Krishanteringsplan - Östhammars kommun

Krishanteringsplan
2015-2018
Antagen av kommunfullmäktige den 09 juni 2015, § 53 Dnr KS 2015-272
1
1
Innehåll
Krishanteringsplan och reglemente
3
Mål för kommunens krishantering
5
Organisation och reglemente
6
Krisledningsnämnd
Krisledningsgrupp
Förvaltningar under kris
Funktioner och krisledning
10
Krisledningens externa resurser
12
Kompletterande dokument
13
Informationsplan vid extra ordinära händelser
Informationspolicy
2
Krishanteringsplan och reglemente för
krisledningsnämnden
Krisledningsplanen ska vara till hjälp för att kommunen ska säkerställa sin ledningsförmåga att leda
och styra kommunen vid en kris och en extraordinär händelse i fredstid och höjd beredskap, som omfattar hela hotskalan, från vardagsolyckor till krig, och grundas på principen att olyckor och kriser ska
hanteras så lika och nära den normala verksamheten som möjligt.
Krisledningsplanen beskriver en grundorganisation för kommunens krisledning. Denna grundorganisation anpassas efter den inträffade händelsens behov av ledning. Den politiska ledningen finns hos
valda styrelser och nämnder utom då händelsen beslutas till en extraordinär händelse.
Om en extraordinär händelse inträffar så övergår den politiska ledningen till en krisledningsnämnd
tillika kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslut om detta fattas av kommunstyrelsens ordförande.
Geografiskt områdesansvar
Kommunen ska verka för samordning av all krishantering som berörda aktörer inom det geografiska
området ansvarar för, såväl i det förberedande arbetet som i det akuta.
Krisplanering
Varje nivå i den kommunala organisationen ska planera för att störningar på verksamheten kan inträffa. Planerna bygger på de risker som identifieras i verksamheten. Planerna är ett stöd i en nödlägessituation och innehåller rutiner, viktiga telefonnummer, anhöriglistor etc.
Risk- och sårbarhetsanalyser är en process i den kommunala verksamheten.
Höjd beredskap och krig
Kommunens krisledningsorganisation är kärnan i kommunens ordinarie ledningsorganisation vid beredskap och krig.
Kärnteknisk händelse
Om en kärnteknisk händelse inträffar så flyttas ledningen och informationen till Länsstyrelsen. Kommunen ser till att upprätthålla verksamheter utifrån av länsstyrelsen fattade beslut.
Extraordinära händelser
Med extraordinär händelse avses en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner.
En extraordinär händelse kräver skyndsamma insatser av en kommun.
Krisledningsnämnd
Kommunfullmäktige har tillsatt en krisledningsnämnd. Nämnden träder i funktion vid händelser som
avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning
i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting.
Extraordinära händelser ställer speciella krav på den kommunala organisationen genom att de har en
stor omfattning, händelseförloppet är snabbt och svårt att överblicka och därmed kräver snabba beslut
av de kommunala organen, särskilt i inledningsskedet av en kris. Det är krisledningsnämnden som
fattar om beslut om en händelse utgör en extraordinär händelse.
3
Strategi
Vid uppkomna kriser eller fara för sådana, så är Östhammars kommuns intention att så långt och länge
som möjligt, tillämpa det svenska krishanteringssystemets tre grundprinciper för att utgöra grunden i
kommunens egna krishanteringssystem.
•
Ansvarsprincipen: Den som har ansvaret för en verksamhet under normala förhållanden har
samma verksamhetsansvar när något allvarligt inträffat.
•
Likhetsprincipen: Under en kris ska verksamheten fungera på liknande sätt som vid normala
förhållanden – så långt det är möjligt. Verksamheten ska också, om det är möjligt, skötas på
samma plats som under normala förhållanden.
•
Närhetsprincipen: Händelser av allvarlig karaktär ska i första hand hanteras där den inträffar
och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Det är alltså i första hand den organisation
som är drabbad som ansvarar för insatsen. Det är först om de lokala resurserna inte räcker till
som det blir aktuellt med stöd från högre ledning.
4
Mål för kommunens krisledning
Inriktningsmål
Kommunen ska vid stora olyckor och samhällsstörningar, extraordinära händelser och höjd beredskap
kunna arbeta på ett effektivt sätt för att de som befinner sig i kommunen ska uppleva största möjliga
trygghet och säkerhet.
Verksamhetsmål
Kommunens krisledning har som riktpunkt att inom 2 timmar vara så organiserad att den är beslutsmässig enligt krisledningsnämndens reglemente.
Krisledningen ska vara förberedd för insats genom utbildning eller övning en gång per år och lämnas
fortlöpande information om riskläget.
