11.2 Utvärdering tidmätning med mobiltelefon

Tidmätning med mobiltelefon
Utvärdering av projekt inom hemtjänsten
Olle Andersson
Rapportnr: Son 2015/240
2015-05-20
1 (19)
Innehåll
SAMMANFATTNING ................................................................................................ 2
1.
BAKGRUND ....................................................................................................... 3
2.
SYFTE .................................................................................................................. 3
3.
METOD ................................................................................................................ 3
4.
AVGRÄNSNING ................................................................................................. 3
5.
DISPOSITION ..................................................................................................... 3
6.
MOBIPEN ............................................................................................................ 4
6.1.
Tidmätning med Mobipen ............................................................................ 4
6.2.
För- och nackdelar med Mobipen ................................................................ 6
7.
TIDMÄTNING MED MOBILTELEFON ........................................................... 7
7.1.
För- och nackdelar med mobiltelefon .......................................................... 7
8.
PRAKTISKA ERFARENHETER AV TIDMÄTNING MED TELEFON ......... 8
8.1.
Erfarenheter från verksamhetsledare och personal ...................................... 8
8.2.
Enkätsvar från personalgruppen ................................................................. 11
8.3.
Erfarenheter från systemförvaltare ............................................................. 12
9.
KOSTNADER OCH EKONOMISKA KONSEKVENSER.............................. 13
9.1.
Kostnader för Mobipen .............................................................................. 13
9.2.
Kostnader för mobiltelefon ........................................................................ 14
9.3.
Ekonomiska konsekvenser för förvaltningen ............................................. 14
10. RESULTAT OCH ANALYS ............................................................................. 15
11. LITTERATUR- OCH KÄLLFÖRTECKNING ................................................. 17
SKRIFTLIGA KÄLLOR ........................................................................................... 17
INTERVJUER ............................................................................................................ 17
BILAGA 1 – ENKÄT TILL PERSONAL ................................................................. 18
2015-05-20
2 (19)
SAMMANFATTNING
I Järfälla kommun används tidmätning för insatserna hemtjänst, ledsagning och avlösarservice. Tidmätningen består av systemet Phoniro care/ Mobipen, där personal
använder en digital penna för att registrera den utförda tiden hos kund. Önskemål har
kommit från utförare om att även kunna tidredovisa via mobiltelefon.
Ett projekt har därför genomförts i Barkarby hemtjänst från mitten på februari till
mitten på maj, där viss personal testat att arbeta med mobiltelefon för tidmätning.
Syftet med denna utvärdering av projektet är att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som
idag används. Utvärderingen syftar till att belysa positiva och negativa konsekvenser
för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga
ekonomiska konsekvenser om Mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom mobiltelefon.
För att belysa området har relevant dokumentation granskats och sammanställts. Intervjuer har genomförts med systemförvaltare, personalgrupp och verksamhetsledare.
För att belysa kostnader har även ekonomisk controller på socialförvaltningen bidragit med kalkyler.
Utvärderingen visar att det finns positiva och negativa aspekter att ta hänsyn till både
vad gäller den digitala pennan och mobiltelefonen. Mobiltelefonen anses dock ha fler
fördelar och fungera på ett bättre sätt än den digitala pennan. Det finns även fler utvecklingsmöjligheter med den digitala pennan.
Vid översyn av kostnader förknippade med Mobipen-pennan och mobiltelefon,
framgår att hemtjänstersättningen behöver öka med 2 kronor om tidmätning med
mobiltelefon införs och utförarna själva ska stå för mobiltelefoner. På sikt är bedömningen att de ökade kostnaderna för förvaltningen kan hanteras inom budgetramen
och på sikt kommer kostnaden bli kostnadsneutral i jämförelse med Mobipen.
Sammanfattningsvis visar utvärderingen att tidmätning genom mobiltelefon visar på
fler fördelar än tidmätning med den digitala pennan. Både personal och verksamhetsledare samt systemförvaltare är positiva till mobiltelefonen och ser större utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon än med penna. Då bedömningen är att även kostnader för en övergång är hanterbart och ryms inom budget, blir utvärderingens rekommendation att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon.
2015-05-20
1.
3 (19)
BAKGRUND
Sedan våren 2012 har Järfälla kommun infört tidmätning för insatserna hemtjänst,
ledsagning och avlösarservice. Införandeprojektet är avslutat per den 31 december
2013 och har nu övergått i ordinarie drift. Tidmätningen som införts i Järfälla består
av systemet Phoniro care/ Mobipen, där personalen använder en digital penna för att
registrera den utförda tiden hos kund. Företagen som är godkända utförare i Järfälla
arbetar ofta även i andra kommuner och arbetar även där med tidmätning. Önskemål
har kommit om att tidsredovisningen även ska kunna ske via mobiltelefon och inte
bara med den digitala pennan. Detta skulle underlätta för utförare som arbetar i flera
kommuner men även vara ett steg i den fortsatta utvecklingen av tidmätning. Tidmätning via mobiltelefon anses även kunna förenkla arbetet med den sociala dokumentationen för utförarna.
