Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller ex
Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Referens 2015-03-30 Diarienummer 150248 Landstingsdirektörens stab Kanslienheten Landstingsstyrelsen Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse i Landstinget i Kalmar län Förslag till beslut Landstingsstyrelsen antar Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse i Landstinget i Kalmar län. Bakgrund Av lagen om extra ordinära händelser i kommuner och landsting följer att planen för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse revideras vid varje ny mandatperiod. Detta grundar sig på att planen ska utgå från uppdaterade risk- och sårbarhetsanalyser och ny lagstiftning. Planen för särskild sjukvårdsledning beskriver arbetsformerna för sjukvårdsledning med stab på regional och lokal nivå samt på skadeplats och har tagits fram av Kris och beredskap. Planen är övergripande och samtliga förvaltningar utgår från denna vid framtagande av verksamhetsspecifika instruktioner. Eva Ingesson Beredskapsplanerare Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Plan för Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse i Landstinget i Kalmar län. Åtgärdskort. Verktygslådan. Manual för WIS - Webbaserat informationssystem. Webbplats E-post Organisationsnr Landstinget i Kalmar län Ltkalmar.se [email protected] 232100-0073 Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Strömgatan 13 391 26 Kalmar 0480-810 00 vx 833-3007 Plan för särskild sjukvårdsledning – vid allvarlig eller extraordinär händelse 1 L A N DS T I N G E T I K A L M A R L Ä N 2 015 -X X-X X Syfte: Säkerställa krisberedskapen inom Landstinget i Kalmar län så att verksamheten kan upprätthållas vid allvarlig eller extraordinär händelse. Mål: Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse vid Landstinget i Kalmar län ska bedrivas enligt de rutiner som beskrivs i planen, Giltighet: Tills vidare, Målgrupp: Medarbetare, chefer/ledare och förtroendevalda inom landstinget, Ansvarig för dokumentet: Planeringsenheten, Kris och beredskapsenheten, Revideras och följs upp: Vid behov eller minst vart fjärde år, Beslutsdatum: 2015-xx-xx Beslutat av: Landstingsstyrelsen. L ANDSTINGET I K ALMAR L ÄN P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E F O T O : B J Ö R N WA N H ATA L O, I N F O R M AT I O N S E N H E T E N P R O D U K T I O N : I N F O R M AT I O N S E N H E T E N 2 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Innehåll INNEHÅLL SFÖR TECKNING2 INRIK TNINGSBESLUT18 FÖRORD4 STABEN – ET T STÖD TILL S JUK VÅRDSLEDNINGEN19 PLAN FÖR SÄRSKILD SJUKVÅRDSLEDNING OCH INSTRUK TIONER – SÅ HÄNGER DET IHOP STABSCHEF 5 L AGSTIF TNING6 ALLVARLIG HÄNDEL SE OCH E X TR AORDINÄR HÄNDEL SE Exempel på hot och risker som kan komma att definieras som allvarlig eller extraordinär händelse 7 7 PRINCIPER FÖR ARBETE VID ALLVARLIG/ E X TR AORDINÄR HÄNDEL SE 8 Ledningsnivåer Ledningskomponenter Beredskapslägen Ledningsroller 8 8 8 8 10 Inledande kontakter och arbete Larmning och inkallning 10 12 SYSTEMATISK T KRISHANTERINGSARBETE 13 FUNKTIONEN FÖR INSATS 26 FUNKTIONEN FÖR SAMVERKAN 28 FUNKTIONEN FÖR KOMMUNIKATION 30 FUNKTIONEN FÖR DOKUMENTATION 34 ÖVRIGA FUNKTIONER 37 Funktionen för personal Funktionen för logistik och service Funktionen för experter Funktionen för IT Funktionen för telefoni 37 37 37 37 FUNKTIONEN FÖR KRISSTÖD 38 OCH LOK AL SJUK VÅRDSLEDNING 37 40 L ANDSTINGSDIREK TÖREN41 POLITISK LEDNING 41 SÄRSKILD SJUKVÅRDSLEDNING PÅ SK ADEPLATS 42 Inledande arbete Olika roller SÄRSKILD SJUK VÅRDSLEDNING PÅ REGIONAL 15 43 44 ORGANISATIONSSCHEMA46 SÄRSKILD SJUK VÅRDSLEDNING PÅ LOK AL NIVÅ MED STAB 25 INFORMATIONSDELNING MELL AN REGIONAL 9 L ARM – NÅGOT HAR HÄNT NIVÅ MED STAB 22 FUNKTIONEN FÖR ANALYS RUTINER FÖR AT T SÄKR A SAMORDNING OCH SÄRSKILD SJUK VÅRDSLEDNING – ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING 20 FUNKTIONEN FÖR LÄGESBILD 16 3 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Förord L ANDSTINGETS ARBETE VID EN ALLVARLIG ELLER E X TR AORDINÄR HÄNDEL SE ST YRS AV FLER A OLIK A L AGAR OCH FÖRORDNINGAR. En av dessa är Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Bestämmelserna i denna lag syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763, HSL) ska landstinget erbjuda en god hälso- och sjukvård åt dem som befinner sig inom landstingets geografiska område samt säkerställa att en ändamålsenlig ambulansorganisation finns inom landstinget. Enligt § 7 skall landstinget planera sin hälso- och sjukvård så att en katastrofmedicinsk beredskap upprätthålls. Även andra styrdokument av betydelse för den katastrofmedicinska beredskapen ska beaktas i arbetet. Med stöd av gällande lagar, förordningar och bestämmelser har en plan för särskild sjukvårdsledning upprättats för landstinget i Kalmar län. Vid utarbetande av planen har hänsyn tagits till barnperspektivet enligt krav i Regeringens proposition Strategi för att stärka barnets rättigheter (Prop. 2009/10:232). Planen för särskild sjukvårdsledning är gemensam för hela Landstinget i Kalmar län och är utgångspunkten för instruktioner som finns för varje förvaltning. Arbetsrutiner som beskrivs i planen ska tillämpas vid alla typer av allvarlig eller extraordinär händelse som påverkar någon eller några av verksamheterna inom Landstinget i Kalmar län. Störningar av mindre omfattning hanteras enligt ordinarie rutiner. Revidering av planen för särskild sjukvårdsledning för Landstinget i Kalmar län genomförs av kris- och beredskapsenheten och fastställs av landstingsstyrelsen efter synpunkter från regionala säkerhets- och krisberedskapskommittén (RSBK). Varje ny mandatperiod inleds med en revidering och fastställande av plan. Respektive chef i linjeorganisation ansvarar för att all personal får information om gällande plan för särskild sjukvårdsledning för Landstinget i Kalmar län. 4 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Plan PL A N F Ö R SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G O C H I N S T R U K T I O N E R – SÅ H Ä N G E R D E T I H O P pletterar varandra. Samtliga verksamheter utgår från planen för särskild sjukvårdsledning och kompletterar denna med verksamhetsspecifika instruktioner. Detta innebär att respektive sjukhus och förvaltning utarbetar: Detaljerade instruktioner för egen verksamhet oavsett händelsens art Instruktioner för specifika händelser som kan drabba sjukhuset/förvaltningen och/eller samhället och som påverkar verksamheten Planen för särskild sjukvårdsledning beskriver arbetsformer för sjukvårdsledning med stab på regional och lokal nivå samt på skadeplats. Planen är av generell karaktär och utgör en grund vid alla typer av händelser. Som komplement till planen för särskild sjukvårdsledning finns mer detaljerade instruktioner för respektive sjukhus samt för IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen. Representant från IT-förvaltningen deltar alltid i regional sjukvårdsledning med stab. Övriga förvaltningar deltar beroende på typ av händelse. Skissen nedan beskriver på vilket sätt planen och instruktionerna kom- Instruktionerna för de olika sjukhusen och förvaltningarna upprättas i samverkan för att säkerställa synkroniserat arbetssätt n PL A N FÖ R SÄ R SK I LD S J U K VÅ R DSLE DN I N G Beskriver arbetsformer för särskild sjukvårdsledning på regional och lokal nivå samt på skadeplats. Innefattar rutiner för sjukvårdsledning med stab INSTRUK TIONER FÖR L ÄNSS JUKHUSET I K ALMAR INSTRUK TIONER FÖR OS K A R S H A M N S S J U K H US INSTRUK TIONER FÖR VÄ S T E R V I K S S J U K H US INSTRUK TIONER FÖR F Ö R VA LT N I N G A R * I N N E H Å LL Instruktioner för oavsett händelsens art, t ex (alla förvaltningar har inte samtliga delar): Larmning, larmvägar, beredskapslägen n Bemanning vid respektive beredskapsläge, telefonlista n Organisatoriska frågor vid olika beredskapslägen n Registreringsrutiner för inkommande patienter n Fördelning av patienter till olika avdelningar och mottagningar n Anhöriga n Media n Utrustning och materiel vid allvarlig händelse n Instruktioner för hantering av specifika händelser som kan drabba sjukhuset/förvaltningen, t ex: n Bortfall av vatten, el, värme, tele och gas n IT-avbrott n Brand i byggnad n Bombhot Utgår från risk- och sårbarhetsanalysen Instruktioner för hantering av specifika händelser som kan drabba samhället, t ex: n Smitta n CBRNE-händelse n Extremt väder Utgår från risk- och sårbarhetsanalysen Instruktioner för respektive enhet/klinik vid olika beredskapslägen * Med förvaltningar avses: IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen. 5 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Lagstiftning A R B E T E T V I D A L LVA R L I G E L L E R E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E S T Y R S AV FL E R A O L I K A L AG S T I F T N I N G A R . Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd, Katastrofmedicinsk beredskap (SOSF 2013:22) Enligt föreskriften ställs krav på Landstinget att vid allvarlig händelse ha förmåga att larma och aktivera nödvändiga funktioner samt leda och samordna berörd sjukvårdsenhet. Landstinget ska även ha förmåga att genomföra sjukvårdsinsatser i skadeområdet, utföra sjuktransporter, omhänderta drabbade på vårdenheter samt samverka med andra aktörer på lokal, regional och nationell nivå. Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763, HSL) Enligt HSL 7§ skall landstinget planera sin hälso- och sjukvård så att en god katastrofmedicinsk beredskap upprätthålls. Genom HSL 4a § får landstinget ställa resurser till förfogande för att bistå ett annat landsting som drabbats av en extraordinär händelse. Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:544) Lagen om skydd mot olyckor (SFS 2003:778) Förordningen om skydd mot olyckor (SFS 2003:789) I denna lagstiftning fastställs samhällets ansvar för räddningstjänsten. Landstinget har enligt hälso- och sjukvårdslagen skyldighet att svara för medicinska insatser i samverkan med statlig och kommunal räddningstjänst. Förordning om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:637) Enligt denna lag ska det finnas en nämnd inom landstinget för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser. Nämnden kallas krisledningsnämnd och ska utses för varje ny mandatperiod. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av ett verksamhetsområde från övriga nämnder i landstinget. Ordförande, eller vid förhinder vice ordförande, bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. Ordförande, eller vid förhinder vice ordförande, får fatta beslut på nämndens vägnar om ärendet är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. För varje ny mandatperiod skall landstingsfullmäktige fastställa en plan för hur man skall hantera extraordinära händelser. Smittskyddslagen (SFS 2004:168) I samband med en händelse som faller under denna lag träder smittskyddsläkaren in som egen myndighet. I Kalmar län finns en speciell plan för hantering av händelser som går under smittskyddslagen n 6 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Allvarlig händelse och extraordinär händelse Extraordinär händelse Med extraordinär händelse menas en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting enligt lagen (2006:544) om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting. Vid extraordinär händelse aktiveras krisledningsnämnden inom landstinget. Allvarlig händelse Allvarlig händelse används som ett samlingsbegrepp inom hälso- och sjukvård, hälsoskydd, smittskydd och socialtjänst för olika typer av händelser, inklusive risk för eller hot om sådana. Med allvarlig händelse menas en händelse som kräver att verksamheten leds på ett särskilt sätt. Händelser som inte är direkt patientrelaterade, men som ändå påverkar hälso- och sjukvården betydligt, kan också definieras som allvarlig händelse. Allvarliga händelser kan i vissa fall få så stora konsekvenser att lagen (2006:544) om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting kan behöva tillämpas. Exempel på hot och risker som kan komma att definieras som allvarlig eller extraordinär händelse Stora omfattande trafikolyckor Bränder Extremt väder Olycka vid publika evenemang Störnings i vatten-, el- eller teleförsörjningen Omfattande IT-störning Förtroendekris Psykosocial påverkan på samhället som en följd av traumatiska händelser Explosioner Spridning av biologiska smittämnen/giftiga ämnen Utsläpp av kemiska ämnen Radiologiska och nukleära händelser Mottagande av asyl- och hjälpsökande med stort vårdbehov Terrorhändelse 7 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Principer PR I N C I PE R F Ö R A R B E T E V I D A L LVA R L I G / E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E Vid en allvarlig/extraordinär händelse måste målsättningen för landstingets arbete förändras. Situationen kan t ex kräva extra resurser, omfattande samordning med andra aktörer eller långvarig mediehantering. Detta förutsätter en ledning som kan prioritera mellan den allvarliga/extraordinära händelsen, normal verksamhet och kraven på beredskap. Strategisk ledning Beslutar om inriktningen för en sjukvårdsinsats och prioriterar sjukvårdsresurser mellan olika pågående sjukvårdsinsatser. Tillför ytterligare sjukvårdsresurser och fördelar dessa på ett optimalt sätt. Upprätthåller en normal beredskap för övriga sjukvårdsinsatser. Utövas till största delen av den regionala nivån. Vid allvarlig/extraordinär händelse leds Landstinget i Kalmar län enligt ledningsmodellen ”Särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse” vilket beskrivs i detta dokument. Operativ ledning Leder insatsen inom givna ramar och utifrån den inriktning som finns för sjukvårdsinsatsen. Utövas till största delen av lokal nivå, dvs skadeområde och det enskilda sjukhuset. Beredskapslägen Vid beslut av tjänsteman i beredskap (TiB) om allvarlig händelse upprättas en särskild sjukvårdsledning på regional nivå. Denna ledning har dispositionsrätt över all verksamhet som landstinget bedriver och kan använda de samlade resurserna fritt för att lösa uppgiften. En särskild sjukvårdsledning på lokal nivå upprättas på skadeplats (om sådan finns) och på berört sjukhus. Ledningsmodellen för arbete under allvarlig/extraordinär händelse bygger på fyra grundstenar: Stabsläge Ledningen etableras och situationen identifieras. Nödvändiga åtgärder vidtas och händelseutvecklingen följs. Förstärkningsläge Ledningen etableras och vissa funktioner förstärks. Katastrofläge Ledningen etableras och tar alla sjukvårdsresurser i anspråk. Hela staben larmas in på regional och lokal nivå (berörda sjukhus). Ledningsnivåer Nationell nivå Ledningsfunktion för nationell samordning. Samordnar vid behov kontakten med andra myndigheter och med den nationella politiska ledningen. Ledningsroller Sjukvårdsledaren Beslutsfattare och övergripande ansvarig för sjukvårdsinsatsen. Regional nivå Ledningsfunktion som är landstingsövergripande och omfattar samordning av landstingets samlade resurser och aktiviteter. Säkerställer kontakten med andra landsting samt andra myndigheter. Resurssamordningen mellan landsting utgår från det landsting där händelsen har inträffat. Medicinskt ansvarig Ansvarar för de medicinska besluten under sjukvårdsinsatsen. Stabschef Leder stabens arbete. Lokal nivå Ledningsfunktion som omfattar samordning av resurser Samtliga ledningsroller finns på regional och och aktiviteter i skadeområde och på sjukhus. lokal nivå samt på skadeplats. När ledningen bara består av en person, innehar denne person både rollen som sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig. Den medicinskt ansvarige ska ha lägst sjuksköterskeutbildning. Ledningskomponenter Normativ ledning Tolkar och beslutar om sjukvårdsorganisationens roll och uppgift utifrån gällande lagstiftning. Utövas till största delen av den nationella nivån, landstingsdirektören och den politiska ledningen. 8 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Särskild sjukvårdsledning – övergripande beskrivning V I D E N A L LVA R L I G / E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E S O M Ä R B E K R Ä F TA D AV T I B, U PPR ÄT TA R L A N DS T I N G E T I K A L M A R L Ä N O M G Å E N D E E N SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G PÅ R EG I O N A L N I VÅ , PÅ B E R Ö R T S J U K H US O C H PÅ E V E N T U E L L S K A D E PL AT S ( V I D V I SSA T Y PE R AV H Ä N D E L S E R F I N N S I N G E N S K A D E PL AT S ). vid behov representerade i sjukvårdsledningen på regional nivå. Deltagandet varierar beroende på typen av händelse. I kommande kapitel ges en fördjupad beskrivning av landstingets arbete enligt modellen särskild sjukvårdsledning. I bilaga finns mer detaljerade åtgärdskort för varje funktion. Dessa utgör stöd för både regional och lokal nivå. I bilaga finns även en verktygslåda med underlag för arbetet i särskild sjukvårdsledning på regional och lokal nivå n Den övergripande organisationen för Landstinget i Kalmar län vid allvarlig/extraordinär händelse beskrivs i figur nedan. Organisationen gäller vid alla typer av allvarlig/extraordinär händelse. Typen av händelse, omfattning och komplexitet avgör hur stor bemanning som krävs, vilka sjukhus som blir berörda och om skadeplats finns. IT-förvaltningen är alltid representerad i sjukvårdsledning på regional nivå. Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, KLT samt Bildningsförvaltningen finns M O D E L L F Ö R SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G V I D A L LVA R L I G / E X T R AO R D I N Ä R H Ä N D E L S E LARM NÅGOT HAR HÄNT POLITISK LEDNING TJÄ N S T E M A N I B E R E DS K A P TIB L A N DS T I N G S D I R E K TÖ R SÄ R SK ILD S J UK VÅ R DSLE D IN G PÅ SK A DE PL AT S SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G R EG I O N A L N I VÅ VÄ S T E R V I K OS K A R S H A M N K ALMAR Särskild sjukvårdsledning lokal nivå. Särskild sjukvårdsledning lokal nivå. Särskild sjukvårdsledning lokal nivå. 9 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Larm – något har hänt Inledande kontakter och arbete Oavsett om händelsen är externt eller internt initierad genomförs det inledande arbetet på likartat sätt. Det är alltid TiB som fattar det inledande inriktningsbeslutet, vilket inkluderar beslut om beredskapsläge. Nedan beskrivs inledande kontakter och åtgärder. Vid en händelse tas alltid inledande kontakter med TiB. En händelse kan initieras externt eller internt: Extern initiering: TiB blir larmad av SOS Alarm (exempelvis omfattande olycka). Intern initiering: TiB blir kontaktad av någon verksamhet inom landstinget (exempelvis IT-problem). I N L E DA N D E KO N TA K T E R O C H A R B E T E SOS AL ARM A LT E R N AT I V T N ÅG O N I EGEN VERKSAMHET Larmar TIB. TIB Inhämtar information Fattar inledande inriktningsbeslut: n Beredskapsläge n Eventuellt revidering av fast fördelningsnyckel n Övrig initial inriktning Kontaktar: Sjukvårdsledare regional nivå n Sjukvårdsledare lokal nivå n Kommunikationsansvarig n Landstingsdirektören n IT-tekniker n Upprätthåller kontakt med sjukvårdsledare på ev skadeplats. Startar händelse i WIS o dokumenterar vad som hänt. Begär UMS från SOS-Alarm till för-kännedom-grupp. Information om beredskapsläge och att mer uppgifter finns i WIS. Överlämnar ledning av händelsen till sjukvårdsledaren. S OS A L A R M Skickar UMS till förvaltningsgrupp efter begäran från TiB. S J U K VÅ R DSLE DA R E R EG I O N A L N I VÅ Tar över ledningen av händelsen från TiB. n Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef på regional nivå. S J U K VÅ R DSLE DA R E LO K A L N I VÅ Inleder hanteringen av händelsen på aktuellt sjukhus. n Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef på lokal nivå. KO MMU N I K AT I O NSA NS VA R I G F Ö R - K Ä N N E D O M - G R U PP Får information om beslutat beredskapsläge. Tar del av mer information genom WIS och eventuellt Navet. Agerar fortsatt utifrån de direktiv som ges. S TA BS C H E F R EG I O N A L R E S PE K T I V E LO K A L N I VÅ Inleder stabens arbete enligt direktiv från sjukvårdledaren. n Kontaktar personal till stab. A K U T M OT TAG N I N G A R Tar del av första informationen via RAKEL. Inleder kommunikationsarbetet och utser talesperson i samverkan med sjukvårdsledare. n Kontaktar talesperson. L A N DS T I N GSD I R E K TÖ R E N Tar del av information om händelsen. n Kontaktar eventuell politisk nivå. I T-T E K N I K E R Säkerställer fungerande teknik i regional ledningscentral och att kontakt kan upprättas med övriga ledningscentraler och förvaltningar. 