1. No category

ANSVARSFULLT
UPPTRÄDANDE
Skapa förväntningar
HANDLEDNING
FÖR
GRUPPLEDARE
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
HANDLEDNING
FÖR GRUPPLEDARE
Ett meddelande från BAE Systems styrelseordförande och VD Jerry DeMuro
3
Introduktion till utbildningen
4
Utbildningsöversikt5
Tips om gruppledning
6
Presentationsmetoder
Med video
7
Utan video
Beskrivning av deltagardokument
7
Utbildningssession8
Modellbudskap
Introduktion
9
Sammanfattning
Tabell för scenarioval
10
Scenario 1: Tassa runt på tå (inkludering och respekt)
11
Del 1
Scenario 1: Tassa runt på tå (inkludering och respekt)
12
Del 2
Scenario 2: Jag bryr mig faktiskt (inkludering och respekt)
13
Del 1
Scenario 2: Jag bryr mig faktiskt (inkludering och respekt)
14
Del 2
Scenario 3: En rimlig anpassning (inkludering och respekt)
15
Del 1
Scenario 3: En rimlig anpassning (inkludering och respekt)
16
Del 2
Scenario 4: Extraknäck (intressekonflikt)
17
Del 1
Scenario 4: Extraknäck (intressekonflikt)
18
Del 2
Scenario 5: Pressad (rapportering)
19
Del 1
Scenario 5: Pressad (rapportering)
20
Del 2
Scenario 6: Tjänar alla på det? (Användning av personlig och företagets utrustning)
21
Del 1
Scenario 6: Tjänar alla på det? (Användning av personlig och företagets utrustning)
22
Del 2
Scenario 7: Balansakten (press)
23
Del 1
Scenario 7: Balansakten (press)
24
Del 2
Scenario 8: Tänk innan du klickar (IT-säkerhet)
25
Del 1
Scenario 8: Tänk innan du klickar (IT-säkerhet)
26
Del 2
2
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
ETT MEDDELANDE FRÅN
BAE SYSTEMS
STYRELSEORDFÖRANDE OCH VD
Personlig integritet och etiskt uppförande är centrala egenskaper i alla aspekter av vår
verksamhet.
Det handlar inte bara om vad, utan också hur, vi gör det.
Vårt företags framgångar bygger på det. Jag litar på att alla på företaget försöker se till
att personalen inte bara känner sig uppmuntrad att göra det rätta … utan även vågar ta
upp sådant de ser som inte är det.
I fråga om etik och beslutsfattande är inga genvägar tillåtna.
Våra konkurrenter utsätter oss förstås för mycket press, men vi måste alltid upprätthålla
våra höga etiska normer, i synnerhet när vi känner att konkurrenterna utmanar oss.
Det är det som är syftet med dagens utbildning.
Den är en möjlighet att genom animerade scenarier och verkliga diskussioner undersöka
de olika typer av svårigheter som många av oss har ställts eller någon gång skulle kunna
ställas inför i vårt arbete.
Den är en chans att fundera på vikten av etiskt uppförande ur ett antal olika perspektiv.
Men kanske viktigast av allt är utbildningen en påminnelse om att alla beslut inte är
uppenbara, och att det mest betydelsefulla vi ibland kan göra är helt enkelt att be om hjälp.
Under den här sessionen uppmanar jag alla att göra just det. Oavsett roll, funktion
och befattning: kommunicera. Se det inte som en möjlighet, utan som en skyldighet.
Vi har alla personligt ansvar för att höja våra röster när vi ser ett etiskt problem på
arbetsplatsen.
Jerry DeMuro
Alla ska vara förvissade om att företagets chefer och ledning lyssnar. Det kan jag
försäkra.
Vi strävar efter att bedriva vår verksamhet med stor integritet. Våra kunder räknar med
det. Våra anställda räknar med det. Och våra aktieägarna räknar definitivt med det.
Tack för ditt engagemang.
Jerry DeMuro
Styrelseordförande och VD
BAE Systems, Inc.
3
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
INTRODUKTION
TILL UTBILDNINGEN
Tack för att du medverkar i BAE Systems utbildning Ansvarsfullt uppträdande – Skapa
förväntningar. Den här personliga utbildningen ger chefer och deras medarbetare
möjlighet att tillsammans göra följande:
•Visa BAE Systems strävan efter en kultur där känsliga ämnen kan diskuteras öppet
och uppriktigt utan rädsla för repressalier
•
Öka medvetenheten om särskilda problem och förhållanden på vår arbetsplats
•Förklara de etiska förväntningarna på arbetsledare och personal, däribland dem
som förklaras i BAE Systems uppförandekod och relaterade policyer
•Skapa förståelse för uppförandekoden och öka medvetenheten om vilka man kan
kontakta för att ställa frågor och rapportera problem
Som ledare är du en förebild för dina medarbetare när det gäller de värderingar och
det uppträdande som gör BAE Systems till ett fantastiskt företag. Detta innebär att
ägna uppmärksamhet åt hur vi gör saker och ting, inte bara vad vi gör. Medarbetare får
förtroende för ledare som behandlar dem rättvist, lyssnar opartiskt på deras funderingar
och aldrig ser dem som ”besvärliga” när de tar upp frågor som påverkar arbetet.
