SAPSA nytt om Arkivering
32 SAPSANYTT 1/2015 Arkivering pratar vi ofta om. Men vad menar vi med det egentligen? I SAP-världen kan vi dela upp arkivering i tre huvuddelar: Arkivering Data • arkivering 1 Dokumentarkivering 2 Printlistor 3 Dataarkivering TEXT: patrik van odijk, Skye 33 SAPSANYTT 1/2015 1 Dokumentarkivering Första delen handlar om inkommande och utgående dokument. Till exempel scannade fakturor, Exceldokument, ritningar, bilder osv. Dessa lagras via ett SAP-system till något externt media och ibland ett separat arkiv. Vi använder oss av olika metoder i SAP: Archive Link, Generic Object Services, DMS, Records Management etc. 2 Printlistor Andra delen handlar om arkivering av resultat från rapporter i SAP. 3 Dataarkivering Tredje delen är det som denna artikel i huvudsak handlar om. Jag kommer inte att gå in så mycket på funktionaliteten i systemet för dataarkivering, utan kommer diskutera vad man ska tänka på när man inleder, driver och underhåller aktiviteter kring detta. Dataarkivering Varför ska man då inleda arkivering av data i databasen? De flesta initiativ för att köra dataarkivering kommer när man ser att databasen börjar bli stor och tillväxttakten hög. Dessutom har användarna börjat klaga på långa svarstider i systemet och speciellt för tunga rapporter. Lösningen är att få ner volymerna i databasen. Detta ger två huvudeffekter: A. Lägre kostnader för databasen B.Bättre svarstider Ovanstående är två ypperliga skäl till att inleda dataarkivering. Men i min mening finns det fler skäl till att titta på arkivering av data: 1. Upprensning av gammal data. Hur många leverantörer ligger i systemet som ni inte gör affärer med längre? Kanske skulle det vara lättare för användarna att hitta rätt leverantör om man tar bort de som inte används längre. Hur många inköpsrekvisitioner som aldrig blev inköpsorder har ni kvar i systemet? Man kan helt enkelt se dataarkivering som ett sätt att rensa ut sådant man inte längre är intresserad av. 2. Validera konsekvens i processen. Inbyggt i SAP:s data arkivering finns en mängd kontroller för att se till att man arkiverar i rätt ordning. Till exempel kan man inte ta bort ett material som fortfarande har öppna inköpsorder. Dessutom kan man inte arkivera bort ett dokument som inte har uppnått ”rätt” status. Som exempel kan man inte ta bort en produktionsorder som inte har fått status avslutad. Således blir det så att när man kör igenom sin arkivering får man en validering på att hela affärsprocessen avslutas på ett riktigt sätt. 3. Förberedelse för uppgradering. Förbereder ni er för att uppgradera ert SAP-system? Är du orolig att det kommer att krävas långa körtider och nertider i ert produktiva system? Dessa tider kan kortas om ni först har gjort en omfattande dataarkivering. 4. Förberedelse inför HANA-implementering. HANA är snabbt, HANA kan hantera stora mängder data och en av drivkrafterna för HANA är att kunna göra analyser över stora tidslinjer. Men bara för att vi klarar att hantera stora mängder data betyder det inte att vi ska lägga saker på hög för det. Samma skäl att arki- vera finns fortfarande kvar. I tillägg är HANA-lagring dyr. Om vi inte behöver stora volymer i HANA så ska vi undvika det. När man börjar diskutera detta på olika företag är det många i organisationerna som direkt drar öronen till sig. De menar att det är klart att vi inte kan ta bort någon data i databasen. Den behöver vi ju när vi ska rapportera och om vi skulle bli utsatta för revision (eller kanske snarare när). Då är det viktigt att komma ihåg att dataarkivering i SAP inte betyder att datan försvinner. Den blir bara tillgänglig på ett annat sätt från en annan källa. Datan kommer att tas ut ur databasen, men kommer finnas tillgänglig som arkiverad data i samma system. Systemet håller reda på vart vi har flyttat den. Vad ska vi göra först? OK, ni har bestämt er för att ni ska försöka reducera storleken på databasen och bryta en trend av snabb tillväxt av data. Men innan ni ger er på själva dataarkiveringen finns det några saker ni ska tänka på: 1. Förebyggande åtgärder. Varför växer databasen? Finns det data som ni genererar som ni aldrig behöver? Leta då efter möjligheter för att se till att systemet aldrig genererar den datan. 2. Aggregering av data. Om ni vet med er att ni aldrig är intresserade av detaljerad data, utan mer aggregerad data, fundera då över möjligheter att bara spara aggregerad data i systemet. 3. Radering av data. Viss data kan man med hjälp av transak- tioner i SAP helt enkelt radera bort. Har ni inget behov av att få tillgång till informationen senare, så behöver den ju inte sparas i arkiverad form. I vissa fall använder man sig av arkiveringskörningar för att radera data. Då raderar man helt enkelt bara arkiveringsfilerna, men man får hjälp av SAP:s arkiveringsprogram för att hitta och validera vilken data som kan tas bort. Inledande analys Innan ni kör igång med själva arkiverandet kan det vara bra att analysera ert system så att ni vet var ni ska börja. Som med allt arbete blir det aldrig bra om man jobbar lite här och där utan plan. Dessutom måste man vara medveten om att dataarki vering är mer omfattande än vad man förmodligen tror från början. Det kräver således högre fokus än att en person från IT-avdelningen håller på lite ”på fritiden”. Så vad ska en in ledande analys innehålla? ”det är viktigt att komma ihåg att dataarkivering i SAP inte betyder att dataN försvinner. DeN blir bara tillgänglig på ett annat sätt från en annan källa.” 