Att göra ett inköp - SLU Medarbetarwebb
Visma Proceedo Att göra ett inköp – Manual Version 1.4 Version 1.4 / 151016 1 Innehållsförteckning 1) 2) 3) STARTSIDAN .........................................................................................................................................................3 INFORMATION OM AVTAL ........................................................................................................................................5 SÖKA FRAM ARTIKLAR .............................................................................................................................................8 3.1 Avancerad sökning ..........................................................................................................................................9 3.2 Sökning av produkter i webbutikerna ...........................................................................................................12 3.3 Söka och jämföra kemi- och lab.produkter ...................................................................................................12 3.4 Söktips ...........................................................................................................................................................16 4) ARTIKELRADEN ....................................................................................................................................................17 5) STEG 1 - LÄGGA ARTIKLAR I VARUKORGEN ...............................................................................................................18 5.1 Beställning av produkter i en katalog ...........................................................................................................18 5.2 Beställning av produkter via en webbkatalog ...............................................................................................19 5.3 Beställning som Fritextbeställning ................................................................................................................21 5.4 Anpassade formulär ......................................................................................................................................27 5.5 Rekvisition .....................................................................................................................................................28 5.6 Beställning av IT/Tele-produkter samt Översättningstjänster ......................................................................33 6) STEG 2 - INFORMATION OM BESTÄLLNINGEN ...........................................................................................................34 6.1 Beställningens namn och syfte ......................................................................................................................34 6.2 Leveransadress ..............................................................................................................................................35 6.3 Godsmärkning/Attention/Meddelande till leverantör ..................................................................................38 6.4 Kontering .......................................................................................................................................................40 6.5 Skicka beställningen ......................................................................................................................................50 7) FLÖDE ...............................................................................................................................................................55 7.1 Eskalering ......................................................................................................................................................55 7.2 När beställningen är godkänd - orderkopia till beställaren ..........................................................................55 7.3 När beställningen är nekad – mejl med info .................................................................................................57 7.4 Modifieringsmejl ...........................................................................................................................................57 7.5 Kontrollsteg vid konto 4999 ..........................................................................................................................58 8) ORDERBEKRÄFTELSE .............................................................................................................................................59 8.1 Integrerade orderbekräftelser.......................................................................................................................59 9) LEVERANSKVITTENS ..............................................................................................................................................60 9.1 Kvittera delar av ordern ................................................................................................................................63 9.2 Kvittera flera orderrader ...............................................................................................................................64 9.3 Avsluta ordern ...............................................................................................................................................64 9.4 Ändra leveranskvittens..................................................................................................................................66 9.5 Delegering .....................................................................................................................................................67 10) FÖLJA UPP BESTÄLLNINGAR ...............................................................................................................................69 10.1 Se status/sök tidigare beställning ...............................................................................................................69 10.2 Avancerad sök .............................................................................................................................................70 10.3 Återanvända tidigare beställning ...............................................................................................................72 11) FAKTURAMATCHNING I PALETTE .........................................................................................................................74 11.1 Prisavvikelse ................................................................................................................................................75 11.2 Leveranskvittens saknas i Proceedo ............................................................................................................75 11.3 Anläggningar och representation ...............................................................................................................76 11.4 När en beställare/mottagare får ut en faktura i Palette som hör till en order skapad i Proceedo .............76 Version 1.4 / 151016 2 12) ÖVRIGT .........................................................................................................................................................77 12.1 Support ........................................................................................................................................................77 12.2 Genvägar .....................................................................................................................................................77 12.3 Klick-tips i punchout ....................................................................................................................................78 12.4 e-Guider Proceedo.......................................................................................................................................79 TIPS! Använd gärna e-Guiderna för Proceedo! Dessa finns under länken e-Guider Proceedo under Genvägar på startsidan. Frågor – mejla till [email protected] 1) Startsidan På startsidan i Proceedo visas alltid nyheter och information till alla användare. 1 2 Nyheter – nyheter mm. i systemet Nya avtal i systemet – nya avtal och leverantörer som är inlagda i systemet Frågor – länkar till aktuella mejladresser vid frågor Version 1.4 / 151016 3 1 – Nya leverantörsavtal. I denna ruta presenteras nytecknade avtal i upp till 60 dagar. Komplett info om avtalet finns under det blå ”i:et” till höger. 