Den här utbildningen är ett viktigt led i att skapa en arbetsplats där medarbetarna
säger ifrån och vågar ifrågasätta och anmäla oegentligheter. Din erfarenhet som ledare
är viktig – dina insikter och ditt engagemang bidrar till ett djupare värde och bättre
förståelse under diskussionen.
4
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
ÖVERSIKT AV
UTBILDNINGEN
Den här utbildningen kretsar kring en diskussion om scenarier, precis som föregående
år. Årets utbildning betonar hur vår modell för beslutsfattande tillämpas på svåra
situationer, utforskar våra förväntningar på oss själva och varandra, samt diskuterar
konsekvenserna av vårt beteende. Diskussionsfrågorna i utbildningen följer modellen
för beslutsfattande och visar vad som förväntas av arbetsledare och personal.
De utgör även ett forum för att fundera på vad rollfigurernas beslut kan få för följder.
I diskussionerna du leder får deltagarna lära sig hur de kan handskas med etiska
dilemman och konflikter som de kan stöta på i arbetet, och även hur de går att lösa.
Kontakta kontaktpersonen för etikfrågor om du har några frågor om hur du leder
utbildningen. Om du saknar utrustning för att spela upp videorna beskriver vi hur du kan
leda en session utan dem.
Du kommer under en timme att leda en diskussion kring ett eller flera scenarier
uppdelade i två delar. De två delarna av varje scenario består av 1) ett etiskt dilemma
och 2) ett möjligt sätt att hantera situationen. Ni tittar på (eller läser upp) den första
delen av scenariot tillsammans och delar sedan in er i mindre grupper för att samtala
kring problemen utifrån diskussionsfrågorna och modellen för beslutsfattande. Därefter
samlas grupperna igen för att gå igenom vad de har kommit fram till. Titta på (eller läs
upp) den andra delen av scenariot i hela gruppen när ni har diskuterat dilemmat. Dela
sedan in er i små grupper igen och diskutera hur rollfigurerna hanterade situationen.
FÖRBEREDELSER INFÖR UTBILDNINGEN:
1. Bekanta dig med materialet.
2. Bestäm dig för den presentationsmetod (med video eller ett av alternativen utan
video) som passar din grupp bäst och boka ett lämpligt rum.
3. En gruppstorlek på 10 till 25 personer rekommenderas. Om gruppen du ska leda är
mycket liten kanske det finns ytterligare någon liten grupp som kan delta samtidigt.
4. Välj minst två scenarier som du tror att gruppen kan känna igen från dagliga
arbetssituationer.
5. Skriv ut och ta med deltagardokumentet.
6. Organisera logistiken för utbildningen:
a. Inbjudan till deltagarna med:
i. Datum och klockslag (en timme)
ii. Plats och/eller nummer att ringa
iii. Ordernummer för arbetstidsdebitering
b. Utskrivet material och/eller AV-utrustning
c. Namnet på och kontaktuppgifter till den lokala kontaktpersonen i etikfrågor
(den här informationen finns i OneSpace under INC>Functions>Ethics>Ethics
Officers.)
5
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
TIPS OM
GRUPPLEDNING
Gruppledaren ska uppmuntra till aktivt deltagande i diskussionerna. Du ombeds att
leda mötet, inte att vara lärare. En bra ledares egenskaper:
•
Var en god lyssnare:
—— Ställ öppna frågor.
—— H
jälp deltagarna att reflektera över scenarierna de har tagit del av och sina
egna erfarenheter.
—— Fokusera på vad varje medarbetare säger.
—— U
ndvik frestelsen att kritisera det medarbetarna säger. Be gruppen kommentera
den sista punkten.
•
Uppmuntra de medarbetare som normalt inte yttrar sig.
•
Försök se till att en person inte tar över hela diskussionen.
•
Främja en öppen, ärlig dialog.
EFFEKTIVA GRUPPLEDARE
6
•
Förväntas inte vara expert på ett visst ämne
•
Behöver inte kunna ge alla ”svaren”
•
Vet när han eller hon ska säga ”Jag vet inte, men jag kan ta reda på det”
•
Har inte till uppgift att döma andras agerande eller ställningstaganden
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
METODER FÖR
PRESENTATION
Det finns två metoder du kan använda för att presentera innehållet i utbildningens
scenarier – med eller utan video – beroende på vad som passar bäst i din situation.
MED VIDEO
Deltagarna kommer att titta på:
•
Ett videomeddelande från Jerry DeMuro, styrelseordförande och VD
•Scenariovideor
UTAN VIDEO
Gruppledaren läser upp meddelandet från styrelseordföranden och VD:n för deltagarna.
Det finns två alternativ för att hantera scenarierna med den här metoden:
•Deltagarna läser: Sessionsdeltagarna läser scenariemanusen högt och spelar
rollerna i scenen. För att inte förlora tid kan du besätta rollerna innan sessionen
börjar. Skriv ut tillräckligt många exemplar av varje scenario till de medarbetare
som ska läsa manuset.
•Gruppledaren läser: Gruppledaren läser upp scenariemanusen. Det här
alternativet är bra om deltagarna inte vill läsa. Den här handledningen innehåller
sammanfattningar av scenarierna som du kan ha till hjälp om du väljer det här
alternativet.
