Försprång genom förändring - utveckling

Projekt som arbetsform
♦ Innehåll
− Projekt som arbetsform
− Olika slags projekt
− Projektmodeller
− Planeringsmodeller
1
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ En föränderlig värld
− Människor idag vill vara med och påverka sin
situation
− Delaktighet i verksamheten
− Ökad konkurrens
− Osäkerhet på marknaden
− Nya sätt att driva affärsverksamhet genom nätverk
♦ Nya samarbetsformer
♦ Traditionella besluts och delegeringsformer ändras
− Arbetsmarknadens utveckling/förändring
♦ Tillfälliga jobb
♦ Egen företagare
♦ Hög flexibilitet
2
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Vad är projekt?
− Diskutera i bikupa 2 minuter
3
2015-08-19
Marie Ahlqvist
1
Projekt som arbetsform
♦ Projekt är
− En arbetsform med starkt resultatfokus
− Del av ett större sammanhang
− Ett verktyg för att leverera verksamhetsoch affärsmål.
4
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Flera definitioner på projekt
− Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för
att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat under en bestämd tid.
− En grupp av projektdeltagare utför under ledning av en projektledare
en klart definierad uppgift, på en viss tid, med givna resurser.
Resurserna kan vara i form av människor, maskiner, material, pengar
eller lokaler.
Projektet ska ha mätbara mål.
Projektledaren är ansvarig för att projektet utförs och slutförs enligt
givna direktiv.
♦ Formell definition – finns den?
”En temporär satsning för att framställa en unik vara eller
tjänst”
5
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Fem karaktärsdrag
− Temporär
♦ Avser att projektet har en viss varaktighet med tydlig start
och ett tydligt slut.
− Resursfördelning
♦ Omfattande / komplext
♦ Innebär att organisationen tilldelar projektet resurser
− Skapa något nytt – Unikt
♦ Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som
detta framställs på.
− Engångsuppgift
− Viktigt för verksamheten
6
2015-08-19
Marie Ahlqvist
2
Projekt som arbetsform
♦ Verksamhetsprocessen
− Verksamhetsledning
♦ Vilka beslut som ska tas
− Operativt arbete
Verksamhetsledning
♦ Hur arbetet ska genomföras
Operativt arbete
7
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projektledning i processen
− Cheferna leder det operativa
arbetet indirekt dvs genom
projektledaren
♦ Chefens perspektiv
− Avlastas ledningsarbetet
♦ Projektledarens perspektiv
− Ansvarar för att leda
genomförandet
− Befogenheter att ta vissa beslut
Verksamhetsledning
Projektledning
Operativt arbete
♦ Projektdeltagarnas perspektiv
− Projektledaren tillfällig chef
8
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Risker
− Extra nivå i hierarkin
♦ Kommunikationen
försvåras
− Ökar distansen mellan
chef och det operativa
arbetet
− Chefen tappar kontakt
med operativa arbetet
9
2015-08-19
Verksamhetsledning
Projektledning
Operativt arbete
Marie Ahlqvist
3
Projekt som arbetsform
10
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projekt ska uppnå resultat
− Vision och affärsmål är styrande för arbetet
− Genom projekt kan ledningen styra mot affärsmålen
♦
♦
♦
♦
11
Tydliga mål
Synliga beställare
Tillgång till resurser
Stöd av organisationen
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Lyckat projektresultat är beroende av
− Samarbete mellan linje och projekt
− Linjechefer som skapar nytta genom
♦ Utveckling av individer
♦ Utveckling av processer
− Projektledare som skapar nytta genom
♦ Leverera resultat
♦ Positiva förändringar
12
2015-08-19
Marie Ahlqvist
4
Organisationsteori
♦ Syfte med organisation
−
−
−
−
Fördela ansvar och befogenheter
Reglera förhållande chef och underställd
Uppnå ökad effektivitet
Optimera verksamhetens resurser
♦
♦
♦
♦
13
Personal
Pengar
Tid
Utrustning
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
14
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Bra att känna till
− Internationellt håller man isär
♦ Project Management – ledarskap
♦ Project Control – metodik och planering
− I Sverige är projektledning
♦ Ledarskap
♦ Metodik
♦ Planering
15
2015-08-19
Marie Ahlqvist
5
Dags för fika!
16
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Olika typer av projekt
− Ställer olika krav på projektledare
♦ Skillnader
− Intressenternas inflytande
− Hur kraven formuleras
− Strategival
− Projektplanen
− Aspekter på organiseringen
− Risker i projektet
17
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projekttyper
Koppling till vision och
strategi
Vad projektuppgiften
innebär
Projekttyp
Vad ska vi erbjuda och
varför man ska välja just
oss
Utveckla produkter, dvs
varor och tjänster
Produktutvecklingsprojekt
Var vi ska agera och vem
vi vänder oss till
Etablera verksamhet på ny
marknad, bearbeta ny
kundgrupp
Marknadsprojekt
Hur vi ska arbeta
Omorganisation, införa nya Interna förändringsprojekt
rutiner,
personalutbildningsinsatser
Operativ verksamhet
Leverera varor och tjänster
Kundorderprojekt
Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung
18
2015-08-19
Marie Ahlqvist
6
Projekt som arbetsform
♦ Projekttyper
Projekttyp
Produktutvecklingsprojekt
• Utveckla produkter
• Fokus teknik
• Effekter inom de flesta delarna av
verksamheten.