2 – Genvägar. Här finns snabblänkar till: e-Guider Proceedo – e-guider till alla moment i Proceedo Manualer – i pdf-format som kan sparas ned eller skrivas ut Infoblad leverantör – kan sparas ner på datorn och skickas till leverantörer som man ska skicka fritextbeställningar till Proceedoinfo – länk till Medarbetarwebben där alla utskickade Proceedoinfo finns Palette fakturahantering e-Guider Palette Upphandling och inköp – Inköpsenhetens sida på Medarbetarwebben Ramavtal – länk till sidan på Medarbetarwebben med information om de lokala och statliga ramavtalen Delegationsblankett för slutattest – vid delegering av attest fylls blanketten i och skickas till Ekonomiavdelningen som sköter behörighetsadministrationen både i Proceedo och Palette Version 1.4 / 151016 4 2) Information om avtal Under fliken Inköp och underfliken Avtal finns SLU:s avtalskategoriträd. Där kan man se vilken leverantör som vi har avtal med inom olika kategorier. Om ett leverantörsavtal är kopplat till en kategori kommer det upp när kategorin är markerad. Version 1.4 / 151016 5 Kolumnen Rang visar vilken rangordning leverantören har inom området: När en leverantör är markerad kommer automatiskt de artiklar/tjänster som är kopplade till avtalet upp under Produkter: Om man vill veta mer vad som gäller om ett visst avtal klickar man på det blå i:et under Info Version 1.4 / 151016 6 Då kommer all relevant information om avtalet upp. Här finns bl. a kontaktuppgifter till leverantörens kundtjänst, samt kontaktuppgifter till avtalsansvarig, information om avtalet mm. För mer detaljerad information om våra lokala ramavtal finns en bilaga, Ramavtalsinformation, på varje leverantörsavtal. Dubbelklicka på filen för att öppna den eller klicka på Öppna bilaga. Under Bifogade dokument finns även andra dokument som man som beställare kan behöva ha eller få information om. Tanken är att Proceedo ska fungera som en avtalsdatabas där man ska finna all relevant information om våra lokala och statliga ramavtal. Version 1.4 / 151016 7 3) Söka fram artiklar På sidan Inköp under Skapa beställning finns flera olika möjligheter att söka fram artiklar. Under fliken Avtal kan man söka på följande sätt: Sökrutan Avtalskategori – här kan man söka på avtalskategori, del av dem, eller avtalsområden. När en avtalskategori markeras blir leverantörsavtal kopplade till kategorin synliga i avtalsdelen av sidan. Om det finns en produkt, katalog eller formulär kopplat till avtalet så syns det under produkter. Sökrutan Avtal – i denna sökruta söker man efter ett leverantörsnamn, organisationsnummer eller avtalsnummer. Sökrutan Produkter – här kan man söka på produktnamn, del av produktnamn eller artikelnummer, sökord. En produktrad kan även representera ett formulär eller webbutik. Innan man söker i någon av rutorna måste man se till att markera en kategori eller ställa sig högst upp på Avtalskategorier. Om man ex. står på kategorin Kontor och söker efter ”buss” så kommer man inte att få någon träff. Ställer man sig i stället på kategorin Post och transporter och gör samma sökning så får man träff. Eller att man står högst upp på Avtalskategorier. Sökresultatet visas som ett antal produkter. En produktrad kan representera en katalogprodukt, ett formulär eller en extern webbutik, s.k. punchout. Man väljer att söka på produkter som är rangordnade som nummer 1, dvs. är markerad med ”tummen upp” produkter, samt på miljömärkta produkter genom att bocka i relevant ruta. Om man ser att sökresultatet i Proceedo visar >1000 så visas endast de 1000 första produkterna i listan, övriga produkter måste man själv söka efter i rutan Produkter. Det är alltså inte den sista artikeln i katalogen som visas när man scrollar längst ner i listan. Version 1.4 / 151016 8 Under fliken Varor och tjänster kan man söka i rutan Sökord. Där kan man välja om man vill söka fritt eller på en speciell leverantör. Även här kan man välja att söka på ”tummen upp”- produkter eller miljömärkning. 3.1 Avancerad sökning Man kan göra en avancerad sökning både under fliken Avtal samt fliken Varor och tjänster. På fliken Avtal finns länken Avancerad sök mitt på sidan. Här kan du söka fritt, eller välja olika parametrar eller söka på artikelnummer. Version 1.4 / 151016 9 Via den avancerade sökningen kan man jämföra ett antal produkter via knappen Jämför. Detta kan man göra när man har fått fram ett antal produkter via sökningen. Man bockar då i de produkter som man vill jämföra och klickar sedan på Jämför. Då får man upp dem sida vid sida och kan jämföra dem. Man kan välja att lägga en produkt i varukorgen genom att klicka på det blå plustecknet. Version 1.4 / 151016 10 Man kan även söka efter och jämföra produkter på samma sätt under fliken Varor och tjänster. Man fyller i det man ska köpa och klickar på Sök. Vill man jämföra ett antal produkter bockar man i dem och klickar på Jämför. TIPS! Se även e-Guiden ”Jämföra artiklar”. Version 1.4 / 151016 11 3.2 Sökning av produkter i webbutikerna De produkter som finns i systemet via någon av webbutikerna (punchout:erna) går inte att söka fram via sökvägarna ovan. När det gäller dessa får man först gå in i punchout:en (via Proceedo) och därefter söka efter produkten man vill köpa. Se mer info om detta under avsnittet Lägga artiklar i varukorgen. 3.3 Söka och jämföra kemi- och lab.produkter För vissa av produkterna på det f.n. gällande ramavtalet inom kemikalier och lab.förbrukning är beställningsrutinen annorlunda då det finns flera alternativ som motsvarar varandra. Det innebär att ingen rangordning skett via ”tummen upp”. I stället väljs lägst pris på produkter som bedöms som likvärdiga ur kvalitets- och behovssynpunkt samt leverantörens leveransförmåga. Detta görs enklast genom att man tar fram jämför-priser på produkterna. Om man är beroende av att samma försöks-/analysprotokoll följs under hela perioden kan annan produkt väljas för att säkerställa reproducerbarhet och publicerbarhet. För att jämföra en likvärdig produkt markerar man ex. kategorin Kemikalier och skriver i sökfältet Produkter det man behöver. Man letar upp önskad artikel och klickar på det blå i:et Version 1.4 / 151016 12 På artikelkortet syns ett unikt sökord för artikeln. Sökordet är markerat med citationstecken och innehåller ordet KEM, i exemplet nedan ”1084KEM”. Om man använder detta unika sökbegrepp kan man se vilka produkter från andra leverantörer som motsvarar denna, och kan då jämföra priset. Markera och kopiera ”1084Kem”, alternativt skriv ned sök-begreppet för att kunna fylla i det i nästa steg. Därefter stänger man ner artikelkortet och klicka på länken Avancerad sökning. Version 1.4 / 151016 13 Man fyller i sökordet (”1084KEM”) och klickar på Sök. Alla produkter som motsvarar denna listas då nedan. OBS! Det är viktigt att citationstecknen är med i sökningen, de är till för att göra sök-begreppet unikt. När man fått upp sökresultatet bockar man i de produkter som man vill jämföra och klickar sen på Jämför. Version 1.4 / 151016 14 Produkterna kommer upp jämsides och man kan jämföra priser, storlekar mm. Genom att klicka på plustecknet lägger man artikeln i varukorgen. OBS! Tänk på att man måste klicka på Rensa efter en sökning för att rensa undan tidigare sökning innan man fortsätter att jämföra flera produkter. Version 1.4 / 151016 15 3.4 Söktips Favoriter – 50 mest beställda produkter – Genom att klicka på knappen Favoriter kan man hitta sina sedan tidigare mest beställda produkter. Dela upp långa ord – ange gärna flera sökord, och hellre flera sökord än för långa sammanhängande ord. Använd mellanslag mellan orden för att ange flera sökord. Ange sökordet i grundform – Skriv inte i plural eller bestämd form, utan använd gärna en avkortad version av det du söker, t.ex. pärm i stället för pärmar. Artikelnummer – känner man till produktens artikelnummer kan man använda det för att söka, eller del av numret. Små eller stora bokstäver – det spelar ingen roll om man använder stora eller små bokstäver i sökningen. Avancerad sökning – här kan man söka via kategoriträd eller att söka på en specifik leverantör och produkttyp. Alla leverantörer har inte möjlighet att lägga in sökord på både svenska och engelska, så ett tips kan vara att söka på det andra språket om man inte får träff på det första. Vi jobbar för att få alla leverantörer att lägga in på båda språken i den utsträckning som det är möjligt. TIPS! Se även e-Guiden ”Får inte fram produkter vid sökning”. Version 1.4 / 151016 16 4) Artikelraden När man har gjort en sökning presenteras träffarna