1. No category

www.pwc.se
Revisionsrapport
Annika Hansson, certifierad kommunal revisor, Himn Dagemir
Februari 2015
Granskning av
den interna kontrollen avseende
debiteringsrutiner
inom vård och
omsorg
Katrineholms
kommun
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg
Innehållsförteckning
1.
Sammanfattande bedömning och rekommendationer ................ 1
2.
Inledning .................................................................................... 2
2.1.
Bakgrund ........................................................................................................ 2
2.2.
Metod, avgränsning och redovisning ............................................................. 2
3.
Granskningsresultat ................................................................... 4
3.1.
Intern kontroll av avgiftshantering Vård- och omsorgsnämnden ................. 4
3.1.1.
Bedömning...................................................................................................................... 5
3.2.
Intern kontroll av rutiner för inkasso ............................................................ 5
3.2.1.
Bedömning...................................................................................................................... 5
Januari 2015
Katrineholms kommun
PwC
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg
1.
Sammanfattande bedömning och
rekommendationer
I kommunen förekommer olika typer av avgifter. Debiterade avgifter ska stämma
mot policys, beslut och inlämnade uppgifter. Det ställs också krav på att avstämningsrutiner finns av inlämnade uppgifter samt att kommunens bevaknings- och
kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt.
Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att
granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig.
Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är om:
 Kommunstyrelsens och nämndens interna kontroller är tillräcklig
för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och
kravrutiner är effektiva.
Vi bedömer att den interna kontrollen inte är tillräcklig för att säkerställa rätt debiterade avgifter. Vi har svårt att bedöma om bevaknings- och kravrutinerna är effektiva, men ser positivt på att det finns angivet hur snart krav ska skickas och överlämnande till inkasso ska ske. Vi grundar vår bedömning på följande kontrollmål:

Dokumenterade rutiner finns för debitering. Vi bedömer att det finns dokumenterade rutiner för debitering, men att dess behöver kompletteras
vad avser beslut om avgifter, hantering av tvåhandsprincip och jäv samt
intervall för inkomstförfrågan och fråga om ändrade hyreskostnader.

Bokförings- och avstämningsrutiner finns. Det finns inga dokumenterade
bokförings- och avstämningsrutiner.

Rutin finns för hantering av krav och inkasso. Det finns riktlinjer och rutiner för hantering av krav och inkasso, men de behöver uppdateras och
kompletteras.
Vi föreslår följande förbättringar:

Rutinerna för debitering kompletteras.

De interna kontroller som görs dokumenteras. Gäller i alla rutiner.

Riktlinjerna och rutinerna för hantering av krav och inkasso uppdateras och
kompletteras.
Februari 2015
Katrineholms kommun
PwC
1 av 6
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg
2.
Inledning
2.1.
Bakgrund
I kommunen förekommer olika typer av avgifter. Debiterade avgifter ska stämma
mot policys, beslut och inlämnade uppgifter. Det ställs också krav på att avstämningsrutiner finns av inlämnade uppgifter samt att kommunens bevaknings- och
kravrutiner fungerar på ett tillfredsställande sätt.
Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att
granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. De har gett PwC i uppdrag att genomföra granskningen.
Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras av granskningen är:
 Kommunstyrelsens och nämndens interna kontroller är tillräcklig
för att säkerställa att avgifter debiteras rätt och att bevaknings- och
kravrutiner är effektiva.
Granskningen har inriktats mot följande kontrollmål:
 Dokumenterade rutiner finns för debitering.
 Bokförings- och avstämningsrutiner finns.
 Rutin finns för hantering av krav och inkasso.
2.2.
Metod, avgränsning och redovisning
Revisionsmetod
Granskningen baseras på bedömning av rutiner för fakturering, påminnelse, krav
etc. Verifiering sker genom nämndens egen intern kontroll plan.
Vi har tagit del av följande dokument:
 Avgifter inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhet, 2012-11-19
 Vård- och omsorgsnämndens internkontrollplan för 2013, 2014 och förslag
2015
 Uppföljning till nämnden av internkontrollplan 2013
 Rutiner vid debitering LSS Omsorg, Vård- och omsorgsförvaltningen 201205-29
 Lokal rutin för avgiftshantering inom VOF, 2012-10-23
 Rutiner vid debitering LSS omsorg, 2011-04-15
 Delegationsordning för Vård- och omsorgsnämnden, from 2013-01-01,
2014-07-01, 2015-01-01
 Riktlinje handläggning av ärenden enligt SOL inom äldreomsorgen 200804-29
 Riktlinjer rättssäker myndighetsutövning 2014-04-08
 Månadsrapport medborgarfunktion Jul 2014, 2014-12-16
Februari 2015
Katrineholms kommun
PwC
2 av 6
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg







