Records Management Journal
Registrator, en profession i Härjedalens kommun förändring? Utmaningar och möjligheter? Maria Kallberg Maria Kallberg • • • • • • • • • • • 1998 Fil.kand. i arkiv- och informationsvetenskap 1998-1999 Arkivarie, Näringslivsarkiv i Norrland – NIN 1999-2000 Arkivarie, Landsarkivet i Härnösand 2000-2001 Universitetsadjunkt arkiv- och informationsvetenskap, Mittuniversitetet (MIUN) 2000-2008 Kommunarkivarie, Härnösands kommun 2009-2012 Doktorand i data- och systemvetenskap i projektet Centrum för Digital Informationsförvaltning – CEDIF, MIUN 2012 Fil. lic. i data- och systemvetenskap 2013 Doktorand i projektet GOINFO (God informationsförvaltning) 2013 Disputerade 2014 Lektor, MIUN 2014 Kanslichef, Härjedalens kommun Härjedalens kommun • • • • • • Cirka 10 300 innevånare Av dessa arbetar 1 069 i kommunen Huvudkontoret för administration finns i Sveg Lokalkontor i Funäsdalen, Hede och Ytterhogdal Cirka 500.000 turister/år Turistorter bl a Funäsdalen, Vemdalen, Lofsdalen, Björnrike, Ramundberget, Bruksvallarna, Tänndalen, Hamra... Kommunkansliet (cirka 15 personer) • Planering, utredning, registratur och ärendeberedning • Information och kommunikation • Folkhälsoarbete • Kvalitetsarbete • Samisk samordnare • Vaktmästeri (kopiering, posthantering, varutransporter, inre fastighetsskötsel etc) • Arkiv • Växel/reception SAMMANLÄGGNINGSAVHANDLING • Kappa • 6 publicerade artiklar i peer review tidskrifter (egna bidrag) • • • • • • Taking care of business – but what about the records? A Swedish study of recordkeeping expertise in business development projects. Comma, 2012, vol. 2010-1, (169-188). E-government development and recordkeeping: A comparative study of egovernment best practice in Swedish municipalities. iRMA Information and Records Management Annual 2010, 2011, (83-94). Archivists 2.0: Redefining the archivist profession in the digital age. Records Management Journal, 2012, vol 22(2), (98-115). Archivists – A profession in transition? Professions & Professionalism, 2012, vol. 2(1), (27-41). Issues with contact centres – as a new interface between public organisations and citizens. Records Management Journal, (2013), vol. 23(2), (90-103). Shaping a profession? – A new professional context and changing status för registrars in Sweden. Records Management Journal, 2013, vol 23:3, (177190). ”Highly Commended Paper Award 2014” Bakgrund • Det pågår en omdaning av den offentliga förvaltningskostymen för att möta politiska mål vad gäller utveckling av den offentliga sektorn med stöd av informationsteknologi. Projekt: Mina meddelanden Min ärendeöversikt Mina fullmakter Effektiv informationsförsörjning (ekonomiskt bistånd) E-arkiv och e-diarium Avhandlingen undersöker konsekvenserna av denna ambition genom att använda den nuvarande offentlighets- och arkivlagstiftningen som en referenspunkt i syfte att undersöka vad, varför och hur implementering sker. • Hur medvetna är offentliga organisationer om vikten av att hantera sina allmänna handlingar i det pågående e-förvaltningsarbetet på ett sådant sätt att de uppfyller kraven i offentlighets- och arkivlagstiftningen? • Hur påverkas arkivariers och registratorers professionella status (positioner och yrkesutövning) inom organisationerna? ”Kejsarens nya kläder” ’The Emperor’s New Clothes’ Recordkeeping in a New Context Karaktärerna: Kejsaren representeras av: • Politiken (nationell och lokal nivå) Rådgivarna representeras av: • eDelegationen • SKL • Riksarkivet Illustration av Birte Dietz (1968) ur H.C. Andersen, Kejsarens nya kläder Holistisk syn på arkivet • Lagar är viktiga för de representerar arkivinformationens status i samhället. • De allmänna handlingarna = myndighetens arkiv. • Allmänna handlingar är teknikoberoende, dvs oavsett om de är pappersburna eller digitala omfattas dessa av samma regelverk. • De allmänna handlingarna skall vårdas så att de tillgodoser behov rörande offentlighetsinsyn, rättskipning, förvaltning och forskning. • Myndigheternas arkiv är per definition en del av det