10 * ”För-kännedom-grupp” består av landstingsdirektör, sjukhuschefer och förvaltningschefer P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Kommunikationsansvarig Gör bedömning av internt och externt kommunikationsbehov i samråd med TiB/sjukvårdsledare (beroende på om sjukvårdsledare tagit över eller om TiB fortfarande leder händelsen). Genomför inledande kommunikationsåtgärder internt och externt. Utser talesperson i samråd med TiB/sjukvårdsledaren på regional nivå. Ansluter till regional stab då denna upprättas och leder därefter arbetet i kommunikationsfunktionen. SOS Alarm alternativt någon i egen verksamhet Larmar Tjänsteman i Beredskap (TiB) och ger information om vad som inträffat. TiB TiB arbetar på landstingsdirektörens mandat och utgör sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig till dess att särskild sjukvårdsledning på regional nivå är etablerad. Inhämtar information om vad som hänt och vad situationen innebär. Tar del av första information från eventuell skadeplats med hjälp av ”Genom vindrutan rapport” och RAKEL. Om händelsen saknar skadeplats söker TiB information på annat sätt, t ex genom dialog internt eller med andra berörda aktörer. Bedömer situationen och fattar vid behov beslut om beredskapsläge. (Om situationen kan hanteras med normala rutiner avvisar TiB allvarlig händelse.) Fattar inledande inriktningsbeslut. Överväger om fast fördelningsnyckel behöver revideras direkt. Fattar vid behov beslut om ny fördelningsnyckel. Kontaktar sjukvårdsledare på regional och lokal nivå, kommunikationsansvarig, landstingsdirektören samt IT-tekniker. Sjukvårdsledare på samtliga sjukhus kontaktas även om endast ett sjukhus är berört av aktuell händelse. Detta görs för att säkra informationsdelningen och för att förbereda för eventuellt agerande vid övriga sjukhus om detta behövs längre fram i händelseförloppet. Startar händelse i dagbokssystemet WIS och dokumenterar vad som hänt, vilka åtgärder som genomförts och vad som kommer ske närmaste tiden. Säkerställer att WIS-anteckningarna kan läsas internt. Begär via SOS Alarm att UMS skickas ut till ”För - kännedom-gruppen” med information om beredskapsläge och att mer uppgifter om aktuell händelse finns i WIS och eventuellt på Navet. Överlämnar ledningen av aktuell händelse till sjukvårdsledaren på regional nivå. Tar kontakt med annan TiB och överlämnar TiB-rollen. Går därefter in i regionala stabens samverkansfunktion. Landstingsdirektören Tar del av information om aktuell händelse. Avgör om information behöver ges till politisk nivå. Säkerställer i så fall att denna information ges. Sjukvårdsledare lokal nivå Inleder hanteringen av händelsen på aktuellt sjukhus. Fattar lokalt inriktningsbeslut utifrån det regionala inriktningsbeslutet. Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef på lokal nivå. Inleder dialog med sjukvårdsledare på regional nivå. Ger direktiv kring var och när sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig på lokal nivå samt stabschef ska samlas. Stabschef regional och lokal nivå Bedömer tillsammans med sjukvårdsledaren vilka delar av staben som behöver kallas in. Kallar in personal till staben. Startar upp och organiserar stabens arbete. För-kännedom-grupp TiB begär av SOS Alarm att information skickas ut via UMS till ”För-kännedom-grupp” (landstingsdirektör, sjukhuschefer, förvaltningschefer). I meddelandet beskrivs beredskapsläget och att mer fakta går att få via WIS och eventuellt Navet. Landstingsdirektören, sjukhuschefer och förvaltningschefer ska: Ta del av information i WIS och eventuellt på Navet. Agera utifrån de direktiv som ges. Sjukvårdsledare regional nivå Tar över ledningen av händelsen från TiB. Kontaktar medicinskt ansvarig och stabschef på regional nivå samt sjukvårdsledare på lokal nivå. Det är mycket viktigt att sjukvårdsledare på regional respektive lokal nivå tidigt inleder dialog kring hanteringen av händelsen. Samråder med kommunikationsansvarig kring inledande kommunikationsarbete. Ger direktiv kring var och när sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig på regional nivå, kommunikationsansvarig samt stabschef ska samlas. Akutmottagningar För att säkerställa att akutmottagningar får information tidigt vid en händelse som kräver akutvård i stor omfattning, finns RAKEL-apparater utplacerade på samtliga akutmottagningar. Genom detta kan den inledande dialogen och bedömningen följas direkt. 11 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Larmning och inkallning | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 UMS UMS betyder Unified Messaging Systems. Genom UMS skickas meddelande till många personer samtidigt. Den enskilde får meddelandet på sin telefon. UMS används för att skicka meddelande till ”För-kännedom-gruppen”. Genom UMS får landstingsdirektören, sjukhuscheferna och förvaltningscheferna samma information om att något har hänt och var mer information går att hämta. UMS-funktionen kan även användas för inkallning av stabspersonal. Ansvarig för UMS-grupper: Kris- och beredskap är ansvarig för att UMS-grupper upprättas och ajourhålls n Inkallning Stabschefen ansvarar för inkallning av personal till staberna på lokal respektive regional nivå. Vid omfattande inkallningsbehov tar stabschefen kontakt med TiB som via SOS Alarm hjälper till med inkallningen. Telefonlistor Telefonlistor anger alternativa sökvägar för personal i särskild sjukvårdsledning (arbetsnummer och hemnummer). Ansvarig för telefonlistor: Stabschefen i lokal respektive regional sjukvårdsledning ansvarar för att telefonlistor upprättas och ajourhålls. Uppdaterade telefonlistor skickas till kris- och beredskap som ansvarar för att dessa finns tillgängliga hos SOS Alarm. 12 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Systematiskt krishanteringsarbete S O M T I D I G A R E B E S K R I V I T S TA R S J U K VÅ R DS L E DA R E N ÖV E R H A N T E R I N G E N AV H Ä N D E L S E N FR Å N T I B O C H L E D E R DÄ R E F T E R E T T S YS T E M AT I S K T K R I S H A N T E R I N G SA R B E T E . Skissen nedan med efterföljande text beskriver den systematiska krishanteringsprocess som leder fram till åtgärder i verksamheterna. Arbetsprocessen bygger på många olika arbetsuppgifter som görs ute i verksamheterna och i staben. Staben är ett stöd åt sjukvårdsledningen och säkerställer att: • Relevant underlag inhämtas inför beslut. • Beslut omsätts till genomförande. • Utvärdering av genomförda åtgärder görs. S YS T E M AT I S K T K R I S H A N T E R I N G SA R B E T E Något har hänt Händelsebeskrivning - detta vet vi Informationsinhämtning för att få en bild av vad som hänt, vad som görs och hur händelsen uppfattas. Genomförande Olika delar i organisationen ges uppdrag om åtgärder utifrån beslut. Sjukvårdsledaren beslutar. Stabschefen med stab levererar underlag för beslut och säkerställer att beslut genomförs. Beslut Samverkan: Inriktningsbeslutet ligger i linje med övriga aktörers hantering. Sjukvårdsledaren fattar inriktningsbeslut. Kommunikationsansvarig utformar kommunikativ strategi som en del av inriktningsbeslutet. 13 Analys och prognos - detta tror vi Löpande analys av den information som finns om händelsen. Vilka konsekvenser och behov tror vi uppstår? P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 inriktningsbeslut med kommunikativ strategi utgör grunden för lokalt inriktningsbeslut och kommunikationsarbetet på det enskilda sjukhuset. Ett mycket nära samarbete krävs mellan sjukvårdsledningar och staber på regional och lokal nivå. På motsvarande sätt utgör regionalt inriktningsbeslut med kommunikativ strategi grunden för arbetet i de olika förvaltningarna (IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen). Händelsebeskrivning - detta vet vi: Något har hänt och arbetet med att inhämta information om händelsen inleds. Fakta behövs kring vad som hänt, hur de direkta konsekvenserna ser ut och hur situationen upplevs av de drabbade. Detta görs genom flera olika aktiviteter, exempelvis information från skadeplats eller drabbad verksamhet, samverkan med andra aktörer och omvärldsbevakning. Inledningsvis är informationen oftast mycket begränsad. Staben stödjer sjukvårdsledaren i arbetet med att inhämta information. Utifrån den information som finns att tillgå utformas en första lägesbild, dvs ett beslutsunderlag. I de allra flesta fall är fler aktörer inblandade i händelsen. Samtliga aktörer har ett gemensamt ansvar för helheten, dvs att händelsen hanteras på ett sätt som bäst hjälper de drabbade. De beslut som fattas av landstingets regionala sjukvårdsledning måste vara koordinerade med andra aktörer och ligga i linje med en aktörsgemensam inriktning. Samverkan med andra aktörer är av avgörande betydelse. Analys och prognos - detta tror vi: Genom att analysera inhämtad information skapas en förståelse för vad händelsen innebär och troligen kommer att innebära framöver. Analysen innebär att vi skapar en bild av troliga konsekvenser och behov. Analysen är en tolkning av informationen och bygger på vad vi tror utifrån erfarenheter och expertkunskap. Här skapas grunden för ett pro-aktivt tänkande. Staben stödjer sjukvårdsledaren i arbetet med att analysera situationen. Resultatet av analys och prognos blir en del av lägesbilden, dvs beslutsunderlaget fördjupas. När sjukvårdsledaren tagit över ansvaret hanteras händelsen till situationen har nått normalläge, dvs när sjukvårdsledaren bedömer att normala arbetsmetoder kan ta vid och sjukvården kan bedrivas utan extra resurser. Arbetet i krisledningsorganisationen avslutas på ett tydligt sätt och beslutet kommuniceras med samtliga inblandade. Det är viktigt med tydlighet kring vem som fattar beslut om beredskapsläge och vem som fattar beslut om att avsluta hanteringen och återgå till normala rutiner. Ansvarsfördelningen kan sammanfattas enligt nedan. Beslut: Utifrån händelsebeskrivningen och analysen fattar sjukvårdsledaren inriktningsbeslut om vad som ska göras. Samtidigt utformar kommunikationsansvarig en kommunikativ strategi, dvs vad som ska kommuniceras och på vilket sätt detta ska ske. Det är viktigt att landstingets inriktningsbeslut ligger i linje med den aktörsgemensamma inriktning som finns för händelsen som helhet. För att säkra detta krävs löpande samverkan med övriga aktörer. Se mer om detta under beskrivningen av funktionen för Samverkan. TiB: Beslutar initialt om beredskapsläge på regional nivå och lokal nivå. Genomförande: Inriktningsbeslut med kommunikativ strategi ligger till grund för de direktiv som ges till organisationens olika verksamheter kring genomförande av åtgärder och kommunikation med drabbade, allmänhet och media. Regional sjukvårdsledare: Kan vid behov besluta om förändrat beredskapsläge på både regional och lokal nivå. Fattar även beslut om återgång till normal verksamhet på regional och lokal nivå. Lokal sjukvårdsledare: Kan vid en händelse som endast berör ett sjukhus fatta beslut om beredskapsläge på det enskilda sjukhuset. Kan vid sådan händelse även fatta beslut om återgång till normal verksamhet. Lokal sjukvårdsledare fattar alltid beslut i samråd med TiB. Krishanteringsprocessen fortsätter: Inriktningsbeslut med kommunikativ strategi tillförs lägesbilden, vilket innebär att beslutsunderlaget uppdateras inför kommande nya beslut. Arbetet med informationsinhämtning fortsätter, nya analyser görs, inriktningsbeslut med kommunikativ strategi revideras och nya åtgärder genomförs ute i organisationen. Lägesbilden fördjupas successivt och beslutsunderlaget blir allt bättre. Krishanteringsarbetet utgår från samma modell på regional och lokal nivå. Arbetet görs med ett övergripande perspektiv på regional nivå och med ett lokalt och mer detaljerat perspektiv på respektive sjukhus. Regionalt Följande kapitel beskriver de olika funktioner som krävs för att bedriva ett långsiktigt systematiskt krishanteringsarbete i samverkan med övriga aktörer n 14 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Särskild sjukvårdsledning på regional nivå med stab DÅ T I B TAG I T B E S LU T O M B E R E DS K A P S L ÄG E O C H G E N O M F Ö R T I N I T I A L A ÅTG Ä R D E R , TA R SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G PÅ R EG I O N A L N I VÅ ÖV E R L E D N I N G E N AV H Ä N D E L S E N R EG I O N A LT. S J U K VÅ R DS L E DA R E N FAT TA R B E S LU T I SA M R Å D M E D D E N M E D I C I N S K T A N S VA R I G E . SÄ R S K I L D S J U K VÅ R DS L E D N I N G PÅ R EG I O N A L N I VÅ S TÅ R I KO N TA K T M E D S K A D E PL AT S . Utformar fördelningsnyckel och inriktningsbeslut och kommunicera ut denna till sjukvårdsledare på skadeplats och berörda sjukhus. Följer löpande upp och reviderar fördelningsnyckel och inriktningsbeslut. Säkerställer tillsammans med kommunikationsansvarig att den interna och externa kommunikationen sker samordnat. Säkerställer att hanteringen av händelsen är samordnat med och ligger i linje med övriga aktörers agerande. Beslutar om förändrat beredskapsläge och återgång till normal verksamhet. Särskild sjukvårdsledning på regional nivå består av sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig med stab. Uppgifter i stort för särskild sjukvårdsledning på regional nivå med stab Leder krishanteringsarbetet för landstingets verksamhet. Analyserar påverkan på sjukvårdsprocessen. Utformar inriktningsbeslut och säkerställer att åtgärder vidtas. Säkerställer att landstingets inriktningsbeslut ligger i linje med eventuellt aktörsgemensamt inriktningsbeslut för händelsen som helhet. Samordnar resurserna mellan sjukvårdens olika verksamheter. Säkerställer samordnad intern och extern kommunikation. Säkerställer samverkan med övriga aktörer. Säkerställer samverkan med andra landstings TiB/särskilda sjukvårdsledningar. Medicinskt ansvarig Den medicinskt ansvarige ansvarar för de medicinska besluten. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande: Fattar medicinskt inriktningsbeslut som löpande omprövas. Kommunicerar det medicinska inriktningsbeslutet i organisationen. Gör övergripande medicinska bedömningar och prioriteringar. Håller fortlöpande kontakt med medicinskt ansvariga på skadeplats och berörda sjukhus. Gör löpande bedömningar om sjukhus eller andra involverade enheter behöver förstärkning av personal, utrustning eller läkemedel. Etablerar kontakt med andra landsting, nationella myndigheter och sakkunniga. Staben, som leds av en stabschef, är en förstärkning av den särskilda sjukvårdsledningen och fungerar som ett stöd åt sjukvårdsledaren för att genomföra ovanstående uppgifter. Sjukvårdsledare Sjukvårdsledaren leder arbetet med aktuell händelse. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande: Upprättar kontakt med medicinskt ansvarig. Utformar inriktningsbeslut (se sidan 18 under Inriktningsbeslut). Etablerar en stab tillsammans med stabschefen och skapar förutsättningar för genomförande av beslut. Etablerar kontakt med särskild sjukvårdsledning på skadeplats och lokal nivå. Säkerställer kontakt med IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen beroende på händelsens art. Stabschef med stab Staben är ett stöd till sjukvårdsledaren och medicinskt ansvarig. Staben leds av en stabschef. Bryggan mellan sjukvårdsledaren och staben är alltid stabschefen. Sjukvårdsledaren ska alltid ge staben uppdrag genom stabschefen. Stabens arbete beskrivs i särskilt i kapitel ”Staben – ett stöd till sjukvårdsledningen” n 15 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Särskild sjukvårdsledning på lokal nivå med stab LO K A L S JUK VÅ R DSLE DA R E H A R DE T Y T TE RS TA A NS VA R E T FÖ R FAT TA DE BE SLU T PÅ A K T UE LLT S JUK HUS. FUN K T I O N E N A K TI V E R A S AV TIB/S JUK VÅ R DSLEDA R E PÅ R EG IO N A L N I VÅ V ID FÖ R HÖJD BER EDSK A P PÅ S JUK HUSE T. Följer löpande upp och reviderar inriktningsbeslut. Säkerställer att information lämnas internt samt till anhöriga och media. Säkerställer att intagna patienter blir inskrivna och identifierade av polisen om så krävs samt att anhöriga informeras. Säkerställer att informationscentralen för anhöriga blir bemannad så att information kan lämnas. Säkerställer återgång till normal verksamhet vid sänkt beredskapsläge efter beslut av regional ledning/TiB. Sjukvårdsledaren på lokal nivå kan vid en händelse som endast berör ett sjukhus fatta beslut om beredskapsläge på det enskilda sjukhuset. Lokal sjukvårdsledare kan vid sådan händelse även fatta beslut om återgång till normal verksamhet. Lokal sjukvårdsledare fattar alltid ett sådant beslut i samråd med TiB. Särskild sjukvårdsledning på lokal nivå består av sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig med stab. Uppgifter i stort för särskild sjukvårdsledning på lokal nivå med stab Leder krishanteringsarbetet på sjukhuset. Informerar berörda enheter inom sjukhuset om händelsen. Analyserar hur den egna vårdenheten påverkas. Fattar beslut inom ramen för den egna vårdenhetens befintliga resurser och tilldelade uppgifter. Disponerar och omfördelar egna resurser för att kunna möta ett akut ändrat vårdbehov. Samordnar resurserna mellan det egna sjukhusets olika verksamheter. Säkerställer att anhöriga till drabbade tas om hand på ett professionellt sätt. Säkerställer att massmedia som kommer till sjukhuset informeras och erbjuds lokal att arbeta i (görs utifrån direktiv från regional nivå). Medicinskt ansvarig Den medicinskt ansvarige ansvarar för de medicinska besluten. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande: Efterfrågar medicinskt inriktningsbeslut från regional nivå. Fattar medicinskt inriktningsbeslut för aktuellt sjukhus och meddelar medicinskt ansvarig på regional nivå om detta. Kommunicerar det medicinska inriktningsbeslutet med respektive klinik och regional sjukvårdsledning. Gör övergripande medicinska bedömningar och prioriteringar. Håller fortlöpande kontakt med respektive klinik. Meddelar övriga kliniker som kan bli berörda av händelsen. Mottar löpande patientinformation från akutmottagningen. Gör löpande bedömningar om sjukhus eller andra involverade enheter behöver förstärkning av personal, utrustning eller läkemedel. Följer löpande upp och reviderar det medicinska inriktningsbeslutet. Undersöker om sjukhusets eller andra involverade enheter behöver förstärkning av personal, utrustning och läkemedel. Staben, som leds av en stabschef, är en förstärkning av den särskilda sjukvårdsledningen och fungerar som ett stöd åt sjukvårdsledaren för att genomföra ovanstående uppgifter. Sjukvårdsledare Sjukvårdsledaren leder arbetet med aktuell händelse. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande: Upprättar kontakt med medicinskt ansvarig. Meddelar särskild sjukvårdsledning på regional nivå att sjukvårdsledning på lokal nivå är etablerad och därmed övertar ledningsansvaret för sjukhuset. Efterfrågar regionalt inriktningsbeslut. Utformar inriktningsbeslut för aktuellt sjukhus och meddelar sjukvårdsledare på regional nivå om detta (se sid 18 under Inriktningsbeslut). Etablerar en stab tillsammans med stabschefen och skapar förutsättningar för genomförande av beslut. Analyserar situationen, vårdbehovet och resurserna. Säkerställer att åtgärder genomförs enligt lokala rutiner. 16 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 sjukvårdsledaren och staben är alltid stabschefen. För att organisera arbetet inom den egna vårdenheten ska följande speciellt beaktas: Akutmottagningens ledning, struktur, mottagande, personal, kompetens och övriga patienter. Röntgenavdelningens kapacitet och organisation. Operationsavdelningens flöden och typer av operationer. Tillgång till IVA-platser och möjlighet att skapa nya. Driftorganisation med IT och landstingsservice. Krisstöd till patienter och anhöriga. Mottagande och kommunikation med anhöriga. Övriga patienter på avdelningarna. Möjliga hemskrivningar. Sjukvårdsledaren ska alltid ge staben uppdrag genom stabschefen Stabens arbete beskrivs i särskilt i kapitel ”Staben – ett stöd till sjukvårdsledningen” n Stabschef med stab Staben är ett stöd till sjukvårdsledaren och medicinskt ansvarig. Staben leds av en stabschef. Bryggan mellan 17 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Inriktningsbeslut landstingets arbete som helhet. Inriktningsbeslutet på lokal nivå är mer detaljerat och anger riktningen för det enskilda sjukhusets arbete. Även berörda förvaltningar bör utforma inriktningsbeslut som ger stöd i den egna hanteringen. Enligt ovanstående beskrivning utformar sjukvårdsledaren inriktningsbeslut som revideras löpande då förutsättningar och behov förändras. Inriktningsbeslutet visar det mål som verksamheten strävar mot men också hur vägen dit ser ut. Inriktningsbeslutet på regional nivå är av övergripande karaktär och anger riktningen för ETT INRIKTNINGSBESLUT BÖR INNEHÅLLA FÖLJANDE TRE DELAR: 1. Mål - beskriv vad som ska uppnås. 2. Prioriteringar - definiera vilka uppgifter som är viktigast för att uppnå målen. 3. Förutsättningar - beskriv resursmässiga, organisatoriska och ekonomiska förutsättningar för att lösa uppgiften. 