28 september - Västfastigheter
till mötet i Göteborg med Fastighetsnämnden för Västra Götalandsregionen 28 september 2015 Handlingar 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med fastighetsnämnden den 28 september 2015 Plats: Östra sjukhuset, lokal Nyponet Tid: kl. 09.30–ca 15.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Fastställande av föredragningslistan Val av justerare Informationsärenden A. Information B. Information från fastighetsdirektören C. Prissäkring elenergi D. Vakanser i våra fastigheter E. Representationspolicy Beslutsärenden 1. Delårsrapport Diarienummer FAST 19-2015 (separat utskick) 2. Serviceöverenskommelse 2015 Diarienummer FAST 261-2015 3. Västfastigheter – Solhem, Nytt kontor Västfastigheter Solhem, by 5 pl 10 Diarienummer FAST 296-2015 4. Energiinvestering Sjukhuset i Lidköping – Driftoptimering samt ny teknik Diarienummer FAST 91-2015 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Information 2015-06-05 23,01% 23,32% 26,99% ENOQ2-16 ENOQ3-16 ENOQ4-16 53075 53678 198901 MWh 46378 45770 Västfastigheter / Område teknik Magnus Lundin Teknisk förvaltare EL / Område Teknik Genomförda prissäkringar 13 prissäkringsaktivitet (80 %) för år 2016 har genomförts enligt bilaga 1. Osäkerheter angående effektreservavgift och bra miljöval kvarstår. 3 prissäkringsaktivitet (30 %) för år 2017 har genomförts enligt bilaga 2. Osäkerheter angående effektreservavgift, och bra miljöval kvarstår. För prissäkring elenergibehovet 2016 har påbörjats med ett avrop vecka 1405 på 10% av respektive kvartal. f.o.m. vecka 1420 i 5%-steg. För prissäkring elenergibehovet 2017 har påbörjats med ett avrop vecka 1505 på 10% av respektive kvartal. f.o.m. vecka 1520 i 5%-steg. Prissäkring sker genom 10 avrop av delmängder för resp. kvartal. Medelvärdet av alla prisavrop för respektive kvartal bildar ett sammanvägt och enhetligt debiteringspris för hela år 2016. Årspris för elcertifikat bildas enligt samma modell. 26,68% ENOQ1-16 Basuppgifter Prissäkring för år 2016 mot en prognosticerad elenergivolym om ca 198 901. I denna volym ingår även behovet av elenergi för verksamheter som bedrivs i flertalet av de externt förhyrda lokalerna och enheter där regionen på olika sätt bidrar till verksamheten bl a Konserthuset i Göteborg, Västtrafik, Carlanderska sjukhuset, Stenebyskolan, Gerlesborgsskolan, fastigheter och lokaler ingående i Gryning Vård AB verksamheter, m fl. Den viktade förbrukningsprofilen under år 2016 bedöms fördelat enligt: Framtida justeringar kommer att göras med anledning av nybyggnader såsom BOICen, ANS, NBS etc.) Göteborg Energi Din El AB, Göteborg har uppdrag att för Västfastigheter och regionens verksamheter på elbörs prissäkra behovet av elenergi för åren 2014, 2015, 2016 och 2017. Svenska Kraftnät har beslutat att höja sina förbrukningsavgifter: Den 21 maj 2014 beslutade Svenska Kraftnäts styrelse om en ändring av avgifterna för balansansvariga företag så som elleverantörer med flera. De ändrade avgifterna börjar gälla från och med den 1 augusti 2014. Förbrukningsenergiavgiften höjs från 2,00 SEK per MWh till 2,80 SEK per MWh Detta är en höjning av en myndighet som ligger utanför Göteborg Energi DinEls kontroll och har stöd i avtalstexten: AFE 1.121 i upphandlingen av elhandlare. För oss innebär det en höjning av handelstillägget med 0,8 SEK/MWh = 0,08 öre/kWh. Vårt elenergipris för 2014 höjs alltså från 38,47 öre/kWh till 38,55 öre/kWh från 1 augusti 2014. För 2015 görs exakt samma höjning av handelstillägget i kommande avropsrapporter. Redovisning prissäkring av elenergi för 2016 (80%) och 2017 (30%) - Rapportunderlag nr 3-2015 till ekonomiavdelningen och fastighetsnämnden. Kvartal 1 År 2016 ENOQ1-16 Kvartal 2 År 2016 ENOQ2-16 Kvartal 3 År 2016 ENOQ3-16 Kvartal 4 År 2016 ENOQ4-16 Viktat medelpris för hela år 2016 Elcertifikat År 2016 Kvotplikt 14,4% (2015: 14,3%) +Bra Miljöval 2016 (justering kommer) +Effektreserv 2016 (justering kommer) +Energiskatt 2016 (justering kommer) Totalpris 2016 exkl. nätavgifter (2015: 67,07) 80 % 80 % 80 % 80 % 100 % 80 % 80 % 80 % 13 13 13 13 13 13 13 13 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Bilaga 1 till prissäkringsrapport nr 3-2015 till Ägarutskottet Prissäkrade Antal genomförda %-andel av Senast genomförd produkter prissäkringar årsbehov prissäkring - -1,41 vs 2015 29,50 65,66 - -0,04 -0,13 -0,15 -0,10 ,-0,07 Förändring jämfört mot föregående prissäkringsnivå (vecka 1510) Öre/kWh -0,20 0,13 0,63 2,68 32,72 34,04 29,17 30,81 Hittills genomsnittlig prissäkrad nivå Öre/kWh 36,13 30 % 30 % 30 % 100 % 30 % 30 % 30 % 3 3 3 3 3 3 3 +Effektreserv 2017 +Energiskatt 2017 (justering kommer) Totalpris 2017 exkl. nätavgifter 30 % 3 Kvartal 1 År 2017 ENOQ1-17 Kvartal 2 År 2017 ENOQ2-17 Kvartal 3 År 2017 ENOQ3-17 Kvartal 4 År 2017 ENOQ4-17 Viktat medelpris för hela år 2017 Elcertifikat År 2017 Kvotplikt 14,4% (2015: 14,3%) +Bra Miljöval 2017 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Vecka 1515 Bilaga 2 till prissäkringsrapport nr 3-2015 till Ägarutskottet Prissäkrade Antal genomförda %-andel av Senast genomförd produkter prissäkringar årsbehov prissäkring - - - - - -0,06 -0,18 -0,21 -0,14 -0,23 Förändring jämfört mot föregående prissäkringsnivå (vecka 1510) Öre/kWh -0,12 - - - 2,41 30,92 32,51 27,47 28,76 Hittills genomsnittlig prissäkrad nivå Öre/kWh 34,20 1 (1) Policy Diarienummer RS 1525- 2014 Västra Götalandsregionen Beslutade av regionfullmäktige den 14 april 2015 § 59 Representationspolicy Representationspolicyn omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser och majoritetsägda bolag, hädanefter kallat VGR. Den gäller situationer där VGR representerar (ger något), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. VGR:s verksamhet är viktig för alla invånare i Västra Götaland. Den bidrar till hälsa och trygghet i vardagen och till ett livskraftigt Västra Götaland. Det är invånarna som finansierar verksamheten, i första hand genom skattemedel. Därför ska organisationen hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt. Det finns olika styrmedel för att säkerställa detta, bland annat denna regiongemensamma representationspolicy. Den beslutas av regionfullmäktige och kompletteras och förtydligas av riktlinjer och rutiner. Att representera VGR:s värdskap ska vara välkomnande och bidra positivt till verksamhetens anseende. Representationen ska alltid ha ett samband med, och värde för, verksamheten. Representanter från VGR ska agera professionellt och förtroendeingivande. Representationen ska vara måttfull och kostnadsmedveten och den som representerar ska tydligt dokumentera syftet med representationen. Huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. Representationskommittén är tillsatt av regionfullmäktige och hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Vem som har rätt att representera ska tydligt framgå av styrdokument/beslut i varje förvaltning, bolag, nämnd eller styrelse. Nämnden/styrelsen ansvarar för att policy och riktlinjer för representation efterlevs i sin organisation. Extern och intern representation Representation kan vara extern och intern och ska främja VGR:s verksamhet och intressen. • Den externa representationen riktar sig utåt. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den kan också vara ett sätt att stärka VGR:s olika verksamheter. • Den interna representationen riktar sig till organisationens medarbetare och förtroendevalda (inom och mellan förvaltningar respektive inom bolagen). Syftet är att främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat. 1 (9) Riktlinjer Diarienummer RS 1525- 2014 Västra Götalandsregionen Beslutade av regionstyrelsen den 31 mars 2015 § 83 Riktlinjer för representation Riktlinjer representation Innehåll Inledning .............................................................................................................. 3 Riktlinjer för representation................................................................................. 3 1 Syfte med riktlinjerna ................................................................................... 3 2 Avgränsning ................................................................................................. 3 3 Representationskommitténs roll ................................................................... 4 4 Lokaler och konferensbokning vid representation ....................................... 4 5 Alkohol ......................................................................................................... 4 6 Beloppsgränser för representation ................................................................ 4 7 Intern representation ..................................................................................... 5 7.1 Definition ............................................................................................... 5 7.2 Olika former av aktiviteter .................................................................... 5 8 Extern representation .................................................................................... 6 8.1 Definition ............................................................................................... 6 8.2 Generella principer för extern representation ........................................ 6 9 Gåvor och uppvaktningar ............................................................................. 6 9.1 Generellt om att ge gåvor ...................................................................... 6 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare ............................................ 7 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda ............................................................ 8 11 Styrning och kontroll .................................................................................. 8 2 (9) Riktlinjer representation Inledning Västra Götalandsregionen fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt. Dessa regionövergripande dokument gällande representation ska finnas: • Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige och gäller för Västra Götalandsregionen och av Västra Götalandsregionen majoritetsägda bolag. • Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. • Rutiner som ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa fastställs på tjänstemannanivå. Det är invånarna som finansierar Västra Götalandsregionens verksamhet. Därför ska det vara självklart att hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt i representationssammanhang. Riktlinjerna kompletterar den långsiktiga och övergripande representationspolicyn genom att förtydliga och precisera. Utifrån policyn ska regionstyrelsen följa upp, uppdatera och fastställa riktlinjerna i samband med varje ny mandatperiod. Riktlinjer för representation 1 Syfte med riktlinjerna Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som gäller i representationsfrågor. För den som representerar Västra Götalandsregionen ska det vara lätt att göra rätt. Det ska också vara lätt för organisationens chefer att ta ansvar för att policyn efterlevs och att gällande regelverk följs. 2 Avgränsning Representationspolicyn omfattar situationer där organisationen representerar (ger något, exempelvis måltid eller gåva), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. Alla medarbetare och förtroendevalda omfattas. Detta omfattas inte: • Situationer där organisationen och dess medarbetare erbjuds ta emot gåvor/får inbjudan till måltider/sammankomster och dylikt från extern part. I grunden gäller brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta. För dessa situationer finns andra riktlinjer: Överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och Läkemedelsindustriföreningen, Swedish Medtech och Swedish Labtech ” Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, 3 (9) Riktlinjer representation • medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin”. Regionstyrelsen har antagit överenskommelsen. Policy mot korruption (under framtagande). Situationer som rör reklam och sponsring. Regionstyrelsen har fastställt ”Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm”. 3 Representationskommitténs roll Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda VGR i olika nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur VGR ska företrädas. Detta sker i representationskommittén som är tillsatt av regionfullmäktige. Sekreterare för representationskommittén är den tjänsteman som utsetts till ansvarig för representations- och protokollfrågor. Representationskommittén hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Regionstyrelsen ansvarar för representation vid tillfällen som är knutna till den operativa politiska verksamheten. I övrigt ansvarar regionfullmäktige för representationen. Respektive nämnd/styrelse och bolag ansvarar för representationen inom sitt verksamhetsområde. Representationskommittén ansvarar enligt regionfullmäktiges arbetsordning för att tolka och pröva riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Regionfullmäktiges arbetsordning § 37 ”Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor.” 4 Lokaler och konferensbokning vid representation Västra Götalandsregionen ska i första hand använda egna lokaler vid representation. Egna lokaler inkluderar även de majoritetsägda bolagens lokaler, till exempel kulturinstitutioner och museer. Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet och miljö ska tillgodoses. 5 Alkohol I policyn anges att huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. 6 Beloppsgränser för representation För att nå likvärdighet inom Västra Götalandsregionen fastställer regionstyrelsen beloppsgränser för representationskostnader. Här redovisas övergripande vad organisationen har att förhålla sig till vad gäller mervärdesskatt och inkomstskatt utifrån Skatteverkets regler. 4 (9) Riktlinjer representation • • • Förvaltningar. Landstinget som organisation är inte skattepliktig för inkomstskatt. Däremot fastställer Skatteverket beloppsgränser för när organisationen har rätt att dra av för mervärdesskatt. Förmånsbeskattning. När medarbetare i bolag och förvaltningar har tagit emot kost, gåvor eller liknande ska de förmånsbeskattas om det som de tagit emot inte uppfyller kriterierna för skattefrihet. Bolag. Skatteverket fastställer beloppsgränser för hur stora representationskostnader som är avdragsgilla inkomstskattemässigt och vilken avdragsrätt som gäller för mervärdesskatt. 7 Intern representation 7.1 Definition Den interna representationen riktar sig till organisationens förtroendevalda och medarbetare (inom och mellan förvaltningar) och ska främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat i verksamheten. Det som inkluderas i intern representation är till exempel måltidskostnader i samband med informationsmöten, personaltillställningar, interna kurser, gratifikationsmiddag och liknande arrangemang. Det är inte alltid uppenbart vad som är eller inte är intern representation. Som vägledning följer här några olika typer av interna aktiviteter. Riktlinjer gällande förtroendevaldas representation redovisas i avsnitt 10. 