Evidensbaserade konceptprogram för vårdlokaler
Administrativa arbetsplatser
inom vården och dess förvaltningar
Moderna administrativa arbetsplatser stödjer vården
Bra administrativa arbetsplatser kan stödja vården att göra det administrativa arbetet effektivare,
ge mer tid till patienter och skapa en god arbetsmiljö. I rapporten “Administrativa arbetsplatser
inom vården och dess förvaltningar”, framtagen av PTS och Chalmers utmanas vårdens traditionella
expeditioner. Syftet är att se på vilket sätt man kan hämta inspiration från andra samhällssektorer där
man bygger för administrativt arbete. Samtidigt är det viktigt att vårdens speciella förutsättningar t ex
sekretess och patientintegritet beaktas.
Det administrativa arbetet förändras
I dagens hälso- och sjukvård hanteras alltmer information i det dagliga arbetet. Samtidigt har det
administrativa arbetets innehåll, form och var det äger rum genomgått stora förändringar under de
senaste decennierna. Bärbara datorer, telefoner och surfplattor gör samtidigt att vi kan använda
rummet friare och arbeta på nya sätt. Synen på det personliga rummet eller skrivbordet som given
plats för de flesta arbetsuppgifter börjar ersättas av en insikt om att det behövs en palett av olika
lösningar, platser och funktioner för att bäst stödja dagens administrativa arbete.
Ta tillvara på möjligheterna
Inom vården ser vi att moderniseringen av de administrativa arbetsplatserna sker långsammare än
inom andra motsvarande områden. Man har inte tagit tillvara på möjligheterna som finns i de nya
lösningarna. Vårdens administrativa IKT system är en av orsakerna till detta. Samtidigt visar flera
studier och utredningar att administrativt arbete inom vården idag är mycket tidskrävande och så
omfattande att det stjäl tid från vårdens huvuduppgift – tid med patienterna.
Behovet av bra administrativa arbetsplatser inom vården är mycket stort
“...man ska själv kunna välja den arbetsplats som för
stunden bäst uppfyller ens behov.”
Studier och utredningar visar att så mycket som hälften av läkares och sjuksköterskors tid idag läggs
på administration.
Förslag: Lägg samma ambitionsnivå för planering av administrativa arbetsplatser som vårdens övriga
lokaler. Låt behovsbeskrivningen ingå i samma differentierade funktionsplanering och analysprocess
(t.ex. arbetsprocesser, interna flöden, bemanningsstrukturer...) som övriga vårdlokaler.
Administrativa arbetsplatser inom vården bör utformas aktivitetsbaserat och
behovsstyrt liksom vårdens övriga lokaler
Administrativt arbete behöver liksom vårdens övriga aktiviteter ges möjlighet att få stöd av olika
typer av rum, anpassade efter dess specifika behov. Vården är aktivitetsbaserad och inrättningen av
moderna vårdlokaler är inriktade på att möta behoven hos de olika aktiviteterna. Vården har under
modern tid specialiserats och utvecklats från få till många specialiteter. Dagens sjukhus innehåller
därför en hel repertoar av rum med olika funktioner.
Bibliotek
gemensam
litteratur
Större mötesrum
Tyst lässal
bekväm enskild fokuserat möte
plats för läsning
med hög
koncentration
Flyttbara skärmar
möjlighet att
skapa mindre
rumsligheter
Men inom vården har administrativt arbete fram tills nu inte betraktats på detta aktivitetsbaserade sätt.
Man har antagit att nuvarande få typer av administrativa arbetsplatser – expeditioner, arbetsstationer
och mötes/grupprum – även uppfyller dagens administrativa arbetes alla specialiserade behov. Nu
är det dags att nyansera bilden av vad administrativt arbete inom vården behöver - från expeditioner
och arbetsstationer till en palett av behovsstyrda administrativa arbetsplatser.
Kök
Vråer
möjlighet att nyttja för kortare arbeten
platser under
andra tider
än lunch
Oväntade rumsligheter
t.ex. kuddar för
avslappnat arbete
Skåp
förvaring av
privata saker
Förslag: Inför ett förändrat förhållningssätt där även de administrativa arbetsplatserna utformas
aktivitetsbaserat och behovsstyrt. I rapporten kallar vi dessa behovsstyrda, administrativa
arbetsplatser för vården.