i en lista med följande rubriker: Artikel – produktens namn Info – det blå ”i:et” klickar man på för att få ännu mer info om produkten. Där finns en flik med allmän info, samt även en flik med avtalsinformationen Artikelnummer – leverantörens artikelnummer Märkning – alla artiklar som har en ”tummen upp” markering är rangordnade som nr 1, dvs. det är alltid rätt att köpa en produkt med denna symbol, då vet man att man köper rätt enligt avtalet. Om ingen av produkterna som man sökt på har tummen upp – kontrollera då om den först rangordnade produkten finns i någon av Proceedos webbutiker. Ramavtalet för kemikalier och laboratorieprodukter är inte rangordnat så de artiklarna har ingen tummen upp-märkning. Se avsnitt 3.3 hur man jämför dem Lövet/miljömärkningen innebär att varan är miljö/kvalitetsmärkt. Antal – minsta antal som går att beställa, dvs. står det angett 5 här, så är 5 st. minsta mängden som det går att beställa Enhetspris – pris per angiven enhet, t.ex. per st. eller per förpackning Beställ – trycker man på plus tecknet läggs produkten till i varukorgen Leverantid – antal dagar som leverantören angett som leveransdagar Avtalskategori – anges vilken avtalskategori som avtalet ligger under Leverantör – leverantörens namn Version 1.4 / 151016 17 5) STEG 1 - Lägga artiklar i varukorgen Leverantörerna som är anslutna till Proceedo är integrerade på olika sätt beroende på hur avtalet ser ut och vad det omfattar. Man kan samla ihop en varukorg innehållande produkter/tjänster från olika leverantörer. Beroende på vad man ska köpa och vilken leverantör det gäller finns olika sätt att lägga produkter i varukorgen: Beställning av produkter i en katalog Beställning av produkter via webbkatalog (punchout) Beställning som Fritextbeställning Beställning via anpassade formulär TIPS! Se även e-Guiden ”Att göra ett inköp”. 5.1 Beställning av produkter i en katalog De flesta produkter finns i en katalog i systemet. Fördelen är att produkterna presenteras i systemet med all information, och man kan söka på produkterna genom namn artikelnummer, olika sökord, via ”tummen upp”, miljömärkning etc., samt att man kan jämföra olika produkter. Om man söker efter en artikel och inte finner den i Proceedo kan man köpa den ändå via Fritextformulär, se avsnitt 5.3. När man letat upp produkten man vill köpa, fyller man i det antal man vill köpa i antalsrutan, och sedan lägger man artikeln i varukorgen genom att klicka på det blå plus tecknet. Artikeln flyttas då ned till varukorgen längst ner på sidan: Version 1.4 / 151016 18 Man kan därefter ändra antalet med plus- och minussymbolerna. Eller ta bort artikeln genom att trycka på det röda krysset. Med fördel kan man samla produkter eller tjänster till flera leverantörer i en och samma varukorg. Det blir då en varukorg som attestanten godkänner som sedan splittas upp till orders till de olika leverantörerna vid attest. När man har fyllt upp varukorgen med det man ska ha klickar man på Fortsätt för att komma till Steg 2. 5.2 Beställning av produkter via en webbkatalog En del leverantörer är anslutna till systemet med sin webbutik, s.k. punchout. Dessa leverantörer har ofta ett stort avtalat sortiment där både artiklar och priser ändras ofta, t.ex. böcker och IT. Deras produkter går inte att söka på i systemet på samma sätt som ovan eftersom man måste gå in i deras webbutik via Proceedo söka upp artiklarna. När man ex väljer leverantören Bokus visas inte produkterna i en lista, utan endast en artikelrad syns ”*Webbutik – Bokus. Vill man köpa en artikel från Bokus klickar man på det blå plustecknet: Version 1.4 / 151016 19 Då öppnas det upp ett nytt fönster och man kommer in i Bokus webbutik inloggad som SLU. Man kommer alltså in i punchout:en för att hämta upp de artiklar som man vill köpa, och de kommer sedan att skickas tillbaka till varukorgen i Proceedo där man gör klart beställningen. I punchout:en letar man upp det man vill köpa och lägger det i varukorgen som i en vanlig webbutik. Oftast visas SLU:s avtalade pris på artiklarna. Därefter går man till kassan och slutför köpet. Det benämns lite olika i de olika punchout:erna men det finns en knapp som gör att köpet avslutas och artiklarna skickas tillbaka till Proceedo. De artiklar som låg i varukorgen i punchout:en förs då över till varukorgen i Proceedo där man sedan gör klart beställningen. Version 1.4 / 151016 20 Det kan vara bra att veta att det för tillfället endast är möjligt att vara aktiv i en punchout i 30 minuter, sedan blir man utloggad. Detta är något som vi hoppas att Visma kan lösa så småningom. Tills vidare kan man gå in i punchout:en flera gånger om man ska handla mycket. Tyvärr finns ingen backfunktion i webbutikerna, men man kan backa ändå genom att klicka med höger musknapp och trycka pil-bakåt. 5.3 Beställning som Fritextbeställning Om man det inte finns något avtal på det man ska köpa, dvs. om artikeln/tjänsten inte finns i Proceedo så gör man en fritextbeställning i Proceedo. Det finns olika typer av fritextformulär, se nedan. 5.3.1 FRITEXT ALLMÄN Om man ska beställa något från en leverantör som inte finns i systemet använder man fritextformuläret FRITEXT ALLMÄN som man kan använda till vilken leverantör som helst bara man har en e-postadress som leverantören kan ta emot en order på. Första gången man ska göra en fritextbeställning till en leverantör kan det vara bra att kontakta leverantören och säga att man vill skicka beställningen via epost. Då kan man även skicka dem ett infoblad till leverantören som beskriver hur ordern kommer att se ut och vad vi behöver för uppgifter på fakturan. Detta infoblad finns på startsidan i Proceedo under Genvägar. Man hittar FRITEXT ALLMÄN på fliken Inköp och underfliken Alternativ. Version 1.4 / 151016 21 Klicka på plustecknet för att öppna formuläret. I detta formulär fyller man i: 1. Leverantör – fyll i leverantörens namn, obligatoriskt. 2. Leverantörens mailadress – fyll i leverantörens mailadress, obligatoriskt. (OBS! var noga med att mailadressen blir rättstavad!) 3. Kundnummer – ev. kundnummer, valfritt. 4. Beskrivning av varan/tjänsten – beskrivning av varan eller tjänsten som man vill köpa, obligatoriskt. 5. Artikelnummer – ange om möjligt ett artikelnummer, valfritt. 6. Antal – ange det antal man vill beställa av artikeln/tjänsten, obligatoriskt. 7. Enhet – ange vilken enhet det gäller, obligatoriskt. 8. Pris – ange överrenskommet pris (per enhet) exklusive moms, inkl. ev. extra avgifter. Frakt ska inte räknas med, endast övriga extra avgifter som hanterings- eller expeditionskostnad. Ange gärna priset så exakt som möjligt, då man då minskar risken att fakturan inte matchar, och får hantera fakturan manuellt i Palette. Obligatoriskt. 9. Valuta – ange om det gäller SEK eller någon annan valuta, obligatoriskt. 10. Övriga kommentarer – här finns möjlighet att skriva en extra kommentar till leverantören som visas på ordersidan, valfritt. 11. Bifoga – om offert eller andra dokument finns som ska bifogas beställningen kan det göras via denna knapp. 12. Lägg till – Om man vill köpa flera artiklar från samma leverantör kan man efter att fyllt i den första artikeln välja att trycka på Lägg-till-knappen. Formuläret kommer då upp igen och då ligger infon om leverantörsnamn och mejladress kvar, så man behöver endast fylla i nästa artikel man vill köpa. Vill man köpa ännu fler artiklar från samma leverantör så gör man samma procedur igen. På detta sätt skapar man flera orderrader till samma leverantör. 