7.2 Olika former av aktiviteter Måltid vid informationsmöte Informationsmöten är av enstaka karaktär och innehåller viktig information från Västra Götalandsregionen till medarbetarna. Det kan exempelvis röra organisationsförändringar och personalfrågor. Till ett informationsmöte ska det finnas deltagarlista och program/inbjudan som beskriver syftet med mötet. En gemensam måltid som arbetsgivaren betalar i samband med mötet är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Personaltillställning Personaltillställningar är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Det är en personalfrämjande aktivitet som inte är direkt verksamhetsrelaterad. Personaltillställning får hållas maximalt två gånger per år. De ska rikta sig till hela personalen och vara måttfulla till sin karaktär. Intern representation i hemmet Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt och alltid i förväg godkännas av överordnad chef. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är intern representation. Vid dessa tillfällen är måltiderna en skattefri förmån för medarbetaren under förutsättning att följande villkor uppfylls • Sammankomsten ska vara intern, tillfällig och kortvarig • Måltider ska intas gemensamt 5 (9) Riktlinjer representation • 6 (9) Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag. Interna arbetsluncher Enklare förtäring vid lunch, det vill säga smörgås, sallad eller annan förtäring som inte räknas som lagad måltid är inte intern representation. Den får undantagsvis förekomma i samband med internt arbete inom och/eller mellan förvaltningar. Det krävs att tids- eller effektivitetsvinster kan motivera sådan förtäring. Det får inte ske frekvent och förtäringen måste intas på platsen för mötet. Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder som inte faller under definitionen intern representation är när medarbetarna bjuds på enklare förtäring och förfriskningar i samband med arbetet. Exempel på förtäring som kan förekomma är kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Regelbundna möten Möten som är inplanerade och sker regelbundet faller inte under definitionen intern representation. Det innebär att om Västra Götalandsregionen vid avdelningsmöte eller arbetsplatsträff regelbundet bjuder medarbetarna på lunch uppstår en skattepliktig förmån för medarbetaren. 8 Extern representation 8.1 Definition Med extern representation menas sådan gästfrihet som Västra Götalandsregionen riktar till utomstående organisationer eller besökare. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den externa representationen ska därför alltid ha ett samband med Västra Götalandsregionens verksamhet. Den kan också vara ett sätt att stärka Västra Götalandsregionens olika verksamheter. 8.2 Generella principer för extern representation Den som representerar externt ska ha ett tydligt syfte med representationen och vara kostnadsmedveten. Huvudregeln vid representation är att det ska vara fler externa gäster än deltagare från Västra Götalandsregionen. Återhållsamhet ska iakttas vid återkommande representation mot samma person och/eller organisation. Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling eller myndighetsutövning. Enda undantaget är enklare förtäring i anslutning till arbetsmöte, till exempel kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Förtäring i samband med extern representation bör ha tydliga västsvenska förtecken. Ekologiska och närproducerade råvaror ska användas i så stor utsträckning som möjligt. 9 Gåvor och uppvaktningar 9.1 Generellt om att ge gåvor Gåvor delas in på följande sätt Riktlinjer representation • • • Reklamgåva/profilprodukter. Artikel av obetydligt värde och utan personlig karaktär som har anknytning till Västra Götalandsregionens verksamhet eller enklare presentartiklar som pennor eller paraplyer. Ett regionövergripande sortiment av profilprodukter finns. Representationsgåva kan överlämnas vid extern representation. Exempel på gåva är blommor, böcker, fruktkorg som överlämnas vid studiebesök, jubileum eller dylikt. Gåvan bör om möjligt ha lokal anknytning. Gåva till medarbetare och förtroendevalda. Se avsnitt 9.2 och 10. För Västra Götalandsregionen finns ett regionövergripande sortiment av gratifikationer/minnesgåvor som ska användas i första hand. Vid beslut om att ge gåva ska Västra Götalandsregionens policy om korruption följas (under framtagande, grunden är brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta). 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det finns undantag från denna regel. I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren): • Julgåva – en gåva som lämnas i anslutning till jul. • Jubileumsgåva – en gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 – årsjubileum. • Minnesgåva – en gåva av minneskaraktär som lämnas till tillsvidareanställd medarbetare (minst sex år) maximalt två gånger under anställning hos Västra Götalandsregionen. Minnesgåva lämnas när: o Medarbetaren har uppnått 25 års anställning i Västra Götalandsregionen. o Medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen upphör på grund av pension om anställningstiden i Västra Götalandsregionen är minst 20 år, men inte 25 år. Minnesgåva kan också lämnas vid följande tillfälle: o Förvaltningen kan själv besluta om minnesgåva till medarbetare som slutar på grund av pension eller av annan orsak. Medarbetaren måste dock sammanlagt ha varit anställd i Västra Götalandsregionen i minst 6 år. I annat fall blir gåvan skattepliktig förmån. Kondoleanser vid medarbetares bortgång I samband med medarbetares begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Högtidsdag Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50- årsdag får förekomma. 7 (9) Riktlinjer representation 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda De regler som anges i 7.2 gällande olika aktiviteter gäller övergripande även för förtroendevalda. Uppvaktning Det är i linje med Västra Götalandsregionens policy att: • uppvakta ordinarie ledamot i regionfullmäktige och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med blommor när de fyller 50 år. • avtacka ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med minnesgåva när de avgår från uppdrag. Tidskravet är att ledamoten ska ha fullgjort minst sex år. Regionfullmäktiges presidium ansvarar för uppvaktning av regionfullmäktigeledamöter. Nämndens/styrelsens ordförande ansvarar för uppvaktning av ledamot. När det finns behov av att samordna Västra Götalandsregionens uppvaktning ska regionfullmäktiges presidium kontaktas. Kondoleanser vid förtroendevalds bortgång Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots eller ordinarie nämndsledamots begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Särskilda tillfällen Utöver ovanstående regler kan representationskommittén pröva uppvaktning/kondoleans när särskilda skäl motiverar detta. 11 Styrning och kontroll För att säkra att beslut tas på rätt nivå, att utlägg överensstämmer med riktlinjer och att kostnader bokförs rätt gäller följande regler: Intern representation Förvaltningschef beslutar om intern representation och kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Vilka i organisationen som har rätt att besluta om representation ska dokumenteras. Extern representation Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att Västra Götalandsregionen övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/dess sekreterare. Officiell korrespondens för övergripande representation hanteras via representationskommitténs sekretariat. Det kan till exempel gälla inbjudningar till officiella/offentliga personer i samband med invigningar och konferenser. Nämnden/styrelsen respektive förvaltningschef beslutar om extern representation inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef kan överlåta rätten att besluta till 8 (9) Riktlinjer representation andra chefer i organisationen. Representationskommitténs sekreterare ska informeras om vilka som har rätt att besluta om extern representation. Dokumentation Faktura kan utgöra dokumentation av representation men ska kompletteras med syfte, deltagarförteckning och i förekommande fall program. Extern representation av mer omfattande karaktär dokumenteras separat. Rutiner Regionövergripande rutiner beslutas av regiondirektör utifrån fastställd representationspolicy och riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar för eventuellt kompletterande rutiner för den egna förvaltningen. Bolagen rekommenderas att använda de regionövergripande rutinerna som grund om bolaget har behov att forma egna rutiner. Uppföljning/kontroll Varje nämnd/styrelse ska säkra att policy och riktlinjer, liksom rutiner för representation, följs i den egna organisationen. Tillämpningen följs upp genom intern kontroll. Regionövergripande expertfunktioner ger råd och stöd i frågor kring extern och intern representation. Det är representationskommittén som ansvarar för att tolka och pröva policy och riktlinjer för representation. 9 (9) 1 (13) Rutiner Diarienummer RS 1525-2014 Rutin fastställd av RD 2015-04-28 Rutin för representation Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Rutin för representation Innehåll Läsanvisning ........................................................................................................ 3 Vem kontaktar jag vid frågor............................................................................... 3 Fråga i din egen förvaltning......................................................................... 3 Koncernkontorets expertfunktion ................................................................ 3 Inledning .............................................................................................................. 4 Riktlinjer för representation................................................................................. 4 1 Syfte med riktlinjerna ................................................................................... 4 2 Avgränsning ................................................................................................. 4 3 Representationskommitténs roll ................................................................... 5 4 Lokaler och konferensbokning vid representation ....................................... 5 5 Alkohol ......................................................................................................... 6 6 Beloppsgränser för representation ................................................................ 6 7 Intern representation ..................................................................................... 7 7.1 Definition ............................................................................................... 7 7.2 Olika former av aktiviteter .................................................................... 7 8 Extern representation .................................................................................. 10 8.1 Definition ............................................................................................. 10 8.2 Generella principer för extern representation ...................................... 10 9 Gåvor och uppvaktningar ........................................................................... 11 9.1 Generellt om att ge gåvor .................................................................... 11 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare .......................................... 12 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda .......................................................... 12 11 Styrning och kontroll ................................................................................ 12 2 (13) Rutin för representation Läsanvisning Dessa rutiner för intern och extern representation är ett komplement och förtydligande till ”Riktlinjer för representation” (dnr RS 1525-2014). Därför är detta dokument uppbyggt med riktlinjerna som bas. Löpande text och tabellernas vänsterspalt speglar senaste beslutade version av riktlinjerna. Rutinerna finns i tabellernas högra spalt. Varje år fastställer regiondirektören de beloppsgränser som anges i högerspalten. Därefter uppdateras rutinen. Säkerställ att du använder den senaste versionen. För frågor om gåvor, se ”Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda”. Såväl rutiner som riktlinjer grundar sig på den representationspolicy som regionfullmäktige beslutade om den 14 april 2015. Vem kontaktar jag vid frågor Fråga i din egen förvaltning I första hand ska chefer/medarbetare vända sig till sin egen förvaltnings kompetens (till exempel HR-funktion eller ekonomifunktion). När det gäller frågor om extern representation, där det kan vara aktuellt med samordning mellan nämnder eller deltagande av regionfullmäktiges eller regionstyrelsens presidium, ska man alltid kontakta representationskommitténs sekreterare: [email protected] Koncernkontorets expertfunktion På koncernkontoret finns en expertfunktion för intern och extern representation. Den finns som stöd när förvaltningen behöver få rutinerna förtydligade eller förklarade. Expertfunktionen ansvarar för att stämma av hur riktlinjer och rutiner fungerar och föreslå eventuella förändringar. föreslå beloppsgränser varje år. svara på frågor som inte respektive verksamhet klarar själva. Följande personer ingår i koncernkontorets expertfunktion: Kristina Gustafsson, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp: [email protected] Niklas Hjelte, koncernstab HR: [email protected] Mikael Appelqvist, koncernstab kommunikation och externa relationer, sekreterare i representationskommittén: [email protected] Elisabet Ericson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli: [email protected] 3 (13) Rutin för representation Inledning Västra Götalandsregionen fastställer policyer och riktlinjer för frågor där det är värdefullt att ha ett gemensamt förhållningssätt och göra på ett likartat sätt. Dessa regionövergripande dokument gällande representation ska finnas: Representationspolicy som beslutas av regionfullmäktige och gäller för Västra Götalandsregionen och av Västra Götalandsregionen majoritetsägda bolag. Riktlinjer för representation som beslutas av regionstyrelsen och omfattar Västra Götalandsregionens samtliga nämnder och styrelser. Riktlinjerna rekommenderas att gälla även för bolagen. Rutiner som ger stöd i det dagliga arbetet. Dessa fastställs på tjänstemannanivå. Det är invånarna som finansierar Västra Götalandsregionens verksamhet. Därför ska det vara självklart att hantera pengarna på ett öppet och ansvarsfullt sätt i representationssammanhang. Riktlinjerna kompletterar den långsiktiga och övergripande representationspolicyn genom att förtydliga och precisera. Utifrån policyn ska regionstyrelsen följa upp, uppdatera och fastställa riktlinjerna i samband med varje ny mandatperiod. Riktlinjer för representation 1 Syfte med riktlinjerna Riktlinjerna ska förtydliga policyn och ge vägledning och direktiv om vad som gäller i representationsfrågor. För den som representerar Västra Götalandsregionen ska det vara lätt att göra rätt. Det ska också vara lätt för organisationens chefer att ta ansvar för att policyn efterlevs och att gällande regelverk följs. 