Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi
It Stockholms läns landsting Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi och Finans 1 2013-01-02 LS 1301-0002 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR KONCERNFINANSIERING Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Koncernfinansiering. Koncernfinansiering är en central redovisningsenhet där poster av landstingsövergripande karaktär redovisas, såsom skatteintäkter och utbetalning av landstingsbidrag. Enheten har inga anställda och bedriver ingen egen verksamhet. Motivering för bevarande och gallring Det allmänna förhållningssättet till frågan om bevarande och gallring har varit följande: Sådana handlingar bevaras som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska/ekonomiska/rättsliga ställningstaganden eller bedömts ha ett framtida forskarvärde. För gallringsbara handlingar gäller olika tidsfrister t.ex. tio år, två år eller gallring vid inaktualitet. Planen innehåller handlingar för all verksamhet som avdelningen bedriver. Allmänna handlingar som inte finns upptagna i planen får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut fattats. Akterna till diariet förvaras hos handläggaren tills de avslutas. Därefter skickas de till registraturen som arkiverar i centralarkivet i landstingshuset. Övriga handlingar finns i närarkiv och på tjänsterummen hos respektive handläggare. Angående vad som skall bevaras finns beskrivet i • • • Bevarandeplan för ekonomihandlingar, föreskrift nr 9. Råd vid gallring av ekonomihandlingar, råd nr 2. Bevarande- och gallringsplan för administrativa handlingar, föreskrift nr 12. Denna bevarande- och gallringplan är resultatet av ett samarbete mellan Koncernfinansiering och arkivarie Lotta Windros, i samråd med Landstingsarkivet. På följande sidor redovisas sanrtKgs handlingar för Koncernfinansiering. f Charlotte Windros Arkivarie JIL Stockholms läns landsting Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi och Finans 2013-01-02 Handlingstyp Affärsunderlag, original Gallras 10 år Akter till diariet Attestansvariga, förteckning över, kopia Avisering inbetalning från utland (Swedbank) Avstämning, bokslutsdokumentation Bevaras Vid inaktualitet Avräkningsnotor, original Avtal 10 år Bevaras Beslut, egna Bevaras Betalningspåminnelse, kravbrev efter betalning eller avskriven fordran "Blocket" 2 år 2 år Bokslutsdokumentation Budgetunderlag 10 år 2 år Delårsbokslut Elektroniska rapportbekräftelser ur TWIN Engagemangsbesked Fakturor, databas Contempus, leverantörsfakturor Fakturor, inscannat av koncernfinansiering till Contempus, leverantörsfakturor Fullmakter 10 år Vid inaktualitet Huvudbok Kontoförteckning på bank/postgironummer Kontoplan Bevaras 10 år 2 år 2 år 10 år 10 år 10 år 2 år Bevaras LS 1301-0002 Anmärkning Affärsnota, underlag för avräkningsnota och registreringsrapport genererad i TWIN (Treasury Management for Windows) av Intern Finans rörande transaktioner med banker Edit diarieföringssystem Original finns i Landstingsdirektörsbeslut Förvaras hos Internfinans Digital information utom vid delårsrapport och årsbokslut. Gäller avtal med banker, avtal avseende lånekrediter, samverkansavtal, borgensavtal. Se även lista över framtagen lista av Intern finans (se bilaga), vilken uppdateras kontinuerligt. LS-diariet eller Landstingsdirektörsoch ekonomidirektörsbeslut Häri finns dagliga datalistor ur TWIN rörande likvider, externa affärer per dag, transaktioner per dag, kopior av avräkningsnotor, reverser och bokföringsavier samt anteckningar Arbetsmaterial, inrapporteras till Cognos Controller Papperskopiorna förvaras hos upphandlad scanningsföretag Förvaras i pärm koncernfinansiering Gallras 2 år efter fullmaktsåtagandets upphörande Finns i Raindance Finns i Raindance JIL Stockholms läns landsting 2013-01-02 Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi och Finans Kontoutdrag från banker Korrespondens av varaktig betydelse 10 år Bevaras Korrespondens av ringa betydelse Vid inaktualitet Krav från kronofogden rörande landstingets förvaltningsorganisation Kundfakturor Likvid- och leveransinstruktion till banken Likviditetsprognoser Logglistor över rensning av avslutade affärer Lånehandlingar, externa 10 år 10 år Vid inaktualitet LS 1301-0002 Banker, PG, BG, även portföljavier Korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation och leder till åtgärd eller tjänsteanteckning. Korrespondens tillhörande ett ärende diarieförs. Under förutsättning att korrespondensen inte innehåller viktig eller unik sakinformation. Finns i Raindance Vid inaktualitet lo år 2 år Lånehandlingar, interna 2 år Momsdeklarationer Momsdeklarationer, rättelser Månadsbokslut Periodisering av budget, månadsvis Lista över PO (PersonalOmkostnads)pålägg och skatter per förvaltning, den s.k. Internbankslistan Rapport till SCB (Statistiska CentralByrån) på uppdrag av Riksbank, utland, månadsvis Reverser Rutinbeskrivning av arbetsuppgifter Räntekontroll på värdepapper i TWIN Ränterapport Koncernkonto från Swedbank Skattedeklaration, arbetsgivaravgifter och moms Statistik, inrapporterad till SCB, Intrastat och utrikeshandel Systembeskrivning för datasystem 10 år 10 år 2 år 2 år 10 år Gallras 2 år efter återbetalning. Häri fmns kopior av utbetalningsorder, räntemeddelanden, affärsbekräftelse, avräkningsnotor, lånekontrakt, låneofferter, protokollsutdrag samt datalistor på betalningsplan och utskrift från bildskärm om rensning av affär Gallras 2 år efter återbetalning. Häri fmns, låneförbindelser, datalistor ur TWIN med betalningsplan samt kopior av beslut, avräkningsnotor samt korrespondens ang. lån och räntor. Finns i Cognos Controller Månadsvis inläsning av fil från Heroma. 2 år lo år Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år Gallras 10 år efter slutbetalning Utgår när ny kommer Månadsvis inläsning av excelfll till Raindance. 10 år 2 år Arbetsmaterial Bevaras TWIN, Raindance Stockholms läns landsting Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Ekonomi och Finans 2013-01-02 Säkerhets- och värdehandlingar, inak- 10 år tuella Utbetalningsjournaler för utanordning, signerade och debiteringsbemyndiga Verifikationer och bokföringsorder Årsredovisning LS 1301-0002 Gallras 10 år efter upphörd giltighet. Ex vis avtal och borgensförbindelser loår lo år Bevaras Häri ingår årlig balans/resultaträkning, kassaflödesanalys, noter, förvaltningsberättelse.
© Copyright 2024