Ledningsplanen med larmlistor och checklistor ska regelbundet uppdateras, dock minst var sjätte månad.
Bilagor
Organisation, ansvar, arbetsuppgifter mm
bil 1
Larmlistor
bil 2
Mallar
bil 3
5
Organisation, reglemente, funktioner
Krisledningsnämnd = kommunstyrelsens arbetsutskott
Nämnden träder i funktion
Ordföranden i krisledningsnämnden, eller vid förhinder för ordföranden, vice ordföranden, bedömer
när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion.
Nämnden sammanträder på dag och tid som ordföranden bestämmer.
Ordföranden ansvarar för att ledamöterna kallas till sammanträdena.
Ledamöter
Ersättare
Jacob Spangenberg, ordf., C
Margareta Widén Berggren, S
Lennart Owenius, M
Jonas Svensson, S
Tomas Bendiksen, S
Bertil Alm, C
Roger Lamell, S
Pär-Olof Olsson, M
Ann-Charlotte Grehn, S
Caroline Schnell, S
Mötesplats
Kommunstyrelseordförandes kontor
Ansvar
Normativ ledning
Beslutar i frågor av principiell och övergripande natur samt fastställer inriktning och sätter ramarna för
den strategiska ledningen hos beredningsgruppen.
Den normativa ledningen har inga strategiska eller operativa uppgifter.
Beslutar om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den
utsträckning som krisledningsnämnden finner nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens
art och omfattning.
Beslutar om att de uppgifter som krisledningsnämnden har övertagit från andra nämnder skall återgå
till ordinarie nämnder när förhållande har normaliserats eller när så medges.
6
Dokumentation
Ansvarig för att dokumentera nämndens beslut samt ge en sammanställning över krissituationen, vidtagna åtgärder och oförutsedda kostnader under händelseförloppet. Kommunjurist med utvecklingsstrateg som ersättare ansvarar för dokumentationen.
Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde på motsvarande sätt som gäller när fullmäktige delegerat en uppgift till en nämnd enligt 3:15 KL. Det är fullmäktige som beslutar om omfattningen och formerna för redovisningen.
Protokoll justeras av ordföranden och en ledamot.
Uppdrag
Arbetsuppgifter
Organiseras inom två timmar med förmåga att leda egna och stödja andras insatser.
Informerar länsstyrelsens tjänsteman i beredskap/TiB att krisledningsnämnden trätt i funktion.
Företräda kommunen.
Besluta i principiella frågor och om mer omfattande prioriteringar.
Besluta om ekonomiska frågor utanför ram.
Besluta om bistånd till närliggande kommuner.
Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget och händelseutvecklingen i kommunen.
Fatta beslut om återgång till normal organisation.
7
Krisledningsgrupp = beredningsgrupp
Ordinarie ledamöter och ersättare
Ordinarie ledamöter
Ersättare
Kommunchef
Informationschef
Säkerhetssamordnare
Kommunjurist
Chef Strategienheten
Kommunikatör
Teknisk chef
Administrativ chef
Adjungerande ledamöter
Barn- och utbildningschef
Chefsekonom
Chef Drift och Support
Kultur- och fritidschef
Socialchef
Bygg- och miljöchef
TiB
Tjänsteman i beredskap (TiB) finns i kommunen. TiB kan nås när som helst på dygnet för att omedelbart träda i tjänst. TiB arbetar aktivt med omvärldsbevakning i syfte att upptäcka allvarliga kriser eller
olyckor som berör kommunen. Huvuduppgiften för TiB är att säkerställa kommunledningens tillgänglighet och effektivitet under kriser dygnet runt. TiB utses av kommunchefen. TiB beslutar om krisledningsgruppen aktiveras.
Mötesplats
Sammanträdesrum Gräsö
Ansvar
Krisledningsgruppens huvudsakliga uppgift är att besluta om verkställighet av normativa beslut och
insatsernas ram. Krisledningsgruppen utgör den strategiska ledningen. Den beslutar om verkställighet
av normativa beslut, fastställer tidplaner, resursfördelning och geografiska avgränsningar. Den strategiska ledningen ansvarar också för omvärldsbevakning, samverkan med andra organisationer samt
beslut om omfallsplaneringens inriktning.
Uppdrag
Organiseras inom 1 timme.
Meddela Östhammar Direkt och kommunstyrelsens ordförande att krisledningsgruppen är igång.
Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget.
8
Bereda beslutsunderlag för krisledningsnämnden.
Prioritera åtgärder.
Ge uppdrag till förvaltningschefer.
Skapa samverkan mellan berörda myndigheter, företag och organisationer.
Hålla stabsgenomgångar.
Besluta om kriskommunikationen ska samlas.
Besluta om upplysningscentral ska gå igång.
