Information från utvecklingsavdelningen
nr 4 - september 2015
Brobygget
Inte bäst - bara bättre
Drivkrafterna viktiga
Jag tänker alltid på förändringsarbete som
ett förbättringsarbete och jag tror mycket
på ordets makt över tanken. Vad är då
skillnaden? Enkelt uttryckt så skulle jag
säga att ett förändringsarbete är något som
man inte vet om det blir bättre av utan bara
att något kommer att förändras. När det
gäller förbättringsarbete så är det ett arbete
som kommer att skapa något bättre.
Hur gör vi då resan från förändringar till
förbättringar? Svaret är att arbeta med våra
drivkrafter där jag tänker att de viktigaste
är.
• Självbestämmande (att själv kunna
påverka sin situation)
• Känslan av mästerskap (att vara del i ett
vinnande lag)
• Delaktighet (att finnas i ett sammanhang)
Ett bra sätt att börja använda sig av
drivkrafterna är att börja med delaktigheten och varför inte ta chansen nu när vi ska
ta fram målen till arbetsplanen. Se till att
alla på er arbetsplats får vara med att skapa
målen, skapa bruttolistor och rösta sen om
vilka mål ni ska arbeta med. Delaktigheten
kommer att öka och chanserna att lyckas
kommer att öka kraftigt om alla har samma
karta att navigera efter. Men tänk på att
nya arbetsätt ställer krav både på ledarna
och medarbetarna för att lyckas. Ledarna
behöver släppa på kontrollen och makten
och medarbetarna behöver bidra och vara
engagerade. Ska vi tillsammans fortsätta
att utvecklas så är detta nödvändigt.
Förvandlingen kommer att ta tid och vara
ovan, men möjligheterna är oändliga med
delaktighet, engagemang och känslan av att
vara ständigt bättre som belöning. Lyckas
vi göra detta så kommer vi gå från förändring till förbättring där vi varje dag väljer
att göra något annorlunda i syfte att få ett
nytt bättre resultat. Sist men inte minst låt
inte rädslan för att misslyckas bli större än
viljan att lyckas.
Lars Ekström
Teknik- och servicechef
TEKNIK- OCH SERVICEKONTORET / DRIFTENHETEN
Årshjulet ger driftenheten totalkoll
Resultat
• Cirka 3 000 personer nåddes av det första inlägget om driftdagboken. Under vintern 2014/2015 besöktes sidan av i snitt 450 personer varje månad.
• Cirka 70 personer prenumererar idag på drift-
dagboken – de får mejl med aktuella inlägg.
• Driftenhetens medarbetare känner sig mer engagerade efter att de började arbeta med sitt årshjul och målstyrningstavlan. I mars 2015 kände sig 98 procent av medarbetarna engagerade på jobbet jämfört med 55 procent i mars 2014.
Marie Ollman, arbetsledare, och Claes Eriksson, chef för teknik- och servicekontorets driftenhet,
framför årshjulet som visar vad som ska göras och när.
Överskådligt, lättare att planera och
ökad förståelse för alla verksamhetsdelar.
Teknik- och servicekontorets driftenhet samlas sex gånger om året framför
årshjulet som visar vad som ska göras
och när.
Ju högre en lapp sitter, desto viktigare är arbetsuppgiften som står på
lappen.
– Stort och smått, engångsinsatser och
kontinuerliga uppdrag – lapparna ligger
också till grund för de rutinbeskrivningar som ska tas fram för varje arbetsuppgift, säger Claes Eriksson, chef för teknik- och servicekontorets driftenhet.
Enheten har tolv tillsvidareanställda och fyra traineer och ansvarar för
underhåll av gator och detaljplanelagda
grönområden. Den utför också vissa
investeringsarbeten som byggnation av
gång- och cykelvägar, gatsnuttar och
lekparker i egen regi. Stora delar av underhållet av parker och gator sköts dock
av externa leverantörer.
Det är en spretig verksamhet som
tidigare var uppdelad i park och gator.
Nu jobbar alla tillsammans med det som
ska göras.
– Nu får man hoppa in där det behövs,
säger Marie Ollman, arbetsledare.
På enhetens sex årliga driftmöten går
man igenom de kommande tre månaderna vilket även innefattar två planeringsmöten. Genom att träffas tillsammans har både verksamhetsförståelse
och samordningsvinster ökat. Nu tas alla
medarbetares kunskaper tillvara, vilket
är särskilt viktigt i en verksamhet där
alla arbetsuppgifter många gånger går i
varandra.
Precis som många andra av Strängnäs
kommuns verksamheter samlas även
alla medarbetare varje tisdagsförmiddag
framför målstyrningstavlan. Förbättringsområden från drifttavlan lyfts vid
behov in på målstyrningstavlan.
Driftenheten har också börjat synas
mer. Det går sedan en tid tillbaka att via
e-post prenumerera på enhetens dagbok
där medarbetarna talar om vad de gör
just nu.
