade omfordelingen fremgå af jeres regnskabsposter i forhold til de godkendte budgetposter. Vær opmærksom på, at det godkendte totale beløb for Projektstøtte ikke overskrides. 20 ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ If the request is accepted, the expenses will be classified under the following accounts: Amount in DKK Project Support Budgetline no. & title: Budgetline no. & title: Budgetline no. & title: Budgetline no. & title: Budgetline no. & title: Budgetline no. & title: Audit: Administration in Denmark: Total ________________________ Signature of Contact Person Eksempel på revideret budget 32.875 40.048 119.535 5.977 137.512 9.626 147.138 Eksempel på revideret detaljeret budget 15.564 32.875 14.208 40.048 21 kan bruges til at dække uforudsete udgifter inden for Når I anmoder om brug af budgetmargin, skal I udfylde rammen af projektansøgningen. Det kan for eksempel et ansøgningsskema, som I finder på DUFs hjemme- være prisstigninger eller kurssvingninger. side. Husk, at I skal ansøge om at bruge budgetmargin hos DUFs konsulenter, inden projektperioden udløber. I kan også bruge budgetmargin til at justere eller udvide en aktivitet inden for rammerne af projektbeskrivelsen. Hvis DUF godkender brugen af budgetmargin, skal det Vær opmærksom på, at budgetmargin ikke kan anven- forbrugte beløb placeres i regnskabet under den/de des til at tilføje nye aktiviteter, der ikke er beskrevet i budgetposter, som udgiften vedrører. projektansøgningen. Hvis I vil bruge budgetmargin, kræver det altid en forhåndsgodkendelse fra DUF. Vigtige dokumenter i forbindelse med økonomistyring af DUFs internationale støttede projekter: • Udenrigsministeriets ”Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter på 200.000 kr. og derover” • Udenrigsministeriets ”Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter under 200.000 kr.” • ”Økonomistyringsmanual for Projektpuljen og MENA Puljen” • ”DUFs retningslinjer for Projektpuljen og MENA Puljen” 22 3 ➜ regnskab og afrapportering Tjekliste Når I aflægger regnskab, skal I huske at: ■ Afklare, hvem der er ansvarlig for regnskabsaflæggelsen i den danske organisation og i partnerorganisationen ■ Aftale deadlines for regnskabsaflæggelse og revision ■ Benytte DUFs regnskabsskabelon (Excel) og finansielle afrapporteringsformat (Word), hvis regnskabet revideres internt af den danske organisation ■ Sørge for, at regnskabet lever op til DUF og Udenrigsministeriets krav til regnskabsaflæggelse, hvis regnskabet revideres eksternt ■ Inkludere inventarliste og overdragelsesdokument i den finansielle afrapportering til DUF, hvis der er indkøbt udstyr i projektet ■ Inkludere projektbevillingen og forbrug i organisationens årsregnskab Når projektet er afsluttet, skal I foretage en fælles eva- • For internt reviderede regnskaber er det et krav, luering og udarbejde et samlet regnskab for projektet. at DUFs skabeloner for regnskabsaflæggelse anven- Dette kapitel giver overblik over DUFs krav til rapporte- des. Skabelonerne findes på DUFs hjemmeside. ring og regnskabsaflæggelse. • For eksternt reviderede regnskaber er der ikke krav om, at DUFs skabeloner anvendes, så længe Rapportering og regnskabsaflæggelse til DUF det eksternt reviderede regnskab lever op til DUF Alt efter størrelsen af bevillingen skal I en til tre må- Læs mere herom i afsnittet ”Krav til det reviderede neder efter projektets afslutning indsende en narrativ regnskabs indhold”. og Udenrigsministeriets krav til regnskabsaflæggelse. afrapportering og et revideret regnskab til DUF. For pilotprojekter, partnerskabsprojekter og ungdomsleI den narrative afrapportering skal I redegøre for, hvor- derprojekter skal I desuden deltage i et obligatorisk eva- vidt og i hvilken grad projektets mål er blevet opfyldt. I lueringsseminar, som DUF afholder, når I har indsendt skal benytte DUFs standardskema til afrapporteringen. den narrative afrapportering og det reviderede regnskab. Sammen med den narrative afrapportering skal I sende et endeligt revideret regnskab til DUF. Det reviderede regnskab består af to dele. Et regnskab Det kan være vanskeligt at udarbejde et og en regnskabserklæring. I skal desuden vedlægge en regnskab. Kontakt DUF, hvis I har spørgsmål til regnskabsaflæggelse, revision og rapportering. inventarliste og et overdragelsesdokument til regnskabet, hvis I har købt udstyr eller inventar. 24 ➜ Revision ved bevillinger under 50.000 kr. For DUF-støttede projekter med bevillinger på under 50.000 kr. er der ikke krav om ekstern revision. Det er tilstrækkeligt, at revisionen af regnskabet foretages internt af en foreningsvalgt ikke-faguddannet revisor eller økonomiansvarlig person, som er ansat i organisationen. I skal være opmærksomme på, at denne person ikke må have været ansvarlig for selve bogføringen af udgifterne i projektperioden. Hvis projektgruppen selv står for bogføringen af projektets udgifter i løbet af projektperioden, er det i orden, at organisationens interne revisor eller økonomiansvarlige efterfølgende står for udarbejdelsen af regnskabet. Det er ikke muligt at aflønne jeres interne revisor, medmindre aflønningen sker med midler fra administrationsposten. Har I en bevilling på under 50.000 kr., skal I anvende Udenrigsministeriets revisionsinstruks ”Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter under 200.000 kr.”