13. OK – när man är färdig med sin beställning (och inte vill lägga till fler orderrader till leverantören) klickar man på OK. 14. Avbryt – klicka här om man vill avbryta beställningen. Version 1.4 / 151016 22 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 11 14 13 Version 1.4 / 151016 23 När man klickat på ”OK” kommer man vidare till varukorgen och därifrån går man vidare som vanligt genom att trycka på ”Fortsätt”. Många gånger kanske man vill eller behöver ringa först och stämma av med leverantören gällande det man ska köpa, samt ta reda på ett pris. Man kan vid telefonsamtalet nämna att ordern kommer via epost. På det sättet får leverantören även en bekräftelse på det man har kommit överrens om. Man dokumenterar även sitt inköp samt skickar beställningen elektroniskt som vi är skyldiga att göra. Det positiva är även att fakturan sedan kan matchas automatiskt i Palette. Via fritextbeställningarna i Proceedo får Inköpsenheten även in bra statistik och underlag på vad vi köper vilket gör det lättare att fånga upp områden där vi saknar ramavtal. Tips! - För att en fritextbeställning med flera orderrader till samma leverantör ska hållas ihop till en och samma order krävs att det är samma valuta på varje orderrad. TIPS! Se även e-Guiden ”Fritextbeställning – beställning av ej upplagda produkter”. Version 1.4 / 151016 24 5.3.2 FRITEXT ALLMÄN - ÖVER 100 000 KR Från och med 2014 gäller att direktupphandlingar vars värde överstiger 100 000 kr måste dokumenteras. Detta innebär för SLU att för alla beställningar av produkter/tjänster över 100 000 kr, då ramavtal saknas, ska ett särskilt fritextformulär användas: FRITEXT ALLMÄN – ÖVER 100 000 KR. Formuläret ligger under fliken Alternativ. Formuläret ser ut precis som det vanliga fritextformuläret men har ytterligare tre fält som ska fyllas i. Texten i dessa fält sparas endast i Proceedo och skickas inte med på ordern till leverantören. Version 1.4 / 151016 25 5.3.3 Fritext till samma leverantör De flesta leverantörer i systemet har ett fritextformulär som är kopplat till leverantörsavtalet och leverantörens mejladress. Dessa fritextformulär heter ”Fritext till ….” leverantörens namn. Om man handlar artiklar i systemet av en avtalsleverantör, samt via fritextforumläret (artiklar som inte finns i systemet) till samma leverantör, så läggs detta ihop till en order till leverantören. Alla dessa fritextformulär till leverantör finns samlade under fliken Alternativ, samt ligger som en artikelrad under varje enskild leverantör. 5.3.4 Fritext - engelska Om man vill skicka en fritextbeställning till en utländsk leverantör finns ett formulär på engelska där även ordersidan blir på engelska till leverantören. Det finns även ett fritextformulär på engelska för beställningar över 100 000 kr. Dessa ligger längst ned i listan under fliken Alternativ. Version 1.4 / 151016 26 5.3.5 Infoblad till leverantör Innan man skickar en fritextbeställning till en ny leverantör kan det vara bra att informera om hur en order ser ut som kommer per e-post från SLU. Det finns ett Infoblad för leverantörer som beskriver hur en order ser ut som kommer från Proceedo via e-post, samt beskriver vilken information som vi sedan behöver på fakturan från dem. Infobladet finns under Genvägar på startsidan i Proceedo. 5.4 Anpassade formulär Till vissa leverantörer finns det skapat anpassade formulär för deras varor eller tjänster. Det kan bero på att det behövs mera uppgifter i beställningen. Exempelvis för ”Bussresor med chaufför”. Genom att klicka på det blå plustecknet kommer formuläret upp: Version 1.4 / 151016 27 Man fyller i de angivna fälten. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk. Man kan bifoga ev. filer genom Bifoga-knappen. När allt är ifyllt går man vidare genom att trycka ”OK”. Då kommer man till varukorgen och fortsätter med beställningen som vanligt. 5.5 Rekvisition Om man behöver göra ett inköp direkt i butik finns en rekvisitionsblankett i Proceedo som man använder. Den ligger längst ner i listan under fliken Alternativ. Man fyller i alla fält i rekvisitionsblanketten och skickar den vidare i flödet som vanligt i Proceedo, dvs. för kontering och attest. När beställningen är attesterad skickas ingen order till leverantören, utan beställaren ska skriva ut ordersidan och ta med den till butiken. Butiken använder sedan ordersidan som underlag när de fakturerar SLU. Beloppet man fyller i är maxbeloppet som man får handla för och som attestanten attesterar. Butiken fakturerar sedan för det korrekta beloppet som man handlar för. Version 1.4 / 151016 28 OBS! Det är inte detta formulär som man skriver ut och tar med till butiken! Detta formulär fyller man i och när beställningen är attesterad skriver man ut själva orderkopian – se nästa blad! Man fyller i Rekvisitionsblankettens alla fält som är obligatoriska: Leverantör – butiken/leverantörens namn Beskrivning av varan/tjänsten – skriv in vad man önskar köpa, antal och så vidare. Maxbelopp – Skriv in maxbeloppet exklusive moms. Tänk på att ju närmare verkliga kostnaden beloppet anges, desto mindre risk för manuell hantering av fakturan i Palette. Anledning till köp på stan – ange här orsaken till inköpet på stan, dvs. varför beställningen inte kan gå i systemet. Hämtas ut av – ange vem som ska hämta ut varan/tjänsten samt personnummer för identifikation. När beställningen är attesterad så kan man antingen skriva ut orderkopian som man får per e-post när attestanten godkänt beställningen. Eller så går man in under fliken Leveranskvittens och letar upp ordern. Markera ordern och klicka på Visa order. Version 1.4 / 151016 29 När man klickar på Visa order öppnas ordern upp. När man högerklickar på ordersidan kan man välja Skriv ut… Version 1.4 / 151016 30 Det är alltså denna ordersida som man skriver ut och tar med till butiken: Orderdatum: 2015-06-26 Inköpsorder PO1011176 från Sveriges lantbruksuniversitet till Olmed Uppsala Våra referenser Era referenser 123ABC Inköpsorder: PO1011176 Orderadress: [email protected] Leveransadress Fakturaadress För avhämtning av: Andersson, Lisa Andersson .. Sverige SLU Fakturamottagning Box 7090 750 07 Uppsala Sverige (ID: ADR931) (ID: 7340102399996) Beställare Meddelande till leverantör 123ABC Tel: 018-123456 e-post: [email protected] Kundnummer: 6533 Rad Art.-nr. 1 Beskrivning Kvantitet Pris 1,00 st Belopp 1500,00 / 1,00 st Rekvisitionsblankett 1 par arbetsskor 1500,00 Hämtas ut av (Ange namn och personnummer) Lisa Andersson (XXXXXX-XXXX) Godkänd av attestant: : Namnförtydligande och befattning: : Meddelande till leverantör: Detta är en Rekvisition. Värdet är maxbeloppet som anges nedan. Vänligen fakturera SLU för korrekt belopp. Summa exkl. moms 1500,00 SEK Version 1.4 / 151016 31 Leveranskvittens görs sedan (efter köpet) på samma sätt som en vanlig order. 5.5.1 Bildskärmsglasögon Det finns en speciell rekvisitionsblankett för synundersökning och bildskärmsglasögon: Version 1.4 / 151016 32 Börja med att beställa tid hos optikerna för synundersökning. Fyll därefter i rekvisitionen i Proceedo och skicka den vidare i flödet för attest. När den är attesterad skrivs ordern ut (se ovan) och tas med till leveranöten med det avtalade besöket. Det utgör underlag för optikerns fakturering. 5.6 Beställning av IT/Tele-produkter samt Översättningstjänster Beställningar av IT/Teleprodukter samt Översättningstjänster har ett speciellt flöde. 5.6.1 Beställning av IT/Teleprodukter Alla inköp av it- och teleprodukter ska göras från vårt ramavtal, fn Atea. Alla inköp från detta ramavtal ska sedan granskas och eventuellt justeras av en IT-samordnare innan beställningen kan hanteras av en ekonomiregistrerare och slutattestant. De flesta institutioner har IT-avdelningen som IT-samordnare, men några institutioner har lokala IT-samordnare. Atea är ansluten i Visma Proceedo via en s.k. Punchout. Avtalet är kopplat till ett fiktivt bokföringskonto (IT) som styr att beställningen måste gå via IT. Som beställare lägger man i konteringssteget in en kod i fältet Ansvarig som gör att beställningen i nästa steg landar hos IT som har rätt och möjlighet att ändra i beställningen. De institutioner/enheter som har en egen IT-samordnare har två möjligheter i det fältet men ska där välja sin IT-samordnare. Övriga som använder sig av IT-stöd ska här välja IT Nilex i det fältet. Övriga fält fylls i som vanligt. Läs mer i detalj om hur detta fungerar i manualen Beställa IT-produkter – beställare. 5.6.2 Beställning av Översättningstjänster Beställning av Översättningstjänster görs med anpassade formulär. Om man vill ha hjälp av SLU:s språkgranskare har man möjlighet att i konteringssteget lägga in en kod som gör att beställningen passerar henne. I konteringssteget väljer man koden TEXT i fältet Ansvarig. Det gör att beställningen i nästa steg landar hos språkgranskaren som granskar beställningen och gör en förfrågan till leverantören om pris och leveranstid. Språkkoordinatorn återkopplar sedan till beställaren. Läs mer utförligt om rutinen i respektive beställningsformulär i Proceedo. Version 1.4 / 151016 33 6) STEG 2 - Information om beställningen När man är klar med varukorgen och klickat på Fortsätt kommer man vidare till steg 2. Där fyller man i information om beställningen samt lägger in konteringen. 