18 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Staben – ett stöd till sjukvårdsledningen Vid en begränsad händelse utförs arbetsuppgifterna i samtliga funktioner av ett fåtal personer. Detta innebär i praktiken att en och samma person utför arbetsuppgifter som beskrivs i flera olika funktioner. Vid en mer omfattande händelse bemannas varje funktion av en eller flera personer. Stabschefen ansvarar för bemanning av staben utifrån aktuell situation. Staben är en förstärkning av sjukvårdsledningen och säkerställer att: Relevant underlag inhämtas inför beslut. Beslut omsätts till genomförande. Utvärdering av genomförda åtgärder görs. Nedan beskrivs de olika funktionerna som kan ingå i en stab. Funktionerna är ett sätt att strukturera de olika arbetsuppgifterna som ska utföras. I bilaga finns mer detaljerade checklistor för de olika funktionerna på regional respektive lokal nivå. S TA B E N S O L I K A FU N K T I O N E R S J U K VÅ R DS L E DA R E O C H M E D I C I N S K T A N S VA R I G Direktiv från sjukvårdsledare till stabschef Underlag från stabschef till sjukvårdsledare S TA BSC H E F I N SAT S L ÄG E S B I L D SA M V E R K A N KO M M U N I K AT I O N A N A LYS D O K U M E N TAT I O N LO G I S T I K O C H S E R V I C E PE R S O N A L SÄ K E R H E T K R I SS TÖ D E X PE R T E R IT OCH TELEFONI 19 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Stabschef Stabschefen leder arbetet i staben: Omsätter sjukvårdsledarens beslut i arbetsuppgifter och direktiv till staben. Planerar och leder stabens arbete och säkrar uthålligheten. Upprättar stabsarbetsplan, dvs en planering för arbetet. Säkerställer expertkompetens i staben utifrån händelsens art. Säkerställer att staben levererar beslutsunderlag till sjukvårdsledaren. Säkerställer samverkan med andra aktörer så att beslutsunderlaget speglar händelsen som helhet. Säkerställer att sjukvårdsledarens beslut genomförs ute i organisationen. Säkerställer att stabens arbete loggas. stabsorienteringar på respektive sjukhus. Vid dessa stabsorienteringar omsätts inriktningen från regional nivå till lokal nivå. Som komplement till ovanstående stabsorienteringar genomför respektive stabschef kortare genomgångar med staben för att säkerställa genomförande av givna uppdrag. En stabsarbetsplan ger överblick över det arbete som bedrivs i staben. En stabsarbetsplan upprättas på både regional och lokal nivå. Följande struktur ger stöd för arbetet med stabsarbetsplanen. Som tidigare beskrivits leder stabschefen arbetet i en stab. Stabens olika funktioner utför olika arbetsuppgifter. Vid en begränsad händelse utförs arbetsuppgifterna i samtliga funktioner av ett fåtal personer. Detta innebär i praktiken att en och samma person utför arbetsuppgifter som beskrivs i flera olika funktioner. Vid en mer omfattande händelse bemannas varje funktion av en eller flera personer. Stabschefen ansvarar för bemanning av staben utifrån aktuell situation. n n n n n Stabschefen planerar och genomför stabsorienteringar. Stabsorienteringarna genomförs med struktur enligt tabell ”Struktur för stabsorientering” på nästa sida som grund. Upplägget bygger på samma huvudpunkter som finns i lägesbilden (se vidare under ”Funktionen för lägesbild”). Genom detta kan stabschefen använda lägesbilden som grund vid genomgångarna av de olika punkterna. Vad ska göras? Vem gör det? När ska det vara klart? Hur ska det göras? Speciellt viktigt Vid en omfattande händelse då samtliga funktioner är bemannade kan det underlätta för såväl stabschef som funktionschefer att arbetet inom de olika funktionerna struktureras synligt i rummet. Som hjälp för detta kan följande struktur användas: Mall för stabsarbetsplan finns i verktygslådan. Genom stabsorienteringar ges en bild av aktuell händelse, konsekvenserna, behoven och möjlig händelseutveckling. Här ges även inriktning och direktiv för kommande arbete. n n Stabsarbete bedrivs parallellt på regional och lokal nivå, vilket kräver en arbetsmodell som säkerställer att de två nivåerna agerar utifrån ett gemensamt arbetssätt. Stabsorienteringar är ett verktyg för att hålla ihop arbetet på de två nivåerna: Vid regionala stabsorienteringar närvarar både regional och lokal sjukvårdsledning. Stabsorienteringarna har en förutbestämd struktur som grund. Hela staben bör inte delta i stabsorienteringarna. Stabschefen säkerställer att relevant kompetens närvarar, att föredragande är förberedda och att de olika föredragningarna inte drar ut på tiden. Utöver regionala stabsorienteringar genomförs lokala n n Uppdrag/arbetsuppgift Tid för rapportering Ansvarig för uppdraget Speciellt viktigt Mall för verksamhetsplanering finns i verktygslådan. Det är viktigt att notera att stabschefen och samtliga funktioner har ett ansvar för att stabens arbete loggas. Ansvaret innebär även att viss typ av information ska delges internt och till övriga externa aktörer. Hur detta ska gå till finns beskrivet under ”Funktionen för dokumentation”. 20 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 S TRUK TUR FÖR S TABSORIENTERING H U V U D PU N K T E R F Ö R E D R AG A N D E KO M M E N TA R Inledning Närvarokontroll Syfte med stabsgenomgången Stabschef Beskrivning av varför stabsgenomgången genomförs Händelsebeskrivning – detta vet vi Händelse Konsekvenser Genomförda åtgärder Bilden hos drabbade, allmänhet, media Yttre förutsättningar, t ex väder Stabschef med stöd av funktionen för lägesbild Beskrivningen utgår från sammanställd lägesbild som visas på smartboard om möjlighet finns Samtliga närvarande funktioner ges möjlighet att komplettera Komplettera eventuellt med ytterligare information från respektive funktion Analys, prognos – detta tror vi Konsekvenser i närtid Behov i närtid Konsekvenser på längre sikt Behov på längre sikt Möjliga handlingsalternativ Yttre förutsättningar, t ex väderprognos Funktionen för analys Analysfunktionen sammanställer de viktigaste slutsatserna innan stabsgenomgången och presenterar detta på ett överskådligt sätt Diskussion Förslag på inriktning för fortsatt arbete diskuteras kort Sjukvårdsledare Sjukvårdsledare ger förslag på inriktningsbeslut Kommunikationsansvarig förslag kommunikativ strategi Utrymme för viss diskussion ges. Beslut Beslut om inriktning för fortsatt arbete Prioriterade åtgärder Kommunikativ strategi Sjukvårdsledare Sjukvårdsledare formulerar inriktningsbeslut och kommunikationsansvarig formulerar kommunikativ strategi Om inte beslut kan tas direkt: meddela när beslut kommer Genomförande Detta ska genomföras av XX Tidpunkt för genomförande och avrapportering Stabschef Stabschefen fördelar arbetsuppgifter utifrån inriktningsbeslut och kommunikativ strategi Avslut Tid för nästa stabsgenomgång Stabschef Samtliga närvarande funktioner ges möjlighet att komplettera Mall för stabsorientering finns i verktygslådan. 21 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för lägesbild bilden av länsstyrelsen. Funktionen för lägesbild har till uppgift att löpande utforma och uppdatera lägesbilden för Landstinget i Kalmar län. Arbetet kan sammanfattas i tre punkter: Kommunicera: Säkerställer i dialog med andra delar av staben att lägesbilden utformas och löpande uppdateras. I denna uppgift ligger även ett ansvar att löpande ta del av andra aktörers information i WIS. Avväga: Strukturerar och avväger insamlad information och ställer löpande frågan: vad är viktigt att lyfta fram i lägesbilden just nu? Detta görs i samråd med stabschefen. Dokumentera och visualisera: Lyfter i samverkan med stabschefen fram det som är extra viktigt just nu. Sammanställer informationen i lägesbilden på ett överskådligt sätt. Funktionen för lägesbild arbetar med att löpande utforma och revidera en lägesbild. Lägesbilden består av ett urval av särskilt viktig information från en mycket stor informationsmängd. Lägesbilden beskriver bl a : Vad vi vet om situationen. Vad vi bedömer att situationen innebär nu och framöver samt vilka behov som finns. Vilka beslut vi har fattat. Vad vi gör just nu och troligtvis behöver göra för att hantera situationen framöver. Vad vi kommunicerar just nu och troligtvis behöver kommunicera framöver. Samordningen med övriga aktörer. Lägesbilden beskriver alltså inte endast vad vi vet och gör just nu utan innehåller även en bedömning av situationen. Lägesbilden är ett sätt att skapa överblick, strukturera informationen och öka förståelsen för skeendet. Lägesbilden utgör grunden för stabsorienteringarna. Informationen i lägesbilden struktureras på ett tydligt sätt för att utgöra ett effektivt beslutsunderlag. Tabellen ”Lägesbild” nedan är ett stöd för att tydliggöra och visualisera lägesbilden. Inledningsvis finns mycket lite information i lägesbilden. Under arbetets gång fördjupas lägesbilden och därmed även beslutsunderlaget. Strukturen för lägesbilden är överensstämmande med upplägget för stabsorienteringarna. För att hålla isär lägesbilderna från en respektive flera aktörer används två begrepp: Lägesbild: Skapas av en aktör och speglar aktörens perspektiv på händelsen. Samlad lägesbild: Består av information från flera aktörer och ger ett sektorsövergripande helhetsperspektiv. Ger överblick över händelsen och hanteringen som helhet. På regional nivå utformas den samlade läges- L ÄG E S B I L D F Ö R X X X X X | 2 014 0 0 0 0 | K L 0 0 : 0 0 H Ä N D E L S E B E S K R I V N I N G - D E T TA V E T V I Händelse, detta har inträffat: Genomförda åtgärder: Bilden hos drabbade, allmänhet, media: Konsekvenser som vi vet: Resursbehov: Inblandade aktörer: Yttre förutsättningar, t ex väder just nu: A N A LYS O C H PR O G N OS - D E T TA T R O R V I Konsekvenserna i närtid: Konsekvenserna på längre sikt: Möjliga handlingsalternativ: Behoven i närtid: Behoven på längre sikt: Yttre förutsättningar, t ex väderprognos: B E S LU T Inriktningen (prio) för vårt arbete (regionalt och lokalt): Aktörsgemensamma inriktningen: Kommunikativ strategi: GENOMFÖR ANDE Planerade åtgärder: Budskap: Kommunikativa aktiviteter: Stöd till/från andra aktörer: F Ö R D J U PA D I N F O R M AT I O N I N PL A N E R A D E M ÖT E N Exempelvis kartor, detaljinformation: Stabsorientering regionalt: kl 00:00 Stabsorientering lokalt i XXXX: kl 00:00 Regionalt samverkansmöte (Lst): kl 00:00 Regionalt kriskomm.möte (Lst): kl 00:00 Struktur för lägesbild finns i verktygslådan. 22 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Om arbetet med lägesbilden sker löpande utgör denna ett mycket tydligt beslutsunderlag vid stabsorienteringarna. Stabsorienteringarna kan då utgå från en avvägd och visualiserad lägesbild som vid behov kompletteras av de olika funktionernas representanter vid sittande bord. Genom detta kan stabschefen genomföra en effektivare stabsorientering samtidigt som förutsättningarna för kvalitetssäkrade beslut ökar. Detta förutsätter att funktionen för lägesbild löpande arbetar med att uppdatera innehållet i lägesbilden genom täta kontakter med övriga funktioner i staben och stabschefen. Från början | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 innehåller lägesbilden begränsad information som successivt fylls på under händelsen gång. Smartboard kan med fördel användas för att göra underlaget tillgängligt för lokal och regional nivå. Nedan visas ett exempel på vilken typ av underlag som inhämtas till lägesbilden och från vilken funktion. L ÄG E S B I L D E N S I N N E H Å L L KO M M E R FR Å N O L I K A D E L A R AV S TA B E N - E X E M PE L FU N K T I O N S O M L E V E R E R A R H Ä N D E L S E B E S K R I V N I N G - D E T TA V E T V I n n n n n Information från skadeplats, avdelningar, ambulans, operation osv insats Information från berörd förvaltning experter Information från samverkande aktörer samverkan Medias och allmänhetens bild av händelsen kommunikation Information från andra landsting, centrala myndigheter samverkan, landstingdirektören FU N K T I O N S O M L E V E R E R A R A N A LYS O C H PR O G N OS - D E T TA T R O R V I Underlag från kring konsekvenser och behov som vi tror finns just nu och uppstår framöveranalys, kommunikation n Möjliga handlingsalternativanalys, kommunikation n FU N K T I O N S O M L E V E R E R A R B E S LU T n n Inriktningsbeslut sjukvårdsledare Kommunikativ strategikommunikation FU N K T I O N S O M L E V E R E R A R GENOMFÖR ANDE n n n Åtgärder stabschef Kommunikativa åtgärder och budskapkommunikation Stöd till/från andra aktörer samverkan 23 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Lägesbilden utformas genom ett nära samarbete mellan den regionala och lokala nivån. Regional nivå ansvarar för att löpande utforma och uppdatera lägesbilden för landstinget i Kalmar län. Här ska aspekterna från samtliga sjukhus och förvaltningar vara avvägda och inarbetade. Detta kräver att respektive sjukhus och förvaltning ansvarar för att tillföra lägesbilden information från den egna verksamheten utifrån samma struktur som beskrivits ovan. Lägesbilden ska alltid publiceras i dagbokssystemet WIS. Detta säkerställer att regional och lokal sjukvårdsledning utgår från samma beslutsunderlag. Se mer under ”Funktionen för dokumentation”. Genom WIS är det möjligt att ta del av den samlade lägesbilden som utformas på regional nivå av Länsstyrelsen. Den samlade lägesbilden är utgångspunkten för alla inblandade aktörers samordnade åtgärder i länet. Vid utformningen av den samlade lägesbilden kommer länsstyrelsen begära in lägesbilder från samtlig inblandade aktörer i länet. Detta innebär i praktiken att landstingets lägesbild ska göras tillgänglig för länsstyrelsen i WIS. Mer om WIS går att läsa under ”Funktionen för dokumentation”: 24 | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för analys tionen förstärks med experter beroende på händelsens art. Det är viktigt att tänka på att analysarbetet även innehåller kommunikativa aspekter. Detta kräver ett nära samarbete med kommunikationsfunktionen. Pro-aktivitet innebär att förutse vad som kan hända och med hjälp av dessa antaganden stoppa vissa konsekvenser. Analysfunktionen är en del i det pro-aktiva arbetssättet. Genom att tolka händelsen nu och framåt skapas förutsättningar för att inriktningsbesluten ligger rätt i tiden och ger önskad effekt. Analysarbetet utgår från fakta som finns kring händelsen och gör utifrån detta omfallsplaner, dvs beskriver vad vi tror: Bedömer vad händelsen innebär just nu och vilka konsekvenser och behov det ger. Bedömer vad händelsen kan innebära på längre sikt och vilka konsekvenser och behov det ger. Utarbetar möjliga handlingsalternativ. Sammanställer och illustrera resultatet av analysarbetet på ett sätt så att sjukvårdsledningen lätt kan ta till sig analysresultatet. Lyfter fram det som är extra viktigt just nu. Analysfunktionens arbete är ofta omfattande till sin karaktär. Det är viktigt att analysfunktionen bryter ut de viktigaste slutsatserna och sammanfatta dessa på ett överskådligt sätt så att analysresultatet blir en del av lägesbilden. Analysarbetet genomförs som ett samarbete mellan lokal och regional nivå. Genom arbetet får beslutsfattarna en bedömning av situationen just nu och möjlig utveckling framöver. I analysarbetet är det även viktigt att ta del av den aktörsgemensamma analys som görs i länet och kanske även på nationell nivå. Analysen för landstinget måste ha sin grund i den aktörsgemensamma analysen av händelsen. Analysarbetet bedrivs i mycket nära samarbete med funktionen för lägesbild. Följande struktur kan användas som utgångspunkt i arbetet med analys: Det inledande analysarbetet görs av TiB. När staben är bemannad och analysfunktionen på plats genomförs analysarbetet på ett mer omfattande sätt. Analysfunk- S T R U K T U R F Ö R A N A LYSA R B E T E FR ÅG E S TÄ L L N I N G Vilka konsekvenser tror vi att händelsen ger just nu? n För den enskilde n För vår verksamhet n För samhället S VA R PÅ FR ÅG E S TÄ L L N I N G F Ö R E D R AG A N D E M Ö J L I G ÅTG Ä R D/ H A N D L I N G SA LT E R N AT I V KO M M E N TA R Var tror vi att hjälp- och åtgärdsbehoven är som störst just nu? Hur påverkar det vårt agerande? Vilka möjliga händelseutvecklingar och konsekvenser ser vi framåt? n För den enskilde n För vår verksamhet n För samhället Finns problemställningar där fördjupat arbete krävs? Struktur för analysarbete finns i verktygslådan. 25 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för insats för insats på regional nivå ansvarar för att sammanställa underlag. Kontaktvägarna beskrivs i skiss nedan. Beslut om fördelningsnyckel fattas av sjukvårdledaren på regional nivå. Som underlag för beslutet krävs aktuell information om läget ute i de olika verksamheterna. Funktionen för insats i regional och lokal sjukvårdsledning ansvarar för att inhämta information. Funktionen KO N TA K T VÄG A R F Ö R FU N K T I O N E N F Ö R I N SAT S I R EG I O N A L O C H LO K A L S J U K VÅ R DS L E D N I N G VÅ R DAV D E L N I N G VÅ R DAV D E L N I N G I N T E N S I V VÅ R DS AV D E L N I N G O PE R AT I O N , R Ö N TG E N , L A B A K U TM OT TAG N I N G LO K A L FU N K T I O N F Ö R I N SAT S R EG I O N A L FU N K T I O N F Ö R I N SAT S S K A D E PL AT S A M B U L A N S V E R K SA M H E T 26 A N D R A L A N DS T I N G P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Informationen som inhämtas av funktionen för insats är en mycket viktig del av analysarbetet och lägesbilden. Funktionen för insats på lokal nivå står i dialog med funktionen för insats på regional nivå som sammanställer en helhetsbild. Eventuellt behov av revidering av fördelningsnyckeln förmedlas via stabschef till sjukvårdsledare på regional nivå. Vid behov av omfördelning eller förstärkning av personal sker ett samarbete mellan funktionen för insats och funktionen för personal på regional nivå. U N D E R L AG F Ö R I N SAT S PL A N E R I N G L Ä N SS J U K H US E T K ALMAR OS K A R S H A M N S S J U K H US Lediga vårdplatser Tillgång till personal med relevant kompetens Möjliga överbeläggningar F Ö R E D R AG A N D E KO M M E N TA R Tillgång till respiratorer Tillgång till operationssalar Tillgång till IVA-platser Materielbehov Övrigt Underlag för insatsplanering finns i verktygslådan. 27 VÄ S T E R V I K S S J U K H US TOTA LT P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för samverkan Koordinering av beslut. Landstingets åtgärder utgår från samma inriktning som övriga aktörers för aktuell situation. Genom detta säkerställs att planerade åtgärder inte motverkar varandra och att insatserna riktas dit behoven är som störst. Användning av de samlade resurserna på ett optimalt sätt och där de gör mest nytta för drabbade. Kommunikationen med allmänhet, patienter och media enas med övriga aktörer. (Samordningen av detta säkerställs genom kommunikationsfunktionen.) Genom samverkan hanteras konsekvenserna av händelsen samordnat och samhällets resurser utnyttjas effektivt. I Kalmar län bedriver aktörerna genom Krissamverkan Kalmar län ett systematiskt samverkansarbete före, under och efter en händelse. Samverkan under en händelse kan kortfattat beskrivas med följande punkter: Aktörerna tänker och agerar utifrån en helhetssyn. Detta innebär att landstinget har ansvar för att tillsammans med övriga aktörer analysera behov, konsekvenser och tänkbara utvecklingar. Samtliga aktörer bidrar till den gemensamma samlade lägesbilden som ligger till grund för de gemensamma bedömningarna och analyserna. Detta innebär att landstinget levererar sin egen lägesbild till länsstyrelsen som löpande utformar den samlade lägesbilden för länet. Berörda aktörer deltar i samverkanskonferenser som leds av länsstyrelsen. Se vidare nedan under beskrivning av OmRådet. Samtliga aktörer deltar i den gemensamma analys och omvärldsbevakning som aktuell händelse kräver. Samtliga aktörer hjälper varandra under en händelse med exempelvis personal, materiella resurser, experter och analysresurser. Huvuduppgifterna för funktionen för samverkan kan sammanfattas enligt följande: Identifierar samverkande aktörer. Identifierar löpande behovet av samverkan. Vilka frågeställningar är viktigast att samverka kring? Detta görs i samverkan med stabschef och sjukvårdsledare. Etablerar kontakt med samverkande aktörer. Genomför samverkansarbete genom telefonkontakter, samverkansmöten, mejl, videokonferenser osv. Tar del av den information som läggs ut av andra aktörer i WIS (gemensamt nationellt krisinformationssystem). Sammanfattar resultatet av samverkansåtgärder och säkerställer att detta blir en del av lägesbilden. Säkerställer löpande att stabschef och sjukvårdsledare har kunskap om resultatet av samverkan. Detta är en garanti för att landstingets hantering ligger i linje med den aktörgemensamma hanteringen av händelsen. OmRådet I Kalmar län finns ett regionalt råd som kallas OmRådet. Detta är en arena för samverkan mellan myndigheter och organisationer före, under och efter en kris eller svår påfrestning i Kalmar län. OmRådet kallas samman vid kriser som ställer krav på samverkan och/eller samordning av kommunikation mellan myndigheter eller till allmänheten. Länsstyrelsen är sammankallande och svarar för ordförandeskap och dokumentation. OmRådet tar inte över respektive myndighets eller organisations befogenheter eller kommunikationsansvar. Landstinget i Kalmar är en av aktörerna i OmRådet och deltar vid samverkanskonferenser. Landstingets samverkansarbete leds av den TiB som beslutat om beredskapsläge. När sjukvårdsledaren tagit över ledningen av aktuell händelse går TiB in i samverkansfunktionen i regional krisledning. Ordinarie TiBfunktion övertas av annan TiB. Samverkansfunktionen på regional nivå säkerställer deltagande på de regionala samverkankonferenser (OmRådet) som genomförs i länet. Den representant som deltar från landstinget vid samverkanskonferenser bör ha ledningens mandat att föra landstingets talan vid mötena. Förutom samverkan inom Kalmar län måste samverkan med övriga berörda län och centrala myndigheter säkerställas. Resultatet av samverkansarbetet innebär bl a: 28 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Stora delar av samverkansarbetet genomförs av samverkansfunktionen på regional nivå. Viss samverkan sker dock också på den lokala nivån. En löpande dialog måste föras mellan de två nivåerna så att inte samverkan sker dubbelt eller inte alls. Följande underlag kan utgöra stöd i samverkansarbetet. I länet genomförs även regionala konferenser för kommunikationssamordning. Vid dessa möten deltar representant från kommunikationsfunktionen på regional nivå. Det är viktigt med tät dialog mellan de personer som representerar landstinget vid samverkansmöten respektive kommunikationsmöten. n Inför regionala samverkanskonferenser måste sjukvårdsledningen tydliggöra vilka frågor som är viktiga att lyfta på mötet ur landstingets perspektiv. Det är också viktigt att frågor som avhandlats på samverkansmötet, och som påverkar landstinget, efteråt delges sjukvårdsledningen och blir en del av lägesbilden. n n n n Aktör att samverka med Om vad? När ska samverkan ske? Hur ska samverkan ske? Resultat av samverkan Underlag för samverkansbehov finns i verktygslådan. 