. Regnskabet (regnskab og regnskabserklæring) skal afleveres sammen med den narrative afrapportering senest en måned efter projektets afslutning. ➜ Revision ved bevillinger over 50.000 kr. For DUF-støttede projekter med bevillinger på over 50.000 kr. skal regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. I skal her anvende Udenrigsministeriets revisionsinstruks ”Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter på 200.000 kr. og derover”. Regnskabet (regnskab og regnskabserklæring) skal afleveres sammen med den narrative afrapportering senest tre måneder efter projektets afslutning. Revision af regnskaber DUF anbefaler, at I ved projektets start sammen med Afhængigt af størrelsen på jeres bevilling gælder der jeres danske revisor aftaler, hvordan regnskabet skal forskellige regler for revision. revideres. Det kan også være en god idé, at I løbende Det er vigtigt, at I sikrer jer, at jeres revisor kender de er i dialog under projektet, hvis der opstår spørgsmål krav, som DUF og Udenrigsministeriet stiller i forbin- omkring regnskabsaflæggelsen. delse med økonomistyring og regnskabsaflæggelse for projekter støttet af Projektpuljen og MENA Puljen. Et afsluttende projektregnskab kan revideres på en af Der er forskellige tilgange til revision af regnskaber, og følgende måder: det afhænger af jeres projekt og partnerskab, hvad der a) Den danske organisation modtager bilagene fra part- fungerer bedst for jer. nerorganisationen og udarbejder på den baggrund 25 et samlet regnskab. Regnskabet revideres af en på et sprog, som den danske revisor ikke forstår. Alter- dansk revisor. nativt kan man eventuelt lade en økonomiansvarlig fra b)Der udarbejdes et regnskab for udgifterne i partner- partnerorganisationen, en lokal oversætter eller revisor landet, og der udføres lokal revision i partnerlandet oversætte de enkelte bilag, så de bliver forståelige for af en internationalt anerkendt revisor. Den danske den danske revisor. Der kan også være lokal lovgiv- revisor reviderer regnskabet for den danske orga- ning for eksempel i forhold til løn, som man skal være nisations udgifter, modtager partnerorganisationens opmærksom på, og som den danske revisor kan have reviderede regnskab og udarbejder på den baggrund svært ved at sætte sig ind i på afstand. et samlet revideret regnskab. modtager bilag fra partnerorganisationen, udarbejder et Krav til det reviderede regnskabs indhold regnskab og får regnskabet revideret i Danmark. Den Når I indsender jeres reviderede regnskab til DUF, skal danske organisation har det endelige ansvar for bevil- I redegøre for, hvordan bevillingen er anvendt, og vise lingen, og det kan være en god måde sammen at holde det økonomiske resultat af projektet. I skal kunne doku- styr på økonomien. mentere, at projektmidlerne er anvendt i overensstem- DUF anbefaler, at den danske organisation løbende melse med projektets formål og det budget, som DUF Det kan samtidig være en fordel, at det kun er den dan- tidligere har godkendt. ske organisations revisor, som involveres i revisionen. Revisionsinstruksen fra Udenrigsministeriet stiller en Kun for internt reviderede regnskaber er det et krav, at række krav, som kan være svære for en udenlandsk re- DUFs skabeloner for regnskabsaflæggelse anvendes. visor at leve op til. I udlandet skal finansiel revision og forvaltningsrevision gennemføres efter anerkendte inter- Hvis regnskabet revideres eksternt, skal I sørge for, at nationale standarder (IFAC/INTOSAI). Udenlandske revi- det eksternt reviderede regnskab lever op til DUF og sorer skal også i relevant omfang orienteres om indhol- Udenrigsministeriets krav til regnskabsaflæggelse. Disse det i Udenrigsministeriets revisionsinstruks. krav er følgende: Et argument for at anvende partnerorganisationens lo- Regnskabserklæringer skal som minimum indeholde: • Sagsnummer for projekt/bevilling • Ledelsespåtegning • Revisionspåtegning • Regnskabsberetning • Anvendt regnskabspraksis • Resultatopgørelse • Noter • Eventuelle bilag kale revisor kan være, hvis en stor del af bilagene er Det er den danske revisors opgave at sikre, at bevillingen bliver forvaltet forsvarligt af den danske organisation. Den danske revisor er dog ikke ansvarlig for forvaltningstilsyn hos partnerorganisationen. Det tager DUFs konsulenter sig af på tilsynsbesøg. Bogføringsloven stiller krav om, at regnskabsmaterialet skal opbevares i fem år efter projektets afslutning. I skal derfor gemme projektets bilag i mindst fem år. 26 Sagsnummer for projekt/bevilling På forsiden identificeres projektet. Dette bør indeholde: • Navn på den danske organisation • Projektets titel • Projektperioden • Bevillingens størrelse • DUFs sagsnummer • at revisor anser regnskabet for aflagt i overens- Ledelsespåtegning Det er ledelsen i den danske organisation, som har det overordnede