arrangemangsledarinstruktion-höst-2014_v1-00
Scouternas arrangemang arrangeras i samarbete med Scouternas Folkhögskola. Arrangemangsledarinstruktion Höst 2014 25 september 2014 v1-00 Scouterna Box 420 34 Telefon: +46 8-555 065 00 Webb: www.scouterna.se 126 12 Stockholm Fax: +46 8-555 065 99 E-post: [email protected] 18.3 Mallar mm Flera dokument och mall för arrangemangsledare finns att ladda ned på www.scoutservice.se. Se till exempel: www.scoutservice.se/lager-och-aventyr/bliarrangemangsledare/dokument-for-arrangemangsledare/ http://www.scoutservice.se/ladda-ner/blanketter/ http://www.scoutservice.se/ladda-ner/programmaterial/ http://www.scoutservice.se/ladda-ner/styrdokument/ http://www.scoutservice.se/ladda-ner/mallar/ 18.4 Nåt som stämmer inte? Instruktionerna uppdateras inför varje år. Om du hittar något du tycker verkar konstigt eller som du funderar över så är du välkommen att prata med dina kontaktpersoner eller någon annan i Scouternas arrangemangsgrupp. §18 – sidan 7 v1‐00 Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Introduktion 1.1 2 Om dokumentet Om Scouterna 2.1 2.1.1 Scouternas organisation WAGGGS och WOSM 2.2 2.3 3 Scouternas program Arrangemang = folkbildning Vad och vem 3.1 3.2 Vad är Scouternas arrangemang? Ett arrangemangsteam 3.2.1 Vilka roller ska täckas? 3.3 Arrangemangsgrupp 3.3.1 Kontaktpersoner 3.3.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen 3.4 Projektledare arrangemang 3.4.1 Utskick med posten 3.4.2 Kopiering 3.5 Andra anställda på Scouternas kansli 3.5.1 Ekonomi 3.5.2 Kommunikation 3.5.3 IT 3.5.4 Försäljning 3.5.5 Andra avdelningar inom Scouterna 4 Projektplanering och rapportering 4.1 Projektplan 3 v1‐00 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 Riskhantering i projektet Rapportering Mötesprotokoll eller minnesanteckningar Kontinuerlig rapportering 4.4 5 E-post kommunikation Anmälning 5.1.1 Information som ska samlas Anmälningssystemet Datum och deadlines for anmälning Att ta ut deltagare Avanmälning Anmälnings- och avanmälningsregler 5.6.1 Avbryta arrangemang Kontakt med värdlandet 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 6.2 7 Officiella kanaler Att utveckla scouting i kategori A-länder Rekresa 8 Deltagare förberedelse 8.1 8.2 8.3 9 Informationsutskick Förträff Förberedelse arbete eller övningar Kommunikation 9.1 Att tänka på när man kommunicera 9.1.1 Scouternas policys 9.1.2 Hur få man använda logotypen 9.1.3 Sociala media, dos and don’ts 9.2 Marknadsföring 9.2.1 Att attrahera deltagare 9.3 Information till deltagare 9.4 Vilka kanaler finns 9.4.1 Scouternas hemsidor 9.4.2 Scouternas tidning 4 v1‐00 18.2 Scouternas arrangemangsgrupp Loa Ahlqvist ideell ordförande kompetensutveckling Fredrik Alhbin riskhantering kontaktperson till världsscoutjamboree Adam Lundberg kontaktperson till EB Storbritannien kontaktperson till EB Slovakien kontaktperson till Upplev Anders Wallin ekonomi kontaktperson till Blå Hajken kontaktperson till Expedition Helen Krabb anställd projektledare ordförande administrativt stöd Sara Lindskog strategisk utveckling kontaktperson till Blå Hajken kontaktperson till Expedition Klara Lundskog kontaktperson till EB Storbritannien kontaktperson till EB Slovakien kontaktperson till Upplev Dan Paxer Kommunikation Uppdaterad 25 september 2014 I och med att gruppen är dynamisk utefter behov kan medlemmar och ansvarsområden förändras under arbetets gång. §18 – sidan 5 v1‐00 9.4.3 9.4.4 9.4.5 Scouternas nyhetsbrev Sociala media Fysiska träffar 9.5 9.6 9.7 10 Arrangemangs hemsidor och Wordpress Vilka andra stöd finns Insamling av bild och berättelse Budget 10.1 Budgetprinciper 10.1.1 Sparsamt förhållningssätt Att skapa arrangemangets budget 10.2.1 Budgetmall 10.2.2 Vad ska ingå i arrangemangets budget? 10.2.3 Schablonsiffror 10.3 Avgift för centrala tjänster 10.4 Riskmarginal för oförutsedda utgifter 10.5 Fonder och bidrag 10.6 Sponsring 10.7 Anmälningsläget och ekonomiska förutsättningar 10.7.1 Antal deltagare, funktionärer samt arrangemangsledare 10.7.2 Att ställa in ett arrangemang 10.8 Budgetprognos 11 Ekonomisk redovisning 10.2 11.1 11.2 11.3 11.4 Ekonomi för alla Scouternas ekonomisystem Att ta betalt från deltagare Att betala för arrangemangets kostnader 11.4.1 Fakturering 11.4.2 Kontokort 11.4.3 Utläggsredovisning 11.4.4 Internationella överföringar 11.4.5 Förskott 11.4.6 Kassahantering 11.4.7 Uttag av internationella valutor via Exchange i Sverige 11.5 Bankkonto och kontokort 11.5.1 Bankkonto 5 v1‐00 11.5.2 11.5.3 11.5.4 11.5.5 Bankkort Överföring till konto. Uttag i utlandet Redovisning av kostnader betalda med kontokortet 11.6 11.7 11.8 11.9 12 Kontinuerlig bokföring Att hantera kvitto Kontering och Approve-It Slutredovisning Försäkring 12.1 12.2 Värdesaker Sjukvård under resan Slutrapport lämnas in Ekonomiska redovisning lämnas in Inom 45 dagar efter att arrangemanget har tagit slut, dock absolut senast 13 september 2015. Eventuell sista redovisning av återträff 20 dagar efter genomförande dock senast 13 december 2015. För arrangemang som genomförs vid andra tidpunkter ska arrangemangsteamet och arrangemangsgruppen kommer överens om gällande tidspunkter och milstolper för planering. 13 Resor 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 14 Scouternas resepolicy Att resa till möte och förberedelse aktivitet Resa som gäller huvudaktivitetet Resebyrå Att boka med Resia Riskhantering 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6 15 Scouternas beredskapsplan Krisperson Arrangemangets beredskapsplan Deltagarlistor Trygga möten Sjukvård 14.6.1 Utlägg på deltagare sjukvård Återträff 16 Slutrapportering 16.1 16.2 16.3 17 6 v1‐00 Skriftlig slutrapport Er egen utvärdering Deltagarnas utvärdering Sammanfattning §18 – sidan 3 v1‐00 15 februari 2015 Antagningsprocessen klart och alla deltagare informerade om de kommer med eller inte – internationella arrangemang 1 mars 2015 Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – internationella arrangemang 2 mars 2015 Scout nr 2 2015 – Sista datum att skicka info till "aktuellt" 6‐8 mars 2015 Riskhanteringsutbildning – Stockholm 31 mars 2015 Sista dag att anmäla sig till Scouternas nationella arrangemang 12 april 2015 Antagningsprocessen klart och alla deltagare informerade om de kommer med eller inte – nationella arrangemang 12 april 2015 Beredskapsplan lämnas in 26 april 2015 Faktureringsinformation insamlad från alla deltagare och listan eller klartecken skickat till projektledare kansli – nationella arrangemang 3 maj 2015 Eventuella justeringar till beredskapsplan lämnas in 28 maj 2015 Scout nr 2 2015 – utgivningsdatum 18 Bilaga 18.1 18.2 18.3 18.4 Årsplan och milstolper Scouternas arrangemangsgrupp Mallar mm Nåt som stämmer inte? Statusrapport #2 lämnas in Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto. Om arrangemanget gör en rekresa: 2 veckor efter att ni återkommer från rekresan Om arrangemanget inte gör en rekresa: 31 maj 2015 §18 – sidan 2 v1‐00 7 v1‐00 18 Bilaga 18.1 Årsplan och milstolper Datum Ärende (skriv själv där det saknas) (stryk det som inte gäller) □ 26‐28 september 2014 Arrangemangsledarutbildningen □ 1 oktober 2014 Preliminäranmälan öppnas med grund information samt max pris. □ 9 oktober 2014 Scouterna tidning når läsare 21 oktober 2014 Scout nr 1 2015 – Sista datum att skicka info till "aktuellt". Projektplan lämnas in □ 2 november 2014 □ 2 november 2014 Senast datum att lämna in text till marknadsföringsbroschyr □ 22‐23 november 2014 Demokratijamboree □ 23 november 2014 □ 14 december 2014 Budget lämnas in Ev justering till projektplan lämnas in Ev justering till budget lämnas in Uppdaterade anmälningsinformation på hemsidan Statusrapport #1 lämnas in 11 januari 2015 Beställa eventuell bankkonto och kort. Beställ eventuell förskottsöverföring till arrangemangets bankkonto. 29 januari 2015 Scout nr 1 2015 – utgivningsdatum 31 januari 2015 Sista dag att anmäla sig till Scouternas internationella arrangemang §18 – sidan 1 v1‐00 1 Introduktion Välkommen till Scouternas arrangemang och välkommen till uppdraget Arrangemangsledare 2015. Du kanske har gjort detta förut, fortsätter en roll som du har haft en stund, eller kanske är det här första gången du antar rollen som arrangemangsledare. Hur som helst, här finns information och stöd för alla som ska leda scouter på fantastiska äventyr under 2015. Ni som tillhör ett arrangemangsteam har en fantastisk möjlighet att växa och utvecklas som ledare. Ni får chansen att ansvara för ett arrangemang från början till slut med allt det innebär av planering och genomförande. Ni har fått förtroendet att ge deltagarna en upplevelse där de framförallt utmanar och utvecklar sig själva. Lycka till med arrangemanget! Scouternas arrangemangsgrupp §1 – sidan 1 v1‐00 1.2 Om dokumentet Den här arrangemangsledarinstruktionen är framtagen för att stödja alla arrangemangsteam i deras planeringsarbete. Genom att samla allt på ett och samma ställe hoppas vi att det blir lättare för er arrangemangsledare så att ni kan fokusera er energi på att göra ett bra arrangemang. Arrangemangsledarinstruktioner för Scouternas arrangemang är ett långt och omfattande dokument. Vi förvantar oss inte att alla arrangemangsledare kan alla delar. Däremot är det viktigt att alla känner till vissa delar, och inom teamet ska det finnas någon som har koll på varje del. Ta tid att läsa igenom det som är relevant för dig i din roll. Tank på att inom de kapitel som kanske se ut som om de skulle riktar sig bara till de som hanterar ekonomi, till exempel, att det kan finnas information för alla arrangemangsledare. De delar som beskriver administrativa rutiner som är viktiga, och några som alla arrangemangsledare måste känna till och följa är: Hur man boka resa till planeringsmöte - 13.5 § Användning av Scouterna e-postadresser - 4.4 § Saker att tänka på innan man använda sociala medier 9.1.3 § Hur man ladda ned och lämna in en utläggsredovisningsblankett - 11.4.3 § §1 – sidan 2 v1‐00 17 Sammanfattning I den här instruktionen finns information och vägledning gällande planering och genomförande av ett arrangemang. Här finns svaren på de vanligaste frågorna, men kom också ihåg att ta hjälp av dina teamkamrater, era kontaktpersoner i Scouternas Arrangemangsgrupp och Scouternas kansli. Ert team ska jobba tillsammans under en lång tid, så fördela uppgifterna jämnt och stäm av regelbundet under planeringen så att alla orkar ända fram. Det bästa arrangemanget får ni genom att använda er av erfarenheter från tidigare arrangemang och kombinera dessa med kreativitet och nytänkande inom ert eget team. Genom att använda er av Scouternas program i både planering och genomförande säkrar ni ett bra arrangemang som vilar på vår gemensamma värdegrund. Glöm dock inte av att det ska vara roligt och utvecklande för er i arrangemangsteamet. Om ni har det bra, så har säkerligen även deltagarna det bra. På http://www.scouterna.se/ledascouting/ finns mer information om hur ni kan jobba med Scouternas program. Där finns även ledarboken, Ledaren – gör dig redo samt böckerna för respektive åldersgrupp för nedladdning. Ta chansen och gör ett minnesvärt arrangemang som både ni och deltagarna bär med er i framtiden. §17 – sidan 1 v1‐00 2 Om Scouterna 2.1 Scouternas organisation Scouterna styrs av Scouternas stämma och de beslut som tas på Demokratijamboree. §2 – sidan 1 v1‐00 Bland annat antar stämman Scouternas verksamhetsplan. Om ni önskar lägga till frågor i den centrala utvärdering, diskutera det med era kontaktpersoner samt projektledaren på Scouternas kansli senast en månad innan ni åker på arrangemanget.’ Om ni väljer att göra en enskild utvärdering med era deltagare ska sammanfattning av resultatet från den utvarderingen bifogas med slutrapporten. För att kunna genomföra Scouternas verksamhetsplan utser Scouternas styrelse en generalsekreterare, som anställer ett antal personer på Scouternas kansli, samt rekryterar ett antal nationella arbetsgrupper. Scouternas arrangemangsgrupp är en av Scouternas nationella arbetsgrupper, med ansvar för att genomföra en del av kapitel G: i §2 – sidan 2 v1‐00 §16 – sidan 3 v1‐00 En utvärdering av stödet till er från kansliet och Scouternas arrangemangsgrupp Övrigt av vikt som ni anser ha påverkat arrangemanget. Bifoga material som kan vara av intresse och till nytta för nya arrangemangsledare som till exempel: Tryckt marknadsföringsmaterial för arrangemanget De blanketter, hälsodeklarationer och säkerhetslappar ni använde Era informationsutskick till deltagarna Spara så mycket ni kan digitalt, gärna som PDF-filer, så blir det lättare att sprida och arkivera. 