BESKRIVNING
AV DELTAGARDOKUMENT
7
Förutom den här handledningen och scenariomanusen finns det ett PDF-dokument som
du kan projicera eller skriva ut som stöd vid diskussionerna om de olika scenarierna.
Detta utbildningshjälpmedel innefattar vår modell för etiskt beslutsfattande och vad vi
förväntar av oss själva och av varandra utifrån vår uppförandekod.
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
UTBILDNING
1. Starta utbildningen.
a. Presentera dig och förklara varför den här utbildningen är viktig för dig som
arbetsledare samt vad du hoppas att personalen ska få ut av den. Du kan
använda inledningen på sidan 9 eller göra din egen.
b. Ge en översikt över utbildningen.
c. Gå igenom säkerhetsrutiner, till exempel utrymningsplaner vid brand.
d. Informera deltagarna om att de kommer att använda modellen för beslutsfattande
och/eller uppförandekoden när de diskuterar scenarierna.
2.Presentera inledningsvideon från Jerry DeMuro, styrelseordförande och VD.
3. Titta på eller läs igenom och diskutera scenarierna.
a. Beroende på hur stor gruppen är delar du in deltagarna i lämpliga mindre grupper
för diskussion.
b. Spela upp eller be deltagarna läsa del 1 i ett scenario.
c. Diskutera diskussionsfrågorna i mindre grupper. Uppmuntra grupperna att
använda modellen för beslutsfattande.
d. Samla ihop alla deltagare igen. Låt grupperna gå igenom vad de har kommit
fram till. Gruppledaren ska lyfta fram de viktiga lärdomar som inte tas upp i
gruppdiskussionen.
e. Upprepa steg b–d i del 2 av scenariot och därefter med ännu ett (eller ett tredje)
scenario. Det viktigaste är att få igång en bra diskussion.
4.När ni har diskuterat färdigt scenarierna kan du be om och besvara
deltagarnas frågor och kommentarer.
a. Var öppen: Fortsätt visa att de gärna får ställa svåra frågor.
b. Var ödmjuk: Om du inte vet svaret på en fråga kan du fråga gruppen vad de tycker,
eller säga att du ska ta reda på svaret. Visa ditt ledarskap genom att följa upp.
5. Sammanfatta utbildningen.
a. Tacka deltagarna. Påminn dem om vad de har diskuterat under utbildningen:
förväntningarna på dem själva och varandra, värdet av öppen och ärlig dialog,
särskilda problem och användningen av modellen för beslutsfattande när
problemen ska åtgärdas.
b. Berätta för deltagarna om de andra resurserna – däribland den globala
uppförandekoden, den lokala kontaktpersonen för etikfrågor och BAE Systems
etikjour – som de kan använda när de vill rapportera problem eller ställa frågor
när de är tillbaka på jobbet igen.
Tjänsten kan i Sverige användas om man inte känner sig bekväm med att ta
upp ett problem med sin chef eller andra kontaktpersoner inom företaget eller
om problemet involverar någon i ledningsgruppen eller en person som är direkt
underordnad till ledningen och handlar om korruption, tveksam bokföring eller
redovisningsfrågor eller någonting som på annat sätt allvarligt inverkar på viktiga
intressen inom företaget, personlig hälsa och säkerhet eller allvarliga former av
diskriminering eller trakasserier.
c. Ge specifik information om vad medarbetarna ska göra för att tillgodoräkna sig
deltagandet i dagens utbildning.
8
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
MODELLBUDSKAP
INTRODUKTION
Välkommen till BAE Systems utbildning 2015 i Ansvarsfullt uppträdande – Skapa
förväntningar. Syftet med dagens möte är att uppmuntra till diskussion om etiska frågor,
svåra valsituationer och förväntningarna vi har på oss själva och varandra.
Vi ska titta på ett scenario och sedan samtala utifrån givna frågor och modellen för
beslutsfattande. När ni betraktar situationerna som beskrivs i scenarierna ska ni fundera
över konflikter, motiv och reaktioner och vilka värderingar som bör vara vägledande för
de här personerna.
Diskussionsfrågorna hjälper oss att utforska de specifika problemen i scenariot samt
potentiella följder och olika möjligheter att ta upp en fråga. Tänk på att det kan
finnas fler än ett rätt svar på problemen som presenteras i scenarierna. Min roll som
gruppledare är bara att leda diskussionen och se till att vi hela tiden är på rätt spår.
SAMMANFATTNING
Tack för att ni har varit med. Jag vill uppmuntra alla att fortsätta använda modellen för
beslutsfattande inför svåra beslut. Tänk på att ni alltid kan komma till mig och be om
råd, tala med en kollega ni litar på, en annan chef, personalavdelningen eller den lokalt
etikansvariga.
Vår lokalt etikansvariga är
NAMN
TELEFONNUMMER
9
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
TABELL FÖR
SCENARIOVAL
SCENARIO
AVSNITT
SEGMENT
BESKRIVNING
Tassa runt
på tå
Inkludering och
respekt
Del 1
Pågående personlig konflikt mellan två
fabriksarbetare orsakar spänningar på
arbetsplatsen.
Del 2
Arbetsledaren tar emot ett klagomål om den
spända situationen mellan två medarbetare.