nationella kulturarvet. • Det finns en lång förvaltningstradition och reglering kring registrering av allmänna handlingar relaterat till offentlighetsinsyn. Varför är professionerna intressanta? Både arkivarier och registratorer har traditionellt haft en viktig roll när det gäller bedömning och hantering av information. • • • • Registrering Klassificering Återsökning Värdering etc. ”Gatekeepers” • Förändringar, t ex i form av styrnings- och kontrollsystem på legal och politisk arena kan få konsekvenser för professionerna på arbetsplatsarenan. • Processer av öppnings- och stängningsstrategier gentemot andra professioner initieras och kan påverka professionernas definition av vad som är professionellt inom deras fält. Teoretiskt ramverk Arkivteori ”Archival thinking” should be viewed as constantly developing in relation to the changes in the nature of records, the organizations that create records, recordkeeping systems and the uses of records. Radical changes in society have impact on archival theory and practice.” (Terry Cook, 1997, Canada, What is past i prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift Archivaria, 43, 17-63.) Professionsteori ‘Jurisdiction’ = The link between a profession and its work. The claim of jurisdiction has to be made in different arenas; • legal • public • workplace Full jurisdictions have the profession that has the right to diagnose, treat problems within a professional field. (Abbott, 1988, ‘The System of Professions’) Professionsteori • ‘Professional identity’ En känsla av gemensamma erfarenheter, kunskap, gemensamt förhållningssätt att uppfatta och lösa problem. Den professionella identiteten etableras och vidmakthålls genom: • delad gemensam yrkesutbildning • yrkesutövning • medlemskap i yrkesförbund (Evetts, 1999, Professional identity, strategy and change. In I. Hellberg, M. Saks & C. Benoit (Eds.), Professional identities in transition (13-26). Analysmodell SOCIETY SOCIETY SOCIETY Registrator? ”Registrator” (Enligt Google 8 maj 2015) ”Registrator” (Enligt Wikipedia 8 maj 2015) En registrator är en person vid ett departement, ämbetsverk, institution eller företag med uppgift att ta emot och registrera inkommande och utgående handlingar (till exempel i ett diarium) samt att anteckna vidtagna åtgärder och utgående expeditioner. Uppgiften kan även omfatta att ge upplysningar och att vårda arkiv. http://sv.wikipedia.org/wiki/Registrator Enligt FAI Föreningen för arkiv & informationsförvaltning • En registratorn är ”spindeln i nätet” när det gäller ärendehanteringen, är med när ärenden startar, genom ärendehanteringen och som slutligen är den som avslutar ärendet. Skulle någon behöva ta del av tidigare ärenden är det oftast registratorn som snabbt kan stå till tjänst. Det är vanligt att registratorer håller kurser för sina arbetskamrater och chefer inte bara om diarieföring utan om hela regelverket kring hanteringen av allmänna handlingar, sekretess och utlämnande. • Från att ha varit ett renodlat registreringsarbete handlar det mer om dokumentkontroll. Alltfler uppgifter delegeras till handläggare och registratorn eller dokumentcontrollern förmedlar verktyg och stöd för att verksamheten bättre ska kunna hantera sina handlingar och dokument http://fai.nu/var-verksamhet/registratorsyrket/ Erfarenheter från två studier • Initial studie kring verksamhetsutvecklingsprojekt och informationshantering (intervjuer med 17 projektledare) i två kommuner • Centraliserad diariefunktion Hantering verksamhetssystem och ärendehanteringssystem 8 verksamhetssystem t. ex. personal, ekonomi 2 dokument- och ärendehanteringssystem 10 digitala informationssystem Hantering verksamhetssystem och ärendehanteringssystem 8 verksamhetssystem t. ex. personal, ekonomi Inga arkivarier/registratorer representerade 2 dokument- och ärendehanteringssystem 10 digitala informationssystem Arkivarier/registratorer representerade Hantering verksamhetssystem och ärendehanteringssystem Långtidsbevarande olöst? Risk för informationsförluster! 