16.2 Er egen utvärdering För att kunna skriva er slutrapport behöver ni utvärdera arrangemanget både för er egen del och med hjälp av deltagarna. Inom er egen utvärdering, tank på: Hur funkade er planeringsprocess? Hade ni en rimlig tidsplan? Följde ni er projektplan? Skulle det ha täckt andra saker? Hade ni det stödet som ni önskade? Hur gick själva arrangemanget? Vad skulle ni ha gjort annorlunda om ni kunde göra om? 16.3 Deltagarnas utvärdering Scouternas arrangemangsgrupp kommer att utvärdera arrangemanget för att få reda på hur deltagarna har uppfattat arrangemanget och vad som behöver utvecklas för framtiden. Utvärderingarna skickas ut i form av en webbenkät till deltagarna och sammanställs av Scouternas arrangemangsgrupp och resultatet skickas därefter till teamet. §16 – sidan 2 v1‐00 Scouternas verksamhetsplan för 2013-2014 som handlar om att ”erbjuda upplevelser som är någonting utöver det vanliga”. Kapitel G specificerar: G. ERBJUDA UPPLEVELSER SOM ÄR NÅGONTING UTÖVER DET VANLIGA Scouterna gör unga redo för livet genom äventyr och gemenskap. En del i det arbetet är möjligheten att ta del av den internationella scoutrörelsen och att delta i spännande och utvecklande aktiviteter och arrangemang. Scouternas verksamhet kompletterar och ger bredd till den lokala verksamheten genom att: - erbjuda arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och ledare - möjliggöra internationella upplevelser för scoutkårer och enskilda scouter Exempel på aktiviteter: Erbjuda medlemmar att delta i internationella läger, exempelvis World Scout Moot 2013 Arrangera nationella aktiviteter i olika friluftsmiljöer, exempelvis vandringar och seglingar Underlätta för kontaktskapande mellan svenska och utländska scoutkårer Arrangera nationella läger sommaren 2014 Arrangera internationella aktiviteter för olika åldersgrupper, exempelvis Upptäcktsfärd Norden och Explorer Belt Scouternas arrangemangsgrupp ansvarar därför för att ” - erbjuda arrangemang i Sverige och i världen som utvecklar deltagare och ledare”. 2.1.1 WAGGGS och WOSM Scouterna är medlem i två olika världsorganisationer för scouter och guides (flickscouter). World Organisation of the Scout Movement (förkortas WOSM) har ca 40 miljoner medlemmar, killar och tjejer. Syftet enligt WOSM är: ”att främja utvecklingen av unga människor genom värderingar grundade på scoutlag och löfte, att skapa en bättre värld där var och §2 – sidan 3 v1‐00 en kan bidra till samhällsutvecklingen”. World Association for Girl Guides and Girl Scouts (förkortas WAGGGS) har ca 10 miljoner medlemmar och syftar till ”att möjliggöra för flickor och unga kvinnor att utvecklas till sin fulla potential som ansvarsfulla medborgare i världen”. Oftast (men inte alltid) har medlemsorganisationer i WAGGGS bara medlemmar som är flickor, tjejer och kvinnor. Rent tekniskt är alla svenska scouter som är killar medlemmar i WOSM och alla svenska scouter som är tjejer är medlemmar i WAGGGS. Scouterna räknas då som ett ”SAGNO” eller ” Scout and Guide National Organisation”.1 16 Slutrapportering När arrangemanget är slut ska ni lämna in en avslutande rapport. Rapporten över arrangemanget ska innehålla På en praktisk nivå, är scouterna från Sverige välkomna att ta kontakt med organisationer i andra länder som är medlemmar i WAGGGS eller WOSM. Rapporten ska lämnas in digitalt till kontaktpersonerna3. Den skrivna slutrapporten ska innehålla er redogörelse och ska läsas av Scouternas arrangemangsgrupp för utvärdering och av kommande arrangemangsteam för tips och råd: 2.2 Scouternas program Varje arrangemangsledare ska också personligen utvärdera arrangemanget, sin egen insats och de övriga arrangemangsledarna. Den utvärderingen kan ske muntligen till kontaktpersonerna. Scouternas arrangemang inspireras av och baseras på Scouternas program. Liksom övrig scoutverksamhet så utgår arrangemang från scoutmetoden. När man börjar planerar ett av Scouternas arrangemang, är det viktigt att fundera på: 16.1 Skriftlig slutrapport Er skriftliga slutrapport ska täcka: Vilken åldersgrupp riktar sig arrangemang till? Vilka behov har scouter inom den åldersgruppen? Hur ser målspåren ut för åldersgruppen? Vilka målspår vill ni fokusera på? Hur relaterar ert arrangemang till scoutmetoden? Vilka punkter i scoutmetoden är en utmaning? Frågan om uppdelat medlemskap är aktuellt till Scouternas stämma 2014, och man kan läsa mer i stämmodokumentation om man är intresserad. http://www.scoutservice.se/paverka-scouterna/demokratijamboree/ 1 §2 – sidan 4 v1‐00 Skriven slutrapport Utvärdering Ekonomisk redovisning Eventuell inventarieförteckning Arrangemangsledningens sammansättning, och för- och nackdelar med den Hur ni organiserade ert arbete och hur det fungerade Hur ni marknadsförde arrangemanget och hur det gick Hur ni lade upp arrangemanget och hur det blev Tips och råd till de som ska göra liknande arrangemang i framtiden. Hur kontakten med kontaktpersonerna fungerade Detta gäller så klart inte om du har en handkassa med bifogade kvitton att redovisa, då skickar du in detta i pappersform till projektledaren på Scouternas kansli!) 3 §16 – sidan 1 v1‐00 Det är viktigt att alla arrangemangsledare känner till Scouternas program och hur det ska genomsyra det här arrangemanget. Det finns en programförklaring som visar upp åldersgruppernas målspår på ett komprimerat sätt. Som scoutledare är ni redan bekanta med scoutmetoden, men det är bra om ni som ledarteam ser på den med nya ögon utifrån just ert arrangemang. Använd de verktyg som finns -det finns böcker för respektive åldersgrupp, samt mer information på http://www.scouterna.se/ledascouting/. Ni får gärna budgetera för inköp av programmaterial till ledarteamet. I arrangemangets projektplan ska teamet specificera vilka av målspåren just det här arrangemanget kommer att fokusera på, samt hur ni kommer att hanterar de delar av scoutmetoden som kan vara en utmaning. Arrangemanget ska hitta balans mellan de olika delarna av scoutmetoden, och det kan vara relevant att fråga sig, t.ex. sätter vi lika stort fokus på lyssnande och stödjande ledarskap som symboliskt ramverk? 2.3 Arrangemang = folkbildning Scouternas arrangemang ger deltagare upplevelser långt utöver daglig scoutverksamhet, fantastiska upplevelser. Och i med det ger Scouternas arrangemang deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling. Det är ju just för att deltagare ska kunna få ny nya kunskaper i form av erfarenheter och kunna pröva sina värderingar och utvecklas som vi gör arrangemang. Som stöd till den sida av arrangemang som är utbildning samarbetar Scouternas arrangemang med Scouternas Folkhögskola, som är den enhet som sköter Scouternas alla utbildningar. Vid tidigare arrangemang har vi bland annat beskrivit dem så här: Arrangemanget ska ge deltagarna en fysisk och mental utmaning, där de får utveckla nya färdigheter och reflektera över olika länder, samhällen, kulturer och sätt att leva. Arrangemangets syfte är att utveckla deltagarnas självinsikt, självkännedom och internationella medvetande. §2 – sidan 5 v1‐00 Arrangemangsdeltagare har reflekterat över hur olika förutsättningar påverkar livssituationerna i samhället. Arrangemangets deltagare har uppnått kunskaper och färdigheter inom grundläggande ekonomihantering och – redovisning, planering och genomförande av projektet samt reflektion och utvärdering. Arrangemangets mål är att ge deltagarna ökad kunskap om friluftsliv i svensk natur samtidigt som deltagarna utvecklar sitt ledarskap genom teoripass och praktiska övningar. Arrangemangets deltagare har genom undervisning samt praktiska övningar utvecklat sin förmåga att leda sig själv och en grupp. Genom arrangemanget får deltagarna en större kunskap och förståelse för den svenska naturen, samt ökad erfarenhet och kunskap i friluftsliv i svensk natur. Det som beskrivs här är ett utmärkt exempel av det som kallas folkbildning. Folkbildning är utbildning och bildning … Den är ”fri och frivillig” i bemärkelsen att människor själva väljer om och när de vill delta. Folkbildning handlar om att så långt som möjligt anpassa kurser och studiecirklar efter deltagarna, om att utgå från deltagarnas förutsättningar och behov. … Några grundtankar är att deltagarna lär av varandra, att arbetsformerna är demokratiska och engagerande och att lärandet är aktivt. Deltagarna söker och bygger sin egen kunskap – genom dialog, interaktion och reflektion med andra. http://www.folkbildning.se/Folkbildning/ den 17 september 2014 15 Återträff Att ses igen efter någon månad brukar vara uppskattat av deltagarna. Alla officiella för- och återträffar måste ske i samråd med de andra arrangemangsledarna i gruppen och godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Innan officiell inbjudan till återträff går ut till deltagarna måste den ekonomiska redovisningen för arrangemanget vara klar. Detta är för att säkerställa att arrangemanget har budget för återträff. Funderar ni på att ha en återträff så budgetera för den redan från början. Återträffen är inte garanterad - är det så att arrangemanget spräcker sin budget, kanske pengarna inte räcker till en extra träff. Det går bra att bjuda in till återträff och förklara att kostnaden framgår när avstämningen av huvudarrangemanget är klar. För att få tillstånd att arrangera återträff ska huvudarrangemanget vara färdigrapporterat, både ekonomin och rapporten. Återträff på arrangemangets budget ska ske innan verksamhetsårets slut, med tid för att alla utlägg kan redovisas innan årsskiftet. Datumet för inlämning av redovisning från återträff finns i årsplanen. I och med att Scouternas arrangemang levererar den här typen av personlig utveckling och att vi samarbetar med Scouternas Folkhögskola, uppfyller Scouternas arrangemang kraven från Folkbildningsrådet för folkbildning som kan få statsbidrag. Scouternas projektledare för arrangemang samarbetar med anställda inom Scouterna Folkhögskola för att sköta den administrativa §2 – sidan 6 v1‐00 §15 – sidan 1 v1‐00 processen för att få ta emot dessa bidrag. Stadsbidraget går till vidarutveckling av scouting. För att Scouterna ska kunna fortsätta ta emot statsbidrag för den folkbildning som redan händer inom ramen för Scouternas arrangemang, behöver vi som anordnar arrangemang komma ihåg följande: varje gång ni skickar en inbjudan, informationslapp, föräldrabrev, program, intyg/diplom osv. ska det någonstans stå att Scouternas folkhögskola är en av anordnarna. Detta gäller oavsett om ni skickar informationen till scouter, föräldrar, myndigheter eller företag. Detta gäller all kommunikation till alla före, under och efter arrangemaget. Det gäller web, papper, mail etc. Använd gärna meningen: ”Arrangeras i samarbete med Scouternas Folkhögskola.” När ni beskriver ert arrangemang, kom ihåg att specificera vilka utvecklings- och utbildningsmål ni har, samtidigt som ni beskriver vilka fantastiska äventyr era deltagare kommer att få uppleva. Alla arrangemang kommer att definieras som folkhögskolekurser inom Scouternas Folkhögskola och rapportera deltagarveckor. Vi kommer att se till att all information som vi behöver finns med i anmälningssystemet, så att ni bara behöver se till att deltagarstatusen är uppdaterad. Ni behöver med andra ord inte skapa extra dokument så länge ni håller er till de rutiner som finns. §2 – sidan 7 v1‐00 Räcker inte den, vidta åtgärder, till exempel att ta med en legitimerad läkare i staben. Det är viktigt att ni tar med er den basutrustning som ni tror att ni kommer att behöva. 14.6.1 Utlägg på deltagare sjukvård Enskilda scouter ansvarar själv för att betala all sjukvård som de behöver under arrangemanget. Om en deltagare behöver sjukvård eller läkemedel och inte kan betala själv, ska arrangemanget täcka kostnader och deltagaren ska skriva under ett intyg (det finns en blankett) att de förstår att de är skyldiga att återbetala den kostnaden. Kvitton för sådana utlägg måste kopieras, original lämnas med patienten och kopior skickas in till projektledaren tillsammans med intyget. Scouterna kommer att fakturera deltagaren för kostnader och deltagaren ansvarar själv för att genomföra en skadeanmälan om det är någonting som kan täckas under Scouternas försäkring. Blanketten hittar ni tillsammans med alla arrangemangsmallar. §14 – sidan 3 v1‐00 14.4 Deltagarlistor I god tid innan arrangemanget startar ska en deltagarlista skickas till arrangmangets kontaktpersoner samt projektledaren på Scouternas kansli. Mallen för deltagarlista alternativ metod som rapport ska dras ut from anmälningssystemet kommer att meddelas vid senare tillfälle. 14.5 Trygga möten Trygga Möten är ett projekt inom Scouterna där vi utbildar ledare i hur de ska förhindra och hantera övergrepp. Med övergrepp menas både mobbing och sexuella och fysiska övergrepp. Som arrangemangsledare har ni fått förtroendet att leda och ansvara för de scouter som deltar i ert arrangemang. Som arrangemangsledare måste du ha genomgått webbutbildningen Trygga Möten. Detta både för att föräldrarna och ni som ledare ska känna er trygga med att ni ansvarar för deltagarna under arrangemanget. 