Minikontoplan Agresso

Kontering Agresso EFH
Inloggning i Agresso EFH
Det finns flera olika alternativ att öppna Agresso EFH
1.
2.
3.
När du får något att utföra i Agresso EFH får du ett e-mail från ”agressoProd” [email protected]. Öppna mailet och
klicka på länken ”http://agresso.hb.se”
Via hb.se > Anställd > Vanliga verktyg
Via Startmenyn >HB > Administration > Agresso > Agresso EFH
Logga in med:
Användarnamn
Domän
Lösen
Din signatur
AD
Ditt vanliga lösenord
Snabbguide kontering i Agresso EFH
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
I fältet Konto byt ut värdet BYT mot ett för fakturan beskrivande konto (se minikontoplanen nedan)
Tryck <TAB> så att fältet Orgenhet kommer fram
Fyll i Orgenhet (se objektplan)
Tryck <TAB> igen så markören hamnar i fältet Akt/Proj
Fyll i projekt/aktivitet (se objektplan, som visar lista med akademins aktuella projekt och aktiviteter 6-7
positioner kan avslutas med F eller G)
Tryck <TAB> igen. Skriv ditt personnummer om möjlighet finns – beror på vilket konto som används
Tryck <TAB> till fältet Beskrivning. OBS! Detta fält ska alltid fyllas i då den beskrivande texten gör fakturan
sökbar i efterhand. Ange en kort beskrivande text t ex vid resa ditt namn/signatur, destination, datum och syfte
Tryck på knappen <Till betalattest>
Tryck på knappen <Spara>
Minikontoplan
Nedan finner du de vanligaste förekommande kontona. Hittar du inget som stämmer överens med vad fakturan avser?
Kontakta akademins ekonom.
Konferenser och utbildningar
4811
4821
4822
Konferens- och kursavgifter för utbildning av egen personal (statlig arrangör - t ex om kursen anordnas av GU, KTH
etc.)
Konferens- och kursavgifter för utbildning av egen personal (utomstatlig arrangör)
Interna kurser och konferenser, t.ex. upptakter och planeringsdagar (deltagarförteckning och dagordning skall
bifogas)
Lokaler
5011
Lokalhyra externa lokaler
Representation och övriga personalkostnader
4397
4961
4981
5521
5791
1)
1)
Kostnad för arbetsmåltid
2)
HB-intern personalrepresentation
3)
Övriga personalkostnader och personalvårdsförmåner
4)
Extern representation
Måltider för externa deltagare som ingår i deltagaravgifter (t.ex. vid uppdragsutbildningar)
Måltider som intas med kollegor på arbetsplatsen eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Arbetsmåltider bekostade
av högskolan är skattepliktiga och ska rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Personen som intagit måltiden
ansvarar själv för att meddela lönehandläggaren om kostförmån på för ändamålet särskild blankett.
Uppdaterad 2015-07-09
2)
3)
4)
Personalmöten, informationsmöten, personalfester, personalaktiviteter där program eller dagordning finns.
Kaffe, te och återkommande personalfika samt mindre blomsteruppvaktning till anställda.
Representation mot externa deltagare (inkl. studenter). Deltagarnas namn, organisationstillhörighet samt representationens
syfte måste tydligt framgå av fakturaunderlagen eller genom tillagd kommentar i Agresso.
Se separata representationsregler. Huvudregeln är att när fler än hälften av deltagarna är externa räknas det som extern
representation.
Annonsering
4911
5531
5532
5538
Personalrekrytering
Annonsering
PR, institutionell information m.m
Övrig information
Studentkostnader
5111
Praktikkostnader VFU
Resor
5511
55111
55112
55113
5513
5515
5516
5518
Biljetter - tåg
Biljetter – flyg
Biljetter – buss
Biljetter – taxi
Hotell och logi
Biljetter – tunnelbana/spårvagn
Hyrbil
Övriga resekostnader
Varor
5611
5621
5631
5691
56913
56912
Korttidsinventarier 5 000 > 20 000 kr (ej datorer)
Böcker, tidsskrifter & tidningar
Kontorsmaterial
Övriga varor under 5 000 kr (ska bara användas då inga andra alternativ passar)
Inredning under 5 000 kr
Undervisningsmaterial, utomstatliga
Tjänster
5731
5733
5752
5781
5791
5221
5222
Utbildningstjänster, t.ex. externa föreläsare (utomstatlig)
Utbildningstjänster, t.ex. externa föreläsare ( statlig leverantör)
Mobiltelefoni
Konsulttjänster (ej undervisningstjänster)
Övriga tjänster (ej konsult- eller undervisningstjänster)
Utförda reparationer och underhållsarbeten
Service- och underhållsavtal, t.ex. kaffemaskin (ej datatjänster)
IT
5721
56917
5644
1599
Datatjänster, t.ex. programvara
Datatillbehör under - 5 000 kr
Datorer och datortillbehör 5 000-20 000 kr
Om inköpet överstiger 20 000 kr och med en ekonomisk livslängd på minst 3 år
Varför ska man kontera på inomstatliga resp. utomstatliga konton?
Inom kontogrupper, där det finns en uppdelning mellan inomstatliga resp. utomstatliga konton, är det viktigt att rätt konto används.
Alla statliga myndigheter ingår i koncernen statens redovisning. Högskolan rapporterar månatligen till riksredovisningen. När
statens upprättar bokslut ska mellanstatliga förehavanden elimineras. Därför skiljer vi på statliga och icke-statliga
leverantörer. Exempel på utomstatliga leverantörer är företag, kommuner och landsting.
Behöver du mer hjälp?
På hemsidan finns en ”Manual för elektronisk fakturahantering”. Den finner du under >Anställd >Akademin frö vård, arbetsliv
och välfärd > Ekonomi och tjänsteresor > Inköp och fakturor EFH.
Kontakta akademins ekonom för hjälp.
Uppdaterad 2015-07-09