11.1 Utvärdering av tidmätning med mobiltelefoner
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) 2015-05-20 Socialnämnden Dnr Son 2015/240 Utvärdering av tidmätning med mobiltelefon Förslag till beslut Socialförvaltningens förslag 1. Socialnämnden beslutar att tidmätningen för hemtjänst, ledsagning och avlösarservice genomförs med mobiltelefon istället för med mobipen (digital penna) 2. Socialnämnden beslutar att nuvarande registreringsverktyg för tidmätning fasas ut succesivt under perioden 1/1 – 31/12 2016. 3. Utvärderingen läggs till handlingarna Ärendet i korthet Inom Barkarby hemtjänst har ett projekt pågått från mitten på februari till mitten på maj, där totalt sju stycken i personalgruppen har testat att arbeta med mobiltelefon för tidmätning. En utvärdering har genomförts som visar att projektet har fungerat bra och att det finns flera positiva aspekter med att arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Tidmätning genom mobiltelefon förefaller vara ett bättre val av teknik än tidmätning genom den digitala pennan. Kostnader för förvaltningen vid en övergång till tidmätning genom mobiltelefon bedöms rymmas inom budget och bli kostnadsneutralt i jämförelse med Phoniro care/ Mobipen vilket är det system som idag används. Utvärderingens rekommendation blir därför att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon. Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse, 2015-05-20 2. Utvärdering ”Tidmätning med mobiltelefon” Bakgrund Sedan våren 2012 har Järfälla kommun infört tidmätning för insatserna hemtjänst, ledsagning och avlösarservice. Införandeprojektet är avslutat per den 31 december 2013 och har nu övergått i ordinarie drift. Tidmätningen som införts i Järfälla består av systemet Phoniro care/ Mobipen, där personalen använder en digital penna för att registrera den utförda tiden hos kund. Företagen som är godkända utförare i Järfälla arbetar ofta även i andra kommuner och arbetar även där med tidmätning. Önskemål har kommit om att tidsredovisningen även ska kunna ske via mobiltelefon och inte bara med den digitala pennan. Detta skulle underlätta för utförare som arbetar i flera 11.1 Utvärdering av tidmätning med mobiltelefoner, tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Avdelning ledning och verksamhetsstöd Olle Andersson, Utredare Telefon: 08-580 293 69 (direkt) Fax: 08-580 302 17 Besöksadress: Vibblabyvägen 3, Jakobsberg Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post: [email protected] Webbplats: www.jarfalla.se Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082 2015-05-20 2 (4) kommuner men även vara ett steg i den fortsatta utvecklingen av tidmätning. Tidmätning via mobiltelefon anses även kunna förenkla arbetet med den sociala dokumentationen för utförarna. Från 13:e februari till den 12:e maj har ett projekt pågått inom Barkarby hemtjänst där fem i personalgruppen testat arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Efter hand har ytterligare två personer anslutit till projektet och det är totalt sju personer som har arbetat med mobiltelefon istället för penna Resultat och analys Syftet med utvärderingen var att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används. Utvärderingen syftar även till att belysa både positiva och negativa konsekvenser för den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga ekonomiska konsekvenser om mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom mobiltelefon. Utvärderingen visar att det finns positiva och negativa aspekter att ta hänsyn till både vad gäller den digitala pennan och mobiltelefonen. De främsta fördelarna med den digitala pennan som idag används är att den anses enkel att hantera och inte behöver vara uppkopplad mot nätverk för att fungera ute hos kund. Brukaren får även ha pärmen med social dokumentation hemma hos sig och både brukaren och anhöriga kan se vilka insatser som utförts. De största nackdelarna med den digitala pennan är att pennan måste anslutas till dator för att kunna överföra data. Pennorna anses