KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Siebel
Dokumentationssystem för Vård- och omsorgscollege Uppland
2015-09-07 vers. 1.0
Postadress: Uppsala kommun, kommunledningskontoret, 753 75 Uppsala
Telefon: 018-727 00 00 (växel)
E-post: [email protected]
www.uppsala.se
2 (7)
Innehållsförteckning
1
Dokumenthistorik.......................................................................................................................... 3
Versionslista ................................................................................................................................... 3
2
Bakgrund........................................................................................................................................ 4
Siebel ............................................................................................................................................... 4
Vård- och omsorgscollege Uppland ............................................................................................. 4
3
Information på webben ................................................................................................................. 5
4
Support ........................................................................................................................................... 5
Som expertanvändare ansvarar du för att:................................................................................. 5
Supporten når du via: ................................................................................................................... 5
Öppettider ...................................................................................................................................... 5
Joursupport.................................................................................................................................... 6
5
Behörighet till Siebels utbildningsmiljö....................................................................................... 6
6
Utbildningsmaterial....................................................................................................................... 6
7
Öva i utbildningsmiljön ................................................................................................................ 6
8
Sökordsträd.................................................................................................................................... 7
9
Användarträffar ............................................................................................................................ 7
10 Tekniska krav/förutsättningar ..................................................................................................... 7
3 (7)
1 DOKUMENTHISTORIK
Versionslista
Version Utförda förändringar
1.0
Första version i samband med första
implementeringsfasen av Siebels utbildningsmiljö
för Vård och omsorgscollege
Skapat
datum
Godkänt
datum
Skapad av
Godkänd av
2015-08-25
2015-09-07
KLK
IT-förvaltning
Sabir Ghaderi
4 (7)
2 BAKGRUND
Siebel
Siebel är Uppsala kommuns verksamhetssystem inom vård och omsorg. Siebel är byggt och uppdelad
i olika moduler anpassade för olika professioner. Användare av Siebel är bl.a. biståndshandläggare,
utförare och ekonomer/debiteringsassistenter. Med andra ord är Siebel det dokumentationssystem som
används och är också kommunikationsvägen mellan beställare och utförare inom lagrummen SoL/LSS
och HSL.
Siebel har sedan 2012 används av alla utförare/vårdgivare som har avtal med äldrenämnden och
omsorgsnämnden (tidigare nämnden för vuxna med funktionshinder). Sedan dess har systemet
utvecklats kontinuerligt för att bl.a. tillgodose verksamheternas behov av anpassningar.
Drift och förvaltning av Siebel sköts av KLK IT. Leverantören av Siebel är Deloitte.
För mer information om Siebel följ länken nedan
http://www.utforare.uppsala.se/stod-omsorg/IT-system-/
Vård- och omsorgscollege Uppland
I Uppsala län samarbetar kommunen, landstinget, privata vårdföretag, fackliga organisationer och
utbildningssamordnare på ungdomsgymnasium, vuxenutbildningen och yrkeshögskolan. Tillsammans
formar de relevanta utbildningar inom vård och omsorg. Arbetsgivare, fack och utbildare samarbetar
för att utveckla utbildningen och höja kvaliteten.
Uppsala kommuns IT-förvaltning har sedan några år tillbaka haft en dialog med styrguppen för Vårdoch Omsorgscollege kring möjligheten till införandet av ett dokumentationssystem i de utbildningar
som tillhandahålls av de skolor som ingår i VO-College. Eftersom dokumentation är en mycket central
del i både vård-och omsorgsutbildningar och när man kommer ut i arbetslivet vill man förbereda
eleverna på ett bra sätt genom att eleverna redan under utbildningstiden lärt sig att använda
dokumentationssystemet som används inom vård-och omsorgssektorn i Uppsala kommun. Detta
kommer med all säkerhet att höja kvalitén på dessa utbildningar och bidrar till att eleverna blir mer
attraktiva att anställa för arbetsgivare. Detta bidrar också till att gapet mellan skolan och arbetslivet
minskar avsevärt.
Nu har parterna bestämt sig för att samarbeta och att implementera Siebels utbildningsmiljö, med vissa
mindre anpassningar för VO-College, som blir en integrerad del i dessa vård- och
omsorgsutbildningar. Implementeringen sker i ettapper, i den meningen att man börjar med en skola i
taget, med start hösten 2015.
För mer in formation om vård och omsorgscollege följ länken nedan
http://www.vo-college.se/uppland
5 (7)
3 INFORMATION PÅ WEBBEN
På Utförarwebben finns aktuell och nyttig information att inhämta beträffande Siebel. Denna kanal är
en av IT-förvaltningens viktigaste kommunikationsvägar med verksamheterna. På samma sida hittar ni
som användare av Siebels utbildningsmiljö också information som är direkt riktade till Vård och
omsorgscollege.
4 SUPPORT
http://www.utforare.uppsala.se/sv/stod-omsorg/IT-system-/Siebel/Support/
Elever som behöver hjälp med Siebel ska ta hjälp av ansvarig lärare som i detta dokument benämns
som expertanvändare.