Genomföra en ledningsgenomgång vid avlämning till nästa bemanningsgrupp.
Ansvara för dokumentation
Utvecklingsstrateg med sekreterare för kommunstyrelsens arbetsutskott som ersättare.
Förvaltningarna under en kris
Ledamöter och ersättare
Verksamhetens ledningsgrupp
Mötesplats
Beslutas av respektive förvaltning.
Ansvar
Förvaltningarna och dess ledningsgrupp utövar den operativa ledningen för och inom respektive
verksamhetsområde.
Uppdrag
Verkställa krisledningsgruppens beslut, om krisledningsgruppen är samlad.
Gemensamt samordna åtgärder och resurser inom sitt verksamhetsområde.
Ajourhålla en krisledningsplan för verksamheten.
Rekvirera personella och materiella resurser.
Samverka med berörda myndigheter, företag och organisationer.
9
Funktioner till krisledningen
Dokumentation
Ledningsarbetet dokumenteras genom minnesanteckningar där beslut särskilt noteras. Respektive ledning utser ansvarig sekreterare fördokumentationen.
Funktioner upprättas och indelas efter det föreliggande behovet och så att den kan arbeta med erforderlig uthållighet om insatsförloppet kan förväntas bli utdraget.
Organisation
Personal
Operativ ledning/stab
Logistik och utrustning
Planering, strategi och samverkan
Information
Ö = kommunen
Ö1 Administrativ
Administrativ chef med förhandlingschef som ersättare
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personaltjänst
Förläggning
Ekonomisk förvaltning
Arbetarskydd samt konsekvensanalys utifrån arbetsmiljöreglerna
Sjukvård, psykosociala åtgärder, startsamtal och avslutningssamtal
Underhåll av personal
Reservstyrka
Företrädare för personalorganisation samt arbetsmiljöansvarig
Kontaktpunkt under insatsen för anhöriga till insatspersonal
Ö3 Ledning/stab
Säkerhetssamordnare med kommunjurist som ersättare
•
•
•
•
•
•
•
Sammanställning av lägesbilder, uppföljning av lägesbilder på olika nivåer av insatsen
Sammanställning av underlag till bedömande och beslut
Insatsplanering och operativ ledning
Orderarbete (beslut som omsätts i order och anvisningar)
Lägesföljning (dokumentation, plott)
Samverkanspersonal
Avsluta insatsen
10
Ö4 Logistik och utrustning
Teknisk chef, med Gatu- och fastighetschef som ersättare
•
•
•
•
•
•
Sambandsutrustning ink kompatibilitet, tester
Data- och kontorsutrustning
Fordon, drivmedel
Transporter
Reparation och underhåll av material, behov av personal för driftsäkerhet
Återställande av utrustning för framtida bruk
Ö5 Planering, strategi och samverkan
Bygg- och miljöchef med miljöchef som ersättare
•
•
•
•
•
•
Analyser och bedömanden
Framtagande av underlag för order på lång sikt
Framtagande av underlag för order för särskild åtgärd under händelsen
Beredning av frågeställningar enligt särskilda uppdrag
Juridiska frågeställningar
Samverkan
Ö7 Information
Kommunikatör med kommunikatör som ersättare
•
•
•
•
•
•
Sekretesskrav samt spelregler
Intern information till krisledningen/stab samt den egna organisationen i övrigt
Extern information inkl. information på elektronisk hemsida
Sociala medier
Mediauppföljning (omvärldsbevakning)
Värdskap för media, observatörer och gäster
Upplysningscentral
•
•
•
•
•
Operativt samband med egna och samverkande resurser
Inkommande fax, e-post och SMS
Operativ information till hela egna organisationen
Behov av speciellt eller förstärkt samband
Datastöd
11
Krisledningens externa resurser
POSOM
Till krisledningens förfogande finns en grupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid katastrofer
(POSOM). POSOM kan aktiveras av krisledningsnämnden eller krisledningsgruppen.
POSOM-gruppen träffas i Ormön.
Lokalt krishanteringsråd
Sammankallas av säkerhetssamordnare. Består av interna och externa resurser, samverkande organisationer och myndigheter.
Förvaltningar
Kommunala bolag
Trossamfund
Länsstyrelsen
Landstinget (Östhammar)
UL
Vattenfall
Trafikverket
Polisen Östhammar
Företag (Sandvik, Formarks kraftgrupp)
12
Kompletterande dokument
2
Informationspolicy
4
5
6
Larmlistor
Kontaktkatalog vid
kris
Mallar m m
7
Krissamverkan i
Uppsala län
8
Resursförteckning
9
Instruktioner
13
Östhammars kommun
Box 66, 742 21 Östhammar
Telefon: 0173-86 000
www.osthammar.se
14