3.1 Vad är Scouternas arrangemang? Scouternas arrangemang är tidsbestämda, återkommande äventyr där särskilt utsedda ledare ger deltagare från hela landet upplevelser långt utöver daglig scoutverksamhet. Arrangemangen har ett genomarbetat innehåll som har en tydlig koppling till scoutprogrammet. Scouternas arrangemang syftar till att ge deltagarna nya erfarenheter och personlig utveckling. Detta sker på flera sätt: Alla personer i arrangemangsteamet ska ha genomfört webbutbildningen Trygga Möten inför riskhanteringsutbildningen. På riskhanteringsutbildningen ska intyget visas upp, intyget ska vara från de senaste 6 månader. Har man inte med intyget får man möjlighet att gå webbutbildningen under riskhanteringsutbildningshelgen. Arrangemangsteam som återkommer flera år efter varandra, behöver genomföra webbutbildningen vartannat år. Nya medlemmar i teamet måste alltid genomföra utbildningen även sitt första år. 14.6 Sjukvård Under arrangemanget har ni ansvar för att de ni har med er får tillgång till sjukvård om de behöver. Värdera den sjukvård ni får av utländska arrangörer och värdlandets allmänna sjukvårdssystem. §14 – sidan 2 v1‐00 3 Vad och vem De som deltar i arrangemangen utvecklas genom att genomföra scoutaktiviteter i främmande miljöer, på nya sätt och med människor de kanske inte hade mött annars. De som deltar i arrangemangen inspireras till fortsatt scoutengagemang, stärker svensk scouting genom att ta med sig inspiration, idéer och erfarenheter till sin kår och andra delar av rörelsen. Scoutledare som deltar i arrangemangen (som deltagare, funktionärer, avdelningsledare eller arrangemangsledare) utvecklas i sitt ledarskap. De som deltagit i arrangemang utomlands tar med sig det internationella perspektivet hem, och gör svensk scouting global. Flera av arrangemangen arbetar också med att stödja scouting eller samhället i det land där arrangemanget genomförs. 3.2 Ett arrangemangsteam Arrangemangsteamet fungerar som en patrull där alla förväntas bidra till att planerings- och utförandefasen blir bra, även om arrangemangsansvarig, eller patrulledaren, har mer ansvar än övriga i teamet. För arbetsuppdelningens, men även formalitetens, skull §3 – sidan 1 v1‐00 ska teamets arbetsuppgifter delas upp. Kom ihåg att dela upp arbetsuppgifterna gemensamt mellan er så att arbetsfördelningen blir jämn. Ni arbetar som ett team och hjälper och stöttar varandra i arbetet för att planera och utföra ett bra arrangemang. 3.2.1 Vilka roller ska täckas? Att dela upp ansvar mellan varandra i arrangemangsteamet är viktigt, dels för att alla ska vara med i arbetet, men även för att en eller ett fåtal personer i teamet inte kan driva arbetet ensamma. Varje team ska ha en arrangemangsansvarig, ekonomiansvarig och marknadsföringsansvarig. 3.2.1.1 Arrangemangsansvarig är utsedd av Scouternas arrangemangsgrupp är patrulledare för arrangemangsteamet och har det övergripande ansvaret för att patrullen gemensamt arbetar mot sitt mål 3.2.1.2 Ekonomiansvarig Leda arrangemangets budgetarbete, upprätta, följa upp och rapportera kring hur arrangemanget följer sin budget Begära ut eventuella förskott Beställa och hantera arrangemangets bankkort Förkontera arrangemangets utlägg och fakturor Lämna in redovisning för handkassa om sådan finns 3.2.1.3 Marknadsföringsansvarig Ansvarar för marknadsföring av arrangemanget Ansvarar för uppdatering av hemsidan och bloggen Tar fram marknadsföringstexter Hantera profilprodukter såsom logotyper, tröjor och så vidare §3 – sidan 2 v1‐00 14 Riskhantering Före avresan ska arrangemangsledarna gå Riskhanteringsutbildning, skriva en beredskapsplan och diskutera igenom den med kontaktpersonerna. Beredskapsplanen ska godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Vid angivit inlämningsdatumet ska den slutliga versionen av beredskapsplanen ha skickats till arrangemangets kontaktpersoner. Påbörja arbetet med beredskapsplanen genast efter riskhanteringsutbildningen så att ni hinner få feedback och korrigera innan dess att den slutliga versionen ska inlämnas. Det är viktigt att ni lägger ner mycket tid och tanke på beredskapsplanen eftersom den utgör instruktionerna både för er och för riksorganisationen hemma i Sverige när arrangemanget går av stapeln. 14.1 Scouternas beredskapsplan För arrangemanget gäller Scoutermas beredskapsplan som ni får på riskhanteringsutbildningen. 14.2 Krisperson I enlighet med Scouternas beredskapsplan kommer en person i Sverige utses som kriskontakt till varje arrangemang. Det kan vara kontaktpersonerna i Scouternas arrangemangsgrupp eller någon annan som är mer tillgänglig just då. Kriskontakten håller kontakt med er under resan och ingår i er krisorganisation. 14.3 Arrangemangets beredskapsplan Varje arrangemang måste skriva en beredskapsplan. Mer information kommer på riskhanteringsutbildningen. §14 – sidan 1 v1‐00 3.2.1.4 Övriga funktioner Ansvar för följande område ska eventuellt också tilldelas, och för större arrangemang kan krävas enskilda ansvariga: • • • • Reseansvarig Sjukvårdsansvarig Home hospitality-ansvarig Funktionärs (IST) ansvarig 3.3 Arrangemangsgrupp Scouternas arrangemangsgrupp arbetar på uppdrag av Scouterna för att genomföra Scouternas arrangemang. Gruppen består av två ordföranden och ett antal övriga medlemmar med olika expertis och specialkompetenser. Antalet medlemmar varierar mellan åren och anpassas till rörelsens behov. Gruppen jobbar strategiskt med utvecklingen av Scouternas arrangemang och operativt med rekrytering och utbildning av arrangemangsledare, samt löpande stöd till arrangemangsteamen under deras projekt. Scouternas arrangemangsgrupp följer upp och utvärderar Scouternas arrangemang. Nuvarande medlemmar i Scouternas arrangemangsgrupp finns som bilaga till det här dokumentet. 3.3.1 Kontaktpersoner Scouternas arrangemangsgrupp utser inom sig en eller flera kontaktpersoner för arrangemanget. Kontaktpersonerna kommer från och med nu vara er främsta kontakt. Kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangrupp har erfarenhet och kunskap som kan hjälpa och stödja arrangemangsteam i genomförandet av deras arrangemang. De är också bra på att hänvisa till rätt person eller källa om de inte själv har svar till en fråga. §3 – sidan 3 v1‐00 Bjud gärna in dina kontaktpersoner till ett av era tidiga planeringsmöten för att ge alla möjlighet att lära känna varandra – något som alltid underlätta vidare kommunikation över distans. 3.3.2 Andra ansvarsområde inom arrangemangsgruppen Inom Scouternas arrangemangsgrupp finns det folk med kunskap och ansvar att hjälpa till inom följande område: • • • • • • Ekonomi Kommunikation Riskhantering Administrativt stöd Kompetensutveckling Strategisk utveckling Om du har frågor angående något av dessa områden, fråga gärna ditt arrangemangs kontaktpersoner, eller höra av dig till respektive medlem i arrangemangsgrupp (se 18.2 § nedan). 3.4 Projektledare arrangemang Det finns en anställd projektledare på Scouternas kansli med ansvar för arrangemang. Samma person är samtidigt en av de två ordförandena i Scouternas arrangemangsgrupp. 4. Välj ”Tåg” på överste meny. 5. Fyll i dina resedetaljer. 6. Välj resan och lägg i korgen. 7. Fortsätt 8. Välj tillval om lämpligt. 9. Boka 10. Fyll i dina personliga uppgifter. Fyll gärna i syftet med resan, samt glöm inte ”Projekt” som ska vara ditt arrangemangsnamn, t.ex. ”EB England 2015”. 11. Bekräfta 12. Logga ut Om du behöver boka via mail, skicka all information om din resa till [email protected]. Glöm inte: a. Din grupp: ”Scouternas Arrangemang” b. Referens: relevanta XX-kod till ekonomiansvariga för ditt arrangemang (annars XXHELKRA) c. Projekt: ditt arrangemangsnamn d. Kort anledning till resan e. Ditt fullnamn f. Din biljettklass (eg ungdomsbiljett, andraklass) g. Prio-nummer om du har det h. När och hur du vill resa. Om du inte kan boka via nätet eller via mail, kan du boka genom att ringa 08- 59411255, måndag till fredag 08.00-17.00. Oftast behöver arrangemangsledare inte ta direktkontakt med kansliet. Fråga era kontaktpersoner inom arrangemangsgruppen, och de kan oftast svara på frågorna. Om det är ett ärende som ska hanteras på kansliet, kan kontaktpersonerna ibland vidarebefordra åt er, ibland är det enklast att skapa direkt kontakt mellan teamet och projektledaren. Tänk på att alla planerade ärenden som ska hanteras av kansliet ska beställas i god tid! De anställda som jobbar åt Scouterna har oftast mycket att göra, det är få personer och ibland tar dem semester (särskild under sommaren!) och för att säkerställa att de kan ge det §3 – sidan 4 v1‐00 §13 – sidan 3 v1‐00 aldrig behöver ligga ute med pengar. Åker ni regionalt till möten där ni vanligtvis betalar på bussen/tåget/maskin så behöver ni inte boka biljett via Resia. 13.3 Resa som gäller huvudaktivitetet När det gäller gruppresor, dvs. flyg/buss/tåg bokningar för själva arrangemanget, så måste ni be Resia om ett kostnadsförslag, men ni måste inte använda er av dem om ni hittar något annat som passar er bättre. Gruppresor köpta genom RESIA ska ha resegaranti, men ställ alltid kontrollfråga så att det är säkert. 13.4 Resebyrå Välj resebyrå med omsorg. Den ska alltid och utan undantag ha resegaranti och erfarenhet av att jobba med grupper som vill resa billigt utan att det blir en turistresa. Försäkra er om att ni via resebyrån har en kontakt att ringa om det skulle bli problem på plats. 13.5 Att boka med Resia För att boka resor med Resia är det enklast och billigast för oss att boka via nätet. Om ni inte kan boka via nätet kan man maila. Detta är också nödvändigt om du vill boka t.ex. ungdomsbiljett. Man kan även ringa mån-fre 08.00-17.00, men det är dyrare. För att boka själv via nätet: 1. 2. 3. Går till http://affarsresor.resia.se. Logga in med Användarnamn: [email protected] Lösenord: resia123 ” Boka resa för gästresenär” Sök §13 – sidan 2 v1‐00 stödet som behövs till arrangemangsteamen ska alla önskemål eller beställningar göras minst 30 dagar i förväg. 3.4.1 Utskick med posten Utskick av information till deltagare ska i första hand ske via e-post. Om det finns deltagare som inte har möjlighet att ta emot information via e-post så kan dessa få information med vanlig post. I så fall kan kansliet hjälpa till men troligtvis är det allra lättast att ni själva köper ett kuvert och frimärke och lägger det på nästa utläggsräkning. Om arrangemanget skulle behöver göra utskick med posten, till exempel att distribuera programmaterial, märken eller trycksaker, kan ni ta kontakt med projektledaren och diskutera bästa sättet att genomföra utskicket. 3.4.2 Kopiering Om ni behöver få hjälp med kopiering av till exempel diplom, intyg, programmaterial eller annat, så kan kansliet hjälpa er med detta om ni anmäler detta minst en månad innan sakerna behövs. Om ni vill ha hjälp med kopiering så skickar ni e-post till kansliet där ni talar om följande: Hur många exemplar ni behöver Färg eller svartvitt tryck Enkel eller dubbelsidigt Om det ska vara något särskilt fint papper till exempel diplom och intyg Adress till den personen dokumenten ska skickas till Tänk på att: överväga om ni verkligen behöver de dokument ni beställer så att vi inte slösar papper, pengar eller arbetstid i onödan bifoga dokumentet som ni vill ha utskrivet, i rätt version §3 – sidan 5 v1‐00 det står rätt år, kontaktuppgifter, arrangemang och liknande dokumenten ska följa den grafiska profilen att dokumenten innehåller information om Scouternas Folkhögskola (se 2.3 § ovan). 3.5 Andra anställda på Scouternas kansli 3.5.1 Ekonomi Scouternas ekonomiavdelning består (i september 2014) av 3 heltidsanställda personer och en deltidsanställd. De ger mycket stöd till Scouternas arrangemang. Om du har frågor till Scouternas ekonomiavdelning, ta kontakt med arrangemangs projektledare, som kan hänvisa till rätt person eller kommunikationskanal. 3.5.2 Kommunikation Scouterna har vissa personer som är anställda för att jobba med kommunikation och en kommunikationsbyrå som bidrar med olika kompetenser som kan behövas inom kommunikation. Arrangemang är en viktig del av Scouternas verksamhet, och de som jobbar inom kommunikation är entusiastiska över att marknadsföra arrangemangen och att kunna berätta för alla om vilka otroliga upplevelse vi erbjuder. Scouternas kommunikationsavdelning ansvarar för Scouternas hemsidor, och Kommunikationschefen är i slut änden ansvarigutgivare för all information som finns där. De hjälper gärna till med arrangemangens sidor. Om du vill ha stöd med marknadsföring av ditt arrangemang eller har frågor om hur du får använda Scouternas grafiska profil, hör av dig till kommunikationsansvariga inom Scouternas §3 – sidan 6 v1‐00 13 Resor 13.1 Scouternas resepolicy Scouterna har en resepolicy där det står bland annat att Scouterna reser: 1) Miljövänligt a) Inom Sverige reser vi i första hand med tåg. b) Vi väljer i första hand kollektiva färdmedel framför bil. c) Resor/transport med hyrbil är ibland nödvändigt och skall beviljas av din närmaste chef. 2) Kostnadseffektivt a) Vi väljer alltid det billigast möjliga alternativet. b) Vi bokar biljetter i god tid. c) Vi undviker taxiresor. Taxi kan utnyttjas nattetid med hänsyn till den personliga säkerheten. 