2 Avgränsning Representationspolicyn omfattar situationer där organisationen representerar (ger något, exempelvis måltid eller gåva), externt eller internt, såväl i som utanför Sverige. Alla medarbetare och förtroendevalda omfattas. Detta omfattas inte: Situationer där organisationen och dess medarbetare erbjuds ta emot gåvor/får inbjudan till måltider/sammankomster och dylikt från extern part. I grunden gäller brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta. För dessa situationer finns andra riktlinjer: Överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting och Läkemedelsindustriföreningen, Swedish Medtech och Swedish Labtech ” Överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- och sjukvården, läkemedelsindustrin, medicintekniska industrin och laboratorietekniska industrin”. Regionstyrelsen har antagit överenskommelsen. Policy mot korruption (under framtagande). 4 (13) Rutin för representation 5 (13) Situationer som rör reklam och sponsring. Regionstyrelsen har fastställt ”Principer och riktlinjer för reklam, sponsring mm”. 3 Representationskommitténs roll Som högsta beslutande organ har regionfullmäktige en representativ roll att företräda VGR i olika nationella och internationella sammanhang. Vid sådana tillfällen ska fullmäktiges presidium samråda med regionstyrelsens presidium om hur VGR ska företrädas. Detta sker i representationskommittén som är tillsatt av regionfullmäktige. Sekreterare för representationskommittén är den tjänsteman som utsetts till ansvarig för representations- och protokollfrågor. Representationskommittén hanterar övergripande representationsfrågor och samordning mellan nämnder/styrelser och bolag. Regionstyrelsen ansvarar för representation vid tillfällen som är knutna till den operativa politiska verksamheten. I övrigt ansvarar regionfullmäktige för representationen. Respektive nämnd/styrelse och bolag ansvarar för representationen inom sitt verksamhetsområde. Representationskommittén ansvarar enligt regionfullmäktiges arbetsordning för att tolka och pröva riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor. Regionfullmäktiges arbetsordning § 37 ”Regionfullmäktige ska inrätta en representationskommitté med uppgift att hantera fullmäktiges representation. Representationskommittén består av regionstyrelsens och regionfullmäktiges presidium. Representationskommittén ansvarar för tolkning och prövning av riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor.” 4 Lokaler och konferensbokning vid representation Riktlinje Västra Götalandsregionen ska i första hand använda egna lokaler vid representation. Egna lokaler inkluderar även de majoritetsägda bolagens lokaler, till exempel kulturinstitutioner och museer. Västra Götalandsregionens krav på tillgänglighet och miljö ska tillgodoses Rutin Lokal för möten bokas antingen genom det interna lokalbokningssystemet Sambo eller genom konferens-/ och utbildningscentrum. Konferensbokningstjänsten är kostnadsfri. Kontaktuppgifter Telefon: 010-441 05 00 Knappval: 2 Mejl: [email protected] Rutin för representation 6 (13) 5 Alkohol Riktlinje I policyn anges att huvudregeln är att alkohol inte ska förekomma vid representation. Bakgrunden till detta är organisationens uppdrag att verka för god hälsa. Representationskommittén prövar om undantag är motiverat av särskilda skäl. Rutin Kontakta representationskommitténs sekreterare vid frågor om undantag. 6 Beloppsgränser för representation Riktlinje För att nå likvärdighet inom Västra Götalandsregionen fastställer regionstyrelsen beloppsgränser för representationskostnader. Här redovisas övergripande vad organisationen har att förhålla sig till vad gäller mervärdesskatt och inkomstskatt utifrån Skatteverkets regler. -Förvaltningar. Landstinget som organisation är inte skattepliktig för inkomstskatt. Däremot fastställer Skatteverket beloppsgränser för när organisationen har rätt att dra av för mervärdesskatt. -Förmånsbeskattning. När medarbetare i bolag och förvaltningar har tagit emot kost, gåvor eller liknande ska de förmånsbeskattas om det som de tagit emot inte uppfyller kriterierna för skattefrihet. -Bolag. Skatteverket fastställer beloppsgränser för hur stora representationskostnader som är avdragsgilla inkomstskattemässigt och vilken avdragsrätt som gäller för mervärdesskatt. Rutin Varje år fastställer regiondirektören beloppsgränser som redovisas i detta dokument och i ”Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda”. Rutin för representation 7 (13) 7 Intern representation 7.1 Definition Riktlinje Den interna representationen riktar sig till organisationens förtroendevalda och medarbetare (inom och mellan förvaltningar) och ska främja goda arbetsresultat och ett trivsamt arbetsklimat i verksamheten. Det som inkluderas i intern representation är till exempel måltidskostnader i samband med informationsmöten, personaltillställningar, interna kurser, gratifikationsmiddag och liknande arrangemang. Det är inte alltid uppenbart vad som är eller inte är intern representation. Som vägledning följer här några olika typer av interna aktiviteter. (7.2) Riktlinjer gällande förtroendevaldas representation redovisas i avsnitt 10. Rutin Externa konsulter som exempelvis ingår i interna projekt- och arbetsgrupper räknas också som medarbetare eftersom de då är uppdragstagare. Representation mellan förvaltningar och bolag är extern. Förtydligande – mat I exemplen gäller följande definitioner: Enligt skatteverkets definitioner är en måltid lunch, middag eller supé och består vanligen av tillagad mat. Med enklare förtäring menas till exempel frukost, smörgås eller andra förfriskningar. Enklare förtäring vid lunch kan bestå av sallad eller smörgås som äts på platsen för mötet. Förtydligande – belopp Alla belopp i exemplen gäller exklusive moms och per person om inget annat anges. Förtydligande – dricks Dricks ges inte vid intern representation. 7.2 Olika former av aktiviteter Riktlinje Måltid vid informationsmöte Informationsmöten är av enstaka karaktär och innehåller viktig information från Västra Götalandsregionen till medarbetarna. Det kan exempelvis röra organisationsförändringar och personalfrågor. Till ett informationsmöte ska det finnas deltagarlista och program/inbjudan som beskriver syftet med mötet. En gemensam måltid som arbetsgivaren betalar i samband med mötet är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Rutin VGR:s beslutade beloppsgränser: Lunch eller middag: 200 kronor exkl moms per person Enklare förtäring: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation, liksom eventuell överstigande moms Moms är avdragsgill motsvarande: Lunch/middag: 90 kronor Enklare förtäring: 60 kronor Rutin för representation Personaltillställning Personaltillställningar är intern representation och en skattefri förmån för medarbetaren. Det är en personalfrämjande aktivitet som inte är direkt verksamhetsrelaterad. Personaltillställning får hållas maximalt två gånger per år. De ska rikta sig till hela personalen och vara måttfulla till sin karaktär. 8 (13) Som personaltillställning räknas gratifikationsmiddag, personalfest och liknande tillställningar. Exempel på kringkostnader vid tillställningen är lokalkostnader, underhållning, resekostnader. VGR:s beslutade beloppsgränser: Måltid vid personaltillställning: 450 kronor exkl moms per person Kringkostnader vid personaltillställning: 350 kronor exkl moms per person Bokförs på konto: 4631 Personalrepresentation, liksom eventuell överstigande moms Moms är avdragsgill motsvarande: Måltid: 90 kronor Kringkostnader: 180 kronor Syfte med tillställningen och deltagarlista ska bifogas fakturan. Intern representation i hemmet Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt och alltid i förväg godkännas av överordnad chef. Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är intern representation. Vid dessa tillfällen är måltiderna en skattefri förmån för medarbetaren under förutsättning att följande villkor uppfylls Sammankomsten ska vara intern, tillfällig och kortvarig Måltider ska intas gemensamt Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag. En intern kurs får inte vara längre än maximalt en vecka för att skattefrihet ska kunna tillämpas. Planeringskonferenser kan till exempel innehålla punkter om budget, personal, verksamhetsutveckling och liknande. VGR:s beslutade beloppsgränser: Lunch, middag eller supé: 200 kronor exkl moms per person Enklare förtäring: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4611 Utbildning, kurs och konferenser Moms: Normalt avdragsgill Undantag, se nästa sida: Rutin för representation 9 (13) Om middag i samband med interna kurser och konferenser har karaktär av personalfest gäller följande: Avdragsgill moms motsvarande: 90 kronor Middag bokförs då på konto 4631 Personalrepresentation Interna arbetsluncher Enklare förtäring vid lunch, det vill säga smörgås, sallad eller annan förtäring som inte räknas som lagad måltid är inte intern representation. Den får undantagsvis förekomma i samband med internt arbete inom och/eller mellan förvaltningar. Det krävs att tids- eller effektivitetsvinster kan motivera sådan förtäring. Det får inte ske frekvent och förtäringen måste intas på platsen för mötet. VGR:s beslutade beloppsgräns: Enklare förtäring vid arbetslunch: 90 kronor exkl moms per person Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder som inte faller under definitionen intern representation är när medarbetarna bjuds på enklare förtäring och förfriskningar i samband med arbetet. Exempel på förtäring som kan förekomma är kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. Om förtäring vid uppvaktning och avtackning är återhållsam är den att betrakta som trivselfrämjande åtgärd. Bokföring: 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill Syftet med mötet och nyttan med arbetslunch ska motiveras, deltagarlista ska bifogas faktura. Bokföring: 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill Regelbundna möten Möten som är inplanerade och sker regelbundet faller inte under definitionen intern representation. Det innebär att om Västra Götalandsregionen vid avdelningsmöte eller arbetsplatsträff regelbundet bjuder medarbetarna på lunch uppstår en skattepliktig förmån för medarbetaren. Arbetsplatsträffar, interna ledningsmöten, nätverksmöten inom och mellan förvaltningar, projektmöten och möten i olika typer av arbetsgrupper kan räknas till denna kategori. Bokföring: Förfriskningar, konto 4699 Övriga personalkostnader Lokalkostnad, konto 6014 Tillfälliga hyror. Moms: Avdragsgill Rutin för representation 10 (13) Fullmäktige-, styrelse-, nämndmöten: VGR:s beslutade beloppsgräns: Enklare förtäring vid möte: 90 kronor exkl moms per person Bokföring: 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill 8 Extern representation 8.1 Definition Riktlinje Med extern representation menas sådan gästfrihet som Västra Götalandsregionen riktar till utomstående organisationer eller besökare. Syftet är att inleda och utveckla relationer med aktörer som är viktiga för verksamheten, invånarna och Västra Götaland. Den externa representationen ska därför alltid ha ett samband med Västra Götalandsregionens verksamhet. Den kan också vara ett sätt att stärka Västra Götalandsregionens olika verksamheter. Rutin Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/ värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att VGR övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/ dess sekreterare. Se även avsnitt 11. Förtydligande – dricks Vid särskilda tillfällen, till exempel vid utlandsrepresentation, kan dricks uppgå till maximalt 5 %. 8.2 Generella principer för extern representation Riktlinje Den som representerar externt ska ha ett tydligt syfte med representationen och vara kostnadsmedveten. Huvudregeln vid representation är att det ska vara fler externa gäster än deltagare från Västra Götalandsregionen. Återhållsamhet ska iakttas vid återkommande representation mot samma person och/eller organisation. Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling eller myndighetsutövning. Enda undantaget är enklare förtäring i Rutin Beslutade beloppsgränser vid extern representation Måltid: lunch, middag eller supé: 600 kronor exkl moms per person Aktiviteter med externa gäster: 350 kronor exkl moms per person Enklare förtäring vid jubileer, invigningar, demonstrationer och visningar: 100 kronor exkl moms per person Representationskommittén beslutar om belopp när högsta politiska ledningen står Rutin för representation 11 (13) anslutning till arbetsmöte, till exempel kaffe, te, bulle, smörgås och frukt. som värd för ett särskilt betydelsefullt besök eller arrangemang. Förtäring i samband med extern representation bör ha tydliga västsvenska förtecken. Ekologiska och närproducerade råvaror ska användas i så stor utsträckning som möjligt. Bokföring: Konto 7071 Representation Moms är avdragsgill motsvarande: Måltid: 90 kronor Aktiviteter: 180 kronor Enklare förtäring: 60 kronor Syfte med representationen, datum, namn på deltagare och vilken organisation de representerar, samt i förekommande fall program, ska bifogas fakturan. 9 Gåvor och uppvaktningar 9.1 Generellt om att ge gåvor Riktlinjer Gåvor delas in på följande sätt Reklamgåva/profilprodukter. Artikel av obetydligt värde och utan personlig karaktär som har anknytning till Västra Götalandsregionens verksamhet eller enklare presentartiklar som pennor eller paraplyer. Ett regionövergripande sortiment av profilprodukter finns. Representationsgåva kan överlämnas vid extern representation. Exempel på gåva är blommor, böcker, fruktkorg som överlämnas vid studiebesök, jubileum eller dylikt. Gåvan bör om möjligt ha lokal anknytning. Gåva till medarbetare och förtroendevalda. Se avsnitt 9.2 och 10. För Västra Götalandsregionen finns ett regionövergripande sortiment av gratifikationer/minnesgåvor som ska användas i första hand. Vid beslut om att ge gåva ska Västra Götalandsregionens policy om korruption följas (under framtagande, grunden är brottsbalkens bestämmelser om givande och tagande av muta). Rutin Reklamgåvor/profilprodukter beställs i Marknadsplatsen. Bokföring: Konto 6991 Övriga kostnader för information och PR Moms: Avdragsgill Representationsgåva VGR:s beslutade beloppsgräns: Till organisation: 350 kronor exkl moms Till person: 350 kronor exkl moms Kondoleans, person som inte är anställd: 1 800 kronor exkl moms Bokföring: Konto 7071 Representation Moms: Avdragsgill Undantag: Vid kondoleans är moms inte avdragsgill. Mottagare och syfte med gåvan ska bifogas fakturan. Rutin för representation 9.2 Gåvor och uppvaktningar till medarbetare Riktlinjer och rutiner för gåva till medarbetare beskrivs i ”Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda” 10 Riktlinjer gällande förtroendevalda De regler för representation som anges i 7.2 gällande olika aktiviteter gäller övergripande även för förtroendevalda. Riktlinjer och rutiner för gåvor till förtroendevalda beskrivs i ”Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda”. 