Inbjudan
från GR
Fördjupningsutbildning
för registratorer
En utbildning för Dig som tidigare har gått GRs utbildning för registratorer
och vill bredda och fördjupa Din kompetens som registrator!
Bakgrund
Registratorer får oftare än andra frågor om utlämnande av uppgifter. Registrator är
förvaltningens ansikte utåt. Mot denna bakgrund bör registratorerna ges möjlighet att
höja sin kompetens så att det stämmer med de förväntningar man har rätt att ställa
på en modern och väl fungerande registratorsfunktion!
Syfte
Utbildningen syftar till att bredda och fördjupa kunskaperna för dig som är registrator.
Fyra heldagar med start 23 februari 2016. Utbildningsinnehåll på baksidan!
Ale l Alingsås l Göteborg l Härryda l Kungsbacka l Kungälv l Lerum l Lilla Edet
Mölndal l Partille l Stenungsund l Tjörn l Öckerö
Fördjupningsutbildning för registratorer
INNEHÅLL
DAG I: 23 FEBR
Inledning, presentation och praktiska frågor
Ärendehanteringsprocessen (Diarieprocessen)
• Översikt över processens olika delar
o Stödja verksamheten
o Fånga dokumentation
o Diarieföra ärenden och händelser
o Avsluta ärenden
• Varför ska vi diarieföra? (syften och ambitioner)
Stödja verksamheten
• Vad gör diariet för verksamheten?
o Stöd till ledning
o Stöd till handläggare
o Stöd till allmänheten (bl.a. om offentlighetsprincipen)
Fånga dokumentation
• Posthantering (personadresserad post, e-post, skanning)
• Expediering
• Interna handlingar
Diarieföra ärenden och händelser
• Vad ska vi diarieföra?
o Hur göra urval med hänsyn till verksamhetens behov
o Alternativ till diarieföring – exempel på ordnad förvaring och annan registrering
• Hur ska vi diarieföra?
o Vilka uppgifter behövs i diariet?
o Genomgång av arbetsmomenten
o Hantering av olika typer av ärenden
Avsluta ärende
• Avslut av ärenden
o Aktrensning
o Återöppning av ärenden
• Arkivering och förvaring
o Diariet och akter
o Val av databärare (papper eller digitalt)
o Sorteringsordningar
DAG II: 1 MARS
Diarieföringens utveckling
• Från skrivelsediarier till ärendehantering
Klassificeringsstruktur/dossiéplan
• Uppbyggnad
• Användning
Arkivredovisning
• Använda verksamhetens processer i arkivredovisningen
• Arkivredovisningens delar
Diarieinstruktioner
• Syfte och behov
• Innehåll och uppbyggnad
• Användare inom organisationen
Hur kan vi få en effektivare diarieföring?
• Kvalitetskrav på ärendehanteringssystem
• Organisation av diarieföringen
• Registratorns roll i diarieföringen – nu och i framtiden (dokumentcontroller)
Inledning, krav på diariet, diariet som styrinstrument
• Lagkrav
• Registreringsskyldighet
• Interna krav
• Diariet som styrinstrument
Diarieföringens olika delar
• Regler och rutiner för de som diarieför
• Krav på IT-system
• Instruktioner, policies, lathund, manual för hela organisationen
Registratorsfunktionen
• Registrator – roll i förändring
• Organisation och arbetsfördelning i registratorsfunktionen
Målsättningar och leverabler med diarieföringen
• Styrning
• Uppföljning
• Arbetsledning
DAG IV: 21 APRIL
Vad är arkiv?
• Arkivteori och arkivbegrepp
• Lagar och regler
Pappersarkivering
Digital arkivering
Bevarande och Gallring
• Gallring i praktiken
• Gallring i papper och elektronisk information
Dokumenthanteringsplan
Arkivredovisning
• Arkivbeskrivning
• Arkivförteckning
• Allmänna arkivschemat
• Verksamhetsbaserad/processbaserad arkivredovisning
Arkivlokaler
Styrande dokument för arkivverksamheten
Medverkande
Jan Appelquist, SIPU-Mariebergs Arkivbyrå, - dag 1 och 2.