• Marknadsföring
• Materialanskaffning
• Tillverkning
• Lagerhållning
• Försäljning
• Leverans
• Eftermarknad
Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung
19
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projekttyper
Projekttyp
Marknadsprojekt
• Vidga och förändra de yttre ramarna för
verksamheten
• Fokus utåtriktad verksamhet
• Ny geografisk marknad
• Ny kundgrupp
• Nytt sätt att nå kunderna
• Ändrad affärsmodell
• Kampanjer inom marknad och sälj
Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung
20
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projekttyper
Projekttyp
Interna
förändringsprojekt
• Fokus den egna organisationen
• Effektivisering
• Förändra och utveckla hur man genomför
arbetet
• Organisera om
• Flytta verksamheten eller delar av den
• Införa nya arbetssätt
• Kompetenshöjning
• Nya IT-system
Ref Projektledningsmetodik, T Jansson och L Ljung
21
2015-08-19
Marie Ahlqvist
7
22
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projektmodellers komplexitet
− Enkla projektmodeller
♦ När övergår projektmodellen
från att vara stödjande till
hämmande?
− Regler
− Rutiner
− ”Måsten”
23
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Införande av arbetsmodell för
projektverksamhet
− Påverkar:
♦
♦
♦
♦
♦
24
2015-08-19
Beslutsprocesser
Organisationen
Ansvar
Befogenheter
Rutiner och processer berörs
Marie Ahlqvist
8
Projekt som arbetsform
♦ Införande av modell innebär
− Förändring av
♦ Kultur
♦ Värdering
− Utvecklande av projektkultur
25
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Alla faser syftar till att skapa
förutsättningar för att nå
effektmålen
♦ Varje fas har ett eget mål
♦ Du har inte tid att ha bråttom
− Viktigt att lägga tid på
♦ Tidiga faser
♦ Projektstart
♦ Benchmarking mellan projekt
26
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
Vad?
27
2015-08-19
Hur?
Realisera!
Klart!
Marie Ahlqvist
9
Projekt som arbetsform
♦ Förstudie
− Analysera förutsättningarna för projektet
− Specificera uppdraget
− Tar fram underlag för beslut
28
2015-08-19
Dokument
Uppdragsbeskrivning
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Planering
− Producera planer för
genomförandet
− Avgränsningar
− Bedöma handlingsalternativ
− Förbereda organisationen för
projektarbetet
29
2015-08-19
Dokument
Projektspecifikation
Projektplan
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Genomförande
− Realisering av projektet
− Rapportera delresultat – avstämningar
mot planer
− Införa resultat
− Överlämna resultat
30
2015-08-19
Dokument
Resultatrapporter
Marie Ahlqvist
10
Projekt som arbetsform
♦ Avslut
− Utvärdera
− Avveckla
− Stänga projektet
31
2015-08-19
Dokument
Slutrapport
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Projektdokument - Kärt barn har många namn
− Projektdirektiv
♦ Uppdragsbeskrivning
♦ Projektbeställning
− Projektspecifikation
♦ Projektplan
♦ Projektbeskrivning
− Delrapport
♦
♦
♦
♦
32
2015-08-19
Progressrapport
Lägesrapport
Avvikelserapport
Resultatredovisning
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
33
2015-08-19
Marie Ahlqvist
11
Projekt som arbetsform
♦ Fem frågor innan start av projekt
− Vem är beställaren och vem är kunden?
− Varför ska uppdraget utföras?
− Vad ska göras?
− När ska uppdraget vara färdigt?
− Hur ska uppdraget utföras?
34
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
35
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Projekt som arbetsform
♦ Bakgrundsbeskrivning
♦ Avgränsningar
♦ Syftet – varför behövs projektet?
♦ Effektmål
♦ Mål – vad ska projektet leverera?
♦ Projektmål
− Målformulering
♦
♦
♦
♦
♦
36
2015-08-19
Specifikt
Mätbart
Accepterat
Realistiskt
Tidssatt
Marie Ahlqvist
12
Projekt som arbetsform
♦ Avtal som styr projektarbetet
− Uppdragsbeskrivning – projektets urkund
♦ Visar vilka fundament projektet vilar på
♦ Beställarens önskemål
− Kravspecifikation
♦ Definierar vad projektet ska leverera
− Direktiv projektförberedelser
♦ Reglerar vad som ska göras under förstudien och
planering
− Projektplan
♦ Reglerar genomförandet och styrning
− Resurskontrakt
♦ Reglerar villkor för resurser
− Projektbudget
♦ Förkalkyl
37
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Kartläggning av projekt
♦ Nulägesanalys – ett effektivt verktyg
− Att lyfta fram fördelar i projektet
− Bli medveten om nackdelar
♦ Analysen är en viktig länk, utgör basen för
− Aktivitets- och resursplanering
− Organisation
− Bemanning
− Informationsplanering
− Riskanalys
38
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Kartläggning av projektet
♦ SWOT – kartläggning av
nuläget
− Yttre förutsättningar
− Inre förutsättningar
− Existerande faktor
♦ Analys
− Identifiera gap
− Hitta matchningar
39
2015-08-19
Marie Ahlqvist
13
Intressenter
♦ Intressenter
− Alla som påverkar eller påverkas av projektet
40
2015-08-19
Marie Ahlqvist
Intressenter
♦ Kärnintressenter
− Beslutande och/eller drivande roller i
projektet
♦ Primärintressenter
− Intressenter som i hög grad påverkas
och vill påverka projektet
♦ Sekundärintressenter
− Intressenter med relativt lågt intresse.
− Påverkar inte projektet aktivt
41
2015-08-19
Marie Ahlqvist
14