11 Styrning och kontroll För att säkra att beslut tas på rätt nivå, att utlägg överensstämmer med riktlinjer och att kostnader bokförs rätt gäller följande regler: Intern representation Förvaltningschef beslutar om intern representation och kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Vilka i organisationen som har rätt att besluta om representation ska dokumenteras. Extern representation Regionfullmäktiges representationskommitté ansvarar för att besluta om regionövergripande extern representation/värdskap. Det innebär att förfrågningar, som inkommer i andra delar av organisationen om att Västra Götalandsregionen övergripande ska representera, ska hänvisas till representationskommittén/dess sekreterare. Officiell korrespondens för övergripande representation hanteras via representationskommitténs sekretariat. Det kan till exempel gälla inbjudningar till officiella/offentliga personer i samband med invigningar och konferenser. Nämnden/styrelsen respektive förvaltningschef beslutar om extern representation inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningschef kan överlåta rätten att besluta till andra chefer i organisationen. Representationskommitténs sekreterare ska informeras om vilka som har rätt att besluta om extern representation. Dokumentation Faktura kan utgöra dokumentation av representation men ska kompletteras med syfte, deltagarförteckning och i förekommande fall program. Extern representation av mer omfattande karaktär dokumenteras separat. Rutiner Regionövergripande rutiner beslutas av regiondirektör utifrån fastställd representationspolicy och riktlinjer. Förvaltningschef ansvarar för eventuellt kompletterande rutiner för den egna förvaltningen. Bolagen rekommenderas att använda de regionövergripande rutinerna som grund om bolaget har behov att forma egna rutiner. 12 (13) Rutin för representation Uppföljning/kontroll Varje nämnd/styrelse ska säkra att policy och riktlinjer, liksom rutiner för representation, följs i den egna organisationen. Tillämpningen följs upp genom intern kontroll. Regionövergripande expertfunktioner ger råd och stöd i frågor kring extern och intern representation. Det är representationskommittén som ansvarar för att pröva och tolka policy och riktlinjer för representation. 13 (13) 1 (6) Rutiner Diarienummer RS 1525-2014 Rutin fastställd av RD 2015-04-28 Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Läsanvisning Dessa rutiner för gåvor till medarbetare och förtroendevalda är ett komplement och förtydligande till ”Riktlinjer för representation” (dnr RS 1525-2014). Därför är detta dokument uppbyggt med riktlinjerna som bas. Löpande text och tabellernas vänsterspalt speglar senaste beslutade version av riktlinjerna. Rutinerna finns i tabellernas högra spalt. Varje år fastställer regiondirektören de beloppsgränser som anges i högerspalten. Därefter uppdateras rutinen. Säkerställ att du använder den senaste versionen. För frågor om intern och extern representation, se ”Rutin för representation”. Såväl rutiner som riktlinjer grundar sig på den representationspolicy som regionfullmäktige beslutade om den 14 april 2015. Vem kontaktar jag vid frågor Fråga i din egen förvaltning I första hand ska chefer/medarbetare vända sig till sin egen förvaltnings kompetens (till exempel HR-funktion eller ekonomifunktion). När det gäller frågor om extern representation, där det kan vara aktuellt med samordning mellan nämnder eller deltagande av regionfullmäktiges eller regionstyrelsens presidium, ska man alltid kontakta representationskommitténs sekreterare: [email protected] Koncernkontorets expertfunktion På koncernkontoret finns en expertfunktion för intern och extern representation. Den finns som stöd när förvaltningen behöver få rutinerna förtydligade eller förklarade. Expertfunktionen ansvarar för att stämma av hur riktlinjer och rutiner fungerar och föreslå eventuella förändringar. föreslå beloppsgränser varje år. svara på frågor som inte respektive verksamhet klarar själva. Följande personer ingår i koncernkontorets expertfunktion: Kristina Gustafsson, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi & inköp: [email protected] Niklas Hjelte, koncernstab HR: [email protected] Mikael Appelqvist, koncernstab kommunikation och externa relationer, sekreterare i representationskommittén: [email protected] Elisabet Ericson, koncernavdelning ärendesamordning och kansli: [email protected] 2 (6) Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 3 (6) Gåvor till och uppvaktningar av medarbetare Riktlinjer Gåvor från arbetsgivaren till medarbetare är som huvudregel skattepliktig förmån för medarbetaren eftersom gåvor jämställs med ersättning för utfört arbete. Det finns undantag från denna regel. I Västra Götalandsregionen kan följande gåvor ges (överensstämmer med Skatteverkets principer om skattefri förmån för arbetstagaren): Julgåva En gåva som lämnas i anslutning till jul. Rutin Varje förvaltning beslutar om medarbetarna ska få julgåva. VGR:s beslutade beloppsgräns: 360 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Jubileumsgåva En gåva till anställd när arbetsplatsen firar 20-, 25-, 50-, 75- eller 100 – årsjubileum. VGR:s beslutade beloppsgräns: 400 kronor exkl moms per person Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Minnesgåva En gåva av minneskaraktär som lämnas till tillsvidareanställd medarbetare (minst sex års anställning) maximalt två gånger under anställning hos Västra Götalandsregionen. Varje förvaltning beslutar om när och hur minnesgåvor ska utdelas. I första hand ska gåvor som finns upphandlade och listade hos Regionservice komma i fråga som minnesgåva. Om förvaltning väljer annan gåva ska den vara av minneskaraktär. Om medarbetaren inte vill ha minnesgåvan kan medarbetaren skänka beloppet till välgörande ändamål. I detta fall jämförs beloppet med lön och blir skattepliktigt. Medarbetaren kan få viss skattereduktion på beloppet via sin självdeklaration under förutsättning att Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda 4 (6) beloppet getts till godkänd organisation. För närmare information om godkända organisationer samt detaljer i regelverk, se Skatteverkets hemsida. http://www.skatteverket.se/ Anställningstid Vid beräkning av anställningstid för att få minnesgåva ska reglerna i Lagen om anställningsskydd (LAS) tillämpas kompletterat med eventuella lokala avtal kopplade till LAS. Råder osäkerhet kring beräkning av anställningstid kontakta din förvaltnings HR-avdelning för rådgivning. Minnesgåva lämnas när: Medarbetaren har uppnått 25 års anställning i Västra Götalandsregionen. Medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen upphör på grund av pension om anställningstiden i Västra Götalandsregionen är minst 20 år, men inte 25 år. VGR:s beslutade beloppsgräns: Värdet på minnesgåvan ska vid båda dessa tillfällen motsvara värdet av Kungliga Patriotiska Sällskapets medalj för uppskattad arbetsinsats nr 2. Värde 2015 är 9000 kronor exkl moms. http://www.kungligapatriotiskasallskapet.se Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Minnesgåva kan också lämnas vid följande tillfälle: Förvaltningen kan själv besluta om minnesgåva till medarbetare som slutar på grund av pension eller av annan orsak. Medarbetaren måste dock sammanlagt ha varit anställd i Västra Götalandsregionen i minst 6 år. I annat fall blir gåvan skattepliktig förmån. Observera att minnesgåva endast får ges vid två tillfällen. Om förvaltning vill tillämpa detta alternativ för minnesgåva rekommenderas att rutiner för detta utarbetas i förvaltningen. VGR:s beslutade beloppsgräns: 1000 kronor exkl moms Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Kondoleanser vid medarbetares bortgång VGR:s beslutade beloppsgräns: 1800 kronor exkl moms I samband med medarbetares begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Bokföring: Konto 4699 Övriga personalkostnader Högtidsdag Enklare uppvaktning i form av blomsteruppvaktning vid exempelvis 50-årsdag får förekomma. VGR:s beslutade beloppsgräns: 400 kronor exkl moms Moms: Inte avdragsgill Bokföring: Konto 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill Gåvor till och uppvaktning av förtroendevalda Riktlinjer Regionfullmäktiges presidium ansvarar för uppvaktning av regionfullmäktigeledamöter. Rutin Nämndens/styrelsens ordförande ansvarar för uppvaktning av ledamot. När det finns behov av att samordna Västra Götalandsregionens uppvaktning ska regionfullmäktiges presidium kontaktas. Det är i linje med Västra Götalandsregionens policy att: Uppvakta ordinarie ledamot i regionfullmäktige och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med blomsteruppvaktning när de fyller 50 år. VGR:s beslutade beloppsgräns: 400 kronor exkl moms Bokföring: Konto 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill 5 (6) Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Avtacka ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd med minnesgåva när de avgår från uppdrag. Tidskravet är att ledamoten ska ha fullgjort minst sex år. 6 (6) VGR:s beslutade beloppsgräns: 1000 kronor exkl moms Bokföring: Konto 4631 Personalrepresentation Moms: Avdragsgill Ordinarie regionfullmäktigeledamot och ordinarie ledamot i styrelse/nämnd som inte fullgjort minst 6 år kan avtackas med blomsteruppvaktning när de avgår från uppdrag. VGR:s beslutade beloppsgräns: 400 kronor exkl moms Bokföring: Konto 4699 Övriga personalkostnader Moms: Avdragsgill Kondoleanser vid förtroendevalds bortgång Vid ordinarie regionfullmäktigeledamots eller ordinarie nämndsledamots begravning kan Västra Götalandsregionen bekosta krans/blommor och dödsannons. Som alternativ kan Västra Götalandsregionen lämna en gåva till välgörande ändamål, om detta är ett önskemål från anhöriga. Särskilda tillfällen Utöver ovanstående regler kan representationskommittén pröva uppvaktning/kondoleans när särskilda skäl motiverar detta. VGR:s beslutade beloppsgräns: 1800 kronor exkl moms Bokföring: Konto 4699 Övriga personalkostnader Moms: Inte avdragsgill Ärende nr 1 Delårsrapport (separat utskick) Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-09-10 Diarienummer FAST 19-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Britt Olsson Telefon: 010-441 33 97 E-post: [email protected] Till fastighetsnämnden Västfastigheters delårsrapport och prognos 2015-08-31 Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Delårsrapport och prognos per 2015-08-31 fastställs. 2. Delårsrapporten och prognosen översänds till regionstyrelsen. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Ett förslag till delårsrapport och prognos för Västfastigheter per 2015-08-31 har tagits fram. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Bilaga Delårsrapport och prognos per 2015-08-31 Beslutet skickas till Regionstyrelsen [email protected] Diariet [email protected] Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Ärende nr 2 Serviceöverenskommelse 2015 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-07-30 Diarienummer FAST 261-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Elisabeth Steier Telefon: 0706-53 07 85 E-post: [email protected] Till fastighetsnämnden Serviceöverenskommelse 2015 Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Serviceöverenskommelsen som har tecknats av ordföranden och fastighetsdirektören godkänns. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige fattade beslut den 9 juni 2014 om implementering av en ny styrmodell för servicesamspelet efter nya styrprinciper. Styrmodellen innebär att alla förvaltningar som använder tjänster från Regionservice ska göra en överenskommelse om dessa. Regiondirektören har fastställt tjänstekatalogen och prislistan för 2015. Övrigt underlag till serviceöverenskommelsen har förankrats i Kundrådet för intern service. Ett förslag till överenskommelse för 2015 har tagits fram i enlighet med fattade beslut. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Bilaga Serviceöverenskommelse 2015 Följebrev Serviceöverenskommelse 2015 Beslutet skickas till Bodil Nielsen för kännedom [email protected] Servicenämnden för kännedom [email protected] Diariet [email protected] Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Ärende nr 3 Västfastigheter – Solhem, Nytt kontor, Västfastigheter Solhem, by 5 pl 10 Ärende nr 4 Energiinvestering Sjukhuset i Lidköping – Driftoptimering samt ny teknik Ärende nr 5 Västfastigheter – Borås lasarett, Byte av tak samt byggnation av nytt fläktrum Ärende nr 6 Avskrivning av kundfordran Ung och Framåt AB Ärende nr 7 Slutredovisning Norra Älvsborgs Länssjukhus - Utebelysning Ärende nr 8 Slutredovisning Norra Älvsborgs Länssjukhus – Merinvestering av effektivare transformator Ärende nr 9 Sammanträdestider för fastighetsnämnden 2016 Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-09-10 Diarienummer FAST 322-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Katarina Grudén Dahlin Telefon: 033-616 26 66 E-post: [email protected] Till fastighetsnämnden Sammanträdestider för fastighetsnämnden 2016 Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Fastighetsnämnden sammanträder, den 3 februari, 22 mars, 27 april, 1 juni, 17 augusti, 22 september, 26-27 oktober och den 8 december 2015. Sammanfattning av ärendet Fastighetsnämnden ska varje år besluta om sina sammanträdesdagar för nästkommande år. Följande dagar för sammanträde föreslås: 3 februari, 22 mars, 27 april, 1 juni, 17 augusti, 22 september, 26-27 oktober och den 8 december 2016. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Beslutet skickas till Regionkansliet för kännedom [email protected] Diariet [email protected] Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Ärende nr 10 Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd – taxa 2016 för P-avgifter Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-09-18 Diarienummer FAST 251-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Hans Sandqvist Telefon: 0708-530753 E-post: [email protected] Till fastighetsnämnden Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd – taxa 2016 för P-avgifter Förslag till beslut 1. Fastighetsnämnden föreslår regionstyrelsen att godkänna 2016 års taxor för p-avgifter för besök och tillstånd samt hyra för verksamhetsplatser på Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd enligt bilagt förslag Sammanfattning av ärendet För att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet enligt Regionfullmäktiges beslut, föreslås att beslut fattas för 2016-års priser enligt bilagt förslag. Under de senaste åren har marknadsvärdena för parkeringar stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och erbjuder parkering. Samtidigt är Skatteverket medvetna om att denna marknadsförändring har skett och har även större anledningar att kontrollera detta. Risken för att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas har alltså blivit större och kan inte förändras om inte priserna förändras. Beredning Ärendet är diskuterat i regionens kundråd. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Hans Sandqvist Kund – och fastighetschef Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2015-09-18 Diarienummer FAST 251-2015 Bilaga Förslag prisförändringar 2016 Besluten skickas till Fastighetsnämnden för genomförande [email protected] Regionstyrelsen [email protected] Diariet [email protected] 2 (2) Förslag prisförändringar 2016 Bakgrund Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober 2012 §176, fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor vid Västra Götalandsregionens (VGR:s) fastigheter från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Detta beslut innebär att uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som valt att lägga huvuddelen av verksamheten i en egen enhet, Parkeringsenheten. Parkeringsverksamheten ska vara självfinansierad och personalen ska i största möjliga mån undvika att förmånsbeskattas. För att förmånsbeskattning ska vara en reell risk för den enskilde och för VGR måste marknadsvärdet för en parkeringsplats av samma beskaffenhet vara högre än det pris som Parkeringsenheten har. Under de senaste åren har marknadsvärdena för parkeringar stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och erbjuder parkering. Samtidigt är Skatteverket medvetna om att denna marknadsförändring har skett och har även större anledningar att kontrollera detta. Risken för att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas har alltså blivit större och kan inte förändras om inte priserna förändras. Prisförslag 2016‐2019 För att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar VGR:s budget rekommenderas att beslut fattas för 2016‐års förestående priser. Rekommendationen är dock att en undersökning av gällande och framtida marknadsvärden bör genomföras inför varje års beslut om tillståndspriser för att risken för förmånsbeskattning av VGR:s personal ska vara fortsatt minimerad. För att det ska vara enkelt för bilisterna att välja vilket tillstånd de vill/behöver köpa har även zoner skapats inom sjukhusgrupperna SÄS, Fyrbodal och SkaS. Detta för att det ska vara en så enhetlig månadstaxa som möjligt samt för att det ska förenkla för bilisterna som arbetar på flera olika sjukhus inom samma sjukhusgrupp. Det finns maximalt fyra zoner per grupp: A‐tillståndet är dyrast och gäller alltid överallt inom sjukhusgruppen B‐tillståndet gäller i B‐, C‐ och D‐zonen och är billigare än A‐tillståndet C‐tillståndet gäller i både C‐ och D‐zonen och är billigare än A‐tillståndet D‐tillståndet är det billigaste tillståndet och gäller endast i D‐zonen För Göteborgsområdet finns det inte möjlighet att skapa zoner under 2016. Det råder för närvarande platsbrist i Kungälv och Östra sjukhuset samt att det kommer bli platsbrist under längre tid i Mölndal. Platsbristen kommer att åtgärdas genom att bygga parkeringshus och markparkering. Platsbristen innebär att vi är tvungna att begränsa antalet tillstånd som kan säljas på respektive sjukhus. Har vi zon‐indelning där parkören kan köpa ett dyrare tillstånd och sedan parkera på samtliga billigare parkeringsområden har vi inte kontroll över hur många parkörer som kan parkera på platser där platsbrist råder. Dock är förslaget att vi så fort som möjligt under 2017 inför zoner i Göteborgsområdet när parkeringsanläggningarna är utbyggda. 1 Tillståndspriser För att minimera risken för förmånsbeskattning, öka möjligheterna till ett effektivt utnyttjande av sjukhusens parkeringsytor, samt ge bilisterna större möjligheter att köpa en produkt som motsvarar deras behov, föreslås ett nytt produktupplägg med tre olika tillståndstyper (dygn, dag och natt & helg se sidan 6) samt följande prisbild för 2016‐2019. Tabellen visar en sammanställning förslag på kommande taxor 2016, samt en budgetplan för åren 2017 – 2019, kronor per månad inklusive moms. Tillståndspriser Sjukhus Zon 2015 2016 2017 2018 2019 ‐ 240 400 450 500 240 280 330 550 ‐ 305 ‐ 240 400 450 500 550 ‐ 240 280 305 330 350 Rågården ‐ 0 0 0 0 0 Botaniska Trädgården ‐ 0 280 305 330 ‐ 0 400 500 350 Nordhemspolikliniken 450 Kungälvs Sjukhus ‐ 100 200 200 200 250 Angereds Närsjukhus ‐ ‐ 280 305 330 350 A 200 200 200 250 A 200 200 Skene B 25 50 250 50 300 Solhem 200 50 Alingsås Lasarett B 50 50 50 50 50 Uddevalla Sjukhus A 60 200 200 200 250 NÄL B 60 100 100 100 100 Strömstads Sjukhus C 18 80 80 80 80 Brinkåsen D 0 0 0 0 0 Dalslands Sjukhus D 0 0 0 0 0 Kärnsjukhuset i Skövde B 25 50 50 50 100 Falköping Sjukhus B 25 0 0 0 0 Lidköpings Sjukhus A 25 100 100 100 150 Mariestads Sjukhus B 0 50 50 50 100 Vita Huset ‐ 1000 ‐ ‐ ‐ 1400 Vitlycke museum ‐ 0 0 0 0 0 Niklasberg ‐ 0 0 0 0 0 Samtliga folkhögskolor ‐ 0 0 0 0 0 Samtliga Naturbruksskolor ‐ 0 0 0 0 0 Opaltorget ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Sahlgrenska Sjukhuset Östra Sjukhuset Mölndals Sjukhus Högsbo Sjukhus Göteborgs‐ området Borås Södra Älvsborg Fyrbodal Skaraborg Övriga 350 550 300 50 2 Besökstaxor Sammanställning gällande taxor 2016 med förslag på taxor för 2016 samt en budgetplan för åren 2017 – 2019. Priserna anges i kronor per timme inklusive moms. Timpriser Storgöteborg Södra Älvsborg Fyrbodal Skaraborg Övriga Sjukhus 2015 2016 2017 2018 2019 Sahlgrenska Sjukhuset 12 12 14 14 15 Östra Sjukhuset 12 12 14 14 15 Mölndals Sjukhus 12 12 14 14 15 Högsbo Sjukhus 6 6 7 7 8 Rågården 0 0 0 0 0 Botaniska Trädgården ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Nordhemspolikliniken ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Kungälvs Sjukhus 6 6 7 7 7 Angereds Närsjukhus 6 6 7 7 8 Borås 7 7 8 8 9 Solhem 7 7 8 8 9 Skene 2 2 3 3 3 Alingsås Lasarett 6 6 6 6 6 Uddevalla Sjukhus 6 6 7 7 7 NÄL 6 6 7 7 8 Strömstads Sjukhus ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Brinkåsen 0 0 0 0 0 Dalslands Sjukhus 0 0 2 2 3 Kärnsjukhuset i Skövde 3 3 3 3 4 Falköping Sjukhus 2 2 3 3 3 Lidköpings Sjukhus 4 4 5 5 5 Mariestads Sjukhus 0 2 2 3 3 Vita Huset ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Vitlycke museum 0 0 0 0 0 Niklasberg 0 0 0 0 0 Samtliga folkhögskolor 0 0 0 0 0 Samtliga Naturbruksskolor 0 0 0 0 0 Opaltorget ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ 3 Verksamhetsplatser Med verksamhetsplatser menas platser som är reserverade för ett specifikt ändamål, så som ambulansplatser, jourplatser etc. När verksamheter vill ha nyttjanderätt till den här typen av platser ska hyra betalas. Prissättningen avser parkeringsplats på mark, och utgår från självkostnadsprincipen. I självkostnaden ingår även drift och underhåll, skylt och märkning av verksamhetsplatsen. I priset ingår ej elanslutning. Priset på verksamhetsplatserna varierar. Dessa variationer grundas på marknadspriset som skiftar över regionen. Om verksamhetsplats tillhandahålls i parkeringshus är hyran parkeringsplatsens andel av totala hyreskostnaden för parkeringshuset kompletterad med kostnaden för skylt. Tabellen visar en sammanställning med förslag på hyror för 2016, samt en budgetplan för åren 2017 – 2019. Priserna anges i kronor per parkeringsplats per år exklusive moms. Verksamhetsplatser Storgöteborg Sjukhus 2015 2016 2017 2018 2019 Sahlgrenska Sjukhuset 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Östra Sjukhuset 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Mölndals Sjukhus 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Högsbo Sjukhus 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Rågården 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Botaniska 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 ‐ 3100 3100 3200 3200 Kungälvs Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Angereds Närsjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 SÄS Borås 2500 2 600 2 600 2 700 2 700 SÄS Solhem 2500 2 600 2 600 2 700 2 700 SÄS Skene 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Alingsås Lasarett 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Uddevalla Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 NÄL 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Strömstads Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Brinkåsen 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Dalslands Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Kärnsjukhuset i Skövde 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Falköping Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Lidköpings Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Mariestads Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 10 000 ‐ ‐ ‐ 10 000 Nordhemspolikliniken Södra Älvsborg Fyrbodal Skaraborg Övriga Vita Huset 4 Bakgrund till föreslagna priser Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för de bilister som väljer att köpa parkeringstillstånd. För att minska risken för detta har en stor kartläggning av marknadspriser för områdena runt alla sjukhus genomförs. Marknadspriserna har kartlagts genom desk research och kompletterats med intervjusamtal med andra parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden. Marknadsvärdena som tagits fram baseras på att platserna i största möjliga mån följer dessa kriterier: Parkeringen är av liknande beskaffenhet Parkeringen ligger på gångbart avstånd från sjukhuset (0‐1,5km) Tillstånd erbjuds på jämförelseytan (här räknas även boendeparkering in som en typ av tillstånd) Jämförelsen har utmynnat i att marknadsvärdet har kunnat anges i ett intervall. Hur brett intervallet är baseras på hur parkeringarna runt omkring den aktuella ytan ser ut. Både kommunala och privata aktörers prissättning har legat till grund för marknadsvärdena. Att bestämma ett marknadsvärde är komplext och olika tolkningar av samma yta kan göras. Vidare, föreslås att istället för att erbjuda personalparkering, utöka målgruppen och erbjuda allmänheten möjlighet att köpa tillstånd att parkera på områdena kring sjukhusen. Motivet till denna förändring har varit att Regionen på så vis kan ha en något friare prissättningsstrategi. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från de övriga sjukhusinterna aktiviteterna som kostar pengar att administrera för sjukvården, exempelvis genom att sjukhuspersonalen i samma utsträckning inte längre behöver hantera tillstånd för anhörigas eller inneliggandes parkeringar. Med ett allmänt tillstånd förenklas även förutsättningarna för att ett digitalt tillståndssystem ska kunna skapas och implementeras i VGR, då tillstånden inte är knutna till en anställning i regionen. Vidare, blir det med ett allmänt tillstånd enklare att förklara att parkeringen är en privat angelägenhet som ska hanteras av den enskilde privatpersonen. Projektet har genomfört en riskanalys för att påvisa vilka typer av risker som kan komma att uppstå vid övergång till ett allmänt tillstånd. Slutsatsen är att den största risken vid införandet av denna typ av tillstånd är att det blir ett externt inflöde av bilister till parkeringarna som tidigare inte fanns. Sannolikheten för att den ska inträffa bedöms som relativt låg om prissättningen följer marknadens prissättning, vilket är den i enlighet med den riktning som Västfastigheter behöver utvecklas. Dock finns områden där risken för externt inflöde av bilister är större än andra, vilket oftast är kopplat till större städer och närheten till bostadsområden där det är svårt att få boendeparkering. Mölndal är ett område där tillståndspriserna kan behöva ses över under det kommande året. Det beror på osäkerhet kring hur marknadsvärdena påverkar Västfastigheters priser samt stort behov av parkeringsplatser. Utöver den egna riskanalysen har Mannheimer Swartling Advokatbyrå (MSA) kontaktats för att genomföra en juridisk analys av konsekvenser och risker med att övergå från att endast erbjuda personalen tillståndsparkering till att erbjuda allmän tillståndsparkering. MSA:s analys har genomförts i fyra olika dimensioner: 1. Arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekter 2. Den nya policyn i relation till VGR:s kommunala kompetens 5 3. Den nya policyn i relation till konkurrensrättsliga regler 4. Skatterättsliga frågor – risken för förmånsbeskattning Slutsatserna MSA kommit fram till är att det inte föreligger några stora risker vare sig inom de arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekterna, den kommunala kompetensen eller relationen till de konkurrensrättsliga reglerna. Däremot ser de en risk för förmånsbeskattning om Regionen väljer att lägga sin prissättning under marknadsvärdet. Om Regionen väljer att sätta priser som ligger under marknadsvärdet finns även en risk för att andra aktörer på marknaden anmäler Regionen på grund av att de snedvrider konkurrensen. Även om tillstånden säljs öppet på marknaden till alla som vill köpa finns en liten risk för förmånsbeskattning Utöver dessa två analyser har även en konkretisering av produkter skapats och förslag på tre olika tillståndstyper har tagits fram: Tillstånd Dygnstillstånd Dagtillstånd Natt & helgtillstånd Villkor • Gäller i mån av plats i anvisad zon • Gäller hela dygnet • Maxtid: 5 dygn Pris 100% av dygnspriset • Gäller i mån av plats i anvisad zon • Gäller mellan kl. 06.00‐18.00 alla dagar 75% av dygnspriset (pga hög beläggning) • Gäller i mån av plats i anvisad zon • Gäller mellan kl. 18.00‐08.00 • Gäller hela dygnet under helg 60% av dygnspriset (pga låg beläggning) Vem får köpa? • • • • • Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter • • • • • Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter • • • • • Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Orsaken till att dessa olika tillståndstyper har tagits fram är för att skapa en valfrihet för bilisten att välja hur denne ska ha möjlighet att använda sin parkering. Dagtillstånd och natt & helgtillstånd är billigare alternativ för bilisterna, då de endast är giltiga under specifika tider. Därmed bör även risken för förmånsbeskattning minska. För att minska risken för att Västfastigheters parkeringar blir en biluppställningsplats har även dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar för att tvinga bilisterna att flytta sina bilar då och då. 6 Ärende nr 11 Ansökan Göteborgs kommun om markanvisning för specialistsjukhus Frihamnen Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-09-18 Diarienummer FAST 335-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Hans Sandqvist Telefon: 0708-530753 E-post: [email protected] Till fastighetsnämnden Ansökan Göteborgs kommun om markanvisning för specialistsjukhus Frihamnen Förslag till beslut 1. Fastighetsnämnden ger fastighetsdirektören i uppdrag att ansöka hos Göteborgs kommun om marktilldelning för ett nytt specialistsjukhus i Frihamnen. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige beslutade 2015-04-14 om inriktning för den öppna specialiserade närsjukvården i Göteborgsområdet. I inriktningsbeslutet ingick att etablera ett närsjukhus i Frihamnen. Frihamnen är placerat på Hisingen och ingår i stadens planer för utveckling av Älvstaden, dvs att koppla ihop Hisingen och fastlandssidan. Detaljplanearbete pågår avseende Frihamnen Etapp 1 och planen är att materialet som nu tas fram av staden skall resultera i ett beslut om samråd före årsskiftet 2015/2016. I norra delen av Frihamnen landar nuvarande och kommande bro över älven från Gullbergsvass på fastlandssidan. Det är ännu inte fastställt var nya hållplatslägen för spårvägen skall vara. En förutsättning för placering av ett specialistsjukhus i Frihamnen är att detta placeras nära en knutpunkt för kollektivtrafik. Västfastigheter har efter koncernkontorets beskrivning av patientvolymer för det nya specialistsjukhuset bedömt ett ytbehov mellan 20-25000 kvm totalarea. Ytan inkluderar mottagningsverksamhet, dagkirurgi men även ett eventuellt behov av andra regionala verksamheter såsom dialys, vårdcentral mm Göteborgs kommun vill att Västfastigheter inkommer med en ansökan om markanvisning inför fortsatta diskussioner. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Datum 2015-09-18 Diarienummer FAST 335-2015 2 (2) Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Besluten skickas till Diariet [email protected] Hans Sandqvist Kund – och fastighetschef Ärende nr 12 Delegeringsärenden DELEGERINGSSBESLUT AV FASTIGHETSDIREKTÖREN PÅ DELEGERING AV FASTIGHETSNÄMNDEN 2015-09-28 62. 2015-06-09 63. 2015-06-09 64. 2015-06-15 65. 2015-03-16 66. 2015-05-13 67. 2015-06-17 68. 