Representationspolicy och riktlinjer för representation
1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2015-02-25 Diarienummer RS 1525-2014 Västra Götalandsregionen Regionkansliet Handläggare: Christina Karlsson Telefon: 070 082 52 16 E-post: [email protected] Till ägarutskottet Representationspolicy och riktlinjer för representation Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige antar ”Representationspolicy” att gälla för Västra Götalandsregionen och dess majoritetsägda bolag. 2. Regionfullmäktige uppdrar till regionstyrelsen att fastställa riktlinjer för representation med stöd i representationspolicyn. 3. Regionfullmäktige upphäver ”Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor” beslutade av regionfullmäktige § 11/1998. Regionstyrelsen beslutar följande för egen del: 1. Regionstyrelsen fastställer ”Riktlinjer för representation”. 2. Regionstyrelsen delegerar till regiondirektören att fastställa beloppsgränser för representation. 3. Regionstyrelsen rekommenderar Västra Götalandsregionens majoritetsägda bolag att anta motsvarande riktlinjer som regionstyrelsen. 4. Regionstyrelsen upphäver ”Handläggningsordningsordning vid representation”, beslutad av regionstyrelsen § 229/2000. 5. Regionstyrelsens beslut gäller under förutsättning att regionfullmäktige antar representationspolicyn. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen beslutade 14 oktober 2014 att ge regiondirektören i uppdrag att ta fram förslag till nya riktlinjer för representation. Förslaget är uppdelat i: • Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige. Policyn omfattar situationer där Västra Götalandsregionen och dess majoritetsägda bolag representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. • Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2015-02-25 Diarienummer RS 1525-2014 Fördjupad beskrivning av ärendet Regionstyrelsens uppdrag Regionstyrelsen beslutade 14 oktober 2014 att ge regiondirektören i uppdrag att ta fram förslag till nya riktlinjer för representation. Regiondirektören har gett direktiv för uppdraget genom uppdragshandling. Förslag till policy ska gälla för samtliga nämnder och bolag och omfatta både intern och extern representation. Bakgrund 1998 beslutade regionfullmäktige om riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Med riktlinjerna som grund har regionkansliet upprättat tillämpningsanvisningar. Revisorskollegiet har under 2014 genomfört en granskning av representation. Revisionsrapporten konstaterar att förvaltningarna inte har ändamålsenliga rutiner för hantering av representation. Revisionens sammanfattande bedömning är att den interna kontrollen för representation bör förstärkas. I dialog med regionkansliet har förvaltningarna framfört att det behövs en översyn och uppdatering av riktlinjerna för representation. Befintliga styrande dokument med koppling till ärendet Arbetsgruppen har gått igenom vilka andra dokument, utöver lagstiftning, som berör området, och har funnit följande dokument som mest relevanta: • Västra Götalandsregionen, VGR, Vision Västra Götaland – Det goda livet • VGR, Regionfullmäktiges arbetsordning om representationskommitté • VGR, Bolagspolicy • VGR, Befintliga riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor beslutade av regionfullmäktige 1998 • VGR, Handläggningsordningsordning vid representation, beslutad av regionstyrelsen 2000 • VGR/SKL, Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin • VGR, Strategi för Västra Götalandsregionens externa kommunikation Utöver politiskt beslutade riktlinjer gällande representation finns regionövergripande rutiner beslutade på tjänstemannanivå. • VGR, Regelverk för redovisning av representation, utbildning och handkassor • VGR, Anvisningar för riktlinjer gällande minnesgåva • Manual för Västra Götalandsregionen i representativa sammanhang • Regler för hyllningar och kondoleanser Förvaltningarna inom Västra Götalandsregionen har i olika utsträckning tagit fram kompletterande riktlinjer/rutiner kring representation. Även bolagen har egna, fastställda riktlinjer/rutiner. Övergripande lagstöd En grundförutsättning för Västra Götalandsregionen är det som anges i regeringsformen (1 kap 9 § RF): att förvaltningsmyndigheter ska beakta allas 2 (4) Datum 2015-02-25 Diarienummer RS 1525-2014 likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet. Vid representation är det viktigt att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Som en ram för representationsfrågorna finns bestämmelser om ett landstings befogenheter i kommunallagens andra kapitel. När organisationen representerar ska det i grunden finnas ett allmänintresse för Västra Götaland och/eller invånarna (2 kap 1 § KL). Förslaget I Västra Götalandsregionens bolagspolicy regleras att bolagen, utan ytterligare ägardirektiv, ska följa regionfullmäktiges policybeslut. Det innebär att policyn utan ytterligare åtgärd gäller för bolagen. De riktlinjer som föreslås beslutas av regionstyrelsen gäller inte automatiskt för bolagen. Förslaget är uppdelat i • Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige. Förslaget