Från 13:e februari till den 12:e maj har ett projekt pågått inom Barkarby hemtjänst
där fem i personalgruppen testat arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Efter hand
har ytterligare två personer anslutit till projektet och det är totalt sju personer som har
arbetat med mobiltelefon istället för penna.
2.
SYFTE
Syftet med denna utvärdering är att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används.
Utvärderingen syftar till att belysa positiva och negativa konsekvenser för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga ekonomiska konsekvenser om Mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom mobiltelefon.
3.
METOD
För att belysa detta område har relevant dokumentation som fanns tillgänglig granskats. För att förstå Mobipen-pennans och mobiltelefonens funktion ytterligare har
även ansvarig systemförvaltare för projektet intervjuats. Intervjuer har även skett
med den hemtjänstpersonal och den verksamhetsledare som testat att arbeta med mobiltelefon för tidmätning. För att belysa kostnader och om hemtjänstpengen eventuellt bör höjas om man övergår till tidmätning genom mobiltelefon har ekonomicontroller på socialförvaltningen bidragit med kalkyler.
4.
AVGRÄNSNING
Denna utvärdering syftar inte till att diskutera tidmätningssystemet i sig. Fokus är hur
Mobipen-pennan fungerar i jämförelse med att använda sig av mobiltelefon för tidmätning. Utvärderingen belyser om det finns eventuella för- och nackdelar med respektive system.
5.
DISPOSITION
I avsnitt 6 presenteras Mobipen som är det tidmätningssystem som idag används i
Järfälla kommun. Mobipens funktion tas upp och för- och nackdelar med Mobipen
förs fram. I Avsnitt 7 presenteras hur tidmätning med mobiltelefon fungerar och för-
2015-05-20
4 (19)
och nackdelar diskuteras. Avsnitt 8 redovisar de praktiska erfarenheter som personal,
verksamhetsledare och systemförvaltare har av tidmätning genom mobiltelefon. I
avsnitt 9 diskuteras kostnader för tidmätning genom den digitala pennan och genom
mobiltelefon. Ekonomiska konsekvenser för socialförvaltningen förs också fram vid
en eventuell övergång till tidmätning genom mobiltelefon. I avsnitt 10 presenteras
och analyseras de resultat som framkommit i utvärderingen.
6.
MOBIPEN
Med Mobipen menas den digitala penna som används för att dokumentera och registrera insatser och besök hemma hos den enskilde. Registrering av arbetspass och
insatser överförs sedan från pennan till en IT-plattform inom vård och omsorg –
Phoniro Care.
Systemet med Mobipen används idag i Järfälla kommun inom hemtjänst, avlösarservice och ledsagarservice. Mobipen har använts i Järfälla kommun sedan våren 2012
och används nu som ordinarie system för tidmätning. Syftet med Mobipen är att:




6.1.
Kvalitetssäkra verksamheten
Säkerställa att kunden får de insatser som beviljats,
Förbättra beställarens möjlighet att följa upp och ompröva insatser
Möjliggöra kontroll av att de insatser som kommunen betalar för har utförts
Tidmätning med Mobipen
För att exemplifiera Mobipens funktion, beskrivs nedan hur det kan gå till vid ett
hemtjänstbesök.
Vid arbetspassets start tar personal hos en utförare, en penna från en dockningsstation på kontoret. Personal kontrollerar först att pennan är laddad och ”talar” sedan om
för pennan vilken person som använder pennan, genom att markera med pennan i sitt
”personalkort”. Personalkortet används för att personal ska kopplas till sina arbetspass.
Personal åker sedan hem till vårdtagaren och har med sig den digitala pennan.
Hemma hos varje vårdtagare sitter en så kallad kvittensetikett vanligtvis i dörrkarmen. Denna kvittensetikett talar om för pennan vilken vårdtagare den kommit hem
till. I etiketten finns två rutor, ”start” och ”slut”. När personal kommit hem till vårdtagaren markerar de med pennan i start-rutan och pennan registrerar då ankomsten.
Figur 1: Kvittensetikettens ”Start”- och ”Slut” – ruta. Kvittensetiketten sitter
i vårdtagarens bostad och är unik för denna vårdtagare
2015-05-20
5 (19)
Under besöket kan personal markera vilka insatser som utförs under besöket genom
pennan. Detta kan ske på en blankett i vårdtagares pärm och/ eller på insatsetikett där
olika insatser finns listade. Personal kan även föra social dokumentation, t.ex. dagsnoteringar angående den enskilde vårdtagaren. Den digitala pennan registrerar det
som skrivs genom en videokamera i pennan som läser in det speciella mönstret som
finns på papperet.
Figur 2: Kameran i den digitala pennan
När personal lämnar vårdtagaren markerar de med pennan i slut-rutan på kvittensetiketten. Nu har pennan lagrat information om vem som har varit hemma hos vårdtagaren, vad personal gjort samt när personal kom och gick.
Med pennan kan man även registrera arbetspass som startar eller slutar utanför bostaden. På baksidan av personalkortet finns ett ”tidkort” med en start- och slutruta.
Med detta tidkort kan man mäta exakt tid för besök som startar eller slutar utanför
bostaden.