ansvar for projektet og projektmidlerne. Ledelsen skal derfor underskrive regnskabet. Samtidig skal ledelsen bekræfte, at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med de gældende krav, og at det giver et retvisende billede af aktiviteterne og det økonomiske resultat i projektet. Regnskabsberetning Regnskabsberetningen beskriver med ord den økonomiske udvikling i projektet og skal som minimum indeholde: • Kortfattet resumé af projektets forventede resultater (se evt. den afsluttende projektrapport) • Kortfattet stillingtagen til, om projektets formål er opnået (se evt. den afsluttende projektrapport) • Stillingtagen til kvaliteten af dokumentationen i regnskabet • Redegørelse for ubrugte midler (eller tilgodehavende midler) samt rentetilskrivning (kan medtages i re sultatopgørelse eller i noter) • Redegørelse for eventuelle budgetændringer og anvendelse af budgetmargin med henvisning til korrespondance med DUF Revisionspåtegning Når revisoren har fuldført revisionen, skal det afsluttende regnskab forsynes med en revisionspåtegning. Hvis revisor er af den opfattelse, at der er usikkerhed, mangler eller fejl i det afsluttende regnskab, skal det klart fremgå af revisorens påtegning. Revisionspåtegningen skal som minimum indeholde: • Sagsnummer for projekt/bevilling og regnskabsperiode • Bekræftelse på, at regnskabet er revideret efter Udenrigsministeriets gældende revisionsinstruks • Redegørelse for arten og omfanget af den udførte revision, herunder en vurdering af det lokalt revi derede regnskab, hvis et sådant ligger til grund for det samlede projektregnskab • Vurdering af og oplysning om eventuelle mangler i organisationens interne kontroller, bogholderier og regnskabsvæsen • Konklusion og erklæring vedrørende den udførte revision, jf. følgende: • at revisor er habil • at revisor under sin revision har modtaget alle oplysninger, der er anmodet om stemmelse med god regnskabsskik, herunder: • at regnskabet er i overensstemmelse med organisationens bogføring • at tilskudsmidlerne er anvendt i henhold til formålet med den godkendte bevilling • at alle udgifter er betalt Anvendt regnskabspraksis Den anvendte regnskabspraksis redegør for, hvilken praksis der er lagt til grund for posterne i resultatopgørelsen, noter og regnskabsberetningen. Dette afsnit skal som minimum indeholde: • Den oplysning, at regnskabet er udarbejdet i over ensstemmelse med Udenrigsministeriets revisions instruks (”Instruks vedrørende udførelsen af revisi onsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter over/under 200.000 kr.”) • Den anvendte metode for omregning af fremmed valuta • Øvrige særlige forhold, der måtte være relevante for regnskabet 27 Resultatopgørelsen Resultatopgørelsen er den del af regnskabet, som viser, hvordan den økonomiske aktivitet i projektet har været. Her fremgår det, hvordan bevillingen er anvendt i projektet. Hvis DUF har godkendt brug af budgetmargin, skal beløbet placeres i regnskabet under de budgetposter, hvor midlerne er forbrugt. Resultatopgørelsen udarbejdes med udgangspunkt i det senest godkendte budget. For at sikre sammenlignelig- pris og den pris, I har betalt for udstyret. Listen under- hed og overskuelighed skal regnskabsposterne opstilles skrives af en tegningsberettiget person fra jeres organi- med samme benævnelser og rækkefølge som posterne i sation og af organisationens revisor. hovedbudgettet. Der skal altså være sammenhæng mellem budgettet og regnskabet. Ved projektets afslutning skal I udarbejde et overdragelsesdokument for det indkøbte udstyr og inventar. Noter I noterne kan I forklare oplysningerne i resultatopgørelsen yderligere. Der gives supplerende oplysninger til tallene i resultatopgørelsen, og det forklares, hvordan disse er fremkommet. Overdragelsesdokumentet skal indeholde en oversigt over udstyr eller inventar med en værdi, der overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (2015: 12.800 kr. pr. småanskaffelse). Overdragelsesdokumentet skal underskrives af en tegningsberettiget person fra den danske organisation og en person fra part- Som minimum bør I redegøre for: • Overførsler fra DUF og evt. tilgodehavende • Brug af budgetmargin • Overførsler til partnerorganisationen • Indkøb af udstyr og inventar • Tilskrevne renter (skal ikke tilbagebetales til DUF) nerorganisationen. I skal vedlægge en kopi af inventarlisten og overdragelsesdokumentet ved den afsluttende rapportering til DUF. DUF har udarbejdet to bilag, som I kan bruge til at lave inventarliste og overdragelsesdokument. De kan begge Eventuelle bilag Hvis der er udarbejdet en inventarliste eller et overdragelsesdokument, skal disse altid vedlægges regnskabet. Revideres projektregnskabet af en revisor, som sædvanligvis ikke reviderer organisationens årsregnskab, skal der vedlægges et revisionsprotokollat. Inventarliste og overdragelsesdokument Hvis I har indkøbt udstyr eller inventar, som overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (2015: 12.800 kr. pr. småanskaffelse), skal I udarbejde en inventarliste. Inventarlisten skal indeholde en optegnelse over det indkøbte udstyr og angive den budgetterede 28 downloades fra DUFs hjemmeside. 