2015-06-23 Utrangering av anläggningsvärde för byggnad 5036, Sahlgrenska D:nr FAST 264-2015 Byggnaden har rivits. Västfastigheter – Norra Älvsborgs Länssjukhus, inkommande vattenledning D:nr FAST 267-2015 Projektnummer: 10492 Tillkommande vattenledning för att öka redundansen. Västfastigheter – Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Östra sjukhuset, by 4234, 4236, Byte av brandlarmssystem D:nr FAST 322-2014 Projektnummer: 10485 Komplettering av befintligt brandlarmssystem för att uppfylla myndighetskrav. Västfastigheter – Strömstads sjukhus, Byte av styr- och reglerutrustning för fastighetstekniska system i stora delar av fastigheten D:nr FAST 158-2015 Projektnummer: 10431 Utbyte av föråldrat system. Västfastigheter – Strömstads sjukhus, Byte av ventilationsaggregat D:nr FAST 158-2015 Projektnummer: 10475 Byte till ett effektivare och modernare aggregat. Energiinvestering Östra sjukhuset – Servicehus, 4212 D:nr FAST 91-2015 Projektnummer: 10409 Projektet nomineras till att finansieras som en energiinvestering. Slutredovisning Skaraborgs Sjukhus Lidköping – hus 26 nytt hiss- och trapphus D:nr FAST Projektnummer: 20567 Projektet är genomfört enligt beslut. Delegeringsbeslut av fastighetsdirektören 2015-09-28 Fastighetsnämndens låneram 2015: 2 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 2 500 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 100 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 000 000 kr 69. 2015-06-09 70. 2015-06-23 71. 2015-06-09 72. 2015-06-23 73. 2015-06-23 74. 2015-06-16 75. 2015-06-12 76. 2015-06-16 77. 2015-06-22 Slutredovisning Sjukhuset i Falköping – Mottagningar hus 3 och 31 D:nr FAST 262-2014 Projektnummer: 20724 Projektet är genomfört enligt beslut. Slutredovisning Skaraborgs Sjukhus Lidköping, hus 15 fasad- och takrenovering D:nr FAST 127-2014 Projektnummer: 20657 Projektet är genomfört enligt beslut. Slutredovisning Sjukhuset i Falköping – Kulvert vid rivning av hus 8 D:nr FAST 138-2013 Projektnummer: 20470 Projektet är genomfört enligt beslut. Slutredovisning Skaraborgs Sjukhus Lidköping – hus 9 plan 2 Mammografi D:nr FAST 132-2012 Projektnummer: 20304 Projektet är genomfört enligt beslut. Slutredovisning Skaraborgs Sjukhus Lidköping – Kulvertrenovering D:nr FAST 129-2014 Projektnummer: 20659 Slutredovisning Borås lasarett – Förtätning ADM 2 D:nr FAST 81-2014 Projektnummer: 20652 Projektet är genomfört enligt beslut. Slutredovisning Alingsås lasarett – Ny fasadbeklädnad del av södergavel by 9 D:nr FAST 150-2013 Projektnummer: 20500 Projektet är genomfört enligt beslut. Slutredovisning Borås lasarett – Markparkering samt ny ersättningsparkering D:nr FAST 83-2014 Projektnummer: 20647 Projektet är genomfört enligt beslut. Borås lasarett – Utbyte av styr- och överFastighetsnämndens låneram vakningsutrustning 2015: 1 150 000 kr D:nr FAST 253-2015 Projektnummer: 20845 Nytt styr- och övervakningssystem. Delegeringsbeslut av fastighetsdirektören 2015-09-28 78. 2015-06-22 79. 2015-08-25 80. 2015-08-25 81. 2015-08-25 82. 2015-08-14 83. 2015-08-25 84. 2015-08-14 Slutredovisning Borås lasarett – Upprustning av försörjningssystem för medicinska gaser D:nr FAST 124-2013 Projektnummer: 20489 Projektet är genomfört enligt beslut. Västfastigheter – Skene lasarett, upprustning av yttre VA etapp 2 D:nr FAST 309-2015 Projektnummer: 20861 Upprustning av uttjänta ledningar. Västfastigheter – Borås lasarett, Utbyte av ventilationsaggregat by 43 D:nr FAST 305-2015 Projektnummer: 20858 Utbyte av uttjänta aggregat. Västfastigheter – Skene lasarett, Byte av ventilationsdon och anpassning av kanalsystem by 09 D:nr FAST 304-2015 Projektnummer: 20860 Byte för att anpassas till modern belysning och ett variabelt luftflöde. Slutredovisning Västfastigheter - Sahlgrenska sjukhuset – stigarledning by 5032 D:nr FAST 324-2914 Projektnummer: 10272 Projektet är genomfört enligt beslut dock till ett högre belopp på 40 0000 kr än budgeterat. Budgeterat belopp 800 000 kr. Västfastigheter – Skene lasarett, Flytt av kompressorer för instrument- och andningsluft D:nr FAST 306-2015 Projektnummer: 20859 Flytt och anpassning av anläggning för nya förutsättningar på sjukhuset. Slutredovisning Västfastigheter - Sahlgrenska sjukhuset, Ny transformatorkiosk D:Nr FAST 184-2015 Projektnummer: 30141 Projektet är genomfört enligt beslut dock till en lägre kostnad på 268 000 kr än budgeterat. Budgeterat belopp är 4 600 000 kr. Delegeringsbeslut av fastighetsdirektören 2015-09-28 Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 500 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 2 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 500 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 500 000 kr 85. 2014-08-14 86. 2015-08-27 87. 2015-05-28 88. 2015-08-31 Återkallelse av beslut Västfastigheter – Sahlgrenska sjukhuset, Hissbyte by 5351 D:nr FAST 384-2012 Projektnummer: 30121 Hissbyte är inte längre aktuellt. Projektet har inte påbörjats. Västfastigheter – Borås lasarett, Utbyte av brandlarmscentraler by 10 och 13 D:nr FAST 312-2015 Projektnummer: 20852 Utbyte av tekniskt uttjänta brandlarmscentraler. Västfastigheter – Alingsås lasarett, Ny takkonstruktion och fasadåtgärder by 4 D:nr FAST 172-2015 Projektnummer: 20817 Åtgärder på grund av läckage och dåliga fogar. Nedskrivning av anläggningsvärde, ombyggnad för Apoteket AB vid Vänerparken D:nr FAST 336-2004 Nedskrivning av restvärde med ett belopp på 102 691 kr då investeringen tillfullo har betalats av hyresgästen genom tilläggsavtal Delegeringsbeslut av fastighetsdirektören 2015-09-28 Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 200 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 3 100 000 kr 2 1(6) DELEGATIONSBESLUT AV KUND- OCH FASTIGHETSCHEFEN PÅ DELEGATION AV FASTIGHETSNÄMNDEN 2015-09-28 63 2015-03-09 64 2015-03-09 65 2015-05-05 66 2015-05-25 67 2015-05-28 68 2015-06-01 69 2015-06-03 70 2015-06-03 Uddevalla sjukhus block D plan D plan 2 rum 15-17 – Ombyggnad för SPECT/CT Projektnummer: 10383 D: nr Fast 354-2014 Investeringsbelopp 1 100 000 kr Tilläggshyra per år 127 000 kr NÄL N602-350-352 Lab 12-13 Ombyggnad för ny röntgenutrustning Projektnummer: 20732 D: nr Fast 355-2014 Investeringsbelopp 1 150 000 kr Tilläggshyra per år 133 000 kr Östra sjukhuset – Teknisk infrastruktur förstudie Projektnummer: 10482 D: nr Fast 235-2015 Investeringsbelopp 750 000 kr Högsbo sjukhus – Ombyggnader och kompletteringar i andningsluftanläggningen, by 5601 Projektnummer: 10481 D: nr Fast 238-2015 Investeringsbelopp 250 000 kr Högsbo sjukhus, byte ventilationsaggregat LBA 103, by 5601 Projektnummer: 10487 D: nr Fast 249-2015 Investeringsbelopp 800 000 kr Östra sjukhuset – Byte UPS By 4234 Projektnummer 10489 D: nr Fast 258-2015 Investeringsbelopp 600 000 NÄL N603-268 Ombyggnad av Hot-Lab för ny LAF-bänk Projektnummer 10126 D: nr Fast 189-2015 Investeringskostnader 560 000 kr Tilläggshyra per år 65 000 kr Uddevalla sjukhus – Block C plan 3 rum 2.34 Ombyggnad LAB 1 Projektnummer 10438 D: nr Fast 169-2015 Investeringskostnad 1 000 000 kr Tilläggshyra 115 000 kr NU- sjukvårdens låneram 2015 1 100 000 kr SÄS låneram 2015 1 150 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 750 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 250 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 800 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 600 000 kr NÄL:s låneram 2015 560 000 kr NU-sjukvårdens låneram 2015 1 000 000 kr 71 2015-06-09 72 2015-06-09 73 2015-06-12 74 2015-06-12 75 2015-06- 10 76 2015-06- 10 77 2015-06-17 78 2015-06-05 79 2015-06-26 NÄL infektion- Belysningsstyrning Projektnummer 10494 D: nr Fast 169-215 Investeringsbelopp 150 000 kr NÄL K64, N49, N60, N52 Taksäkerhet Projektnummer 10493 D: nr Fast 268-2015 Investeringsbelopp 500 000 kr Mölndals sjukhus – Nytt ventilationsaggregat till köket, byggnad 4419 Projektnummer 10496 D: nr Fast 271-2015 Investeringsbelopp 1 000 000 kr Högsbo sjukhus – Byte av avloppsstammar by 5604 Projektnummer 10497 D: nr Fast 270-2015 Investeringsbelopp 1 000 000 kr Skas Lidköping – hus 15 pl 3 nytt vårdrum Projektnummer 20849 D: nr Fast 263-2015 Investeringsbelopp 1 100 000 kr Tilläggshyra 126 546 kr per år Skaraborgs sjukhus Falköping – funktionsförändringar 2016 Projektnummer 20847 D: nr Fast 259-2015 Investeringsbelopp 1 500 000 kr Tilläggshyra 172 563 kr per år Skaraborgs sjukhus Skövde – Hus 12 plan 2 ombyggnad röntgen Projektnummer 20740 D: nr Fast 275-2015 Investeringsbelopp 7 500 000 kr Tilläggshyra 863 000 kr per år Sahlgrenska Universitetssjukhuset – Fysisk infrastruktur för IT Högsbo sjukhus samt strategiska åtgärder för Sahlgrenska och Östra sjukhuset Projektnummer 10468 D: nr Fast 221-2015 Investeringsbelopp 6 700 000 kr Tilläggshyra 770 780 kr per år SLUTREDOVISNING Sjukhuset i Lidköping hus 10 skärmtak för avledning vatten från vägg Projektnummer 20499 D: nr Fast 142-2013 Projektet är genomfört enligt beslut Fastighetsnämndens låneram 2015 150 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 500 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 1 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 1 000 000 kr Skas låneram 2015 1 100 000 kr Skas låneram 2015 1 500 000 kr Skas låneram 2015 7 500 000 kr SU:s låneram 2015 6 700 000 kr Ingen avvikelse 80 2015-06-26 81 2015-06-26 82 2015-06-26 83 2015-06-26 84 2015-06-26 85 2015-06-26 86 2015-06-26 87 2015-06-26 88 2015-06-26 SLUTREDOVISNING SIF brandåtgärder i kulvert Projektnummer 20785 D: nr Fast 87-2015 Projektet är utfört enligt beslut. SLUTREDOVISNING SIF Närservice lastkaj Projektnummer 20700 D: nr Fast 170-2014 Projektet är utfört enligt beslut SLUTREDOVISNNG SIF hus 10 plan 2, angränsning produktionskök Projektnummer 20714 D: nr Fast 233-2014 Projektet är utfört enligt beslut SLUTREDOVISNING SIF Entrébyggnad hus 4/45 Projektnummer 20786 D: nr Fast 88-2015 Projektet är utfört enligt beslut SLUTREDOVISNING SIF markåtgärder vid kulvert Projektnummer 20662 D: nr Fast 132-2014 Projektet är utfört enligt beslut SLUTREDOVISNING SIF hus 10 ombyggnad ventilation Projektnummer 20661 D: nr Fast 131-2014 Projektet är utfört enligt beslut. SLUTREDOVISNING Sjukhuset i Lidköping hus 9 mottagning etapp 2 Projektnummer 20387 D: nr Fast 273-2012 Projektet är genomfört enligt beslut. SLUTREDOVISNING Sjukhuset i Lidköping hus 4 plan 2 ombyggnad BUP Projektnummer 20410 D: nr Fast 96-2013 Projektet är genomfört enligt beslut. SLUTREDOVISNING Sjukhuset i Lidköping SIL hus 12 pl 1 LDT-2 Projektnummer 20514 D: nr Fast 170 2013 Projektet genomfördes med omfattande ändringar i byggskedet vilket medförde 607 000 kr högre kostnad. Tilläggsavtal justerades. Avvikelse 18 000 kr högre kostnad Ingen avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse Avvikelse 10 000 kr högre kostnad Avvikelse 145 000 kr högre kostnad Avvikelse 50 000 kr högre kostnad Avvikelse 607 000 kr högre kostnad 89 2015-06-26 90 2015-05-28 91 2015-05-28 92 2015-06-22 93 2015-06-22 94 2015-08-05 95 2015-08-10 96 2015-08-10 97 2015-08-05 SLUTREDOVISNING Skaraborgs sjukhus Lidköping hus 12 plan 1 ombyggnad etapp 2 Projektnummer 20582 D: nr Fast 316-2013 Projektet genomfördes enligt beslut. Borås lasarett – Postoperativ avdelning 1 Projektnummer 20796 D: nr Fast 243-2015 Investeringsbelopp 2 300 000 kr Tilläggshyra 264 596 kr per år SÄS Borås – Pendelbyte centraloperation 2015 Projektnummer 20764 D: nr Fast 273-2014 Investeringsbelopp 1 400 000 kr Tilläggshyra 161 058 kr per år Borås lasarett – Uppkoppling av DDC till SCADA system Projektnummer 20846 D: nr Fast 254-2015 Investeringsbelopp 1 000 000 kr Alingsås lasarett – Utökning av varucell byggnad 26 plan 1 Projektnummer 280-2015 D: nr Fast 280-2015 Investeringsbelopp 100 000 kr Tilläggshyra 21 457 kr per år SLUTREDOVISNING Sahlgrenska sjukhuset – Ombyggnad sjukhuskyrka byggnad 5032 plan 00 Projektnummer 10158 D: nr Fast 325-2014 Projektet genomfördes enligt beslut. SLUTREDOVISNING Borås lasarett – LIB förtätning ADM byggnad 16 Projektnummer 20552 D: nr Fast 82-2014 Projektet genomfördes enligt beslut SLUTREDOVISNING Borås lasarett – MAVA HLAVA by 13 – ombyggnad Projektnummer 20694 D: nr Fast 159-2014 Projektet genomfördes enligt beslut. SLUTREDOVISNING Sahlgrenska sjukhuset – Ombyggnad hudlab, klinisk patologi, by 5255 plan 01 Projektnummer 10228 D: nr Fast 377-2013 Projektet genomfördes men till högre kostnad på grund av oförutsedda saneringsarbeten och utökad ventilation. Avvikelse 300 000 kr högre kostnad SÄS investeringsram 2015 300 000 kr SÄS investeringsram 2015 1 400 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 1 000 000 kr Alingsås lasaretts låneram 2015 100 000 kr Avvikelse 32 000 kr lägre kostnad Ingen avvikelse Ingen avvikelse Avvikelse 207 000 kr 98 2015-06-03 99 2015-08-14 100 2015-08-18 101 2015-08-18 102 2015-08-18 103 2015-08-18 104 2015-08-24 105 2015-08-24 Högsbo sjukhus – Ombyggnad av lokaler för nya ätstörningsverksamhet Projektnummer 10354 D: nr Fast 311-2014 Investeringsbelopp 6 450 000 kr Tilläggshyra per år 742 000 kr Mölndals sjukhus – Ombyggnad av OP1 för sterilgodshantering byggnad 4422 Projektnummer 10359 D: nr Fast 231-2015 Investeringsbelopp 2 450 000 kr Tilläggshyra 281 852 kr per år Sahlgrenska sjukhuset – Installation av kvävgasanläggning byggnad 5078 pl 00 och 01 Projektnummer 10446 D: nr Fast 186-2015 Investeringsbelopp 2 000 000 kr Tilläggshyra 230 000 kr per år Sahlgrenska sjukhuset – Utbyte av kallelseanläggning byggnad 5032 pl 08 avd 28 Projektnummer 10376 D: nr Fast 113-2015 Investeringsbelopp 1 600 000 kr Tilläggshyra 184 000 kr per år Sahlgrenska sjukhuset – Anpassningar för MR enhet byggnad 5239 plan 99 Projektnummer 10339 D: nr Fast 113-2013 Investeringsbelopp 2 000 000 kr Tilläggshyra 230 000 kr per år Rågården – Installation av turbidmeter i bassäng Projektnummer 10515 D: nr Fast 297-2015 Investeringsbelopp 100 000 kr Mölndals sjukhus – Byte kallelsesignalanläggning avd 234 byggnad 4423 Projektnummer 10425 D: nr Fast 208-2015 Investeringsbelopp 1 150 000 kr Tilläggshyra 132 298 kr per år Mölndals sjukhus – Byte av sängbordspaneler med tillhörande uttag avdelning 236 byggnad 4423 Projektnummer 10466 D: nr Fast 219-2015 Investeringsbelopp 225 000 kr Tilläggshyra 25 884 per år SU:s låneram 2015 6 450 000 kr SU:s låneram 2015 2 450 000 kr SU:s låneram 2015 2 000 000 kr SU:s låneram 2015 1 600 000 kr SU:s låneram 2015 2 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 100 000 kr SU:s låneram 2015 1 150 000 kr SU:s låneram 2015 225 000 kr 105 2015-08-24 106 2015-08-25 107 2015-09-01 108 2015-08-18 SLUTREDOVISNING Sahlgrenska sjukhuset – Utbyte av kallelseanläggning allergologen Projektnummer 201411 D: nr Fast 116-2015 Komplettering med nya delar blev mindre än väntat. SÄS – Borås – Utökning av centralkyla Projektnummer 20857 D: nr Fast 307-2015 Investeringsbelopp 1 000 000 Mölndals sjukhus – Belysning i parken Projektnummer 10510 D: nr Fast 315-2015 Investeringsbelopp 700 000 kr Sahlgrenska sjukhus by 5150 saneringsanläggning Projektnummer 30151 D: nr Fast 299-2015 Investeringsbelopp 172 500 kr Tilläggshyra 172 500 kr per år Avvikelse 180 000 lägre kostnad Fastighetsnämndens låneram 2015 1 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 700 000 kr SU:s låneram 2015 Ärende nr 13 Anmälningsärenden Sammanställning över anmälningsärenden från regionfullmäktige den 8-9 juni, regionstyrelsen den 5 maj, 2 juni och den 