3) Tidseffektivt a) Vid val av resesätt tar vi hänsyn till restiden i relation till kostnader för arbetstid. Tänk på att alltid vara ute i så god tid som möjligt. De billigaste tågbiljetterna släpps 90 dagar innan resan och då borde ni redan ha bestämt er mötesdatum och då kunna boka. 13.2 Att resa till möte och förberedelse aktivitet Scouterna har avtal med Resia, www.resia.se. Avtalet är utformat så att ni under era planeringsmöten måste boka alla resor som inte är lokala via dem. Vi har ett avtal med Resia där vi lovar att alltid använda dem och därför är det mycket viktigt att ni gör det. Det kan vid enskilda bokningar kännas som det blir dyrare men fördelarna är stora då ni §13 – sidan 1 v1‐00 arrangemangsgrupp, som kan koppla dig till rätt personen inom Scouterna om hen inte kan hjälpa själv. 3.5.3 IT Scouterna har en person som är anställd för att jobba specifikt med IT. Bland annat ser hen till att alla arrangemangsledare har scoutepostadress ([email protected]) och att alla arrangemangsteam har distributionslistor som går till alla arrangemangsledare. Om du har problem som gäller specifikt din scoutepost kan du ta kontakt med IT support på [email protected]. (Observera att IT support inte har något ansvar för hemsidorna). 3.5.4 Försäljning Scouterna har en väl utvecklad försäljningsverksamhet. Om du behöver märke eller klädesplagg ska du ta kontakt med Försäljningsansvarig för att diskutera vilka policys du ska ta hänsyn till och vilka avtal Scouterna måste förhålla sig till samt kan dra nyttja av. Prata med arrangemangs projektledare på kansliet som kan hänvisa till rätt person. 3.5.5 Andra avdelningar inom Scouterna Scouternas har också anställd personal som jobbar med: Medlemsregistret Scoutnet HR Service och förvaltning Försäljning Insamling Utbildning Regionala kanslier och utvecklingskonsulenter §3 – sidan 7 v1‐00 Trygga Möten (se 14.5 § nedan) Internationellt Utvecklingssamarbete Mångfald 12 Försäkring Scouterna har en bra försäkringspolicy som täcker många händelser som kan påverka ett arrangemang. Information om arrangemangsledares samt deltagarnas försäkringar hittar ni i separat information på http://www.scoutservice.se/utvecklakaren/administration/forsakringar/for-dig-som-ar-medlem/ Den som gäller för arrangemang heter ”Tjänstereseförsäkring”. 12.1 Värdesaker Arrangemangsledarna ska undvika att ansvara för deltagarnas värdesaker. Ibland är det oundvikligt att deltagarna måste lämna saker med ledarna men var då noga med att förklara att ni inte ansvarar för värdesaker utan bara kan göra så gott ni kan för att ta vara på grejerna. Om något blir stulet eller borttappat under tiden arrangemangsledare ansvarar för värdesaker kommer deltagaren att bli ersatt inom arrangemangets budget under förutsättning att polisanmälan upprättats. Om deltagare eller arrangemangsledare blir bestulen under arrangemanget ska polisanmälan upprättas. 12.2 Sjukvård under resan För information om sjukvård på resan, se 14.6 § nedan. §3 – sidan 8 v1‐00 §12 – sidan 1 v1‐00 4 Projektplanering och rapportering 4.1 Projektplan Alla arrangemangsteam ska skriva ett projektplan för hur hela arrangemanget ska går till, från planering till genomförandet. Projektplan ska täcka: Grund fakta om arrangemanget o Land/länder/område där arrangemanget ska äga rum o Ungefärliga datum när arrangemanget ska äga rum Målbild av arrangemanget, arrangemangsidé Vilka programmålspår ska arrangemanget fokusera på? (se 2.2 § ovan) Namn och kontaktuppgifter för alla arrangemangsledare samt ansvarsområde inom teamet Grovskiss över dagsprogram för arrangemanget, aktivitetsplan Marknadsföringsplan – beskrivning i projektplan eller bifogat separat dokument (se 9 § nedan) Ekonomi – arrangemangs budget måste bifogas (se 10 § nedan) Tidsplan – åtminstone checklistan tillhandahållit av Scouternas arrangemangsgrupp, eventuellt med inlagda datum specifika för just det här arrangemanget (se 18.1 § nedan) Utvärdering – hur ska ni utvärdera arrangemanget? För arrangemangsteam? För deltagare? Och annat som ni vill skriva ned, som ni vill berätta för Scouternas arrangemangsgrupp eller komma ihåg själva. §4 – sidan 1 v1‐00 4.2 Riskhantering i projektet I projektplan ska ni beskriva vilka risker ni anser kan påverka er planering. Det gäller inte risker som kan inträffa under själva arrangemanget, när ni är på resan (som kommer att analyseras mycket noggrant under och efter Riskhanteringsutbildningen), men risk som kan påverka er planering innan. Exempel på projektrisk är: Avhopp av ledare Inte tillräcklig många deltagare anmäla sig Flygbiljetterna är mycket dyrare än budgeterat Falska ryckte om arrangemanget sprids via sociala media I projektriskanalys delen av projektplan ska ni beskriva: Risk Förutsedd konsekvens Riskminimerings åtgärder 4.3 Rapportering Det är viktigt att ni håller era kontaktpersoner i Scouternas arrangemangsgrupp uppdaterat på hur er planering går och om teamet håller er mot er tidsplanen som har godkänts via projektplanet. Om du gör eller hittar fel, hör av dig till projektledaren som attesterar de flesta fakturor för arrangemang och som oftast kan rätta till felet innan fakturan går vidare. 11.9 Slutredovisning Efter arrangemangets huvudaktivitet ska ni göra en slutrapport. En viktig del av detta är den ekonomiska slutredovisningen. Slutredovisningen ska innehålla en sammanställning av alla arrangemangets intäkter och utgifter. Du kan skicka in din budgetfil med ifylld bokföringsflik som slutredovisning. Se till att alla intäkter och kostnader som berör arrangemanget finns med i filen. Det ska finnas kvitton på alla utgifter. Har något betalats av Scouterna mot faktura behövs inget ytterligare kvitto. Efter arrangemangets slut så ska alla de kvitton som inte redan redovisats lämnas in numrerade, fasttejpade på vita blad och insatta i en pärm, med ett sammanställningsdokument som visar alla kvittonummer samt konto och projekt under vilka kvitton ska bokföras. Kvittopärmen skickas med rekommenderad post till, alternativt lämnas in personligen till, Scouternas kansli. Kontaktpersoner kommer troligen ta ganska regelbundet telefonkontakt med arrangemangsansvarige, och ibland också med alla arrangemangsledare. Det finns vissa datum när arrangemangsteam ska lämna in olika projektplaneringsdokument och verktyg till Arrangemangsgruppen. De anses också vara en sätt att rapporta om progress hos teamet. §4 – sidan 2 v1‐00 §11 – sidan 13 v1‐00 Skriv en kommentar om det kan hjälpa revisorerna att förstå vad utlägget gäller eller om det är något som du vill meddela de som ska attestera kostnaden efter dig. Klicka i cirkeln ”Spara/Skicka”. Skrolla ned och klicka på ”Utför”. Fortsätta tills att du har konterat hela summan som fakturan omfattar. Om du gör fel kan du ofta rätta till genom att ändra summan till ”0”, välj ”Spara/Skicka” och ”utför”. Då raderas raden. När du har sparat allt med rätt kod, dubbelkolla att alla koder är på plats. Alla arrangemangkostnader måste ha konto, RE, KBR, samt projektkod! Klicka på ”Godkänna” under varje post. Om man dubbelklickar på en, kan man välja ”Godkänna” på alla. Klicka på ”Utför”. Då går fakturan vidare i systemet för attestering och sen betalning. Om du får en faktura som inte ska belasta ditt arrangemang, ändra namn på handläggare till projektledaren för arrangemang och ”Spara/Skicka”. Då flyttas fakturan från din inkorg till den andra personens. Observera att du ibland kan få en stor faktura där bara en del ska belasta ditt projekt (resor bokat med Resia brukar komma så). Om fakturan redan är uppdelad kommer du bara att ha behörighet att ändra den del som gäller dig. Scrolla för att hitta den delen och kontera den precis som du gör med andra fakturor. Om fakturan inte är uppdelad, kontera det som gäller ditt arrangemang och spara med rätt summa. Skicka sen raden med den resterande summan till projektledaren. §11 – sidan 12 v1‐00 4.3.1 Mötesprotokoll eller minnesanteckningar När ni har möten så ska ni dokumentera dessa genom att föra minnesanteckningar och sedan direkt skicka in dem till era kontaktpersoner. Minnesanteckningarna behövs för att följa ert arbete. Det är viktigt att de går att förstå även för den som inte var med på mötet. Beskriv därför tydligt vad ni pratat om, vad ni bestämde och vem som ska göra en viss uppgift och eventuella tider. Skriv helst inte ”Resan, tåg, flyg eller buss? Vi har offerter så vi kolla på dem och löser de!” Skriv hellre Resa till Stora staden Vi har offerter för o o o Flyg, Kastrup-Stora staden med SAS genom Resia XXX kronor Malmö C – Stora staden C med SJ genom DB YYY kronor Malmö - Stora staden med Bussiga Bussen ZZZ kronor Tåg Buss Vi bestämde att Kim jämför tåg- och bussresan och skickar ut ett förslag så att vi kan fatta beslut på nästa möte den 28 februari 2013. Använd Scouternas protokollmall. Det finns att ladda ned bland alla dokument för arrangemangsledare. §4 – sidan 3 v1‐00 4.3.2 Kontinuerlig rapportering Två gånger under arrangemangets förberedelse ska teamet lämna in en statusrapport. Datum för det finns med i bilaga till arrangemangsledarinstruktioner. För att underlätta rapportering kommer vi att skicka ut en mall där ni kan klistra in information från arrangemangets projektplan, informera om framsteg mot era milstolper, samt skriva lite om nuläget hos teamet. 4.4 E-post kommunikation Alla arrangemangsledare får ett epostadress hos Scouterna. Oftast är scout epostadressen ([email protected]). Arrangemanget får en distributionsgrupp, och mail till gruppen studsas direkt till alla arrangemangsledare. Om teamet vill ha en e-postadress för externa kontakter (så som [email protected]) kan man beställa det via projektledaren. Alla epost kommunikation gällande arrangemanget ska skötas via scout e-postadressen. Detta för att det ska vara tydligt för alla hur arrangemangsledare kan nås, att profilera utgående kommunikation, samt att skydda eventuell kommunikation om känsliga ämnen. §4 – sidan 4 v1‐00 Klicka på en faktura. Du ska kunna se fakturan till höger, och en administrationspanel till vänster. Ignorera den övre delen av administrationspanelen, det är i den undre delen som du ska jobba. (Om du inte kan se fakturan kan du behöva installera Java. Prova gärna en annan webbläsare om du har möjlighet.) Under administrationspanelen ska du dela upp fakturan så att alla kostnader belastar rätt konto (typ av utlägg) samt rätt projekt (del av ditt arrangemang). För varje del av fakturan ska du ange: Konto: vilken typ av kostnad är det? Resor? Mat? Kontorsmaterial? Ange sifferkoden som du kan hitta i arrangemangets budgetmall, eller klicka på fyrkanten med prickar på bredvid fältet för att välja från en lista. Håll dig till de konton som vi har angett i arrangemangets budgetmall eller stäm av med projektledaren om du inte tror att dina kostnader faller under dessa konton. Res.enhet: Resultatenhet ska vara ”4510”. Det gäller för alla arrangemang. Kost.bär: Kostnadsbärare är den unika kod som har tilldelats just ditt arrangemang. Det ska finnas högst upp på din budget, annars kan du bläddra i listan som finns under den fyrkantiga knappen med två prickar i ApproveIt bredvid Kost.bär. fältet. Projekt: Som förklarats under 10.2.1 § ovan måste alla intäkter samt kostnader för ett arrangemang kopplas till ett ”projekt”. Ange den projektkod som gäller för ditt arrangemang – som är din kostnadsbärarkod med ytterligare en siffra, 1-7. Var noga att det står rätt kod, för att underlätta vidare ekonomirapportering och avstämning. Summa: ändra totalsumman för hela fakturan till den del som gäller för den här konto-/projektkombinationen. §11 – sidan 11 v1‐00 utläggsredovisningsblankett. Instruktioner om hur man ska göra med kvitton finns i själv blanketten. (Se 11.4.3 § ovan.) Kvitton för kostnader som har betalats med ett förskott måste också skickas. Använd samma utläggsredovisningsblankett som gäller för egna utlägg, men se till att använder fältet högst upp där det står ”Jag har fått ett förskott på”. SKICKA TILL KANSLIET INTE TILL UPPSALA ADRESSEN. Kvitton för kostnader som har betalats med ett arrangemangs kontokort måste skickas in tillsammans med ett sammanställningsdokument och en förklaring över vad kvittona avser samt hur de ska konteras (RE, KBR; konto samt projekt). Använd bokföringsfliken i budgetmallen som sammanställningsdokument. Skicka två utskrivna kopior, en sorterat efter kvittonummer samt en sorterat efter projekt och inom projektet, konto. Skicka digitalfilen med epost. Anmälan till Scouternas arrangemang sker elektroniskt via internätet. Alla Scouternas arrangemang 2015 ska öppna för anmälan direkt efter årets Arrangemangsledarutbildning. Till dess ska teamet ha bestämt: Arrangemangets namn Ort eller land Ungefärligt datum för arrangemanget Deltagarnas ålder, samt åldersgruppsnamn Maximum deltagaravgiften Kontaktpersoner och kontaktuppgifter Hur många deltagare som är ert mini- och maximum av ekonomiska och kvalitetsmässiga skäl. Om ni har samlat ett antal kvitton innan arrangemanget äger rum kan det löna sig att skicka dem in till Scouternas kansli redan då. På sådant sätt hålls arrangemangets bokföring uppdaterad och arbetet att kontrollera utfallsrapporterna och göra nya budgetprognoser förenklas. Annars måste alla kvitton skickas eller lämnas in till Scouternas kansli i samband med slutrapporten. 