När personal återvänder till kontoret sätts pennan i en dockningsstation och informationen laddas över till en dator. Registreringar och anteckningar godkänns sedan av
personal och verksamhetschef i IT-plattformen Phoniro Care. När registreringarna
har godkänts förs informationen automatiskt över till verksamhetssystemet Procapita.
När personal är klar sätts pennan tillbaka på laddning.
Figur 3: Dockningsstation, denna används vid laddning av pennan och vid inskick av arbetspass
2015-05-20
6 (19)
Den tid som registreras i Phoniro care förs över till Procapita där det ligger till grund
för brukarens avgifter samt för ersättning till utföraren. De anteckningar som personalen gjort och godkänt förs även automatiskt över till kundens journal i Procapita.
Beställaren kan sedan följa upp den tid som har utförts jämfört med beställd tid samt
använder informationen vid individuella omprövningar av beslut.
6.2.
För- och nackdelar med Mobipen
Man kan se både för- och nackdelar med den digitala pennan som den används idag.
Fördelar med Mobipen är:
 Pennan är lätt att lära sig och enkel att hantera.
 Brukaren får ha pärmen med social dokumentation hemma hos sig och både
brukaren och anhöriga kan se vilka insatser som utförts.
 Pennan behöver inte vara uppkopplad mot nätverk för att fungera.
Nackdelar med Mobipen är:
 Mobipen kräver mycket administration från kommunens sida. Det är mycket
material att administrera.
 Pennorna är känsliga och går sönder och försvinner.
 Pennan måste anslutas till dator för att kunna överföra data. Att pennan måste
”dockas” kräver även att personal tar sig till en dockningsstation. Detta kan
medföra onödiga bilresor vilket är tidskrävande och dåligt för miljön.
 Systemet med Mobipen kräver att man använder en del papper för blanketter,
etiketter etc. vilket också är dåligt för miljön.
 Den digitala pennan har få utvecklingsmöjligheter.
2015-05-20
7.
7 (19)
TIDMÄTNING MED MOBILTELEFON
Tidmätning kan även ske genom att använda mobiltelefon som verktyg. Vid arbetspassets start tar då personal en ledig mobiltelefon från en laddare på kontoret. Vilken
av mobiltelefonerna personal tar spelar ingen roll, så länge denna mobiltelefon är
ansluten till den egna organisationsenheten. Personalen startar telefonen och sätter
igång applikationen i telefonen. När applikationen är startad loggar personalen in
med sitt användar-id och lösenord. Systemet verifierar då användar-id och lösenord,
samt kontrollerar att personalen är kopplad till den aktuella organisationsenheten.
Efter detta ska ett arbetspass startas i telefonen. Vissa versioner av mobilapplikationen gör detta automatiskt och vissa kräver att personal manuellt anger att arbetspasset
startas.
När personal har kommit hem till vårdtagaren ska ankomsten registreras. Detta görs
genom att mobiltelefonen hålls mot en så kallad ”NFC-etikett” som finns hemma hos
vårdtagaren. NFC står för Near Field Communication, närfältskommunikation, och
är en överföringsmetod för utbyte av data över korta sträckor (max cirka 10 cm). Den
mobiltelefon man använder måste ha ett inbyggt NFC-chip för att den ska kunna läsa
av NFC-etiketten. Det går således inte att använda vilken mobiltelefon som helst men
det finns ett antal olika modeller som går att använda.
Under besöket kan personal sedan registrera de olika insatserna direkt i mobiltelefonen.
Vid slutet av besöket håller personal mobilen återigen mot NFC-etiketten för att avfärd ska registreras. När arbetspasset är slut kan personal granska, redigera och godkänna arbetspasset direkt i mobiltelefonen eller välja att enbart avsluta arbetspasset i
mobiltelefonen och sedan granska och godkänna arbetspasset i datorn.
När användaren sedan har loggat ut från mobiltelefonen så ansluts den till en ledig
laddare på kontoret.
Man kan även registrera besök som startar eller avslutas utanför bostaden, t.ex. ledsagning från eller till vårdcentralen.
7.1.
För- och nackdelar med mobiltelefon
Man kan se både för- och nackdelar med att använda sig av mobiltelefon för tidmätning.
Fördelar med mobiltelefon är:
 Personal behöver inte ”docka” mobilen utan kan föra över data trådlöst direkt.
 Kan föra dokumentation direkt i mobilen.
 Minskad administration hos kommunen om utförare själva står för mobiltelefonen, då personal ändå måste ha en mobiltelefon i sitt arbete.
 Om utförare själva står för mobiltelefonen kanske personal är mer försiktiga
vid hanteringen av denna.
 Miljömässiga fördelar – slipper onödiga resor bara för att docka pennan och
överföra information. Pappershanteringen minskas även då bland annat blanketter inte längre behövs som då man använder Mobipen-pennan.
2015-05-20
8 (19)


Av insatserna ser man de beviljade insatserna högst upp i applikationen och
slipper leta på blankett som med den digitala pennan.
Mobiltelefonen har stora utvecklingsmöjligheter:
 På sikt kan man koppla in schemaplaneringssystemet direkt i mobiltelefonen.