Aktgranskning sommar 2014, 2014-07-29
Informationsmaterial till äldre i Katrineholms kommun
Regler för indrivning av fordringar 1995-12-18
Kommunstyrelsens delegationsordning, 2011-12-14
Rutinbeskrivning för hantering av krav och inkasso i Katrineholms Kommun. En tidigare och en senare.
Risk- och väsentlighetsanalys från ekonomi- och upphandlingsavdelningen
Internkontrollplan för Kommunstyrelsen 2013-2o14
Vi har haft kontakter med ekonom/controller, lednings- och verksamhetsstöd,
Vård- och omsorgsförvaltningen, redovisningschef, Ekonomi- och upphandlingsavdelningen och verksamhetsledare för planering och uppföljning, Ekonomi- och
upphandlingsavdelningen.
Avgränsning
Granskningen har omfattat Vård- och omsorgsnämnden.
Februari 2015
Katrineholms kommun
PwC
3 av 6
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg
3.
Granskningsresultat
3.1.
Intern kontroll av avgiftshantering Vårdoch omsorgsnämnden
Vård- och omsorgsnämnden har fastställt en plan för intern kontroll för 20141. I
planen finns en punkt avseende avgiftshanteringen. Punkten innebär kontroll av att
felaktig debitering inte sker till brukare. Ekonom ska genom stickprov kontrollera
avvikelser vid fakturering till brukare 4 ggr/år. Rapportering ska ske till förvaltningsledningen senast i december. Riskbedömningen är: ”Möjlig förekomst att rutiner och riktlinjer ej följs. Leder till allvarlig konsekvens”.
Underlaget är taxa för avgifterna som har fastställts av fullmäktige. Dessa ingår i
styrdokument 4:22, senast fastsällt av kommunfullmäktige 2014-11-17 § 16.
Vi har också tagit del av skriftliga dokumenterade rutiner för hanteringen av taxor
och avgifter. De skriftliga rutinerna finns ännu inte på intranätet. Vid vårt granskningstillfälle visade det sig att den vi skulle träffa var sjuk. Vi kunde ta del av vissa
av de rutiner som tillämpas vid tillfället, men inte de rutiner som tillämpas för kontroll enligt internkontrollplanen. Det program som används för avgiftshanteringen
heter SOFIA, men sedan december införs stegvis Treserva.
Enligt uppgift har 25 stickprov gjorts enligt internkontrollplanen. Avgifterna ska ha
stämts av mot brukarnas inlämnade uppgifter och några avvikelser noterades inte.
Någon dokumentation över när dessa har gjorts eller vilka prov som har gjorts finns
inte. Redovisning av internkontrollplanen ska lämnas till nämnden i februari och
har inte varit klar vid granskningen. Någon dokumenterad rapportering till förvaltningsledningen finns inte. Vi har då tittat på den redovisning som har lämnats för
den interna kontrollen 2013 samt jämfört internkontrollplanen för punkten under
2013, 2014 och 2015. Punkten avseende avgiftshantering på internkontrollplanen
har funnits med både 20132 och på förslaget till nämnden 20153. Utformningen har
i stort sett varit densamma. Största skillnaden är tidpunkten för när redovisning
senast ska lämnas till förvaltningsledningen. I redovisningen av internkontrollplanen för 20134 anges 4 datum för kontroller och 4 avvikelser finns angivna. Åtgärdsförslag finns angivet och punkten är markerad som klar.
De rutinbeskrivningar vi har tagit del av för avgifter avser steget efter att avgifterna
för den enskilde är fastställda. Det framgår inte att några kontroller av inkomster
och bostadskostnader görs efter de uppgifter som lämnas vid första ansökan. Det
finns ingen dokumentation över vilka bokförings- och avstämningskontroller som
görs. Vi har tagit del av månadsrapport för medborgarfunktion jul 2014 (2014-1216). I denna finns utöver verksamhetsuppföljning också ekonomisk uppföljning
månadsvis för medborgafunktionen i sin helhet. En ruta finns för grunduppdrag
1
Vård- och omsorgsnämnden 2014-01-30 § 12
Fastställd av Vård- och omsorgsnämnden 2014-02-28 § 26