Han har arbetat med arkiv- och dokumenthantering sedan 1979. Han har varit utbildare
och konsult i närmare 30 år och har stor erfarenhet av framtagning av diarieföringsrutiner,
utveckling av diariesystem, upphandling av system inom området, gallringsutredningar,
värdering av information, framtagning av klassificeringsstrukturer och dokumenthanteringsplaner. Väl meriterad som kursledare. Han är utbildad arkivarie med djup kunskap om
regelverk och metodik rörande arkiv- och dokumenthantering, informationsförvaltning,
ärendehantering och e-arkiv. Han är även författare till bl.a. boken ”Dokumenthantering i
informationsförvaltningen – En handbok”.
Olle Ebbinghaus, Dokumentinfo – dag 3 och 4.
Han har arbetat med dokument-, ärende- och arkivhantering sedan 1990. Han har varit
konsult i drygt 15 år och har erfarenhet av verksamhetsutveckling, organisationsutveckling,
processanalys, kravfångst, analys av informationsstrukturer, projektledning, förändringsledning, handledning och personalansvar. Han är utbildad arkivarie med djup kunskap om
regelverk och metodik rörande arkivhantering, informationsförsörjning och ärende- och
dokumenthantering.
Mer information på sista sidan!!
Fördjupningsutbildning för registratorer
DAG III: 12 APRIL
INFORMATION
Tid och plats
Anmälan
Avgift
Upplysningar
Dag 1 – Tisdag 23 febr 2016, kl 09–16
Dag 2 – Tisdag 1 mars 2016, kl 09–16
Dag 3 – Tisdag 12 april 2016, kl 09–16
Dag 4 – Torsdag 21 april 2016, kl 09–16
Alla dagar på GR, Anders Personsgatan 8 i
Göteborg mellan klockan 09.00–16.30.
Vägbeskrivningar skickas med bekräftelsen.
Begränsat antal deltagare
Antalet deltagare är begränsat till 28 st.
Avgiften för medlemskommunerna är
9 800 kronor per deltagare exkl moms.
För övriga är avgiften 10 900 kronor per
deltagare exkl moms.
Avgiften faktureras i efterhand.
I avgiften ingår dokumentation, fika och
lunch.
Anmälan görs direkt på:
www.grkom.se/kurser
Vid frågor kring anmälan kontakta
[email protected], 031-335 51
Sista anmälningsdag är 3 februari 2016.
Anmälan är bindande och vid återbud efter
sista anmälningsdag debiteras full avgift.
Anmäld plats kan alltid överlåtas till annan
person inom kommunen/förvaltningen.
Staffan Nyqvist, tfn 031-335 53 10
[email protected]
Du har i och med din anmälan
godkänt att GR noterar dig i sitt
kursadministrativa program,
enligt personuppgiftslagen.
H
H
SAM ÄLLSB
SKOLA
SOCIA
LT
MILJÖ O
C
LEDARSKA
HÄL
S
SM
BET ARKN
AR
K
OCH OMM
GNAD
YG
P
BETE (FH,
AR
, ÄO)
IFO
OCH SJUK
O-
IKATION
UN
-FRÅGOR
EU
RD
VÅ
IDIK /ADMIN
UR
RATION
IST
NALFRÅGOR
SO
EKONOMI/
J
GR erbjuder utbildningar inom följande ämnesområden:
OCH PER
AD
På www.grkom.se/kurser kan du dessutom prenumerera på kursnytt inom de olika områdena.
Årligen deltar cirka 45 000 personer i kurser och konferenser som GR arrangerar
i samarbete med de 13 medlemskommunerna.
Läs mer på www.grkom.se/kurser