Samma information finns också på
kommunens hemsida. Det kan handla
om vattning och gräsklippning, men
framför allt om snöröjning, saltning och
sandning.
– Just vintervägunderhåll påverkar direkt väldigt många människor, det märker vi direkt när snön kommer i form av
väldigt många telefonsamtal. Ett 70-tal
personer prenumererar på informationen via e-post, vilket minskar trycket på
våra telefoner, säger Claes Eriksson. n
STRÄNGNÄS KOMMUN - BROBYGGET NR 4 SEPTEMBER 2015
1(2)
UTBILDNING & BARNOMSORG / VUXENUTBILDNINGEN
Enkäter viktig källa till utveckling
Vuxenutbildningen i Strängnäs är
en flitig användare av kommunens
webbaserade enkät- och utvärderingsverktyg.
– Det är ett lättjobbat verktyg, det går
snabbt och enkelt att vid behov köra
igång en enkät, säger Simon Husberg,
rektor.
Vuxenutbildningen i Strängnäs finns
på gamla regementsområdet, omfattar
Resultat
skolformerna Komvux, SFI och Särvux,
• Värdefull återkoppling på alla nivåer
har 35 anställda och cirka 600 elever.
• Möjligt att följa trender över tid
Skolan använder kommunens enkät• Bra diskussionsunderlag som grund och utvärderingsverktyg som en del i
Simon Husberg, rektor för Vuxenutbildningen,
för utvecklingsarbete
verksamhetens systematiska kvalitetskonstaterar att webbenkäter ger viktig input i
• Ökat elevinflytande genom att lkvalitetsarbetet.
arbete.
eleverna får tycka till om bland annat – Det finns ingen utvärdering i
verksamhet, undervisning, kurser, världen som kan spegla komplexiteten i
– Utöver det gör vi även spontanut service, trygghet och miljö
verkligheten. En verksamhets kvalité är
värderingar i samband med exempelvis
inte mätbar i exakta siffror. Det handstudiedagar, säger Simon Husberg och
lar istället om att skaffa sig så mycket
berättar att han tar fram frågor och
att tänka igenom vad man vill ha svar på
underlag som möjligt för att kunna göra
påståenden till enkäterna tillsammans
innan man sätter igång. Det vanligaste
en bra analys och identifiera utveckmed personalen. Enkäterna skickas
misstaget är nog att man försöker få
lingsområden och där ger enkäterna
ut via mej eller som länkar i skolans
med allting, säger Simon Husberg och
viktig, men inte all, input, säger Simon
lärplattform.
konstaterar att det finns en utvärderingHusberg.
strötthet i samhället.
Skolan gör två övergripande verksamVuxenutbildningen får ofta väldigt höga
– Det är en ständig utmaning att få
hetsenkäter varje år, kursutvärderingar
betyg.
tillräckligt många att svara för att unefter varje avslutad kurs och återkom– Det är jätteroligt men gör också att
derlaget ska vara relevant. Det finns risk
mande enkäter för att se hur tidigare
det inte alltid är så enkelt att peka på
för att överutvärdera och trötta ut folk,
elever lyckas längre fram i livet kopplat
enskilda förbättringsområden.
säger Simon Husberg och avslutar med
till studierna på Vuxenutbildningen.
Simon Husberg konstaterar att det är
ytterligare ett tips:
Resultaten, för olika verksamhetsnivåer,
lätt att gapa över för mycket, det vill säga
– Glöm inte att berätta vad enkätpresenteras via verktyget i både siffror
att försöka få med allt i enkäterna.
svaren visar, det är inte roligt att svara
och grafiska bilder av olika
– Enkätsvar är ingen absolut sanning,
på en enkät och sedan inte få någon
slag.
VILL DU
det är en källa till analyser. Det är viktigt
återkoppling. n
VETA MER OM
VERKTYGET?
Låter det intressant med möjligheten att utvärdera
verksamheten på ett enkelt och smidigt sätt?
Är du och din verksamhet intresserad av att använda enkät- och
utvärderingsverktyg som vi beskriver här ovan är ni välkomna att
kontakta Nina Ekblom på utvecklingsavdelningen, nina.ekblom@
strangnas.se. Då får du information och vägledning om verktyget.
Vi använder ytterligare ett utvärderingssystem som det finns
möjlighet att prova på. Det är ett lättanvänt digitalt system som
du kan få information om av Anna Stenström Jonsson på utvecklingsavdelningen, [email protected].
Genom att ställa frågor i en app. på en IPAD får du en direkt
Anna Stenström Jonsson, utvecklare, och Nina Ekblom,
återkoppling på en genomförd aktivitet.
controller.
STRÄNGNÄS KOMMUN - BROBYGGET NR 4 SEPTEMBER 2015
2(2)