5.1.1 11.8 Kontering och Approve-It Om ni som team vill lägga till flera frågor ska ni meddela det till projektledaren omgående. Scouterna använder ett ekonomisystem som heter ”Approve-It”. Arrangemangets ekonomiansvarige kommer att få en individuell inloggning till systemet och behörighet att kontera (”godkänna”) kostnader som ska belasta arrangemanget. En mycket förenklad lathund: När du loggar in kommer du till din inkorg. Till vänster har du en meny där det står om du har fakturor att godkänna. Klicka på ”Godkänna leverans”. Det kommer upp en lista över alla fakturor som du behöver hantera. §11 – sidan 10 v1‐00 5 Anmälning Information som ska samlas En grund anmälan kommer att byggas utefter de vanliga frågor som bruka ställas för Scouternas arrangemang. 5.2 Anmälningssystemet Mer information om anmälningssystemet kommer i en uppdatering. 5.3 Datum och deadlines for anmälning Se 18.1 § nedan för information om datum som gäller för anmälning samt avanmälning. §5 – sidan 1 v1‐00 Om ett arrangemang kan anses behöva eventuell förlängd anmälningstid ska detta diskuteras med kontaktpersonerna inte tidigare än en vecka innan sista anmälningsdatumet. Arrangemangets ekonomiansvarige ska skriva upp alla ekonomi poster i mallen som har tagits fram av arrangemangsgruppen. Den andra fliken som heter ”Bokföring” är till för detta. Det är mycket viktigt att hålla till de specificerade anmälningsdatum, bland annat för att deltagare och deras föräldrar kan planerar, samt att ni inom teamet kan håller till de planeringsdatumen som är bestämt utefter beräknat tid för alla planerings- samt stöd uppgifter. Budgetfilen inklusive den ifyllda bokföringsfliken ska skickas in till arrangemangets kontaktpersoner tillsammans med varje statusrapport (januari och maj/efter rekresan). Information om beslut om ett arrangemang ska genomföras, i fall av få deltagare finns under 10.7.2 § nedan. 5.4 Att ta ut deltagare Om antalet anmälda överstiger antalet scouter som får plats på arrangemanget gör arrangemangsteamet uttagning utifrån följande kriterier. På arrangemang där det finns en övre åldersgräns går äldre sökande före yngre. Överåriga kan då inte alls följa med. I andra hand eftersträvar vi en jämn fördelning utifrån tillhörighet till samverkansorganisationer, kön och bostadsort. I sista hand avgör lottning. 5.5 Avanmälning Om en deltagare behöver avanmäla sig måste hen hänvisas till avanmälningsregler och eventuell avdrag/avanmälningsavgift specificeras skriftigt. Teamet ska spara alla sådana kommunikationer. Se till att hålla era kontaktpersoner uppdaterad på alla sådana ärenden som uppstår eftersom Scouternas arrangemangsgrupp måste avgår om det ska återbetalas någon avgift eller om en obetald avgift ska erläggas. Om en deltagare avanmäla sig måste detta med alla eventuella ekonomiska konsekvens meddelas till projektledaren på Scouternas kansli. Anmälningssystemet ska uppdateras med gällande informationen. §5 – sidan 2 v1‐00 Arrangemangets ekonomiansvarige kommer att få ut ekonomiska rapporter från Scouternas ekonomisystem, och ska kontrollera dessa mot arrangemangets dokumentation. Alla utlägg som belastar arrangemanget i Scouternas system ska finnas med i bokföringsfliken, och alla poster som finns i bokföringsfliken ska komma in i Scouternas ekonomisystem så småningom. Använd kolumn för fakturanummer samt verifikationsnummer för att kontrollera vad som finns var. Därmed kan ni ha koll på precis hur mycket pengar teamet har att leverera resten av projektet. Om du hittar kostnader som felaktigt har belastat ditt arrangemang eller om det saknas kostnader som ska belasta ditt arrangemang, hör du av dig så fort som möjligt för att reda ut dem. 11.7 Att hantera kvitto Alla kostnader som belastar arrangemanget måste redovisas med originalfaktura (för saker som faktureras direkt till Scouterna) eller kvitto. Alla originalkvitton2 måste lämnas in till Scouterna för arkivering. Kvitton som avser 10 000 kr eller mer ska skickas med rekommenderat brev, alternativt lämnas in personligen, till Scouternas kansli. Kvitto för saker som en arrangemangsledare har betalat själv och för vilka hen ska få återbetalning ska skickas in tillsammans med en 2 Med undantag för kvitto för sjukvård för vilken deltagare ska faktureras och sen själv ta försäkringsärende. Se 14.6.1 §. §11 – sidan 9 v1‐00 gränsen finns efter en bedömning av säkerhetsläget i landet och kan därför skifta väldigt fort. Det kan också finnas uttagsgränser för enskild bankomat. Ofta behövs det besökas ett bankkonto för att ta ut en större summa. Kontrollera öppettider och veckodag. Det bästa sättet att undvika att hamna i kontantbrist är att planera sin ekonomi extremt noga och räkna ut hur mycket pengar som går åt varje dag och var de ska komma ifrån. Det kan behövas att ni gör uttag några dagar innan ni ska använda kontanterna, för att ha tillräckligt med kontanter alla dagar. 11.5.5 Redovisning av kostnader betalda med kontokortet Ni är ansvariga för att skicka in kvitton för alla utlägg som görs på korten, så att dessa utlägg också kan bokföras i Scouternas bokföringssystem. Vi rekommenderar att man skickar in kvitton som redovisar det som är betalt med kortet regelbundet och inte sparar alla till kvitton till slutrapporten. På sådant sätt hålls arrangemangets bokföring uppdaterad och förenklar arbetet att kontrollera utfallsrapporterna och göra nya budgetprognoser. Se 11.7 § nedan för hur man skicka in kvitton. 11.6 Kontinuerlig bokföring Alla arrangemangs ekonomiansvariga ansvarar för att kontinuerligt skriva upp de utgifter och intäkter som belastar arrangemanget. Vi rekommenderar att ni kör med rutinen att alla arrangemangsledare meddelar ekonomiansvarig varje gång de gör någonting som påverkar arrangemangets budget, t.ex. skickar in en utläggsblankett, beställer en resa, bokar boende, osv. Det kan göras enkelt genom att en kopia på t.ex. utläggsblanketten, resebeställningen osv skickas till den ekonomiansvarige. §11 – sidan 8 v1‐00 5.6 Anmälnings- och avanmälningsregler Här nedan finns anmälningsregler för Scouternas arrangemang. Om ni anser att justeringar till anmälnings- och avanmälningsreglar kommer att behövas för just ert arrangemang ska detta kommuniceras till era kontaktpersoner samt projektledaren omedelbart. T.ex – om vissa förberedelse-övningar är obligatoriska och om deltagaren inte fullföljer dessa får deltagaren inte åka med på arrangemanget (se 8.3 § nedan). Reglerna ska alltid finnas tillgängliga i direkt anslutning till anmälningsformulär/ eller länkar. Anmälningsregler Anmälningar till Scouternas arrangemang är bindande. Den som anmält sig till ett arrangemang är skyldig att betala hela den avgift som gäller för arrangemanget, med följande undantag: 1. Den som avanmäler sig innan anmälningstiden har gått ut stryks från listorna och ingen betalning behöver erläggas. Om anmälningsavgift erlagts så återbetalas denna minus ett administrativt avdrag om 500 kronor. Var anmälningsavgiften lägre än 500kr så återbetalas inga pengar. 2. Den som anmält sig men inte blivit antagen, får hela det inbetalda beloppet återbetalat. 3. Den som avanmäler sig och samtidigt anmäler en fullvärdig ersättare, får inbetalt belopp med avdrag av en ombokningsavgift återbetalat. Ombokningsavgiften är 500 kr plus den merkostnad bytet innebär för arrangemanget, till exempel kostnad för att ändra namn på biljetter. Ersättaren måste uppfylla de krav som gäller för att få delta i arrangemanget och bli godkänd av arrangemangsteamet. 4. Den som avanmäler sig på grund av egen sjukdom som inte var känd vid anmälan och hindrar deltagande på arrangemanget, och kan styrka detta med läkarintyg, får om §5 – sidan 3 v1‐00 Scouternas arrangemangsgrupp godkänner skälen inbetalt belopp med avdrag av en avbokningsavgift återbetalat. Avbokningsavgiften är 10 % av avgiften för arrangemanget. 5. Den som avanmäler sig på grund av nära anhörigs sjukdom eller dödsfall, får om Scouternas arrangemangsgrupp godkänner skälen inbetalt belopp med avdrag av en avbokningsavgift återbetalat. Avbokningsavgiften är 10 % av hela avgiften för arrangemanget. 6. Den som har andra synnerliga skäl att avanmäla sig kan skriftligen ansöka till Scouternas arrangemangsgrupp om att få delar av inbetalt belopp återbetalat. 11.5.2 Vid avanmälningar utan ovanstående skäl sker ingen återbetalning. Om inbetalt belopp är lägre än om- respektive avbokningsavgiften sker ingen återbetalning, och den som avanmäler sig är skyldig att betala in resterande belopp upp till om- respektive avbokningsavgiften. Bankkontot som öppnas i arrangemangets namn är tomt till dess att teamet beställer överföring av pengar till det. Kontot användas bara för korttransaktioner. Alla andra betalningar för arrangemanget sköts via Scouternas huvudkonto (betalning av fakturor via Approve-It, återbetalning av deltagaravgift, internationella överföringar osv). 5.6.1 Avbryta arrangemang Om deltagaren, efter det att arrangemanget har startat, väljer eller tvingas att avbryta arrangemanget i förtid återgår ingen betalning. Detta är på grund av att de flesta kostnaderna redan är tagna för personen och inte går att återfås. Bankkort Arrangemanget kan få bankkort kopplade till kontot för att till exempel handla mat och material för. Det är viktigt att undersöka landet dit man ska åka, och vilka betalkort som funkar i det landet. Kostnad för bankkort finns med i budgetfilen, under schablonsiffror fliken. Tänk noga efter hur många kort ni behöver och budgetera för detta. 11.5.3 Överföring till konto. För att få pengar på kontot som är kopplat till arrangemangets bankkort behöver ett så kallat förskott beställas. För att beställa förskott ska summa som ska sättas in, och namn på ert arrangemang skickas till projektledaren i samband med statusrapport i januari eller maj/efter rekresan. (Vid annat tillfälle: senast 30 dagar innan ni vill ha pengarna på ert konto). Observera att du måste specificera precis hur mycket pengar som du vill föra över. Det är arrangemangets ekonomiansvarige som ska ha koll på det ekonomiska läget inom arrangemanget. Scouternas personal kan inte hantera beställningar av typen ”för över allt som vi ha kvar” eftersom Scouternas personal inte har koll på vilka utlägg ni har som inte är bokförda än, osv. 11.5.4 Uttag i utlandet Varje år får utlandsarrangemang problem med att de har nått uttagsspärren på sitt bankkort. Vi har inga uttagsgränser på korten, men bankens säkerhetsgräns kan reglera uttagsnivån. Den här §5 – sidan 4 v1‐00 §11 – sidan 7 v1‐00 11.4.6 Kassahantering Instruktioner om kassahantering för arrangemang som delar ut kassa till deltagare kommer senare. 11.4.7 Uttag av internationella valutor via Exchange i Sverige För vissa arrangemang utomlands kan det behöva göras större uttag av valuta i Sverige innan arrangemanget. För att få göra detta hos till exempel Forex kan det då behövas ett intyg med information om arrangemanget samt ett kontoutdrag. Detta kan projektledaren för arrangemang hjälpa med. Se till att berätta i god tid (30 dagar) innan det behövs. 11.5 Bankkonto och kontokort Om arrangemangsledare kommer att behöver ett kontokort för att betala arrangemangets utgifter, kan det ordnas. De flesta arrangemang i utlandet behöver det. För att få ett kontokort måste ett bankkonto som är individuellt till arrangemanget öppnas. Därefter kan kontokortet kopplast till detta konto. Observera att bankkort ska beställas tillsamman med statusrapporten i januari – se arrangemangets checklista för det exakta datumet. Skicka namn, personnummer, telefonnummer och adress på den i teamet som ska stå på kortet till projektledaren på Scouternas kansli. 11.5.1 Bankkonto 6 Kontakt med värdlandet 6.1 Officiella kanaler Arrangemangsteamet ska se till att officiell kontakt tas med värdlandet; det betraktas som förmånligt då det kan ge upphov till möten mellan scouter från olika länder och kulturer. Detta görs genom att prata med kontaktpersonen som sedan tar kontakt med Scouternas International Commissioner, IC. Ofta tar första kontakten lång tid, så se tidigt till att kontakt upprättas med den nationella scoutorganisationen i värdlandet. Detta är den officiella vägen att ta kontakt, men tveka inte att själva ta kontakt med era egna kontakter, så fort den officiella kontakten är tagen. 6.2 Att utveckla scouting i kategori A-länder Om arrangemanget genomförs i ett land som är ekonomiskt svagt (enligt WOSM:s kategori A), ska arrangemanget som en solidaritetshandling se över hur arrangemanget kan bidra till scoutings, och därmed barns- och ungas utveckling i landet. Detta kan ske på flera sätt: en del av intäkterna kan gå till scouternas världsfonder, en aktivitet för att stödja landets scoutrörelse kan genomföras etc. Vid arrangemang i land som skulle kunna faller inom WOSM:s kategori A, prata gärna med teamets kontaktpersoner om den här frågan. Scouterna använder Sparbanken Skåne. Kostnad för ett bankkonto finns med i budgetfilen, under schablonsiffror fliken. §11 – sidan 6 v1‐00 §6 – sidan 1 v1‐00 kostnad (mat, resor, material etc [konto]), är i samma valuta, och gäller för samma del av arrangemanget (rekresa, planeringsmöte, huvudaktivitet [projekt]). Om du vill ange mer information än det finns plats för på blanketten, skriv för hand bredvid det påklistrade kvittot. 