Skapa kopplade utskrifter
Knyt samman kraften i Excel och Word för att skapa massutskrifter
Skapa en databas
När jag skall skapa en massutskrift, så börjar jag alltid i Excel. Genom att skapa en adresslista (tabell) i
Excel, så kan jag sen utnyttja möjligheten att koppla upp mig mot den adresslistan för att skriva ETT
brev, men som skall skrivas ut till var och en i min adresslista.
Jag börjar med att öppna en ny arbetsbok i Excel. Låter markören stå på A1, sen väljer jag INFOGA
(INSERT) – TABELL (TABLE).
I dialogrutan som dyker upp ser jag till att Tabellen har rubriker är ikryssad och klickar på OK.
När jag fått tabellen börjar jag med att fylla i alla som skall få mitt utskick. Observera att jag i
exempelbilden har valt att ta med e-postadresser (utifall jag vill göra mitt utskick via Outlook).
När jag har markören i tabellen (se bilden, jag står på E2 i bilden), vilket gör att jag kan se fliken
DESIGN som hör till tabellen. Längst ut till vänster kan jag namnge min tabell. Jag kallar den för
Adresser.
Jag ser också till att kalla bladfliken för Adresser.
I denna lathund sparar jag filen sedan, någonstans på datorn (jag kommer att spara den på
skrivbordet).
Det viktiga är att du vet var du lägger filen och vad du kallar den. Jag kallar filen i detta exempel för
Adresser och jag sparar den på skrivbordet.
Kontrollera längst upp att boken heter t.ex. Adresser. Därefter kan jag stänga Excel, eftersom jag nu
har min databas.
Därefter startar jag ett nytt dokument i Word och väljer fliken UTSKICK (Mail eller Mailings på
engelska). Jag klickar på knappen Starta koppling av dokument (Start Mail Merge eller något liknande
på engelska), och så väljer jag Brev (i detta exempel) eller någonting annat som passar för utskriften.
Därefter väljer jag (fortfarande under fliken UTSKICK), Välj mottagare (Select recipient eller något
liknande), och här väljer jag att arbeta med en befintlig lista.
I dialogrutan som dyker upp letar jag reda på min fil med Adresser.
En dialogruta bör dyka upp som visar alla flikar i Excelfilen (och om man döpt fliken till någonting så
är det lättare att veta vilken flik det är, om det skulle finnas flera flikar).
Genom att klicka på nederkanten på Infoga kopplingsinstruktion (Insert Mail Merge field eller något
liknande på engelska), så kan jag lägga till styrkoder, för var jag vill att förnamn, efternamn, etc, skall
skrivas in i dokumentet.
Med hjälp av knappen Förhandsgranska resultat (Preview result) så kan jag nu se namn och adress till
den första mottagaren av mitt utskick.
Med hjälp av knapparna som jag ringat in på ovanstående bild, så kan jag bläddra mellan de olika
adresserna i mitt kopplade dokument (de adresser som jag skrev in i Exceltabellen).
Under knappen Slutför och koppla (längst ut till höger under fliken UTSKICK, vet inte vad den heter
på engelska), så kan man sedan skicka resultatet till en skrivare, eller skapa ett helt nytt dokument
baserat på kopplingen.
Väljer jag redigera enskilda dokument (längst upp) så får jag ett nytt dokument, Skriv ut dokument…
skickar kopplingen till skrivaren och det sista alternativet är om man vill utnyttja Outlook för att
skicka ut flera mail till olika mottagare.