4 Mistanke om korruption eller uregelmæssigheder Med en bevilling følger et ansvar. De bevilgede penge Hvad forstår DUF ved korruption? skal bruges rigtigt, og som dansk organisation har I en Der findes ikke en almengyldig definition af korrupt ad- stor forpligtelse til at beskytte jeres partnerorganisa- færd. I DUFs forståelse af korruption omfatter korrupt tion, frivillige og eventuelle ansatte mod at lave fejl og og uredelig praksis følgende handlinger: mod at begå korruption. • Bedrageri og bedragerisk adfærd henviser til overEfter dansk lov er det strafbart at begå korruption. Den lagte gerninger begået af ledelsen eller andre per- danske organisation er derfor forpligtet til at gøre part- soner for egen vindings skyld. Det omfatter falske nerorganisationen opmærksom på, at korruption ikke fremstillinger, afpresning, sammensværgelse, accepteres. Udenrigsministeriets korruptionsklausul hemmelige aftaler, svindel, nepotisme, tyveri, skal altid medtages, når der udarbejdes kontrakter. Kor- underslæb, dokumentfalsk samt vildledende eller ruptionsklausulen fremgår derfor af kontrakten, som I svigagtig indberetning af omkostninger forbundet underskriver med DUF, og den fremgår af samarbejds- med projektaktiviteter, rejseudgifter, diæter osv. kontrakten for pilotprojekter, partnerskabsprojekter og Det er altafgørende at udvise nultolerance over for ungdomslederprojekter, som I underskriver med jeres alle former for bedrageri. partnerorganisation. “No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made, promised, sought or accepted – neither directly nor indirectly – as an inducement or reward in relation to activities funded under this agreement, including tendering, award or execution of contracts. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of this agreement and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Royal Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any projects funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs”. ➜ DUFs antikorruptionskodeks Inden I påbegynder jeres projekt, er det vigtigt, at de, som er involveret i projektet, bliver orienteret om DUFs antikorruptionskodeks, som alle bevillinger under Projektpuljen og MENA Puljen er underlagt. Antikorruptionskodekset kan downloades fra DUFs hjemmeside. I kodekset findes en nærmere beskrivelse af de procedurer, som igangsættes ved mistanke om bedrageri og korruption. 30 r • Hemmeligholdelse, tilsløring eller fortielse af forhold DUF tilslutter sig den udbredte definition i kontraktforvaltningen eller af potentielle interesse- af korruption som: “Misbrug af betroet magt og midler for egen vindings skyld”. konflikter i samarbejdet med partnerorganisationer, serviceudbydere, leverandører og forretningspartnere. Dette omfatter ethvert forsøg på at skjule tætte familieforbindelser, aktieposter, medejerskab og andre afgørende relationer. • Det er korrupt adfærd, når der tilbydes betaling ud- Hvis den danske organisation eller partnerorganisatio- over normale takster til gengæld for særlige tjenester nen har den mindste grund til at tro, at korruption eller eller fremskyndet sagsbehandling (også kendt som andre uregelmæssigheder finder sted i projektet eller i “smøring” og “bestikkelse”). Det er altafgørende at en af organisationerne, skal I kontakte DUF omgående. udvise nultolerance over for alle former for korrupt DUF vil herefter i fortrolighed vejlede jer i, hvordan I adfærd. skal forholde jer til mistanken og løse problemerne – eller i værste fald afbryde samarbejdet med jeres partner. • Misbrug af midler forstås som anvendelse af penge og aktiver (såsom tjenestebiler, telefoner osv.) med Hvis der konstateres korruption eller andre uregelmæs- andre formål, end hvad der nævnes i ansøgningen sigheder i forbindelse med en bevilling fra Projektpul- om finansiering af pågældende projekter og aktivi- jen eller MENA Puljen, er DUF forpligtet til at indbe- teter, samt som forsømmelig eller upassende ved- rette dette til Udenrigsministeriet. Udenrigsministeriet ligeholdelse af aktiver. Det er altafgørende at udvise træffer herefter afgørelse om den videre proces. nultolerance over for alle former for misbrug af midler. • Alvorlige uregelmæssigheder henviser til mangelfuld Definition af mistanke og beviseligt bedrageri bogføring, forsinket eller udeblivende økonomisk Mistanke om bedrageri, korruption osv. kan for eksem- afrapportering til partnere og donorer, spild i for- pel bero på følgende: valtningen af materielle, økonomiske og menneske- • Forsinkelser eller fejl i indleverede regnskaber og lige ressourcer samt andre former for ledelsessvigt. beretninger • Klager fra målgruppen, der hævder ikke at have • Accept af eller tilbud om gaver eller tjenester, der modtaget tjenesteydelser som lovet eller afrappor- er mere end symbolske, dvs. andet end kuglepenne, teret kalendere mv. Ingen medarbejder må direkte eller indirekte anmode om eller modtage nogen form for gave, tjenesteydelse eller anden værdi, der gengæl des med handlinger