8 verksamhetssystem t. ex. personal, ekonomi Inga arkivarier/registratorer representerade 2 dokument- och ärendehanteringssystem 10 digitala informationssystem Arkivarier/registratorer representerade Projekt centraliserad diariefunktion Bakgrund och syfte • Att skapa en kommungemensam funktion för hantering av handlingar inom kommunen med nyttjande av elektronisk ärendehantering och förvaltning. • Syfte: minska sårbarheten, höja kvaliteten och effektiviteten. • Individuella intervjuer med 6 informanter, samtliga kvinnor, varav 4 informanter medverkade i projektet • Datainsamling - två tillfällen med ett års mellanrum 2010 och 2011 • Datainsamling – sammanställdes för resp person, svar och intervjutillfälle Intervjufrågor • Antal tjänsteår som registrator? • Tidigare utbildning? • Varför valde du att bli registrator? • Samtliga informanter, med undantag av en, hade en relativt lång arbetstid med liknande arbetsuppgifter (7-15 år) • Gymnasiekompetens • Internt upplärda ”tyst kunskap” Vilka förväntningar hade Du på den nya organisationen? • Vikten av att arbeta tillsammans, likaså möjlighet till avlastning • Mer farhågor än förväntningar till en början, vilket ändrades • Kvalitetshöja hanteringen av allmänna handlingar Förändringar, arbetsuppgifter • Mer specialiserad roll än tidigare ”Är nu mera registrator och funktionsansvarig på heltid, mer specialiserad, var förut ”allas lilla hjälpreda” Förväntningar från förvaltningarna • Mindre sårbart ”Som förut, men förvaltningen har också förstått att det går bra att ha kontakt med andra registratorer när jag inte är på plats.” Vilket är det viktigaste resultatet? • Högre status ”Registratorerna blir synliggjorda som grupp, är inte bara servande utan också experter och blir mer rådfrågade nu av tjänstemännen.” Kompetens ”Offentlighet & sekretess” ”Registrering & arkivfrågor” ”Systemet” Framtiden - verksamhetsutveckling ”Mer tid – för lite tid i grundbemanningen gör det svårt att jobba med utveckling.” ”Handläggarna har olika motivationsgrad, vilket beror på en negativ inställning till omorganisationen och registratorernas nya roll.” ”Det krävs hjälp uppifrån via starka chefer för att få till stånd en förändring när det gäller handläggarnas inställning.” ”Viktigt att synliggöras som grupp för att skapa högre status i organisationen.” ”Tjänstemännen har olika kunskapsnivå när det gäller hantering av IT och kunskapen om allmänna handlingar.” Professionell identitet • Kunskap i dokumenthantering • Förmedlande av kunskap i dokumenthantering och uppföljning • Återsökning av information • Verksamhetskännedom • Service gentemot allmänheten och organisationen ”Ordning och reda” ”Spindeln i nätet” ”Kärnan i organisationen” Sammanfattningsvis Det finns utmaningar & möjligheter! • Arkivinformationen förändras! • Fokus på organisationens behov - effektivisering och kostnadsbesparingar - kontakten gentemot individuella medborgare - arkivinformation i relation till offentlighetsinsyn tycks sekundärt - arkivens roll som kunskapsförmedlande kulturarv inte lika intressant • Olika behov av information påverkar informationsfångst och användning - traditionella ärendehanteringssystem – verksamhetssystem - Ineffektivitet har skapat ett flertal system men ofta ingen planering över hur avställda system skall hanteras och bevaras • Arkivarier tappar jurisdiktion och har inte så stort inflytande generell. • Registratorer har i vissa fall fått en mer strategisk funktion i organisationen, men den är kopplad till traditionell ärendehantering, registrering. • Registratorsyrket är ett yrke mer präglat av ”tyst kunskap” jämfört med arkivarier. • Tappar ”arkivet” sin holistiska definition kan följden bli en etablering av ”records managers” och arkivarier • Viktigt! - strategiskt samordnat arbete i samverkan - omvärldsbevakning, utbildning - standarder Slutligen… Vem spelade karaktären av det lilla barnet som avslöjade nakenheten? Illustration av Birte Dietz (1968) ur H.C. Andersen, Kejsarens nya kläder Tack! Maria Kallberg [email protected]
© Copyright 2024