Handbok för
introduktion av chefer
Värdefullt med en bra start
Den första kontakten är avgörande
för den nyanställdes inställning
till sitt arbete och sin arbetsplats. En väl genomförd introduktion påverkar hur man
kommer trivas och hur snabbt
den nyanställde kommer in i
sitt arbete. Därför är introduktionen mycket viktig. Introduktionen ska spegla kommunens syn
på medarbetarskap och ledarskap.
Använd dina erfarenheter från tiden
du själv var nyanställd till att göra
introduktionen på just ditt arbetsställe
till den bästa som finns.
En bra introduktion gör att den nya
medarbetaren känner sig önskad, delaktig och värdefull. Därför betyder det
mycket om arbetsplatsen är färdigställd
med den utrustning som är nödvändig
för att komma igång. Det är viktigt att
använda introduktionen till att förtydliga och förankra Ystads kommuns
förväntningar på den nyanställde när
det gäller vad anställningen ska syfta till.
Introduktionen riktar sig till alla
nyanställda chefer men kan med fördel
användas till alla nyanställda eller
medarbetare som återkommer efter en
längre tids ledighet samt till dem som
fått nya eller förändrade arbetsuppgifter. Adekvat yrkesutbildning utesluter
inte introduktion.
Introduktionen bör anpassas efter
behov och förutsättningar. För den som
anställs kortare tid kan programmet
kortas ner. Den nyanställdes närmaste chef är ansvarig för och genomför
introduktionen.
Tips!
Det är alltid bra att förbereda
och skicka hem information och
anställningsavtal innan anställningen börjar.
Chefen informerar
Alkohol- och drogpolicy
Arbetsmiljö – SAM, uppgiftsförteckning
Bank – utbetalning av lön
Boka bil eller cykel i tjänsten
Boka lokaler
Förnyelse, arbetsmiljö och samverkan – FAS
Friskvård
Hot och våld
Information om respektive nämnd
Inköpspolicy
Kränkande särbehandling
Ledighetsförmåner
Lönebildning – verksamhetsnivå
Mutor och bestickning
Nödutgångar/brandposter
Organisation och verksamhet
Rutiner för intern och extern post
Rökfri arbetstid
Sociala medier
Personalavdelningen informerar
Vår roll
Allmänna bestämmelser – AB
Arbetsskador och tillbud – Lisa
Företagshälsovård
Förnyelse, arbetsmiljö, samverkan – FAS
Lönebildning – övergripande
Personalhandboken
Rehabiliteringsprocess och Adato
Rekrytering – Offentliga jobb
Systematiskt arbetsmiljöarbete – Sara
Personalekonomiska avdelningen informerar
Vår roll
AGS-KL/TFA
Försäkringar TGL-KL
Löneväxling
Pension – allmän information
Självservice – Personec P
Utbetalning lön
Ekonomiavdelningen informerar
Vår roll
Budget och ekonomistyrning
Ekonomisk uppföljning och ekonomiåret
Ekonomisystem
Kansliavdelningen informerar
Vår roll
Administrativa rutiner
Allmänna handlingar
Delegation
Dokumenthantering
Evolution
Officewebb, telefoni och reception
Ärendehantering
Upphandlingsfunktion informerar
Inköpsrutiner
Avtalsdatabas
It-avdelningen informerar
Vår roll
Fotografering för intranät
It och telefoni
Marknadsavdelningen informerar
Vår roll
Företagslots
Medieträning
Organisation och kluster
Utbildning intranät
Webbredigering
Säkerhetschef informerar
Hot och våld
Krishantering
Lås och larm
Säkerhet
Eventuella möten
Kommundirektör
Kommunalråd – politiska processen
Förvaltningschef
Fackliga företrädare – roller och
förväntningar
Förberedelser för en lyckad introduktion
Delge kalendarium
Information om vilken tid medarbetaren börjar/möts av/plats
Lägg till nyanställd i mejlgrupper
Mejla medarbetare om att nyanställd börjar, var och när
Registerkontroll för anställningar inom förskola, skola och barnsomsorg
Skicka hem anställningsavtal
Vid behov, utse handledare
Utrustning
Dator
Kontorsmaterial
Nycklar
Passertag
Sekretessförbindelse
Telefon
Visitkort
Programbehörighet
Ekonomirapportprogram – Qlick View
Ekonomisystem – Raindance
Fakturahanteringssystem – IoF
Rekryteringsverktyg – Offentliga jobb
Sjukfrånvaro, rehabilitering – Adato
Självservice – Personec P
Systematiskt arbetsmiljöarbete – Sara
Tillbudsrapportering – Lisa
Ärendehanteringsystem – Evolution
Andra aktuella program för verksamheten
Följ upp!
Det är viktigt att följa upp introduktionen för att säkerställa att
den som är nyanställd trivs med
sin nya anställning, har kommit
in i sitt nya arbete och känner
till viktiga rutiner och policys.
Närmaste chef är ansvarig för att introduktionen genomförs på ett bra sätt
och att den nyanställde får ett gott bemötande. För att detta ska kunna ske
är det viktigt att introduktionsarbetet
anpassas efter den nyanställdes behov.
Introduktionen ska även anpassas
efter den verksamhet som den nyanställde ska arbeta inom. Alla punkter i
detta dokument är kanske inte aktuella för just dig men kan förhoppningsvis vara en god hjälp.
Denna handbok ska ses som ett stöd.
Den kan med fördel utformas för den
egna förvaltningen och den egna verksamheten.
Kom ihåg att påminna den nyanställde
om att boka möte med vissa nyckelpersoner i organisationen:
•
•
•
•
•
•
•
•
personalkonsult
personalekonomiska enheten
ekonomiavdelningen
kansliavdelningen
it-avdelningen
marknadsavdelningen
säkerhetschef
upphandlingsansvarig
DEN NYANSTÄLLDE SKA:
• känna sig välkommen
• lätt komma in i arbetsuppgifterna
• ha blivit presenterad för arbetskamraterna och kommit in i
arbetsgemenskapen
• känna till regler och rutiner samt
arbetsmiljö- och skyddsaspekter
• ha fått information om arbetsplatsens hela verksamhet.
TIPS!
ÄT LUNCH TILLSAMMANS
FÖRSTA DAGEN.
Uppföljningssamtal
Efter cirka tre till sex månader är det dags för ett
uppföljningssamtal.
•
Hur har du upplevt den första tiden?
•
Hur upplever du din nya arbetsplats?
•
Hur har du blivit bemött av kolleger?
•
Har du fått tillräckliga instruktioner för att komma in i arbetet?
•
Har du förslag på hur introduktionen kunde ha skötts på ett
annat sätt?
•
Vet du vem du skall vända dig till för att få den information du
behöver?
•
Vet du var du själv kan söka information?
•
Känner du dig tillräckligt informerad under din första tid vid kommunen?
•
Känner du dig trygg med rutiner och policys?
•
Känner du att du behöver information, stöd eller kompetensutveckling inom något område?
•
Finns det något du har uppmärksammat hos oss när du kommer
med ”nya ögon” som vi kunde ta till oss och med enkla medel
förbättra? Mer information!
Läs mer på personalsidorna och
ta del av hela arbetsmiljöhandboken. Här finns även mycket
annan matnyttig information.