3 Ska fastställas av Vård- och omsorgsnämnden i februari 2015
4 Vård- och omsorgsnämnden 2014-01-30 § 12
2
Februari 2015
Katrineholms kommun
PwC
4 av 6
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg
och statistik avseende beviljade timmar inom hemtjänst, hemsjukvård och personlig
assistent, men några uppgifter inom detta finns inte redovisade.
3.1.1.
Bedömning
Det finns ingen dokumentation av den interna kontroll som har gjorts under 2014.
Vi kan därmed inte bedöma den interna kontrollen som tillräcklig.
Det framgår inte av de olika rutinbeskrivningarna hur fullmäktiges taxa fastställs
för den enskilde, d.v.s. vem som anger vilka belopp som ska tas ut. Vi kan därmed
inte bedöma om rutinerna är tillräckliga utifrån detta eller hur förvaltningen t.ex.
hanterar tvåhandsprincipen och jäv. Vi saknar också rutin för inkomstförfrågan och
fråga om ändrade hyreskostnader med vissa mellanrum.
I dokumentationen över debiteringsrutinerna framgår inte vilka bokförings- och
avstämningsrutiner som ska göras. Månadsuppföljning görs för området, men vilka
kontroller som ligger till grund för denna har vi inte kunnat bedöma.
3.2.
Intern kontroll av rutiner för inkasso
Kommunstyrelsen hanterar kravverksamhet och inkasso för alla kommunala förvaltningar.
Rutinerna för inkasso finns inte med på internkontrollplanen för Kommunstyrelsen
2013-20145. Riktlinjer för indrivning av fordringar, övergripande anvisningsdokument finns fastställt av Kommunfullmäktige 1995-12-18 § 208. Enligt dessa är det
redovisningschefen som har rätt att fatta vissa beslut. Enligt Kommunstyrelsens
delegationsordning, 2011-12-14 § 288 är det ekonomichefen med ekonom (redovisning) som har rätt att fatta beslut inom området. Enligt risk- och väsentlighetsanalysen för kundfakturering/krav bedöms sannolikheten som medel och konsekvensen som allvarlig.
Det finns en skriftlig beskrivning över rutinen för hanteringen av krav och inkasso.
Den är inte daterad och det framgår inte vem som har utfärdat den. Då denna delvis
har betraktas som inaktuell har en ny tagits fram. Även denna saknar datum och
uppgift om vem som har utfärdat den. Beskrivningarna är översiktliga och det saknas t.ex. uppgifter om kontroller, hur det går till vid beslut om avbetalning respektive nedskrivning av fordran. Externt inkassoföretag anlitas när betalning inte har
skett efter påminnelse.
3.2.1.
Bedömning
Vi fick besked strax innan vårt granskningstillfälle att aktuell handläggare var sjuk.
Vi beslöt att avvakta och ta del av rutinerna när personen kom åter, men detta har
dragit ut på tiden och vi har därför haft kontakt med annan ansvarig. Vi bedömer
att riktlinjerna för indrivning av fordringar som Kommunfullmäktige fastställde
1995 behöver uppdateras. Avstämning behöver ske så att de stämmer med Kommunstyrelsens delegationsordning. Vi bedömer att de rutinbeskrivningar vi har ta5
Kommunstyrelsen 2013-04-24 § 87
Februari 2015
Katrineholms kommun
PwC
5 av 6
Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg
git del av behöver kompletteras, både formellt avseende vem som är ansvarig för
dem och när de är upprättade samt innehållsmässigt. Vi kan konstatera att rutinerna reglerar hur snart krav och överlämnande till inkassoföretag ska ske.
Vi noterar att rutinen inte finns med i internkontrollplanen och att rutinbeskrivningen inte innehåller några uppgifter om vilka kontroller som ska göras.
Sammantaget har vi svårt att bedöma om rutinerna är effektiva, men vi ser positivt
på att det ska skickas påminnelser varje vecka, samt att överlämning till inkassoföretag ska ske 14 dagar efter påminnelsen.
2015-02-16
Annika Hansson
Kerstin Svensson
Projektledare
Uppdragsledare
Februari 2015
Katrineholms kommun
PwC
6 av 6