omfattar situationer där Västra Götalandsregionen/majoritetsägda bolag representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. • Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. Detaljerade rutiner som ger vägledning i den praktiska hanteringen tas fram på tjänstemannanivå, med stöd i policy och riktlinjer. Dokument/beslut som ska upphävas när nytt beslut tas När policy/riktlinjer för representation beslutas ska följande dokument upphävas • Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor, beslutade av regionfullmäktige § 11/1998 • Handläggningsordning vid representation, beslutad av regionstyrelsen § 229/2000. Beredning Uppdraget har bedrivits i en arbetsgrupp med representanter från regionkansliet samt sekreteraren för regionfullmäktiges representationskommitté. En referensgrupp med representanter för verksamheter (utförare, inköp, juridik, konferensservice, bolag) har löpande lämnat synpunkter på arbetsgruppens material. Arbetsgruppen har tagit del av hur jämförbara, offentliga organisationer hanterat frågorna kring representation (bland annat Stockholms läns landsting, Region Skåne, Göteborgs stad, Stockholms stad) samt privata företag. MBL-förhandling av förslaget sker 9 mars 2015. Regionkansliet 3 (4) 4 (4) Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Förslag till representationspolicy Förslag till riktlinjer för representation Besluten skickas till • • • Samtliga nämnder och styrelser i Västra Götalandsregionen för genomförande Styrelsen för Västtrafik, Göteborgs Symfoniker, GöteborgsOperan, Film i Väst, Regionteater Väst, Västsvenska turistrådet och Sahlgrenska I.C. för genomförande Avdelningschefer och stab, regionkansliet för genomförande Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] 1 (1) Datum 2015-02-25 Diarienummer RS 1525- 2014 Representationspolicy - Förslag Representationspolicyn omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser och majoritetsägda bolag, hädanefter kallat VGR. Den gäller situationer där VGR representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. VGR:s verksamhet är viktig för alla invånare i Västra Götaland. Den bidrar till hälsa och trygghet i vardagen och till ett livskraftigt Västra Götaland. Det är invånarna som finansierar verksamheten, i första hand genom skattemedel. Därför ska organisationen hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt. Det finns olika styrmedel för att säkerställa detta, bland annat denna regiongemensamma representationspolicy. Den beslutas av regionfullmäktige och kompletteras och förtydligas av riktlinjer och rutiner. Att representera VGR:s värdskap ska vara välkomnande och bidra positivt till verksamhetens anseende. Representationen ska alltid ha ett samband med, och värde för, verksamheten. Representanter från VGR ska agera professionellt och förtroendeingivande. Representationen ska vara måttfull och kostnadsmedveten och den som representerar ska tydligt dokumentera syftet med representationen. Huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. Representationskommittén är tillsatt av regionfullmäktige och hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Vem som har rätt att representera ska tydligt framgå av styrdokument/beslut i varje förvaltning, bolag, nämnd eller styrelse. Nämnden/styrelsen ansvarar för att policy och riktlinjer för representation efterlevs i sin organisation. Extern och intern representation Representation kan vara extern och intern och ska främja VGR:s verksamhet och intressen. • Den externa representationen riktar sig utåt. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den kan också vara ett sätt att stärka VGR:s olika verksamheter. • Den interna representationen riktar sig till organisationens medarbetare och förtroendevalda (inom och mellan förvaltningar respektive inom bolagen). Syftet är att främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] 1 (9) Riktlinjer Datum 2015-02-25 Diarienummer RS 1525- 2014 Riktlinjer för representation Förslag Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Riktlinjer 2015-02-25 Innehåll Inledning .............................................................................................................. 3 Riktlinjer för representation................................................................................. 3 1 Syfte med riktlinjerna ................................................................................... 3 2 Avgränsning ................................................................................................. 3 3 Representationskommitténs roll ................................................................... 4 4 Lokaler och konferensbokning vid representation ....................................... 4 5 Alkohol ......................................................................................................... 4 6 Beloppsgränser för representation ................................................................ 4 7 Intern representation ..................................................................................... 