1 september och Skaraborgs Sjukhus styrelse den 11 juni 2015 Regionstyrelsen § 144 Yttrande över ”PM om vissa punktskattefrågor inför budgetpropositionen för 2016” D:nr RS 1460-2015 Regionstyrelsen avger yttrande enligt miljönämndens och fastighetsnämndens förslag. § 161 Sammanträdestider 2016 för regionstyrelsen och utskott D:nr RS 66-2015 Regionstyrelsen: 12 januari, 26 januari, 9 februari, 23 februari, 8 mars, 22 mars, 26 april, 24 maj, 7 juni, 21 juni, 30 augusti, 6 september, 25 oktober, 8 november, 22 november och 13 december. Ägarutskottet: 19 januari, 24 februari, 15 mars, 20 april, 17 maj, 15 juni, 31 augusti, 21 september, 18 oktober, 15 november och 6 december. § 175 Planeringsdirektiv 2016 D:nr RS 16-2015 Nämnder och styrelser får i uppdrag att sluta överenskommelser och lämna uppdrag före den 31 oktober 2015. (Planeringsdirektiv bifogas) § 180 Internationell riktlinje för medarbetare i Västra Götalandsregionen D:nr RS 1178-2015 Regionstyrelsen fastställer upprättat förslag till internationell riktlinje för medarbetare i Västra Götalandsregionen. § 201 Byggnation av parkeringsdäck vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Mölndals sjukhus D:nr RS 11-2015 Fastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra nybyggnation av nytt parkeringsdäck vid Mölndals sjukhus. § 202 Genomförandebeslut för fastighetsanpassning för ny 1,5T magnetresonanskamera och uppgradering av befintlig 1,5T magnetresonskamera på SU Östra sjukhuset D:nr RS 11-2015 Fastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra en ombyggnation för installation av ny 1,5T magnetresonskamera (MR) och uppgradering av befintlig 1,5T MR på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Östra sjukhuset. Regionfullmäktige § 108 Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter D:nr RS 1436-2013 Policy för Västra Götalandsregionens arbete med mänskliga rättigheter antas. § 109 Sammanträdestider för regionfullmäktige 2016 D:nr RS 66-2015 2 februari, 12 april, 10 maj, 13-14 juni, 20 september, 10-11 oktober och 29 november. § 113 Ledamot i fastighetsnämnden D:nr RS 3-2015 Göran Alexandersson (S) utses till ny ledamot i fastighetsnämnden efter Simon Waern (S). § 123 Budget 2016 D:nr RS 11-2015 Budget 2016 fastställs enligt regionstyrelsens förslag. Skaraborgs Sjukhus styrelse § 28 Tillbyggnad akut och psykiatriblocket Skaraborgs Sjukhus Skövde – kompletterande förstudie D:nr SkaS 238-2013 och 247-2013 Kompletterande förstudie godkänns. 1 (13) Planeringsdirektiv – fastställda av regionstyrelsen 2015-06-16 Diarienummer RS 16-2015 Västra Götalandsregionen Till samtliga nämnder, styrelser och bolag Planeringsdirektiv för 2016 1. Syfte - Inledning Syftet med detta planeringsdirektiv är att med regionfullmäktiges budget som utgångspunkt ange förtydligande förutsättningar och villkor för i första hand nämndernas och styrelsernas arbete med detaljbudgeten men också det gemensamma arbetet med överenskommelser och uppdrag. Upplägget i direktivet följer budgeten. 2. Budgeten som överordnat styrdokument Den av regionfullmäktige antagna budgeten är Västra Götalandsregionens (VGR) överordnade styrdokument. Utöver budgeten har regionfullmäktige antagit styrdokument som anger en mer detaljerad inriktning. Den långsiktiga inriktningen för Västra Götalands utveckling anges i visionen ”Det goda livet”. De övergripande måldokumenten för VGRs verksamheter är • VG2020 • Framtidens hälso- och sjukvård • Regionala trafikförsörjningsprogrammet • Kulturstrategin Vid en målkonflikt mellan olika styrdokument och budget gäller den senast antagna budgeten. Regionfullmäktiges mål Regionfullmäktige anger i budget tre utmaningar och tre långsiktiga strategiska mål. Dessa mål är nedbrutna i 10 prioriterade mål för perioden 2016 till och med 2018. Nämnder och styrelser får utöver de 10 prioriterade målen lägga fast högst två prioriterad mål som är anpassade till den egna verksamheter. Syftet med detta är att begränsa antalet mål för att uppnå en bättre styrning. Detta kan innebära att nämnder och styrelser behöver revidera tidigare fattade beslut om mål. Hälso- och sjukvårdsnämnderna (HSN) ska samordna om nämnderna avser att komplettera regionfullmäktiges mål med egna prioriterade mål. Mål som fastställs av nämnder och styrelser får inte stå i strid med regionfullmäktiges mål. Uppföljning av prioriterade mål De prioriterade målen kommer att kopplas till kvantitativa och kvalitativa indikatorer som ska redovisas till berörda nämnder och styrelser i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Indikatorer för uppföljning på koncernnivå av prioriterade mål ska även redovisas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: [email protected] Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 2 (13) Som underlag för att välja indikatorer för uppföljning ska en ”bruttolista” med olika alternativa indikatorer tas fram. Denna lista överlämnas sedan till berörda nämnder och styrelser som fastställer indikatorer för den egna uppföljningen. Regionstyrelsen fastställer vilka indikatorer som ska redovisas till regionstyrelsen och till regionfullmäktige. Inriktningen för arbetet med att fastställa och följa upp indikatorer ska vara enkelhet och att indikatorerna ska vara relevanta och väl spegla de prioriterade målen. En begränsning av antalet indikatorer är önskvärd varför styrelser och nämnder behöver samarbeta när indikatorer fastställs. Regiondirektören får i uppdrag att senast 15 september 2015 lämna ett underlag gällande förslag till olika alternativa indikatorer för uppföljning av regionfullmäktiges mål samt förslag till hur regionstyrelsen för sin del ska följa upp och redovisa de prioriterade målen. Underlaget ska ses som en vägledning i nämnders och styrelsers arbete med indikatorer, men utgör ingen begränsning gällande vilka indikatorer nämnder och styrelser slutligen fastslår. Fokusområden 2016 Med utgångspunkt i prioriterade mål anges i budgeten ett antal områden som VGRs nämnder och styrelser särskilt ska arbeta med/bevaka under 2016. Dessa fokusområden gäller i tillämpliga delar VGRs samtliga verksamheter. Regionstyrelsen ska, utöver att för egen del arbeta i enlighet med fokusområdena, stödja styrelsers och nämnders arbete. Regiondirektören ska därför senast 15 september redovisa hur koncernkontoret kommer att organisera sitt arbete för att ge stöd för det lokala arbetet med fokusområdena. Samtliga nämnder och styrelser ska i detaljbudget särskilt belysa hur man under 2016 avser att arbeta med fokusområdena. I detta arbete ska nämnder och styrelser aktivt förhålla sig till samtliga fokusområden och värdera respektive fokusområdes relevans för den egna verksamheten. Uppdrag I budgeten ges inga riktade uppdrag till styrelser eller nämnder. Uppdrag kommer löpande att initieras i styrelser och nämnder utifrån regionfullmäktiges budget. 3. Framtidstro inom hälso- och sjukvården Överenskommelser Vårdöverenskommelserna för 2016 ska vara ettåriga. Det är dock viktigt att hanteringen av överenskommelsearbetet och utformningen av överenskommelserna görs på ett sådant sätt att arbetet inför år 2016 lägger en god grund inför kommande års överenskommelser och att arbetsinsatserna härigenom kan begränsas. I avvaktan på utvecklingen av en ny ersättningsmodell inom hälso- och sjukvården ska målrelaterad ersättning till sjukhus, beställd primärvård, folktandvård samt habilitering och hälsa inte användas i överenskommelserna för år 2016. Styrelser och nämnder ska senast den 31 oktober 2015 träffa överenskommelser med berörda styrelser, förvaltningar och alternativa utförare. Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 3 (13) Förstärkningen till sjukhusen Till budget 2015 tillfördes sjukhusen en förstärkning på 750 mnkr för att lösa de strukturella ekonomiska problemen. 550 mnkr av dessa fördelades efter sjukhusens obalanser i enlighet med bilaga 1. 200 mnkr avser tillgänglighetssatsningar och fördelas under 2016 till sjukhusen efter avrop och faktiskt utförd prestation. Basuppdraget Regionfullmäktige gav i delårsrapport mars 2015 HSN och hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) i uppdrag att omprioritera i respektive budget 2015 i syfte att frigöra resurser för att bidra till att säkerställa finansieringen av sjukhusens basuppdrag. Det är av största vikt att det uppdrag nämnder och styrelser har idag säkerställs finansieringsmässigt innan nya satsningar införs. Regionfullmäktiges uppdrag ska därför beaktas även i 2016 års budgetarbete, men samtidigt värderas i förhållande till de politiska prioriteringar och fokus som finns i regionfullmäktiges budget för 2016. I regionstyrelsens regionbidrag ingår sedan tidigare medel för obesitas och koloskopier. Dessa föreslås överföras till HSN och fördelas och hanteras på samma sätt som övriga tillgänglighetssatsningar enligt ovan. Riktade bidrag till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Psykiatrisatsningen HSS tillfördes 50 mnkr ramhöjande 2015 och ytterligare 75 mnkr tillförs 2016 i syfte att finansiera arbetet inom ramen för den regionala utvecklingsplanen för vuxenpsykiatri samt barn- och ungdomspsykiatri. Den nya psykiatriberedningen bereder satsningen som beslutas av HSS. Akutvård HSS tillfördes 100 mnkr ramhöjande 2015. Ytterligare 50 mnkr tillförs 2016. Efter diskussion med förvaltningarna föreslås 2015 års pengar fördelas utifrån förvaltningarnas volymer när det gäller akuta besök. Det är dock idag inte enkelt att identifiera all akutverksamhet på ett korrekt och regionalt likvärdigt sätt. Därför har det påbörjats ett arbete för att bygga en egen databas för uppföljning av akutverksamhet/akutflöden som kommer innebära en större tillförlitlighet och likvärdighet i data redan från slutet av hösten 2015. Även för 2016 planeras medlen att fördelas utifrån volymer för året innan men då baseras nyckeln på den nya databasen för akutverksamhet/akutflöden. Därför kan förvaltningarna utgå från att fördelningen av medel för 2016 kommer att ske på liknande sätt som för 2015. I HSS uppdrag ingår att träffa överenskommelse med Sahlgrenska Universitetssjukhuset för uppdrag som universitetssjukhus. Anslaget inkluderas från 2016 i HSS regionbidrag. HSS ska senast den 31 oktober 2015 fatta beslut om psykiatrisatsningen, akutvård och överenskommelse med Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Detta för att så tidigt som möjligt klarlägga förutsättningarna för 2016. Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 4 (13) HSS tillförs 73 mnkr för att fullfölja fattade beslut, bland annat för: • dietister i primärvården, 20 mnkr • avtal med kommunerna om IVPA (I Väntan På Ambulans), 5 mnkr • Skandionkliniken, 8 mnkr • VGPv, 31 mnkr och utgör befolkningsjusteringen och ingår i ramen för VGPv • Patientsäkerhetsarbete, 9 mnkr (ingår i regionstyrelsens ram) Förstärkning till hälso- och sjukvårdsnämnderna Ytterligare ramtillskott om 200 mnkr tillförs HSN. Inom regionbidraget ska HSN lösa eventuellt ökade kostnader för vårdval Rehab. 2016 återställs regionbidraget till HSN med ytterligare 2,5 mnkr för att täcka Tandvårdstyrelsens sparbeting för IT-konsulter. Dessa reglerades inte i budgeten 2015. Medlen ska tillfalla Tandvårdstyrelsen. Resursfördelningsmodellen Till 2016 har inga förändringar gjorts avseende resursfördelningsmodell. Medlen är fördelade enligt den fördelningsnyckel som användes i 2015 års fördelning. Den tidigare planerade treårsanpassningens år två, har inte genomförts. Finansiering av BoiC Regionstyrelsen återkommer med villkor och finansiering för Bild- och interventionscentrum, BoiC när beslut tagits i frågan. Framtidens vårdinformationsmiljö Framtidens vårdinformationsmiljö är det enskilt största utvecklingsarbetet i VGR under de kommande åren. Västra Götalandsregionen har tillsammans med Region Skåne och Stockholms läns landsting bildat programmet 3R Framtidens vårdinformationsmiljö, vilket finansieras gemensamt av de tre medlemmarna med antal invånare som fördelningsnyckel. För 2016 har VGR tillfört 80 mnkr för projektet. Den detaljerade plan- och kostnadsberäkning som håller på att tas fram inom ramen för 3R-samarbetet är dock inte klar när detta skrivs. Det kommer att innebära ett omfattande förändringsarbete för VGR att förbereda för framtidens vårdinformationsmiljö. Arbetet förutsätter ett aktivt deltagande från sjukvårdens alla styrelser och nämnder. Upphandling av IT-stöd startar under 2016 med påbörjan av implementering under 2018. 4. Goda förutsättningar för verksamheterna Ny städriktlinje Regionstyrelsen beslutade 2015-02-10 om regional riktlinje för städning av Västra Götalandsregionens vårdlokaler. I dag varierar utförande och kvalitén på städningen mellan förvaltningarna. Detta innebär att även kostnadsökningarna för att städa enligt den nya riktlinjen varierar. På grund av detta behöver de berörda förvaltningarna årligen beräkna tillkommande kostnadsökningar avseende den nya städriktlinjen. All städning ska finansieras inom den egna förvaltningens befintliga ekonomiska utrymme. Den nya riktlinjen ska vara genomförd inom tre år med start under 2015. Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 5 (13) Ny styrmodell för servicesamspelet i regionen. En ny styrmodell för servicesamspelet i regionen har införts från och med 1 januari 2015. Bland annat innebär detta att en ny, gemensam prislista med tillhörande tjänstkatalog har införts och att avkastningskravet för servicenämnden tas bort. Under 2015 har förvaltningar fakturerats del av regionservice tidigare avkastningskrav om 100 mnkr. Till följd av att avkastningskravet slopas helt 2016 kommer regionbidraget för beställarnämnderna i stället sänkas. Ny prislista och tjänstekatalog för 2016 bereds i Kundrådet för intern service efter sommaren och fastställs av regiondirektören senast den 30 september 2015. Som en del i den nya styrmodellen har servicenämnden rätt att fakturera regionstyrelsen 22 mnkr för övergångskostnader. Inköpsverksamheten är överflyttad till koncernkontoret from 1 april 2015 och det kommer göras en justering av regionbidraget mellan servicenämnden och Regionstyrelsen i detaljbudgeten inför 2016. IS/IT Till 2016 tillförs 200 mnkr till IS/IT. 80 mnkr är avsedda för Framtidens vårdinformationsmiljö och 120 avser finansiering av de röda tjänsterna, vilka hittills haft vissa ofinansierade delar. För att få en balans mellan kostnader och intäkter avseende de röda tjänsterna, kommer priserna för dessa att till 2016 höjas med • • • 2 procent enligt uppräkning i budgetförslaget Ytterligare 1 procent (ca 8 mnkr) per år i tre år. Höjningen finansieras av nämnder och styrelser och beräknas hämtas hem av effektiviseringar till följd av utveckling av befintliga IT-system. 58 mnkr, en engångshöjning för 2016. 58 mnkr fördelas ut till nämnder och styrelser som en kompensation för höjningen (se bilaga 2), vilket därmed blir ett nollsummespel för förvaltningarna. Resterande 62 mnkr avser utvecklingskostnader och tillförs regionstyrelsen. 