29 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för kommunikation För att ytterliga betona hur beslutsfattande och kommunikation hänger ihop går vi tillbaks till figur ”Systematiskt krishanteringsarbete”, som tidigare beskrivits under systematiskt krishanteringsarbete. Kommunikationsarbetet utgår alltså alltid från en kommunikativ strategi som formuleras i samband med att inriktningsbeslut fattas för händelsen som helhet. Arbetet leds av kommunikationsansvarig på regional nivå som ger inriktning och stöd till kommunikationsarbetet på såväl regional som lokal nivå. Beroende på händelsens omfattning görs en situationsanpassning och kommunikationsfunktionen dimensioneras utifrån de behov som finns. Arbetet med kommunikation kräver ofta stora resurser och personalplanering måste göras löpande. Kommunikationsfunktionen skapar förutsättningar för intern och extern kommunikation under en händelse. Genom ett pro-aktivt agerande bidrar kommunikationsarbetet till att landstinget hanterar situationen på ett professionellt sätt. Pro-aktivitet handlar om att tänka framåt i tiden och därmed vinna tid, vilket är speciellt viktigt i kommunikationsarbetet. Kommunikation som ligger rätt i tiden skapar trygghet och ett rationellt agerande hos drabbade, allmänhet och personal i de olika verksamheterna. Kommunikationsarbetet ska alltid vara en del i beslutsfattandet och utgå från individens behov. När beslut fattas om åtgärder för att hantera händelsens ska dessa alltid innefatta beslut om vilka kommunikativa åtgärder som krävs och vilket budskap som ska kommuniceras. Detta är ett ansvar som sjukvårdsledare, stabschef och kommunikationsansvarig har tillsammans. De olika delarna i kommunikationsarbetet i regional sjukvårdsledning kan beskrivas enligt följande process på nästa sida (fördjupad beskrivning för varje ruta finns på efterföljande sida och i åtgärdskort, se bilagor). S YS T E M AT I S K T K R I S H A N T E R I N G SA R B E T E Något har hänt Händelsebeskrivning - detta vet vi Informationsinhämtning för att få en bild av vad som hänt, vad som görs och hur händelsen uppfattas. Genomförande Olika delar i organisationen ges uppdrag om åtgärder utifrån beslut. Sjukvårdsledaren beslutar. Stabschefen med stab levererar underlag för beslut och säkerställer att beslut genomförs. Beslut Samverkan: Inriktningsbeslutet ligger i linje med övriga aktörers hantering. Sjukvårdsledaren fattar inriktningsbeslut. Kommunikationsansvarig utformar kommunikativ strategi som en del av inriktningsbeslutet. 30 Analys och prognos - detta tror vi Löpande analys av den information som finns om händelsen. Vilka konsekvenser och behov tror vi uppstår? P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 PR O C E SS F Ö R KO M M U N I K AT I O N SA R B E T E T R A M A R N A F Ö R KO M M U N I K AT I O N E N U T F O R M A S Kommunikationssamordning Den kommunikativa strategin samordnas med övriga berörda aktörer enligt fastställda samordningsrutiner Kommunikativ strategi Kommunikationsansvarig utformar i samråd med sjukvårdsledaren en kommunikativ strategi. Denna är en del av inriktningsbeslutet och ligger till grund för fortsatt kommunikationsarbete i hela organisationen. Strategin revideras löpande. B I L D E N AV H Ä N D E L S E N A N A LYS E R A S B U DS K A P F O R M U L E R A S O C H KO M M U N I C E R A S Intern kommunikation Interna budskap formuleras och kommuniceras med hela organisationen. Verksamheterna framför ytterligare kommunikationsbehov som uppkommer i hanteringen av händelsen. Omvärldsbevakning och kommunikationsanalys Allmänhetens och medias bild av händelsen analyseras och sammanställs. Extern kommunikation Externa budskap formuleras. Fakta rekommendationer och uppmaningar kommuniceras löpande med: n Drabbade/patienter n Anhöriga n Allmänhet n Media Tillsammans med funktionen för analys görs bedömningar kring framtida utveckling ur ett kommunikativt perspektiv. Utifrån omvärldsbevakning och kommunikationsanalys föreslås proaktiva kommunikativa åtgärder. Den kommunikativa strategin ska ses som ramar för kommunikationsarbetet och säkerställer att kommunikationsarbetet integreras med övriga åtgärder som görs för att hantera händelsen. Kommunikationsansvarig på regional nivå synliggör strategin för samtliga som arbetar med kommunikation på regional respektive lokal nivå. Kommunikativ strategi Kommunikativa åtgärder måste ligga i linje med inriktningen för hanteringen av händelsen som helhet. För att säkerställa detta utformas en kommunikativ strategi av sjukvårdledare och kommunikationsansvarig på regional nivå i samverkan. Den kommunikativa strategin utgår från den information som finns att tillgå om händelsen men också de analyser som görs kring konsekvenser och behov. Den kommunikativa strategin samordnas med övriga berörda aktörer. Kommunikationssamordning I de flesta händelser är fler aktörer än landstinget inblandade. Varje aktör har ett eget kommunikationsansvar. Det är dock viktigt att de olika budskapen inte talar mot varandra och därigenom skapar förvirring. Därför krävs samordning kring kommunikationsarbetet. Syftet med samordningen är bland annat att: Få en gemensam bild av hur kommunikationsbehovet ser ut i stort. Formulera huvudbudskap till allmänhet och media som utgör grunden för respektive aktörs budskapsformuleringar. Fatta beslut om eventuella gemensamma kommunikationsaktiviteter. Fördela arbetsinsatser mellan aktörerna (till exempel hjälpa varandra med omvärldsbevakning). Exempel på delar som kan ingå i en kommunikativ strategi: Målet med kommunikationen just nu – detta vill vi uppnå. Vilka signaler vi vill förmedla med vår kommunikation. Viktigaste huvudbudskapen just nu samt målgrupperna. Kommunikationsåtgärder som är viktigast just nu eller planeras för (t ex pressträff, deltagande i lokalradion, aktiviteter på sociala medier). Talespersoner. Behov hos allmänhet och/eller media som ska mötas aktivt och på ett systematiskt sätt. Direktiv för arbetet på sociala medier. Resultatet av samverkan återförs till kommunikationsansvarig för att bli en del i den kommunikativa strategin. 31 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 överbeläggningar. Kommunikationsfunktionen lyssnar endast av verksamheterna ur ett kommunikativt perspektiv. Extern kommunikation Extern kommunikation utgår alltid från den kommunikativa strategin. Regional kommunikationsfunktion är ett stöd till lokal kommunikationsfunktion vid utformningen av specifika budskap från respektive sjukhus. Extern information ska i första hand publiceras på Ltkalmar.se och 1177.se. Här ges en beskrivning av var allmänhet, anhöriga och patienter kan vända sig för att få hjälp och ställa frågor. Informationen bör inte innehåll alltför många budskap på en gång utan vara komprimerad. Det är viktigt att informera även när läget är under kontroll. Växeln ska löpande förses med uppdaterad extern information. För att möta media ska en eller flera talespersoner utses. Kommunikationsansvarig på regional nivå ansvarar för detta i samverkan med sjukvårdsledare på regional nivå. Uttalanden från talespersonerna baseras på den kommunikativa strategin. Medieansvarig på regional nivå ansvarar för att stödja talespersoner med underlag samt att planera och genomföra presskonferenser. Kommunikationsfunktionen på lokal nivå säkerställer att lämpliga lokaler iordningställs om presskonferensen ska hållas på ett sjukhus. Sociala medier är ett sätt att nå stora målgrupper. Genom att använda sociala medier för extern kommunikation, driver organisationen trafiken till webbplatsen där mer information finns. Via sociala medier ges även möjligheter till omvärldsbevakning, dvs hur situationen uppfattas och vilka ytterligare behov som finns hos drabbade och allmänhet. Detta möjliggör ett pro-aktivt agerande. I ett inledande skede är det mycket viktigt att snabbt identifiera vilka aktörer som landstinget bör samverka med kring kommunikationsfrågor. Detta bör göras tillsammans med funktionen för samverkan som arbeta med samverkansfrågor ur ett bredare perspektiv. Genom initiala kontakter med övriga aktörer undviks motstridiga budskap. Vid en händelse med snabbt förlopp är det möjligt att den initiala kontakten tas av kommunikationsansvarig. Vid en mindre händelse med få aktörer inblandade kan den löpande kommunikationssamordningen ske via till exempel telefonkontakt. Vid en mer omfattande händelse sker samverkan genom kommunikationsmöten på regional nivå som leds av länsstyrelsen. Kallelse till dessa möten ges på samverkansmöten och via epost till samverkansadressen eller vid behov genom SOS Alarm. Deltagare vid kommunikationsmöten är de aktörer som är berörda av händelsen. I Kalmar län finns ett väl etablerat nätverk för kommunikatörer. Detta nätverk utgör grunden för kommunikationssamordningen vid en händelse. Intern kommunikation Genom intern kommunikation skapas förutsättningar för att de olika delarna i landstingets organisation får relevant fakta om händelsen. Regional kommunikationsfunktion stödjer lokala kommunikationsfunktioner på de tre sjukhusen med underlag kring budskap och kommunikativa åtgärder utifrån den kommunikativa strategin. Eventuella anpassningar av budskap för respektive sjukhus görs i samverkan mellan regional och lokal kommunikationsfunktion. Regional kommunikationsfunktion uppdaterar Navet regelbundet. Om representanter för IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen är närvarande i regional sjukvårdsledning förmedlar dessa representanter den kommunikativa strategin till respektive organisation. Om förvaltningarna inte finns representerade i regional sjukvårdsledning säkerställer stabschefen att den kommunikativa strategin förmedlas till representant för varje berörd förvaltning. Detta sker genom exempelvis stabsorienteringar där förvaltningen deltar via länk. Den kommunikativa strategin ligger till grund för kommunikationsarbetet inom respektive förvaltning. Följande är viktigt att tänka på kopplat till sociala medier: Den kommunikativa strategin utgör alltid grunden för kommunikationen på sociala medier. Närvaron på sociala medier ska planeras. Riktlinjer för närvaron ges av kommunikationsansvarig. Hanteringen av enskilda inlägg på sociala medier beror på hur mycket resurser som tillsätts för just denna arbetsuppgift. Om få personer arbetar med social medier finns inte förutsättningar att möta enskilda frågor eller inlägg från allmänheten. Då formuleras istället generella svar. Om stora resurser avsätts för att hantera sociala medier ökar förutsättningarna för att möta enskilda inlägg. Vilket arbetssätt som väljs beslutas av kommunikationsansvarig vid varje enskild händelse. Arbetet med sociala medier förutsätter en mycket hög grad av situationsanpassning och en dialog mellan de som arbetar i sociala medier och kommunikationsansvarig. Lokal kommunikationsfunktion på de tre sjukhusen stödjer verksamheterna på respektive sjukhus utifrån det underlag som regional nivå formulerat. Lokal kommunikationsfunktion lyssnar dessutom av de olika verksamheterna och för tillbaks ytterligare kommunikationsbehov eller behov om förtydliganden till regional nivå. Observera att det är funktionen för insats som har dialogen med verksamheterna kring t ex vårdplatser och 32 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Omvärldsbevakning och kommunikationsanalys Genom omvärldsbevakning och kommunikationsanalys får organisationen en uppfattning av hur händelsen och hanteringen av händelsen uppfattas. Omvärldsbevakning ska löpande sammanfatta: Hur drabbade och allmänheten uppfattar händelsen. Hur media uppfattar händelsen. Detta är en del av den information som tillförs lägesbilden och blir en del av det underlag som ligger till grund för beslut och kommunikativ strategi. Detta innebär att organisationen tidigt kan: Dra slutsatser kring behov hos drabbade och allmänhet och genom detta agera och kommunicera proaktivt. Korrigera eventuella felaktigheter som sprids i media. Motverka att felaktiga rykten sprids på sociala medier. Omvärldsbevakning görs genom att följa vad som sägs i traditionella och social medier samt på webbplatser. Genom analysarbete görs bedömningar kring framtidens kommunikationsbehov. Kommunikationsanalysen görs i samverkan med funktionen för analys. Sammanfattning av kommunikationsarbetet Kommunikationsarbetet sammanfattas löpande och resultatet finns tillgängligt för regional och lokala kommunikationsfunktioner genom smartboard. Kommunikationsansvarig på regional nivå ansvarar för detta. Sammanfattningen innehåller alltid följande delar: Kommunikativ utgångspunkt Beskriver det kommunikativa läget just nu Kommunikativ strategi Ger ramarna för kommunikationsarbetet just nu Målsättning med kommunikationsarbetet – detta vill vi uppnå: Signaler vi vill förmedla med vår kommunikation: Huvudbudskap internt | Delbudskap internt Huvudbudskap externt | Delbudskap externt Talesperson Medieaktiviteter Obs! Speciellt viktigt att tänka på: Mall för sammanfattning av kommunikationsarbetet finns i verktygslådan 33 | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för dokumentation 5.Samlar ärenden som ska diarieföras. Stämplar ärendena med ankomstdatum. Funktionen för dokumentation säkerställer att hanteringen dokumenteras på ett systematiskt sätt. Arbetet innebär följande deluppgifter: Funktionen för dokumentation har två olika verktyg till sin hjälp för att genomföra ovanstående punkter. För punkt 1-3 används ett verktyg som heter WIS. För punkt 4 används en intern logg. Nedan beskrivs hanteringen av respektive verktyg. 1.Säkerställer att följande underlag löpande delges externa aktörer som är inblandade i händelsen samt samtliga i särskild sjukvårdsledning på regional och lokal nivå: a. Beslut som fattats av Landstinget i Kalmar län b. Pressmeddelanden från Landstinget i Kalmar län c. Lägesbild från Landstinget i Kalmar län 2.Säkerställer att följande underlag delges alla i särskild sjukvårdsledning: a. Minnesanteckningar från olika typer av möten b. Analyser gjorda av Landstinget i Kalmar län c. Övrigt underlag 3.Säkerställer att stabsgenomgångar dokumenteras och delges samtliga i särskild sjukvårdsledning. 4.För löpande logg över den egna stabens arbete. Redaktör Hantera utdelning och behörigheter X Talesperson* Delge information via WIS WIS är ett webbaserat nationellt krisinformationssystem. Genom WIS kan aktörerna som är inblandade i en händelse dela information. WIS är händelsebaserat, dvs allt som sparas är knutet till en händelse. En händelse kan vara specifik eller utgöras av en verksamhet som löper över lång tid, exempelvis TiB-logbok. I WIS finns olika roller som delas ut. Rollerna innebär olika behörigheter, se nedan. Publicera noteringar Spara noteringar som utkast Läsa noteringar X X X X X X Avsluta aktörens deltagande i händelsen X Skribent XX LäsareX * Med talesperson menas i WIS exempelvis en expert som fått mandat att publicera direkt Rollfördelningen inom Landstinget i Kalmar län beskrivs i denna figur . Rollerna förbereds i WIS innan en händelse. R E DA K TÖ R TiB Dokumentationsfunktionen på regional och lokal nivå Kommunikationsansvarig på regional nivå TA L E S PE R S O N Med talesperson menas i WIS t ex en expert som har mandat att publicera direkt. Utses vid behov SKRIBENT Samtliga som ingår i särskild sjukvårdsledning L Ä SA R E Samtliga som ingår i särskild sjukvårdsledning 34 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 kallad talesperson) som har möjlighet att publicera i WIS. Skribenten sparar noteringar som utkast som därefter publiceras av en redaktör. Arbetsflödet i WIS kan beskrivas med nedanstående bilder: WIS bygger på att en händelse för den aktuella situationen skapas. Om flera aktörer är inblandade kan händelsen skapas av en annan aktör. Det är därför viktigt att kontrollera att händelsen inte redan finns. Landstinget i Kalmar län bestämmer vilken information som ska läggas ut externt och vilka andra aktörer som ska kunna se den informationen som läggs ut externt. Det är endast redaktören, kommunikationsansvarig (och i vissa fall så A R B E T S FLÖ D E I W I S Skribent Skribent Utkast n Redaktör Redaktör Talesperson Utkast n Publiceringsförfrågan Publicerad Publiceringsförfrågan Redaktör Redaktör Talesperson Syns aldrig för andra aktörer Bara senaste versionen sparas Publicerad n n Kan delas ut andra aktörer Kan korrigeras men tidigare versioner finns också kvar A R B E T S PR O C E SS E N M E D D O K U M E N TAT I O N I W I S 1. 4. Nu är det dags att börja dokumentera i WIS! Följande noteringar ska föras in i WIS: Synligt internt Synligt externt MinnesanteckningarBeslut AnalyserPressmeddelande Underlag Lägesbild för Landstinget TiB startar upp en händelse i WIS om inte annan aktör redan startat upp en händelse för aktuell situation. Logg för respektive funktion förs INTE i WIS 2. 5. Stabschefen på regional nivå fattar i dialog med TiB/sjukvårdsledare beslut om vilka aktörer Landstinget i Kalmar län ska dela sin externa information med (om händelsen berör flera aktörer). Om endast ett sjukhus är berört: stabschefen på lokal nivå fattar motsvarande beslut i samråd med TiB/sjukvårdsledare. Varje person i särskild sjukvårdsledning på regional och lokal nivå har ett gemensamt ansvar för att underlag enligt ruta 4 förs in i WIS. 3. 6. Funktionen för dokumentation säkerställer att WIS är utdelat till till de aktörer som ska kunna se Landstingets externa information (enligt beslut i ruta 2). Kvalitetssäkringen innebär även att plocka bort eventuella aktörer som inte är berörda av aktuell händelse. Funktionen för dokumentation ansvarar för att noteringarna publiceras internt eller externt. Redaktören stämmer alltid av med stabschefen innan publicering vilket innebär en kvalitetssäkring. Även kommunikationsansvarig kan publicera, t ex pressmeddelande. 35 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Rubriceringen i WIS är mycket viktig för att läsaren ska få överblick. Rubriceringen ska göras enligt följande: Minnesanteckningar från … (ange mötesnamn, datum, klockslag) Analys av …. (ange vilken fråga analysen avser, datum, klockslag) Underlag kring…(ange vilken fråga underlaget avser, datum, klockslag) Beslut om…(ange vad beslutet handlar om, datum, klockslag) Pressmeddelande...(ange datum, klockslag) Lägesbild Landstinget Kalmar län …(ange datum och klockslag) | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Observera att den samlade loggen inte är samma sak som lägesbilden. Den samlade loggen beskriver i kronologisk ordning vad staben gör. Lägesbilden är en avvägd sammanställning av händelsen, dess konsekvenser och de åtgärder som görs. Loggen är en hjälp för att dokumentera stabens arbete medan lägesbilden utgör ett beslutsunderlag. Arbetsfördelning mellan regional och lokal nivå Funktionen för dokumentation finns på regional och lokal nivå. Arbetsfördelningen mellan den regionala och lokal nivån är uppdelad enligt nedan: Löpande logg över stabens arbete Ansvaret för att föra samlad logg över stabens arbete ligger på funktionen för dokumentation. Respektive funktion har ett ansvar för att delge funktionen för dokumentation sådan information som är av betydelse att dokumentera. Loggen görs med följande struktur: n Tid n Från n Ärende n Beslut n Övrigt Mall för logg finns i verktygslådan. FU N K T I O N E N F Ö R D O K U M E N TAT I O N PÅ LO K A L N I VÅ FU N K T I O N E N F Ö R D O K U M E N TAT I O N PÅ R EG I O N A L N I VÅ Kvalitetssäkrar inledningsvis att Landstingets noteringar delas internt och med externa aktörer enligt beslut från stabschef på regional nivå. Publicerar följande noteringar externt i WIS: n Beslut som fattas på regional nivå n Pressmeddelande n Lägesbild för Landstinget i Kalmar län Kompletterar kvalitetssäkringen som görs på regional nivå kring delning av noteringarna. Publicerar följande noteringar externt i WIS: n Beslut som fattas på lokal nivå (som är förankrat på regional nivå) Publicerar följande noteringar internt i WIS: n Minnesanteckningar från möten i lokal sjukvårdsled- ning (t ex lokala stabsorienteringar) n Analyser som genomförts i lokal sjukvårdsledning n Underlag som utarbetas i lokal sjukvårdsledning Publicerar följande noteringar internt i WIS: n Minnesanteckningar från möten i regionala sjukvårds ledning-en (t ex regionala stabsorienteringar) n Analyser som genomförts i regionala sjukvårdsled ningen n Underlag som utarbetas i regionala sjukvårdsled ningen För minnesanteckningar vid lokala stabsgenomgångar. Loggar stabens arbete i lokal sjukvårdsledning Samlar ärenden som ska diarieföras. Stämplar med ankomstdatum För minnesanteckningar vid regionala stabsgenomgångar. Loggar stabens arbete i regional sjukvårdsledning Samlar ärenden som ska diarieföras. Stämplar med ankomst datum 36 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Andra funktioner Funktionen för personal inriktningsbeslut och kommunikativ strategi till egen organisation. Expert som kallas in i regional ledning för att förstärka ett specialområde, t ex RN-expertis eller expertis inom juridik eller miljö. Funktionen för personal planerar för att aktuell händelse kan hanteras under lång tid och under goda arbetsmiljöförhållanden: Utarbetar underlag inför eventuell omfördelning av personal inom ett sjukhus eller mellan olika verksamheter. Utarbetar i samverkan med stabschefen underlag för personalplanering och arbetsscheman för de olika funktionerna i sjukvårdsledning med stab. Säkerställa att arbetsmiljölagen följs. Noterar eventuella avvikelser och framför dessa till stabschefen. Säkerställa att arbetstidslagen följs. Noterar eventuella avvikelser och framför dessa till stabschefen. Säkerställer att principer för lönesättning följs vid inkallning av personal. Personalplaneringen måste göras genom ett nära samarbete mellan regional och lokal nivå. Funktionen för IT IT-förvaltningen ska under en allvarlig/extraordinära händelser delta i regional sjukvårdsledning som expert kring IT-frågor. Förvaltningen ska även genom IT-tekniker säkerställa att IT-funktionerna fungerar i respektive ledningscentral. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande: Utgör expert i staben kring IT-frågor. Säkerställer att landstingets IT fungerar, t ex 1177 och journalsystem. Säkerställer att IT fungerar i respektive ledningscentral och att förbindelse finns mellan ledningscentralerna. Arbetet med att säkra IT sker i samverkan mellan den regionala och lokala nivån. Funktionen för säkerhet Funktionen för säkerhet planerar, samordnar och följer upp beslutade säkerhetsåtgärder. Exempel på detta är att tillgodose behov av väktare eller ordningsvakter på vårdinrättningar eller låsning av vårdinrättningar. Funktionen för telefoni Funktionen för telefoni ska under en allvarlig/extraordinära händelser delta i regional sjukvårdsledning som expert kring telefonifrågor. Förvaltningen ska även säkerställa att telefonin fungerar i respektive ledningscentral. Uppgifterna kan sammanfattas enligt följande: Utgör expert i staben kring telefonifrågor. Säkerställer att landstingets telefoni fungerar, t ex växel och 1177. Säkerställer att telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att förbindelse finns mellan ledningscentralerna. Säkerställa att växeln alltid har uppdaterat underlag för att ge korrekt information. Säkerställer att växeln regelbundet förmedlar till kommunikationsansvarig vilken typ av frågor som ställs från allmänheten. Arbetet med att säkra telefonin sker i samverkan mellan den regionala och lokala nivån. Vid en allvarlig händelse där behov av omfattande anhöriginformation uppstår kan 1177 öppna upp särskild telefonlinje. Detta görs genom att funktionen för telefoni meddelar stabschefen om stort tryck på växeln från anhöriga. Stabschefen säkerställer att primärvårdens representant ger 1177 i uppgift att bemanna anhörighetsnummer. Funktionen för logistik och service Funktionen för logistik och service ansvarar för att praktiska och tekniska förutsättningar fungerar: Gör en bedömning av vilka logistiska utmaningar som kan uppstå och arbetar för att lösa dessa, exempelvis försörjning av läkemedel och livsmedel. Säkerställer att sjukvårdsledning och stab har praktiska förutsättningar för att bedriva krishanteringsarbete. Detta innebär att lokalerna är ändamålsenliga för arbetet som ska genomföras. Tillhandahåller mat för personal som arbetar i sjukvårdsledning, stab samt ute i verksamheterna. Funktionen för experter Varje händelse är unik och kräver olika form av kompetens. Stabschefen beslutar vilka experter som kallas in i staben. Experterna fördjupar arbetet genom sin kompetens och säkerställer samverkan med de olika förvaltningarna. Experter kan komma från någon av landstingets förvaltningar eller från annan organisation: Expert från förvaltning som är direkt berörd av händelsen, t ex psykiatriförvaltningen, primärvårdsförvaltningen, smittskyddsläkare eller Folktandvården. Experten är en länk mellan regional sjukvårdsledning och förvaltningen. Experten ansvarar för att delge information från egen verksamhet samt att föra tillbaks 37 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Funktionen för krisstöd förs med regional krisstödsamordnare. Lokal krisstödsamordnare säkerställer att tolkservice finns tillgängligt vid behov. Funktionen för krisstöd ger stöd till personer som kommit till sjukvårdsinrättningar eller är anhöriga till drabbade. Krisstödsamordnare finns på regional och lokal nivå. Vid sjukhusen finns en krisstödsgrupp med olika professioner som utför det konkreta krisstödsarbetet. Krisstödsresurser vid respektive sjukhus genomför det konkreta krisstödsarbetet genom att möta patienter och anhöriga i samtal. Krisstödjaren står via telefon i kontakt med den lokale krisstödsamordnaren för att få information om händelsen och för att framföra eventuella behov som uppstår. Krisstödet är en viktig del i analysarbetet där olika antaganden om framtiden görs. I detta arbete finns möjligheter att vara pro-aktiv och till viss del förutse behovet av krisstöd. Detta är en förutsättning för att rätt resurser ska finnas tillgängliga och möta aktuellt behov. Det är därför viktigt att regional och lokala krisstödsamordnare deltar i det analysarbete som bedrivs för händelsen som helhet. Vid en allvarlig händelse där behov av omfattande anhöriginformation uppstår kan 1177 öppna upp särskild telefonlinje. Detta görs genom att funktionen för telefoni meddelar stabschefen om stort tryck från anhöriga på växeln. Stabschefen säkerställer därefter att primärvårdens representant ger 1177 i uppgift att bemanna anhörighetsnummer. Landstingets egen personal får stöd av landstingshälsan vid behov. Detta hanteras av personalfunktionen i linjeorganisationen. Kommunerna ansvarar för krisstöd till allmänheten. Regional krisstödsamordnare är placerad i den regionala ledningen och leder och samordnar krisstödet inom landstinget. Detta innebär bl a att löpande bedöma behovet av krisstöd och formulera en gemensam övergripande inriktning för arbetet med krisstöd. En gemensam inriktning kan exempelvis innehålla nivån på krisstödet och att kontakt ska upprättas mellan lokala krisstödsamordnare och kommunalt krisstöd (kommunfördelning i figur på nästa sida). Regional krisstödsamordnare sätter igång krisstödsarbetet. Det är dock möjligt för lokal krisstödsamordnare att sätta igång den lokala krisstödsgruppen vid en lokal händelse. Detta görs i samråd med TiB och lokal sjukvårdsledare. Regional krisstödsamordnare har möjlighet att omfördela krisstödresurser inom landstinget. Vid mycket stora behov kan det bli aktuellt att ta hjälp av primärvården i krisstödsarbetet. Detta sker genom samordning mellan regional krisstödsamordnare och primärvårdens representant i regionala ledningen. Regional krisstödsamordnare står i löpande kontakt med psykiatriförvaltningen. Lokal krisstödsamordnare är placerad i den lokala ledningen och leder och samordnar vårdenhetens krisstödsinsatser utifrån det inriktningsbeslut som tagits i regional ledning. De personer som inte befinner sig på sjukhusinrättning men som ändå behöver stöd hanteras genom det kommunala krisstödet. Det är ytterst viktigt att samverkan sker mellan respektive sjukhus krisstödsamordnare och det kommunala krisstödet. Genom detta kan till exempel information ges på kommunens kriscentrum om att anhöriga finns på sjukhus. Samverkan säkerställer även att krisstöd ges i hemkommunen i det sena skedet av händelsen. Lokal krisstödsamordnare står i löpande i kontakt med verksamhetsledning inom psykiatri på respektive sjukhus. Genom detta kan krisstödsamordnaren snabbt få en bild av om några speciella behov går att notera i denna verksamhet och om detta påverkar krisstödsverksamhetens inriktning och omfattning. Dialog kring detta 38 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 KRISSTÖD A NS VA R A R FÖ R K R ISS TÖ D T I LL PAT I E N T E R O C H A N H Ö R I G A Lokal krisstödsamordnare och krisstödsresurser Västerviks sjukhus Regional krisstödsamordnare K R ISS TÖ DSA M O R D N A R E i Regional krisledning Lokal krisstödsamordnare och krisstödsresurser Oskarshamns sjukhus Lokal krisstödsamordnare och krisstödsresurser Kalmar länssjukhus 39 A NS VA R A R FÖ R K R ISS TÖ D T I LL A LLM Ä N H E T E N Kommunalt krisstöd Västervik, Vimmerby Kommunalt krisstöd Högsby, Mönsterås, Hultsfred, Oskarshamn Kommunalt krisstöd Kalmar, Nybro, Emmaboda, Torsås, Mörbylånga, Borgholm P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Rutiner för samordning och informationsdelning MELLAN REGIONAL OCH LOKAL SJUKVÅRDSLEDNING Samverkan med IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen säkerställs genom representation i sjukvårdsledning på regional nivå vid behov. De förvaltningar som inte närvarar i den regionala staben ska alltid erbjudas möjlighet att delta vid stabsorienteringar via videolänk. Representant från IT-förvaltningen närvarar alltid i den regionala staben. Vid stabsorienteringar på regional nivå görs lägesbilden tillgänglig för lokala staber via smartboard. Stabschefen på regional nivå ansvarar för detta. Även kommunikationsstrategin görs tillgänglig via smartboard, vilket kommunikationsansvarig ansvarar för. Arbetet med särskild sjukvårdsledning kräver tydliga samordningsrutiner mellan regional och lokal sjukvårdsledning. De olika ledningsnivåernas måste utgå från samma lägesbild vid beslut och åtgärderna måste sträva mot samma mål. Följande rutiner ska följas: Stabsarbetet på regional och lokal nivå utgår från samma arbetsrutiner. Lägesbilden finns tillgänglig i WIS. Stabsorienteringar genomförs utifrån en förutbestämd struktur. Vid stabsgenomgångar som genomförs på regional nivå deltar sjukvårdsledningen på lokal nivå via videolänk. Lokal sjukvårdsledning förbereder de punkter som kräver information från lokal nivå. Efter regionala stabsgenomgångar ger stabschefen på lokal nivå direktiv och uppdrag till staben på lokal nivå. De lokala och regionala stabsgenomgångarna planeras tidsmässigt så att information från de regionala genomgångarna kan tillföras de lokala och vice versa. Detta innebär att de inte bör äga rum samtidigt utan planeras med jämna intervall. Stabschef på regional nivå ansvarar för samordningen. Ansvariga för motsvarande stabsfunktioner på regional och lokal nivå genomför avstämningsmöten med jämna mellanrum. Avstämningsmötena är korta och utgår från en förutbestämd struktur. Ansvariga för genomförande är den regionala nivån: - Detta gör vi på regional nivå just nu - Detta gör vi på lokal nivå just nu - Har vi missat något? - Är det något som vi gör dubbelt? - Hur ser arbetet på respektive nivå ut framöver? 40 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Landstingsledning LEDER LANDSTINGETS ORDINARIE VERKSAMHET MEN HAR DELEGERAT LEDNINGEN AV ALLVARLIG ELLER EXTRA ORDINÄR HÄNDELSE TILL SÄRSKILD SJUKVÅRDSLEDNING Landstingsdirektören Politisk ledning Landstingsdirektören är länken mellan politisk ledning och sjukvårdsledaren på regional nivå. Landstingsdirektören lyfter frågor av speciellt viktigt strategisk karaktär till den politiska nivån, även om situationen inte per definition är en extraordinär händelse med aktiverad krisledningsnämnd. Exempel på detta är resursomfördelning mellan olika verksamheter eller beslut att bistå annat landsting. Landstingsdirektören har alltid det yttersta tjänstemannaansvaret för landstingets verksamhet, även vid allvarlig/extraordinär händelse. Detta innebär i praktiken att han/hon kan ändra på beslut som sjukvårdsledaren tagit om situationen hanteras på ett sätt som skadar eller är påtagligt olämpligt. Det är viktigt att notera att detta endast sker i undantagsfall och alltid föregås av en dialog mellan sjukvårdsledare och landstingsdirektör. Ett sådant beslut innebär inte att landstingsdirektören tar över rollen som sjukvårdsledare. Vid en kris som bedöms som en extraordinär händelse kan ordförande i krisledningsnämnden sammankalla nämnden som då har rätt att överta hela eller delar av verksamheten. För landstinget i Kalmar innebär detta i praktiken hela verksamheten eftersom det bara finns en nämnd, landstingsstyrelsen, förutom patientnämnden. Beslut som tas i krisledningsnämnden är av mycket övergripande karaktär, exempelvis stängning av ett sjukhus n 41 Särskild sjukvårdsledning på skadeplats V I D V I SSA T Y PE R AV H Ä N D E L S E R U PPR ÄT TA S E N S K A D E PL AT S . E X E M PE L PÅ D E T TA Ä R O LYC KO R . Sjukvårdsledning på skadeplats består av sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig. Sjukvårdsledning på skadeplats innehas av personal i första ambulans på plats. Denna personal behåller funktionen under hela händelsen. Funktionen kan tas över av annan personal från ambulanssjukvården. Finns tillgång till PS plus utbildad personal* äger de rätt att ta över sjukvårdsledarrollen. PS plus utbildad personal kan även utgöra bakre stöd. Utifrån METHANE fattar sjukvårdsledaren på skadeplats ett inriktningsbeslut för sjukvårdsinsatsen på skadeplats. Detta kommuniceras med Polisinsatschef och Räddningsledare samt TiB. Genom detta sker en samordning mellan polisens och räddningstjänstens verksamhet. Utifrån inriktningsbeslut på skadeplats fattar TiB ett inriktningsbeslut för landstingets verksamhet som helhet. Medicinskt ansvarig på skadeplats etablerar så snart som möjligt kontakt med medicinskt ansvarig i regional sjukvårdsledning, så att dessa gemensamt kan fatta beslut om prioriteringar. * PS Plus är en påbyggnadsutbildning till PS – Prehospital Sjukvårdsledning Sjukvårdledaren och medicinskt ansvarig leder tillsammans arbete på skadeplats och skapar förutsättningar för annan sjukvårdspersonal att arbeta effektivt. Vid en olycka med skadade och eventuellt döda är det mycket viktigt att samtliga inblandade organisationer vid skadeplats har samma bild av skadeläget. Sjukvårdsledaren på skadeplats för därför löpande en dialog om skadeläget med Polisinsatschef och Räddningschef för att säkra att samma information sprids från de olika organisationerna. Uppgifter i stort för sjukvårdsledning på skadeplats Lämnar vindruterapport vid ankomst till SOS Alarm och TiB. Säkerställer säkerheten på skadeplats. Säkerställer att livsuppehållande behandling genomförs. Inventerar behov och begär eventuell resursförstärkning. Lämnar löpande verifieringsrapport (bedömning av omfattningen). Gör den medicinska bedömningen. Triagerar patienterna på skadeplatsen. Samordnar ledningen mellan alla inblandade sjukvårdsenheter på skadeplats (personal på plats). Rapportering ska fortsättningsvis ske kontinuerligt från skadeplats till TiB/särskild sjukvårdsledning på regional nivå och SOS Alarm enligt följande rutiner: Verifieringsrapport Rapporten ska ges inom 10 minuter efter ankomst och ges enligt strukturen ”METHANE”. Rapporten ska innehålla: Bekräftat antal skadade Hur stor del av skadeområdet som är genomsökt Beräknad tidpunkt för första transport Speciella omständigheter Inledande arbete Sjukvårdsledningen ska inom 2 minuter lämna en ”Genom vindrutan rapport” till SOS Alarm. SOS Alarm förmedlar rapporten vidare till TiB. Rapporten ska ges enligt strukturen nedan: Uppdateringsrapport Ges fortlöpande till TiB/särskild sjukvårdsledning på regional nivå vid bekräftad allvarlig händelse. Ska ges kontinuerligt var 30 minut eller när viktig information tillkommit. ”METHANE”: Misstänkt allvarlig händelse Exakt lokalisation Typ av skadehändelse, allvarlighetsgrad Hot och risker Ankomstväg Numerär på antal skadade, uppskattat Extra resurserser om behövs 42 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Kall zon (inget krav på skyddsutrustning) Uppsamlingsplats för skadade Kall zon (krav på skyddsutrustning) Het zon Uppsamlingsplats för oskadade Ledningsplats (krav på särskild skyddsutrustning) SKADEPLATS Uppsamlingsplats för gods Uppsamlingsplats för döda Inre avspärrning Yttre avspärrning Varm zon: Arbetet i den varma zonen kräver skyddsutrustning till exempel andningsskydd, hjälm etc. Varm zon finns vid alla olyckor. Indelning i zoner på skadeplats- Het, varm och kall zon Arbete på skadeplats utförs enligt konceptet PS- Prehospital sjukvårdsledning. En indelning görs i tre olika zoner. Het zon: För arbete i den heta zonen krävs särskild skyddsutrustning som bestäms av räddningsledaren eller vid polisiär insats av polisinsatschefen. Det kan till exempel vara personlig skyddsutrustning.Det är inte alla olyckor som kräver en het zon. Kall zon: I den kalla zonen krävs ingen skyddsutrustning utan där bärs ordinarie utryckningsklädsel. Kall zon finns vid alla olyckor. 43 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Olika roller | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Uppsamling av skadade Uppsamlingsplats för skadade upprättas i samverkan mellan sjukvården och räddningstjänsten om transport av drabbade till vårdenhet inte kan ske omedelbart. Ambulanspersonal arbetar med prioritering och behandling av drabbade. Syftet med uppsamlingsplatsen: Ge kvalificerad första hjälpen och livsuppehållande behandling så tidigt som möjligt och därigenom göra transporten till sjukhuset mindre brådskande för flertalet skadade. Ge de skadade skydd mot kyla och nederbörd. Inom skadeområdet finns olika roller som måste fungera enskilt och i samverkan med varandra. Sjukvårdsledaren Sjukvårdsledaren leder sjukvårdsarbetet i skadeområdet och har det övergripande ansvaret för sjukvårdsinsatsen. Rollen kan inom Landstinget i Kalmar län endast innehas av sjukvårdspersonal från landstingets organisation. Sjukvårdsledaren står i kontakt med särskild sjukvårdsledning på regional nivå. På uppsamlingsplatsen ska merparten av det medicinska ske enligt gällande traumaprinciper: Medicinsk registrering (skadekort). Prioritering för fortsatt behandling och transport. Uppgifter: Etablerar prehospital sjukvårdsledning och tydliggör vem som har rollen som sjukvårdsledare genom att bära avsedd väst och hjälm. Fattar inriktningsbeslut, bestämmer översiktligt hur sjukvårdsarbetet skall organiseras och följer upp hur arbetet löper. Söker uppgifter om säkerhet och brytpunkt hos räddningsledare och polisinsatschef. Bedömer och ansvarar för sjukvårdspersonalens säkerhet vid arbete inom skadeområdet. Försäkrar sig om att all sjukvårdspersonal använder personlig skyddsutrustning Samverkar med övriga aktörer, t ex räddningstjänst och polis. Upprättar kommunikation med SOS Alarm och särskild sjukvårdsledning på regional nivå (inledningsvis TiB). Samordnar resurserna inom skadeområdet. Dokumenterar egna ledningsbeslut enligt framtagna dokument inom ambulansverksamheten. Transport För sjuktransporter vid större skadehändelser sker begäran om resursförstärkning hos SOS Alarm. Vid ett mycket stort antal skadade kan det vara lämpligt att snarast transportera lätt skadade till i förväg utsedd hälsocentral (mottagande enhet). Vid en sådan händelse rekvirerar sjukvårdsledaren bussar och avtransport sker efter triage och registrering. Ambulanser som är larmade till skadeplatsen dirigeras initialt av SOS-alarm. Därefter leds involverade ambulanser av sjukvårdsledaren. Sjukvårdsledaren fördelar skadade enligt den fördelningsnyckel som lämnats av TIB/sjukvårdsledning på regional nivå. Vid behov av helikopter tas kontakt med TIB/särskild sjukvårdsledning på regional nivå. Medicinskt ansvarig Medicinskt ansvarig fattar initialt medicinskt inriktningsbeslut på skadeplats. Sjuksköterska i första ambulans är medicinskt ansvarig för sjukvårdsarbetet. OBS! Läkare som kommer till skadeområdet tar inte automatiskt över rollen som medicinskt ansvarig men kan utgöra medicinskt stöd till medicinskt ansvarig. Vid behov av ändrat medicinskt inriktningsbeslut fattas detta i samråd med sjukvårdsledning på regional nivå. Mottagande av skadade Rutinerna för respektive sjukhus innehåller var prioritering, undersökning och behandling av de skadade ska ske och hur lokaler, personal och resurser i övrigt skall disponeras. Alla skadade bör oavsett ankomstsätt passera en prioriterings- och registreringsfunktion. På akutmottagningen finns förberedda system för registrering av inkommande patienter vid en allvarlig händelse. Uppgifter: Initierar triage och omhändertagande av drabbade. Fattar initialt medicinskt inriktningsbeslut som klargör den medicinska ambitionsnivån. Förser sjukvårdsledaren med medicinskt underlag. Inhämtar fördelningsnyckel från sjukvårdsledaren på regional nivå. Beslutar om prioriteringsordning för avtransport. Dokumenterar alla medicinska ledningsbeslut. Krisstödet är en betydelsefull del av den totala krisberedskapen. Drabbade ska tidigt få stöd och riskpersoner ska identifieras. Anhöriga och närstående ska snabbt ges korrekt information. Planering för detta ska finnas för respektive sjukhus (se speciellt avsnitt om krisstöd under ”Staben – ett stöd till sjuvårdsledningen”) Vissa i förväg utsedda hälsocentraler har en planering för att kunna ta emot lätt skadade från skadeplats. På hälsocentralen ges de skadade definitiv behandling eller stabiliserande behandling inför transport till sjukhus. Hälsocentralen meddelar sjukvårdsledningen på regional nivå antal skadade och skadetyp. Avtransportledare Medicinskt ansvarig har ansvaret för avtransporter inom och från ett skadeområde. Sjukvårdsledaren kan utse annan avtransportledare vid behov, t ex sjuksköterska ur annan ambulansbesättning. 