5 7.1 Definition ............................................................................................... 5 7.2 Olika former av aktiviteter .................................................................... 5 8 Extern representation .................................................................................... 6 8.1 Definition ............................................................................................... 6 8.2 Generella principer för extern representation ........................................ 6 9 Gåvor och uppvaktningar ............................................................................. 7 9.1 Generellt om att ge gåvor ...................................................................... 7 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare ............................................ 7 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda ............................................................ 8 11 Styrning och kontroll .................................................................................. 8 2 (9) Riktlinjer 2015-02-25 Inledning Västra Götalandsregionen fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt. Dessa regionövergripande dokument gällande representation ska finnas: • Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige och gäller för Västra Götalandsregionen och av Västra Götalandsregionen majoritetsägda bolag. • Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. • Rutiner som ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa fastställs på tjänstemannanivå. Det är invånarna som finansierar Västra Götalandsregionens verksamhet. Därför ska det vara självklart att hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt i representationssammanhang. Riktlinjerna kompletterar den långsiktiga och övergripande representationspolicyn genom att förtydliga och precisera. Utifrån policyn ska regionstyrelsen följa upp, uppdatera och fastställa riktlinjerna i samband med varje ny mandatperiod. Riktlinjer för representation 1 Syfte med riktlinjerna Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som gäller i representationsfrågor. För den som representerar Västra Götalandsregionen ska det vara lätt att göra rätt. Det ska också vara lätt för organisationens chefer att ta ansvar för att policyn efterlevs och att gällande regelverk följs. 2 Avgränsning Representationspolicyn omfattar situationer där organisationen representerar (ger något, exempelvis måltid eller gåva), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. Alla medarbetare och förtroendevalda omfattas. Detta omfattas inte: • Situationer där organisationen och dess medarbetare erbjuds ta emot gåvor/får inbjudan till måltider/sammankomster och dylikt från extern part. I grunden gäller brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta. För dessa situationer finns andra riktlinjer: Överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och Läkemedelsindustriföreningen, Swedish Medtech och Swedish Labtech ” Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, 3 (9) Riktlinjer 2015-02-25 • medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin”. Regionstyrelsen har antagit överenskommelsen. Policy mot korruption (under framtagande). Situationer som rör reklam och sponsring. Regionstyrelsen har fastställt ”Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm”. 3 Representationskommitténs roll Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda VGR i olika nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur VGR ska företrädas. Detta sker i representationskommittén som är tillsatt av regionfullmäktige. Sekreterare för representationskommittén är den tjänsteman som utsetts till ansvarig för representations- och protokollfrågor. Representationskommittén hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Regionstyrelsen ansvarar för representation vid tillfällen som är knutna till den operativa politiska verksamheten. I övrigt ansvarar regionfullmäktige för representationen. Respektive nämnd/styrelse och bolag ansvarar för representationen inom sitt verksamhetsområde. Representationskommittén ansvarar enligt regionfullmäktiges arbetsordning för att tolka och pröva riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Regionfullmäktiges arbetsordning § 37 ”Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor.” 4 Lokaler och konferensbokning vid representation Västra Götalandsregionen ska i första hand använda egna lokaler vid representation. Egna lokaler inkluderar även de majoritetsägda bolagens lokaler, till exempel kulturinstitutioner och museer. Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet och miljö ska tillgodoses. 5 Alkohol I policyn anges att huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. 6 Beloppsgränser för representation För att nå likvärdighet inom Västra Götalandsregionen fastställer regionstyrelsen beloppsgränser för representationskostnader. 