Del 1
Några i personalen har svårt att få en aggressiv
arbetsledare att lyssna på och respektera dem.
Del 2
En anställd pratar med sin arbetsledare om
hans sätt att leda.
Del 1
En anställd tar upp sin oro för en teammedlem
som stammar.
Del 2
Den anställda som stammar talar med en
erfaren arbetsledare om det bästa sättet att
hantera situationen.
Del 1
En anställd tycker att en annan anställd har
konstiga datorvanor och arbetsschema och
rapporterar detta till en chef.
Del 2
Chefen tar upp frågan med en arbetsledare.
Del 1
En fabriksanställd våndas över om en skada
ska rapporteras eftersom fabriken är på väg
att uppnå ett säkerhetsmål.
Del 2
En anställd diskuterar saken med sin chef.
Del 1
En anställd och en chef försöker komma på
snabbare metoder att leverera en komponent
till kunden, och en anställd ber att få använda
en av företagets maskiner till ett eget projekt.
Del 2
Chefen inser att hans idé kanske inte var den
bästa.
Del 1
En anställd försöker handskas med en
oproffsig kund och sin närmaste chefs
reaktion.
Del 2
En arbetsledare tar sin chef till hjälp för att
förbättra situationen.
Del 1
En anställd får rådet att skicka
projektdokument till en medarbetares
personliga e-postkonto.
Del 2
Den anställda tar upp farhågor med sin chef.
Jag bryr mig
faktiskt
En rimlig
anpassning
Extraknäck
Pressad
Tjänar alla på
det?
Balansakten
Tänk först,
klicka sedan
10
Inkludering och
respekt
Inkludering och
respekt
Intressekonflikt
Rapportera
säkerhetsincidenter
Lämpligt bruk
av företagets
utrustning
Press från kunder
och arbetsledare
IT-/cybersäkerhet
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 1
TASSA RUNT
PÅ TÅ
Inkludering och
respekt
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Friden störs en vanlig arbetsdag när fabriksarbetaren Steve skickar ett dokument till
skrivaren bredvid Janes skrivbord, bara för att upptäcka att skrivaren har slut på toner.
Jane tycker inte om att Steve använder ”hennes” skrivare och anklagar honom för att
ha stulit ”hennes” kartongkniv. Stämningen blir allt mer hätsk trots att en tredje kollega,
Heather, försöker medla. Steve går inte förrän Heather erbjuder sig att ta med sig hans
utskrivna dokument till honom. När Heather försöker förmå Jane att ta det lugnt, hotar
hon med att anmäla honom om han fortsätter kalla henne ”lilla gumman”.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•För att skapa en arbetsmiljö som präglas av respekt måste varje anställd behandla
andra på samma sätt som de själva vill bli behandlade. Janes och Steves
beteende tyder på att de förmodligen har tidigare konflikter bakom sig som har lett
fram till den här situationen.
•Att vara alltför självisk i fråga om utrustning och verktyg hindrar den övriga
personalen från att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.
•Steve går över gränsen som kallar Jane ”lilla gumman”. Jane tycker att det känns
nedlåtande, att hon avfärdas och inte respekteras, och det förvärrar situationen.
•Det är inte lätt att hamna mellan två som träter. Heather försöker lösa konflikten på
ett bra sätt.
•Ju tidigare Heather, Jane eller Steve – eller vem som helst som upplever en
liknande situation – söker hjälp, desto lättare är det oftast att lösa problemen.
Deras chef, personalavdelningen och etikavdelningen är bra resurser i situationer
som denna.
11
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 1
TASSA RUNT
PÅ TÅ
Inkludering och
respekt
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Steve berättar för sin produktionschef Sherry att Janes allt mer fientliga beteende har
gjort det nästan omöjligt att arbeta med henne. Sherry lyssnar på Steves klagomål och
håller med om att Janes beteende är svårt att hantera. Hon säger att hon kommer att
göra något åt saken. Sherry vet att hon har en svår nöt att knäcka.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur demonstrerade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Om man ska kunna förbättra arbetsrelationen måste man tala med alla inblandade
och försöka hitta en lösning. Sherry meddelar Steve att hon kommer att prata med
Jane för att få reda på mer om situationen och låta Jane vara med om att försöka
förbättra arbetsrelationen med Steve.
•Sherrys val att hantera den spända situationen mellan Jane och Steve aktivt
förhindrar att den eskalerar och kanske leder till ytterligare, till synes orelaterade
problem. Personalen kan bli mer villiga att ta upp saker i framtiden, eftersom de
vet att något händer.
•Sherry måste få veta att hon inte är ensam. Chefer har andra resurser de kan
använda om de behöver hjälp med att ta hand om arbetsplatssituationer som den
här. Personalavdelningen är oftast utbildade i utredningsmetoder och rådgivning
och kan hjälpa chefer att på ett effektivt sätt ta hand om och lösa problem mellan
anställda.
12
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 2
JAG BRYR MIG
FAKTISKT
Inkludering och
respekt
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Nelson, som är produktionschef, har möte med sin grupp, som består av Troy, Lisa och
Maggie. Nelson klagar på gruppmedlemmarna för olika saker och ignorerar konsekvent
deras invändningar. När han ber gruppen om förslag är han också snabb med att
kritisera deras idéer och svara respektlöst. Nelson ber sedan gruppen att diskutera hur
personalmoralen kan förbättras. När ingen i gruppen säger något reser han sig plötsligt
och lämnar mötet. Maggie vänder sig till sina kollegor och frågar om de ska prata vidare.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Nelson bidrar inte till en respektfylld arbetsmiljö där värdet av alla anställdas
bidrag värdesätts. Hans uppträdande leder inte tillit och engagemang.