även vara känsliga och går lätt sönder då de hanteras ovarsamt. De digitala pennorna kräver även mycket administration från systemförvaltare på kommunen. Den digitala pennan har även få utvecklingsmöjligheter i jämförelse med mobiltelefonen. Vad gäller mobiltelefonen så finns flera fördelar att ta i beaktande. En fördel är att personal kan föra över data trådlöst och inte behöver ansluta telefonen till dator för att göra detta. Personal kan även föra dokumentation direkt i mobiltelefonen. Administrationen hos systemförvaltare på kommunen förväntas även minska om utförarna själva får stå för mobiltelefon, då mobiltelefon ändå behövs i tjänsten. Det finns även stora utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon såsom att koppla in schemaplaneringssystem och GPS för att hitta smartaste körvägarna. Den verksamhetsledare och personal som har testat att arbeta med mobiltelefon är väldigt positiva till detta och nämner också flera fördelar. Personal upplever att de är mindre stressade och får bättre översikt när de arbetar med mobiltelefonen. Mobiltelefonen anses även fungera bättre än pennan. Nackdelar med mobiltelefon kan vara att mobiltelefon är svårare att hantera för personal som inte är vana med att använda en smartphone. Med mobiltelefon kan det även bli svårare för brukare och anhöriga att se vilka insatser som utförts, då insatser registreras direkt i mobiltelefonen. 2015-05-20 3 (4) Verksamhetsledaren och personalen nämner också vissa nackdelar med mobiltelefonen. Ibland kan det vara svårt att läsa av NFC-etiketten och täckning saknas ibland hos kund. Det har även gått rykten bland personal att GPS:en i mobiltelefonen kommer användas för att övervaka var personal befinner sig. Viktigt att förtydliga i sammanhanget är att detta inte är möjligt utan enbart är ett rykte. Övriga nackdelar som nämns gäller framförallt applikationen och funktionerna i denna men applikationen kan utvecklas efter synpunkter. Det är inte heller säkert att samma applikation som testats kommer användas framöver då det beror på vilket verksamhetssystem som används i Järfälla kommun. Om Järfälla kommun fortsätter använda sig av Tietos verksamhetssystem Procapita så kan det vara mer aktuellt att använda Tietos egen mobilapplikation för att kunna integrera systemen och använda sig av Tietos schemaplaneringssystem Lapscare. Om annat verksamhetssystem upphandlas bör man ta hänsyn till möjligheten att använda sig av tidmätning med mobiltelefon och möjligheten att sammankoppla mobiltelefonen till verksamhetssystemet. Vid översyn av kostnader förknippade med mobipen-pennan och mobiltelefon, framgår att hemtjänstersättningen behöver öka med 2 kronor om tidmätning med mobiltelefon införs och utförarna själva ska stå för mobiltelefoner. På sikt är bedömningen att de ökade kostnaderna för förvaltningen kan hanteras inom budgetramen och på sikt kommer kostnaden bli kostnadsneutral i jämförelse med Mobipen. Sammanfattningsvis visar utvärderingen att tidmätning genom mobiltelefon visar på fler fördelar än tidmätning med den digitala pennan. Både personal och verksamhetsledare samt systemförvaltare är positiva till mobiltelefonen och ser större utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon än med penna. Då bedömningen är att även kostnader för en övergång är hanterbart och ryms inom budget, blir utvärderingens rekommendation att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom mobiltelefon. Slutsatser Socialnämnden föreslås besluta att tidmätning för hemtjänst, ledsagning och avlösarservice genomförs med mobiltelefon istället för med mobipen (penna). Nämnden förseslås även besluta att nuvarande registreringsverktyg för tidmätning fasas ut succesivt under perioden 1/1 – 31/12 2016. Nämnden föreslås också godkänna socialförvaltningens utvärdering av tidmätning med mobiltelefon. Johan Bergman Socialdirektör Jenny Wilhelmsson Avdelningschef funktionshinder/ äldreomsorg 2015-05-20 Expedieras Johan Bergman Jenny Wilhelmsson Inger Brandell Olle Andersson 4 (4)
© Copyright 2024