eller udeladelser på jobbet, eller som påvirker – eller fremstår, som om de på virker – udøvelsen af hans/hendes funktioner, pligter eller dømmekraft. Det gælder også værdier over draget til tredjepart, såsom ægtefælle/partner, børn Kontakt straks DUFs konsulenter, hvis I eller jeres partnerorganisation får mistanke om, at korruption eller andre alvorlige uregelmæssigheder finder sted i jeres projekt. DUFs konsulenter kan også rådgive jer om, hvad I og jeres partner kan gøre for at forebygge misbrug af midler og magt. osv. 31 • Indkøb af leverancer til væsentligt højere priser end normalt håndtering af mistanke og beviseligt bedrageri • Særlige iagttagelser såsom medarbejdere eller fri villige med et forbrug, der ligger langt over deres formodede økonomiske kapacitet, for eksempel bilkøb og byggeri • Manglende eller mangelfuld afstemning mellem kassebeholdning, kontoudtog og regnskaber. Vel funderet mistanke kan bygge på opsigtsvækkende indicier på uredelighed såsom: • Mangelfulde bilag for afholdte udgifter • Manglende underskrifter eller ufuldstændige lister DUFs ansvar DUF er ansvarlig for årlig afrapportering og regnskabsaflæggelse for program- og projektbevillinger modtaget fra Danida og Det Arabiske Initiativ under Udenrigsministeriet. Således er DUF også forpligtet til at give Udenrigsministeriet besked i tilfælde af velfunderet mistanke om eller beviseligt bedrageri, herunder eventuel korruption samt misbrug og forsømmelser i forvaltningen af offentlige midler. over personer, der har modtaget godtgørelse for deltagelse i træningsarrangementer DUFs indberetning til Danida og/eller en anden afde- • Stærke indicier på forfalskning af underskrifter ling af Udenrigsministeriet vil bygge på oplysninger fra og bilag den danske medlemsorganisation og den lokale partnerorganisation samt DUFs vurdering af, hvordan de to Beviseligt bedrageri er baseret på klar dokumentation projektsamarbejdspartnere håndterer sagen. af den pågældende type svindel og/eller en tilståelse, der kan indberettes til politiets efterforskere og til domstolene. Forebyggelse af korruption og uredelig praksis I kan selv gøre meget for at forebygge bedrageri, kor- DUFs medlemsorganisationers ansvar Organisationer tilsluttet DUF er forpligtede til at give DUF øjeblikkelig besked ved mistanke om eller beviser på bedrageri, korruption, misbrug af midler eller alvorlige uregelmæssigheder i forvaltningen af bevillinger fra DUFs Projektpulje eller MENA Puljen til partnerskabsaktiviteter. ruption, misbrug af midler og ledelsessvigt. DUF anbefaler, at I aftaler klare retningslinjer og procedurer for Når der rejses mistanke, bør medlemsorganisationen og administration og økonomistyring, der bør foreligge på DUF – i samråd med partnerorganisationen – sammen skrift hos både den danske organisation og partneror- beslutte, hvordan der skal følges op for at fastlægge, ganisationer. om mistanken er velfunderet eller ej. I skal så vidt muligt sikre jer, at økonomiske forret- Hvis bedrageri, misbrug af midler eller alvorlige uregel- ningsgange er betryggende, og at der foregår en for- mæssigheder bliver bevist, vil DUF øjeblikkeligt give svarlig intern kontrol. Projektets bogføring skal løbende besked til Danida og/eller en anden afdeling af Uden- ajourføres, dokumenteres med bilag og være i overens- rigsministeriet samt til de pågældende revisorer for med- stemmelse med god bogførings- og regnskabsskik. Or- lems- og partnerorganisationen og til DUFs egen revisor. ganisationen skal opbevare regnskabsmaterialet i fem år efter projektets afslutning i henhold til Bogførings- Ethvert tilfælde af beviseligt bedrageri, misbrug af mid- lovens krav. ler eller alvorlige uregelmæssigheder kan give anledning til ophævelse af den gældende finansieringsaftale 32 mellem DUF, den danske medlemsorganisation og den udenlandske partnerorganisation. Afhængigt af den enkelte sag kan det ligeledes komme på tale at tage disciplinære, civil- og/eller strafferetlige foranstaltninger. En yderligere konsekvens af sådanne forseelser kan blive udelukkelse fra fremtidige DUFfinansierede aktiviteter i en periode eller på ubestemt tid. Partnerorganisationens ansvar Partnerorganisationer forventes at reagere øjeblikkeligt, hvis de har grund til mistanke om bedrageri, korruption, misbrug af midler eller alvorlige uregelmæssigheder, eller hvis de bliver gjort opmærksom på mistænkelige forhold af deres medarbejdere, frivillige, udsendt personale, rådgivere, medlemmer af målgruppen eller andre personer. Fortrolighed For at overholde DUFs antikorruptionskodeks skal alle indberetninger af mistanke om bedrageri og korruption tages alvorligt og behandles fortroligt. Alle DUFs medarbejdere og frivillige samt alle medlems- og partnerorganisationer, der udtrykker mistanke om bedrageri og korruption i god tro, er garanteret fortrolighed fra DUFs side. Ethvert tilfælde af beviseligt bedrageri, misbrug af midler eller alvorlige uregelmæssigheder begået af frivillige, ungdomsledere eller andre personer støttet af DUF kan give anledning til øjeblikkelig ophævelse af finansieringen