•Vi har ansvar för att behandla andra med respekt och förståelse på ett sätt som
visar att vi värdesätter alla kollegers synpunkter och åsikter.
•För att skapa en konstruktiv och produktiv arbetsplats måste vi lyssna till andra
och sätta värde på deras åsikter, även när de skiljer sig från våra egna.
•
Oförskämt, förödmjukande eller hotfullt uppträdande är aldrig acceptabelt.
•Personalen i den här scenen skulle kunna tveka att ta upp frågor av flera olika
anledningar. De kan oroa sig för repressalier från Nelson. Repressalier får inte
förekomma. Det är viktigt att alla medarbetare vågar säga ifrån om något känns fel,
så att företaget snabbt kan undersöka och åtgärda eventuella problem. Det finns
resurser som kan hjälpa till, bland annat din chef och någon annan i chefsskiktet,
personalavdelningen eller etikjouren.
13
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 2
JAG BRYR MIG
FAKTISKT
Inkludering och
respekt
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Maggie träffar Nelson för att tala om att han inte visar gruppmedlemmarna den respekt
de förtjänar. Nelson slår till en början ifrån sig, men till slut blir han tacksam för att
Maggie pratar med honom om gruppens åsikt. Nelson lovar att arbeta med de frågor
som Maggie tar upp och att börja behandla sin grupp med mer respekt.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur motsvarade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Maggie visade mod och ledarskap genom att träda fram och prata direkt med
Nelson. Även om Nelson slog ifrån sig allt till en början, lyckades de gå vidare tack
vare den tillit de hade skapat för varandra genom att de hade det här samtalet.
•Nelson har tillgång till resurser som kan hjälpa honom med hans ledarstil,
däribland att samarbeta med en kollega på personalavdelningen.
14
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 3
EN RIMLIG
ANPASSNING
Inkludering och
respekt
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Samtalet böljar fram och tillbaka i ett konferensrum, där några tekniker pratar om det
bästa sättet att lösa en kommunikationsuppgradering. En av teknikerna – Robert –
stammar och tar mycket längre tid på sig för att uttrycka sina tankar och att delta
i gruppen. Efter mötet går teknikern Harriet till projektledaren Charles och påpekar
dröjande att Roberts talfel drar ned på tempot i mötena. De vill ha tillstånd att slippa
ha med honom på mötena och att informera honom efteråt i stället. I stället för att ge
dem konkreta order går Charles med på att diskutera saken med ledningen och säger åt
Harriet att göra vad som krävs fram till dess.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Harriet har nog inga onda avsikter, men hennes förslag om att utesluta Robert från
mötena (och att fråga vad han tycker först efteråt) gör Robert helt isolerad. Han
kan med rätta känna att han inte behandlas rättvist eller att hans bidrag inte anses
lika värdefulla som andras.
•Genom att fatta beslutet att ta upp saken med företagsledningen i stället för att
prata direkt med Robert tar Charles hänsyn till företagets intressen, men att ge
Harriet sådana vaga instruktioner är att be om problem. Att fråga Robert vad han
vill göra är ett annat sätt att visa respekt.
•Harriet har valt ett godtagbart alternativ och talar direkt med Charles om gruppens
tankar om Robert. Ett annat alternativ skulle ha varit att Charles bad Harriet att
prata med Robert först och ge honom en chans att lägga fram sina egna idéer om
hur problemet bäst kunde angripas. I vissa situationer kan kollegor lösa problemen
internt utan att behöva tala med en chef. I detta scenario är det dock möjligt
att Charles oroar sig för att gruppen kan missa deadlines och därmed orsaka
ytterligare konflikter på arbetsplatsen om de först försöker lösa problemen internt.
15
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 3
EN RIMLIG
ANPASSNING
Inkludering och
respekt
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Sektorchefen Michael träffar Robert. Robert förklarar att han inte längre bjuds in till
gruppmötena och känner sig utestängd. När Michael föreslår att Robert ska ta upp
saken med sina närmsta chefer och med personalavdelningen blir Robert upprörd och
insisterar på att han tagit upp problemet med alla han kan tänka sig, men att alla säger
åt honom att det här är bästa sättet att anpassa sig till hans funktionshinder. Michael
försäkrar Robert om att han är en värdefull medlem av teamet och lovar att hjälpa
honom att lösa problemen.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur demonstrerade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Michael visar respekt genom att lyssna och ta Roberts farhågor på allvar. Han
föregår med gott exempel genom att behandla Robert med värdighet, respekt
och omtanke. Han skulle även kunna fråga Robert om han har några förslag på
hur hans situation skulle kunna förbättras och hur problemen i hans grupp skulle
kunna hanteras. Man skulle t.ex. kunna kalla till ett möte för att tala ut och kläcka
idéer om möjliga lösningar. Han skulle också kunna visa positivt ledarskap genom
att påminna Robert om den företagspolicy som förbjuder anställda att hämnas på
den som rapporterar något.