34 • Analys av stora tabeller och tillväxttakt för dessa. • Identifiering av arkiveringsobjekt för dessa tabeller. • Identifiering av fler objekt för att få en komplett arkivering avseende affärsprocessen. Olika objekt är dessutom bero ende av varandra. • Analys av tekniska och verksamhetsmässiga krav på den arkiverade datan. • Analys av legala krav på arkiverad data. • Identifiering av rapportkrav på arkiverad data. Man kan säga att de två första punkterna utgör en rent teknisk dataarkiveringsanalys, och tillsammans med de resterande punkterna blir det en komplett analys. Viktigt är att man inte går för långt i de senare punkterna. Det finns ingen chans att på detta stadie få en komplett bild, men det är viktigt att man har en övergripande uppfattning om detta för att kunna gå vidare. SAPSANYTT 1/2015 Projektet är klart – vad gör vi nu? Projektets leverans är en initial arkivering av data. Det betyder att ni har bestämt er för hur länge informationen behöver vara tillgänglig i ert SAP-system. Den information som är äldre arki verar ni ut. Beroende på hur det ser ut hos er kan detta bli mer eller mindre omfattande körningar. Man dokumenterar hur man har implementerat dataarkiveringen och hur man kan rapportera på arkiverad data. Nu är det viktigt att ni inte lägger av. Om ni slutar där och tänker ta upp detta när databasen är tillräckligt stor igen, så riskerar ni att mycket av arbetet behöver göras om. Därför ska en av leveranserna från projektet vara en plan för hur ni hanterar periodisk arkivering i framtiden. • Se till att det finns beslut om hur arkiveringen underhålls. Vem gör de månatliga, veckovisa, årliga körningarna och vem underhåller själva arkivet? • Hur hanterar ni förändringar i verksamheten och systemet som har påverkan på arkivering? Till exempel nya rapporter eller organisatoriska förändringar. • Vem kan identifiera och initiera behov av ytterligare data arkivering? Till exempel vid införande av ny funktionalitet eller moduler. • Vem validerar loggarna från de periodiska arkiveringskör ningarna och ser till att maximera resultatet? Det är tydligt att projektet måste identifiera hur dataarkivering ska få en plats i det normala underhållet av ert system. Några erfarenheter Var ska vi lagra vår arkiverade data? Data som arkiveras ur ert SAP-system sparas i komprimerade filer. Dessa filer behöver lagras på ett säkert ställe och göras tillgängliga från SAP. Det finns en mängd olika lösningar tillgängliga för detta behov. Det går även att hitta en kombination av olika lagringsalternativ som är olika snabba att söka i. Enkelt sagt: Snabb åtkomst – Dyrt, Långsam åtkomst – Billigt. Det gäll er att hitta den mest kostnadseffektiva lösningen för ert bolag. Dataarkiveringsprojekt Ni är nu klara med analysen och inser troligtvis att det kommer bli mer omfattande än ni trodde från början. Det blir det oftast. Om omfattningen inte är minimal är det klart rekommenderat att ni genomför arbetet som ett projekt. Då kommer ni få ett tydligare fokus på arbetet och snabbare uppnå resultat. Viktigt att komma ihåg är att dataarkivering inte bara är något som angår IT-avdelningen. Det är i allra högsta grad ett verksamhetsprojekt, då det angår hela processen och sättet användarna kommer att arbeta i systemet. I ett projekt kan man involvera resurser från hela verksamheten på ett effektivt sätt, vilket skulle vara omöjligt om arbetet drevs som normalt arbete från IT-avdelningen. Då kör vi igång! Se till att tidigt involvera slutanvändarna och förbered dem på vad ni planerar att göra. De är era absolut viktigaste resurser när det kommer till testningen. Och att testa är en mycket stor del av dataarkivering. Nu har jag gått igenom lite om vad ni ska tänka på när ni initi erar och driver dataarkivering i er SAP-miljö. Till sist vill jag dela med mig av några erfarenheter som jag samlat på mig och som kanske kan vara till nytta. • Planera för dataarkivering tidigt. Rusa inte in i något havs verk där ni riskerar att måla in er i ett hörn. Se även till att plantera planerna ute hos användarna tidigt. • Dataarkiveringsprojekt är inte ett IT-projekt. Det kan ha för stor inverkan på verksamheten för att inte drivas som ett verksamhetsprojekt. • Se till att skaffa en samarbetspartner som verkligen kan dataarkivering. Annars kan ni lika gärna göra det själva. Kompetensen bygger till stor del på erfarenhet. Att köra dataarkivering rent tekniskt är ganska enkelt, men att behärska det är svårt. • Testa, validera, testa, validera, testa, validera och testa igen. Det är svårt att ångra sig när man väl har arkiverat sina data. Ni måste göra rätt från början. Det kan bli knivigt att förklara för revisorn varför han inte kan få se på era 3 år gamla fakturaunderlag om ni klantat till arkiveringen. • Ta inte alla identifierade arkiveringsobjekt på en gång. Dela upp projektet i delar med några objekt i taget. • Avsätt tid i projektet för att bestämma hur dataarkivering hanteras i det normala underhållet av systemet. • Se till att validera alla legala krav på arkiverad data. Då återstår det inte mer än att önska er lycka till med era dataarkiveringsinitiativ. Tar man det på allvar så behöver det inte bli så svårt. Och jag lovar, det är mycket roligare än det låter.
© Copyright 2024