af pågældende aktiviteter. Afhængigt af den enkelte sag kan det ligeledes komme på tale at tage disciplinære, civil- og/eller strafferetlige foranstaltninger. En yderligere konsekvens af sådanne forseelser kan Hvis efterforskningen viser, at en sådan mistanke er vel- blive udelukkelse fra alle fremtidige DUF-finansierede funderet, forventes den lokale partner at indberette si- aktiviteter. tuationen øjeblikkeligt til sin danske samarbejdspartner med forslag til indgreb og modforholdsregler. I klare tilfælde af bedrageri eller korruption forventes den lokale partnerorganisation at give sin danske samarbejdspartner øjeblikkelig besked om sagen samt om de skridt, der er taget eller planlagt for at løse problemet og forhindre lignende forseelser fremover. Ansvar hos frivillige, ungdomsledere og andre projektarbejdere Frivillige, ungdomsledere og andre, der arbejder med DUF-finansierede projekter, er i første omgang forpligtet til at fortælle deres overordnede om enhver mistanke om eller bevis på bedrageri, misbrug af midler eller alvorlige uregelmæssigheder i forbindelse med DUF-finansierede aktiviteter. Hvis dette ikke medfører passende og tilstrækkelig handling, skal den danske medlemsorganisation og DUF have øjeblikkelig besked for at sikre eventuel opfølgning. Lokale og danske revisorers ansvar Hvis lokale eller danske revisorer i forbindelse med revisionen af regnskaber for DUF-finansierede indsatser bliver opmærksomme på nogen form for bedrageri, misbrug af midler, alvorlige uregelmæssigheder eller betydelige brud på projekt- eller finansieringsaftalen med DUF, har de pligt til at give øjeblikkelig besked til ledelsen af den lokale partnerorganisation, den danske medlemsorganisation og DUF. Bemærkninger fra lokale og/eller danske revisorer skal indberettes sammen med konstateringer om sagen. 33 5 ORDLISTE A at deltage i samfundsudviklingen og vælger at udføre bogføring i specielt at fremme mellemfolkelig forståelse udviklede computerprogrammer, der Administration og dialog mellem unge i MENA-regi- gør bogføringen lettere. Når I søger om penge hos DUF, er onen og unge i Danmark. DUFs I kan også vælge at anvende Excel- det muligt at søge om et admini- MENA Pulje er finansieret af midler skabeloner, som er udviklet af DUF strationsbidrag. Administrationsbi- fra Det Arabiske Initiativ. og findes på DUFs hjemmeside. draget skal dække de administrative merudgifter, som I har i løbet af projektperioden, og som ikke dæk- B Budget Et skøn over det beløb, som en or- kes af projektets andre budgetpo- Bankafstemning (bank recon- ganisation forventer at bruge i løbet ster. ciliation) af et projekt. DUF har udarbejdet Ved hjælp af bankafstemning kan en budgetskabelon, som I skal Antikorruptionskodeks I kontrollere, at kontoudskrifter fra bruge, når I ansøger om midler fra (Anti-corruption code of conduct) banken stemmer med det, som er Projektpuljen eller MENA Puljen. DUF har udarbejdet et antikorrupti- bogført i jeres regnskab. I laver en onskodeks for at sikre, at alle parter bankafstemning, ved at I på den Budgetmargin (budget margin) i DUF-finansierede internationale ene side har alle projektets bogførte Hvis I får behov for at dække ufor- projekter arbejder på ansvarlig vis indtægter og udgifter, mens I på udsete udgifter, kan I benytte jer både som individer og organisatio- den anden side har alle projektets af budgetposten ”Budgetmargin”. ner. Antikorruptionskodekset for- kontoudtog. Beløbene afstemmes Budgetmargin kan bruges til at klarer også, hvad I og DUF skal gøre mod hinanden, så I sikrer, at alle dække uforudsete udgifter eller i tilfælde af mistanke eller vished poster stemmer overens. justere aktiviteter indenfor rammen af projektansøgningen. Hvis om bedrageri, misbrug eller alvorlige uregelmæssigheder i DUF- Bilag (vouchers) I vil bruge budgetmargin, kræver finansierede internationale pro- Et bilag er en skriftlig dokumenta- det altid en forhåndsgodkendelse jekter. Antikorruptionskodekset kan tion for en udgift eller indtægt. fra DUF. Find ansøgningsskabe- findes på DUFs hjemmeside. Som en del af økonomistyring og lonen på DUFs hjemmeside. regnskab i jeres projekt skal der D Det Arabiske Initiativ (The Danish- foreligge bilag for projektets udgif- Arab Partnership Programme) ter i form af eksempelvis kvitterin- Det danske udenrigsministeriums ger, fakturaer og kontoudtog. Husk, Danida (Danish International initiativ for at styrke dialog, for- at bilagsmaterialet ifølge bogfø- Development Assistance) ståelse og samarbejde mellem ringsloven skal gemmes i mindst Danida er betegnelsen for det Danmark og den arabiske verden. fem år efter projektets afslutning. danske udviklingssamarbejde og er Det Arabiske Initiativ støtter danske et aktivitetsområde under Udenrigs- NGO’ers arbejde i MENA-regionen Bogføring (bookkeeping) ministeriet. DUFs Projektpulje er indenfor forskellige emneområder, Bogføring er den systematiske finansieret af midler fra Danida. herunder ungdom. I forbindelse registrering af økonomiske transak- med ungdom er det overordnede tioner som indtægter, udgifter og