•Det kan verka som om Robert tar till en extrem åtgärd som går till sektorchefen.
Robert har vidtagit lämpliga åtgärder genom att först prata med sin chef och
sedan med personalavdelningen. Han känner sig fortfarande utesluten av de andra
gruppmedlemmarna. Under dessa omständigheter kan det vara lämpligt att tala
med en högre chef som Michael, som har det övergripande ansvaret för att se till
att alla i personalen agerar etiskt och respektfullt.
•Nu när Robert har tagit upp sitt problem med honom har Michael möjlighet att
använda diskussionen som språngbräda för att titta närmare på sin sektors
allmänna sätt att hantera situationen med funktionshindrade anställda. Om han
gör det kan Michael komma fram till att företaget måste ge ytterligare vägledning,
ordna diskussioner och rimliga anpassningar eller på annat sätt uppmuntra
effektivt samspel med funktionshindrade anställda. Personalen vill oftast göra det
rätta, men de vet inte alltid vad det är.
16
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 4
EXTRAKNÄCK
Intressekonflikt
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Teammedlemmen Howard lägger märke till att teknikern Andrew beter sig underligt och
rapporterar det till Sandy, deras projektledare. Sandy pratar med Andrew och får reda
på att Andrew hjälper en vän med hans nya företag genom att ge designråd. Andrew
tycker att arbetet är mycket spännande, och när han får en idé gör han nya ritningar,
genomför sökningar och e-postar sin vän från arbetet. Andrew stannar ofta kvar sent
på kontoret och använder företagets program för att tillverka sina designer. Han skickar
dem även fram och tillbaka med sitt personliga e-postkonto, som han använder via sin
företagsdator.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Andrew måste berätta om sitt extraknäck för företaget innan han påbörjar arbetet
med det. Då kan han och företaget komma fram till hur situationen ska hanteras,
ge råd om hur han kan sätta sina idéer på pränt på ett sätt som inte inverkar
menligt på hans arbete för företaget och se till att hans extraknäck inte hamnar i
konflikt med hans arbetsuppgifter.
•Andrew tycker inte att det är något problem med att han arbetar sent eller på
helgerna med sitt extraknäck, men det kan försämra kvaliteten på det arbete som
han utför för företaget.
•Andrew använder företagets system för annat än företagets verksamhet och har
inte öppet undersökt de möjliga konsekvenserna av sitt agerande.
•Det är oklart hur tidsrapporteringen ska hanteras när Andrew växlar mellan att
arbeta med företagets verksamhet och sitt extraknäck.
17
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 4
EXTRAKNÄCK
Intressekonflikt
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Sandy träffar Al, Andrews närmaste chef, för att diskutera bemanningen inför nästa
projekt. Sandy tar upp Andrews arbete med ett personligt projekt under arbetstid, och
blir förvånad när hon får höra att Al känner till saken. Det visar sig dock att Andrew gör
mycket mer som har med hans extraknäck att göra än Al har förstått.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur motsvarade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Andrew är produktiv och kreativ, och både Al och Sandy behöver förmå honom att
behålla fokus på arbetet för företaget utan att kväva hans kreativitet. Men i den här
situationen är det uppenbart att hans extraknäck redan har blommat ut till något
mycket mer än vad han ursprungligen meddelade Al.
•Al behöver prata med Andrew och rätta till situationen. I annat fall kan den urarta.
•Al borde ha kontaktat personalavdelningen eller etikjouren när han fick reda på
Andrews extraknäck för att få råd om hur situationen borde hanteras och för att se
till att den möjliga intressekonflikten rapporterades.
18
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 5
PRESSAD
Rapportera
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Andre och Mo, två vänner som arbetar i produktionen, pratar efter sitt skift. Andre
berättar för Mo om en olycka som inträffade på jobbet då han skadade ett finger. Han
berättar för Mo om att han inte tänker rapportera incidenten och att han tänker ta ut en
semesterdag för att träffa en läkare. Andre anser att det var hans eget misstag, och han
vill inte försämra företagets säkerhetsstatistik. Dessutom är han orolig för hur hans chef
Carl skulle reagera om han rapporterade incidenten.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Andre måste leva upp till värderingarna ärlighet och integritet och rapportera
incidenten.
•Mo har ansvar för att stödja Andre genom att uppmuntra honom att rapportera
ärendet. Nu när han har fått reda på det, måste Mo se till att det rapporteras på
lämpligt sätt.
•Andre kan vara rädd för repressalier från sin chef Marie om han rapporterar
incidenten. Repressalier är helt förbjudna i vårt företag. Säkerheten går alltid först.
19
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 5
PRESSAD
Rapportera
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Andre träffar sin chef Marie på hennes kontor. Andre diskuterar säkerhetsproblemet som
om det vore hypotetiskt. Med tanke på att anläggningen snart kommer att fira sina goda
säkerhetsstatistik säger Marie att det skulle vara förfärligt tråkigt om man tvingades
rapportera ett säkerhetsproblem just nu. Efter ytterligare en stunds samtal inser Marie
att Andre inte pratar om något hypotetiskt, utan om sin egen situation. Det är inte lätt,
men hon säger att hon inte kan hålla tyst om situationen utan måste rapportera den.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur demonstrerade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Marie visar integritet genom att säga åt Andre att han måste rapportera
säkerhetsincidenten. Hon betonar även hur viktigt det är med ärlighet.
