Omsorgsförvaltningen
2015-02-18
Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun
Vad är Link?
Link är ett verktyg/system för att förenkla den samordnade vårdplaneringen mellan
slutenvården, kommunen och primärvården.
Rutiner i länet och i den enskilda kommunen
För hela Kronobergs län gäller ”rutiner och riktlinjer för samverkan vårdplanering
utskrivningsklara i Kronobergs län”.
Denna länsövergripande rutin kompletteras av en särskild rutin för LINK i varje kommun.
Rutiner för enheterna
För att garantera säkerheten på varje enhet ska det även finnas en rutin för enheten. Det är
enhetschef/annan närmaste chef som ansvarar för att en sådan rutin upprättas och att den blir
känd av alla användare på enheten.
Rutinen för enheten ska innehålla:


Uppgift om vem som bevakar nyinkomna meddelanden i Link
Ansvaret för bevakningen vid planerad och oplanerad frånvaro
Användare i Link och behörighet
Biståndshandläggare, LSS-handläggare, sjuksköterskor/distriktssköterskor, arbetsterapeuter,
sjukgymnaster och enhetschefer är användare i LINK. Alla användare måste ha
användarbehörighet i LINK.
Det är enhetschef/närmaste chef som ansvarar för att nya användare rapporteras in så att
behörighet kan utdelas.
Ny användare i LINK rapporteras i så god tid som möjligt på blankett ”Anmälan om
databehörighet”. Blanketten finns på Insidan: Blanketter/Förvaltningsblanketter/Anmälan om
databehörighet.
På blanketten kryssas rutan för ”LINK” i.
Blanketten skickas med e-post till ”Omsorg Behörighet”.
När den anställde avslutar sin anställning i kommunen används blanketten ”Avanmälan för
databehörigeht”.
Utbildning
Omsorgsförvaltningen
För användande av LINK krävs utbildning.
Utbildningen skall ingå som en del i introduktionen av nyanställda. Den ska omfatta både
användandet av LINK samt information om de rutiner och riktlinjer som gäller i länet, i Växjö
kommun och på enheten.
Ärendehantering i LINK:
Kontroll av ärendeöversikten
I ärendeöversikten kan alla aktuella ärenden följas. Rutmarkeringar i status visar hur långt ett
ärende har kommit. En grupperingsfunktion finns för att sortera ärendena så att det blir
enklare att få en överblick och söka ärenden.
Ärendeöversikten i Link skall vardagar kontrolleras minst två gånger dagligen,
förmiddag och eftermiddag.
I verksamheter där inkommande meddelanden i LINK endast kan bli aktuella för redan kända
omsorgstagare behöver bevakning av ärendeöversikten endast ske när någon omsorgstagare
är inskriven i slutenvården.
Varje enhetschef /närmaste chef för enheter som arbetar i Link har ansvar för att se till att
rutiner för enheten upprättas som säkerställer att så sker. Använd dokumentet Lokal rutin för
LINK
Inskrivningsmeddelande
Meddelandet talar om att en vårdtagare är inlagd och att en bedömning är gjord att han/hon
troligen kommer att behöva någon insats, eller förändring av tidigare insatser från kommunen
vid utskrivningen. När inskrivningsmeddelandet har kommit ska slutenvården informeras om
pågående insatser enligt HSL, SoL och LSS. Uppgifterna används sedan som underlag vid
kallelsen till vårdplanering.
Kallelse till vårdplanering och bemanning av ärendet:
Den som skickar kallelsen inom slutenvården anger vilka roller han/hon vill ha kontakt med
hos kommunen och/eller vårdcentralen.
Bemanning och sorteringsfunktion
För att alla användare lättare ska hitta sina ärenden i ärendeöversikten sorteras dagligen alla
ärenden av en handläggare på Myndighetskontoret som har detta som sin specifika uppgift.