5. En attraktivare arbetsgivare Friskvårdsbidraget En enhetlig nivå införs för friskvårdsbidrag i alla förvaltningar och bolag. En gemensam lägstanivå är satt till 1200 kr per år och anställd och ska vara implementerat senast 1 januari 2017. Genomförandet sker successivt, nivån 800 kr per år och anställd ska vara genomförd senast 1 januari 2016. Målsättningen är att ytterligare höja lägstanivån till 1 500 kr per år och anställd 2018. Finansiering av förslaget sker inom respektive förvaltnings/bolags budgetutrymme och ska beaktas i budgetarbetet. Satsning på jämställda löner I budgeten har 50 mnkr per år under perioden 2016-2017 avsatts till jämställda löner, för att rätta till oskäliga skillnader i lönestrukturen inom framförallt hälso- och sjukvården. Medlen är ramhöjande och överförs i budgeten från personalutskottet till HSN enligt resursfördelningsmodellen. Fördelningen av medel till utförarna ska ske baserat på måluppfyllelse och utgångsläge i lönestrukturen inom berörda förvaltningar samt utifrån antal specialistutbildade sjuksköterskor. Respektive utförare ska nyttja de avsatta medlen Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 6 (13) till yrkeskategorin specialistutbildade sjuksköterskor. Fördelningen redovisas i bilaga 3. Uppföljning av de sammanlagt avsatta medlen görs i samband med delårsuppföljning. Förstärkt yrkesintroduktion för sjuksköterskor Satsningen på yrkesintroduktion för nyutexaminerade sjuksköterskor fortsätter. Ersättning till de förvaltningar som omfattas av satsningen kommer att fördelas ut på samma sätt som för 2015. Fördelning av budgetmedel för 2016 beräknas utifrån antalet tillsvidare anställda sjuksköterskor per förvaltning. Budgetmedel tillförs under våren 2016 enligt beräknad fördelning till de förvaltningar som uppger behov. Betald specialistutbildning för sjuksköterskor Satsningen på betald utbildning till specialistsjuksköterskor fortsätter under 2016 som planerat. Hösten 2015 fattar personalutskottet beslut om vilka specialistinriktningar som kommer att prioriteras inför 2016. Ersättningen till de förvaltningar som har sjuksköterskor som omfattas av satsningen kommer att betalas ut på samma sätt som för 2015. Undersköterskornas kompetensutveckling Satsningen på undersköterskornas kompetensutveckling fortsätter 2016. Personalutskottet tillförs 5 mnkr för 2016 och ytterligare 5 mnkr för 2017 för betald utbildning för undersköterskor. Medlen kommer att fördelas till förvaltningarna genom ett ansökningsförfarande. Löneöversyn För att ha konkurrenskraftiga löner i VGR behöver skillnaderna i medellön till andra landsting minska. Uppräkningsfaktorn på två procent och frigjorda medel genom effektiviseringar utgör riktmärket för kommande löneöversyn. Lönepolitiska riktlinjer och anvisningar för förvaltningarnas löneöversyner kommer att utarbetas under hösten. Utrymmet för löneöversyn ska tillfalla löneökningar och inte utnyttjas för att öka antalet anställda eller för att förändra personalsammansättningen. AT – läkartjänster Personalutskottet tillförs 11 mnkr för fler AT-läkartjänster. AT-platserna kommer att fördelas på berörda sjukhus efter beslut i personalutskottet i höst. 6. En budget i balans Statsbidrag Den 15 april presenterade regeringen 2015 års vårändringsbudget. Några av statsbidragen påverkas under 2016-2018. Beloppen som anges nedan är storleken på den nationella satsningen. På vilket sätt bidragen kommer att betalas ut eller hur de ska redovisas är ännu inte känt. • • Det generella statsbidraget ökar med 382 mnkr för 2016 och 451 mnkr för 2017, som kompensation för nedsättning av sociala avgifterna för unga slopas. VGR utgör ca 17 procent av Sveriges befolkning, varför man här kan räkna med motsvarande andel av bidraget. Kvinnosjukvården förstärks med 400 mnkr årligen för perioden 20162018. Satsningen rör barnmorskor, en förbättrad förlossningsvård och Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 7 (13) andra insatser för att förstärka kvinnors hälsa i syfte att uppnå en mer jämställd hälso- och sjukvård. • Alla barn och unga i åldern 8-19 år får bidrag till glasögon på motsvarande sätt som 0-7 år. 120 mnkr avsätts från 2016. • Klimatinvesteringar i kommuner och landsting anslås nationellt med 600 mnkr från 2016. • Satsningar på ungdomar i jobb stegras från år 2015 och uppgår till 3,5 mdkr år 2019. • Personer under 18 år ska få läkemedel och andra förmånsberättigade varor inom läkemedelsförmånen kostnadsfritt från år 2016. Förslag om ny hantering av statsbidrag För att synliggöra statsbidrag som en del av den samlade finansiering för den verksamhet VGR bedriver, håller ett förslag till ändrad hantering av statsbidragen på att utarbetas. Om regionstyrelsen fattar beslut om den nya modellen kommer detta att påverka arbetet med detaljbudgeten 2016. Uppräkningsfaktor för långsiktig planering Vid uppräkning av regionbidraget har en enhetlig uppräkningsfaktor för alla verksamheter på 2,0 procent använts. Denna uppräkningsfaktor ska användas i det fortsatta budgetarbetet och i arbetet med överenskommelser. Verkliga kostnadsökningar kan variera mellan olika verksamheter och olika kostnadsslag. Uppräkningsfaktorn ska täcka samtliga kostnadsökningar. Med faktorn kompenseras nämnder och styrelser bland annat för kommande löneöversyn. Koncernkontoret Med anledning av inrättandet av ny tjänstemannaorganisation under regionstyrelsen som ger stöd till flera nämnder/styrelser/kommittéer kommer en ekonomisk reglering att göras mellan regionstyrelsen och berörda nämnder. Formerna för detta kommer att fastställas under hösten. Överflyttning av inköp från regionservice till koncernkontoret medför en justering av regionbidraget. Justeringen kommer att göras i samband med detaljbudgeten 2016. 7. Investeringar Investeringsplan och ramar för planperioden 2016-2018 Med syfte att säkerställa en mer långsiktig planeringshorisont som fångar in VGRs ställningstaganden och planer har en femårig investeringsplan för perioden 2016-2020 utvecklats. Denna övergripande rullande femårsplan har under våren 2015 presenterats i budgetunderlaget och kompletterande budgetunderlag. För att främja långsiktigheten i investeringsplaneringen efterfrågas av verksamheterna rapportering av planerade investeringsnivåer för hela planperioden och inte bara budgetåret. Ramarna kommer att fastställas och beslutas för hela planperioden under hösten, senast i samband med detaljbudgeten. Koncernkontoret kommer genom regelbunden controlling och uppföljning följa utvecklingen av verksamheternas investeringar för att fortsätta utveckla den behovsorienterade ansatsen till allokering av investeringsmedel. I den beslutade budgeten höjs den totala investeringsramen för planperioden från tidigare 3,6 mdkr/år till 4,4 mdkr/år. Höjningen reflekterar det framtida ökande investeringsbehovet främst Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 8 (13) inom fastigheter och utrustning hos akutsjukhusen samt för fordon och infrastruktur inom kollektivtrafiken. Investeringsplanen tar fasta på de förändringar kring investeringsplanering som implementerades i samband med budget 2015. Planen innefattar omfördelning från lokala till centrala ramar för fastighetsinvesteringar och utrustningsinvesteringar. Det tidigare konceptet med ”sparade” ramar nu är utagerat och istället baserat planen på ett behovsperspektiv. Det finns anledning att återigen betona vikten av att alla förvaltningar följer den process och uppfyller de kriterier som gäller för strategiska utrustningsinvesteringar. Detta för att säkerställa eliminering av de återstående tendenser till lokalt fattade investeringsbeslut av strategisk karaktär som saknar regionalt stöd. Uppdrag om Botaniska trädgården Styrelsen för Göteborgs Botaniska trädgård har aktualiserat behovet av omfattande investeringar i växthus. För att kunna ta ställning till investeringsfrågan behöver VGR, utifrån ett ägarperspektiv, klargöra synen på Botaniska trädgårdens långsiktiga utveckling. Miljönämnden får i uppdrag att återkomma till regionstyrelsen med underlag för ett sådant ställningstagande. Nya varvet Nya varvet är en ny konferensverksamhet med möjlighet till längre vistelse med övernattning och är tänkt att ersätta en stor del av den verksamhet som idag hyrs in på hotell och konferensanläggningar. Verksamheten ska vid full drift vara självfinansierad. Fram till dess att den nått tillräcklig omfattning krävs ett täckningsbidrag. Kostnader som ska täckas är dels projektkostnader i samband med start av verksamheten och under resterande del av 2016 skillnaden mellan intäkter och kostnader. Puckelkostnaderna för 2016 är beräknade till 8 mnkr och finansieras av regionstyrelsen. Upprustning av Nya varvet kan komma att innebära investeringar avseende utrustning. 8. Tekniska justeringar En sammanställning över samtliga tekniska justeringar finns i bilaga 4. IS IT Flytt av 58 mnkr av RS regionbidrag till nämnder och styrelser avseende IS IT, röda tjänster. Skandionkliniken Flytt av 20 mnkr från HSS till RS avseende Skandionkliniken. Jämställdhetssatsningar Flytt av 50 mnkr från PU till HSN. Hanteras som övriga medel för jämställdhetssatsningar som sedan 2015 års budget förts över till HSN. ST-tandläkare Flytt av 3,5 mnkr (ST-tandläkare) från PU till HSN. Hanteras som övriga medel för STtandläkare som förts över till HSN. Tandhygienister Flytt av 6 mnkr från PU till HSN (tandhygienister). Förs över till HSN och tillförs Tandvårdstyrelsen. Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 9 (13) Justering för ny styrmodell regionservice Flytt av 4,7 mnkr från HSS till HSN avseende ny styrmodell för regionservice. Medlen avser justering för VGPv. Glasögonbidrag barn 8-16 år Flytt av 6,025 mnkr från HSS till HSN avseende glasögonbidrag barn 8-16 år. 1,025 mnkr av dessa ska riktas till habilitering och hälsa kopplat till kostnader för att administrera glasögonbidragen. Kökortningssatsningar Flytt av 46,3 mnkr för Obesitas och 14,6 mnkr för kolloskopers från RS till HSN. Fördelas till sjukhusen efter avrop och faktisk utförd prestation, i enlighet med tidigare tillgänglighetssatsningar. 9. Tids- och aktivitetsplan 31 oktober Serviceöverenskommelser och vårdöverenskommelser klara 31 oktober HSS fastställer fördelning av psykiatri och akutvårdspengar 31 oktober HSS och SU ÖK om högspecialiserad vård mm 30 november Senaste datum för nämnder och styrelser att till regionstyrelsen inkomma med detaljbudget för 2016 samt flerårsplan 2017-2018 för nämnder och styrelser MBL 12 januari Regionstyrelse för beslut om detaljbudget Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 10 (13) Bilaga 1 Förstärkningen till sjukhusen Extra resurser 90 155 40 155 25 75 Sahlgrenska universitetssjukhuset NU- sjukvården Kungälvs sjukhus Södra Älvsborgs sjukhus Alingsås lasarett Skaraborgs sjukhus Frölunda specialistsjukhus Hälsa & Habilitering 10 Tillgänglighetssatsningar, efter avrop från sjukhusen Summa 550 Tillgänglighetssatsningar 200 200 Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 11 (13) IS IT - förstärkning till nämnder och styrelser Bilaga 2 Ramförändring budget 2016 Att utfördela 58 000 000 motNämnd/styrelse part Procent- Fördelning fördelning 58 mnkr 501 510 512 511 513 515 607 608 619 701 702 703 704 705 708 710 711 Västtrafik Operan Film i Väst SICAB Symfonikerna Regionteater Väst Primärvården VGPV Primärvården PNV Folktandvården Moderförvaltningen Regionstyrelsen Revisorskollegiet Patientnämnden Regionsfullmäktige VGR IT Koncernbanken Hälso och sjukvårdsstyrelsen 0,009% 5 173 0,036% 20 854 0,028% 16 198 0,006% 3 518 0,001% 482 820 HSN Norra 0,523% 303 448 0,875% 507 703 0,362% 210 127 0,471% 272 933 0,029% 16 605 0,031% 18 253 0,118% 68 323 0,231% 133 996 0,031% 17 961 24,959% 14 476 070 8,045% 4 666 051 6,708% 3 890 514 7,282% 4 223 602 2,158% 1 251 368 0,321% 186 176 0,837% 485 623 0,112% 64 701 821 HSN Västra 822 HSN Göteborg 823 HSN Södra 824 HSN Östra 722 Miljönämnd 723 Kulturnämnd 724 Regionutvecklingsnämnd 725 Naturbruksstyrelsen 728 Folkhälsokommitten 731 Sahlgrenska Universitetssjukh 732 NU-sjukvården 733 Södra Älvsborgs sjukhus 734 SKAS 735 Kungälvs sjukhus 736 Frölunda Specialistsjukhus 737 Alingsås Lasarett 738 Angereds närsjukhus 740 Kollektivtrafiknämnden 750 Regionservice 760 Hälsan och Stressmedicin 766 Habilitering & Hälsa 769 Rättighetskommitten 775 Botaniska trädgården 780 Västfastigheter 787 Västarvet 830 FHSK 796 Kultur i Väst 798 Agnesbergs fhsk Summa 0,001% 321 8,614% 4 996 343 3,101% 1 798 384 6,769% 3 926 110 0,161% 93 101 9,778% 5 671 106 0,009% 5 192 0,053% 30 888 0,038% 21 779 0,166% 96 240 0,134% 77 540 7,459% 4 326 140 0,449% 260 495 0,000% 163 6,335% 3 674 549 0,351% 203 794 1,649% 956 460 0,058% 33 548 0,033% 19 375 1,075% 623 397 0,314% 182 072 0,107% 62 266 0,165% 95 527 0,010% 5 528 100,000% 58 000 000 Beställande nämnd mnkr Regionfullmäktige Regionstyrelsen 0,022 5,767 0,000 9,322 0,018 0,034 0,005 0,031 0,000 0,623 3,675 0,204 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 37,480 0,202 0,405 0,036 0,005 0,078 0,093 58,000 varav Personalutskottet Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Folkhälsokommittén Kommittén för rättighetsfrågor Revisorskollegiet Patientnämnd Arkivnämnd Fastighetsnämnd Servicenämnd Hälsan & stressmedicin HSN Norra HSN Södra HSN Östra HSN Västra HSN Gbg Delsumma Regionutvecklingsnämnd Kulturnämnd Miljönämnd Kollektivtrafiknämnden Koncernbanken Moderförvaltningen Summa Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 12 (13) Bilaga 3 Fördelning till berörda sjukvårdsförvaltningar till specialistutbildade sjuksköterskor Källa: UDP PA Årsarbetarkub Fördelningsnyckel 2016 Specialistutbildade sjuksköterskor (nettoårsarb feb 2015) 1 572 45,00% 22 476 NU-sjukvården 621 17,80% 8 879 Södra Älvsborgs Sjukhus 510 14,60% 7 292 Skaraborg Sjukhus 559 16,00% 7 993 Kungälvs Sjukhus 174 5,00% 2 488 Alingsås lasarett 61 1,70% 3 497 100,00% 872 50 000 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Summa Andel Fördelning (tkr) 756,133 1 090,324 89,248 4 200,000 -477,727 2 213,355 47 416,963 Summa regionbidrag 5 015,353 3 866,127 4 840,330 5 795,717 9 043,897 28 561,425 8 422,057 44,053 41,116 23,856 18,306 31,184 226,308 123,727 18,307 328,416 77,154 1 958,137 Regionbirag 2016 Regionutvecklingsnämnd Kulturnämnd Miljönämnd Kollektivtrafiknämnden Koncernbanken Moderförvaltningen HSN Norra HSN Södra HSN Östra HSN Västra HSN Gbg Delsumma Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Folkhälsokommittén Kommittén för rättighetsfrågor Revisorskollegiet Patientnämnd Arkivnämnd Fastighetsnämnd Servicenämnd Hälsan & stressmedicin varav Personalutskottet Regionfullmäktige Regionstyrelsen Tekniska justeringar 0,000 0,202 0,405 0,036 0,005 0,078 0,093 6,581 5,073 6,352 7,605 11,868 37,480 9,322 0,018 0,034 0,005 0,031 0,000 0,623 3,675 0,204 0,000 0,022 -52,233 0,000 -20,000 20,000 0,000 8,780 6,768 8,474 10,146 15,832 50,000 -50,000 -50,000 0,000 0,615 0,474 0,593 0,710 1,108 3,500 -3,500 -3,500 0,000 1,054 0,812 1,017 1,218 1,900 6,000 -6,000 -6,000 IS IT, Skandion- JämställdhetsSTTandröda tjänster kliniken satsningar tandläkare hygienister Justerat 0,000 0,820 0,645 0,961 0,772 1,512 4,710 -4,710 0,000 1,058 0,816 1,021 1,223 1,908 6,025 -6,025 0,000 10,704 8,251 10,330 12,369 19,302 60,957 -60,957 47 416,963 756,335 1 090,729 89,284 4 200,006 -477,649 2 213,448 5 044,964 3 888,966 4 869,078 5 829,761 9 097,327 28 730,097 8 400,644 44,071 41,149 23,862 18,337 31,184 226,932 127,402 18,511 268,916 77,176 1 805,447 2016 Ny styrmodell, Glasögon- Kökortningsregionbidrag RnS, just bidrag satsningar Planeringsdirektiv för 2016, fastställda av RS 2015-06-16 13 (13) Bilaga 4
© Copyright 2024