11.4.4 Internationella överföringar Ibland kan det vara svårt att få faktura eller att betala med bankkort. Detta kan till exempel vara när ni ska betala en scoutkår utomlands för hyra eller lägeravgift. Vi kan då hjälpa er med en internationell överföring direkt till deras bankkonto. För att beställa en internationell överföring ska; summan som ska sättas in, kontonummer, SWIFT eller IBAN nummer, bankens adress, informationen som behöver nå mottagaren vid betalningen, samt namn på ert arrangemang skickas till projektledaren senast 30 dagar innan ni vill att pengarna ska vara betalda. 11.4.5 Förskott I vissa fall kommer en arrangemangsledare att behöva lägga ut stora summor för arrangemangets kostnader som personen inte kan täcka själv innan återbetalningen kommer. I sådana fall kan en förskottsbetalning beställas till ett personligt bankkonto. Ta kontakt med projektledaren om du tror att det behövs för att få den relevanta blanketten utskickad. Återbetalning av förskott från personligt konto sker till Scouternas bankgiro 446-9268. Märk återbetalningen med arrangemangets namn. §11 – sidan 5 v1‐00 Scouternas utläggsredovisningsblankett. Du hittar en länk till blanketten på www.scoutservice.se/ladda-ner/blanketter/. Eftersom blanketten uppdateras med jämna mellanrum är det viktigt att du inte spara en version som du använder om och om igen, utan den ska hämtas vid varje enskilt tillfälle. Var noga när du fyller i blanketten och följ instruktionerna som finns på den. Referens ska vara den ekonomiansvarige för ditt arrangemang. Om hen inte finns på listan, välj XXHELKRA Organisationen är Scouterna Glöm inte att ange om du redan har fått en förskottsbetalning. Det skriver man högst upp på blanketten, inte längst ned. På första raden under ”orsak till utlägg” skriv vilket arrangemang utlägget gäller. Skicka olika blanketter för olika roller som du har inom Scouterna. Om du har kvitto i en annan valuta än den som du vill ha ut pengar i, använd växelfunktionen i blanketten. Se till att originalsumman finns, samt växelkursen för att komma till summan i den valuta i vilken du vill ha din utbetalning. Klistra kvittona på ett tomt papper med tejp eller lim, och numrera kvittona. Glöm inte att skriva under! 7 Rekresa Många arrangemang som är längre bort, eller i ett mindre känt området vinner på att genomföra en eller flera rekognoseringsresor till det område där arrangemanget ska genomföras. Under rekresorna kan man undersöka förhållanden på plats, få kontakt med lokala scouter, testa olika aktiviteter som man funderar på att erbjuda deltagarna och få en mer konkret bild av arrangemanget. Rekresan finansieras genom deltagarintäkter och ska vara med i budgeten. En rekresa kan göras i samband med att era utländska arrangörer bjuder in kontingentledarna till ett möte eller vid något annat tillfälle. Diskutera igenom varför ni vill ha en rekresa, vad ni vill få ut av den och när ni bör åka. Hur många ska åka på rekresan? Ibland är det bra om alla åker, ibland räcker det med någon eller några. Hur lång rekresan är kan också vara olika. En del klarar sig på tre dagar och andra på tio beroende på projektets storlek mm. Resonera i teamet hur ni tycker det skulle vara bäst för er. En rekresa får inte genomföras innan ni har säkerställt att arrangemanget blir av – utan deltagaravgifter finns inga pengar till rekresa. Rekresan ska därför alltid godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Tänk också på att: Om kvittona är inte på ett språk som det är rimligt att Scouternas revisorer förstår (svenska eller engelska) måste man skriva bredvid kvitton vad de gäller. Om du ha många kvitton för samma sak kan du göra en egen sammanställning på ett annat papper. Varje rad på utläggsblanketten kan referera till flera kvittonummer, så länge som alla kvitto på samma rad gäller samma typ av §11 – sidan 4 v1‐00 §7 – sidan 1 v1‐00 Arrangemangetsnamn Se till att det som står identifierar precis vilket arrangemang fakturan gäller. (T.ex. det räcker inte med ”Blå hajk”, det ska stå ”Blå hajken Forsfararna”. Det räcker inte med ”EB” eller ”Explorer Belt”, det ska stå ”EB Frankrike”.) Ekonomiansvarigs namn Ekonomiansvarigs kod. Det kommer troligen att vara ”XX” sen de tre första bokstäverna iförnamnet, och de tre första bokstäverna i efternamnet. Till exempel: Helen Krabb har koden ”XXHELKRA”. Fakturor ska skickas till: Scouterna FE 555 751 75 Uppsala Alla fakturor måste skickas till fakturaadressen, elektroniska fakturor skrivs ut av teamet och skickas in till adressen. När fakturor kommer in i vårt elektroniska bokföringssystem, kommer ekonomiansvarig att få en epost och en länk, där hen kan kontera fakturan under rätt kod för ert arrangemang. När den är bokförd och attesterad, kommer fakturan att betalas. 11.4.2 Kontokort Om det behövs kan vissa arrangemangsledare få kontokort för att betala arrangemangets utlägg. I så fall ordnas ett eget bankkonto för arrangemanget, dit ett kontokort ansluts. Se 11.5 § nedan för mer information. 11.4.3 Utläggsredovisning Alla utlägg som görs av individer med egna pengar för arrangemangets räkning som ska återbetalas måste skickas in med §11 – sidan 3 v1‐00 Projektledaren kommer att dra ut en rapport från anmälningssystemet som skickas tillsammans med faktureringsunderlag till Scouternas ekonomiavdelning. 8 Deltagare förberedelse Om deltagaravgiften är hög är det möjligt att dela upp betalningen i flera delar. Hela avgiften måste dock vara betalad innan arrangemanget börjar. 8.1 Informationsutskick Fakturaunderlaget måste lämnas in minst 90 dagar innan arrangemanget för att fakturan måste kunna gå ut minst 60 dagar innan arrangemanget startar. 11.4 Att betala för arrangemangets kostnader För att betala utgifter som uppkommer under planeringen och arrangemanget kan ni göra på olika sätt. Ni kan be om faktura som skickas till Scouterna, begära förskott, betala med bankkort eller göra ett eget utlägg och därefter lämna in en utläggsredovisning. För närmare information om dessa, se information längre ner. Tänk efter noga inför varje gång ni behöver betala någonting hur detta ska göras. 11.4.1 Fakturering Det enklast sättet att betala för saker för arrangemanget är via faktura. Begär alltid 30-dagarsfaktura. Även företag som har som standard att ge 10- eller 20- dagarsfakturor brukar gå med på det om man ber om det. Om fakturan är på mindre än 30 dagar är det svårt att hinna betalas den innan tiden är ute och då tillkommer förseningsavgift som belastar arrangemanget. Instruera företagen/butikerna ni handlar från att fakturor måste markeras med: §11 – sidan 2 v1‐00 När ni har bestämt vilka av de som har sökt ska blir erbjuden plats på arrangemanget ska ni göra ett informationsutskick till alla. Utskicket ska gå i första hand via e-post. Om en deltagare inte kan hantera e-post kommunikation, kan ni skicka med vanlig post. Se till att informera alla som inte är antagna om beslutet, och processen som gäller för eventuella vantelistan. I utskicket till de som är antagna ska ni informera om: att scouten har blivit antagen till arrangemanget eventuell process för definitivt anmälan fakturering, och sådant som ditt arrangemang vill tala om Det är arrangemangsteamet som sammanställer all information som ska gå ut. 8.2 Förträff Att arrangera en eller flera förträffar är ett utmärkt sätt att stödja deltagarnas förberedelsearbete, låta dem träffa sina patrullkamrater och ge dem en tydligare bild av arrangemanget. Det gör också att ni kan träffa deltagarna, se hur gruppen fungerar och fördela specifika uppgifter på patrullerna. Alla officiella för- och återträffar måste ske i samråd med de andra arrangemangsledarna i gruppen och godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Innan officiell inbjudan till förträff går ut till deltagarna måste budgeten för arrangemanget vara klar. Detta är för att säkerställa att arrangemanget blir av och har budget för en förträff. §8 – sidan 1 v1‐00 Glöm inte att göra klart för deltagarna om den är obligatorisk eller inte, och om ni har någon utjämning av resekostnaderna till förträffen. 11 Ekonomisk redovisning 8.3 Förberedelse arbete eller övningar 11.1 Ekonomi för alla Inför vissa arrangemang är det lämpligt att deltagare genomföra någon form av förberedelse övning. Det kan vara så enkelt att ta kontakt med kommande vandringskamrat, eller mer utvecklat. Alla arrangemangsledare måste känna till våra rutiner för att köpa resor och för att begära återbetalning för personliga utlägg som ska belasta arrangemangets budget. Detta hittar ni under 13.5 § nedan och 11.4.3 § nedan. Planera i god tid vilka uppgifter deltagare kommer att få samt hur dessa ska kommuniceras. Alla andra delar av det här kapitlet är riktat till den ekonomiansvarige i varje arrangemangsteam (samt arrangemangsansvarig som ska ha en bra förståelse för hela arrangemangets ekonomi). Om det är lämpligt att förberedelse arbete krävs för att kunna genomföra/åka på arrangemanget måste detta tydligöras i anmälningsregler (se 5.6 § ovan). 11.2 Scouternas ekonomisystem Alla Scouternas arrangemang hanteras inom Scouternas gemensamma ekonomisystem. Vi har ett gemensamt bankkonto, men alla arrangemang räknas som individer ”kostnadsbärare” inom vårt bokföringssystem, och arrangemangets ekonomiansvariga kan få ut rapporter på alla intäkter samt kostnader som belastar den kostnadsbäraren, år för år. 11.3 Att ta betalt från deltagare Alla deltagare faktureras sin deltagaravgift genom kansliet. Så fort som det är klart vilka deltagare som kommer att delta på arrangemanget ska man uppdatera anmälningssystemet så att det visar vilka som kommer att åka på arrangemanget. Det vill säga direkt efter att anmälningstiden gått ut, eller så fort som ni har gjort antagningsprocessen för arrangemang som är övertecknat. När alla som ska åka med finns med i anmälningssystemet ska meddelas till projektledaren på Scouternas kansli, och samtidigt skicka in faktureringsunderlagsblanketten för arrangemanget. §8 – sidan 2 v1‐00 §11 – sidan 1 v1‐00 Om det finns skillnader mellan det ”utfall” som Scouterna har i ekonomisystemet och din egen arrangemangsbokföring, ska du rapportera in var du tror att skillnaden ligger och hur du tror att det ska åtgärdas. Oftast gäller det kostnader som har bokförts under fel arrangemang, som ska konteras om. Tänk på datumet på den filen som du få ut från Scouterna. Om du har bokfört kostnader eller intäkter i er Bokföringsflik efter det datumet kommer de inte att räknas med i rapporten som kommer ut. Tänk på vilka kostnader som har tagits på arrangemangets bankkort och om du har skickat in kvitto för dessa utlägg. Om inte – kommer de inte att synas i utfall i prognosfilen. När man har kollat att utfallet stämmer väl, ska man kolla på själva prognosen. Hur ser arrangemangets ekonomiska förutsättningar ut? Tror du att ni kommer att håller er budget. Om ni har gjort av med mer pengar på en budgetpost, kan ni spara in det under något annat? Prognoserna är baserade på den budgetversion som är inlagd i Scouternas ekonomisystem, och anges med tusenkronor (tkr). Prognos delas inte upp i arrangemangets interna ”projekt” utan gäller bara ”Total arrangemanget”. Vi gör inte nya budgetar när vi gör prognos, men vi visar via prognosen hur vi tror att pengar egentligen kommer att gå åt, efter de senaste förutsättningarna. Om slutresultatet fortfarande blir ungefär noll, går det bra att ”flytta” pengar från en budgetpost till en annan i en prognos. Om det finns större ändringar eller skillnader ska dessa diskuteras med arrangemangets kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangsgrupp. 9 Kommunikation Vad är kommunikation och hur förhåller vi oss till det? Kommunikation kan vara det viktigaste vi gör och betyder mest när vi knappt noterar att vi använder det. Kommunikation kan också vara det som ställer till det mest utan att vi inser att det är bristen på kommunikation som är problemet. Vi måste med andra ord förhålla oss med en rejäl dos av respekt inför kommunikation. Vi kommer i detta avsnitt att fundera över såväl intern som extern kommunikation och se till så att alla får en så bra bas att stå på som möjligt. 9.1 Att tänka på när man kommunicera För vem, varför och hur! Tre viktiga grundfrågor att ställa sig när det gäller kommunikation. För vem är det vi producerar informationen som vi ska kommunicera? Är den tänkta mottagaren föräldrar till scouterna som ska åka på arrangemang? Är det scouterna som ska åka på arrangemang? Är det för scoutorganisationen som har ansvaret för arrangemanget? Är det för internt bruk inom gruppen? Varför producerar vi informationen? För att behålla som dokumentation för framtiden? För att belysa ett arrangemangs projekt och dess faser? För att hitta fallgropar som kan bli problem? För att rekrytera scouter eller ledare till arrangemang? För att söka bidrag? Hur kommunicerar vi vår information? Hemsida? Blogg? Facebook? Mail? Telefon? Ansikte mot ansikte? Vi måste med andra ord varje gång vi funderar på någon information också tänka genom hela kedjan. Ibland kan det vara så att vi behöver förhålla oss till mer än en punkt i varje grundfråga. Informationen kanske som exempel ska gå till både scouterna och §10 – sidan 12 v1‐00 §9 – sidan 1 v1‐00 deras föräldrar samt både dokumenteras och användas i bidragsansökningar. Ett beslut om att utöka antalet arrangemangsledare fattas av Scouternas arrangemangsgrupp. 