Rum för 1 pers
mjuk möblering
Lounge
fokuserat,
enskilt
arbete
i mjuk
möblering
IDAG
FRAMTIDENS PALETT AV
BEHOVSSTYRDA ARBETSPLATSER
Öppna
kontorsarbetsplatser
fokuserat,
enskilt
arbete
Cellkontor
fokuserat,
enskilt
arbete
Projektarbetsplatser
gemensamt
fokuserat
arbete
Mindre mötesrum Flexibelt
fokuserat möte
konferensrum
konferensrum
som förändras
Videomötesrum
efter önskemål
fokuserat möte
med någon på
annan destination
Informell
mötesplats
yta för
kunskapsutbyte
och snabbare
hantering
av administrativt
arbete
ILLUSTRATIONEN VISAR HUR
ETT ADMINISTRATIVT PLAN SKULLE
KUNNA SE UT I FRAMTIDEN
Forskning
Rapportens förslag tar hänsyn till forskning från ett antal teman och där forskning finns tillgänglig.
Dessa är hälsa, stress, luftkvalité, ljudmiljö, buller, naturutblickar, dagsljus, färger, samarbete, kommunikation, ledarskap, team-identitet, status och effektivitet.
Forskning visar att om man har bra fysisk kontors/administrativ miljö så är man också nöjdare med
sin psykosociala arbetsmiljö. Den fysiska miljön tolkas som en indikator på organisationens och
ledningens engagemang för medarbetarna. Den ses som viktig för verksamhetens resultat.
Forskning visar också på att det finns en mängd olika kontorstyper med olika egenskaper som upplevs
som både positiva och negativa. Det är därför viktigt att inte se administrativa arbetsplatser enbart som
ett val mellan cellkontor (egen expedition) och kontorslandskap. Här bekräftar forskning att ett av de
mest framträdande problemen i kontorslandskap är buller och bristande avskildhet. En sammanfattande
slutsats av en ny stor svensk undersökning är att den kontorstyp som visade sig fungera sämst var
just mellanstora kontorslandskap. Cellkontor och flexkontor (aktivitetsbaserade kontor) är signifikant
bättre än övriga kontorstyper då det gäller upplevd hälsostatus, arbetstillfredsställelse och trivsel
med kontorsmiljön. De som var mest nöjda med sin fysiska miljö var de som satt i cellkontor. För
samhörighet, gemenskap och samarbete var dock cellkontoren det sämsta alternativet. Här utgjorde
flexkontor den bästa arbetsplatsen.
Följestudier, intervjuer, observationsstudier, enkäter,
workshops och studiebesök
Som underlag för rapporten har en kartläggning med både kvantitativa och kvalitativa studier utförts.
Slutsatsen från följestudier är att det administrativa arbete som utförs inom vården är mycket olika
till innehåll och karaktär. Ibland krävs hög koncentration, ibland lägre. Administrativt arbete utfördes
både i grupp och enskilt.
I intervjuerna framkom ett behov av arbetsplatser där administration kunde utföras i lugn och ro, något
som ofta saknas i dagens vårdbyggnader. Det kom också fram önskan om att teamarbetsplatser och
stödenheter skulle likna varandra inom ett sjukhus. Anledningen är att undersköterskor/sjuksköterskor
ofta byter team på avdelningarna/mottagningarna. Läkare och andra professioner inom vården så
som sjukgymnaster, dietister m fl. byter vårdavdelningar/mottagningar flera gånger om dagen.
Observationsstudien visar att nyttjandegraden av administrativa arbetsplatser inom vården är väldigt
ojämn. 885 arbetsplatser på 27 avdelningar studerades. Mätningar gjordes 3 gånger om dagen i
3 veckor. Nyttjandegraden varierade mellan 10 och 60 %, och var genomsnittligt 35%. Resultatet
visar att ej patientnära egna expeditioner används relativt lite medan patientnära arbetsplatser har en
relativt hög nyttjandegrad. Slutsatsen är att det finns ett behov av fler patientnära arbetsplatser och
teamarbetsplatser ute i vården.