4 (9) Riktlinjer 2015-02-25 Här redovisas övergripande vad organisationen har att förhålla sig till vad gäller mervärdesskatt och inkomstskatt utifrån Skatteverkets regler. • • • Förvaltningar. Landstinget som organisation är inte skattepliktig för inkomstskatt. Däremot fastställer Skatteverket beloppsgränser för när organisationen har rätt att dra av för mervärdesskatt. Förmånsbeskattning. När medarbetare i bolag och förvaltningar har tagit emot kost, gåvor eller liknande ska de förmånsbeskattas om det som de tagit emot inte uppfyller kriterierna för skattefrihet. Bolag. Skatteverket fastställer beloppsgränser för hur stora representationskostnader som är avdragsgilla inkomstskattemässigt och vilken avdragsrätt som gäller för mervärdesskatt. 7 Intern representation 7.1 Definition Den interna representationen riktar sig till organisationens förtroendevalda och medarbetare (inom och mellan förvaltningar) och ska främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat i verksamheten. Det som inkluderas i intern representation är till exempel måltidskostnader i samband med informationsmöten, personaltillställningar, interna kurser, gratifikationsmiddag och liknande arrangemang. Det är inte alltid uppenbart vad som är eller inte är intern representation. Som vägledning följer här några olika typer av interna aktiviteter. Riktlinjer gällande förtroendevaldas representation redovisas i avsnitt 10. 7.2 Olika former av aktiviteter Måltid vid informationsmöte Informationsmöten är av enstaka karaktär och innehåller viktig information från Västra Götalandsregionen till medarbetarna. Det kan exempelvis röra organisationsförändringar och personalfrågor. Till ett informationsmöte ska det finnas deltagarlista och program/inbjudan som beskriver syftet med mötet. En gemensam måltid som arbetsgivaren betalar i samband med mötet är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Personaltillställning Personaltillställningar är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Det är en personalfrämjande aktivitet som inte är direkt verksamhetsrelaterad. Personaltillställning får hållas maximalt två gånger per år. De ska rikta sig till hela personalen och vara måttfulla till sin karaktär. Intern representation i hemmet Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt och alltid i förväg godkännas av överordnad chef. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är intern representation. Vid dessa tillfällen är måltiderna en skattefri förmån för medarbetaren under förutsättning att följande villkor uppfylls 5 (9) Riktlinjer 2015-02-25 • • • 6 (9) Sammankomsten ska vara intern, tillfällig och kortvarig Måltider ska intas gemensamt Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag. Interna arbetsluncher Enklare förtäring vid lunch, det vill säga smörgås, sallad eller annan förtäring som inte räknas som lagad måltid är inte intern representation. Den får undantagsvis förekomma i samband med internt arbete inom och/eller mellan förvaltningar. Det krävs att tids- eller effektivitetsvinster kan motivera sådan förtäring. Det får inte ske frekvent och förtäringen måste intas på platsen för mötet. Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder som inte faller under definitionen intern representation är när medarbetarna bjuds på enklare förtäring och förfriskningar i samband med arbetet. Exempel på förtäring som kan förekomma är kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Regelbundna möten Möten som är inplanerade och sker regelbundet faller inte under definitionen intern representation. Det innebär att om Västra Götalandsregionen vid avdelningsmöte eller arbetsplatsträff regelbundet bjuder medarbetarna på lunch uppstår en skattepliktig förmån för medarbetaren. 8 Extern representation 8.1 Definition Med extern representation menas sådan gästfrihet som Västra Götalandsregionen riktar till utomstående organisationer eller besökare. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den externa representationen ska därför alltid ha ett samband med Västra Götalandsregionens verksamhet. Den kan också vara ett sätt att stärka Västra Götalandsregionens olika verksamheter. 8.2 Generella principer för extern representation Den som representerar externt ska ha ett tydligt syfte med representationen och vara kostnadsmedveten. Huvudregeln vid representation är att det ska vara fler externa gäster än deltagare från Västra Götalandsregionen. Återhållsamhet ska iakttas vid återkommande representation mot samma person och/eller organisation. Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling eller myndighetsutövning. Enda undantaget är enklare förtäring i anslutning till arbetsmöte, till exempel kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Förtäring i samband med extern representation bör ha tydliga västsvenska förtecken. Ekologiska och närproducerade råvaror ska användas i så stor utsträckning som möjligt. Riktlinjer 2015-02-25 9 Gåvor och uppvaktningar 9.1 Generellt om att ge gåvor Gåvor delas in på följande sätt • Reklamgåva/profilprodukter. Artikel av obetydligt värde och utan personlig karaktär som har anknytning till Västra Götalandsregionens verksamhet eller enklare presentartiklar som pennor eller paraplyer. Ett regionövergripande sortiment av profilprodukter finns. • Representationsgåva kan överlämnas vid extern representation. Exempel på gåva är blommor, böcker, fruktkorg som överlämnas vid studiebesök, jubileum eller dylikt. Gåvan bör om möjligt ha lokal anknytning. • Gåva till medarbetare och förtroendevalda. Se avsnitt 9.2 och 10. För Västra Götalandsregionen finns ett regionövergripande sortiment av gratifikationer/minnesgåvor som ska användas i första hand. Vid beslut om att ge gåva ska Västra Götalandsregionens policy om korruption följas (under framtagande, grunden är brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta). 