Dokumenthanteringsplan 2(5) Inledning Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som förekommer i respektive verksamhet och om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras). Dokumenthanteringsplanen avser att förbättra personalens och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Den ska alltid överensstämma med verkligheten på förvaltningen och uppdateras årligen. Saknas handlingsslag i dokumenthanteringsplanen är gallring ej tillåten. Handlingar gallras/förstörs efter angivet antal år utöver det år då handlingen har upprättats. Vid inaktualitet innebär att en handling kan gallras när den inte längre behövs i verksamheten. HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING Anmälan om arbetsskada eller tillbud Bevaras Originalet till Försäkringskassan Anställningsinformation Bevaras Ett original till den anställde, ett original i personakten Anställningsinformation, feriearbete 2 år Ansökningshandlingar, anställd Bevaras Ansökningshandlingar, ej anställd 2 år, se anm. Ansökningshandlingar, vikarier Bevaras Arbetsgivarintyg, kopia 2 år Från kommunen till personal, sparas digitalt Arbetstidsschema/ tjänstgöringsschema 2 år Papper/Digitalt Beslut från Försäkringskassan, se anm Bevaras Angående sjukersättning och aktivitetsersättning 2 år 2 år 2 år 2 år Skrivs ut vid behov Skrivs ut vid behov Skrivs ut vid behov Skrivs ut vid behov Efter det att tjänsten tillsatts Digitala handlingar, i datasystemet Personec: Bevakningslistor Analyslistor Frånvarolistor Kontrollistor 3(5) HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING Ersättning för utlagda kostnader 10 år Förvaras med reseräkning Ledighetsansökan 2 år Papper/Digitalt (självservice i personalsystemet) Lista över pensionsgrundande lön Bevaras Digitalt i personalsystemet Bevaras i pappersform Läkarintyg 2 år (bevaras) Se Rehabilitering. Löneavdragsintyg 2 år Ex. fackligt ledighetsintyg, tjänstledighet, ledighet för politiska uppdrag m.fl. Lönebeslut Bevaras Lönebidragsanställda, beslut och underlag Bevaras Lönebidragsanställda, rekvisitioner 2 år Löneförhandlingsprotokoll Bevaras I pärm i arkivet Lönelistor Bevaras Papper/Digitalt i personalsystemet Löneunderlag/tjänstgöringsrapporter 2 år Papper/Digitalt (självservice i personalsystemet) Måltidskuponger, underlag 2 år Pensionsbrev Bevaras Personalakter Bevaras Personnummerordning Dokumentskåp i arkiv 4(5) HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING Enhetsmöte APT Bevaras Pärm i arkivet Förhandlingar, MBL m m, inkl. register Bevaras Pärm i arkivet Kommuncentrala samverkansgruppen Bevaras Pärm i arkivet samt publicering på intranätet Rehabilitering Bevaras Handlingar från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras väsentligen utan undantag i låst skåp hos personalsekreteraren med beaktande av sekretessen Reseräkning inkl. traktamente 10 år Semesteromställningslista 10 år Skatter (jämkning m.m) 2 år Sjukdom och vård av barn, anmälan 2 år Terminalglasögon, beslut/rekvisition 10 år Tjänstgöringsbetyg Bevaras Originalet till den anställde Tjänstgöringsintyg 2 år Originalet till den anställde Tjänstgöringsrapport T 2 2 år Tjänstgöringsrapport T 3 Bevaras Ses som anställningsbevis Underlag för utbetalning av arvode till familjehem, kontaktpersoner, gode män och särskilt förordnad vårdnadshavare 2 år Låst skåp hos löneassistent Utmätning i lön, beslut 2 år Protokoll (minnesanteckningar): Hällefors kommun Besöksadress: Sikforsvägen 7 Postadress: 712 83 Hällefors Telefon: 0591-641 00 (växel) Växelns öppettider: mån–tors 07.30–12.00, 12.30–16.00 fre 07.30–12.00, 12.30–15.00 Telefax: 0591-109 76 E-post: [email protected]