 Man kan använda sig av GPS i mobiltelefonen och få smartaste körvägarna
med kortast färdtid.
 Man kan välja att använda sig av nyckelfria lås där man låser upp med mobiltelefonen och därmed slipper hantera nycklar vilket kan spara tid och onödiga
resor för att hämta nycklar.
 Det finns utvecklingsmöjligheter att göra information tillgänglig direkt på någon slags portal. Detta kan vara bra för berörda chefer och eventuellt andra
yrkesgrupper. Man kan även göra information tillgänglig direkt för anhöriga
och omsorgstagare vilket kan öka trygghetskänslan och avlasta personal från
telefonsamtal.
Nackdelar med mobiltelefon är:
 Mobiltelefon kan vara svårare att hantera än Mobipen-pennan för personal som
inte är vana med att använda en ”smartphone”.
 Mobiltelefonen behöver uppkoppling till telefonnätet. Vad händer om ”nätet
ligger nere”?
 Pärmen hos brukaren försvinner. Det blir svårare för brukare och anhöriga att
se vilka insatser som har utförts.
 Hur reagerar brukare på att man sitter med mobiltelefon?
 Första gången man använder mobiltelefonen kan det ta lång tid att ladda ner
kundlista.
8.
PRAKTISKA ERFARENHETER AV TIDMÄTNING MED TELEFON
För att få reda på hur det har fungerat att jobba med mobiltelefon för tidmätning i
hemtjänsten, har den personalgrupp som testat detta intervjuats och fått fylla i en
enkät. Intervju har även genomförts med verksamhetsledaren för Barkarby hemtjänst
som varit involverad i detta projekt. Överlag är både personalgruppen och verksamhetsledaren väldigt positiva till att använda mobiltelefon för tidmätning i hemtjänsten.
8.1.
Erfarenheter från verksamhetsledare och personal
Inledningsvis var det fem stycken i personalgruppen som skulle testa att använda
mobiltelefon för tidmätning i hemtjänsten. Men efterhand har ytterligare två personer
anslutit sig och har också arbetat med mobiltelefonen. Sammanlagt är det alltså sju
personer som har testat att arbeta med mobiltelefon istället för med Mobipen-pennan.
Av dessa sju personer har fem stycken intervjuats i en gruppintervju, då två stycken
inte kunde närvara. En av de frånvarande skickade dock med sina synpunkter i ett
mail. De fem personer som intervjuades fick även fylla i en enkät som delades ut i
samband med intervjutillfället. Intervju skedde även med verksamhetsledare och
dennes åsikter redovisas också i detta avsnitt.
Den grupp som intervjuats tyckte att introduktionen och utbildningen som hölls till
mobiltelefonen var bra. Men viss personal var dock skeptisk i början och den perso-
2015-05-20
9 (19)
nal som ville vara med fick därför välja. Den personalgrupp som intervjuats tror att
vissa personer behöver längre utbildning och introduktion om man ska utöka detta
projekt till att gälla en större grupp.
Verksamhetsledaren berättar att personalgruppen i början var oroliga att tiderna inte
skulle komma in och en del hade därför Mobipen-pennan som backup. Det tog ett tag
för personalen att lära sig i början och en del hade problem med inloggning och med
NFC-etiketten. Men då de flyttade NFC-etiketten från dörrkarmen som är gjord av
metall så gick det bättre.
Några i personalgruppen berättar att de upplevde det som en befrielse att gå över till
mobiltelefon men att vissa saker strulade i början – såsom att det är svårt att läsa av
NFC-etiketten då metall finns bakom och att det hos vissa kunder är svårt att få täckning med mobiltelefonen.
Efter att personal hade vant sig med mobiltelefonen så tycker både personalgruppen
och verksamhetsledaren att det har fungerat bra att arbeta med mobiltelefonen. De
nämner flera fördelar med mobiltelefonen, såsom:









Det är bra att kundens adress, personnummer och telefonnummer finns med i
mobiltelefonen vilket underlättar när man behöver ringa kunden och fråga något,
exempelvis då man handlar eller om man ska ringa ambulans så har man alla
kundens uppgifter tillgängliga i mobiltelefonen och man behöver inte leta personnummer.
Personal har bättre översikt i mobiltelefonen. Man kan se besök och insatser direkt i mobilen. Man kan anteckna direkt i mobiltelefonen och man kan korrigera
insatser i telefonen.
Det blir mindre fel i schemat då det blir rödmarkerat i ”appen” och man slipper
rätta efteråt som med pennan.
Batteriet håller bättre i mobiltelefonen än i pennan.
Mobilen fungerar överlag bättre än penna, då pennan ofta är sönder eller får slut
på batteri. Detta tror verksamhetsledaren kan bero på att pennan inte är personlig
utan delas med personal. Det kan finnas en fördel i att ordinarie personal har var
sin telefon som är personlig och att vikarier kan få kvittera ut telefoner.
Mobilen fyller i orden automatiskt och det blir mindre felstavningar och felskrivningar. Pennan har ibland svårt att läsa det man skrivit och då måste man korrigera i efterhand på dator. Detta slipper man med mobiltelefonen.