Detta sker genom att handläggaren efter kallelsen till vårdplanering bemannar med
områdesindelning eller ibland med namn på de olika enheter/personer som är kallade.
Den som är kallad till vårdplanering går i LINK in på sin yrkesroll i rullisten som heter
”Gruppera”, söker upp sin enhet och byter sedan ut ”sorteringsbemanningen” som gjorts av
handläggaren mot namn, (om det inte redan är det som är ifyllt).
När du nästa gång går in och söker i gruppera ligger ärendet under det namn som du har
angivit.
Omsorgsförvaltningen
När den som bemannar ärendet vet att det är en kollega som kommer att ha ansvaret för
vårdplaneringen och bemannar med dennes namn ska han/hon snarast informeras om detta.
Den som är kallad till en vårdplanering kan också själv bemanna ärendet direkt utan
föregående sortering.
Kvittering
Den i kommunen som först öppnar kallelsen ska snarast bemanna den med sitt eller kollegas
namn och samtidigt kvittera kallelsen. Kvittering sker genom att klicka på knappen Kvittering i
Kallelsen till vårdplanering. Kvitteringen markeras i systemet genom att en bock kommer upp
över brevsymbolen som markerar meddelande.
När kvittering är gjord betraktas vårdplaneringen som påbörjad.
När yrkeskategori som inte finns med i systemet är kallad till vårdplanering
När någon som inte är användare i Link är kallad till vårdplanering måste de informeras på
annat sätt. Ansvar för detta har:
-
Sjuksköterska/distriktssköterska när det gäller insatser enligt hälso- och
sjukvårdslagen.
När sjuksköterska inte är kallad är det arbetsterapeut eller sjukgymnast som ansvarar
för att ta kontakt.
Biståndshandläggare när det gäller insatser enligt socialtjänstlagen.
Ansvar för att planera en tid som passar för samordnad vårdplanering
Om biståndshandläggare är kallad är det han/hon som i samråd med sjuksköterskan i
slutenvården samordnar en tid som passar alla. I särskilt boende är det enhetschefen som
ansvarar för detta.
Om inte biståndshandläggare är kallad övergår ansvaret till sjuksköterskan.
Om inte sjuksköterskan är kallad är det arbetsterapeutens ansvar. I sista hand är det
sjukgymnasten som ansvarar för samordning om någon övrig/annan också är kallad.
Vårdplan
Den samordnade vårdplanen är ett dokument där resultatet av den samordnade
vårdplaneringen dokumenteras och justeras (signeras) av de personer som kallats till
vårdplaneringen. Var och en som kallats till samordnad vårdplanering ansvarar för att upprätta
och justera sin del av vårdplanen. När samtliga som är kallade har dokumenterat i vårdplanen
och justerat den, är det slutenvården som bedömer att vårdplanen är upprättad, och
godkänner den.
I den samordnade vårdplanen får inga medicinska termer användas. All text ska vara lätt att
förstå för patienten. Här ska tydligt framgå vilka insatser som är planerade efter utskrivningen.
Patienten får en utskrift av den samordnade vårdplanen av slutenvården.
Omsorgsförvaltningen
Utskrivningsmeddelande
Utskrivningsmeddelande ska vara berörda tillhanda senast klockan 12 vardagen innan
patienten skrivs ut.
Återkallande av ärenden
Inskrivningsmeddelandet, kallelsen till vårdplanering och utskrivningsmeddelandet kan
återkallas av slutenvården. Ärendet börjar då om i den fas där återkallandet skedde. Nytt
meddelande skickas alltså av slutenvården. Markering sker i ärendeöversikten genom
symbolen en bakåtpekande pil.
När någon i kommunen anser att ett meddelande bör återkallas ska slutenvården meddelas
snarast. Om det finns medicinska orsaker till önskemålet om återkallande ska detta framföras
till slutenvården av legitimerad personal. Det är ansvarig läkare som avgör om återkallande
ska ske.
