Fakturaskanning -processen Faktura ankommer 1. Posthantering postbox Klicka på rutan du ver 1.1 2. Postöppning, sortering, preparering 3. Skanning, tolkning, verifiering 4. Hantering av övrigt material 6. Filöverföring 4. Hantering av övrigt material 7. Filhantering, ankomstreg 5. Fysisk lagring vill veta mer om. Om det inte fungerar på din dator, välj pilen nedan 4. Hantering av övrigt material 8. Felhantering, komplettering Övrigt material har 8. Felhantering, komplettering tagits om hand 11. Arkivering Faktura arkiverad 9. Granskning attest kontering 10. Betalning Leverantör betald 1. Posthantering 1 Händelse Fakturan skickas till samma fakturaadress som tidigare Part Varuleverantören Fakturan skickas till postbox "Borås Stad akturaservice" Fakturan eftersänds till skanningleverantören Fel fakturaadress Varuleverantören Kommentar Senare: 1 2 3 Posten Fakturor som anländer till fel adress returneras till leverantören med följebrev 2. Postöppning, sortering och preparering Instruktion 1 Händelse Part Kommentar Kuvert öppnas. Utsortering av fakturor ur annan post Fakturamottagare på resp förvaltning/ kommundel 2 Fakturan prepareras Fakturamottagare på Sortering i fakturatyper, ta bort resp förvaltning/ kopior, klammer, post-IT,ev kommundel komplettering av referens etc. Kommer 3 Skicka fakturabunten till skanningleverantören Fakturamottagare på resp förvaltning/ kommundel 1 Kuvert öppnas. Sortering fakturor och övrigt material ("icke fakturor") mm Skanningleverantören Sortering i fakturatyper och "Ickefakturor" (ex påminnelser, följesedlar, utlandsfakturor, reklam och annan post) 2 Fakturan prepareras Skanningleverantören Ta bort kopior, klammer, post-IT etc. Senare: 3. Skanning, tolkning, verifiering Part Kommentar Skanningleverantören Enkelsidiga, dubbelsidiga, flersidiga Detaljer 1 Händelse Fakturan skannas 2 Fakturan tolkas Skanningleverantören Aktuella fält fångas. Mallar skapas för varje leverantörs fakturor för bättre kvalitet Referens, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, Momsbelopp, Bruttobelopp, Organisationsnummer, Bg-nr (första hand) Pg-nr (andra hand), OCR-nummer 3 Fakturan verifieras Skanningleverantören Manuell kontroll att fälten tolkats rätt 4. Hantering av övrigt material Händelse 1 Allt som inte är svenska fakturor gallras ut Part Kommentar Skanningleverantören Ex påminnelser, följesedlar, utlandsfakturor, reklam och annan post 2 Överenskommet material skickas till Borås Skanningleverantören Visst material postas dagligen, annat Stad skickas 2 ggr/vecka. Alternativt skannas och skickas via e-post 3 Reklam o dyl kastas Skanningleverantören Vid tveksamheter skannas materialet och visas upp i underhållsapplikation 4 Mottaget material vidarebefordras till Bokhållare Adk F&R distributör vid aktuell förvaltning/kommundel 5 Mottaget material vidarebefordras till berörd Distributör vid aktuell förvaltning/kommundel När det är uppenbart att materialet inte är viktigt för mottagaren kastas det. 5. Fysisk lagring Händelse 1 Fakturan packas för arkivering Part Skanningleverantören 2 Transport till arkiv Skanningleverantören Kommentar I EDB närarkiv i 60 dgr. Spårbarheten från transaktion till fysisk faktura via löpnr (?) och försättsblad på arkiverad bunt. Till Stadsarkivet, Borås Stad 6. Filöverföring 1 Händelse Kvalitetskontroll Part Skanningleverantören 2 Överföringsfil skapas Skanningleverantören 3 Hämtning av fil Adk Data Kommentar Automatisk kontroll av info till överföringsfil Fil skapas, konverteras till Agressoformat och läggs i vår brevlåda Läggs i importmapp 7. Filinläsning, ankomstregistrering 1 2 3 Händelse Fil inläses i Agresso (bunt) Ankomstregistrering Fakturan distribueras till mottagningsattestant Part Bokhållare Adk F&R Agresso/Bokhållare Adk F&R Agresso/distributör aktuell förvaltning Kommentar Avstämning mot meddelat antal Maskinellt. Manuellt efter rättelse och vid ny leverantör Maskinellt. Manuell då referens saknas eller är fel. 8. Felhantering och komplettering 1 1.1 1.2 1.1.1 Beställarreferens saknas alt felaktig referens Manuell distribution till "distributör" Bokhållare Adk F&R vid aktuell förvaltning Om förvaltning ej kan tydas Bokhållare Adk F&R 1.1.2 Vidarebefordrar till berörd mottagningsattestant Om berörd person ej kan tydas 2 Ny leverantör 2.1 Ny leverantör kontrolleras och registreras 3 3.1 3.2 Distributör aktuell förvaltning Distributör aktuell förvaltning Returnera fakturan till leverantör med standardbrev Returnera fakturan till leverantör med standardbrev Leverantören finns ej i reskontran Bokhållare Adk F&R Namn, organisationsnummer, giro Dublettfaktura Dublettfaktura Bokhållare Adk F&R "Falsk" dublettfaktura Bokhållare Adk F&R Fakturanumret finns redan på leverantören. Raderas efter kontroll. Editeras om korrekta villkor. Ej egentlig faktura, ex kontoinsättningar till eget kundkonto. ”Fakturanumret” är annan identifiering. Editeras. 9. Granskning, attest och kontering 1 Händelse Fakturan granskas, konteras och attesteras Part Attestant Kommentar Detaljer Mot rekvisition/order, leverans/prestation, Beslutsattestanten är avtal och pris. Rätt konteringsrad anges även ansvarig för av någon (eller successivt av flera) i kontroll att info tolkats attestflödet. Delar av konteringen är rätt: förvalda. Beslutsattestanten ansvarig. -Fakturanummer AGRESSO-funktion: Påminnelse efter 6 -Leverantören -Totalbelopp dgr, ny påminnelse efter ytterligare 2 dgr. Efter ytterligare 2 dgr vidarebefordran -Moms till chef. -Förfallodatum Vid attest skickas fakturan vidare i flödet Var EXTRA noga vid enligt uppsatta regler eller till den person kreditfaktura. Titta på som angivits manuellt. ALLA bilder! 2 Justering moms mm / intern kontroll Ekonom resp förvaltning/kommundel Fånga/ändra aktuella fakturor innan definitivregistrering 3 Intern kontroll i efterhand Ekonom resp förvaltning/kommundel Enligt interna rutiner. Ev arbetsbyte med annan förvaltning för ökad integritet Enl rutin 10. Betalning 1 2 Händelse Verkställa betalning (bunt) Avstämning betalningsorder från betalningsinstitut Part Adk F&R Adk F&R Kommentar Befintlig rutin Befintlig rutin 11. Arkivering 1 Händelse Fakturorna arkiveras Part Adk Stadsarkivet 2 Gallring av arkiv Adk Stadsarkivet Kommentar Fakturorna anländer till Stadsarkivet, förpackade Gallras enligt arkivplan