6.1 Beställningens namn och syfte Man börjar med att namnge beställningen i fältet Beställningens namn. Det man skriver där följer inte med på ordern till leverantören utan är till för att man ska kunna hålla koll på samt kunna följa upp sina beställningar, ex. vid leveranskvittensen eller om man vill återanvända en gammal beställning. I rutan Beställningens syfte har man möjlighet att lämna ett meddelande till personerna efter i flödet, dvs. den som konterar och attesterar. Texten följer inte med på ordern till leverantören. Version 1.4 / 151016 34 6.2 Leveransadress Om man lägger in en förvald leveransadress så ligger den redan där när man kommer till detta steg. Se avsnitt 6.4.1 hur man lägger in förvalda värden. Ska leverans ske till annan adress än den förvalda ändrar man adress i rullisten till höger. Fakturaadressen är alltid densamma och ska inte ändras. Om man inte har lagt in en förvald leveransadress får man välja leveransadress i rullisten. Är det så att institutionen/enheten saknar någon leveransadress i listan kontaktar man [email protected] som lägger in den saknade adressen. Om man har gjort en rekvisition finns en adress som heter ”För avhämtning av…” som man kan använda. Då kommer det på ordersidan att stå: För avhämtning av… beställarens namn. 6.2.1 Tillfällig leveransadress Det finns möjlighet att välja att leveransen ska skickas till en tillfällig leveransadress. Man klickar på det blå plustecknet till höger för att göra detta: Version 1.4 / 151016 35 Ovan ruta öppnas och nu kan man fylla i den tillfälliga adressen, avsluta med att trycka på knappen OK. Viktigt att man fyller i vem som ska ta emot varorna i fältet för Attention, annars kommer det att stå beställarens namn där. Men ser på adressraden längst till höger att det är en tillfällig adress som angivits i fältet. Se exempel nedan: Innan man lagt in en tillfällig adress, så ligger den förvalda adressen med namnet som Attention i rutan för Leveransadress: Version 1.4 / 151016 36 Om man fyller i en tillfällig adress och dessutom lägger in ett namn i fältet för Attention: Så blir resultatet enligt nedan: Man kan även justera namnet i efterhand, direkt på raden. 6.2.2 Ange inte boxadresser till vissa leverantörer Staples och VWR kan inte hantera leveranser till boxadresser. Man får endast ange en fysisk leveransadress när man beställer från dem. Version 1.4 / 151016 37 6.3 Godsmärkning/Attention/Meddelande till leverantör I fältet för attention har man möjlighet att lägga in ytterligare information, som t.ex. rumsnummer för att underlätta vid leverans. Via det lilla anteckningsblocket längst ner till höger har man möjlighet att ange en Godsmärkning eller ett Meddelande till leverantör. Saknas symbolen med blocket kan inte leverantören hantera denna typ av meddelande. Version 1.4 / 151016 38 Ange önskad godsmärkning. Man kan lämna ett meddelande till leverantören som visas på ordersidan. Fyll då i fältet Kommentar till leverantör. Version 1.4 / 151016 39 6.4 Kontering Beställningen ska konteras innan den skickas. Beställaren ska vid konteringen ange referens, kostnadsställe samt projekt. Man klickar på Kontering… Konteringshjälpen kommer upp första gången. Om man inte vill att den kommer upp nästa gång bockar man i rutan längst ner till vänster. Avsluta med att klicka på stäng. Version 1.4 / 151016 40 Konteringsvyn ser ut som nedan. Beställaren ska ange referens, kostnadsställe samt projekt. Det är även bra om man anger vad köpet avser i fältet Avser. Referens, kostnadsställe samt projekt kan man lägga in som förvalda, dvs. att de kommer upp automatiskt när man öppnar konteringsvyn. Man behöver då endast ändra dessa värden vid behov, se avsnitt 6.4.2. Fälten i konteringsvyn: Referens – Baltzar/Palette referens Konto – förslag på bokföringskonto ges av systemet och kontot får/kan endast ändras av Ekonomiregistreraren vid behov. Kostnadsställe – man har automatiskt bara behörighet till sin institutions kostnadsställen Projekt – vilket projekt beställningen gäller. Man kan bara ange de projekt som är länkade till valt kostnadsställe Avser – här kan man ange ex. syftet med inköpet, denna text visas som verifikationstext i Agresso och Palette. Ekonomiregistreraren är ansvarig för att denna text blir korrekt och kan ändra denna text i nästa steg. Konterare – kommer upp per automatik, sin institutions Ekonomiregistrerare. Ansvarig – detta fält används vid beställning av ex. IT/telefoni samt Översättning. Se avsnitt 5.6. Om man inte har lagt in förvalda värden för referens, kostnadsställe samt projekt får man gå in på varje rad och välja det som ska gälla för beställningen. Man klickar på de vågräta raderna till höger i fältet: Version 1.4 / 151016 41 Därefter markerar man vilket värde som ska gälla och klickar på OK. I fältet Avser anger man med text vad köpet avser. Denna text går sedan in som verifikationstext i Palette och Agresso. Ekonomiregistreraren kan ändra texten i sitt steg sedan vid behov. När man har fyllt alla fält går man vidare på OK. Version 1.4 / 151016 42 6.4.1 Ändra konteringen Om man har lagt in förvalda värden och behöver ändra i något fält klickar man på raderna till höger om fältet. Man får då upp rutan där man kan välja ett annat värde. De senast använda värdena samt dem som man ev. valt som favoriter listas högst upp. Man letar antingen i listan efter sitt värde eller skriver i värdet i rutan och klickar på Sök, och när man har valt värde klickar man på OK. Om man vill sätta samma konteringsvärde på samtliga rader kan man bocka i kryssrutan. Version 1.4 / 151016 43 Beställaren har tillgång till sin institutions/enhets kostnadsställen. Det finns en sambandskontroll mellan kostnadsställe och projekt, så man kan bara välja ett projekt som hör ihop med det valda kostnadsstället. Om man skulle välja ett projekt som inte är giltigt för kostnadsstället går det inte att gå vidare från konteringsvyn, systemet talar då om att valideringen av konteringen misslyckades. 6.4.2 Dela konteringen Man kan dela upp konteringen på flera kostnadsställen eller projekt. Detta gör man via funktionen Dela. Om man klickar på plustecknet till höger om artikelns namn kommer det upp en identisk rad under den befintliga, och man kan där välja ex. ett annat projekt på den nya raden. Version 1.4 / 151016 44 Man väljer vilken kontering som ska gälla för varje rad samt fördelar priset längst ute till höger på bägge raderna. Kostnaden delas i kronor. Om den totala summan inte fördelas rätt kommer denna ruta upp: Klicka på OK när delningen av konteringen är klar. Version 1.4 / 151016 45 6.4.2 Förvalda värden och favoriter För att underlätta konteringen så kan man via ”Inställningar” uppe till höger i vyn gå in och ange Förvalda värden samt favoritkoder för konteringsvärden och leveransadresser. Om man har fyllt in sina förvalda konteringsvärden kommer dessa upp per automatik när man går in på konteringssidan, och man behöver bara aktivt göra en ändring om något annat ska gälla vid den nya beställningen. Man kan även lägga in ett antal värden som Favoriter. Dessa visas högst upp i listan om man ska ändra en kontering. För att lägga in favoriter och förvalda värden går man in på Inställningar och väljer Favoriter. Version 1.4 / 151016 46 Därefter väljer man i rullisten vad man vill lägga in förvalda värden för, ex. kostnadsställe: Version 1.4 / 151016 47 Man sätter en bock vid det konteringsvärde som man vill lägga som förvalt värde. Man kan även bocka i ett antal Favoriter. Därefter klickar man på Verkställ och sedan på Stäng. Det rekommenderas att man gör detta för konteringsvärdena referens, kostnadsställe samt projekt för att underlätta konteringssteget vid beställning. Version 1.4 / 151016 48 Samma sak gäller för leveransadress. Då väljer man fliken Adresser och bockar i den leveransadress som ska ligga som förvald. Kom ihåg att klicka på Verkställ innan man klickar på Stäng. TIPS! Se även e-Guiden ”Skapa favoriter och förvalda värden”. 