9.1.1 10.7.2 Scouternas policys Scouterna har några olika policyer som hjälpa när man ska kommunicera. Till exempel Scouternas varumärkesplattform och Scouternas riktlinjer för sociala medier och andra möten. De kan laddas ned från www.scoutservice.se/ladda-ner/styrdokument/. 9.1.2 Hur får man använda logotypen Logotypen i scouterna får vi lov att använda oss av. Det finns dock en del enklare regler att förhålla oss till. Vi kan börja med att klargöra vad logotypen är. Logotypen utgörs av symbolen för scouterna, det vill säga liljan och treklövern, tillsammans med texten Scouterna. För att göra det hela så enkelt som möjligt, mer detaljer kan ni hitta i dokumentet om scouternas varumärkesplattform som vi länkar till i kapitlet Bilaga, så används logotypen i sin helhet enligt de riktlinjer som finns i det dokumentet. När det gäller symbolen för scouterna som vi kanske till vardags tänker som logotypen så beskrivs även det i det nämnda dokumentet i detalj. Men i korthet får den användas för att skapa nya logotyper för arrangemang. Om man inte vill använda hela symbolen kan man använda delar av den men då måste minst halva symbolen vara med och bara delas vertikalt. 9.1.3 Sociala medier, dos and don’ts Att förhålla sig till sociala medier är till stor del en fråga om sunt förnuft. Börja med att fråga er hur vill ni själv bli behandlad av andra och utgå från det som en riktlinje. Viktigt att tänka på när det gäller sociala medier är att de personer som ni eventuellt lägger ut bilder på och taggar måste vara tillfrågade. Är personerna inte myndiga måste ni ha godkännande av målsman eller §9 – sidan 2 v1‐00 Att ställa in ett arrangemang Det sista vi vill göra är att ställa in ett arrangemang, men i vissa fall kan det bli nödvändigt. Om till exempel antalet deltagare är så få att utgifterna inte kan täckas, kan arrangemanget komma att ställas in. Ett arrangemang ställs in av Scouternas arrangemangsgrupp i samråd med arrangemangsteamet i fråga. Ett arrangemangsteam kan aldrig själva ställa in ett arrangemang. Direkt efter sista anmälningsdatumet har gått ut ska arrangemangsteamet samtala med sina kontaktpersoner från Scouternas arrangemangsgrupp för att avväga hur många anmälda som finns och eventuella andra faktorer ur båda ekonomisk och kvalitetsmässig synpunkt. Tillsammans ska teamet och kontaktpersonerna bedöma om arrangemanget ska genomföras. 10.8 Budgetprognos Under hela arrangemangets planeringstid, samt under själva arrangemanget, ska arrangemangsledarna följa upp hur intäkter och kostnader ligger i förhållande till budget och göra nödvändiga justeringar i planerade utlägg. Ett antal gånger under projekttiden kommer Scouterna att begära in en ekonomisk prognos. Det betyder att man kollar över utfallet hittills, och berättar om man tror att arrangemanget kommer att hålla sin budget eller om någon eller några poster bedöms ha ett annat utfall vid projektets slut. Prognosinformation och -filerna kommer från projektledaren på Scouternas kansli. Det som du får blir ett utfall att jämföra med arrangemangets bokföring. När du får prognosfilen från Scouterna ska du jämföra ”utfall” som det står i filen som kommer ut med utfall som du har på fliken ”Total arrangemanget”. §10 – sidan 11 v1‐00 sponsringspolicys som måste följas, samt vissa huvudpartner där vi ibland har förbundit oss till att inte samarbeta med deras konkurrenter. vårdnadshavare. Ni kommer också att associeras med scouterna som organisation och det blir om möjligt ännu viktigare att ni håller en nivå som gör att inte scouterna får en dålig stämpel. 10.7 Anmälningsläget och ekonomiska förutsättningar Läs gärna Scouternas riktlinjer för sociala medier och andra möten. 10.7.1 Antal deltagare, funktionärer samt arrangemangsledare 9.2 Marknadsföring Varje arrangemang har ett minimalt och maximalt antal deltagare, funktionärer och ledare som kan delta i arrangemanget. Maximalt antal deltagare avgörs av hur många som är praktiskt hanterbart för ledarteamet, hur många som det finns utrustning för och om det finns några anvisningar från arrangören. Minimalt antal deltagare avgörs av budget och vad som är möjligt att genomföra med bibehållen kvalitet i arrangemanget. Utifrån antalet deltagare bestäms hur många ledare arrangemanget ska bära kostnaden för. Huvudprincipen är minst två ledare per arrangemang och en ledare per 10 deltagare, samt justering med hänsyn till unga deltagare, mer riskfylld verksamhet och krav från myndigheter eller arrangörer. Som arrangemangsledare räknas samtliga vuxna på arrangemanget som inte är deltagare (eller i vissa fall IST eller avdelningsledare). Om arrangemanget vill utöka antalet arrangemangsledare ska frågan tas upp med kontaktpersonen. Observera att samtliga arrangemangsledare ska delta i arrangemangsledarutbildning och riskhanteringsutbildning och då medför detta en kostnad. Merkostnaden för fler ledare ska inte bäras av arrangemangets deltagare om inte ledarna behövs för arrangemangets genomförande. §10 – sidan 10 v1‐00 Funderar ni över något, eller är tveksamma, så fråga i teamet i första hand och i andra hand kontakta arrangemangsgruppen som kan försöka hjälpa er. När det gäller marknadsföring har ni full frihet att marknadsföra era arrangemang. Scouterna via arrangemangsgruppen gör sitt med att marknadsföra på bredden i centrala kanaler. Men fotarbetet görs med fördel från teamet. Det är ni som sitter på detaljkunskaperna och det är också ni som är dem främsta ambassadörerna för muntill-mun kommunikation. 9.2.1 Att attrahera deltagare För att attrahera deltagare kan det vara intressant att ”hypa” ett arrangemang. Plocka fram de där detaljerna som gör just ert arrangemang unikt och häftigt. Prata med team som har genomfört liknande arrangemang. Prata med deltagare i liknande arrangemang som har genomförts. Ni har kanske själv genomfört ett liknande arrangemang och har historier att dela med er. Historier om skoskav och strapatser lockar mer än man kan tro. 9.3 Information till deltagare Se till att kommunikationen till deltagarna är korrekt och i god tid. Det gäller hela vägen från uppstart och rekrytering till genomförande och urvalsprocessen. Tycker ni att ni har varit tydliga i er information till deltagarna så be någon utanför teamet eller arrangemangsgruppen att titta på det. Det är inte ovanligt att någon som inte har ”allt i huvudet” kan se saker ni har missat. §9 – sidan 3 v1‐00 9.4 Vilka kanaler finns För att sprida er information till deltagare, deltagarnas vårdnadshavare, arrangemangsgruppen och omvärlden finns det ett antal kanaler att använda er av. Det är viktigt att ni i ert team sätter er ner och diskuterar tillsammans om vilka kanaler ni tycker är viktiga och som ni tror att ni kommer att kunna hålla igång. Här följer ett antal kanaler som ni har till ert förfogande. 9.4.1 Scouternas hemsidor Arrangemangen har utrymme på Scouternas hemsida. Att skapa hemsidor utanför Scouternas hemsidor är inte tillåtet. Scouternas hemsidor administreras av Scouterna centralt. All information som är direkt kopplat till www.scouterna.se och www.scoutservice.se behöver ni ha en dialog med kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen för att göra förändringar i. Under scoutservice finns rubriken ”Läger och äventyr” och under den rubriken ”Scouternas arrangemang”. Här kommer vi att länka era arrangemang. Se 9.5 § nedanför mer information om redigering av hemsidorna. 9.4.1.1 Blogg Det är en bra idé att blogga under arrangemanget då föräldrar och kompisar hemma är intresserade av vad som händer. Det fungerar även som reklam för framtida arrangemang. Om arrangemanget så önskar så kommer det att finnas tillgång till bloggar kopplade till Scouternas hemsida. Det är inte tillåtet att skapa bloggar utanför detta system. 9.4.2 Scouternas tidning Scouternas tidning kommer ut tre gånger per år och där kommer arrangemangsgruppen att se till så att information om §9 – sidan 4 v1‐00 extra. Då många fonder vill ha ansökningarna genom Scouternas kansli och kontakt med hovet och större företag kan påverka etablerade samarbeten ska alla ansökningar gå via projektledaren för arrangemang på Scouterna. När det gäller fondansökningar till Folke Bernadottes Minnesfond samt Gustav Vs minnesfond, ska ansökningarna skickas till projektledaren på Scouterna minst 5 dagar innan angiven deadline på fondernas hemsida. Detta för att vi har ett samordningsuppdrag från fonden. Om ni skulle komma överens med projektledaren att ni ska skicka en ansökan direkt, kom ihåg att skicka en kopia av ansökan till kansliet. Detta är för att vi ska veta vilka ansökningar som är ute, för att kunna svara om det kommer frågor angående ansökan, samt för att det ska bli lättare för oss att ta hand om pengarna som kommer in. Det är enormt viktigt att redovisa de bidrag ni fått. Någon fond vill bara ha ett tackbrev, andra en ekonomisk redovisning. Håll reda på när ni ska redovisa och gör det ordentligt och i tid. Vi vill att även andra arrangemang i framtiden ska kunna få bidrag så det är viktigt att vi gör ett bra intryck. En kopia av redovisningen ska skickas till projektledaren på Scouternas kansli. Eftersom besked om fondbidrag i regel kommer långt efter att budgeten har lagts och deltagaravgiften spikats, kan ni inte räkna med att ni får fondbidrag i er budget. Det ni kan göra är att göra två budgetar, en utan fondbidrag och en med, som innehåller fler kostsamma aktiviteter eller liknande. 10.6 Sponsring Sponsring kan vara ett sätt att hålla kostnaderna nere. Det finns speciella regler för hur och när sponsring kan ske. Tänk på att alltid kontakta projektledaren för arrangemang på Scouternas kansli innan ni tar kontakt med en möjlig finansiär. Sponsring kan endast ske utifrån de riktlinjer som är föreskrivna. Scouterna har både §10 – sidan 9 v1‐00 För att kunna justera utlägg efter de aktuella ekonomiska förutsättningarna är det mycket viktigt att ni hela tiden följa upp er ekonomi, och håller er egen bokföring uppdaterad. Ibland, hur man än förbereder sig, kan det hända saker som man inte kunde förutse och för vilket det är inte rimligt att budgetera. Det kan, till exempel, handla om att en buss går sönder så att alla blir försenade och behöver äta mat i två dagar till, att en färja ställs in så att hela kontingenten måste flygas till Jamboreen eller att det behövs hysas en ledare vid ett sjukhus med en inlagd deltagare. För sådana oförutsedda händelser som inte går att lösa inom befintlig budget så ska varje arrangemang budgetera med en riskmarginal om 6 % av sina deltagaravgifter. Om det skulle hända att en oförutsedd händelse sker, som arrangemangsteamet inte kan täcka inom den befintliga budgeten, ska teamet höra av sig till sina kontaktpersoner i Scouternas arrangemangsgrupp. De måste godkänna att kostnaden kan tas från riskmarginalen. Om arrangemanget inte behöver använda sin riskmarginal kommer den summan att gå till Scouternas gemensamma budget. Därifrån täcks bland annat kostnader för arrangemang som överskrider sina egna riskmarginaler samt vidareutveckling av Scouternas arrangemang. Riskmarginalen kan också bidra till den reserv som Scouterna försöker bygga för att kunna täcka kostnader så som större utlägg för material till återkommande arrangemang. 10.5 Fonder och bidrag Sök gärna bidrag för att täcka en del av era kostnader. Det kan vara bidrag för material eller för att genomföra arrangemanget. Det är arrangemangteamets ansvar att söka bidrag. Tänk på att lite arbete från er sida att hitta och söka bidrag kan ge ett arrangemang där ni kan ge det lilla §10 – sidan 8 v1‐00 Många fonder kräver Scouternas organisationsnummer vid ansökan. Detta nummer är 802006-2942. arrangemangen finns med. Även i vissa fall artiklar om arrangemang som varit. 9.4.3 Scouternas nyhetsbrev Vill man ha med något i scouternas nyhetsbrev, som utkommer med jämna mellanrum, så får man meddela arrangemangsgruppen och så försöker vi efter bästa förmåga och möjlighet att tillgodose era önskemål. 