44 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Säkerhets- och krisberedskapsorganisation, SÄBE L A N DS T I N G SS T Y R E L S E N KRISLEDNINGSNÄMND L A N DS T I N G S D I R E K TÖ R E N TJÄ N S T E M A N I B E R E DS K A P TIB K R IS O CH BE R E DSK A P R EG I O N A L SÄ K E R H E T S - O C H K R I S B E R E DS K A P S KO M M I T T É I N F O R M AT I O N S SÄ K E R H E T S G R U PP SÄ BE N ÄT V E R K SÄ B E KO M M I T T É E R A R BE T SGRUPPE R IN OM SÄ BE N ÄT V E R K E T SÄ B E SA M O R D N A R E BR A ND O CH T ILLTR Ä DE SÄ B E O M B U D O C H K ATA S T R O F A N S VA R I G S J U K S KÖT E R S K A 46 P L A N F Ö R S Ä R S K I L D S J U K VÅ R D S L E D N I N G V I D A L LVA R L I G H Ä N D E L S E Anteckningar 47 | LANDSTINGET I KALMAR LÄN 20141218 Landstinget i Kalmar län n Box 601, 391 26 Kalmar n Telefon 0480 - 840 00 n Ltkalmar.se ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Tjänsteman i beredskap - TiB TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Inhämta information: Vad har hänt och vad innebär det? Ta del av ”Genom vindrutan rapport” från eventuell skadeplats eller sök information på annat sätt, t ex genom RAKEL. Bedöm situationen och fatta beslut om beredskapsnivå för aktuell händelse. Ta kontakt med: Regional sjukvårdsledare. Lokal sjukvårdsledare. Kommunikationsansvarig. Landstingsdirektör. IT-tekniker. Kontakta sjukvårdsledare på samtliga sjukhus även om endast ett sjukhus är berört av aktuell händelse. Detta görs för att säkra informationsdelningen och för att förbereda för eventuellt agerande vid övriga sjukhus om detta behövs längre fram i händelseförloppet. Behåll kontakten med sjukvårdsledare på eventuell skadeplats. Överväg om den fasta fördelningsnyckeln behöver revideras omgående. Fatta i så fall beslut om ny fördelningsnyckel och meddela detta till ambulanser och akutmottagningar via SOS Alarm. Formulera ett inriktningsbeslut som baseras på inriktningsbeslut på eventuell skadeplats. Skicka via SOS Alarm ett USM till ”För-kännedom-gruppen”. UMS ska innehålla information om beredskapsläge och var mer information om händelsen och förväntat agerande går att hämta. Starta en händelse i WIS och skriv in information om händelsen, det initiala agerandet och nästa steg i hanteringen. Överlämna regional ledning till sjukvårdsledaren. Delta vid första stabsorienteringen. Övergå därefter till samverkansfunktionen i regional krisledning. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Sjukvårdsledare PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . I E T T I N L E DA N D E S K E D E K A N U PP G I F T E R N A G Ö R A S AV T I B O C H S J U K VÅ R DS L E DA R E N I SA M A R B E T E . Regional nivå Lokal nivå Meddela övriga nivåer vem som leder händelsen på regional nivå. Meddela övriga nivåer vem som leder händelsen på lokal nivå. Upprätta kontakt med: Medicinskt ansvarig och stabschef på regional nivå. Sjukvårdsledare på skadeplats och lokal nivå. Kommunikationsansvarig på regional nivå. Landstingsdirektören. Upprätta kontakt med: Medicinskt ansvarig och stabschef på lokal nivå. Kommunikationsansvarig på lokal nivå. Sjukvårdsledare på regional nivå. Analysera situationen: Vad har hänt? Vad är gjort? Vad kommer behöva göras? För en dialog med TiB för att få överblick av situationen. Analysera situationen: Vad har hänt? Vad är gjort? Vad kommer behöva göras? För en dialog med sjukvårdsledare på regional nivå för att få överblick av situationen. Säkerställ att landstingsorganisationen som helhet har kunskap om beslutad beredskapsnivå. Säkerställ att sjukhusets verksamheter har kunskap om beslutad beredskapsnivå. Gör en resursbedömning av helheten: Hämta in underlag från medicinskt ansvarig: hur ser resursbehovet ut nu och framöver? Om ytterligare resurser behövs: säkerställ att omfördelning sker eller att resurser begärs från annat landsting. Gör en resursbedömning på sjukhuset: Hämta in underlag från medicinskt ansvarig: hur ser resursbehovet ut nu och framöver? Om ytterligare resurser behövs: se till att detta framförs till sjukvårdsledning på regional nivå. Revidera fördelningsnyckel om detta behövs: Fatta beslut om fördelningsnyckel tillsammans med medicinskt ansvarig. Kommunicera ut fördelningsnyckeln till skadeplats och lokal nivå. Ta del av fördelningsnyckel från regional nivå: Kommunicera ut fördelningsnyckeln till berörda enheter på sjukhuset. Fatta vid behov nytt inriktningsbeslut. Utgå från det inriktningsbeslut som fattats av TiB. Uppdatera detta vid behov. Fatta vid behov nytt inriktningsbeslut. Uppdatera lokalt inriktningsbeslut utifrån uppdaterat regionalt inriktningsbeslut. Säkerställer att landstingets inriktningsbeslut ligger i linje med eventuellt aktörsgemensamt inriktningsbeslut för händelsen. Forts. nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Regional nivå Lokal nivå För dialog med kommunikationsansvarig kring den kommunikativa strategin. Den kommunikativa strategin är en del av inriktningsbeslutet. Ta del av kommunikativ strategi från regional nivå. Upprätta stab tillsammans med stabschefen utifrån behov: Besluta om stabens sammansättning. Säkerställ via stabschefen att stabsmedlemmar rings in. Öppna upp lokaler för stabsarbete. Upprätta stab tillsammans med stabschefen utifrån behov: Besluta om stabens sammansättning. Säkerställ via stabschefen att stabsmedlemmar rings in. Öppna upp lokaler för stabsarbete. Säkerställ att dokumentationen påbörjas direkt. Säkerställ att dokumentationen påbörjas direkt. Upprätta samband. Säkerställ att kommunikationen fungerar med övriga funktioner som är inblandade i händelsen. Upprätta samband. Säkerställ att kommunikationen fungerar med övriga funktioner som är inblandade i händelsen. Samverka: Identifiera vilka aktörer som landstinget bör samverka med initialt och genomför inledande samverkan. Säkerställ att detta samordnas med eventuellt samverkansarbete som sker på lokal nivå. Besluta om annan sjukvårdshuvudman behöver kontaktas. Samverka: Identifiera om sjukhuset behöver samverka direkt med någon lokal aktör. Säkerställ att detta samordnas med samverkansarbetet på regional nivå. Säkerställ uthålligheten: Gör en bedömning av personal- och utrustningsbehov över en tidsskala. Säkerställ att bedömt behov kan mötas. Säkerställ uthålligheten: Gör en bedömning av personal- och utrustningsbehov över en tidsskala. Säkerställ att bedömt behov kan mötas. Säkerställ stab för hantering av händelsen. Se över att rätt personal är på plats för att hantera händelsen: Är organisationen rätt dimensionerad? Finns rätt funktioner på plats eller på väg in? Är stabschefen klar över vad som ska göras utifrån fattat inriktningsbeslut? Säkerställ att stabschefen tillsammans med staben påbörjar arbetet. Säkerställ stab för hantering av händelsen. Se över att rätt personal är på plats för att hantera händelsen: Är organisationen rätt dimensionerad? Finns rätt funktioner på plats eller på väg in? Är stabschefen klar över vad som ska göras utifrån fattat inriktningsbeslut? Säkerställ att stabschefen tillsammans med staben påbörjar arbetet. Revidera inriktningsbeslutet vid behov: Revidera inriktningsbeslut utifrån händelsens utveckling. Använd stabsgenomgångar för att tydliggöra och förklara besluten. Undvik att arbeta med detaljer. Ställ uppdrag till staben! Revidera inriktningsbeslutet utifrån övergripande inriktning från regional sjukvårdsledning: Revidera inriktningsbeslut utifrån händelsens utveckling. Använd stabsgenomgångar för att tydliggöra och förklara besluten. Undvik att arbeta med detaljer. Ställ uppdrag till staben! Säkerställ med hjälp av kommunikationsansvarig på lokal nivå att lokalt kommunikationsarbete utgår från den kommunikativa strategin. Forts. nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Regional nivå Lokal nivå Avsluta den allvarliga/extraordinära händelsen då verksamheten kan bedrivas med ordinarie resurser. Efter direktiv från sjukvårdsledare på regional nivå: Avsluta särskild sjukvårdsledning och meddela verksamheterna att återgå till normal drift. Meddela hela organisationen att händelsen är avslutad. Vid en händelse som endast berör ett sjukhus kan lokal sjukvårdsledare fatta beslut om beredskapsläge på det enskilda sjukhuset. Sjukvårdsledaren på lokal nivå kan vid en sådan händelse även fatta beslut om återgång till normal verksamhet. Detta görs alltid i samråd med TiB. Utvärdera arbetet efter insatsens slut. Utvärdera arbetet efter insatsens slut. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Medicinskt ansvarig PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G Regional nivå Lokal nivå Inhämta information från sjukvårdsledaren. Inhämta information från sjukvårdsledaren. Överta rollen som medicinskt ansvarig. Överta rollen som medicinskt ansvarig. Upprätta kontakt med medicinskt ansvarig på lokal nivå (skadeplats och sjukhus). Upprätta kontakt med medicinskt ansvarig på regional nivå. Gör medicinsk bedömning: Hur ser skadepanoramat ut? Vilka risker finns för de drabbade? Gör medicinsk bedömning Hur ser skadepanoramat ut? Vilka risker finns för de drabbade? Regional nivå gör en bedömning av skadepanoramat i ett övergripande perspektiv. Lokal nivå tar del av den medicinska bedömning som görs på regional nivå och omsätter detta till sin egen verksamhet utifrån fördelningsnyckel. Fatta medicinskt inriktningsbeslut. Fastslå: Ambitionsnivå. Princip för prioritering. Speciell inriktning för det medicinska arbetet. Fatta medicinskt inriktningsbeslut för den egna verksamheten. Fastslå: Ambitionsnivå. Princip för prioritering. Speciell inriktning för det medicinska arbetet. Beslut på lokal nivå utgår från det regionala beslutet. Utforma medicinskt underlag. Klargör hur resursbehovet ser ut nu och framöver. Utforma medicinskt underlag. Klargör hur resursbehovet ser ut nu och framöver. Håll löpande kontakt med medicinskt ansvarig på (skadeplats och sjukhus). Håll löpande kontakt med medicinskt ansvarig på regional nivå samt ansvarig på respektive klinik. Upprätta även kontakt med kliniker som kan bli berörda framöver. Säkerställ att extra resurser finns om behov uppstår. Detta avser exempelvis personal, utrustning och läkemedel. Meddela direkt eventuella behov till medicinskt ansvarig på regional nivå. Etablera expertkontakt. Ta kontakt med sakkunniga inom andra landstig, på nationella myndigheter etc. Fatta löpande medicinskt inriktningsbeslut. Fatta löpande medicinskt inriktningsbeslut. Utvärdera arbetet efter insatsens slut. Utvärdera arbetet efter insatsens slut. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Stabschef PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Bemanna staben: Säkra bemanning av de funktioner i staben som sjukvårdsledaren beslutat om. Säkerställ att rätt kompetens finns i staben utifrån aktuell händelse. Tag beslut om vilka förvaltningar som ska vara representerade i staben. Gör detta i samverkan med berörda förvaltningar. Bemanna staben: Säkra bemanning av de funktioner i staben som sjukvårdsledaren beslutat om. Säkerställ att rätt kompetens finns i staben utifrån aktuell händelse. Organisera stabens arbete. Utse ansvariga för respektive funktion. Organisera stabens arbete. Utse ansvariga för respektive funktion. Led stabens arbete: Planera, samordna och följ upp stabens arbete utifrån fattade beslut. Var noga med att löpande kontrollera att varje funktion är klar över sin uppgift. Led stabens arbete: Planera, samordna och följ upp stabens arbete utifrån fattade beslut. Var noga med att löpande kontrollera att varje funktion är klar över sin uppgift. Upprätta en stabsarbetsplan, dvs en planering över olika aktiviteter som ska äga rum, tid för rapportering osv. Använd underlag för stabsarbetsplan i verktygslådan. Upprätta en stabsarbetsplan, dvs en planering över olika aktiviteter som ska äga rum, tid för rapportering osv. Använd underlag för stabsarbetsplan i verktygslådan. Förbered och genomför stabsorienteringar enligt fastslagen rutin. Använd underlag för stabsorienteringar i verktygslådan. Förbered och genomför stabsorienteringar enligt fastslagen rutin. Använd underlag för stabsorienteringar i verktygslådan. Säkerställ att efterfrågat beslutsunderlag utarbetas och levereras till sjukvårdsledaren. Säkerställ att efterfrågat beslutsunderlag utarbetas och levereras till sjukvårdsledaren. Säkerställ samverkan med stabschef på lokal nivå så att arbetet i de olika staberna samordnas. Samverka med stabschef på regional nivå: Säkerställ att arbetet i den egna staben görs i linje med arbetet för händelsen som helhet. Dra nytta av det arbete som görs i staben på regional nivå. Undvik dubbelarbete. Säkerställ löpande kontakt med de förvaltningar som inte finns representerade i regionala staben. Utvärdera stabens arbete. Ställ frågan: Arbetar vi med rätt saker utifrån det övergripande inriktningsbeslut som sjukvårdsledaren fattat? Utvärdera stabens arbete. Ställ frågan: Arbetar vi med rätt saker utifrån det övergripande inriktningsbeslut som sjukvårdsledaren fattat? Forts. nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Regional nivå Lokal nivå Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Avsluta stabsarbetet efter beslut av sjukvårdledaren. Avsluta stabsarbetet efter beslut av sjukvårdsledaren. Utvärdera arbetet efter insatsens slut. Utvärdera arbetet efter insatsens slut. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Lägesbild PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Meddela att funktionen för lägesbild är igång. Säkerställ att övriga funktioner är medvetna om att funktionen för lägesbild är upprättad och att arbetet med att bygga lägesbilden är påbörjat. Meddela att funktionen för lägesbild är igång. Säkerställ att övriga funktioner är medvetna om att funktionen för lägesbild är upprättad och att arbetet med att bygga lägesbilden är påbörjat. Synliggör lägesbilden. Var tydlig med var och hur lägesbilden löpande kommer att publiceras och uppdateras så att sjukvårdsledning och resten av staben kan del av informationen. Synliggör lägesbilden. Var tydlig med var och hur lägesbilden löpande kommer att publiceras och uppdateras så att sjukvårdsledning och resten av staben kan del av informationen. Ta kontakt med funktionen för lägesbild på lokal nivå. Kom överens om hur arbetet med lägesbild ska delas upp mellan de två nivåerna. Ta kontakt med funktionen för lägesbild på regional nivå. Kom överens om hur arbetet med lägesbild ska delas upp mellan de två nivåerna. Börja direkt med faktainsamling från stabens olika delar. Börja direkt med faktainsamling ur ett lokalt perspektiv. OBS! Om faktainsamling ska ske utanför den egna krisorganisationen – kontrollera med stabschef så att ingen annan funktion redan har efterfrågat denna information. OBS! Om faktainsamling ska ske utanför den egna krisorganisationen – kontrollera med stabschef så att ingen annan funktion redan har efterfrågat denna information. Strukturera all information och gör avvägningar kring vad som ska lyftas in i lägesbilden. Gör löpande bedömningar tillsammans med stabschefen kring vad som är viktigt just nu. Gör löpande bedömningar kring vad som ska lyftas in i lägesbilden ur ett lokalt perspektiv. Gör detta i samverkan med stabschefen och funktionen för lägesbild på regional nivå. Säkerställ att lägesbilden presenteras på ett sätt så att den blir en tillgång för beslutsfattaren. Använd förslaget på struktur som finns i verktygslådan. Säkerställ att lägesbilden presenteras på ett sätt så att den blir en tillgång för beslutsfattaren. Använd förslaget på struktur som finns i verktygslådan. Genomför löpande uppdateringar av lägesbilden. Säkerställ att viktig och avgörande information snabbt tillförs lägesbilden. Genomför löpande uppdateringar av lägesbilden. Säkerställ att viktig och avgörande information snabbt tillförs lägesbilden. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Analys PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Säkerställ att rätt typ av kompetens kallas in till analysfunktionen. Olika typer av händelser kräver olika typer av experter. Tänk på att kompetensbehovet kan variera över tiden. Säkerställ att rätt typ av kompetens kallas in till analysfunktionen. Olika typer av händelser kräver olika typer av experter. Tänk på att kompetensbehovet kan variera över tiden. Säkerställ att samverkan kring analysarbete sker mellan lokal och regional nivå. Säkerställ att samverkan kring analysarbete sker med den regionala nivån. Utgå från den information som finns om händelsen och genomför analysarbetet på ett metodiskt sätt. Förslag på struktur för analysarbete finns i verktygslådan. Samverka med lokal nivå. Utgå från den information som finns om händelsen och genomför analysarbetet på ett metodiskt sätt. Förslag på struktur för analysarbete finns i verktygslådan. Samverka med regional nivå. Samarbeta med kommunikationsfunktionen i analysarbetet så att de kommunikativa aspekterna integreras i analysarbetet. Ta reda på vilket analysarbete som görs hos övriga inblandade aktörer (genom funktionen för samverkan). Tillför relevanta delar av detta till landstingets analysresultat. Strukturera analysarbetet och gör avvägningar kring vad som ska lyftas fram i lägesbilden. Gör löpande bedömningar kring vad som är viktigt just nu i samarbete med stabschefen. Strukturera analysarbetet och gör avvägningar kring vad som ska lyftas fram ur ett lokalt perspektiv. Gör löpande bedömningar kring vad som är viktigt just nu i samarbete med stabschefen. Säkerställ att detta tillförs analysen genom att föra en löpande dialog med regional nivå. Åskådliggör analysresultatet. Säkerställ att analysresultatet presenteras på ett sätt så att det blir en tillgång för beslutsfattaren och en del av lägesbilden. Åskådliggör analysresultatet i samverkan med regional nivå. Genomför löpande uppdateringar av analysen utifrån förändrad lägesbild. Genomför löpande uppdateringar av analysen utifrån förändrad lägesbild. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Insats PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Etablera kontakt med insats på lokal nivå. Etablera kontakt med insats på regional nivå. Utifrån behov – etablera kontakt med: Skadeplats. Ambulansverksamhet. Andra landsting (vid eventuell resursbrist i Kalmar län). Utifrån behov - etablera kontakt med: Vårdavdelningar. Intensivvårdsavdelning. Akutavdelning. Operationsavdelning. Röntgenavdelning. Laboratorium. Inhämta löpande uppgifter om: Tillgång till personal med relevant kompetens. Materielbehov. Inhämta löpande information om: Lediga vårdplatser. Tillgång till personal med relevant kompetens. Möjliga överbeläggningar. Tillgång till respiratorer. Tillgång till operationssalar. Tillgång till IVA-platser. Materielbehov. Ta del av underlag från insats på lokal nivå. Sammanställ uppgifterna för länet som helhet. Sammanfatta uppgifterna och för löpande dialog med insats på regional nivå. Underlag för insatsplanering finns i verktygslådan. Underlag för insatsplanering finns i verktygslådan. Gör bedömning om eventuell omfördelning av resurser mellan olika verksamheter. Gör bedömning om eventuell omfördelning av resurser mellan det egna sjukhusets verksamhet. Framför ett eventuellt behov till stabschefen. Framför eventuellt behov till stabschefen. Framför eventuellt behov om omfördelning av resurser mellan sjukhusen till insats på regional nivå. Säkerställ att sammanställningen av materielbehov, beläggningar samt eventuell bedömning om resursomfördelning blir en del av lägesbilden och därmed sjukvårdsledningens beslutsunderlag. Inhämta och sammanställ löpande information från olika verksamheter. Överväg eventuella omfördelningar. För dialog med stabschef och sjukvårdsledare. Inhämta och sammanställ löpande information från olika verksamheter. Överväg eventuella omfördelningar. För dialog med stabschef och sjukvårdsledare. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Samverkan PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Identifiera samverkande aktörer utifrån lägesbild och analys av händelsen. Gör detta ur ett regionalt perspektiv. Stäm av med lokal nivå så att ingen aktör ”hamnar mellan stolarna”. Identifiera samverkande aktörer utifrån lägesbild och analys av händelsen. Gör detta ur ett lokalt perspektiv. Stäm av med regional nivå så att ingen aktör ”hamnar mellan stolarna”. Identifiera behovet av inledande samverkan: Med vilka aktörer måste samverkan inledas direkt? Vilka frågeställningar är viktigast att samverka kring direkt? Hur ska vi samverka? Identifiera behovet av inledande samverkan ur ett lokalt perspektiv: Med vilka aktörer måste samverkan inledas direkt? Vilka frågeställningar är viktigast att samverka kring direkt? Hur ska vi samverka? Gör detta tillsammans med sjukvårdsledare, stabschefen och funktionen för samverkan på regional nivå. Gör detta tillsammans med sjukvårdsledare, stabschefen och funktionen för kommunikation. Etablera samverkanskanaler med regionala berörda aktörer. Ta reda på: Telefonnummer E-postadress RAKEL Etablera samverkanskanaler lokala berörda aktörer. Ta reda på: Telefonnummer E-postadress RAKEL Genomför den initiala samverkan som krävs för att landstingets inriktningsbeslut ska ligga i linje med övriga aktörers agerande. Fokusera på: Hur bedömer övriga aktörer situationen? Hur ser behoven ut? Vilka gemensamma åtgärder är viktigast just nu? Om det finns behov av samverkan med lokala aktörer: Genomför den initiala samverkan som krävs för att landstingets inriktningsbeslut ska ligga i linje med övriga aktörers agerande. Fokusera på: Hur bedömer övriga aktörer situationen? Hur ser behoven ut? Vilka gemensamma åtgärder är viktigast just nu? Säkerställ att resultatet av inledande samverkan delges sjukvårdsledare och stabschef på lokal nivå. Säkerställ att resultatet av samverkan delges sjukvårdsledaren, stabschefen och kommunikationssamordning. Håll löpande dialog med lokal nivå. Ta reda på när regionala samverkansmöten ska genomföras och förbered underlag ur ett landstingsperspektiv: Möjliga händelseutvecklingar Behovs- och resursbild Egen uthållighet Samverkanskapacitet För dialog med kommunikationsfunktionen om deltagande vid samverkansmöten för att säkra samordningen av kommunikationsfrågor. Håll löpande dialog med regional nivå (funktionen för samverkan). Forts. nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Regional nivå Lokal nivå För tillbaks informationen från samverkan till sjukvårdsledare, stabschef och lägesfunktion, t ex: Aktörsgemensam inriktning för arbetet. Information som framkommit från andra aktörer och som är avgörande för landstingets hantering. Eventuellt resultat av analys av händelsen som gjorts av länsstyrelsen ur ett helhetsperspektiv. Resursfrågor. Aktörsgemensam strategi för kommunikation (åtgärder, aktiviteter). Aktörsgemensamma budskap till allmänhet och media. Det två sista punkterna säkerställs genom kommunikationsfunktionens deltagande vid samverkansmöte med inriktning kommunikation. För tillbaks information från samverkan till sjukvårdsledare, stabschef och lägesfunktion. Ta del av samverkansresultat från regional nivå. Kontrollera löpande funktionsbrevlådan [email protected] Revidera löpande behovet av samverkan: Samverkar vi med rätt aktörer? Vilka frågor är viktigast att samverka kring just nu? Revidera löpande behovet av samverkan: Samverkar vi med rätt aktörer? Vilka frågor är viktigast att samverka kring just nu? Var offensiv i samverkansarbetet. Håll löpande kontakt med övriga inblandade aktörer. Vänta inte på att andra ska höra av sig! Var offensiv i samverkansarbetet. Håll löpande kontakt med övriga inblandade aktörer. Vänta inte på att andra ska höra av sig! Ta löpande del av den information som läggs ut av andra externa aktörer på WIS. Säkerställ att viktig information delges stabschefen. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Kommunikation PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . F Ö R S TA KO M M U N I 8 K ATÖ R PÅ PL AT S Regional nivå Lokal nivå Ta reda på vilka som är kontaktade inom kommunikationsfunktionen och när i så fall den/de förväntas ansluta till krisledningsgruppen. Under tiden får du själv agera. Ta reda på vilka som är kontaktade inom kommunikationsfunktionen och när i så fall den/de förväntas ansluta till krisledningsgruppen. Under tiden får du själv agera. Försök i första hand få tag på kommunikationsansvarig och pressansvarig. Försök i första hand få tag på en kommunikatör på regional nivå. Skapa en bild av händelsen. Identifiera om det är några kommunikationsinsatser som omedelbart måste göras. Identifiera om kommunikationssamverkan med andra aktörer måste göras direkt. Skapa en bild av händelsen. Identifiera om det är några kommunikationsinsatser som omedelbart måste göras. Detta görs i samråd med kommunikatör på regional nivå, sjukvårdsledare och stabschef. Detta görs i samråd med TiB, alternativt sjukvårdsledare och stabschef. Finns ingen annan kommunikatör på plats får du själv agera, exempelvis skicka pressmeddelande. Det ska göras inom 30 min. Notera och skriv ner klockslag för det du gör. Notera och skriv ner klockslag för det du gör. F Ö R S TA PR E SSA N S VA R I G PÅ PL AT S Regional nivå Ta med dig nödvändiga arbetsredskap. Första pressmeddelandet ska lämnas inom 30 minuter. Gör en kortfattad beskrivning av händelsen. Uppge i pressmeddelandet när nästa information kommer. Ställ om telefonen, via växeln, så att pressjoursnumret 841 31 går till din telefon. Följ händelsen i media och rapportera till kommunikationsansvarig. Hämta Akutinformationslådan på Rolf Asmundssons rum. Säkerställ att talesperson har korrekt underlag att uttala sig utifrån. Gå till förutbestämd lokal eller lokal som anvisas. Kontrollera vilka publiceringsvägar som är tillgängliga (internet, e-post, telefon osv). Upprätta kontakt med den person som är utsedd till talesperson av kommunikationsansvarig och sjukvårdsledare. Om inget sådant beslut är taget: för dialog med kommunikationsansvarig kring talesperson. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse KO M M U N I K AT I O N SA N S VA R I G Regional nivå Lokal nivå Skapa en bild av situationen. Be om en rapport från TiB eller regional sjukvårdsledare om vad som hänt. Ta kontakt med kommunikationsansvarig på lokal nivå. Skapa en bild av situationen. Be om en rapport från lokal sjukvårdsledare om vad som hänt. Ta kontakt med kommunikationsansvarig på regional nivå. Bemanna kommunikationsfunktionen med de resurser som behövs. Bemanna kommunikationsfunktionen med de resurser som behövs. För dialog med sjukvårdsledningen kring talesperson. Gör klart vem eller vilka som ska vara talespersoner i media. Ta del av information från regional nivå om vem som ska vara talesperson i media. Säkerställ att även den lokala sjukvårdsledningen får denna information. Utforma kommunikativ strategi tillsammans med sjukvårdsledningen. Se till att denna innehåller riktlinjer för aktiviteter och budskap. Delge kommunikationsansvarig på lokal nivå. Ta del av den kommunikativa strategin för kommunikationsarbetet som formuleras på regional nivå. Tydliggör kommunikationsfrågor som är speciellt viktiga att samverka kring med andra aktörer. Delge kommunikationsstrategin till hela kommunikationsfunktionen regionalt och lokalt. Säkerställ att alla förstår och att fortsatt arbete utgår från strategin. Omsätt den regionala övergripande strategin för kommunikationsarbetet till lokal nivå. Ta vid behov stöd av regional nivå. Ge vid behov stöd till lokal nivå för att omsätta strategin till lokala aktiviteter och budskap. Säkerställ att alla förstår och att fortsatt arbete utgår från strategin. Ge direktiv om genomförande av kommunikativa åtgärder utifrån strategin. Ge direktiv om genomförande av kommunikativa åtgärder utifrån strategin. Kontrollera och säkerställ att information nått den egna växeln samt 1177 sjukvårdsrådgivningen. Kontrollera att informationen nått de olika enheterna på det egna sjukhuset. Kontrollera och säkerställ kommunikationssamordningen med övriga aktörer. Beakta om det finns behov av informationsanpassning till grupper med särskilda behov, exempelvis översättning till andra språk. Beakta om det finns behov av informationsanpassning till grupper med särskilda behov, exempelvis översättning till andra språk. Framför ett eventuellt sådant behov till kommunikationsansvarig på regional nivå. Utforma löpande kommunikativ strategi för kommunikationsarbetet. Håll samman kommunikationsarbetet på de olika nivåerna. Ta löpande del av den övergripande strategin för kommunikationsarbetet och omsätt denna till aktiviteter och budskap på lokal nivå. Ta vid behov stöd av den regionala nivån. Säkerställ att kommunikationsfrågorna ALLTID är en del i övergripande beslut om åtgärder och delge samtliga som arbetar med kommunikationsfrågor riktlinjer för arbetet utifrån strategin. Forts nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse KO M M U N I K AT I O N SA N S VA R I G F O R T S . Regional nivå Lokal nivå Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse KO M M U N I K AT I O N SSA M O R D N I N G Regional nivå Lokal nivå Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Prata med den funktion som arbetar med samverkan i stort i den regionala staben. Bestäm hur ni tillsammans ska arbetar med samverkan så att ni inte missar vissa delar eller arbetar med samma frågor. Identifiera inledande samordningsbehov tillsammans med funktionen för samverkan: Med vilka aktörer måste samverkan inledas direkt? Vilka frågeställningar är viktigast att samverka kring direkt ur ett kommunikativt perspektiv? Genomför den initiala samverkan som krävs för att landstingets kommunikativa strategi ska ligga i linje med övriga aktörers agerande. Fokusera på: Hur bedömer övriga aktörer kommunikationsbehovet? Hur ser det gemensamma målet för kommunikationen ut? Hur ser det gemensamma övergripande budskapet ut just nu? Delge kommunikationsansvarig resultatet av samverkan. Ta reda på när eventuella kommunikationssamordningsmöten ska genomföras. Kontrollera funktionsbrevlådan [email protected]. Samverka löpande med övriga aktörer för att säkerställa att landstingets kommunikationsarbete är samordnat med övriga aktörers kommunikationsarbete. Detta görs genom kommunikationsmöten men också genom direktkontakt med andra aktörer. Använd kommunikationsnätverket som finns i Kalmar län. Delta vid kommunikationsmöten i länet och vid behov nationellt. Förbered deltagandet: Hur ser landstingets kommunikativa strategi ut just nu? Hur upplever landstinget kommunikationsläget allmänt? Vilket kommunikationsbehov finns just nu? Vilka frågor är speciellt svåra ur ett kommunikationsperspektiv för landstingets del? Vilka kommunikationsfrågor kräver samordning just nu? Återför resultatet från mötet direkt till kommunikationsansvarig. Speciellt viktigt: Aktörernas gemensamma strategi för kommunikation just nu. Viktigaste delarna i det gemensamma budskapet. Eventuella gemensamma aktiviteter. Ta löpande del av resultatet från kommunikationssamordning på regional nivå. Säkerställ att detta resultat blir en del i den egna hanteringen. Säkerställ att kommunikationsansvarig på lokal nivå löpande får del av samverkansresultatet. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse I N T E R N KO M M U N I K AT I O N Regional nivå Lokal nivå Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Etablera kontakt med lokal nivå. Etablera kontakt med regional nivå. Analysera interna kommunikationsbehovet tillsammans med kommunikationsansvarig och kommunikationsfunktionen på lokal nivå. Förslå vilka insatser som ska genomföras: Vilken information behöver ges internt just nu? Vilka interna målgrupper bör prioriteras? Vilka kanaler kan användas? Var delaktig i analysen av det interna kommunikationsbehovet. Delge regional nivå det behovet som finns ute i verksamheterna på lokal nivå. Samordna kommunikationsinsatserna med ansvarig för externt kommunikation och presskontakter. Sträva efter att den interna informationen går ut först. Genomför interna kommunikationsinsatser i samråd med lokal nivå. Genomför interna kommunikationsinsatser i samråd med regional nivå. Förmedla huvudbudskap till växeln och 1177 (telefon) i samverkan med ansvarig för extern kommunikation. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse E X T E R N KO M M U N I K AT I O N Regional nivå Lokal nivå Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Analysera externa kommunikationsbehovet tillsammans med kommunikationsansvarig och kommunikationsfunktionen på lokal nivå. Föreslå utifrån den kommunikativa strategin vilka insatser som ska genomföras: Vilken information behöver ges externt just nu? Vilka externa målgrupper bör prioriteras? Vilka kanaler kan användas? Delta i det analysarbete som göra på regional nivå kring det externa kommunikationsbehovet. Samordna kommunikationsinsatserna med ansvarig för intern kommunikation och presskontakter. Sträva efter att den interna informationen går ut först. Tänk på: All information ska vara baserad på fakta och inte spekulationer, ryktesspridningar och gissningar. Den information som ges ska var samordnad med övriga aktörer. Informationen ska vara entydig. Samma budskap ska gå ut genom de olika kanalerna. Ha inte för många budskap åt gången. Komprimera och gör slagkraftigt. Målgruppsanpassa (patienter, medborgare eller anhöriga). Förmedla huvudbudskap till växeln och 1177 (telefon) i samverkan med ansvarig för intern kommunikation. Publicera extern information i första hand på Ltkalmar.se och 1177.se. Ange vart allmänhet, anhöriga och patienter kan vända sig för att få hjälp och ställa frågor. Ange även när ny information kan komma att läggas ut. Arbeta med sociala medier utifrån direktiv från kommunikationsansvarig. Genomför externa kommunikationsinsatser utifrån direktiv från regional nivå. Tänk på: Försök att besvara frågorna: Vad? Var? När? Hur? Vem? Varför? Om frågorna inte går att besvara: Var ärlig och konstatera att detta inte går att besvara just nu men att vi återkommer så fort vi vet. Det är viktigt att informera, även när läget under längre tid är oförändrat och/eller under kontroll. Var klar och tydlig i budskapet. Använd inga fackuttryck. Se till att få sagt det du vill säga och bemöt felaktigheter omedelbart. Inled arbetet med FAQ (Frequently Asked Questions). FAQ är en sammanställning av sådana frågor som ofta ställs och där svar kan läggas ut på hemsidan. Underlaget kan även användas av de personer som svarar på frågor från exempelvis allmänheten. Stöd regional nivå med FAQ-arbete. Identifiera löpande kommunikationsbehovet och genom-för åtgärder utifrån den kommunikativa strategin. Identifiera löpande kommunikationsbehovet ute i verksamheterna och delge regional nivå. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse PR E SS J O U R / M E D I E A N S VA R I G Regional nivå Lokal nivå Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Ta reda på vem sjukvårdsledare och kommunikationsansvarig har utsett som talesperson. Ta reda på vem sjukvårdsledare och kommunikationsansvarig har utsett som talesperson. Formulera inledande budskap utifrån den information som går att ge även om den är begränsad. Formulera budskapet utifrån den kommunikativa strategin som ges av kommunikationsansvarig. Ta del av inledande budskap från regional nivå. Informera växeln om vem/vilka som medierna ska hänvisas till vid frågor. Gå utifrån uppdrag från kommunikationsansvarig tidigt ut med ett pressmeddelande. Utgå från den kommunikativa strategin. Berätta kortfattat: Vad som hänt. När ny information kan förväntas komma. Vem/vilka som är kontaktpersoner för media. Ta del av pressmeddelande. Följ bevakningen av händelsen i media. Ha tät kontakt med omvärldsbevakning för att få en bild av faktafel, behov etc. Korrigera omedelbart om felaktigheter förekommer. Säkerställ att information i pressmeddelande och intervjusituationer är baserade på fakta och inte spekulationer, rykten eller gissningar. Säkerställ att samma budskap går ut i samtliga kanaler. Säkerställ att den information som går ut till media är samordnad med övriga aktörer. Samverka löpande med den person som ansvarar för kommunikationssamordning. Gå tillsammans med talespersonerna igenom de frågor som kommer att ställas: Vad?, Var?, När?, Hur?, Vem?, Varför? Följande frågor måste kunna besvaras under krisens olika skeden: Händelseförlopp och omfattning. Antal drabbade/inblandade. Innebörden och konsekvenserna av det som hänt. Om det är farligt. Vilka åtgärder som görs. Ansvar, skuld. Kostnader. Skriv pressmeddelande löpande. Skriv hellre ett pressmeddelande för mycket än för lite, även om det bara rör sig om begränsad information som tillkommit. Forts nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse PR E SS J O U R / M E D I E A N S VA R I G F O R T S . Regional nivå Lokal nivå Förbered vid behov presskonferens. Alternativt förbered deltagande i gemensam presskonferens med övriga aktörer. Förbered vid behov presskonferens tillsammans med regional nivå. Se till att lokal finns tillgänglig, skyltningen är tydlig osv. Välj lämplig lokal beroende på vad händelsen handlar om. Förbered talesperson. Om fler aktörer deltar bör gemensamma förberedelser genomföras, t ex gemensamt huvudbudskap och speciellt viktiga frågeställningar. Om landstinget är värd för presskonferensen fördelar pressjouren frågorna och ser till att sätta streck när utsatt tid nåtts. Möjligheter bör ges till korta egna intervjuer efter presskonferensen. Ny tid för nästa presskonferens lämnas. Förbered och upprätta vid behov ett presscenter. Bestäm lokal och bemanning. Klargör hur personal på presscentra löpande ska uppdateras med relevant fakta. Förbered vid behov presscentra tillsamman med regional nivå. Förbered tidigt krisens andra fas då mediernas fokus kommer att ligga på vem som bär ansvaret, kostnader osv. Förbered önskemål från media. Media kommer att ha önskemål om att komma nära händelsen, prata med vittnen, fotografera lokaler osv. Förbered detta tillsammans med lokal nivå innan frågorna kommer. Förbered önskemål från media. Media kommer att ha önskemål om att komma nära händelsen; prata med vittnen, fotografera lokaler osv. Förbered detta tillsammans med regional nivå innan frågorna kommer. Om medierna får tillgång till arbetslokaler ska det vara på anpassat geografiskt avstånd från händelsen och bemannas med en kontaktperson som kan förmedla frågor och önskemål till kommunikationsansvarig och talesperson. Medierna ska inte kunna komma in i ”händelseområdet” av misstag eller utan tillstånd. Om medierna får tillgång till arbetslokaler ska det vara på anpassat geografiskt avstånd från händelsen och bemannas med en kontaktperson som kan förmedla frågor och önskemål till kommunikationsansvarig och talesperson. Medierna ska inte kunna komma in i ”händelseområdet” av misstag eller utan tillstånd. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse O M VÄ R L DS B E VA K N I N G O C H KO M M U N I K AT I O N SA N A LYS Regional nivå Lokal nivå Skapa en bild av situationen. Be att få en rapport om vad som hänt och hur läget ser ut. Samordna omvärldsbevakningen med övriga inom kommunikationsfunktionen. Extern kommunikation, medieansvarig och omvärldsbevakning bör arbeta tillsammans för att löpande beskriva: Mediebilden av händelsen (traditionella och sociala medier). Allmänhetens och drabbades bild av händelsen. Direkta felaktigheter. Gör tillsammans med funktionen för analys bedömningar kring händelsen kan komma att innebära i framtiden. Föreslå proaktiva kommunikativa åtgärder utifrån analysen. Sammanställ löpande resultatet av analysarbetet till kommunikationsansvarig. Ta löpande del av resultatet av omvärldsbevakningen för att få en bild av hur händelsen uppfattas. B I L AG O R KO M M U N I K AT I O N Interna målgrupper Externa målgrupper Samverkanspartner Externa kanaler Interna kanaler Mall för kontaktuppgifter övriga aktörer Mall för kommunikationsplanering (vem, vad, hur, när, ansvar) Lista med möjliga presskonferenslokaler Checklista kriskommunikation på Facebook Krisinfolåda på Rolfs rum Speciell text för förtroendekris – pressjour Speciell text för allvarlig händelse/svår påfrestning – pressjour Speciell text större olycka – pressjour Översättning av vanligt förekommande uttryck för pressmeddelande på engelska Tillståndsbevis för fotografering/filmning Meddelande till allmänheten Viktigt meddelande till allmänheten Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Dokumentation PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Kontrollera att TiB har startat en händelse i WIS. Säkerställ att delningen internt och till andra aktörer blir genomförd i WIS enligt beslut från stabschefen. Komplettera eventuellt delningen i WIS i dialog med funktionen för dokumentation på regional nivå. Påbörja en logg för de aktiviteter som görs i staben. Utgå från den mall som finns i verktygslådan. Påbörja en logg för de aktiviteter som görs i staben. Utgå från den mall som finns i verktygslådan. Säkerställ att övriga funktioner i staben är medvetna om att: Underlag till logg ska lämnas till funktionen för dokumentation Noteringar ska föras i WIS och skickas för publicering till redaktörerna enligt formulerade rutiner (se beskrivning i plan) Säkerställ att övriga funktioner i staben är medvetna om att: Underlag till logg ska lämnas till funktionen för dokumentation Noteringar ska föras i WIS och skickas för publicering till redaktörerna enligt formulerade rutiner (se beskrivning i plan) Logga löpande stabens arbete. Logga löpande stabens arbete Publicera löpande noteringar i WIS enligt rutiner som beskrivs i planen. Förankra med stabschefen innan publicering. Publicera löpande noteringar i WIS enligt rutiner som beskrivs i planen. Förankra med stabschefen innan publicering. För mötesanteckningar vid stabsorienteringar. Om både regional och lokal nivå är närvarande: bestäm vem som för anteckningar. För mötesanteckningar vid stabsorienteringar. Om både regional och lokal nivå är närvarande: bestäm vem som för anteckningar. Samla ärenden som ska diarieföras i en mapp. Stämpla med ankomstdatum. Säkerställ att diarieföring sker i efterhand. Samla ärenden som ska diarieföras i en mapp. Stämpla med ankomstdatum. Säkerställ att diarieföring sker i efterhand. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Personal PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Bedöm personalbehovet. För en dialog med stabschefen kring trolig utveckling av händelsen: Hur lång tid kan vi anta att hanteringen kommer fortgå? Vilken omfattning på stab kommer vi att behöva? Kommer vi behöva arbeta dygnet runt? Bedöm personalbehovet. För en dialog med stabschefen och verksamhetsansvariga kring trolig utveckling av händelsen: Hur lång tid kan vi anta att hanteringen kommer fortgå? Hur mycket personal kommer behövas i verksamheterna? Vilken omfattning på stab kommer vi att behöva? Kommer vi behöva arbeta dygnet runt? Säkerställ samverkan med funktionen för personal på lokal nivå. Säkerställ samverkan med funktionen för personal på regional nivå. Utarbeta underlag för personalbemanning utifrån den analys som görs tillsammans med stabschef och funktionen för insats. Planen ska innefatta: Eventuella omfördelningar av personal mellan olika verksamheter. Resurser för att bedriva arbetet i regional stab. Utarbeta underlag för personalbemanning utifrån den analys som görs tillsammans med stabschef och funktionen för insats. Planen ska innefatta: Eventuella omfördelningar av personal inom sjukhuset. Resurser för att bedriva arbete i lokal stab. Säkerställ att arbetspass förläggs så att arbetstidslagarna följs och att möjlighet till vila ges. Säkerställ att arbetspass förläggs så att arbetstidslagarna följs och att möjlighet till vila ges. Säkerställ att arbetsförhållandena för samtlig personal är sådana att arbetsmiljölagstiftningen följs. Säkerställ att arbetsförhållandena för samtlig personal är sådana att arbetsmiljölagstiftningen följs. Säkerställ att principer för lönesättning följs vid inkallning av personal. Säkerställ att principer för lönesättning följs vid inkallning av personal. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Säkerhet PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Gör löpande säkerhetsbedömningar och föreslå utifrån dessa eventuella åtgärder, t ex skalskydd och personskydd. Gör löpande säkerhetsbedömningar och föreslå utifrån dessa eventuella åtgärder, t ex skalskydd och personskydd. Håll kontakt med polis och vaktbolag för att säkerställa allmän ordning. Gör detta i dialog med lokal nivå. Håll kontakt med polis och vaktbolag för att säkerställa allmän ordning. Gör detta i dialog med regional nivå. Kontrollera att uppdaterad säkerhetsinformation sprids till berörda. Kontrollera att uppdaterad säkerhetsinformation sprids till berörda. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Logistik och service PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Utifrån händelsens art: gör direkt en bedömning av vilka logistiska utmaningar som kan uppstå. Planera för att lösa detta. Gör löpande nya bedömningar och justera planeringen utifrån dessa. Utifrån händelsens art: gör direkt en bedömning av vilka logistiska utmaningar som kan uppstå. Planera för att lösa detta. Gör löpande nya bedömningar och justera planeringen utifrån dessa. Tänk speciellt på försörjning av läkemedel, sjukvårdsmaterial, tvätt, medicinska gaser, livsmedel. Tänk speciellt på försörjning av läkemedel, sjukvårdsmaterial, tvätt, medicinska gaser, livsmedel. Säkerställ att samverkan sker mellan regional och lokal nivå och med skadeplats. Samverka med regional nivå. Kontrollera krisorganisationens lokaler. Säkerställ att nödvändig utrustning finns. Kontrollera krisorganisationens lokaler. Säkerställ att nödvändig utrustning finns. Ordna så att mat serveras regelbundet till beslutsfattare och stab. Ordna så att mat serveras regelbundet till berörda verksamheter, beslutsfattare och stab. Fråga inte vilka som vill ha – ordna så att det finns till samtliga. Fråga inte vilka som vill ha – ordna så att det finns till samtliga. Ordna övernattningsmöjligheter om detta behövs. Ordna övernattningsmöjligheter om detta behövs. Säkerställ att ekonomisk uppföljning är möjlig i efterhand. Säkerställ att ekonomisk uppföljning är möjlig i efterhand. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse IT PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Säkerställ att IT fungerar i respektive ledningscentral och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna. Säkerställ att IT och telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna. Säkerställ att landstingets övriga IT fungerar, t ex journalsystem och 1177. Säkerställ att landstingets övriga IT fungerar, t ex journalsystem och 1177. Regional nivå säkerställer att samverkan med lokal nivå sker löpande. Regional nivå säkerställer att samverkan med lokal nivå sker löpande. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se mer under åtgärdskort för experter och specialfunktioner. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Telefoni PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Säkerställ att telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna. Säkerställ att telefoni fungerar i respektive ledningscentral och att det finns förbindelse mellan ledningscentralerna. Säkerställ att landstingets övriga telefoni fungerar, t ex växel, 1177. Säkerställ att landstingets övriga telefoni fungerar, t ex växel och 1177. Regional nivå säkerställer att samverkan med lokal nivå sker löpande. Samverka löpande med lokal nivå. Meddela stabschefen vid stort tryck på växeln från anhöriga. Detta möjliggör att 1177 kan bemanna ett anhörignummer. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se mer under åtgärdskort för experter och specialfunktioner. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Experter och specialfunktioner PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå För representant från IT-förvaltningen, Primärvårdsförvaltningen, Smittskyddsläkaren, Psykiatriförvaltningen, Folktandvården, Landstingsservice, Kalmar Länstrafik (KLT) och Bildningsförvaltningen: Säkerställ att samverkan fungerar mellan din förvaltning och den regionala staben. Delge staben information från din förvaltning så att det blir en del av lägesbilden. Delta i analysarbetet av händelsen med din expertkunskap. Delge din förvaltning aktuell lägesbild med inriktningsbeslut och kommunikativ strategi. För expert inom ett speciellt område, t ex RN, juridik, ekonomi: Klargör vilka olika typer av experter som är inkallade och hur just din roll ser ut Definiera tillsammans med stabschefen initiala uppgifter och uppgifter på lite länger sikt för expertrollen För expert inom ett speciellt område, t ex RN, juridik, ekonomi: Klargör vilka olika typer av experter som är inkallade och hur just din roll ser ut Definiera tillsammans med stabschefen initiala uppgifter och uppgifter på lite länger sikt för expertrollen Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Krisstödsamordnare PÅ R EG I O N A L O C H LO K A L N I VÅ TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Regional nivå Lokal nivå Bedöm behovet av krisstöd och i så fall inriktningen på detta stöd. Bedömningen görs i samverkan med stabschef och lokal krisstödsamordnare Behövs krisstöd? Var behövs i så fall krisstöd? För dialog med krisstödsamordnare på regional nivå kring behovet av krisstöd. Inventera resurser för krisstöd i länet som helhet. Klarlägg krisstödsresurser i egen organisation. Ge underlag till regional nivå kring tillgängliga krisstödsresurser. Formulera övergripande inriktning för krisstödsarbetet och delge detta till lokal krisstödssamordnare. Ta del av övergripande inriktning för krisstödsarbetet. Ge direktiv till lokal krisstödssamordnare om att starta upp krisstödorganisationen utifrån övergripande inriktningsbeslut. Efter direktiv om att starta upp krisstödet Utse krisstödjare så att arbetet kan genomföras utifrån den övergripande inriktningen. Bedöm behov av att öppna anvisad plats för att samla anhöriga/drabbade. Bestäm vilka lokaler som ska användas för krisstödet. Säkerställ att hänvisningsskyltar sätts upp vid akutmottagning och huvudentré. Ordna så att personer finns vid huvudentrén och tar emot anhöriga. Plocka fram västar till krisstödjare. Säkerställ att skyltar om fotoförbud sätts upp. Ta hjälp av funktionen för logistik och service med praktiska frågor. Ge direktiv till krisstödjare om vad som ska göras. Delge senaste lägesbilden. Resursomfördela vid behov mellan sjukhusen. Samordna löpande krisstödsarbetet på vårdenheten utifrån aktuell övergripande inriktning. Säkerställ att den enskilde krisstödjaren är uppdaterad kring senaste lägesbilden. Bedöm vilka externa kontakter som ska etableras Kontakta polisens informationsavdelning för anhöriga och etablera samarbete. Vid behov kontakta primärvården för uppstart av extra telefonlinje från 1177. Kontakta kommunalt krisstöd angående krisstöd, via Räddningschef i beredskap (söks genom SOS Alarm). Meddela krisstödsamordnare på regional nivå att kontakt är upprättad. Forts nästa sida Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Regional nivå Lokal nivå För dialog med krisstödsamordnare på regional nivå om läget på psykiatriförvaltningen. Revidera den övergripande inriktningen för krisstödsarbetet om speciella behov uppkommer. Upprätta kontakt med psykiatriförvaltningen och håll därefter löpande kontakt för att fånga upp om speciella behov uppstår. Gör bedömningen om inriktningen för krisstödsverksamheten behöver förändras på något sätt utifrån de behov som framkommer. För dialog med krisstödsamordnare på regional nivå om läget på psykiatriförvaltningen. Omfallsplanera löpande Vad kan hända framöver? Vad innebär detta för resursfördelningen? Krävs omfördelning mellan sjukhusen? Håll löpande kontakt med stabschef på lokal nivå och krisstödsamordnare på lokal nivå. Säkerställ att krisstödsåtgärder genomförs. Gör avstämningar kring bemanningen. Håll löpande kontakt med stabschef på regional nivå och krisstödsamordnare på regional nivå och rapportera genomförda åtgärder och läget. Identifiera stödbehov hos sjukvårdspersonalen som helhet. Säkerställ att sjukvårdspersonal på aktuellt sjukhus får de stödinsatser som behövs genom personalfunktionen i linjeorganisationen. Avsluta krisstödsinsatsen i samråd med stabschefen. Avsluta krisstödsinsatsen i samverkan med krisstödssamordnare på regional nivå. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att information som ska tillföras stabens logg delges funktionen för dokumentation. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Säkerställ löpande att noteringar som ska delges internt och till externa aktörer skrivs in i WIS. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Se rutiner under ”Funktionen för dokumentation” i planen. Krisstödjare lokal nivå Vid inringning – gå till anvisad plats för information. Hämta information kring Vad har hänt? Hur har det skett? Hur många är inblandade? Vad planeras? Genomför krisstödsåtgärder enligt direktiv från lokal krisstödssamordnare. Håll fortlöpande kontakt med lokal krisstödssamordnare för att få aktuellt läge och för att framföra ytterligare behov. Kontakta bårhuset vid visning av avliden. Vid behov kontakta sjukhuskyrkan. Gör en bedömning om fortsatt stöd behövs. Informera om möjligheter kring fortsatt stöd och förmedla kontakt till annan vårdinsats. Dela ut broschyr ”Reaktioner vid svår fysisk eller psykisk stress”. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Sjukvårdsledare skadeplats TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Lämna inom 2 minuter ”Genom vindrutan rapport” till SOS Alarm. Ta kontroll av situationen och meddela vem som är chef. Etablera kontakt med Räddningsledare och Polisinsatschef. Utbyt nödvändig information för att komma igång med arbetet. Fastslå vad som gäller för sjukvårdpersonalens säkerhet och kontrollera att all personal är informerad om detta. Detta kan t ex vara i samband med brand eller CBRNE-händelse. Fatta inriktningsbeslut för sjukvårdsinsatsen. Bestäm översiktligt hur arbetet ska organiseras och genomföras. Kommunicera detta med Räddningsledare, Polisinsatschef och TiB. Inventera behov Hur ser behovet ut just nu och framöver? Inventera tillgängliga resurser Vilka resurser finns i skadeområdet? Vilka är larmade? Behövs ytterligare resurser? Begär ytterligare resurser om det behövs. Säkerställ uthålligheten. Dokumentera ledningsbeslut. Rapportera löpande Verifieringsrapport ges till TiB inom 10 minuter från ankomst. Uppdateringsrapport ges till TiB/regional krisledning var 30 minut eller när viktig information tillkommit. Säkerställ genom uppdaterade inriktningsbeslut att arbete på skadeplats fortgår enligt inriktningsbeslut från regional ledning. Kontakt med regional nivå sker genom funktionen insats i regional krisledning. Avsluta insatsen och meddela regional ledning då sista ambulans lämnat skadeområdet. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten ÅTGÄRDSKORT Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig eller extraordinär händelse Medicinskt ansvarig skadeplats TÄ N K PÅ ! D E ÅTG Ä R D E R S O M B E S K R I V S I ÅTG Ä R DS KO R T E T M Å S T E I B L A N D G Ö R A S PA R A L L E L LT. S E I N T E U PP G I F T E R N A I S T R I K T K R O N O LO G I S K O R D N I N G . Gör medicinsk bedömning: Hur ser skadepanoramat ut i stort? Vilka risker finns för de drabbade? Vid behov av medicinskt stöd kan detta ges av sjukvårdsledning på regional nivå, medicinskt ansvarig. Fatta medicinskt inriktningsbeslut. Beslutet bör innehålla: Ambitionsnivå. Princip för prioritering. Speciell inriktning för det medicinska arbetet. Ge medicinskt underlag till sjukvårdsledaren på skadeplats: Hur ser resursbehovet ut just nu? Hur kan det förväntas se ut framöver? Prioritera. Säkerställ att de drabbade hanteras i rätt ordning enligt det medicinska inriktningsbeslutet. Säkerställ att det drabbade behandlas enligt inriktningsbeslutet. Se till att de drabbade transporteras på ett säkert sätt till rätt destination och att transportorganisationen används optimalt. Dokumentera medicinska inriktningsbeslut. Respektive funktion ansvarar för uppdatering av åtgärdskorten Verktygslådan – Plan för särskild sjukvårdsledning L A N DS T I N G E T I K A L M A R L Ä N 2 015 -X X-X X 1 Stabsarbetsplan Vad ska göras? Vem gör det? Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse När ska det vara klart? Hur ska det göras? Speciellt viktigt 2 Verksamhetsplanering för funktionen Uppdrag/arbetsuppgift Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse Tid för rapportering Ansvarig för uppdraget Speciellt viktigt 3 Struktur stabsorientering Huvudpunkter Föredragande Kommentar Inledning Närvarokontroll Syfte med stabsgenomgången Stabschef Beskrivning av varför stabsgenomgången genomförs Händelsebeskrivning – detta vet vi Händelse Konsekvenser Genomförda åtgärder Bilden hos drabbade, allmänhet, media Yttre förutsättningar, t ex väder Stabschef med stöd av funktionen för lägesbild Samtliga närvarande funktioner ges möjlighet att komplettera Beskrivningen utgår från sammanställd lägesbild som visas på smartboard om möjlighet finns Komplettera eventuellt med ytterligare information från respektive funktion Analys, prognos – detta tror vi Konsekvenser i närtid Behov i närtid Konsekvenser på längre sikt Behov på längre sikt Möjliga handlingsalternativ Yttre förutsättningar, t ex väderprognos Funktionen för analys Samtliga närvarande funktioner ges möjlighet att komplettera Analysfunktionen sammanställer de viktigaste slutsatserna innan stabsgenomgången och presenterar detta på ett överskådligt sätt Diskussion Förslag på inriktning för fortsatt arbete diskuteras kort Sjukvårdsledare Stabschef Sjukvårdsledare ger förslag på inriktningsbeslut Kommunikationsansvarig förslag kommunikativ strategi Utrymme för viss diskussion ges. Beslut Beslut om inriktning för fortsatt arbete Prioriterade åtgärder Kommunikativ strategi Sjukvårdsledare Sjukvårdsledare formulerar inriktningsbeslut och kommunikationsansvarig formulerar kommunikativ strategi Om inte beslut kan tas direkt: meddela när beslut kommer Genomförande Detta ska genomföras av XX Tidpunkt för genomförande och avrapportering Stabschef Stabschefen fördelar arbetsuppgifter utifrån inriktningsbeslut och kommunikativ strategi Avslut Tid för nästa stabsgenomgång Stabschef Ur Plan för särskild sjukvårdsledning 4 Lägesbild för xxxx 20xx-xx-xx, kl 00:00 Händelsebeskrivning – detta vet vi Händelse, detta har inträffat: Genomförda åtgärder: Bilden hos drabbade, allmänhet, media: Yttre förutsättningar, t ex väder just nu: Konsekvenser som vi vet: Resursbehov: Inblandade aktörer: Analys och prognos – detta tror vi Konsekvenserna i närtid: Konsekvenserna på längre sikt: Möjliga handlingsalternativ: Behoven i närtid: Behoven på längre sikt: Yttre förutsättningar, t ex väderprognos: Beslut Inriktning (prio) för vårt arbete (regionalt och lokalt): Aktörsgemensamma inriktningen: Kommunikativ strategi: Genomförande Planerade åtgärder: Kommunikativa aktiviteter: Budskap: Stöd till/från andra aktörer: Fördjupad information Inplanerade möten Exempelvis kartor, detaljinformation Stabsorientering regionalt Stabsorientering lokalt i xxxx Regionalt samverkansmöte Regionalt kriskommunikationsmöte Ur Plan för särskild sjukvårdsledning kl 00:00 kl 00:00 kl 00:00 kl 00:00 5 Struktur för analysarbete FRÅGESTÄLLNING SVAR PÅ FRÅGESTÄLLNING Vilka konsekvenser tror vi att händelsen ger just nu? För den enskilde För vår verksamhet För samhället Var tror vi att hjälp- och åtgärdsbehoven är som störst just nu? Hur påverkar det vårt agerande? Vilka möjliga händelseutvecklingar och konsekvenser ser vi framåt? För den enskild För vår verksamhet För samhället Finns problemställningar där fördjupat arbete krävs? Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse MÖJLIG ÅTGÄRD/HANDLINGSALTERNATIV 6 Underlag för insatsplanering LÄNSSJUKHUSET KALMAR Lediga vårdplatser Tillgång till personal med relevant kompetens Möjliga överbeläggningar Tillgång till respiratorer Tillgång till operationssalar Tillgång till IVA-platser Materielbehov Övrigt Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse OSKARSHAMNS SJUKHUS VÄSTERVIKS SJUKHUS TOTALT 7 Underlag för samverkansbehov Aktör att samverka med Om vad? Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse När ska samverkan ske? Hur ska samverkan ske? Resultat av samverkan 8 Sammanfattning av kommunikationsarbetet Kommunikativ utgångspunkt Beskriver det kommunikativa läget just nu Kommunikativ strategi Ger ramarna för kommunikationsarbetet just nu Målsättning med kommunikationsarbetet – detta vill vi uppnå Huvudbudskap internt Huvudbudskap externt Delbudskap internt Delbudskap externt Talesperson Medieaktiviteter Obs! Speciellt viktigt att tänka på Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 9 Logg för stabens arbete Tid Från Ärende Beslut Övrigt 1 9 Tid Från Ärende Beslut Övrigt 2 Manual för WIS - Webbaserat informationssystem WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. WIS-support Telefon: 010-240 4300, e-post: [email protected] Utanför kontorstid besvaras telefonsamtal av MSBs beredskapsfunktioner, för akut hantering av driftproblem och inloggning. E-post samt metodfrågor relaterat till hantering av systemet och liknande besvaras så snart som möjligt, av ordinarie personal under kontorstid. Hur får man tillgång till WIS? Om du inte har något konto i WIS kan den som är lokal WIS-administratör (aktörsadministratör) hos er skapa ett konto åt dig. Om du inte vet vem som är aktörsadministratör kan supporten hjälpa dig. Inloggning i WIS: https://www.swis.se/Login?ReturnUrl=%2f Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 1 Så här skapar du en gemensam händelse Gå till Händelser och kontrollera att händelsen inte redan finns Klicka på Skapa händelse (du måste ha standardroll Redaktör) Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 2 Välj Delad händelse Välja första händelsetyp som passar Skriv datum för händelsens början (för att skilja på flera snarlika händelser) Fyll i händelsenamn respektive beskrivning Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 3 Välj vilka personer eller grupper som ska ha vilken roll i denna händelse Klicka på en grupp för att se vilka som ingår De utan bock kommer inte ens att få läsa denna händelse! Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse OBS! Att neka läsrätt bland kollegor bör endast användas i undantagsfall! 4 D ela ut: välj aktörer eller aktörsgrupper som ska kunna läsa era noteringar Aktörerna är uppdelade i olika grupper Enskilda aktörer väljs genom att veckla ut listan Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse ”Alla-pilen” används för att flytta alla de r egionala aktörsgrupperna (länen) 5 Skicka händelsetips till de närmast berörda aktörerna (men spamma inte) • Händelsetips syns som ”gula lappar” hos aktörens standardredaktörer. • Prenumerera på ”ärenden till mig som redaktör” för att få dem som e-post eller SMS. Klicka Spara! Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 6 Så här skriver och publicerar du en notering Klicka på Skriv notering Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 7 Klicka på Skriv notering Er aktör måste delta i händelsen för att kunna skriva: Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 8 Välj typ av notering. Välj synlighet. Egen aktör = noteringen kan bara läsas av dina kollegor Valda aktör er = noteringen kan läsas av alla de aktörer ni delar ut denna händelse till Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse 9 Skriv ett noteringsnamn (rubrik). Skriv längre text här… Man kan bifoga filer Ur Plan för särskild sjukvårdsledning vid allvarlig händelse Riktigt korta meddelanden skriver man direkt här Redaktör er och talesper soner kan publicera direkt. Övriga skickar för godkännande till redaktör. 10
© Copyright 2024