6.4.4 Dölja/visa konteringsdimensioner Man kan välja om man vill dölja eller visa fälten Fritt och Ansvarig i konteringsvyn. Detta ställer man in under Konteringsdimensionsinställning i konteringsvyn. Endast vissa institutioner/enheter använder konteringsvärdet Fritt. Och fältet Ansvarig används endast exempelvis vid IT-beställningar. Om man döljer fältet kommer det fram om det är så att man måste lägga in en kod där. Version 1.4 / 151016 49 Om man vill se fälten Fritt och Ansvarig klickar man på kugghjulet och sätter en bock i de rutorna och klickar sedan på Spara, så kommer dessa att vara synliga framöver. Om det inte är någon bock i dessa rutor kommer dessa fält inte att visas. Fältet Ansvarig blir synligt automatiskt vid de tillfällen som det måste finnas en kod där, annars är fältet dolt. 6.5 Skicka beställningen När konteringen är klar återstår att skicka beställningen. När man skickat beställningen kommer denna ruta upp. Vill man inte se detta meddelande igen väljer man att bocka i rutan nere till vänster, avsluta med att trycka på knappen Stäng. Version 1.4 / 151016 50 6.5.1 Spara beställningen till senare Det finns möjlighet att spara beställningen till senare. I stället för att klicka på skicka klickar man på Spara. Om man väljer att Spara beställningen till senare är det obligatoriskt att ge beställningen ett namn. Om man har fyllt i Beställningens namn så kommer det namnet per automatik här. Klicka därefter på OK. Version 1.4 / 151016 51 Man finner nu den sparade beställningen under Inköp/Skapa beställning och fliken Sparade beställningar: När man vill ta upp och göra klart beställningen markerar man den och klickar på Använd beställning. TIPS! Se även e-Guiden ”Spara en beställning”. Version 1.4 / 151016 52 6.5.2 Spara beställningen som en ny mall/uppdatera en mall Om man vill spara beställningen som en ny mall klickar man på Spara. Sedan väljer man att Spara som en ny egen mall. Man benämner beställningen samt lägger in en mallbeskrivning om så önskas. Därefter klickar man på OK. Under Skapa beställning/Inköp och fliken Beställningsmallar sparas alla mallar man skapar. Man ser mallbeskrivningen längst till höger. Version 1.4 / 151016 53 Om man vill använda mallen markerar man den och klickar på Använd mall. Man kan då utgå från mallen och lägga till eller ta bort artiklar. Om man har lagt till artiklar och vill uppdatera mallen klickar man på Spara igen och väljer Uppdatera den aktuella mallen, och sedan OK. Om man har skapat en beställningsmall för en viss leverantör och det tecknas ett nytt avtal så kommer man att få skapa en ny mall. Ofta så sker förändringar gällande sortiment och priser när det tecknas ett nytt avtal, så då blir den gamla mallen inaktuell. TIPS! Se även e-Guiden ”Skapa en beställningsmall”. TIPS! Se även e-Guiden ”Addera produkter till befintlig beställningsmall”. Version 1.4 / 151016 54 7) Flöde Det normala flödet i Proceedo är som nedan: beställning- kontering – attest order skickas till leverantör leveranskvittens görs av beställare. Man kan alltid följa var i flödet beställningen befinner sig. I exemplet nedan väntar beställningen på kontroll av konteringen av ekonomiregistreraren. När beställaren skickar beställningen går ett mejl direkt till nästa person i flödet, o.s.v. 7.1 Eskalering När beställningen landar hos attestanten har denne fyra dagar på sig att godkänna den. Efter fyra dagar eskalerar beställningen ett steg uppåt i hierarkin. Detta för att beställningen inte ska bli liggande för länge utan få en attest och bli skickad till leverantören. Om en beställning har eskalerat till nästa person i hierarkin kan ursprunglig attestant fortfarande attestera beställningen. 7.2 När beställningen är godkänd - orderkopia till beställaren När attestanten har godkänt beställningen skapas en order som skickas till leverantören, oftast via epost. Samtidigt skickas en orderkopia till beställaren via e-post. Då vet man att beställningen är attesterad och skickad till leverantören. En order från Proceedo ser likadan ut oavsett om beställningen är gjord ur en katalog, via en punchout, formulär eller fritextbeställning. Version 1.4 / 151016 55 Orderdatum: 2015-03-03 Inköpsorder PO1990035 från Sveriges lantbruksuniversitet till AGA Gas AB Våra referenser Era referenser 123ABC Inköpsorder: 01990035 Avtalsnummer: SLU ua 2014.2.3.2-80 Tel: 031-779 65 12 e-post: [email protected] Orderadress: [email protected] Leveransadress Fakturaadress SLU VHC Godsmottagning Karlsson, Kalle Almas allé 4 C 756 51 Uppsala Sverige SLU Fakturamottagning Box 7090 750 07 Uppsala Sverige (ID: 7340102399996) (ID: 7340102319383) Beställare Meddelande till leverantör 123ABC Tel: 018-671664 e-post: [email protected] Rad Art.-nr. 1 100300 Beskrivning BIOGON C, koldioxid, 13,4 liter Kvantitet Pris Belopp 1,00 st 186,00 / 1,00 st 186,00 Summa exkl. moms 186,00 SEK Köpande organisation Sveriges lantbruksuniversitet Box 7070 750 07 Uppsala Sverige Momsnummer: SE202100281701 (ID: 7340102300008) Version 1.4 / 151016 56 Märkning av gods, leveransvillkor, betalningsvillkor Godsmärkning: Godset ska märkas med vårt inköpsordernummer, vår referens samt namn på beställaren. Leveransvillkor: Fritt levererat (DDP, Incoterms 2010) till i beställningen angiven leveransadress om inte annat anges. Övriga leveransvillkor enligt avtal eller beställning. Säljaren ska skriftligen meddela köparen vid leveransförsening. Orsak till förseningen samt nytt datum för leverans skall samtidigt meddelas. Betalningsvillkor: Fakturering ska ske efter leverans. Betalning sker inom 30 dagar från fakturadatum. Fakturaavgifter eller andra tillägg på fakturan som inte överenskommits accepteras ej. Vid dröjsmål utgår ränta enligt räntelagen. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande bestämmelser. Moms ska vara specificerad på fakturan. Fakturan måste uppfylla skatteverkets krav på vad en faktura ska innehålla, se Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se Faktura ställs till Sveriges lantbruksuniversitet, Fakturamottagningen, Box 7090, 750 07 Uppsala och måste innehålla beställarens referens samt inköpsordernummer. Faktura ska om möjligt skickas elektroniskt. Inköpsorder skickad via Proceedo. 7.3 När beställningen är nekad – mejl med info Om attestanten nekar beställningen skickas ett mejl till beställaren. Oftast anger attestanten varför beställningen nekas. Om så är fallet står orsaken i mejlet. Om beställningen blir nekad kan beställaren på ett enkelt sätt återanvända beställningen, göra de förändringar som behövs, och därefter skicka beställningen igen. Se avsnitt 9.3. 7.4 Modifieringsmejl Om ekonomiregistreraren ändrar bokföringskonto eller något annat i beställningen skickas ett mejl till beställaren som meddelar att en förändring har skett. Dessvärre går det inte att stänga av funktionen, dvs. att man slipper detta mejl. Version 1.4 / 151016 57 7.5 Kontrollsteg vid konto 4999 När man gör en fritextbeställning får beställningen per automatik bokföringskontokonto 4999 eftersom ekonomiregistreraren i sitt steg ska sätta den rätta konteringen. Om ekonomiregisteraren glömmer att ändra till ett korrekt bokföringskonto hamnar beställningen hos ekonomiavdelningen som får korrigera detta så korrekt data går in i Palette och Agresso. När en fritextbeställning görs kommer per automatik ett extra steg med i flödet, ESK, som är ekonomiavdelningen. Om ekonomiregistreraren ändrar konto försvinner detta steg. Om inte så går beställningen till ekonomiavdelningen som rättar upp kontot. Version 1.4 / 151016 58 8) Orderbekräftelse Alla leverantörer som vi har ett avtal med ska skicka en orderbekräftelse till beställaren. Även övriga leverantörer (dvs. när man beställer via fritext) skickar oftast en orderbekräftelse, men man kanske vid fritextbeställningen bör skriva en kommentar om att man vill att de ska göra det. På ordern till leverantören står beställarens mejladress så det är enkelt att skicka en bekräftelse via epost till beställaren och meddela att ordern är mottagen, samt om det är något som inte kan levereras. 8.1 Integrerade orderbekräftelser I dagsläget har vi integrerad orderbekräftelse med två leverantörer – ATEA och Staples. Det betyder att det går en elektronisk orderbekräftelse direkt in i Proceedo från deras system. Man letar upp sin order under fliken Leveranskvittens. I den nedre delen av fönstret ställer man sig på fliken Orderbekräftelser. Version 1.4 / 151016 59 Om man klickar på Hantera får man upp mer information. Längst ner finns en knapp som heter Skriv ut. Om man klickar på den får man upp orderbekräftelsen i utskriftsvänligt format. 9) Leveranskvittens När varan kommit eller tjänsten är utförd ska leveranskvittens ske i systemet. Den ska göras av beställaren. Detta är en förutsättning för att fakturan ska kunna automatmatchas i Palette. Leveranskvittens innebär att man bekräftar att beställd vara/tjänst ankommit/blivit utförd och att fakturan är OK att betala. 