•Marie bidrar till en miljö där det går att ta upp frågor och där personalen får hjälp
genom att visa att hon stöder att Andre fattar rätt beslut och att hon inte anklagar
honom för att han kommer med dåliga nyheter.
•Marie borde dock inse att Andre faktiskt redan har rapporterat incidenten, eftersom
hon är medlem av företagsledningen. Marie har nu skyldighet att följa upp saken
med säkerhetsavdelningen och andra som kan vara intresserade för att se till att
situationen hanteras på lämpligt sätt.
20
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 6
TJÄNAR ALLA
PÅ DET?
Användning av
personlig och
företagets utrustning
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Teknikchefen Jamie på en fabrik berättar för Ian, produktionstekniker på lägre nivå, att
viss viktig utrustning äntligen är klar. Men även om utrustningen bara är 19 mil bort,
måste den förpackas och levereras, och den kommer inte hinna fram så att de hinner
bli klara före deadline. Jamie kommer att tänka på att Ian har en stor paketbil och frågar
om han inte kan åka och hämta utrustningen. Ian går med på det men undrar om han i
gengäld får använda lite av företagets utrustning till ett personligt projekt.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Ian är orolig för att hans paketbil inte är säker nog för att transportera företagets
tunga utrustning. Vi har personligt och kollektivt ansvar för säkerheten på
arbetsplatsen. Hälso- och säkerhetsriskerna får inte viftas bort.
•Transport av företagets utrustning i personliga fordon kan utsätta företagets
egendom för risk för förlust eller skada. Vi har ansvar för att ta hand om företagets
egendom och våra kunders och andra utomståendes egendom.
•Företagets verktyg är avsedda för företagets aktiviteter, inte för personligt bruk.
Ians plan på att använda utrustning till sitt personliga projekt är olämplig på grund
av risken för skador och kostnader. Vissa verktyg kanske inte är säkra att använda
på annan plats, till exempel på grund av att lämplig skyddsutrustning inte finns till
hands, eller på grund av att ingen annan är på plats för att hjälpa till om någon
skulle skada sig.
21
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 6
TJÄNAR ALLA
PÅ DET?
Användning av
personlig och
företagets utrustning
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Jamie pratar än en gång med Ian och berättar att han har tänkt igenom deras plan att
använda Ians fordon för att transportera företagets utrustning lite noggrannare. Han har
beslutat sig för att det är olämpligt och att det skulle kunna utgöra en säkerhetsrisk.
Jamie berättar även för Ian att han inte får använda företagets utrustning för sitt
personliga projekt. Ian undrar om det beror på att han inte tänker använda hans
paketbil för företagets räkning, men Jamie förklarar att det beror på att han har insett att
det inte är lämpligt att använda företagets utrustning för personligt bruk i det här fallet.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur motsvarade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Jamie visar integritet genom att berätta för Ian att han begick ett misstag och att
de inte bör använda Ians fordon eller låta Ian använda företagets utrustning för
personligt bruk. Det handlar både om att skydda Ian och företaget.
•Jamie fattar ett svårt beslut som visar personligt ansvarstagande för att realisera
de standarder som framgår av vår uppförandekod.
22
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 7
BALANSAKTEN
Pressad
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Craig, en i personalen, träffar Sharon, chef hos en kund, och Majed, Craigs nya,
närmaste chef. Sharon förklarar hur missnöjd hon är med Craigs insatser på ett både
ohyfsat och nedsättande vis. Efter mötet säger Craig att han är upprörd över att Majed
inte gav honom något stöd under mötet med Sharon. Craig tycker att Sharon beter sig
oprofessionellt. Majed varnar för att hon är en viktig kund, och att de måste se till att
hon är nöjd.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Kunden Sharon har ett oproffsigt tonfall och språkval. Hon kräver även att
personalen ska göra mer än vad som har avtalats, och hon förväntar sig resultat
utöver vad som står i arbetsbeskrivningen. Personalen bör föra sådana typer av
beteende och önskemål vidare till sin chef och andra i företaget som kan hjälpa
dem att hantera det.
•Majeds svar utgick från hur viktigt arbetet var. Men en chef som får ett klagomål
från en av sina underordnade har ansvar för att hantera frågan med mer tanke på
de möjliga konsekvenserna av att inte göra något och inte ge något stöd.
23
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 7
BALANSAKTEN
Pressad
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
En månad efter det föregående mötet träffar Majed sin chef Monica för att diskutera
situationen med kunden Sharon. Majed berättar för Monica att situationen med kundens
omdöme om Craigs insatser inte har blivit bättre, trots att klagomålen verkar vara
obefogade. Monica blir mycket upprörd över detta. Majed ber Monica om hjälp med att
hantera den oresonliga kunden. Monica går med på att hjälpa Majed att komma på ett
sätt att handskas med problemet.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur motsvarade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Monica pressade först sin personal att se till att kunden var nöjd utan att
undersöka saken i detalj eller höra vad Majed hade att säga om problemet.
Eftersom hon är chef har hon ansvar för att hjälpa sin personal att komma fram till
fungerande lösningar.