formål at bidrage til at styrke unge lønafregning, så I løbende kan hol- i MENA-regionen med henblik på de styr på jeres regnskab. De fleste 34 E større projekter under Projektpuljen Korruption (corruption) og MENA Puljen. DUF tilslutter sig den brede ud- Ekstern revision (external audit) Når I aflægger regnskab for jeres projekt til DUF, skal I have en bredte definition af korruption som: I ”Misbrug af betroet magt og midler for egen vindings skyld” og tolererer revisor til at vurdere, hvorvidt jeres Inventarliste (inventory list) ikke, at der finder korruption sted regnskab opfylder lovkrav og giver Ved projektets afslutning skal I i forbindelse med bevillinger fra et retvisende billede af projektets lave en inventarliste og et over- DUFs to internationale puljer. Læs aktiviteter. For projekter med en dragelsesdokument for indkøbt ud- mere om former for korruption, fore- bevilling over 50.000 kr. er det et styr og inventar, hvis beløbet på det byggelse og håndtering af korrupt krav, at det afsluttende regnskab enkelte inventar overstiger statens adfærd i kapitel fire samt i DUFs revideres af en ekstern revisor, som grænse for småanskaffelser. De gæl- antikorruptionskodeks, som findes er uafhængig af organisationen. dende satser kan findes på Moderni- på DUFs hjemmeside. Typisk anvendes organisationens seringsstyrelsens hjemmeside. Kvittering (receipt) faste eksterne revisor til at revidere projektregnskabet. F Intern revision (internal audit) Et bilag for en udgift, som skal Når I aflægger regnskab for jeres indgå i regnskabet for et projekt. projekt til DUF, skal I have en Finansielle retningslinjer (financial regnskab opfylder lovkrav og giver M guidelines) et retvisende billede af projektets Mango DUF anbefaler, at I sammen med aktiviteter. For projekter med en Den britiske NGO Mango har lavet jeres partner aftaler et sæt finan- bevilling under 50.000 kr. er det en omfattende håndbog i økonomi- sielle retningslinjer for økonomi- tilstrækkeligt, at det afsluttende styring og et ”sundhedscheck”, der styringen. Retningslinjerne bør til- regnskab revideres af organisa- fungerer som et godt dialogredskab passes jeres organisationer og det tionens egen interne revisor eller om økonomistyring. Find hånd- konkrete projekt, men skal leve op bogholder under forudsætning af, bogen og ”sundhedschecket” på til DUFs krav og anbefalinger. at denne person ikke har stået for DUFs hjemmeside. revisor til at vurdere, hvorvidt jeres den løbende bogføring af projektets G Gennemsigtighed (transparency) DUF anbefaler, at der er nedskrevne udgifter. Medlemsorganisation (member organisation) K En børne- og/eller ungdomsorganisation, der er medlem af regler om fordeling af ansvar, Kasseafstemning (cash reconcilia- DUF – Dansk Ungdoms Fællesråd. beslutningskompetence og arbejds- tion) DUF har 71 medlemsorganisationer. beskrivelser for ansatte og frivil- Hvis I har en kontant kassebehold- lige, så der er gennemsigtighed i ning i projektet, skal I jævnligt lave MENA (Middle East and North økonomistyringen. Dette kan gøres i en kasseafstemning. I skal sikre jer, Africa) et sæt finansielle retningslinjer og/ at kontantbeholdningen optælles, Forkortelse for regionen Mellem- eller i en samarbejdskontrakt. Sam- og at beløbet stemmer overens med østen og Nordafrika. arbejdskontrakten er et krav i de de bogførte indtægter og udgifter. 35 MENA Puljeudvalget (MENA Pool med en opgørelse over projektets Revision (audit) Committee) samlede udgifter i forhold til det Revision er en gennemgang og DUFs bevillingsudvalg, der har budgetterede beløb. I tillæg skal I kontrol af projektets afsluttende ansvar for behandlingen af projekt- vedlægge en regnskabserklæring. regnskab. Når I aflægger regnskab ansøgninger under MENA Puljen Er bevillingen på under 50.000 kr., for jeres projekt til DUF, skal I have til partnerskabsaktiviteter i MENA- skal DUFs formater for regnskabs- en revisor til at vurdere, hvorvidt regionen. Udvalget består af repræ- aflæggelse anvendes. Er bevillingen jeres bogføring og regnskab opfylder sentanter fra DUFs medlemsorga- større end 50.000 kr., er det tilladt regnskabskravene, som bevillingen nisationer og står til ansvar overfor at anvende formater udarbejdet af er underlagt, samt en vurdering af, DUFs Styrelse. den eksterne revisor, så længe disse om bogføringen og regnskabet giver lever op til Udenrigsministeriets et retvisende billede af projektets revisionsinstruks. aktiviteter. Overdragelsesdokument (transfer Regnskabsskabeloner (financial Revisionsinstruks (audit instruction) document) templates) ”Udenrigsministeriets instruks ved- Hvis I har købt udstyr eller inven- I kan anvende Excel-regnskabsark rørende udførelsen af revisionsop- tar for projektmidler, skal I ved til den løbende bogføring af pro- gaver i forbindelse med forvaltning projektets afslutning udarbejde et jektets udgifter, hvor udgiftsbilag af tilskud fra miniprogrammer”. overdragelsesdokument for det ind- og overførsler til partnerorganisa- Der findes en instruks for projekter købte, hvis det enkelte udstyr eller tionen registreres. Budgettet indgår under 200.000 kr. og en for projek- inventar har en værdi, der overstiger i regnskabsarket med det formål, ter over 200.000 kr. Instrukserne den skattemæssige sats for småan- at man løbende kan holde øje med, er tilgængelige på dansk, engelsk, skaffelser. hvordan udgifterne fordeler sig i fransk og spansk og kan downloa- forhold til det bevilligede budget. des på DUFs hjemmeside. DUF har udarbejdet forskellige Vær opmærksom på, at DUF har regnskabsskabeloner i Excel, som besluttet, at alle bevillinger over findes på DUFs hjemmeside. 