4 gånger per dag skickas information från Proceedo till Palette gällande vilka order som har blivit leveranskvitterade. Om man glömmer att göra leveranskvittens och fakturan kommer, kommer ett mejl att skickas till beställaren från Palette som uppmanar till att göra leveranskvittensen i Proceedo. När det mejlet har kommit har man 7 dagar på sig att göra leveranskvittensen, annars kommer fakturan att skickas ut i vanliga flödet i Palette för manuell matchning och hantering vilket man vill undvika. Ett sådant påminnelsemejl kommer varje dag i 7 dagar. Version 1.4 / 151016 60 OBS! Det enda påminnelsemejl som kommer är om man inte leveranskvitterat när fakturan kommer. Det kommer inte något mejl för varje order för att påminna om leveranskvittensen, det momentet måste man få in som rutin att göra när leverans har skett! Det går utmärkt att göra delkvittenser, se avsnitt 9.1. I den blå rutan på startsidan har man en översikt över sina order som inte är kvitterade. Via denna länk kommer man direkt in på sidan för Leveranskvittens. Man kan även gå via Inköp och fliken Leveranskvittens. När man går in på fliken Leveranskvittens visas automatiskt de order som ligger och väntar på kvittens, de har statusen ”Avvaktar hantering”. I rullisten kan man ändra och söka på olika statusar: Avvaktar hantering – väntar på att bli leveranskvitterade, är aningen inte kvitterade eller delvis kvitterade Alla order – alla orders oavsett status Levereras ej – ordern är avbruten, levereras ej Ej kvitterad – ordern ej leveranskvitterad Delvis kvitterad – ordern är delvis leveranskvitterad Kvitterad – order är kvitterad Ofullständigt kvitterad – ordern är avslutad Version 1.4 / 151016 61 När en order är markerad syns det nedanför vilka artiklar som hör till ordern. Man ser hur många av artikeln/artiklarna som är mottagna/leveranskvitterade, samt hur många artiklar som finns kvar att leveranskvittera. För att göra en ny leveranskvittens – markera beställningen och klicka på Ny kvittens… Version 1.4 / 151016 62 Om man ställer muspekaren i rutan Kvittera antal så förevisas där det antal man har beställt. Dvs. har man fått exakt det antal man har beställt på hela ordern behöver man endast trycka på OK. I exemplet ovan har vi beställt 2 st., och därför kommer förslaget upp att man vill kvittera 2 st. Då är det enda man behöver göra att klicka på OK. Om man vill lägga till en kommentar till kvittensen gör man det genom att trycka på knappen Kommentarer. Om hela ordern är leveranskvitterad får den status Kvitterad. 9.1 Kvittera delar av ordern Om delar av ordern levererats/en del av tjänsten utförts kvitterar man endast de delar som kommit/har utförts. Då måste man aktivt fylla i det antal som man faktiskt mottaget, i exemplet har vi endast fått 1 st. mot beställt 2 st. I rutan Kvittera antal fyller man i det antal som man har mottagit. De artiklar man ännu inte har mottagit anges som 0. Version 1.4 / 151016 63 Därefter klickar man på OK. Statusen i detta fall blir Delvis kvitterad. När resterande leverans kommer/tjänst är utförd går man in på samma order igen och kvitterar den resterande delen. Man kan upprepa detta flera gånger vid ytterligare delleveranser tills order är fullständigt kvitterad. Om man får besked från leverantören att man inte får allt man har beställt så måste man gå in och avsluta ordern, eller den del av ordern som inte är kvitterad, se avsnitt 9.3. 9.2 Kvittera flera orderrader Ofta har man beställt flera orderrader på en order, och då finns det en del saker att tänka på vid leveranskvitteringen, speciellt om man inte fått hela ordern levererad. Om allt har levererats på ordern kan man bara klicka på Ny kvittens och därefter OK. Om man endast fått delar av ordern måste man aktivt gå in och skriva i det avvikande antalet på aktuell rad innan man klickar på OK. D.v.s. man måste se till att rätt antal står på varje rad på ordern innan man klickar på OK. De artiklar man ännu inte har mottagit anges som 0. 9.3 Avsluta ordern Om man vet att ordern inte kommer att levereras måste man gå in i systemet och avsluta ordern. Det gör man på knappen Avsluta order. Exempel: I detta fall har vi beställt 2 st. förpackningar tulpaner, och vi kommer bara att få den ena, och den är leveranskvitterad. Version 1.4 / 151016 64 Markera beställningen och klicka på Avsluta order i första vyn: En varningsruta kommer upp som frågar om man är säker på att man vill avsluta ordern. Är man säker klickar man på Ja. Man bör skriva i en kommentar om varför ordern avslutas. Version 1.4 / 151016 65 Därefter får ordern statusen Ofullständigt kvitterad. Om varorna ändå skulle levereras finns fortfarande möjligheten att göra en leveranskvittens på dem. Man går då in igen på Ny leveranskvittens och gör en vanlig leveranskvittens och då får ordern statusen Kvitterad igen. 9.4 Ändra leveranskvittens Man kan ändra en gjord leveranskvittens i efterhand. Man går in under Leveranskvittens och markerar beställningen. Välj fliken Leveranskvittenser i nedre delen av fönstret och klicka på Ändra. En ny flik öppnas och där kan man ändra så kvittensen blir rätt. Avsluta genom att klicka på OK för att spara ändringarna. Det är viktigt att ändra kvitterade fel så fort som möjligt, så att fakturorna kan matchas automatiskt. Version 1.4 / 151016 66 9.5 Delegering Om man ska vara ledig är det viktigt att man delegerar sin rätt att leveranskvittera till en kollega under tiden. Man kan lägga in en tillfällig delegering under tiden man ska vara ledig, eller så kan man lägga in en stående delegering så man alltid har en kollega som kan gå in och leveranskvittera ens orders. Man går in under Inställningar och väljer Delegera. Välj därefter Ny delegering. Därefter skriver man in namnet på personen som man vill delegera till i sökrutan och klickar på Sök. Markera namnet och klicka på OK. Version 1.4 / 151016 67 Sätt en bock i rutan Leveranskvittens. Per default föreslår systemet en tidsperiod på två veckor. Lägg in aktuell tidsperiod och klicka på OK. Nästa gång man loggar in i systemet ser man delegeringen på startsidan i Proceedo. En delegering upphör per automatik när tidsperioden har gått ut. Man kan avsluta delegeringen innan om man så vill. Man kan även lägga in en delegering i förväg om man ska vara borta. Delgeringen träder i kraft det valda datumet. TIPS! Se även e-Guiden ”Delegera rätten att inleverera”. Version 1.4 / 151016 68 10) Följa upp beställningar 10.1 Se status/sök tidigare beställning Under fliken Inköp/Tidigare beställningar kan man alltid se statusen på sina och andras beställningar. En beställning kan ha följande status: Sparad – beställningen har sparats (befinner sig ej i någon beställningsprocess) för att kunna användas vid ett senare tillfälle. Avvaktar godkännande – beställningen avvaktar Godkännande. Avbruten – beställaren har själv återkallat beställningen. Skickad till leverantör(er) – beställningen är godkänd och har skickats iväg till leverantören. Kvitterad – samtliga produkter i beställningen har blivit kvitterade av beställaren. Delvis Kvitterad – en del av de ingående produkterna i beställningen har levererats och blivit delkvitterade av beställaren. Nekad – beställningen har nekats av Godkännaren. Per default ligger Alla beställningar. Man får ändra i rullisten om man vill se en annan status. Version 1.4 / 151016 69 Man kan se alla andras beställningar om man bockar i Sök beställningar från alla användare och klickar på Sök. Man kan bläddra flera sidor med piltangenterna (1-20). 10.2 Avancerad sök Via Avancerad sök kan man söka på mer specifika detaljer om en beställning. Version 1.4 / 151016 70 Här kan man söka på olika statusar, datum, konteringsvärden (kostnadsställe, projekt etc.). För att söka upp beställningar som en viss person har gjort klickar man på Välj. Skriv sedan in namnet i sökrutan och klicka Sök. Markera namnet och tryck sedan OK. Klicka därefter på Sök. Då visas träffarna i fönstret: Version 1.4 / 151016 71 10.3 Återanvända tidigare beställning Man kan alltid återanvända eller utgå från en tidigare beställning som man har gjort i Proceedo. Man kan antingen återanvända beställningen precis som den är, eller så kan man utgå från den och lägga till eller ta bort produkter. Det kan vara väldigt praktiskt om man har fått en beställning nekad och endast ska göra en förändring och sedan skicka den igen. Om man plockar upp en gammal beställning ligger konteringen och texten i fältet avser kvar som den var på den gamla beställningen, och man behöver endast göra ändringar om det behövs. Man går in under Tidigare beställningar och markerar beställningen som man vill återanvända. Man klickar därefter på Använd som mall. Det som fanns på den tidigare beställningen läggs i varukorgen. Man kan antingen fortsätta vidare med beställningen eller lägga till ytterligare artiklar alternativt ta bort någon. Observera att konteringen etc. endast ligger kvar på de artiklar som fanns med