SLU.ua.2015.2.1.1.IÄ-
LK, Jurist- och
dokumentationsenheten
2015-03-26
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
Denna manual beskriver hur du i Public 360 skyddar uppgifter i ärenden och
dokument. Skydd av uppgifter förekommer då det finns sekretesskäl eller
liknande som t.ex. känsliga uppgifter. Detta inkluderar även skydd av
uppgifter om avsändaren och/eller mortagaren.
Table of Contents
Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl ..... 1
I.
a) Skydda uppgifter i ett ärende då det finns sekretesskäl .............................. 1
b)
Skydda uppgifter i ett dokument då det finns sekretesskäl .................... 4
Skydda känsliga uppgifter i ärende och dokument ................................. 6
II.
a)
Skydd av känsliga uppgifter i ärende ……………………………………………………… 6
b)
Skydd av känsliga uppgifter i dokument .................................................. 7
I.
Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det
finns sekretesskäl
a) Skydda uppgifter i ett ärende då det finns sekretesskäl
När man skyddar uppgifter i ett ärende med sekretess kan det vara skydd
av uppgifter i ärendemeningen och/eller uppgifter om ärendets part, dvs.
ärendets kontakt.
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
Steg
Kommentarer
Nytt ärende
Välj Ny… och sedan Ärende i
huvudmenyn
Tryck/fält
eller
gå till Process och välj Skapa ärende
under den valda processen
Jfr. manualer för registrering av ärenden och
dokument
Fyll i
uppgifter
Registrera ärendet som vanligt
Välj
skyddskod
Om sekretess föreligger ska du ändra
skyddskod och välja från fältet
Skyddskod alternativet Sekretess –
Allmän handling – skyddad enligt
sekretess
Välj paragraf
Du måste alltid ange enligt vilken
paragraf uppgifterna ska skyddas.
Välja ett lämpligt lagutrymme ifrån
listan i fältet Paragraf
Skydd av
uppgifter i
ärendemeningen/
titeln
Du kan skydda delar eller hela ärendets
titel genom att placera i texten tecknet
@ och på det sättet avskärma det som
ska skyddas. Allt som skrivs efter
tecknet @ kommer inte att synas för
obehöriga.
2(8)
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
Skydd av
uppgifter om
ärendepart
Du kan också skydda uppgifter om
ärendes kontakt under fliken Parter om
du har registrerat kontakter här.
Klicka på fliken Parter, markera den
part du vill skydda och välj därefter
Redigera egenskaper
Uppdatera part
och kryssa i
”skyddad”
När du har valt ”redigera egenskaper”
under fliken ”Parter” öppnas fönstret
Uppdatera part. Sätt ett kryss genom
att ”bocka i” rutan i fältet Skyddad
Slutför
registreringen
Avsluta registreringen som vanligt
Nästa steg
OBS! När du skapat ett ärende SKA
alltid den första handlingen i ärendet
registreras som ett dokument.
3(8)
I ett ärende med sekretess måste det första
dokumentet alltid skyddas på liknande sätt,
jfr. punkt b)
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
b) Skydda uppgifter i ett dokument då det finns sekretesskäl
Nytt
dokument
Klicka i ditt registrerade ärende på
fliken Dokument, Nytt dokument
Processdata
Fyll i processdata i de obligatoriska
fälten, jfr manualer för registrering
av ärenden och dokument
Ärendedokument
Du kommer nu till menyn för
Ärendedokument
Fyll i alla obligatoriska uppgifter,
jfr manualer för registrering av
ärenden och dokument
Skyddskod
Om sekretess föreligger ska du
ändra skyddskod och välja från
fältet Skyddskod alternativet
Sekretess – Allmän handling –
skyddad enligt sekretess. Nytt fält
”paragraf” visas. Välj lämplig
paragraf
OBS! Har du ändrat skyddskoden
i ärendet till ”sekretess” måste du
alltid göra samma sak i
dokumentet
Skydd av
uppgifter i
dokumentets
titel
Du kan skydda uppgifter i
dokumentets titel genom att placera
i texten tecknet @ och på det sättet
avskärma det som ska skyddas. Allt
som skrivs efter tecknet @ kommer
inte att synas för obehöriga.
4(8)
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
Skydd av
uppgifter om
kontakt
Du kan också skydda uppgifter om
dokumentets kontakt (mottagare
eller avsändare).
(mottagare/
avsändare
Klicka i dokumentkortet på
kontaktnamnet i fältet
”vald mottagare” eller om det är
en inkommen handling
”avsändare”
Fönstret ”uppdatera kontakt”
öppnas.
Kicka för i rutan i fältet ”skyddad”
och därefter på OK.
Enkelt skydd
av alla
kontakter
Du kan också på ett enkelt sätt
skydda alla kontakter genom att
klicka i rutan Skydda alla externa
mottagare
Slutför
registreringen
Avsluta registreringen som vanligt,
jfr manualer för registrering av
ärenden och dokument
5(8)
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
II.
Skydda känsliga uppgifter i ärende och dokument
a) Skydd av känsliga uppgifter i ärende
När man skyddar känsliga uppgifter kan i ett ärende kan det vara uppgifter
i ärendemeningen eller i ärendepart.
Steg
Kommentarer
Nytt ärende
Välj Ny… och sedan Ärende i
huvudmenyn
Tryck/fält
eller
gå till Process och välj Skapa ärende
under den valda processen
Jfr. manualer för registrering av ärenden och
dokument
Fyll i uppgifter
Registrera ärendet som vanligt
Skyddskod
Om ditt ärende är sekretessbelagt ska
du ändra skyddskod. I annat fall låter
du fältet stå enligt förval: Allmän
handling- Offentlig
Skydd av uppgifter
i ärendemeningen/
titeln
Du kan skydda delar av ärendets titel
genom att placera i texten tecknet @
och på det sättet avskärma det som ska
skyddas. Allt som skrivs efter tecknet
@ kommer inte att synas för
obehöriga.
6(8)
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
Skydd av uppgifter
om kontakt
(avsändare/
mottagare)
Gå till punkt b) skydd av känsliga
uppgifter i dokument
Slutför
registreringen
Avsluta registreringen som vanligt, jfr
manualer för registrering av ärenden
och dokument
b) Skydd av känsliga uppgifter i dokument
Tryck/fält
Steg
Kommentarer
Nytt dokument
Klicka i ditt registrerade ärende på
fliken Dokument, Nytt dokument
Processdata
Fyll i processdata i de obligatoriska
fälten, jfr manualer för registrering av
ärenden och dokument
Ärendedokument
Du kommer nu till menyn för
Ärendedokument
Fyll i alla obligatoriska uppgifter, jfr
manualer för registrering av ärenden
och dokument
Skyddskod
I fältet står enligt förval: Allmän
handling- Offentlig. Du ska inte ändra
något
Skydd av uppgifter
om kontakt
När du registrerar en ny kontakt
(avsändare eller mottagare) sätt ett
streck i det obligatoriska fältet
Privatperson/Företagsnamn
(mottagare/
avsändare
För att dokumentera ärendet, fyll i
7(8)
Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument
uppgifter om dokumentets kontakter
under anteckningar
Slutför
registreringen
Avsluta registreringen som vanligt, jfr
manualer för registrering av ärenden
och dokument
För att skydda känsliga uppgifter eller uppgifter då sekretesskäl föreligger i icke
ärendedokument gör du på samma sätt genom att avskärma dokumentets text
med @ eller sätta skydd på kontakt.
8(8)