Utskrivning
När patienten skrivs ut från den slutna vården ska slutanteckning, omvårdnadsepikris och
samtliga läkemedelslistor vara uppdaterade.
Avsluta ärenden i Link
När alla fält är markerade och patienten är utskriven är det viktigt att ärenden avslutas.
När biståndshandläggare är kallad är det han/hon som avslutar ärendet.
När inte biståndshandläggare är kallad övergår ansvaret till sjuksköterskan.
Om inte sjuksköterskan är kallad är det arbetsterapeutens ansvar. I sista hand är det
sjukgymnasten som ansvarar för avslutandet av ärendet.
Utskrifter
Omvårdnadsepikris, medicinsk slutanteckning, vårdplan och läkemedelslista ska skrivas ut av
sjuksköterska. Läkemedelslistan ska skrivas ut i två exemplar som märks sjuksköterskans
exemplar och patientens exemplar.
Status t.ex. ADL-status och bedömningsinstrument som är skrivna inför utskrivningen ska
skrivas ut av arbetsterapeut eller sjukgymnast.
Ovanstående dokument ska ingå i hälso- och sjukvårdsjournalen.
När sjuksköterska inte deltar i vårdplaneringen får arbetsterapeut eller sjukgymnast skriva ut
medicinsk slutanteckning och omvårdnadsepikris i de fall behov finns.
Vårdplanen skrivs ut av alla de yrkeskategorier som deltagit i vårdplaneringen.
Övriga journalanteckningar får endast skrivas ut när de behövs för att styrka tex en
bedömning eller en instruktion som är gjord till kommunens personal eller när anteckningen
tjänar något annat syfte.
Omsorgsförvaltningen
Avvikelserapportering
Avvikelserapporter som rör Landstinget kallas för externa avvikelser i Procapita. Bevakning
skickas alltid till medicinskt ansvarig sjuksköterska - MAS som skickar den vidare till den
aktuella vårdgivaren.
När avvikelsen återkommer besvarad från landstinget skickas svaret ut av MAS. Svar går då
till upptäckaren och ansvarig/a chefer.
Avvikelserapporter som Landstinget skickar till kommunen går via MAS till ansvarig chef.
Chefen skickar bevakning till ansvarig personal.
Den som är berörd av avvikelsen skriver ner ett svar på avvikelsen som ska innehålla en
förklaring på varför händelsen inträffade och en beskrivning av ev. åtgärder som har vidtagits.
Svaret lämnas till ansvarig chef som skickar bevakning till MAS.
Reservrutin vid driftstopp
Vid driftstopp kan man läsa/skriva ut från Cosmic läskopia. Läskopian nås via inloggning till
Region Kronoberg. Gå in på Start – välj program – välj Cambio – välj Cosmic Läskopia. Sedan
används den vanliga inloggningen till Cosmic. Akuta ärenden som inte kan vänta tills
driftstoppet är över hanteras via telefon. Dokumentera utförda åtgärder i LINK efter
driftstoppet.
Om den som utfört en åtgärd under driftstoppet inte själv kan dokumentera i efterhand
ansvarar han/hon för att rapportera över till en kollega som kan föra in uppgifterna i LINK.
Loggkontroller
Loggkontroller av vilka journaler som enskilda användare har läst och skrivit i görs 1 gång per
månad samt vid behov av dokumentationssjuksköterska.
Loggkontrollerna dokumenteras och arkiveras av dokumentationssjuksköterska i 10 år.
Enskild patient kan begära att få ut sina egna logguppgifter som lämnas ut efter
sekretessprövning av MAS.
Support
Ring landstingets IT-support vid problem med inloggning på Region Kronobergs nät, tel 0470588600. Var beredd svara på lösenordsfrågan.
Ring VIS supporten vid problem med inloggning och support till LINK, tel 0470-588610.
De kan även svara på frågor kring användandet av LINK.
MAS kan svara på frågor som rör rutinerna för Växjö kommun.
CARYNG 2015-02-18