Som expertanvändare ansvarar du för att:








Utföra lokal utbildning så medarbetarna har tillräcklig kunskap i Siebel för att kunna utföra
god och säker journalföring
Vara arbetsplatsens ”support”
Vara den som kontaktar IT-supporten vid frågor du själv inte kan besvara
Vara mottagare av nyhetsbrev/utskick m.m.
Dokumentera och sprida lokala Siebelrutiner
Bevaka nyheter/aktuella rutiner
Delta på expertanvändarträffar
Fördela inloggningsuppgifter till eleverna
Det ska finnas ansvarig/-a expertanvändare på varje skola. Det är upp till varje skola att välja vilka och
hur många personer som ska vara expertanvändare. IT-förvaltningen tar hand om de frågor och fel
som expertanvändarna inte själva kan besvara eller lösa. Expertanvändarna skickar frågan vidare till
supporten på KLK IT.
Supporten når du via:
E-post: [email protected]
Telefon: 0771-10 00 30, menyval 5.
Vid kontakt med it-supporten läggs ett ärende i vårt ärendehanteringssystem och ett mail skickas till
dig som kund. I mailet finns information om hur du kan följa ditt ärende och även hur du
kommunicerar direkt med KLK IT via ärendet.
Supportens öppettider
Ordinarie öppettider: måndag-torsdag 7.30–17.00, fredag 7.30–16.00.
6 (7)
Joursupport
Under vissa ”röda" dagar har vi joursupport gällande Siebel. Vi bevakar inkommande e-post i
epostlådan [email protected] mellan kl. 09.00 – 16.00.
Se information om joursupport här: Joursupport
Vi prioritera då ärenden av mer brådskande karaktär såsom inloggningsproblem, etc.
Gå även in och titta i Guide & Tips där utbildningsfilmer finns utlagda.
5 BEHÖRIGHET TILL SIEBELS UTBILDNINGSMILJÖ
För att kunna logga in i Siebels utbildningsmiljö behöver eleven en behörighet. Det är respektive
skolas expertanvändare/lärare som avgör om eleven ska ha tillgång till Siebels utbildningsmiljö.
Läraren ansvarar även för distributionen av inloggningsuppgifter till eleverna.
Upplägg och eventuella justeringar av behörigheter görs av IT-förvaltningen.
Behöver du mer information är du välkommen att kontakta vår support på 0771-10 00 30 eller lägga
ett ärende i Supportportalen. Vid kontakt med supporten meddela att det gäller Vård och
omsorgscollege samt vilken skola det gäller.
6 UTBILDNINGSMATERIAL
Utbildningsmaterial/utbildningsfilmer som IT-förvaltningen har tagit fram för utförarorganisationerna
finns att tillgå på Guide & Tips. För egna anpassningar av utbildningsmaterial ansvarar respektive
skola själva att ta fram.
På Guide & Tips kan du hämta information om många av de IT-stöd och program som vi använder i
Uppsala kommun. Där hittar du tips, guider, lathundar och filmer till många system även utöver
Siebel.
7 ÖVA I UTBILDNINGSMILJÖN
Webadress till utbildningsmiljön: https://siebelutb.uppsala.se/.
Du möts av nedanstående bild när du kommer till utbildningsmiljön.
7 (7)
Utbildningsmiljön innehåller övningsdata. I utbildningsmiljön, som är tillgänglig dygnet runt för
användarna, finns övningsorganisationer uppsatta som ska motsvara respektive skola inom VOCollege.
Vi kommer att stänga Siebels utbildningsmiljö sista torsdagen varje månad för underhåll, stängningen
görs endast om det finns ändringar att utföra. Med den planen kan verksamheten lättare planera sina
utbildningar utifrån att Siebel inte är tillgängligt den dagen.
Vid undantagsfall kan vi behöva göra uppdateringar även under annan tid än den planerade. I dessa
fall kommer berörda verksamheter att meddelas.
8 SÖKORDSTRÄD
Här ser du utbudet och en manual för sökordsträdet för Social journal.
http://www.utforare.uppsala.se/sv/stod-omsorg/IT-system-/Siebel/Sokordstrad/
9 ANVÄNDARTRÄFFAR
IT-förvaltningen anordnar användarträffar årligen där användarna får möjlighet att träffa varandra och
utbyta erfarenheter. På våra användarträffar får användarna möjlighet att lära sig funktioner och
effektivare arbetssätt i systemet, samt information om nyheter och vad som är på gång när det gäller
utveckling av systemet. Många goda tips förmedlas och nya värdefulla kontakter knyts.
Användarträffarna är också till för att fånga upp önskemål/förslag på förbättringar från användarna
beträffande systemet och verksamhetsrutiner.
Information om när och var användarträffar äger rum kommer att skickas ut per mejl till respektive
verksamhet i god tid. Informationen kommer också att publiceras på Utförarwebben .
10 TEKNISKA KRAV/FÖRUTSÄTTNINGAR
Det finns vissa tekniska förutsättningar som måste vara uppfyllda för att Siebel ska kunna köras på
datorerna. Läs mer om Tekniska förutsättningar