Med mobiltelefonen kan man förbereda sig på ett bättre sätt inför nästa kund.
Mobiltelefonen är även bra vid exempelvis inköp åt två kunder samtidigt. Då kan
man logga in sig hos kund och sen logga ut i affären utan kvittens. Sen kan man
logga in nästa kund utan kvittens i affären och sen logga ut med kvittens när man
är hos den andra kunden. Med penna fungerar inte detta så bra och det står okänd
kund vid inloggning av person nummer två då personalen markerar på sitt personalkort i affären. Detta måste sedan korrigeras i dator.
Personalen uppger också att de upplever mindre stress när de använder mobiltelefonen. Även verksamhetsledaren upplever att personalen är mindre stressade.
2015-05-20

10 (19)
Mobilen kan utvecklas mer än pennan. Man skulle t.ex. kunna använda GPS för
att hitta till kunder.
Personal och verksamhetsledare nämnde även vissa nackdelar och saker som de
saknar med mobiltelefonen, såsom:












Ibland är det svårt att läsa av NFC-etiketten och täckning saknas ibland hos kund.
Ibland loggar mobilen ut sig hos kund under arbetspasset.
Ibland försvinner arbetspass ur mobilen, men det händer sällan.
Man kan inte avböja besök direkt i mobilen utan måste till dator för att korrigera
detta.
Det vore bra om anhörigas nummer och kontaktuppgifter fanns i appen så man
slipper ringa kontoret. Det vore även bra om man kan lägga in kontaktuppgifter
även till exempelvis biståndshandläggare och andra kontakter.
En negativ sak kan också vara att det gått rykten om att GPS:en i mobiltelefonen
ska användas för att övervaka var personalen befinner sig.
När personal använder mobiltelefonen kan även brukare tro att de ”leker” med
mobilen. Det har även hänt att brukare har råkat ta mobiltelefonen istället för sin
egen.
Det kan vara svårt för viss personal som inte är lika van med mobiltelefoner att
använda dessa och de behöver nog längre introduktion.
Insatserna i mobiltelefonen stämmer ibland inte exakt med vad kunden beviljats.
Det vore bra om man kan logga in sig direkt hos kunden utan att leta fram kundens namn.
Personalen skulle även vilja se en sammanställning av dagen och den tid man
arbetat vid utloggning för dagen. Nu måste de logga in på dator för att se detta.
Det kanske även vore bra med automatisk utloggning efter en viss tid då det hänt
att personal glömt bort att logga ut sig efter dagens slut.
2015-05-20
8.2.
11 (19)
Enkätsvar från personalgruppen
I samband med intervjun delades även en enkät ut till de fem i personalen som medverkade under intervjun. Enkäten bestod av fem frågor och redovisas i sin helhet
nedan.
Tabell 1 – Åsikter om tidmätning med mobiltelefon
Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon har fungerat?
Mycket dåligt Dåligt Varken bra eller dåligt Bra Mycket bra
Antal svar
5
Tabell 2 – Åsikter om tidmätning med mobiltelefon/ mobipen
Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon fungerar i jämförelse med
mobipen?
Mycket sämre Sämre Varken bättre eller sämre Bättre Mycket bättre
Antal
svar
5
Tabell 3 – Hellre mobiltelefon eller mobipen
Använder du hellre mobiltelefon för tidmätning än mobipen?
Ja, hellre mobiltelefon
Nej, hellre mobipen
Vet ej
Antal svar
5
Vad är du särskilt nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon?
- Jag är nöjd, pga det minskar stressen att man tänker om det registrerar eller ej. Man
vet exakt hur länge man stannar hos kunden.
-Jag tycker mindre stress och mobipen funkar inte bra.
-När man glömmer insatsen kan man rätta direkt. Minskar stressen.
- Mindre stress.
-Mobilen funkar alltid, vilket pennan inte gjorde varje dag.
Vad är du mindre nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon?
- Att det inte finns anhöriga och att man inte kan göra avböjda pass i mobilen.
- När man gör avböjt besök och lite svårt med beställda tider, lite svårt och läsa hos
enstaka kunder.
- Jag är mindre nöjd att det inte finns anhörigas telefonnummer.
-Extra jobb för avböjda besök!
- Att kundernas anhörigas telefonnummer inte är med.
2015-05-20
12 (19)
8.3.
Erfarenheter från systemförvaltare
På socialförvaltningen finns en systemförvaltare som ansvarar för Phoniro
Care/Mobipen och som har agerat projektledare för projektet att använda mobiltelefon för tidmätning inom hemtjänst.
Systemförvaltaren upplever att det har fungerat bra att arbeta med mobiltelefon. Projektet har till stor del skötts av verksamhetsledare på plats och systemförvaltarens
supportarbete har varit mycket begränsat vilket han tycker är ett gott tecken.
Systemförvaltaren tror dock att det är högre inlärningströskel för mobiltelefonerna än
för pennorna. Initialt var det en del rapporter om dålig mobiltäckning och personalen
använde då pennorna parallellt med telefonerna. Det var även problem med etiketterna i början, förmodligen för att etiketterna inte fungerar när de placeras på metall.