50.000 kr. skal revideres af en eks- O P Projektpuljeudvalget (Project Pool tern revisor efter revisionsinstruksen Committee) DUFs bevillingsudvalg, der har an- Regnskabserklæring (financial svar for behandlingen af projektan- statement) søgninger i udviklingslandene under Ved projektets afslutning skal Projektpuljen. Udvalget består af I indsende et regnskab og en repræsentanter fra DUFs medlems- regnskabserklæring til DUF. Er Samarbejdskontrakt (cooperation organisationer og står til ansvar bevillingen på under 50.000 kr., agreement) overfor DUFs Styrelse. skal DUFs formater for regnskabs- Hvis jeres partnerorganisation skal aflæggelse anvendes. Er bevillingen være ansvarlig for dele af bevillin- større end 50.000 kr., er det tilladt gen, anbefaler DUF, at I udarbejder R for projekter over 200.000 kr. S at anvende formater udarbejdet af en samarbejdskontrakt, som be- Regnskab (financial accounts) den eksterne revisor, så længe disse skriver den danske organisations og Ved projektets afslutning skal lever op til Udenrigsministeriets partnerorganisationens finansielle I indsende et regnskab til DUF revisionsinstruks. ansvarsområder og forpligtelser. 36 Samarbejdskontrakten er et krav i de større projekter. U Udviklingsland (developing country) Statusrapport (status report) Der findes flere forskellige definitio- Partnerskabsprojekter, der varer ner på, hvad et udviklingsland er. længere end 1½ år, skal indsende Ordet henviser dog ofte til lande, en midtvejsstatus til DUF og deltage der ikke har gennemgået en egentlig i et møde med DUFs konsulenter. industrialisering, og hvor levestan- Skemaer til midtvejsstatus findes darden er lav. I forbindelse med på DUFs hjemmeside. Udenrigsministeriets støtte til danske NGO’er defineres et udviklings- T land som et land, hvis BNI (Brutto National Indkomst) pr. indbygger Tegningsberettiget (authorised to ligger under en defineret grænse, sign on behalf of the organisation) som ændres fra år til år. En tegningsberettiget person kan ”tegne foreningen juridisk”. Det vil sige, at personen har ret til at skrive under på bindende løfter og aftaler Ø på foreningens vegne. Typisk vil det Økonomirapport (financial report) fremgå af vedtægterne i foreningen, For at I har et fælles grundlag at hvem der er tegningsberettiget. styre økonomien ud fra, er det vigtigt, at partnerorganisationen Tro og love-erklæring (solemn løbende sender økonomirapporter, declaration) der giver overblik over forbruget, til Hvis I mister en kvittering eller den danske organisation En økono- glemmer at få en kvittering for en mirapport bør indeholde en opgø- vare, kan I udarbejde en tro og relse over indtægter og udgifter og love-erklæring. Erklæringen skal kommentarer, der forklarer forskelle indeholde information om, hvilken mellem budgettet og det reelle vare I har købt, til hvilken pris og forbrug. dato. Derudover skal der være underskrifter både fra den person, Økonomistyring (financial manage- som har haft udgiften, og en økono- ment) miansvarlig fra organisationen. Styring og administration af et Husk at aftale med jeres revisor projekts økonomi, mens projektet ved projektets start, i hvilket om- gennemføres. fang tro og love-erklæringer kan godkendes i regnskabet. 37 6 indeks Administration 10, 34 Moneygram 14 Afrapportering 24 Antikorruptionskodeks 30 Bankafstemning 18-19, 34 Omfordeling 20 Overdragelsesdokument 19, 28, 36 Overførsel 14 Bankkonto 13 Bankoverførsel 14 Bilag 15-17, 34 Bogføring 15, 17, 32, 34 Budget 6, 7, 15 Budgetpost 7-8 Budgetmargin 8, 20, 22 Budgetrevision 15, 20-22 Budgetændring 15, 20-22 Detaljeret budget 7 Pengeoverførselsbureau 14 Projektstøtte 7, 8-11 Regnskab 24-28, 36 Regnskabserklæring 24, 26 Rejseregnskab 19 Revideret budget 20-21 Revideret regnskab 24, 26-28 Revision 8, 13, 24-28, 35, 36 Revisionsinstruks 13, 22, 24-28, 36 Revisor 8, 13, 25 Ekstern revision 8, 26 Samarbejdskontrakt 12-13, 36 Finansielle retningslinjer 15, 20, 32, 35 Hovedbudget 7 Indkøbt udstyr 19, 28 Skabeloner 5, 7 Småanskaffelse 19, 28 Tro og love-erklæring 15-17, 37 Inventar 7, 19, 28 Udlæg 15-17 Intern kontrol 18, 32 Ungdomsleder 17, 20 Intern revision 8, 26 Valutakurs 14, 15 Kasseafstemning 18-19, 35 Vægtet valutakurs 14, 15 Kontanter 18-19 Korruption 15, 30-33, 34, 35 Kvittering 15-17, 35 Løn 10 38 Western Union 14 Økonomirapport 17, 18, 37 Økonomistyring 15-20, 32, 37 Dansk Ungdoms Fællesråd Scherfigsvej 5 2100 København Ø Tlf.: 39 29 88 88 www.duf.dk Økonomistyringsmanual for Projektpuljen og MENA Puljen
© Copyright 2024