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det finns undantag från denna regel. I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren): • Julgåva – en gåva som lämnas i anslutning till jul. • Jubileumsgåva – en gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 – årsjubileum. • Minnesgåva – en gåva av minneskaraktär som lämnas till tillsvidareanställd medarbetare (minst sex år) maximalt två gånger under anställning hos Västra Götalandsregionen. Minnesgåva lämnas när: o Medarbetaren har uppnått 25 års anställning i Västra Götalandsregionen. o Medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen upphör på grund av pension om anställningstiden i Västra Götalandsregionen är minst 20 år, men inte 25 år. Minnesgåva kan också lämnas vid följande tillfälle: o Förvaltningen kan själv besluta om minnesgåva till medarbetare som slutar på grund av pension eller av annan orsak. Medarbetaren måste dock sammanlagt ha varit anställd i Västra Götalandsregionen i minst 6 år. I annat fall blir gåvan skattepliktig förmån. Kondoleanser vid medarbetares bortgång I samband med medarbetares begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. 7 (9) Riktlinjer 2015-02-25 Högtidsdag Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50- årsdag får förekomma. 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda De regler som anges i 7.2 gällande olika aktiviteter gäller övergripande även för förtroendevalda. Uppvaktning Det är i linje med Västra Götalandsregionens policy att: • uppvakta ordinarie ledamot i regionfullmäktige och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med blommor när de fyller 50 år. • avtacka ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med minnesgåva när de avgår från uppdrag. Tidskravet är att ledamoten ska ha fullgjort minst sex år. Regionfullmäktiges presidium ansvarar för uppvaktning av regionfullmäktigeledamöter. Nämndens/styrelsens ordförande ansvarar för uppvaktning av ledamot. När det finns behov av att samordna Västra Götalandsregionens uppvaktning ska regionfullmäktiges presidium kontaktas. Kondoleanser vid förtroendevalds bortgång Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots eller ordinarie nämndsledamots begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Särskilda tillfällen Utöver ovanstående regler kan representationskommittén pröva uppvaktning/kondoleans när särskilda skäl motiverar detta. 11 Styrning och kontroll För att säkra att beslut tas på rätt nivå, att utlägg överensstämmer med riktlinjer och att kostnader bokförs rätt gäller följande regler: Intern representation Förvaltningschef beslutar om intern representation och kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Vilka i organisationen som har rätt att besluta om representation ska dokumenteras. Extern representation Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att Västra Götalandsregionen övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/dess sekreterare. 8 (9) Riktlinjer 2015-02-25 Officiell korrespondens för övergripande representation hanteras via representationskommitténs sekretariat. Det kan till exempel gälla inbjudningar till officiella/offentliga personer i samband med invigningar och konferenser. Nämnden/styrelsen respektive förvaltningschef beslutar om extern representation inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Representationskommitténs sekreterare ska informeras om vilka som har rätt att besluta om extern representation. Dokumentation Faktura kan utgöra dokumentation av representation men ska kompletteras med syfte, deltagarförteckning och i förekommande fall program. Extern representation av mer omfattande karaktär dokumenteras separat. Rutiner Regionövergripande rutiner beslutas av regiondirektör utifrån fastställd representationspolicy och riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar för eventuellt kompletterande rutiner för den egna förvaltningen. Bolagen rekommenderas att använda de regionövergripande rutinerna som grund om bolaget har behov att forma egna rutiner. Uppföljning/kontroll Varje nämnd/styrelse ska säkra att policy och riktlinjer, liksom rutiner för representation, följs i den egna organisationen. Tillämpningen följs upp genom intern kontroll. Regionövergripande expertfunktioner ger råd och stöd i frågor kring extern och intern representation. Det är representationskommittén som ansvarar för att tolka och tolka policy och riktlinjer för representation. 9 (9)
© Copyright 2024