Alternativ placering måste ses över, såsom i den pärm som finns hos brukaren.
Efter att personalen har vant sig vid telefonerna har det dock fungerat bra. Systemförvaltaren menar att arbetet med mobiltelefon har fungerat så bra att ytterligare två
medarbetare i personalen ville vara med, varav projektet utökades till att omfatta sju
medarbetare från den 23 mars. Verksamhetsledaren har också en telefon för att registrera etiketter, göra trygghetsringningar etc.
En sak som man dock bör komma ihåg är att den personal som ingår i testgruppen
har fått anmäla sig själva till projektet. Det går därför enligt systemförvaltaren inte
att generalisera resultatet till hur en hel personalgrupp skulle reagera. Några personer
kan ha svårt att hantera smarta telefoner och behöver extra stöd vid en eventuell utökning av projektet.
Gällande registreringar så har systemförvaltaren gjort slumpvisa kontroller vilket
visar att personalen har skött registreringarna med hög kvalitet. I mars var det få missade kvittenser och ändrade besök vilket är positivt.
En annan bra sak i det program som används i mobiltelefonen, är att de beställda
insatserna kommer högst upp och icke beställda insatser hamnar under ett streck.
Detta gör det lätt att se när personal utför hjälp som inte har beställts. Personalen får
dessutom färre alternativ att välja mellan vilket underlättar deras arbete.
Angående Phoniros applikation som har testats, menar systemförvaltaren att det är
inte aktuellt i nuläget med en djupare utvärdering av applikationen. Om kommunen
fortsätter med Procapita som verksamhetssystem kommer Tietos egen app ”Lifecare”
att bli aktuell och den ser annorlunda ut. Om det blir så att Lifecare-appen används så
kan denna kopplas ihop med Tietos schemaplaneringssystem ”Lapscare” vilket kan
integreras med Procapita. Med denna integration kan man få en mobil helhetslösning
för hemtjänsten.
Om det dock blir så att kommunen byter till ett annat verksamhetssystem så kan
Phoniros lösning bli aktuell och det finns då anledning att utvärdera och försöka påverka Phoniros utveckling av appen då den är möjlig att koppla till andra system än
Procapita.
2015-05-20
13 (19)
Generellt tycker systemförvaltaren att applikationen har fungerat bra men att det
finns en del övrigt att önska gällande användargränssnittet. Detta har dock enligt honom inte hindrat att personalen snabbt och lätt har lärt sig funktionerna.
En sak som systemförvaltaren tycker är mindre bra är att etiketternas serienummer
måste skrivas in manuellt i Phoniro Care vilket initialt tog tid. Förhoppningsvis kan
leverantören förbättra produkten i det avseendet så att etiketten läses direkt i telefonen innan den kopplas till brukaren.
Överlag har dock projektet gått bra utan några större problem. Systemförvaltaren
menar att det är möjligt att utöka projektet om licenserna tillåter och man kan hitta en
lämplig ekonomisk modell för ersättning till utförarna.
9.
KOSTNADER OCH EKONOMISKA KONSEKVENSER
För att ta reda på kostnader för socialförvaltningen för både den digitala pennan och
mobiltelefon har ekonomicontroller och systemförvaltare bidragit med kalkyler.
9.1.
Kostnader för Mobipen
Kostnader som förknippas med Mobipen kan delas upp i tre kategorier – löpande
materialkostnader, licens och drift samt utveckling och stöd.
Till löpande materialkostnader hör blanketter, pennor och material samt etiketter och
övrigt, såsom pärmar. Järfälla kommun ansvarar för kostnaden för inköp av digitala
pennor utifrån grundbehov. Beräkningen av grundbehovet baseras på antal kunder
som ett företag har. Utförare använder dessa pennor så länge de har uppdrag i Järfälla
och när uppdraget avslutas lämnas de tillbaka. Pennorna beräknas hålla i tre år om de
hanteras på rätt sätt. Ersättningspennor som krävs inom tre år efter utkvitteringen
bekostas av utföraren om de tilldelade pennorna, korkarna och annat material har gått
sönder eller förlorats och skador/ förlust inte täcks av garantin. Kostnader för löpande material har beräknats uppgå till cirka 300 000 kronor för förvaltningen ett
normalår.
Licens och driftkostnader för Phoniro Care/ mobipen är kostnader som förvaltningen
betalar årligen för både licens och löpande drift. Denna kostnad har beräknats uppgå
till cirka 600 000 kronor per år.
I kostnader för utveckling och stöd ingår omkonfigurering, konsultkostnader, uppgraderingskostnader och övrigt konsultstöd. Dessa kostnader beräknas uppgå till
cirka 100 000 kronor ett normalår.
Sammanlagt uppgår kostnaderna för förvaltningen till ungefär en miljon kronor, då
Mobipen-pennan används för tidmätning.
2015-05-20
14 (19)
9.2.