på den gamla beställningen, om man lägger till nya artiklar får man lägga in konteringen på dem. Version 1.4 / 151016 72 10.3.1 Återanvända en fritextbeställning Om man återanvänder en fritextbeställning så blir artikelraderna gulmarkerade till en början. Detta för att man måste kunna öppna upp formuläret för att göra ev. justeringar, ex. antal. Man klickar på plustecknet en gång för att få upp formuläret. Nu kan man ändra det som behövs i formuläret och sedan klicka på OK. Om man inte ska göra några ändringar kan man klicka på OK på en gång. Då försvinner gulmarkeringen på raden i varukorgen och man kan fortsätta. Version 1.4 / 151016 73 TIPS! Se även e-Guiden ”Följa upp beställningar” 11) Fakturamatchning i Palette Palette är fortfarande vårt elektroniska fakturahanteringssystem, dvs. där finns alla fakturor. Inga fakturor hanteras i Proceedo. Det är i Palette som fakturamatchningen sker av fakturor som har en koppling till orders skapade i Proceedo. Mellan Palette och Proceedo finns en integration, dvs. Proceedo skickar över information till Palette fyra gånger per dag och meddelar vilka orders som har blivit leveranskvitterade. För att en faktura ska kunna automatmatcha i Palette krävs att ordern är leveranskvitterad i Proceedo. Det är Proceedo:s ordernummer (PO följt av sju siffror) som är nyckeln till matchningen. Beställning i Proceedo •Beställningen attesteras och order skapas i Proceedo och skickas till leverantören Leverantören levererar • Leverantören levererar till beställaren • Faktura skickas till SLU uppmärkt med ordernummer • Beställaren leveranskvitteras i Proceedo Fakturamatchning i Palette • Palette får information från Proceedo om lev. kvitterad order • Automatisk matchning sker • Fakturan går till betalning När en faktura har automatmatchats i Palette behövs ingen ytterligare attest eftersom beställningen redan är attesterad i Proceedo. Fakturan kan då gå direkt till betalning. Version 1.4 / 151016 74 11.1 Prisavvikelse Om en beställning i Proceedo är leveranskvitterad i Proceedo kan fakturan matcha i Palette. Fakturor som är skannade matchas på totalbelopp och elektroniska fakturor matchas på radnivå. Det finns gränser uppsatt för när en faktura avviker. Om fakturan diffar mer än 5% eller 100 kr mot priset på ordern fastnar fakturan. Fakturan skickas då ut till beställaren i Palette för granskning. Beställaren får då kontakta leverantören och stämma av om priset är felaktigt. Därefter får man hantera fakturan manuellt i flödet i Palette. 11.2 Leveranskvittens saknas i Proceedo Om det kommer en faktura till Palette som hör till en beställning som inte har blivit leveranskvitterad skickar Palette ut ett mejl till beställaren för att påminna om att man måste göra en leveranskvittens: Beställaren har då 7 dagar på sig att gå in i Proceedo och göra leveranskvittens på beställningen. Ett sådant påminnelsemejl kommer varje dag i 7 dagar. Om man gör leveranskvittensen inom dessa 7 dagar kommer fakturan att kunna matcha i Palette. Om man inte gör leveranskvittensen inom dessa dagar kommer fakturan att skickas ut till beställaren i Palette för manuell hantering. Man får då göra leveranskvittensen i Proceedo och notera i fritextfältet i Palette att man har gjort kvittensen och ange vilket orderdernummer det gäller (börjar med PO följt av sju siffror). Den som konterar på institutionen/enheten kan då manuellt matcha ihop fakturan mot ordern i Palette. Om det står LEVERANTÖR SAKNAS i fältet för leverantör beror det på att beställningen gjorts med fritext. Borste från detta. Version 1.4 / 151016 75 11.3 Anläggningar och representation Anläggningar och representation konteras på konton som gör att de fakturorna kommer att styras ut i Palette-flödet även om beloppet matchar vid matchningen i Palette. Detta för att man ex. ska bifoga anläggningsblanketten i Palette eller att man vid representation ska bifoga deltagarförteckningar och program. 11.4 När en beställare/mottagare får ut en faktura i Palette som hör till en order skapad i Proceedo Palettesupport hanterar fakturaloggen där alla fakturor samlas som inte matchas automatiskt. Från loggen skickas fakturor ut till beställare/mottagare i Palette av olika anledningar. Palettesupport skriver alltid en anledning i fritextfältet i Palette varför fakturan skickas ut till beställaren/mottagaren. Det man måste göra som beställare/mottagare om man får ut en faktura (som hör till en beställning från Proceedo) är: Se till att göra leveranskvittensen i Proceedo. Det vanligaste felet till att fakturor inte kan matcha är att leveranskvittens saknas i Proceedo. Kontrollera därför alltid att leveranskvittensen är gjord. Skriv sedan en kommentar i fritextfältet i Palette att leveranskvittens är gjord, samt vilket ordernummer den har. Det kan vara så att leverantören inte har angett ordernumret på fakturan och då vet inte Palette vilken order den ska matcha mot även om den är leveranskvitterad. Godkänn sedan fakturan i Palette. Den skickas då vidare i det vanliga flödet. Ekonomiregistreraren som konterar i Palette kan nu manuellt matcha ihop fakturan mot ordern i Palette. Tänk på - Information skickas till Palette 4 gånger per dag så man får ha det i åtanke när man leveranskvitterat en beställning i Proceedo, att det tar en stund innan informationen når Palette. Version 1.4 / 151016 76 12) Övrigt 12.1 Support Alla frågor gällande e-handel och Proceedo skickas till [email protected]. Frågor om upphandling och inköp skickas till [email protected]. När det gäller inloggning eller annat som inte fungerar, beskriv i mejlet hur ni gör och vad som händer, bifoga gärna en skärmklippsbild. 12.2 Genvägar Man kan lägga in egna genvägar till vissa sidor i Proceedo som man ofta besöker. Genvägarna hamnar längst ner till höger på Startsidan. Länkarna med * framför är standard. Om man lägger till egna genvägar blir det ingen * framför. För att skapa en egen genväg går man in på ”Inställningar” och väljer ”Genvägar”. Version 1.4 / 151016 77 Man får då upp en vy där man kan lägga till vilka genvägar man vill ha. Markera raden och tryck sedan på ”pil höger”. Genvägen hamnar då i fältet Valda genvägar, och finns därefter som genväg på Startsidan. Om man vill ta bort en genväg går man in i samma vy, och markerar raden som ska bort. Tryck sedan på ”pil vänster” så hamnar den tillbaka i den vänstra kolumnen och tas bort på Startsidan. 12.3 Klick-tips i punchout Tyvärr finns ingen backfunktion i webbutikerna, men man kan enkelt backa ändå genom att klicka med höger musknapp och trycka ”pil-bakåt”. Version 1.4 / 151016 78 12.4 e-Guider Proceedo Det finns ett antal e-Guider för olika moment i Proceedo! Det finns en länk till dessa på startsidan. Via länken kommer man till en sida med översikt över de guider som finns. De flesta guider finns både på svenska och på engelska. I menyn till vänster kan man sortera bland guider som gäller Beställning o Att göra ett inköp o Att starta en guide o Delad kontering på en artikelrad o Delegera rätt att inleverera o Fritextbeställning – beställning av ej upplagda produkter o Får inte fram produkter vid sökning o Följa upp beställningar Version 1.4 / 151016 79 o o o Ge fler artikelrader samma kontering Jämföra artiklar Kurs för beställare i Proceedo (samlade tips) För Attestanter o Godkänna och Neka en beställning o Utred beställning – hindra att beställningen eskalerar o Attestera beställningar i mobiltelefonen För Ekonomiregistrerare/Kontering o Delad kontering på en artikelrad o Ge fler artikelrader samma kontering o Godkänna och Neka en beställning o Ändra kontering för en beställning som ska godkännas In English o Course for new buyers in Proceedo o Approve and deny a requisition o Change accounting for an order to be approved o Give several article rows the same accounting value o How to find requisitions to approve within Proceedo o Investigate the requisition – prevent that the requisition escalates o Can´t find the product when searching o Cinfirm delivery o Create favourites and preselected values o Free text order – ordering products that are not in Proceedo o How to play an e-guide o Punch Out: Order in suppliers´online stores from Proceedo o To make a purchase Kurser o Att navigera i Kursverktyget o Course for new buyers in Proceedo o Kurs för beställare i Proceedo Tips och Trix o Addera produkter till befintlig beställningsmall o Jämföra artiklar o Skapa en beställningsmall o Skapa favoriter och förvalda värden o Spara en beställning Version 1.4 / 151016 80
© Copyright 2024