1. No category

Matchning
av inköpsorder
E-faktura,
är det ett gammalt
rostigt spår? mot faktura
Mats Carlsson
KEY ACCOUNT MANAGER
+46 73 4170 253
[email protected]
Palette Software & Consulting AB, Forumvägen 14, 18th floor
Box 4141, SE-131 04 Nacka, Sweden, +46 8 653 092 00
www.palettegroup.com
Aiste Asdranias
Ekonomiassistent
Direkt: +46 8 470 81 08
[email protected]
Agenda....
• Alla matchar redan idag….
• Hur fungerar inköpsordermatchning i Palette
• Kort om
• Hur fungerar inköpsordermatchning hos
• Utmaningar för
• Är det värt pengarna att investera i iköpsordermatchning? (ROI)
• Är inköpsordermatchning svårt? - Live
Alla matchar redan idag ....
Ordermatchning
Hur fungerar inköpsordermatcning i
Palette?
• Palettes ordermatchning stödjer fler typer
– Huvudmatchning (Totalmatchning)
– Radmatchning
• Antal och beloppsmatchning på artikelrader
(Avtalsmatchning och Referensmatchning)
Ordermatchning
Faktura/or och order-relationer
•
Ett till ett:
–
–
•
Fler till en:
–
–
•
Enkel matchning
Totalnivå eller matchning mot inleveransnummer
Det här kan vara både matchning på totalnivå
eller på radnivå. Men radnivå kan vara att föredra
Oftast vid delleveranser
Invoice
Purchase
Order
Invoice
Invoice
Invoice
Purchase
Order
En till fler:
–
Bör vara på radnivå för att få automatisk
matchning.
Invoice
Inköpsor
Inköpsor
der
Purchase
der
Order
Matchning huvudnivå
Ordermatchning
Leverantör Kan användas som identifiering i matchningen
Faktura och order från samma leverantör.
Inköpsordernummer Primär metod för att koppla en faktura
till en eller flera inköpsordrar.
Man kan även använda inleverans nummer för att koppla
faktura och order.
Fakturans totalbelopp– Matchar detta mot inköpsordern +/toleranserna?
Fakturan ska matcha mot (baserat på parametrarna på
bolaget i Palette):
- Order värde (exkl Moms och avgifter): 3310 sek
Max tolerans: +/- 5% eller+/- 10 sek
Avgift1, 2 och 3
Man kan definiera 3 extra avgifter på bolaget. Varje avgift har
sina egna toleranser och konton.
- Denna information finns sällan på inköpsordern , man vet ju
sällan vad t ex frakten kommer att bli, men den måste
hanteras och konteras på ett korrekt sätt.
Vid matchning på totalnivå är den här
informationen inget vi använder.
Matchning radnivå
1) Matchning ORDER nummer mot
inköpsordernummer eller inleveransnummer
för inleveransen
2) Artikelnummer på fakturan jämförs med
artikelnummer på inköpsordern.
3) Antal på fakturan jämförs med inlevererat
antal på inköpsordern.
4) Enhetspriset på fakturan jämförs med priset
på artikeln på inköpsordern
Ordermatchning
Koppla rätt fakturarad mot rätt orderrad
Ordermatchning
Sequence
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Company
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Supplier
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
X*
Currency
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Order#
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Line #
X
X
X
X
X
X
X
Item
Description
Matchable
Quantity
X
X
Quantity
X
X
X
X
X
X
X
X
Units
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Price
X
X
X*
X*
X
X
X
X*
X*
Attribute
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Färgkodning gör matchningen enklare
Grön färg innebär matchad
Gul färg innebär att det finns en leveransavvikelse
Orange färg innebär att det finns en prisavvikelse
Röd färg innebär att systemet inte hittat order
Ordermatchning
Matchningsstatistik
Ordermatchning
• Rapporten matchningsstatistik
– Enkelt att se vilka leverantörer som skickar orderfakturor
– Enkelt att se status på prisavvikelse och leveransavvikelse
per leverantör
– Gör jobbet enklare för inköpare att förhandla med
leverantörer som inte fakturerar rätt
– Ser om artikelregistret behöver uppdateras
Ordermatchning
• Rapporten inköpsorderstatus
– Status för leverans av vara
– Status för fakturamatchningen
– Få kontroll på vad som är inlevererat men ej fakturerat
(GRNI)
– Samlar status för ordrar lagda i alla er inköpssystem om ni
beställer från mer än ett system
www.atea.com
Atea - the leading Nordic and Baltic supplier of IT
infrastructure
Customers in private- and public sector
Atea delivers IT products from leading vendors and
assist its customers with specialist competencies
within IT infrastructure services
Business segments
Facts and figures – Atea Group
6300 employees
3500 consultants
82 offices
7 countries
SEK 24 billion in revenues
Listed on the Oslo Stock Exchange
Facts and figures – Atea Sverige AB
1900 employees
1000 consultants
28 offices
SEK 8,7 billion in revenues
Owner
Atea ASA 100%
Systems and applications
Name
Navision 2009
Palette
Invoices (Readsoft)
Function
General Legder
Handling of supplier invoices
Verification of supplier invoices
Palette – the Invoice flow
levresk@
atea.se
Scanning
Verification
Invoice
Log
Final
booking,
automatic
Mail sorting
Flow
Flow
proposals
Flow
proposals
proposals
Puchase
Order
AP Final
booking,
manual
PO invoices
PDF-invoices
EDI-invoices arrive
to the Invoice Log
93%
[email protected]
Scanning
Verification
Invoice
Log
Final
booking,
automatic
Mail sorting
Deviations
7%
Paper
invoices
Flow
Flow
proposals
Flow
proposals
proposals
AP Final
booking,
manual
Palette – statistics
Är det värt pengarna att investera i inköpsordermatchning?
- It always depends on data quality on PO, delivery notes and invoices, but…..
Year
Type of
invoice
Number of
invoices
2014
Cost
140 000
2014
PO
440 000
Matched
first time in
invoicelog
Direct to
recording
No match at
all
62 %
93%
< 1%
Anta att du spenderar 10 sekunder på varje inköpsorder faktura bara för att
kontrollera att den stämmer på huvudnivå?
Med ATEAs volymer innebär det ca 1.100 timmar per år.
Anta att du spenderar 90 sekunder per faktura för att manuellt matcha raderna.
Med ATEAs volymer innebär det ca 10.000 timmar per år eller ca 6,5 manår.
Palette PO matching – Live examaple statistics
Om du behöver lägga 6,5 manår och har en kostnad på ca 300
KSEK per manår så blir det 1 950 KSEK per år
Att köpa en licens för att matcha I Palette med 580 K fakturor per år kostar ca 450
KSEK (licens) och årligen ca 90 KSEK I underhåll och produktsupport
anta att du spenderar ytterliggare 200 KSEK i uppsättningskostnad.
På 36 månader så har du sparat 4,9 MSEK.
Eller 85% besparing i kostnader
Palette PO matching – Live examaple statistics
Med samma tankesätt med en installation av 50 000
inköpsorderfakturor och 100 000 fakturor i licens på Palette.
Vad blir resultatet då?
Manuell matchning kostar över 3 år 900 KSEK
Palette licens och underhåll samt uppstartsprojekt på 100 KSEK kostar 336 KSEK
På 36 månader är kostnaden för det automatiserade 37% av den
manuella. Du spar 564 KSEK!
Är inköpsordermatchning svårt?
Om vi hinner, visar vi live