Kostnader för mobiltelefon
Om tidmätning sker med mobiltelefon försvinner vissa kostnader för förvaltningen
såsom kostnader för blanketter, pennor och etiketter m.m. Men licens, driftkostnad,
utveckling och stöd kvarstår och det tillkommer kostnader kopplade till mobiltelefonerna såsom NFC-etiketter och övrigt, såsom extra serverkostnad. Kostnader för
NFC-etiketter till alla kunder beräknas inledningsvis kosta cirka 160 000 kronor.
Kostnader för server och upprätthållande av denna beräknas till cirka 50 000 kronor
per år.
Licens och driftkostnader förväntas ligga kvar på ungefär samma nivå som för Phoniro Care/ Mobipen och uppgå till cirka 600 000 kr per år. Även kostnader för utveckling och stöd kommer finnas kvar och förväntas ligga kvar på ungefär 90 000
kronor, men det tillkommer också en okänd utbildningskostnad vid teknikövergången.
Sammanlagt beräknas kostnader för mobiltelefon för förvaltningen inledningsvis
uppgå till cirka 900 000 kronor. Men kostnaden borde minska över tid då införandefasen kräver att NFC-etiketter köps in och utbildningar hålls.
Utöver dessa kostnader bör man ta hänsyn till kostnader för ökad hemtjänstersättning. Om man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon finns
förslaget att utförarna själva får stå för mobiltelefon och abonnemang då de ändå
behöver telefon i tjänsten. Om det finns krav på att tidmätning ska ske genom mobiltelefonen måste dock vissa telefonmodeller användas som stödjer den programvara
som tillhandahålls.
Med bakgrund av detta har en översyn av hemtjänstersättningen genomförts vilket
utmynnat i förslaget att utförarna ersätts för byte av teknik från mobipen-pennor till
mobiltelefoner. Nuvarande modell med pennor innebär att förvaltningen belastas
med kostnader för detta. Vid övergången till mobiltelefoner som utföraren ska tillhandahålla så innebär det att kostnaderna flyttas från förvaltningen till utförarna. För
detta föreslås utförarna ersättas med 2 kr per utförd hemtjänsttimme för att täcka
dessa merkostnader.
9.3.
Ekonomiska konsekvenser för förvaltningen
Vid en eventuell övergång till tidmätning genom mobiltelefon är bedömningen att
kostnaderna inledningsvis kommer vara högre, pga. exempelvis inköp av NFCetiketter, utbildningsinsatser och andra införandekostnader. Men övergången bör inte
ske omedelbart utan ske successivt för att kvalitetssäkra systemet och fördela kostnaderna över tid.
Det finns även avskrivningar kvar på de digitala pennorna, dock blir en stor del av
pennorna äldre än 3 år i höst och borde då vara helt avskrivna. Dessa kostnader borde
kunna rymmas in i budgeten för Phoniro care/ Mobipen som finns förvaltningsövergripande.
De 2 kronorna i ökad hemtjänstersättning är beräknat att tas från volymmodellen för
äldreomsorg. Därmed borde de ökade kostnaderna kunna hanteras inom budgetra-
2015-05-20
15 (19)
men. När införandefasen är genomförd och går in i ett normalläge är bedömningen
att det är kostnadsneutralt.
10.
RESULTAT OCH ANALYS
Syftet med denna utvärdering var att ta reda på om tidmätning och inrapportering
genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används. Utvärderingen syftade även till att belysa både positiva och negativa konsekvenser för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även
kartlägga ekonomiska konsekvenser om mobipen-pennan byts ut mot tidmätning
genom mobiltelefon.
Utvärderingen visar att det finns positiva och negativa aspekter att ta hänsyn till både
vad gäller den digitala pennan och mobiltelefonen.
De främsta fördelarna med den digitala pennan som idag används är att den anses
enkel att hantera och inte behöver vara uppkopplad mot nätverk för att fungera ute
hos kund. Brukaren får även ha pärmen med social dokumentation hemma hos sig
och både brukaren och anhöriga kan se vilka insatser som utförts.
De största nackdelarna med den digitala pennan är att pennan måste anslutas till dator för att kunna överföra data. Pennorna anses även vara känsliga och går lätt sönder
då de hanteras ovarsamt. De digitala pennorna kräver även mycket administration
från systemförvaltare på kommunen. Den digitala pennan har även få utvecklingsmöjligheter i jämförelse med mobiltelefonen.
Vad gäller mobiltelefonen så finns flera fördelar att ta i beaktande. En fördel är att
personal kan föra över data trådlöst och inte behöver ansluta telefonen till dator för
att göra detta. Personal kan även föra dokumentation direkt i mobiltelefonen. Administrationen hos systemförvaltare på kommunen förväntas även minska om utförarna
själva får stå för mobiltelefon, då mobiltelefon ändå behövs i tjänsten. Det finns även
stora utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon såsom att koppla in schemaplaneringssystem och GPS för att hitta smartaste körvägarna.
Den verksamhetsledare och personal som har testat att arbeta med mobiltelefon är
väldigt positiva till detta och nämner också flera fördelar. Personal upplever att de är
mindre stressade och får bättre översikt när de arbetar med mobiltelefonen. Mobiltelefonen anses även fungera bättre än pennan.