•Företagsledningen, personalavdelningen och/eller etikjouren har vidtagit många
åtgärder för att lösa liknande situationer. Det kan handla om att träffa personalen
och mellancheferna för att lyssna på vad de har att säga, ordna ett informellt
möte med kunden, formella diskussioner med kunden om behoven i avtalet och
förbättringar som krävs i fråga om behandlingen av vår personal, att anordna
fokusgrupper med teamet där de kan säga sin mening, kultur-/miljöundersökningar
samt coachning och utbildning till vår personal och våra mellanchefer om hur
man hanterar liknande situationer. Ibland är det lämpligt att kontraktsansvariga
formellt meddelar kundansvariga med mer vittgående ansvar för sådana frågor och
tillsammans med kunden försöka nå fram till en lämplig lösning.
24
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 8
TÄNK FÖRST,
KLICKA SEDAN
IT-säkerhet
DEL 1
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Karen, en tekniker som har varit på företaget länge, ber Nigel, en nyanställd tekniker,
att skicka designdokument som han har jobbat med till en personlig e-postadress
som tillhör Larry, som jobbar på distans. Nigel ifrågasätter om det är säkert att skicka
dokumenten till en extern e-postadress som företaget inte har godkänt. Karen berättar
för Nigel att de alltid har gjort på det här viset. Larry föredrar helt enkelt att arbeta med
sitt gamla system och vill inte ändra något, men han är mycket erfaren och kommer
att hjälpa Nigel. Karen berättar för Nigel att hon nyligen har fått frågor från Larry om
dokument som rör andra projekt. Nigel är bekymrad över detta, men Karen förklarar att
Larry har fått uppdraget av någon högre upp i hierarkin, och att även hon litar på Larry.
DISKUSSIONSFRÅGOR
(Dessa frågor bygger på modellen för etiskt beslutsfattande i deltagardokumentet.)
•
Vilka relevanta fakta finns det i det här scenariot?
•
Vilka regler kan gälla (om några alls)?
•
Hur tillämpas våra etiska principer?
•
Vem skulle du diskutera den här situationen med?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Nigel och Karen bör tala med sin chef, IT-avdelningen eller säkerhetsavdelningen
och rapportera ärendet. Om företagets information skickas till ett personligt
e-postkonto ökar risken för att den av misstag skickas vidare till en mottagare
utanför företaget, att en familjemedlem kommer åt den eller att den delas av
misstag på något annat sätt.
•Dokumenten som Nigel och Karen delar med Larry är företagets konfidentiella
information. Vi måste vidta ett antal åtgärder för att skydda sådan information,
t.ex. att bara avslöja den för personer utanför företaget som verkligen behöver
känna till den, och då som ett led i en etablerad, konfidentiell relation eller genom
ett formellt avtal som styr bruket och skyddet av informationen.
•Konfidentiell information bör bara lagras i företagets godkända lokaler/ITinfrastruktur och måste märkas på lämpligt sätt.
•Användarna får inte använda tredje parts e-postsystem för BAE Systems
verksamhet, såvida nätverket inte har godkänts av IT-säkerhetsavdelningen,
t.ex. ett konto som har tilldelats av en kund. I sådana fall bör adressen som
kunden har angett bara användas för programrelaterad korrespondens. BAE
Systems konfidentiella information får bara skickas och tas emot via godkända
e-posttjänster som BAE Systems tillhandahåller och stöder.
25
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning
SCENARIO 8
TÄNK FÖRST,
KLICKA SEDAN
IT-säkerhet
DEL 2
SAMMANFATTNING AV SCENARIOT
Nigel ringer Katheryn, chef på teknikavdelningen, för att rapportera problemet med att
Larrys personliga e-postadress används för arbetsrelaterade syften. Katheryn meddelar
att de har gjort på det viset i många år. Nigel berättar för Katheryn om de andra
dokumenten från andra projekt som Larry har bett om. Katheryn erkänner att det är
underligt att Larry vill ha dessa dokument, eftersom Larry bara har till uppgift att arbeta
med ett projekt. Katheryn medger att det skulle kunna vara ett problem.
DISKUSSIONSFRÅGOR
•Hur demonstrerade personerna våra förväntningar när de hanterade den här
situationen? (Hänvisa till deltagardokumentet.)
•
Kunde de ha gjort något bättre?
•
Vad skulle kunna hända om den här situationen inte hanteras på rätt sätt?
VIKTIGA LÄRDOMAR
•Att Larrys personliga e-postadress används för jobbändamål utgör en oacceptabel
risk för företaget. Chefen Katheryn måste föregå med bättre exempel och förvänta
sig mer av sin personal i IT-säkerhetsfrågor.
•Larry behöver faktiskt inte ha bett om dokumenten för de projekt som han inte är
tänkt att arbeta med. Någon utomstående kan ha fått tillgång till hans konto och
nu ha kommit över dokumenten. I sådana fall är detta ett olyckligt exempel på hur
ett problem man struntar i (att Larry använder sitt personliga e-postkonto) kan ge
upphov till ett annat.
•Katheryn bör omedelbart rapportera situationen till en lämplig instans för
undersökning, t.ex. IT- eller säkerhetsavdelningen.
26
BAE Systems, Inc.
Årlig etikutbildning