Inställningar
Under Inställningar görs alla personliga inställningar i
systemet.
Förvalda värden och favoriter
Rekommendationen är att lägga in förvalda värden för
konteringen och leveransadressen. Gå in under
Inställningar och välj Favoriter. I rullisten för
konteringsdimension väljer du referens och bockar i vilket
Att göra ett inköp - Proceedo
värde som ska vara förvalt, du kan också välja några
favoriter. Gör sedan samma sak med kostnadsställe samt
projekt. Klicka på Verkställ innan rutan stängs.
Lathund
Delegering
Kom ihåg att delegera rätten att leveranskvittera till en
kollega om du ska vara ledig eller lägg in en kontant
delegering så en kollega alltid kan göra kvittenser på dina
beställningar. Välj Delegera under Inställningar. Klicka på
Ny delegering och sök upp personen du ska delegera till,
och lägg in vilken period det ska gälla för. Delegeringen
syns sedan på startsidan.
Att göra ett inköp Proceedo
Inköpsenheten
Tips!
Det finns e-guider för alla moment i Proceedo, samt för
https://internt.slu.se/inkop
matchningen i Palette.
Support:
e-handel: [email protected]
Upphandling & inköp: [email protected]
Logga in
Steg 2 – Kontering och leveransinformation
Fakturamatchning
Logga in med din ad-inloggning via knapp på startsidan på
I steg 2 ger du beställningen ett namn (för att du lättare ska hitta
Fakturamatchningen sker i Palette, inga fakturor hanteras i
Medarbetarwebben. Användarnamn är ditt ad-namn utan ”AD” eller
beställningen senare). Du har även möjlighet att ange beställningens
Proceedo. När en beställning är leveranskvitterad i
”/” framför. Lösenord är samma som du loggar in med på datorn.
syfte som visas för ek.reg och attestant. Välj leveransadress, samt
Proceedo skickas den informationen till Palette och
fakturan kan matchas automatiskt.
ange vid behov ett meddelande till leverantören via symbolen
Flöde
Gå in och kontera beställningen via knappen Kontering. Det ska vid
beställning anges referens (Balzar/Palette-referens), kostnadsställe
samt projekt. Det bästa är att lägga in dessa som förvalda värden (se
Beställning i
Proceedo
• Beställningen
attesteras
och order
skapas i
Proceedo
och
skickas till
leverantö
ren
Leverantören
levererar
• Leverantören
levererar till
beställaren
• Faktura
skickas till
SLU
uppmärkt
med ordernummer
• Beställaren
leveranskvitteras i
Proceedo
Fakturamatchning i
Palette
• Palette får
information från
Proceedo
om lev.
kvitterad
order
• Automatisk
matchning
sker
• Fakturan
går till
betalning
längre fram). Då ligger detta klart och du skriver endast in vad
leveranskvittens har skett skickas ett mejl till beställaren
från Palette som uppmanar till leveranskvittens i Proceedo.
Fr.o.m när det mejlet kommer har du sju dagar på dig att
göra leveranskvittensen i Proceedo, påminnelse från
beställningen avser under Avser och klickar sen på OK. Om du ska
ändra ett värde i något fält görs det via knappen med tre rader
Om det kommer en faktura till Palette och ingen
Palette kommer varje dag. Gör du kvittensen inom denna
.
tid kan fakturan matcha och gå till betalning. Om inte
Välj värdet som ska gälla och tryck OK. I stora manualen Att göra ett
skickas fakturan ut till dig i Palette-flödet. Tänk dock på att
inköp finns information om hur man kan dela konteringen. Klicka på
inte kvittera om varan/tjänsten ej har kommit, ej levererats
OK när konteringen är klar.
eller ej är godkänd.
Skicka eller spara beställning
Fakturan skickas även ut till beställaren i Palette om det är
en prisavvikelse som behöver kontrolleras. Om du får ut en
Steg 1 - Välj produkter
När ovan är klart skickar du beställningen med knappen Skicka. Om du
faktura i Palette-flödet som hör till en Proceedo-order ska
inte är klar med beställningen och vill fortsätta senare kan du spara
du se till att leveranskvittensen är gjord och skriva ev.
Sök upp det du vill köpa via sökrutan Produkter under fliken Inköp.
beställningen med knappen Spara. Det går att spara beställningen till
kommentarer i fritextfältet innan du godkänner den. Detta
Alternativt gå via avtalskategoriträdet för att se vilken leverantör vi
senare eller som en ny mall. Sparade beställningar och mallar finns på
för att ekonomiregistreraren ska kunna matcha fakturan
har avtal med inom ett visst område. Tummen-upp-symbolen visar att
sidan Skapa beställning under Sparade mallar/Beställningsmallar.
manuellt sedan.
leverantören har rang 1 på aktuell vara eller tjänst. De flesta artiklarna
finns i en katalog och kommer upp vid sökning. Lägg artikeln i
När beställningen är attesterad får du en orderkopia på mejl. Du får
varukorgen genom att klicka på plustecknet. Fyll gärna varukorgen
även ett mejl om beställningen blir nekad av attestanten, med en
med artiklar till flera olika leverantörer. Vid attest av beställningen
förklaring om varför.
splittas beställningen upp och blir sedan orders till de olika
Beställningar av IT/telefoni samt
Översättningstjänster
Vid beställning av IT/telefoni ska IT med in i flödet innan
leverantörerna.
Leveranskvittens
Vissa artiklar/tjänster som behöver extra information vid beställningen
Du som beställare är ansvarig för att göra leveranskvittensen när
Ansvarig vid konteringen. Vid beställning av
beställs via ett särskilt formulär och hittas på samma sätt som ovan.
varan kommer/tjänsten är utförd. Utan leveranskvittens kan inte
översättningstjänster ska koden TEXT läggas in på samma
Fyll i alla obligatoriska fält i formuläret.
fakturan matcha. På startsidan finns en direktlänk till sidan för
sätt.
ekonomiregistreraren. Man lägger då in koden IT i fältet
kvittens:
Om leverantören är ansluten till Proceedo med sin webbutik
(punchout) öppnas den via plustecknet. Välj artiklarna i webbutiken
och när du sedan avslutar skickas artiklarna över till Proceedo:s
varukorg och där fortsätter du med beställningen som vanligt.
När du ska kvittera markerar du beställningen och klickar på Ny
kvittens. Om allt har kommit kan du klicka OK direkt då det beställda
Rekvisition
Om inte önskad artikel finns i Proceedo används fritextformulär för
antalet är förifyllt. Har du endast fått delar av leveransen måste
Vid köp i butik gör man en rekvisition i Proceedo.
beställning. FRITEXT ALLMÄN finns under fliken Alternativ. Fyll i vad
antalet som ska kvitteras anges på varje rad. D.v.s. du kvitterar endast
Beställningen skickas då inte till lev. utan när beställningen
som ska köpas och ange lev. mejladress. Gäller det ett köp över
det som är levererat. När resterande levererats går du in och kvitterar
är attesterad skriver man ut ordern och tar med till butiken.
100 000 kr ska formuläret FRITEXT ALLMÄN – ÖVER 100 000 kr
det. Om du får meddelande att något inte kommer att levereras
Se mer information i manualen.
användas.
avslutar du order/den delen av ordern med Avsluta order.
Det finns kompletta manualer för Proceedo för att
logga in, inköp, kontering samt attest. Dessa nås
via startsidan i Proceedo.