Nackdelar med mobiltelefon kan vara att mobiltelefon är svårare att hantera för personal som inte är vana med att använda en smartphone. Med mobiltelefon kan det
även bli svårare för brukare och anhöriga att se vilka insatser som utförts, då insatser
registreras direkt i mobiltelefonen.
Verksamhetsledaren och personalen nämner också vissa nackdelar med mobiltelefonen. Ibland kan det vara svårt att läsa av NFC-etiketten och täckning saknas ibland
hos kund. Det har även gått rykten bland personal att GPS:en i mobiltelefonen kommer användas för att övervaka var personal befinner sig. Viktigt att förtydliga i sammanhanget är att detta inte är möjligt utan enbart är ett rykte.
2015-05-20
16 (19)
Övriga nackdelar som nämns gäller framförallt applikationen och funktionerna i
denna men applikationen kan utvecklas efter synpunkter. Det är inte heller säkert att
samma applikation som testats kommer användas framöver då det beror på vilket
verksamhetssystem som används i Järfälla kommun. Om Järfälla kommun fortsätter
använda sig av Tietos verksamhetssystem Procapita så kan det vara mer aktuellt att
använda Tietos egen mobilapplikation för att kunna integrera systemen och använda
sig av Tietos schemaplaneringssystem Lapscare. Om annat verksamhetssystem upphandlas bör man ta hänsyn till möjligheten att använda sig av tidmätning med mobiltelefon och möjligheten att sammankoppla mobiltelefonen till verksamhetssystemet.
Vid översyn av kostnader förknippade med Mobipen-pennan och mobiltelefon,
framgår att hemtjänstersättningen behöver öka med 2 kronor om tidmätning med
mobiltelefon införs och utförarna själva ska stå för mobiltelefoner. På sikt är bedömningen att de ökade kostnaderna för förvaltningen kan hanteras inom budgetramen
och på sikt kommer kostnaden bli kostnadsneutral i jämförelse med Mobipen.
Sammanfattningsvis visar utvärderingen att tidmätning genom mobiltelefon visar på
fler fördelar än tidmätning med den digitala pennan. Både personal och verksamhetsledare samt systemförvaltare är positiva till mobiltelefonen och ser större utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon än med penna. Då bedömningen är att även kostnader för en övergång är hanterbart och ryms inom budget, blir utvärderingens rekommendation att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon.
2015-05-20
11.
17 (19)
LITTERATUR- OCH KÄLLFÖRTECKNING
Skriftliga källor
Mobipen
http://www.jarfalla.se/omsorg--stod/information-till-utforare/mobipen.html
Pennor och kostnadsansvar
http://www.jarfalla.se/omsorg--stod/information-till-utforare/mobipen/pennor-ochkostnadsansvar.html
Användarmanual Phoniro Care 3.13
http://www.jarfalla.se/download/18.50628c6613f7525a9bc800061/1422498666784/P
honiro+Care+-+Anv%C3%A4ndarmanual+3+13.pdf
Rutin för registrering av Mobipen i Järfälla kommun
http://www.jarfalla.se/download/18.1215316114b0e46009a946f9/1423820358754/M
obipenmanualen+ver+12+2014-06-27.pdf
Lathund för hemtjänstpersonal
http://www.jarfalla.se/download/18.df9b4213ebf8630e480007545/1422498706633/L
athund+f%C3%B6r+hemtj%C3%A4nstpersonal.pdf
Lathund uppstart Phoniro Care med Mobipen
http://www.jarfalla.se/download/18.4a914352141a39eb99c8000866/1422498674996
/Lathund+Superanv%C3%A4ndare+Uppstart+Phoniro+care+med+Mobipen+ver+2.
pdf
Informationsbrev om Mobipen
http://www.jarfalla.se/download/18.fdad8391408332d72d80008168/1422498732593
/Kundbrev+Mobipen.docx
Rapport från systemförvaltare, 2015-04-23
Information från ekonomicontroller, 2015-05-19
Intervjuer
Intervju med Systemförvaltare, 2015-02-26.
Intervju med hemtjänstpersonal vid Barkarby hemtjänst, 2015-04-22
Intervju med verksamhetsledare vid Barkarby hemtjänst, 2015-04-22
2015-05-20
18 (19)
BILAGA 1 – ENKÄT TILL PERSONAL
2015-04-20
1 (1)
Enkät för utvärdering av tidmätning med mobiltelefon
1. Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon har fungerat?
Mycket dåligt

Dåligt
Varken bra eller dåligt
Bra
Mycket bra




2. Hur tycker du att tidmätning med mobiltelefon fungerar i jämförelse med mobipen?
Mycket sämre

Sämre

Varken bättre eller sämre

Bättre

Mycket bättre

3. Vad är du särskilt nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon?
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
4. Vad är du mindre nöjd med när det gäller tidmätning med mobiltelefon?
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
5.Använder du hellre mobiltelefon för tidmätning än mobipen?
 Ja, hellre mobiltelefon
 Nej, hellre mobipen
 Vet ej
Tack för dina svar!