Administration av grupper och användare i Winst
1 Uppsättning för att arbeta med elektroniska beställningar
Beskrivning och tips för användar- och gruppadministration
1.1 Gruppadministration i WINST
Användare kan antingen läggas direkt under förvaltningen/bolaget/kommunen eller i
grupper som motsvarar verksamheten. För att lägga upp nya grupper välj
”Administration”, ”Grupper” och tryck på knappen ”Ny grupp”.
Fyll i namnet på gruppen samt ID, måste vara unikt (använd samma som namnet)
tryck på ”OK”. Markera gruppen och tryck på ”ändra”. Tryck därefter på ”Tilldela”.
”Tilldela” knappen innebär att aktuell data blir valbar för den nya gruppen. Alla nya
grupper måste tilldelas separat. Vi rekommenderar att du tilldelar gruppen alla
värden, även om du inte kommer använda dem inom gruppen i dagsläget. Detta gör
att värdena senare finns tillgängliga att kopplas på användarnivå.
1
Välj i rullgardinen de adresser, roller, leverantörer samt organisation som gruppen
ska ha tillgång till.
Tryck på verkställ för att spara inställningarna.
Därefter trycker du på knappen ”Välj för alla” och väljer de adresser, roller,
leverantörer och organisation som gruppen ska ha. Tryck på verkställ för att spara
inställningarna. Den organisation, de adresser, roller och leverantörer som du nu
bockar i blir automatiskt ikryssade och valda för de användare som du lägger in i
gruppen. DVS du kan inte ändra de valda värdena på användarnivå, endast på
2
gruppnivå. Detta gäller dock inte eventuella undergrupper, där måste du tilldela
och välja på nytt.
Sammanfattning
Att ”tilldela” en ny grupp innebär att aktuell data öppnas upp för gruppen vilket gör att
värdena blir möjliga att bocka i och ur på användarnivå.
Att ”välja för alla” för en ny grupp innebär att de ibockade värdena är förvalda på
användarnivå och inte går att bocka i eller ur, d v s de är gråmarkerade låsta fält.
1.2 Användaradministration i WINST
För att administrera användare välj menyalternativ ”Administration”. Nedanstående
bild visas.
Du kan administrera användare via två olika vyer;
3
1.2.1
Användare
Via denna vy kan du söka användare utifrån exempelvis adress, ansvar, roller,
grupp eller liknande. Du kan även få upp en lista med samtliga användare
sorterad på efternamn.
Användaradministration via vyn ”Användare”
2.2.2 Grupper (använd denna i 1:a hand)
Denna vy visar användare utifrån grupptillhörighet, du kan t ex välja att bara
se användare som tillhör grupp Skola och sedan markera enskilda användare
för att se mer detaljerad behörighetsinformation. Du kan även skapa
användare direkt i ”rätt” grupp via denna vy.
Användaradministration via vyn ”Grupper”
4
Till varje användare skall följande vara kopplat;




Adresser: Leveransadress, Fakturaadress
Roller
Leverantörsavtal
Organisation
1.3 Skapa ny användare
För att skapa en ny användare via vyn ”Grupper”;
1. Markera den grupp som användaren skall tillhöra genom att klicka en gång på
gruppen
2. Tryck därefter på ”Ny användare..”.
Innan registreringen påbörjas se till att det står rätt grupp i fältet ”Tillhör
grupp”.
3. Fyll i uppgifter i fälten: förnamn, efternamn, telefonnummer, e-post, ID
(mottagarkod), användarnamn och lösenord. Obligatoriska fält är märkt med *,
men fyll gärna i de övriga fälten också. De uppgifter som läggs in här är de
uppgifter som följer med på ordern vid beställning.
En person kan bara ha en mottagarkod. En mottagarkod kan bara finnas
en gång i Winst!
För de personer som har flera mottagarkoder kopplade till sig skrivs
personens e-postadress även i ID-fältet. Mottagarkoden läggs sedan antingen
på leveransadressen eller direkt på ordern. (Se Lathunden – Beställning, för
beskrivning)
5
Användarnamn anges som personens e-postadress.
Som lösenord sätts winst eller annat lösenord på minst 4 tecken. Användaren
måste byta det lösenord du satt vid första inloggningen. När uppgifterna är
ifyllda tryck på OK.
4. Markera användaren i listan till höger och tryck på knappen ”Information” för
att ange behörigheter för användaren.
I fönstret som visas väljer du vilken typ av behörighet som skall registreras
genom att använda rullgardinsmenyn i fältet för ”Välj typ” längst upp i bilden.
Här syns de tilldelade och förvalda värdena som du tidigare gjort för gruppen.
Till varje användare skall följande vara kopplat;
 Adresser: Leveransadress, Fakturaadress
Adresser läggs upp och kodas av Upphandlingsbolaget, administratör
samlar och meddelar adresserna till Upphandlingsbolaget,
meddelande skikcas tillbaka när kopplingar är klara.
 Roller
För en ”vanlig” beställare ska följande roller vara kopplade:
A-10, B-50, B-126
 Leverantörsavtal
För att koppla leverantörsavtalen (UHB´s ramavtal) måste rutan ”Enbart
editerbara” vara ur bockad för att få fram alla avtal.
 Organisation
6
Efter att du har kryssat i önskad mängd behörigheter, tryck alltid på verkställ så att
valda behörigheter uppdateras och sparas.
1.4 Ändra befintlig användare
Befintlig användare ändras genom att söka fram användaren i någon av vyerna
”Användare” alternativt ”Grupper” och därefter trycka på ”Ändra”.
Ändringsbilderna är därefter desamma som för att skapa en ny användare.
1.5 Anmäla ny användare
Förvaltningens, bolagets, kommunens administratör är ansvarig för uppläggning av
sina användare.
När en ny användare ska få tillgång till WINST eller då behörigheten för en befintlig
användare förändras så ska detta anmälas till och göras av respektive administratör.
Vi rekommenderar att ni använder någon typ av användarkort exempelvis det som
finns på vår hemsida (www.uhb.goteborg.se) för internt bruk.
1.6 Administratör
Välj den som ska vara huvudadministratör för förvaltningen, bolaget, kommunen
genom att välja Administration, Grupper. Markera huvudgruppen – alltså själva
förvaltningen, bolaget, kommunen och tryck på ”ändra”. Välj ”Administratör” och sök
fram personen som ska vara administratör, bocka i rutan och tryck ”Verkställ” och
Stäng.
7
Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta Upphandlingsbolagets
Servicegrupp:
Telefonnummer:
031-334 37 25
E-post:
[email protected]
8
9