9.4.4 Sociala media Vi har nämnt sociala medier och vikten av att hålla god ton och tänka på att vad som läggs upp där har en potential att nå många personer både inom Sverige och utan för Sveriges gränser. Det är inte heller begränsat till scouter eller deltagarna av arrangemanget per automatik. När det gäller Facebook är det ett bra och snabbt sätt att skapa uppmärksamhet och kan också vara ett bra sätt att dela en grupps interna diskussioner. Gör i så fall en sluten grupp på Facebook där era deltagare kan gå med, eller ert ledarteam, och det kan då bli en plattform för att föra snabba diskussioner. Detta är under förutsättning att deltagarna/ledarna har Facebook och/eller har åldern inne för det. Tänk på att åldersgränsen för Facebook är 13 år. Tänk också på att om ni blir vän med era deltagare på Facebook så ser de allt ni lägger upp i er tidslinje. Andra sociala medier som ni kan komma att stöta på är Instagram, återigen gäller regeln att ni måste ha tillstånd för att posta bilder på personer. Twitter kan vara en kanal för att sprida ert arrangemang till en större grupp och kanske fånga in ett intresse. Pinterest, KIK, snapshot … Tänk på varför ni är på en eller annan plattform innan ni kastar er ut i det okända. Ibland kanske den ena eller andra plattformen inte lämpar sig och då är det bättre att låta bli. §9 – sidan 5 v1‐00 Bloggfunktion finns inbyggt i hemsidan och det är den ENDA bloggfunktionen ni får lov att använda er av. Marknadsföring och kommunikation genom alla Scouternas kanaler Stöd från Scouternas kommunikationsavdelning i grafisk formgivning, tyck, marknadsföringsmaterial. Det kan gå att få marknadsföringsmaterial från Scouternas kommunikationsavdelning utan intern debitering. Ställ gärna frågan om ni har idéer på vad ni vill göra. IT stöd och tjänster så som epostadresser, mailgrupp, internet med nedladdningsbara material, egen sida på www.scoutservice.se, mm Stöd och tjänster från Scouterna ekonomiavdelningen, inkl. fakturering av deltagare samt påminnelse och uppföljning av betalning Scouternas bokföringssystem för kontering och bokföring av alla arrangemangets intäkter och utgifter betalningstjänst för betalning mot fakturor (tänk på att Scouterna betalar externa tjänster för hantering av varje faktura plus den interna handläggningstid som går åt!) internationella överföringar stöd med bankkonto och bankkort stöd med intyg för uttag av internationella valutor Hemsidan är uppbyggd i Wordpress och frågor om och hjälp med det kan fås av kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen. Det blir till slut faktiskt mycket för pengarna! 9.4.5 Fysiska träffar I vårt snabbt växande digitala samhälle glömmer vi gärna fysiska träffar. Använd dessa för informationsspridning, rekrytering och liknande. Distriktsstämmor hålls över hela landet i stort sett hela hösten. Bra tillfällen att fånga intresse och rekrytera. 9.5 Arrangemangs hemsidor och Wordpress Varje arrangemang får tillgång till en hemsida under www.scouterna.se. Hemsidan är uppbyggd i organisationsstukturen som en kårsida. Kommunikationsansvarig i teamet får en administratörsroll på hemsidan och kan lägga in dem medlemmar i teamet som hen önskar. På hemsidan kan ni använda er av flikarna för att delge information till deltagare och vårdnadshavare. 9.6 Vilka andra stöd finns Arrangemangsgruppen är till för er skull och inte tvärt om. Har ni frågor som ni inte har fått svar på eller som ni är tveksamma över. Ta då kontakt med arrangemangsgruppen. Det kan vara via era kontaktpersoner eller om det är fråga om kommunikation eller marknadsföring så går det bra att kontakta kommunikationsansvarig i arrangemangsgruppen direkt. §9 – sidan 6 v1‐00 10.4 Riskmarginal för oförutsedda utgifter Arrangemanget ska försöka täcka så många kostnader som möjligt inom sin budget, t.ex. valutaförändringar, sjukhusbesök, omfattande bilkörning, prishöjningar, missade bokningsavgifter etc. Om det uppkommer kostnader som inte är budgeterade ska arrangemangsteamet försöka hämta hem de utgifterna inom sin budget. §10 – sidan 7 v1‐00 Ett omfattande och omsorgsfullt researcharbete gör ert budgeterande mycket enklare. Surfa runt och titta på kollektivtrafik, museer, mat, boende och andra kostnader. Ta in offerter på bussar, tåg och flyg så har ni en bra grund för ert budgeterande. För dem av er som ska genomföra arrangemang utomlands så behöver ni ta hänsyn till prisläget i landet dit ni åker. Finska statistikcentralen har prisjämförelser mellan länder: http://www.stat.fi/til/kvhv/2013/kvhv_2013_2014-0619_tie_001_sv.html 9.7 Insamling av bild och berättelse Scouterna samlar bild och berättelse om alla arrangemang, för att använda i Scouternas kommunikation och för att kunna marknadsföra framtidens arrangemang. Information om hur man ska samla in bild och berättelse kommer närmare arrangemanget. I arrangemangets budgetfil finns ett flik med några schabloner som är framtagna dels utifrån erfarenhet vid arrangemangsplanering och dels används vid budgetering för scouting på nationell nivå. Om ni vet vad ni kommer att ha för kostnader eller hur ni ska hålla kostnaderna för ert arrangemang lägre så gör ni så klart så. 10.3 Avgift för centrala tjänster Arrangemanget ska budgetera 9 % av sina deltagaravgifter, dock lägst 700 kronor per deltagare i avgift för centrala tjänster som betalas till Scouterna. Dessa pengar används för att bekosta de tjänster och stöd som levereras från bland annat Scouternas arrangemangsgrupp, personal på Scouternas kansli, samt externa tjänster som fakturas gemensamt för hela Scouternas verksamhet. Bland annat bidrar den här avgiften till betalning för: Scouternas arrangemangsledarutbildning (resa, boende, mat, programinnehållet…) Scouternas riskhanteringsutbildning (resa, mat, programinnehållet…) En del av lönen som betalas till den heltidstjänst som stödjer Scouternas arrangemang Resegaranti som Scouterna måste ha hos Kammarkollegiet Scouternas försäkring som täcker också alla Scouternas arrangemang §10 – sidan 6 v1‐00 §9 – sidan 7 v1‐00 10.2.2 Vad ska ingå i arrangemangets budget? Alla intäkter och kostnader som beräknas kunna belasta arrangemanget ska finnas i budgeten. I intäkterna ingår deltagaravgifter, bidrag från fonder och sponsring. I kostnaderna ingår avgift till externa arrangörer, resa, boendekostnader, mat, aktiviteter, presenter, informationsutskick, informationsmaterial, rekognoseringsresa, möteskostnader, resor till möten, telefonkostnader, växlingsavgifter och eventuella för- och efterträffar. I kostnader ingår också den avgift för centrala tjänster som arrangemanget måste betala till Scouterna(se 10.3 § nedan). Alla kostnader som kan vara ”förutsebara” ska budgeteras. Prata gärna med dina kontaktpersoner inom Scouternas arrangemangsgrupp och arrangemangsledare från tidigare års arrangemang för att få en förståelse för vilka kostnader som har uppstått för tidigare likande arrangemang. Utöver dessa ska en riskmarginal budgeteras för ”oförutsedda utgifter” (se 10.4 § nedan). Tänk på att om det tillkommer kostnader för deltagaren i form av till exempel kostnad för visum eller vaccinationer, så måste detta framgå i informationen om deltagaravgift i anslutning till anmälan. 10.2.3 Schablonsiffror Det kan vara klurigt att veta hur man ska budgetera sitt arrangemang. Utgångspunkten är att ni ska göra ett bra arrangemang men att ni inte ska dra på er några onödiga eller extravaganta kostnader. §10 – sidan 5 v1‐00 ”mat”, ”kontorsmaterial”, ”deltagaravgift”. Det finns en förklaringsflik med alla konton som finns med i arrangemangsmallen i den vita fliken längst till höger som kallas ”konto förklaring”. Om du tycker att du behöver ett annat konto, som inte finns i mallen, hör av dig till projektledaren för arrangemang på Scouternas kansli. Varje rad måste tilldelas ett ”projekt”. Projekt för Scouternas arrangemang är: o Arrangemanget övergripande o Ledning/planeringsmöten o Rekresa o Förträff o Huvudaktivitet o Rundresa o Återträff Många arrangemang klarar sig med några få av dessa projekt. Du kan ignorera alla som inte är relevanta för just ditt arrangemang. Men varje budgetpost måste tilldelas till ett projekt. För varje budgetpost måste du ange vilket projektår som du tror att kostnaden (eller intäkten) kommer att belasta projektet. Detta för att Scouterna jobbar med sitt ekonomiska år på kalenderår, och alla rapporter och budgetprognoser som du kommer att få ut från eller lämna in till Scouterna baseras på kalenderår. För att kunna jämföra er budget med det aktuella utfallet samt ge en rimlig prognos på hur arrangemangets ekonomi följer budgeten, behöver vi kunna dela upp kostnaderna mellan de två år som Scouternas arrangemang (oftast) spänner över. Om en kostnad som var budgeterad på ett år istället belastar ett annat år är det inte ett problem. ”Kommentarer” fältet kan ni använda för egna anteckning eller för att visa vad en oklar post gäller för att göra det enklare för Scouternas arrangemangsgrupp att förstå hur ni har tänkt. När ni har fyllt i alla budgetposter kan ni titta i de gröna flikarna, där summering ska komma automatiskt, och visa alla poster per projekt, per år samt för hela arrangemanget, samt en flik där hela arrangemangets budget finns. §10 – sidan 4 v1‐00 10 Budget 10.1 Budgetprinciper Scouternas arrangemang ska vara självbärande och ska inte göra vinst. Scouternas arrangemangsteam ska skapa en budget i Scouternas arrangemangs budgetmall och budgeten måste godkännas av Scouternas arrangemangsgrupp. Varje arrangemang betalar en avgift till Scouterna för uppgifter som sköts av Scouternas arrangemangsgrupp eller personal på Scouternas kansli. Varje arrangemang avsätter en viss summa i riskmarginal för ”oförutsedda utgifter”. Alla Scouternas arrangemang ska budgeteras med ett sparsamt förhållningssätt. 10.1.1 Sparsamt förhållningssätt Den största delen av våra arrangemangsdeltagare är ungdomar. Ofta uppfattar deltagarna att det kostar mycket pengar att delta på ett av Scouternas arrangemang. Scouterna är öppet för alla, och det ska Scouternas arrangemang också vara. För att göra Scouternas arrangemang tillgängliga för så många ungdomar som möjligt måste vi alla anstränga oss för att hålla nere kostnaderna. Målet är att inga onödiga kostnader ska belasta arrangemanget. Att hålla ned kostnader innebär inte bara att hitta prisvärda alternativ för saker som boende under huvudaktiviteten, men också att teamet håller ned sina egna kostnader så mycket som möjligt genom att, till exempel, boka resor i mycket god tid. Tänk på att ingen återbetalning av deltagaravgiften är möjlig, se därför till att budgetera så realistiskt som möjligt. §10 – sidan 1 v1‐00 10.2 Att skapa arrangemangets budget För att skapa arrangemangets budget ska du jobba med den första fliken ”Detaljbudget”. Varje arrangemangsteam ansvarar för att upprätta en budget för sitt arrangemang. Budgeten måste lämnas in till Scouternas arrangemangsgrupp (via arrangemangets kontaktpersoner) senast den dagen som anges i 18.1 § nedan. Små ändringar mellan poster inom budget behöver inte leda till en ny budgetrunda, utan kan hanteras via prognoserna (se 10.8 nedan). I fall då det behövs större ändringar i budgeten ska en ny budget lämnas till Scouternas arrangemangsgrupp för godkännande. Om du är osäker om det, fråga arrangemangets kontaktpersoner i Arrangemangsgruppen. I princip får inga kostnader belasta arrangemanget innan budgeten godkänts av Scouternas arrangemangsgrupp. I visa fall kan Scouternas arrangemangsgrupp godkänna kostnader (så som kostnader för ett första planeringsmöte). 10.2.1 Arrangemangets budget ska skapas i anvisad mall. Mallen kan laddas ned från arrangemangsledarsidan under scoutservice.se. §10 – sidan 2 v1‐00 Alla intäkter ska vara i positiva summor. Alla kostnader måste stå som negativ, t.ex. ”Egen kod” – den kolumn kan du använda för att lägga in din egen information eller kod för att kunna sortera information ” 1000”. som det passar dig. Det behövs Ange inte ”kr”. Skriv bara inget i den här kolumnen. siffror. ”Vad vill du göra” – skriv här I detaljbudget skriver man alla intäkter och alla kostnader aktuella kronor. Det som som du tror kommer att belasta kommer upp automatiskt i arrangemanget. Du kan klumpa sammanställningsflikarna ihop liknande poster, men tänk (de gröna) är i tusenkronor, på att du måste skilja på olika avrundat. konto, projekt och år (se fortsättningen här). ”Antal” och ”multiplikator” – om det är relevant, skriv hur många av någonting som du ska använda och hur många gånger (eller den relevanta multiplikatorn). Det finns ”antal beskrivning” samt ”multiplikator beskrivning” för att göra det tydligt vad dessa siffror gäller. De här kan hjälpa t.ex. när man använder Scouternas schablonsiffror (se 10.2.3 nedan). Se gärna exempel filen för att få hjälp att förstå hur det här kan användas. o Glöm inte att om du inte använder antal eller multiplikator måste det står ”1” i dessa kolumner för att den automatiska beräkningen ska funka. ”Pris per styck” – ange kostnad per enhet (eller hela kostnaden om det inte finns någon multiplikator). Total pris räknas automatiskt från tidigare kolumn. Om du bara vill ange total pris på en budgetpost, skriv det under ”pris per styck”. Varje rad måste kopplas till ett ”konto”. Det är den kategori eller typ av kostnad (eller intäkt) som posten gäller. Till exempel - Budgetmall Budgetmallen har ett antal olika flikar. Du ska jobba i de två första flikarna. De gröna flikarna fylls på automatiskt för att hjälpa dig med rapportering och jämförelse med rapporterna som du kommer att få ut från Scouternas ekonomisystem. De vita flikarna är där för att ge information som kan hjälpa dig att skapa din budget och att kontera dina intäkter och kostnader. OBS: §10 – sidan 3 v1‐00
© Copyright 2024